błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez iw

UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO

Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW

Anna Lewandowska

01.04.2011r.1 Ministerstwo Środowiska

Departament Ekonomiczny

Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu poświadczeń:

w zakresie formalnym

• nie parafowanie wszystkich stron poświadczenia

• brak wystarczających danych w piśmie przewodnim przekazującym poświadczenie

w zakresie finansowym

• błędne sumowanie wartości w Liście wniosków

• błędne dane wprowadzane do KSI

• błędnie wypełniona Tabela nr 7

2 Ministerstwo Środowiska



• nie parafowanie wszystkich stron poświadczenia

Zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaleceń w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ:

„Każda strona załącznika powinna być parafowana i opieczętowana (pieczęcią imienną wskazującą zajmowane stanowisko) przez osobę upoważnioną z IPII (zgodnie z posiadanym upoważnieniem, której podpis widniej na karcie wzorów podpisów będącej w dyspozycji IP – sporządzonej wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr 4a do Zaleceń...).”




• brak wystarczających danych w piśmie przewodnim przekazującym poświadczenie

WAŻNE!!!

W przypadku, gdy kwota dofinansowania dla danego wniosku o płatność nie stanowi 85% kwoty wydatków kwalifikowanych po autoryzacji, należy w piśmie przewodnim podać wyjaśnienie takiej sytuacji (np. różnica może wynikać ze sposobu rozliczenia zaliczki).




• sumowanie wartości w Liście wniosków

Błędy w Liście wniosków beneficjentów o płatność polegające na złym zsumowaniu kwot składowych dla poszczególnych wniosków. Występują przypadki, iż kwoty wydatków dotyczące poszczególnych wniosków są wpisane prawidłowo, zaś suma wydatków jest błędna. Występują też sytuacje odwrotne, tzn. prawidłowo wpisano sumę, ale nieprawidłowo wpisano kwoty składowe dla poszczególnych wniosków o płatność. Sugerujemy wypełniać Listę wniosków beneficjentów o płatność w arkuszu Excela w celu unikania tego typu błędów.




• dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność

Wniosek za okres do ... a daty wystawienia dokumentów i daty zapłaty ujęte w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Zgodnie z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w przypadku możliwości dołączenia do danego wniosku o płatność wydatku, w stosunku do którego data wystawienia dowodu księgowego mieści się w wymaganym okresie sprawozdawczym pokrywającym się z miesiącami kalendarzowymi, ale faktycznie poniesionego w okresie od zakończenia miesiąca kalendarzowego do upływu terminu na złożenie wniosku o płatność do instytucji weryfikującej, wówczas data końcowa okresu sprawozdawczego powinna pokrywać się z najpóźniejszą datą zapłaty wydatku wykazanego we wniosku.





Informacje finansowe a Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem a kwota brutto dokumentu w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

Obejmuje wszystkie wydatki poniesione przez beneficjenta zarówno kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne, również te niewykazane w Tabeli 9 do wniosku o płatność beneficjenta





Informacje finansowe a Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

W kwocie dofinansowania (wkład UE) występują często błędy, które wynikają z zaokrągleń.

WAŻNE!!!

Nie zaokrąglamy w górę!!!

Prawidłowe postępowanie: to po wyliczeniu % dofinansowania wpisujemy po przecinku dwie pozycje.





Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem a Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne po (autoryzacji)

W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem zawsze pokazujemy kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (w przypadku różnicy wyjaśnienie w piśmie przewodnim do IP)





Wniosek o płatność a kontrole projektów

Przy wypełnianiu Karty Informacyjnej Wniosku o Płatność należy sprawdzić jakie kontrole zostały przeprowadzone na projekcie i czy mają one wpływ finansowy na ostateczną wersję przedmiotowego wniosku





Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki a umowa o dofinansowanie

Źródła finansowania muszą być zgodne z umową o dofinansowanie.

Kwoty wydatków kwalifikowalnych w poszczególnych kategoriach nie mogą przekroczyć wysokości określonych w umowie o dofinansowanie.

Kwota wydatków ogółem ponoszonych z poszczególnych kategorii powinna być monitorowana a ewentualne przekroczenia wyjaśniane na bieżąco.




• kwoty wycofane - Tabela nr 7

Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu

Zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaleceń w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ, w kolumnie 1 należy podać numer sprawy/decyzji o odzyskaniu zarejestrowany dla danego przypadku w systemie KSI (SIMIK 07-13), w wyniku którego kwoty zostały wycofane z deklaracji.




• kwoty wycofane - Tabela nr 7

Numer Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IPII do IP, w którym wydatek był zadeklarowany.

Zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaleceń w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ:

„Kolumna 5a(...): Należy podać numer Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową, w którym wydatek był zadeklarowany. W przypadku, gdy kwota wycofana dotyczy wydatków, które nie zostały jeszcze ujęte w deklaracji od IPII/IP do IP/IZ, pole należy pozostawić niewypełnione.

UWAGA!!!

Jeżeli kwota wycofana w danym projekcie dotyczy wydatków zadeklarowanych do IP/IZ w kilku deklaracjach wydatków, należy ją wpisać w osobnych wierszach przyporządkowując kwoty do poszczególnych deklaracji.




kwoty wycofane - Tabela nr 7

1 2 3 4 5a

Priorytet - - - -POIS.01.01.00-00- /08-00 - -

Razem PSuma ogółem


Numer umowy/decyzji o dofinansowanie

Beneficjent/Dłużnik(imię, nazwisko, nazwa, NIP)

Instytucja dokonująca wypłat do beneficjenta

dla danego projektu

Numer Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz

wniosku o płatność okresową od IP do IZ , w

którym wydatek był zadeklarowany


Całkowite wydatki kwalifikowane beneficjentów

Wkład publicznyPoziom współfinansowania

Wkład UE

5b 6 7 8 9

4 192,31 zł 4 192,31 zł 85,00% 3 563,46 zł4 192,31 zł 4 192,31 zł 3 563,46 zł4 192,31 zł 4 192,31 zł 3 563,46 zł

Kurs EUR, po jakim wydatek został zaksięgowany w IC (do

uzupelnienia na podstawie kopii wniosku od IC do KE) 1

Kwota środków wycofanych w danym okresie w PLN



1 2 3 4 5a

Priorytet - - - -POIS.0...01.00-00- /08-00 - -

Razem PSuma ogółem


Numer umowy/decyzji o dofinansowanie

Beneficjent/Dłużnik(imię, nazwisko, nazwa, NIP)

Instytucja dokonująca wypłat do beneficjenta dla

danego projektu

Numer Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność

okresową od IP do IZ , w którym wydatek był zadeklarowany



Całkowite wydatki kwalifikowane beneficjentów

Wkład publiczny

Poziom współfinansowania

Wkład UE

5b 6 7 8 9

230,53 zł 230,53 zł 85,00% 195,95 zł230,53 zł 230,53 zł 195,95 zł230,53 zł 230,53 zł 195,95 zł

Kurs EUR, po jakim wydatek został zaksięgowany w IC (do

uzupelnienia na podstawie kopii wniosku od IC do KE) 1

Kwota środków wycofanych w danym okresie w PLN


UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO

Dziękuję za uwagę

Anna Lewandowska

01.04.2011r.23 Ministerstwo Środowiska

Departament Ekonomiczny

błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez iw

Documents