Beursorganisatie

studiegebiedhandelswetenschappenenbedrijfskunde

bachelorbedrijfsmanagement

eventmanagement3dejaar

Ilse Van den Berghe3EV - Business events

EXHIBITIONS

2

INHOUDSOPGAVE

EXHIBITIONS ......................................................................................................................... 1

1 EIGENHEDEN VAN HET MEDIUM BEURZEN ................................................................. 4

1.1PRE-SELECTIE ..................................................................................................................... 41.2DOELGROEP ...................................................................................................................... 41.3DE BOODSCHAP ................................................................................................................. 41.4GROTE COMMUNICATIEVE WAARDE ..................................................................................... 51.5INTERACTIEF MEDIUM .......................................................................................................... 51.6ANALYSE VAKBEURSBEZOEK : ............................................................................................... 71.7ANALYSE EXPOSANTENTYPES ............................................................................................. 10

2 TYPOLOGIE ................................................................................................................... 11

2.1ASSOCIATIES .................................................................................................................... 112.2PUBLICATIES ..................................................................................................................... 112.3ORGANISATOREN ............................................................................................................. 122.4BEURZEN ......................................................................................................................... 122.5BEURSSTANDEN ............................................................................................................... 13

3 SUCCESVOL DEELNEMEN AAN BEURZEN ................................................................. 15

3.1BEURSDEELNAME : JA OF NEE ? ......................................................................................... 153.2AAN WELKE BEURS DEELNEMEN ? ....................................................................................... 153.3MOGELIJKE DOELSTELLINGEN ALS EXPOSANT ...................................................................... 153.4BUDGET ........................................................................................................................... 163.5OPPERVLAKTEHUUR .......................................................................................................... 163.6STANDBOUW ................................................................................................................... 173.7STANDBEMANNING .......................................................................................................... 193.8MEDIA EN COMMUNICATIE ................................................................................................ 19

4 VADEMECUM VAN DE EXPOSANT ............................................................................. 22

5 VERKOPEN OP STAND ................................................................................................. 23

6 BEURSORGANISATIE .................................................................................................... 26

6.1WELKE BEURS ? ............................................................................................................. 266.2DATUM EN DUUR .......................................................................................................... 266.3LOCATIE ........................................................................................................................ 266.4GRONDPLAN ................................................................................................................ 276.5BEURZEN GAAN KAPOT ............................................................................................... 286.6PROSPECTIE .................................................................................................................. 28

3

6.7CONTRACT VAN DEELNAME DEELNEMINGSVOORWAARDEN ................................ 286.8MEDIAPLAN .................................................................................................................. 336.9COMMUNICATIEPLAN ................................................................................................. 336.10 INFRASTRUCTUUR ................................................................................................... 366.11 CATALOGUS ............................................................................................................ 366.12 MEMORANDUM-VERGADERING ............................................................................ 376.13 PERSONEEL ............................................................................................................. 376.14 LOGISTIEK EXPOSANTEN ....................................................................................... 386.15 ON-SITE COORDINATIE .......................................................................................... 38

7 CONCLUSIE .................................................................................................................. 39

4

Wat is een beurs ? - een meeting - beperkt in tijd - binnen een bepaald thema, een bepaalde sector - op een locatie buiten het eigen bedrijf waar bedrijven hun producten of diensten demonstreren/presenteren aan geïnteresseerde prospects

1 EIGENHEDEN VAN HET MEDIUM BEURZEN

1.1 PRE-SELECTIE Het beurzenmedium is het enige marketing-instrument dat de mogelijkheid verschaft van - een preselectie van kopers = doelgerichte bezoekers - een preselectie van verkopers = doelgerichte exposanten Pre-selectie van de bezoekers, laat aan de exposanten een vlug rendement toe : - het verminderen van de verkoopkosten - het bespoedigen van het verkoopproces Preselectie van de exposanten laat aan de bezoekers een vlugge inzameling van informatie toe.

1.2 DOELGROEP Het beurzenmedium steunt op een aanspreekbaar publiek want 70% van de aanwezige beursbezoekers zijn zich bewust van een aankoopbehoefte.

1.3 DE BOODSCHAP Een beurs geeft aan de bezoeker de mogelijkheid zowel op technisch als algemeen commercieel vlak zich te informeren over een product, en prijs/kwaliteit van identieke of vergelijkbare producten bij verschillende aanbieders te vergelijken. Een beurs geeft aan de exposant de mogelijkheid zich op de markt te positioneren, en zijn kwaliteiten in de verf te zetten om zich te onderscheiden van zijn concurrenten.

5

1.4 GROTE COMMUNICATIEVE WAARDE De bezoeker beschikt over een direct en ongecensureerd aanbod van producten en leveranciers, waarneembaar met de 5 zintuigen. De exposant bewijst door zijn manier van presentatie - zijn bedrijfscultuur - zijn know-how - zijn organisatie - zijn geloofwaardigheid - zijn positie tov de concurrentie

1.5 INTERACTIEF MEDIUM Voor de bezoeker laat een beurs een rechtstreekse dialoog toe tussen aanbieder en gebruiker, gepersonaliseerd volgens zijn noden. De exposant krijgt dankzij zijn aanwezigheid op een beurs - onmiddellijke feedback op zijn aanbod - rechtstreeks en persoonlijk contact met zijn directe klant wat het wederzijdse vertrouwen

verhoogt. De Nederlandse Prof Dr Karolien Wiegerink heeft op dit vlak een zeer interessante studie

gemaakt, en komt tot de conclusie dat vakbeursbezoekers kunnen worden opgedeeld in 6 categorieën :

• deoriënterendeslenteraar• dedoelgerichteinfoverzamelaar• denetwerker• detransactiegerichte• deseminarganger• deanti-beursbezoeker

Zij publiceerde haar studie in een boek en geeft daaromtrent ook presentaties onder de titel “Beurzenlandschap in beweging”.

BEURZEN*LANDSCHAPINBEWEGINGProf Dr Karolien Wiegerink * = VAKbeurzen

De beurzenbranche staat onder druk door - de nieuwe media – digitalisering en e-commerce - marketing-trends - branding en sponsoring - accountability-vragen: “Wat is onze ROI voor deelname/bezoek?”

6

TRENDS in beursorganisatie : Van collectieve sectorpresentatie

Naar bron van informatie, vermaak, belevenis Van m²-verkoop

Naar verkoop van communicatiebereik, matchen van doelgroepen en regisseren van ontmoetingen

Van stand alone event Naar branding en titelmanagement

TRENDS bij exposanten

Van sales-instrument Naar marcominstrument

Van stand-alone deelname Naar geïntegreerde marcom

Van “verplicht nummer” Naar bewuste afweging

Van vanzelfsprekend budget Naar accountability-eisen

TRENDS bij bezoekers

Van collectief bedrijfsuitje Naar gerichte informatie- en communicatietool

Van passief etalagekijken Naar probleemoplossing, inspiratie en belevenis

Van “must be there” Naar één van de informatiebronnen

7

1.6 ANALYSE VAKBEURSBEZOEK : Doelstellingen voor een bezoek aan een vakbeurs zijn : - een marktoverzicht krijgen van aangeboden producten of diensten in een bepaald

domein - nieuwe producten of oplossingen vinden - leveranciers, partners en sectorgenoten ontmoeten

Slechts 54% van de vakbeursbezoekers bereidt zijn bezoek vooraf voor, door bv. de website van de beurs te consulteren, het grondplan te bekijken en uit te zoeken welke bedrijven hij/zij wil bezoeken, …

10 jaar geleden bleef een gemiddelde vakbeursbezoeker 5 uur en 20 minuten op de beurs, bezoekt 16 stands en voerde daarbij 5,6 gesprekken. Wegens tijdsdruk en sociale controle dalen deze cijfers nog jaarlijks !!!

15% van de bezoekers heeft op de beurs offertes aangevraagd 39 % van de bezoekers verlaat de beurs met één of meerdere vervolgafspraken met verkopers na de beurs

8

TYPES VAKBEURSBEZOEKERS Oriënterende slenteraar: 23,8 %

• Brede info- en techniekgeoriënteerd • Zeer beperkte voorbereiding • 60% algemene oriëntatie • Neemt verzamelde info nog eens door • Lage realisatie van doelstellingen • Niet leidinggevenden / adviseurs • Grote organisaties

Doelgerichte infoverzamelaar: 21,1 %

• Nieuws / leveranciers – georiënteerd • Intensieve voorbereiding • Veel standbezoeken / gerichte info • Transactie follow up • Gemiddeld tot positieve waardering • Leidinggevende eindbeslissers • Investeringsgoederen • Techniekbeurzen

Netwerker: 19,5 %

• Relaties / persoonlijk contact • Routeplanning • Blijft lang, veel gesprekken, relatieonderhoud • Geen follow-up • Hoge realisatie van relatie en info-doelen • Niet leidinggevend • Grotere internationale organisaties • Diensten

9

Transactiegerichte: 12,1 %

• Transactiedoelen • Intensieve voorbereiding • Veel standbezoeken / gerichte info-verzameling • Transactie follow up • Positief en hoge realisatiegraad • Directeur / eigenaar, beslisser • Kleine lokale onderneming • Detailhandel / horeca • Homogene verkoopbeurs

Seminargangers: 4,3 %

• Voorbereiding – informatiegericht • Blijft lang en bezoekt vooral lezingen • Interne follow up • Hoge realisatie van info- en relatiedoelen • Medebeslissers • Grote organisaties / overheid • Veel diensten • Congresbeurs, bouwbeurs, techniekbeurs

Anti-beursbezoekers: 19,1 %

• Geen uitgesproken doel • Geen voorbereiding • Blijft kort, heeft weinig contacten • Geen follow up • Negatieve beoordeling

• Rel. Veel directeurs • Lokaal / regionale organisaties / overheid • Bouwbeurzen

10

1.7 ANALYSE EXPOSANTENTYPES De analyse van exposantentypes toont aan dat er meerdere benaderingen, doelstellingen en prioriteiten voor een beursdeelnemer kunnen zijn : I. Verkoop-georiënteerdeexposanten

- Zijngefocustopdedoelstellingendiegeformuleerdwerden- Verkiezengespecialiseerdebeurzenmeteenhomogeendeelnemersveldenwaar

veeldirecteverkoop/leadsgerealiseerdworden- Formuleren doelstellingen in termen van zakencijfer en beogen een budget in

evenwicht,vooralinvergelijkingmetandereevenementen- Hoegroterhetbedrijf,hoesterkerdeneigingomtelettenopwatdeconcurrentie

doet

II. Relatie-encommunicatie-georiënteerdeexposanten

- Concentreren hun inspanningen hoofdzakelijk op het bereiken vancommunicatiedoelstellingen(bv.naamsbekendheidverwerven)

- Verkiezenvakbeurzendievergezeld zijnvanandereevenementen,dieeveneensinformatiefvanaardzijn

- Zijngeneigdhunprobleemoplossendvermogentebenadrukken- Geven voorrang aan analyse van gespreksrapporten en de samenstelling van

bezoekerspopulaties(statistiekenbeursdeelnameenorganisatie)- Zijnsterkbegaanmetleadgeneration,CRMentechniekenvoorrelatiebeheer- Metenhetsuccesintermenvanbezoekersaantallen

III. Concurrentie-georiënteerdeexposanten

- Hebbenzeldenspecifiekedoelstellingen :nemendeelaaneenbeursomdathunconcurrentenerookstaan

- Verkiezeneenpositieineenheterogeenexposantenveldennemenhetvaakstedeelaannationaleenregionalebeurzen

- Willen met concurrenten rivaliseren en hun activiteiten van nabij observeren.Bijdebepalingvanstandoppervlakteenzelfsstandconceptzullenzijzichvaaklaten“inspireren”doordeconcurrentie.

11

2 TYPOLOGIE 2.1 ASSOCIATIES Febelux.com:Federatievanbeursorganisatoren,beurstoeleveranciersenhallenuitbatersinBelgiëenhetGroothertogdomLuxemburgUFI:UniondesFoiresInternationales=internationalefederatievanbeursorganisatorenenhallenuitbatersIFES:InternationalFederationofExhibitionServices=internationalefederatievanbeurs-toeleveranciers2.2 PUBLICATIES

Rendevenement (België) Expovisie (België & Nederland)

12

2.3 ORGANISATOREN Men kan drie grote groepen beursorganisatoren onderscheiden :

- hallenuitbaters die ook beursorganisator zijn

- sectorfederaties die hun lidbedrijven samenbrengen op een beurs, en zo als beursorganisator naast de ledenbijdragen ook een tweede bron van inkomsten hebben

- private beursorganisatoren die één of meerdere beurzen organiseren voor eigen rekening op een externe locatie

OEFENING : Geef van elk type organisator een voorbeeld, met de naam van de beurs of beurzen die zij organiseren. - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.4 BEURZEN In functie van de beoogde doelgroep bestaan er twee types beurzen : - vakbeurzen, gericht naar het professionele publiek - publieksbeurzen, gericht naar het grote publiek OEFENING : Geef een voorbeeld van elk type beurs Bestaan er ook beurzen die een combinatie zijn van vak- en publieksbeurs ? Indien ja, geef een voorbeeld. - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- OEFENING : Geef drie verschillen tussen een vakbeurs en een publieksbeurs - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

13

2.5 BEURSSTANDEN Volgensinplanting:

a. Met vier open zijden: eilandstand b. Met drie open zijden: kopstand c. Met één open zijde: rijstand, wandstand of middenstand d. Met twee open zijden: doorloopstand e. Met twee open zijden: hoekstand

VolgensstandbouwModulaire stands = in systeembouw Traditionele stands = in houtbouw, maatwerk.

Een modulaire stand is een stand die bestaat uit profielen en triplexplaten die in mekaar worden geklikt volgens een bepaald systeem. Dergelijke stands worden aan het eind van de beurs afgebroken en al het gebruikte materiaal wordt schoongemaakt en gerecupereerd voor een volgende beurs. Voordeel van een modulaire stand is over het algemeen het prijskaartje (goedkoper dan traditionele stand), nadeel is het gebrek aan flexibiliteit, afhankelijk van het gebruikte systeem.

14

Een traditionele stand is volledig in hout op maat gemaakt, volgens de wensen, noden en het beschikbare budget van de exposant. Een houtbouwstand is over het algemeen duurder, maar biedt meer mogelijkheden qua kleuren, vormen, enz. en oogt stijlvoller.

Om enerzijds toch de kosten te kunnen drukken, en anderzijds zijn beursdeelname van de nodige uitstraling te kunnen verzekeren, wordt vaak geopteerd van een combinatie van beide standtypes : bv. de stockageruimte in modulaire wanden, de ontvangstzone in traditionele houtbouw.