COMMERCIAL CORRESPONDENCE

Reply to enquiries

Opening

• Mention your customer’s name. Dear Mr. Green, • Acknowledging receipt of an enquiry/request

by thanking the customer’s enquiry (Ref/Date of request):

- We thank you for your letter of … regarding / concerning / in connection with …- I refer to your enquiry about / relating to …- I have received your letter of … requesting information about …

Practice: Translate into English

1. Cảm ơn ông về thư yêu cầu đề ngày 15 tháng 8 năm 201..., và hân hạnh cho ông biết rằng chúng tôi có thể cung cấp cho ông theo các đơn đặt hàng với số lượng lớn trong vòng hai tháng.

=>We (would like to) thank you for your enquiry of 15 August 201..., and are pleased to inform you that we would be able to supply you with the big orders within two months.

Practice: Translate into English

• Chúng tôi rất vui khi biết trong thư đề ngày 12 tháng 8 ông cho biết ông rất ấn tượng với bộ sản phẩm mới của chúng tôi.

=> We are pleased to learn from your letter of 12 August that you are impressed with the selection of our new products.

Message

• If you have the product or you can provide the service the customer is asking about, let the customer know.

- I am pleased to say that we will be able to supply the…..

- We would like to inform you that....

- I am happy to let you know that .....

Practice: Translate into English

Cảm ơn thư các ngài gửi vào ngày 13 tháng 8. Chúng tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng đề xuất của các ngài về việc nhận chuyến hàng giao thử mặt hàng bộ đồ ăn (cutlery) của chúng tôi theo hình thức ký gửi (on consignment) và sẽ gửi cho các ngài những dòng sản phẩm được ưa chuộng nhất của chúng tôi. Chúng tôi hi vọng các ngài sẽ bán được ngay những mặt hàng này. Đề xuất của các ngài về việc lập tài khoản (submit accounts) và thanh toán định kỳ hàng tháng là khá khả thi. Chúng tôi rất sẵn lòng chấp nhận mức hoa hồng 10% tính trên khoản lãi của các ngài.

Answer

• We thank you for your letter of 13 August. We carefully considered your proposal to receive a trial delivery of our cutlery on consignment and are sending you a representative selection of our most popular lines. We hope you will find a ready sale for them. Your suggestion to submit accounts and to make payment monthly is quite satisfactory. We are willing to allow you commision at 10% calculated on profits.

Message

• If you do not have what the enquirer has asked, but have an alternative, offer that (do not criticize the product he/she originally asked for).

- The best choice would be … since …- I highly recommend … as / due to the fact that …- … would probably be more suitable because …- In view of the fact that …, I would strongly

recommend … as …

Practice: Translate into English

• Chúng tôi không còn sản xuất áo sơ mi vải cô-tông nguyên chất nữa vì giá nguyên liệu thô có xu hướng tăng. Tất cả các quần áo may sẵn của chúng tôi hiện nay đều là cô-tông pha sợi hóa học (polycotton) bền hơn, không cần là ủi nhiều. Nhưng nếu các ông vẫn chỉ quan tâm đến quần áo cô-tông nguyên chất, chúng tôi khuyên các ông nên liên hệ với công ty Louis Fashions.

Answer

We no longer manufacture pure cotton shirts as their raw material prices tend to increase. All our garments are now polycotton, which is stronger, needs little ironing. However, if you are only interested in pure cotton garments, we advise you to contact Louis Fashions Ltd.

Message

• Enclose current catalogues and price lists.• If the prices are subject to change, let the

customer know.-Please find enclosed our current catalogue and

price list ….- We enclose our ….- …. We have enclosed our price list, but should

point out that prices are subject to change as the market for raw materials is unstable at present

Practice: Translate into English

• Chúng tôi xin gửi kèm một số báo cáo bán hàng để quý ngài thấy rằng sản phẩm của chúng tôi được đón nhận nồng nhiệt trên toàn thế giới.

=> We are enclosing some sales prospectuses in which you will see what an enthusiastic reception our new product had all over the world.

Practice: Translate into English

• Tôi xin gửi kèm ca-ta-lô cung cấp các chi tiết về sản phẩm của chúng tôi. Các chi tiết này cũng có trên trang web của chúng tôi ở địa chỉ www.co.vk.

=> Please find enclosed our catalogue giving you details of our products. These also appear on our website www.co.vk.

Message

• If you cannot meet the enquiries, let the customers know with an apology.

- We regret to inform you that we are not in position to meet your requirements for ....

- While I appreciate your firm’s need for this information, I regret that …

- It will not be possible to … for/ because of ....

Practice: Translate into English

• Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài biết rằng hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài vì lượng hàng trong kho của chúng tôi không đủ cho đơn đặt hàng lớn như vậy.

=> We regret to inform you that we are not in position to meet your requirements for the time being since our goods in stock are not enough for such a big order.

Practice: Translate into English

Chúng tôi không thể đảm bảo giao hàng trước ngày 8/3...nếu không nhận được đơn đặt hàng của các ông trong vòng 7 ngày.

=> We cannot guarantee to deliver before 8 March...unless your order reaches us within 7 days.

Closing

• Establish goodwill and suggesting contact- I hope this suggestion/information will be useful

to you.- I hope that this information will help you to make decisions on your order.- I look forward to doing business with your company in the future …- Please feel free to contact me again if you have any further queries on …- Please do not hesitate to contact me on 27615432 if I can be of further assistance.

Practice: Translate into English

• Chúng tôi nghĩ rằng tôi đã đề cập hết mọi điều trong thư hỏi hàng của quý ngài. Xin đừng ngại liên hệ với chúng tôi nếu muốn biết thêm thông tin khác. Chúng tôi sẽ trả lời ngay.

=> We think we have covered every point of your enquiry. Do not hesitate to contact us if you need further information. It is a pleasure to give you immediate reply.

Practice: Translate into English

• Chúng tôi tin rằng hàng sẽ đáp ứng yêu cầu của các ông và mong nhận được đơn đặt hàng đầu tiên của các ông.

=> We are sure that the goods will fully meet your requirement and look forward to receiving your first order.

Sample• Dear Mr Wong

Re: Enquiry about Batteries

• Thank you for your letter of Friday, 12 February 2012 regarding making copies of the sample battery you sent us.

• I have investigated the situation and found that your specifications are exactly the same as the design of a proprietary camera battery manufactured by a large Japanese electronics company. We feel that it would not be in our interests to supply this type of battery.

• However, I would like to thank you for considering our company as your supplier.

• I look forward to doing business with your company in the future.

• Yours sincerely  

• Exercises:Anh/ chị hãy viết một bức thư theo gợi ý sau:- Anh/ chị ở công ty NOVELTY SAFETY EQUIPMENT

LTD – địa chỉ: 14th Floor Shun Koo Building, Aberdeen Hong Kong –gửi thư trả lời thư hỏi về các bình chống cháy (fire extinguishers) của ông Tim Lee, giám đốc công ty Sun Lee Consultancy Ltd, 198 Fa Yuen Street, Mongkok, Kowloon.

- Cho họ biết rằng trong đợt này còn có những bình chống cháy cầm tay hiệu quả cao phù hợp với các khu xây dựng.

- Công ty anh/ chị đang triết khấu 15% cho các đơn đặt hàng loại bình mới này.

- Hy vọng họ sẽ đặt hàng.- Ngày viết thư là ngày hôm nay.Anh/ chị có thể thêm các thông tin cần thiết.

• Dear Mr Lee

We thank you for your enquiry regarding our newly released range of fire extinguishers.

• You will see from the enclosed catalogue that the range has been extended to include some highly efficient portable extinguishers for use on construction sites.

• We are offering to our existing customers a 15% discount on orders of extinguishers from this new range.

• We look forward to your increased order at this discount rate.

• Yours sincerely•

Merchandising Manager• Enc. Catalogue No.123

THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!