bahagian 2 kawalan terimaan - audit.moh.gov.myaudit.moh.gov.my/v2/images/dokumen/icq/bahagian...
TRANSCRIPT
ICQ Versi 1/2012
1
BAHAGIAN 2
KAWALAN TERIMAAN
PTJ: ………………………………………………….
Tempoh Pengauditan: ………………………….
Disediakan Oleh :
Nama: …………………………………………….
Tarikh: …………………………………………….
Disemak Oleh :
Nama: …………………………………………….
Tarikh: ..………………………………………….
ICQ Versi 1/2012
2
BAHAGIAN 2
KAWALAN TERIMAAN
Tujuan : Untuk menentukan segala wang awam yang patut diterima, dipungut dengan teratur serta diakaunkan dengan betul dan sempurna. Peringatan : Jika pejabat yang dilawati adalah Pemungut Utama : - Pemungut Utama dikehendaki mengemukakan semua rekod/ dokumen bagi
Pemungut Kecil yang dibawah kawalannya. - Semakan adalah ke atas rekod/dokumen bagi Pemungut Utama dan dua (2)
Pemungut Kecil yang dibawah kawalannya. Peraturan : 1. Arahan Perbendaharaan - Terimaan 60 – 91, 137, 143(b), 145 -147, 309 dan
328(a) 2. Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 3/2008 – Akaun Belum Terima 3. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia
Bil. 2/1986 Bil. 1/1994 Bil. 2/2008 Bil. 9/2011
4. Surat Pekeliling Perbendaharaan
Bil. 2/1995 5. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM
Bil. 5/2007 Bil. 3/1987
6. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994 – Perjanjian Sewa Kantin
Bil.(9)dlm.KKM(S)-57/T6/26 Jld. II, 18 Mac 2003 - Perjanjian Sewa Kantin
ICQ Versi 1/2012
3
7. Surat Bahagian Khidmat Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 (16) bertarikh 14 September 2007 – Pembayaran Sewa Tanah Persekutuan Yang Diuruskan Oleh Kementerian/Jabatan Pengguna
8. Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24),
Bahagian Perancangan Pembangunan bertarikh 7 Jun 2011 – Urusan Penyewaan Premis Demis Kementerian Kesihatan Malaysia
9. Surat Bahagian Akaun Bil. (61) KKA 173/PA 339 Jld.2 bertarikh 15 Mei 2008 –
Pelaksanaan Kutipan Hasil Secara e-Payment di Hospital/Institusi dan Pelaksanaan Corporate ID Dalam Kutipan Melalui e-Payment
10. Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital – (18)dlm.KKM 203/19
dan Panduan Kerja Perakaunan
11. Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil. Hospital [(72)dlm.KKM-203/03 Bhg.2] 12. Surat Pekeliling Cawangan Pengurusan Hasil Bahagian Kewangan Bil. 12 Tahun
2004 – Bayaran Pekhidmatan Bagi Penyediaan Laporan Perubatan Oleh Pegawai Dan Pakar Perubatan
13. Akta Acara Kewangan dan Akta Fi 1951 14. Panduan Pengguna PTJ eSPKB Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan : (i) Resit (Kew.38) Dan Kupon (ii) Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) (iii) Buku Tunai Kecil (Kew. 249) (iv) Daftar Kaunterfoil (Kew. 67) (v) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68) (vi) Penyata Pemungut “Bank In Slip” (vii) Penyata Penyesuaian Hasil (viii) Penyata Akaun Belum Terima (ix) Penyata Kira-Kira Diserah Untuk Audit (Kew. 253) (x) Daftar Mel (xi) Daftar Cek Tak Laku (xii) Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) (xiii) Daftar Jualan Borang Tender (xiv) Daftar Lesen Amalan (Hanya di Ibu Pejabat) (xv) Daftar Sewa (xvi) Perjanjian Sewa Ruang Pejabat, Sewa Kantin dan lain-lain (xvii) Nota Serah Tugas
ICQ Versi 1/2012
4
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
2.1 Kawalan Pejabat Pemungut
Adakah pejabat yang dilawati merupakan Pemungut Utama
(menyelenggara Kew. 248)
Jika ya, senaraikan Pemungut Kecil yang ada dibawahnya dan
ambil maklumat seperti Lampiran 1 bagi pejabat yang dilawati.
A. KAWALAN BORANG HASIL
2.2 Daftar Kaunterfoil (Kew. 67) [A.P. 67] (Pemungut Kecil perlu menyelenggarakannya jika stok resit/kupon melebihi satu bagi setiap jenis)
(a) Segala resit, kupon dan borang hasil yang diterima dan
dikeluarkan direkod dengan lengkap dan bersiri. Jika tidak, lengkapkan Lampiran 2.
(b) Baki fizikal dan rekod bersamaan.
Jika tidak, lengkapkan Lampiran 3.
(c) Ruangan pengeluaran hendaklah ditandatangan dan
bertarikh oleh pegawai yang menerima stok.
2.3 Borang Hasil (Resit (Kew.38) dan Kupon)
(a) Diperiksa sebelum digunakan bagi menentukan nombor
sirinya berturutan. [A.P 66(a)]
(b) Perakuan dibuat di belakang helaian pertama salinan
pejabat sebaik ianya diterima atau semasa
pengeluaran. [A.P. 66(a)]
(c) Dikeluar mengikut susunan – Masuk Dahulu Keluar
Dahulu (FIFO). [A.P. 66(c)]
(d) Memeriksa semua resit dan kupon yang dikeluarkan dari stok sekurang-kurangnya setiap minggu. [A.P. 80(c)]
(e) Stok disimpan dalam kabinet berkunci atau bilik kebal [A.P.68]
(f) Resit dikeluarkan semasa wang diterima. [A.P. 60]
(g) Resit tidak boleh dipinda tetapi hendaklah dibatalkan
ICQ Versi 1/2012
5
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
termasuk salinan asal oleh pegawai yang diberi kuasa. [A.P. 62]
(h) Resit ditandatangani dengan berkarbon 2 muka oleh pegawai yang menerima wang tetapi mestilah
ditandatangani oleh seorang pegawai yang lain. (Kecuali resit berkomputer). [A.P. 70(a)]
(i) Apabila berlaku pertukaran Pemungut, semua stok
borang hasil hendaklah disemak oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan mengambil alih. Penyata
Bulanan seperti di Lampiran N, AP 66A hendaklah
disediakan.
[A.P. 66A]
(j) Semua Borang Hasil yang hilang direkod dan dilaporkan
dengan segera mengikut cara yang sama ditetapkan dalam AP 315 hingga 324.
[A.P.300 (a)]
(k) Jika resit berkomputer dicetak, adakah ciri-ciri kawalan
dalaman ditetapkan seperti :- (i) Kod operator
(ii) Kod mesin
(iii) Waktu mula & akhir (iv) Tarikh
(v) Jumlah kutipan (vi) No. resit mula dan akhir
(vii) Bilangan resit dibatalkan (viii) Kawalan Kata Laluan
2.4 Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68)
(a) Merekod semua resit/kupon yang digunakan dalam bulan berkenaan serta baki siri yang belum guna. [A.P. 67]
(b) Siri akhir bulan sebelumnya berturutan dengan siri awal
bulan berikutnya. [Kawalan Dalaman]
(c) Diselenggara oleh setiap pemungut. [A.P. 67]
(d) Kew. 68 Pemungut Kecil hendaklah disemak dan
ditandatangan timbal oleh Pemungut Utama. [A.P.80(b), Kawalan Dalaman]
ICQ Versi 1/2012
6
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(e) Pada akhir Bulan, Kew. 68 hendaklah diserahkan ke
Pemungut Utama/Unit Hasil KKM. [A.P. 145]
2.5 Daftar Kompaun (Unit Inspektorat) – PKD/PKB/PKK
sahaja [Kawalan Dalaman]
(a) Disediakan dengan lengkap dan kemaskini.
(b) Pastikan Notis Kompaun Bersiri.
2.6 Daftar Jualan Borang Tender (Ibu Pejabat dan JKN sahaja)
[Kawalan Dalaman]
Disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
2.7 Daftar Lesen Amalan (Hanya di Ibu Pejabat)
[Kawalan Dalaman]
Disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
B. PENERIMAAN WANG
2.8
2.9
Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat kasyer
membuat kutipan hasil.
(Kawalan Dalaman)
Notis Pemberitahuan Mendapatkan Resit [A.P. 61 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 3/1987]
Dipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang awam dan berbentuk kekal. (Terutama di kaunter bayaran)
2.10 Peti Wang Tunai (Cash Box) [Kawalan Dalaman]
Untuk kasyer menyimpan kutipan di kaunter, berkunci dan
hanya dipegang oleh kasyer.
2.11 Peti Besi
(a) Dua (2) kunci yang berlainan dan dipegang oleh 2
orang pegawai yang berlainan. [A.P. 125]
ICQ Versi 1/2012
7
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(b) Hanya wang awam boleh disimpan kecuali dengan
kebenaran Perbendaharaan. [A.P. 132]
2.12 Kutipan Penjualan (Borang Tender, Lesen Pengilang
Ubat)
(a) (i) Adakah nombor siri dicetak ke atas borang/sijil
tersebut dan ianya dikawal melalui daftar.
(ii) Adakah jumlah jualannya sama dengan jumlah
kutipan bagi satu-satu set jualan? (iii) Dapatkan unit dijual dan kadar seunit/jumlah
kutipan serta tarikhnya.
(b) Kod hasil yang betul dikenakan.
Borang Tender – 73105 Lesen Pengilang dll – 73199
(c) Kutipan oleh Unit Hasil diberitahu segera kepada
pegawai yang menyelenggara daftar kutipan untuk
catatan.
2.13 Daftar Mel (Hasil) - Dokumen : I. Daftar Mel
II. Semua cek/kiriman wang dalam tangan yang diterima melalui pos
(a) Disediakan untuk merekod semua terimaan cek/kiriman wang melalui pos.
(b) Mengandungi butir-butir tarikh cek diterima, nama pengirim, nombor cek, amaun, perihal suratan,
tandatangan pembuka mel dan nombor resit yang dikeluarkan. [A.P. 71(a)]
(c) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.
(d) Disemak setiap hari oleh penyelia dengan Buku Tunai. [A.P. 71(a)]
C. KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK
2.14 Penyata Pemungut “Bank In Slip”
(a) Disediakan bila pungutan dimasukkan ke bank. [A.P. 79(a)]
(b) Nombor penyata hendaklah bersiri dan difailkan dengan teratur. [Kawalan Dalaman]
ICQ Versi 1/2012
8
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(c) Diakaunkan pada kod hasil yang betul. [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004]
(d) Kutipan melebihi RM500.00 atau RM2,000 (tunai/cek/wang pos) hendaklah diserah kepada
bank/pemungut utama pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. [A.P. 78(a)] (Jika kelewatan melebihi 5 kali, bangkitkan)
(e) Disemak oleh pegawai kanan selepas ‘bank-in’ untuk menentukan kesahihan tarikh dan jumlah sebenar dan
dicop/tandatangan ringkas kasyer bank. [A.P.80(d)]
2.15 PTJ Yang Menguruskan Terimaan Melalui eSPKB (Panduan Pengguna eSPKB)
(a) Adakah Penyata Pemungut dicop mengikut Format
Pergerakan Dokumen eSPKB (Borang JANM08) oleh penyedia.
(b) Adakah penyedia menyemak ketepatan maklumat dan
dokumen sokongan yang disertakan adalah mencukupi.
(c) Adakah Penyata Pemungut telah diluluskan dengan
sempurna oleh Peraku I sebelum dibankkan. Rujuk proses pengauditan perakuan I dan II.
(d) Adakah Penyata Pemungut dicetak dalam dua salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Peraku I secara
manual.
(e) Adakah kutipan telah dimasukkan ke bank oleh Pegawai yang diberi kuasa dengan membawa kedua-
dua salinan Penyata Pemungut yang telah
ditandatangani oleh Pegawai Peraku I.
(f) Adakah salinan kedua Penyata Pemungut yang mengandungi catatan berkomputer mengenai butiran
kemasukan wang dikembalikan sebagai tanda
pengesahan kutipan telah dibankkan.
(g) Adakah semua transaksi kredit vot di Buku Tunai Cerakinan telah diambilkira dalam sistem.
(h) Adakah telah diluluskan dengan sempurna oleh Peraku
II selepas dibankkan.
(i) Adakah senarai semak dan salinan kedua Penyata
Pemungut disimpan bersama dalam fail untuk rujukan.
ICQ Versi 1/2012
9
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(j) Adakah PTJ mencetak laporan BV381 (bagi kredit vot)
untuk memastikan transaksi telah dikemaskini ke sistem dengan menyemak laporan berkenaan.
(k) Adakah tempoh memasukkan wang ke bank mengikut
tempoh yang telah ditetapkan.
D. KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASIL
2.16 Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248)
(a) Buku tunai direkod oleh pegawai selain juruwang. Sekiranya pegawai yang sama, surat kebenaran khusus
dari Akauntan Negara hendaklah diperolehi. [A.P. 73]
(b) Resit/Kupon direkod mengikut siri dan mengikut
pecahan kod yang betul dan pada hari yang sama. [A.P. 72]
(c) Diimbang dan diperiksa pada hujung hari oleh penyelia
serta ditandatangan ringkas. [A.P. 80(b)]
(d) Pemindaan angka ditandatangan ringkas oleh Ketua
Pejabat atau penyelia. [A.P. 147]
(e) Setiap kemasukan ke bank dicatat pada hari yang sama
dalam Buku Tunai Cerakinan. [A.P. 79(b)]
(f) Nombor dan tarikh Resit Perbendaharaan dicatat dalam
Buku Tunai Cerakinan. [A.P.80(d)]
(g) Ringkasan kutipan bulanan mengikut kod di Buku Tunai
Cerakinan. [Kawalan Dalaman] (Dapatkan bulan terakhir disediakan)
(h) Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) hendaklah dihantar
ke Cawangan Hasil, Bahagian Akaun KKM setiap bulan sebelum 10hb bulan berikutnya. [A.P. 145]
ICQ Versi 1/2012
10
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
2.17 Buku Tunai Kecil (Kew. 249)
(a) Adakah Pemungut Kecil mengemukakan kutipan setiap
hari atau setiap kali kutipan melebihi RM500 (tunai) atau RM2000 (tunai/cek/wang pos) kepada Pemungut
Utama ?
Jika tidak, senaraikan nama Pemungut-Pemungut Kecil
terbabit serta kriteria digunakan bila kutipan diserahkan.
(b) Buku Tunai Kecil beserta resit/kupon dan wang kutipan
hendaklah disemak (dengan menandatangan ringkas
ruangan jumlah kutipan harian) dan dihantar kepada Pemungut Utama. [A.P. 80(b)]
(c) Resit yang dikeluarkan oleh Pemungut Utama ditampal di Buku Tunai Kecil. Ruangan ‘Banyaknya diserah
kepada Bank atau Perbendaharaan’ dan ‘No. Resit
Perbendaharaan dan tarikh’ hendaklah diisi oleh Pemungut Utama. [A.P. 80(d)]
2.18 Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) [Kawalan Dalaman]
(a) Pastikan Laporan Terperinci dicetak setiap bulan untuk perbandingan dengan buku tunai.
(b) Hendaklah dicop tarikh dicetak bagi tujuan menentukan
tempoh penghantaran penyata penyesuaian hasil ke
Akauntan Negara.
2.19 Penyata Penyesuaian Hasil
(a) Disediakan dengan betul dan kemaskini setiap bulan
bagi setiap kod. Catatkan tarikh terakhir penyata penyesuaian yang disediakan. Ambil maklumat bulan
yang tidak disediakan. [A.P.143(b)]
(b) Perbezaan Buku Tunai dan Flimsi C330 dalam penyata
disiasat dan jika perlu pelarasan dibuat. Senaraikan
jenis pelarasan dan amaun yang tidak dibuat. [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 2/1986]
(c) Penyata Penyesuaian disediakan oleh pegawai yang
tidak ada kaitan dengan pungutan dan memasukkan wang ke bank. [Kawalan Dalaman]
ICQ Versi 1/2012
11
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(d) Disediakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh laporan
flimsi boleh dicetak seperti ditetapkan oleh JANM. Ambil maklumat seperti di Lampiran 4. [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia 2/1986]
2.20 Penyata Kira-Kira Diserah Untuk Di Audit (Kew. 253)
(a) Digunakan bagi menyenaraikan dokumen bulanan
untuk dihantar.
(Semenanjung Malaysia - Cawangan Hasil, KKM) (Sabah & Sarawak - Jabatan Akauntan Negara)
(b) Jika tiada kutipan dibuat, Buku Tunai kosong bersama
Kew. 68 dihantar ke Cawangan Hasil KKM/Jabatan Akauntan Negara. [A.P. 79(f)]
E. PENGHUTANG
2.21 Penyata Akaun Belum Terima (Tunggakan/ABT) [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2008, Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil 9 Tahun 2011]
Semua pemungut melaporkan ABT kepada Pegawai Pengawal
selewat-lewatnya sebulan selepas 30 Jun dan 31 Disember setiap tahun.
Nota : Sila ambil penyata ABT terkini. Pastikan notis
kompaun yang dibawa ke mahkamah telah diambil kira sebagai tunggakan hasil.
2.22 Daftar Cek Tak Laku [Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 1/1994]
(a) Disediakan untuk menyusul tindakan mendapat cek
gantian.
(b) Butiran yang perlu ada, tarikh terima, nama dan alamat
pembayar, tujuan bayaran, nama bank, amaun, no. dan tarikh cek, no. resit dan kenyataan. Maklumat cek
ganti hendaklah direkodkan.
(c) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.
F. PENGURUSAN HASIL SEWAAN
2.23 Daftar Kutipan Sewa Kantin/Ruang Pejabat [Kawalan Dalaman]
Disediakan dengan lengkap dan kemas kini seperti di Lampiran 5.
ICQ Versi 1/2012
12
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
2.24 ‘Vending Machine’
(a) Fail mengenai Vending Machine diselenggara dengan
lengkap dan kemas kini.
(b) Perjanjian Sewa Vending Machine disediakan dan
ditandatangani. [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]
(c) Daftar Kutipan Sewa Vending Machine disediakan
dengan lengkap seperti di Lampiran 6.
(d) Caj elektrik bagi penggunaan mesin minuman dikutip
seperti di Lampiran 7. [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]
2.25 Perjanjian Sewa Ruang Pejabat / Tapak [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994 dan Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24), Bahagian Perancangan Pembangunan]
(a) Ruang pejabat yang dikhaskan/diguna oleh pihak luar
(kelab, syarikat, bank, selain dari pihak Kerajaan).
(b) Disediakan dan ditandatangani antara Penyewa dan JKPTG/Kerajaan Negeri.
(c)
(d)
Adakah klausa amaun sewa, tempoh bayaran, deposit, bayaran utiliti dan denda bayaran lewat dinyatakan
dalam perjanjian.
Kadar sewa yang ditetapkan telah diluluskan oleh Jabatan Penilaian Persekutuan.
(e) Nyatakan tarikh penyewaan berkuat kuasa dan status penyewaan sekarang.
(f) Adakah deposit sewa dikutip mengikut perjanjian.
(g) Adakah sewa dikutip dengan sewajarnya.
(h) Adakah caj utiliti bagi meter guna sama dikutip setiap bulan mengikut perjanjian.
(i) Adakah suatu daftar diselenggarakan bagi kutipan caj
utiliti tersebut (termasuk maklumat resit). Contoh
daftar adalah seperti di Lampiran 8.
(j) Adakah kutipan direkod dalam daftar sewa dengan segera.
ICQ Versi 1/2012
13
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
(k) Adakah daftar sewa disemak oleh Ketua
Pejabat/Pegawai yang diberi kuasa.
2.26 Perjanjian Sewa Kantin [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 1/1994 dan Bil. (9)dlm.KKM(S)-57/T6/26 Jld. II bertarikh 18 Mac 2003 dan Surat Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan Ruj.KKM200-75/8/1/5 Jld.5 (24)]
(a) Disediakan dan ditandatangani antara Penyewa dengan
JKPTG.
(b) Adakah klausa amaun sewa, tempoh bayaran, deposit, bayaran utiliti, denda bayaran lewat dinyatakan dalam
perjanjian.
(c)
Adakah deposit dikutip dan rekod deposit disimpan
dengan selamat.
G. TERIMAAN HOSPITAL
2.27 Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital, [(72)dlm.KKM-203/03 Bhg.2] dan Pejabat Kesihatan/Pergigian Daerah [(29)dlm. KKM-203/03 Bhg. 3]
Disedia dan dihantar ke Cawangan Hasil, Kementerian Kesihatan Malaysia sebelum 14hb. bulan berikutnya.
2.28 Bil Hospital [Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital – (18)dlm. KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993]
Adakah Bil Hospital dikeluarkan apabila pesakit disahkan boleh keluar hospital (discaj).
2.29 Kutipan Hasil Menggunakan Kad Kredit [Garispanduan Mengenai Penggunaan Kad Kredit Bagi Menjelaskan Cagaran Dan Bil Hospital – Surat Bahagian Akaun KKM (42)dlm. K.K.Akaun 173/7/4, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 2 Tahun 2008, Surat Bahagian Akaun Bil. (61) KKA 173/PA 339 Jld.2 bertarikh 15 Mei 2008 – Pelaksanaan Kutipan Hasil Secara e-Payment di Hospital/Institusi dan Pelaksanaan Corporate ID Dalam Kutipan Melalui e-Payment)
a) Logo Kad Kredit ada dipaparkan di kaunter
pendaftaran dan kaunter bayaran dengan jelas untuk menarik perhatian orang ramai.
ICQ Versi 1/2012
14
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
b) Bayaran daripada syarikat kad kredit dimasukkan ke
bank dan butiran resit serta jumlah penerimaan dicatatkan ke dalam Buku Tunai bagi satu kemasukan
(one entry).
c) Bayaran komisyen diberi tidak melebihi kadar yang
diluluskan (dibawah objek 29000) diberi kepada pihak
syarikat kad kredit. Bayaran ini dibuat sebaik sahaja Resit Perbendaharaan diterima sebagai mengakui
penerimaan deposit diperolehi.
d) Butiran mengenai baucar bayaran komisyen dicatatkan dalam buku daftar. Contoh daftar adalah
seperti di Lampiran 9.
e) Pegawai yang menandatangani baucar bayaran
komisyen ada mengesahkan ketetapan bayaran berkenaan serta memastikan bayaran telah dijelaskan
oleh syarikat kad kredit.
f) Daftar yang mengandungi catatan bagi setiap baucar
bayaran komisyen ada ditandatangani oleh pegawai yang dibenarkan.
g) Penyata Pemungut bagi kutipan secara kad kredit
dicop “e-payment”
2.30 Fail Bil Hospital Selesai [Kawalan Dalaman]
Semua salinan bil yang telah dibayar dimasukkan dalam Fail
Bil Hospital Selesai.
2.31 Fail Bil Hospital Belum Selesai [Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital - (18)dlm. KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993]
a) Semua bil yang belum selesai dimasukkan dalam Fail
Bil Hospital Belum Selesai.
b) Semakan dibuat setiap hari pertama setiap minggu bertujuan untuk menyenangkan tugas menghantar
surat peringatan dan penyediaan penyata tunggakan hasil.
2.32 Surat Peringatan [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]
a) Adakah pihak hospital memaklumkan kepada
Penasihat Undang-Undang KKM sekiranya tidak menerima bayaran selepas Surat Peringatan Ketiga.
ICQ Versi 1/2012
15
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
b) Bagi kakitangan Kerajaan, adakah Surat Tuntutan
Potongan Gaji dikeluarkan kepada Ketua Jabatan selepas 14 hari daripada tarikh Surat Peringatan
Pertama.
c) Bagi kakitangan swasta adakah dimaklumkan kepada
KKM selepas 30 hari dari tarikh Surat Peringatan
Pertama untuk tuntutan daripada bank yang memberi jaminan.
2.33 Perakuan Hapuskira [Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]
a) Perakuan hapuskira hasil disediakan bagi bil-bil yang
dikumpulkan mengikut format yang ditetapkan.
b) Hapuskira hasil hendaklah dibuat setelah segala usaha telah diambil tetapi masih gagal dikutip.
Hapuskira hasil hendaklah dibuat sekurang-kurangnya 1 tahun sekali bagi tunggakan melebihi 6 tahun.
2.34 Daftar Caj Hospital (DCH) [Panduan Bagi Kutipan Dan Pengakaunan Hasil Hospital – (18)dlm.KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993 dan Panduan Kerja Perakaunan]
a) Maklumat pesakit direkod mengikut siri Nombor
Pendaftaran Pesakit (RN) diisi dengan lengkap dan
kemaskini.
b) Deposit hendaklah dikutip mengikut kadar deposit yang ditetapkan kecuali yang mendapat
pengecualian.
c) Daripada DCH pilih sampel bagi bulan/hari tertentu
pesakit yang tidak dikenakan apa-apa bayaran (tiada catatan nombor resit). Ambil maklumat seperti di
Lampiran 10 bagi sekurang-kurangnya 5 pesakit yang ditemui.
d) Adakah bil bagi pesakit yang belum diselesaikan dimasukkan dalam fail bil belum selesai ?
e) Daripada DCH (manual/ berkomputer) pilih sampel
bagi bulan/hari tertentu pesakit yang tidak dicatatkan
tarikh discaj dan tiada nombor bil (jika ada) dan ambil maklumat seperti di Lampiran 11.
f) Daripada DCH, pilih sampel (pastikan sampel
mengandungi warganegara dan bukan warganegara) bagi bulan/hari yang tidak mengemukakan deposit
sebagaimana yang sepatutnya. Ambil maklumat
ICQ Versi 1/2012
16
Soal Selidik Ya Tidak Ulasan
seperti di Lampiran 12.
g) Disediakan oleh pegawai selain daripada kasyer.
h) Disemak setiap hari oleh penyelia dengan Buku
Tunai. [A.P. 71(a)]
i) Adakah daftar sewa disemak oleh Ketua Pejabat/Pegawai yang diberi kuasa.
2.35 Laporan Perubatan [Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 3/1988 & Surat Bahagian Kewangan, KKM Bil. (96)dlm.KKM-203/29 bertarikh 11.6.1993, Surat Pekeliling Cawangan Pengurusan Hasil Bahagian Kewangan Bil 12 Tahun 2004]
Adakah setiap Laporan Perubatan yang diminta oleh PERKESO dikenakan bayaran yang ditetapkan
mengikut Pekeliling.
a) Tentukan sama ada semua tuntutan laporan
ringkasan oleh Pegawai Perubatan yang tidak melebihi RM40.00 dibayar 100% dan pembayaran
diproses di tempat Pegawai Perubatan bertugas.
b) Bayaran perkhidmatan penyediaan Laporan
Perubatan oleh Pegawai/Pakar Perubatan yang berjumlah RM80 ke atas diberi kelulusan 50%
daripada jumlah tuntutan dan tuntutan tersebut hendaklah dibuat melalui KKM.
c) Adakah daftar laporan perubatan diselenggarakan.
Contoh Daftar Laporan Perubatan adalah seperti di
Lampiran 13. [Kawalan Dalaman]
H. PEMERIKSAAN MENGEJUT
2.36
Pemeriksaan Mengejut di Pemungut Utama dan Pemungut Kecil
Kira wang tunai, cek dan wang pos dan pastikan ia
bersamaan dengan resit dan kupon (manual) atau laporan
resit harian bagi yang menggunakan sistem serta amaun yang diakaunkan dalam Buku Tunai. Isi maklumat semakan
seperti di Lampiran 14.
Jalankan pemeriksaan mengejut di kaunter hasil pemungut
utama dan kaunter hasil pemungut kecil yang dilawati.
ICQ Versi 1/2012
17
LAMPIRAN 1 (Perenggan 2.1)
Senarai Pemungut Kecil Di Bawah Pemungut Utama
(Termasuk Pejabat Yang Dilawati)
Bil. Nama Pemungut
Utama/Kecil Lokasi
Ada (√) Atau Tiada (X) Mengendali
Dokumen Berikut:
Surat Kuasa
Kew.67 Kew.248/ Kew.249
Kew.68
ICQ Versi 1/2012
18
LAMPIRAN 2 (Perenggan 2.2(a))
Buku Resit/Kupon Yang Tidak Direkod Satu Persatu Dan Bersiri
Dalam Kew. 67
Jenis Dokumen No. Siri Awal No. Siri Akhir Jumlah Buku Catatan
ICQ Versi 1/2012
19
LAMPIRAN 3 (Perenggan 2.2(b))
Baki Buku Resit/Kupon Yang Direkod Di Kew.67 Tidak Bersamaan Baki
Fizikal Dan Kew. 68
Perkara Jumlah Seperti
Dalam Kew.67
Jumlah Mengikut
Fizikal Catatan
ICQ Versi 1/2012
20
LAMPIRAN 4 (Perenggan 2.19(d))
Penyata Penyesuaian Hasil Tidak Dihantar Ke Cawangan Hasil Ibu Pejabat/
Cawangan Akauntan Negara Dalam Tempoh 14 Hari
Bulan/Tahun Tarikh Flimsi Dicetak Tarikh Penyata
Penyesuaian
Disediakan
Tarikh Dihantar
ICQ Versi 1/2012
21
LAMPIRAN 5 (Perenggan 2.23)
Contoh Daftar Sewa Kantin/Ruang Pejabat
Ruang Bangunan : Nama Penyewa : Alamat Penyewa : No. Rujukan Perjanjian : Tempoh Penyewaan : Sewa Sebulan : Jumlah Deposit : No. Rujukan Deposit : Denda Lewat Bayar Sewa : Maklumat Bayaran Sewa :
Bil. Bulan Amaun (RM)
No. Resit Tarikh Catatan
ICQ Versi 1/2012
22
LAMPIRAN 6 (Perenggan 2.24(c))
Contoh Daftar Kutipan Sewa Vending Machine
Nama Syarikat : Jenis Mesin : Caj Elektrik : Tarikh Pemasangan : Lokasi : Kelab Pengendali :
Bil. Bulan Amaun (RM) No. Resit Tarikh
ICQ Versi 1/2012
23
LAMPIRAN 7 (Perenggan 2.24(d))
Maklumat Vending Machine Yang Dipasang Di Kawasan PTJ
Bil. Jenis Bil. Unit
Caj
Dikenakan (RM)
Tarikh
Dipasang Nama Pengendali
(i)
Sejuk (500-600 watt)
(ii)
Sejuk dengan/ tanpa alat pemanas (4-6
amp)
(iii) Lain-lain (Nyatakan)
Jumlah
ICQ Versi 1/2012
24
Lampiran 8 (Perenggan 2.25(i))
Contoh Daftar Caj Utiliti
Ruang Bangunan : Nama Penyewa : Alamat Penyewa : No. Rujukan Perjanjian : Tempoh Penyewaan : Maklumat Bayaran Utiliti :
Bil. Bulan Amaun
(RM) No. Resit Tarikh Catatan
ICQ Versi 1/2012
25
LAMPIRAN 9
(Perenggan 2.29(d)) VISA
DAFTAR DRAF JUALAN, BAYARAN DAN KOMISEN
RUJUKAN HOSPITAL
DRAF JUALAN VISA BAYARAN DITERIMA KOMISEN DIBAYAR KEPADA VISA Pengesahan dan tandatangan Peg.
Tertinggi Yang Meluluskan
Baucar Komisen BIL. R/N Tarikh Nama Dlm. Kad
Kod Kelulusan
No. Draf Jualan
Jumlah Tarikh hantar ke
VISA
Tarikh No. Cek Jumlah
Tarikh No. VR/
Kelompok
Jumlah
RM SEN RM SEN RM SEN
ICQ Versi 1/2012
26
LAMPIRAN 10 Perenggan 2.34(c))
Senarai Pesakit Yang Tidak Dikenakan Sebarang Bayaran
(Tiada Catatan Nombor Resit)
Bil. No. R/N
Nama Tarikh Daftar
Tarikh Discaj
No. Bil
Jumlah Caj
Sebab Tidak Bayar
Catatan
Ada Dokumen Sokongan Yang Sah
ICQ Versi 1/2012
27
LAMPIRAN 11 (Perenggan 2.34(e))
Maklumat Pesakit Yang Tidak Dicatat Tarikh Discaj Dan
Nombor Bil
Bil. No. R/N Nama Tarikh Daftar Catatan
ICQ Versi 1/2012
28
LAMPIRAN 12 (Perenggan 2.34(f))
Senarai Warganegara Dan Bukan Warganegara
Yang Tidak Membayar Deposit
Bil. No.
R/N Nama Status
Tarikh
Daftar
Jumlah Deposit
Sepatutnya (RM)
Catatan
ICQ Versi 1/2012
29
Lampiran 13 [Perenggan 2.35(c)]
Contoh Daftar Laporan Perubatan
Bil. Tarikh Mohon
Nama Pesakit No. Kad
Pengenalan No. Resit/
Tarikh Jabatan Doktor
Tarikh Tandatangan
Tarikh DiBeri
Nota : Format adalah contoh sahaja dan boleh disesuaikan mengikut keperluan hospital.
ICQ Versi 1/2012
30
Lampiran 14 (Perenggan 2.36)
PEMERIKSAAN MENGEJUT TERIMAAN
Nama Pemungut:________________________
Tarikh dan Masa: ___________________________ 1. Kira dan pastikan wang tunai, cek dan wang pos fizikal berbanding resit/kupon
(manual) atau laporan resit harian bagi yang menggunakan sistem serta rekod dalam Buku Tunai.
A. WANG TUNAI Kiraan Wang Secara Fizikal
Pungutan Bilangan Jumlah
(RM)
RM 100
RM 50
RM 10
RM 5
RM 2
RM 1
Syiling 50 sen
Syiling 20 sen
Syiling 10 sen
Syiling 5 sen
JUMLAH
Jumlah tunai di tangan : RM________ (-) Jumlah rekod : RM________ Perbezaan : RM________
ICQ Versi 1/2012
31
B. WANG POS/CEK
WANG POS/CEK NO./ NAMA BANK/
TARIKH JUMLAH (RM)
Jumlah tunai di tangan : RM________ (-) Jumlah rekod : RM________ Perbezaan : RM________
Disahkan Oleh: Disemak Oleh: Tandatangan (Pegawai Bertanggungjawab): Tandatangan Juruaudit : Tarikh : Tarikh :