bab 4 pengurusan mesyuarat
DESCRIPTION
MesyuaratTRANSCRIPT
04/28/23 06:12 1Pengurusan Gerko
PENGURUSAN MESYUARAT
Bab 4
Pengurusan GERKO
04/28/23 06:12 2Pengurusan Gerko
Skop / Tajuk ( 2 jam )
• Jenis-jenis Mesyuarat• Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat• Agenda Mesyuarat• Pengendalian Mesyuarat• Tatacara Mesyuarat• Minit Mesyuarat
☻
04/28/23 06:12 3Pengurusan Gerko
Objektif / Hasil Pembelajaran• Mengetahui jenis-jenis, tatacara
mesyuarat serta peranan dan tanggung jawab
• Menyediakan agenda dan minit mesyuarat
04/28/23 06:12 4Pengurusan Gerko
• ……Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal – soal duniawi ) itu. Tafsiran al – Quran Al’ Imran : 159
Mesyuarat menurut Islam
04/28/23 06:12 5Pengurusan Gerko
…..mesyuarat menurut Islam
• Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk.
• Bermesyuarat membawa erti “ berjihad ” kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum – hukum Allah.
04/28/23 06:12 6Pengurusan Gerko
Pengertian Mesyuarat
• Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.
• Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.
04/28/23 06:12 7Pengurusan Gerko
Jenis-jenis Mesyuarat
• Mesyuarat Agong Tahunan• Mesyuarat Pagi• Mesyuarat Luar Biasa• Mesyuarat Jawatankuasa• Taklimat
04/28/23 06:12 8Pengurusan Gerko
Skop Perbincangan• Pengertian Mesyuarat• Asas – asas Pengurusan Mesyuarat• Tatasusila Mesyuarat• Membentuk dan Menyusun Agenda• Check List Tugas - Bilik Mesyuarat• Susun Atur Tempat Mesyuarat• Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat• Peranan Pengerusi dan Setiausaha• Kepimpinan dalam Mesyuarat• Minit Mesyuarat
04/28/23 06:12 9Pengurusan Gerko
Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
SEMASA MESYUARAT
SELEPAS MESYUARAT
04/28/23 06:12 10Pengurusan Gerko
Tindakan Pra-mesyuarat
• Menentukan tarikh, masa, tempat dan agenda bersama pengerusi
• Membincangkan tujuan / objektif• Membuat tempahan bilik mesyuarat• Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)• Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
04/28/23 06:12 11Pengurusan Gerko
…..tindakan pra-mesyuarat
• Menyediakan kemudahan bilik• Menentukan kehadiran ( 1 jam )• Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)• Makluman mengenai etika
mesyuarat kepada ahli
04/28/23 06:12 12Pengurusan Gerko
Tindakan semasa mesyuarat
• Memulakan mesyuarat• Mengawal perbincangan• Berikan penjelasan jika perlu• Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /
atau tindakan• Merumus mesyuarat
04/28/23 06:12 13Pengurusan Gerko
Tindakan selepas mesyuarat
• Menyediakan draf minit ( 3 hari )• Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )• Susunan nama kehadiran ahli• Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan
maklumbalas• Laporan maklumbalas oleh urusetia• Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit• Mesyuarat ‘post mortem’
04/28/23 06:12 14Pengurusan Gerko
Membentuk dan menyusun agenda
• Perkara – perkara utama dalam agenda: - perutusan pengerusi - pengesahan minit mesyuarat yang lalu - perkara-perkara berbangkit - senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan - pembentangan kertas-kertas kerja jika ada - hal-hal lain - penutup mesyuarat
04/28/23 06:12 15Pengurusan Gerko
Susun Atur Tempat Mesyuarat
Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta
tidak ramai.
04/28/23 06:12 16Pengurusan Gerko
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
• Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.
04/28/23 06:12 17Pengurusan Gerko
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli – ahli
04/28/23 06:12 18Pengurusan Gerko
Susun Atur Tempat Mesyuarat
• Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.
Contohnya,mesyuarat Agung tahunan.
04/28/23 06:12 19Pengurusan Gerko
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat
• Bilik mesyuarat • Kerusi , meja mencukupi• Lampu boleh digunakan• Kipas , alat pendingin• Papan putih,pen,pemadam,• Alat OHP, layar perak• Alat pembesar suara,perakam
04/28/23 06:12 20Pengurusan Gerko
…senarai semak tugas – bilik mesyuarat
• Gelas,minuman,air,jag, gula – gula,kertas kosong.• Pensel,ball pen,kertas tulis, fail dan bahan – bahan jika ada.
04/28/23 06:12 21Pengurusan Gerko
Persediaan semasa mesyuarat
• Minit mesyuarat lalu • Peraturan – peraturan mesyuarat
• Dokumen – dokumen yang
diperlukan • Alatan – alatan lain yang diperlukan
04/28/23 06:12 22Pengurusan Gerko
Mesyuarat yang tidak berkesan
6 D6 D
DATANG DUDUK
DIAM DENGKUR
DENGAR
DUIT
04/28/23 06:12 23Pengurusan Gerko
Mesyuarat Berkesan
• Objektif tercapai• Agenda yang jelas• Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesan• Pengurusan masa yang baik• Kemudahan fizikal yang selesa• Ahli yang mempunyai kepakaran• Perbincangan secara positif• Minit Mesyuarat yang tepat• Tindakan susulan dilaksanakan
04/28/23 06:12 24Pengurusan Gerko
Rumusan
• Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur
• Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing
• Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan
04/28/23 06:12 25Pengurusan Gerko
Bahan Rujukan• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),
Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
• Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka
• Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala Lumpur: