bab 5 membuat dokumen audit with acl pada saat kita baru menggunakan acl, status bar pada layar...
TRANSCRIPT
Banking Audit with ACL
BAB 5MEMBUAT DOKUMEN
5.1 MEMULAI ACL DAN MEMBUAT DOKUMEN BARU
ACL menyimpan semua informasi mengenai data yang digunakan kedalam
sebuah file yang disebut dengan dokumen. Data yang diolah oleh komputer dan
informasi yang sedang dikerjakan disimpan kedalam sebuah file yang disebut file
data.
Untuk dapat bekerja dengan ACL dibutuhkan sebuah dokumen.
Pembuatan dokumen dapat dibuat dari dokumen baru atau dokumen yang
pernah dibuat. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut untuk
membuat dokumen baru.
Langkah – langkah untuk mulai bekerja dengan ACL :
1. Sorot [START] pada tampilan windows
2. Pilih menu [Program] kemudian pilih [ACL for windows V6.5 ]
3. Double click pada pilihan [ACL for windows V6.5 ]
Pada layar akan tampil ACL application Screen
Title bar Menu bar
Button bar
Status bar
Application Workspace
Gambar 5. 1 Tampilan awal ACL
Membuat Dokumen 68
Banking Audit with ACL
Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar aplikasi
ACL menunjukkan tidak adanya dokumen yang dibuka dan tidak ada input file
yang digunakan. Sebelum kita bekerja dengan data di ACL, terlebih dahulu kita
harus membuka dokumen yang sudah dibuat atau membuat sebuah dokumen
baru.
Untuk membuat sebuah dokumen baru, kita membutuhkan nama
dokumen, yang secara khusus dapat disimpan pada harddisk atau disket.
Tentukan sebuah file berisi data yang mengandung data yang diinginkan
kemudian, buat sebuah input file definition yang mengandung format untuk
data tersebut.
Langkah – langkah membuat dokumen baru adalah :
1. Pilih file dari [menu bar] dan pilih [New Document]. ACL akan
menampilkan :
Gambar 5.2 Tampilan pembuatan dokumen baru
2. Ketikkan ‘bank_gunadarma’ sebagai nama dokumen kita. Kemudian pilih [Save].
Membuat Dokumen 69
Banking Audit with ACL
Gambar 5.3 penyimpanan file
5.2. INPUT FILE DEFINITIONS
Sebuah input file definition adalah sebuah format yang akan kita gunakan untuk
menggambarkan struktur dan isi dari file data. ACL menggunakan input file
definition untuk membaca data dalam file, tanpa melakukan perubahan pada
data original. Input file definition terdiri dari nama field, tipe data, dimana
masing-masing filed dimulai dan, berapa panjang masing-masing field.
Sebelum kita membuat sebuah input file definition, sebaiknya kita menyiapkan
file data yang akan diolah.
5.2.1 Membuat Input File Definition menggunakan Data Definition
Wizard
Apabila data yang akan kita gunakan dalam ACL adalah data baru, maka
secara otomatis, pembuatan input file definition menggunakan Wizard. Hal ini
dimaksudkan agar kita dapat mengatur file data sesuai keinginan kita.
Langkah – langkah membuat input file definition :
1. Tentukan file data yang akan digunakan. Pilihlah [New], tekan [Next]
Membuat Dokumen 70
Banking Audit with ACL
Gambar 5.4 Select Input File Definition
2. Tampilan Definition Wizard
Gambar 5.5 Tampilan Definition Wizard
3. Pilih [Disk], tekan [Next]
Membuat Dokumen 71
Banking Audit with ACL
Gambar 5.6 Pemilihan Disk
3. Pilih file data yang akan digunakan. Dalam latihan ini kita menggunakan file
CAB_SALDO.dbf Kemudian pilih [Open]
Gambar 5.7 Select File
Membuat Dokumen 72
Banking Audit with ACL
4. Pilih [Next], karena kita akan menggunakan spesifikasi defaultnya
Gambar 5.8 Data Definition Wizard –Character set
5. Pilih [Other file format], kemudian pilih [Next]
Gambar 5.9 Data Definition Wizard – File Format
6. File data yang akan dikerjakan di ACL dapat diset-up sesuai keinginan. Kita
Hal ini berarti file data pada ACL dapat di atur dan dirubah sesuai dengan
Membuat Dokumen 73
Banking Audit with ACL
keinginan kita tanpa harus merubah file data yang asli. kemudian pilih
[Next]
Gambar 5.10. Data Definition Wizard – Final
7. Pilih [Finish]
5.2.2 Penentuan data Field tanpa Wizard
Apabila kita akan melakukan pengaturan kembali terhadap input file
definition yang telah dibuat, kita dapat mengatur filed data tanpa menggunakan
Wizard. Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut
1. Pada pemilihan File definition pada dialog box, klik[New]. ACL akan membuka
wizard. Klik[next] sampai pada jendela pengaturan properti file kemudian
pilih [Skip to Finish] kemudian klik [Next].
2. Simpan input file dengan nama file.yang kita inginkan
3. Dari Menu Edit, pilih Input File Definition. Maka akan ditampilkan gambar
berikut :
Membuat Dokumen 74
Banking Audit with ACL
Gambar 5.11 Input File Definition
Jika data yang didefinisikan bukan berjenis DBF maka ACL akan membuat
hasil definisi file dengan ekstensi .FIL.
Perhatikan bahwa status bar menampilkan nama dari dokumen yang
dibuka disisi kiri dan melaporkan jumlah record yang terkandung pad file
tersebut. Nama dari input file ditampilkan disisi kanan dari status bar. Path dan
nama dari data file ditentukan dalam title bar pada jendela input file definition.
Pada saat kotak Input file Definition dibuka dan input file dipilih, ACL akan
menampilkan informasi mengenai data file :
Tipe media : Disk, Tape – one real, atau Tape multi real
Tipe File : Fixed record length, IBM TM variabel Record Length, atau text file (CR atau CRLF)
Tipe Karakter : ASCII atau EDCDICPanjang Record : Panjang dari record untuk fixed length atau panjang dari longest record jika record
adalah panjang variabel Skip length : Nilai ini ditentukan dengan sejumlah bytes dalam input file yang oleh ACL
akan diabaikan atau dilompati sebelkum dimulainya analisa data. Untuk contohnya, kita dapat menggunakan skip untuk mengabaikan judul informasi dan mulai menetukan file dari detail record.
Defaultnya adalah nol, ACL menganalisa data dari permulaan file.
Membuat Dokumen 75
Banking Audit with ACL
Kita hanya dapat membuat input file definition untuk satu data file.
Setelah itu ACL secara otomatis menghubungkan data file untuk input file
definition.
Melakukan Edit Input File Definition
Input File definition yang sudah didefinisikan dapat di-edit kembali baik
diperbaiki, dihapus maupun ditambah field baru. Untuk mengaksesnya pilih
menu Edit kemudian pilih Input Field Definition :
Gambar 5.12 Edit Input File Definition
Pada jendela ini kita dapat merubah nama field, type dan panjang dari
field tersebut.
Mengedit Field berjenis Numerik
Field numerik berisi angka yang mempunyai titik desimal termasuk tanda
minus atau tanda kurung yang menunjukkan angka negatif.
Membuat Dokumen 76
Banking Audit with ACL
Gambar 5.13 Edit Field Jenis Numerik
Mendefinisikan Fields Tanggal
ACL memberikan kelebihan dalam mengakses, menampilkan dan
menghitung tanggal. Tanggal disimpan dalam data file dengan cara yang
berbeda-beda. Acl menggunakan format tanggal yang Anda tentukan dalam
input file definition untuk mengakses data dalam file dan menampilkan tanggal
tersebut. Anda dapat memilih atau menentukan sendiri format tanggal yang
paling cocok dengan kebutuhan Anda.
Jika Anda memilih tipe data DATE/Tanggal, Anda perlu mendefinisikan
bagaimana fields data tersebut disimpan dalam data file. Tipe data DATE dapat
didefinisikan sebagai numerik murni (10/31/98) atau alphanumeric (Oct 31, 98).
Field ASCII atau EBCDIC mungkin didefinisikan sebagai tipe data DATE dalam
input file definition.
Format Input Tanggal
Format Input Tanggal biasanya hanya mengandung angka (numeric) atau huruf
dan angka (alphanumeric). Karakter lain diperlakukan sebagai karakter format
Membuat Dokumen 77
Nama Field
Jenis FieldPosisi Mulai
Panjang Field
Titik decimal
Area Field
Banking Audit with ACL
(filler). Contoh filler yang biasa adalah “/” pada 11/30/97 (mm/dd/yy), atau
blanks dan koma pada “Nov 28,1997” (mmm dd,yyyy). Karakter format yang
digunakan untuk format yang digunakanuntuk format input harus cocok dengan
karakter dalam field
Standar Tanggal
Ada beberapa format tanggal yang valid yang biasa digunakan:
Tabel 5.1 Standar Format Tanggal
Tipe Format
Contoh menggunakan
31 Des 1997American Mm dd yy 12 31 97European Dd mm yy 31 12 978
Mmm dd DEC 31Julian yydd 97365
Format tanggal yang Anda tentukan harus cocok dengan data dalam field.
Dengan memberi tanda garis miring (/) dalam suatu format, padahal garis miring
tersebut tidak terdapat dalam data file dan sebaliknya, menyebabkan ACL salah
dalam mengartikan tanggal tersebut. Dalam hal ini biasanya menghasilkan nilai
nol (01/01/00) untuk field tersebut.
Untukmelihat format input tanggal dari field tanggal tersebut:
1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Input File Definition. Window Input File
muncul
2. Klik tab Edit Fields/Expression
3. Dalam list box field, double klik TGL BUKA
Text box format menampilkan format YYYYMMDD
4. Klik tombol (clear entry) untuk kembali ke layar list box field
Membuat Dokumen 78
Banking Audit with ACL
Untuk mengedit format tanggal:
Dalam list box field, double klik Date. Layar format edit data muncul.
Nama field tipe posisi mulai panjang field
Gambar 5. 14 Edit Format TanggalFormat tanggal
Area data pada bagian dasar window memperlihatkan Anda bagaimana tanggal
disimpan dalam data file. Area Valid Field Types di sisi kanan window
memperlihatkan Anda bagaimana tanggal akan disajikan dalam view. Jika format
tanggal tidak cocok dengan data dalam field, Anda dapat mengubahnya.
1. Klik Dropdown format dan pilih format yang tepat.
2. Klik tombol (Accept entry). ACL mengubah format tanggal tersebut dan
kembali ke window Input File yang menampilkan daftar field.
Menampilkan Tanggal
ACL mendefinisikan tanggal dalam data file sesuai dengan spesifikasi Anda dalam
text box format dalam dialog box Input File Definition. ACL menampilkan tanggal
pada semua view, laporan, dan output lain sesuai dengan selera Anda.
Membuat Dokumen 79
Banking Audit with ACL
Menampilkan Tanggal dalam Window View
Anda dapat memilih Date option dalam dialog box Preference untuk
mengendalikan bagaimana tanggal yang ingin Anda tampilkan dalam view,
laporan, dan output lain.
Sebagai contoh, jika Anda memiliki invoice tertanggal 23 November 1999.
Tabel 5.2 Penjelasan Format TanggalFile data menyimpan tanggal sebagai: 19991123Format default preference adalah: mm/dd/yyyyFormat input file tanggal yang ditentukan
user adalah;yyyy/mm/dd
Window view menampilkan data sebagai: 11/23/1999
Default format tanggal ACL adalah mm/dd/yyyy. Tanggal disusun secara global
untuk semua view dan output file. ACL mengartikan format tanggal sebagai
berikut:
Tabel 5.3 Format Tanggal ACLYear 1 - 90 yyYear 1990 - 9999 yyyyMonth 1 - 12 mmMonth Jan - Dec mmmDay 1 - 31 ddDay 1 - 366 ddd
Untuk mengubah tampilan tanggal dalam input dan output file terhadap
bulan, hari, tahun (format MMM DD, YYYY):
1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences
2. Klik tab Date Option dalam dialog box Preferences untuk memperlihatkan
pilihan susunan tanggal.
3. Klik dropdown format Default Date dan pilih format MMM DD, YYYY.
Membuat Dokumen 80
Banking Audit with ACL
Gambar 5.15 Format Tanggal ACL
4. Klik [ OK ] untuk mengubah format default tanggal sampai Anda keluar ACL.
Anda akan memperhatikan bahwa ACL dengan segera mengubah tampilan
semua tanggal dalam view.
Catatan: Jika format alpha digunakan dalam data file untuk mendefinisikan
bulan, format yang digunakan harus sama dengan yang digunakan dalam
singkatan nama bulan. Format alpha bulan akan dibatasi dengan tanda
pemisah.
Untuk mengubah format tanggal menjadi format tanggal Eropa, dd/mm/yy:
1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences.
2. Klik tab option Date dalam dialog box Preferences.
3. Pilih DD/MM/YY dari dropdown Default Date Format.
4. Anda dapat menyimpan format baru untuk sesi ACL yang akan datang
dengan mengklik [Save] dan kemudian mengklik [Yes].
Klik [ OK ] untuk menggunakan format tanggal Eropa hanya pada sesi ini.
ACL secara menyeluruh memformat kembali semua field tanggal.
Membuat Dokumen 81
Banking Audit with ACL
Mengatur Start of Century
Susunan permulaan abad menunjukkan tahun yang memisahkan abad ini
dengan tanggal yang akan datang dengan tahun dua digit.
Sebagai contoh, Anda dapat memilih tahun 1960 sebagai tahun pemisah. Anda
masukkan 60 pada text box Start of Century. ACL akan memperlakukan tahun 60
sampai dengan 99 sebagai tahun 1960 sampai dengan 1999 dan tahun 00
sampai 59 sebagai 2000 sampai 2059.
Jika semua tanggal mengandung tahun empat digit, berarti semua tanggal
ditetapkan untuk abad 21 dan tidak perlu menggunakan Start of Century
preference.
Tabel berikut ini mengilustrasikan kemungkinan tanggal Start of Century.
Tabel 5.4 Tanggal Start of CenturyStart of Century date:
Years: Display as dates:
00 00 to 99 1900 to 1999(cannot display after 2000)
05 05 to 9900 to 04
1905 to 19992000 to 2004
60 60 to 9900 to 59
1960 to 19992000 to 2059
77 77 to 9900 to 76
1977 to 19992000 to 2076
Untuk membuat tahun pemisah abad ini dan tanggal dengan tahun dua digit
berikutnya:
1. Plih Edit dari menu bar dan pilih Preferences.
2. Klik tab Date Options dalam dialog box Preference.
3. Masukkan 60 dalam text box Start of Century.
4. Klik [ OK ] untuk menggunakan susunan Anda hanya pada sesi ini.
Membuat Dokumen 82