bijeenkomst 26 mei 2016 - presentatie saartje sondeijker - van verantwoorden naar veranderen
TRANSCRIPT
MonitorenVan verantwoorden naar veranderen
Bellis van den BergSaartje Sondeijker
Doel vandaag• Zes jaar lang ervaringen voorbij zien komen over
monitoren van verandertrajecten• Monitoren in verandering: van verantwoorden naar
veranderen• Kennis overbrengen: aanpak om visie te vertalen in kort
cyclisch monitoren in het werk• Tekenaar Edwin legt dit vast zodat jullie het in jullie
eigen organisatie kunnen benutten• Mogelijk verdiepingssessies vanaf het najaar: denk graag
mee!
Programma• Monitoren in verandering: van verantwoorden
naar veranderen • Van visie naar kort cyclisch monitoren: de
bedoeling centraal• Pauze (14:00 uur)• Aan de slag met jullie vraagstukken• Leren van de praktijk: monitoren als
veranderinstrument• Conclusies en vervolg• Borrel (16:30 uur)
Transitie gaat over het herstellen van
de verbinding
Hoe overleven we als organisatie? Hoe willen we
samenleven?
T= 10T= 1,5T= 0
Ik implementeer mijn verandering langs deze lijnen….
Systeem
wereld
Leefwereld
Systeem
wereld
…maar dit wil ik ermee bereiken in de toekomst
4. Monitoren en lerenVerbinden van trajectresultaten aan de voortgang van interventies
VisieBEDOELING: Wat wil je als organisatie betekenen voor de cliënt?
ANDERS: Wat moet er veranderen om dit te realiseren?
INZICHT: Hoe merken we dat we op de goede weg zijn? Merk- en meetbaar?
VERBETEREN: Hoe integreren we de feedback in het werk?
Match leef- en systeemwereld !!
Het ideale terrasje..http://www.youtube.com/watch?v=SSgyDvnm4wQ
Informeel
Client
C
S
W
bestuurder
ondersteunende dienst
manager
HRM
Organisatie
Professional
‘match’ leef- en
systeemwereld Verbinding zit in
relaties driehoek Uitgangspunt is
stabiel evenwicht Nieuwe verhoudingen
zoeken Vraagt ander
werkgedrag Organisatie
faciliterend Wat ga je niet meer
doen? Innovatie vraagt
ruimte!
Hier komt de bedoeling bij de cliënt, maar deze zit verankerd in
de dieperliggende cultuur…
Boodschap[1] Leren veranderen vanuit de bedoeling[2] Wat ga je niet meer doen?
C
SW
SYSTEEMVERANDERING
LEEF
Werkgedrag?
Structuur?
Cultuur?
Mijlpalen leefwereldIndicatorIndicatorIndicator
MonitorenHoe kan ik medewerkers kort cyclisch laten reflecteren op eigen werkgedrag vanuit de bedoeling?
ProfessionalInformeel
Client
de bedoeling!
Mijlpalen systeemwereldIndicatorIndicatorIndicator
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten bepalen zelf hoe laat ze
opstaan
Naasten ervaren een betere
afstemming met hen over de
wensen van de cliënt
Afspraken met behandelaars
worden op clientniveau
vastgelegd in ZLP
Teams bereiken een volgende fase van zelfsturing
Minder administratieve lasten voor de teams en meer
directe tijd met de cliënt
Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren
De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg
Informeel praten met cliënten tijdens Bingo avond over
activiteiten
Teambarometer
zelfsturing
Familie avonden over hoe
mantelzorg actief betrokken kan
raken
Management-registraties of
dashboard voor teams
Check ZLP + tevredenheid/wensen
tijdens bespreking daarover met cliënt
en naaste
Spiegelgesprek CR over wensen
cliënten
Dialoogmoment DialoogmomentDialoogmoment Dialoogmoment
Brainstorm!
Teambarometer meting
Managementregistraties of dashboard voor teams
Spiegelgesprek CR over wensen cliënten
Aangepaste CQ Light Aangepaste CQ Light
Familie avonden mantelzorg actief
Informeel praten met cliënten tijdens Bingo avond over activiteiten
Check ZLP in gesprek cliënt/naaste
Kort cyclisch monitoren - leren in het werk
Teambarometer meting Teambarometer meting
Familie avonden mantelzorg actief
Check ZLP in gesprek cliënt/naaste
Januari 2016 Mei 2016 Sept 2016
Teamoverleg
Teamoverleg
Teamoverleg
MT heidag
Kwaliteit cirkel
Innovatie team
Kwaliteit cirkel
Monitoren
Kort cyclisch leren en verbeteren
Charles Jennings 70-20-10http://www.youtube.com/watch?v=t6WX11iqmg0
Uitgangspunten• Monitoren is geen doel op zich – middel om leefwereld onderdeel te
maken van je dagelijkse werk (spiegel!)• Zorg dat samenhang tussen de stappen leeft op de werkvloer - aandeel
in het geheel, bijdragen aan de bedoeling en toewerken naar de stip• Laat het monitoren over aan de mensen waar het over gaat (regie &
eigenaarschap!)• Monitor niet alleen op de leefwereld, maar ook op de veranderingen in
de systeemwereld• Maak monitoren echt onderdeel van het werk – voorkom gevoel van
erbij vanuit controle management, maar zelf inzicht willen om werk goed te kunnen doen
• Sluit aan bij wat je al doet als organisatie: familiebijeenkomsten, teamoverleg, heidag, clientenpanels etc.
• Organiseer een kort cyclisch leer- en verbeterproces: laat output samenkomen in opeenvolgende dialoogmomenten en verbeteracties
Handleidingvan visie tot kort cyclisch verbetertraject
VisieDe visie weerspiegelt het lange termijn perspectief van de organisatie. Het is opgesteld vanuit de leefwereld: wat wil de organisatie bereiken voor de cliënt? Wat is de bedoeling?
De visie: Motiveert medewerkers, het is een lonkend perspectiefHelpt medewerkers te focussen op de relevante activiteitenBiedt een kader waardoor medewerkers weten hoe zij activiteiten moeten uitvoeren.
Visie
De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg
Een visie is vaak algemeen van aard. Ga na wat de visie concreet betekent
voor de cliënt: Wat merkt de cliënt in zijn/ haar dagelijks leven van de visie?
Tips: Betrek hierbij verschillende stakeholders in de
organisatie: cliënten, mantelzorgers, medewerkers pp, ondersteunende dienst, MT etc.
Schrijf concrete factoren of subdoelen op waaraan je merkt dat het doel wordt behaald.
Wat betekent cliëntgerichte zorg?
Stap 1: vertaalslag naar cliënt
Ik bepaal zelf mijn dagritme
Samen komen we tot een
behandelplan
Ik kies mijn zorgverleners
Ik kan zelf kiezen wat ik eet en drink
Stap 2: vertaalslag naar werkgedrag
ZP stemmen bezoekuren af met naasten
Team bekijkt dagelijks hoe de dag eruit
ziet
ZP vragen in plaats
van invullen
MT en OD lopen mee op de werkvloer om ideeën op te doen hoe te faciliteren
Ga na wat de factoren die zijn benoemd bij stap 1, betekenen voor het gedrag van medewerkers.
Hoe moeten medewerkers zich gedragen en verhouden tot de cliënt om het (sub)doel te bereiken?
Tips: Betrek ook hierbij verschillende stakeholders in de organisatie: cliënten,
mantelzorgers, medewerkers pp, ondersteunende dienst, MT etc. Ga na: wat zie je in gedrag naar cliënten/ familie en in interactie tussen
medewerkers? Het gaat om alle medewerkers: MT, teamleiders/coaches, medewerkers pp, OD, BD, vrijwilligers etc.
Welk gedrag vraagt het van medewerkers als de cliënt zijn dagritme bepaalt?
Bestuurder geeft leiding vanuit de waarde ‘kwaliteit
van bestaan’
Ga na wat de factoren die zijn benoemd bij stappen 1 en 2, betekenen voor de organisatie. Hoe kan de organisatie het te bereiken doel en het gewenste gedrag van medewerkers faciliteren?
Tips: Wat moeten we afbreken? Bedenk samen met relevante stakeholders wat de
belemmeringen in de huidige organisatie zijn om de visie en bijbehorend gedrag te realiseren.
Wat moeten we opbouwen? Ga na wat nodig is om de visie en het gewenste gedrag te faciliteren. Denk daarbij ook aan procedures, afspraken, stijl van leidinggeven etc.
Wat moet er worden georganiseerd als de cliënt zelf zijn dagritme bepaalt?
Stap 3: vertaalslag naar organisatie
Afbraak: centraal
roosteren
Opbouw: afspraken met behandelaars op
cliëntniveau
Opbouw: regelruimte voor teams
Afbraak: verantwoording over dagindeling aan teamleider
Afbraak: aanbodgericht
activiteitenprogramma
Het beoogde (sub)doel voor de cliënt en gerelateerd gedrag en organisatie zijn benoemd.
Reflecteer: waaraan je kunt aflezen dat de factoren die zijn benoemd bij stappen 1 t/m 3 worden
gerealiseerd? Kies voor elke stap één of twee kritische indicatoren: Stap 1: effectindicatoren – waaraan kan je het beoogde effect voor de cliënt
aflezen? Stap 2: gedragsindicatoren – waaraan lees je af dat het gewenste gedrag wordt
vertoond?Stap 3: proces- en structuurindicatoren – wat is er georganiseerd om het subdoel
te realiseren?
Tips: Het is nuttig om verschillende (typen) indicatoren te gebruiken om vast te
stellen of een subdoel is bereikt, maar kies er nooit meer dan 5-10. Het kan gaan om kwantitatieve maar ook om kwalitatieve informatie (meetbaar
en merkbaar) Check bij iedere indicator steeds of het daadwerkelijk iets zegt over de realisatie
van de visie. Kies indicatoren die niet vanuit controle worden ingezet, maar die medewerkers
in het werk helpen om te leren, verbeteren en dialoog te starten
Stap 4: benoem KPI’s
Ik bepaal zelf mijn dagritme
Vragen i.p.v. invullen
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten bepalen zelf hoe laat ze
opstaan
Naasten ervaren een betere
afstemming met hen over de
wensen van de cliënt
Afspraken met behandelaars
worden op clientniveau
vastgelegd in ZLP
Teams bereiken een volgende fase van zelfsturing
Minder administratieve lasten voor de teams en meer
directe tijd met de cliënt
Samen komen we tot een
behandelplan
Ik kan zelf kiezen wat ik eet en drink
Ik kies mijn zorgverleners
MT en OD lopen mee op werkvloer om ideeën op te doen over hoe te
faciliteren
Bezoekuren afstemmen met
naasten
Team bekijkt dagelijks hoe
de dag eruit ziet
Leidinggeven vanuit ‘kwaliteit van bestaan’
Afbraak: centraal roosteren
Opbouw: afspraken met behandelaars
op cliëntniveau
Opbouw: regelruimte voor teams
Afbraak: verantwoording over
dagindeling aan teamleider
Afbraak: aanbodgericht activiteitenprogramma
Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren
De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg
Stap 5: kort cyclisch monitoren - leren in het werkGa na hoe je de verschillende indicatoren op regelmatige basis kunt monitoren én kan samenbrengen in een proces van kort cyclisch leren in het dagelijkse werk! Je krijgt zicht op de voortgang, je organiseert feedback op gedrag, je stimuleert dialoog en je kunt successen vieren.
Tips:Bepaal voor elke indicator hoe je de informatie ophaalt en bij wie (informatiebron)Stem de vorm, taal en frequentie af op de doelgroepMaak het onderdeel van het werk door aan te sluiten bij zaken die je al doet: teamoverleg, huiskamerbijeenkomst, spiegelgesprekken etc. Zorg dat alle informatie samen komt en in relatie tot elkaar geëvalueerd kan worden. Maak het kort cyclisch! Organiseer reflectie- en dialoogmomenten waarop de uitkomsten worden besproken en nieuwe verbeteracties worden afgesproken.Maak verbeterpunten klein en concreet, te realiseren in 2 tot 4 weken
Brainstorm!
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten bepalen zelf hoe laat ze
opstaan
Naasten ervaren een betere
afstemming met hen over de
wensen van de cliënt
Afspraken met behandelaars
worden op clientniveau
vastgelegd in ZLP
Teams bereiken een volgende fase van zelfsturing
Minder administratieve lasten voor de teams en meer
directe tijd met de cliënt
Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren
De cliënt staat bij ons centraal, wij bieden cliëntgerichte zorg
Informeel praten met cliënten tijdens Bingo avond over
activiteiten
Teambarometer
zelfsturing
Familie avonden over hoe
mantelzorg actief betrokken kan
raken
Management-registraties of
dashboard voor teams
Check ZLP + tevredenheid/wensen
tijdens bespreking daarover met cliënt
en naaste
Spiegelgesprek CR over wensen
cliënten
Dialoogmoment DialoogmomentDialoogmoment Dialoogmoment
Teambarometer meting
Managementregistraties of dashboard voor teams
Spiegelgesprek CR over wensen cliënten
Aangepaste CQ Light Aangepaste CQ Light
Familie avonden mantelzorg actief
Informeel praten met cliënten tijdens Bingo avond over activiteiten
Check ZLP in gesprek cliënt/naaste
Stap 5: kort cyclisch monitoren - leren in het werk
Teambarometer meting Teambarometer meting
Familie avonden mantelzorg actief
Check ZLP in gesprek cliënt/naaste
Januari 2016 Mei 2016 Sept 2016
Teamoverleg
Teamoverleg
Teamoverleg
MT heidag
Kwaliteit cirkel
Innovatie team
Kwaliteit cirkel
Monitoren
Kort cyclisch leren en verbeteren
Ophalen!• Over welke uitdagingen zou je vandaag het
gesprek willen?• Individueel op geeltje schrijven• Plenair delen en globaal koppelen aan stappen• Tafelindeling
Werkwijze• Elke deelnemer heeft een monitoringskaart gekregen• Formeer groepjes rondom gedeelde uitdagingen (zie
tafelindeling)• 1 persoon brengt casus in vanuit de geformuleerde
uitdaging• Probeer op basis hiervan samen de stappen in te
vullen• We lopen rond voor vragen en input• Ca. 45 minuten• Terugkoppeling: welk inzicht neem je mee naar huis?
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Effect indicatoren Gedragsindicatoren Proces- en structuurindicatoren
Visie:
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Cliënten ervaren voldoende
keuzevrijheid in activiteiten
Kort cyclisch monitoren - leren in het werk
Teamoverleg
Teamoverleg
Teamoverleg
MT heidag
Kwaliteit cirkel
Innovatie team
Kwaliteit cirkel
Monitoren
Kort cyclisch leren en verbeteren
Conclusies en vervolg• Waarop zouden jullie in een verdiepingssessie
willen doorpakken?• Evaluatiekaartjes!