baccalaureat professionnel gestion … · gestion des règlements et traitement des litiges 1.2.2....

BACCALAUREAT PROFESSIONNEL

GESTION ADMINISTRATION

Rénovation de la filière tertiaire administratif

Bac pro COMPTABILITE Bac pro SECRETARIAT

Bac pro GESTION-ADMINISTRATION

De la comptabilité vers la gestion…

…du secrétariat vers l’administration

2

D. Vassal et C.Ribat – IEN ET - Rénovation du tertiaire administratif – 1er décembre 2011

LA NOTE D’OPPORTUNITE

Bac secrétariat et Bac comptabilité : quelques éléments de la note d’opportunité

Une des filières les plus importantes du second cycle professionnel

Sans pour autant être une filière attractive

Avec une ambition de poursuite d’études en BTS qui reste aléatoire

Avec une forte concurrence du niveau III pour les métiers de la comptabilité et de l’assistance

4

Les attentes des entreprises

Des interventions dans des activités :

d’information, de communication

de gestion,

commerciales

Une dimension d’interface relationnelle

Des compétences professionnelles affirmées.

Des qualités de communication pour adapter les propos et les attitudes aux interlocuteurs, à l’oral comme à l’écrit

Une culture quantitative de gestion au service de la décision

Autonomie et responsabilité

Maîtrise des technologies

Maitrise de compétences langagières et rédactionnelles

Maîtrise de compétences relationnelles et professionnelles

Maîtrise de savoirs-métiers (adaptabilité au contexte)

Celles-ci requièrent

De nouvelles fonctions

• Gestionnaire administratif

• Assistant administratif

• Agent de gestion administrative

• Employé administratif

• Adjoint administratif

• Technicien des services administratifs

• Gestionnaire commercial

• Gestionnaire du personnel

après la 3ème

ENTRÉE DANS LA VIE ACTIVE

…Gestionnaire administratif

…Technicien administratif

…Fonctions d’encadrement

POURSUITE D’ÉTUDES

BAC PRO (3ans) BAC PRO Gestion- Administration Niveau IV

BEP Métiers des services administratifs validés dès la classe de première Niveau V

BAC + 2 : BTS BTS ASSISTANT(E) de Gestion PME – PMI

BTS ASSISTANT(E) de Manager

BAC + 3 : LICENCE

PROFESSIONNELLE

Présentation du nouveau référentiel

Le nouveau référentiel

Pôle 1

Gestion

administrative

des

relations externes

Pôle 3

Gestion

administrative

interne

Pôle 2

Gestion

Administrative

des relations avec

le personnel

Pôle 4

Gestion

administrative

des

projets

Un ensemble de 55 situations professionnelles mises en œuvre dans 4 pôles

ACTIVITE

Pôle 1 STRUCTURATION DU BAC PRO GESTION ADMINISTRATION

3 CLASSES DE

SITUATION 14 SITUATIONS PROFESSIONNELLES

Pôle 1 :

Gestion

administrative

des relations

externes

Classe 1.1 Gestion

administrative avec les

fournisseurs

Classe 1.2 Gestion

administrative des

relations avec les

clients et les usagers

Classe 1.3 Gestion

administrative avec les

autres partenaires

1.1.1Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants

1.1.2. Traitement des ordres d’achat, des commandes

1.1.3. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

1.1.4. Évaluation et suivi des stocks

1.1.5. Gestion des règlements et traitement des litiges

1.2.1. Participation à la gestion administrative de la prospection

1.2.2. Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers

1.2.3. Traitement des devis, des commandes

1.2.4. Traitement des livraisons et de la facturation

1.2.5. Traitement des règlements et suivi des litiges

1.3.1. Suivi de la trésorerie et des relations avec les banques

1.3.2. Préparation des déclarations fiscales

1.3.3. Traitement des formalités administratives

1.3.4. Suivi des relations avec les partenaires-métiers

Pôle 2

Pôle 2 :

Gestion

administrative

des relations

avec le

personnel

Classe 2.1. Gestion

administrative courante

du personnel

Classe 2.2. Gestion

administrative des

ressources humaines

Classe 2.3. Gestion

administrative des

rémunérations et des

budgets

Classe 2.4. Gestion

administrative des

relations sociales

2.1.1. Tenue et suivi des dossiers des salariés

2.1.2. Gestion administrative des temps de travail

2.1.3. Préparation et suivi des déplacements du personnel

2.1.4. Transmission d’informations à destination du personnel

2.2.1. Participation au recrutement du personnel

2.2.2. Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil

2.2.3. Suivi administratif des carrières

2.2.4. Préparation et suivi de la formation du personnel

2.3.1. Préparation des bulletins de salaire

2.3.2. Préparation des déclarations sociales

2.3.3. Participation à la préparation et au suivi budgétaire

2.4.1 Suivi administratif des obligations liées aux instances

représentatives du personnel

2.4.2. Préparation des tableaux de bord, des indicateurs sociaux

2.4.3. Participation à la mise en œuvre de procédures relevant de la

santé et la sécurité

2.4.4. Participation à la mise en place d’activités sociales et

culturelles

Pôle 3

Pôle 3 :

Gestion

administrative

interne

Classe 3.1 Gestion des

informations

Classe 3.2 Gestion des modes

de travail

3.3 Gestion des espaces de

travail et des ressources

3.4 Gestion du temps

3.1.1. Collecte et recherche d’informations

3.1.2 Production d’informations structurées

3.1.3 Organisation et mise à disposition des informations

3.2.1 Organisation et suivi de réunions

3.2.2. Gestion des flux de courriers

3.2.3 Gestion des flux d’appels téléphoniques

3.2.4. Gestion d’espaces collaboratifs

3.3.1. Accueil, orientation et information des visiteurs des espaces

de travail

3.3.2 Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement

des espaces

3.3.3 Gestion des contrats de maintenance, abonnements, licences

informatiques

3.3.4 Participation au suivi du budget de fonctionnement du

service

3.3.5 Gestion des fournitures, consommables et petits

équipements de bureau

3.4.1 Gestion des agendas

3.4.2 Planification et suivi des activités

Pôle 4

Pôle 4 :

Gestion

administrative

des projets

Classe 4.1. Suivi opérationnel

du projet

Classe 4.2 Evaluation du

projet

4.1.1. Mise en forme et diffusion du descriptif du projet

4.1.2 Organisation de la base documentaire

4.1.3 Production d’états budgétaires liés au projet

4.1.4 Traitement des formalités et des autorisations

4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet

4.1.6 Mise en situation des acteurs du projet

4.1.7 Suivi des réunions liées au projet

4.1.8 Suivi logistique du projet

4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionnements liés au

projet

4.2.1 Participation à l’élaboration des documents de synthèse

4.2.2. Participation au rapport d’évaluation

4.2.3 Clôture administrative du projet

L’organisation

Une nouvelle organisation

Quitter le face à face …..

Une identité professionnelle affirmée

…Pour mettre les élèves en activité professionnelle

Une salle repensée en 3 espaces

Un financement possible en interne

A répartir entre professeur de

comptabilité et professeur de

communication

Grille horaire

PFMP

Elargissement des lieux de PFMP à tout type d’organisation proposant des activités de gestion administrative : •TPE •PME/PMI •ETI •Administrations •Collectivités territoriales •Associations

PFMP

•Durée : 22 semaines sur les 3 ans

16 semaines dans le cas d’un cycle en 2 ans

•Programmation des périodes : relève de l’autonomie des établissements et respecte la contrainte liée au BEP MSA (6 semaines)

LES ATELIERS REDACTIONNELS

•Pourquoi ? Parce que les savoirs rédactionnels se construisent : ils ne sont pas innés Parce que les écrits sont complexes pour nos élèves Parce que les professionnels en font un incontournable

LES ATELIERS REDACTIONNELS

•Comment ? Par la mise en place d’ateliers en co-disciplinarité (si possible)où chaque professeur apporte ses compétences disciplinaires spécifiques

ateliers d’observation et analyse du réel (avec des documents et supports de communication existants), Ateliers de simulation de situations professionnelles Ateliers de production d’écrits (consignes de sécurité, compte-rendu de réunion) Ateliers d’exploitation des PFMP

Les nouveaux outils

Liés aux évolutions technologiques

PGI progiciel de gestion intégré,

Deux solutions possibles :

- Utiliser le produit d’un éditeur privé (au choix de l’établissement et de l’équipe)

OU

- Utiliser OPEN ERP , logiciel libre de droit., implémenté d’un générateur d’activités mis en ligne sur le site du CERPEG

Ce Générateur d’activités va permettre aux équipes de travailler les situations professionnelles traversées par l’élève de manière individualisée. Chaque activité mise en œuvre est ancrée dans le référentiel de certification Bac pro GA et rattachée au BEP MSA.

GED gestion électronique des documents

CES OUTILS FONT PARTIE INTEGRANTE DES SAVOIRS ASSOCIES SONT UN MOYEN D’ACQUERIR LA COMPETENCE ET NON UN BUT EN SOI

L’approche pédagogique

Les composantes d’une situation professionnelle

Données de la situation Savoirs associés Performance attendue

- Les données commerciales et comptables de

l’organisation

- Les dossiers et informations sur les

fournisseurs et sous-traitants

- Les consignes de tenue des dossiers dans

l’entité

- Les règles et procédures de sécurité des

informations fournisseurs

- Les exigences en matière de confidentialité

- Les règles comportementales à adopter envers

les fournisseurs

- Un environnement numérique de travail de type

PGI

Savoirs de gestion et savoirs technologiques

- Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant,

prestataire, sous-traitant, centrale d’achat

- Les méthodes de classement et d’archivage

avec Électronique des Documents (GED)

- Les réductions commerciales et financières

- Le processus automatisé des informations

fournisseurs à l’aide d’un PGI

Savoirs juridiques et économiques

- Les types de structure des organisations

- Les biens et les services

- La sous-traitance

Complexité

- Absence de fichier fournisseur

- Cas d’un fournisseur également client

- Cas de sous-traitant d’un fournisseur

- Tarifs conditionnels et variables

- Relations avec des fournisseurs UE et hors UE

Aléas

- Informations incertaines sur un fournisseur

- Perte de l’historique fournisseur

- Anomalies dans un catalogue fournisseur

- Défaillance d’un fournisseur ou d’un sous-

traitant

Compétences Critère d’évaluation

Résultats attendus

Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont

mis à jour en permanence. Actualiser une base de données fournisseurs Fiabilité et exhaustivité des informations relatives

aux fournisseurs

Pôle 1 – Gestion administrative des relations externes Aptitude générale : Maintenir la relation avec des tiers

Classe 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs 1.1.1 Tenue des dossiers fournisseurs et sous-

traitants

Situation professionnelle

FINALITE

S’approprier le suivi administratif de la chaine commerciale.

EXEMPLE D’ACTIVITE

COMPETENCES MISES EN OEUVRE

OBJET

Réception et traitement d’une commande client

Passer des commandes fournisseurs Suivre le processus commande/livraison/facturation fournisseurs Assurer le traitement de devis et commandes clients Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation clients

OUTILS ET SUPPORT

CONTEXTE

Les élèves sont répartis en groupe de 4 élèves, chaque groupe représentant une entité (entreprise Biomag). Cette entreprise a donc été dupliquée 4 fois : - biomag01 : 4 élèves - biomag02 : 4 élèves - biomag03 : 4 élèves - biomag04 : 4 élèves Dans chacune des entités les rôles suivants ont été affectés aux élèves : - 1 élève responsable de la gestion administrative (c’est le chef !) - 1 élève responsable de la gestion administrative des ventes - 2 élèves responsables de la gestion administrative des achats

- Nombre d’ordinateurs : 16 - Open ERP version 6.0.3 - un tutoriel « Découvrir Open ERP par l'exemple » - L’organigramme, les règles de travail et les processus

ORGANISATION

Ce scénario pédagogique s’adresse à un groupe de seconde de 16 élèves

REGLES DE TRAVAIL ET PROCESSUS

Responsable de la gestion administrati

ve

Responsable de la gestion administrati

ve

Gestionnaire administratif

des ventes

Gestionnaire administratif

des achats

réceptionne une commande client

commande les produits manquants auprès des fournisseurs

prépare la commande du client (BC, BL, Facture ‘brouillon’)

contrôle tous les documents (achats, ventes) et valide les factures (passage de l’état brouillon à l’état ouverte ce qui entraine la génération des écritures comptables)

Alerte sur les quantités à commander

Signale la livraison des

produits commandés

En fin de cycle

SCENARIO PAS A PAS ETAPE SITUATIONS PROFESSIONNELLES SAVOIRS ASSOCIES

Responsable de la gestion

administrative

Réception des commandes

clients par courriel

Contrôle de l’état des stocks

Transmission de la demande

des besoins en produits

1.1.4. Évaluation et suivi des stocks - Les procédures automatisées de suivi des stocks


- Les écrits professionnels

- Les règles de la communication professionnelle

Gestionnaire administratif des

achats

Traitement des achats

Réception administrative

des produits commandés

Transmission de l’état des

opérations aux autres

services

1.1.2. Traitement des ordres d’achat, des commandes - Les différentes procédures d’achat, dont l’appel

d’offres

- Le processus automatisé des achats et des approvisionnements à l’aide d’un PGI

1.1.3. Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalies

- Les plannings de livraison et la réception des

marchandises

- Le processus automatisé des livraisons et factures

à l’aide d’un PGI

- La chaîne des documents commerciaux

1.1.4. Évaluation et suivi des stocks - Les procédures automatisées de suivi des stocks




Gestionnaire administratif des

ventes

Création des bons de

commande, de livraison et

des factures

Transmission de l’état des

opérations au responsable

de la gestion administrative

1.2.3. Traitement des devis, des commandes - La chaîne des documents commerciaux

- Le processus automatisé du traitement des

commandes et des devis à l’aide d’un PGI

- La dématérialisation des documents commerciaux


- Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l’aide d’un PGI





Responsable de la gestion

administrative

Contrôle et validation de la

facturation


- Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l’aide d’un PGI





Mise en œuvre avec le PGI

Un PGI, programme de gestion intégré, est constitué d'une suite de modules qui, de façon transparente, gèrent le système d'information de l'entreprise. Les PGI leaders du marché (SAP, Adonix) ont investi les grandes entreprises, puis les PME-PMI se sont emparées du concept en adaptant leur organisation aux PGI via des produits plus aisés à paramétrer mais aussi moins ambitieux (CEGID, OpenERP, EBP BusinessLine …). Un PGI modifie souvent l'organisation administrative de l'entreprise, il modifiera aussi la démarche didactique.

UNE SOLUTION PROPOSEE PAR LE CERPEG : OpenERP : C’est un progiciel intégré de gestion ouvert, libre de droits comprenant de nombreux modules et notamment : gestion des ventes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion de projets et des activités de services, ressources humaines et gestion documentaire…

Un serveur de messagerie : Gestion de courriel entre les différents acteurs.

Un générateur d’applications : il permet au professeur de proposer aux élèves des travaux individualisés. Pour chaque élève, il est ainsi possible de choisir le contenu de la situation professionnelle en adaptant :

• la quantité d'informations à traiter • le degré de complexité du travail à effectuer • le type d'aléas éventuels

CREATION DE LA COMMANDE CLIENT

Sélection de la situation professionnelle

CREATION DE LA COMMANDE CLIENT

Toutes les composantes de la situation professionnelle

La situation professionnelle sélectionnée et sa place dans le référentiel

PRISE DE CONNAISSANCE DES ACTIVITES A REALISER

PAGE D’ACCUEIL DE L’INTERFACE WEB D’OPENERP

Ce scénario peut être reproduit, en temps réel, afin de s’assurer que les compétences sont acquises. On peut ajouter un niveau de complexité ou d’aléa pour les groupes maîtrisant le processus.

L’accent sera mis sur la découverte et la maîtrise du processus au moment de la formation. Nos élèves sont très rapidement capables de créer un document commercial, il est plus difficile pour eux de comprendre le suivi administratif de la chaîne

commerciale

LES EPREUVES D’EXAMEN

•E2 : Gestion administrative des relations avec le personnel : mode ponctuel écrit (3 heures – coef 4)

Une étude de cas comprenant plusieurs dossiers indépendants selon les classes de situations 21, 22, 23, 24 La correction est assurée par un enseignant chargé des enseignements professionnels


•E 3 : Pratiques professionnelles de gestion administratives (CCF, coef 10) : épreuve prenant en compte la formation en milieu professionnel

E31 : pôle 1 - gestion administrative des relations externes (coef 3) E32 : pôle 3 - gestion administrative interne (coef 4) E33 : pôle 4 - gestion administrative des projets (coef 2) E34 : PSE


•E3 : •1 situation d’évaluation par sous-épreuve (3 situations) qui s’appuie sur le dossier professionnel du candidat :

l’extrait du passeport professionnel correspondant aux classes de situation du pôle évalué le compte-rendu d’évaluation des PFMP, dûment complété par les tuteurs


•Qui évalue ? Le professeur ou le formateur en charge des enseignements professionnels Le professeur ou le formateur de lettres en charge des ateliers rédactionnels