boekhoudsoftware en assurance - softwarepakketten en... · de ondernemer zelf. een boekhoudhouding...

Onderzoeksrapport

Boekhoudsoftware en Assurance

Hoe betrouwbaar is uw boekhoudsoftware?

Datum: november 2010 Versie: 1.0 Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED

Boekhoudsoftware en assurance

Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakketten.nl | www.ictaccountancy.nl | www.boekhoudplaza.nl 2

Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, kan GBNED niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

Van de door de betreffende leveranciers opgegeven informatie in deze uitgave hebben wij niet de juistheid en volledigheid kunnen controleren. Alle gegevens zijn onder voorbehoud.

Copyright GBNED Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED. November 2010



Voorwoord

Zowel privé als maatschappelijk speelt vertrouwen een belangrijke rol. Te goed van vertrouwen kan vervelende gevolgen hebben, maar ook een te groot wantrouwen maakt het leven niet makkelijk. De meesten van u zullen dit wel herkennen. Betrouwbaarheid en zekerheid zijn begrippen die nauw samenhangen met vertrouwen. Een betrouwbare relatie (privé of zakelijk) schept zekerheid en dat leidt dan weer tot vertrouwen.

In het zakelijk verkeer kan de boekhouding een belangrijke bijdrage leveren aan vertrouwen. En om de boekhouding op te stellen maken we gebruik een boekhoudpakket, al dan niet met ondersteuning van een administratie- of accountantskantoor.

De boekhoudhouding moet betrouwbaar zijn, dus is het vanzelfsprekend dat het gebruikte boekhoudpakket ook betrouwbaar is. Om duidelijk te krijgen wat nu onder een “betrouwbaar boekhoudpakket” wordt verstaan heb ik deze uitgave samengesteld. Ook bedoeld als norm voor het certificeren van boekhoudsoftware omdat ik vind dat daar eenduidigheid over moet bestaan.

Ik houd me ten zeerste aanbevolen voor commentaar en suggesties die mogelijke volgende uitgaven verder kunnen verrijken.

Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne [email protected] Mob 06 10069402



Inhoudsopgave

1. Inleiding

2. De rol van een boekhoudpakket

3. Afnemers van cijfers

4. Assurance maatregelen buiten de software

5. Assurance maatregelen binnen de software 5.1. Systeemonafhankelijke assurance maatregelen 5.2. Op boekhoudsoftware gerichte assurance maatregelen

6. Managementrapportages binnen boekhoudsoftware

7. Selecteren van een boekhoudpakket

8. Certificeren van boekhoudsoftware

Bijlagen:

I. Gebruikte bronnen

II. Selectiecriteria bij de keuze van standaard boekhoudsoftware

III. Overzicht ondersteuning managementrapportages door standaard boekhoudsoftware

IV. Voorbeelden van managementrapportages



1. Inleiding Als we het begrip ‘Assurance’ vertalen op het gebied van economie en handel (zie www.mijnwoordenboek.nl) komen we op ‘mate van betrouwbaarheid’ en ‘zekerheid’. Bij een boekhouding gaat het er dan om welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert.

Een betrouwbare boekhouding is van belang voor de ondernemer zelf en voor derden die informatie ontlenen aan de boekhouding. Het kan dan gaan om de leden van een vereniging, een bank of de Belastingdienst. In een volgend hoofdstuk komen we hier uitgebreid op terug. Hoe groter de onderneming, hoe meer gelet zal worden op procedurele maatregelen op het gebied van interne controle en administratieve organisatie om bij te dragen tot assurance. Zo kan gedacht worden aan een interne accountantsdienst (veelal bij overheden en multinationals het geval) of functiescheiding dat ook al adequaat kan zijn binnen kleinere organisaties. Deze maatregelen stippen we aan in een volgend hoofdstuk als assurance maatregelen buiten de software om.

Hiervoor is al even de Belastingdienst genoemd als partij die belang heeft bij een betrouwbare administratie van de ondernemer die voldoende mate van zekerheid biedt. Het het gaat dan om juistheid, volledigheid en tijdigheid van de fiscale aangiftes, zoals de aangifte BTW, Inkomsten- of Vennootschapsbelasting. De Belastingdienst werkt aan “horizontaal toezicht”, oftewel “samenwerken vanuit vertrouwen”. Bij horizontaal toezicht wordt gekeken naar compliant gedrag (het willen naleven van regels) en het “in control” zijn binnen de gehele keten van economisch handelen tot en met het indienen van de jaarrekening. Bij horizontaal toezicht verlegt de Belastingdienst als het ware de controles achteraf naar afstemming vooraf. Oftewel heeft de ondernemer of zijn intermediair het (financiële) proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen? Als deze laatste vraag positief kan worden beantwoord betekent dit minder controles achteraf en dus minder tijdsbeslag voor de ondernemer en zijn intermediair om bij dit laatste de Belastingdienst te ondersteunen. En dit leidt dan vanzelf weer tot administratieve lastenvermindering.

Om ‘in control’ te zijn beschikken organisaties over een ‘Internal Control Framework’ (ICF). Het Tax Control Framework (TCF) is daar een onderdeel van. Het TCF richt zich op de interne beheersing van de fiscale processen en heeft betrekking op alle belastingmiddelen. Het complete ICF bepaalt feitelijk de mate van Assurance.

Boekhoudsoftware, maar natuurlijk ook ERP software, kan in belangrijke mate bijdragen tot het efficiënt uitvoeren van assurance maatregelen. Maatregelen die deze software biedt op het gebied van assurance komen in een volgend hoofdstuk uitgebreid aan de orde.

Mede gezien ontwikkelingen als horizontaal toezicht door de Belastingdienst en eisen die gesteld worden door banken aan kredietrapportages mag verondersteld worden dat leveranciers van boekhoudsoftware voldoende aandacht besteden aan assurance ondersteunende functies. Met deze uitgave willen wij in elk geval een handvat bieden om dit laatste na te gaan.



2. De rol van een boekhoudpakket

In het vorige hoofdstuk is begonnen met een toelichting van het begrip ‘Assurance’, waarbij uitgekomen wordt op ‘mate van betrouwbaarheid’ en ‘zekerheid’. Gerelateerd aan de boekhouding is genoemd dat het dan gaat om welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert. Het begrip ‘boekhouding’ kan hierbij opgevat worden als ‘financiële verantwoording van alle activiteiten binnen een organisatie’. Als een organisatie bestaat uit slechts één persoon die slechts één activiteit uitvoert zou een boekhouding ook handmatig bijgehouden kunnen worden. Niet altijd efficiënt, maar het kan. Als een organisatie bestaat uit meerdere personen en/of meerdere activiteiten die uitgevoerd worden is het al snel een vereiste om over te gaan tot het bijhouden van de administratie door middel van een boekhoudpakket. De boekhouding kan dan door een ondernemer in eigen beheer gevoerd worden of uitbesteed aan een administratiekantoor. In beide gevallen wordt gebruik gemaakt van een boekhoudpakket.

De rol van een boekhoudpakket kunnen we samenvatten als “het op geautomatiseerde wijze ondersteunen van boekhoudkundige taken, zowel op registrerend niveau als het voor het verschaffen van financiële informatie aan belanghebbenden”.

Niet iedere ondernemer heeft dezelfde boekhoudkundige taken en daarop aansluitend bevat niet elk boekhoudpakket dezelfde functies. Het is daarom altijd zaak op zoek te gaan naar een boekhoudpakket dat het beste past bij een onderneming. In hoofdstuk 7 “selectie van een boekhoudpakket” geven we enkele handvatten om te komen tot de juiste keuze van een boekhoudpakket, alhoewel deze uitgave daar niet primair voor bedoeld is.

Bij de inleiding van deze uitgave is ook het begrip ERP aan de orde geweest. ERP staat in dit verband voor “Enterprise Resource Planning”. Feitelijk is ERP een verzamelbegrip voor alle logistieke- en financieel administratieve software die binnen een organisatie gevoerd kan worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om functies voor de interne of externe logistiek binnen een handelsonderneming. Met als voorbeelden een inkoop-, voorraad-, en verkoopadministratie. In een meer projectmatige werkende organisatie kan dan gedacht worden aan een uren- en projectenadministratie. En zo kunnen we nog tal van bedrijfstypen onderkennen en daarbij behorende functies. Uitendelijk komen alle transacties met financiële gevolgen via een boekhoudpakket (of boekhoudmodule binnen een ERP toepassing) terecht in de boekhouding.

Functies van een boekhoudpakket zijn onder meer:

• Grootboekadministratie

• Debiteuren- en crediteurenadministratie

• BTW-aangifte

Gericht op de functies van een boekhoudpakket is deze uitgave verder samengesteld.



3. Afnemers van cijfers In de eerste plaats is een betrouwbare boekhouding, die voldoende mate van zekerheid oplevert, van belang voor de ondernemer zelf. Als ondernemer wilt u zekerheid hebben over het financiële huishoudboekje van de onderneming. Wat zijn de resultaten die zijn behaald in een bepaalde periode, kan voldaan worden aan betalingsverplichtingen, wat is de stand is van openstaande posten en welke kosten zijn gemaakt? Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken van betrouwbare informatie die de ondernemer wil ontlenen aan zijn boekhouding. In hoofdstuk 6 wordt uitgebreid stilgestaan bij financiële informatie die een boekhoudpakket de ondernemer kan bieden. Naast de ondernemer zelf zijn er ook derden waarvoor informatie uit de boekhouding nodig is, zoals:

• De bank; die krediet verstrekt en daarvoor jaarlijks (of frequenter) geïnformeerd wil worden over het financiële reilen en zeilen van een onderneming.

• Externe aandeelhouders; zij zullen met name inzicht willen hebben in het rendement van de onderneming en in de vooruitzichten. We hebben het dan meestal over een uitgebreid jaarverslag.

• De kamer van Koophandel; waarbij het gaat om de verplichte publicatiestukken, in elk geval bestaande uit een balans en een toelichting daarop. Afhankelijk van de grootte van een onderneming zijn er meer of minder gegevens vereist om te deponeren.

• Het CBS; bijvoorbeeld een investeringsstatistiek.

• De Belastingdienst; periodiek informatie voor de aangifte Omzetbelasting en winstaangifte (als onderdeel ‘winst uit onderneming’ van de aangifte IB of VPB) en bij een controle uitgebreide informatie over afgelopen boekjaren. Bij de inleiding is al even Horizontaal Toezicht genoemd en de daarmee gepaard gaande assurance.

Een goed boekhoudpakket verschaft de informatie die nodig is om aan de uitvraag van genoemde partijen te voldoen. Let wel: zonder dat de ondernemer of intermediair (accountants- of administratiekantoor) aangewezen is op hulpmiddelen als Excel.



4. Assurance maatregelen buiten de software Een betrouwbare boekhouding is, zoals genoemd in het vorige hoofdstuk, van belang voor de ondernemer zelf. Een boekhoudhouding kan daarbij gezien worden als onderdeel van de administratieve organisatie van een onderneming. Het zal duidelijk zijn dat de administratieve organisatie van een eenmanszaak een ander gewicht in de schaal legt dan van een multinational en alles wat daar tussen zit. De uitgave is, zoals de titel ‘Boekhoudsoftware en assurance’ al aangeeft met name gericht op assurance maatregelen binnen boekhoudpakketten. In elk geval willen we enkele assurance maatregelen noemen als onderdeel van de administratieve organisatie, te weten:

1. Functiescheiding; voor organisaties met meerdere medewerkers die een administratieve functie vervullen is functiescheiding eigenlijk een vereiste als het gaat om de interne controle. In de literatuur wordt dan meestal gesproken over de volgende onderverdeling: - Beschikkende functie; bijvoorbeeld het mogen ondertekenen van contracten. - Bewarende functie; bijvoorbeeld een magazijnmeester. - Registrerende functie; bijvoorbeeld het vastleggen van orders Functiescheiding kan trouwens ook betrekking hebben op het boekhoudpakket zelf. Onder 5.1. “Systeemonafhankelijke assurance maatregelen” komt dit aan de orde via autorisaties op basis van rechten en rollen.

2. Procedures op schrift zetten; we hebben het dan over het beschrijven van opeenvolgende activiteiten, verschillende functionarissen en afdelingen die daarbij betrokken zijn en controles die uitgevoerd worden. Naast het opstellen van procedures is het van belang dat gecontroleerd wordt of procedures ook nageleefd worden.

3. Gekwalificeerd personeel; gerelateerd aan de uit te voeren functies is een bepaald kennisniveau vereist. Als u bijvoorbeeld zonder enige administratie kennis zelf de volledige boekhouding ter hand neemt is dat vragen om problemen. Dat zelfde geldt natuurlijk voor personeel dat u aantrekt om bepaalde functies uit te voeren.



5. Assurance maatregelen binnen de software Als het gaat om assurance maatregelen binnen administratieve software maken we onderscheidt tussen algemene assurance maatregelen die gelden voor meerdere soorten van administratiesystemen en die kunnen gelden voor specifieke systemen, zoals boekhoudpakketten, salarissystemen en ERP systemen.

5.1. Systeemonafhankelijke assurance maatregelen Allereerst geven wij inzicht in assurance maatregelen die feitelijk algemeen van aard zijn.

• Een logische toegangsbeveiliging; Zodat voorkomen kan worden dat onbevoegden toegang hebben tot het systeem en eventueel gegevens kunnen inzien, of erger, wijzigingen kunnen aanbrengen. Het gaat dan minimaal om een gebruikerscode en wachtwoord. Beide mogen niet te eenvoudig zijn en een wachtwoord moet natuurlijk niet zichtbaar zijn tijdens de opgave ervan. Enkele eigenschappen die bijdragen aan een logische toegangsbeveiliging zijn: - een minimale lengte van te kiezen gebruikerscode - een minimale lengte van te kiezen wachtwoord - wachtwoord niet zichtbaar invoeren - wachtwoord versleuteld opslaan - na enkele foutieve pogingen inloggen blokkeren - logging van alle inlogpogingen Bij risicovolle functies (denk aan betalen via internet) kunnen aanvullende maatregel zijn vereist, zoals: Een speciale toegangscode die per SMS wordt ontvangen door de gebruiker, elke keer als deze inlogt.

• Autorisaties op basis van rechten en rollen; Dit speelt zodra het pakket meerdere gebruikers kent met elk eigen functies. Op deze wijze wordt geautomatiseerd invulling gegeven aan functiescheiding door via autorisaties functies toe te kennen aan bepaalde gebruikers of groepen van gebruikers. Hierdoor kunnen registrerende-, bewarende- en beschikkende functies van elkaar gescheiden worden. Een pakket kent dan meestal rollen die toegekend worden aan een of meer gebruikers, waarbij een rol bepaalde rechten toebedeelt krijgt. Als het aantal medewerkers regelmatig wisselt in de tijd of als een medewerker regelmatig een andere functie vervult, dan is het wenselijk een dergelijk systeem uit te breiden met een periode (a.d.h.v. begin- en einddatum) waarin een gebruiker een bepaalde rol heeft toegewezen gekregen. Rechten en rollen kunnen toegewezen worden aan specifieke boekhoudfuncties, zoals het doen van betalingen aan crediteuren of het wijzigen van budgetten. Maar ook aan meer algemene functies, zoals het aanpassen van systeeminstellingen en het maken van een backup.



• Het maken van een backup binnen het pakket; Dit moet zekerheid geven dat er geen gegevens verloren gaan als gevolg van bijvoorbeeld een systeemstoring.

Steeds meer administratiesystemen worden aangeboden via het SAAS (Software as a service) model. Feitelijk gelden voor deze toepassingen dezelfde assurance maatregelen als lokale pakketten. Bij het SAAS model is het aan te raden extra de nadruk te leggen op de toegangsbeveiliging. Voorkomen moet worden dat niet geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot uw administratie. Verder geldt bij het SAAS model het volgende aandachtspunt als het gaat om assurance:

• Een goede exitstrategie; Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als de SAAS aanbieder ophoudt te bestaan of als u wilt overstappen naar een andere aanbieder met een ander boekhoudpakket? U moet per slot van rekening wel voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Een deeloplossing is dat de gegevens van de administratie beschikbaar worden gesteld in het formaat van de XML Auditfile (zie ook 5.2.13 Accountantscontroles). Maar de auditfile bevat meestal niet alle gegevens van de administratie en is ook geen waarborg om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. U zult hierover dus goede afspraken moeten maken met de SAAS dienstverlener.



5.2. Op boekhoudsoftware gerichte assurance maatregelen Specifiek gericht op boekhoudsoftware kunnen de volgende assurance maatregelen onderscheiden worden:

5.2.1. Gericht op het vastleggen van systeeminstellingen

• Bij alle systeeminstellingen bijhouden wie een mutatie heeft ingevoerd of gewijzigd en wanneer; Zodat achteraf eenvoudig getraceerd kan worden wie op welke datum en tijdstip een systeeminstelling heeft gewijzigd.

• Logging van wijzigingen op systeeminstellingen; Het gaat erom dat alle wijzigingen worden bijgehouden door het systeem. Het moet daarbij niet mogelijk zijn om de logging zelf aan te passen. Ook moet het duidelijk zijn als de logging is geschoond tot een bepaalde periode of datum.

5.2.2. Gericht op het vastleggen van basisgegevens

• Bij alle basisgegevens bijhouden wie een mutatie heeft ingevoerd of gewijzigd en wanneer; Zodat achteraf eenvoudig getraceerd kan worden wie op welke datum en tijdstip een mutatie heeft ingevoerd.

• Logging van wijzigingen op basisgegevens; Het gaat erom dat alle wijzigingen worden bijgehouden door het systeem. Zoals grootboekrekening eigenschappen. Het moet daarbij niet mogelijk zijn om de logging zelf aan te passen. Ook moet het duidelijk zijn als de logging is geschoond tot een bepaalde periode of datum.

• Het niet kunnen verwijderen van basisgegevens waarop (financiële) transacties zijn geboekt; Met name rekeningen en subrekeningen (zoals relaties, kostenplaatsen en projecten) mogen niet verwijderd worden als er een of meer mutaties op hebben plaatsgevonden. Dit is onafhankelijk van het saldo van een rekening. Dus een rekening met een nulsaldo mag niet verwijderd worden als er wel mutaties op staan.

• Aanwezigheid van een postcodetabel, waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats wordt bepaald; Op deze wijze kan voorkomen worden dat adressen verkeerd opgegeven worden.

5.2.3. Gericht op het vastleggen en verwerken van boekingen Het gaat dan feitelijk om het (handmatig) registreren van boekingen per dagboek.

• Het niet kunnen wijzigen van mutaties buiten de reguliere boekingsfuncties om; Boekhoudsoftware kent reguliere boekingsfuncties. Het moet niet mogelijk zijn mutaties aan te brengen buiten deze reguliere boekingsfuncties om.



• Het niet meer kunnen wijzigen of verwijderen van eenmaal vastgelegde boekingen; Als een boeking eenmaal definitief is vastgelegd mag deze niet meer gewijzigd of verwijderd worden. Corrigeren kan dan alleen door een extra correctieboeking te maken die afzonderlijk zichtbaar is. Een boeking is definitief als deze betrekking heeft op een periode waarover is gerapporteerd. Dit laatste kan zijn een BTW aangifte die is gedaan of bijvoorbeeld een rapportage aan belanghebbenden.

• Bij alle boekingen bijhouden wie een boeking heeft ingevoerd of gewijzigd en wanneer; Zodat achteraf eenvoudig getraceerd kan worden wie op welke datum en tijdstip een boeking heeft ingevoerd of gewijzigd.

• Logging van wijzigingen op boekingen; Het gaat erom dat alle wijzigingen op boekingen worden bijgehouden door het systeem. Dus ook als een boeking wordt verwijderd. Net zoals eerder is genoemd bij het vastleggen van de basisgegevens.

• Een negatieve kascontrole; Een functie die controleert of een kassaldo op enig moment negatief is geweest.

(Bron: AccountView)



• Het verplicht automatisch toekennen van boekstuknummers; Hierna komt controle op het ontbreken of dubbel voorkomen van boekstuknummers aan de orde. Maar beter is het natuurlijk als de gebruiker niet tussentijds invloed kan uitoefenen op de toe te kennen boekstuknummers.

• Controle op het ontbreken van boekstuknummers; Zoals opeenvolgende factuurnummers of opeenvolgende bankafschriften. Het gaat hier om een controlefunctie waarmee achteraf vastgesteld kan worden dat bepaalde boekstuknummers over een bepaalde periode, meestal een heel boekjaar, opeenvolgend zijn.

(Bron: Accountview)

• Controle op de aanwezigheid van dubbele boekstuknummers; Zoals een dubbel voorkomend factuurnummer.

• Boekingsperiodes blokkeren voor boeken; Zodat voorkomen kan worden dat in een periode wordt geboekt waarover al is gerapporteerd. Als dit het geval is moet er een logging plaatsvinden van het eventueel weer open zetten van een periode.

• Een signalering van een afwijkende boekstukdatum; Het gaat erom dat een signalering plaatsvindt als geprobeerd wordt een boekingsdatum op te geven die buiten de boekingsperiode ligt. Als een afwijkende boekingsdatum wel is toegestaan moet er een rapportage zijn van boekingen met een afwijkende boekingsdatum t.o.v. de opgegeven boekingsperiode.

• Een dwingende relatie tussen grootboekrekening en dagboek; Dit is van toepassing bij kas, bank en girodagboeken. Een rekening mag bijvoorbeeld niet gekoppeld zijn aan meerdere dagboeken en het saldo van de grootboekrekening moet blijven aansluiten bij het dagboek.

• Controle op afwijken van BTW instellingen tijdens het boeken; Is het mogelijk om tijdens het boeken af te wijken van de opgegeven BTW



instellingen bij de grootboekrekeningen en debiteuren/crediteuren? En zo ja, is dan een overzicht aanwezig van die boekingen waarbij afgeweken is van de BTW instellingen?

• Controle op afwijken van berekende BTW tijdens het boeken; Is het mogelijk om tijdens het boeken af te wijken van de berekende BTW? En zo ja, is dan een overzicht aanwezig van die boekingen waarbij afgeweken is van de automatisch berekende BTW?

• Niet dubbel verwerken van journaalposten; Als journaalposten aangeleverd worden vanuit andere (sub)administraties dan moet voorkomen worden dat deze journaalposten dubbel verwerkt worden. Denk bijvoorbeeld aan journaalposten vanuit een vaste activa administratie, vaste periodieke boekingen of bijvoorbeeld van een facturering.

5.2.4. Gericht op informatieverschaffing in het algemeen De informatieverschaffing uit een boekhoudsysteem moet betrouwbaar en controleerbaar zijn. Daar kunnen de volgende functies en eigenschappen aan bijdragen:

• Het opnemen van gekozen voorloopgegevens op rapporten; Als een financiële rapportage wordt verstrekt is het deze vraag of deze rapportage alle betreffende posten bevat. Zo kan bijvoorbeeld een saldilijst van grootboekrekeningen worden vervaardigd waarbij de eerste of laatste rekeningen zijn weggelaten. Of een openstaande postenlijst die niet alle debiteuren- of crediteuren bevat. Door het opnemen van de gekozen voorloopgegevens (zoals van t/m rekening, periode, alle- of actieve rekeningen, datum en bladnummers) kan aangetoond worden welke rekeningen of posten een rapportage betreft.

• Het voldoen aan wettelijke bewaar- en opvraagtermijnen, betrouwbare archivering; De fiscale bewaarplicht regelt dat brondocumenten, zoals facturen en contactbonnen, bewaard moeten worden gedurende de wettelijke bewaartermijn (in Nederland 7 jaar, zie Artikel 10 Boek 2 Burgerlijk Wetboek). Voor documenten over bedrijfsmatig onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Een brondocument hoeft niet altijd in papieren vorm bewaard te worden, maar mag ook digitaal bewaard worden. De data moet dan wel relatief eenvoudig zijn te raadplegen voor een controle door de Belastingdienst. Op dit punt is ook aandacht voor conversies zonder gegevensverlies van belang.

• Het niet kunnen beïnvloeden van rapportages; Naast registreren is een adequate rapportage een belangrijke functie van een boekhoudpakket. Belangrijk uitgangspunt is dat de rapportages direct aangemaakt worden vanuit het boekhoudpakket, zonder de mogelijkheid om een rapportage (achteraf) aan te passen. Let op: “Als een boekhoudsysteem rapportages via Word of Excel aanmaakt kan de gebruiker in principe de rapportages in Word of Excel beïnvloeden”.



5.2.5. Gericht op de grootboekadministratie

• Een rekening blokkeren voor handmatig boeken; Dit is essentieel als sprake is van een rekening die via een subadministratie wordt bijgewerkt. Het bekendst zijn wellicht de collectieve grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren die natuurlijk via boekingen op individuele debiteuren en crediteuren wordt bijgewerkt. Maar ook valt te denken aan voorraadrekeningen of onderhanden werk rekeningen ingeval een projectenadministratie. Op deze wijze blijft gewaarborgd dat de betreffende subadministratie blijft aansluiten met de corresponderende grootboekrekening(en).

• Een BTW-code koppelen aan een grootboekrekening; Op deze wijze kan de BTW automatisch berekend en geboekt worden. Feitelijk gaat het om het BTW-percentage dat van toepassing is bij betreffende rekening. In de praktijk is dit van toepassing bij onder andere omzetrekeningen. Bij de debiteur kan dan aangegeven worden of deze BTW-plichtig is en bij de (omzet)rekening wordt dan de hoogte van de BTW bepaald. Op deze wijze wordt een juiste BTW-berekening en boeking gewaarborgd. Deze BTW-code werkt samen met de indicatie BTW bij debiteuren/crediteuren (zie hierna).

• Een audittrail van balans tot individuele boeking; Vanuit een rekening moet ingezoomd kunnen worden op de individuele mutaties en vanuit een mutatie op de oorspronkelijke journaalpost.

• Standaard rapportages; Een grootboekadministratie behoort minimaal de volgende rapportages te bevatten: Proef- en saldibalans; bevat in de regel de volgende kolommen: rekeningnummer, naam van de rekening, saldo beginbalans, totaal debetboekingen, totaal credit boekingen, saldo debet en saldo credit. Per rekening kan een saldo slechts debet of credit zijn. Belangrijke kenmerken van de totalen van een proef- en saldibalans zijn verder dat: de kolom beginbalans op nul uitkomt. Totaal debetboekingen en totaal creditboekingen gelijk is aan elkaar. Totaal saldo debet en totaal saldo credit gelijk is aan elkaar. Kolommenbalans; bevat in de regel de volgende kolommen: rekeningnummer, naam van de rekening, resultaat debet (kosten), resultaat credit (opbrengsten), balans debet (activa) en balans credit (passiva). Aan het einde van het overzicht is dan het resultaat opgenomen, zowel bij het resultaat als bij de balans. Grootboekkaarten; bevat alle individuele mutaties op een grootboekrekening, al dan niet per periode. Het totaal van de mutaties moet aansluiten bij het saldo van de rekening. Voor balansrekeningen geldt dan dat het saldo van de beginbalans en de mutaties gelijk is aan het eindsaldo van de rekening. Afschrijvingsstaten; als activa aangeschaft wordt boven een bepaald grensbedrag dat



is een bedrijf verplicht deze activa te activeren en af te schrijven in een aantal boekjaren. Fiscaal gezien kan dan in bepaalde gevallen gebruik gemaakt worden van investeringsaftrek en een eventuele desinvesteringsbijtelling als een actief voortijdig buiten gebruik wordt gesteld. Ook voor kredietverstrekking is inzicht in activa, de afschrijving daarop en de waarde ervan van belang. Een subadministratie “vaste activa” (ook wel afschrijvingen genoemd) behoort dan ook tot de basisbagage van een boekhoudpakket. Het moet daarbij mogelijk zijn een afschrijvingsstaat te produceren met feitelijk een specificatie van de betreffende grootboekrekeningen waarop de activa is geboekt. Het saldo van deze rekeningen moet dan aansluiten en controleerbaar zijn via de afschrijvingsstaat. Op een afschrijvingsstaat kan verder het volgende vermeld staat per actief: naam actief, aanschafdatum, aanschafwaarde, restwaarde, boekwaarde datum beginbalans, afschrijving, boekwaarde op datum eindbalans, investeringsaftrek en eventuele desinvestering in het jaar van buiten gebruik stelling. Op het automatisch boeken van afschrijving via de vaste activa administratie als assurance maatregel wordt nog teruggekomen bij hoofdstuk 5.2.11 “assurance maatregelen in andere subadministraties”. Voor de fiscale regels die gelden rondom afschrijven wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl). Jaarrekening; bestaat dan uit een balans, een winst- en verliesrekening en een nadere specificatie van de balansrubrieken. In deze uitgave baseren we ons hier dan ook op. Wettelijk gezien kent de jaarrekening inrichtingseisen en publicatie voorschriften. Een jaarrekening bevat dan ook (afhankelijk van de grootte van een onderneming) een nadere toelichting, bijvoorbeeld van de grondslagen en mutatie-overzichten, zoals over mutaties in de materiële vaste activa en het eigen vermogen. Deze laatste hebben betrekking op het deponeren van een jaarrekening bij de Kamers van Koophandel. Daarnaast kennen organisaties van een bepaalde omvang een wettelijke accountantscontrole. Het gaat te ver om aan deze laatste zaken aandacht te besteden in deze uitgave. Een goede bron voor dit laatste is de website van de kamers van Koophandel, www.kvk.nl. Deze aspecten vallen buiten deze uitgave. Voor het samenstellen van een jaarrekening is het van belang dat alle grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de juiste jaarrekening rubrieken. Het boekhoudpakket moet dan ook inzicht geven in gekoppelde rekeningen per rapportagecode (en daarbij rekeningen die niet gekoppeld zijn).

Het kan natuurlijk zijn dan het boekhoudpakket afwijkt van bovenstaande indeling. Zo kunnen er bijvoorbeeld aparte overzichten zijn voor een proefbalans en saldibalans. Het gaat er in elk geval om dat de informatie uit bovenstaande rapportages eenvoudig is af te leiden uit het boekhoudsysteem.

5.2.6. Gericht op de debiteuren- en crediteurenadministratie



• Een vaste tegenrekening; Dit is met name van toepassing bij crediteuren. Zo kan voorkomen worden dat bepaalde kosten op een verkeerde rekening geboekt worden. Een voorbeeld is de rekening telefoonkosten die bij betreffende crediteur opgenomen kan worden. Een attentiepunt is of van deze rekening afgeweken kan worden tijdens het boeken.

• Indicatie BTW; Dit is met name bij debiteuren van belang om na te gaan of BTW in rekening gebracht wordt. BTW kan bijvoorbeeld ook verlegd zijn of er kan sprake zijn van een ICP (Intracommunautaire prestaties) transactie. Op deze wijze wordt een juiste BTW-berekening gewaarborgd. Deze indicatie BTW werkt dan samen met de BTW-code die per grootboekrekening geldt. Een audittrail van relatie tot individuele boeking; Vanuit een relatie (debteur en of crediteur) moet ingezoomd kunnen worden op de individuele facturen, per factuur op de factuurhistorie en vanuit de factuurhistorie op de oorspronkelijke journaalposten. Dit laatste voor wat betreft de registratie van de factuur en de betalingen daarop.

• Standaard rapportages; Een subadministratie debiteuren en crediteuren behoort minimaal de volgende rapportages te bevatten: Openstaande postenlijst debiteuren/crediteuren; in elk geval een openstaande posten lijst, apart op te vragen voor debiteuren en crediteuren per een op te geven vervaldatum. Het gaat er dan om dat alle facturen worden getoond die openstaan per de op te geven vervaldatum. Door deze vervaldatum gelijk te stellen aan bijvoorbeeld het einde van de boekingsperiode of boekjaar kan direct de aansluiting met de collectieve grootboekrekening debiteuren of crediteuren gecontroleerd worden. Ouderdomsanalyse; evenals de openstaande postenlijst apart op te vragen voor debiteuren en crediteuren per een op te geven vervaldatum. Door opname van ouderdomstermijnen (variabel in te stellen of standaard naar 30, 60, 90 dagen en ouder) kan bijvoorbeeld inzicht worden gekregen in moeilijk inbare vorderingen. Er is in dit laatste geval feitelijk sprake van dubieuze debiteuren. Dit laatste gegeven kan bijvoorbeeld een belangrijke indicatie zijn voor de bank in het kader van kredietverstrekking. Factuurhistorie; inzicht in individuele facturen en mutaties daarop per een op te geven periode. Het gaat dan om de factuurboekingen en de betalingen daarop.

5.2.7. Gericht op het betalingsverkeer Onder betalingsverkeer wordt o.a. verstaan automatische betalingen crediteuren, automatische incasso debiteuren en elektronisch bankieren. De volgende assurance maatregelen kunnen hiervoor onderscheiden worden:



• Bestaanbaarheidscontrole bankrekeningnummers; Het gaat erom dan de juistheid van bankrekeningnummers wordt gecontroleerd. Zoals de elfproefcontrole bij binnenlandse bankrekeningen.

• Maximum te betalen bedragen; Ter voorkoming dat ongewenst te grote bedragen automatisch worden betaald kan een maximum bedrag voor betalingen opgegeven worden. Hiervoor zijn in de praktijk meerdere varianten mogelijk, zoals een maximum te betalen bedrag per factuur, per relatie of per betaalrun.

• Autorisaties betalingsverkeer; Bij systeemonafhankelijke assurance maatregelen (zie 5.1) is functiescheiding via rechten en rollen ter sprake gekomen. Expliciet bij betalingsverkeer noemen we autorisatie voor bijvoorbeeld het daadwerkelijk aanmaken van een betaalopdracht voor de bank of in elk geval het beoordelen en goedkeuren daarvan. In de praktijk kan een financieel medewerker dan een betaalvoorstel opbouwen dat vervolgens geaccordeerd wordt door een procuratiehouder.

• Controle op afgekeurde incasso’s; Een incasso die wordt geweigerd moet later weer leiden tot een nieuwe herinnering. Door bijvoorbeeld een elektronisch bestand met afgekeurde incasso’s in te lezen en te verwerken in de administratie wordt voorkomen dat een geweigerde factuur onterecht als geïncasseerd blijft aangemerkt.

5.2.8. Gericht op de BTW aangifte

• Verificatie van buitenlandse BTW nummers; Als de verificatie is opgevraagd bij de Belastingdienst is het van belang dat dit zodanig wordt geregistreerd in het boekhoudsysteem dat dit achteraf eenvoudig is op te vragen.

• Inzicht in (handmatige) correcties voor verzenden BTW aangifte; Als door een boekhoudsysteem de aangifte BTW wordt berekend dan wordt het uiteindelijk te betalen (of terug te vorderen BTW bedrag) overgenomen in de aangifte. Sommige boekhoudpakketten bieden dan alsnog de mogelijkheid om af te wijken van de berekende BTW aangifte door handmatig opgave van andere bedragen (zoals af te dragen BTW en bijbehorende omzet). Los van het feit dat deze werkwijze niet conform de wet is moeten dit soort correcties op een juiste manier worden verwerkt in de boekhouding, zodat deze laatste blijft aansluiten bij de gedane BTW aangiftes.

• Alleen BTW aangifte als alle boekingen definitief zijn; Hiervoor is gesproken over het niet meer kunnen corrigeren van een definitieve boeking. Andersom moet het niet mogelijk zijn een BTW aangifte te doen over een periode die nog voorlopige boekingen bevat. Dit is van belang als de systematiek van voorlopige boekingen aanwezig is.



• Boeking die betrekking heeft op reeds gedane BTW aangifte blokkeren voor corrigeren; Als een financiële boeking is meegenomen in een BTW aangifte moet deze automatisch geblokkeerd zijn voor corrigeren. Oftewel mutaties die betrekking hebben op een periode waarover de BTW aangifte is gedaan mogen zelf niet meer gecorrigeerd worden. Hiervoor moet dan eventueel een nieuwe correctieboeking worden gemaakt in de voorbije periode of in een nieuwe periode waarover nog geen BTW aangifte is gedaan. Zie ook “het niet meer kunnen wijzigen of verwijderen van eenmaal vastgelegde boekingen”, zoals genoemd onder 5.2.3. (Gericht op het vastleggen en verwerken van boekingen).

• Correctieboekingen in periodes waarover BTW aangifte is gedaan automatisch meenemen in een volgende periode of suppletie aangifte; Als een hiervoor genoemde correctieboeking wordt gedaan in een periode waarover reeds BTW aangifte heeft plaatsgevonden moet deze boeking automatisch meegenomen worden bij een volgende BTW aangifte. Als het een correctie betreft in de laatste periodieke BTW aangifte binnen een boekjaar, dan moet deze via een suppletie aangifte alsnog ingediend kunnen worden.

• Ondersteunen van elektronische aangiftes; De Belastingdienst biedt de faciliteit om via internet handmatig bijvoorbeeld de aangifte BTW of ICP (Intracommunautaire prestaties) te doen. Als deze aangiftes automatisch plaatsvinden vanuit het boekhoudpakket van de ondernemer wordt voorkomen dat er handmatig foutief gegevens worden overgenomen.

• Inzicht in geboekte rekeningen per BTW-code; Een overzicht dat inzicht geeft op welke (grootboek)rekeningen is geboekt per BTW-code.

5.2.9. Gericht op jaarafsluiting c.q. –opening

• Aansluiting beginbalans nieuwe jaar met eindbalans oude jaar; Wordt de beginbalans van het nieuwe jaar automatisch bijgewerkt bij correcties in het vorig boekjaar?

• Een boekingsperiode of jaar alleen afsluiten als alle boekingen definitief zijn; Als gewerkt wordt met een systeem van voorlopige boekingen, dan moeten deze boekingen eerst definitief gemaakt worden.

5.2.10. Gericht op elektronisch factureren Steeds meer boekhoudpakketten maken elektronisch factureren mogelijk. Hieronder wordt dan verstaan "Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer". Het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen wordt ook wel "elektronische factuurverwerking" genoemd. Omdat dit een steeds



grotere speelt zijn hier enkele assurance maatregelen benoemd met betrekking tot elektronisch factureren.

• Archieffunctie facturen; Ook elektronisch verzonden en ontvangen facturen moeten voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Daarom is een archieffunctie van belang om facturen in digitale vorm te kunnen bewaren.

• Beveiligd PDF document; Als gekozen wordt voor een voorloper van elektronisch factureren, te weten een factuur in PDF formaat opslaan en deze per email verzenden. Dan is het raadzaam een beveiligd PDF document aan te maken dat niet zomaar door de ontvanger is te wijzigen.

• Controle op dubbel ontvangen van facturen; Als gewerkt wordt met het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen moet een controle aanwezig zijn dat dezelfde facturen niet dubbel geboekt worden.

5.2.11. Gericht op andere subadministraties Hiervoor zijn assurance maatregelen ter sprake geweest die betrekking hebben op onder meer het grootboek en de subadministraties debiteuren en crediteuren. Een boekhoudpakket kan ook over andere modules en (sub)administraties beschikken, zoals: kostenplaatsen, periodieke journaalposten, vaste activa, consolidatie, vreemde valuta, facturering, verplichtingen en natuurlijk koppelingen met andere administratiesystemen. Hierna zijn een aantal maatregelen op een rij gezet die kunnen gelden voor een of meer van deze modules en (sub)administraties. Selectiecriteria voor de aanschaf van deze modules en (sub)administraties zijn opgenomen in bijlage II “Selectiecriteria bij keuze standaard boekhoudsoftware”.

• Dwingende relatie tussen kostenplaatsen en rekeningen; Als een financiële boeking uitgesplitst wordt naar kostenplaatsen, maar ook naar kostendragers of bijvoorbeeld projecten, dan kan het noodzakelijk zijn dat er een aansluiting blijft bestaan met het grootboek. Als een grootboekrekening wordt uitgesplitst naar kostenplaatsen dan moet het niet mogelijk zijn een boeking te registreren op deze rekening zonder dat een kostenplaats wordt opgegeven. Een attentiepunt is daarbij de mogelijkheid om een balansrekening uit te splitsen naar kostenplaatsen of andere boekingsdimensies. Die kostenplaatsen en andere boekingsdimensies moeten dan ook een beginbalans hebben.

• Toegestane kostenplaatsen opgeven per rekening; Door vooraf per grootboekrekening op te geven welke kostenplaatsen (of andere boekingsdimensies) zijn toegestaan tijdens het vastleggen van een boeking wordt voorkomen dat er op een verkeerde combinatie van rekening en boekingsdimensies geboekt gaat worden.

• Controle op volledigheid verdeling via kostenverdeelstaat; Als het boekhoudpakket beschikt over de mogelijkheid van een kostenverdeelstaat is



het van belang dat de juistheid en volledigheid van de verdeling gecontroleerd kan worden. Een controleverslag kan eventueel hulp bieden bij het vaststellen van juistheid en volledigheid. In de meeste gevallen zal het dan gaan om het verdelen van kosten via hulp-, zelfstandige- en eindkostenplaatsen.

• Automatisch boeken afschrijving via vaste activa administratie; De aansluiting tussen grootboek en subadministraties moet gewaarborgd blijven. Eerder is al genoemd het blokkeren van het direct (handmatig) boeken op een grootboekrekening. Het automatisch aanbieden van journaalposten vanuit een subadministratie is ook en middel om de aansluiting tussen een subadministratie en het grootboek te waarborgen. In dit geval gaat het dan om het aanbieden van journaalposten van afschrijvingen via een vaste activa administratie. Maar er zijn natuurlijk ook andere voorbeelden denkbaar, zoals het boeken van verkoopfacturen via een factuurmodule.

5.2.12 Gericht op online samenwerken door accountant en cliënt Steeds meer accountantskantoren kiezen voor het eerder genoemde SAAS model om online samen te werken met cliënten. Hierbij zijn twee uitersten te onderscheiden, te weten:

1. De cliënt voert de volledige administratie inclusief de BTW aangiftes en de accountant controleert de boekhouding aan het einde van jaar ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening. De accountant kan dan eventueel direct online aanvullende journaalposten invoeren met als voordeel dat de administratie direct is bijgewerkt en dit niet achteraf hoeft plaats te vinden via het apart inlezen van journaalposten.

2. De accountant voert de volledige administratie voor de cliënt, waarbij de cliënt uitsluitend raadpleegrechten heeft om zijn boekhouding te bekijken. Zo kan een cliënt op elk gewenst moment openstaande posten raadplegen en bijvoorbeeld een (tussentijds) resultatenoverzicht.

Naast de hiervoor genoemde mogelijkheden zijn feitelijk alle tussenvormen mogelijk. Als de accountant de regie over de administratie voert zijn de volgende assurance maatregelen van toepassing.

Speciale boekingssjablonen voor cliënten; Zoals een dagboek met een beperkt aantal (grootboek)rekeningen waarop geboekt kan worden. Op deze wijze kan voorkomen worden dan een cliënt een boekstuk op een verkeerde rekening boekt.

Periodes blokkeren voor cliënten; Op deze wijze kan de accountant een periode alvast blokkeren voor een cliënt bij controle werkzaamheden. Maar zelf nog wel aanvullende boekingen maken.

Aparte autorisatie voor cliënten; In hoofdstuk 5.1 is al gesproken over autorisaties op basis van rechten en rollen. Als online door accountant en cliënt wordt samengewerkt is



het in elk geval van belang dat er een aparte autorisatie is voor cliënten. Zo moet in elk geval sprake zijn van een aparte autorisatie voor het wijzigen van basisgegevens, zodat voorkomen wordt dat een cliënt bijvoorbeeld de eigenschappen van een (grootboek)rekening aanpast.

5.2.13. Gericht op accountantscontrole Onderstaande controles zijn benoemd als accountantscontroles, maar kunnen ook gebruikt worden als interne audit t.b.v. een bedrijfsadministratie.

• Controle op afboeken debiteuren en crediteuren buiten kas, bank en giro; Inzicht in het afboeken van openstaande facturen debiteuren en crediteuren buiten de kas-, banken girodagboeken. Oninbare debiteuren kunnen bijvoorbeeld afgeboekt worden via het memoriaal. Hierop moet echter wel controle zijn.

• Verslag met kruistabel (grootboek)rekeningen en dagboeken; Een verslag dat twee-dimensionaal inzicht geeft in de rekeningen en dagboeken waarbinnen geboekt is op de rekeningen. Meestal staan de rekeningen dan onder elkaar en dagboeken naast elkaar. Hiermee kan gecontroleerd worden of rekeningen niet in een verkeerd dagboek zijn geboekt.

• Verslag met boekingen waarbij afgeweken is van vaste (tegen)rekening; Geldt bijvoorbeeld voor boekingen op debiteuren en crediteuren met een vaste (tegen)rekening.

• Een recente versie van de XML Auditfile; De Auditfile is ontwikkeld door de Belastingdienst in het kader van de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. In 1999 is de Auditfile op verzoek van de Belastingdienst door softwareleveranciers in boekhoudpakketten opgenomen. Met de invoering van de Auditfile is het uitwisselen van gegevens van ondernemers ten behoeve van de belastingcontrole sterk vereenvoudigd. De oorspronkelijke Auditfile kent een ASCII formaat. Sinds 2003 kent de Auditfile een XML opvolger onder de naam XML Auditfile Financieel (XAF). De meest recente versie is XAF 3.0 en bevat onder meer: Grootboekrekeningen, grootboekmutaties, debiteuren en crediteuren, openstaande facturen.

• Opname van een chi-kwadraat toets; Deze toets gaat uit van statistische waarschijnlijkheden waarmee bepaalde cijfers voorkomen in grotere reeksen van cijfers. Bepaalde cijfercombinaties kunnen vaker voorkomen dan is te verwachten. Tevens wordt er vanuit gegaan dat als mensen cijfers "verzinnen" er een bepaalde voorkeur voor bepaalde cijfers is. De wet van de grote getallen toont aan dat bij verzonnen cijfers geen statistische regelmaat bestaat.

• Melding ongebruikelijke transacties (MOT); Als u zich beroeps- of bedrijfsmatig bezighoudt met (financiële) dienstverlening, bent u verplicht klantonderzoek te doen bij het aangaan van een zakelijke relatie. Het verrichten van een of meer transacties met een totale waarde van meer dan 25.000



euro, en als u vermoedt dat er sprake kan zijn van witwassen of financiering van terrorisme moet u dit melden. Deze meldingsplicht geldt onder andere voor vrije beroepsgroepen, waaronder accountants, bedrijfseconomisch adviseurs en belastingadviseurs. De melding moet plaatsvinden binnen veertien dagen nadat het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is geworden. U doet de meldingen elektronisch bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland) www2.fiu-nederland.nl, voorheen het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties (MOT). Bron www.overheid.nl Het signaleren van ongebruikelijke transacties kan ingebouwd zijn in standaard boekhoudsoftware.



6. Managementrapportages binnen boekhoudsoftware In het hoofdstuk hiervoor gaven we al aan dat een boekhoudsysteem moet zorgen voor adequate rapportages, zonder dat deze rapportages achteraf door de gebruiker beïnvloed kunnen worden. Eigenlijk kunnen we stellen dat een boekhoudpakket en een toepassing als Excel niet bij elkaar passen. Alles wat gecontroleerd wordt vastgelegd in een boekhoudpakket kan zonder enige vorm van validatie achteraf aangepast worden via Excel. En bij dat laatste hoeft geen sprake te zijn van opzet om bewust de boekhouding te manipuleren. Een waarde in een Excel sheet is nu eenmaal snel veranderd, zonder dat dit opvalt in de praktijk. Met alle gevolgen van dien.

Een boekhoudpakket moet minimaal die rapportages standaard opleveren die een betrouwbare verantwoording vereist. We hebben hiervoor al enkele rapportages behandeld, zoals bij het grootboek en de debiteuren en crediteuren.

In het kader van managementinformatie bevelen we de volgende rapportagemogelijkheden van harte aan. De ‘jaarrekening’ hebben we al behandeld bij rapportages vanuit de grootboekadministratie. De jaarrekening kunnen we ook beschouwen als onderdeel van de managementrapportages.

6.1. Kengetallen kengetallen kunnen gezien worden als een toelichting op de jaarrekening (of tussentijdse cijferrapportages) en geven kort weer hoe een bedrijf er voor staat. Het meest voorkomend zijn kengetallen voor:

• Liquiditeit; Het vermogen van een bedrijf om op korte termijn (< 1 jaar) aan haar verplichtingen te voldoen. Uitgedrukt in onder andere: Current ratio; de verhouding tussen vlottende activa en kortlopende schulden. Quick ratio; de verhouding tussen vlottende activa (minus voorraden) en kortlopende schulden. In dit geval worden de voorraden dus buiten beschouwing gelaten. Gouden balans; de verhouding tussen vaste activa en (eigen vermogen + lang vreemd vermogen). De mate waarin liquiditeit (dus verplichtingen op korte termijn) gefinancierd kan worden met lang vermogen. Deze verhouding wordt geacht kleiner dan 1 te zijn.

• Solvabiliteit; Het vermogen van een bedrijf om op lange termijn (> 1 jaar) aan haar verplichtingen te voldoen, uitgedrukt in onder andere: Verhouding tussen balanstotaal (bezittingen) en vreemd vermogen; de mate waarin een onderneming tegenover haar schulden bezittingen heeft staan. Waardoor de onderneming op langere termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. Verhouding eigen vermogen en balanstotaal; het deel van de bezittingen dat met



eigen vermogen gefinancierd is. Verhouding eigen vermogen en vreemd vermogen; geeft de afhankelijkheid van schuldeisers weer.

• Rentabiliteit; Het rendement dat wordt behaald, uitgedrukt in onder andere: Rentabiliteit totaal vermogen; verhouding bedrijfsresultaat en totale vermogen. Het gaat hier dan om het resultaat vóór belasting en rente. Rentabiliteit eigen vermogen; verhouding netto resultaat en geïnvesteerd eigen vermogen. Hetgeen de aandeelhouders met hun investering verdiend hebben. Bruto winstmarge; verhouding bedrijfsresultaat en netto omzet. Hetgeen als (bruto)winst overblijft na aftrek van alle bedrijfskosten.

• Overigen; Omloopsnelheid; aantal malen dat vermogen of bijvoorbeeld handelsdebiteuren wordt omgezet. Enkele voorbeelden van kengetallen die betrekking hebben op omloopsnelheid zijn: - omloopsnelheid totale vermogen; verhouding omzet en balanstotaal - omloopsnelheid eigen vermogen; verhouding omzet en eigen vermogen - omloopsnelheid vaste activa; verhouding omzet en vaste activa - omloopsnelheid handelsdebiteuren; verhouding handelsdebiteuren en omzet (maal 365 dagen), gemiddelde tijd tussen ontstaan en innen van vorderingen. Werkkapitaal; bedrag wat beschikbaar is voor de financiering van de vlottende activa, uitgedrukt in: eigen vermogen + vreemd vermogen lang -/- vaste activa.

6.2. Kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht wordt ook wel genoemd “staat van herkomst en besteding van middelen”. Onder middelen worden dan liquide middelen verstaan. Het overzicht geeft inzicht in de mutaties van de liquide middelen over een bepaalde periode.

6.3. Liquiditeitsplanning Het hiervoor genoemde kasstroomoverzicht geeft inzicht in een voorbije periode, terwijl een liquiditeitsplanning, zoals de naam feitelijk al zegt, inzicht geeft in toekomstige liquiditeiten. Oftewel in hoeverre kan een bedrijf de komende periode aan haar verplichtingen voldoen. Bij een liquiditeitsplanning wordt dus rekening gehouden worden met aangegane verplichtingen die leiden tot toekomstige uitgaven en vorderingen die leiden tot toekomstige ontvangsten. Handelsdebiteuren en -crediteuren spelen hierbij een belangrijke rol, maar bijvoorbeeld ook financieringen.

6.4. Budgetoverzicht versus realisatie Hier kan het gaan om een budgetsysteem per grootboekrekening of een verbijzondering van



budgetten naar kostenplaatsen of andere boekingsdimensies. In elk geval moet dan inzicht worden geboden in budget, realisatie en resultaat per op te geven boekjaar of boekingsperiode. In de loop van een boekjaar kan het nodig zijn een budget bij te stellen. Dit kan door het oorspronkelijke budget aan te passen of door het opgeven van een forecast. Dit laatste is feitelijk “nog te besteden” tot het einde van het boekjaar. Een voordeel van een forecast is dat het budget intact blijft en dat toch inzicht geboden kan worden in geprognotiseerde afwijkingen in de loop van het jaar.

Financiële cockpit Naast de hiervoor genoemde rapportages bieden steeds meer boekhoudpakketten een ‘financiële cockpit’, met als doel om de (MKB) ondernemer en administrateur in één oogopslag te informeren over het financiële reilen en zeilen van de onderneming.

(Bron: AFAS ERP Software)



7. Selecteren van een boekhoudpakket

In de vorige hoofdstukken zijn assurance maatregelen aan bod gekomen en is aandacht besteed aan managementrapportages. Bij de selectie van boekhoudsoftware gaat het niet alleen om assurance en managementrapportage, maar ook om zaken als:

• Bediening

• Installatie en techniek

• Implementatie

• Support

• Functionaliteit

Voor een complete checklist van standaard boekhoudsoftware verwijzen we naar bijlage II “selectiecriteria bij de keuze van standaard boekhoudsoftware”.



8. Certificeren van boekhoudsoftware Een aantal leveranciers van boekhoudsoftware geeft aan dat hun pakket gecertificeerd is. Het gaat daarbij om certificering van boekhoudsoftware door onder andere het SRA en BDO IT Auditors & Consultants. We gaan er vanuit dat u aan een certificering van een pakket enige zekerheid kunt ontlenen. Een belangrijke vraag is natuurlijk welke mate van zekerheid ontleend kan worden aan een dergelijk certificaat?

Op de website van het SRA (www.sra.nl) is onder het onderdeel “Producten en diensten” onder meer de volgende informatie te vinden over het certificeren:

• Een overzicht van gecertificeerde boekhoudsoftware met datum waarop is gecertificeerd en welke versie van de software het betreft.

• Een normenkader waarop de boekhoudsoftware wordt beoordeeld.

Op de website van BDO over softwarecertificering ( http://www.bdo.nl/it/Pages/Softwarecertificering.aspx ) vindt u onder andere de volgende informatie:

• Een overzicht van gecertificeerde boekhoudsoftware met datum waarop is gecertificeerd en welke versie van de software het betreft.

Dat genoemde organisaties aangeven welke versie van betreffende software is gecertificeerd is natuurlijk een goede zaak. Op de websites van de softwareleveranciers wordt niet altijd vermeld welke versie, wanneer is getest. Een pakket dat in bijvoorbeeld 2003 is gecertificeerd hoeft natuurlijk niet meer te voldoen aan de eisen die in 2010 gesteld worden aan certificeren. Softwareleveranciers geven ook niet altijd vooraf inzicht in de volledige testrapporten. Los van het feit dat een pakket is gecertificeerd kunnen er best nog kanttekeningen zijn gemaakt tijdens het certificeren.

Hiervoor gaven we al aan dat een belangrijke vraag is welke mate van zekerheid ontleend kan worden aan een dergelijk certificaat?

Onderstaand zetten we voor u enkele aandachtspunten op een rij:

1. Als een leverancier melding maakt van het feit het boekhoudpakket is gecertificeerd, controleer dit dan in elk geval op de website van de certificaataanbieder.

2. Ga na of de meest recente versie van het boekhoudpakket dat u voor ogen heeft de versie is die ook is gecertificeerd? En als een vorige versie is gecertificeerd vraag u dan af hoe lang dat geleden is en wat er ondertussen is aangepast.

3. Vraag inzicht in het complete testrapport c.q. verslaglegging van de certificering? Zo ziet u op welke punten het pakket goed scoort en op welke punten mogelijk wat minder. Ook kunt u zien welk normenkader is gebruikt bij het certificeren van het pakket. Als een normenkader wordt gebruikt dat vooraf is afgestemd met de



leverancier van het pakket is het maar de vraag of er geen normen ontbreken die voor u relevant zijn.



Bijlage I

Gebruikte bronnen

“Toelichting Jaarrekeningen Kengetallen”, Kamer van Koophandel, mei 2005.

“Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software” versie 3.0, Onderzoeksbureau GBNED, december 2009.

“Accountancy tools iMUIS internetboekhouden”, www.muis.nl

Website www.softwarepakketten.nl

Website www.sra.nl

Website www.bdo.nl



Bijlage II

Selectiecriteria bij keuze standaard boekhoudsoftware

Onderstaande checklist kan ondernemers en adviseurs mogelijk van dienst zijn te bepalen welke eigenschappen van toepassing zijn bij een aan te schaffen boekhoudpakket. De checklist is opgebouwd uit vragen die meer algemeen van aard zijn en vragen die specifiek zijn afgestemd op een boekhoudpakket. Deze checklist is volledig ontleend aan het document “Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software” versie 3.3, Onderzoeksbureau GBNED, juli 2010. Dit laatste document bevat ook selectiecriteria voor andere soorten van administratiesystemen, zoals loon- en salarisadministratie, personeelsadministratie, inkoopadministratie, voorraadadministratie, verkoopadministratie, e.a. Deze leidraad is gratis beschikbaar via de website www.softwarepakketten.nl onder de rubriek “Pakketselectie”.

Leverancier

Vraag Antwoord leverancier

Evaluatie beoordelaar

Naam leverancier

Adres

Postcode en woonplaats

Land

Contactpersoon verkoop

Telefoonnummer verkoop

E-mail verkoop

Website

Aantal vaste medewerkers (Uitgedrukt in FTE’s)

Jaar van oprichting

Is bedrijf winstgevend?

Is bedrijfsresultaat openbaar?

Zijn referenties opvraagbaar?

Waarborgen continuïteit

Cliëntenbestand in te zien ter controle door een extern auditor?

Is er een privacy reglement? Oftewel hebben medewerkers getekend voor geheimhouding.



Welke supportvormen worden geboden en wie verzorgd deze dan?

Welke helpdeskfaciliteit worden geboden en wat zijn de openingstijden van de helpdesk?

Hoeveel medewerkers (uitgedrukt in FTE's) zijn werkzaam op de helpdesk?

Is een customerportal aanwezig voor bestaande cliënten?

Kort profiel van leverancier

Algemene eigenschappen



Producent pakket. Alleen van toepassing als de leverancier van het pakket niet tevens de producent is.

Taal pakket (gebruikers interface)

Taal handleiding

Is het pakket onderdeel van een ander pakket?

Sinds wanneer is het pakket op de markt? Indien van toepassing aangeven voor binnenland en buitenland

Is een demoversie van het pakket beschikbaar en zo ja wat is de demo duur en wat zijn de kosten?

Wordt het pakket direct en/of via dealers geleverd? Ingeval dealers graag verwijzen welke.

Is sprake van een openSource licentie? Dat wil zeggen of de broncode vrij beschikbaar is, aangepast en gedistribueerd mag worden.

Is een escrowregeling getroffen voor het pakket? Dat wil zeggen dat de broncode (source) in bewaring wordt gegeven bij een onafhankelijk escrow agent.

Is het pakket al eens getest door een derde, zo ja: door wie, wanneer en met welk resultaat.

Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd met het pakket kan werken (single-, Multi-user)?

Is aanvullend maatwerk mogelijk op het standaard pakket?

Kent het pakket een actieve gebruikersgroep?



Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, WORD, EXCEL, XML, etc.? Zo ja, dan graag specificeren.

Beveiliging en Audit



Op welke wijze hebben gebruikers toegang tot de applicatie? Veelal is sprake van een gebruikerscode en wachtwoord. Er kunnen ook aanvullende eisen gesteld worden aan toegang, zoals een speciale toegangscode die per SMS wordt ontvangen door de gebruiker.

Welke voorwaarden worden gesteld aan gebruikersnaam en wachtwoord? - Minimale lengte gebruikersnaam - Minimale lengte wachtwoord - Wachtwoord niet zichtbaar opgeven - Wachtwoord versleuteld opslaan

NVT (alleen opgave beoordelaar)

Wordt inloggen geblokkeerd na enkele foutieve pogingen en is er een logging van alle inlogpogingen?


Zijn er meerdere gebruikersniveaus in te stellen met verschillende rechten (zo ja, welke en op welk niveau)?

Wordt bij alle mutaties de gebruiker bijgehouden? Zodat achteraf de gebruiker van een bepaalde mutatie eenvoudig getraceerd kan worden.

Zijn voorloopgegevens duidelijk zichtbaar op rapporten? NVT (alleen opgave beoordelaar)

Is er een audittrail van alle mutaties? (Wijzigen en verwijderen bijhouden van instellingen, basisgegevens en transacties)

Welke auditrapportages zijn opgenomen in het pakket? NVT (alleen opgave beoordelaar)

Is er een beveiliging dat geen (basis)gegevens verwijderd worden waarop (financiële) transacties zijn geboekt?


Zijn rapportages dermate beveiligd dat er geen gegevens beïnvloed kunnen worden? Dit laatste is bijvoorbeeld het geval als rapportages via Excel of Word aangemaakt worden.


Is een backup mogelijkheid van de data opgenomen binnen het pakket?

Bediening





Beschikt het pakket over invoer wizards? Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een nieuw bedrijf of voor de jaarafsluiting.


Beschikt het pakket over online helpteksten?

Zijn de online helpteksten aanpasbaar door de gebruiker?

Zijn de online helpteksten contextgevoelig? Wordt bij een invoerveld en/of scherm direct de juiste helptekst getoond als gekozen wordt voor opvragen helpinformatie.

Kan er gezocht worden in de online helpteksten? Zoeken naar zelf op te geven woorden of delen daarvan.

Kan per tabel aangegeven worden door de gebruiker welke kolommen getoond worden op schermen?

Is het pakket volledig via het toetsenbord te bedienen? Ter voorkoming van RSI.

Is er een taalkeuze per gebruiker mogelijk en zo ja graag specificeren waarvoor: schermen, helpteksten en rapporten.

Is een aparte gebruikershandleiding beschikbaar?

Kent het pakket een querytool of rapportgenerator? Kan de gebruiker zelf op eenvoudige wijze rapportages samenstellen.

Is sprake van een logische menu-indeling? NVT (alleen opgave beoordelaar)

Is sprake van consistente keuzes binnen alle functies? NVT (alleen opgave beoordelaar)

Zijn geen overbodige gegevens zichtbaar in menu’s en schermen? Zoals opties die uitgeschakeld zijn maar wel zichtbaar voor de gebruiker?


Zijn er geen harde fouten aanwezig in de software? NVT (alleen opgave beoordelaar)

Zijn alle meldingen in de Nederlandse taal? (zoals systeemmeldingen) NVT (alleen opgave beoordelaar)

Zijn er sorteermogelijkheden bij uitvoer op het scherm en kunnen kolommen verschoven worden door de gebruiker?




Installatie en techniek



Onder welke besturingssystemen draait het pakket?

Welke databases worden ondersteund door het pakket?

Kan het pakket op server (of lokale PC) van de cliënt geïnstalleerd worden? Het gaat erom dat het pakket lokaal geïnstalleerd kan worden.

Wordt pakket aangeboden via het ASP/SAAS model? ASP staat voor Application Service Providing. SAAS staat voor Software as a Service. In dit geval wordt het pakket niet lokaal geïnstalleerd.

Is sprake van een web(based) applicaties? Het gaat erom of de applicatie speciaal is ontworpen en gebouwd om via internet te gebruiken.

Is Terminal Server ondersteuning mogelijk? Kan de applicaties bijvoorbeeld via internet toegankelijk worden gemaakt voor externe gebruikers via een Terminal Server programma? In dit verband wordt vaak gesproken over Web enabled. Dit laatste wil zeggen dat de applicatie geschikt is voor gebruik op internet met behulp van een hulpprogramma (Terminal Server emulatieprogramma). Op deze wijze kunnen bestaande Windows applicaties geschikt worden gemaakt voor extern gebruik.

Welke configuratie eisen worden gesteld aan de applicatie?

Welke software eisen worden gesteld? Bijvoorbeeld de noodzaak van de aanwezigheid van Microsoft Excel voor het vervaardigen van rapporten.

Wat is de ontwikkeltaal waarin het pakket is gebouwd?

Welke eventuele beperkingen in aantallen kent het pakket?

Implementatie



Wie verzorgt de installatie van het pakket?

Hoe is de implementatie geregeld? Welke rol speelt bijvoorbeeld de producent van het pakket of een dealer.

Wat is de gemiddelde duur van een implementatie?

Welke documentatie wordt bij het pakket geleverd?

Hoe is de opleiding geregeld?



Is sprake van webbased/computerbased training?

Wordt dataconversie uitgevoerd voor de klant? Zo ja, voor welke systemen.

Support en updates



Welke garantie wordt geboden?

Is een onderhoudsabonnement verplicht?

Wanneer gaat een onderhoudsabonnement in?

Wat is begrepen in een onderhoudsabonnement?

Wat is de gemiddelde wachttijd op de helpdesk? NVT (alleen opgave door beoordelaar)

Updates

Hoe worden updates beschikbaar gesteld? Bijvoorbeeld via internet of per post op CD(-rom).

Wie installeert de updates? Bijvoorbeeld automatisch via internet of via een installatie wizard.

Verschijnen er regelmatig updates met nieuwe functionaliteit? En wat is de frequentie daarvan?

Aanschaf en kosten



Wanneer is de volgende versie gepland? NVT (alleen opgave door beoordelaar)

Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de volgende versie? NVT (alleen opgave door beoordelaar)

Kosten

Hoe is het licentiemodel opgebouwd? Bijvoorbeeld per administratie,



gebruiker of module?

Wat zijn de eenmalige (aanschaf, licentie)kosten van het pakket? Graag specificeren en niet antwoorden “op aanvraag” of “ afhankelijk van situatie” of iets dergelijks.

Hoeveel bedragen de periodieke kosten, zoals onderhoud en updates? Graag specificeren en niet antwoorden “marktconform” of iets dergelijks.

Hoe zijn de implementatiekosten opgebouwd?

Wat zijn de kosten van opleiding en training?

Met welke overige kosten moet rekening worden gehouden? Bijvoorbeeld andere software die noodzakelijk is om met het pakket te kunnen werken.

Wat zijn de kosten van dataconversie?

SAAS model Steeds meer toepassingen worden via internet aangeboden via het SAAS model. SAAS staat in dit verband voor Software as a Service. Wij hebben voor toepassingen die via internet draaien volgens het SAAS model een aantal specifieke eigenschappen opgenomen.



Wat is de minimale contractduur?

Wat is de opzegtermijn?

Hoe is de (toegangs)beveiliging geregeld?

Hoe is de backup geregeld?

Hoe is de exit strategie geregeld? Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als u het contract opzegt of als de ASP aanbieder onverhoopt ophoudt te bestaan?

Welke partners zijn betrokken bij het ASP model? (zoals datacentrum)

Moet lokaal nog software geïnstalleerd worden? (behalve een webbrowser)

Nadere toelichting SAAS model (bijv. Installatiemodel)



Boekhoudsoftware Aanwezige functies



Grootboekadministratie aanwezig?

Debiteurenadministratie aanwezig?

Crediteurenadministratie aanwezig?

BTW aangifte aanwezig?

Kostenplaatsen- administratie mogelijk?

Budgettering mogelijk?

Vreemde valuta administratie aanwezig?

Facturering mogelijk?

Vaste activa administratie aanwezig?

Elektronisch bankieren? In aanvulling op het handmatig vastleggen van kas, bank en giroboekingen.

Rekening Courant mogelijk?

Kent het pakket een kostenverdeelstaat?

Kent het pakket vaste periodieke boekingen?

Consolidatie mogelijk?

Verplichtingenadministratie aanwezig?

Uitwisseling van financiële gegevens?

Workflow aanwezig?

Activity based costing mogelijk?

Managementinformatie?

Zijn er andere (sub)administraties opgenomen? Zo ja, specificeren welke.

Algemene kenmerken boekhoudsoftware



Is het voeren van meerdere administraties mogelijk? Zo ja, wat is het maximum aantal administraties dat gevoerd kan worden.



Worden vaste (ingevulde) basisgegevens meegeleverd met het pakket? Zoals: rekeningschema, dagboeken, landen en valuta’s.

Zijn er meerdere templates voor het aanmaken van een nieuwe administratie mogelijk?

Is er een Wizard voor het aanmaken van een nieuwe administratie?

Is het kopiëren van een bestaande administratie mogelijk? Inclusief alle saldi en historie, bijvoorbeeld voor testdoeleinden.

Is het kopiëren van alleen de basisgegevens mogelijk naar een nieuwe administratie? Bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe administratie op basis van een bestaande administratie.

Is een voorbeeld administratie beschikbaar?

Kent het systeem meerdere boekingsdimensies? Dus dimensies naast grootboekrekening, debiteur en crediteur. Zo ja, aangeven hoeveel dimensies en aangeven of de benamingen van de dimensies zelf zelf zijn te kiezen.

Kan het pakket omgaan met gebroken boekjaren?

Basisgegevens vastleggen



Is het mogelijk om basisgegevens integraal te muteren?

Kan de volgorde van velden aangepast worden op de schermen waarmee de basisgegevens worden onderhouden?

Is het mogelijk om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens?

Is een postcodetabel opgenomen? Waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats bepaald wordt?

Kunnen nieuwe kolommen toegevoegd worden aan tabellen (met name bij debiteuren)

Kan vooraf het aantal boekingsperiodes vastgelegd worden en kan dan per boekingsperiode aangegeven worden of boeken is toegestaan?

Kan per dagboek en boekstuknummer per boekjaar ingesteld worden?

Boekingen vastleggen en journaalposten verwerken





Boekingen vastleggen

Worden de bestanden direct bijgewerkt na het vastleggen van een boeking?

Is het mogelijk nog correcties uit te voeren na het bijwerken van de bestanden?

Kan er geboekt worden in meerdere periodes? Zo ja, dan aangeven hoeveel periodes minimaal en maximaal.

Kan er geboekt worden in meerdere boekjaren? Zo ja, dan aangeven in hoeveel boekjaren maximaal.

Is het mogelijk basisgegevens vast te leggen tijdens het invoeren van boekingen? Zoals een nieuwe debiteur of crediteur.

Kunnen stornoboekingen vastgelegd worden? Waarbij dus het saldo van de boeking en stornering niet zichtbaar zijn op de saldibalans per rekening.

Kan een notitie toegevoegd worden aan een boeking? Hiermee wordt bedoeld een aparte notitie in aanvulling op de boekingsomschrijving per regel.

Kan een aparte bijlage toegevoegd of gekoppeld worden aan een boeking? Bijvoorbeeld een ingescande inkoopfactuur.

Kan tijdens het boeken eenvoudig gezocht worden naar rekeningen en relaties?

Kan tijdens het boeken een nieuwe rekening of relatie eenvoudig aangemaakt worden? (zonder boeking af te breken)

Kan de BTW automatisch geboekt worden en zo ja wordt de BTW per boekingsregel berekend en geboekt of per boekingsdocument, zoals een factuur?

Kunnen bedragen naar keuze in- en exclusief BTW geboekt worden, waarbij de BTW automatisch wordt berekend? (met name van belang bij een kasboek)

Kan de omschrijving van een boekingsregel ingesteld worden? Bijvoorbeeld overnemen naam debiteur bij een verkoopboeking.

Kunnen boekingskolommen ingesteld en verschoven worden?

Kunnen meerdere openstaande posten afgeletterd worden o.b.v. één boekingsbedrag.

Kan achteraf altijd de vervaldatum van een (openstaande)post aangepast worden? Dus ook na bijvoorbeeld blokkeren boekingsperiode.



Controles vastleggen boekingen

Kunnen geen boekingen gewijzigd of verwijderd worden buiten reguliere boekingsfuncties om?

Is het systeem zodanig beveiligd dat alleen boekingen gewijzigd kunnen worden als deze nog niet definitief zijn verwerkt? Bijvoorbeeld gerapporteerd of verwerkt in een BTW-aangifte. Alleen een extra correctieboeking mag dan nog toegestaan zijn.

Wordt bij alle boekingen bijgehouden wie de boeking heeft ingevoerd, gewijzigd en eventueel verwijderd en ook wanneer?

Worden alle wijzigingen op een bestaande boeking bijgehouden?

Is sprake van een negatieve kascontrole?

Is het automatisch toekennen van opeenvolgende boekstuknummers verplicht?

Is er controle op het ontbreken van boekstuknummers?

Is er controle op aanwezigheid van dubbele boekstuknummers?

Kunnen periodes geblokkeerd worden voor boeken?

Is er een logging als periodes weer open gezet worden voor boeken? NVT (alleen opgave beoordelaar)

Is er tijdens het boeken een signalering als de boekstukdatum afwijkt van de boekingsperiode? Al dan niet door achteraf een overzicht hiervan op te vragen.

Kan tijdens het boeken van berekende BTW afgeweken worden door opgave van een andere BTW instelling? Via een rekening of indicatie BTW bij debiteuren of crediteur. En is er dan een overzicht van boekingen waarbij is afgeweken.

Kan tijdens het boeken een afwijkend BTW bedrag opgegeven worden.

Is bij het boeken van Kas, bank en giro sprake van saldocontrole door weergave vorig saldo, mutaties en nieuw saldo?

Is bij Kas, bank en giro sprake van een dwingende relatie tussen dagboek en grootboekrekening? (kan een rekening bijvoorbeeld niet aan meerdere dagboeken gekoppeld worden?)

Journaalposten

Is er een functie om journaalposten te importeren vanuit andere systemen? Zo ja, graag specificeren.

Is het vastleggen van voorafgaande journaalposten mogelijk?



Kan een journaalpost die op meerdere boekjaren betrekking heeft, vast worden gelegd?

Is een automatische Rekening Courant boeking mogelijk tussen verschillende bedrijven?

Kent het pakket automatische verdeelsleutels? Vaak gebruikt in combinatie met kostenplaatsen en kostensoorten.

Is er een controle dat journaalposten nimmer dubbel verwerkt worden? Bijvoorbeeld journaalposten vanuit andere modules of systemen).

Jaarafsluiting

Jaarafsluiting nodig? En zo ja wordt resultaat dan automatische naar beginbalans geboekt in het nieuwe boekjaar.

Automatische correctie beginbalans bij boeken in oud jaar?

Ook beginbalans mogelijk bij kostenplaatsen en kostendragers in combinatie met grootboek?

Zijn correcties nog mogelijk na de jaarafsluiting?

Historie aanwezig na jaarafsluiting?

Welke handelingen zijn nodig om te kunnen boeken in een nieuw boekjaar? Oftewel de handelingen om een nieuw boekjaar te openen?

Welke handelingen zijn nodig om het boekjaar te kunnen afsluiten?

Kan een periode of jaar alleen worden afgesloten als alle boekingen definitief zijn?

Grootboek



Is het rekeningschema vrij in te delen?

Kan vanuit een rekening ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking?

Kan er naast bedragen ook met eenheden (aantallen) worden gewerkt?

Kan een BTW-code gekoppeld worden aan een grootboekrekening?

Kan een grootboekrekening worden geblokkeerd voor het handmatig vastleggen van boekingen? Op een geblokkeerde rekening moet het wel mogelijk zijn een boeking aan te bieden vanuit een andere module of pakket, zoals een declaratiesysteem. Het blokkeren van handmatig boeken op grootboekrekeningen die door een andere module of pakket worden bijgewerkt voorkomt dat er geen aansluiting meer is tussen



betreffende module en de grootboekrekening.

Maakt een proef- en saldibalans standaard onderdeel uit van het pakket?

Is een kolommenbalans standaard aanwezig?

Zijn grootboekkaarten (historie per rekening) standaard aanwezig?

Is het mogelijk om binnen een grootboekrekening af te letteren op basis van een op te geven boekingskenmerk? Bijvoorbeeld voor het afletteren van controlerende tussenrekeningen op basis van bijvoorbeeld een dossiernummer.

Debiteuren en crediteuren Vraag Antwoord

leverancier Evaluatie beoordelaar

Kan een relatie zowel debiteur als crediteur zijn? Het gaat er dus om dat de vaste n.a.w.-gegevens maar één keer vastgelegd hoeven te worden als een relatie zowel debiteur en crediteur is binnen de administratie.

Kunnen er vrije velden toegevoegd worden aan debiteuren en crediteuren?

Zijn er meerdere adressen per relatie vast te leggen?

Zijn er meerdere contactpersonen per relatie vast te leggen?

Kunnen aantekeningen per relatie wordt vastgelegd?

Is er een koppeling met een NCM module? Het gaat dan om de controle van de kredietwaardigheid van een relatie.

Zijn er koppelingen naar andere modules? Zo ja, graag toelichten.

Kent het pakket een functie voor aanmaningen debiteuren?

Kent het pakket een functie voor automatische betalingen crediteuren?

Kent het pakket een functie voor automatische incasso van debiteuren?

Kan een vaste tegenrekening worden opgegeven per debiteur en crediteur? Kan er dan nog vanaf geweken worden en is een controle op dit laatste.

Kan een betalingsconditie vastgelegd worden voor debiteuren en crediteuren?

Kan per debiteur en crediteur een indicatie BTW vastgelegd worden? Met onderverdeling naar: wel/geen BTW, verlegd BTW en ICP levering.

Kent het pakket een functie voor het voorlopig boeken van inkoopfacturen? Met daarbij: de factuur registreren, maar nog niet betaalbaar stellen, het kunnen verrekenen van de BTW en het bewaken



van nog goed te keuren facturen.

Informatie

Bevat het pakket een saldilijst voor debiteuren en crediteuren?

Is een openstaande postenlijst aanwezig?

Is een ouderdomsanalyse aanwezig?

Is een overzicht met factuurhistorie aanwezig?

Kunnen etiketten worden aangemaakt vanuit het pakket?

Is er een functie aanwezig om een mailing aan relaties te verzenden?

Kan vanuit een relatie ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking? (Per relatie onderliggende facturen. Per factuur op factuurhistorie en vanuit dit laatste op de oorspronkelijke boeking).

Aanmaningen debiteuren

Wordt het aantal keren gemaand bijgehouden (per factuur)?

Kan de gebruiker de layout van de aanmaningen zelf bepalen?

Is er een koppeling naar een Office toepassing? Bijvoorbeeld een koppeling met MS Word waarbij de aanmaningen uiteindelijk in Word worden aangemaakt.

Kan er een renteberekening plaatsvinden op de aanmaningen?

Vindt automatisch een financiële boeking plaats van de berekende rente?

Kunnen aanmaningen vanuit het pakket per e-mail worden verzonden?

Kan een betalingsregeling worden vastgelegd voor een of meerdere facturen?

Kan er een minimum bedrag voor aanmanen worden opgegeven?

Is het mogelijk ontvangsten te verrekenen op een aanmaning?

Kan de vervaldatum van de factuur achteraf nog aangepast worden?

Kan de layout per keer gemaand vastgelegd worden?

Kan de layout voor meerdere talen vastgelegd worden?

Kan de taal voor de layout per debiteur toegewezen worden?



BTW aangifte Vraag Antwoord


Is BTW aangifte binnenland opgenomen in het pakket?

Is BTW aangifte buitenland opgenomen in het pakket? Zo ja, dan graag specificeren.

Is een ICP aangifte (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten) opgenomen in het pakket?

Kan gewerkt worden met BTW verlegd?

Is de aangiftehistorie opvraagbaar binnen het pakket?

Kan een BTW-nummer per relatie, gesplitst per land, worden vastgelegd?

Is er een ingangsdatum voor de BTW-percentages? Dit is van belang als de BTW percentages in de toekomst veranderen.

Is het pakket geschikt voor organisaties zonder BTW?

Is een suppletie aangifte mogelijk?

Is verificatie van buitenlandse BTW nummers mogelijk? Zo ja, hoe wordt dit aangeleverd aan de Belastingdienst en hoe wordt verificatie bijgehouden?

Zijn correcties mogelijk voor het verzenden van de aangifte? Zo ja, aangeven of en hoe deze correcties worden verwerkt in de boekhouding.

Is een mutatie die betrekking heeft op een reeds gedane BTW aangifte geblokkeerd voor corrigeren? (dus een boeking in een periode waarover al BTW aangifte is gedaan).

Wordt een BTW-mutatie die is gedaan in een periode waarover al BTW-aangifte is gedaan automatisch meegenomen in een volgende BTW aangifte binnen het boekjaar of via een suppletie aangifte?

Is per BTW-code een overzicht van geboekte rekeningen op te vragen?

Is er controle dat alle boekingen over een bepaalde periode definitief zijn? Dit is van toepassing als de systematiek van voorlopig boeken in het pakket aanwezig is.

Is er een overzicht van boekingen waarbij is afgeweken van de berekende BTW?



Aangifteregelingen

Wordt het factuurstelsel ondersteund?

Wordt het kasstelsel ondersteund?

Wordt de kleine ondernemersregeling ondersteund?

Wordt de margeregeling ondersteund?

Wordt de landbouwregeling ondersteund?

Wordt de schattingsregeling ondersteund?

Elektronische aangifte

Is elektronische aangifte OB en ICP mogelijk met het pakket?

Vanaf welke versie van het pakket wordt de elektronische aangifte ondersteund?

Is de aanlevering van de elektronische aangifte door de Belastingdienst beoordeeld?

Is de elektronische aangifte via de programmacomponenten van de Belastingdienst (BAPI genoemd) geïntegreerd in het pakket?

Is export van gegevens mogelijk naar een losse BAPI module?

Is import en export van een digitaal certificaat mogelijk, zodat een certificaat in meerdere softwarepakketten is te gebruiken?

Kan de aangifte via XBRL formaat aangemaakt worden?

Is een koppeling naar Digipoort opgenomen in het pakket?

Kostenplaatsenadministratie



Zijn kostenplaatsen te benoemen in het pakket?

Zijn kostensoorten te benoemen in het pakket?

Zijn kostendragers te benoemen in het pakket?

Is de naamgeving van kostenplaatsen, -soorten en –dragers zelf te benoemen? Bijvoorbeeld “afdeling” in plaats van kostenplaats.

Kan per rekening aangegeven worden waarop te boeken? Oftewel is vooraf op te geven welke kostenplaatsen, -soorten en –dragers zijn toegestaan per grootboekrekening.



Is er een dwingende relatie tussen het grootboek en kostenplaatsen? Zodat de subadministratie blijft aansluiten met het grootboek.

Kostenverdeelstaat

Kent het pakket een klassieke kostenverdeelstaat in de vorm van hulp-, zelfstandige- en hoofd- of eindkostenplaatsen?

Zijn meerdere boekingsniveau’s mogelijk? Door een hiërarchie in te brengen in de volgorde van verdelen kunnen bijvoorbeeld eerst de hulpkostenplaatsen worden verdeeld naar zelfstandige- of hoofdkostenplaatsen. Hierna vindt dan de verdeling plaats van zelfstandige- naar hoofdkostenplaatsen.

Is simulatie mogelijk? Daarmee kan eerst worden gezien welk resultaat de opgegeven verdeling heeft, alvorens de boekingen definitief te hoeven maken.

Bevat het pakket een controleverslag ter controle op juistheid en volledigheid van de opgegeven verdeling.

Kunnen budgetten verdeeld worden op basis van de kostenverdeelstaat?

Budgettering



Is een budget per grootboekrekening mogelijk?

Is een budget per kostenplaats mogelijk?

Is opgave van budgetten op andere niveau’s mogelijk? Zo ja, specificeren welke niveaus.

Is opgave van een budget in bedragen en eenheden mogelijk? Zoals een budget in aantallen.

Is er een waarschuwing bij overschrijding van een budget bij het vastleggen van boekingen?

Ondersteunt het pakket meerdere budgetversies?

Kan gewerkt wordt met “nog te besteden” (forcast), naast het budget? Dit om inzicht te hebben in voorlopige resultaat.

Kunnen budgetten worden toegewezen aan budgethouders?

Zijn nieuwe budgetten automatisch te genereren? Bijvoorbeeld op basis van een op te geven percentage, met als basis de budgetbedragen van afgelopen boekjaar.



Worden alle budgetmutaties bijgehouden door het pakket? Is dus in te zien wie budgetmutaties invoert en wanneer?

Periodieke journaalposten



Kan een periodiek te maken boeking worden vastgelegd met een bijbehorend te boeken bedrag?

Kan een totaalbedrag worden opgegeven tot waar de periodieke bedragen geboekt gaan worden? De boekingen worden dan gemaakt totdat het totaalbedrag is bereikt.

Kan een start- en einddatum worden opgegeven? De boekingen worden dan gemaakt binnen de opgegeven boekingsperiodes.

Kan een voorafgaande journaalposten worden opgegeven? De boeking wordt dan in een volgende boekingsperiode automatisch teruggeboekt.

Kan het saldo van een bepaalde rekening verdeeld worden? Feitelijk is dan sprake van een eenvoudige vorm van een kostenverdeelstaat.

Kan de frequentie van boeken worden opgegeven? Bijvoorbeeld eens per maand of per kwartaal.

Zijn meerdere boekingsdimensies mogelijk, zoals kostenplaats en kostensoort? Zo ja, dan specificeren welke dimensies.

Is er een controle op het dubbel boeken van een vaste periodieke journaalpost per boekingsperiode?

Zijn periodieke journaalposten vast te leggen tijdens het boeken in een dagboek? Bijvoorbeeld bij het vastleggen van een inkoopfactuur de kosten direct verdelen over meerdere periodes.

Vaste activa administratie Vraag Antwoord


Is bedrijfseconomisch afschrijven mogelijk?

Is fiscaal afschrijven mogelijk?

Worden afschrijvingen automatisch doorgeboekt naar het grootboek?

Kan activa worden ingebracht tijdens het vastleggen van boekingen? Bijvoorbeeld tijdens het registreren van een inkoopfactuur.

Is een onderverdeling in groepen mogelijk?

Bevat het pakket investerings- en desinvesteringsoverzichten?



Kan voor registergoederen de WOZ-waarde vastgelegd worden, alsmede de datum waarop deze waarde is vastgesteld? Is onder meer van belang voor kredietrapportage aan banken.

Zijn er extra kenmerken per activum op te geven door de gebruiker?

Bedrijfseconomisch afschrijven

Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar?

Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar?

Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde?

Is afschrijving op basis van annuïteit mogelijk?

Wordt de afschrijvingsmethode “Sum of the year digits” ondersteund?

Kent het pakket nog andere methodes voor bedrijfseconomisch afschrijven? Zo ja specificeren welke methodes.

Fiscaal afschrijven

Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast bedrag per jaar?

Is lineaire afschrijving mogelijk op basis van een vast percentage per jaar?

Kan afgeschreven worden op basis van een percentage van de boekwaarde?

Herwaardering

Is aanpassen van de aanschafwaarde mogelijk?

Is opgave van levensduurverlenging mogelijk?

Is uitbreiding van capaciteit mogelijk? Als bijvoorbeeld afgeschreven wordt op basis van productie eenheden.

Kan gewerkt worden met inhaalafschrijvingen?

Kan een investering opgegeven worden bij een bestaand actief?

Kan een desinvestering opgegeven worden?



Koppelingen

Is er een koppeling naar een materieeladministratie?

Is er een koppeling naar fiscale aangiftesoftware?

Zijn er overige koppelingen? Zo ja, specificeren welke.

Consolidatie



Is consolidatie mogelijk van administraties in verschillende valuta?

Is opgave van een deelnemingspercentage mogelijk?

Kunnen meerdere dimensies betrokken worden in de consolidatie, zoals kostenplaatsen en kostensoorten? Zo ja, dan specificeren welke dimensies.

Kunnen budgetten betrokken worden in de consolidatie?

Is consolidatie mogelijk voor administraties met afwijkende rekeningschema’s? Er wordt dan gewerkt met aparte consolidatierekeningen.

Is het mogelijk transacties te elimineren? Zo ja, aangeven op welke wijze.

Moet voor consolideren eerst een nieuw bedrijf worden aangemaakt? Een zogenaamd consolidatiebedrijf.

Rekening Courant Vraag Antwoord


Is rekening courant tussen administraties mogelijk?

Is rekening courant tussen administraties in verschillende valuta mogelijk?

Is rekening courant mogelijk met relaties? Bijvoorbeeld debiteuren of crediteuren waarmee een rekening courantverhouding bestaat. Denk bijvoorbeeld aan een verzekeringsorganisatie met agenten.

Is rekening courant met relaties mogelijk in verschillende valuta?

Zijn er overige vormen van rekening courant aanwezig in het pakket? Zo ja, specificeren welke.

Vreemde valuta





Is vreemde valuta mogelijk voor debiteuren en crediteuren?

Is vreemde valuta mogelijk per grootboekrekening?

Kent het pakket andere boekingsdimensies voor vreemde valuta? Zo ja, specificeren welke dimensies.

Zijn de (wissel)koersen per ingangsdatum vast te leggen?

Kent het pakket meerdere (wissel)koersen? Zo ja specificeren welke koersen.

Is herwaardering mogelijk?

Is er per rekening een keuze tussen een eindkoers en een gemiddelde koers? Bijvoorbeeld een eindkoers bij balansrekeningen en een gemiddelde koers bij resultatenrekeningen?

Is de koers per boeking te wijzigen?

Worden ISO codes voor landen en valuta’s gebruikt?

Facturering Vraag Antwoord


Basisgegevens

Wordt er voor de facturering een artikelbestand gebruikt? Of een soortgelijk tarievenbestand op basis waarvan factuurregels opgebouwd kunnen worden.

Kunnen de prijzen naar keuze in- of exclusief BTW worden opgegeven?

Kunnen de prijzen per ingangsdatum worden vastgelegd?

Is het mogelijk om automatisch prijswijzigingen door te voeren?

Worden artikelen gekoppeld aan het grootboek? Zo ja, specificeren op welke wijze.

Is vreemde valuta mogelijk?

Vindt er een kredietwaardig-heidscontrole plaats tijdens het invoeren van orders of facturen?

Kan gewerkt worden met eenmalige debiteuren?

Kunnen kortingsafspraken voor debiteuren vastgelegd worden? Zo ja, specificeren op welk niveau.



Facturen vastleggen

Kunnen aantallen worden opgegeven?

Kunnen eenheden worden opgegeven?

Kan de prijs worden opgegeven? Kan dus afgeweken worden van bijvoorbeeld een prijs per artikel.

Zijn vrije tekst factuurregels mogelijk? In dit geval worden alleen enkele tekstregels opgegeven. Het eventueel factureren van een bedrag moet dan wel via een artikel of tariefcode plaatsvinden.

Is een korting per regel mogelijk?

Is een korting per factuur mogelijk?

Kent het pakket regelmatig terugkerende facturen? Bijvoorbeeld periodieke contributie orders.

Kunnen offertes vastgelegd worden? Die zijn af te drukken en later om te zetten in een factuur.

Facturen afhandelen

Kunnen facturen verwerkt worden in de boekhouding?

Kunnen vooraf proeffacturen worden opgevraagd?

Kan met acceptgiro’s worden gewerkt?

Kan met automatische incasso worden gewerkt?

Is elektronisch factureren mogelijk? Zo ja, specificeren op welke wijze. (Zie ook hierna en hoofdstuk 4.02 Elektronisch factureren met een uitgebreid aantal eigenschappen)

Layouts instellen

Zijn de factuurlayouts zelf in de delen?

Kunnen layouts gekoppeld worden aan een debiteur?

Er is een koppeling van de documenten met een Office toepassing? Bijvoorbeeld MS Word.

Kunnen de documenten in meerdere talen worden opgegeven?

Is de taal van de documenten per relatie op te geven?



Factuurinformatie

Opslag en afdruk kopie facturen

CBS en intrastat aangifte

Factuurhistorie

Omzet per relatie

Omzet per groep

Omzet per artikel

Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking



Elektronische facturen (uitgaand) aanmaken/verzenden?

Elektronische factuurverwerking (inkomend)? Zowel elektronisch ontvangen van facturen als herkennen en boeken.

Gebruikte software(componenten) derde partijen? (Zo ja welke software en van welke partijen)

Communicatie via emailadressering (SMTP)? (Zowel uitgaand als ontvangen, zonder handmatig emails of bijlagen te hoeven openen.)

Communicatie via webservices (HTTP/SOAP)? (Directe online koppeling administraties afzender en ontvanger). Zo ja via welke standaard webservices?

Communicatie via VAN/BSP (Value Added Networks of Billing Service Provider). Zo ja, specificeren welke BSP’s.

Ondersteuning standaard formaten? Als UBL 2.0, HR-XML en GS1 eanCOM. Zo ja specificeren welke formaten voor uitgaande- en inkomende factuurverwerking.

Workflow/routering ontvangen facturen voor goedkeuren?

Overige functionaliteit elektronisch facturen? Zo ja, specificeren welke.

Betalingsverkeer





Is automatische betalingen crediteuren aanwezig?

Is automatische incasso debiteuren aanwezig?

Is elektronisch bankieren mogelijk met het pakket? Hiermee wordt bedoeld het inlezen van elektronische bankafschriften en deze verwerken.

Kunnen in het pakket gegevens opgegeven worden voor buitenlandse debiteuren en crediteuren?

Is een IBAN-nummer op te geven per crediteur? IBAN staat voor “International Bank Account Number”.

Is een BIC-code op te geven per crediteur? BIC staat voor “Bank Identifier Code” van de bank waar de rekening van de begunstigde loopt -voorheen SWIFT-adres genoemd.

Kent het pakket een elfproefcontrole op binnenlandse bankrekeningnummers? Zo ja, op welke momenten wordt de elfproefcontrole uitgevoerd, zoals bij het vastleggen van bankrekeningnummers van relaties of bijvoorbeeld bij het opbouwen van een betalingsvoorstel.

Is een aparte G-rekening op te geven per relatie? G-rekening staat voor “Geblokkeerde betaalrekening” voor onderaanneming.

Zijn per relatie meerdere bankrekeningnummers op te geven?

Automatische betalingen

Kan een Clieop bestand aangemaakt worden door het systeem? Clieop is een standaard bestandsformaat dat door meerdere (binnenlandse) banken wordt gebruikt.

Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zo ja, graag specificeren.

Kan eerst een betalingsvoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen?

Kunnen creditnota’s van debiteuren worden betaald via deze functie?

Kunnen buitenlandse betaalopdrachten worden aangemaakt?

Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt?

Kunnen minimum en maximum te betalen bedragen worden opgegeven?

Op welk niveau zijn autorisaties mogelijk bij het betalingsverkeer?



Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een betaalopdracht voor de bank.

Automatische incasso

Kan een Clieop bestand aangemaakt worden door het systeem?

Wordt door het systeem een begeleidingsformulier aangemaakt?

Bestaat er een koppeling met elektronisch bankieren? Zo ja, graag specificeren.

Kan eerst een incassovoorstel worden aangemaakt met de mogelijkheid voorgestelde boekingen te wijzigen?

Kunnen minimum en maximum te incasseren bedragen worden opgegeven?

Wordt de boekhouding automatisch bijgewerkt?

Zijn enkelvoudige incasso’s (per factuur) mogelijk?

Zijn verzamelincasso’s (per debiteur) mogelijk?

Kunnen afgekeurde incasso’s automatisch teruggeboekt worden op basis van een bestand (VerwInfo) van de bank?

Elektronisch bankieren

Is het automatisch matchen van openstaande posten mogelijk? Dit wordt ook wel reconciliatie genoemd.

Kunnen vooruitbetalingen worden geboekt in de administratie?

Kunnen mutaties toegewezen worden aan grootboekrekeningen?

Is het mogelijk dagafschriften van meerdere banken in te lezen binnen één administratie?

Is de historie van dagafschriften opvraagbaar?

Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op alleen factuurnummer?

Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bedrag en factuurnummer?

Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bedrag, factuur en debiteur?

Kunnen mutaties automatisch toegewezen worden op bankrekening en bedrag?

Komt er een voorstel op het scherm van toewijzingen met de



mogelijkheid om dit aan te passen?

Wordt automatisch rekening gehouden met betalingskorting op basis van aantal dagen?

Wordt automatisch rekening gehouden met kredietbeperking op basis van aantal dagen?

Is het pakket SEPA (Single Euro Payment Area) Compliant? (Met Credit Transfer = overboekingen en Direct Debet = automatische incasso)

Verplichtingenadministratie Vraag Antwoord


Is er een koppeling met budgetten mogelijk? Zo ja specificeren op welke wijze.

Is er een koppeling met crediteuren?

Is er een koppeling met een inkoopadministratie?

Is er een koppeling met andere functies of administraties? Zo ja, graag specificeren met welke functies of administraties.

Worden verplichtingen financieel geboekt? Zo ja, specificeren op welke wijze.

Uitwisseling financiële gegevens Vraag Antwoord


Wordt de Auditfile van de Belastingdienst ondersteund door het pakket?(XAF – XML Auditfile Financieel in de meeste gevallen).

Is een export mogelijk naar rapportagesystemen? Zo ja, opgave welke systemen.

Wordt XBRL ondersteund door het pakket?

Is export naar Office toepassingen mogelijk? Zo ja, opgave naar welke toepassingen en de wijze waarop de gegevens bijgewerkt worden.

Is import vanuit Office toepassingen mogelijk? Zo ja, opgave vanaf welke Office toepassingen.

Is bij import controle op juistheid van gegevens? (zoals bij import van basisgegevens of boekingen).

Kent het pakket overige import- of export mogelijkheden? Zo ja, graag opgave welke dat zijn.



XML Auditfile Financieel

Is een export volgens XAF formaat mogelijk?

Is een import volgens XAF formaat mogelijk?

Is een aangemaakt XAF bestand beoordeeld door het SRA?

Instructie aanmaken auditfile? Welke handelingen binnen het pakket zijn nodig om een auditfile aan te maken.

Kan ingezoomd worden op de mutaties binnen de XAF?

Wordt gebruik gemaakt van de compressie- en beveiligingstechniek van de Belastingdienst bij het aanmaken van een XAF bestand?

Zijn andere compressie- en beveiligingstechnieken mogelijk voor het aanmaken van een XAF bestand?

Wat is de laatste versie van XAF die wordt ondersteund?

XBRL

XBRL functionaliteit aanwezig in pakket?

Directe koppeling met Digipoort?

Directe koppeling met Bankenpoort?

Worden retourberichten vanuit Digipoort en de bankenhub opgenomen in het administratiesysteem? Zo ja, welke retourberichten zijn dit dan. Alleen van toepassing als sprake is van een directe koppeling, zoals hiervoor gevraagd.

Koppeling via XBRL Serviceproviders? (zo ja, aangeven welke)

XBRL > (instance) documenten aanmaken

XBRL Jaarrekening (zowel volgens inrichtingseisen als publicatie eisen voor deponering bij de KvK)

XBRL Aangifte OB

XBRL Aangifte ICP (Intracommunautaire prestaties)

XBRL Verkorte winstaangifte (Volledige VPB aangifte verkort en/of winstaangifte IB)

XBRL IFRS verslag



XBRL Kredietrapport banken

XBRL CBS Statistieken (Productie-, jaarstatistiek, Enquête investering en lease, Korte termijn- / omzetstatistiek)

XBRL Global Ledger

Overige XBRL documenten

XBRL > Mapping en taxonomiebeheer

Taxonomieën koppelen aan rekeningschema

Wordt volledigheid mapping gecontroleerd? (Wordt bijvoorbeeld gecontroleerd dat alle grootboekrekening zijn gemapped).

Welke elementen worden hard coded gekoppeld aan taxonomieën? Soms wordt mapping hard coded tot stand gebracht, bijvoorbeeld bij een aangifte omzetbelasting of elementen vanuit de vaste activa administratie, zoals de WOV-waarde voor kredietrapportage aan banken.

Wordt mapping visueel gemaakt voor de gebruiker? Zodat de gebruiker de mapping kan bekijken voordat een XBRL document (instance) wordt aangemaakt.

Kan de gebruiker de mapping nog aanpassen? Oftewel heeft de gebruiker zelf invloed op de mapping.

Wordt rekening gehouden met versiebeheer taxonomieën? Bijvoorbeeld inzicht in nieuwe taxonomie elementen die nog niet zijn gekoppeld of vervallen taxonomie elementen.

Worden nieuwe versies van de taxonomie automatisch geïmplementeerd? Zo nee, op welke wijze vindt implementatie van deze nieuwe versies dan plaats.

Nieuwe versies taxonomieën automatisch gekoppeld aan administratie?Zo nee, op welke gebeurt dit dan. Denk aan taxonomie elementen per kalenderjaar.

Wordt rekening gehouden met rapportages over meerdere boekjaren? Oftewel heeft het feit dat gewerkt wordt met een taxonomie per kalenderjaar nog invloed op mogelijke rapportages over meerdere boekjaren heen.

Is rekening gehouden met boekjaren die afwijken van het kalenderjaar? Dit in relatie tot XBRL rapportages. En heeft dit nog mogelijke consequenties.



XBRL > Raadplegen

XBRL documenten leesbaar opvragen? Voordat de documenten worden verzonden.

Aangemaakte XBRL documenten gearchiveerd? Zodat deze documenten achteraf nog zijn te raadplegen op basis van de toen geldende taxonomie.

XBRL > Communicatie XBRL Service providers

Berichten uitwisselen vanuit administratiesysteem met de service provider? In het geval van een boekhoudsysteem kan dit bijvoorbeeld de aangifte OB in XBRL formaat zijn. Maar het kan ook zijn dat het mogelijk is om de OB aangifte in XML formaat uit te wisselen via de XBRL Serviceprovider aan de BAPI poort van de Belastingdienst (dus de voorganger van de aangifte OB in XBRL formaat). Of vanuit een fiscaal aangiftepakket de Verkorte winstaangifte VPB (vWIA) aanleveren in XBRL formaat en de Elektronische Kopie aanslag (EKA) via de XBRL Serviceprovider retour ontvangen in XML formaat. De XBRL Serviceprovider zorgt dan voor een koppeling met zowel Digipoort als de BAPI poort van de Belastingdienst.

Gegevens automatisch uitgewisseld? Op welke wijze wordt informatie uitgewisseld tussen het administratiesysteem en het systeem van de XBRL Serviceprovider? Bijvoorbeeld automatisch via webservices of handmatig door file upload.

Komen retourberichten van Digipoort en de Bankenhub via de XBRL Serviceprovider provider ook weer terecht in het administratiesysteem? Zo ja, welke retourberichten zijn dit dan.

Moet een gebruiker apart inloggen in het systeem van de XBRL Service provider of wordt gebruik gemaakt van bijvoorbeeld een single sign-on techniek en kan de gebruiker werken in beide systemen, zonder dat hij daarvoor extra handelingen moet verrichten?

XBRL > Assurance (zekerheid)

Is het administratiesysteem zodanig ingericht dat ingeval een foutbericht wordt teruggemeld (vanuit Digipoort of Bankenhub, al dan niet via service provider) er opnieuw een XBRL rapport aangemaakt kan worden? Uiteraard nadat de fout is hersteld.

Wordt per XBRL (instance) document de status bijgehouden (zoals verzonden, ontvangen en gecontroleerd) en zo ja waar? (in het administratiesysteem zelf en/of in het systeem van een XBRL Serviceprovider).

Is er een beveiliging dat aangemaakte XBRL (instance) documenten niet gewijzigd kunnen worden als deze zijn verzonden?



Is er een controle opgenomen dat de administratie blijft aansluiten bij aangemaakte XBRL (instance) documenten? Stel dat er boeking plaatsvindt in een periode waarover reeds een OB aangifte is verzonden of in een boekjaar waarvoor reeds een verkorte winstaangifte VPB is verzonden?

Ook als de XBRL (instance) documenten zijn opgeslagen op een ander systeem, zoals van een service provider?

XBRL > Validatie, authenticatie en autorisatie

Wordt validatie van XBRL (instance)documenten uitgevoerd? Zo ja, welke validatie wordt dan uitgevoerd en op welk moment.

Ondersteunt het administratiesysteem een digitaal certificaat voor Digipoort en de Bankenhub? Zo ja, welke certificaten worden ondersteund.

Wordt gewerkt met een autorisatieregister? Zo ja, op welke wijze.

Workflow Vraag Antwoord


Is workflow mogelijk op basis van op te geven processtappen?

Is het mogelijk om statussen toe te kennen?

Is workflow mogelijk op basis van op te geven tijdstippen? Dit betreft het tijdstip waarop een processtap uitgevoerd moet worden.

Zijn processen te koppelen aan medewerkers?

Zijn processtappen door gebruikers zelf toe te voegen aan het systeem?

Kent de workflow een integratie met een e-mail toepassing? Zo ja, specificeren met welke toepassing.

Kent de workflow een integratie met andere systemen? Zo ja, specificeren met welke systemen.

Zijn er speciale workflowrapportages? Zo ja, specificeren welke rapportages.

Managementinformatie Vraag Antwoord


Voorziet het systeem in een jaarrekening?



Is een kasstroomoverzicht aanwezig? Ook wel “staat van herkomst en bestedingen” genoemd.

Zijn financiële ratio’s aanwezig? Het gaat dan om ratio's voor liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit.

Is een rapportgenerator opgenomen? Waarmee de gebruiker zelf rapporten kan samenstellen.

Is een liquiditeitsplanning opgenomen in het pakket?

Is een query tool voor ad hoc analyses aanwezig? Waarmee de gebruiker zelf opvragingen kan doen.

Is er een grafische weergave van managementinformatie?

Worden de gegevens real time bijgewerkt? Het gaat erom of de gewenste informatie op elk moment beschikbaar is.

Basisgegevens

Kunnen (grootboek)rekeningen gekoppeld worden aan rapportagecodes?

Is er inzicht in gekoppelde rekeningen? Hierdoor kan gecontroleerd worden of de koppelingen volledig zijn.

Is er inzicht in rekeningen per rapportagecode? Hierdoor kan gecontroleerd worden of de koppelingen juist zijn.

Kan gewerkt worden met meerdere rapportagecodes? Het gaat er om dat een grootboekrekening gekoppeld kan worden aan meerdere rapportagecodes.

Zijn rapportages over meerdere boekjaren mogelijk?

Zijn rapportages over meerdere boekingsperiodes mogelijk?

Is er een rapportage van budget, realisatie en resultaat aanwezig?

ABC (Activity Based Costing)

Er is een koppeling met bestaande dimensies? Zoals grootboekrekeningen en kostenplaatsen.

Is toekennen van nieuwe dimensies mogelijk? Zo ja, specificeren hoeveel en welke dimensies.

Is simulatie mogelijk? Het gaat hier om een wat-als analyse.



Koppelingen Het gaat erom met welke andere pakketten, al dan niet van dezelfde leverancier, een koppeling aanwezig is.



Met ERP systemen? Zo ja specificeren welke systemen.

Met logistieke systemen? Zo ja specificeren welke systemen.

Met relatiebeheer systemen (CRM)? Zo ja specificeren welke systemen.

Met personeels-informatiesystemen (HRM)? Zo ja specificeren welke systemen.

Met projectadministraties? Zo ja specificeren welke systemen.

Met salarissystemen? Zo ja specificeren welke systemen.

Met service/onderhouds-administraties? Zo ja specificeren welke systemen.

Met overige systemen? Zo ja specificeren welke systemen.

Branchegerichte eigenchappen > Accountancy Specifiek gericht op accountantskantoren zijn de volgende eigenschappen in kaart gebracht.



Is er een apart licentiemodel voor accountantskantoren? Zo ja specificeren opbouw. Als accountant heeft u te maken met vele administraties en vaak met meerdere gebruikers. Het licentiemodel is daarom een belangrijk aandachtspunt denken wij. Let hierbij ook op de onderhoudskosten die in rekening worden gebracht.

Is automatische conversie van vorige versies van hetzelfde pakket mogelijk? Zo ja, specificeren vanaf welke versies.

Is automatische conversie van andere pakketten mogelijk? Zo ja, specificeren vanaf welke pakketten.

Is het pakket al operationeel bij accountantskantoren en zo ja bij hoeveel kantoren?

Zijn referenties opvraagbaar?

Accountancy functies

Wordt een cliëntenversie geleverd met import- en exportfaciliteiten? Het gaat er om dat cliënten zelf kunnen muteren op hun locatie. Het moet mogelijk zijn dat de accountant deze stand overhaalt, mutaties



aanbrengt en de stand weer terugzet.

Is sprake van on-line samenwerken met cliënten (via internet)?

Is de functie Uitwerken kolommenbalans aanwezig? Met als basis een kolommenbalans moet de Accountant de (periodieke en jaarlijkse) verslaggeving kunnen uitwerken. Dit kunnen voorafgaande journaalposten zijn maar ook aantekeningen bij bepaalde (grootboek)rekeningen.

Kan de saldibalans van andere pakketten geïmporteerd worden in het pakket?

Is een vennotenadministratie aanwezig?

Is het voeren van een mineralenboekhouding mogelijk?

Is een jaarrekening conform inrichtingseisen vanuit het pakket aan te maken?

Zijn publicatiestukken voor de KvK vanuit het pakket aan te maken?

Kan gewerkt worden met Multi-cliënt bankafschriften? Het gaat er om in één keer bankafschriften van meerdere cliënten te verwerken met het pakket (module telebankieren). De accountant moet dan wel een overeenkomst aangaan met de cliënten en de betreffende bank.

Accountancy controles

Is de Chi-kwadraattoets aanwezig? Controle op gefingeerde getallen. Deze toets gaat ervan uit dat in gefingeerde cijfers wetmatigheden voorkomen die in reële cijfers ontbreken.

Wordt voldaan aan de wettelijke bewaar- en opvraagtermijnen, oftewel een betrouwbare archivering?

Is er een MOT controle opgenomen? Melding Ongebruikelijke Transacties.

Is er controle op afboeken debiteuren en crediteuren buiten kas-, banken giro dagboeken?

Is een kruistabel dagboeken en grootboek opgenomen? Geeft aan via welke dagboeken de individuele grootboekrekeningen zijn geboekt.

Is een verslag opgenomen van boekingen waarbij afgeweken is van de vaste (tegen)rekening van de debiteur of crediteur?

Zijn overige accountancy controle aanwezig? Zo ja, specificeren welke controles

Samenwerken met cliënten



Kunnen cliënten (op afstand via internet) toegang krijgen tot het pakket? Zo ja, specificeren op welke wijze.

Kunnen cliënten zelf boekingen vastleggen binnen het pakket?

Zijn er separate boekingsschermen voor cliënten aanwezig?

Kunnen cliënten zelf rapporten opvragen?

Kunnen periodes afgesloten worden voor cliënten? Waarbij de accountant nog wel kan boeken.

Is er een aparte autorisatie voor cliënten? Zo ja, graag specificeren op welke wijze dit geregeld is.

Is er een autorisatie mogelijk voor het wijzigen van basisgegevens? Het gaat erom dat het mogelijk moet zijn te voorkomen dat cliënten bepaalde basisgegevens toevoegen, wijzigen of zelfs verwijderen, zoals een grootboekrekening.

Is communicatie tussen accountant en cliënt mogelijk via het pakket? Zo ja, specificeren op welke wijze.

Kan per boeking een aparte aantekening worden gemaakt door de accountant en door de cliënt? Het gaat er om dat de accountant en cliënt per boeking aantekeningen kunnen maken voor elkaar.

Kunnen meerdere boekingssjablonen worden aangemaakt voor cliënten? Bijvoorbeeld dagboek met beperkte grootboekrekeningen (zo ja aangeven op welke wijze).

Basisgegevens

Is het kopiëren van rekeningschema’s mogelijk?

Is synchronisatie van rekeningschema’s mogelijk op basis van een centraal rekeningschema? Rekeningschema’s voor cliënten worden dat automatisch bijgewerkt op basis van mutaties in een centraal rekeningschema.

Zijn er basisgegevens die gelden voor alle administraties? Het gaat hier om het eenmalig vastleggen van basisgegevens die vervolgens van toepassing kunnen zijn op alle aanwezige administraties. Bijvoorbeeld een centraal landenbestand en een postcodebestand.

Zijn er meerdere templates beschikbaar? Bijvoorbeeld administratiemodellen voor bepaalde branches. Zo ja, specificeren welke templates.

Is sprake van online digitaal dossierbeheer voor cliënten van accountants? (bijvoorbeeld achteraf raadplegen balans en verzonden BTW-aangifte)

Branchegerichte eigenchappen > Advocatuur





Operationeel bij advocatenkantoren, zo ja aantal opgeven.

Referenties opvraagbaar

Derden gelden administratie

Subadministratie per maatschaplid mogelijk

Koppeling met dossieradministratie (zakenadministratie)

Verschottenadministratie

Branchemodel advocatuur beschikbaar (rekeningschema en mogelijke andere basisgegevens)

Branchegerichte eigenchappen > Bouw



Operationeel bij advocatenkantoren, zo ja aantal opgeven.

Referenties opvraagbaar

Koppeling projectadministratie

G-rekening en boekingen daarop. (De aannemer moet een administratie bijhouden van de onderaanneming, betaalde bedragen en bestede uren. Deel storten op G-rekening).

BTW verlegd regeling (BTW moet opgegeven worden door de hoofdaannemer op zijn BTW aangifte. Op factuur onderaannemer staat alleen BTW verlegd).

Direct boeken op projecten (bijvoorbeeld vanuit het inkoopboek)

Branchemodel bouw beschikbaar (rekeningschema en mogelijk andere basisgegevens)



Bijlage III Overzicht ondersteuning managementrapportages door standaard boekhoudsoftware Onderstaand overzicht geeft inzicht in de mate waarin managementinformatie wordt ondersteund door standaard boekhoudsoftware voor het MKB. Leveranciers van boekhoudsoftware hebben managementrapportages zeker niet allemaal op dezelfde wijze uitgewerkt. Het is daarom aan te raden om voor de aanschaf van een boekhoudpakket voorbeelden op te vragen van geboden managementrapportages. In het volgende hoofdstuk hebben we enkele voorbeelden opgenomen van mogelijke managementrapportages.

Boekhoudsoftware gericht op het MKB Leverancier Pakketnaam Jaar-

rekening Kasstroom-overzicht

Financië-le ratio’s

Liquidi-teitsplan-ning

Export naar rapportage-software

Accept Development BV

Accept MKB Basis Ander pakket Ander pakket Ander pakket

Ander pakket

Aanwezig

AccountView BV AccountView Business, Team en Solo

Aanwezig Account-Reporter

Aanwezig Account-Reporter

AanwezigZelf te definiëren

Optie Aanwezig Caseware, Audtion en PMReport.

Adviesburo L. Th. Post BV

AdfasEM Small Business II

Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Deels Deels Visionplanner met tussenkomst bestand

AFAS ERP Software BV

Profit Small Business Aanwezig Niet aanwezig Deels Via een Analyse in Excel mogelijk

Niet aanwezig

Aanwezig

Asperion Asperion BASIS Niet aanwezig Niet aanwezig Standaard Niet aanwezig

Aanwezig Configureerbaar voor meeste reportgenerators

Assistent Automatisering BV

MKBoek Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Niet aanwezig

Breekveldt Automatisering BV

SupportWin Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig

Cash Software BV CASHWin Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig Caseware, Primaccount, Kluwer, Elsevier en Visionplanner.

CASHWeb Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig Caseware, Primaccount, Kluwer, Elsevier



Leverancier Pakketnaam Jaar-rekening

Kasstroom-overzicht




en Visionplanner.

Davilex Davilex Account Aanwezig Ander pakketDavilex Account Pro

Ander pakket Davilex Account Pro

Niet aanwezig

Aanwezig Audition van UNIT4, Exact en Karma.

Exact Online BV Exact Online Aanwezig (XBRL jaar-rekening)

Niet aanwezig Standaard Niet aanwezig

Aanwezig Caseware, PM-Report. Ook via de XML Auditfile.

Exact Software Nederland BV

Exact Compact Financieel

Niet aanwezig(wel balans, winst- en verliesrek. en interactieve balans.

Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Niet aanwezig (wel export-mogelijkheid naar een XML bestand volgens het Exact schema voor gegevens-uitwisseling)

Gravita PSU Boekhouden V5 Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Niet aanwezig

i-Modulas Software BV i-Modulas Niet aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Aanwezig Niet aanwezig

Informer Software BV Informer Account Plus Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig PM Report

Inventive Systems BV Inventive7 Aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Op basis van .txt en via ODBC

Kleisteen Kleisteen Niet aanwezig Aanwezig Deels Deels Niet aanwezig

Magic Hands BV Magic4Business Financieel

Aanwezig Aanwezig Aanwezig Deels Optie

Mamut BV Mamut One Enterprise E3

Niet aanwezig Niet aanwezig Add-on Niet aanwezig

Aanwezig PM Report

MicroStar BV Microstar Software Aanwezig Verwacht Aanwezig Verwacht Optie via import- en exportmodule. Standaard naar VisionPlanner.

Minipak software Minipak boekhouding Aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Divers, via Auditfile

MINOX Software MINOX voor Windows Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Niet aanwezig

MUIS Software iMUIS Aanwezig Aanwezig in uitbreiding financieel

Aanwezig in uitbreiding financieel

Aanwezig Aanwezig PM Report, Audition, CaseWare, Effect en Infine.




Kasstroom-overzicht




Effect en Infine.

Mutsaars Automatisering

easyFinancieelWindows Aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Via CSV-bestanden.

Nicogram Automatisering BV

KOMAS Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig Visionplanner

osFinancials osFinancials Niet aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig Peportman (open source rapport generator/editor)

Osirius BV Boekhouden Totaal 2011

Niet aanwezig Niet aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Pap Software Pap Aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig volgens eigen systeem

Quadrant Software BV King Business Software Via export naar ander pakket

Niet aanwezig Via export naar ander pakket

Via export naar ander pakket

Aanwezig, Zie www.king.eu onder koppelingen.

Reeleezee Reeleezee Administratie Business

Aanwezig Verwacht Deels Aanwezig Aanwezig Audition CaseWare PM Report Infine

Siel Consultancy Acumulus Aanwezig Aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Simple Software Across (Salaris- en) Boekhoudsoftware

Aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig Niet aanwezig

SkillSource e-Boekhouden.nl Niet aanwezig Niet aanwezig Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig +Accept CaseWare Infine PM Report Audition

SnelStart SnelStart Classic en SnelStart XD

Via SnelStart!Gateway koppelen aan rapport-generator

Aanwezig Vanaf Boek3

Niet aanwezig

Niet aanwezig

Aanwezig Infine Excelcontroller CaseWare Audition

Teamsoft Groep TS-Finance Niet aanwezig Aanwezig Aanwezig Aanwezig Via querytool mogelijkheid van export

Twinfield International NV

Twinfield Export naar jaarrekening-software

Export naar jaarrekening-software

Aanwezig Aanwezig Aanwezig Visionplanner CaseWare Audition PM Report




Kasstroom-overzicht




Add-in Excel en Webservices

UNIT4 Software BV UNIT4 Multivers Via Audition Ander pakket Ander pakket

Ander pakket

Aanwezig Unit4 Audition

WyXX BV WyXX Financieel Niet aanwezig Niet aanwezig Optie Aanwezig Via ASCII export

YSA Administratie Account-YSA Exploitatie, balans en vermogens-verloop over elke periode

Niet aanwezigWel vermogens-verloop

Niet aanwezig

Niet aanwezig

Niet aanwezig

Alle gegevens zijn afkomstig van betreffende leveranciers. We hebben de antwoorden van de leveranciers niet gecontroleerd. U kunt er geen rechten aan ontlenen.



Bijlage IV Voorbeelden van management rapportages

Met dank aan enkele softwareleveranciers laten we u achtereenvolgens voorbeelden zien van de volgende management rapportages met betrekking tot een boekhoudpakket. Op deze manier krijgt u een indruk van de mogelijkheden.

1. Jaarrekening

2. Kasstroomoverzicht

3. Kengetallen voor liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit

4. Liquiditeitsplanning



IV.1. Jaarrekening Voorbeeld IV.1.I Het volgende voorbeeld is ontleend aan een jaarrapport dat in de praktijk verder gaat alleen een jaarrekening. Wij nemen alleen de traditionele balans en winst- en verliesrekening in beschouwing voor dit voorbeeld.



IV.1. Jaarrekening Voorbeeld IV.1.I (vervolg)



IV.1. Jaarrekening

Voorbeeld IV.1.II Het volgende voorbeeld is ontleend aan een jaarrapport dat in de praktijk verder gaat alleen een jaarrekening, vandaar ook de vermelding van het werkkapitaal. En er is sprake van een toelichtende tekst.



IV.1. Jaarrekening Voorbeeld IV.1.III Het volgende voorbeeld is evenals het vorige ontleend aan een jaarrapport dat in de praktijk verder gaat alleen een jaarrekening. In dit geval worden de resultaten van het boekjaar vergeleken met de cijfers van het boekjaar ervoor. En is er sprake van een toelichtende tekst.



IV.2. Kasstroomoverzicht

Voorbeeld IV.2.I



IV.3. Kengetallen voor liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit

Voorbeeld IV.3.I




Voorbeeld IV.3.II

Zie volgende pagina voor vervolg kengetallen.




Voorbeeld IV.3.II (vervolg)

Zie volgende pagina voor vervolg kengetallen.




Voorbeeld IV.3.II (vervolg)



IV.4. Liquiditeitsplanning

Voorbeeld IV.4.I

Bovenstaande is ook uitgedrukt in onderstaande grafiekvorm.

(Bron: Cash Software)

boekhoudsoftware en assurance - softwarepakketten en... · de ondernemer zelf. een boekhoudhouding...

Documents