PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN

PENDEKATAN SISTEM

Bagian Pertama: Pendekatan sistem

Seumpamanya seorang chief eksekutif dari kantor atau perusahaan tempat

anda bekerja meminta anda (dimana anda serbagai seorang sales manager) untuk

mendapatkan atau menemukan cara yang lebih baik untuk mendapatkan informasi

terhadap tenaga penjual (sales people) yang terdapat diperusahaan anda. Dari

mana anda akan memulai?, apa yang akan anda lakukan?, apakah anda akan

memutuskan untuk langsung bertindak dan berharap solusi yang anda tawarkan

merupakan solusi yang masuk diakal?. Bagaimana anda dapat mengetahui apakah

solusi yang anda tawarkan merupakan solusi yang tepat untuk suatu permasalahan

yang dihadapi oleh perusahaan anda? Dan apakah anda berpikir solusi tersebut

merupakan solusi yang sistematis yang akan membantu anda untuk membangun

suatu solusi yang baik terhadap permintaan dari seorang chief eksekutif (sesuai

dengan keinginan). Dari semua itu merupakan suatu proses yang sistematis dari

pemecahan suatu masalah yang lebih dikenal dengan pendekatan sistem.

Metode Berdasarkan Ilmu Pengetahuan ( scientific method)

Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan

kepada metodologi pemecahan masalah (problem –solving) yang lebih dikenal

dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini

sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa

bentuk fenomena yang ada. Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman

yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon

dan baru – baru ini oleh John Dewer pada awal tahun 1900.

Berikut ini merupakan langkah-langkah dari penerapan metode

berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) :1

1. Mengenal fenomena yang terjadi

2. Memformulasikan hipotesa suatu kasus yang ada dan dampaknya terhadap

fenomena tersebut.

3. Melakukan tes melalui percobaan

4. Evaluasi hasil percobaan

5. Menarik kesimpulan dari hipotesa

Contoh

Medical researchers, mengidentifikasikan bahwa sebagian orang

mengambil tindakan medic secara tepat terhadap sakit kepala yang tidak terduga.

Berdasarkan kasus ini mereka harus memformulasikan hipotesis, “ Medication A

Causes Dizziness” mereka melakukan perancangan eksperimen dimana manusia

dan hewan akan diberikan obat secara selektif dibawah kondisi pengawasan.

Setelah melakukan evaluasi dilakukan pengambilan data selama percobaan

dilaksanakan, seorang peneliti dapat menarik kesimpulan apakah hipotesis mereka

telah akurat.

Pendekatan sistem ( sistem approach)

Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan

ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis

terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan

kedalam kontek sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu

solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan

seperti:

1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang kedalam kontek sistem

2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan

atau peluang.

3. Mengidentifikasi solusi alternatif

4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif

5. Memilih solusi yang terbaik

6. Mengimplementasikan solusi terpilih

7. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil

2

Mendefinisikan masalah atau peluang pada konteks sistem

Mengevaluasi solusi alternatif

Memilih solusi terbaik

Mengevaluasi keberhasilan dari solusi yang telah diterapkan

Menerapkan solusi yang terpilih

Mengumpulkan data yang menjelaskan masalah atau peluang

Merancang solusi alternatif

1

2

3

4

5

6

7

MEMAHAMI MASALAH

ATAU PELUANG

MEMBANGUN SOLUSI

MENERAPKAN SOLUSI

Gambar 1. Pendekatan sistem pada pemecahan masalah. Masing-masing langkah dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas yang dapat dikelompokan menjadi tiga

langkah besar dari sebuah penyelesaian masalah

Keterangan gambar :

1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. Mengidentifikasi

sistem pada organisasi dan lingkungan serrta hubungannya. Menentukan

komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang

tepat.

2. Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan, pengamatan

pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang

berhubungan dengan masalah atau peluang.

3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat,

insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain.

3

4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang menunjukan

keintungan dan kerugiannya.

5. Memilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria evaluasi.

6. Menerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana penerapan.

7. menawasi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang diterapkan memenuhi

tujuan sistem.

Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah bahwa

langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain. Aktifitas yang

dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat digunakan pada lebih dari satu

tahapan proses. Penyelesaian aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas

kinerja yang lainnya. Kadang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan

sebelumnya untuk mencoba kembali. Jadi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan

sistem adalah dikelompokan secara khusus menjadi sejumlah kecil langkah dari

penyelesaian masalah . Gbr.1 mengambarkan bahwa masing-masing dari tujuh

tahapan dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas. Bagaimanapun

juga, tahapan tersebut dapat dikelompokan menjadi tiga langkah besar dari

penyelesaian masalah. (1) Memahami masalah atau peluang, (2) Membangun

solusi, (3) Menerapkan solusi.

Memahami Masalah Atau Peluang

Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika

tidak dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem

sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara

cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. Anda juga harus

memisahkan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang

terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks

sistem.

4

Pendefinisian Masalah dan Peluang

Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan pendekatan

sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala adalah tanda-tanda yang

didasari atau disebabkan oleh suau sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta

bahwa penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah.

Masalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang

tidak diinginkan. Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi

untuk hasil yang diinginkan.

Memperoleh Data dan Informasi

Untuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan

memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. Ada beberapa cara yang

dapat dilakukan. Pada situasi bisnis, hal tersebut akan melibatkan satu atau lebih

hal-hal berikut ini :

- Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer

- Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi

- Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem

- Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya

- Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan

statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja

- Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis

atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada.

Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan

Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah memandang

masalah atau peluang pada konteks sistem. Ketika anda menggunakan konteks

sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, subsistem, dan komponen sistem

pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bahwa faktor

penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai

memiliki pandangan sistem dari suatu situasi. Jadi, untuk memahami suatu

5

masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan

tempat dimana masalah atau peluang itu muncul.

Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi

Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang

sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. Konsep

sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami

lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan

komponen sistem suatu bisnis.

Sistem Lingkungan

Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi oleh sistem

lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha untuk mempertahankan

korelasi yang baik dengan bidang ekonomi, politik, dan penanaman modal secara

umum dalam lingkungannya. Sistem informasi startegis membantu sebuah bisnis

membentuk hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam

modal dalam lingkungannya. Untuk itu para penanam modal yang berinteraksi

dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui akibatnya

pada sebuah masalah atau solusinya.

Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim proyek,

grup produksi atau satuan kerja lainnya. Proses dekomposisi mengharuskan untuk

mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan dari setiap subsistem, dan

hubungannya dengan yang lainnya selanjutnya memisahkan subsistem-subsistem

yang dipengaruhi oleh masalah atau peluang yang sedang dipelajari.

Pendekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan

batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi tidak secara

detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem dihubungkan secara ketat dengan

yang lainnya oleh sebuah organisasi pengaturan dan secara tertutup

dikoordinasikan oleh sistem informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat

mendukung hubungan diantara sistem.

6

Pengevaluasian Sistem Terpilih

Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya, diharuskan

mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan

baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan

tujuan dari organisasi sistem dan subsistem yang dikehendaki. Selain itu juga

diharuskan menetapkan bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana

strategis keseluruhan dari suatu bisnis.

Contoh

Penyediaan informasi status produksi terkini dari suatu kegiatan harian

menuju ke bagian pengangkutan.

Standarisasi

Sangatlah penting untuk menentukan standar yang digunakan untuk

mengukur tingkat kemajuan tujuan suatu sistem. Standarisasi adalah komponen

sangat vital sebagai pengendali paling efektif dari setiap sistem. Umpan balik

mengenai kinerja aktual oleh manajer dibandingkan dengan standart untuk

mengetahui tingkat pencapaian dari tujuan suatu unit bisnis. Yang biasanya

digunakan adalah anggaran dan peramalan. Dengan adanya standart akan

membantu menetapkan tingkat pemahaman masalah atau peluang dalam sistem.

Standar biasanya lebih spesifik dan kuantitatif dibandingkan dengan tujuan.

Pembuatan sebuah solusi

Dalam membuat solusi meliputi tiga aspek:

1. Merancang pemecahan alternatif

2. Mengevaluasi pemecahan alternatif

3. Memilih pemecahan alternatif

Perancangan Solusi Alternatif

Ada beberapa cara berbeda untuk mecahkan masalah. Terjun langsung dari

suatu permasalah bukan merupakan ide yang baik. Hal tersebut akan membatasi

7

pilihan dan membuat anda tidak menyadari keuntungan dan kerugian dari

beberapa alternatif. Selain itu juga akan kehilangan kesempatan untuk

mengkombinasikan hal-hal terbaik dari beberapa solusi alternatif. Dari mana

solusi alternatif datang ?, pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber

terbaik lainnya adalah saean dari yang lainya termasuk konsultan, dan sistem

pakar. Anda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran secara

kreatif. Hal ini termasuk apa yang sedang anda pikirkan. Sumber-sumber lainnya

berasal dari sebagaian besar dari organisasi-organisasi yang harus dibuat. Juga,

jangan lupa bahwa “tidak melakukan apa-apa” mengenai suatu masalah atau

peluang adalah sebuah solusi dengan keuntungan dan kerugian masing-masing.

Akhirnya paket-paket pendukung keputusan dapat digunakan untuk

mengembangkan dan memanipulasi model-model dari sebuah operasi bisnis.

Proses simulasi ini dapat menyediakan beragam solusi alternatif

Pengevaluasian Solusi Alternatif

Sekali solusi alternatif dikembangkan, alternatif-alternatif tersebut harus

dievaluasi sehingg solusi terbaik dapat diidentifikasi. Tujuan dari evaluasi adalah

untuk menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif membantu perusahaan dan

setiap sub sistem yang terseleksi mencapai tujuannya.

Kriteria Evaluasi

Pertama-tama, harus anda membangun kriteria evaluasi, lalu menentukan

seberapa baik setiap solusi alternatif berhadapan dengan kriteria-kriteria ini.

Kriteria yang anda bangun harus merefleksikan kenyatan-kenyatan penguasaan

yang anda definisikan ditingkatan pertama dari proses solusi.

Kriteria boleh dirangking atau diberi bobot berdasar pada kepentingannya

dalam meraih kenyataan sistem. Akhirnya, tiap solusi alternatif harus dievaluasi

berdasar pada seberapa baik hal itu berhadapan dengan kriteria evaluasi.

8

Analisa ongkos/keuntungan

Tiap solusi yang sah akan mempunyai keuntungan-keuntungan atau

kebaikan-kebaikan dan beberapa ketidakuntungan atau biaya-biaya. Keuntungan

dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap solusi alternatif dievaluasi.

Proses ini secara khusus disebut analiasa onkos/keuntungan.

Jika ongkos-ongkos dan keuntungan-keuntungan dapat ditentukan

jumlahnya, hal itu disebut nyata, jika tidak hal tersebut dinamakan

ketidaknyataan. Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos dari perangkat

keras dan perangkat lunak, gaji pegawai dan biaya/ongkos-ongkos yang dapat

dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan

sebuah solusi. Biaya tidak nyata sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang

baik dari konsumen atau moral dari pegawai yang disebabkan oleh kerusakan dan

kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru.

Keuntungan nyata adalah hasil yang menguntungkan seperti penurunan

dalam biaya yang harus dibayar, disebabkan oleh pengurangan personil atau

penurunan biaya penyimpanan.

Tabel 1. Keuntungan dalam sistem informasi berbasis komputer

Keuntungan-keuntungan nyata Contoh

-Peningkatan dalam penjualan atau profit

-Pengurangan dalam biaya pemrosesan

informasi.

-Pengurangan dalam biaya operasi

-Pengurangan dalam investasi yang dibutuhkan

-Peningkatan kemampuan operasional dan

efisiensi

-Pengembangan produk berbasis komputer dan

pelayanan

-Penghapusan dokumen dan prosedur yang

tidak perlu

-Pengurangan dalam ongkos pengiriman

inventori

-Penurunan dalam investasi inventori yang

dibutuhkan

-Perbaikan dalam kemampuan produksi dan

investasi,contoh:Umur sisa yang rendah, waste,

idle time.

-Keuntungan-keuntungan yang tidak nyata Contoh

-Pembaruan atau perbaikan yang tersedia_ -Tambahan waktu dan informasi yang akurat

dan tipe baru serta bentuk informasi

9

-Kemampuan perbaikan dalam komputerisasi

dan analisis

-Perbaikan pelayanan konsumen

-Perbaikan moral karyawan

-Perbaikan manajemen pembuatan keputusan

-Perbaikan posisi persaingan

-Perbaikan pandangan komunitas dan bisnis

-Model analisa

-Tambahan respon waktu pelayanan

-Penghapusan tugas yang memberatkan dan

membosankan

-Analisa keputusan dan informasi yang lebih

baik

-Sistem yang berpatokan pada konsumen dan

penyalur

-“kemajuan “ kesan yang dirasakan oleh

konsumen , penyalur dan investor

Sekali Semua alternatif pemecahan telah dievaluasi proses penyeleksian

solusi terbaik dapat dimulai. Alternatif pemecahan masalah dapat

diperbandingkan dengan alternatif yang lain karena pemecahan tersebut dievaluasi

dengan menggunakan kriteria yang sama, sebagain contoh: alternatif yang

didasarkan kriteria pribadi ataub nilai keseluruhan hal ini khususnya dilakukan

pada pembuatan keputusan secara resmi dan tidak resmi.

Alternatif pemecahan masalah selanjutnya dapat diurutkan berdasarkan

nilai kesdeluruhannya dan cara pemecahannya dengan menyeleksi nilai tertinggi.

Sebuah pemecahan urutan terbawah dapat digunakan sebagai variasi alasan yang

lain.

Ketika sebuah solusi telah diseleksi, solusi tersebut harus dapat diterapkan,

manajemen proyek berupaya mungkin untuk mengawasi pelaksanaan sebuah

proyek besar khususnya sebuah rencana pelaksanaan yang merinci aktivitas,

sumber daya dan waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan yang layak.Sebagai

contoh: Hal berikut ini dapat diperinci:

- Tipe dan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak

- Kontruksi fasilitas fisik

- Kontrak dan pelatihan karyawan

- Prosedur operasi dan penjadwalan

- Jadwal pelaksanaan

10

Gambaran Penempatan Implementasi

Langkah akhir dari pendekatan sistem mengakui bahwa sebuah solusi

implementasi dapat gagal dalam memecahkan masalah hasil pelaksanaan sebuah

solusi dapat diawasi dan dievaluasi hal ini disebut sebiah proses peninjauan ulang

implementasi. Fokus dari langlah ini akan ditentukan bila solusi implementasi

dapat benar-benar membantu perusahaan dan menyeleksi unit-unit bisnis yang

sesuai tujuan mereka jika tidak, tujuan pendekatan sistem yang diambil akan

kembali kelangkah sebelumnya dan membuat solusi lain yang dapat dikerjakan.

Penerapan Pendekatan Sistem Dalam Sistem Informasi

Pendekatan selanjutnya dalam memecahkan masalah yang baik hal

tersebut harus memudahkan pelaksanaan penerapan masalah dunia nyata namun

kadang situasi kehidupan nyata benar-benar sangat komplek dan berubah.

Demikian umumnya dengan sistem informasi, beberapa masalah

organisasi adalah menerima dalam solusi sistem informasi namun khusus semua

solusi meliputi cara orang melakukan sesuatu yang biasanya menjadi sumber

konflik. Yang juga terlibat dalam pengenalan teknologi baru.

Bagian Kedua : Studi Kasus Terhadap Solusi Sistem

Metodologi solusi sistem menggunakan metodologi yang tersirat pada

gambar 2 untuk dapat membantu anda untuk mengananlisa persoalan dan dapat

juga dijadikan sebagai solusi alternatif atau usulan untuk membantu memecahkan

permasalahan bisnis aktual dan segala macam studi kasus.

Batasan Solusi

Kegiatan menganalisa dan pengembangan solusi yang anda lakukan

dengan menggunakan metodologi yang tersirat pada gambar 2 dapat

disederhanakan. Dengan mengetahui batasan-batasan khusus yang ada akan

membantu anda dalam menggunakan metodologi ini secara efektif. Batasan-

batasan yang dimaksud adalah :

11

- Informasi

Merupakan jumlah data dan informasi yang anda dapat kumpulkan dalam

suatu situasi atau permasalahan yang anda temukan dalam bahan pembelajaran

(Mutual Study)

- Asumsi

Merupakan jumlah asumsi yang anda buat. Asumsi rasional yang baik

merupakan bahan dasar dan kunci yang akan menghasilkan solusi yang baik.

- Pengetahuan

Merupakan banyaknya pengetahuan tentang bisnis dan sistem informasi yang

anda miliki.

- Waktu

Jumlah waktu yang anda habiskan untuk mengananlisa suatu permasalahan

Contoh Studi Kasus : ABC Auto Part

ABC Auto Part merupakan salah satu pemasok toko-toko yang ada di

California Selatan, dengan berpusat di Los Angeles. Perusahaan telah mendirikan

kurang lebih 14 toko dalam 10 tahun, dan menawarkan berbagai macam

komponen otomotif dan aksesorisnya. Penjualan dan keuntungan bertambah

setiap tahunnya. Tetapi tingkat pertumbuhan penjualan tidak seperti yang

diharapakan atau diramalkan dalam tiga tahun terakhir. Hasil awal yang diperoleh

pada tahun 1990 mengidentifikasikan rata-rata penjualan terus menurun,

walaupun dengan penambahan atau bertambahnya dua toko baru tahun 1989.

Penambahan toko baru ini adalah keputusan yang diambil oleh pihak manajemen

pada tahun terakhir untuk mengembalikan keadaan penjualan.

Saat ini, perusahaan menghadapinya dengan mencari solusi alternatif.

Dengan mempeetemukan pihak perusahaan dengan manajer toko dan

meningkatkan penggunaan komputer. ABC Auto Parts menggunakan komputer

untuk pengolahan berbagai macam informasi, seperti transaksi penjualan,

menganalisa keadaan penjualan, pengoperasian daftar gaji pegawai, dan

pengaplikasian pengolahan keuangan.

12

1. Mengidentifikasi Permasalahan, peluang

dan gejalanya

2. Pernyataan masalah

3. Ringkasan solusi alternatif

4. Evaluasi solusi alternatif

5. Dasar pemikiran dari solusi terpilih

6. Usulan rancangan sistem informasi

7. Rencana Penerapan

Gambar 2. Metodologi Solusi Sistem

Keterangan gambar :

1. Memisahkan masalah pokok dan peluang dari gejalanya. Gunakan konteks

sistem berikut untuk membantu menyatakan permasalahan atau peluang yang

menjabarkan :

a. Menggambarkan sistem organisasi dan sistem lingkungannya

b. Mengidentifikasi sub sistem organisasi yang berpengaruh terhadap

komponen-komponennya

c. Mendefinisikan tujuan, standar, dan batasan organisasi dan sub sistem

organisasi.

2. Pernyataan singkat dari pokok permsalahan atau peluang yang dihadapi

organisasi

3. Identifikasi singkat dari beberapa solusi alternatif terhadap masalah yang

diidentifikasi

13

4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria evaluasi yang

menyatakan keuntungan dan kerugiannya

5. Memilih solusi yang paling baik memenuhi kriteria evaluasi, dan menjelaskan

secara singkat alasan dari pemilihan tersebut

6. Mengusulkan rancangan untuk memperbaharui atau memperbaiki sistem

informasi yang dibutuhkan untuk solusi terpilih. Gunakan satu atau lebih

perangkat analisa dan perancangan untuk menggambarkan usulan rancangan

anda

7. Mengusulkan rencana penerapan untuk solusi terpilih

Bagaimanapun juga, transaksi penjualan oleh pelanggan tetap dicatat oleh

bagian penjualan. Selain itu, badan usaha dan manajer toko tergantung pada

laporan analisis penjualan harian yang mengandung informasi yang selalu

terlambat beberapa hari.

Rata-rata manajer toko, sejalan dengan vice president bagian penjualan

dan sistem informasi, memperdebatkan bahwa otomatisasi pada tingkat eceran

adalah kunci untuk mengembalikan trend penjualan perusahaan ABC. Mereka

percaya bahwa menggunakan terminal “ Point-of-sale” (POS) pada masing-

masing toko akan secara drastis memperpendek waktu yang dibutuhkan oleh

seorang bagian penjualan untuk mencatat penjualan. Ini tidak hanya akan

meningkatkan pelayanan konsumen, hal ini juga akan membebaskan tenaga

penjual untuk menjual ke konsumen. Manajer menyebut ini “tingkat penjualan”

keuntungan dari otomatisasi pada tingkat eceran.

Titik utama lainnya yang muncul adalah bahwa otomatisasi pada tingkat

eceran akan memungkinkan penangkapan secara cepat dan pemrosesan terhadap

data transaksi penjualan. Informasi kinerja penjualan terkini dapat tersedia bagi

manajer pada tingkat “management workstation”, yang akan menghubungkan

personal computers dengan jaringan komunikasi data perusahaan. Ini akan

menyediakan kemampuan untuk informasi pada kinerja penjualan untuk

disesuaikan pada informasi masing-masing manajer yang dibutuhkan. Saat ini,

manajer tergantung pada laporan analisis penjualan yang menggunakan format

14

laporan yang sama. Terlalu banyak waktu manajer digunakan untuk

membangkitkan informasi kinerja penjualan yang disediakan oleh sistem. Manajer

mengeluhkan bahwa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk merencanakan

dan mendukung usaha penjualan kecuali mereka membuat keputusan tanpa

informasi yang cukup.

President ABC Auto Parts telah menentang usulan terdahulu untuk

mengotomatisasi proses penjualan. Dia mengetahui otomatisasi akan melibatkan

investasi yang besar dan bertentangan dengan teknologi bagi tenaga penjualan dan

manajer. Dia khawatir akan kehilangan interaksi tenaga penjualan/ pelanggan. Dia

juga khawatir bahwa manajer akan menjadi tergantung pada komputer jika

mereka memilikinya di kantor mereka. Bagaimanapun juga, kinerja penjualan

mengecewakan terus-menerus telah melemahkan posisinya. Selain itu president

menyadari bahwa sistem POS telah menjadi tempat yang umum pada semua tipe

dari toko eceran. Pesaing utama dari ABC telah menerapkan yang sistem yang

serupa, yang pertumbuhan mereka merlanjut hingga melebihi kapasitas

perusahaannya. Perusahaan telah gagal mencapai tujuannya untuk meningkatkan

pembagian pasar komponen otomotif.

Perencanaan dan Investigasi

Sesi perencanaan jangka panjang dengan manager dan grup konsultasi

manajemen mengidentifikasi peran strategis untuk sistem informasi pada

perusaan. Rencana strategis jangka panjang dibangun dengan menekankan

kebutuhan untuk menggunakan teknologi sistem informasi untuk mengurangi

biaya perusahaan untuk melakukan bisnis dan untuk meningkatkan produk dan

pelayanan yang ditawarkan. Otomatisasi pada tingkat eceran diidentifikasi sebagai

suatu arah dari peranan sistem informasi. Kemungkinan yang lain termasuk sistem

yang maju dalam hal pemasaran, distribusi dan jumlah area yang lain. Rencana ini

juga menekankan pada prioritas utama dari sistem informasi yang baru harus (1)

mendukung “personal selling”, (2) menyesuaikan informasi yang dibutuhkan

manager dan (3) menyatukan sumber daya sistem informasi dan pelayanan.

15

Sekumpulan manager toko dan analisis sistem dari departemen pelayanan

informasi ditugaskan untuk mengadakan penelitian yang mungkin tentang pilihan

otomatisasi pada tingkat eceran yang dihadapi perusahaan. Bagaimanapun juga,

president menuntut mereka mengikut sertakan pilihan untuk mempertahankan

sistem yang sekarang, alternatif ini akan melibatkan penambahan tenaga penjual

untuk meningkatkan “personal selling” dan pelayan konsumen. Asisten staf juga

akan dipekerjakan untuk masing-masing manager toko. Tugas mereka juga

termasuk analisi informasi, manager yang bebas melakukan keputusan

manajemen.

Seorang analisis sistem membuat pengamatan pribadi terhadap sistem

proses penjualan yang sedang dilakukan, dan interaksi manager, tenaga penjual,

dan pekerja yang lain. Deskripsi berikut ini dari sistem proses penjualan saat ini

merupakan ringkasan informasi yang diperoleh oleh analis sistem. Informasi ini

dinyatakan dalam susunan yang berurutan, untuk membuat ini lebih mudah diikuti

tentang kejadian yang muncul pada teransaksi penjualan.

The Present System

Pada transakasi penjualan saat ini dan sistem informasi analisis pada ABC

auto parts digambarkan oleh flow chart sistem pada gambar 3.

16

Gambar 3. Sistem Informasi Terkini

2.

3.

4.

5.

1.

17

Data Transaksi

Menerima

Transaksi

Penjualan

Bentuk PemesananPenjualan

Katakunci

DaftarTransaksi

DataInduk

Penjualanbaru

Perawatan

DataPenjualan

AnalisaData

penjualan

AnalisaPelaksanaan

penjualan

AnalisaLaporan

penjualan

Data

IndukPenjualan

baru

DataTransaksiTersusun

1.2. 3.

4.

6.

5.

Gambar 4. Usulan Sistem Informasi

1. Ketika seorang konsumen ingin membeli sebuah suku cadang, seorang

pegawai penjualan menulis sebuah bentuk pemesanan penjualan. Hal yang

18

Peneerima

anPenjualan

Kesalahan

ProsedurTerminal

POS

MasukanData

online

PerawatanBasis data

Online

Basis dataPerusahaan

Terkini

AnalisaPelaksanaan

Penjualan

LaporanAnalisa

Penjualan

Basis dataPendukung

Yang diperlukan

GambaranAnalisa

penjualan

ManajemenYang

diperlukan

direkam dalam bentuk ini adalah data konsumen seperti nama, alamat dan

nomor perhitungan serta data produk seperti nama, nomor produk dan harga.

Sebuah salinan dari bentuk pemesanan penjualan diberikan kepada konsumen

sebagai tanda terima.

2. Bentuk-bentuk pemesanan penjualan dikirim diakhir tiap hari menuju kepada

informasi.

3. Berkas dari transaksi penjualan sekarang siap untuk pemrosesan komputer.

Hari berikutnya, semuanya direkam kedalam pita magnetik dengan

menggunakan peralatan masukan data kunci ke tape.

4. Transaksi penjualan yang terkatagorikan digunakan oleh sebuah diagram

proses penjualan untuk memperbarui ssebuah berkas induk penjualan untuk

merefleksikan penjualan baru. Sebuah berkas induk penjualan yang baru pada

pita magnetik telah dibuat.

5. Proses penjualan juga menghasilkan sebuah berkas analisis. Berkas ini

mengandung data historis tentang kinerja penjualan sebelumnya, sebaik data

penjualan baru. Komputer yang menggunakan berkas ini dan sebuah program

analisis penjualan untuk menampilkan analisis penjualan. Laporan analisis

penjualan dihasilkan dan menginformasikan trend manajemen dalam kinerja

penjualan dari beragam produk.

Sistem Usulan

Berdasarkan pada sebuah analisis kebutuhan pengguna awal, sistem

analisa mengusulkan sebuah informasi baru yang disebut sistem “Sales

Transaction-procesing and analisis” (STPA). Sistem ini menampilkan jaringan

kerja sistem telekomunikasi dari terminal “Point of Sale” (POS) atau angka

penjualan dan stasiun kerja manajemen. Sebuah penjelasan singkat dari sebagian

sistem ini diikuti, diilustrasikan oleh diagram alir sistem dalam gbr.4

1. Ketika seorang konsumen berkeinginan untuk membeli sebuah

suku cadang, pegawai penjualan memasukan data konsumen dan produk

19

dengan menggunakan sebuah POS terminal yang siap digunakan. Pos terminal

memiliki sebuah keyboard untuk masukan data dan layar video untuk

tammpilan dari data masukan, sebaik data masukan, saran dan pesan. Terminal

proses dihubungkan dalam sebuah jaringan telekomunikasi, menuju

penyimpanan komputer mainframe yang menggunakan program pemrosesan

transaksi penjualan yang dapat dimengerti.

2. Terminal POS menampilkan sebuah daftar penjualan untuk

konsumen yang mengandung data konsumen dan produk dan melayani

sebagai sebuah transaksi .

3. Kerusakan pada data masukan dapat menyebabkan sebuah indikasi

yang rusak yang ditampilkan oleh pos terminal. Pegawai penjualan harus

mengikuti beragam prosedur yang rusak untuk memperbaiki kerusakan yang

serupa.

4. POS terminal menyiarkan atau menginformasikan data transaksi

penjualan ke penyimpanan frame komputer. Hal ini secara cepat

memperbaharui rekaman penjualan dalam database perusahaan yang direkam

kedalam unit cakram magnetik.

5. Komputer menampilkan analisa penjualan menggunakan rekaman

penjualan yang terbaru dalam database perusahaan setelah itu, informasi

kinerja penjualan yang tersedia untuk perhimpunan dan manajer penyimpanan

dalam sebuah keberagaman dari format laporan dalam manajemen stasiun

kerja mereka.

6. Perangkat lunak database manajemen juga mendukung database

yang diperiksa oleh manajer, yang dapat menerima respon secara cepat

tentang kinerja penjualan dalam tampilan pada stasiun kerja manajemen

mereka.

20

Beberapa gejala yang menjadikannya jelas bahwa masalah serius yang

muncul pada ABC autoparts:

1. Gejala pelaksanaan penjualan. Penjualan menjadi rendah

dibandingkan tahun sebelumnya, dan pada tingkat yang rendah dibandingkan

dari beberapa pesaing utama. Pelaksanaan penjualan tidak dapat memenuhi

tujuan perusahaan mengenai tingkat pertumbuhan dari penjualan untuk

meningkatkan perluasan pemasaran. Penjualan saat ini tidak dapat memenuhi

peramalan penjualan yang ditetapkan.

2. Gejala tingkat penjualan. Penjual terlalu menghabiskan banyak

waktu dalam melakukan transaksi penjualan. Mereka tidak memberikan

pelayanan yang memuaskan dan usaha penjualan kepada konsumen.

Konsumen tidak menerima pelayanan yang cepat dan perhatian perorangan.

3. Gejala manajemen. Perusahaan dan manager penjualan terlalu

banyak menghabiskan banyak waktu untuk mendapatkan informasi yang

diperlukan, atau mereka mengambil keputusan berdasarkan informasi yang

tidak sesuai. Manager tidak menghabiskan banyak waktu pada perencanaan

pemasaran dan tugas lain.

Manager, penjual, dan konsumen telah dipenuhi informasi produk yang

tidak baik dan pelayanan. Pelaksanaan penjualan dari perusahaan menjadi

timpang oleh proses transaksi penjualan, yang membatasi usaha penjualan oleh

penjual dan menurunkan pelayanan kepada konsumen. Manager tidak menerima

tipe informasi pelaksanaan penjualan yang dibutuhkan dan mereka menghabiskan

banyak waktu untuk mencoba memenuhi informasi tersebut yang mengurangi

waktu yang dibutuhkan dalam tugas manajemen yang lain. Untuk alasan ini,

kualitas keputusan pemasaran dan pelaksanaan penjualan perusahaan lebih

menurun.

Catatan : Untuk mempersingkat analisa studi kasus ini, kami akan membatasinya

sampai dua solusi alternatif meskipun dua solusi lain berkembang diantara dua

solusi tersebut dapat dikembangkan, khususnya jika data yang diberikan lebih

banyak atau lebih banyak asumsi-asumsi yang dibuat.

21

Solusi 1: Mempertahankan sistem informasi terkini untuk proses penjualan dan

proses analisis. Memperkerjakan lebih banyak penjual untuk

menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen.

Memperkerjakan lebih banyak asisten untuk mengurangi tugas analisa

dari manager informasi penjualan.

Solusi 2 : Mengembangkan sistem informasi baru dengan menggunakan teknologi

otomatisasi retail terkini. Sistem POS memperbolehkan transaksi

penjualan berlangsung cepat, dan memperbolehkan penjual untuk

menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. Sistem yang

baru seharusnya menjadikannya mudah bagi manager untuk menerima

respon dengan cepatmengenai permintaan untuk informasi penjualan,

sesuai dengan kebutuhan mereka.

Keuntungan :

1. Biaya persiapan yang rendah untuk pelatihan pekerja baru.

2. Sederhana, sistem manual yang mudah digunakan oleh para penjual.

3. Peningkatan penjualan yang diharapkan melalui penjualan perseorangan dan

pelayanan kepada konsumen oleh beberapa penjual.

4. Kesesuaian informasi dengan manager oleh asisten staf seharusnya mengarah

kepada penggunaan manajemen waktu yang lebih baik dan pengambilan

keputusan yang baik.

Kerugian :

1. Biaya operasi meningkat sejalan dengan dipekerjakannya pekerja baru.

2. pemakaian waktu proses transaksi penjualan untuk penjual

3. Informasi pelaksanaan penjualan akan selalu menjadi beberapa hari

sebelumnya

4. Integrasi yang tidak baik dengan perkembangan penjualan, penyaluran,dan

sistem lainnya yang sedang direncanakan.

5. Tidak sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi

sistem informasi untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan dan

pelayanan.

22

Evaluasi dari Solusi 2:

Keuntungan:

1. Secara relatif biaya operasi rendah untuk operasi dan pemeliharaan.

2. Sistem POS yang mudah digunakan dengan menggunakan teknologi

terkini yang dapat diterima secara luas.

3. Proses transaksi penjualan yang cepat oleh penjual dengan menggunakan

terminal POS

4. Informasi pelaksanaan penjualan terkini dapat terpenuhi untuk manajer.

5. Peningkatan penjualan yang diharapakan dapat dipenuhi melalui penjualan

perorangan dan pelayanan kepada konsumen dan pemekaian serta manajemen

waktu yang baik.

6. Kesesuaian informasi dengan manajemen berdasarkan pada data terkini

dan berlaku pada permintaan harus diarahkan pada pengambilan keputusan

yang baik.

7. Dirancang untuk dapat diintegrasikan kemajuan pemasaran, penyaluran,

dan sistem lainnya yang sedang direncanakan

8. Sesuai dengan rencana organisasi untuk menggunakan teknologi sistem

informasi untuk mengurangi biaya dan peningkatan penjualan dan pelayanan.

Kerugian:

1. Biaya persiapan yang tinggi untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan

pengembangan serta penerapan dari sistem yang baru.

2. Kesulitan menggunakan teknologi automasi terpisah oleh beberapa penjual

dan manajer.

Alasan Pemilihan Solusi

ABC Auto Parts harus mengembangkan proses transaksi penjualan yang

baru dan sistem informasi analisis. Hal ini memperbolehkan proses transaksi

penjualan yang cepat oleh penjual, sementara manajer memberikan informasi

tepat pada waktunya sesuai dengan yang mereka butuhkan. Penjual memperoleh

waktu yang lebih banyakbagi konsumen dan pelayanan, dan manajer akan

mempunyai banyak waktuuntuk tugas manajerial yang lain. Tingginya biaya

23

persiapan adalah harga yang pantas yang harus dibayar untuk keuntungan

tersebut, dan untuk kemampuan dari sistem yang baru untuk dapat di integrasikan

dengan kemampuan sistem yang lain dan dengan rencana strategis perusahaan

untuk sistem informasi.

Usulan Rancangan Sistem Informasi

Beberapa perlengkapan pengembangan sistem harus pada informasi yang

ditemukan pada studi kasus untuk mengembangkan sebuah usulan rancangan

sistem. Diagram alir pengembangan sistem di gunakan untuk menganalisa sistem

informasi terkini dan usulan sebuah rancangan yang memenuhi kebutuhan dari

pemakainya dan organisasi.

Analisa dan rancangan proses mengakibatkan dalam sebuah usulan

rancangan umum untuk proses transaksi dan analisa system. Banyak pekerjaan

yang harus diselesaikan untuk mengembangkan spesifikasi rancangan secara

detail untuk system yang baru. Namun sejalan dengan usulan rancangan umum

untuk system yang baru cukup memadai untuk pihak manajemen ABC sebagai

pemakai akhir. Hal tersebut mengijinkan mereka untuk mengusulkan solusi sistem

informasi yang efektif untuk masalah bisnis mereka. Solusi usulan dapat

dirancang secara detail dan diterapkan oleh organisasi spesialis system informasi.

Penerapan Rencana

Usulan solusi untuk permasalahan yang dihadapi oleh ABC Autp Parts

menjaadi permasalahan yang utama. Untuk dapat diterapkan secara baik,

rancangan ini harus mencakup pengimplementasian aktivitas-aktivitas sebagai

berikut:

- Mengevaluasi dan mendapatkan peerangkat keras dan perangkat lunak

baru. Sistem komputer, terminal POS, manajemen stasiun-stasiun kerja,

dan pengolah data komunikasi, serta fasilitas jaringan untuk perangkat

keras. Sedangkan untuk perangkat lunak adalah sistem manajemen basis

data, pengawas komunikasi, dan sebuah proses transaksi penjualan, serta

paket analisa.

24

- Mengembangkan setiap komputer yang tidak dibeli sebagai paket

perangkat lunak. Membuat modifikasi yang dipelukan mengenai paket

perangkat lunak yang diperlukan.

- Mempersiapkan dokumentasi mengenai bagaimana menggunakan proses

transaksi penjualan yang baru dan system analisa untuk manajer, tenaga

penjual, operator komputer.

- Mendidik dan melatih bagian manajemen, tenaga penjual, dan petugas

sistem informasi yang mengoperasikan sistem yang baru.

- Menguji system dan memperbaikinya sampai dapat berfungsi dengan baik.

- Mengadakan peruabahan pada system yang baru berdasarkan fase

penyimpanan berdasarkan penyimpanan untuk mengurangi kegagalan.

Penggunaan penyimpanan yang pertama adalah sebagai sebuah acuan arah

untuk membantu dalam pengujian dan pelatihan.

25