biz²officesynchronizer produktpräsentation

biz²OfficeSynronizer.ppt

biz²OfficeSynchronizer V.5

Integration von Microsoft-Office zu SAP

Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes

inPuncto GmbH

Fabrikstr. 5

73728 Esslingen

Tel: +49 (0) 711 66188 500

Fax:+49 (0) 711 75878614

www.inpuncto-gmbh.com

Produktpräsentation

biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 2

biz²BusinessSuite von inPuncto

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation

biz²Archiver (SAP-Ablage und opt. Archivierung)

biz²Explorer (Abbildung virtueller Akten direkt in SAP

Strukturen, Thumnails, Formate)

biz²Scanner (Scan-on-demand Integration,

beliebige SAP Objekte)

biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS-Office in SAP)

biz²ScanServer (Massenverarbeitung;

Papierbeleg-Erkennung)

biz²ExportServer (Offline Verfügbarkeit von

SAP Daten und Dokumenten)

biz²Viewer (einfacher Pixelviewer, Singleprint

eMailing, Massstab-Print)

biz²Validator (ergonomisches Workflow-Add-on))


Kurzüberblick Highlights


Highlights

Klare Positionierung bei optionalem SAP EasyDM Einsatz

Es kann optional auch mit SAP

EasyDM gearbeitet werden

Bei der Speicherung einer

Datei aus der MS-Applikation

kann direkt auf die SAP

EasyDM- Strukturen

zurückgegriffen werden.

Positionierung:

* SAP EasyDM bezieht sich

auf das Filehandling

* b2OS synchronisiert auch

den Content in den

Dokumenten (!! bidirektional)


Sämtliche Zusatzdaten

(Klassifizierung / Objekt-

verknüpfungen) werden in

direkter SAP Kommunikation

vervollständigt (inkl. F4

Suchhilfen) – direkt aus MS-

Office

Hier: das eingecheckte

Dokument z.B. in einem Ordner

des SAP EasyDM

Highlights

Direkte SAP-Kommunikation aus MS-Office


Highlights

Ad-hoc Ergänzung von Dokumenten mit SAP Content

In ein Dokument lassen sich ad-

hoc SAP Felder direkt einfügen.

Diese lassen sich bidirektional

synchronisieren.

…oder Sie

generieren ein

Formular, welches

sich mit SAP-

Werten befüllt


Highlights

Vollständige Konsistenz (SAP, MS-Dokument)

Änderungen des Dokument Contents wird in SAP synchronisiert.

Änderungen des SAP-Contents werden im Dokument synchronisiert

…und sind z.B. auch in SAP EasyDM

wieder verfügbar.


Highlights

Einfache Formular-Generierung via MS-Office

Ein Worddokument (z.B. Template) wird über SAP instanziert.

…im Dokument sind die

synchronisierten Werte !

Bauen Sie Ihr Formularwesen

auf! -> Easy-to-use !!


Highlights

Gleiches Handling in anderen MS-Office Applikationen

…die bidirektionale

Synchronisation -> hier in Excel


Highlights

Schnelle Suche / Aufruf verwendeter Dokumente

Die Funktion "Letzte Originale" bietet

dem Benutzer den direkten Zugriff auf

seine letzten 5-10 Originale -> die SAP-

Suche über DISe entfällt.


Highlights

Komplette Berücksichtigung der SAP Konzepte

Zur Ansicht aus-

gecheckte Originale

können aus der MS-

Office Applikation heraus

"zur Bearbeitung"

umgeschaltet werden

Doppel-Klick


Highlights

Komfortables Arbeiten (in/out) mit Outlook/SAP

Bei Generieren von Mails können aus

Outlook heraus direkt DIS-

Originale an die Mail angehängt werden


Highlights

Persönliche Schnellzugriffe (SAP TA) direkt aus MS-Office

Hinterlegung von bis zu 3 SAP-

Transaktionen, die über Buttons in

der biz²OfficeSynchronizer-

Menüleiste aufgerufen werden

können -> benutzerspezifische

Funktionsfavoriten, direkter Aufruf

von SAP Transaktionen, die der

Benutzer oft benötigt


Highlights

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten

Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten für den

Benutzer im Optionsdialog. Administrator kann die

Konfigurationen für die Benutzer vorzubelegen /

einschränken. -> Firmenspezische Standardisierung

bei der Ablage von Dokumenten

– einstellbarer Präfix für Originalbeschreibungen -> hier

kann z.B. eine feste Unterscheidung von Dokumenten

getroffen werden, welche über den

biz²OfficeSynchronizer ins SAP gelangen ->

Standardisierung

– Einstellbares Format für einen Zeitstempel für die DIS-

Beschreibungen - dito

– Je nach Arbeitsweise des Benutzers kann er wahlweise

den biz²OfficeSynchronizer-Hauptdialog minimieren

oder in die Taskleiste platzieren -> Verbesserung des

benutzerspezifischen Handlings

– Wahlmöglichkeit für den Benutzer bei der Suche nach

Dokumenteninfosätzen über Standard F4-Suchhilfe

oder der Transaktion CV04N -> Verbesserung des

benutzerspezifischen Handlings


Insider-Wissen

Verwendung der neuesten Microsoft-Technologien (COM-AddIn) bei allen MS-

Office-Integrationen zu SAP führt zur wesentliche Verbesserungen in der

bidirektionalen Kommunikation zwischen SAP und MS-Vorlagen (Word/Excel) ->

Investitionssicherheit für Kunden

Falls Sie mehrere Originale der gleichen Dokumentart/typ in SAP anlegen wollen,

werden die Attribute (Objektverküpfungen, Beschreibungen) gepuffert und stehen

Ihnen bei der wiederholten Anlage von DIS'sen zur Verfügung -> Beschleunigung

bei der Dokumentanlage in SAP

Über den biz²OfficeSynchronizer gehandelte Originale "wissen", dass sie zu einem

DIS gehören. Damit sind z.B. automatischen Versionskorrektur, oder für

Datenermittlung bei Dokumenten einer Altdatenübernahme möglich

DIS-Beschreibung und Original-Beschreibung können im Info-Dialog des

biz²OfficeSynchronizer geändert werden, d.h. aus einer Applikationen MS-Office

heraus

Unterstützung konkurrierender Zugriffe verschiedener Benutzer schliesst die

gegenseitige Überschreibung von einem Dokument durch mehrere Benutzer aus.

-> es kann immer nur ein Benutzer das Dokument bearbeiten.


biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung

Easy-to-use


biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung I

Menüs direkt in Word-

Befehlsleiste integriert

Durch „Anklicken“ wird

die Verbindung zu

einem SAP System

aufgebaut -> Standard

SAP Logon !

Grundphilosophie:

nach Anlegen des

Dokumentinfosatzes in

SAP, ist SAP das

führende System !

Daten können

zwischen SAP und

Word bidirektional

synchronisiert werden


biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung II

Customizing findet nahezu

ausschließlich im SAP

System statt

Volle SAP-Funktionalität

steht zur Verfügung

Kontextsenitive Menüleiste

– Auswahl Dokumententyp

– DIS anlegen,

versionieren, bearbeiten,

letzte Originale anzeigen,

– DIS bearbeiten,

anzeigen, suchen,

– DIS/Original speichern,

an DIS anknüpfen

– Datensynchronisation

– Funktionsfavoriten


Generierung eines neuen Dokumentes (Beispiel Word)

In Word wird das

Dokument erstellt

Auswahl der

Dokumentenart gemäß

SAP Customizing

Informationen des DIS,

dessen Klassifikation

und Verknüpfungen

können direkt mit dem

Dokument bidirektional

ausgetauscht werden


Anlegen eines neuen DIS in SAP

Gemäß der ausgewählten

Dokumentart /typ ist die

Eingabe von Objekt-

verknüpfungen,

Klassenmerkmalen und

von Beschreibungen

erforderlich

eine Unterscheidung von

Kann- und Mussfeldern

kann eingestellt werden

SAP-Suchhilfen sind

integriert

Optionale Ableitungsregeln

vereinfachen das Ausfüllen

Bei Outlook werden

bekannt Mail-Items direkt

in die Maske befüllt


Integrierte Standard SAP Suche

Aufruf der Standard SAP Suche

Eingabe und Bestätigung der Suchkriterien

Suchstrategie in Form von Favoriten speicherbar

Die Zuordnung des Originals zu einem bestehenden DIS ist ebenfalls mit Verwendung der Standard SAP Suchhilfe möglich


Auswahl der Objektverknüpfung

Direkte Auswahl der

gewünschten

Objektverknüpfung/en

Durch Auflösung von

SAP-Beziehungswissen

können weitere

Informationen (z.B.

Objektverknüpfungen)

ausgelesen und dem

Dokument

zurückgegeben werden

(projektspezifisch)


In SAP existiert jetzt bereits ein DIS

Ab diesem Zeitpunkt

existiert in SAP ein DIS

der mit dem Dokument

als Original verknüpft ist

Informationen über den

DIS können durch die

Taste Information

abgerufen werden

Durch die Taste „Reset“

können die Daten

gelöscht und das

Dokument einem anderen

DIS zugeordnet werden


DIS vollständig in SAP Business Logik eingebettet

Der DIS verfügt über alle

Objektverknüpfungen und

Klassifizierungsinformationen

Die in SAP definierte

Business-Logik wird somit

vollständig unterstützt.


Original einchecken an DIS inkl. Statuskontrolle

Original an DIS hinzufügen ->

einschecken

Gemäß der Dokumentart wird

das Statusnetz ausgelesen

Dem User werden die jeweilig

erlaubten Stati angeboten

Je Status kann eine

entsprechende

Ablagekategorie in SAP

gecustomized werden.

Optional: bei Status

„freigegeben“ kann

automatisch eine

Konvertierung (z.B. PDF)

stattfinden (via. PDF

Konverter in SAP)


Original in SAP eingecheckt – Öffnen von Originalen

Eingeschecktes

Orginal wird lokal

gelöscht

Anwender wird

informiert mit

– DIS Nr.

– DIS Art

– Teildokument

– Version

Letzte Originale des

Users lassen sich

direkt aus Word

heraus öffnen


Suche nach Dokumenten in SAP (Beispiel Word)

Aufruf der

Standard SAP

Suche nach

Dokumenten aus

MS Word

Eingabe der

Suchkriterien und

Suche ausführen


Dokumentliste nach Selektion

Standard SAP

Dokumentliste

Hieraus erfolgt

Selektion des DIS und

Übergabe des

Originals aus der

Ablage an MS Word


Weitere Bearbeitung (Beispiel Word) - Versionen

Beim Speichern

geänderter Originale im

„gesperrten“ Zustand

werden neue DIS-

Versionen angelegt und

die geänderten

Originale damit

verknüpft

Hier: Die SAP-Suche

über die Nr. bringt 2

diese als Resultat


Arbeiten mit MS-Word Vorlagen

biz²OfficeSynchronizer

unterstützt das

Arbeiten mit MS Word

– Vorlagen

Jedem Formularfeld

kann eine individuelle

Bedeutung (Eingabe-,

Ausgabefeld)

zugewiesen werden


Einsatz der SAP R/3 Wertehilfe aus MS Vorlage

Die Eingabe in

Formularfelder wird

durch den Einsatz der

SAP R/3 Wertehilfe

(„F4-Hilfe“) erleichtert;

die im Standard

zahlreich vorhandenen

Funktionen können

individuell ergänzt

werden

Ausgabefelder werden

in Abhängigkeit von

Eingabefeldern und

dem zugeordneten DIS

direkt mit Information

versorgt


Datensynchronisation zwischen SAP und MS Word

Hier wurde über die

Wertehilfe der

Auftrag ermittelt, der

Debitor wurde per

Hand eingegeben.

Durch die

Datensynchronisation

wird der vollständige

Name des Debitors

automatisch in ein

weiteres Feld des

Formulars

eingetragen.


Dokument (inkl. Original) in SAP vollständig

DIS und Original in

SAP angelegt (s.o.)

In SAP sind gemäß

den Angaben aus dem

Formular und dem

SAP Beziehungs-

wissen die Objekt-

verknüpfungen,

Klassifizierung etc.

ausgefüllt worden


Aufruf von Funktionsfavoriten

User können im

Optionsdialog ihre

spezifischen

Funktionsfavoriten

definieren (bis zu 3).

Direkter Aufruf der

SAP-Transaktionen

aus der Applikation

(hier Word mit zwei

Funktionsfavoriten)


MS Outlook Integration


unterstützt die Ablage

von Outlook-Mails in

SAP R/3

Gleiche Menü-

Einbindung wie in Word,

Excel, Powerpoint.

Zum Einchecken der

Mail in SAP muss die

Mail markiert werden


In SAP wird neuer DIS angelegt

Gleiche Funktionalität

und Handhabung bei

der Anlage eines

neuen DIS (s.o.)

Eingabemaske,

Objektverknüpfungen,

Standard SAP Suche

etc. (s.o.)


Mail wird eingecheckt und in Bestandteile aufgelöst

Mail wird direkt eingecheckt

Zur Speicherung eines Mail-Originals (CheckIn) wird diese in ihre Bestandteile zerlegt:

– Originalmail

– Originaltext

– Attachments

Das Verfahren ermöglicht einer Volltextsuche (z.B „TREX“) den DIS über Informationen zu finden, welche sich im Nachrichtentext oder in angehängten Dateien befinden


Komfortanzeige durch biz²Explorer

Durch das Zusatzprodukt

biz²Explorer sind alle

Originale am DIS direkt

sichtbar

biz²Explorer stellt die

Struktur, Thumbnails

sowie die

formatspezifischen

Viewer dar.


Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden

Der User möchte eine

neue Mail versenden -

mit ein oder mehreren

Originalen aus SAP

Mit „DIS-Original suchen

und an Mail anhängen“

kommt er direkt in den

SAP Such Dialog für

DISe


Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden

Nach Selektion des DIS

kann Original für die

Outlook-Mail ausgewählt

werden:

– Bei nur einem Original

am DIS erfolgt das

direkte Anhängen an

die Mail

– Bei mehreren

Originalen wird ein

Auswahlfenster zur

Markierung angeboten

– Mit „Übernehmen“

werden die Originale

an die Mail angehängt


biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für EXCEL


biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für POWERPOINT


LotusNotes Integration


unterstützt die Ablage

von LotusNotes-Mails in

SAP R/3


realisiert die Ver-

bindungen zu SAP R/3 in

dem biz²Office-

Synchronizer System-

Manager

Der Systemmanager ist

ein OutOfProcess

ActiveX-Server, welcher

durch den Aufruf seitens

des Client (b2OS - Notes

AddIn (DLL)) gestartet

wird



Wichtigster Bestandteil

hierbei ist die

Umsetzung der

asynchronen Funktionen

des Systemmanager in

synchrone Funktionen

für LotusScript.

Das b2OS - NotesAddIn

wurde als ActiveX – DLL

entwickelt.

Die markierte eMail kann

gemäß SAP Customizing

einer Dok.Art zugeordnet

werden.

Werte hieraus direkt aus

SAP!



Daten aus der Mail werden verwendet – weitere erforderliche Daten werden vervollständigt

F4 Suchhilfen stehen zur Verfügung

Funktionen

– Connect

– DisConnect

– Auswahl DokArt/DokTyp

– DIS anlegen

– DIS-Version

– LastDocument List anzeigen / Dokumente aufrufen

– DIS anzeigen

– DIS Suchen

– An DIS anhängen

– DIS Refresh

– DIS-Info anzeigen

– SAP GUI Anzeigen

– Transaktion 1 / 2 / 3 aufrufen

– Hilfe anzeigen

– DIS-Originale suchen und an Mail anhängen

– Info über DIS-Original anzeigen



Hier: der erzeugte DIS

mit den eMail

Bestandteilen

Gemäß Angaben der

Objektverknüpfung bzw.

Klassifizierung

entsprechende

Verbuchung

Bestandteile der eMail ->

T-Rex -> Volltextsuche


Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP I

E-Mail -> volle Ausnutzung DVS in SAP

Gezielte Archivierung von business-relevanten eMails in den gesamten ERP-

Kontext

Pauschale Archivierung ebenfalls möglich (ohne weitere Verwendung von

Objektverknüpfungen etc.)

Archivierung von eMail / Attachment -> Mail wird separiert in die Bestandteile

Mit SAP „T-Rex“ -> Verschlagwortung -> Volltext Suche

Umfangreiche Such-Mechanismen (Favoriten, Berechtigungsgruppen,…)

Bewusste, manuelle Archivierung durch Endanwender !

Single Instance -> Mails an Verteileradressen können nur 1x in SAP archiviert

werden


Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP II

eMail in SAP ist eigenständig ansprechbare Dateneinheit – auch nachfolgende

Zuordnungen zu anderen Business-Objekten möglich

Attachments wiederverwendbar - > z.B. ein bestimmtes Attachment muß

weitergesendet werden.

Speicherung / Archivierung gemäß SAP Customizing für die Ablagen/Repositories /

Speichermedien

eMails können vollständig aus der eMail-Box gelöscht werden.

SAP-technische Erweiterungen möglich (z.B. bestimmtes Verhalten bei

entsprechenden Klassifizierungsmerkmalen)

Bei entsprechendem Status des Dokumentes kann optional eine Konvertierung der

DIS-Originale in ein Langzeitarchivformat (z.B. PDF) erfolgen. Erfordert

zusätzlichen PDF-Konverter in SAP


Ihr Ansprechpartner:

Dr. Frank Marcial

Tel: (0711) 66188 500

Fax: (0711) 75878614

[email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

biz²officesynchronizer produktpräsentation

Technology