bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten roeland verhaert, stadsarchief antwerpen
DESCRIPTION
Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen. Papiermand of archiefdoos?. Problematiek. Niemand weet exact wat er met de documenten moet gebeuren Niemand weet hoe lang ze moeten bewaard blijven. Gevolgen. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/1.jpg)
Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten
Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen
Papiermand of archiefdoos?
![Page 2: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/2.jpg)
• Niemand weet exact wat er met de documenten moet gebeuren
• Niemand weet hoe lang ze moeten bewaard blijven
Problematiek
![Page 3: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/3.jpg)
• Ofwel niets weggooien => enorme hoeveelheden papier => niets terugvinden
• Ofwel zonder onderscheid alles weggooien, wanneer kelder vol zit => plots is de hele geschiedenis van de school verdwenen
Gevolgen
![Page 4: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/4.jpg)
• Gestructureerd vernietigen en bewaren op basis van selectielijsten
• Procedures ter ondersteuning
Alternatief
![Page 5: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/5.jpg)
• Bewaren kost geld, ook digitaal
• Alles bewaren is niet nodig voor het later
onderzoek
• Beter selecteren betekent betere en meer
toegankelijke informatie. Enkel de essentie
moet worden bewaard.
Waarom niet alles bewaren?
![Page 6: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/6.jpg)
Gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd officieel onderwijs: overgangsfase
- Tot nog toe: niets vernietigingen zonder toelating van het algemeen Rijksarchief
- Na uitvoeringsbesluit bij Archiefdecreet Vlaamse regering: Niets vernietigen zonder toetsing aan de officiële selectielijsten
Vrij onderwijs: - Inrichtende macht beslist, tenzij voor zaken waarvoor
er een wettelijke verplichting bestaat
Juridisch kader
![Page 7: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/7.jpg)
Omzendbrieven van het ministerie
“Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten”
SO/2003/02 en BaO/2005/03
! Geven voor Gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd officieel onderwijs geen vrijgeleide om te vernietigen !
Juridisch kader (2)
![Page 8: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/8.jpg)
Zie meester over mijn schoolarchief, p. 70-711.Reeksen oplijsten
http://arch.arch.be/images/stories/formulier_aanvraag_vernietiging.doc
2.Termijnen en bestemming controleren => selectielijsten3.Instructies inrichtende macht?4.Goedkeuring vragen aan Algemeen Rijksarchief/ selectiecommissies Vlaamse overheid (eind 2012?)5.Vernietigen, bij voorkeur via een firma voor datavernietiging (nu vaak gratis of zelfs met vergoeding)
Procedures vernietiging
![Page 9: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/9.jpg)
“Systematisch overzicht van alle soorten documenten, reeksen en dossiers die gevormd en ontvangen worden door een school bij het uitvoeren van haar taken, met vermelding van hun definitieve bestemming ('bewaren' of 'vernietigen')”
Hulpinstrument: selectielijst
![Page 10: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/10.jpg)
• Met zo weinig mogelijk documenten de essentie bewaren van de taken die een school vervult
• Werkinstrument voor de administratie, om proactief werken mogelijk te makenDossier afgesloten => vermelding “Vernietigen
in 2013” of “Permanent te bewaren”
• Retroactief opruimen van kelders en zolders: snel en correct de bestemming bepalen
Selectielijst: Doel
![Page 11: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/11.jpg)
![Page 12: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/12.jpg)
Middelbaar onderwijs van het gemeenschapsonderwijs
http://extranet.arch.be/arch/tableau_de_tri_selectielijsten/reg-com_gew-gem/vlaamse_gewest_region_flamande/5021_ABHP_073.pdf
Middelbaar onderwijs van de gemeenten
http://www.vvbad.be/sites/www.vvbad.be/files/bericht/bestanden/Selectielijst_gemeente_scholen_20110117.pdf
Opmerking: Andere lijsten (ministeries, CLB’s,…)
http://arch.arch.be/content/view/684/254/lang,nl_BE/
Beschikbare selectielijsten scholen
![Page 13: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/13.jpg)
Voor onderwijstaken wel:• Lijsten meer gericht op soorten documenten en
dossiers dan op officiële formuliernummers, modellen e.d.
• Enkel als leidraad, niet formeel
Ondersteunende taken (personeel, financiën, beleid, e.d.): niet (minder) bruikbaar voor anderen
- Andere wet- en regelgeving van toepassing
Beschikbare lijsten ook voor anderen (basis, hoger,…) nuttig?
![Page 14: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/14.jpg)
– Lesgeven: wat werd er gegeven?– Leerlingen en hun loopbaan– De schoolvisie en het –beleid– Het leven op school– (Leerkrachten)
Wat is de essentie van een schoolarchief?
![Page 15: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/15.jpg)
• Vastleggen van afspraken en regels met de leerlingen
• Registreren van leerlingengegevens en inschrijven van leerlingen
• Opvolgen van de aan- en afwezigheden van de leerlingen en ongevallen
• Sociale en medische maatregelen voor leerlingen
Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (1)
![Page 16: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/16.jpg)
• Maatregelen ter voorkomen van leerachterstand• Opvolgen van oud-leerlingen
• Organiseren en plannen van de klassen en
lessen
– Organiseren van klassen en studierichtingen
– Plannen van de lessen door de leerkrachten
– Lesgeven
Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (2)
![Page 17: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/17.jpg)
• Opvolgen van de stage
• Evaluatie van de leerlingen
• Organiseren van intramuros, extramuros en parascolaire activiteiten
• Organiseren van interscolaire samenwerking
• Samenwerken met externe diensten in kader van educatieve activiteiten
Ontwerpstructuur van de selectielijst – onderwijstaken (3)
![Page 18: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/18.jpg)
Handboek p. 65-67
• Reeks
• Bewaartermijn: 2009/2010
– V na 1 schooljaar = augustus 2011
– V na 1 jaar = 1 januari 2011
• Definitieve Bestemming
• Opmerking
Velden in de lijst
![Page 19: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/19.jpg)
![Page 20: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/20.jpg)
![Page 21: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/21.jpg)
![Page 22: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/22.jpg)
Code Reeks Datering Bestemming
Locatie Omvang
F3 Aanwezigheidslijsten 2004/2005-2009/2010
V 2012 Kelder 2, rek 7 3 meter
F7.2 Agenda’s Latijn-Grieks 1985/1986-1990/1992
V 1994 Kelder 2, rek 8-9 7 meter
F2 Stamboekregister 1988/1989-2000/2001
B Kelder 2, rek 9 4 dozen
F2 Leerlingendossiers 1988/1989-2000/2001
V 2007 Kelder 2, rek 1-6 30 meter
Aan de slag: retroactief
![Page 23: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/23.jpg)
Locatie Code Reeks Datering Bestemming
G:\2_07_Lesorganisatie\2_07_03_ASO\2011_2012
F7.2 Agenda’s V 2014
G:\2_01_leerlingenregistratie\register
F2 Stamboekregister B
G:\2_01_leerlingenregistratie\dossiers\2011_2012
F2 Leerlingendossiers V 2018
Aan de slag: proactief
![Page 24: Bewaren of vernietigen op basis van selectielijsten Roeland Verhaert, Stadsarchief Antwerpen](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062516/56812a47550346895d8d85eb/html5/thumbnails/24.jpg)
Bedankt voor uw aandacht.