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Banner Financial AidUser Guide
Release 8.25January 2016
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Ellucian4375 Fair Lakes CourtFairfax, VA 22033United States of America
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Contents
System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Documentation corrections/clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Banner Financial Aid Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Chapter layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Application summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Module integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Financial Aid system process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Applicant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Applicant processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Need Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Need Analysis online recalculation process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Requirements Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Requirements Tracking process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Aid Year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Aid Year budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Period budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Period budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Budgeting process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3nner Financial Aid User Guide | Contents
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Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Packaging and Disbursement control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Packaging process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Athletics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Athletics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Athletics control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Funds Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Funds Management process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Electronic Data Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Electronic Data Exchange process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
History and Transcripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
History process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Financial Aid Common Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Common Functions process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Student System Shared Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Student System Shared Data process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Short-Term Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Short-Term Credit process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Student Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Student Employment process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
4nner Financial Aid User Guide | Contents
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Loan Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Manual Loan process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Return of Title IV Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Return of Title IV Funds process flow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Data Load procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Understanding Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
EDE ISIR Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
CSS PROFILE Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Setting up rule and validation forms for Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Interface Data Code Validation (RTVINFC) form.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Interface Data Translation Rules (RCRTPTR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . 84Build the Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) form. . . . . . . . . . . . . 85Build the User-Defined Variables Description (RORUSER) form. . . . . . . . . . . . . . . 85Define the Common Matching Source Code Validation (GTVCMSC) form. . . . . . . 86Build the Common Matching Source Rules (GORCMSC) form. . . . . . . . . . . . . . . . 86Build the Common Matching Rules (GORCMRL) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Build the Name Translation Rules (GORNAME) form Optional. . . . . . . . . . . . . . 87Create a Parameter Set for Online FA Dataload Part 3 (RCRTPxx). . . . . . . . . . . . 88Build the Data Source Rules (RCRDTSR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Preparing the data to load into Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Default file names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89File Concatenation Process (FILECAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Running the Data Load process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Run the FA EDE Dataload Pt 1 (RCBTPxx or RCPTPxx) process.. . . . . . . . . . . . . 91Run FA CSS Data Load Part 1 (RCPCTxx). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Run the Financial Aid Dataload Part 2 (RCPMTCH) process. . . . . . . . . . . . . . . . . 95Run FA Dataload Part 3 (RCRTPxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Review the records on the Financial Aid Suspended Records Maintenance (RCRSUSP) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Run the RCRTPxx process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Run the FA Data Load Table Deletes (RCPDTMP) process . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Additional Data Load topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Loading and storing of ISIR records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110New Person versus Existing Person . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
5nner Financial Aid User Guide | Contents
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Dataload Pt 1 (RCBTPxx, RCPTPxx, or RCPCTxx) temporary tables . . . . . . . . . . . . . 113
Common Matching algorithm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Field Length values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Primary Match logic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Secondary match logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Examples of matching algorithm and results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Audit logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Viewing logging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Logging archive and purge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
EDE correction logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Processing EDE corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Methodology specific changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Setting a students dependency codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Overriding the student's dependency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
EFC proration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Estimated vs official contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Recalculate Need Analysis Indicator functionality updates. . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
FM Need Analysis solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Project Based Parameter Setup (RORPARM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Parameter configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Job submission vs. servlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Calculation flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Online processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Batch processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
6nner Financial Aid User Guide | Contents
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Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135FM Need Analysis (RNPFMxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
FM Need Analysis reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Need Analysis Report (RNRNAxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Output Format and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Period based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Period creation and setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Period creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Crossover periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Using periods for different cohorts of students . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Disbursement tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Disbursement Locks Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Funds Management (ROAMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Tracking Requirements Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Disbursement Lock Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Additional Disbursement Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Period processing vs. term based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Mixed award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Processing Awards by Period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Creating and maintaining the awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Fund tracking requirements - period eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Offer Expiration Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Updating award status when fund is locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153TEACH Grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Award batch posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153All awards - calculating declined and cancelled amounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Frequently Asked Questions (FAQs) - period processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Requirements tracking procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Requirements tracking implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Budgeting procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Budget implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Aid year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
7nner Financial Aid User Guide | Contents
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Period based and algorithmic budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Set-up and configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Period Budgeting Setup Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Applicant Period Budgeting Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Validation forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Type Validation (RTVPBTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Group Validation (RTVPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Component Validation (RTVPBCP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Budget Component Category Validation (RTVBCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Algorithmic Budgeting Rule Validation (RTVABRC). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Rules forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Period Budget Detail Rules (RBRPBDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Algorithmic Budgeting Rules (RBRABRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Message Code Validation (RTVMESG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Fund Management (RFRMGMT) and Funds Management (ROAMGMT) . . . . . 169Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Assigning period budget groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Period Budget Grouping Process (RBRPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Applicant processing using period based/algorithmic budgeting. . . . . . . . . . . . . . . 171Applicant Period Budget (RBAPBUD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Applicant Budget by Period (RBIABPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Period Budget Category Inquiry (RBIPBCT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Period Budget Group Detail (RBAPBGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Applicant Status (ROASTAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Award Maintenance Forms (RPAAWRD, RPAAPMT, and ROARMAN). . . . . . . 175Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Period Budget Simulation Inquiry (RBISIMI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Period Budget Simulation (RBRSIMR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Period Budget Recalc Process (RBRPBRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Financial Aid Status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Cost of Attendance page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Award Overview page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
8nner Financial Aid User Guide | Contents
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Satisfactory Academic Progress (SAP) processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
SAP forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Satisfactory Academic Progress Validation (RTVSAPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Financial Aid Selection Rules (RORRULE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Applicant Status (ROASTAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181SAP Translation Rules (RORSTRF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Determining satisfactory academic progress using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
SAP processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184SAP Assignment Process (ROPSAPR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Sample rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Funds Management procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Funds Management implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Fund balance reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Calculating fund balances and the remaining Available to Offer Amount. . . . . . . . . . . 192Option 1: Use only offered aid to calculate the amount available to offer . . . . . . . . 192Option 2: Use aid which is Offered, Cancelled, and Declined with an Over Commitment Percent greater than 100% to calculate the amount available to offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Reviewing Fund Balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Banner Financial Aid Fund Specific Packaging options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Banner Financial Aid Global Packaging options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Repeat coursework processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Financial Aid Repeat Course Exclusion (RORRPCX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Enrollment Rule Validation (RTVENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Repeat/Multiple Course Rules (SHARPTR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Course Detail Information (SCADETL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Grade Code Maintenance (SHAGRDE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Course Registration Status Code Validation (STVRSTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Transfer Course (SHATRNS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Additional institutional setup considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Repeat course checking functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Multiple enrollment calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Non U.S. institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Calculation of repeated coursework for SAP & transfer credits applied towards the students academic program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
9nner Financial Aid User Guide | Contents
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Student enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Course in program of study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Financial Aid Enrollment (ROAENRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Enrollment calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Sample course in program of study calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Display and maintenance of student enrollment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222Financial Aid Enrollment (ROAENRL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Financial aid hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Current hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Financial aid hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Financial aid attending by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Current hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Current attending by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Calculating enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Hints for RORRULE form use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Algorithmic packaging features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Algorithms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Algorithmic packaging definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Algorithmic Packaging Rules (RPRALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Algorithmic Packaging Rule Code Validation (RTVALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . 238Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Packaging functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Awarding based on other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Award a fund based on a percentage of another fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Simplification of rules creation and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Ability to store and reference internal interim values in packaging rules. . . . . . . . . 240Packaging simulation options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
10nner Financial Aid User Guide | Contents
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Related fund features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Packaging Group Fund Category Maximums Rules (RPRFCAT) . . . . . . . . . . . 240Fund Category Validation (RTVFCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Fund Award Inquiry (RPIFAWD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Fund Award Period Inquiry (RPIFTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Group fund limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ability to apply a percentage to all the funds in the package as a group. . . . . . . . . 241Rounding options for awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ability to inactivate fund codes, groups, and rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Ability to override a fund rule for a specific student . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Fund category and fund cross-reference fields for packaging and reporting . . . . . 242Fund Balance Roll Process (RFPFBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Ability to display all recipients of a particular fund code by aid year or period . . . . 242
Sample algorithmic packaging rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Columns defined on the Temporary Packaging Need Table (RPTNEED) . . . . . . . . . . 265RPTNEED_SIMULATE_SW Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Functions defined in the rpkalgr package. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267F_GET_FUND_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267F_GET_FFID_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268F_GET_PRIOR_YEAR_FUND_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268F_GET_PRIOR_YEAR_FFID_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Packaging process definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Initialization process (run as part of RPEPCKG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Simulated packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Actual packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Awarding dependent student without parental support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Using NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Award validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Award validation prior to receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Award validation after receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Original awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Modifying existing Stafford, Direct or Perkins awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Stafford/Direct loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Perkins loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Default/refund information and financial aid eligibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Validating awards against defaults/refunds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Validating disbursements against defaults/refunds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Packaging and disbursement procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Packaging implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Packaging/simulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
11nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
Federal Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Shopping Sheet Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Generated Federal Shopping Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
FAQs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Federal Shopping Sheet Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Advance Queuing (AQ) Setup for the Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282Year Round Pell Discontinued - 2011 - 2012 aid year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Pell procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Pell process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Aid year specific data - Packaging Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Aid year specific data - Disbursement Options window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Disbursement Locks window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Aid period Base Rules (ROBAPRD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Semester based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Quarter based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
COD Entity ID Rules (RORCODI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Cross-Over Pell enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Credit Hours tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Institutional Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Grant and EDE Options tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Campus Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Enrollment Cutoff Date Rules window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Grant Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Grant Options window - Enrollment Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
12nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Trailer School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Header School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Fund Award and Disbursement Schedule Rules (RFRASCH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Academic Year Rules (RORACYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Key block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Rules block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Applicant Pell Grant (ROAPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Budget Component Validation (RTVCOMP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Federal Rules Inquiry (RPIFEDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Pell procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Batch Pell Awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Override a Bachelors Degree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Manual adjustments to Pell grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Why and how to lock Pell grants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Lock types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Fund locks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Period locks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Lock functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Package Maintenance (RPAAPMT) and Award Maintenance (RPAAWRD) . . . . . . . . 300Award Maintenance tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Summary tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Pell and Loan tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Additional Eligibility Indicator (RORSTAT_ADDL_PELL_ELIG_IND). . . . . . . . . 302Post 9/11 Pell Eligibility indicator (RORSTAT_POST_911_PELL_ELIG) . . . . . . 302Processing Post 9/11 Students who do not have a Pell eligible EFC (IASG): . . 303
Post 9/11 eligibility processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Department of Education Eligibility Processing for 2010-2011 and beyond . . . . . . 304
Financial Aid Record Maintenance (ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Batch Posting Rules (RORPOST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Updating award amounts to agree with actual disbursement amounts . . . . . . . . . . . . 308
Reducing an award for Pell paid at another school in the same aid year. . . . . . . . . . . 310
Handling less-than-half time for Pell more efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
13nner Financial Aid User Guide | Contents
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Ba
Controlling when the Pell calculation process is run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311ROASTAT student level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 312ROAINST campus level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 313ROAINST institutional level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . 313
Setup procedure for multiple Pell fund codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Pell Calculation Process (RPEPELL) for Pell processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Option to delete zero Pell awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Recognizing co-existence of multiple Pells for same student simultaneously. . . . . 315Locked records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Rounding 0ption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Offered or auto accepted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Award schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Award change letter indicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Disbursement Process (RPEDISB) for Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Recognizing multiple Pell funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Back out of memo, authorizations, and disbursements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Use disbursement enrollment edits for memo option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317RPEDISB process reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Disbursement Results (ROIDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Pell Edit/Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Pell processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Pell Calculation Process (RPEPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321Processing Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
Crossover period logic and calculation to determine most beneficial aid year . . . . 324Pell Lifetime Eligibility Used (LEU) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Current Year Pell Already Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Beginning LEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Beginning Remaining Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Current Year Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333100% Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333100% Pell percentage awarding example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Pell grant disbursement calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336100% Pell percentage disbursement example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Pell grant award and disbursement processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
TEACH grant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
TEACH awarding and disbursing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340Criteria for awarding and disbursing a TEACH grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340The following will be checked to determine if the student is eligible. . . . . . . . . . . . 341The following is NOT required for TEACH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
14nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
TEACH grant setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
COD TEACH Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342Calculations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Student packaged full-time, enrolled time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Student packaged full-time, enrolled < time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Student packaged time, enrolled full-time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344Student receiving more than one TEACH grant scheduled award within the aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345Student with prior enrollment and payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345TCHU1 is batch posted to a student using the F batch posting type . . . . . . . . . 345TCHU1 is batch posted to a student using FN batch posting type. . . . . . . . . . . 345Student in a 150% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Student in a 50% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346Awards are locked on the period window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Additional examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346RPROPTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347RFRDEFA/RFRASCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347RNANAxx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347ROAENRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Manually enter a $4000 TEACH award on RPAAWRD (not recommended) . . . 347Batch post a $4000 TEACH award using RORBPST (not recommended) . . . . 348Use the RPEPCKG or RPRGRNT process to calculate the TEACH award (recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period did not change (not recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period changed (not recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Use the RPRGRNT process to recalculate the award when the aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
State grant award processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Resources, contracts, and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Exemptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Excluding contracts and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Maintaining resources and calculation in unmet need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355Resource Maintenance (RPAARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Other Resources block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355Summary block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Resource calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357Exemptions and contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
15nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
Adding periods to an award schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Updating awards for enrollment changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
Manually scheduling awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Updating awards when locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365Award lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Identifying students needing new or revised award letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Banner Financial Aid Global Disbursement options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Banner Financial Aid Fund Specific Disbursement options . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Disbursement validation edits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Other disbursement considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Regulatory compliance for Stafford disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
Disbursement edits for loans to match edits for other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Loan authorization to net returned amounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Using enrollment disbursement edits for funds in memo status . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Recognition of Pell payment cell to disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Part-Time proration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
Memos processed after scheduled disbursement date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
VA Chapter 30 - prior to the 2010-2011 aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Voiding excess payments for students no longer eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
Disbursement validation reject messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Disbursement reports generated by disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Final Disbursement - optional processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
16nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
Student employment procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Student employment implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Scholarship and athletics processing by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
Potential Athletic Grant Defaults (RAAPAGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Sport Aid by Period (RAASPTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Team Sport Period Aid (RAITMTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Donor and Scholarship Demographics (RFADSCD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Scholarship Period Information (RPASTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Athletic Aid Type Validation (RTVAATP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Financial Aid Sport Validation (RTVFASP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Grades to Donor Validation (RTVGRDD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Scholarship Source Validation (RTVSSRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Reviewed Validation (RTVREVW) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Thank You Letter Validation (RTVTYLT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Third Party Contract Rules (RPRCONT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Exemption Rules (RPREXPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Resource Code Validation (RTVARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Athletic Grant Period Roll (RAPAGRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Athletic Aid Discrepancy Rpt (RARATAD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Loan processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Manual loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396Disbursing manual loan checks through Banner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397
Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Funds Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398
Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399
Class Code Translation (RPRCLSS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Certification Initials Validation (RTVCINT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Loan Status Validation (RTVLNST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Lender Base Data (RPRLNDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Loan Period Base Data (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400
Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Lender/Disbursing Agents Rules (RPRLNDA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
17nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
First-year, first-time borrower loan rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Crosswalk Validation (GTVSDAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
Applicant Requirements (RRAAREQ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Award/Package Maintenance (RPAAWRD)/(RPAAPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
RPAELAP fields updated by RPRELAP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
Loan Parent Inquiry (RPILPAR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Unmatched COD Records (REAUCOD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
Unmatched COD Records (RPAUCOD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410
Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
Batch Control (RPIBATC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
RPAELAP fields updated by the RPRELAX process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
RPAELAP fields updated by the RPRELRU process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
Disbursement/Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Electronic transfer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417Disburse to student account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420
CommonLine loan adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Electronic loans as certification requests in common response file . . . . . . . . . . . . . . . 422
Alternative loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Alternative loan processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
Global Institutional Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Loan Period Base Data Rules (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Electronic Loan Application (RPAELAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
18nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
Electronic Loan Load/EFT Posting Processes (RPEFTL/RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . 426
Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Disbursement/adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Electronic transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
EFT/Disbursement Roster Upload (RPREFTL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Electronic Payment Receipt (RPAEPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
RPAELAP fields populated by RPREFTP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428
Electronic Loan Disbursement (RPAELDB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Electronic Loan Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432
Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Loan Proceeds Aging Report (RPRLNAG). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Loan Funding Exception Report (RPRLNEX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Loan Summary Report (RPRLSUM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433CommonLine loan adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433Electronic loans received as certification requests in common response file . . . . . 435
Direct lending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Financial Aid common functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
Aid year default. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
User-defined data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Batch Posting Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Implementing General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
General Algorithmic Rule Validation - RTVALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438General Algorithmic Rules - RORALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Assign the General Algorithmic Rule as appropriate for the process that will use the rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
Batch posting process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440Updating the Use Indicator in batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451Processing examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
19nner Financial Aid User Guide | Contents
-
Ba
Processing holds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Hold Type Validation (RTVHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Packaging process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Disbursement process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Applicant Holds (ROAHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Using NSLDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Student Loan Data (RNASLxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Applicant Student Loan Data Inquiry (RNINSLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Need Analysis Result (RNARSxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Award forms (RPAAWRD)/(RPAAPMT)/(ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Output population selection with financial aid Dataload Part 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Default/refund processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Levels of default/refund administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Sources of default/refund information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Title IV refund/repayment process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Unsecured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Secured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Set up Financial Aid on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Financial Aid Self-Service Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Financial Aid Self-Service web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464Financial Aid Links (bmenu.P_FAAUnsecMnu and bmenu.P_FAASecMnu) . . . . . 465Financial Aid Forms (bmenu.P_FAFormsMnu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465
Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466
Aid Year (bwrkolib.P_SelDefAidy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
20nner Financial Aid User Guide | Contents
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Ba
Financial Aid Status for Aid Year (bwrksumm.P_DispSumm) . . . . . . . . . . . . . . . . . 468Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Cost of Attendance (bwrkbudg.P_DispBudg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Aid Year Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Period Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Award Package for Aid Year (bwrkrhst.P_DispAwdAidYear). . . . . . . . . . . . . . . . . . 475General Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Award Overview tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Resources/Additional Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Terms and Conditions tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486Accept Award Offer tab (bwrkrhst.P_DisplayTabs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488Special Messages tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496
Award Messages (bwrkrhst.P_DispAwdMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Account Summary By Term (bwskoacc.P_ViewAcct) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Eligibility requirements for Aid Year page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Student Requirements tab (bwrktrkr.P_DispTrkReq) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Automatic satisfaction of Award Letter Tracking Requirement. . . . . . . . . . . . . . 504Holds tab (bwrkhold.P_DispHold) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Academic Progress tab (bwrksaph.P_DispSAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Messages (bwrkamsg.P_FAAppMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
21nner Financial Aid User Guide | Contents
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Ba
Award Payment Schedule for Aid Year (bwrkpays.P_DispPaySched) . . . . . . . . . . 512Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Award History (bwrkrhst.P_DispAwdHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Loan Application History (bwrklhst.P_DispLoanHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522
Withdrawal Information (bwrktivw.P_TitleIVWithdraw) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526
Title IV Fund Detail (bwrktivw.P_TitleIVDetail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527
Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528
Web Snapshot system configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Adding the Web Snapshot system to a menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Managing access to the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528WebTailor administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
Adding a new item to an existing menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529Assigning WebTailor user roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
22nner Financial Aid User Guide | Contents
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Ba
Using the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Layout maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Modifying a Snapshot Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Creating a New Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Save a Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Single student snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53