báo cáo bài tẬp lỚn · pdf filebáo cáo bài tẬp...

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_Quản lí hoạt động nhà sách

1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÀ SÁCH

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh

Nhóm 10: Lớp 13CDTP2

Thành viên nhóm:

Trần Văn Dũng

Trần Bửu Lộc

Trần Minh Thiện

Hoàng Quốc Việt


2

I. PHỎNG VẤN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý nhà sách Nhân Văn

Người lập: Nhóm 10 Ngày lập: 20/09/2014

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết

thúc

1 Quy trình nhập,

quản lí và phân

loại sách

Biết rõ quy trình nhập sách, cần

lưu trữ những thông tin nào

của sách. Nắm được nguyên

tắc phân loại và quản lý sách

theo từng loại, mã sách..v.v..

20/09/2014 20/09/2014

2 Quy trình bán

sách và lập

thống kê báo cáo

doanh thu

Cần thu thập những thông tin

liên quan đến quá trình lập hóa

đơn bán sách, báo cáo hoạt

động của cửa hàng với giám

đốc như thế nào?..

21/09/2014 21/09/2014

3 Quản lý nhân viên

Tình hình và trình độ chung

của nhân viên cũng như trình

độ tin học riêng của mỗi người.

Nhà sách quản lí nhân viên như

thế nào?

23/09/2014 23/09/2014

4 Hệ thống máy

móc, thiết bị,

phần mềm

Nắm rõ tài nguyên về phần

cứng và phần mềm. Đây là

những thông tin cần thiết cho

việc xây dựng phần mềm quản

lí.

24/09/2014 24/09/2014


3

Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: Chủ đề 1: Quá trình nhập thêm sách vào cửa hàng.

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Minh Đức Người phỏng vấn: Trần Văn Dũng

Địa chỉ: tại nhà sách Nhân Văn Thời gian hẹn:

20/09/2014 Thời điểm bắt

đầu:7h50 Thời điểm kết thúc:8h50

Đối tượng được hỏi là: phòng quản lý.

Cần thu thập dữ liệu: thông tin về cách thức nhập thêm hàng mới và cách nhập

hàng, cách thức quản lý và phân loại sách. Lưu trữ những thông tin gì của sách.

Cần thỏa thuận: xem qua trình nhập

sách mới và các hình thức khi nhập

sách.

Các yêu cầu: Vai trò, vị trí, trình độ, kinh

nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình: 1. Giới thiệu 2. Tổng quan về dự án 3. Tổng quan về phỏng vấn

4. Chủ đề được đề cập 5. Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời. 6. Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời. 7. Tổng hợp các nội dung. 8. Ý kiến của người được phỏng

vấn. 9. Kết thúc.

Ước lượng thời

gian: 1 phút

2 phút 1 phút

10 phút

20 phút 3 phút 2 phút 1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)


4

*Đánh giá chung: nhân viên trả lời nhiệt tình, thông tin có độ chính xác cao, đáp

ứng được yêu cầu đặt ra.

Bảng phỏng vấn chủ đề 1

Dự án: Quản lý nhà sách

Nhân Văn

Tiểu dự án: Quá trình nhập, quản lí và phân loại sách

Người được hỏi: Nguyễn Minh Đức

Ngày: 20/09/2014 Người hỏi: Trần Văn Dũng

Câu hỏi: Trả lời:

1. Nhà sách có thường

xuyên nhập các loại sách mới

không?

Nhà sách chúng tôi sẽ thường xuyên nhập

thêm các loại sách mới trên thị trường nếu

các loại sách đó phù hợp, có ích và được mọi

người yêu thích.

2.Khi nhập sách mới nhà sách

có cần tính đến số lượng sách

và kiểm tra nguồn gốc các

loại sách không?

Mỗi lần đặt hàng với nhà xuất bản, chúng tôi

đều có danh sách do phòng kiểm kê sách chuyển qua, nhờ đó biết được sách nào đã hết

cần nhập và sách nào tồn không cần nhập nữa, số lượng nhập mới là bao nhiêu …

3.Những thông tin gì của

sách được lưu trữ lại để tiện

cho việc quản lí ?

Mỗi cuốn sách sẽ được lưu lại với các thông tin: mã sách, tên sách, tác giả, thể loại,nhà

xuất bản, năm xuất bản, số trang, số tái bản, giá bìa.

4.Sách sau khi nhập về có phải

phân loại và nhập mã lại không?

Có, Chúng tôi phân loại sách theo thể loại và

nhập lại mã sách, nếu đó là mới nhập về lần

đầu thì chúng tôi sẽ cho mã mới.

5.Nhà sách có lưu trữ thông tin

của nhà cung cấp không? Nếu

có đó là những thông tin gì?

Tất nhiên là có rồi! Nhà cung cấp hay chính là

nhà xuất bản sẽ có một mã nhà xuất bản, tên

nhà xuất bản, địa chỉ, số điện thoại

6.Mỗi cuốn sách đều có thể loại,

vậy thể loại sách được có những

thông tin gì?

Thể loại sách được lưu với hai thông tin là Mã

thể loại và tên thể loại.


5

Chủ đề 2: Quy trình bán sách và lập thống kê báo cáo doanh thu

Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Bích Người phỏng vấn: Trần Bửu Lộc

Địa chỉ: Nhà sách Nhân Văn Thời gian hẹn:25/9/2014

Thời điểm bắt đầu: 13h30

Thời điểm kết thúc: 14h15

Đối tượng được hỏi: Nhân viên giám

sát bán hàng

Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về cách

thức bán sách, quản lý thực tế nhà sách.

Cần thỏa thuận: Xem quá trình quản lý,

bán sách cho khách hàng.

Các yêu cầu :

Vai trò, vị trí, trình độ và kinh nghiêm

của người phỏng vấn.

Chương trình:

1.Giới thiêu.

2.Tổng quan về dự án.

3.Tổng quan về phỏng vấn.

4.Chủ đề được đề cập.

5.Chủ đề 1 và Trả lời.

6.Chủ đề 2 và Trả lời.

7.Tổng hợp các nội dung.

8.Ý kiến của người được phỏng

vấn.

9.Kết thúc.

Ước lượng thời gian:

2 phút

2 phút

2 phút

2 phút

20 phút

15 phút

3 phút

3 phút

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 45 phút)


6


Dự án: Quản lý nhà sách Nhân

Văn

Tiểu dự án: Quản lý bán sách

Người được hỏi: Nguyễn Ngọc

Bích

Ngày: 25/9/2014

Người phỏng vấn: Trần Bửu Lộc

Câu Hỏi Trả Lời

1.Xin hãy cho biết cách thức bán

sách?

Sách được bán trực tiếp tại nhà sách cho khách

hàng.Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối

với từng đối tượng khách hàng. Với khách

buôn lấy sỉ sẽ có chiết khấu một số phần trăm

theo quy định.

2.Nhà sách có thường xuyên cập

nhật giá của mỗi loại sách không

Giá của mỗi loại sách thay đổi theo thời gian,

vì vậy để đảm bảo quyền lợi của khách hàng,

cứ 3 tháng 1 lần chúng tôi sẽ cập nhật lại giá

sách mới.

3. Trên hóa đơn bán sách có

những thông tin gì?

Trên hóa dơn có: Mã hóa đơn, ngày lập, mã

sách, tên sách, số lượng, đơn giá

4.Nhà sách có hay áp dụng các

chính sách ưu đãi không?

Các ưu đãi của nhà sách thường nhắm vào các

đối tượng học sinh ,sinh viên. Các ngày lễ Nhà

giáo Việt Nam 20/11, Ngày khai trường 9/5...

đều có những chính sách ưu đãi khi khách

hàng mua sách. Thường thì chúng tôi giảm

10% giá trị của sách và tặng phiếu ưu đãi khi

khách hàng mua sách.

5.Có mấy hình thức thanh toán

khi khách hàng mua sách?

Hiện nay nhà sách chỉ có một hình thức thanh

toán. Khách hàng mua sách phải thanh toán

bằng tiền mặt và sẽ có hóa đơn đi kèm.

6.Thường thì nhà sách tổng kêt

các hóa đơn bán hàng như thế

nào?

Cuối ngày nhân viên sẽ lập sổ chi tiết bán sách

để tổng kết các hóa đơn mua sách trong ngày.

Điều này để tiện việc báo cáo tổng kết theo

tháng, theo quí lên cấp trên.


7

Chủ đề 3: Quản lý nhân viên

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Hoàng Trung Người phỏng vấn: Trần Minh Thiện

Địa chỉ: tại nhà sách Nhân Văn Thời gian hẹn: 21/9/2014

Thời gian bắt đầu:7h

Thời gian kết thúc:7h45

Đối tượng được hỏi là : Các yêu cầu: Vai trò, vị trí, trình độ,

kinh nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình :

Sơ lược phỏng vấn :

Nội dung phỏng vấn:

Ý kiến của người được hỏi:


3 phút

10 phút

30 phút

5 phút

Dự kiến tổng cộng : 45 phút

Phiếu phỏng vấn: quản lý nhân viên nhà sách

Dự án: Quản lý nhà sách Nhân Văn Tiểu dự án: Quản lý nhân viên

Cầu hỏi:

1. Cần lưu giữ những thông tin gì

của nhân viên ?

2. Hệ thống nhân viên của bạn được

chia làm bao nhiêu phần ?

3. Hình thức làm việc của nhân viên

là như thế nào?

4. Vậy có bao nhiêu ca làm việc và

thời gian của mỗi ca là là bao

nhiêu?

5. Nhân viên của anh có được tăng

ca hay không ?

6. Nhân viên của anh có được nghỉ

phép không và việc nghỉ phép có

được ghi chép lại không?

Trả lời:

1. Họ tên, CMNN, địa chỉ thường

trú, số điện thoại liên lạc, sổ hộ

khẩu.

2. Nhân viên của chúng tôi được

chia làm: Bảo vệ, giữ xe,bán

hàng, thu ngân, tạp vụ.

3. Nhân viên làm việc theo ca.

4. Một ngày có 2 ca làm việc sáng

và chiều mỗi ca làm 8 tiếng.

5. Có chứ vào các ngày nghỉ lễ.

6. Nhân viên tôi được nghỉ phép 3

ngày 1 tháng. Số ngày nghỉ được

ghi lại để được tính lương sao

này.


8

Chủ đề 4: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Thị Trang Người phỏng vấn: Hoàng Quốc Việt

Địa chỉ: Tại nhà sách Nhân văn. Thời gian hẹn: 22/09/2014.

Thời điểm bắt đầu: 8h00

Thời điểm kết thúc: 9h00

Đối tượng:

- Nhân viên kỹ thuật.

- Dữ liệu thu thập thông tin về cách

quản lí trang thiết bị, hệ thống

quản lí Nhà sách và nhân viên.

Các yêu cầu:

- Nắm rõ được cách quản lí nhân

viên của Nhà sách.

Chương trình:

1. Giới thiệu.

2. Tổng quan về dự án.

3. Phỏng vấn các vấn đề liên quan.

- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

4. Tổng hợp các nội dung.

5. Ý kiến của người phỏng vấn.

6. Kết thúc.


- 3 phút

- 5 phút

- 5 phút

- 5 phút

- 5 phút

- 4 phút

- 2 phút

- 10 phút

- 5 phút

- 1 phút

Dự kiến tổng cộng: 45 phút


9


Dự án: Quản lí Nhà sách Nhân văn. Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần

mềm.

Người được hỏi: Nguyễn Thị Trang Người phỏng vấn: Hoàng Quốc Việt

Câu 1:

- Hiện tại nhà sách của chị sử

dụng phần mềm nào để quản

lí việc nhập và bán sách?

- Nó đáp ứng đủ yêu cầu của

nhà sách chứ?

Trả lời:

- Hiện tại chúng tôi đang sử dụng phần

mềm quản lí VsoftBMS.BookStore,

được cung cấp miễn phí trên mạng.

- Nó đáp ứng được hầu hết yêu cầu

chúng tôi đặt ra, chỉ một phần nhỏ phải

quản lí bằng sổ sách.

Câu 2:

- Hiện tại thì hệ thống máy

móc trong nhà sách có hoạt

động ổn định không?

- Chúng còn có thể giúp gì

không ngoài việc quản lí

mua bán sách?

Trả lời:

- Hệ thống vẫn hoạt động ổn định.

- Chúng còn giúp quản lí hệ thống

Camera, máy điều hòa, đèn...

Câu 3:

- Nhà sách có thường xuyên

cập nhật nâng cấp và bảo trì

hệ thống máy móc của mình

không?

Trả lời:

- Nhà sách vừa mở cách đây không lâu

nên cũng có được trang thiết bị khá tiên

tiến nên việc nâng cấp chưa thực sự

cần thiết.

- Về việc bảo trì thì chúng tôi thực hiện

khoảng 1 hoặc 2 lần trong tháng.

Câu 4:

- Hiện tại hệ thống máy tính

của Nhà sách đang sử dụng

hệ điều hành nào?

- Chúng được cài những phần

mềm tiện ích gì?

Trả lời:

- Hiện tại chúng tôi đang sử dụng hệ

diều hành Windows 7

- Phần mềm cài sẵn ngoài phần mềm

quản lí nói trên còn có bộ Microsoft

Office 2010, một số phần mềm thông

dụng như: Unikey, Winrar...

Câu 5:

- Chị có thể cho biết cấu hình

máy mà Nhà sách mình đang

sử dụng không?

Trả lời:

- Ồ được thôi. Cấu hình máy là: CPU

Intel Core 2 Duo E8400 3.0GHz, RAM

2GB, Ổ cứng 80GB và Card màn hình

Orboard 256MB.


10

II. MÔ TẢ HỆ THỐNG

Nhà sách mở cửa từ 7h30 đến 20h30 tất cả các ngày trong tuần. Với các ngày lễ,

nhà sách vẫn hoạt động bình thường đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nhân viên

được hưởng đúng chế độ theo luật lao động.

Quy trình nhập sách, phân loại quản lí: Khi có nhu cầu mua thêm hàng thì bộ

phận khinh doanh của cửa hàng sẽ có hợp đônhg với phía nhà cng cấp để nhập

sách về nhà sách, sau đó nhà cung cấp đưa thông tin( bảng báo giá) các loại sách

cho cửa hàng.Nếu đồng ý bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng đến các nhà

cung cấp sách. Sau đó nhà cung cấp sẽ chuyển sách về kho của nhà sách và kèm

theo hóa đơn. Lúc bắt đầu lập phiếu nhập kho, nhân viên nghiệp vụ sẽ thống kê và

kiểm tra các loại sách rồi cập nhật các thông tin về thể loại(Mã thể loại, tên thể

loại), nhà xuất bản (mã NXB,tên NXB, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ) để tiện

quản lí sau này. Khi thỏa mãn các điều kiện trên, nhân viên nghiệp vụ sẽ tính tổng

tiền, kiểm tra tiền chiết khấu và đối chiếu lại bằng cách kiểm tra thông tin giá bìa và

tỉ lệ chiết khấu. Bước tiếp theo nhân viên nghiệp vụ sẽ lập phiếu nhập bao gồm các

thông tin: Số phiếu nhập và ngày nhập. Những thông tin trên chi tiết phiếu nhập

gồm: Số chi tiết phiếu nhập, số lượng nhập, giá nhập. Bước cuối cùng nhân viên

nghiệp vụ sẽ in phiếu nhập và lưu lại, nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sách

không đạt yêu cầu thì nhà sách sẽ gửi trả hàng lại cho phía nhà cung cấp. Còn mọi

việc bình thường sách sẽ được chuyển vào kho, và được lấy ra khi có yêu cầu. Mỗi

đầu sách đều có các thông tin là: mã sách, tên sách, tác giả, mã thể loại, mã NXB,

giá bìa, tỉ lệ chiết khấu. Với các thông tin trên nhà sách dễ dàng phân loại và quản

lí được các đầu sách

Quy trình bán sách: Khách hàng vào nhà sách để tham khảo, chọn mua sách.

Sách được bày bán trên quầy và phân theo từng khu tương ứng với các thể loại. Sauk


11

hi chọn được sách, khách hàng sẽ ra quầy thu ngân để thanh toán. Khách sẽ nhận

được hàng kèm theo hóa đơn tính tiền, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Hoá

đơn lưu trữ thông tin: Mã hóa đơn, ngày lập, mã sách, tên sách, số lượng, đơn giá.

Đối với khách hàng mua sỉ, trước hết họ phải viết vào một đơn đặt hàng do nhà sách

cung cấp. Sau khi đối chiếu với lượng hàng còn trong kho nếu đủ thì sẽ tiến hành lập

hóa đơn bán hàng cho khách.

Thống kê báo cáo: mỗi ngày nhân viên nghiệp vụ đều thống kê số lượng sách bán

được và doanh thu. Cuối tháng, bộ phận kinh doanh sẽ tổng hợp doanh thu trong

tháng, các đầu sách bán chạy, đầu sách tồn kho nhiều, khách hàng chính.. cho chủ

cửa hàng.

Quản lí nhân sự:


12

III. BIỂU MẪU LIÊN QUAN

Phiếu nhập kho


13

Hóa đơn bán hàng


14


15

IV. MÔ HÌNH BDF

QUẢN LÍ NHÀ SÁCH

Quản lí nhập sách

Phân loại sách

Nhập kho

Kiểm tra hàng tồn kho

Lập hợp đồng nhập sách

Quản lí bán sách

Lập hóa đơn tính tiền

Lập sổ chi tiết bán sách.

Cập nhật số lượng sách

Quản lí nhân sự

Thêm mới

Cập nhật

Bảng lương

Lưu trữ thông tin

Thống kê

Thống kê đầu sách

Doanh số bán

báo cáo bài tẬp lỚn · pdf filebáo cáo bài tẬp...

Documents