belassi tukel a new framework for determining critical successfailure factors in projects

7/26/2019 Belassi Tukel a New Framework for Determining Critical Successfailure Factors in Projects

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P e r g a m o n

International Journa l of P roject Management

Vol. 14, No. 3, pp. 141-151, 1996

Copyright 1996 Elsevier Science Ltd and IPMA

Printed in Great Britain. All rights reserved

0263-7863/96 15.00 + 0.00

0 2 6 3 - 7 8 6 3 ( 9 5 ) 0 0 0 6 4 - X

A n e w f r a m e w o r k f o r d e t e r m i n i n g

c r i ti c a l s u c c e s s f a i l u r e f a c t o r s in

p r o j e c t s

Wa l i d e l a s s i

Faculty of Comm erce College of Business Administration Cairo University Cairo Egy pt

O y a I c m e l i T u k e l

Operation Managem ent and Business Statistics De pt. Cleveland State University Cleveland Ohio 44115 USA

O n l y a f e w s t u d i e s i n t h e p r o j e c t m a n a g e m e n t l i te r a t u r e c o n c e n t r a t e o n t h e c r i ti c a l f a c t o r s t h a t

a f f e c t p r o j e c t s u c c e s s o r f a i l u r e . W h e r e a s m a n y o f t h e s e s t u d i e s g e n e r a t e l is t s o f c r i ti c a l s u c c es s

f a c t o r s , e a c h l i st v a r i es i n i t s s c o p e a n d p u r p o s e . T h e s u c c e s s f a c t o r s a r e u s u a l l y l i s t ed a s e i t h e r

v e r y g e n e r a l f a c t o r s o r v e r y s p e c i f ic f a c t o r s a f f e c t in g o n l y a p a r t i c u l a r p r o j e c t . H o w e v e r ,

l a c k i n g a c o m p r e h e n s i v e l is t m a k e s i t d i ff i c u l t n o t o n l y f o r p r o j e c t m a n a g e r s b u t a l s o fo r

r e s e a r c h e r s t o e v a l u a t e p r o j e c t s b a s e d o n t h e s e f a c to r s . I n t h i s s t u d y , w e s u g g e s t a n e w s c h e m e

t h a t c l a s s if i es t h e c r i t i ca l f a c t o r s , a n d d e s c r i b e s t h e i m p a c t s o f t h e s e f a c to r s o n p r o j e c t p e r f o r -

m a n c e . E m p h a s i s i s g i v e n t o t h e g r o u p i n g o f s u c c e s s fa c t o r s a n d e x p l a i n i n g t h e in t e r a c t i o n

b e t w e e n t h e m , r a t h e r t h a n t h e i d e n t i f ic a t i o n o f in d i v i d u a l f a c t o r s. A n e m p i r i c a l s t u d y i s

c o n d u c t e d t o te s t t h e p r a c t ic a l i t y o f u s i n g s u c h a s c h e m e . T h e s t a t is t ic a l a n a l y s e s o f t h e r e s u l t s

d e m o n s t r a t e t h e d i f f e re n c e s b e t w e e n t h e c r it i c a l s u c c e s s f a c t o r s i d e n t i fi e d i n a p r e v i o u s s t u d y

f r o m l i t er a t u r e a n d t h e f a c t o r s i d e n t i f ie d w i t h t h e u s e o f o u r s c h e m e . M a n y c r i t ic a l f a c t o r s , s u c h

a s f a c t o r s r e l a t e d t o p r o j e c t m a n a g e r s p e r f o r m a n c e , f a c t o r s r e l a t e d t o t e a m m e m b e r s a n d

e n v i r o n m e n t a l f a c t o r s , b e c a m e a p p a r e n t w i t h th i s s t u d y . T h e r e s u l ts a r e e n c o u r a g i n g , i n t h a t

p r a c t i t io n e r s s u p p o r t t h e u s e o f t h i s s c h e m e f o r d e t e r m i n i n g a n d a n a l y s i n g c r i ti c a l s u c ce s s f a c t o r s

a n d h o w s y s t e m s r e s p o n d t o t h e se f a c to r s . C o p y r i g h t 1 9 9 6 E l se v i er S c i e n c e L t d a n d I P M A .

Keywords: success/failure, factor groups, system response, a new framework

S i n c e t he 1 9 5 0 s m o s t o f t h e w o r k i n p r o j e c t m a n a g e m e n t

h a s f o c u s e d o n p r o j e c t sc h e d u l i n g p r o b l e m s , a s s u m i n g t h a t

t h e d e v e l o p m e n t o f b et t e r s c h e d u l in g t e c h n i q u e s w o u l d

r e s u l t i n b e t t e r m a n a g e m e n t a n d t h u s t h e s u c c e s s f u l c o m -

p l e t io n o f p r o j ec t s . H o w e v e r , t h e r e a r e m a n y f a c t o r s

o u t s i d e t he c o n t r o l o f m a n a g e m e n t w h i c h c o u l d d e t e r m i n e

t h e s u c c e s s o r f a i l u r e o f a p r o j e c t . I n t h e l i t e ra t u r e , t h e s e

f a c t o r s a r e r e f e r r e d t o a s c r i t i c a l s u c c e s s / f a i l u r e f a c t o r s a n d

o n l y a f e w s t u d i e s h a v e b e e n d o n e t o a s s e s s , c l a r i f y , o r

a n a l y s e t h e s e f a c t o r s . M o s t o f t h e e a r l y s t u d ie s i n t h e a r e a

f o c u s e d o n t h e r e a s o n s f o r p r o j e c t f a i lu r e r a t h e r t h a n p r o j e c t

s u c c e s s . ~ -5 I n t h e s e s t u d i e s i t w a s a s s u m e d t h a t i f a p r o j e c t s

c o m p l e t i o n t i m e e x c e e d e d i ts d u e d a t e , o r e x p e n s e s o v e r r a n

t h e b u d g e t , o r o u t c o m e s d i d n o t sa t is f y a c o m p a n y ' s p r e -

d e t e r m i n e d p e r f o r m a n c e c r i t e ri a , t h e p r o j e c t w a s a s s u m e d

t o b e a f a il u r e. T o d a y w e k n o w t h a t d e t e r m i n i n g w h e t h e r

a p r o j e c t i s a s u c c e s s o r a f a i l u r e i s f a r m o r e c o m p l e x .

D e l a y s i n p r o j e c t c o m p l e t i o n t im e s a r e c o m m o n . B e c a u s e

o f t h e d e la y s , p r o j e c t m a n a g e r s s o m e t i m e s p a y p e n a lt i e s

w h i c h i n c r e a s e o v e r a l l p r o j e c t c o s t s . 6 Y e t t h e s e p r o j e c t s

a r e s t il l c o n s i d e r e d t o b e s u c c e s s f u l . O n t h e o t h e r h a n d , a

p r o j e c t t h a t i s p e r c e i v e d a s a s u c c e s s b y a p r o j e c t m a n a g e r

a n d t e a m m e m b e r s m i g h t b e p e r c e i v e d a s a f a i l u r e b y t h e

c l i e n t .

A p p a r e n t l y , t h e r e c a n b e a m b i g u i t y i n d e te r m i n i n g

w h e t h e r a p r o j e c t i s a s u c c e s s o r a f a i l u r e . T h e r e a r e t w o

m a i n r e a s o n s f o r th i s a m b i g u i t y . F i r s t , a s m e n t i o n e d i n a

p a p e r b y P i n t o a n d S l e v i n , 7 i t is s t i ll n o t c l e a r h o w t o

m e a s u r e p r o j e c t s u c c e s s b e c a u s e t h e p a r t i e s w h o a r e

i n v o l v e d i n p r o j e c t s p e r c e i v e p r o j e c t s u c c e s s o r f a i l u r e

d i f f e r e n t l y . A p r o j e c t w h i c h i s c o n s i d e r e d t o b e a s u c c e s s

b y t h e c l i en t m i g h t b e c o n s i d e r e d a f a i lu r e b y t o p m a n a g e -

m e n t , i f t h e p r o j e c t o u t c o m e d o e s n o t m e e t t o p m a n a g e m e n t

s p e c i f i c a t io n s , e v e n t h o u g h i t m i g h t s a t i s f y t h e c l i en t . I n t h i s

c a s e , b o t h o f t h e s e p a r t i e s a r e e v a l u a t i n g p r o j e c t s u c c e s s

d i f f e r e n t l y a n d t h u s t h e y v a l u e t h e o u t c o m e d i f f e r e n t l y . T h e

141


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Critical success~failure factor s in projects: W Belass i and 0 I Tuke l

s e c o n d r e a s o n , w h i c h i s t h e m o t i v a t i o n o f th i s s t u d y , i s th a t

l i st s o f s u c c e s s o r f a i l u r e f a c t o r s v a r y i n v a r i o u s s t u d i e s i n

t h e l i te r a t u re . A l t h o u g h s e v e r a l l i st s o f fa c t o r s a r e g e n e r -

a t e d , t h e y s e e m t o t a b u l a t e i n d i v i d u a l f a c t o r s r a th e r t h a n

g r o u p i n g t h e m a c c o r d i n g t o s o m e c r i te r i a , t o h e lp a n a l y s e

t h e i n te r a c t io n b e t w e e n t h e m a n d t h e p o s s ib l e c o n s e q u e n c e s .

F u r t h e r m o r e , m a n y o f th e s e f a c t o r s d o n o t , i n p r a c t i c e ,

d i r e c t l y a f f e c t p r o j e c t s u c c e s s o r f a i l u r e . U s u a l l y a c o m -

b i n a t i o n o f m a n y f a c t o r s , a t d i f f e re n t s t a g e s o f p r o j e c t l i f e

c y c l e , r e s u l t i n p r o j e c t s u c c e s s o r f a i lu r e . T h e r e m i g h t

b e a d d i t i o n a l p r o b l e m s w i t h th e u s e o f th e s e t a b le s . F o r

e x a m p l e , d u e t o th e u n i q u e n a t u r e o f p r o j e c t s , m o s t o f t h e

f a c t o r s i n a li s t m i g h t n o t b e a p p l i c a b l e f o r a p a r t i c u l a r

p r o j e c t , o r a f a c t o r w h i c h i s t h e m a i n d e t e r m i n a n t o f

s u c c e s s f o r a p r o j e c t m i g h t n o t b e l i s t e d . T h e p u r p o s e o f

t h i s s t u d y i s t o c l a s s i f y s u c c e s s f a c t o r s a n d i d e n t i f y t h e

e f f e c ts o f t h e f a c t o r s o n p r o j e c t p e r f o r m a n c e . T h u s , i n s t e a d

o f a n a l y s i n g i n d i v i d u a l f a c t o r s , o n e w o u l d f i rs t b e a b l e t o

i d e n t i f y t h e g r o u p a f a c t o r b e l o n g s t o , a n d t h e n d e t e r m i n e

t h e c o m b i n e d e f f ec t s o f t h e s e f a c t o r s i n e v e n t u a l l y l e a d i n g

t o p r o j e c t s u c c e s s o r f a i l u r e .

T h e o r g a n i z a t i o n o f t h e p a p e r i s a s fo l l o w s . I n t h e f o l -

l o w i n g s e c t i o n w e w i l l r e v i e w t h e l i t e r a t u r e o n t h e f a c t o r s

a f f e c t in g p r o j e c t s u c c e s s o r f a i lu r e . I n t h e t h i rd s e c t io n , w e

s u g g e s t a n e w f r a m e w o r k t h a t g r o u p s t h e c r i t i c a l s u c c e s s

f a c t o r s a n d i d e n t i f i e s t h e i r p o s s i b l e e f f e c t s o n p r o j e c t

p e r f o r m a n c e . T h e r e s u l t s o f a n e m p i r i c a l s t u d y a re a l s o

g i v e n i n t h i s s e c t i o n T h e l a s t s e c t i o n i s d e v o t e d t o c o n -

c l u s i o n s a n d f u t u r e r e s e a r c h d i r e c t i o n s .

L i t e r a t u r e r e v i e w

T a b l e 1 s u m m a r i z e s t h e l i t e r a tu r e o n c r i ti c a l s u c c e s s / f a i l u r e

f a c t o r s . T h e t h e o r e t i c a l a n d e m p i r i c a l s t u d i e s a r e g r o u p e d

c h r o n o l o g i c a l l y . T h e s u c c e s s a n d f a i l u r e f a c t o r s w e r e f i r s t

i n t r o d u c e d b y R u b i n a n d S e e l i n g 8 i n 1 9 6 7 . T h e y i n v e s ti -

g a t e d t h e i m p a c t o f a p r o je c t m a n a g e r ' s e x p e r i e n c e o n t h e

p r o j e c t ' s s u c c e s s o r fa i l u re . T e c h n i c a l p e r f o r m a n c e w a s

u s e d a s a m e a s u r e o f su c c e s s . I t w a s c o n c l u d e d t h a t a

p r o j e ct m a n a g e r ' s p r e v i o u s e x p e r i e n c e h a s m i n i m a l i m p a c t

o n t h e p r o j e c t ' s p e r f o r m a n c e , w h e r e a s t h e si z e o f t h e

p r e v i o u s l y m a n a g e d p r o j e c t d o e s a ff e ct th e m a n a g e r ' s

p e r f o r m a n c e . R u b i n a n d S e e l i n g ' s s tu d y w a s f o l l o w e d b y a

t h e o r e t ic a l s t u d y b y A v o t s . ~ H e i d e n t if i e d r e a s o n s f o r

p r o j e c t f a i l u r e a n d c o n c l u d e d t h a t t h e w r o n g c h o i c e o f

p r o j e c t m a n a g e r , t h e u n p l a n n e d p r o j e c t t e rm i n a t i o n a n d

u n s u p p o r t i v e t o p m a n a g e m e n t w e r e t h e m a i n r e a s o n s f o r

f a i l u r e .

I n 1 9 8 3 B a k e r , M u r p h y a n d F i s h e r 9 s u g g e s t e d t h a t in -

s t e a d o f u s in g t i m e , c o s t a n d p e r f o r m a n c e a s m e a s u r e s

f o r p r o j e c t s u c c e s s , p e r c e i v e d p e r f o r m a n c e s h o u l d b e t h e

Table 1 A classification o f literature on success/fail factors

Theoretical studies Em pirical studies

Avots (1969)

Jonason 7 (1971)

Archibald s (1976)

Martin 6 (1976)

Marku s 19 (1981)

Hughes (1986)

Schultz, Slevin and Pinto12 (1987)

Rubin and Seeling (1967)

Baker, Murphy and Fisher9 (1983)

Pinto and Slevinw (1987)

Morris and HoughH (1987)

Pinto and Prescott~3 (1988)

Magal, Carr and Watson t (1988)

Nutdz (1989)

Pinto and Slevin (1989)

Pinto and Prescott23 (199 0)

m e a s u r e . H u g h e s ~ c o n d u c t e d a s u r v e y t o i d e n t i f y t h e

f a c t o r s t h a t a f f e c t p r o j e c t p e r f o r m a n c e . H e c o n c l u d e d t h a t

p r o j e c t s f a i l b e c a u s e o f i m p r o p e r b a s i c m a n a g e r i a l p r i n c i p l e s ,

s u c h a s th e i m p r o p e r f o c u s o f t h e m a n a g e m e n t s y s t e m , b y

r e w a r d i n g t h e w r o n g a c t i o n s , a n d th e l a c k o f c o m m u n i c a t i o n

o f g o a l s .

I n t h e ir b o o k , M o r r i s a n d H o u g h jj s tu d i e d e i g h t l a r g e ,

c o m p l e x p r o j e c ts w h i c h h a d g r e a t p o te n t ia l e c o n o m i c

i m p a c t b u t w e r e p o o r l y m a n a g e d a n d g e n e r a l ly f a i le d . T h e y

i d e n t if i e d t h e s u c c e s s a n d f a i lu r e f a c t o r s f o r e a c h o f t h e m .

B a s e d o n t h is e x p e r i e n c e , t h e y s u g g e s t e d s e v e n d i m e n s i o n s

o f p r o j e c t s u c c e s s ( s e e T a b l e 2 . T h e y c o n c l u d e d t h a t

a l t h o u g h t h e i r a n a l y s i s o f s u c c e s s f a c t o r s is a i m e d a t la r g e ,

c o m p l e x p r o j e c t s , t h e y a r e a l s o re l e v a n t t o p r o j e c t s in

g e n e r a l .

O n e o f th e f i r s t e f f o r t s t o c l a s s i f y c r i t i c a l f a c t o r s w a s

c a r r i e d o u t b y S c h u l t z , S l e v i n a n d P i n t o . J 2 T h e y c l a s s i f i e d

f a c t o r s a s s tr a t e g ic o r t a c t ic a l . T h e s e t w o g r o u p s o f

f a c t o r s

a f f e c t p r o j e c t p e r f o r m a n c e a t d i ff e r e n t p h a s e s o f im p l e m e n -

t a ti o n . T h e s t r a te g i c g r o u p i n c lu d e s f a c t o r s s u c h a s p r o -

j e ct m i s s i o n , t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t a n d p r o j e c t

s c h e d u l i n g w h e r e a s th e t a c ti c a l g r o u p c o n s i s t s o f f a c t o r s

s u c h a s c l i e n t c o n s u l t a t i o n , p e r s o n n e l s e l e c ti o n a n d

t r a i n i n g . I n t h e i r f o l l o w - u p w o r k , P i n t o a n d S l e v i n 7

i d e n t i f i e d s u c c e s s f a c t o r s , a n d t h e i r r e l a t i v e i m p o r t a n c e , f o r

e a c h s t a g e o f a re s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t p r o j e c t l i f e - c y c l e .

F i n a l l y , i n a s i m i l a r s t u d y b y P i n t o a n d P r e s c o t t , j3 t h e

r e l a ti v e i m p o r t a n c e o f e a c h g r o u p ( t a ct i ca l v s . s t r a t e g ic )

o v e r t h e p r o j e c t l i fe - c y c l e w a s a n a l y s e d . I t w a s f o u n d t h a t

t h e r e l a ti v e i m p o r t a n c e o f s u c c e s s f a c t o r s v a r i e s a t d i f fe r e n t

s t a g e s o f t h e p r o j e c t ' s l i f e - c y c l e , d e p e n d i n g o n t h e s u c c e s s

m e a s u r e u s e d . W h e n e x t e r n a l s u c c e s s m e a s u r e s a r e e m -

p l o y e d , p l a n n i n g f a c t o r s d o m i n a t e t a c t i c a l f a c t o r s t h r o u g h o u t

t h e p r o j e c t l i f e - c y c l e .

I n a d d i t i o n t o t h e l i t e r a t u r e d e s c r i b e d a b o v e t h e r e a d e r

i s r e f e r re d t o p r o j e c t m a n a g e m e n t b o o k s b y L o c k e , 14 b y

M e r e d i t h a n d M a n t e l , ~5 a n d b y M a r t i n 16 f o r f u r t h e r d i s -

c u s s i o n s o n c r i t i c a l s u c c e s s / f a i l u r e f a c t o r s .

C l a s s i f i c a t io n o f c r it i c a l s u c c e s s f a c t o r s

T a b l e 2 g i v e s s e v e n d i f f e r e n t l i s ts o f c r i ti c a l f a c t o r s f r o m

t h e l i t e ra t u r e , z A s m e n t i o n e d i n a r e c e n t s t u d y b y P i n t o

a n d S l e v i n , 24 a l l b u t o n e o f t h e s e l i st s a r e t h e o r e t i c a l l y

b a s e d , r a t h e r th a n e m p i r i c a l l y p r o v e d . F u r t h e r m o r e , a s c a n

b e s e e n f r o m t h e t a b le , w h e r e a s s o m e a r e g e n e r a l i n sc o p e ,

t h e y a d d r e s s s p e c i f i c p o i n t s o f i n t e r e s t .

M o s t , i f n o t a l l , o f t h e s e l i st s i n c l u d e f a c t o r s r e l a t e d t o t h e

p r o j e c t m a n a g e r a n d t o t h e o r g a n i z a t i o n t h e p r o j e c t b e l o n g s

t o , a n d s e e m t o i g n o r e p r o j e c t c h a r a c t e r i s t i c s , c h a r a c

t e r i s t i c s

o f te a m m e m b e r s a n d f a c t o r s e x t e r n a l t o t h e

p r o j e c t . F o r e x a m p l e , f o r c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s , w e a t h e r

c o n d i t i o n s c a n b e c o n s i d e r e d a s a c r i t i c a l f a c t o r f o r c o m -

p l e t in g t h e p r o j e c t o n t im e . S i m i l a r l y , f o r p r o d u c t d e v e l o p -

m e n t p r o j e c t s , t h e p r o j e c t l i f e s p a n a n d i t s c o s t a r e c r i t i c a l

f a c t o r s f o r th e i m m e d i a t e r e l e a s e o f a p r o d u c t t o th e m a r k e t .

T h e s e a r e t w o o f m a n y f a c t o rs w h i c h a r e n e i t h er c o n t r o l le d

b y p r o j e c t m a n a g e r s n o r b y o r g a n i z a ti o n s . H o w e v e r , t h e y

a r e c r i t i c a l f o r t h e s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n o f p r o j e c ts .

O u r p u r p o s e h e r e i s n o t t o c o m e u p w i t h a l l p o s s i b l e

c r i ti c a l f a c t o r s t h a t m i g h t a f f e c t p r o j e c t o u t c o m e , w h i c h i s

i m p o s s i b l e b e c a u s e o f t h e d i v e r s i ty o f p r o j e c t s , b u t t o s h o w

t h a t t h e i d e n t i f i c a t i o n o f th e g r o u p s t o w h i c h t h e c r i t i c a l

f a c t o r s b e l o n g w o u l d b e s u f f i c i e n t f o r b e t t e r e v a l u a t i o n o f

142


3/11

Critical success~failure factor s in projec ts: W Belass i an d I Tukel

T a b l e 2 S e v e n l i s t s o f c r i t i c a l s u c c e s s f a c t o r s d e v e l o p e d i n th e l it e r a t u r e

M a r t i n ' i ( 1 9 7 6 ) L o c k e '4 ( 1 9 8 4 ) C l e l a n d a n d S a y l e s a n d B a k e r , M u r p h y P i n t o a n d S l e v in 7 M o r r i s a n d H o u g h

K i n g 25 ( 1 9 8 3 ) C h a n d l e r z 6 ( 1 9 7 1 ) a n d F i s h e r 9 ( 1 9 8 3 ) ( 1 9 8 9 ) ( 1 9 8 7 )

Define goals Make project Project sum m ary Pro jec tmanager ' s Cleargoals Top man agem ent Pro ject bject ives

commitments known competence support

Project au tho rity Op eratio nal onc ept Scheduling Client consultation Technical uncertainty

from the top innovation

Select project Goal comm itment

organizational of project team

philosophy

General ma na ge - Ap po int ompetent Top man agem ent Co ntro l ys tems and On-s ite project

ment support project m an ag er sup por t responsibil it ies m an ag er

Organize and Set up communica- Financial sup po r t Mo ni tor ing nd Ad eq ua te unding

delegate autho r i ty t io ns and procedures feedback to completion

Select project team Set up control Logistic Continuing involve- Adequa te project

me cha ni sm s r equi r em ent s ment i n t he pro j ec t t eam capabi li ty

(schedules, etc.)

Allocate sufficient Pro gre ssmeet ings Faci l i t y uppor t Accura t e i n i t i a l Mo ni tor ing nd

resources cost es t im ates f ee db ack

Provide for control Market intelligence Minimum start-u p Com munication

and information (who is the client) difficulties

mechanisms

Require planning and

review

Politics

Community

involvement

Schedule duration

urgency

Financial contract

legal problems

Implement problems

Personnel

recruitment

Technical tasks

Client acceptance

Project schedule Planning and Trou ble-sho ot ing

control techniques

Executive Task (vs. so ci al Characteristics of the

development and orientation) project team leader

training

Manpo wer and Absence of Power and politics

organization bureaucracy

Acquisition Environment events

Information and com- Urgency

munication channels

Project review

p r o j e c t s . P r o j e c t m a n a g e r s w o u l d t h e n h a v e a c l e a r u n d e r -

s t a n d i n g o f w h i c h a s p e c t s o f p r o j e c t s m i g h t b e c r i ti c a l f o r

t h e i r s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n . A s w i l l b e d e m o n s t r a t e d i n t h e

f o l l o w i n g s e c t i o n , s o m e o f t h e s e f a c t o r s m i g h t a l r e a d y b e

i n t h e l it e r a tu r e , w h e r e a s t h e m i s s i n g o n e s w i l l b e c o m e

a p p a r e n t w h e n r e p r e s e n t i n g t h e n e w f r a m e w o r k . I t i s a l s o

o u r i n t e n t i n t h i s p a p e r t o c l a r i f y w h a t s h o u l d b e c o n -

s i d e r e d a s c r i t i c a l f a c t o r s , a n d th e i r e f f e c t s ( c a l l e d s y s t e m

r e s p o n s e s ) w h i c h l e a d t o p r o j e c t s u c c e s s o r f a i lu r e .

I d e n t i f ic a t i o n o f th i s c a u s e - e f f e c t r e l a t io n s h i p , i n i ti a te d b y

c r i t i c a l f a c t o r s , c o n s t i t u t e s a n i n i t i a l e f f o r t i n t h i s a r e a .

A n e w fr a m e w o r k

T h e f r a m e w o r k i n F i g u r e 1 a d d r e s se s m a n y o f th e d r a w -

b a c k s i n t h e l i t e r a t u r e . W e g r o u p e d t h e f a c t o r s i n t o f o u r

a r e a s :

f a c t o r s r e l a t e d t o t h e p r o j e c t ,

f a c t o r s r e la t e d t o t h e p r o j e c t m a n a g e r a n d t h e t e a m

m e m b e r s ,

f a c t o r s re l a t e d t o t h e o r g a n i z a t i o n , a n d

f a c t o r s re l a t e d t o t h e e x t e r n a l e n v i r o n m e n t .

A s c a n b e s e e n f r o m t h e f i g u re , t h e g r o u p s a r e i n t e r r e l a te d .

A f a c t o r i n o n e g r o u p c a n i n f l u e n c e a f a c t o r in a n o t h e r

g r o u p , a n d a c o m b i n a t i o n o f s e v e r al f a c t o r s f r o m v a r i o u s

g r o u p s m i g h t l e a d t o p r o j e c t f a i lu r e . F o r i n s t a n c e , t o p

m a n a g e m e n t s u p p o r t i s a f a c t o r r e l a te d t o a n o r g a n i z a t i o n

w h i c h c a n b e a f f e c te d b y t h e g e n e r a l s t a te o f t h e e c o n o m y .

S i m i l a r l y , t h e u n i q u e n e s s o f p r o j e c t a c t i v it i e s c a n a f f e c t t h e

p r o j e c t m a n a g e r ' s c o m p e t e n c e o n t h e j o b . L a c k o f t o p

m a n a g e m e n t s u p p o r t t o g e t h e r w i t h t h e p r o j e c t m a n a g e r ' s

l a c k o f c o m p e t e n c e o n t h e j o b m i g h t l e a d t o p r o j e c t f a il u r e .

O n e o f t h e a d v a n t a g e s o f g r o u p i n g t h e f a c t o r s i n th i s

f a s h i o n i s t h a t a l t h o u g h i t m i g h t b e d i f f i c u l t t o i d e n t i f y t h e

s u c c e s s f a c t o r s s p e c i f i c t o c e r t a i n i n d u s t r i e s o r o r g a n i z -

a t i o n s , i t m i g h t b e e a s i e r t o i d e n t i fy w h e t h e r t h e s u c c e s s o r

f a i lu r e i s r e la t e d t o t h e p r o j e c t m a n a g e r a n d / o r t o t h e

p r o j e c t a n d / o r t o e x t e r n a l f a c t o r s . N o t e t h a t t h e s e f o u r

g r o u p s o f f e r a c o m p r e h e n s i v e s e t i n th a t a n y f a c t o r l i st e d i n

t h e l i t e ra t u r e , o r e v e n s p e c i fi c p o i n t s o f c o n s i d e r a t i o n ,

s h o u l d b e l o n g t o a t l e a s t o n e g r o u p .

T h e f r a m e w o r k w e s u g g e s t h e r e n o t o n l y b r i n g s a d v a n -

t a g e s b y g r o u p i n g c r i t i c a l f a c t o r s , b u t a l s o h e l p s p r o j e c t

m a n a g e r s u n d e r s t a n d t h e i n t r a - r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n t h e

f a c t o r s i n d i f f e r e n t g r o u p s . F o r i n s t a n c e , i n t h e l it e r a t u r e

t h e a v a i l a b il i ty o f r e s o u r c e s i s c o n s i d e r e d t o b e a f a c t o r

n e c e s s a r y f o r th e s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n o f p r o j e c t s . H e r e ,

h o w e v e r , w e s u g g e s t t h a t r e s o u r c e a v a i l a b i l i t y i s a s y s t e m s

r e s p o n s e t o o r g a n i z a t i o n a l , e n v i r o n m e n t a l a n d p r o j e c t

m a n a g e m e n t - r e l a t e d f a c t o r s s u c h a s t o p m a n a g e m e n t

s u p p o r t , p r o j e c t m a n a g e r s ' n e g o t i a t i o n s k il ls a n d th e

g e n e r a l e c o n o m i c s it u a ti o n . T h i s w i ll h e lp p r o j e c t m a n a g e r s

e v a l u a t e a n d m o n i t o r t h e i r p r o j e c t s m o r e a c c u r a t e l y .

S i m i l a r l y , p r o j e c t m a n a g e r s ' c o m p e t e n c e i s a c ri t ic a l f a c t o r

t h a t af f ec t s p r o je c t p l a n n i n g , s c h e d u l i n g a n d c o m m u n i c a t i o n .

T h u s , e f f e c t i v e p l a n n i n g , s c h e d u l i n g a n d c o m m u n i c a t i o n

a r e r e a l l y n o t f a c t o r s b u t i m m e d i a t e e f f ec t s o f f a c t o r s

r e l a t e d t o a p r o j e c t m a n a g e r , s u c h a s h i s m a n a g e r i a l s k il ls ,

c o m p e t e n c e a n d h is te c h n i c a l b a c k g r o u n d . U s i n g t h is f r a m e -

w o r k , p r o j e c t m a n a g e r s c a n e a s i l y o b s e r v e t h e s e c a u s e -

e f f e c t r e l a ti o n s h i p s . F u r t h e r m o r e , t h e y c a n e a s i l y a d a p t t h is

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Critical success / fai lure facto rs in projects: W Belass i and 0 1 Tukel

F ac to r G ro u p s

S y s tem R esp o n se

F ac to r G ro u p

actors r e l a t e d t o the Project Manager

- A b i l i t y to d e l e g a t e a u t h o r i t y

- A b i l i t y to t r a d e o f f

- A b i l i t y t o c o o r d i n a t e

- P e r c e p t i o n o f h i s r o l e & r e s p o n s i b i l i ti e s

- C o m p e t e n c e

- C o m m i t m e n t

P r o j e c t T e a m M e m b e r s

- T e c h n i c a l b a c k g r o u n d

- C o m m u n i c a t i o n s k i l l s

- T r o u b l e s h o o t i n g

- C o m m i t m e n t -

l ~ a c t o r s

r e l a t e d t o t h e

P r o j e c t

- S i z e & v a l u e

- U n i q u e n e s s o f p r o j e c t a c t i v i t i e s

- D e n s i t y o f a p r o j e c t

- L i fe cycl e

- U r g e n c y

actors

r e l a t e d t o t h e O r g a n i z a t i o n

- T o p m a n a g e m e n t s u p p o r t

- P r o j e c t o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e

- F u n c t i o n a l m a n a g e r s ' s u p p o r t

- P r o j e c t c h a m p i o n

~ ~ C l i e n t c o n s u l t a t io n & a c c e p ta n c e

: P r o j o e t M a n a g e r ' s

erf ormance on t h e j o b ~

- E f f e c t i v e p l a n n i n g & s c h e d u l i n g L . _

- E f f e c t i v e c o o r d i n a t i o n & c o m m u n i c a t i o n I ' ~ . .. .

- E f f e c t i v e u s e o f m a n a g e r i a l s k i l ls I ~ \

- E f f e c t i v e c o n t r o l & m o n i t o r i n g ~ \

- E f fe c ti v e u s e o f t e ch n o lo g y J ~

/ / / /

' ~ / / P ro j ec t p r e l i m i n a ry e s t i m a t e s. . . . . ~ . ~ } / ~

: A v l a b T t f

I J O ' T a ' 7 : c i l a k a t n a l s & '

/ ~ ' / fac i l i t i es) __ . ~

Faclor3 tlaltd to he eslernal

n v i r o n r a e n t

Political nvironment

Economical nvironment

Social nvironment

echnologicaln','itonment

Nature

lient

ompetitors

Sub-c0ntractors

S U C C E S S RF A I L U R E

F igur e

f r am ew o rk to t h e i r sp ec i f i c s i t u a t i o n s an d in c lu d e t h e

fac to r s t h a t w ere fo u n d to b e c r i t i ca l fo r t h e i r p ro j ec t ' s

su ccess . A s w i l l b e ex p la in ed in t h e n ex t s ec t i o n , m an y

p r o j e c t m a n a g e r s a n d m a n a g e r s i n v o l v e d i n p r o j e c t s f i n d

th i s f r am ew o rk to b e a b e t t e r t o o l fo r u n d e r s t an d in g c r i t i ca l

su ccess f ac to r s .

F a c t o r s r e l a t e d t o p r o j e c t

P ro jec t ch a rac t e r i s t i c s h av e l o n g b een o v e r lo o k ed in t h e

l i t e r a tu re a s b e in g c r i t i ca l su ccess f ac to r s w h ereas t h ey

co n s t i t u t e o n e o f t h e e s sen t i a l d im en s io n s o f p ro j ec t p e r -

f o r m a n c e . A m o n g t h e f e w s t u d i e s, M o r r i s a n d H o u g h II

i d en t i f i ed sch ed u le d u ra t i o n an d u rg en cy a s c r i t i ca l f ac to r s .

M a n y p r o j e c t s , h o w e v e r , f a il d u e t o s e v e r a l o t h e r f a c t o r s

in h e ren t i n p ro j ec t s In

F i g u r e 1

w e l i s t s i x o f t h ese

ch a rac t e r i s t i c s : t h e s i ze an d th e v a lu e o f a p ro j ec t , t h e

u n iq u en ess o f p ro j ec t ac t i v i t i e s (v s . s t an d a rd ac t i v i t i e s ) ,

t h e d en s i t y o f a p ro j ec t n e tw o rk , p ro j ec t l i f e cy c l e an d th e

u rg en c y o f a p ro j ec t o u t co m e In a r ecen t s t u d y b y T u k e l

an d R o m , 6 i t w as fo u n d th a t t h e d u ra t i o n s o f m an y l a rg e -

s i ze p ro j ec t s , t h o se w i th m o re t h an 1 0 0 ac t i v i t i e s , ex ceed

th e i r d ead l in es . T h e re a r e u su a l ly p en a l t i e s im p o sed o n

p r o j e c t s w h e n d e a d l i n e s a r e e x c e e d e d . M o n e t a r y p e n a l t i e s

a n d l o s s o f c r e d i b i l i t y a r e t h e m o s t c o m m o n on e s . T h u s ,

i f t h e p ro j ec t l i f e sp an i s b e in g u sed a s a m easu re t o ev a lu a t e

p r o j e c t p e r f o r m a n c e , o n e s h o u ld b e c a u t i o u s a b o u t t h e s i z e

o f a p ro j ec t an d th e e f f ec t i v en ess o f t he p en a l t i e s . N o t o n ly

th e n u m b er o f ac t i v i t i e s b u t a l so t h e f am i l i a r i t y o f t h e

o rg an iza t i o n w i th t h e t y p e o f p ro j ec t b e in g u n d e r t ak en i s

c r i t i c a l . T h e p r o j e c t m a n a g e r ' s p e r f o r m a n c e o n t h e j o b

can b e h eav i ly i n f lu en ced b y t h e u n iq u en ess o f t h e ac t i -

v i t i e s . T h e m o re s t an d a rd ac t i v i t i e s a p ro j ec t h as , t h e eas i e r

i t i s f o r p ro j ec t m an ag er s t o p l an , s ch ed u le an d m o n i to r

th e i r p ro j ec t s . A n o th e r ch a rac t e r i s t i c w h ich n eed s t o b e

em p h as i zed i s p ro j ec t d en s i t y . T h i s i s d e f in ed a s t h e r a t i o

o f t o t a l n u m b er o f p r eced en ce r e l a t i o n sh ip s t o t h e t o t a l

n u m b er o f ac t i v i t i e s . 6 T h e a l l o ca t i o n o f r e so u rces , e s -

p ec i a l l y m a n h o u r s , i s a f f ec t ed b y t h e d en s i t y . D u e to t h e

r e s o u r c e c o n s t r a i n t s , p r o j e c t m a n a g e r s a r e o f t e n f o r c e d

t o u s e o v e r t i m e , w h i c h j e o p a r d i z e s b u d g e t p e r f o r m a n c e ,

o r a r e fo rced t o d e l ay ac t i v i t i e s co m p e t in g fo r t h e sam e

reso u rce , w h ich r e su l t s i n d e l ay s i n p ro j ec t co m p le t i o n

t im es .

F in a l l y , a ch a rac t e r i s t i c w o r th m en t io n in g i s t h e u rg en cy

o f a p ro j ec t . T h i s i s d e f in ed a s th e n eed to im p lem e n t t h e

p r o j e c t a s s o o n a s p o s s i bl e . 7 I n m a n y c a s e s p r o j e c t p e r f o r -

m a n c e c r i t e r i a a r e n o t m e t b e c a u s e o f t h e u r g e n c y o f a

p ro j ec t . P ro j ec t s w h ich s t a r t a f t e r n a tu ra l d i sa s t e r s a r e

ty p i ca l ex am p les . I n t h ese s i t u a t i o n s , n o t en o u g h t im e i s

a l l o ca t ed fo r p l an n in g an d sch ed u l in g p ro j ec t s , an d a s a

r e su l t p ro j ec t s a r e m o re l i k e ly t o ex ceed b u d g e t s an d b e

p e rce iv ed a s f a i l u r e s .

144


5/11

F a c t o r s r e la t e d t o p r o j e c t m a n a g e r a n d t e a m m e m b e r s

M a n y f a c t o r s r e l a t e d t o t h e s k i l l s a n d c h a r a c t e r i s t i c s o f

p r o j e c t m a n a g e r s a n d t e a m m e m b e r s a r e p r o p o s e d f o r t h e

s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n o f p r o j e c t s . I n t h e i r r e c e n t s t u d y ,

P i n t o a n d S l e v i n7 d e m o n s t r a t e d t h e i m p o r t a n c e o f s e l e c ti n g

p r o j e c t m a n a g e r s wh o p o s s e s s t h e n e c e s s a r y t e c h n i c a l a n d

a d m i n i s t r a t i v e s k i l l s f o r s u c c e s s f u l p r o j e c t t e r m i n a t i o n .

T h e y s h o w e d t h a t t h e p r o j e c t m a n a g e r ' s c o m m i t m e n t a n d

c o m p e t e n c e b e c o m e m o s t c r i ti c a l d u ri n g t h e p l a n n i n g a n d

t e r m i n a ti o n s t ag e s . T h e c o m p e t e n c e o f t h e t e a m m e m b e r s

i s a l s o f o u n d t o b e a c r i t i c a l f a c t o r d u r i n g t h e i m p l e m e n -

t a t io n s t a g e s . No t e t h a t th e s e f a c t o r s n o t o n l y a f f e c t p r o j e c t

p e r f o r m a n c e b u t t h e y a l s o h a v e a n i m p a c t o n c l i e n t s a t i s -

f a c t i o n a n d p r o j e c t a c c e p t a n c e . Fo r e x a m p l e , a p r o j e c t

m a n a g e r ' s m a r k e t i n g s k i ll s i n f l u e n c e t h e c l i e n t ' s a t ti t u d e

t o wa r d s t h e p r o j e c t o u t c o m e . 27 S i m i l a r l y , we l l e s t a b l is h e d

c o m m u n i c a t io n c h a n n e l s b e t w e e n t h e p r o j e c t m a n a g e r , t h e

o r g a n i z a t i o n a n d t h e c l i e n t a r e n e c e s s a r y f o r t h e a c c e p t a n c e

o f t h e p r o j e c t o u t c o m e b y t h e c l i e n t .

Fa c t o r s r e l a t e d t o o r g a n i z a t i o n

On e o f t h e m o s t c r i t i c a l f a c t o r s f o r t h e s u c c e s s f u l c o m -

p l e t io n o f p r o j e c t s i s t o p m a n a g e m e n t support 6 T h e s u p p o r t

i s u s u a ll y s t r o n g e s t i f t h e r e i s a p r o j e c t c h a m p i o n a n d t h i s

c h a m p i o n i s f r o m t h e t o p m a n a g e m e n t . H e h e l p s p r o j e c t

m a n a g e r s u n d e r s t a n d a n d a c h i e v e t h e p r o j e c t o b j e c t i v e s

wh i c h a r e s p e c i f i e d b y t h e c l i e n t a n d / o r t o p m a n a g e m e n t .

T o p m a n a g e m e n t u s u a l l y c o n t r o l s a p r o j e c t m a n a g e r ' s

a c c e s s t o r e s o u r c e s wh i c h a r e s u p e r v i s e d b y f u n c t i o n a l

m a n a g e r s . Th e l e v e l o f s u p p o r t p r o v i d e d b y t h e f u n c t i o n a l

m a n a g e r i s u su a l ly d e t e r m i n e d b y t h e l e v e l o f s u p p o rt f r o m

t o p m a n a g e m e n t . I f th e p r o j e c t i s p a r t o f th e f u n c t i o n a l

d e p a r t m e n t , t h e n t h e a v a i l a b i li t y o f r e s o u r c e s i s n o t u s u a l ly

a n o b s t a c l e , b e c a u s e t h e f u n c t i o n a l m a n a g e r i s u s u a l l y a l so

t h e p r o j e c t m a n a g e r . Bu t f o r p r o j e c t s wi t h m a t r i x o r g a n i z -

a t i o n a l f o r m s , o r f o r p r o j e c t s wi t h p u r e p r o j e c t f o r m s ,

a c q u i r i n g a d e q u a t e r e s o u r c e s c a n b e a d i f f i c u lt j o b . I t

r e q u i r e s n e g o t i a t i n g s k i l l s a n d p o s i t i o n a l p o we r wi t h i n t h e

o r g a n i z a t i o n . C l e a r l y , f u l l s u p p o r t f r o m t h e o r g a n i z a t i o n

f o r t h e p r o j e c t h e l p s t o f a c i l i t a t e a n d i m p l e m e n t s t r a t e g i e s

f o r t h e s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n o f p r o j e c t s .

Fa c t o r s r e l a t e d t o e x t e r n a l e n v i r o n me n t

Th i s l a s t g r o u p c o n s i s t s o f f a c t o r s wh i c h a r e e x t e r n a l t o th e

o r g a n i z a t i o n b u t s t i l l h a v e a n i m p a c t o n p r o j e c t s u c c e s s o r

f a i l u r e . A n u m b e r o f e n v i r o n m e n t a l fa c t o r s , s u c h a s

p o l i t i c a l, e c o n o m i c , a n d s o c i a l , a s we l l a s f a c t o r s r e l a t e d to

t h e a d v a n c e s i n t e c h n o l o g y o r e v e n f a c t o r s r e l a t e d t o n a t u r e

a f f e c t p r o j e c t p e r f o r m a n c e , e i t h e r p o s i t i v e l y o r n e g a t i v e l y .

I n a n e m p i r i c a l s t u d y b y P i n t o a n d S l e v i n , 7 i t wa s f o u n d

t h a t m o s t o f t h e e n v i r o n m e n t a l f a c t o r s a f f e c t p r o j e c t s d u r i n g

t h e p l a n n i n g s t a g e o f a p r o j e c t ' s l i f e - c y c l e . Ye t s o m e o f th e

f a c t o r s a f f e c t a p r o j e c t a t a l l p h a s e s o f t h e l i f e - c y c l e , s u c h

a s we a t h e r c o n d i t i o n s a n d s o c i a l e n v i r o n m e n t . So m e t i m e s

t h e s e f a c t o r s a r e s o i n f l u e n t i a l t h a t t h e y c a u s e a p r o j e c t t o

b e t e r m i n a t e d a t t h e i m p l e m e n t a t i o n s t a g e s . I n t h e i r b o o k ,

M o r r i s a n d Ho u g h 1~ g a v e m a n y i l lu s t r a t io n s o f g o v e r n -

m e n t s b e i n g i n f l u e n t i a l e x t e r n a l f a c t o r s a n d s h o we d h o w

c r u c i a l t h e p u b l i c a t t i t u d e t o wa r d s a p r o j e c t c o u l d b e c o m e .

No t e t h a t i f a c l i e n t is f r o m o u t s i d e t h e o r g a n i z a t i o n , h e

s h o u l d a l s o b e c o n s i d e r e d a s a n e x t e r n a l f a c t o r i n f l u e n c i n g

t h e p r o j e c t p e r f o r m a n c e . F o r f u n c ti o n a l p ro j e c t s, h o w e v e r ,

c l i e n t s a r e u s u a l l y p a r t o f th e o r g a n i z a t i o n , s u c h a s t o p

Critical success~failure factors in projects: W Belassi and 1 Tukel

m a n a g e m e n t . I n s u c h c a s e s , f a c t o r s r e l a t e d to t h e c l ie n t c a n

b e g r o u p e d u n d e r t h e f a c t o r s r e l a t e d t o t h e o r g a n i z a t i o n .

Th e r e m i g h t b e a d d i t i o n a l e x t e r n a l f a c t o r s a f f e c t i n g p r o -

j e c t s u c c e s s , s u c h a s c o m p e t i t o r s i n t h e m a r k e t o r s u b -

c o n t r a c t o r s . Th e y s h o u l d a l s o b e l i s te d wi t h th i s g r o u p . A n y

f a c t o r i n t h i s g r o u p m i g h t i n f l u e n c e t h e a v a i l a b i l i t y o f

r e s o u r c e s a n d t h u s t h e p r o j e c t m a n a g e r ' s p e r f o r m a n c e o n

t h e j o b . C l i e n t c o n s u l t a t i o n a n d a c c e p t a n c e a r e a l s o i n -

f l u e n c e d b y t h e e n v i r o n m e n t a l f a c t o r s . Co m p e t i t o r s i n t h e

m a r k e t , f o r e x a m p l e , m i g h t a f f e c t t h e m a r k e t i n g o f t h e p r o -

j e c t t o t h e c l i e n t . S i m i l a r l y , t h e c l i e n t m i g h t b e t h e r e a s o n

f o r i n e f f e c t i v e c o n s u l t a t i o n , wh i c h c o u l d l e a d t o p r o j e c t

fa i lure .

Th e i n t e r me d i a t e e f fe c t s o f f a c t o r g r o u p s

Th e g r o u p i n g o f c r i t i c a l f a c t o r s wo u l d n o t b e s u f f i c i e n t t o

s h o w h o w p r o j e c t s s u c c e e d o r f a i l b e c a u s e o f t h e s e f a c t o r s .

Th e f a c t o r s i n e a c h g r o u p c a n b e c o n s i d e r e d t o b e i n p u t -

r e l a t e d f a c t o r s a f f e c t i n g t h e p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n . Th e y

o f t e n d o n o t d i r e c t l y a f f e c t p r o j e c t o u t c o m e . Se v e r a l f a c t o r s

i n t h e g r o u p s c a n c o m e i n t o p l a y s i m u l t a n e o u s l y a n d c a u s e

n e w o b s t a c l e s . A s y s t e m c a n r e s p o n d t o t h e s e o b s t a c l e s i n

m a n y wa y s . I n a d d i t i o n , t h e s e o b s t a c l e s c a n a l s o c a u s e

f u r t h e r p r o b l e m s d u r i n g p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n , wh i c h i n

t u r n m i g h t c a u s e p r o j e c t s t o f a il . A s e t o f p o s s ib l e s y s t e m

r e s p o n s e s i s g i v e n i n t h e p r o p o s e d f r a m e wo r k ( s e e Fi g u r e

1 ) . F o r e x a m p l e , a p r o j e c t m a n a g e r ' s p e r f o r m a n c e o n t h e

j o b i s b e i n g a f f e c t e d b y t h e f a c t o r s r e l a t e d to t h e o r g a n i z -

a t i o n , e s p e c i a l l y t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t , b y t h e p r o j e c t

m a n a g e r ' s a b i l it y t o i m p l e m e n t a p r o j e c t , b y t e c h n o l o g i c a l ,

e c o n o m i c a n d s o c i a l f a c t o r s , a n d b y t h e f a c t o r s r e l a t e d t o

t h e p r o j e c t s u c h a s i t s s iz e , v a l u e a n d u r g e n c y . A s a r e s u l t ,

b y a n a l y s i n g t h e c a u s e - e f f e c t r e l a t i o n s h i p g i v e n i n t h e

f r a m e w o r k , p r o j e c t m a n a g e r s w o u l d b e a b l e t o i d e n ti f y an d

e l i m i n a t e t h e f a c t o r s t h a t h a v e a n e g a t i v e e f f e c t o n t h e i r

p e r f o r m a n c e .

S i m i l a r l y , p r o j e c t m a n a g e r s w h o p e r c e i v e t h e m s e l v e s

a s m a r k e t e r s c o n s u l t t h e i r c l ie n t s o f t e n a n d a r r a n g e

m e e t i n g s wh e r e t e a m m e m b e r s p a r t i c i p a t e t o i d e n t i f y

c l i e n t ' s r e q u i r e m e n t s . Th e s e a c t i v i ti e s r e s u l t in t h e c l i e n t ' s

a c c e p t a n c e o f th e p r o j e c t o u t c o m e , w h i c h i s t h e n p e r c e i v e d

as a success .

Ana lys i s o f the cr i t i ca l success fac tor s ident i f i ed in the

l i t era ture

Fi r s t , we a n a l y s e d t h e r e s u l ts o f a r e c e n t n a t i o n wi d e s u r v e y

c o n d u c t e d b y T u k e l a n d R o m . 6 A s p a r t o f t h e s u r v e y ,

p r o j e c t m a n a g e r s w e r e a s k e d t o i d e n t i f y c r it i c a l f a c t o r s f o r

t h e s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n o f t h e i r p r o j e c t s . I n t h e s u r v e y ,

f i v e c o m m o n s u c c e s s f a c t o r s f r o m t h e l i t e r a t u r e we r e l i s te d

a n d t h e p r o j e c t m a n a g e r s we r e a s k e d t o l i s t a n y o t h e r

f a c t o r ( s ) s p e c if i c t o t h e i r p r o j e c t s . T h e f o l l o wi n g s i x f a c t o r s

we r e i n c l u d e d i n t h e s t u d y :

t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t ,

c l i en t cons ul t a t ion ,

p r e l i m i n a r y e s t i m a t e s ,

a v a i l a b i li t y o f r e s o u r c e s ,

p r o j e c t m a n a g e r s p e r fo r m a n c e ,

o t h e r s ( a sk e d to s p e c i f y ) .

Th e r e a d e r i s r e f e r r e d t o t h e i r p a p e r 6 f o r f u r t h e r d e t a i l s

a b o u t t h e q u e s t i o n n a i r e a n d t h e d e t a i l e d a n a l y s i s o f

r e s p o n s e s i n c l u d in g d e s c r i p t i v e s t a t is t ic s a n d m u l t i - v a r i a b l e

ana lys i s .

145


6/11

Critical success~failure facto rs in projects: W Belassi and 0 1 Tukel

A t o t a l o f 91 r e s p o n s e s w e r e a n a l y s e d u s i n g S A S . 28 T h e

d i s t r i b u t i o n o f th e r e s p o n s e s b y i n d u s t r y i s a s f o l lo w s : 3 1 %

c o n s t r u c t i o n ; 2 5 % m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m ( M I S ) ;

2 1 % m a n u f a c t u r i n g ; 1 6 % u t i li t i es ; 1 6 % e n v i r o n m e n t a l ;

1 2 % d e f e n c e a n d 1 8 % o t h e r i n d u s t r ie s , i n c l u d i n g e d u c a -

t i o n a l , h e a l t h c a r e a n d p h a r m a c e u t i c a l . N o t e t h a t t h e s u m o f

t h e p e r c e n t a g e s e x c e e d s 1 0 0 b e c a u s e p r o j e c t m a n a g e r s

m i g h t w o r k w i t h m o r e t h a n o n e i n d u s t r y . W e f i rs t r a n k t h e

f a c t o r s a c c o r d i n g t o v a r i o u s p r o j e c t a t t r i b u t e s . T h e r e s u l t s

a r e g i v e n i n

T a b l e s 3 - 8 .

T h e r a n k i n g i s d o n e b y s o r t i n g

t h e f a c t o r s a c c o r d i n g t o t h e f r e q u e n c y o f t h e r e s p o n s e s

r e c e i v e d . T h e f a c t o r ( s ) w h i c h w a s m o s t f r e q u e n t l y c h o s e n

i s r a n k e d a s f ir s t, f o l l o w e d b y t h e s e c o n d m o s t f r e q u e n t l y

c h o s e n f a c t o r a n d s o f o r t h . F o r e x a m p l e , i n

Table 3

t o p

m a n a g e m e n t s u p p o r t i s f o u n d t o b e m o s t i m p o r t a n t f a c t o r

( 1 ) f o r c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s a n d t h e s i x t h f a c t o r ( n a m e d

o t h e r s ) i s f o u n d t o b e th e l e a st im p o r t a n t ( 6 ). N o t e t h a t

i f m o r e t h a n o n e f a c t o r h a s th e s a m e f r e q u e n c y o f

r e s p o n s e s , t h e y a r e ra n k e d t h e s a m e . F o r e x a m p l e , i n

Table 3

c l i e n t c o n s u l t a t i o n a n d t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t

b o t h h a v e t h e h i g h e s t r e s p o n s e r a t e i n M I S a n d c o n -

s e q u e n t l y b o t h o f t h e m a r e r a n k e d a s ( 1 ). A f r e q u e n c y

a n a l y s i s w a s a l s o d o n e t o d e t e r m i n e i f th e r e i s a s t a t is t i c a ll y

s i g n i f i c a n t r e l a t i o n s h i p b e t w e e n p r o j e c t a t t r i b u t e s a n d

s u c c e s s f a c to r s . T h e n u m b e r s i n p a r e n t h e s i s i n ea c h t a b l e

s h o w t h e s t a t i st i c al s i g n i f ic a n c e o f t h e r e l a t i o n s h i p ( P v a l u e

o f l e s s t h a n 0 . 1 ) .

Table 3

g i v e s t h e r a n k i n g o f s u c c e s s f a c t o r s i n e a c h

i n d u s t r y . I n m o s t o f th e i n d u s t r i e s , to p m a n a g e m e n t s u p p o r t

a n d t h e a v a i l a b i l i t y o f r e s o u r c e s a r e r a n k e d t h e h i g h e s t. A s

i s d e m o n s t r a t e d i n

F ig u re 1

t h e a v a i l a b i l i t y o f r e s o u r c e s i s

d i r e c t l y r e la t e d w i t h t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t f o r t h e

p r o j e c t . T h u s , h a v i n g b o t h o f t h e s e f a c to r s a t th e h i g h e r

r a n k s a t t h e s a m e t i m e i s n o t s u r p r i s i n g . W h a t i s s u r p r i s i n g

i s th a t t h e f a c t o r s w h i c h a r e r e l a t e d t o th e p r o j e c t m a n a g e r s

u s u a l l y r a n k e d l o w e r . O n e e x p l a n a t i o n f o r t h is i s t h a t m a n y

p r o j e c t m a n a g e r s d o n o t p e r c e i v e t h e t r u e i m p o r t a n c e o f

t h e i r r o l e as a m a n a g e r f o r t h e s u c c e s s fu l c o m p l e t i o n o f

p r o j e c t s . T h e y u s u a l l y h a v e a t e n d e n c y t o r e l a t e p r o j e c t

s u c c e s s t o f a c to r s t h a t a re o u t o f t h e i r c o n t r o l . F u r t h e r m o r e ,

w h e n w e i n v e s t i g a t e d t h e r e sp o n s e s t o t h e s ix t h f a c t o r ,

( n a m e d o t h e r s ) w e f o u n d th a t m o s t o f t h e m a re ag a i n

r e l a t e d to t h e o r g a n i z a t i o n ' s a t t i t u d e t o w a r d s t h e p r o j e c t . A

f e w r e s p o n s e s w e r e r e l a t e d to t h e t e c h n o l o g y u s e d d u r i n g

t h e i m p l e m e n t a t i o n o f p r o j e c t s . F i n a l l y , i n c u s t o m e r -

o r i e n t e d f i e l d s l i k e M I S a n d u t i l i t i e s , c l i e n t c o n s u l t a t i o n i s

f o u n d t o b e a n i m p o r t a n t f a c t o r .

Tables 4 5

a n d 6 g i v e t h e r a n k i n g o f th e f a c t o r s a c c o r d i n g

t o t h e c r it e r i a u s e d t o m e a s u r e s u c c e s s , t h e o r g a n i z a t i o n a l

s t r u c t u r e a n d p r o j e c t s i z e , r e s p e c t i v e l y . I t s e e m s t h a t

w h i c h e v e r c r i t e r i o n i s u s e d t o m e a s u r e p r o j e c t s u c c e s s ,

e v e n i f i t is q u a l i t y , t h e o r g a n i z a t i o n a l f a c t o r s r e l a t e d

t o t e c h n i c al a s p e c t s o f p r o j e c t m a n a g e m e n t ( a v a i l a b i l it y

o f r e s o u r c e s ) a r e s t i l l t h e d o m i n a n t f a c t o r s o n t h e l i s t .

Ta b l e 3 Th e r a n k i n g o f cr i t ic a l s u c c e ss f a c t o r s fo r e a c h i n d u s t r y

F a c t o r s / i n d u s t r y To p m g t . C l i e n t P r e l i m i n a r y A v a i l a b i li t y o f P M p e r f o r m a n c e Ot h e r s

suppor t consul ta t ion es t imates resources

Construction 1 5 4 3 2 (0.06) 6

Defense 3 5 4 1 2 6

MIS I 1 (0.004) 4 3 5 (0.04) 6

Utilities 2 2 4 1 4 6

Environmental 3 (0.01) 3 5 1 (0.03) 2 -

Manufacturing 2 5 3 1 4 6

Others 1 5 3 2 4 6

-N o responses received

Ta b l e 4 Th e r a n k i n g o f t h e c r i t e r ia u s e d t o m e a s u r e s u c c e s s v s. f a c t o r s d e t e r m i n e d t o b e c ri t ic a l i n d e p e n d e n t o f i n d u s t r y )

F a c t o r s / m e a s u r e To p m g t . C l i e n t P r e l i m i n a r y A v a i l a b i li t y o f P M p e r f o r m a n c e Ot h e r s

s u p p o r t c o n s u l t a t i on e s t i m a t e s r e s o u r c e s

Cost 2 4 5 1 (0.05) 3 (0.05) 6

Time 2 (0.05) 5 4 1 3 6

Quality 1 (0.06) 5 (0.02) 4 (0.001) 1 3 (0.07) 6

Client satisfaction 2 3 (0.001) 5 1 4 6

Ta b l e 5 Th e r a n k i n g o f c ri t ic a l s u c c e ss f a c t o r s a cc o r d i n g t o t h e o rg a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e i n d e p e n d e n t o f i n d u s t r y )

F a c t o r s / o r g . To p m g t . C l i e n t P r e l i m i n a r y A v a i l a b i l it y o f P M p e r f o r m a n c e Ot h e r s

s t r u c t u r e s u p p o r t c o n s u l t a t io n e s t i m a t e s r e s o u r c es

Pure 2 3 3 1 3 6

Functional 2 3 (0.03) 4 1 5 6

Matrix 1 5 (0.04) 4 2 3 6

Ta b l e 6 Th e r a n k i n g o f t h e cr i t ic a l s u c c e ss f a c t o r s fo r m o d e r a t e a n d l a r g e s i z e p r o je c t s

F a c t o r s / p r o j ec t To p m g t . C l i e n t P r e l i m i n a r y A v a i l a b i li t y o f P M p e r f o r m a n c e Ot h e r s

s i z e s u p p o r t c o n s u l t a t io n e s t i m a t e s r e s o u r c e s

_< 100 activities 2 3 (0.06) 5 1 4 6

> 100 activities 2 5 (0.04) 4 1 3 (0.02) 6

1 4 6


7/11

S u rp r i s in g ly , ev en w h en th e c r i t e r i o n i s c l i en t s a t i s f ac t i o n ,

t h e a v a i l a b i l i t y o f t h e r e s o u r c e s a n d t o p m a n a g e m e n t

su p p o r t a r e t h e t o p - r an k ed f ac to r s , n o t c l i en t co n su l t a t i o n

d u r in g t h e im p lem en ta t i o n o f a p ro j ec t , a s w e ex p ec t ed .

N o te t h a t t h e re i s a s t a t i s t i ca l l y s i g n i f i can t r e l a t i o n sh ip

b e tw een c l i en t s a t i s f ac t i o n an d c l i en t co n su l t a t i o n .

T h e s a m e r a n k i n g p a t t e r n a p p e a r e d i n

Tables 5

and 6 .

W h e n t h e p r o j e c t h a s a m a t r i x o r g a n i z a t i o n a l f o r m , t o p

m an ag em en t su p p o r t i s n ecessa ry , ea s in g p ro j ec t s ch ed u l in g

a n d r e s o u r c e a l l o c a t io n p r o b l e m s . I t w a s a l s o o b s e r v e d t h a t

p ro j ec t s i ze h as n o n o t ab l e e f f ec t o n t h e c r i t i ca l i t y o f t h e

fac to r s .

W e co n t in u ed th e an a ly s i s b y a r r an g in g th ese f ac to r s i n to

tw o g ro u p s : f ac to r s r e l a t ed t o t h e o rg an i za t i o n an d f ac to r s

r e l a t e d t o p r o j e c t m a n a g e r s . O u r a t t e m p t s t o o r g a n i z e

f a c t o r s s p e c i fi e d a s o t h e r s i n to m e a n i n g f u l g r o u p s w e r e

u n s u c c e s s fu l b e c a u s e o f d i s s im i l a r r e s p o n s e s . T h u s , w e

fo rm e d th ree g ro u p s : o rg an i za t i o n a l f ac to r s , p ro j ec t m an ag e r -

r e l a t ed f ac to r s an d o th e r s . T h e g ro u p w i th o rg an i za t i o n a l

f ac to r s d o m in a t ed a l l t h e o th e r s

Tables 5

an d 6 ) . A g a in , t h e

resu l t s d id n o t ch an g e d u e t o ch an g es i n p ro j ec t a t t r i b u t e s .

T o s u m m a r i z e , t h e r e s u lt s o f t h e s u r v e y i n d i c a te f a c t o r s

r e l a t ed t o o rg an i za t i o n s a r e m o s t c r i t i ca l fo r p ro j ec t su c -

ces s . I n ad d i t i o n , t h e an a ly s i s su g g es t s t h a t f ac to r s r e l a t ed

t o p r o j e c t m a n a g e r s ' p e r f o r m a n c e a r e n o t a s c r i t i c a l .

H o w e v e r , o n e s h o u l d k e e p i n m i n d t h a t t h e r e s p o n d e n t s t o

t h i s s u r v e y a r e e x p o s e d t o o n l y a f e w m e m b e r s o f c r i t i c a l

f ac to r g ro u p s . T h i s m o t iv a t ed u s t o co n d u c t a fo l l o w -u p

s u r v e y t o i n v e s t i g a t e t h e i m p a c t o f t h e n e w s c h e m e .

Ana lys i s o f the cr i t i ca l success fac tors~group s in the

f r a m e w o r k

A q u es t i o n n a i r e co n s i s t i n g o f tw o sec t i o n s an d a t o t a l o f 1 0

q u es t i o n s w as p rep a red (A p p en d ix I ) . T h e f i r s t s ec t i o n

in c lu d es q u es t i o n s ab o u t t h e p ro j ec t o rg an i za t i o n an d

a t t r i b u t e s an d th e seco n d sec t i o n i n c lu d es t h e fo u r f ac to r

T a b l e 7 T h e m o s t c r it i c a l s u c c e s s g r o u p a c c o r d i n g t o t h e o r g a n i z -

a t i o n a l s t r u c t u r e ( i n d e p e n d e n t o f i n d u s t r y )

F a c t o r s / o r g . O r g a n i z a t i o n P r o j e ct O t h e r s

s t r u c t u r e m a n a g e r

Pure -

F u n c t i o n a l -

Matr ix -

Critical success~failure factors in projects: W Belassi and 0 1 Tukel

g r o u p s f r o m t h e f r a m e w o r k . P r o j e c t m a n a g e r s a r e a s k e d t o

ch o o s e t h e b es t an sw er fo r t h e q u es t i o n s i n t h e f i rs t s ec t i o n

an d a sk ed to m ark a l l t h e c r i t i ca l f ac to r s w h ich ap p ly t o

th e i r s i t u a t i o n i n t h e seco n d sec t i o n . T h u s , t h e re a r e 4 9

p o s s i b l e r e s p o n s e s b y e a c h r e s p o n d e n t . C o p i e s o f t h e

q u e s t i on n a i r e w e r e s e n t t o p r o je c t c o n s u l ta n t s f o r c o m m e n t s

an d p o ss ib l e ch an g es . T h e f i n a l fo rm w as m a i l ed t o 2 0 0

p r o j e c t m a n a g e r s w h o s e n a m e s w e r e s e l e c t e d f r o m t h e

P r o j e c t M a n a g e m e n t I n s t i tu t e d i r e c t o r y . A t o ta l o f 5 7

r e s p o n s e s w e r e r e c e i v e d , r e s u l t i n g i n a r e s p o n s e r a t e o f

2 8 % . T h e fo l l o w in g an a ly s i s w as d o n e u s in g S A S . 2s

De s c r i p t i v e s t a t i st i c s a n d f r e q u e n c y a n a l y s i s.

T h e d i s t r i b u -

t i o n o f t h e r e sp o n d en t s ac ro s s i n d u s t r i e s an d th e av e rag e

resp o n se r a t e t o t h e q u es t i o n s i n t h e f i r s t s ec t i o n a r e su m -

m a r i z e d i n

Table 9 .

T h e h i g h e s t p e r c e n t a g e o f r e s p o n d e n t s

a r e f r o m m a n u f a c t u r i n g , w h e r e p r o d u c t d e v e l o p m e n t

p r o j e c t s a r e c o m m o n . T h e s e c o n d h i g h e s t n u m b e r o f

r e sp o n d en t s a r e f ro m a v a r i e ty o f d i f f e r en t i n d u s t r ie s ( co n -

s i d e re d a s o t h e r s ) i n c lu d i n g h e a l t h c a r e , e du c a t i on a n d

t h e p h a r m a c e u t i c a l i n d u s t r i e s . T h e f o l l o w i n g c o m m o n

p ro j ec t ch a rac t e r i s t i c s w ere n o t ed : p ro j ec t s u su a l ly h av e

l e s s t h an 1 0 0 ac t i v i t i e s (m o d era t e s i zed ) an d w ere h an d led

w i th in a fu n c t io n a l d ep a r tm en t . Q u a l i t y an d c l i en t s a t i s -

f a c t i o n a r e c o m m o n m e a s u r e s u s e d f o r t h e e v a l u a t i o n o f

p ro j ec t s .

N ex t w e an a ly se t h e c r i t i ca l su ccess f ac to r s an d th e

g ro u p s t h a t t h ey b e lo n g to . T h e p ro j ec t m an ag er s a r e f i r s t

a sk ed to i d en t i fy g ro u p s t h a t a r e c r i t i ca l fo r t h e i r p ro j ec t s '

su ccess . T h en , t h ey a r e a sk ed to i d en t i fy c r i t i ca l f ac to r s

sp ec i f i c t o t h e i r s i t u a t i o n . A se t o f f ac to r s i s l i s t ed u n d e r

each g ro u p . T h ey a r e w arn ed th a t t h e l i s t u n d e r each g ro u p

i s a su b se t o f a co m p le t e g r o u p an d i f t h e i r m o s t c r i t i ca l

f ac to r s a r e n o t i n t h ese l i s t s th ey can ad d th em to th e r e l a t ed

g r o u p . A s w i l l b e d e m o n s t r a t e d s h o r t l y , p r o je c t m a n a g e r s

r e sp o n d e d to t h i s q u es t i o n n a i r e q u i t e d i f f e r en t ly t h an t o t h e

p rev io u s s tu d y . I t is im p o r t an t t o n o t e t h a t o u r p u rp o se h e re

i s n o t t o m a k e a d i r e c t c o m p a r i s o n w i t h t h e p r e v i o u s s u r v e y

resu l t s b ecau se t h e q u es t i o n s i n t h ese tw o s tu d i e s a r e q u i t e

d i f f e r en t . R a th e r o u r p u rp o se i s t o sh o w th a t o u r n ew

s c h e m e p r o v i d e s m o r e c o m p l e t e a n d r e l i a b l e i n f o r m a t i o n .

T h e t h r e e m o s t c o m m o n l y c h o s e n f a c t o r s i n e a c h g r o u p

are i d en t i f i ed fo r fu r th e r an a ly s i s . T h e re i s a t o t a l o f f iv e

g ro u p s an d 1 5 f ac to r s . S im i l a r t o t h e p rev io u s f r eq u en cy

an a ly s i s , w e r a n k ed th e 1 5 f ac to r s i n d ep en d en t o f t h e g ro u p

th a t t h ey b e lo n g to an d r ep o r t ed t h e s ix f ac to r s w i th t h e

T a b l e 8 T h e m o s t c r i ti c a l s u c c e s s g r o u p a c c o r d i n g t o t h e in d u s t r i e s

I n d u s t r y / f a c to r s C o n s t r u c . D e f en s e M I S U t i li t ie s E n v i r o n m . M a n u f a c t u r i n g O t h e r s

Org an iza t ion e ' , /

P r o j e c t m a n a g e r , /

O th er s . . . . . . .

T a b l e 9 D e s c r i p t i v e s ta t i s t ic s f o r t h e f o l l o w - u p s u r v e y

I n d u s t r y A v e r a g e r e s p o n s e O r g a n i z a t i o n a l A v e r a g e r e s p o n s e S u c c es s m e a s u r e A v e r a g e r e s p o n s e

r a t e ( ) s t r u c t u r e r a t e ( ) r a t e ( )

Construction 17.0 Pure 16.9 Cost 55.5

Defense 4.0 Functional 62.2 Time 42.6

MIS 12.9 Ma trix 24.5 Quality 59.3

Manufac turing 40.7 Client satisfaction 59.2

Environmental 6.2

Other 24.0

147


8/11

Cr i t i c a l suc c es s~ fa i lure fac to r s in pro je c t s : W Be las s i and 0 I Tuk e l

* d

d

=

[

o~

[

. * d

E

o

E

8

6

oa

* d

t 4

,4 t.~ ~ t 'q

0

~ = ; _ ~

[

.

g~ g~

E

E

oL

oj

8 ~

48

C ~

E

E

E

E

8

v l~ ~


9/11

h ig h es t r e sp o n ses . T h e r an k in g o f th e c r i ti ca l su ccess

f ac to r s fo r each i n d u s t ry i s g iv en i n

Ta b l e 1 0 . Ta b l e s 1 1 - 1 3

s u m m a r i z e t h e r e s u l t s f o r t h e s a m e t h r e e p r o j e c t a t t r ib u t e s

( in d ep en d en t o f i n d u s t ry ) : t h e c r i t e r i a u sed t o m easu re

p ro j ec t su ccess , t h e o rg an i za t i o n a l s t ru c tu re an d th e p ro j ec t

s ize .

T h e m o s t c r i t i ca l su ccess f ac to r s fo r each i n d u s t ry

Ta b l e

10)

a re q u i t e d i f f e r en t f ro m th e o n es r ep o r t ed i n

Table 3 .

A l t h o u g h t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t i s s t il l o n e o f t h e m o s t

c r i t i c a l s u c c e s s f a c t o r s , m a n y p r o j e c t m a n a g e r - r e l a t e d

fac to r s a r e a l so fo u n d to b e c r i t i ca l , su ch a s co o rd in a t i o n

a n d c o m p e t e n c e . F u r t h e r m o r e , f a c t o r s r e l a t e d t o p r o j e c t

t e a m m e m b e r s , s u c h a s t e c h n i c a l b a c k g r o u n d a n d c o m m i t -

m e n t , b e c a m e t h e m o s t c r i t i c al f a c t o r s f o r c o n s t r u c t io n a n d

M IS p ro j ec t s . E n v i ro n m en ta l f ac to r s su ch a s t ech n o lo g y ,

eco n o m y an d th e c l i en t a r e a l so fo u n d to b e c r i t i ca l an d

h av e a s t a t i s t i ca l l y s i g n i fi can t r e l a t i o n sh ip w i th co n s t ru c t i o n

p ro j ec t s . N o te t h a t b ecau se o f t h e lo w re sp o n se r a t e i n

d e f e n s e ( 4 ) , n o r a n k i n g w a s d on e . H o w e v e r , r e s p o n d e n t s

in d i ca t ed g o v e rn m en t a s t h e c r i t i ca l su ccess f ac to r , w h ich

co n f i rm ed th e f i n d in g s o f a s t u d y b y M o r r i s an d H o u g h . ~t

T h e r e su l t s i n

T a b l e s 1 1 - 1 3

a l so sh o w a n o t i ceab l e sh i f t

i n r an k in g f ro m o rg an iza t i o n a l f ac to r s t o w ard s f ac to r s

r e l a t e d t o p r o j e c t m a n a g e r s a n d t e a m m e m b e r s a n d e v e n

t o w a r d s t h e f a c t o r s r e l a te d t o p ro j e c t s. F o r e x a m p l e , w h e n

th e p ro j ec t i s d o n e w i th in a fu n c t io n a l d ep a r tm en t , t h e

u rg en cy o f a p ro j ec t b eco m e s a c r i t i ca l f ac to r fo r t h e p ro j ec t ' s

su ccess , w h ich su p p o r t s t h e f i n d in g th a t fu n c t io n a l p ro j ec t s

u su a l ly h av e l o w p r io r i t y w i th in t h e fu n c t io n a l d ep a r tm en t

u n les s t h ey a r e u rg en t . S im i l a r ly , t h e s i ze , v a lu e , an d th e

d en s i t y o f a p ro j ec t a r e c r i t i ca l f ac to r s fo r p ro j ec t s w i th

p u re o rg an i za t i o n a l s t ru c tu re an d fo r p ro j ec t s w i th m a t r ix

fo rm , r e sp ec t iv e ly . In

Table 13 ,

an ex p ec t ed r e su l t i s

o b t a in ed . F o r l a rg e p ro j ec t s , t h e m o s t c r i ti ca l su ccess f ac to r

i s t h e c o m m i t m e n t o f t e a m m e m b e r s . S i n c e l a rg e p r o j e c t s

u s u a ll y h a v e l o n g e r l i fe s p an s , t e a m m e m b e r s ' c o m m i t m e n t

to t he p ro j ec t b ec o m e s v i t a l . S u rp r i s in g ly , n o n e o f t h e

resp o n d e n t s i d en t i f i ed t h e av a i l ab i l i t y o f r e so u rces a s o n e o f

th e c r i t i ca l su ccess f ac to r s .

W e a l s o i n v e s t i g a t e d w h e t h e r a p r o j e c t m a n a g e r ' s t e c h -

n i ca l b ack g ro u n d i s im p o r t an t t o th e a t t r i b u t e s o f p ro j ec t s

h e u n d e r t ak es an d w h ich su ccess f ac to r s a r e m o re im p o r t an t

fo r h im . W e d i sco v e red t h a t a l l o f th e r e sp o n d e n t s i n

m an u fac tu r in g an d in co n s t ru c t i o n h av e s t ro n g t ech n ica l

b ack g ro u n d s an d th ey a r e i n v o lv ed in b o th l a rg e an d sm a l l

s i ze p ro j ec t s . W e fo u n d a s t ro n g s t a t i s t i ca l r e l a t i o n sh ip (P

v a lu e = 0 . 0 0 7 ) i n d i ca t in g t h a t t h e m a n ag e r s w i th s t ro n g

t e c h ni c a l b a c k g r o u n d s ( 9 7 f r o m m a n u f a c t u r i n g a n d

c o n s t r uc t i o n ) a r e m o r e c o m m o n l y i n v o l v e d i n p r o je c t s w i t h

p u re o r m a t r ix fo r m b u t n o t in p ro j ec t s w i th fu n c t io n a l

fo rm . A l th o u g h w e co u ld n o t f i n d a s t a t i s t i ca l r e l a t i o n sh ip

b e t w e e n t h e m a n a g e r s ' t e c h n i c a l b a c k g r o u n d s a n d w h e t h e r

th ey co n s id e r m an ag er i a l sk i l l s t o b e t h e m o s t im p o r t an t

su ccess f ac to r s , w e fo u n d a s t ro n g s t a t i s ti ca l r e l a t i o n sh ip (P

v a lu e = 0 . 0 0 4 ) b e tw een th e m an ag e r s ' t ech n ica l b ack g ro u n d s

a n d t h e i r c o m p e t e n c e o n t h e j o b .

F i n a l ly , w e f o r m e d f i v e f a c t o r g r o u p s a n d a n a l y s e d t h e

resp o n ses . N o te t h a t a l l p o ss ib l e r e sp o n ses a r e i n c lu d ed in

th i s an a ly s i s , n o t o n ly t h e m o s t co m m o n th ree f ac to r s a s

w as t h e case i n

Ta b l e s 1 0 - 1 3 . Ta b l e s 1 4

an d

1 5

r e v e a l

in t e r e s t i n g r e su l t s . O rg an iza t i o n a l f ac to r s a r e d o m in a t ed b y

fac to r s r e l a t ed to p ro j ec t en v i ro n m en t an d p ro j ec t m an ag e r s .

F o r e a c h i n d u s t r y a p r o j e c t m a n a g e r ' s p e r f o r m a n c e o n

t h e j o b a n d t h e t e a m m e m b e r s ' t e c h n ic a l b a c k g r o u n d a n d

Critical success~failure factors in projects: W Belassi and 0 I Tukel

Table 14 The ranking of the critical success groups according to the

organizational structure independent of industry)

G r o u p s / Pr o je c t P M T e a m O r g a n i z a t i o n En v i r o n m e n t

o r g s t r

P u r e 4 1 0 . 0 4 ) 3 4 2

F u n c t i o n a l 2 3 3 5 l

M a t r i x 2 2 0 . 0 0 8 ) 2 5 1

T a b l e 1 5 T h e r a n k i n g o f t h e cr i t ic a l s u c c e ss g r o u p s a c c o r d i n g t o

i n d u s t r i e s

G r o u p s / Pr o je c t P M T e a m Organization Environment

i n d u str

C o n s t r u c t i o n 4 2 3 - 1 0 . 0 0 1 )

M a n u f a c t u r i n g 3 1 0 . 0 5 ) 2 4 5

M I S 3 1 - - 1

O t h e r s 2 1 2 2 0 . 0 7 ) 5

c o m m i t m e n t a r e m o s t c r it i c a l f o r p r o j e c t s u c c e s s. E n v i r o n -

m en ta l f ac to r s a r e v i t a l , e sp ec i a l l y fo r M IS ( t ech n o lo g y )

an d co n s t ru c t i o n ( eco n o m ic an d w ea th e r ) p ro j ec t s .

D i s c u s s i o n a n d f u t u r e r e s e a r c h d i r e c t i o n s

W h at m ig h t b e t h e ex p lan a t io n fo r t h i s co n s id e rab l e ch an g e

in th e c r i t i ca l i ty o f su ccess f ac to r s? O n e o f t h e ex p lan a t io n s

w e o f f e r i s th e w a y th e su ccess f ac to r s a r e i n t ro d u ced to t h e

r e s p o n d e n t s . T h e n e w s c h e m e w e d e v e l o p e d i n t h i s p a p e r

Fi g u r e 1 )

p resen t s t h e f ac to r s i n a m o re sy s t em a t i c w ay .

F a c t o r g r o u p s a r e f o r m e d w h i c h h e l p e d r e s p o n d e n t s u n d e r -

s t an d th e o v e r lo o k ed d im en s io n s o f p ro j ec t su ccess su ch a s

p ro j ec t a t t r i b u t e s an d p ro j ec t en v i ro n m en t .

Fi g u r e 1

is a

c o m p r e h e n s i v e r e p r e s e n t a t i o n i n t h a t i t d e m o n s t r a t e s t h e

i n t e r a c t i o n b e t w e e n t h e f a c t o r s , h o w t h e s y s t e m w o u l d b e

a f f ec t ed b y t h ese f ac to r s an d w h e th e r t h e o u t co m e i s a

su ccess o r a fa i l u r e . T h i s s ch em e seem s to h e lp r e sp o n d en t s

u n d er s t an d , fo r ex am p le , t h a t t h e av a i l ab i l i t y o f r e so u rces

i s a co n seq u en ce o f m an y o rg an iza t i o n a l f ac to r s a f f ec t i n g

th e sy s t em , an d th ese f ac to r s sh o u ld b e i d en t i f i ed f i r s t .

T h e e m p i r i c a l s t u d y w h i c h w a s d e v e l o p e d b a s e d o n

o u r f r a m e w o r k j u st i fi e d m a n y o f o u r c o n j e c t ur e s a b o u t t h e

p r a c t i ca l i t y a n d s u p e r i o ri t y o f o u r n e w s c h e m e . M a n y

n e g l e c te d m e m b e r s o f th e f a c t o r g ro u p s e m e r g e d . T h e

su rv ey r e su l ts d em o n s t r a t e t h a t p ro j ec t m an ag e r s ' m an ag e r i a l

s k i l l s , t e a m m e m b e r s ' c o m m i t m e n t a n d t h e i r t e c h n i c a l

b a c k g r o u n d , p r o j e c t a t t r i b u t e s a n d e n v i r o n m e n t a l f a c t o r s

a re a s v i ab l e an d can b e a s c r i t i ca l a s t h e o rg an i za t i o n a l

f ac to r s , a l t h o u g h th e c r i t i ca l i ty o f t h ese f ac to r s v a r i e s

b e tw een in d u s t r i e s . W h i l e i n M IS an d in m an u fac tu r in g

p r o j e c t s p r o j e c t m a n a g e r s ' m a n a g e r i a l s k i l l s a r e t h e m o s t

c r i t i ca l f ac to r s , en v i ro n m en ta l f ac to r s t ak e t h e l ead i n

co n s t ru c t i o n . M an y s t a t i s t i ca l l y s i g n i f i can t r e l a t i o n sh ip s

b e tw een c r i t i ca l su ccess f ac to r s an d p ro j ec t ch a rac t e r i s t i c s

a re i d en t i f i ed . T h i s i s u se fu l t o p ro j ec t m an ag er s i n

an a ly s in g a p a r t i cu l a r f ac to r i n d e t a i l . F u r th e rm o re , t h ese

re l a t i o n sh ip s ex p la in i n t e r ac t i o n am o n g f ac to r g ro u p s ( see

Fi g u r e 1 ) .

F o r e x a m p l e , i t w a s f o u n d t h a t w h e n p r o j e c t s i z e

an d v a lu e a r e c r i t i ca l f ac to r s , t h e p ro j ec t h as a m a t r ix

o rg an iza t i o n a l fo rm . S im i l a r ly , w h en t im e i s u sed t o m easu re

p r o j e c t s u c c e s s , t h e n a p r o j e c t m a n a g e r ' s s k i l l s a n d c o m -

m u n i c a t i o n b e t w e e n t h e t e a m m e m b e r s b e c o m e c r i t i c a l .

O n e l a s t ex p l an a t io n w e o f f e r fo r t h e ch an g e i n t h e

su ccess f ac to r s a r e t h e r ap id ch an g es n o w o ccu r r in g i n t h e

149


10/11

Critical success~failure factors in projects: W Belassi and 0 1 Tukel

b u s i n e s s e n v i r o n m e n t . T h e s e c h a n g e s o b v i o u s l y a f f e ct t h e

p r o j e c t a t tr i b u te s a n d t h e w a y w e m a n a g e p r o j e c t s . A n d

t h e y , f u r t h e r m o r e , a f f e c t t h e c r it i c a l i t y o f t h e fa c t o r s . S o m e

c r i ti c a l f a c t o rs m i g h t b e d i s a p p e a r i n g d u e t o n e w t e c h -

n o l o g y , w h e r e a s f a c t o r s r e l a t e d t o o t h e r p r o j e c t a t t r i b u t e s

m i g h t b e b e c o m i n g c r i t ic a l . T h e f r a m e w o r k w e s u g g e s t

h e r e p r o v i d e s a t o o l f o r u n d e r s t a n d i n g a n d a d a p t i n g t o t h e s e

c h a n g e s .

T o d a y m o r e a n d m o r e p r o j e c t m a n a g e r s c o n s i d e r q u a l i ty

t o b e t h e m o s t i m p o r t a n t o b j e c t i v e . 6 Q u a l i t y c a n b e a s s u r e d

b y i d e n t i fy i n g a n d e l i m i n a t i n g t h e f a c t o r s th a t c a u s e p o o r

p r o j e c t p e r f o r m a n c e . T h u s , p r o j e c t m a n a g e r s n e e d b e t t e r

u n d e r s t a n d i n g o f c ri t ic a l s u c c e s s / f a i l u r e f a c t o r s a n d h o w t o

m e a s u r e t h e m . I n t h is p a p e r , w e e m p h a s i z e d t h e i m p o r -

t a n c e o f u n d e r s t a n d i n g t h e f a c to r s a n d i n t e r a c t i o n s b e t w e e n

t h e m . W e e x p e c t t o s e e a d d i t io n a l f u t u r e r e s e a r c h c o n c e n -

t r a ti n g o n t h e c a u s e - e f f e c t r e l a t i o n s h i p b e t w e e n c r i ti c a l

f a c t o rs a n d o n m e a s u r e m e n t t e c h n i q u e s .

e f e r e n c e s

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24 Pinto, J K and Slevin, D P 'Proj ect success: Definitions and

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27 Pinto, J K and Cov in, J G 'Projec t marketing: Detailing the project

manager's hidden responsibility' Project Management J (1922) 22 (3)

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28 SAS/STAT User s Guide SAS Institute, Cary , North Carolina (1990)

ppendix

S u r v e y q u e s t i o n s

Section 1

I n w h a t i n d u s t r i e s w o u l d

most

o f y o u r p r o j e c t s b e c l a s s i f i e d ?

c o n s t r u c t i o n

d e f e n s e / a e r o s p a c e

i n f o r m a t i o n s y s t e m s

m a n u f a c t u r i n g

u t i l i t i e s

e n v i r o n m e n t a l

o t h e r ( s p e c i f y )

W o u l d m o s t o f y o u r p r o j e c t s h a v e :

l e s s t h a n o r e q u a l t o 1 0 0 a c t i v i t ie s

m o r e t h a n 1 0 0 a c t i v i t i e s

H o w a r e y o u r p r o j e c t s t i e d t o t h e o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e ?

t h e p r o j e c t i s s e p a r a t e d f r o m t h e re s t o f t h e p a r e n t f i r m

i t i s p a r t o f a f u n c t i o n a l d i v i s i o n o f t h e f i r m

i t i s a p u r e p r o j e c t o r g a n i z a t i o n o v e r l a i d o n t h e f u n c t i o n a l

d i v i s i o n o f th e p a r e n t f i r m ( m a t r i x f o r m )

W h i c h criteria d o y o u u s e t o m e a s u r e y o u r p r o j e c t s u c c e s s

( o r f a i l u r e ) ?

c o s t

t i m e

q u a l i t y

c l i e n t s a t i s f a c t i o n

o t h e r ( s p e c i f y )

Section 2

P l e a s e m a r k t h e f a c to r s t h a t y o u c o n s i d e r t o b e t h e most

important

f a c t o rs f o r t h e s u c c e s s fu l i m p l e m e n t a t i o n o f y o u r

p r o j e c t s ( n o t e t h a t i f y o u r f a c t o r s a r e n o t l i s t e d b e l o w ,

p l e a s e i d e n t i f y th e g r o u p t h a t th e y b e l o n g t o a n d a d d t h e m

t o th e a r e a s p r o v i d e d b e l o w ) :

F a c t o r s r e l a t e d t o t h e p r o j e c t :

T h e s i z e a n d t h e v a l u e

U n i q u e n e s s o f t h e p r o j e c t a c t iv i t ie s

D e n s i t y o f t h e p r o j e c t n e t w o r k ( i n d e p e n d e n c i e s b e t w e e n

a c t i v i t i e s )

P r o j e c t l i f e - c y c l e

U r g e n c y

F a c t o r s r e l a t ed t o t h e p r o j e c t m a n a g e r :

A b i l i t y to d e l e g a t e a u t h o r i t y

A b i l i t y t o t r a d e o f f

A b i l i t y t o c o o r d i n a t e

P e r c e p t i o n o f h is r o l e a n d r e s p o n s i b i l i t i e s

C o m p e t e n c e

C o m m i t m e n t

1 5 0


11/11

Project team members:

Technical backgr ound

Communication

Troub le shooting

Commitment

Factors related to the organization:

Top manag ement support

Project organizational structure

Functional managers support

Critical success/failure factors in projects: W Belassi and 0 I Tukel

Project champion

Factors related to the environment:

Political envi ronme nt

Economic environment

Social envir onmen t

Technological environment

Nature

Client

Competitors

Sub-contractors

Walid Belassi is a PhD candidate at

Cairo University, Cair o, Eg3pt . He

holds a master s degree in finance

from Cleveland State University,

USA and a master s degree in project

management from Cair o University.

He holds a BA degree in business

administration from Cairo Univer-

sity. His current area of research is

critical success~failure factors in

projects.

Oya lcmeli Tukel is an Assistant

Professor of Operations Manage-

ment and Business Statistics

Department at Cleveland State

University. She holds a BS degree

in industrial Engineering from the

Middle East Technical University,

Ankara, Turkey and a PhD degree

in decision and information sciences

from the University of Florida. She

is currently doing research in pro-

ject management and scheduling.

She has published in the Computers

and

belassi tukel a new framework for determining critical successfailure factors in projects

Documents