Bireysel Emeklilik Sistemi Otomatik Katılım

TAHSİLAT ve MUTABAKAT UYGULAMASI

Sayın Yetkili,

Bireysel Emeklilik Sisteminde Otomatik Katılım Uygulaması kapsamında sisteme

dahil edilen çalışanlara ilişkin katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında takibi ve

mutabakatının sağlanması amacı ile işlemlerin aşağıdaki açıklamalar çerçevesinde

Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile yürütülmesi gerekmektedir.

Ücret bordrosu işlemlerinin (Dolayısı ile Bireysel Emeklilik Sisteminde Otomatik

Katılım Uygulamasına ait işlemler de dahil) KPHYS sistemi aracılığı ile

gerçekleştirilmesi durumunda tahsilat işlemleri T.C. Maliye Bakanlığı Kamu

Muhasebat Genel Müdürlüğü düzenlemeleri kapsamında gerçekleştirileceğinden

ayrıca Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubemizden mutabakat sağlanması ve tahsilata

konu çalışan bilgilerinin tahsilat kayıtlarının iletilmesine gerek bulunmamaktadır.

Konuya ilişkin olarak, T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü

tarafından yayınlanan 24.03.2017 ve 12.04.2017 tarihli duyurular kapsamında

işlem yapılması gerekmektedir. Söz konusu duyurulara

https://www.muhasebat.gov.tr/content/uygulama-kilavuzlari adresinden

ulaşılabilmektedir.

Katkı payı tahsilat mutabakatının sağlanması ve çalışan bazında katkı payı tahsilat

bilgilerinin iletilmesi amacı ile gerekli açıklamalar ve Şirketimiz Kurumsal İnternet

Şube aracılığı ile gerçekleştirmesi gereken işlemleri açıklayan kullanım klavuzu

aşağıda yer almaktadır.

İşlemleriniz sırasınra öncelikle aşağıdaki açıklamaların dikkatlice incelenmesini

takiben kullanım kılavuzunda yer alan işlemlerin takip edilmesi hatalı/eksik iş ve

işlemlerin engellenebilmesini teminen zorunluluk oluşturmaktadır.

Saygılarımızla

Ziraat Hayat ve Emeklilik A.Ş.

Sayın Harcama Birimi Yetkilisi, Bilindiği üzere 6740 sayılı Kanun ve Çalışanların İşverenleri Aracılığıyla Otomatik Olarak Emeklilik Planına Dahil Edilmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında kurumunuz çalışanlarından 45 yaş ve altında olanların belirlenen ve işverenin kapsama alınma tarihi itibarıyla çalışmakta olan kırkbeş yaşını doldurmamış kişilerin 01.04.2017 tarihinden itibaren Otomatik Katılım Sistemine dahil edilmesine yönelik olarak Şirketimizin tercih edilmesi sebebi ile bir kez daha teşekkürlerimizi sunarız. İlgili çalışanlarınızın 01.04.2017 tarihinden geçerli olmak üzere Otomatik Katılım sistemine dahil edilmesi ve maaşlarından Sosyal Güvenlik Kurumu’na ödenecek prim (SGK primi veya emekli keseneği) matrahının asgari %3’ü oranındaki kesinti yapılarak Şirketimize aktarılmasına yönelik dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır. BİRİNCİ ADIM - Çalışanlara ait Grup Sözleşmesi açılması ve çalışan kayıtlarının oluşturulması İlgili çalışanların sisteme dahil edilmesi ve katkı payı tahsilatlarının Sosyal Güvenlik Kurumu nezdinde kontrolü sağlanacağından, Kurumunuz bünyesinde ücret hesaplama yöntemi ve çalışan türü bakımından aşağıda ayrıntıları yer alan detayda grup sözleşmelerinin açılmasının sağlanması önem taşımaktadır. KPHYS (KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personel)

Kamu kurumlarında çalışan personelden KPHYS sistemi üzerinde bordro işlemleri

gerçekleştirilenlerin bu grup sözleşmesi altında kayıtlara alınması ve bu grup

sözleşmesi içine başkaca bir personelin dahil edilmemesi gerekmektedir. Söz

konusu grup sözleşmesi altında kayıtlara alınacak personele ilişkin bilgiler ve

ücretlerinden kesinti yapılan katkı payları T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel

Müdürlüğü’nün “83993637-000-Otomatik” sayılı, “2017/7 sayılı KPHYS Duyurusu”

konulu duyurusu ekinde yer alan “Bireysel Emeklilik (Otomatik Katılım) Sistemine

İlişkin Uygulama Klavuzu” kapsamında işleme alınacaktır. Bu çerçevede KPHYS

sisteminden temin edilecek personel bilgileri ile Şirketimiz Kurumsal İnternet

Şubemize harcama birimi yetkilileri tarafından yüklenen grup sözleşmesinde kayıtlı

personel bilgileri karşılaştırılmalıdır. İlgili personel bilgilerinin Kurumsal İnternet

Şubemiz aracılığı ile aktarılmasına ilişkin detaylı açıklama yine Kurumsal İnternet

Şubemizdeki klavuzda yer almaktadır.

Söz konusu personelin ücretlerinden kesinti yolu ile tahsil edilen katkı payı

tahsilatları harcama birimi bazında ilgili saymanlık muhasebe birimi tarafından

Şirketimiz hesaplarına aktarılacağından, söz konusu grup sözleşmesi kapsamında

sadece KPHYS sisteminde ücret hesaplaması gerçekleştirilen personele ait tahsilat

işlemleri takip edilecektir. Diğer taraftan yürürlükteki düzenleme kapsamında,

personelin ücret ödeme gününü takip eden işgünü kesinti tutarlarının Şirketimiz

hesaplarına aktarılması gerektiğinden ücret ödeme gününü takip eden iş günü

öncesinde ödemenin yapılmaması gerekmektedir.

KPHYS Dışı (Harcama Yönetim Sistemi üzerinden işlem yapılan personel)

Kamu kurumlarında çalışmakla birlikte KPHYS sistemi dışında bordro işlemleri

gerçekleştirilen personel bu grup sözleşmesi kapsamına dahil edilmelidir. Bu grup

sözleşmesi kapsamına KPHYS sisteminden ücret hesaplaması yapılan personel ile

döner sermaye işletmeleri tarafından ücret ödenen personel kesinlikle dahil

edilmemelidir.

Döner Sermaye İşletmesinden ücret alan personel

Ücretleri Döner Sermaye işletmesinden ücret ödenen (KPHYS sistemi dışında

bordro işlemleri gerçekleştirilen) personel bu grup sözleşmesi kapsamına dahil

edilmelidir.

Yukarıda açıklamalar doğrultusunda çalışanlara ait Grup Sözleşmelerinin

ayrıştırılarak oluşturulması ve oluşturulduktan sonra Şirketimiz Kurumsal İnternet

Şubemize harcama birimi yetkilileri tarafından yüklenen grup sözleşmesinde

bulunan çalışanların doğru grup sözleşmesi altında eksiksiz olarak yer aldığı kontrol

edilmeli ve gerekli düzeltilmeler yapılmalıdır.

İKİNCİ ADIM – Katkı Payı Tahsilatlarının Çalışan Bazında Mutabakatı ve Bildirimi Söz konusu kontrol ve gerekli düzeltme işlemleri sonrasında ilgili çalışanlara ait

katkı payı tahsilatlarının mutabakatı ve Şirketimize kişi bazında bildirimine yönelik

işlemler başlatılmalıdır.

Çalışanların ücretlerinden kesinti yolu ile tahsil edilen katkı payı tutarlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına aktarılabilmesi amacı ile mutabakat sağlanması ve çalışan bazında katkı payı tahsilatlarının Şirketimize bildirilmesi işveren temsilcisinin sorumluluğundadır.

Söz konusu mutabakat ve bildirim yapılmaksızın, katkı payı tahsilatlarının Şirketimiz hesaplarına transferi halinde katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına kayıt edilmesi sağlanamayacak ve katkı payı tahsilatları yasal düzenleme kapsamında transfer gerçekleştirilen banka hesabına iade edilecektir. KPHYS (KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personel)

Çalışanlara ait katkı payı tahsilatının mutabakatı amacı ile KPHYS sisteminden ücret

alan çalışanlar ile ilgili tahsilat mutabakatı Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü

tarafından “Bireysel Emeklilik (Otomatik Katılım) Sistemine İlişkin Uygulama

Klavuzu” kapsamında oluşturulan veriler kullanılarak topluca sağlanacaktır. Bu

nedenle harcama birimi yetkilileri tarafından mutabakat ve tahsilat için Şirketimiz

Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile başkaca bir işlem yapılmaması gerekmektedir.

KPHYS Dışı (Harcama Yönetim Sistemi üzerinden onaylanan personel)

Çalışanlara ait katkı payı tahsilatının mutabakatı amacı ile Şirketimiz Kurumsal

İnternet Şubesi aracılığı ile çalışan bazında katkı payı bilgilerinin iletilmesi

sağlanmalıdır. Gerçekleştirilecek mutabakat ve bildirim işlemleri hakkında detaylı

bilgi “Kurumsal İnternet Şube Otomatik Katılım Sistemi Tahsilat Mutabakatı ve

Tahsilat İşlemleri Kullanım Kılavuzu”nda yer almakta olup, Kurumsal İnternet

şubemizdeki “Kullanım Klavuzları” bölümünden ulaşılabilmektedir.

Döner Sermaye İşletmesinden ücret alan personel

Çalışanlara ait katkı payı tahsilatının mutabakatı amacı ile Şirketimiz Kurumsal

İnternet Şubesi aracılığı ile çalışan bazında katkı payı bilgilerinin iletilmesi

sağlanmalıdır. Gerçekleştirilecek mutabakat ve bildirim işlemleri hakkında detaylı

bilgi “Kurumsal İnternet Şube Otomatik Katılım Sistemi Tahsilat Mutabakatı ve

Tahsilat İşlemleri Kullanım Kılavuzu”nda yer almakta olup, Kurumsal İnternet

şubemizdeki “Kullanım Klavuzları” bölümünden ulaşılabilmektedir.

ÜÇÜNCÜ ADIM – Katkı Payı Tahsilatlarının Şirketimiz Hesaplarına Aktarılması. KPHYS (KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personel)

KPHYS sisteminden bordro işlemleri yürütülen personele ait katkı payı

tahsilatlarının hazırlanan ödeme emirleri kapsamında ilgili saymanlık tarafından

onaylanan ve muhasebeleştirilen tutarlar harcama birimi bazında ödenecektir. Söz

konusu ödemelere ait dekont açıklamalarında harcama birimi bazında detaylı

bilgiler Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen sistemsel

çalışma sonucunda otomatik olarak kayıt edileceğinden ilgili saymanlık muhasebe

birimi tarafından ödemenin gerçekleştirilmesi sonrasında işlemler tamamlanmış

olacaktır.

Bu aşamada KPHYS sisteminden çalışana ait katkı payı tahsilat bilgileri Şirketimize

ulaşmadan önce katkı payı toplamının ödenmesi halinde işlem yapılması mümkün

olamayacağından ücret ödeme gününü takip eden işgünü ödeme yapılması önem

arz etmektedir. Katkı payı tahsilatlarını Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü

tarafından bilgisayar sistemlerine tanımlanmış Şirketimiz banka hesabına otomatik

olarak transfer edileceğinden bu konuda manuel işlem kesinlikle

gerçekleştirilmemelidir.

KPHYS Dışı (Harcama Yönetim Sistemi üzerinden onaylanan personel)

KPHYS sistemi dışında bordro işlemleri yürütülen personele ait katkı payı

tahsilatlarının mutabakatı ve çalışan bazında bildirimi Şirketimiz Kurumsal İnternet

Şubesi aracılığı ile gerçekleştirildikten sonra hazırlanan ödeme emirleri kapsamında

ilgili saymanlık tarafından onaylanan ve muhasebeleştirilen tutarlar harcama birimi

bazında ödenecektir. Söz konusu ödemelere ait dekont açıklamalarında harcama

birimi bazında detaylı bilgiler Kamu Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından

gerçekleştirilen çalışma sonucunda otomatik olarak kayıt edileceğinden ilgili

saymanlık muhasebe birimi tarafından ödemenin gerçekleştirilmesi sonrasında

işlemler tamamlanmış olacaktır. Bu aşamada Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi

aracılığı ile yukarıda belirtilen mutabakat ve bildirim işlemleri tamamlanmadan

önce katkı payı toplamının ödenmesi halinde işlem yapılması mümkün

olamayacağından ücret ödeme gününü takip eden işgünü ödeme yapılması önem

arz etmektedir.

Diğer taraftan, katkı payı ödemelerinin Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi

aracılığı ile sağlanan mutabakat kapsamında oluşturulan liste tutarı ile kesinlikle

eşit miktarda gerçekleştirilmesi gerekmekte olup, eksik veya fazla ödeme

yapılması durumunda katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik

(Otomatik Katılım) hesaplarına kayıt edilmesi mümkün olmayacağından katkı

payı tahsilatları yasal düzenleme kapsamında transfer gerçekleştirilen banka

hesabına iade edilecektir. Katkı payı tahsilatlarını Kamu Muhasebat Genel

Müdürlüğü tarafından bilgisayar sistemlerine tanımlanmış Şirketimiz banka

hesabına transfer edilmesi sağlanacak olup bu konuda manuel işlem kesinlikle

gerçekleştirilmemelidir.

Döner Sermaye İşletmesinden ücret alan personel

Döner Sermaye İşletmesi tarafından (KPHYS sistemi dışında) bordro işlemleri yürütülen personele ait katkı payı tahsilatlarının mutabakatı ve çalışan bazında bildirimi Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile gerçekleştirildikten sonra hazırlanan ödeme emirleri kapsamında döner sermaye saymanlığı tarafından onaylanan ve muhasebeleştirilen tutarların Şirketimizin TR710001000606000066667349 IBAN numaralı hesabına (T.C. Ziraat Bankası A.Ş. Beyazıt Şubesi nezdindeki 6666-7349 numaralı hesabı) transferi sağlanmalıdır. Katkı payı ödemesinin Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile oluşturulan liste ile eşleştirilerek katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik hesaplarına kayıt edilmesi amacı ile dekont açıklamasının ilk bölümüne mutlaka döner sermaye işletmesinin vergi kimlik numarası ve Kurumsal İnternet Şubemizde oluşturulan mutabakat listesine ait referans numarasının (Dosya No) mutlaka kayıt edilmesi gerekmektedir. (Örnek açıklama : 1234567890 VKN – 3456 Referans Numaralı Otomaitk Katılım Katkı Payı tahsilatı) Bu aşamada Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile yukarıda belirtilen mutabakat ve bildirim işlemleri tamamlanmadan önce katkı payı toplamının ödenmesi halinde işlem yapılması mümkün olamayacağından ücret ödeme gününü takip eden işgünü ödeme yapılması gerekmektedir. Diğer taraftan, katkı payı ödemelerinin Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesi aracılığı ile sağlanan mutabakat kapsamında oluşturulan liste tutarı ile kesinlikle eşit miktarda gerçekleştirilmesi gerekmekte olup, eksik veya fazla ödeme yapılması durumunda katkı payı tahsilatlarının çalışan bazında bireysel emeklilik (Otomatik Katılım) hesaplarına kayıt edilmesi mümkün olmayacağından katkı payı tahsilatları yasal düzenleme kapsamında transfer gerçekleştirilen banka hesabına iade edilecektir. Dikkat edilmesi gereken ÖNEMLİ hususlar: 1. Çalışanlara ait cep telefonu ve elektronik posta adreslerinin eksiksiz girilmesi

katılımcılara sağlanan mobil şube, bireysel internet şube, Çağrı Merkezi

hizmetlerinin eksiksiz ve etkin olarak sunulabilmesi açısından önem

taşımaktadır.

2. Çalışanlara ait banka hesap bilgilerinin (IBAN numarası) eksiksiz ve doğru olarak

girilmesi sistemden ayrılma (cayma) halinde tahsil edilen katkı paylarının

katılımcı hesaplarına en kısa sürede aktarılabilmesi açısından önem

taşımaktadır.

3. Yürürlükteki düzenleme kapsamında çalışanların ücretlerinden kesinti yolu ile

tahsil edilen katkı paylarının virgülden sonraki kısmı dikkate alınmaksızın tam

tutarın transferi sağlanmalıdır. Bu kapsamda tahsilatın kuruşlu kısmının

gönderilmemesinin sağlanması gerekmektedir.

4. Çalışanlara ait Otomaitk Katılım sözleşmesine ilişkin işlemler çalışan tarafından

mobil şubemiz, bireysel internet şubemiz ve çağrı merkezimiz tarafından

gerçekleştirilecek olup, tarafınızca sisteme dahil edilen çalışanlara ait işten

ayrılma, ücretsiz izin ve benzeri ücretsiz dönem bildirimlerinin Kurumsal

İnternet Şubemiz aracılığı ile gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

5. Kurumsal İnternet Şubemizin kullanımına ilişkin detaylı bilgiyi Kurumsal İnternet

Şubemizde bulabilirsiniz.

6. Personel maaş hesaplamalarını KPHYS sisteminden gerçekleştirmekle beraber

ödeme işlemlerini Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan klavuz

(Bireysel Emeklilik Kesintilerinin Gönderilmesine İlişkin Uygulama Klavuzu)

kapsamında açıklandığı üzere say2000i sistemi dahilinde gerçekleştiremeyen

kurumların personeline ait tahsilat listesi KPHYS sisteminden temin edilecek

olup, söz konusu kurumlar KPHYS sisteminde oluşturdukları kesinti toplamını

Şirketimizin TR710001000606000066667349 IBAN numaralı hesabına

(T.C. Ziraat Bankası A.Ş. Beyazıt Şubesi nezdindeki 6666-7349 numaralı hesabı)

transfer edeceklerdir.

Kuruma yetkili kişi www.ziraatemeklilik.com.tr üzerinde yer alan

Kurumsal İnternet Şube alanına tıklayarak, temsile yetkili kişi/kişilere ait

T.C. Kimlik Numarası ve sistemde tanımlı cep telefonu numarası ile giriş

yapılır.

Sistemde kayıtlı cep telefonuna gelen tek kullanımlık şifre ile Kurumsal

İnternet Şubeye giriş yapılır.

*****

Giriş yapıldıktan sonra “İşlemler” menüsü altında yer alan “Tahsilat İşlemleri” alanına tıklanır. Bu alanda sırayla 3 ayrı işlem yapılmaktadır;

“Bordro Yükleme” “Tahsilat Verisi Oluşturma” “Tahsilat Yükleme ve Onay”

Bu işlemlerin sırası ile yapılması önemli olup amaç, kurum çalışanlarına ait üretim ve tahsilat mutabakatının yapılması ve katkı payı ödenmesi gereken tahsilat listesinin nihai olarak oluşturulmasının sağlanmasıdır. Aşağıda işlem adımları detaylı bir şekilde açıklanmıştır.

1.ADIM: “BORDRO YÜKLEME”

İşlemler alanına giriş yapıldığında açılan alt menüde tahsilat işlemleri sekmesi seçildiğinde ilk gelen ekran Bordro Yükleme ekranıdır. “Bordro Yükleme” “Tahsilat Verisi Oluşturma” “Tahsilat Yükleme ve Onay”

SGK_ISYER_SICIL_NO TCKN AD SOYAD MATRAH

SGK işyeri sicil numarası SGK_ISYER_SICIL_NO görüldüğü gibi alt tire olarak yazılmalıdır.

Bordro Yükleme olarak adlandırdığımız birinci adımda işveren yetkilisi

tarafından, aşağıda görseli paylaşılan (Bordro Tablosu) ilgili formatta ki

başlıklar altında Otomatik Katılım Sistemine dahil olan 45 yaş altı kurum

çalışanlarına ait ilgili bilgiler hazırlanmalıdır.

Her bir SGK sicil numarası ile tanımlanmış grup için ayrı Bordro Tablosu

yüklenmesi gerekmektedir.

Bordro Tablosu

Yukarıda formatı yer alan excel dosya tarafınızca oluşturulabilecektir. Duyurular

kısmında yer alan http://www.ziraatemeklilik.com.tr/kullanim_kilavuzlari.html

linkinden bordro tablosuna ulaşbilirsiniz.

İlgili bilgiler Bordro Tablosuna girildikten sonra dosya, farklı kaydet

seçeneği ile kayıt türünden “CSV (Virgülle Ayrılmış)” seçilerek format

kayıt edilir.

Daha sonra ekranda yer alan Tahsilat işlemi yapılacak “Dönem Bilgisi”

ve “Protokol Statü” seçimi yapılarak CSV formatında kaydedilen Bordro

Tablosu “Dosya Yükle” butonu ile sisteme yüklenmelidir.

Dönem Bilgisi: Hangi ay için kesinti tutarı yatırılacak ise ilgili bordro ayı

seçilir. Örneğin; 2017 yılı Nisan ayı maaş bordrosundan yapılacak kesinti

için “Dönem Bilgisi” 2017.04 seçilir.

Protokol Statü: “KPHYS” ve “KPHYS Dışı” olmak üzere 2 seçenek olan

alanda seçim yapılırken her zaman “KPHYS Dışı” seçilmelidir.

Not: Protokol Statü seçiminde (KPHYS veya KPHYS Dışı) her zaman için

“KPHYS Dışı” için seçim yapılmalıdır. “KPHYS Dışı” Kamu da çalışıp

sözleşmeli personel statüsünde olan çalışanları, Döner Sermaye,

Harcama Yönetim Sistemi ve Özel sektör personelini kapsamaktadır.

Örnek Bordro Yükleme İşlemi;

Dönem Bilgisi ve KPHYS Dışı seçimi yapıldıktan sonra “Dosya Yükle”

butonu tıklanarak daha önceden CSV (Virgülle Ayrılmış) formatında

kayıt edilen Bordro Tablosu dosyası seçilerek aç butonuna tıklanır.

Seçilen dosya “Devam” butonu ile sisteme yükleme işlemine başlanır.

Bordro Tablosunun (CSV) yükleme işlemi tamamlandıktan sonra sistem, tarafınıza yüklediğiniz dosyaya ilişkin Talep Numarası atayacaktır. İlgili Talep Numarasının işlemlerin devamı için kayıtlı tutulması önem arz etmektedir.

TALEP NUMARASI

Yukarıdaki Menü adımında yer alan hatalı kayıtları “Hatalı Kayıt Şablon İndir” butonu ile Excel dosyası içerisinde detaylı şekilde görüntüleyebilirsiniz. Yine, “Yüklenen Kayıtları İndir” butonu ile sisteme yüklenen dosya kayıtlarının tamamı indirilebilmektedir.

Amaç; yüklenen dosyadaki tüm kayıtlar üzerinden hatalı kayıtların kontrolünün sağlanarak gerekli işlemlerin bu yönde devam ettirilmesidir.

Ayrıca sistem kontrolünün sonucu otomatik olarak temsile yetkili kişiye e-posta yolu ile bilgilendirme gönderilmektedir. E-posta örneği aşağıdadır.

Yüklenen Dosyadaki hatalı kayıtları indirir

Yüklenen Dosyadaki kayıtların tümünü indirir

Hatalı kayıtlar içerisinde “Listede Olmayan Kişiler” (üretimi yapılmamış olan çalışanlar) var ise hatalı kayıt şablon dosyasında bu kişiler tespit edilir ve önce bu kişilerin “Toplu İşlem ve Talep Dosyası” üzerinden üretimi gerçekleştirilir. Bu işlemler ile ilgili olarak Şirketimiz Kurumsal İnternet Şubesindeki kılavuz aracılığı ile detaylı bilgiye ulaşılabilmektedir. Daha sonra bordro yükleme alanına tekrar giriş yapılarak bu kişiler için ilgili işlemlerin yapılması gerekmektedir.

Yüklenen dosya üretim kayıtları ile kontrol işlemini sağladıktan sonra üretim kayıtlarında hata veya eksiklik bulunmuyor ise 2. Adım olan Tahsilat Verisi Oluşturma adımına geçilir.

2. ADIM: “TAHSİLAT VERİSİ OLUŞTURMA”

Kurumsal İnternet şube üzerinde “İşlemler” menüsü altında yer alan “Tahsilat İşlemleri” butonu içerisindeki “Tahsilat Verisi Oluşturma” butonuna tıklanır.

Ödeme Tipi, SGK İşyeri Sicil No, Dönem Bilgisi ve Ücret Ödeme günü bilgileri girilerek “Hazırla” butonuna tıklanır ve “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” işlemi için 1. Adımda yüklenen Bordro Tablosu bilgileri ve mevcut üretim bilgileri üzerinden excel formatında yeni bir dosya oluşturulur. Örnek Tahsilat Verisi Oluşturma İşlemi;

1. Ödeme tipi seçilir; Katkı Payı: Prime esas kazançtan kesinti yapılacak en az %3 lük tutar için,

Ek Ödeme: İlgili dönemde ödemesi yapılmamış olan çalışanlara dair yapılacak

kesintiler için seçilir,

Ceza: Katkı paylarının geç ödenmesi halinde cezai işleme konu olmuş ödemenin

ceza tutarının ödemesinde seçilir,

İşlemler alanına giriş yapıldığında açılan alt menüde tahsilat işlemleri sekmesinden Tahsilat Veri Oluşturma alanına tıklanır ve yukarıdaki ekrana ulaşılır. “Bordro Yükleme” “Tahsilat Verisi Oluşturma” “Tahsilat Yükleme ve Onay”

2. SGK İşyeri Sicil No seçilir; Hangi grup sözleşmesi için ödeme

yapılacaksa o gruba ait SGK İşyeri Sicil Numarası seçilir,

3. Dönem bilgisi seçilir; 1.Adımda giriş yapılan Dönem Bilgisi girilir.

4. Ücret ödeme günü bilgisi; Ücret ödemesinin yapılacağı gün

(GG.AA.YYYY formatında) kayıt edilir. Diğer ifade ile ücret

ödemelerinin personel maaş hesaplarına aktarıldığı gün bilgisi kayıt

edilir.

Tüm bilgilerin doğru bir şekilde girildiğinden emin olunduktan sonra

hazırla butonuna tıklanır. Hazırla butonu tıklandıktan sonra daha

önce yüklemesi yapılan Bordro Tablosu üzerinden katkı payı

ödemesi yapılması gereken çalışanlar, ara vermiş olanlar, caymış

olanlar, teklif üretimi yapılmamış olanlar Excel formatında oluşan

dosya aç denilerek bilgisayarınıza kayıt edilir.

Kayıt edilen excel listesinde sertifikaları üretilmiş olan çalışanların

son durumları görüntülenir. Listede ara veren, cayan, ücretsiz izine

ayrılmış olan vb. kayıtlarda yer almaktadır. Bu tür kayıtlar kontrol

edilerek bu kişiler için herhangi bir ödeme işlemi yapılmaz.

Bununla birlikte Bordro Tablosunda olmayan fakat üretimi olup da

katkı payı gönderilmesi gereken çalışanların da bilgisi bu listede yer

almaktadır. “İlgili kişiler için bordroda matrah bilgisi yer

almamaktadır. Lütfen tutar girişi yapınız.” Uyarısı alınması

durumunda bordro yükleme adımında bu hatanın alındığı kayıtlar

için eğer ücret ödemesi yapılacak ise ilgili kişiler için Tahsilat Verisi

excel tablosuna katkı payı tutarı bilgileri girilmelidir.

Girilen katkı payı tutarı matrahın asgari %3’üne ( veya katılımcı

talebine bağlı olarak daha fazla bir oranda olabilir ) isabet eden

kuruş içermeyen tam tutarı olmalıdır. Örneğin, matrahın %3 ü

85,65 TL ise, 85 TL olarak yazılmalıdır.

Oluşturulan excel içerisindeki tüm bilgilerin doğruluğundan emin olunduktan sonra excel dosyasının 1. Satırı ( başlık bilgilerinin bulunduğu satır ) silinerek dosya, “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” işlemi için “CSV (Virgülle Ayrılmış)” formatında tekrar kayıt edilir.

3.ADIM: “TAHSİLAT VERİSİ YÜKLEME ve ONAY”

Kurumsal İnternet şube üzerinde “İşlemler” menüsü altında yer alan “Tahsilat İşlemleri” butonu içerisindeki “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” butonuna seçilir.

İkinci adımda (Tahsilat Verisi Oluşturma adımı) hazırlanan ve CSV formatında kayıt edilen dosya ile ilgili işlemlere “Yeni Dosya Yükleyerek” alanı seçildikten sonra “Devam” butonuna basılarak devam edilir.

Dosya Seç butonu ile CSV formatında kayıt edilen Tahsilat Verisi

Dosyası kullanıcının bilgisayarından seçilir ve tekrar “Devam” butonuna

basılır.

Kayıt edilen bilgilerde hatalı bilgi mevcut ise aşağıdaki Uyarı ekranı

açılır ve işlem yapılamaz. Belirtilen hatalı kayıtların düzeltilmesi

işlemleri tamamlandıktan sonra tekrar “Yeni Dosya Yükleyerek”

alanından düzeltilen dosyanın yüklenmesi gerekmektedir.

Hatalı kayıtların tamamı ile düzeltilmesi ve mutabakatın sağlanması

sonrasında ise tekrar “Yeni Dosya Yükleyerek” alanından düzeltilen

dosyanın yüklenmesi işlemi yapılır. Ekranda “Devam” butonuna

basıldıktan sonra mutabakat sağlanan dosya, tahsilat işlemleri için

sisteme bir referans numarası ile kayıt edilir. Oluşturulan referans

numarası aşağıdaki ekran görüntüsünde yer aldığı üzere Bilgilendirme

mesajında yer alır.

Bu aşamada ödenecek katkı paylarının çalışan bazında oluşturulması ve

mutabakatı tamamlanmış olacaktır. Mutabakat sağlanan ve referans numarası

alınan listenin herhangi bir nedenle, katkı paylarının Şirketimize ödenmesi

öncesinde iptal edilmesi ihtiyacı oluşması durumunda ise İşlemler Menüsü

altındaki “Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay” adımından “Daha Önce Yüklenmiş

Dosya Üzerinden” seçeneği ile “Devam” butonuna basılarak ekranda görünen

(ekrana sisteme önceden yüklenen tüm referans numaraları görüntülenir) ilgili

referans numarası seçilerek “İptal” butonu ile işlem gerçekleştirilebilir.

Tahsilat Verisi Yükleme ve Onay ekranında “Tahsilat Bekleniyor”

durumunda ki referans numarasına ait dosyadaki kayıtlar için katkı

payı ödeme işlemi gerçekleştirilebilir.