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BM&FBOVESPA AperfeiçoaPráticas de Gerenciamentode Projetos com CA Project & Portfolio Management SaaS

CUSTOMER SUCCESS STORY |

PERFIL DO CLIENTE Indústria: Serviços financeiros Companhia: BM&FBOVESPA Empregados: 1.400+Faturamento (2010): R$ 2,10 bilhões

EMPRESAA BM&FBOVESPA é a principal instituiçãode intermediação para operações do mercado de capitais no país, desenvolvendo eimplantando sistemas para negociação de ações e títulos diversos.

DESAFIOA área de PMO (Project Management Offi ce) da instituição passava por um processo de reestruturação de metodologia e práticas e, para isso, precisava substituir as duas ferramentas que utilizava.

SOLUÇÃODepois de defi nir novos processos e seu funcionamento, o PMO Central da BM&FBOVESPA adotou a solução CA Project& Portfolio Management SaaS, integrando todos os processos cobertos pela área em uma única ferramenta.

BENEFÍCIOSA BM&FBOVESPA passou a contar com uma visão integrada e única dos projetos e com o histórico de cada um deles. Assim, hoje pode realizar análises de desempenho ao longo desua execução.

EmpresaFomento ao mercado de capitais no Brasil e na América Latina

Desafi oPMO mais enxuto, gerenciando projetos de ponta a ponta

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A BM&FBOVESPA é uma companhia de capital brasileiro formada, em 2008, pela integração da Bolsa de Valores de São Paulo e da Bolsa de Mercadorias & Futuros. Como principal instituição brasileira de intermediação para operações do mercado de capitais, a companhia desenvolve, implanta e provê sistemas para a negociação de ações, derivativos de ações, títulos de renda fi xa, títulos públicos federais, derivativos fi nanceiros, moedas à vista e commodities agropecuárias.

Sediada em São Paulo, possui escritórios no Rio de Janeiro, Estados Unidos, China e Reino Unido. Em suas plataformas de negociação realiza o registro, a compensação e a liquidação de ativos e valores mobiliários transacionados, a listagem de ações e de outros ativos, além de divulgar informações de suporte ao mercado.

A BM&FBOVESPA processa mais de R$ 1 trilhão por ano no mercado de ações, com uma média diária de cerca de R$ 6 bilhões. No total, são realizadas mais de 100 milhões de transações – a média diária é de aproximadamente 500 mil. E mais de 500 milhões de contratos derivativos são negociados na bolsa ao ano.

Única bolsa de valores, mercadorias e futuros em operação no Brasil, a BM&FBOVESPA ainda exerce o papel de fomentar o mercado de capitais brasileiro. Para tanto, desenvolve inúmeros programas de educação e popularização de seus produtos e serviços, desempenhando papel vital no desenvolvimento, formação e inclusão de uma nova geração de investidores.

O PMO (Project Management Offi ce) da BM&FBOVESPA é parte da estrutura de tecnologia e governança e responde pelos projetos não apenas de TI, mas de toda a instituição. Ricardo Redenschi, Diretor de Projetos e Governança de TI da BM&FBOVESPA, explica que a área está dividida em duas. A primeira é formada por um pool de gerentes de projeto que têm a função de gerenciar os projetos do começo ao fi m. “Esta equipe foca os projetos sob o ponto de vista estratégico para a Bolsa, o que signifi ca que todos os projetos estratégicos passam pelo PMO”, diz.

O executivo lembra que existem outros gerentes de projeto dentro da organização. Estes estão locados dentro das áreas e respondem por projetos de menor porte, ou que não sejam considerados stratégicos.

“A outra área é que chamamos de PMO Central, que é responsável pela defi nição de processos e procedimentos. É ela quem dita as regras e boas práticas não só de gestão, mas também de engenharia de software”, explica Redenschi, lembrando que as duas áreas abrangem os processos de gestão de portfólio e demanda, gestão de projetos e engenharia de software.

Para isso, a área utiliza a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que abrange todas as disciplinas de gestão de projetos, e uma abordagem lean para cumprir suas atribuições.

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Redenschi deixa claro que a metodologia é um meio que permite a área fazer o melhor delivery dos projetos. Para ele, isso representa uma grande mudança ocorrida no escritório nos últimos dois anos: perdeu-se um pouco do academicismo e criou-se um escritório de projetos focado na prática e na entrega.

Isso signifi cou deixar para trás um processo acadêmico e engessado, adotando um modelo mais enxuto. Para isso a área revisou toda a metodologia utilizada para a gestão de demanda, de portfólio e de gestão de projetos. O resultado foi publicado e, depois disso, passou por uma fase de maturação de processos.

Com este novo perfi l, a área de PMO da BM&FBPOVESPA hoje tem como principal atribuição servir de apoio não apenas para os gerentes de projeto, mas também para a alta direção da organização. É ela que fornece os indicadores, que tem a visão integrada do portfólio e é quem atua na seleção de ideias e na e priorização do portfólio de projetos.

Na metodologia anterior, o PMO contava com uma solução formada por duas ferramentas: uma fazia a gestão de demanda e a outra, a gestão de projetos. Com a mudança no perfi l, a área passou a enfrentar problemas com a estabilidade das ferramentas, que também não forneciam uma visão única dos projetos. “Abríamos a demanda em uma ferramenta e gerenciávamos o projeto em outra. Isso difi cultava muito o acompanhamento do histórico do projeto”, diz Redenschi.

Como a integração entre as duas ferramentas era precária, não era raro se perderem as premissas adotadas para determinados projetos, o que impossibilitava analisar seu desempenho ao longo de sua execução. As duas ferramentas também demandavam um alto custo total de propriedade por conta dos projetos de atualização, tanto de hardware quanto de software, realizados ao longo dos anos. Os eventos de atualização quase dobravam o custo nominal das ferramentas e eram obrigatórios, sob pena de perda do suporte oferecido pelos fornecedores.

“Tínhamos uma nova metodologia, mas não tínhamos uma visão integrada das coisas. Os processos rodavam bem, mas as ferramentas não estavam nos atendendo bem. Isto nos motivou a olhar o mercado em busca de uma solução”, resume.

Depois de um período de consulta ao mercado, o PMO da BM&FBOVESPA decidiu fazer um piloto com o CA Project & Portfolio Management SaaS e uma análise de aderência da solução. O resultado mostrou que a solução trazia as funcionalidades exigidas pelo projeto e, mais que isso, era mais de 98% aderente aos requisitos da organização, o que signifi cava um baixíssimo nível de customização. Com estes dados em mãos, a área conseguiu o patrocínio da alta direção para o projeto.

Por conta dos custos de atualização registrados nas ferramentas anteriores, a organização optou pela solução no modelo SaaS (Software as a Service).

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SoluçãoProjetos e demandas absolutamente controlados

“ Tínhamos uma nova metodologia, mas não tínhamos uma visão integrada das coisas.”Ricardo Redenschi,Diretor de Projetos e Governança de TI, BM&FBOVESPA

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Redenschi lembra que se tratou de um projeto complexo, que envolveu não apenas a implementação da solução, mas uma mudança de cultura e no dia-a-dia de toda a empresa. “Até o modelo de apontamento de horas das equipes mudou, por isso o projeto impactou toda a organização”, diz.

O executivo ressalta o trabalho em parceria realizado em conjunto com a CA Technologies que atuou fortemente na construção da solução. Ele lembra que a implantação e as parametrizações eram apenas parte do projeto, que envolvia também treinamento, divulgação interna e uma série de aspectos a serem tratados dentro da instituição. Na prática, a aquisição da solução foi estruturada como um projeto, que foi posteriormente apresentado à equipe da CA Technologies que atuou na implementação.

“Tivemos essa visão do projeto como um todo, que incluiu o treinamento, a divulgação. Tudo o que conseguimos fazer foi por conta dessa parceria, que envolveu o esforço dois lados. Por isso o projeto transcorreu sem nenhum ruído, com forte reconhecimento dos clientes internos”, ressalta Redenschi.

Ao todo, foram seis meses de implementação. Em seu primeiro mês de operação, o CA Project & Portfolio Management SaaS já contava com 40 mil horas apontadas. O Diretor de Projetos e Governança de TI explica que a implementação por toda a Diretoria Executiva de TI, que hoje representa a maior parte dos recursos da BM&FBOVESPA, foi a primeira a fazer o lançamento de horas na solução.

Durante a implementação, houve um forte trabalho de disseminação do uso da solução para todas as pessoas das áreas de negócios com o objetivo de ensiná-las como usar o CA Project & Portfolio Management SaaS para abrir uma demanda. Em alguns casos, durante a migração, a equipe de Redenschi optou por reabrir demandas que já estavam nas ferramentas antigas, permitindo popular a nova solução e acompanhar o histórico desses projetos.

Hoje, quando uma demanda é aberta na solução, ela deve passar por uma série de aprovações para ser considerada válida. A primeira delas é a do diretor do solicitante, que deve aprovar a solicitação na ferramenta. Uma vez aprovada, a demanda é encaminhada para as áreas envolvidas. “O PMO direciona isso para que possamos ter o dimensionamento, que é basicamente o prazo e o valor do projeto”, explica Redenschi. A partir daí, as informações dadas pelas áreas são consolidadas e entregues ao Comitê Executivo de Tecnologia, que analisa a solução técnica de todos os projetos.

A equipe do PMO analisa todas as demandas abertas no CA Project & Portfolio Management SaaS e as aprovadas são encaminhadas para o Comitê de Gestão de Portfólio, onde os diretores de várias áreas da instituição analisam o portfólio e aprovam, ou não, as demandas. “Todo este fl uxo está automatizado no CA Project & Portfolio Management SaaS, passando por todas as áreas envolvidas”, diz.

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“ Todo este fluxo está automatizado no CA Project & Portfolio Management SaaS, passando por todas as áreas envolvidas.”Ricardo Redenschi,Diretor de Projetos e Governança de TI, BM&FBOVESPA

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Hoje todos os cerca de 100 projetos em andamento na BM&FBOVESPA, que totalizam um orçamento de R$ 300 milhões somente em 2013, são gerenciados pela solução. Destes, 30 projetos são considerados estratégicos e representam grande parte deste orçamento. “Dois programas – a construção de nosso novo data center e consolidação de nossas clearing houses – totalizaram mais de R$ 100 milhões, e são totalmente gerenciados via CA Project & Portfolio Management SaaS”, ressalta Redenschi.

Para isso, a solução é hoje utilizada por cerca de 1.300 usuários. Os responsáveis por gerenciamento de projetos giram em torno de 65 usuários (15 deles no PMO – gerenciando os projetos estratégicos – e os outros 50 em outras áreas, cumprindo a função de gerente de projetos em tempo parcial). Além disso, mais de 850 profi sionais das equipes de TI apontam as horas trabalhadas na solução. Em relação aos projetos iniciados nas antigas ferramentas, Redenschi lembra que o CA Project & Portfolio Management SaaS está sendo utilizado para fazer a gestão de risco e mudança, com a criação de fl uxos de apoio para todos os gerentes, ampliando ainda mais o uso da solução.

Essa ampliação vai incluir também o apontamento de horas. Por enquanto, estão sendo lançadas apenas as horas de projetos Capex, aqueles que entram como investimento no balanço da BM&FBOVESPA, mas já está em curso um piloto, realizado junto à diretoria de projetos e governança de TI, para o apontamento de todas as horas da organização, incluindo as administrativas. “A ideia é termos isso operando até o fi nal do ano”, revela.

A implementação do CA Project & Portfolio Management SaaS na BM&FBOVESPA foi concluída em março de 2013 e, desde então, a instituição vem identifi cando benefícios em diferentes áreas como:

• Visão integrada dos projetos

• Indicadores de projetos

• Relatórios

• Efi ciência operacional

• Retorno de investimento.

Em relação aos indicadores de projetos, Redenschi lembra que, no modelo anterior, eles eram construídos em planilhas Excel, o que era complexo. Além disso, as ferramentas utilizadas não conseguiam, como o CA Project & Portfolio Management SaaS, diferenciar programas e projetos, estabelecendo cronogramas separados para cada um deles. “O CA Project & Portfolio Management SaaS faz isso e ainda nos permite construir subcronogramas que podem ser agregados aos demais”, afi rma.

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BenefíciosInformações e controle em tempo real

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Nas ferramentas anteriores, cada cronograma era visto como um projeto, obrigando a equipe de TI a criar regras e conceitos personalizados para identifi ca-los corretamente. “Tínhamos cerca de 200 cronogramas, e não havia uma correlação direta que nos permitisse saber quantos projetos tínhamos de fato em andamento”.

Ainda em relação aos indicadores, o Diretor de Projetos e Governança de TI lembra que a identifi ação das fases dos projetos dependia da atualização de campos personalizados, como execução, planejamento ou demanda, e isso era feito manualmente, aumentando a possibilidade de que esses controles estivessem defasados. “Hoje não temos esse problema, porque as mudanças de status são feitas automaticamente à medida que os projetos e os cronogramas evoluem. Há mais credibilidade e confi abilidade nas informações”, afi rma Redenschi.

O executivo explica também que hoje os relatórios são usados basicamente para puxar indicadores e realizar o fechamento das horas/Capex, um item de grande visibilidade dentro da BM&FBOVESPA. Para isso, o PMO desenvolveu internamente uma série de portlets sem a necessidade de usar recursos da CA Technologies para isso. “Tiramos muitas complexidades desnecessárias dos relatórios. Uma das soluções que adotamos foi criar tabelas um pouco mais abrangentes, com exportação e análise fi na no Excel. Isso está possibilitando ganhar maturidade em relação às necessidades de análise antes de automatiza-las na ferramenta”, explica.

Com tudo isso, o executivo comemora o ganho de efi ciência operacional, tanto na equipe do PMO como entre os gerentes de projetos, e a redução de custos. Para ele, boa parte do retorno do investimento virá na redução de custo de pessoal e de paradas de processo, que não ocorrem mais. “Mas o benefício mais importante tem sido a visão integrada de todo o processo e a facilidade de implantação de projetos”, diz.

Graças ao uso do CA Project & Portfolio Management SaaS, o PMO é hoje capaz de levar ao Comitê de Gestão de Portfólio informações completas sobre o dimensionamento dos projetos. E se prepara para, no futuro, incluir aí também informações de capacity, pois no todas as horas (CAPEX e OPEX) serão apontadas na solução, permitindo uma visão de capacidade da equipe. O foco é atingir uma visão de portfólio que permita à BM&FBOVESPA identifi car e focar nos projetos que tragam maior retorno para a instituição. “Fazer isso não apenas do ponto de vista fi nanceiro, mas do ponto de vista estratégico, nos dará uma tremenda vantagem competitiva”, conclui Redenschi.

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“ O benefício mais importante tem sido a visão integrada de todo o processo e a facilidade de implantação de projetos.”Ricardo Redenschi,Diretor de Projetos e Governança de TI, BM&FBOVESPA

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