bab iv rancangan sistem usulan...44 bab iv rancangan sistem usulan 4.1 . umum di era modern ini,...
TRANSCRIPT
-
44
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 . Umum
Di era modern ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut intansi-
intansi pemerintahan di tingkat Desa harus menerapkan sebuah pengolahan data
yang terkomputerisasi sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dan
akurat. Sistem informasi kependudukan dimaksudkan untuk meningkatkan
efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat. Kelurahan Desa Cadassari selama ini
menerapkan sistem informasi masih dalam bentuk manual sehingga
memperlambat dalam proses penambahan, perubahan maupun penghapusan data.
Selain itu penyimpanan datanya masih dalam bentuk berkas-berkas sehingga
memperlambat dalam pengaksesan datanya.
Untuk itu, penulis akan memcoba membuat sistem yang akan diusulkan
pada instansi pemerintahan Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Kabupaten
Purwakarta dan diharapkan sistem usulan ini nantinya dapat membuat petugas
lebih efektif dalam penggunaan komputer yang masih bisa menggunakan software
yang nantinya bisa lebih mempermudah petugas juga lebih efisien dalam waktu
pengerjaannya. Software yang penulis usulkan yakni menggunakan aplikasi
Microsoft Visual Basic 6.0.
-
45
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Berikut ini merupakan deskripsi mengenai Sistem Usulan dari Sistem
Informasi Pengelolaan Data Pendudukan Pada Kantor Kelurahan Desa Cadassari
Kecamatan Tegalwaru Kabupaten Purwakarta.
1. Proses Surat Keterangan Kematian
Apabila terjadi Kematian, maka salah satu dari Keluarga harus melapor ke
pihak kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat Keterangan Kematian
beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang diminta. Setelah
semua persyaratan diterima, lalu dilakukan pengecekan ulang terhadap
persyaratan. Jika tidak sesuai maka akan melakukan konfirmasi pembatalan
pembuatan Surat Keterangan Kematian. Jika sudah sesuai dengan
persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan melakukan input data
kematian kedalam file Input Data Kematian, mencetak Surat Keterangan
Kematian dan Kepala Desa mendatangani Surat Keterangan kematian dan
membuat sebanyak 2 rangkap.
2. Proses Surat Keterangan Kelahiran
Penduduk datang ke Kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat
Keterangan Kelahiran beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang
diminta. Setelah semua persyaratan tersebut diterima, lalu dilakukan
pengecekan ulang terhadap persyaratan. Jika tidak sesuai maka akan
melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan Kelahiran.
Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan
akan melakukan input data kelahiran kedalam file Input Data Kelahiran,
-
46
mencetak Surat Keterangan Kelahiran serta Kepala Desa mendatangani
Surat Keterangan kelahiran dan membuat sebanyak 2 rangkap.
3. Proses Surat Keterangan Pindah
Penduduk yang ingin Pindah datang ke Kantor Kepala Desa untuk
mengajukan Surat Keterangan Pindah beserta membawa dan menyerahkan
persyaratan yang diminta. Setelah semua persyaratan tersebut diterima, lalu
dilakukan pengecekan ulang terhadap persyaratannya. Jika tidak sesuai
maka akan melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan
Pindah. Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala
Desa akan melakukan input data pindah kedalam file Input Data Pindah,
mencetak Surat Keterangan Pindah serta Kepala Desa mendatangani Surat
Keterangan Pindah dan membuat sebanyak 2 rangkap..
4. Proses Pembuatan Laporan
Data yang akan dilaporkan adalah semua Data Kependudukan yang telah
diarsipkan dan yang pembuatannya rangkap 2 (dua). Dan data yang telah
diarsipkan tersebut akan diproses untuk format laporan yang akan
diserahkan ke Kepala Desa sebagai Laporan Wajib Penduduk.
-
47
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
4.3.1 Diagram Konteks Sistem Usulan
0
SISTEM
INFORMASI
PENGELOLA
AN DATA
PENDUDUK
Fotocopy Kartu Keluarga
Data Kematian
Data Kelahiran
Data Pindah
Surat Keterangan Kematian
Surat Keterangan Kelahiran
Surat Keterangan Pindah
Lapor
an
Kemat
ian
Lapo
ran
Kela
hiran
Lapor
an
Pinda
h
PENDUDUK
KEPALA
DESA
Surat
Ketera
nagn
Pinda
h
Cetak
Sura
t
Ket
eran
agn
Kel
ahir
an
Ceta
k
Surat
Ketera
nagn
Kemat
ian
Cetak
Fotocopy KTP
Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Usulan
-
48
4.3.2 Diagram Nol Sistem Usulan
PENDUDUK
1.0
PROSES
SURAT
KETERANGAN
KEMATIAN
2.0
PROSES SURAT
KETERANGAN
KELAHIRAN
KEPALA DESA
4.0
PEMBUATAN
LAPORAN
3.0
PROSES SURAT
KETERANGAN
PINDAH
Surat Keterangan
Kematian
Fotocopy Kartu
Keluarga
Surat Keterangan
Kematian Cetak
Surat Keterangan Kematian
Tandatangan
*D1 File Penduduk
**D2File Surat Keterangan
Kematian
Berkas
Persyaratan
Surat Keterangan
Kelahiran
Surat Keterangan
Kelahiran Cetak
Surat Keterangan
Kelahiran Tandatangan
*D1 File Penduduk
**D3File Surat Keterangan
Kelahiran
Berkas
Persyaratan
Surat Keterangan
Pindah
**D4 File Surat Keterangan Pindah
Surat Keterangan Pindah
Cetak
Surat Keterangan Pindah
Tandatangan
*D2File Surat Keteranagn
Kematian
**D3File Surat Keterangan
Kelahiran
Data Penduduk
Data Penduduk
Data Penduduk
Data Penduduk
Laporan Surat Keterangan
Kematian
Laporan Surat Keterangan Kelahiran
Laporan Surat Keterangan
Pindah
*D1 File Penduduk
Fotocopy KTP
Gambar IV.2
Diagram Nol Sistem Usulan
-
49
4.3.3 Diagram Detail Proses 1 Pembuatan Surat Keterangan Kematian
Sistem Usulan
Berkas
Persyaratan
Kematian
1.1
Cek
Persyaratan
2.1
Input Data
Surat
Keterangan
Persyaratan
diterima
4.1
Penyerahan
Surat
Keterangan
Surat
Keterangan
Kematian
TandatanganSurat Keterangan
Kematian
D1 File Penduduk
D2 File Surat Keterangan Kematian
Surat
Keterangan
Kematian
3.1
Cetak Surat
Keterangan
Surat
Keterangan
Kematian Cetak
Gambar IV.3
Diagram Detail Proses 1.0 Pembuatan Surat Keterangan Kematian Sistem
Usulan
-
50
4.3.4 Diagram Detail Proses 2.0 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran
Sistem Usulan
Berkas
Persyaratan
Kelahiran
2.1
Cek
Persyaratan
2.2
Input Data
Surat
Keterangan
Persyaratan
diterima
2.4
Penyerahan
Surat
Keterangan
Surat
Keterangan
Kelahiran
TandatanganSurat Keterangan
Kelahiran
D1 File Penduduk
D3 File Surat Keterangan Kelahiran
Surat
Keterangan
Kelahiran
2.3
Cetak Surat
Keterangan
Surat
Keterangan
Kelahiran Cetak
Gambar IV.4
Diagram Detail Proses 2.0 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran Sistem
Usulan
-
51
4.3.5 Diagram Detail Proses 3.0 Pembuatan Surat Keterangan Pindah Sistem
Usulan
Berkas
Persyaratan
Pindah
3.1
Cek
Persyaratan
3.2
Input Data
Surat
Keterangan
Persyaratan
diterima
3.4
Penyerahan
Surat
Keterangan
Surat
Keterangan
Pindah
TandatanganSurat Keterangan
Pindah
D1 File Penduduk
D4 File Surat Keterangan Pindah
Surat
Keterangan
Pindah
3.3
Cetak Surat
Keterangan
Surat
Keterangan
Pindah Cetak
Gambar IV.5
Diagram Detail Proses 3.0 Pembuatan Surat Keterangan Pindah Sistem
Usulan
-
52
4.3.6 Diagram Detail Proses 4.0 Pembuatan Laporan Sistem Usulan
4.1
LAPORAN SURAT
KETERANGAN
KEMATIAN
4.2
LAPORAN SURAT
KETERANGAN
KELAHIRAN
4.3
LAPORAN SURAT
KETERANGAN
PINDAH
Laporan Surat Keterangan
Kematian
Laporan Surat Keterangan
Kelahiran
Laporan Surat Keterangan
Pindah
D2File Surat Keterangan
Kematian
D1 File Penduduk
D3File Surat Keterangan
Kelahiran
D4File Surat Keterangan
Pindah
Gambar IV.6
Diagram Detail Proses 4.0 Pembuatan Laporan Sistem Usulan
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Adapun kamus data Sistem Usulan pada Sistem Pengelolaan Data
Penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Purwakarta adalah sebagai
berikut :
A. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus data : Copy KTP
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
-
53
Arus Data : Penduduk – Proses 1.0, Penduduk – Proses 2.0,
Penduduk – Proses 3.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data penduduk yang mati, lahir
dan pindah.
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian,
Kelahiran dan Pindah.
Volume : 1-2 Lembar
Struktur Data : Header+Isi
Header = Nm_Provinsi+Nm_Kabupaten
Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+
Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+Status_Perkawinan
+Pekerjaan+Kewarganegaraan+Masa_BerlakuKTP}
Keterangan:
Alamat = RT/RW+Kel/Desa+Kecamatan
2. Nama Arus data : Copy KK
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Penduduk – Proses 1.0, Penduduk – Proses 2.0,
Penduduk – Proses 3.0
Penjelasan : Untuk mengetahui data penduduk yang mati, lahir
dan pindah.
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian,
Kelahiran dan Pindah.
Volume : 1-2 Lembar
-
54
Struktur Data : Header+Isi
Header = Judul+No_KK
Isi = 1 {Nm_Lengkap+NIK+Jenis_Kelamin+
Tempat_ Lahir+Tanggal_Lahir+Agama+Pendidikan+
Jenis_Pekerjaan+Status_Pernikahan+
Status_Hubungan_Keluagra+Kewarganegaraan+
Dokumen_Imigrasi+Nama_Orangtua}
Keterangan:
Dokumen Imigrasi = No.Pasport+No.KITAS/KITAP
B. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus data : Surat Keterangan Kematian
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Penduduk – Proses 1.0
Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Kematian
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian
Volume : 2 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Nama_Desa
Isi = 1 {No_surat_Keterangan_Kematian+ NIK + Hari +
Tempat + Tanggal + Jam + Sebab}
Footer = Tandatangan_Kepala_Desa
Keterangan:
Tandatangan Kepala Desa = Tanggal Surat + Nama
-
55
2. Nama Arus data : Surat Keterangan Kelahiran
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Penduduk – Proses 2.0
Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Kelahiran
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kelahiran
Volume : 2 Lembar
Struktur Data : Header+Isi
Header = Judul+Nama_Desa
Isi = 1 { No_Surat_Keterangan_Kelahiram + Nama_Anak
+ Jenis_Kelamin + Hari + Tempat + Tanggal +
NIK_Ibu + Nama_Ibu + NIK_Ayah + Nama_Ayah}
3. Nama Arus data : Surat Keterangan Pindah
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Penduduk – Proses 3.0
Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Pindah
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Pindah
Volume : 2 Lembar
Struktur Data : Header+Isi
Header = Judul+Nama_Desa
Isi = 1 {No_Surat_Keterangan_Pindah + NIK
+ Alamat_Pindah + Rencana_Pindah + Kecamatan +
Kota + Provinsi}
-
56
4. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Kematian
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Desa
Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk mati
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian
Volume : 2 Lembar
Struktur Data : Header+Isi
Header = Judul_Laporan_Surat + Priode
Keterangan:
Priode = Bulan+Tahun
Isi = 1 {NIK + Nama _Lengkap + Jenis_Kelamin + Umur
+ Hari + Tempat + Tanggal + Jam + Sebab}
5. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Kelahiran
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Desa
Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk lahir
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kelahiran
Volume : 2 Lembar
Struktur Data : Header+Isi
Header = Nm_Desa+Judul+Priode
Keterangan:
Priode = Bulan+Tahun
-
57
Isi = 1 {Nama_Anak + Jenis_Kelamin + Hari + Tempat +
Tanggal + NIK_Ibu + Nama_Ibu + NIK_Ayah +
Nama_Ayah}
6. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Pindah
Alias : -
Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Desa
Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk mati
Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Pindah
Volume : 2 Lembar
Struktur Data : Header+Isi
Header = Nm_Desa+Judul+Priode
Keterangan:
Priode = Bulan+Tahun
Isi = 1 {NIK + Nama_Lengkap + Alamat_Pindah +
Rencana_Pindah + Kecamatan + Kota + Provinsi}
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang
diperlukan dalam proses yang dapat menghasilkan dokumen keluaran yang
diinginkan, adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Copy KTP
-
58
Fungsi : Sebagai Syarat Permohonan Pembuatan Surat
Kematian, Kelahiran dan Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 - 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan Surat Keterangan
Kematian, Kelahiran dan Pindah
Bentuk : Lampiran C.1
2. Nama Dokumen : Copy KK
Fungsi : Sebagai Syarat Permohonan Pembuatan Surat
Kematian, Kelahiran dan Pindah
Sumber : Penduduk
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 - 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan Surat Keterangan
Kematian, Kelahiran dan Pindah
Bentuk : Lampiran C.2
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah semua dokumen hasil dari proses yang
telah terjadi pada sistem. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah
sebagai berikut:
-
59
1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian
Fungsi : Bukti Pernyataan Kematian
Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan
kematian
Bentuk : Lampiran D.1
Lampiran D.1
Gambar IV.7
Surat Keterangan Kematian
-
60
2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kelahiran
Fungsi : Bukti Pernyataan telah lahir
Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan
kelahiran
Bentuk : Lampiran D.2
Lampiran D.2
Gambar IV.8
Surat Keterangan Kelahiran
-
61
3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah
Fungsi : Bukti Pernyataan telah Pindah
Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa
Tujuan : Penduduk
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan
pindah
Bentuk : Lampiran D.3
Lampiran D.3
Gambar IV.9
Surat Keterangan Pindah
-
62
4. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Kematian
Fungsi : Laporan Pernyataan Kematian
Sumber : KAUR Pemerintahan
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 -2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan
Kematian
Bentuk : Lampiran D.4
Lampiran D.4
Gambar IV.10
Laporan Surat Keterangan Kematian
-
63
5. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Kelahiran
Fungsi : Laporan Pernyataan Telah Lahir
Sumber : KAUR Pemerintahan
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 - 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan
Kelahiran
Bentuk : Lampiran D.5
Lampiran D.5
Gambar IV.11
Laporan Surat Keterangan Kelahiran
-
64
6. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Pindah
Fungsi : Laporan Pernyataan Telah Pindah
Sumber : KAUR Pemerintahan
Tujuan : Kepala Desa
Media : Kertas
Jumlah : 1 - 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan
Pindah
Bentuk : Lampiran D.6
Lampiran D.6
Gambar IV.12
Laporan Surat Keterangan Pindah
-
65
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Berikut adalah ERD (Entity Relationship Diagram) yang dibuat untuk
sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru
Purwakarta :
Membuat
Penduduk
Surat
Keterangan
Kematian
Membuat
Membuat
Surat
Keterangan
Kelahiran
Surat
Keterangan
Pindah
NIK
Nama_Le
ngkapJenis_Kel
amin
Tempat_
LahirTanggal_
Lahir
Umur
Alamat
Agama
Status
Pekerjaan
Golongan
_Darah
No_Surat_
Kematian
NIK
Jenis_Kel
aminUmur
Pekerjaan
Alamat
Nama
Hari
TanggalJam
Tempat
Sebab
No_Surat_
Kelahiran
Hari
Jenis_Kel
amin
No_Surat_
Pindah
Nama
Jenis_Kel
aminTempat_
Lahir
Tanggal_
Lahir
Alamat_
Pindah
Rencana_
Pindah
Kecamata
n
Provinsi
1
1
1 1
1 1
No_KK
Status
Penduduk
Kota
Gambar IV.13
Entity Relationship Diagram
-
66
Berikut adalah LRS (Logical Record Structure) yang dibuat untuk
sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru
Purwakarta :
SURAT KETERANGAN
KEMATIAN
SURAT KETERANGAN
KELAHIRAN
SURAT KETERANGAN
PINDAH
No_Surat_Kematian (PK)
NIK (FK)
Hari
Tanggal
Jam
Tempat
Sebab
No_Surat_Kelahiran (PK)
Hari
Tanggal
Tempat
Nama_Anak
Jenis_Kelamin
NIK_Ibu (FK)
Nama_Ibu
NIK_Ayah (FK)
Nama_Ayah
No_Surat_Pindah (PK)
NIK (FK)
Alamat_Pindah
Rencana_Pindah
Kota
Kecamatan
Provinsi
PENDUDUK
NIK (PK)
No_KK (AK)
Nama_Lengkap
Jenis_Kelamin
Tempat_Lahir
Tanggal_Lahir
Umur
Alamat
Golongan_Darah
Agama
Status
Pekerjaan
Status_Penduduk
1
1
1 1
1 1
Keterangan: PK (Primary Key)
FK (Foregen Key)
AK (Alternatif Key)
Gambar IV.14
Logical Record Structure
-
67
4.5.4. Spesifikasi File
A. File Data Penduduk
Nama File : File Data Penduduk
Akronim : Penduduk
Fungsi : Untuk menyimpan data Penduduk
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 192 Karakter
Kunci Field : NIK
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.1.
Spesifikasi File Data Penduduk
NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket
1. NIK NIK Text 16 PK
2. No Kartu Keluarga No_Kartu_Keluarga Text 16
3. Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 30
4. Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 1
5. Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 20
6. Tanggal Lahir Tangga_Lahir Date/Time -
7. Umur Umur Number -
8. Alamat Alamt Text 50
9. Golongan Darah Golongan _Darah Text 2
10. Agama Agama Text 15
11. Status Status Text 20
12. Pekerjaan Pekerjaan Text 20
13. Status Penduduk Status_Penduduk Text 10
-
68
B. File Data Admin
Nama File : File Data Admin
Akronim : Penduduk
Fungsi : Untuk menyimpan data admin
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 70 Karakter
Kunci Field : Password
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.2.
Spesifikasi File Data Admin
NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket
1. Password Password Text 10 PK
2. Username Username Text 10
3. ID Admin ID_Admin Text 10
4. Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 30
5. Jabatan Jabatan Text 10
C. File Data Kematian
Nama File : File Data Kematian
Akronim : Kematian
Fungsi : Untuk menyimpan data Kematian
Tipe : File Transaksi
-
69
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 92 Karakter
Kunci Field : No_Surat_Kematian
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.3.
Spesifikasi File Data Kematian
NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket
1. No Surat Kematian No_Surat_Kematian Text 16 PK
2. NIK NIK Text 16
3. Hari Hari Text 10
4. Tempat Tempat Text 20
5. Tanggal Tanggal Date/Time -
6. Jam Jam Date/Time -
7. Sebab Sebab Text 30
D. File Data Kelahiran
Nama File : File Data Kelahiran
Akronim : Kelahiran
Fungsi : Untuk menyimpan data Kelahiran
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
-
70
Media : Hard Disk
Panjang record : 169 Karakter
Kunci Field : No_Surat_Kelahiran
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.4.
Spesifikasi File Data Kelahiran
NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket
1. No Surat Kelahiran No_Surat_Kelahiran Text 16 PK
2. Nama Anak Nama_Anak Text 30
3. Hari Hari Text 10
4. Tempat Tempat Text 20
5. Tanggal Tanggal Date/Time -
6. Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 1
7. NIK Ibu NIK_Ibu Text 16
8. Nama Ibu Nama_Ibu Text 30
9. NIK Ayah NIK_Ayah Text 16
10. Nama Ayah Nama_Ayah Text 30
E. File Data Pindah
Nama File : File Data Pindah
Akronim : Pindah
Fungsi : Untuk menyimpan data Pindah
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
-
71
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang record : 182 Karakter
Kunci Field : No_Surat_Pindah
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.5.
Spesifikasi File Data Pindah
NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket
1. No Surat Pindah No_Surat_Pindah Text 16 PK
2. NIK NIK Text 16
3. Alamat Pindah Alamat_Pindah Text 30
4. Rencana Pindah Rencana_Pindah Text 30
5. Kota Kota Text 30
6. Kecamatan Kecamatan Text 30
7. Provinsi Provinsi Text 30
4.5.5. Struktur Kode
Sistem pengkodean digunakan untuk memudahkan pencarian data yang
dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk tujuan mengklarifikasikan data,
masukan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-maacam
informasi yang berhubungan dengan kode tersebut.
Tipe kode yang digunakan adalah tipe kode grup. Kode grup merupakan
kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti, keuntungan
menggunakan kode grup adalah mudah diperluas dapat ditambah atau diganti
-
72
sebagian juga menunjukan jenjang dari data. Struktur kode yang digunakan dalam
komputerisasi sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan
Tegalwaru Purwakarta pada sistem usulan sebagai berikut:
1. NIK
Nama Kode : NIK
Fungsi : Sebagai Kode NIK
Panjang : 16 (EnamBelas) digit
Bentuk :
XX XX XX XXXXXX XXXX
Contoh :
3214081506950004
Keterangan :
32 : Kode Provinsi
14 : Kode Kabupaten
08 : Kode Kecamatan
150695 : Tanggal Lahir
0004 : No Seri
2. No Kartu Keluarga
Nama Kode : No_Kartu_Keluarga
Fungsi : Sebagai Kode No Kartu Keluarga
Panjang : 16 (Enam Belas) digit
Kode Provinsi
Kode Kabupaten
Kode Kecamatan
Tanggal Lahir
No Seri
-
73
Bentuk :
XX XX XX XXXXXX XXXX
Contoh :
3214080211100014
Keterangan :
32 : Kode Provinsi
14 : Kode Kabupaten
08 : Kode Kecamatan
021110 : Tanggal Cetak
0014 : No Seri
3. No Surat Kematian
Nama Kode : No_Surat_Kematian
Fungsi : Sebagai Kode No Surat Kematian
Panjang : 16 (Enam Belas) digit
Bentuk :
XXX XXXX X-XXX X XXXX
Kode Provinsi
Kode Kabupaten
Kode Kecamatan
Tanggal Pencetakan
No Seri
No Surat Kematian
No Surat Keluar
Keterangan Surat
Bulan Surat
Tahun Surat
-
74
Contoh :
045/5295/S-Kel/IX/2015
Keterangan :
045 : No Surat Kematian
5295 : No Surat Keluar
S-Kem : Keterangan Surat
IX : Bulan Surat
2015 : Tahun Surat
4. No Surat Kelahiran
Nama Kode : No_Surat_Kelahiran
Fungsi : Sebagai Kode No Surat Kelahiran
Panjang : 16 (Enam Belas) digit
Bentuk :
XXX XXXX X-XXX X XXXX
Contoh :
045/5295/S-Kel/IX/2015
Keterangan :
045 : No Surat Kelahiran
No Surat Kelahiran
No Surat Keluar
Keterangan Surat
Bulan Surat
Tahun Surat
-
75
5295 : No Surat Keluar
S-Kel : Keterangan Surat
IX : Bulan Surat
2015 : Tahun Surat
5. No Surat Pindah
Nama Kode : No_Surat_Pindah
Fungsi : Sebagai Kode No Surat Pindah
Panjang : 16 (Enam Belas) digit
Bentuk :
XXX XXXX X-XXX X XXXX
Contoh :
045/5295/S-Pin/IX/2015
Keterangan :
045 : No Surat Pindah
5295 : No Surat Keluar
S-Pin : Keterangan Surat
IX : Bulan Surat
2015 : Tahun Surat
No Surat Kematian
No Surat Keluar
Keterangan Surat
Bulan Surat
Tahun Surat
-
76
4.5.6. Spesifikasi Program
0.1
Menu Utama
1.0 2.0 4.0
0.00.0 0.0
File_Master Cetak_Surat Tentang
1.1
Data
Penduduk
1.0
2.1
2.0
Surat
Keterangan
Kematian
4.1
4.0
Profil Instansi
2.2
2.0
Surat
Keterangan
Kelahiran
2.3
Surat
Keterangan
Pindah
2.0
Logout
5.0
0.0
3.0
0.0
Laporan
3.1
3.0
3.2
3.0
3.3
3.0
Laporan Surat
Keterangan
Kematian
Laporan Surat
Keterangan
Kelahiran
Laporan Surat
Keterangan
Pindah
1.2
Data Admin
1.0
0.0
LOGIN
Gambar IV.15
Diagram Hirarcy Input Process plus Output (HIPO)
-
77
Spesifikasi program dalam perancangan program ini, terdiri dari:
1. Spesifikasi Program Login
Nama Program : Login
Akronim : Formlogin
Fungsi Program : Sebagai kunci untuk masuk ke menu program
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.1
Proses : Pada menu login terdapat beberapa fungsi instruksi
(Login dan Keluar)
a. Masukan username dan password, kemudian tekan
tombol LOGIN.
b. Klik tombol LOGIN. Jika,username dan password
sesuai maka, menu utama akan tampil.
c. Jika ingin membatalkan login, klik tombol KELUAR.
Maka secara otomatis akan keluar dari menu login.
Tampilan Login Lampiran E.1
-
78
2. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : Menu
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu utama aplikasi program
Pengelolaan Data Penduduk
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.2
Proses : Pada menu utama terdapat 5 (lima) pilihan:
a. Menu File Master
Klik menu Master untuk masuk ke Form data
Penduduk dan form data admin.
b. Menu Cetak Surat
Klik menu Cetak Surat untuk masuk ke File Surat
Keterangan Kematian, Surat Keterangan Kelahiran,
dan Surat Keterangan Pindah.
c. Menu Laporan
Klik menu Laporan untuk masuk ke File Laporan
Surat Keterangan Kematian, Laporan Surat
Keterangan Kelahiran, dan Laporan Surat Keterangan
Pindah.
d. Menu Tentang
Klik Tentang untuk masuk ke File Data Profil
Instansi.
e. Menu Logout
-
79
Klik menu Logout untuk keluar dari menu utama dan
kembali ke menu login.
Tampilan Menu Utama Lampiran E.2
3. Spesifikasi Program Menu File Master
Nama Program : File Master
Akronim : File Master
Fungsi Program : Untuk menampilkan File Master aplikasi program
Pengelolaan Data Penduduk
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.3
-
80
Proses : Pada menu File Master terdapat 2 (Dua) pilihan yaitu
Menu Data Penduduk dan Menu Data Admin.
a. Menu Data Penduduk
Pada menu Penduduk terdapat beberapa fungsi
instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, Keluar
dan Cetak), Pilih tombol INPUT untuk mengaktifkan
Data Penduduk Isi data pada form. Pilih tombol
EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS
untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk
menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk
membatalkan proses input. Pilih tombol CETAK
untuk mencetak Data Penduduk dan Pilih tombol
KELUAR untuk menutup form Data Penduduk.
b. Menu Data Admin
Pada menu Admin terdapat beberapa fungsi instruksi
(Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, dan Keluar), Pilih
tombol INPUT untuk mengaktifkan Data Admin Isi
data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah
data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data.
Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih
tombol BATAL untuk membatalkan proses input.
dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data
Admin.
-
81
Tampilan Menu File Master Data Penduduk Lampiran E.3
Tampilan Menu File Master Data Admin Lampiran E.3
-
82
4. Spesifikasi Program Menu Cetak Surat
Nama Program : Cetak Surat
Akronim : Cetak Surat
Fungsi Program : Untuk menampilkan Cetak Surat aplikasi program
Pengelolaan Data Penduduk
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.4
Proses : Pada menu File Master terdapat 3 (Tiga) pilihan:
a. Menu Surat Keterangan Kematian
Pada menu Surat Keterangan Kematian terdapat
beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan,
Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk
mengaktifkan Data Surat Keterangan Kematian Isi
data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah
data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data.
Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih
tombol BATAL untuk membatalkan proses input.
Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kematian.
Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data
Surat Keterangan Kematian.
b. Menu Surat Keterangan Kelahiran
Pada menu Surat Keterangan Kelahiran terdapat
beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan,
Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk
-
83
mengaktifkan Data Surat Keterangan Kelahiran Isi
data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah
data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data.
Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih
tombol BATAL untuk membatalkan proses input.
Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kelahiran.
Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data
Surat Keterangan Kelahiran.
c. Menu Surat Keterangan Pindah
Pada menu Surat Keterangan Pindah terdapat
beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan,
Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk
mengaktifkan Data Surat Keterangan Pindah Isi data
pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data.
Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih
tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol
BATAL untuk membatalkan proses input. Pilih
tombol Cetak untuk mencetak Surat Kematian. Dan
Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data
Surat Keterangan Pindah.
-
84
Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Kematian Lampiran E.4
Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Kelahiran Lampiran E.4
-
85
Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Pindah Lampiran E.4
5. Spesifikasi Program Menu Laporan
Nama Program : laporan
Akronim : Laporan
Fungsi Program : Untuk menampilkan Fiile Laporan aplikasi program
Pengelolaan Data Penduduk
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.6
Proses : Pada menu Laporan terdapat 3 (Tiga) pilihan:
a. Menu Laporan Surat Keterangan Kematian
Pada menu form laporan Surat Keterangan Kematian
beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar).
-
86
Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file
laporan Kematian. Pilih data pada combobox Priode
bulan dan tahun untuk melihat file laporan bulanan
Surat Keterangan Kematian. Klik tombol REFRESH
untuk memperbaharui data pada combobox. Pilih
tombol CETAK untuk mencetak laporan Surat
Keterangan Kematian. Klik tombol KELUAR untuk
kembali ke menu utama.
b. Menu Laporan Kelahiran
Pada menu form laporan Surat Keterangan Kelahiran
beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar).
Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file
laporan Surat Keterangan Kelahiran. Pilih data pada
combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file
laporan bulanan Surat Keterangan Kelahiran. Klik
tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada
combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak
laporan Surat Keterangan Kelahiran. Klik tombol
KELUAR untuk kembali ke menu utama.
c. Menu Laporan Pindah
Pada menu form laporan Surat Keterangan Pindah
beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar).
Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file
laporan Surat Keterangan Pindah. Pilih data pada
-
87
combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file
laporan bulanan Surat Keterangan Pindah. Klik
tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada
combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak
laporan Surat Keterangan Pindah. Klik tombol
KELUAR untuk kembali ke menu utama.
Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Kematian Lampiran E.5
-
88
Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Kelahiran Lampiran E.5
Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Pindah Lampiran E.5
-
89
6. Spesifikasi Program Tentang
Nama Program : Tentang
Akronim : Formtentang
Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Tentang pada aplikasi
program Pengelolaan Data Penduduk
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.6
Proses : Pada menu File Tentang terdapat pilihan Profil Instansi.
Pada menu Profil Instansi terdapat beberapa fungsi
instruksi (Input, Simpan, Cetak, Batal, dan Keluar).
Klik tombol UBAH.Jika Ingin mengubah profil instansi,
Pilih tombol simpan untuk menyimpan profil hasil ubah
dan keluar untuk keluar dari form profil.
Tampilan Menu Profil Instansi Lampiran E.6
-
90
7. Spesifikasi Program Logout
Nama Program : Logout
Akronim : Logout
Fungsi Program : Untuk menampilkan Logout aplikasi program
Pengelolaan Data Penduduk
Index Program : Index Sequential
Bentuk Tampilan : Lampiran E.7
Proses : Pilih Menu Logout maka akan keluar dan kembali ke
Menu Utama.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Komputerisasi dapat dikatakan suatu sistem apabila didukung beberapa
aspek, diantaranya adalah aspek perangkat lunak (software), perangkat keras
(hardware), dan pemakai (brainware). Oleh karena itu penulis akan menguraikan
sarana dan prasarana pendukung yang diusulkan dalam sistem ini. Adapun
spesifikasi komputer yang penulis usulkan akan dijelaskan dalam teori tentang
perangkat lunak maupun perangkat keras.
4.6.1. Umum
Pendukung program pengolahan data adalah komputer. Komputer
adalah alat yang dapat menerima data, mengelola data dan memberikan hasil
pengolahan data berupa keluaran (output). Sarana pendukung program tersebut
meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Sarana
-
91
pendukung tersebut harus dapat terintegrasi dengan baik, sehingga dapat
menunjukan hasil yang diharapkan.
4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras(hardware) adalah seperangkat alat yang dapat
membantu sistem yang diusulkan. Hardware yang digunakan untuk menerapkan
suatu sistem komputerisasi haruslah sesuai dengan tingkat kecepatan dan
kapasitas memori komputer yang dibutuhkan. Apabila komputer yang digunakan
memiliki kecepatan dan memori yang rendah, maka sistem akan berjalan lambat
dan tidak optimal. Maka dari itu perlu adanya perlu adanya perangkat keras yang
mendukung untuk sistem usulan , sebagai berikut:
a. CPU : Processor Intel® DualCore® 2 CPU 847 @ 1.1GHz
1.10 GHz RAM 2 4.00 GB (3.40 GB usable)
b. Mouse : Standart Optical
c. Keyboard : Standard keys
d. Monitor : Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768
e. Koneksi Internet : Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps
f. Printer : Inkjet/Dotmatrik
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi agar komputer bekerja
dalam mengolah data dalam mendapatkan informasi pada proses pengambilan
keputusan. Sistem perangkat lunak merupakan kumpulan instruksi yang dibuat
oleh pemakai komputer agar dapat digunakan semaksimal mungkin. perangkat
-
92
lunak (software) minimum yang dapat digunakan pada sistem usulan, sebagai
berikut:
a. Sistem Operasi : Windows 7 atau Atas
b. Database : Microsoft Access 2010
c. Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Kelebihan program tersebut diantaranya :
1. Mudah dalam penggunaan oleh user.
2. Database dapat menampung data dalam jumlah yang besar.
4.7. Jadwal Implementasi
Tabel IV.5.
Jadwal Implementasi
BULAN
NO KEGIATAN BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain Sistem
4 Desain Perangkat Lunak
5 Pembuatan & Tes Program
6 Tes Sistem
7 Pelatihan
8 Pembuatan Buku petunjuk
9 Evaluasi & Operasional