bài 3 làm việc với biểu mẫu nâng cao - giáo trình fpt

Bài 3Làm việc với biểu mẫu nâng cao

Định nghĩa biểu mẫu (Form) và ý nghĩa của biểu mẫu

Tìm hiểu cấu trúc chung của biểu mẫu

Tìm hiểu các dạng thể hiện của biểu mẫu

Tìm hiểu các cách tạo biểu mẫu trong MS Access

Tìm hiểu các điều khiển của biểu mẫu

Nhắc lại bài cũ

Định nghĩa biểu mẫu (Form) và ý nghĩa của biểu mẫu

Tìm hiểu cấu trúc chung của biểu mẫu

Tìm hiểu các dạng thể hiện của biểu mẫu

Tìm hiểu các cách tạo biểu mẫu trong MS Access

Tìm hiểu các điều khiển của biểu mẫu

Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 2

1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và

nhập dữ liệu chính xác

2. Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng

dụng doanh nghiệp

3. Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt

Mục tiêu bài học hôm nay

1. Tìm hiểu các kĩ thuật để thiết kế biểu mẫu hiệu quả và

nhập dữ liệu chính xác

2. Tìm hiểu một số hướng dẫn thiết kế biểu mẫu cho ứng

dụng doanh nghiệp

3. Tìm hiểu cách tạo các biểu mẫu nâng cao và đặc biệt


1.1. Hạn chế các lỗi khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu

1.2. Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn của dữ liệu nhập

1.3. Sử dụng các điều khiển ActiveX để nhập dữ liệu

1.4. Sưu tập dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

1. Thiết kế biểu mẫu hiệu quảvà nhập dữ liệu chính xác

1.1. Hạn chế các lỗi khi nhập dữ liệu vào biểu mẫu

1.2. Sử dụng điều khiển để hạn chế các lựa chọn của dữ liệu nhập

1.3. Sử dụng các điều khiển ActiveX để nhập dữ liệu

1.4. Sưu tập dữ liệu của biểu mẫu thông qua email


Cách 1: Sử dụng lời nhắc

Thêm lời nhắc vào thanh trạng thái của Access. Lời nhắc được chỉ ra trong thuộc

tính Status Bar Text

Thêm nhãn mô tả yêu cầu nhập vào cạnh ô nhập dữ liệu

Ví dụ:

1.1. Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu

Các nhãn


Các nhãn

Cách 2: Sử dụng các biểu thức xác nhận dữ liệu

Biểu thức xác nhận dữ liệu là các quy tắc quy định kiểu và miền giá trị cho dữ

liệu nhập

Biểu thức xác nhận được chỉ ra trong thuộc tính Validation Rule

Ví dụ:

Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu

Cách 2: Sử dụng các biểu thức xác nhận dữ liệu

Biểu thức xác nhận dữ liệu là các quy tắc quy định kiểu và miền giá trị cho dữ

liệu nhập

Biểu thức xác nhận được chỉ ra trong thuộc tính Validation Rule

Ví dụ:


Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập (Input Mask)

Mặt nạ nhập là một khuôn mẫu quy định dữ liệu nhập vào phải tuân

thủ theo khuôn mẫu này.

Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập

Ví dụ:

Mặt nạ quy định

số bảo hiểm xã hội

Hạn chế các lỗi khi xác nhận dữ liệu

Cách 3: Sử dụng mặt nạ nhập (Input Mask)

Mặt nạ nhập là một khuôn mẫu quy định dữ liệu nhập vào phải tuân

thủ theo khuôn mẫu này.

Sử dụng thuộc tính Input Mask để thiết lập mặt nạ nhập

Ví dụ:

Mặt nạ quy định

số bảo hiểm xã hội


Các điều khiển bao gồm:

Sử dụng các trường lựa chọn Yes/No

Sử dụng các Check Box,

Sử dụng các nút chuyển đổi (Toggle Button)

Sử dụng các nút lựa chọn (Option)

Sử dụng danh sách…

Ví dụ:

1.2. Sử dụng điều khiểnđể hạn chế các lựa chọn

Các điều khiển bao gồm:

Sử dụng các trường lựa chọn Yes/No

Sử dụng các Check Box,

Sử dụng các nút chuyển đổi (Toggle Button)

Sử dụng các nút lựa chọn (Option)

Sử dụng danh sách…

Ví dụ:


Sử dụng Combo Boxđể hiển thị tên các

phòng

Sử dụng List Box đểhiển thị giới tínhNam hoặc Nữ

Các điều khiển ActiveX là các điều khiển được tích hợp sẵn khi cài

đặt Office

Sử dụng ActiveX bằng cách lựa chọn Design -> ActiveX Controls

Một số điều khiển ActiveX:

Thêm các số sử dụng Microsoft Form 2.0 SpinButton

Thêm ngày tháng sử dụng Calendar Control

1.3. Sử dụng các điều khiển ActiveX

Các điều khiển ActiveX là các điều khiển được tích hợp sẵn khi cài

đặt Office

Sử dụng ActiveX bằng cách lựa chọn Design -> ActiveX Controls

Một số điều khiển ActiveX:

Thêm các số sử dụng Microsoft Form 2.0 SpinButton

Thêm ngày tháng sử dụng Calendar Control


Tập hợp các dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

Gửi dữ liệu qua email sử dụng công cụ Create Mail

Nhận dữ liệu qua email

Quản lý dữ liệu trao đổi qua email để dữ liệu đã nhận được qua email

được nhập vào dữ liệu Access

1.4. Sử dụng Email

Tập hợp các dữ liệu của biểu mẫu thông qua email

Gửi dữ liệu qua email sử dụng công cụ Create Mail

Nhận dữ liệu qua email

Quản lý dữ liệu trao đổi qua email để dữ liệu đã nhận được qua email

được nhập vào dữ liệu Access


Tên biểu mẫu rõ ràng, các cột chính xác, các nhãn có ý nghĩa

Thiết kế dữ liệu chính xác, hiệu quả, không đưa vào các dữ liệu

thừa hoặc không cần thiết

Có thể sử dụng các biểu mẫu thực tế

Có thể kết hợp với các nút bấm

Quan tâm đến độ phân giải của màn hình

Thiết kế biểu mẫu dễ đọc, dễ mở rộng, tổ chức các nút hợp lý

2. Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp

Tên biểu mẫu rõ ràng, các cột chính xác, các nhãn có ý nghĩa

Thiết kế dữ liệu chính xác, hiệu quả, không đưa vào các dữ liệu

thừa hoặc không cần thiết

Có thể sử dụng các biểu mẫu thực tế

Có thể kết hợp với các nút bấm

Quan tâm đến độ phân giải của màn hình

Thiết kế biểu mẫu dễ đọc, dễ mở rộng, tổ chức các nút hợp lý


Tổ chức các nút hợp lý:

Có thể nhóm các nút điều khiển cùng nhau

Với điều khiển đơn, lưu ý căn chỉnh theo khoảng cách Tab

Tổ chức các nút trong một nhóm điều khiển cũng phải rõ ràng

Sử dụng các chức năng:

Định dạng font chữ, cỡ chữ

Định dạng màu sắc

Tạo hiệu ứng cho chữ

Thêm hình ảnh cho biểu mẫu

Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp

Tổ chức các nút hợp lý:

Có thể nhóm các nút điều khiển cùng nhau

Với điều khiển đơn, lưu ý căn chỉnh theo khoảng cách Tab

Tổ chức các nút trong một nhóm điều khiển cũng phải rõ ràng

Sử dụng các chức năng:

Định dạng font chữ, cỡ chữ

Định dạng màu sắc

Tạo hiệu ứng cho chữ

Thêm hình ảnh cho biểu mẫu


Ví dụ:

Cửa sổ thiết kế biểu

mẫu nhập hồ sơ nhân sự

Các điều khiển được căn

chỉnh thằng hàng và cách

đều nhau

Các nhãn có màu khác để

dễ phân biệt

Thiết kế biểu mẫu cho doanh nghiệp

Ví dụ:

Cửa sổ thiết kế biểu

mẫu nhập hồ sơ nhân sự

Các điều khiển được căn

chỉnh thằng hàng và cách

đều nhau

Các nhãn có màu khác để

dễ phân biệt


3.1. Tạo biểu mẫu chính phụ

3.2. Làm việc với các nút điều khiển của biểu mẫu

3.3. Tạo biểu mẫu sử dụng hộp thoại

3.4. Tạo biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

3.5. Tạo biểu mẫu khởi động

3.6. Tạo biểu mẫu PivotTable

3. Tạo các biểu mẫu nâng cao


3.2. Làm việc với các nút điều khiển của biểu mẫu

3.3. Tạo biểu mẫu sử dụng hộp thoại

3.4. Tạo biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

3.5. Tạo biểu mẫu khởi động

3.6. Tạo biểu mẫu PivotTable


Biểu mẫu chính phụ: biểu mẫu được tạo từ hai bảng dữ liệu có quan

hệ với nhau theo kiểu 1-Nhiều

Biểu mẫu chính (Mainform): thể hiện dữ liệu cho một bản ghi trong

bảng

Biểu mẫu phụ (Subform): thể hiện dữ liệu của các bản ghi tương

ứng với bản ghi thể hiện trong biểu mẫu chính


Biểu mẫu chính phụ: biểu mẫu được tạo từ hai bảng dữ liệu có quan

hệ với nhau theo kiểu 1-Nhiều

Biểu mẫu chính (Mainform): thể hiện dữ liệu cho một bản ghi trong

bảng

Biểu mẫu phụ (Subform): thể hiện dữ liệu của các bản ghi tương

ứng với bản ghi thể hiện trong biểu mẫu chính


Ví dụ:

Tạo biểu mẫu chính phụ

Biểu mẫuchính


Biểumẫuphụ

Biểu mẫuchính

Cách 1: Tạo biểu mẫu chính phụ từ hai Bảng/Truy vấn

Sử dụng công cụ Form Wizard

Các bước chính tạo biểu mẫu:


Bước 1Chọn các cộtcủa bảng/truy

vấn chính


Bước 1Chọn các cộtcủa bảng/truy

vấn chính

Bước 2Tiếp tục chọn các cột

của bảng/truy vấn phụ


Bước 3Chọn bảng/truyvấn làm biểumẫu chính


Bước 5Đặt tên cho các biểu

mẫu

Bước 4Chọn kiểu trình bàycho biểu mẫu phụ


Bước 6Căn chỉnh đểgiao diện đẹp

mắt


Bước 6Căn chỉnh đểgiao diện đẹp

mắt

Biểu mẫu chính phụ đãhoàn thành

Cách 2: Thêm Bảng/Truy vấn vào một biểu mẫu đã tồn tại

Sử dụng chế độ Design View



Bước 1Sử dụng công cụ

SubForm/Subreportđể thêm biểu mẫu

phụ


Bước 1Sử dụng công cụ

SubForm/Subreportđể thêm biểu mẫu

phụ

Bước 2Lựa chọn

bảng/Truy vấn đãtồn tại để làm dữliệu nguồn chobiểu mẫu phụ


Bước 3Lựa chọn các cột củabảng/truy vấn muốnhiển thị trong biểu

mẫu

Lưu ý: cột kếtnối dữ liệu cho

2 biểu mẫuphải được lựachọn ở bước

này


Bước 4Đặt tiêu đề cho

biểu mẫu phụ vàkích nút Finish để

hoàn thành

Cách 3: Tạo biểu mẫu phụ từ một biểu mẫu khácSử dụng công cụ Subform Wizard


Bước 1: Mở biểu mẫu chính đã tồn tại trong chế độ Design View,

lựa chọn tab Design -> chọn nút Subform/Subreport trong nhóm

Controls

Bước 2: Trong cửa sổ SubForm Wizard, lựa chọn “Use an existing

form” và chọn biểu mẫu muốn thêm

Bước 3: Lựa chọn cột của biểu mẫu phụ liên kết với cột của biểu

mẫu chính

Bước 4: Đặt tên cho biểu mẫu phụ và kích Finish để hoàn thành


Cách 3: Tạo biểu mẫu phụ từ một biểu mẫu khácSử dụng công cụ Subform Wizard


Bước 1: Mở biểu mẫu chính đã tồn tại trong chế độ Design View,

lựa chọn tab Design -> chọn nút Subform/Subreport trong nhóm

Controls

Bước 2: Trong cửa sổ SubForm Wizard, lựa chọn “Use an existing

form” và chọn biểu mẫu muốn thêm

Bước 3: Lựa chọn cột của biểu mẫu phụ liên kết với cột của biểu

mẫu chính

Bước 4: Đặt tên cho biểu mẫu phụ và kích Finish để hoàn thành


Biểu mẫu Pop-up: biểu mẫu luôn nằm trên tất cả các biểu mẫu khác

dù nó không phải là biểu mẫu hiện hành

Cách làm: thiết lập cho biểu mẫu thuộc tính Pop Up = Yes

3.2. Tạo biểu mẫu Pop-Up

Biểu mẫu Pop-up: biểu mẫu luôn nằm trên tất cả các biểu mẫu khác

dù nó không phải là biểu mẫu hiện hành

Cách làm: thiết lập cho biểu mẫu thuộc tính Pop Up = Yes


Biểu mẫu Modal: Hiển thị cho đến khi chuyển hẳn sang cửa sổ khác,

tức là không thể chuyển sang cửa sổ khác nếu chưa đóng biểu mẫu

này

Cách làm:

Thiết lập các thuộc tính Modal = Yes

Thiết lập các thuộc tính Format của biểu mẫu như sau để hộp thoại luôn

luôn hiển thị:

Record Selectors = No

Navigation Button = No

Dividing Lines = No

Thông thường khi đặt Modal=Yes thì Pop Up=Yes

3.3. Tạo biểu mẫu Modal

Biểu mẫu Modal: Hiển thị cho đến khi chuyển hẳn sang cửa sổ khác,

tức là không thể chuyển sang cửa sổ khác nếu chưa đóng biểu mẫu

này

Cách làm:

Thiết lập các thuộc tính Modal = Yes

Thiết lập các thuộc tính Format của biểu mẫu như sau để hộp thoại luôn

luôn hiển thị:

Record Selectors = No

Navigation Button = No

Dividing Lines = No

Thông thường khi đặt Modal=Yes thì Pop Up=Yes


Mục đích: tạo biểu mẫu cho phép nhập tham số và sử dụng tham số

này cho câu truy vấn

Các lưu ý khi tạo biểu mẫu:

Thiết lập giá trị No cho các thuộc tính Record Selectors, Navigation

Button và Dividing Lines để người dùng không nhầm lẫn với các thành

phần không cần thiết

Sử dụng Combo Box hoặc List Box để nhập tham số, nên có nhãn

tương ứng đi kèm

Nên thiết lập thuộc tính Bound Column = 2

3.4. Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn

Mục đích: tạo biểu mẫu cho phép nhập tham số và sử dụng tham số

này cho câu truy vấn

Các lưu ý khi tạo biểu mẫu:

Thiết lập giá trị No cho các thuộc tính Record Selectors, Navigation

Button và Dividing Lines để người dùng không nhầm lẫn với các thành

phần không cần thiết

Sử dụng Combo Box hoặc List Box để nhập tham số, nên có nhãn

tương ứng đi kèm

Nên thiết lập thuộc tính Bound Column = 2


Thêm nút lệnh vào biểu mẫu và thiết lập nút này để mở truy vấn tham

số

Phải điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn theo dạng:

Forms![FormName]! [ControlName]. Trong đó:

FormName: tên của biểu mẫu bạn tạo

ControlName: tên của điều khiển chứa tham số nhập

Tạo biểu mẫu với tham số truy vấn

Thêm nút lệnh vào biểu mẫu và thiết lập nút này để mở truy vấn tham

số

Phải điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn theo dạng:

Forms![FormName]! [ControlName]. Trong đó:

FormName: tên của biểu mẫu bạn tạo

ControlName: tên của điều khiển chứa tham số nhập


Ví dụ:Tạo biểu mẫu có tham số truy vấn là Mã nhân viênCột Mã NV được thiết lập như sau:

Điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn


Ví dụ:Tạo biểu mẫu có tham số truy vấn là Mã nhân viênCột Mã NV được thiết lập như sau:

Điều chỉnh tham số truy vấn trong tiêu chuẩn truy vấn


Kết quả là biểu mẫu cần nhập tham số truy vấn:



Biểu mẫu Start-Up: biểu mẫu hiển thị ngay khi mở CSDL

Cách tạo biểu mẫu StartUp:

Bước 1: Mở biểu mẫu

Bước 2: Lựa chọn Office->Access Options->Current Database

Bước 3: Trong danh sách Display Form, lựa chọn biểu mẫu bạn muốn xuất

hiện ngay khi mở CSDL

Bước 4: Nhấn OK

3.5. Tạo biểu mẫu Start-Up

Biểu mẫu Start-Up: biểu mẫu hiển thị ngay khi mở CSDL

Cách tạo biểu mẫu StartUp:

Bước 1: Mở biểu mẫu

Bước 2: Lựa chọn Office->Access Options->Current Database

Bước 3: Trong danh sách Display Form, lựa chọn biểu mẫu bạn muốn xuất

hiện ngay khi mở CSDL

Bước 4: Nhấn OK


Biểu mẫu PivotChart: biểu mẫu hiển thị thông tin phân tích dữ liệu

Biểu mẫu PivotChart thể hiện tương quan giữa các trường dữ liệu

3.6. Tạo biểu mẫu PivotChart

Slide 3 - Làm việc với biểu mẫu nâng cao 30Trục Categories

TrụcSeries

Chúthích

Cách tạo:

Bước 1: Mở biểu mẫu ở chế độ PivotChart View

Bước 2: Lựa chọn cột dữ liệu làm trục ngang (Category Area), cột làm

trục đứng (Series Area) và cột làm dữ liệu (Data Area), cột làm trường

lọc (nếu cần)

Tạo biểu mẫu PivotChart

Cách tạo:

Bước 1: Mở biểu mẫu ở chế độ PivotChart View

Bước 2: Lựa chọn cột dữ liệu làm trục ngang (Category Area), cột làm

trục đứng (Series Area) và cột làm dữ liệu (Data Area), cột làm trường

lọc (nếu cần)


Bước 3: Mở bảng Property Sheet của PivotChart để thêm tiêu đề, chúthích, đặt tên cho các trục

Tạo biểu mẫu PivotChart


Là các nút lệnh thực hiện thao tác được lập trình sẵn: OK, Cancel,

Print, Back, Next, Finish

Cách thêm nút lệnh vào biểu mẫu:

Mở biểu mẫu trong chế độ Design View

Chọn điều khiển Button trong nhóm Controls. Cửa sổ Command Button

Wizard hiển thị

Lựa chọn kiểu nút lệnh cần thêm

3.7. Các nút lệnh đặc biệt trên biểu mẫu

Là các nút lệnh thực hiện thao tác được lập trình sẵn: OK, Cancel,

Print, Back, Next, Finish

Cách thêm nút lệnh vào biểu mẫu:

Mở biểu mẫu trong chế độ Design View

Chọn điều khiển Button trong nhóm Controls. Cửa sổ Command Button

Wizard hiển thị

Lựa chọn kiểu nút lệnh cần thêm


Chọn kiểu xuất hiện của nút lệnh: dạng Hình ảnh hoặc dạng text.

Đặt nhãn cho nút lệnh nếu là nút dạng text

Các nút lệnh đặc biệt trên biểu mẫu


Access đưa ra các công cụ cho phép thiết kế biểu mẫu hiệu quả và

nhập dữ liệu vào biểu mẫu chính xác

Thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp cần tuân theo một

số hướng dẫn

Một số biểu mẫu đặc biệt như:

Biểu mẫu kết hợp của nhiều bảng

Biểu mẫu sử dụng hộp thoại

Biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

Biểu mẫu StartUp, PivotTable

Tổng kết

Access đưa ra các công cụ cho phép thiết kế biểu mẫu hiệu quả và

nhập dữ liệu vào biểu mẫu chính xác

Thiết kế biểu mẫu cho ứng dụng doanh nghiệp cần tuân theo một

số hướng dẫn

Một số biểu mẫu đặc biệt như:

Biểu mẫu kết hợp của nhiều bảng

Biểu mẫu sử dụng hộp thoại

Biểu mẫu sử dụng tham số truy vấn

Biểu mẫu StartUp, PivotTable


bài 3 làm việc với biểu mẫu nâng cao - giáo trình fpt

Documents