Basic Equipment Needed for Toastmasters Virtual Contests

April 5, 2020

Barbara Wallace, DTMDivision G Director

Many thanks to all Contributors!

The Navigators ToastmastersCheryl Boncimino

City Talkers ToastmastersDistrict 44 Leaders

District 44 Division Contestants  

DisclaimerThis presentation is intended to be helpful to Toastmasters who might not 

be familiar with the hardware components that are used to enhance your image as you participate in a virtual Toastmasters meeting or contest. 

We are not recommending any particular vendor’s products.  The hardware components shown in the following slides are suggestions only.  

As a speaking contestant,  you will need to take ownership of setting up your individual virtual meeting environment. 

As a speaking contestant, you will want to PRACTICE your speech and get feedback from your fellow Toastmasters club members.  To get it right, 

PRACTICE – PRACTICE – PRACTICE!

Table of Contents

• Basic Camera Solutions• Basic Audio Solutions• Lighting Considerations• Backgrounds• Network Connectivity• Advanced Options• Important Considerations for Speakers

Basic Camera Solutions: Built‐in Camera 

Use the built‐in camera in your Phone or PC or Tablet

Basic Camera Solutions: External Web Cameras

Add external web camera to your PC– Wired devices attach to your PC or Tablet via USB port

– Wireless devices connect via Bluetooth

Basic Audio Solutions: External Speakers

Use PC with external speakers ‐ wired or wireless

Basic Audio Solutions: Lavaliere Microphone

ADD Lavaliere Microphone to PC or Phone

Wireless LavaliereTeaching Microphone

Wired Lavaliere USB Microphone

Wireless LavaliereMicrophone

Search google or ebay or amazon (or big box stores) for Lavaliere Microphones googlehttps://www.google.com/search?q=lavaliere+microphones&rlz=1C1SQJL_enUS862US862&oq=lavaliere+microphones&aqs=chrome..69i57j0l7.12941j0j8&sourceid=chrome&ie=UTF‐8ebayhttps://www.ebay.com/b/Lavalier‐Pro‐Audio‐Microphones/29946/bn_101519733Amazonhttps://www.amazon.com/Wireless‐Lavalier‐Microphones‐Systems/b?ie=UTF8&node=11974761

Basic Audio Solutions: Wireless Headsets

Wireless Headsets Attached via Bluetooth to PC– On‐ear wireless headsets with built in microphone– Not Recommended for use in Virtual Contests but can be used if desired

Lighting Considerations

Add external portable lighting for a brighter you!If you are a Speaker in a virtual contest, lighting plays an important role.

Desk lamp(s) can be placed in front of you to enhance your image

Selfie light can be placed in front of you

Photographic lighting can be placed in front of you or pointed at you strategically 

Lighting Considerations: Fix Exposure ‐ Under or Over

Light from your flash can product harsh and unwanted shadows, over or under exposure

Overexposed –avoid back lighting 

Correctly positioned lighting

Underexposed –avoid back lighting 

Lighting Considerations

Use external portable lighting positioned in front of your face and body for best exposure

Can use what you have or purchase other lighting options

Backgrounds for Speakers: Blank Wall 

Use a neutral background  – Blank wall without pictures or lighting

Backgrounds for Speakers: Other Options 

Cover bookcase with sheet

Use a DYI green screenHow to Make a Portable DIY Green Screen for Under $20 (PVC & tablecloth) 

https://www.youtube.com/watch?v=du0XaCl25iQ

Other Considerations: Network Connectivity

Locate where network connection is strongest and setup your speaking area in that location– Use Wifi speed test – PC or Phone Apps are available

– May need to reboot your network modem a day or two before the contest 

Advanced Options: Use Phone & PCUse Phone for Audio Only

– Launch Zoom on Phone • Turn AUDIO ON in Zoom• Turn Video OFF in Zoom• Place Phone near your speaking area

– Launch Zoom on PC• Turn AUDIO OFF in Zoom • Turn Video ON  in Zoom

Speaker will be able to speak and be heard with this method

Advanced Options: Use Phone & PC • Launch Zoom meeting on Phone• AUDIO and VIDEO are ON in Zoom app• Phone is used as camera and pointed to your speaking area• Wireless headset is connected to phone via bluetooth

• Launch Zoom Meeting on PC• Turn AUDIO OFF on PC• Position PC to face the speaker• PC is a monitor only – so the speaker can see the club members and timer. 

Advanced Options: Link Phone & PC Audio Dial into Zoom meeting from Phone  

Use Join Via Mobile  (New York) or Dial by your Location  US (New York)• Enter Meeting ID from Zoom invitation when prompted• Phone Audio is ON

Launch Zoom Meeting link from PC• Mute AUDIO on PC

• On PC ‐ Select Up Arrow beside Mute in Zoom window• Select Leave Computer Audio• Select Switch to Phone Audio 

•Result:  • Only one audio connection will show up in Zoom • Feedback will be eliminated for the duration of the meeting

•

Important Considerations For Contestants • Remember: • Turn on Do No Disturb/Airplane Mode before you start 

speaking

• Practice at the time of day your contest will be held– If your contest is in the morning, practice in the morning light– If your contest is in the evening practice in the evening light – Make sure to set up lighting in accordance with that time of 

day.

• Questions? Reach out to our District Leaders!– virtualassistance@d44toastmasters.org

That’s All Folks…