bab iii pembahasan...masing-masing c. memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan...

27

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan dari sistem pengiriman barang kargo ini penulis menjelaskan aspek

sejarah perusahaan dari CV. Kurnia Transindo secara umum, struktur organisasi di

CV. Kurnia Transindo Bandung dan penjelasan fungsi-fungsi dari bagian yang terkait

dalam struktur organisasi.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

CV. Kurnia Transindo merupakan Perusahaan Nasional Menengah yang

beroperasi sejak tahun 1970 di Jakarta dengan nama perusahaan CV. Bina Jaya

sebagai perusahaan ekspedisi yang menangani proyek kargo, general cargo, tekstil

kargo. Pada tahun 1984, CV. Kurnia Transindo berkembang dan memiliki bisnis lini

lain sebagai transportasi truk jalur darat, terutama ke trans sumatra.

Dalam sistem perusahaannya CV. Kurnia Transindo terbagi menjadi 3 wilayah

yaitu CV. Kurnia Transindo kantor pusat di Jl. KH. Mas Mansyur No. 40 F / G

Jakarta dan dua kantor cabang di Jl. A. Yani V No. 55 Medan serta di Jl. Komplek

Kopo Mas Blok N No. 7 A Bandung.

Di era kemajuan teknologi informasi ini negara kita akan berlaku sebagai

perdagangan bebas, dan bisnis perdagangan kita secara otomatis menghadapi

persaingan ketat dengan negara-negara lain. Itulah sebabnya CV. Kurnia Transindo

28

memiliki tujuan untuk mengembangkan bisnis perusahaan dalam melayani pelanggan

khususnya pengiriman barang kargo. Pada tahun 2002 CV. Kurnia Transindo

bergerak sebagai perusahaan pengangkutan menangani pengangkutan udara,

pengangkutan laut, pembersihan pabean dan transportasi darat.

CV. Kurnia Transindo mengkhususkan diri dalam pengangkutan barang

internasional, dan manajemen logistik yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Dengan kata lain, perusahaan ini secara aktif terlibat dalam layanan pengangkutan

laut dan udara, pergerakan ekspor impor sebagai berikut:

1. Pengangkut barang internasional melalui laut dan udara

2. Izin pabean dan pialang

3. Pengiriman massal

4. Konsolidasi (FCL / LCL)

5. Pergudangan

6. Spesialis proyek kargo

7. Transportasi darat

8. Kargo domestik melalui laut dan udara

CV. Kurnia Transindo berinvestasi besar-besaran pada teknologi modern tidak

hanya untuk menyediakan sistem komunikasi yang cepat dan efisien untuk

penggunaan internal tetapi juga untuk fungsi interaktif dengan klien sebagai

pengguna jasa pengiriman dari perusahaan ini.

Dengan demikian CV. Kurnia Transindo dapat menjadi perusahaan dalam

bidang pelayanan jasa pengiriman barang kargo yang dapat memenuhi kebutuhan

pelanggan dalam pelaksanaannya.

29

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi digunakan sebagai sarana dalam manajemen untuk

mengelola sumber daya manusia. Struktur organisasi dibuat untuk mengorganisir

tugas dalam pekerjaan di suatu perusahaan. Bentuk struktur organisasi dan fungsi dari

CV. Kurnia Transindo Bandung adalah sebagai berikut:

Sumber : CV. Kurnia Transindo Bandung (2009)

Gambar III.1

Struktur Organisasi CV. Kurnia Transindo Bandung

Dari setiap bagian yang terdapat dalam gambar diatas memiliki fungsi dan

tugas yang berbeda-beda. Adapun fungsi dan tugas-tugas dari bagian tersebut dapat

diuraikan sebagai berikut:

Manajer

Cabang/Marketing

BAMBANG WIJAYA

Kasir dan

Pembukuan

MILANA

Kepala Operasional

IRWANTO

Driver

ROSADI dan RIADI

Staff Operasional

WARSONO

30

1. Manajer Cabang / Marketing

Tugas pokok : memimpin, mengarahkan, mengendalikan semua kegiatan-

kegiatan marketing administrasi dan operasional di dalam perusahaan.

Fungsi dalam jabatan :

a. Sebagai pelaksana harian mulai dari operasional kegiatan perusahaan sampai

dengan pengendalian perusahaan yang berhubungan dengan administrasi bank

b. Membina sumber daya manusia yang dipimpinnya berkaitan dengan

menggerakkan tugas seluruh bawahannya agar dapat bekerja sesuai job desk

masing-masing

c. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk

menunjang kerja dalam perusahaan dalam tugasnya masing-masing

2. Kasir dan pembukuan

Tugas pokok : menjalankan dan melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan

dengan penerimaan dan pengeluaran serta mencatatnya ke dalam buku.


a. Sebagai pelaksanaan tugas kasir dan keuangan perusahaan termasuk di

dalamnya transaksi pembayaran pengiriman barang

b. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk


3. Kepala Operasional

Tugas pokok : memimpin serta mengendalikan semua kegiatan-kegiatan

operasional yang berkaitan dengan penerimaan dan pemuatan serta pengiriman

barang sehingga dapat efisien dan efektif untuk mencapai hasil yang optimal.

31


a. Sebagai pelaksana operasional harian mulai dari penerimaan barang dari

pelanggan, pembuatan surat-surat berkenaan dengan pengiriman barang,

memastikan barang yang dimuat untuk dikirim dan bertanggung jawab atas

penyimpanan barang yang ada di gudang

b. Pembinaan sumber daya manusia yang dipimpinnya dalam memberikan

pengarahan sistem atau pelaksanaan kerja hingga melaksanakan evaluasi kerja

terhadap bawahannya

c. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk


4. Driver

Tugas pokok : menjalankan dan melaksanakan semua kegiatan yang berkaitan

dengan operasional pengambilan dan pengantaran barang sehingga dapat

memberikan layanan yang memuaskan kepada pelanggan.


a. Sebagai pelaksanaan operasional pengemudi mengantar dan mengambil barang

kepada relasi atau perusahaan sejenis

b. Memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan untuk


5. Staff Operasional

Tugas pokok : membantu menjalankan dan melaksanakan semua kegiatan

harian manajer operasional dalam hal penerimaan dan pengiriman barang secara

efektif dan efisien.

32


a. Membantu tugas-tugas manajer dan ka. operasional dalam proses kegiatan

pengiriman barang

b. Memelihara kebersihan dan kerapihan setiap ruangan-ruangan yang ada di

kantor dan sekitarnya serta menjaga keamanan kantor

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur penerimaan barang dari pelanggan

Pelanggan menghubungi pihak kantor untuk melakukan pendataan pengiriman

barang menggunakan kwitansi yang akan dikirim mulai dari jenis barang, jumlah

muatan dan tujuan pengiriman. Kemudian kepala operasional akan membuatkan surat

pengiriman barang dan menentukan biaya pengiriman barang berdasarkan kategori

barang tersebut dan merekap surat-surat pengiriman barang. Lalu pelanggan

melakukan transaksi pembayaran kepada kasir sesuai dengan tagihan yang diminta

dan kasir akan membuatkan dokumen estimasi / realisasi penagihan.

2. Prosedur proses pengiriman barang

Setelah proses penerimaan barang selesai, barang akan dikirim ke tempat tujuan

dengan disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan menunggu barang

dari pelanggan lain untuk dapat dimuat dalam 1 truk tronton maksimal 2 hari dengan

kapasitas 15-20 ton dalam satu kali pengiriman. Setelah memenuhi syarat barang

dapat dimuat ke truk, lalu kepala operasional akan memberikan surat jalan dan daftar

muatan barang kepada supir.

Proses pengiriman barang ini dapat berlangsung hingga 1 minggu tergantung

dengan kondisi perjalanan dari Bandung ke Medan. Setelah sampai di tempat tujuan,

33

supir memberikan surat jalan dan daftar muatan barang kepada kepala operasional

CV. Kurnia Transindo cabang Medan dan melakukan pemeriksaan kondisi barang.

Barang yang sudah diterima dapat diambil langsung di kantor oleh pihak penerima

barang atau diantar ke tempat tujuan pengiriman tanpa biaya tambahan.

3. Prosedur laporan pengiriman barang

Setelah proses pengiriman barang selesai pihak kasir dan pembukuan akan

membuat laporan mengenai detail pengiriman barang dan laporan pembayaran jasa

pengiriman barang berupa laporan kas besar, laporan rekapitulasi pembayaran, dan

daftar pembayaran piutang untuk diserahkan kepada manajer cabang.

34

3.3. Activity Diagram

Gambar III.2

Activity Diagram Prosedur Sistem Berjalan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan ini menjelaskan spesifikasi dari dokumen masukan

dan spesifikasi dari dokumen keluaran yang terjadi pada sistem pengiriman barang di

CV. Kurnia Transindo.

35

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Spesifikasi dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang masuk

secara spesifik.Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan yang terjadi pada

sistem pengiriman barang di CV. Kurnia Transindo yaitu:

1. Nama dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembayaran pengiriman

barang

Sumber : Pelanggan

Tujuan : Kepala Operasional

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap transaksi pembayaran pengiriman barang

Bentuk : Lampiran A-1

2. Nama dokumen : Surat-surat Pengiriman Barang

Fungsi : Sebagai bukti beberapa surat spesifikasi barang yang

dikirim beserta biaya kirim barang

Sumber : Pelanggan

Tujuan : Kepala Operasional

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada transaksi pengiriman barang

Bentuk : Lampiran A-2

36

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Spesifikasi dokumen keluaran menjelaskan tentang dokumen yang keluar

secara spesifik.Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran yang terjadi

pada sistem pengiriman barang di CV. Kurnia Transindo yaitu:

1. Nama dokumen : Surat Pengiriman Barang

Fungsi : Sebagai bukti spesifikasi barang yang dikirim beserta

biaya kirim yang harus dibayar pelanggan

Sumber : Kepala Operasional

Tujuan : Pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pengiriman barang

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama dokumen : Daftar Muatan Barang

Fungsi : Sebagai daftar barang yang dikirim dalam 1 truk

kontainer beserta spesifikasinya

Sumber : Kepala Operasional

Tujuan : Supir

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pengiriman barang pada setiap truk kontainer


37

3. Nama dokumen : Estimasi / Realisasi Penagihan

Fungsi : Sebagai daftar tagihan biaya pengiriman barang

pelanggan dalam 1 truk kontainer

Sumber : Kasir dan pembukuan

Tujuan : Pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pengiriman barang pada setiap truk kontainer


4. Nama dokumen : Laporan kas besar

Fungsi : Mengetahui barang yang dikirim oleh CV. Kurnia

Transindo dan telah dibayar


Tujuan : Manajer Cabang

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman dan transaksi pembayaran


5. Nama dokumen : Laporan rekapitulasi pembayaran

Fungsi : Mengetahui rincian biaya pembayaran pengiriman

barang cash, giro atau transfer



38

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali


6. Nama dokumen : Laporan daftar pembayaran piutang

Fungsi : Mengetahui rincian biaya pembayaran piutang

pengiriman barang



Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap satu bulan sekali


3.5. Permasalahan Pokok

Setelah penulis melakukan pengamatan dan analisa untuk prosedur sistem

berjalan dari sistem pengiriman barang pada CV. Kurnia Transindo terdapat beberapa

permasalahan yaitu sebagai berikut:

1. Pemesanan pengiriman barang oleh pelanggan yang melakukan kesepakatan

transaksi pembayaran sebelum barang dikirim sampai diterima yang bersifat

sederhana menggunakan pendataan tertulis baik melalui telepon maupun

datang langsung ke tempat

39

2. Pendataan kegiatan perusahaan yang masih menggunakan pencatatan di buku

lalu di pindahkan ke aplikasi komputer Microsoft Excel. Dari rekap data

berupa dokumen kertas yang menumpuk menimbulkan pencarian data yang

diperlukan sewaktu-waktu menjadi terhambat

3. Laporan mengenai detail pengiriman barang pembayaran jasa yang diterima

pimpinan CV. Kurnia Transindo masih berupa daftar pembayaran jasa berupa

kas besar, daftar pembayaran piutang dan rekapitulasi pembayaran yang saling

terpisah serta tidak dapat diakses secara cepat dan mudah karena dibuat

berdasarkan kumpulan-kumpulan data dari kertas yang harus di input ke

Microsoft Excel yang bersifat sementara dan belum terorganisir

Dari permasalahan yang telah diuraikan diatas, dapat diambil kesimpulan

bahwa sistem pengiriman barang yang dilakukan oleh CV. Kurnia Transindo saat ini

masih terbilang sederhana dan kurang efektif serta efisien dalam penggunaan dan

pengolahan datanya.

3.6. Pemecahan Masalah

Setelah penjelasan permasalahan yang dihadapi, bahwa dalam penelitian ini

akan memberikan alternatif sebuah pemecahan masalah yang mendukung dan bisa

menjadi referensi bagi CV. Kurnia Transindo, diantaranya:

1. Pemesanan pengiriman barang yang melakukan kesepakatan transaksi

pembayaran sebelum barang dikirim sampai diterima dilakukan menggunakan

aplikasi khusus sistem pengiriman barang agar dapat diakses secara mudah

dan cepat.

40

2. Pendataan seluruh kegiatan perusahaan menjadi menggunakan sistem

komputerisasi khusus dimana setiap pengolahan data dapat tersusun dengan

baik sehingga memudahkan pencarian data yang dapat dilakukan kapan saja

3. Memberikan informasi melalui perancangan sistem pengiriman barang apakah

barang yang dikirim sudah atau belum diterima oleh pelanggan yang dituju

4. Laporan mengenai detail pengiriman barang dan pembayaran jasa yang

diterima pimpinan CV. Kurnia Transindo dibuat dengan menggunakan

program sistem pengiriman barang yang yang lebih terorganisir dalam format

isi laporannya berupa gabungan dari kas besar, daftar pembayaran piutang dan

rekapitulasi pembayaran yang dapat diakses oleh manajer perusahaan

sehingga dapat meningkatkan keakuratan data, keefektifan dan efisiensi

kegiatan perusahaan

bab iii pembahasan...masing-masing c. memelihara dan merawat peralatan inventaris yang digunakan...

Documents