bab 3 cover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00319-ka bab 3.pdf · jakarta,...

52

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Amaris Hotel didirikan pada 27 September 2007 disertai

dengan izin tetap usaha pariwisata bidang akomodasi yang dikeluarkan

oleh Dinas Pariwisata Provinsi DKI Jakarta ( No.Surat izin : 3807/-

1.858.21 ). Amaris Hotel merupakan anak perusahaan dari PT. Grahawita

Santika, yang tidak lain adalah pemilik dari Santika grup. Amaris Hotel

merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di dalam bidang

pariwisata dan perhotelan yang mengemban konsep “ a smart hotel ”,

tidak lain karena mereka terletak di lokasi yang strategis di selatan kota

Jakarta, tepatnya di Jl.Panglima Polim No.2, Kebayoran Baru, Jakarta

12130. Dimana disana mereka dikelilingi oleh pusat perbelanjaan dan

pusat bisnis, serta dekat dengan pusat transportasi publik.

Selain itu, Amaris Hotel dirancang untuk kaum profesional

muda yang sering melakukan perjalanan bisnis, yang mencari tempat

penginapan dengan berbagai fasilitas yang mampu mendukung kegiatan

bisnis mereka dengan harga yang terjangkau. Amaris Hotel terletak di

atas lahan seluas 600 meter persegi.

53

Amaris Hotel memiliki 56 kamar secara keseluruhan, yang

terbagi menjadi 16 kamar dengan kategori twin sharing ( 2 single bed )

dan 40 kamar dengan kategori double ( queen bed ). Di dalam setiap

kamar mereka juga dilengkapi dengan fasilitas televisi, safe deposit,

jendela, kamar mandi,dsb. Selain itu terdapat juga wi – fi internet access,

business center, @express for breakfast, elevator, tangga darurat,

hidrant, dsb. Amaris Hotel memiliki 2 orang tenaga kerja tetap, 17 orang

tenaga kerja kontrak, dan 6 orang trainee. Sejauh ini, Amaris Hotel juga

ingin mengembangkan usahanya di beberapa kota besar lainnya,

diantaranya ; Ambon, Bangka, Bali, Banjarmasin dan Palangkaraya.

Gambar 3.1 Logo Amaris Hotel

Gambar 3.2 Amaris Hotel

54

Gambar 3.3 Front Office

Gambar 3.4 @express

Gambar 3.5 Twin Sharing Room Category

55

3.6 Double Room Category

Gambar 3.7 Lokasi Amaris Hotel

3.1.2 Visi dan Misi

• Visi

Menjadi jaringan hotel pilihan utama yang terbesar di Indonesia,

dengan cara membangun dan mengelola hotel milik sendiri, mengelola

hotel milik pihak lain dan mengembangkan jaringan franchise.

• Misi

Menciptakan nilai lebih bagi para stakeholder dengan cara

menyajikan produk bermutu, disertai pelayanan profesional, yang

ramah dalam mewujudkan “ sentuhan Indonesia” sebagai citra Santika.

56

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.8 Struktur Organisasi Amaris Hotel

3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang

Pembagian tugas dan wewenang dalam organisasi ini adalah

sebagai berikut :

1. Hotel Manager

Bertindak sebagai pimpinan perusahaan, untuk

mengkoordinasikan dan membina pelaksaan tugas - tugas di dalam

perusahaan, serta seluruh kegiatan perusahaan agar dapat mencapai

visi dan misi perusahaan, secara efektif dan efisien.

HOTEL MANAGER

ENGINEERING STAFF

PERSONNEL & ADM SPV

OPERATION STAFF

SALES STAFF

ACCOUNTING STAFF

SECURITY STAFF

HOUSEKEEPING FRONT DESK KITCHEN

57

Tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :

• Memeriksa Surat Pernyataan

• Menandatangani Surat Pernyataan

• Memeriksa Bon Sementara I

• Memeriksa Bon Sementara II

• Menandatangani Bon Sementara I

• Menandatangani Bon Sementara II

• Memeriksa Perincian Gaji

• Menandatangani Perincian Gaji

• Memeriksa Rincian Pengeluaran

2. Personnel & Administration Supervisor

Membantu Hotel Manager dalam mengelola sumber daya

manusia dan memastikan pelaksanaan semua ketentuan sesuai dengan

Peraturan Perundangan yang berlaku.


• Memeriksa Form HRD

• Menandatangani Form HRD

58

• Mengarsip Form HRD rangkap 1 ( satu )

• Memeriksa Form Cuti

• Menandatangani Form Cuti

• Mengarsip Form Cuti rangkap 1 ( satu )

• Membuat Surat Pernyataan

• Mengarsip Surat Pernyataan

• Merekapitulasi Weekly Attendance Record

• Melakukan penghitungan dana tunjangan

• Membuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap

• Membuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap

• Memberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager

• Memberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager

• Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian

Accounting Kantor Induk

• Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 kepada Bagian


• Mengarsip Bon Sementara I rangkap 2 ( dua )

59

• Mengarsip Bon Sementara II rangkap 2 ( dua )

• Mengambil dana tunjangan

• Menandatangani Tanda Terima

• Mendistribusikan dana tunjangan

• Membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap

• Membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap

• Memberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) kepada

Bagian Accounting Kantor Induk

• Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) kepada


• Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2 ( dua )

• Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( dua )

• Melakukan penghitungan gaji

• Membuat Perincian Gaji 1 ( satu ) rangkap

• Memberikan Perincian Gaji kepada Accounting Staff

• Membuat Slip Gaji 1 ( satu ) rangkap

• Membuat Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap

60

• Memberikan Slip Gaji rangkap 1 ( satu ) kepada Karyawan

• Memberikan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap kepada

Karyawan

• Mengarsip Tanda Terima Gaji rangkap 1 ( satu )

• Membuat Rincian Pengeluaran

• Memberikan Rincian Pengeluaran kepada Hotel Manager

3. Accounting Staff

Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk

menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi

keuangan perusahaan.


• Membuat Form HRD

• Memberikan Form HRD kepada Personnel & Administration

Supervisor

• Membuat Form Cuti

• Memberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration

Supervisor

61

• Memberikan Perincian Gaji kepada Bagian Accounting Kantor

Induk

• Memberikan Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting

Kantor Induk

• Memberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel &

Administration Supervisor

4. Engineering Staff

Membantu Hotel Manager dalam bidang tugas Mechanical &

Electrical dan Civil Hotel. Serta memastikan semua fasilitas di area

gedung ( hotel ) berfungsi sesuai dengan kemampuan dan nilai

estetikanya dan bertanggung jawab atas pengelolaan sistem

Mechanical & Electrical dan Civil juga Carpenting secara efektif.




Supervisor



Supervisor

62

5. Sales Staff

Membantu Hotel Manager dalam melakukan pemasaran dan

penjualan produk hotel.




Supervisor



Supervisor

6. Security Staff

Bertanggung jawab dalam mengontrol semua aktifitas untuk

menjaga keamanan hotel.




Supervisor


63


Supervisor

7. Operation Staff

Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengelola,

mengarahkan serta mengontrol kegiatan operasional Front Office,

Housekeeping dan Food & Beverage. Ikut terlibat di dalam aktivitas

kerja di Front Office, Housekeeping dan Food & Beverage serta

memastikan semua yang dibutuhkan tamu dapat dipenuhi dengan baik.




Supervisor



Supervisor

8. Front Desk

Bertanggung jawab atas pelayanan, dalam hal penerimaan tamu

( check – in / check – out ), pengaturan penempatan kamar dan

menerima pembayaran baik secara tunai maupun dengan credit card

sesuai dengan jumlah tagihan dengan benar.

64




Supervisor



Supervisor

9. Housekeeping

Bertanggung jawab untuk membersihkan guest room, untuk

memberikan kenyamanan kepada tamu dan merespon permintaan

khusus tamu.




Supervisor



Supervisor

65

10. Kitchen

Bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan di kafe pada

saat breakfast, menyediakan ( memasak ) makanan atas pesanan tamu

dengan mengikuti standar prosedur yang ditetapkan.




Supervisor



Supervisor

11. Bagian Accounting Kantor Induk

Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan

dan pengendalian keuangan serta akuntansi pada kantor induk.


• Menandatangani Buku Tanda Terima

• Memeriksa Bon Sementara I

• Mengesahkan Bon Sementara I

• Memeriksa Bon Sementara II

66

• Mengesahkan Bon Sementara II

• Memberikan Bon Sementara I kepada Kasir Kantor Induk

• Memberikan Bon Sementara II kepada Kasir Kantor Induk

• Menerima Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu ) dari

Personnel & Administration Supervisor

• Menerima Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu ) dari


• Memeriksa Perincian Gaji

• Mengesahkan Perincian Gaji

• Memberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor Induk

12. Kasir Kantor Induk

Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk

menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi

keuangan pada kantor induk.


• Mencairkan dana tunjangan

• Membuat Tanda Terima

• Mengarsip Bon Sementara I rangkap 1 ( satu )

67

• Mengarsip Bon Sementara II rangkap 1 ( satu )

• Mengirim gaji karyawan

• Mengarsip Perincian Gaji

• Memberikan konfirmasi pengiriman gaji kepada Personnel &


13. Kepala Personalia Kantor Induk

Mengelola sumber daya manusia secara keseluruhan dan

memastikan pelaksanaan semua ketentuan sesuai dengan Peraturan

Perundangan yang berlaku.


• Memeriksa Laporan Kinerja Karyawan

• Mengesahkan Laporan Kinerja Karyawan

\

68

3.3 Prosedur Sistem Yang Berjalan

3.3.1 Proses Bisnis

Proses bisnis penggajian pada Hotel Amaris dimulai pada saat

karyawan datang untuk memulai pekerjaan. Para karyawan tersebut

wajib melakukan absensi dengan menggunakan amano ( mesin kartu

absen ), lalu karyawan akan menuju loker untuk mengganti seragam

mereka. Setelah itu karyawan menuju ke front desk untuk membubuhi

tanda tangan pada Weekly Attendance Record pada kolom in yang

disediakan. Weekly Attendance Record tersebut disimpan di front desk

setiap harinya. Begitu juga pada saat jam kerja telah selesai, karyawan

akan kembali menandatangani Weekly Attendance Record pada kolom

out.

Bila terdapat penugasan untuk keluar kantor, karyawan akan

membuat Form HRD 1 ( satu ) rangkap, untuk kemudian diberikan

kepada Personnel & Administration Supervisor untuk ditandatangani.

Jika para karyawan ingin menggunakan hak cuti, maka karyawan

akan membuat Form Cuti 1 ( satu ) rangkap, untuk kemudian diajukan

kepada Personnel & Administration Supervisor. Apabila terdapat

pelanggaran yang berkenaan dengan kinerja karyawan, maka Personnel

& Administration Supervisor akan membuat Surat Pernyataan 1 ( satu )

rangkap. Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan

memanggil karyawan yang bersangkutan untuk menandatangani Surat

69

Pernyataan rangkap 1 dengan disaksikan oleh Hotel Manager. Setelah itu,

Surat Pernyataan itu akan dijadikan arsip oleh Personnel &

Administration Supervisor.

Setiap minggunya, Weekly Attendance Record rangkap 1 ( satu )

tersebut akan diambil oleh Personnel & Administration Supervisor di

front desk untuk direkapitulasi oleh Personnel & Administration

Supervisor. Berdasarkan Weekly Attendance Record, setiap 2 ( dua )

minggu sekali Personnel & Administration Supervisor akan melakukan

penghitungan berbagai tunjangan ; tunjangan jabatan, tunjangan makan,

tunjangan transportasi, tunjangan service, tunjangan kesehatan. Bila

karyawan tidak dapat hadir, maka hal tersebut hanya akan mengurangi

jumlah tunjangan yang mereka terima, dan juga berpengaruh terhadap

karir mereka sendiri.

Setelah melakukan penghitungan tunjangan, Personnel &

Administration Supervisor akan membuat Bon Sementara I 2 ( dua )

rangkap. Setelah itu Bon Sementara I akan diajukan kepada Hotel

Manager, untuk meminta tanda tangan sebagai tanda persetujuan.

Kemudian Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) yang sudah disetujui oleh

Hotel Manager akan diserahkan oleh Personnel & Administration

Supervisor kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sementara Bon

Sementara I rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel &

Administration Supervisor untuk dijadikan arsip.

70

Setelah menerima Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ), Bagian

Accounting Kantor Induk akan menandatangani Buku Tanda Terima yang

dibawa oleh Personnel & Administration Supervisor. Lalu Bagian

Accounting Kantor Induk akan mengesahkan Bon Sementara I rangkap 1

( satu ) sebelum diberikan kepada Kasir Kantor Induk. Setelah menerima

Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) Kasir Kantor Induk akan mencairkan

dana yang diajukan sesuai dengan Bon Sementara I rangkap 1 ( satu ) dan

mengarsipkan Bon Sementara I Rangkap 1 ( satu ).

Jika dana tersebut sudah cair, Personnel & Administration

Supervisor akan mendatangi Kasir Kantor Induk untuk mengambil dana

tunjangan dalam bentuk cash. Kasir Kantor Induk akan membuat Tanda

Terima 1 ( satu ) rangkap, Kemudian Personnel & Administration

Supervisor akan menandatangani Tanda Terima rangkap 1 ( satu )

tersebut, sebagai bukti bahwa dana sudah diterima.

Jika dana sudah diterima, maka Personnel & Administration

Supervisor akan membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap.

Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan membagikan

tunjangan kepada karyawan terkait. Kemudian seluruh karyawan terkait

yang mendapatkan tunjangan tersebut akan menandatangani Tanda

Terima Tunjangan I. Lalu Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1 ( satu )

akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, dan Tanda

71

Terima Tunjangan rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel &


Setiap tanggal 23 ( dua puluh tiga ) pada setiap bulan, Personnel

& Administration Supervisor akan melakukan penghitungan gaji beserta

tunjangan jamsostek, tunjangan pajak, tunjangan hari raya ( bila ada ),

serta PPh pasal 21 yang akan didapatkan oleh setiap karyawan. Kemudian

Personnel & Administration Supervisor akan membuat Perincian Gaji

rangkap 1 ( satu ) dengan memasukkan data yang telah dihitung

sebelumnya, turut disertakan juga nomor rekening masing – masing

karyawan pada dokumen tersebut. Lalu Perincian Gaji rangkap 1 ( satu )

itu akan diserahkan kepada Hotel Manager untuk ditandatangani sebagai

bentuk persetujuan.

Setelah disetujui, Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) tersebut akan

diberikan kepada Accounting Staff, untuk kemudian diserahkan kepada

Bagian Accounting Kantor Induk. Accounting Staff tersebut membawa

Buku Tanda Terima untuk nantinya ditandatangani oleh Bagian

Accounting Kantor Induk bila Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) tersebut

sudah diterima. Sebelum itu, Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ) itu akan

disahkan terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada Kasir Kantor Induk.

Setiap tanggal 28, berdasarkan Perincian Gaji rangkap 1 ( satu ),

Kasir Kantor Induk akan mengirim gaji karyawan Hotel Amaris melalui

bank sesuai dengan nomor rekening yang telah diberikan dan besaran

72

yang telah ditentukan. Jika dana tersebut telah dikirim, maka Bagian

Accounting Kantor Induk akan mengkonfirmasi Personnel &

Administration Supervisor via telepon, untuk memberitahukan bahwa gaji

setiap karyawan telah dikirim sesuai Perincian Gaji Rangkap 1 ( satu ).

Setelah mendapat konfirmasi, setiap akhir bulan Personnel &

Administration Supervisor akan membuat Slip Gaji dan Tanda Terima

Gaji 1 ( satu ) rangkap. Kemudian Slip Gaji dan Tanda Terima akan

diberikan kepada setiap karyawan. Setelah menerima dokumen tersebut,

Tanda Terima Gaji akan ditandatangani dan dikembalikan kepada

Personnel & Administration Supervisor untuk dijadikan arsip.

Lalu setelah proses penggajian selesai dilakukan, maka

Personnel & Administration Supervisor akan kembali melakukan

penghitungan berbagai tunjangan ; tunjangan jabatan, tunjangan makan,

tunjangan transportasi, tunjangan service, tunjangan kesehatan. Bila

karyawan tidak dapat hadir, maka hal tersebut hanya akan mengurangi

jumlah tunjangan yang mereka terima, dan juga berpengaruh terhadap

karir mereka sendiri.

Setelah melakukan penghitungan tunjangan, Personnel &

Administration Supervisor akan membuat Bon Sementara II 2 ( dua )

rangkap. Setelah itu Bon Sementara II akan diajukan kepada Hotel

Manager, untuk meminta tanda tangan sebagai tanda persetujuan.

Kemudian Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) yang sudah disetujui oleh

73

Hotel Manager akan diserahkan oleh Personnel & Administration

Supervisor kepada Bagian Accounting Kantor Induk, sementara Bon

Sementara II rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel &


Setelah menerima Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ), Bagian

Accounting Kantor Induk akan menandatangani Buku Tanda Terima yang

dibawa oleh Personnel & Administration Supervisor. Lalu Bagian

Accounting Kantor Induk akan mengesahkan Bon Sementara II sebelum

diserahkan kepada Kasir Kantor Induk. Bila Bon Sementara II sudah

diterima, Kasir Kantor Induk akan mencairkan dana yang diajukan pada

Bon Sementara II rangkap 1 ( satu ) dan mengarsipkan Bon Sementara II

Rangkap 1 ( satu ) .

Jika dana tersebut sudah cair, Personnel & Administration

Supervisor akan mendatangi Kasir Kantor Induk untuk mengambil dana

cash tersebut. Kasir Kantor Induk akan membuat Tanda Terima 1 ( satu )

rangkap. Kemudian Personnel & Administration Supervisor akan

menandatangani Tanda Terima rangkap 1 ( satu ) tersebut, sebagai bukti

bahwa dana sudah diterima.

Jika dana sudah diterima, maka Personnel & Administration

Supervisor akan membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap.

Kemudian akan memanggil seluruh karyawan untuk membagikan

tunjangan kepada karyawan terkait. Kemudian seluruh karyawan terkait

74

yang mendapatkan tunjangan tersebut akan menandatangani Tanda

Terima Tunjangan II. Lalu Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( satu )

akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor Induk, dan Tanda

Terima Tunjangan II rangkap 2 ( dua ) akan disimpan oleh Personnel &


Setiap akhir bulan, berdasarkan data pada Tanda Terima Gaji,

Tanda Terima Tunjangan periode I dan II rangkap 2 ( dua ), akan

dijadikan bahan untuk membuat Rincian Pengeluaran. Lalu Rincian

Pengeluaran akan dilaporkan kepada Hotel Manager untuk diperiksa.

Demikianlah proses bisnis penggajian pada Amaris Hotel berakhir.

75

3.4 Diagram Aliran Data

3.4.1 Rich Picture

Gambar 3.9 Rich Picture

76

Keterangan Rich Picture adalah sebagai berikut :

1. Melakukan absen

2. Membuat Form HRD 1 ( satu ) rangkap

3. Memberikan Form HRD kepada Personnel & Administration Supervisor

4. Mengarsip Form HRD ( sign )

5. Membuat Form Cuti 1 ( satu ) rangkap

6. Memberikan Form Cuti kepada Personnel & Administration Supervisor

7. Mengarsip Form Cuti ( sign )

8. Membuat Surat Pernyataan 1 ( satu ) rangkap

9. Memberikan Surat Pernyataan kepada karyawan

10. Karyawan menandatangani Surat Pernyataan

11. Hotel Manager menandatangani Surat Pernyataan

12. Mengarsip Surat Pernyataan ( sign )

13. Merekapitulasi Weekly Attendance Record

14. Membuat Bon Sementara I 2 ( dua ) rangkap

15. Memberikan Bon Sementara I kepada Hotel Manager

16. Memberikan Bon Sementara I ( sign ) kepada Personnel & Administration

Supervisor ( sign )

17. Mengarsip Bon Sementara I ( sign ) rangkap 2 ( dua )

18. Memberikan Bon Sementara I ( sign ) rangkap 1 ( satu ) dan Buku Tanda Terima

kepada Bagian Accounting Kantor Induk

77

19. Memberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Personnel & Administration

Supervisor

20. Memberikan Bon Sementara I ( signed ) rangkap 1 ( satu ) kepada Kasir Kantor

Induk

21. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada Personnel &


22. Memberikan Tanda Terima ( sign ) kepada Kasir Kantor Induk

23. Mengarsip Bon Sementara I ( signed ) rangkap 1 dan Tanda Terima ( sign )

24. Membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 ( dua ) rangkap

25. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan I kepada karyawan

26. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) kepada Personnel &


27. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) rangkap 1 ( satu ) kepada Bagian


28. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I ( sign ) rangkap 2 ( dua )

29. Membuat Perincian Gaji 1 ( satu ) rangkap

30. Memberikan Perincian Gaji kepada Hotel Manager

31. Memberikan Perincian Gaji ( sign ) kepada Personnel & Administration

Supervisor

32. Memberikan Perincian Gaji ( sign ) dan Buku Tanda Terima kepada Accounting

Staff

33. Memberikan Perincian Gaji ( sign ) dan Buku Tanda Terima kepada Bagian


78

34. Memberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Accounting Staff

35. Memberikan Buku Tanda Terima kepada Personnel & Administration

Supervisor

36. Memberikan Perincian Gaji ( signed ) kepada Kasir Kantor Induk

37. Mengirimkan gaji karyawan

38. Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 ( satu ) rangkap

39. Memberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji rangkap 1 ( satu ) kepada

karyawan

40. Mengarsip Tanda Terima Gaji ( sign ) rangkap 1 ( satu )

41. Membuat Bon Sementara II 2 ( dua ) rangkap

42. Memberikan Bon Sementara II kepada Hotel Manager

43. Memberikan Bon Sementara II ( sign ) kepada Personnel & Administration

Supervisor

44. Mengarsip Bon Sementara II ( sign ) rangkap 2

45. Memberikan Bon Sementara II ( sign ) rangkap 1 ( satu ) dan Buku Tanda

Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk

46. Memberikan Buku Tanda Terima ( sign ) kepada Personnel & Administration

Supervisor

47. Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 ( signed ) kepada Kasir Kantor Induk

48. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima kepada Personnel &


49. Memberikan Tanda Terima ( sign ) kepada Kasir Kantor Induk

50. Mengarsip Bon Sementara II rangkap 1 ( signed ) dan Tanda Terima ( sign )

79

51. Membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 ( dua ) rangkap

52. Memberikan dana tunjangan dan Tanda Terima Tunjangan II kepada karyawan

53. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II ( sign ) kepada Personnel &


54. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap 1 ( sign ) kepada Bagian


55. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2 ( sign )

56. Membuat Rincian Pengeluaran

3.4.2 Event Table

Event Internal agent

assuming

responsibility

Starts when Activities in the

event

Melakukan absensi Karyawan Karyawan hadir

untuk memulai

pekerjaan

- Melakukan

absensi dengan

menggunakan

amano

- Menandatangani

Weekly

Attendance

Record

80

Membuat Form

HRD

Karyawan

Personnel &

Administration

Supervisor

Bila karyawan

mendapatkan tugas

di luar kantor

- Membuat Form

HRD 1 (satu)

rangkap

- Memberikan

Form HRD

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Form

HRD dari

karyawan

- Memeriksa

Form HRD

- Menandatangani

Form HRD

- Mengarsip Form

HRD

Membuat Form Cuti Karyawan

Bila karyawan

ingin

menggunakan hak

cuti

- Membuat Form

Cuti 1 (satu)

rangkap

81

Personnel &

Administration

Supervisor

- Memberikan

Form Cuti

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Form

Cuti dari

karyawan

- Memeriksa

Form Cuti

- Menandatangani

Form Cuti

- Mengarsip Form

Cuti

Membuat Surat

Pernyataan

Personnel &

Administration

Supervisor

Bila terdapat

karyawan yang

melanggar

peraturan

perusahaan

- Membuat Surat

Pernyataan 1

(satu) rangkap

- Memberikan

Surat Pernyataan

kepada

karyawan

82

Karyawan

Hotel Manager

- Menerima Surat

Pernyataan dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menandatangani

Surat Pernyataan

- Memberikan

Surat Pernyataan

yang telah

ditandatangani

kepada Hotel

Manager

- Menerima Surat

Pernyataan dari

karyawan

- Memeriksa

Surat Pernyataan

- Menandatangani

Surat Pernyataan

- Memberikan

Surat Pernyataan

83

Personnel &

Administration

Supervisor

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Surat

Pernyataan dari

Hotel Manager

- Mengarsip Surat

Pernyataan

Membuat Bon

Sementara I

Personnel &

Administration

Supervisor

Setelah

merekapitulasi

Weekly Attendance

Record setiap 2

(dua) minggu

- Merekapitulasi

Weekly

Attendance

Record

- Melakukan

penghitungan

tunjangan

periode I

- Membuat Bon

Sementara I 2

(dua) rangkap

- Memberikan

Bon Sementara I

84

Hotel Manager

Personnel &

Administration

Supervisor

kepada Hotel

Manager

- Menerima Bon

Sementara I

- Menandatangani

Bon sementara I

- Memberikan

Bon Sementara I

yang sudah

ditandatangani

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Bon

Sementara I dari

Hotel Manager

- Mengarsip Bon

Sementara I

rangkap 2 (dua)

- Memberikan

Bon Sementara I

85

Bagian Accounting

Kantor Induk

rangkap 1 (satu)

dan Buku Tanda

Terima kepada

Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Menerima Bon

Sementara I

rangkap 1 (satu)

dan Buku Tanda

Terima dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menandatangani

Buku Tanda

Terima

- Memberikan

Buku Tanda

Terima kepada

Personnel &

Administration

86

Personnel &

Administration

Supervisor

Supervisor

- Menerima Buku

Tanda Terima

dari Bagian

Accounting

Kantor Induk

Mencairkan dana

tunjangan I

Bagian Accounting

Kantor Induk

Kasir Kantor Induk

Setelah menerima

Bon Sementara I

rangkap 1 (satu)

- Memeriksa Bon

Sementara I

rangkap 1 (satu)

- Mengesahkan

Bon Sementara I

rangkap 1 (satu)

- Memberikan

Bon Sementara I

rangkap 1 (satu)

yang sudah

disahkan kepada

Kasir Kantor

Induk

- Menerima Bon

Sementara I

rangkap 1 (satu)

87

Personnel &

Administration

Supervisor

dari Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Mencairkan

dana yang

diajukan sesuai

Bon sementara I

- Membuat Tanda

Terima 1 (satu)

rangkap

- Memberikan

dana tunjangan

dan Tanda

Terima kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima dana

tunjangan dan

Tanda Terima

dari Kasir

Kantor Induk

88

Kasir Kantor Induk

- Menandatangani

Tanda Terima

- Memberikan

Tanda Terima

kepada Kasir

Kantor Induk

- Menerima

Tanda Terima

dari Personnel

&

Administration

Supervisor

- Mengarsip Bon

Sementara I

Rangkap 1 dan

Tanda Terima

Membuat Tanda

Terima Tunjangan I

Personnel &

Administration

Supervisor

Setelah menerima

dana tunjangan

dari Kasir Kantor

Induk

- Membuat Tanda

Terima

Tunjangan I 2

(dua) rangkap

- Memberikan

dana tunjangan

89

Karyawan

dan Tanda

Terima

Tunjangan I

kepada

karyawan

- Menerima dana

tunjangan dan

Tanda Terima

Tunjangan I dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menandatangani

Tanda Terima

Tunjangan I

- Memberikan

Tanda Terima

Tunjangan I

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

90

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima

Tanda Terima

Tunjangan I

- Memberikan

Tanda Terima

Tunjangan I

rangkap 1 (satu)

kepada Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Mengarsip

Tanda Terima

Tunjangan I

rangkap 2 (dua)

Membuat Perincian

Gaji

Personnel &

Administration

Supervisor

Setiap tanggal 23

pada setiap bulan

- Melakukan

penghitungan

gaji

- Membuat

Perincian Gaji

rangkap 1 (satu)

- Memberikan

Perincian Gaji

91

Hotel Manager

Personnel &

Administration

Supervisor

kepada Hotel

Manager

- Menerima

Perincian Gaji

dari Personnel

&

Administration

Supervisor

- Memeriksa

Perincian Gaji

- Menandatangani

Perincian Gaji

- Memberikan

Perincian Gaji

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima

Perincian Gaji

dari Hotel

Manager

92

Accounting Staff

Bagian Accounting

Kantor Induk

- Memberikan

Perincian Gaji

dan Buku Tanda

Terima kepada

Accounting Staff

- Menerima

Perincian Gaji

dan Buku Tanda

Terima dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Memberikan

Perincian Gaji

dan Buku Tanda

Terima kepada

Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Menerima

Perincian Gaji

rangkap 1 (satu)

93

Accounting Staff

dan Buku Tanda

Terima dari

Accounting Staff

- Menandatangani

Buku Tanda

Terima

- Memberikan

Buku Tanda

Terima kepada

Accounting Staff

- Menerima Buku

Tanda Terima

dari Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Memberikan

Buku Tanda

Terima kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

94

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Buku

Tanda Terima

dari Accounting

Staff

Mengirim dana gaji Bagian Accounting

Kantor Induk

Kasir Kantor Induk

Setiap Tanggal 28

pada setiap bulan

- Memeriksa

Perincian Gaji

- Mengesahkan

Perincian Gaji

- Memberikan

Perincian Gaji

kepada Kasir

Kantor Induk

- Menerima

Perincian Gaji

rangkap 1 (satu)

dari Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Mengirim gaji

karyawan

- Mengarsip

Perincian Gaji

95

- Memberikan

konfirmasi

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

Membuat Slip Gaji

dan Tanda Terima

Gaji

Personnel &

Administration

Supervisor

Setelah menerima

konfirmasi

pengiriman gaji

dari Kasir Kantor

Induk

- Menerima

konfirmasi dari

Kasir Kantor

Induk

- Membuat Slip

Gaji 1 (satu)

rangkap

- Membuat Tanda

Terima Gaji 1

(satu) rangkap

- Memberikan

Slip Gaji dan

Tanda Terima

Gaji kepada

karyawan

96

Karyawan

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Slip

Gaji dan Tanda

Terima Gaji dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menandatangani

Tanda Terima

Gaji

- Memberikan

Tanda Terima

Gaji kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima

Tanda Terima

Gaji

- Mengarsip

Tanda Terima

Gaji

97

Membuat Bon

Sementara II

Personnel &

Administration

Supervisor

Hotel Manager

Setelah

merekapitulasi

Weekly Attendance

Record setiap 2

(dua) minggu

- Merekapitulasi

Weekly

Attendance

Record

- Melakukan

penghitungan

tunjangan

periode II

- Membuat Bon

Sementara II 2

(dua) rangkap

- Memberikan

Bon Sementara

II 2 (dua)

rangkap kepada

Hotel Manager

- Menerima Bon

Sementara II

- Menandatangani

Bon Sementara

II

98

Personnel &

Administration

Supervisor

- Memberikan

Bon Sementara

II kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Bon

Sementara II

dari Hotel

Manager

- Mengarsip Bon

Sementara II

rangkap 2 (dua)

- Memberikan

Bon Sementara

II rangkap 1

(satu) dan Buku

Tanda Terima

kepada Bagian

Accounting

Kantor Induk

99

Bagian Accounting

Kantor Induk

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Bon

Sementara II

rangkap 1 (satu)

dan Buku Tanda

Terima dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menandatangani

Buku Tanda

Terima

- Memberikan

Buku Tanda

Terima kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima Buku

Tanda Terima

dari Bagian

Accounting

Kantor Induk

100

Mencairkan dana

tunjangan II

Bagian Accounting

Kantor Induk

Kasir Kantor Induk

Setelah menerima

Bon Sementara I

rangkap 1 (satu)

- Memeriksa Bon

Sementara II

rangkap 1 (satu)

- Mengesahkan

Bon Sementara

II rangkap 1

(satu)

- Memberikan

Bon Sementara

II rangkap 1

(satu) yang

sudah disahkan

kepada Kasir

Kantor Induk

- Menerima Bon

Sementara II

rangkap 1 (satu)

dari Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Mencairkan

dana

101

Personnel &

Administration

Supervisor

- Membuat Tanda

Terima 1 (satu)

rangkap

- Mengambil dana

tunjangan

- Memberikan

dana tunjangan

dan Tanda

Terima kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima dana

tunjangan dan

Tanda Terima

dari Kasir

Kantor Induk

- Menandatangani

Tanda Terima

- Memberikan

Tanda Terima

yang sudah

102

Kasir Kantor Induk

ditandatangani

kepada Kasir

Kantor Induk

- Menerima

Tanda Terima

dari Personnel

&

Administration

Supervisor

- Mengarsip Bon

Sementara II

Rangkap 1

(satu) dan Tanda

Terima

Membuat Tanda

Terima Tunjangan II

Personnel &

Administration

Supervisor

Setelah menerima

dana tunjangan

dari Kasir Kantor

Induk

- Membuat Tanda

Terima

Tunjangan II 2

(dua) rangkap

- Memberikan

dana tunjangan

dan Tanda

Terima

103

Karyawan

Tunjangan II

kepada

karyawan

- Menerima dana

tunjangan dan

Tanda Terima

Tunjangan II

dari Personnel

&

Administration

Supervisor

- Menandatangani

Tanda Terima

Tunjangan II

- Memberikan

Tanda Terima

Tunjangan II

kepada

Personnel &

Administration

Supervisor

104

Personnel &

Administration

Supervisor

- Menerima

Tanda Terima

Tunjangan II

- Memberikan

Tanda Terima

Tunjangan II

rangkap 1 (satu)

kepada Bagian

Accounting

Kantor Induk

- Mengarsip

Tanda Terima

Tunjangan II

rangkap 2 (dua)

Membuat Rincian

Pengeluaran

Personnel &

Administration

Supervisor

Setelah mengarsip

Tanda Terima

Tunjangan II

rangkap 2 (dua)

- Melakukan

pencatatan

- Membuat

Rincian

Pengeluaran Kas

1 (satu) rangkap

- Memberikan

Rincian

105

Hotel Manager

Pengeluaran

kepada Hotel

Manager

- Menerima

Rincian

Pengeluaran dari

Personnel &

Administration

Supervisor

- Memeriksa

Rincian

Pengeluaran

Tabel 3.1 Event Table

3.4.3 Formulir Pada Sistem Yang Berjalan

3.4.3.1 Form HRD

Form HRD adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk

memberikan keterangan mengenai tugas luar dan izin yang

diberikan kepada karyawan. Dokumen ini terdiri atas 1 ( satu )

rangkap dan dibuat oleh karyawan, untuk kemudian diberikan

kepada Personnel & Administration Supervisor untuk

ditandatangani dan diarsip.

106

3.4.3.2 Form Cuti

Form Cuti ialah sebuah dokumen yang digunakan untuk

mengajukan hak cuti yang ingin digunakan oleh karyawan.

Dokumen ini terdiri atas 1 ( satu ) rangkap, dan dibuat oleh

karyawan, untuk kemudian diberikan kepada Personnel &

Administration Supervisor untuk ditandatangani dan diarsip.

3.4.3.3 Surat Pernyataan

Surat Pernyataan dikeluarkan untuk memberikan

keterangan mengenai peringatan kepada karyawan yang

melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Surat

Pernyataan terdiri atas 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh

Personnel & Administration Supervisor. Surat Pernyataan tersebut

akan ditandatangani di depan Hotel Manager, baru setelah itu

disimpan sebagai arsip.

3.4.3.4 Weekly Attendance Record

Weekly Attendance Record merupakan sebuah dokumen

yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Dokumen

ini terdiri dari 1 ( satu ) rangkap dan terletak di front desk.

Dokumen ini merupakan acuan yang digunakan untuk

memperlihatkan data kehadiran karyawan serta melakukan

penghitungan tunjangan.

107

3.4.3.5 Bon Sementara

Bon Sementara merupakan sebuah dokumen yang

digunakan untuk mengajukan kebutuhan dana kepada kantor

induk. Bon Sementara merupakan tanggung jawab Personnel &

Administration Supervisor. Bon Sementara ini terdiri atas 2

rangkap, dimana rangkap 1 ( satu ) akan diberikan kepada Bagian

Accounting Kantor Induk, sedangkan rangkap 2 akan disimpan

sebagai arsip.

3.4.3.6 Tanda Terima Tunjangan

Tanda Terima Tunjangan merupakan dokumen yang

menerangkan bahwa karyawan telah menerima tunjangan. Tanda

Terima Tunjangan terdiri atas 2 ( dua ) rangkap & merupakan

tanggung jawab Personnel & Administration Supervisor. Rangkap

1 ( satu ) akan diberikan kepada Bagian Accounting Kantor Induk,

sedangkan rangkap 2 ( dua ) akan disimpan sebagai arsip.

3.4.3.7 Perincian Gaji

Perincian Gaji adalah dokumen yang menjelaskan besaran

gaji para karyawan. Dokumen tersebut diajukan melalui Bagian

Accounting Kantor Induk, untuk diteruskan kepada Kasir Kantor

Induk. Dokumen ini hanya terdiri dari 1 ( satu ) rangkap, yang

108

nantinya akan diserahkan kepada Bagian Accounting Kantor

Induk.

3.4.3.8 Slip Gaji

Slip gaji adalah sebuah dokumen yang berisikan penjelasan

mengenai gaji, tentang besaran dan pendapatan, serta pemotongan

terkait gaji. Biasanya Slip Gaji diterima oleh karyawan ketika

mereka telah menerima gaji, dan dokumen ini terdiri atas 1 ( satu )

rangkap.

3.4.3.9 Tanda Terima Gaji

Tanda Terima Gaji merupakan dokumen yang

menerangkan bahwa karyawan telah menerima gaji. Tanda Terima

Gaji terdiri atas 1 ( satu ) rangkap & merupakan tanggung jawab

Personnel & Administration Supervisor. Tanda Terima Gaji

tersebut akan disimpan sebagai arsip.

3.4.3.10 Rincian Pengeluaran

Rincian Pengeluaran adalah dokumen yang dilaporkan

kepada Hotel Manager, terkait biaya tunjangan dan gaji yang

diberikan kepada karyawan. Rincian Pengeluaran hanya terdiri

dari 1 ( satu ) rangkap dan dibuat oleh Personnel &

Administration Supervisor.

109

3.4.4 Overview Activity Diagram

Gambar 3.10 Overview Activity Diagram

110

3.4.5 Workflow Table

Actor Activities

Karyawan

Karyawan

Personnel &


EVENT : MELAKUKAN ABSENSI

1. Melakukan absensi pada mesin amano

2. Menandatangani Weekly Attendance Report

EVENT : MEMBUAT FORM HRD

Jika ada karyawan yang mendapatkan tugas untuk keluar

kantor, maka karyawan akan membuat Form HRD. Bila

tidak ada tugas untuk keluar dari kantor, maka aktifitas ini

akan berakhir.

3. Membuat Form HRD 1 (satu) rangkap

4. Memberikan Form HRD kepada Personnel &


5. Menerima Form HRD dari karyawan

6. Memeriksa Form HRD

Jika terdapat kesalahan pada Form HRD, maka Personnel

& Administration Supervisor akan memperbaiki Form

HRD. Namun bila tidak ada kesalahan, maka aktifitas ini

akan dilanjutkan.

7. Menandatangani Form HRD

8. Mengarsip Form HRD

111

Karyawan

Personnel &


Personnel &


EVENT : MEMBUAT FORM CUTI

Jika ada karyawan yang ingin menggunakan hak cuti,

maka mereka akan membuat Form Cuti. Bila tidak ada

permohonan cuti, maka aktifitas ini akan berakhir.

9. Membuat Form Cuti 1 (satu) rangkap

10. Memberikan Form Cuti kepada Personnel &


11. Menerima Form Cuti dari karyawan

12. Memeriksa Form Cuti

Jika Form Cuti tidak disetujui, maka aktivitas ini akan

berakhir. Namun bila Form Cuti disetujui, maka aktifitas

ini akan dilanjutkan.

13. Menandatangani Form Cuti

14. Mengarsip Form Cuti

EVENT : MEMBUAT SURAT PERNYATAAN

Jika ada pelanggaran terhadap peraturan perusahaan, maka

Personnel & Administration Supervisor akan membuat

Surat Pernyataan. Bila tidak terdapat pelanggaran, maka

aktifitas ini akan berakhir.

15. Membuat Surat Pernyataan 1 (satu) rangkap

16. Memberikan Surat Pernyataan kepada karyawan

112

Karyawan

Hotel Manager

Personnel &


Personnel &


Manager Hotel

17. Menerima Surat Pernyataan dari Personnel &


18. Menandatangani Surat Pernyataan

19. Memberikan Surat Pernyataan kepada Hotel

Manager

20. Menerima Surat Pernyataan dari karyawan

21. Memeriksa Surat Pernyataan

22. Menandatangani Surat Pernyataan

23. Memberikan Surat Pernyataan kepada Personnel &


24. Menerima Surat Pernyataan dari Hotel Manager

25. Mengarsip Surat Pernyataan

EVENT : MEMBUAT BON SEMENTARA I


27. Melakukan penghitungan tunjangan periode I

28. Membuat Bon Sementara I 2 (dua) rangkap

29. Memberikan Bon Sementara I kepada Hotel

Manager

30. Menerima Bon Sementara I

31. Memeriksa Bon Sementara I

113

Personnel &


Bagian Accounting Kantor

Induk

Personnel &


Apabila terdapat kesalahan di dalam pemeriksaan, maka

Personnel & Administration Supervisorakan kembali

membuat Bon Sementara I, namun bila tidak ditemukan

kesalahan, maka aktifitas akan dilanjutkan.

32. Menandatangani Bon sementara I

33. Memberikan Bon Sementara I kepada Personnel &


34. Menerima Bon Sementara I dari Hotel Manager

35. Mengarsip Bon Sementara I rangkap 2 (dua)

36. Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan

Buku Tanda Terima kepada Bagian Accounting

Kantor Induk

37. Menerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dan

Buku Tanda Terima dari Personnel &


38. Menandatangani Buku Tanda Terima

39. Memberikan Buku Tanda Terima kepada


40. Menerima Buku Tanda Terima dari Bagian


114


Induk

Kasir Kantor Induk

Personnel &


Kasir Kantor Induk

EVENT : MENCAIRKAN DANA TUNJANGAN I

41. Memeriksa Bon Sementara I rangkap 1 (satu)


aktivitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan


42. Mengesahkan Bon sementara I rangkap 1 (satu)

43. Memberikan Bon Sementara I rangkap 1 (satu)

kepada Kasir Kantor Induk

44. Menerima Bon Sementara I rangkap 1 (satu) dari


45. Mencairkan dana tunjangan

46. Membuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap

47. Memberikan dana tunjangan & Tanda Terima

kepada Personnel & Administration Supervisor

48. Menerima Dana tunjangan dan Tanda Terima Dari

Kasir Kantor Induk

49. Menandatangani Tanda Terima

50. Memberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor

Induk

51. Menerima Tanda Terima dari Personnel &


52. Mengarsip Bon Sementara I rangkap 1 (satu) &

115

Personnel &


Karyawan

Personnel &


Tanda Terima

EVENT : MEMBUAT TANDA TERIMA

TUNJANGAN I

53. Membuat Tanda Terima Tunjangan I 2 (dua)

rangkap

54. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I dan dana

tunjangan kepada karyawan

55. Menerima Tanda Terima Tunjangan I dan dana

tunjangan dari Personnel & Administration

Supervisor

56. Menandatangani Tanda Terima Tunjangan I

57. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I kepada


58. Menerima Tanda Terima Tunjangan I dari

karyawan

59. Memberikan Tanda Terima Tunjangan I rangkap 1

(satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk

60. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan I rangkap 2

(dua)

116

Personnel &


Hotel Manager

Personnel &


Accounting Staff

Bagian Accounting kantor

EVENT : MEMBUAT PERINCIAN GAJI

61. Melakukan penghitungan gaji

62. Membuat Perincian Gaji rangkap 1 (satu)

63. Memberikan Perincian Gaji kepada Hotel Manager

64. Menerima Perincian Gaji dari Personnel &


65. Memeriksa Perincian Gaji


Personnel & Administration Supervisor akan kembali

membuat Perincian Gaji. Namun bila tidak ditemukan

kesalahan, aktifitas akan dilanjutkan.

66. Menandatangani Perincian Gaji

67. Memberikan Perincian Gaji kepada Personnel &


68. Menerima Perincian Gaji dari Hotel Manager

69. Memberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda

Terima kepada Accounting Staff

70. Menerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima

dari Personnel & Administration Supervisor

71. Memberikan Perincian Gaji dan Buku Tanda

Terima kepada Bagian Accounting Kantor Induk

72. Menerima Perincian Gaji dan Buku Tanda Terima

117

Induk

Accounting Staff

Personnel &



Induk

Kasir Kantor Induk

dari Accounting Staff

73. Menandatangani Buku Tanda Terima

74. Memberikan Buku Tanda Terima yang telah

ditandatangani kepada Accounting Staff





77. Menerima Buku Tanda Terima dari Accounting

Staff

EVENT : MENGIRIM DANA GAJI

78. Memeriksa Perincian Gaji


proses akan terhenti, namun bila tidak ditemukan

kesalahan, maka proses akan dilanjutkan.

79. Mengesahkan Perincian Gaji

80. Memberikan Perincian Gaji kepada Kasir Kantor

Induk

81. Menerima Perincian Gaji dari Bagian Accounting

Kantor Induk

82. Mengirim gaji karyawan

118

Personnel &


Karyawan

Personnel &


83. Mengarsip Perincian Gaji

84. Memberikan konfirmasi kepada Personnel &


EVENT : MEMBUAT SLIP GAJI DAN TANDA

TERIMA GAJI

85. Menerima konfirmasi dari Kasir Kantor Induk

86. Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji 1 (satu)

rangkap

87. Memberikan Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji

kepada karyawan

88. Menerima Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji dari


89. Menandatangani Tanda Terima Gaji

90. Memberikan Tanda Terima Gaji kepada Personnel

& Administration Supervisor

91. Menerima Tanda Terima Gaji dari Karyawan

92. Mengarsip Tanda Terima Gaji

EVENT : MEMBUAT BON SEMENTARA II


94. Melakukan penghitungan tunjangan

119

Personnel &


Hotel Manager

Personnel &



Induk

95. Membuat Bon Sementara II 2 (dua) rangkap

96. Memberikan Bon Sementara II kepada Hotel

Manager

97. Menerima Bon Sementara II

98. Memeriksa Bon Sementara II


aktivitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan


99. Menandatangani Bon Sementara II

100. Memberikan Bon Sementara II kepada Personnel

& Administration Supervisor

101. Menerima Bon Sementara II dari Hotel Manager

102. Mengarsip Bon Sementara II rangkap 2 (dua)

103. Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu)

dan Buku Tanda Terima kepada Bagian


104. Menerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dan

Buku Tanda Terima dari Personnel &


105. Menandatangani Buku Tanda Terima dari


120

Personnel &



Induk

Kasir Kantor Induk

Personnel &





EVENT : MENCAIRKAN DANA TUNJANGAN II

108. Memeriksa Bon Sementara II rangkap 1 (satu)


aktifitas akan terhenti, namun bila tidak ditemukan


109. Mengesahkan Bon Sementara II rangkap 1 (satu)

110. Memberikan Bon Sementara II rangkap 1 (satu)

kepada Kasir Kantor Induk

111. Menerima Bon Sementara II rangkap 1 (satu) dari


112. Mencairkan dana tunjangan

113. Membuat Tanda Terima 1 (satu) rangkap

114. Memberikan dana tunjangan & Tanda Terima

kepada Personnel & Administration Supervisor

115. Menerima dana tunjangan dan Tanda Terima Dari

Kasir Kantor Induk

116. Menandatangani Tanda Terima

117. Memberikan Tanda Terima kepada Kasir Kantor

121


Kasir Kantor Induk

Personnel &


Karyawan

Personnel &

Induk

118. Menerima Tanda Terima dari Personnel &


119. Mengarsip Bon Sementara II rangkap 1 (satu) &

Tanda Terima

EVENT : MEMBUAT TANDA TERIMA

TUNJANGAN II

120. Membuat Tanda Terima Tunjangan II 2 (dua)

rangkap

121. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II & dana

tunjangan kepada karyawan

122. Menerima Tanda Terima Tunjangan II & Dana

tunjangan dari Personnel & Administration

Supervisor

123. Menandatangani Tanda Terima Tunjangan II

124. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II kepada

Personnel & Administration Supervisor.

125. Menerima Tanda Terima Tunjangan II dari

karyawan

126. Memberikan Tanda Terima Tunjangan II rangkap

1 (satu) kepada Bagian Accounting Kantor Induk

122


Personnel &


Hotel Manager

127. Mengarsip Tanda Terima Tunjangan II rangkap 2

(dua)

EVENT : MEMBUAT RINCIAN PENGELUARAN

128. Melakukan pencatatan

129. Membuat Rincian Pengeluaran

130. Memberikan Rincian Pengeluaran kepada Hotel

Manager

131. Menerima Rincian Pengeluaran dari Personnel &


Table 3.2 Workflow Table

123

3.4.6 Detailed Activity Diagram

3.4.6.1 Melakukan absensi

Gambar 3.11 DAD melakukan absensi

124

3.4.6.2 Membuat Form HRD

Gambar 3.12 DAD membuat Form HRD

125

3.4.6.3 Membuat Form Cuti

Gambar 3.13 DAD membuat Form Cuti

126

3.4.6.4 Membuat Surat Pernyataan

Gambar 3.14 DAD membuat Surat Pernyataan

127

3.4.6.5 Membuat Bon Sementara I

Gambar 3.15 DAD membuat Bon Sementara I

128

3.4.6.6 Mencairkan Dana Tunjangan I

Gambar 3.16 DAD mencairkan dana tunjangan I

129

3.4.6.7 Membuat Tanda Terima Tunjangan I

Gambar 3.17 DAD membuat Tanda Terima Tunjangan I

130

3.4.6.8 Membuat Perincian Gaji

Gambar 3.18 DAD membuat Perincian Gaji

131

3.4.6.9 Mengirim Dana Gaji

Gambar 3.19 DAD mengirim dana gaji

132

3.4.6.10 Membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji

Gambar 3.20 DAD membuat Slip Gaji dan Tanda Terima Gaji

133

3.4.6.11 Membuat Bon Sementara II

Gambar 3.21 DAD membuat Bon Sementara II

134

3.4.6.12 Mencairkan Dana Tunjangan II

Gambar 3.22 DAD Mencairkan dana tunjangan II

135

3.4.6.13 Membuat Tanda Terima Tunjangan II

Gambar 3.23 DAD membuat Tanda Terima Tunjangan II

136

3.4.6.14 Membuat Rincian Pengeluaran

Gambar 3.24 DAD membuat Rincian Pengeluaran

137

3.5 Analisis Temuan Hasil Survei

3.5.1 Permasalahan yang dihadapi

Dilihat dari sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang

terjadi adalah sebagai berikut :

1. Di dalam prosedur pencatatan kehadiran karyawan, masih terdapat

resiko yang cukup besar untuk melakukan kecurangan seperti

memanipulasi data kehadiran, karena proses pencatatan masih

dilakukan secara manual.

2. Sistem pembayaran tunjangan masih dilakukan secara tunai. Dalam hal

ini dapat dilihat dari penerimaan dana tunjangan oleh Personnel &

Administration Supervisor, untuk kemudian didistribusikan kepada

para karyawan. Hal ini cukup beresiko bagi perusahaan, karena

terdapat kemungkinan bagi Personnel & Administration Supervisor

untuk melakukan penyimpangan. Selain itu juga terdapat resiko yang

akan timbul dari faktor eksternal, dimana hal ini terkait pada keamanan

dana tersebut. Sehingga perusahaan dapat mengalami sebuah kerugian

yang cukup berpengaruh kepada kondisi keuangan perusahaan.

3. Tidak terdapat dokumen mengenai penilaian kinerja karyawan.

Sehingga perusahaan tidak menggunakan acuan yang baku untuk

menilai kinerja para pekerjanya.

138

4. Proses pencatatan, penghitungan gaji dan tunjangan, serta

pendokumentasian dokumen masih menggunakan cara manual, yang

dapat memungkinkan tingkat terjadinya human error lebih tinggi dan

dapat menghasilkan waktu lebih lama dalam proses pembuatan

dokumen.

5. Penyimpanan data masih sangat sederhana, sehingga akan

membutuhkan waktu yang lebih lama apabila perusahaan mencari

informasi yang dibutuhkan, selain itu apabila terjadi kehilangan atau

kerusakan data, tidak tersedia data pengganti.

6. Laporan penggajian masih tergabung dengan elemen - elemen

pengeluaran lain, sehingga akan menimbulkan kesulitan untuk

memilah jenis pengeluaran tersebut.

7. Laporan penggajian kurang lengkap, sehingga akan menghambat

manajemen bila membutuhkan informasi yang lebih detail guna

mengambil keputusan secara efektif dan efisien.

3.5.2 Alternatif Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang dapat membantu permasalahan di atas

adalah sebagai berikut :

1. Merekomendasikan penggunaan media finger pr int dalam melakukan

proses pencatatan kehadiran karyawan. Dengan bantuan alat tersebut,

perusahaan dapat meminimalisasi kemungkinan karyawan untuk

melakukan kecurangan dalam memanipulasi data kehadiran.

139

2. Mengajukan penggunaan jasa bank untuk mengirim dana tunjangan,

sehingga dapat memperkecil resiko terjadinya penyimpangan dana

yang dapat dilakukan oleh Personnel & Administration Supervisor,

serta mempercepat proses pembayaran.

3. Merancang suatu dokumen baru mengenai penilaian kinerja karyawan.

Hal ini patut diperhitungkan untuk memberitahukan bagaimana kinerja

karyawan secara keseluruhan, sehingga akan membantu pihak

manajemen untuk mengambil keputusan dalam mengapresiasi kinerja

tersebut.

4. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi dan terintegrasi,

sehingga perusahaan dapat mengurangi tingkat terjadinya human error

dalam proses pencatatan, penghitungan gaji dan tunjangan, serta

mempercepat proses pembuatan dokumen.

5. Merekomendasikan perusahaan untuk menggunakan database, agar

mempermudah pencarian data - data yang dibutuhkan guna memenuhi

kebutuhan informasi perusahaan, serta mengantisipasi kehilangan

ataupun kerusakan data.

6. Merancang suatu laporan khusus mengenai penggajian, agar terdapat

pengelompokkan data sejenis guna memudahkan pencatatan, pencarian

dan pemeriksaan pengeluaran terkait penggajian.

7. Merancang laporan penggajian dengan lebih lengkap, untuk membantu

manajemen dalam mengambil keputusan secara efektif dan efisien.

140

3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi

1. Daftar Kehadiran

Daftar Kehadiran dibutuhkan untuk :

• Mencatat kehadiran setiap karyawan pada setiap harinya

• Bukti kehadiran setiap karyawan pada setiap harinya

Daftar Kehadiran dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan

karyawan.

2. Formulir Izin Keluar

Formulir Izin Keluar dibutuhkan untuk :

• Mencatat penugasan dan perizinan karyawan pada jam kerja

• Bukti penugasan dan perizinan terhadap karyawan pada jam kerja

Formulir Izin Keluar dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor

dan karyawan.

3. Formulir Pengajuan Cuti

• Mencatat hak cuti yang digunakan oleh karyawan

• Bukti penggunaan hak cuti karyawan

Formulir Pengajuan Cuti dibutuhkan oleh Personnel & Administration

Supervisor dan karyawan.

4. Surat Peringatan

• Mencatat pelanggaran yang akan diberikan kepada karyawan

• Bukti peringatan yang diberikan kepada karyawan

141

Surat Peringatan dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan

karyawan.

5. Berkas Pengajuan Dana

Berkas Pengajuan Dana dibutuhkan untuk :

• Mencatat kebutuhan dana yang akan diajukan kepada kantor induk

• Bukti kebutuhan dana yang diajukan kepada kantor induk

Berkas Pengajuan Dana dibutuhkan oleh Personnel & Administration

Supervisor, Bagian Accounting Kantor Induk dan Manager.

6. Slip Gaji

Slip Gaji dibutuhkan untuk :

• Mencatat gaji yang diterima oleh karyawan pada setiap bulan

• Bukti besaran gaji yang diterima oleh karyawan pada setiap bulan

Slip Gaji dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor, karyawan dan

Staff Accounting.

7. Berkas Penilaian

Berkas Penilaian dibutuhkan untuk :

• Mencatat penilaian terhadap kinerja karyawan setiap bulan

• Bukti penilaian kinerja karyawan setiap bulan

Berkas Penilaian dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor

dan Hotel Manager.

142

8. Laporan Kehadiran

Laporan Kehadiran dibutuhkan untuk :

• Mencatat kehadiran karyawan pada setiap bulannya

• Bukti kehadiran karyawan dalam setiap bulan

Laporan Kehadiran dibutuhkan oleh Personnel & Administration Supervisor dan

Hotel Manager.

9. Laporan Pengeluaran Gaji

Laporan Pengeluaran Gaji dibutuhkan untuk :

• Mencatat segala pengeluaran terkait penggajian pada setiap bulan

• Mengetahui jumlah uang yang dikeluarkan terkait penggajian dalam

setiap bulan

Laporan Pengeluaran Gaji dibutuhkan oleh Accounting Staff, Hotel Manager dan

Bagian Accounting Kantor Induk.

10. Laporan Kinerja Karyawan

Laporan Kinerja Karyawan dibutuhkan untuk :

• Mencatat penilaian terhadap kinerja karyawan per tahun

• Mengetahui penilaian kinerja karyawan secara keseluruhan per tahun

Laporan Kinerja Karyawan dibutuhkan oleh Personnel & Administration

Supervisor dan Kepala Personalia Kantor Induk.

143

11. Jurnal Penggajian

Jurnal Penggajian dibutuhkan untuk :

• Mencatat beban gaji yang dikeluarkan dari proses penggajian

• Mengetahui beban gaji yang dikeluarkan dari proses penggajian

12. Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal Pengeluaran Kas dibutuhkan untuk :

• Mencatat kas yang dikeluarkan dari proses penggajian

• Mengetahui jumlah uang kas yang dikeluarkan dalam proses penggajian

bab 3 cover - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00319-ka bab 3.pdf · jakarta,...

Documents