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24.10.2016
Bitte beachten Sie bei der Organisation von Veranstaltungen aller Art Folgendes: Um Überschneidungen zu vermeiden, teilen Sie bitte den Veranstaltungstermin dem Rektorat nach Festlegung mit der Raumplanung mit. Bei Hochschulveranstaltungen im größeren Rahmen und/oder mit Außenwirkung wird die logistische Organisation (Catering usw.) vom Rektoratssekretariat Tel. -4013/-19 unterstützt. Für alle anderen Veranstaltungen empfiehlt es sich, das Rektoratssekretariat vorab und rechtzeitig zur Beratung hinzu zu ziehen. Die nachfolgende Checkliste ist dazu als Unterstützungsinstrument möglichst zeitnah durchzuarbeiten. Checkliste Veranstaltungen Art der Veranstaltung:___________________________________________________________________________ Termin: ________________________________________________________________________________________
Vorgang/Thema Ansprechpartner Erl./Datum Terminfestlegung
Info zur Aufnahme in den Veranstaltungskalender und evtl. an das Rektorat weitergeben
Fr. Buttgereit
Räumlichkeiten bei Raumplanung reservieren, auch Foyers müssen reserviert werden.
Veranstaltungen am Wochenende und abends Öffnungszeiten der PH abklären Anwesenheit der Hausmeister notwendig, evtl. Zusatzkosten
H. Wendel
Flyer/Einladungen Einladung auch an Rektorat/Hausmeister/Telefonzentrale/Presseabteilung zur Info und gegebenenfalls Vorbesprechung geben.
Beratung/Corporate Design Frau Buttgereit
Finanzierung Finanzierung und Kostenstelle vorab klären, evtl. Anträge zur Finanzierung stellen, Ergebnis berücksichtigen
Haushaltsabteilung
Hotelempfehlungen Alfa Hotel Superior www.alfa-karlsruhe.com Hotel Ambassador www.ambassador-karlsruhe.de Hotel am Markt www.hotelammarkt.de Und im 4-Sterne Bereich: Kaiserhof www.hotelkaiserhof-ka.de
Veranstalter selbst
Anmeldeliste führen Veranstalter selbst
24.10.2016
Technik bestellen Geräte Ausleihung zusätzliche Hörsaaltechnik
ZIM Fr. Sheykhon H. Ehrenfeuchter
Gästenetz/ W-LAN Die neue Infrastruktur erlaubt die Vergabe von Gästeaccounts. Diese Accounts ermöglichen den Zugriff auf das Internet per Browser. Accounts mit einer Gültigkeit von 1 bzw. 3 Tagen werden über die Servicetheke herausgegeben. Accounts mit längerer Laufzeit werden über die ZIM-Abteilung „Anwenderbetreuung“ herausgegeben.
Tel. -4419 Fr. Sheykhon
Studentische Hilfskräfte Frühzeitig Hilfskräfte suchen und Verträge ausfertigen lassen (mind. 4 Wochen vorher)
Personalabteilung
Programm/Musik Die Verantwortlichen rechtzeitig und direkt ansprechen, z.B. Angebot im Hause
- H. Vincenzi (Big Band, Combo) - Fr. Danyella (Chor, Sing & Swing) - Heavy Horns, [email protected] - Orchester: H. Kloppenburg - Sprechergruppe
Catering Gute Erfahrungswerte, z.B.: http://www.studentenwerk-karlsruhe.de/de/essen/hochschulcatering www.freshfood-catering.de www.metzgerei-sack.de Bäckerei Schweikert, Tel. 0721/572257, backt „p“ + „h’s“ aus Hefeteig, Schinkencroissant + Tomaten/Spinat Schmetterlinge, Laugenkonfekt, kl.Wrap’s www.flammkuchen-karlsruhe.de (Bewirtung Sonnwendfest) Alternativen ohne Erfahrungswerte: www.kunzmann-events.de, www.partyservice-brath.de - Mittagessen in Mensa möglich, vorher Zahlungsmodus abklären - Deadline mit Caterer absprechen, Bestellungen nach Anmeldstatus evtl. modifizieren.
Bei größeren Veranstaltungen Organisation Rektoratssekretariat, ansonsten gerne Tipps/Infos, auch bezüglich der Mengen. Studierendenwerk Ulrich Ziegler Telefon 0721 6909-254 [email protected]
Getränke: z.B. GeKo Getränke Vertrieb Kolberg GmbH
Beratung Rektoratssekretariat
24.10.2016
Getränke können auch kurzfristig nachbestellt werden Tel. 0721/31032 o. 890100
Möblierung/Aufbau/Transport Tische, Stehtische, Stellwände usw.
H. Sakatsch
Tagungsmappen, Namensschilder H. Händel
Infomaterial über die PH Infomaterial über Karlsruhe bei KMK GmbH
Fr. Buttgereit www.messe-karlsruhe.de
Blumen z.B. Blumen Maguhn, gute Erfahrungen mit Preis-/Leistungsverhältnis z.B. Stadtgärtnerei
0721/551139, Rheinstr. 30 76185 Karlsruhe-Mühlburg Tel.: 0721/133-6780
Hinweisschilder An den Gebäuden anbringen, evtl. mit Programmhinweis + Gebäudeplan, Plakatständer, Anbringungsmöglichkeiten absprechen
selbst erstellen H. Sakatsch
Programm Empfohlene Online-Druckerei: Saxoprint mit Anfahrts- und Gebäudeplan, (bitte von PH Website nehmen), auslegen/aushängen
www.saxoprint.de Programm an Frau Buttgereit für Homepage und Presse geben
Anmeldung + Empfang Informationscounter einrichten Bei Veranstaltungen in der Aula Hilfskräfte zusätzlich als Wegweiser postieren
Veranstalter selbst
Berichterstattung und Veranstaltungsdokumentation Für Berichte (für PH AKTUELL, Homepage) und Bilddokumentation (Fotoapparat kann im ZIM entliehen werden) sorgen
Beratung: Frau Buttgereit, Dokumentation bitte an Fr. Buttgereit geben
Rechnungen Mit entsprechender Kostenstelle versehen
Fazit: Erfahrungswerte für die „Nachwelt“ festhalten ☺ Rückmeldung an Rektoratssekretariat