bo quy trinh phong sau dai hoc 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

QUI TRÌNH

QUẢN LÝ HỒ SƠ – CÔNG VĂN VÀ ĐƯA THÔNG TIN LÊN WEBSITE

MÃ SỐ NGÀY HIỆU LỰC

: : 24/05/2013

PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU

Soạn thảo Hoàn thiện Phê duyệt

ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Huỳnh Đức Thiện

PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen

BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày sửa

đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực

3/2013 24/05/2013 24/05/2013

Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết

1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ –

CÔNG VĂN VÀ ĐƯA THÔNG TIN LÊN WEBSITE

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1. Mục đích: Quy trình này quy định cho việc quản lý công văn – hồ sơ của Phòng Sau đại học

2. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học.

3. Tài liệu tham khảo: - TCVN ISO 9001:2008, mục .... - Các loại văn bản khác liên quan trực tiếp đến quy trình

4. Nội dung Quy trình 4.1. Tóm tắt quy trình:

Bước 1 Chuyên viên soạn thảo/nhận công văn đến, công văn đi

Bước 2 Lãnh đạo Phòng xem xét, hoàn thiện

Bước 3 Trình Ban giám hiệu ký duyệt/báo cáo

Bước 4 Chuyên viên vào sổ, số hóa công văn

Bước 5 Lưu và chuyển đến các cơ quan/đơn vị/cá nhân liên quan

Bước 6 Đưa thông tin lên website của Phòng 4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:

Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân

chịu trách nhiệm Thời gian thực

hiện CÔNG VĂN ĐI, HỒ SƠ

1 - Soạn thảo công văn, quyết định và các loại văn bản theo nội dung công việc

- Nhận, sắp xếp, xử lý hồ sơ.

Chuyên viên

Theo nội dung công văn

2 - Trình lãnh đạo Phòng xem xét, ký Chuyên viên Theo nội dung

2

hoặc ký nháy; - Trình Ban giám hiệu phê duyệt

Lãnh đạo phòng

công văn

3 Lấy số công văn, quyết định; số hóa công văn, quyết định,văn bản; vào sổ lưu

Chuyên viên Theo nội dung công văn

4 - Photocopy công văn, quyết định, văn bản; đóng dấu, gửi theo thành phần có trong công văn, quyết định, văn bản; lưu Phòng HC-TH, phòng SĐH - Báo cáo lãnh đạo phòng khi hoàn tất công việc

Chuyên viên Theo nội dung công văn

CÔNG VĂN ĐẾN 1 - Nhận công văn về Phòng Chuyên viên

2 - Phân loại theo nội dung yêu cẩu của công văn

Chuyên viên

3 - Trình báo cáo lãnh đạo phòng Chuyên viên

4 - Lãnh đạo Phòng xử lý theo thẩm quyền và nội dung của công văn.

Trưởng Phòng

5 - Lãnh đạo phòng triển khai công việc theo nội dung đến từng thành viên trong phòng

Lãnh đạo phòng

6 - Lưu vào hồ sơ quản lý công văn đến Chuyên viên

ĐƯA THÔNG TIN LÊN WEBSITE

1 - Trình lãnh đạo phòng xem, ký duyệt trước

khi đưa thông tin lên website

Chuyên viên Theo nội dung và

tiến độ công việc

2 - Đưa thông tin lên website Trường theo

nội dung đã được phê duyệt

Webmaster của phòng

3 - Lưu văn bản đưa lên website tại file lưu

công văn của phòng SĐH

Webmaster của phòng

5. Lưu hồ sơ: - Hồ sơ được chuyển Ban Giám hiệu để báo cáo - Lưu Phòng Hành chính – Tổng hợp - Lưu Phòng Sau đại học

3


QUI TRÌNH MỞ NGÀNH SAU ĐẠI HỌC


: : 24/05/2013






Ngày sửa


3/2013 24/05/2013 24/05/2013


4

QUY TRÌNH

MỞ NGÀNH SAU ĐẠI HỌC

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :


4. Mục đích: Quy trình này quy định cho việc thực hiện mở mã ngành đào tạo mới cho các bậc học

cao học và nghiên cứu sinh theo Quy chế đào tạo sau đại học của ĐHQG-HCM hiện hành.

5. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học và các đơn vị có liên quan trong Trường.

6. Tài liệu tham khảo: 6.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng

08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 6.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07

tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 6.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày

05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM). 6.4. Thông tư số 38/2010/TT-BGDĐT, ngày 22 tháng 12 năm 2010, Quy định điều kiện, hồ

sơ, quy trình cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết định cho phép đào tạo các ngành hoặc chuyên ngành trình độ thạc sĩ, trình độ tiến sĩ

6.5. Thông tư số 04 /2012/TT-BGDĐT, ngày 15/2/2112 v/v Ban hành Danh mục giáo dục, đào tạo cấp IV trình độ thạc sĩ, tiến sĩ.


Bước 1 Các đơn vị đăng ký mở ngành đào tạo SĐH mới

Bước 2 Phòng SĐH gửi mẫu hồ sơ mở ngành đến các đơn vị, tư vấn về thủ tục, quy trình xây dựng đề án mở ngành cho

các đơn vị

Bước 3 Các đơn vị tổ chức họp Hội đồng KH – ĐT, thành lập Ban xây dựng đề án mở ngành đào tạo SĐH

Bước 4 Các đơn vị nộp đề án mở ngành về phòng SĐH. Phòng SĐH kiểm tra, phối hợp với đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ xin

mở ngành đào tạo SĐH

Bước 5 Phòng SĐH mời 2 chuyên gia đọc phản biện, lấy nhận

5

xét bằng văn bản về đề án xin mở ngành đào tạo SĐH

Bước 6 Phòng SĐH kiểm tra hồ sơ sau phản biện và trình Hiệu trưởng xin ý kiến chỉ đạo

Bước 7 Phòng SĐH trình Hiệu trưởng lập Hội đồng Khoa học thẩm định đề án mở ngành cấp Trường

Bước 8 Phòng SĐH chuyển hồ sơ xin đăng ký mở ngành đào tạo SĐH đến ĐHQG.HCM

Bước 9 ĐHQG.HCM tiến hành thủ tục thẩm định đề án mở ngành, gửi kết quả thẩm định về trường.

Bước 10 Phòng SĐH trình Hiệu trưởng và thông báo đến đơn vị liên quan sau khi nhận kết quả trả lời của ĐHQG

Bước 11 Phòng SĐH phối hợp với đơn vị xây dựng đề án hoàn thiện đề án, gửi lại ĐHQG.HCM ra quyết định giao

nhiệm vụ đào tạo.

4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình:



hiện 1 - Các đơn vị đăng ký mở ngành đào tạo

SĐH mới - Các Khoa/Bộ môn Theo kế hoạch

của đơn vị 2 - Phòng SĐH tổ chức tư vấn cho các đơn vị

có nhu cầu xin đăng ký mở ngành SĐH. - Phòng SĐH gửi mẫu hồ sơ mở ngành đến các đơn vị

- Phòng SĐH - Các Khoa/Bộ môn

3 - Các đơn vị tổ chức xây dựng đề án xin mở ngành đào tạo SĐH - Thành lập Ban đề án để triển khai xây dựng đề án.

- Các Khoa/Bộ môn

4 - Các đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ xin mở ngành đào tạo SĐH và nộp lại cho Phòng SĐH

- Các Khoa/Bộ môn

5 - Phòng SĐH tiến hành kiểm tra hồ sơ mở ngành, hướng dẫn bổ sung hoặc sửa chữa đề án theo đúng quy định của Đại học Quốc Gia (nếu có)

- Phòng SĐH - Cấp Khoa/Bộ môn

6 Phòng SĐH mời 2 chuyên gia đọc phản - Phòng SĐH 07 ngày , kể từ

6

biện đề án xin mở ngành đào tạo SĐH của đơn vị xin đăng ký.

sau khi nhận hồ sơ hoàn chỉnh của Khoa

7 - Nhận kết quả phản biện độc lập và chuyển kết quả về đơn vị để chỉnh sửa đề án

- Phòng SĐH Sau khi có nhận xét phản biện

8 Phòng SĐH kiểm tra lại hồ sơ và trình Hiệu trưởng xin ý kiến chỉ đạo

- Phòng SĐH Sau khi Khoa/ Bộ môn đã bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ đăng ký mở ngành đào tạo theo góp ý của cán bộ phản biện.

9 Hiệu trưởng ra quyết định Lập Hội đồng Khoa học thẩm định cấp Trường

- Hiệu trưởng - Phòng SĐH

10 - Chuyển hồ sơ xin đăng ký mở ngành đào tạo SĐH lên ĐHQG TP.HCM.

- Phòng SĐH

Tháng 3 và tháng 9 hàng năm

11 ĐHQG.HCM tiến hành thủ tục thẩm định đề án mở ngành, gửi kết quả thẩm định về trường.

ĐHQG.HCM

12 - Phòng SĐH trình Hiệu trưởng kết quả thẩm định và thông báo đến Khoa liên quan.

Phòng SĐH Sau khi có quyết định của ĐHQG

13 Phòng SĐH phối hợp với đơn vị xây dựng đề án hoàn thiện đề án, gửi lại ĐHQG.HCM ra quyết định giao nhiệm vụ đào tạo.

- Phòng SĐH - ĐHQG.HCM

7

5.1. Lưu đồ:

TT Sơ đồ quá trình Trách nhiệm

1.

Phòng SĐH và các đơn vị có nhu cầu

2.

Các Khoa/Bộ môn

3.

Phòng SĐH

4.

Phòng SĐH

5.

Phòng SĐH

6.

Phòng SĐH

Soạn đề án

Lập Ban biên soạn đề án

Gửi phản biện độc lập

Hội đồng cấp Trường

Chuyển đề án lên ĐHQG-HCM

Chuyển đơn vị

8

6. Lưu hồ sơ: hồ sơ được lưu tại Phòng SĐH, Khoa/ Bộ môn xây dựng đề án trong suốt quá

trình xây dựng đề án và tổ chức đào tạo.. 7. Phụ lục: Các biểu mẫu

7.1.1. Quy chế Bộ Giáo dục và đào tạo (kèm theo quyết định 02/QĐ-BGD&ĐT ngày 29 tháng 01 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT.

7.1.2. Quy chế Đại học Quốc gia (kèm theo quyết định 67/QĐ-ĐHQG/ĐT ngày 12 tháng 04 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

7.1.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

7.1.4. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

7.1.5. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).

7.1.6. Quy định mở ngành SĐH của ĐHQG-HCM 7.1.7. Danh mục mã ngành đào tạo SĐH của Bộ Giáo dục và đào tạo năm 2012

9


QUI TRÌNH TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC


: : 24/05/2013






Ngày sửa


3/2013 24/5/2013 24/5/2013

Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết

10

QUI TRÌNH

TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 7. Mục đích: Thống nhất những nội dung công việc phải thực hiện trong các kỳ thi

tuyển sinh Sau đại học 8. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học và các đơn vị/cá nhân có liên quan. 9. Tài liệu tham khảo:

• Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

• Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

• Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).

• Quyết định số 60/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH, ngày 28 tháng 11 năm 2011 của ĐHQG.HCM về việc sửa đổi một số điều trong Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).

• Quy chế tạm thời về tuyển sinh sau đại học của ĐHQG.HCM, Ban hành kèm theo Quyết định số 69/ĐHQG-SĐH ngày 12/04/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

• Quyết định số 134/QĐ/ĐHQG-SĐ của Giám đốc đại học quốc gia TP.HCM về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế tạm thời tuyển sinh sau đại học ngày 12/04/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

10. Chữ viết tắt: - BTKT: Bổ túc kiến thức - NCS: Nghiên cứu sinh - QĐ: Quyết định - TS: Tuyển sinh - SĐH: Sau đại học - CTS: Chuyển tiếp sinh - ĐHQG. HCM: Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh - PBD: Phiếu báo danh - HĐTS: Hội đồng tuyển sinh

11. Nội dung quy trình

11

5.1. Tóm tắt quy trình:

Bước 1 Ra thông báo tuyển sinh

Bước 2 Thành lập Hội đồng tuyển sinh, Ban Thanh tra tuyển sinh, Ban thư ký tuyển sinh

Bước 3 Phát hành hồ sơ tuyển sinh

Bước 4 Nhận và xử lý hồ sơ tuyển sinh

Bước 5 Thành lập các tiểu ban chuyên môn

Bước 6 Tổ chức thi tuyển

Bước 7 Tổ chức chấm thi

Bước 8 Nhập kết quả thi

Bước 9 Họp Hội đồng xét duyệt kết quả thi

Bước 10 Báo cáo kết quả lên ĐHQG-HCM

Bước 11 Công bố kết quả thi và điểm chuẩn tuyển sinh

Bước 12 Gửi giấy báo điểm thi đến thí sinh

Bước 13 Tổ chức chấm phúc khảo

Bước 14 Ra quyết định công nhận trúng tuyển và thông báo nhập học cho học viên trúng tuyển

Bước 15 Gửi Quyết định trúng tuyển và giấy báo nhập học đến học viên


Bước Nội dung thực hiện Thời gian thực hiện Đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm

1. Soạn thảo Thông báo tuyển sinh, thoâng baùo chuyeån tieáp sinh cao hoïc; trình kyù thoâng baùo Tuyeån sinh vaø công khai Thông báo tuyển sinh trên website Trường

Tháng 1 và tháng 6 hàng năm.

Phòng SĐH

2. Göûi thoâng baùo tuyeån sinh ñeán caùc cô quan, đơn vị và báo cáo ĐHQG.HCM

Ngay sau khi ban haønh Thoâng baùo tuyeån sinh

Phòng SĐH

3. Göûi coâng vaên ÑHQG ñeà cöû ngöôøi tham gia Ban chæ ñaïo TS SÑH

Theo lịch ĐHQG-HCM

Hiệu trưởng Phòng SĐH

4. - Quyeát ñònh thaønh laäp Hoäi ñoàng tuyeån Tháng 1 và tháng 7 - Hiệu trưởng

12

sinh SÑH Tröôøng và Ban Thanh tra - Quyết định thành lập Ban Thư ký

hàng năm - Chủ tịch Hội đồng TSSĐH.

5. Xeáp hoà sô tuyeån sinh thaønh boä, ñaùnh soá hoà sô

Tieán haønh song song vôùi vieäc göûi thoâng baùo

Phòng SĐH

6. Phaùt haønh hoà sô tuyeån sinh, thu leä phí, ghi biên lai, nhaäp danh saùch biên lai, thoáng keâ biên lai noäp về phòng KH-TC

Sau khi hoaøn taát vieäc chuẩn bị hoà sô vaø nhận bieân lai từ phoøng KH-TC

Ban Thư ký tuyển sinh

7. Tröïc ñieän thoaïi, tö vaán tuyeån sinh Töø thôøi gian ra thoâng baùo ñeán ngaøy tổ chức thi tuyển.

Phòng SĐH

8. Nhaän hoà sô ñaêng kyù döï thi, thu leä phí, ghi biên lai, nhaäp danh saùch biên lai, thoáng keâ biên lai noäp phoøng KH-TC

Theo lịch ghi trong Thông báo tuyển sinh


9. Nhaän hoà sô chuyeån tieáp sinh, lệ phí xét tuyển CTS



10. Thoâng baùo oân taäp, thu leä phí, ghi biên lai, nhaäp danh saùch biên lai, thoáng keâ biên lai noäp phoøng KH-TC

Theo thoâng baùo TS Ban Thư ký tuyển sinh

11. Leân keá hoaïch môû lôùp BTKT, môøi GV, xeáp lòch hoïc, phoøng hoïc, thoâng baùo thôøi khoaù bieåu đến thí sinh ñaêng kyù BTKT



12. Xeáp lòch thi BTKT, göûi baøi cho GV, leân keát quûa thi thoâng baùo cho thí sinh, laøm baûng ñieåm BTKT cho töøng thí sinh

Sau khi kết thúc lịch học


13. Leân keá hoaïch môû lôùp oân taäp caùc moân cô baûn, cô sôû, ngoaïi ngö,õ saép xeáp lòch hoïc, phoøng hoïc



14. Saép xeáp ngöôøi tröïc xeùt bieân lai, laáy micro, nöôùc uoáng cho giaûng vieân caùc lôùp oân taäp

2 tuaàn ñaàu khi lôùp oân taäp baét ñaàu


NHAÄP HOÀ SÔ, IN PBD, CHUAÅN BÒ CAÙC VAÊN BAÛN

15. Nhaäp hoà sô vaøo phần mềm tuyển sinh, kieåm tra hoà sô, loaïi caùc hoà sô khoâng ñuû ñieàu kieän döï thi

Sau khi kết thúc nhận hồ sơ


16. Xeáp hoà sô theo thöù töï ABC, ruùt hình laøm PBD vaø phong bì döï thi

Sau khi kết thúc việc nhập hồ sơ


17. Taïo soá baùo danh cho thí sinh döï thi caùc ngaønh

Ít nhất 10 ngày trước tuyển sinh


13

18. Xeáp phoøng thi, in PBD, daùn hình PBD, ñoùng daáu, boû phong bì, göûi PBD



19. Daùn danh saùch thí sinh döï thi ôû baûng Thoâng baùo

Sau khi göûi xong PBD


20. Ra quyết định thành lập các tiểu ban phục vụ kỳ thi

01 tháng trước tuyển sinh

Chủ tịch HĐTS

21. Göûi coâng vaên ñeà cöû thaønh vieân ra ñeà cho caùc Khoa/Bộ môn

01 tháng trước tuyển sinh

Chủ tịch HĐTS

22. Gửi hợp đồng ra đề, phong bì ñeà thi, phong bì ñaùp aùn, photo ñeà cöông gửi CB ra đề thi

Sau ngaøy keát thuùc nhaän hoà sô

Chủ tịch HĐTS

23. Ra quyết định thành lập tiểu ban ra đề thi, chấm thi.

Sau ngaøy keát thuùc nhaän hoà sô

Chủ tịch HĐ – Thường trực HĐTS

24. Göûi caùc vaên baûn lieân quan ñeán TSSĐH cho ÑHQG Tp. HCM


Thường trực HĐTS

25. Xeáp hoà sô cho phoøng thi (caùc loaïi danh saùch, biên bản, báo cáo nhanh …) xeáp giaáy thi, hoà sô phoøng HÑ, phòng laøm ñeà…

01 tuần trước ngày tuyển sinh


TUYEÅN SINH 26. Hoïp caùc tieåu ban chuyeân moân tröôùc

tuyeån sinh 1 tuaàn tröôùc TS HĐ, Các tiểu ban

chuyên môn, Ban thanh tra, Ban thư ký

27. Laøm ñeà, nhaân ñeà, ñoùng goùi Trong thời gian tổ chức kỳ thi

Ban đề thi, Ban Thanh tra

28. Tröïc ñeà thi taïi caùc buoåi thi Trong thời gian tổ chức kỳ thi

Trưởng các tiểu ban ra đề thi

29. Thuø lao CB coi thi, phuïc vuï TS, thuø lao Hoäi ñoàng, caùc TB chuyeân moân

Trong thời gian tổ chức kỳ thi

Ban CSVC

30. Tröïc ñoùng daáu, danh saùch, PBD Trong thời gian tổ chức kỳ thi

Theo QĐ của HĐTS

31. Tổ chức xét tuyển NCS Theo kế hoạch tuyển sinh

Các Tiểu ban xét tuyển NCS, Tiểu ban Thanh tra, Tiểu ban thư ký

COÂNG TAÙC CHAÁM THI, XÖÛ LYÙ KEÁT QUAÛ TS

34. Leân lòch chaám thi, göûi QÑ chaám thi 01 tuần trước ngày tuyển sinh

Chủ tịch HĐTS – Thường trực HĐTS

35. Tạo phách bài thi Trước ngày chấm thi Ban Thư ký tuyển sinh

36. Toå chöùc chaám thi Theo Kế hoạch tuyển sinh

Ban chấm thi, Ban thư ký

37. Raùp phaùch, nhaäp keát quaû thi vaøo phaàn meàm

Theo Kế hoạch tuyển sinh


38. Kiểm tra kết quả thi trước khi ra quyết Sau khi nhập kết quả Ban Thư ký tuyển

14

định công nhận kết quả vào phần mềm sinh 39. Hoïp HÑ xeùt duyeät keát quaû tuyeån sinh Sau khi có kết quả

cuối cùng HĐTS

40 Baùo caùo kết quả thi leân ÑHQG Theo Kế hoạch tuyển sinh

Thường trực HĐ

41. Baùo caùo danh saùch ñeà nghò truùng tuyeån NCS vaø hoà sô NCS leân ÑHQG



42. Coâng boá keát quaû thi, ñieåm chuaån Theo Kế hoạch tuyển sinh

Chủ tịch HĐ

43. Göûi giaáy baùo ñieåm thi cho thí sinh (coù ñieåm chuaån vaø thoâng baùo thôøi gian phuùc khaûo)


phòng SĐH

44. Nhaän ñôn phuùc khaûo Theo Kế hoạch tuyển sinh


45. Thoáng keâ soá löôïng baøi phuùc khaûo, ra QÑ thaønh laäp Tiểu ban chaám phuùc khaûo, môøi chaám phuùc khaûo



47. Tổ chức chaám phuùc khaûo Theo Kế hoạch tuyển sinh

Ban Thư ký tuyển sinh, Ban chấm phúc khảo

48. Coâng boá keát quaû Phúc khảo, baùo caùo ÑHQG



49. Nhaäp danh saùch CTS vaø ngöôøi nöôùc ngoaøi vaøo phaàn meàm. Baùo caùo keát quaû truùng tuyeån sau Phúc khảo leân ÑHQG (neáu coù) Baùo caùo danh saùch truùng tuyeån cuối cùng leân ÑHQG



50. Chuyeån danh saùch truùng tuyeån thaønh hoïc vieân cao hoïc Ra quyeát ñònh coâng nhaän hoïc vieân cao hoïc Göûi giaáy baùo truùng tuyeån cho cao ho ̣c vaø NCS



51. QÑ giao ñeà taøi vaø ngöôøi höôùng daãn cho NCS

Thaùng 9/2008 Phòng SĐH Các Khoa/Bộ môn

52. Khai giaûng vaø phaùt baèng toát nghieäp caùc khoaù

Phòng SĐH Các Khoa/Bộ môn

12. Danh mục các biểu mẫu sử dụng trong quy trình:

SDH-01: Mẫu đề thi và đáp án SDH -02: Mẫu biên bản xử lý thí sinh vi phạm quy chế thi SDH -03: Mẫu giấy cam đoan SDH -04: Mẫu bảng phân bổ cán bộ coi thi

15

SDH -05: Mẫu thông báo thời gian thi và những điều lưu ý cán bộ coi thi SDH -06: Mẫu lịch thi SDH -07: Mẫu biên bản bàn giao đề thi SDH -08: Mẫu biên bản chọn đề thi SDH -09: Mẫu biên bản chấm thi

16


QUI TRÌNH IN SAO ĐỀ THI TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC


: : 24/05/2013



PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen


Soạn thảo Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu lực

3/2013 24/05/2013 24/05/2013


17

QUY TRÌNH IN SAO ĐỀ THI TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :


13. Mục đích: Quy định thống nhất những công việc phải thực hiện trong việc làm đề thi cho các kỳ thi tuyển sinh Sau đại học

14. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học , Hội đồng tuyển sinh Sau đại học và cá nhân có liên quan

15. Tài liệu tham khảo: 15.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05

tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 15.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT

ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 15.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM) 15.4. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định 1020/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 23 /10/2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM)

3.5. Quy chế tuyển sinh Ban hành kèm theo Quyết định số 69/ĐHQG-SĐH ngày 12/04/2001 của Giám đốc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh


Bước 1 Thường trực Hội đồng TSSĐH bàn giao đề thi cho Trưởng Tiểu ban in sao đề thi

Bước 2 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi chọn ngẫu nhiên 01 đề thi chính thức và 01 đề thi dự bị

Bước 3 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi tổ chức kiểm tra đề thi, lập biên bản kiểm tra đề thi trước khi in sao.

Bước 4 Tiểu ban in sao đề thi tổ chức định dạng đề thi theo mẫu thống nhất, kiểm tra các lỗi kỹ thuật (nếu có).

Bước 5 Tiểu ban in sao đề thi tiến hành in sao đề thi, kiểm tra số lượng đề thi phân phối cho từng phòng thi

18

Bước 6 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi đóng gói, bảo quản tất cả tài liệu, giấy tờ liên quan theo chế độ mật

Bước 7 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi bàn giao thùng đựng túi bài thi cho Tiểu ban coi thi



chịu trách nhiệm Thời gian thực hiện

1 Thường trực Hội đồng TSSĐH bàn giao đề thi cho Trưởng Tiểu ban in sao đề thi

.Thường trực HĐTS + Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra

2 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi chọn ngẫu nhiên 01 đề thi chính thức và 01 đề thi dự bị

Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra

3 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi tổ chức kiểm tra đề thi, lập biên bản kiểm tra đề thi trước khi in sao.

Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra

4 Tiểu ban in sao đề thi tổ chức định dạng đề thi theo mẫu thống nhất, kiểm tra các lỗi kỹ thuật (nếu có).

Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra

5 Tiểu ban in sao đề thi tiến hành in sao đề thi, kiểm tra số lượng đề thi phân phối cho từng phòng thi, đóng gói, niêm phong túi đựng bài thi, niêm phong thùng đựng túi bài thi.


6 Sau khi đóng gói, niêm phong đề thi, Trưởng Tiểu ban in sao đề thi có nhiệm vụ đóng gói, bảo quản tất cả tài liệu, giấy tờ liên quan đến đề thi theo chế độ mật.

Trưởng Tiểu ban in sao đề thi

7 Trưởng Tiểu ban in sao đề thi bàn giao thùng đựng túi bài thi cho Tiểu ban coi thi

Trưởng Tiểu ban in sao đề thi + Đại diện Tiểu ban coi thi + Đại diện Tiểu ban Thanh tra

8 Tiểu ban in sao đề thi được cách ly và chỉ được rời khỏi địa điểm in sao đề thi khi thời gian mở đề thi môn thi cuối cùng đã được 120 phút.


19


QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỌC VIÊN SAU ĐẠI HỌC


: : 24/05/2013






Ngày sửa


3/2013 24/05/2013 24/05/2013


20

QUI TRÌNH

QUẢN LÝ HỌC VIÊN SAU ĐẠI HỌC

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :


16. Mục đích: Quy trình này quy định việc quản lý quá trình đào tạo học viên cao học và nghiên cứu

sinh theo Quy chế đào tạo sau đại học của ĐHQG-HCM hiện hành.

17. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho việc quản lý học viên cao học của các chuyên ngành đào tạo trình độ

thạc sĩ và tiến sĩ của Trường ĐH. KHXH&NV – ĐHQG.HCM.

18. Tài liệu tham khảo: - Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày

05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. - Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT

ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. - Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM). - Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định số 1020/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 10/ 09 /2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM) - Cẩm nang sau đại học – tài liệu lưu hành nội bộ Trường ĐH. KHXH&NV –

ĐHQG.HCM


Bước 1 Tạo danh sách học viên theo từng chuyên ngành

Bước 2 Tạo mã số + nhập thông tin học viên

Bước 3 Lập kế hoạch học tập toàn khóa

Bước 4 Gửi danh sách, quyết định công nhận học viên và các biểu mẫu liên quan về Khoa/Bộ môn để phối hợp

quản lý học viên

Bước 5 Cấp thẻ học viên

Bước 6 Quản lý học vụ (kết quả học tập, tiến độ học tập, nghiên cứu, xử lý các trường hợp học vụ, tổ chức bồi

dưỡng sau đại học…)

21

Bước 7 Tổ chức xét đề cương luận văn cho học viên

Bước 8 Ra quyết định giao đề tài luận văn và cán bộ hướng dẫn luận văn

Bước 9 Gửi Quyết định giao đề tài đến Khoa/Bộ môn, học viên và cán bộ hướng dẫn khoa học




hiện 1 Chuyển danh sách thí sinh trúng tuyển

thành danh sách học viên theo từng ngành Phòng SĐH Tháng 7 và 12

hàng năm 2 Tạo mã số học viên, nhập thông tin học

viên vào phần mềm và sổ quản lý Phòng SĐH Tháng 7và 12

hàng năm 3 Gửi thông báo nhập học đến học viên

Phối hợp với phòng KH-TC làm thủ tục nhập học, thu học phí.

Phòng SĐH Phòng KH-TC

Tháng 7 và 12 hàng năm

4 Lập kế hoạch học tập toàn khoá Phòng SĐH Tháng 7 và 12 hàng năm

5 Gửi danh sách học viên, kế hoạch học tập toàn khóa, cẩm nang SĐH và Sổ tay học viên về Khoa/Bộ môn để Khoa/ bộ môn phối hợp quản lý

Phòng SĐH Tháng 7 và 12 hàng năm

6 Khoa/Bộ môn triển khai kế hoạch học tập đến học viên và lên lịch học chi tiết

Khoa/Bộ môn Tháng 08-12 hàng năm

7 Làm thẻ học viên, thẻ thư viện cho học viên

Phòng SĐH Tháng 08-12 hàng năm

8 Quản lý học vụ: Lịch học, kết quả học tập, những thay đổi (nếu có) trong quá trình học tập

Phòng SĐH Tháng 09- 01 hàng năm

9 Tổng hợp bảng điểm theo đợt và gửi về khoa/bộ môn

Phòng SĐH Sau mỗi đợt học tập trung

10 Thông báo kế hoạch xét đề cương Nhận kế hoạch xét duyệt đề cương từ các khoa, theo dõi quá trình xét đề tài luận văn

Phòng SĐH Khoa/Bộ môn

Tháng 10-02 hàng năm

11 Rà soát tên đề tài, số lượng học viên, tỷ lệ Phòng SĐH Tháng 11 - 03

22

học viên/cán bộ hướng dẫn, Trình hiệu trưởng ra quyết định

hàng năm

12 Ra quyết định công nhận đề tài và cán bộ hướng dẫn khoa học

Hiệu trưởng Tháng 03 và 11 hàng năm

13 Gửi quyết định giao đề tài và cán bộ hướng dẫn về Khoa, CB hướng dẫn và học viên

Phòng SĐH Khoa/ Bộ môn

Tháng 03 và 11 hàng năm

14 Rà soát số học viên trễ hạn theo khóa học, trình BGH xử lý

Phòng SĐH Hiệu trưởng

Tháng 1 và tháng 9 hàng năm

20. Danh mục các biểu mẫu sử dụng trong quy trình: SDH-01: Danh sách học viên trúng tuyển SDH-02: Quyết định trúng tuyển SDH-03: Thông báo học phí SDH-04: Cẩm nang sau đại học SDH-05: Sổ tay học viên SDH-06: Kế họach học tập toàn khoá SDH-07: Mẫu giấy xác nhận học viên SDH-08: Mẫu giấy xác nhận học phần SDH-09: Mẫu giấy đăng ký phương thức đào tạo SDH-10: Mẫu báo cáo kế hoạch học tập SDH-11: Mẫu Lý lịch khoa học

23


QUI TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU SINH TIẾN SĨ


: : 24/05/2013



ThS. Hà Thị Minh Thu TS. Trần Văn Thắng



Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu

lực 3/2013 24/05/2013 24/05/2013


24

QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

NGHIÊN CỨU SINH TIẾN SĨ

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 21. Mục đích:

Quy trình này quy định cho việc quản lý quá trình đào tạo cho các nghiên cứu sinh tiến sĩ theo Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ của Giám đốc ĐHQG-HCM. Ban hành kèm theo quyết định số 1020/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 10/ 09 /2010.

22. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho việc quản lý nghiên cứu sinh của tất cả các ngành học trong Trường.



ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 23.3. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định số 1020/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 10/ 09 /2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM) 23.4. Cẩm nang sau đại học – tài liệu lưu hành nội bộ Trường ĐH. KHXH&NV –

ĐHQG.HCM 23.5. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM).

24. Chữ viết tắt: - CBHD: Cán bộ hướng dẫn - CĐTS Chuyên đề tiến sĩ - ĐH: Đại học - ĐVCH Đơn vị chuyên môn - HĐKH: Hội đồng khoa học - QĐ: Quyết định - HPBS: Học phần bổ sung - NCS: Nghiên cứu sinh - LATS: Luận án tiến sĩ - SĐH: Sau đại học - TS: Tiến sĩ - ThS: Thạc sỹ

25


Bước 1 Ra quyết định công nhận NCS, giao đề tài LATS + Cán bộ hướng dẫn khoa học cho NCS

Bước 2 Nhận đăng ký kế hoạch học tập, nghiên cứu toàn khóa của NCS

Bước 3 Quản lý học vụ (kế hoạch học tập, kết quả các môn học thuộc chương trình tiến sĩ, báo cáo tổng quan, những

thay đổi trong quá trình đào tạo)

Bước 4 Tổ chức bảo vệ các chuyên đề tiến sĩ

Bước 5 Lập hồ sơ bảo vệ LATS cấp đơn vị chuyên môn

Bước 6 Tổ chức lấy ý kiến phản biện độc lập luận án tiến sĩ

Bước 7 Hoàn chỉnh hồ sơ trình Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường

Bước 8 Chuyển hồ sơ NCS đến ĐHQG.HCM để xét cấp bằng

Bước 9 Tổ chức cấp bằng tiến sĩ cho NCS



chịu trách nhiệm

Thời gian thực hiện

1 Thủ tục

công nhận NCS

1.1 Phòng SĐH soạn quyết định công nhận NCS + giao đề tài + tập thể hướng dẫn và trình Hiệu trưởng ký duyệt; báo cáo danh sách đến ĐHQG.HCM

1.2 Khoa/Bộ môn trao quyết định cho NCS và tập thể hướng dẫn khoa học.

Phòng SĐH

Khoa/Bộ môn

Tháng 9 và

tháng 12 hàng năm

2 Kế hoạch học tập,

nghiên cứu

2.1 Nhận đăng ký kế hoạch học tập, nghiên cứu toàn khóa của NCS.

2.2 Nhận Báo cáo tình hình học tập, nghiên cứu của NCS.

Khoa/Bộ môn Phòng SĐH

- Chậm nhất 01 tháng sau

ngày khai giảng

- 06 tháng một lần

3 Quản lý

NCS

3.1 Tổ chức quản lý học vụ, xử lý học vụ 3.2 Tổ chức các sinh hoạt khoa học thường kỳ

để NCS báo cáo kết quả nghiên cứu.

Phòng SĐH Khoa/Bộ môn

Theo kế hoạch năm

4 4.1 . Tổ chức học các môn học thuộc chương Phòng SĐH Trong thời

26

Đăng ký học phần

tiến sĩ, báo cáo tổng quan và

chuyên đề tiến sĩ

trình đào tạo tiến sĩ 4.2 Tổ chức cho NCS bảo vệ Báo cáo tổng

quan 4.3 Tổ chức cho NCS viết chuyên đề tiến sĩ

Khoa/Bộ môn Tập thể cán bộ hướng dẫn và

NCS

gian 24 tháng kể từ ngày ra quyết định công nhận

NCS

5 Chấm CĐTS

25.1. Ra quyết định thành lập Tiểu ban chấm CĐTS trình Hiệu trưởng ký.

5.2. Khoa / Bộ môn tổ chức chấm CĐTS

Phòng SĐH

Khoa/Bộ môn

Tháng 3, 6 và tháng 10 hàng

năm

6 Hội đồng

Bảo vệ LATS cấp

ĐVCM

6.1 Nhận và chuyển Hồ sơ đề nghị bảo vệ

LATS cấp ĐVCM đến Phòng SĐH 6.2. Thành lập Hội đồng đánh giá luận án tiến

sĩ cấp ĐVCM. 6.3. Ký quyết định thành lập HĐ chấm luận án

TS cấp ĐVCM

Khoa/Bộ môn

Phòng SĐH

Hiệu trưởng

Khi NCS hoàn thành luận án và

được tập thể CBHD cho phép bảo vệ

7 Tổ chức đánh giá

LATS cấp ĐVCM

7.1. Thông báo cho NCS, tập thể hướng dẫn và các thành viên Hội đồng tiến hành các thủ tục chuẩn bị cho buổi bảo vệ. 7.2. Tổ chức buổi bảo vệ LATS cấp ĐVCM 7.3. Khoa/Bộ môn nhận và chuyển Phòng SĐH Hồ sơ bảo vệ luận án (01 tuần sau ngày NCS bảo vệ)

Phòng SĐH

Phòng SĐH/ Khoa/Bộ môn Khoa/Bộ môn

Trong vòng 30 ngày từ

khi ký quyết định, HĐ đánh giá

LATS phải họp

8 Tổ chức lấy ý kiến phản biện độc lập

luận án

8.1. Trưởng phòng SĐH đề xuất danh sách cán bộ phản biện độc lập luận án, trình Hiệu trưởng phê duyệt. 8.2. Trưởng phòng SĐH gửi luận án đến các cán bộ PBĐL, nhận các bản nhận xét PBĐL từ cán bộ PBĐL 8.3. NCS sửa chữa luận án theo góp ý của cán bộ PBĐL

Trưởng phòng SĐH

Trưởng phòng

SĐH

NCS và hướng dẫn

9 Bảo vệ

LATS cấp Trường

9.1. Khoa/ Bộ môn đề xuất danh sách thành lập Hội đồng chấm LATS cấp Trường (gồm 15 thành viên) và chuẩn bị hồ sơ NCS gửi về phòng SĐH 9.2. Rà soát, hoàn chỉnh hồ sơ NCS 9.3. Trưởng phòng SĐH đề xuất HĐ chấm luận án tiến sĩ cấp Trường (gồm 07 thành viên) trình Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường.

Khoa/Bộ môn

Phòng SĐH


27

9.4. Ký quyết định thành lập Hội đồng chấm luận án tiến sĩ cấp Trường 9.5. Tổ chức buổi chấm luận án cấp Trường

Hiệu trưởng

Phòng SĐH

10 Thẩm định và cấp bằng

tiến sĩ

10.1. Chuyển toàn bộ hồ sơ buổi bảo vệ luận án đến ĐHQG-HCM 10.2. Đại học ĐHQG-HCM thẩm tra kết quả bảo vệ luận án. 10.3. Giám đốc ĐHQG-HCM ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tiến sĩ cho NCS đã bảo vệ thành công luận án

Phòng SĐH

ĐHQG-HCM

02 tuần sau buổi bảo vệ

04 tháng sau khi nhận hồ sơ từ CSĐT

SDH-01: Danh sách NCS trúng tuyển SDH-02: Quyết định trúng tuyển SDH-03: Quyết định Giao đề tài LATS SDH-04: Quyết định CBHD SDH-05: Cẩm nang SĐH SDH-06: Kế họach học tập toàn khoá SDH-07: Quy chế đào tạo bậc NCS SDH-08: Thông báo học phí SDH-09: Mẫu giấy xác nhận NCS SDH-10: Mẫu báo cáo kế hoạch học tập SDH-11: Mẫu Lý lịch khoa học SDH-12: Mẫu đơn xin bảo vệ CĐTS SDH-13: Mẫu đơn xin bảo vệ LATS cấp ĐVCM SDH-14 Mẫu đơn xin bảo vệ LATS cấp Trường SDH-15: Mẫu trang thông tin luận án SDH-16: Mẫu trang bìa, trang 2, CD nội dung luận án

28


QUI TRÌNH QUẢN LÝ MÔN CHUNG ĐẦU RA SAU ĐẠI HỌC


: : 24/05/2103



ThS. Hà Thị Minh Thu



Ngày sửa


3/2013 24/05/2103 24/05/2103


29

QUY TRÌNH QUẢN LÝ MÔN CHUNG ĐẦU RA

SAU ĐẠI HỌC

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :


26. Mục đích: Quy trình quy định trách nhiệm và các bước thực hiện quản lý các khoá học môn

chung đầu ra Sau đại học của Phòng

27. Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho Phòng SĐH và các đơn vị có liên quan trong việc đào tạo các lớp môn

chung đầu ra Sau đại học.



ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT. 28.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-

ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM). 28.4. Quy chế ngoại ngữ tiếng Anh đối với các chương trình đào tạo đại học, sau đại

học không chuyên tiếng Anh (ban hành kèm theo QĐ 51/QĐ- ĐHQG-ĐH&SĐH, ngày 25/1/2011)

29. Nội dung Quy trình 4..1. Tóm tắt quy trình:

Bước 1 Lập kế hoạch đào tạo hằng năm - Trình Hiệu trưởng phê duyệt

Bước 2 Ra thông báo mở lớp

Bước 3 Tổ chức ghi danh cho học viên đăng ký học Lên danh sách lớp, xếp lớp, xếp phòng học

Bước 4 Tổ chức giảng dạy

Bước 5 Tổ chức thi, chấm thi

Bước 6 Công bố kết quả thi

Bước 7 Cấp chứng nhận hoàn thành môn học

30




hiện 1 Lập kế hoạch hằng năm

Trình Hiệu trưởng duyệt Trưởng Phòng SĐH Tháng 03 hàng

năm 2 - Ra thông báo mở lớp môn chung

- Gửi các Khoa/Bộ môn giảng dạy các môn trên để bố trí giảng viên giảng dạy

Trưởng Phòng SĐH Chuyên viên


3 - Làm thủ tục nhận biên lai tại phòng KH-TC, tổ chức ghi danh cho học viên đăng ký học - Phối hợp với phòng KH-TC lập dự toán kinh phí, trình Hiệu trưởng phê duyệt dự toán kinh phí

- Phòng SĐH - Phòng SĐH, Phòng KH-TC


4 - Tổ chức lớp học (Lên danh sách lớp, xếp lớp, xếp phòng học, báo cho giảng viên số phòng và danh sách lớp…)

- Phòng SĐH Theo kế hoạch năm

5 - Tổ chức thi hết môn chung ( Ra thông báo ngày thi cụ thể, Lập danh sách học viên dự thi, xếp phòng thi, nhận bản đề thi, lập ban thư ký (nếu có), danh sách cán bộ coi thi …)

- Phòng SĐH - Phòng KHĐBCL - Phòng TTGD


6 - Tổ chức chấm thi (Làm phách bài thi, chấm thi, ráp fách bài thi, nhập điểm, in kết quả thi, trình lãnh đạo phòng ký duyệt, đóng dấu…) - Công bố kết qủa thi cho học viên (dán bảng thông báo, đưa lên website)

- Ban thư ký coi thi - Phòng SĐH


8 - In chứng nhận kết quả môn học (Lên danh sách những học viên đủ điều kiện nhận chứng chỉ, In chứng chỉ, dán hình lên chứng chỉ, trình Hiệu trưởng ký chứng chỉ/ chứng nhận, chuyển Phòng HC-TH đóng dấu)

- Phòng SĐH - Hiệu trưởng - Phòng HC-TH


31

- Trả chứng nhận môn học cho học viên - Phòng SĐH 9 - Lưu sổ theo dõi việc cấp chứng chỉ /

chứng nhận - Phòng SĐH

32

5.1. Lưu đồ quản lý các lớp môn chung đầu ra SĐH

TT Sơ đồ quá trình Trách nhiệm

7.

1. Trưởng Phòng xin cấp quyết định

2.Hiệu trưởng ký Quyết định

8.

Phòng SĐH

9.

Phòng SĐH

10.

Phòng SĐH

11.

1.Trưởng Phòng trình dangh sách xin cấp chứng chỉ

2.Hiệu trưởng ký chứng chỉ

12.

Chuyên viên Phòng SĐH

13. Danh mục các biểu mẫu sử dụng trong quy trình:

TT Tên biểu mẫu/phụ lục Ký hiệu

1. Thông báo mở lớp

2. Danh sách học viên

3. Profile của học viên

4. Danh sách kết quả kiểm tra

5. Bảng điểm tổng hợp

6. Mẫu chứng chỉ

Quyết định

Chuẩn bị khóa học

Thực hiện

Tổ chức thi

Cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ

Lưu hồ sơ

33


QUI TRÌNH PHẢN BIỆN ĐỘC LẬP LUẬN ÁN TIẾN SĨ


: : 24/05/2013



TS. Trần Văn Thắng PGS.TS. Trần Thị Mai PGS.TS. Võ Văn Sen


Ngày sửa đổi Nội dung thay đổi Phê duyệt Ngày hiệu

lực 3/2013 24/05/2013 24/05/2013


34

QUY TRÌNH PHẢN BIỆN ĐỘC LẬP

LUẬN ÁN TIẾN SĨ

Mã số :

Ngày ban hành :

Phiên bản :


30. Mục đích: Quy trình này quy định việc quản lý quá trình phản biện độc lập các luận án tiến sĩ

theo Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo QĐ số 1020 của Giám đốc ĐHQG- HCM.

31. Phạm vi áp dụng: Phòng Sau đại học và các cá nhân có liên quan.

32. Tài liệu tham khảo: - Điều 34 Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo Thông tư số 10/2009/TT-

BGDĐT, ngày 07 tháng 05 năm 2009; - Điều 34 Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ ban hành kèm theo Quyết định số

1020/QĐ/ĐHQG-ĐH&SĐH, ngày 10 tháng 09 năm 2010;


Bước 1 Chọn 02 nhà khoa học có cùng chuyên ngành với chuyên ngành đào tạo đề tài luận án của NCS để mời phản biện.

Bước 2 Gửi thư mời + luận án + tóm tắt luận án + công trình, bài báo khoa học liên quan đến đề tài luận án của NCS đến 02 nhà khoa học.

Bước 3 Nhận các nhận xét của phản biện độc lập gửi đến

Bước 5 Trường hợp 01 trong 02 cán bộ PBĐL không tán thành luận án, LA sẽ được gửi lấy ý kiến của PBĐL thứ ba. (Nếu cả 02 cán bộ PBĐL lần đầu hoặc cán bộ PBĐL thứ ba không tán thành LA, LA sẽ được bảo vệ lại ở cấp Đơn vị chuyên môn)

Bước 6 Gửi kết quả phản biện độc lập và văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh luận án tiến sĩ đến NCS.

Bước 7 Tiếp nhận luận án đã chỉnh sửa của NCS và làm các thủ tục chuẩn bị cho bảo vệ luận án cấp Trường.


Bước Nội dung thực hiện Đơn vị/cá nhân Thời gian thực hiện

35

chịu trách nhiệm 1 Chuẩn bị hồ sơ, danh sách các nhà

khoa học tham gia phản biện độc lập Trưởng phòng SĐH 01 tuần kể từ sau khi

NCS nộp hồ sơ về phòng SĐH.

2 - Chọn 02 nhà khoa học có cùng chuyên ngành với ngành đào tạo và đề tài luận án của NCS để mời phản biện.

Hiệu trưởng quyết định. Trưởng phòng SĐH thực hiện theo chế độ mật.

01 tuần kể từ khi phòng SĐH chuẩn bị xong hồ sơ và đề xuất tham mưu cho Hiệu trưởng danh sách các nhà khoa học tham gia phản biện độc lập.

3 - Gọi điện thoại xin ý kiến 02 nhà khoa học về việc tham gia phản biện


4 - Gửi thư mời + luận án + tóm tắt luận án + công trình, bài báo khoa học liên quan đến đề tài luận án của NCS đến 02 nhà khoa học.


5 - 02 nhà khoa học đọc và viết nhận xét của cán bộ phản biện độc lập.

Cán bộ phản biện độc lập.

45 ngày kể từ ngày nhận được luận án + tóm tắt luận án + công trình, bài báo khoa học liên quan đến đề tài luận án của NCS do cơ sở đào tạo gửi đến.

6 - Tiếp nhận các nhận xét của phản biện độc lập


7 Gửi kết quả phản biện độc lập và văn bản hướng dẫn hoàn chỉnh luận án tiến sĩ đến NCS.

Phòng SĐH Sau khi đã nhận đủ các bản nhận xét tán thành của cán bộ phản biện độc lập.

8 Tiếp nhận luận án đã chỉnh sửa của NCS và làm các thủ tục chuẩn bị cho bảo vệ luận án cấp cơ sở đào tạo (cấp Trường).

- Phòng SĐH tư vấn NCS hoàn tất thủ tục bảo vệ

01 tháng kể từ khi NCS nhận được kết quả phản biện độc lập.

9 Xử lý những vấn đề học vụ phát sinh trong quá trình lấy ý kiến phản biện độc lập: căn cứ điều 34 của quy chế đào tạo tiến sĩ của Bộ GDĐT và của ĐHQG-HCM

Hiệu trưởng và Phòng SĐH

Nếu cả 02 cán bộ PBĐL lần đầu hoặc cán bộ PBĐL thứ ba không tán thành LA, LA sẽ được bảo vệ lại ở cấp Đơn vị chuyên môn

36


QUI TRÌNH

XÉT VÀ CẤP BẰNG THẠC SĨ - TIẾN SĨ


: : 24/05/2013






Ngày sửa


3/2013 24/05/2013 24/05/2013

Chú ý: những nội dung chỉnh sửa/ thay đổi mới trong tài liệu sẽ được in nghiêng để dễ nhận biết Mã số :

37

QUI TRÌNH

XÉT VÀ CẤP BẰNG THẠC SĨ - TIẾN SĨ

Ngày ban hành :

Phiên bản :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định cho việc kiểm soát quá trình công nhận tốt nghiệp và quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp cho thạc sĩ, tiến sĩ theo đúng quy chế đào tạo sau đại học của ĐHQG-HCM hiện hành.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho việc công nhận tốt nghiệp và quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp cho học viên

cao học và nghiên cứu sinh đã tốt nghiệp.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

3.1. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 45/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 08 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

3.2. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo thông tư số 10/2009/TT-BGDĐT ngày 07 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ GDĐT.

3.3. Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm theo quyết định 01/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 05/01/2009 của Giám đốc ĐHQG-HCM)

3.4. Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ (kèm theo quyết định 1020/QĐ-ĐHQG-ĐH&SĐH ngày 23 /10/2010 của Giám đốc ĐHQG-HCM)

3.5. Quy chế Quản lý văn bằng SĐH của ĐHQG-HCM năm 2012.

4. NỘI DUNG QUY TRÌNH

4.1. Tóm tắt quy trình

CẤP BẰNG THẠC SĨ CẤP BẰNG TIẾN SĨ

Bước 1 - Lập hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp

- Lập hồ sơ đề nghị ĐHQG-HCM xét cấp bằng tốt nghiệp cho học viên đủ điều kiện

Bước 2 - ĐHQG-HCM thẩm định Hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp

- ĐHQG-HCM thẩm định Hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp

Bước 3 - ĐHQG-HCM gửi công văn kèm danh sách học viên được cấp phôi bằng tốt nghiệp

Giám đốc ĐHQG-HCM ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp

Bước 4 - Hiệu trưởng ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp

- Lập hồ sơ quản lý văn bằng tốt nghiệp

38

Bước 5 - Nhận phôi bằng tốt nghiệp và in bằng tốt nghiệp

- Công bố danh sách học viên được cấp bằng tốt nghiệp trên website; Thông báo cho các đơn vị và cá nhân liên quan

Bước 6 - Lập hồ sơ quản lý văn bằng tốt nghiệp - Tổ chức Lễ phát bằng tốt nghiệp

Bước 7 - Công bố danh sách học viên được cấp bằng tốt nghiệp trên website; Thông báo cho các đơn vị và cá nhân liên quan

Bước 8 - Tổ chức Lễ phát bằng tốt nghiệp

Bước 9

4.2. Mô tả các bước thực hiện quy trình Bước Nội dung quy trình Trách nhiệm Tiêu chuẩn

Bước 1 - Lập hồ sơ xét đề nghị công nhận tốt nghiệp

- Phòng SĐH - Chính xác, đúng quy chế

Bước 2 - Đề xuất ĐHQG-HCM thành lập Hội đồng xét hồ sơ tốt nghiệp

- Phòng SĐH - Hồ sơ đầy đủ; - Chính xác;

Bước 3 - ĐHQG-HCM thẩm định Hồ sơ

- Ban ĐH&SĐH ĐHQG-HCM

Hồ sơ đầy đủ đúng quy định

Bước 4 - ĐHQG-HCM đồng ý danh sách trong hồ sơ được đề nghị công nhận tốt nghiệp và cấp bằng

- ĐHQG-HCM

Bước 5 - Ra quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp

- Phòng SĐH

Bước 6 - Trình Hiệu trưởng ký quyết định công nhận học vị và cấp bằng tốt nghiệp

- Phòng SĐH

Bước 7 - Công bố danh sách công nhận học vị, công nhận tốt nghiệp trên website

- Phòng SĐH - Chính xác.

Bước 8 - Lập hồ sơ xin cấp phôi bằng tốt nghiệp

- Phòng SĐH - Danh sách đủ điều kiện để được công nhận tốt nghiệp.

Bước 9 - Tiếp nhận phôi bằng, làm các thủ tục nhận phôi bằng từ ĐHQG-HCM

- Phòng SĐH - Đầy đủ số lượng

Bước 10 - Tiến hành in bằng - Phòng SĐH - Chính xác;

Bước 11 - Lập hồ sơ trình ký bằng tốt nghiệp - Phòng SĐH - Ngay sau khi Quyết định có hiệu lực thi hành.

39

Bước Nội dung quy trình Trách nhiệm Tiêu chuẩn

Bước 12 - Vào sổ gốc quản lý văn bằng tốt nghiệp

- Phòng SĐH - Theo mẫu quy định

Bước 13 - Công bố danh sách học viên/sinh viên được cấp bằng tốt nghiệp trên website; Thông báo cho các cá nhân

- Phòng SĐH - Chính xác; - Đầy đủ thông tin;

Bước 14 - Tổ chức Lễ phát bằng tốt nghiệp

- Phòng SĐH - Vào tháng 11 hàng năm

5. BIỂU MẪU ÁP DỤNG

TT Tên biểu mẫu Ký hiệu

1. Văn bản đề nghị ĐHQG xét hồ sơ cấp bằng tốt nghiệp

2. Danh sánh nghiên cứu sinh/học viên được đề nghị xét/công nhận và cấp bằng tốt nghiệp

3. Bảng điểm tổng hợp nghiên cứu sinh/học viên được xét tốt nghiệp

4. Quyết định công nhận và cấp bằng tốt nghiệp

5. Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời

6. Văn bản đề nghị ĐHQG-HCM cấp phôi văn bằng tốt nghiệp

7. Sổ gốc quản lý cấp phát văn bằng tốt nghiệp

8. Biên bản bàn giao phôi bằng tốt nghiệp

bo quy trinh phong sau dai hoc 2013

Documents