bevaring og samarbeid i samlingsforvaltning

- en avdeling i Vestfoldmuseene IKS

Kultimathule”Bevaring – samarbeid innen arkiv, bibliotek og museum”15.09.2009

av Kristin HalaasProsjektleder FODAK: Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi


• Kort historikk – Museumssenteret i Vestfold• Aksjeselskap opprettet 2004, eid av museumseierne:

• Sandefjord kommune • Larvik kommune • Vestfold fylkeskommune • Nord-Jarlsbergmuseene – interkommunalt foretak eid av

kommunene i nordfylket• Juni 2008 – Vestfold fylkeskommune eneeier, økt

driftsbudsjett• Januar 2009 – samorganisert med fylkesarkivet til

Kompetansesenter for Museum og Arkiv• Juni 2009 – aksjeselskapet avviklet• Juli 2009 – avdeling i nykonsolidert Vestfoldmuseene

IKS


• I begynnelsen• Museumssenteret et tiltak utenfor museene

• Basert på samarbeid• Ingen myndighet • Begrenset mulighet for styring• Museumsrådet – møttes månedlig, enighet etablert her

• Nå (etter 1. juli i 2009)• Del av Vestfoldmuseene IKS

• Større styringsmulighet• Faglig ansvar for (deler av) gjenstandsforvaltningen lagt til

KomMA


• I praksis: realkosolidering på grasrotplan i 4 år før formell konsolidering

Arbeidsgrupper for gjenstand, foto, arkivalia Prosjektorganisering av samlingsforvaltning

Utvikling parallelt med gjenstandsflytting Museumsrådet – forum hvor museumslederne

møttes månedlig• Fylkeskommunen sterk støttespiller og

pådriver


• FØR: Ingen statlige investeringsmidler før konsolideringen, men til sammen investert rundt 27 mill. kroner

• NÅ: Fått lovnad om 11 mill til nytt bygg fra spillemidlene fordelt på 3 år

Forutsetter at Vfk og kommunene følger opp• Konserveringsverksted • Utvidet magasinkapasitet, bl.a. kaldere

magasin for plastnegativer• Digitaliseringsverksted for foto


• Ressurser i dag 16 personer, hvorav

11 fast ansatte (ti og et halvt årsverk) 1 vikariat 90% 3,3 prosjektfinansierte engasjementer

• Seksjon for arkiv 6 personer• Seksjon for museum 10 personer• Budsjett 2009; 13,8 millioner• Til sammenligning: Vestfoldmuseene IKS

• 60 ansatte• 60 millioner


• Personalressurser – avd for museum• Prosjektleder fotobevaringsprosjekt (kunsthistoriker)• Prosjektmedarbeider fotobevaring• Dokumentalist (Primus- og registrerings-'spesialist‘)• IKT/drifts-ansvarlig• Prosjektleder gjenstandsbehandling (historiker)• Prosjektassistent gjenstandsbehandling• Konservator (spesialfelt tekstil)• Fotograf (gjenstandsfoto)• En person på tiltak som gjør forefallende oppgaver


• Personalressurser – avd for arkiv• 2 x arkivar/historiker• arkivar/kulturhistoriker• arkivformidler/kulturhistoriker• arkivar/bibliotekar• prosjektmedarbeider


• 3000 m2 magasin fordelt på klima:• 50% RH, 15-160C

• Malerier• Tekstiler• Annet gjenstandsmateriale

• 40% RH 12-130C• Fotografisk materiale

• Uten klimastyring• Jernmagasin

• Planer om arkivmagasiner i nybygg


• Oppgaver og mål• Bevaring

– fellesmagasin – bevaringsforhold som forlenger levetiden– forebyggende konservering– tilstandsregistrering – grunnlag for bevaringsplan

• Dokumentasjon– minimumsregistrering– digitale opptak– skanning av museumskort– bevaring av dokumentasjonen et selvstendig mål

• Forvaltning– magasinering– oversikt og dokumentasjon av prosess og tiltak

• Formidling (og forskning)– kontroll med dokumentasjon legger grunnlaget for formidling og

forskning


• Hva gjør vi• Fellestiltak for bevaring, dokumentasjon og

formidling av kulturarven• Gjenstander, fotografier, arkiver• Dokumentasjon av gjenstand og kunnskapen

om den, samt historikk (hva har skjedd med gjenstanden; støvsuging, emballering, avfotografering utlån etc.)


• Gjenstander fra museene• Elektronisk flyttemelding – 'mappe' følger hver

gjenstand, her registreres alt som gjøres med den

• Mottak, rengjøres (preventiv konservering)• Fryses (-300C i 3 døgn)• Avfotograferes • Tilstandsbedømmes av konservator• Magasineres, strekkode på gjenstand og hylle• Strekkoder for alle hendelser


• Fotoarkiver og -samlinger (fylkesansvarlig)• Logistikksystem (nett-applikasjon) for samlingsforvaltning • Museene registrerer hierarkisk alle samlinger, også de

som ikke skal flyttes• Registrering på serienivå, ikke enkeltbildenivå• Enkeltbilderegistrering foretas senere, der det er prioritert

• Delsamlinger 'flyttemeldes' i logistikksystemet• Flytting/overføring• Mottak, evt støvsuging, rengjøring, verifisering• Magasinering, strekkodemerkes


• Arkiver• Ansvar for privatarkiver (bedrifter, privat-

personer, organisasjoner), samt arkiver etter fylkeskommunale virksomheter

• Kommunale arkiver er IKA Kongsbergs ansvar• Mottak, depot• Ordning• Tilgjengeliggjøring• Formidling

• Digitalt fortalt• Den kulturelle skolesekken• Nettutstillinger


• Bevaringsplan for privatarkiver • Sentralt verktøy i arbeidet med å sikre

representativ dokumentasjon av fylkets historie og samfunnsutvikling

• Kartlegging av det som finnes• Lokale arbeidsgrupper, høy grad av deltagelse, 13

referansegrupper, styrke egenkompetanse• Prioriterte innsamlingsområder• Funksjonsbasert (ikke innholdsbasert) analyse

– Identifisering av viktige samfunnsområder, særtrekk


• Prosjekter• LIMA (Logistikk, Innlemmelse, MAgasin) avsluttet

– Et systemutviklings- og utprøvingsprosjekt• FLYT (Flytting, Logistikk, Ytelse, Tilgang) ut 2010

– Start høst 2007, er finansiert for hele perioden (ut 2010); flytting og utvikling• FORA (forprosjekt FOtoRedningsAksjon) 2007-08

– Plan for bevaring av kulturhistoriske fotografi• FODAK (Forvaltning Og Dokumentasjon Av

Kulturhistorisk fotografi) ut 2011– Logistikk og forvaltning, oversikt, overføring av foto

• NILS (Nasjonalmuseets Informasjons og LogistikkSystem)

– Samarbeid med Nasjonalmuseet, bygger videre på erfaringene fra LIMA– skal utvikle en generell, systemuavhengig løsning, blant annet innkjøp og utlån

• FORMIDLINGSPROSJEKTER 2009– Tre digitale fortellinger med utgangspunkt i arkivmateriale– Forprosjekt på Topografisk arkiv i samarbeid med Fylkeskommunen/Kulturarv

• Til sammen prosjektinntekter på mer enn 7 mill kroner


• Erfaringer • Mest ressurskrevende

• fysisk håndtering av gjenstandene, mye av det øvrige kan rasjonaliseres?

• Utvikling av fellesrutiner • Digitalisering er ikke flaskehalsen • Stort behov for opplæring og kompetanseheving i alle ledd• Behov for til dels annen kompetanse enn tidligere

• Bruk av IKT, utvikling• Konservering

• Faste team på tvers av enhetene er et MUST• Mest effektivt og gir best resultater


• Erfaringer forts.• Magasinkapasiteten ikke planlagt differentiert

nok• For mange ting i klimastyrt magasin som ikke

trenger det (f.eks. metall, store tregjenstander)• Bruker MYE tid på vurdering av gjenstander

• Jfr Johan Knutsson: “Erfarenheter från et fiktivt gallringsförsök på Nordiska museet” (maaange mangletrær)

• Billigere å ta vare på alt enn å bruke tid på å vurdere hva man skal ta vare på?

• Mange vurderinger og utvalg kan sinke prosessen


• Erfaringer forts.• Dilemma: overføring av materiale etter hvilke

kriterier?• Museene flyttet etter andre kriterier enn faglige• Museene har ikke hatt gode nok oversikter over

eget materiale• Konsekvens av Museumssenteret:

• Museene FÅR bedre oversikt over eget materiale, både hver for seg og samlet

• Viktig: FÅ TING GJORT!• Derfor: OK å flytte først, utvelgelsesprosess etterpå


• Hvorfor har vi lyktes?– Fylkeskommunen i ryggen– Ikke vært redd for å telle – kvantitet og

måloppnåelse– Laget gode systemer– Enighet– Teamwork– Harmonisering av rutiner– Organisering som tydeliggjør målet


• Hva kunne vi gjort bedre/annerledes?• Enda tydeligere fokus på målet• Bedre samkjøring av de samarbeidende enhetene• Arbeidet med samlinger burde vært sterkere

forankret, konkretisert og kvantifisert i de samarbeidende enhetenes virksomhetsplaner

• Fler fellesaktiviteter utenom gjenstandsbehandling• Kompetansehevende internseminarer• Koordinering og harmonering av registreringsrutiner


• Publikasjoner– Og stolen går sin gang

• Oppsummering av pilotflyttingen 2006– Mellom kart og terreng i museumslandskapet

• Rapport fra LIMA-prosjektet 2006-7– Rapportene finnes på hjemmesiden

• http://www.muve.no/muve.nsf/webcontent/rapporter

– Se også andre presentasjoner• http://www.muve.no/muve.nsf/webcontent/presentasjoner

http://www.muve.no/muve.nsf/webcontent/rapporter

http://www.muve.no/muve.nsf/webcontent/presentasjoner

bevaring og samarbeid i samlingsforvaltning

Business