bab ii gambaran umum the adhiwangsa hotel & … filea. gambaran umum the adhiwangsa hotel &...
TRANSCRIPT
BAB II
GAMBARAN UMUM THE ADHIWANGSA HOTEL &
CONVENTION
A. Gambaran Umum The Adhiwangsa Hotel & Convention
1. Sejarah Singkat The Adhiwangsa Hotel & Convention
The Adhiwangsa Hotel & Convention merupakan hotel bintang empat
di kota Solo yang berada dibawah manajemen yang sama dengan Amarelo
Hotel. The Adhiwangsa Hotel & Convention resmi beroperasi pada tanggal 15
Januari 2015.
The Adhiwangsa Hotel & Convention mengusung nuansa modern
elegan dengan arsitektur klasik Eropa. The Adhiwangsa Hotel & Convention
juga tidak melupakan konsep “hijau” dibuktikan dengan adanya taman luas
dengan berbagai jenis tanaman pada halaman depan hotel yang terus dijaga
dengan baik. The Adhiwangsa Hotel & Convention merupakan yang tepat
untuk tamu yang mendambakan hotel dengan suasana yang tenang dan jauh
dari kebisingan.
Adanya imbuhan “convention” pada nama hotel ini menjelaskan bahwa
The Adhiwangsa Hotel & Convention adalah hotel dengan suatu ruangan
16
17
pertemuan besar yang dapat menampung banyak orang dalam melakukan
kegiatan dengan kapasitas besar dan didukung dengan sarana serta prasarana
yang memadahi.
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 50 kamar yang tersedia.
Mulai dari kamar superior, deluxe, family suite, junior suite, dan executive
suite.
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki restoran yang bernama
Adwitya, ada pula Apsara swimming pool dengan standarisasi Mini Olympic
dan Agrapana wellness center yang menyuguhkan fasilitas kebugaran serta
perawatan spa dengan standar terbaik.
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 8 meeting room dan
convention hall yang menjadikan hotel ini dapat direkomendasikan untuk
kegiatan MICE khususnya meeting dengan kapasitas besar.
Meskipun tergolong hotel baru di kota Solo, The Adhiwangsa Hotel &
Convention terus berkembang untuk menciptakan citra baik serta terus
melakukan perbaikan dari segi fisik maupun kenerja pegawai.
2. Lokasi
The Adhiwangsa Hotel & Convention terletak di jalan Jl. Adisucipto
No. 146. The Adhiwangsa Hotel & Convention berada dalam satu kompleks
dengan Hailai International Club. Lokasi yang cukup strategis menjadikan
18
hotel ini mudah diakses baik dengan kendaran pribadi maupun umum. Hanya
diperlukan 15 menit dari bandara internasional Adi Sumarmo Solo dan 10
menit dari stasiun kereta api Purwosari Solo. Banyak destinasi yang dapat
dikunjungi oleh tamu seperti stadion Manahan yang hanya berjarak 2,6 km dan
Taman Balekambang yang dapat ditempuh dalam 10 menit berkendara. Selain
itu, lokasi The Adhiwangsa Hotel & Convention juga dekat dengan lokasi
perbelanjaan seperti Solo Square dan Solo Paragon Mall.
B. Fasilitas The Adhiwangsa Hotel & Convention
1. Fasilitas kamar
Layaknya hotel bintang empat, The Adhiwangsa Hotel & Convention
memberikan yang terbaik dalam fasilitas kamar. Mulai dari tipe kamar
terendah seperti superior room telah dilengkapi dengan fasilitas yang baik dan
lengkap. Tipe kamar berikutnya adalah deluxe room, family suite, junior suite,
dan executive suite.
a. Superior Room
Superior room adalah kamar dengan tipe paling rendah di The
Adhiwangsa Hotel & Convention. Kamar ini dilengkapi dengan
berbagai fasilitas standar antara lain : non-smooking room, cable TV,
AC, telepon, in room safe, hair dryer, ironing facilities, desk, mini bar,
19
coffee maker, refrigerator, seating area, shower, complimentary
bottled water dan akses Wi-Fi gratis. The Adhiwangsa Hotel &
Convention memiliki 26 Superior room.
b. Deluxe Room
Tipe ini berada satu tingkat diatas superior room. Yang
membedakan tipe ini dengan adalah luas kamarnya. The Adhiwangsa
Hotel & Convention memiliki 16 kamar dengan jenis ini. Fasilitas yang
dimiliki deluxe room serupa dengan superior room.
c. Family Suite
Tipe family suite merupakan tipe kamar yang di desain untuk
kenyamanan keluarga, dengan ukuran kamar yang cukup besar disertai
dengan ruang keluarga yang terpisah dengan bed, hanya untuk tipe kamar
ini yang menggunakan bathtub. Untuk jenis kamar ini The Adhiwangsa
& Convention memiliki 1 kamar.
d. Junior Suite
Tipe ini memiliki luas kamar yang sangat besar daripada deluxe
room. The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 3 kamar untuk
tipe junior suite. Junior Suite memiliki pemandangan langsung
menghadap Apsara swimming pool.
20
e. Executive Suite
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki 3 executive room.
Kamar ini memiliki balkoni. Fasilitas yang tersedia : non-smooking
room, separate dining area, cable TV, AC, telepon, in room safe, hair
dryer, ironing facilities, desk, mini bar, coffee maker, refrigerator, sound
proofing, blackout curtains, daily newspaper, bathrobes, seating area,
shower, complimentary bottled water dan akses Wi-Fi gratis. Kamar ini
merupakan kamar tipe paling tinggi yang ada.
2. Fasilitas Ruang Pertemuan
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki delapan ruang
pertemuan dan satu covention hall yang dapat digunakan untuk berbagai
keperluan acara dengan kapasitas yang beragam.
a. Abhiyana meeting room
Ruangan ini berukuran 33,6 m² dan dapat digunakan untuk
pertemuan dengan jumlah peserta yang sedikit dengan susunan :
a. Theatre : 16 seats
21
b. Ahwaya meeting room
Meeting room dengan ukuran 34,2 m² yang dapat digunakan
sampai dengan 20 orang dengan susunan :
a. Theatre : 20 seats
b. U Shape : 16 seats
c. Aruna meeting room
Ruangan ini berukuran 60,1 m² mampu menampung sampai
dengan 30 orang dengan susunan :
a. Classroom : 30 seats
b. U-shape : 20 seats
c. Round table : 20 seats
d. Asha meeting room
Besar ruangan 77,9 m² mampu menampung sampai dengan 50
orang dengan susunan :
a. Classroom : 38 seats
b. U-shape : 30 seats
c. Theater : 50 seats
d. Round table : 20 seats
e. Banquet style : 40 seats
22
e. Anargya meeting room
Ruangan ini berukuran 50,7 m² mampu menampung sampai
dengan 40 orang dengan susunan :
a. Classroom : 38 seats
b. U-shape : 24 seats
c. Theatere : 40 seats
f. Arkana meeting room
Besar ruangan 104,5 m² mampu menampung sampai dengan 56
orang dengan susunan :
a. Classroom : 56 seats
b. U-shape : 30 seats
c. Theater : 50 seats
d. Round table : 40 seats
e. Banquet style : 50 seats
g. Adwaya meeting room
Ruangan pertemuan ini berukuran 113,5 m² mampu menampung
sampai dengan 100 orang dengan susunan :
a. Classroom : 65 seats
b. Theater : 100 seats
c. Round table : 80 seats
23
d. Banquet style : 80 seats
h. Atma meeting room
Besar ruangan 208,8 m² mampu menampung sampai dengan 160
orang dengan susunan :
a. Classroom : 160 seats
b. Theater : 100 seats
c. Round table : 120 seats
d. Banquet style : 80 seats
i. Convention Hall
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki satu convention
hall besar yang dapat menampung :
a. Theatre : 900 seats
b. Classroom : 450 seats
c. Round table : 890 seats
24
3. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman
a. Adwitya resto
Adwitya resto merupakan satu-satunya restoran di The
Adhiwangsa Hotel & Convention yang menyediakan berbagai pilihan
menu mulai dari sajian lokal hingga internasional dengan cita rasa hotel
bintang empat. Adwitya resto juga di buka untuk umum.
4. Fasilitas Layanan
a. Check-In dan Check-Out
The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan layanan check-
in dan check-out yang membantu tamu selama 24 jam
b. Reception dan Reservation
Layanan lain yang melayani selama 24 jam adalah reception dan
reservation. Tamu yang ingin memesan kamar dapat membuat reservasi
selama 24 jam. Tamu juga dapat memesan kamar melalui internet dan
akan segera di layani secara langsung.
c. Car Rental Service dan Pick-Up Service
Layanan penjemputan dari bandar udara ini disediakan gratis
untuk tamu yang akan menginap ke The Adhiwangsa Hotel &
25
Convention. Dan juga disediakan penyewaan mobil untuk tamu dengan
di kenakan biaya tertentu.
d. 24 hours Room Service
Layanan kebersihan kamar tersedia selama 24 jam yang akan
membantu tamu kapan pun dibutuhkan.
e. Laundry
Tamu juga dapat menggunakan fasilitas laundry yang
disediakan oleh The Adhiwangsa Hotel & Convention.
f. Spa
The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan beberapa
paket Spa yang dapat dinikmati oleh tamu misalnya Traditional
Balinese Massage, Aromatherapy Massage, Neck & Shoulder
Massage, Foot Massages dan banyak pilihan lainnya.
g. Apsara Swimming Pool
The Adhiwangsa Hotel & Convention memiliki satu kolam
renang dengan standarisasi mini olympic yang bernama Apsara
swimming pool. Kolam renang ini dibuka untuk umum dan dapat
digunakan setiap hari. Untuk tiket masuk dikenakan biaya sebesar Rp.
50.000 untuk anak-anak dan Rp. 75.000 untuk dewasa.
26
h. Agrapana Wellness Center
The Adhiwangsa Hotel & Convention menyediakan fasilitas
wellness yang ditawarkan antara lain : gym, sauna, jacuzzi, dan
whirlpool. Untuk dapat menikmati fasilitas ini dikenakan biaya masuk
dengan harga Rp. 50.000/orang.
5. Paket Meeting
The Adhiwangsa Hotel & Convention menawarkan berbagai
pilihan paket meeting sesuai dengan kebutuhan para tamu. Paket meeting
yang ditawarkan seperti meeting fullboard, meeting one day, meeting full
day, dan meeting half day.
1. Paket meeting fullboard
Meeting fullboard merupakan kegiatan pertemuan satu hari
penuh dalam ruangan pertemuan dan disertai dengan penggunaan
fasilitas kamar untuk menginap para pesertanya. Paket meeting fullboard
ditawarkan dengan harga Rp. 650.000,- per orang. The Adhiwangsa
Hotel & Convention memberikan fasilitas berikut untuk para peserta
meeting fullboard :
• 3 kali makan (pagi, siang, malam).
• 2 kali coffee break.
• ruang rapat beserta penataannya.
27
• meja registrasi.
• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound
system, mini garden, backdrop, proyektor & screen.
• 1 kamar tipe superior untuk 2 orang.
• free Wi-Fi.
• antar jemput bandara internasional Adi Soemarmo atau stasiun kereta
Solo Balapan.
2. Paket meeting one day
Meeting one day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan
dengan durasi maksimal 12 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar
atau menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting one day
yaitu :
• 2 kali makan ( siang dan malam)
• 2 kali coffee break.
• ruang rapat beserta penataannya.
• meja registrasi.
• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound
system, mini garden, backdrop, proyektor & screen.
• free Wi-Fi.
28
3. Paket meeting full day
Meeting full day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan
dengan durasi maksimal 8 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau
menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting full day yaitu :
• 1 kali makan.
• 2 kali coffee break.
• ruang rapat beserta penataannya.
• meja registrasi.
• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound
system, mini garden, backdrop, proyektor & screen.
• free Wi-Fi.
4. Paket meeting half day
Meeting half day adalah kegiatan pertemuan yang dilakukan
dengan durasi maksimal 6 jam tanpa menggunakan fasilitas kamar atau
menginap. Fasilitas yang diberikan untuk paket meeting half day yaitu :
• 1 kali makan.
• 1 kali coffee break.
• ruang rapat beserta penataannya.
• meja registrasi.
• white board, board marker, paper, pen, microphone wireless, sound
system, mini garden, backdrop, proyektor & screen dan free Wi-Fi.
29
C. Struktur Organisasi Departemen Sales dan Marketing The
Adhiwangsa Hotel & Convention
1. Bagan Organisasi Departemen Sales dan Marketing
Sumber : The Adhiwangsa Hotel & Convention
General
Manager
Sales Marketing
Manager
Sales Event
Coordination
Sales
Executive
Sales
Admin Art
Designer
30
2. Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Sales dan Marketing
a. General Manager
Jabatan general manager ini dipegang oleh Bapak Gusti Muchlis.
Sebagai seorang general manager tanggung jawab dan tugas pokok
yang dilakukan adalah :
Tanggung jawab jabatan :
- Bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan hotel dan
kinerja seluruh karyawan.
- Bertanggung jawab dalam menjaga properti (aset fisik), pemeliharaan
hotel termasuk dalam perizinan dan memastikan kelengkapannya.
Tugas pokok :
- Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya.
- Mengelola operasional harian perusahaan.
- Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
mengalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
- Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
- Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di
perusahaan.
- Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat
berjalan degan maksimal.
- Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal.
31
- Mengelola anggaran keuangan hotel.
- Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan.
- Membuat prosedur dan standar perusahaan.
- Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan
divestasi.
- Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka
menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan.
- Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan.
b. Sales Marketing Manager
Jabatan sales marketing manager ini dipegang oleh Ibu Lisa Halim.
Sebagai seorang sales marketing manager tanggung jawab dan tugas
pokok yang dilakukan adalah :
Tanggung jawab jabatan :
- Menyusun teknik, taktik dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan
bisnis perusahaan.
- Bertanggung jawab untuk bidang pengelolaan : sales, sales promotion,
advertising, public relation, dan menganalisa pasar.
Tugas pokok :
- Mengusahakan pencapaian keuntungan perusahaan yang sebesar-
besarnya.
- Mencari dan menetapkan target pasar perusahaan.
32
- Mengikuti perkembangan pasar baik adanya perubahan keadaan pasar,
penurunan maupun peningkatan daya saing pemasaran hotel pesaing.
- Mengendalikan jalannya operasional bagiannya.
- Mengkoordinir fungsi-fungsi yang berlebihan dalam usaha penjualan
produk perusahaan.
- Menyelenggarakan hubungan yang baik terhadap para langganan,
instansi maupun segmen pasar lainnya.
- Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran.
- Bertanggung jawab atas penyusunan marketing plan.
- Bertanggung jawab atas penyelenggaraan promosi baik ke dalam maupun
keluar hotel.
- Bertanggung jawab atas administrasi bagiannya.
- Bertanggung jawab atas pembuatan laporan bulanan atau tahunan sesuai
dengan keperluan yang telah ditetapkan.
- Bertanggung jawab atas penyelenggaraan publikasi dalam rangka
pemasaran perusahaan.
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation.
- Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat direct mail maupun
penawaran kepada calon tamu.
- Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat-rapat operasional antar
bagian.
33
c. Sales Event Coordinator
Jabatan sales event coordinator ini dipegang oleh Bapak Rommy.
Sebagai seorang sales event coordinator tanggung jawab dan tugas
pokok yang dilakukan adalah :
Tanggung jawab jabatan :
- Mendatangi instansi/perusahaan baik swasta maupun pemerintahan untuk
melakukan sales call.
- Menyampaikan penawaran produk perusahaan terutama yang berkaitan
dengan event.
- Kelancaran administrasi dan membantu markerting manager
mempersiapkan laporan.
Tugas pokok :
- Mengkoordinasikan segala bentuk event yang ada atau akan dilaksanakan
di hotel dengan atasan.
- Mengontrol setiap acara yang berlangsung di hotel.
- Melaksanakan tugas sales call dan turut aktif dalam sales promotion.
- Membuat laporan sales call dan promosi serta menindak lanjut tugas-
tugasnya.
- Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang
penjualan.
- Bertanggung jawab terhadap marketing manajer.
34
d. Sales Executive
Jabatan sales executive ini dipegang oleh tiga orang sales marketing yaitu
: Bapak Guntur, Ibu Dini dan Ibu Fitria. Sebagai seorang sales executive
tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan adalah :
Tanggung jawab jabatan :
- Mendatangi instansi/perusahaan baik swasta maupun pemerintahan untuk
melakukan sales call.
- Menyampaikan penawaran produk perusahaan
- Menerima pesanan kamar dan tamu grup.
- Kelancaran administrasi dan membantu markerting manager
mempersiapkan laporan.
Tugas pokok :
- Melaksanakan tugas sales call dan turut aktif dalam sales promotion.
- Menata dengan baik dan benar sistem arsip yang ada di departemen
marketing.
- Membuat surat penawaran dan membalas setiap surat yang masuk ke
departemen marketing.
- Membuat laporan sales call dan promosi serta menindak lanjut tugas-
tugasnya.
- Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan di bidang
penjualan.
- Bertanggung jawab terhadap marketing manager.
- Membantu marketing manager dalam melakukan :
35
Tugas customer relation, tugas community relation, tugas govermental
relation.
e. Admin Sales
Jabatan admin sales ini dipegang oleh Ibu Friska Wahyu. Sebagai
seorang admin sales, tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan
adalah :
Tanggung jawab jabatan :
- Membantu semua pekerjaan yang ada di departemen marketing dan
melakukan semua instruksi atasannya.
- Menangani dan mengelola semua surat masuk dan surat keluar
- Membuat notulen meeting yang diselenggarakan atasannya.
- Menerima telepon masuk di departemen marketing dan menyampaikan
kepada atasannya.
Tugas pokok :
- Menerima surat masuk baik intern maupun ekstern dan
menyampaikannya kepada yang bersangkutan.
- Mengkonsep, membuat dan membalas semua surat masuk, sesuai dengan
perintah atasannya.
- Mengatur file dan arsip dengan sistem filling yang benar dan up to date :
Semua surat keluar dan masuk di departemen marketing.
Data base pelanggan atau rekanan kerja hotel.
36
Banquet Event Order (BEO) yang dibuat dan diterima departemen
marketing.
Data dan laporan yang ada dan dibuat oleh departemen marketing.
- Mengelola kantor dengan baik selama atasan tidak berada dikantor.
- Mempersiapkan semua kebutuhan (surat, data-data, laporan atau
dokumen lainnya) untuk meeting atasannya.
- Mengumpulkan fakta-fakta dan informasi yang berkaitan dengan
kepentingan perusahaan dan kelancaran tugas di departemen marketing.
- Memperluas pengetahuan dengan membaca bila ada hal-hal yang
menarik dan diperlukan department marketing.
- Berprakarsa dalam menyelesikan masalah yang ditemuinya tanpa harus
menunggu atasan.
- Melakukan tindak lanjut atas segala hal sehingga selesai secara tuntas.
f. Art Designer
Jabatan art designer ini dipegang oleh Bapak Cikal Pupangga. Sebagai
seorang art designer tanggung jawab dan tugas pokok yang dilakukan
adalah :
Tanggung jawab jabatan :
- Menangani semua permintaan pemuatan flyer paket-paket, menu dan
design lainnya yang berkaitan dengan tugasnya.
- Membantu semua pekerjaan yang ada di departemen marketing dan
melaksanakan semua intruksi atasannya.
37
Tugas pokok :
- Mengkonsep, mendesign dan melaksanakan semua permintaan
pembuatan :
Flyer paket dan even, sales kit, gambar gambar menu food & baverage, pool
member card,dan lain-lain.
- Ikut membantu kelancaran departemen marketing.
- Melaksanakan tugas yang diberikan atasan dengan baik.
- Melakukan tindak lanjut atas segala hal yang berkaitan dengan tugasnya
sehingga selesai secara tuntas dan tepat waktu.
- Bekerja secara efisien dan efektif dan mempunyai kebiasaan kerja yang
baik.