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  • Alineamiento conceptual a la Ingeniera de procesos de Gestin

  • Repaso a metodologa Rummler & BracheVisualizando la Organizacin como un sistemaTres niveles de ejecucin: Organizacin, procesos y trabajo/ejecutorNivel de OrganizacinNivel de ProcesosNivel de trabajo/ejecutorProyecto: Metodologa, herramientas, formatos y reportes.Programa de trabajoRepaso del alineamiento a simbologa de ArisIntroduccin ArisNiveles de abstraccinMapa del supersistemaMapa de cadena de valor y macroprocesosMapas de procesos, subprocesos y procedimientosDiagrama de asignacin de Funciones (FED)

    CONTENIDO

  • 1. Visualizando la Organizacin como un sistemaVista tradicional de una organizacin (vertical) y funcionalmente.No muestra al cliente.No se pueden ver los productos y servicios que son entregados al cliente.No se tiene la perspectiva del flujo de trabajo del servicio o producto de lo que se desarrolla, produce y entrega.No se muestra que hace hacemos, para quien lo hacemos y como lo hacemos.

    Fenmeno del silo (competencia, alta, delgada, estructura cerrada, nichos de poder, escalamiento de problemas, no permea informacin, arreglo de problemas por arte de magia, hoyos de optimizacin heroes, etc..)

  • La organizacin vista como un sistema (horizontal) .Aqu se incluyen los 3 ingredientes: el cliente, el producto y el flujo de trabajo.Permite ver como se hace el trabajo, el cual es a travs de procesos que cortan a travs de las fronteras funcionales.Las grandes oportunidades de mejoramiento en la ejecucin a menudo recae en las interfaces funcionales

  • La organizacin vista como un sistema (horizontal) .Aqu se incluyen los 3 ingredientes: el cliente, el producto y el flujo de trabajo.Permite ver como se hace el trabajo, el cual es a travs de procesos que cortan a travs de las fronteras funcionales.Las grandes oportunidades de mejoramiento en la ejecucin a menudo recae en las interfaces funcionales

  • La organizacin como un Sistema Adaptativo (mapa supersistema)La organizacin es un sistema de procesamiento.Convierte varios recursos de entradasEn productos o servicio como salidasEl cual provee para recibir sistemas o mercadosProvee valor financiero para los inversionistasLa organizacin es guiada por su propio criterio interno y experienciaY al final es manejado por la retroalimentacin del mercadoLa competenciaAmbiente (Social, poltico y econmico)Subsistemas o funciones para convertir las entradas en productos o servicios

  • 2. Tres niveles de ejecucin (primera dimensin): Organizacin, procesos y trabajo/ejecutorLas variables de nivel I que afectan la ejecucin: incluyen estrategias, metas y medidas de la organizacin, estructura organizacional y el desarrollo de recursosEsta parte es el esqueleto

    I: EL nivel de Organizacin

  • II: Nivel de ProcesosProceso CrossfuncionalSe visualiza el flujo de trabajoUna organizacin es tan buena como sus procesos lo seanEsta parte son los musculos

  • III: Nivel de trabajo/personal ejecutorLa salidas de la organizacin son producidas a travs de procesos, a su vez estos son ejecutados y administrados en forma individual por personalLas variables que deben de ser manejadas son contratacin y promocin, responsabilidades y estandares, retroalimentacin, premios y capacitacin.Esta parte representa las clulas de el cuerpo

  • Nueve Variables en la ejecucin (segunda dimensin)Antes de analizar la dimensin humana de la ejecucin se necesita establecer el contexto del macronivel, la segunda dimensin se compone de tres factores que determinan la efectividad de cada nivel o de cualquier sistema.Metas (objetivos estratgicos): Cada nivel necesita estndares especficos que reflejan las expectativas de los clientes respecto al producto o la calidad del servicio, duracin y costos.Diseo: La estructura de la organizacin, los niveles de procesos y trabajo/ejecutor, necesitan incluir los componentes necesarios, configurados de tal manera que permita alcanzar las metas.Administracin: Cada uno de los 3 niveles requiere practicas de direccin que aseguren que las metas sean alcanzadas (administracin de metas, administracin de la ejecucin, administracin de recursos, administracin de interfaces)

  • Administracin de la organizacinAdministracin de metas: Incluye la creacin de submetas funcionales que soportan el alcance de todas las metas de la organizacin. El fallo en el establecimiento de estas nos llevara a caer en una suboptimizacin basada en silos.Administracin de la ejecucin: Incluye la regular retroalimentacin del cliente, dirigiendo la ejecucin a lo largo de las metas establecidas. Retroalimentando a la ejecucin de informacin a los subsistemas relevantes, tomando acciones correctivas si la ejecucin esta fuera del destino propuesto y replanteando las metas motivo de la mejora y adaptacin de la organizacin por la realidad externa e interna.Administracin de recursos: Incluye el balanceo de cargas de trabajo (personal), equipo y presupuesto a travs del sistema. Administracin de interfaces: Incluye el aseguramiento de que el espacio blanco entre las funciones es manejado.

    Administracin del procesoAdministracin de metas: Incluye la creacin de submetas en cada paso de un proceso critico funcionales que soportan el alcance de todas las metas de la organizacin. Administracin de la ejecucin: Incluye la regular retroalimentacin del cliente de las salidas de los procesos, dirigiendo los procesos a lo largo de las metas establecidas. Retroalimentando informacin de la ejecucin, identificando y corrigiendo deficiencias en los procesos y reestableciendo metas en los procesos que reflejen los actuales requerimientos del cliente y restricciones internas.Administracin de recursos: Incluye el soporte de cada paso del proceso con el equipo, staff y presupuesto necesario para alcanzar las metas y contribuir a lograr las metas globales. Administracin de interfaces: Incluye el manejo del espacio blanco entre cada uno de los pasos de los procesos, especialmente aquellos que pasan entre funciones.

  • Administracin del trabajo/nivel de ejecucinEspecificaciones: Los ejecutores las salidas que ellos estn esperando para producir y el estndar que esperan alcanzar? Soporte a las tareas: Los ejecutores cuentan con los recursos suficientes, seales claras y prioridades, y un conjunto lgico de responsabilidades de trabajo?.Consecuencias: Son premiados los ejecutores por lograr las metas? Retroalimentacin: Conocen los ejecutores si se estn alcanzando las metas?Habilidades y conocimiento: Los ejecutores cuentan con las habilidades y conocimiento necesarios para lograr las metas?Capacidad individual

  • 3. Nivel de OrganizacinSe toman en cuenta diferentes vistas:ClienteProveedoresEmpleadosInversionistas

    Metas de la organizacin. Deben de provenir desde la estrategia Valores de la organizacinRequerimientos del clienteExpectativas financieras y no financierasBlanco de mercado para cada familia de productosExpectativas para ventaja competitiva a ser establecida o implantada

    Diseo de la Organizacin. Debe ser tal que ayude a alcanzar la metas establecidas por lo que se construye un mapa de relaciones. El cual nos ayuda entender como se esta trabajando actualmenteSe identifica plenamente los espacios en blanco de la organizacin, las desconexiones de las conexiones (extraviadas, no necesarias, confusas, entradas o salidas mal direccionadasSe pueden desarrollar relaciones funcionales que eliminan las desconexiones

  • 3. Nivel de Organizacin (cont.)

    El enfoque es examinar y mejorar las relaciones de entradas y salidas entre funcionesPara el deber ser se plantea lo siguiente:Estn todas las funciones relevantes en su lugar?Son todas las funciones necesarias?El flujo actual de entradas y salidas entre funciones es apropiado?

    Administracin de la organizacin. Aseguramiento del manejo de los espacios en blanco Administracin de metasAdministracin de la ejecucinAdministracin de los recursosAdministracin de interfaces

  • Ejemplos de mapas de supersistemas

  • DIAGRAMA DE SUPERSISTEMA

    GERENCIA DE LOGSTICAPlaneacin OperativaCoordinacin de Control, Evaluacin y Mejora ContinuaACLIENTESActivosGerencias RegionalesSCSM

    CONTRATISTASNavesAeronavesFlotelesServicios

    FEIHDJLKCGMBFuente: Elaboracin propia con informacin del Manual de Organizacin, 2005.

  • Fuente: Elaboracin propia con informacin del Manual de Organizacin, 2005.

    Flujo de la Coordinacin de Planeacin a las Subgerencias.

    Integrar la cartera de proyectos de logstica.

    Elaborar el plan integral de servicios logsticos.

    Asegurar la planeacin de los recursos necesarios para los servicios.

    4. Implementar la metodologa y modelos de la Ingeniera de Operaciones para los servicios.

    DIAGRAMA DE SUPERSISTEMA

  • Fuente: Elaboracin propia con informacin del Manual de Organizacin, 2005.

    Flujo de la Coordinacin de Planeacin a las Subgerencias y a la Coordinacin de Control y Evaluacin.

    Disear el plan estratgico de logstica.

    Implementar el anlisis comparativo de los servicios logsticos.

    3. Coordinar la actualizacin de procedimientos.DIAGRAMA DE SUPERSISTEMA

  • Fuente: Elaboracin propia con informacin del Manual de Organizacin, 2005.

    C. Flujo de la Coordinacin de Planeacin a los Clientes.

    Elaborar el diagnstico interno y externo de necesidades de los servicios.

    Integrar el anteproyecto de presupuesto.

    3. Integrar los programas de operacin, servicios a realizarse por Administracin y por Terceros, as como la contratacin de bienes y servicios.DIAGRAMA DE SUPERSISTEMA

  • 4. Nivel de ProcesosEntre cada entrada y cada salida esta un proceso, es la parte medular, ya que aunque se tenga una estrategia eficaz y un nivel de trabajo eficiente, si el proceso no lo es n