BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Persediaan

2.1.1 Definisi Persediaan

Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik

perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang

normal, atau barang-barang yang dalam pengerjaan/proses produksi menunggu

penggunaannya dalam proses produksi (Cahyono, 1996: 237). Dengan kata lain

persediaan adalah sejumlah bahan, bahan dalam proses, komponen, bahan

pembantu, dan barang jadi yang disediakan untuk memenuhi permintaan

langganan setiap waktu. Persediaan juga dapat berarti material atau

perlengkapan yang digunakan atau untuk melengkapi proses produksi.

Banyaknya persediaan dapat mempresentasikan 20-60% aset perusahaan.

Pada setiap tingkatan perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah

maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup

perusahaan. Pada dasarnya persediaan merupakan simpanan material yang

berupa bahan mentah, barang dalam proses ataupun barang jadi.

Mengapa persediaan menjadi sangat penting bagi perusahaan kecil, menengah

maupun perusahaan yang besar, karena:

1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.

2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.

3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi

keuangan.

2.1.2 Definisi Pengendalian Persediaan

Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang

dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada

pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada

material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan

dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

Pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan cara:

• Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik, khususnya

bagi perusahaan di mana karyawannya mempunyai akses langsung

terhadap persediaan, seperti; supermarket, rumah makan, bagian

kasir di bank, gudang.

• Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Misalnya

dengan sistem bar code.

• Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari

fasilitas perusahaan. Misalnya dengan pengamatan langsung, baik

berbentuk kaca satu arah, video maupun pengawasan oleh manusia.

Pada umumnya perusahaan tergolong ke dalam 2 tipe, yakni

perusahaan yang bekerja atau melakukan kegiatan produksi berdasarkan

permintaan yakni disebut make to order, dan ada lagi perusahaan yang bekerja

atau melakukan kegiatan produksi tidak berdasarkan permintaan. Jadi

perusahaan tersebut melakukan kegiatan produksi secara terus menerus dengan

asumsi produk tersebut akan terus terjual. Perusahaan yang jenisnya

produksinya seperti itu dinamakan make to stock, biasanya perusahaan-

perusahaan yang produksinya make to stock itu ialah perusahaan barang-barang

konsumsi. Sebagai contoh, minuman kaleng, indomie, makanan ringan. Itu

semua perusahaan yang prosukdinya make to stock atau dengan kata lain

perusahaan tersebut membuat produk untuk disimpan sebagai persediaan,

kemudian dislurkan secara berlanjut hingga konsumen mengenal produk

tersebut, maka dapat dengan mudah untuk menyalurkan produk ke distributor-

distributor maupun pengecer.

2.1.3 Faktor-faktor Penting Dalam Persediaan

Seperti dilampirkan diatas, persediaan memiliki peranan penting

dalam perusahaan, sehingga sangat penting untuk mengetahui faktor-faktor

penting yang ada di dalamnya. Berikut empat faktor penting fungsi persediaan:

a. Faktor waktu

Faktor waktu menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi

sebelum barang jadi sampai kepada konsumen, waktu diperlukan

untuk membuat skedul produksi, memotong bahan baku, pengiriman

bahan baku, pengawasan bahan baku, produksi dan pengiriman

barang jadi ke pedagang besar atau konsmen. Dari faktor ini

perusahaan juga dapat mempertimbangkan bagaimana persediaan

yang harus direncanakan. Agar kegiatan produski tidak terhambat

oleh faktor tersebut.

b.Faktor ketidakpastian

Faktor ketidakpastian waktu bahan baku datang (Faktor

ketidakpastian bahan baku datang dari suplier menyebabkan

perusahaan memerlukan persediaan agar tidak menghambat proses

produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen).

Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu

tunggu ( lead time). Waktu tunggu (lead time) adalah merupakan

tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara saat

pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku. Waktu

tunggu ini sangat perlu diperhatikan karena sangat erat hubungannya

dengan saat pemesanan kembali (reorder) Dengan diketahuinya

waktu tunggu yang tepat maka perusahaan dapat melakukan

pemesanan pada saat yang tepat, sehingga risiko terjadinya

penumpukan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal

mungkin

c. Faktor ekonomis

Faktor ekonomis (Adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan

alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item

dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis). Harga bahan

baku yang akan dibeli merupakan salah satu faktor penentu dalam

kebijaksaan persediaan bahan baku, karena harga bahan baku akan

menentukan berapa jumlah modal yang harus disiapkan perusahaan

dalam pembelian bahan baku. Faktor uini juga merupakan peranan

penting bagi perusahaan untuk menentukan sistem pembelian

maupun penyimpanan bahan baku yang memang diperlukan untuk

kegiatan produksi.

d.Faktor pemakaian bahan baku

Sebelum pembelian dilakukan, maka manajer harus dapat membuat

perkiraan pemakaian bahan baku yang akan digunakan dalam proses

produksi dalam satu periode. Perkiraan bahan baku ini merupakan

perkiraan tentang berapa jumlah bahan baku yang akan

dipergunakan perusahaan pada waktu yang datang. Untuk

memperoleh data ini dilakukan peramalan.

e.Biaya-biaya persediaan

Biaya persediaan bahan baku ini ada dua macam, yaitu biaya

persediaan yang semakin besar dengan semakin besarnya rata-rata

persediaan dan biaya persediaan yag semakin kecil dengan semakin

besarnya rata-rata persediaan.

f.Kebijakan pembelanjaan

Seberapa besar dana yang digunakan untuk keperluan pembelanjaan

bahan baku atau barang-barang yang menyangkut keperluan

produksi perusahaan, sangat tergantung kepada kebijakan

pembelanjaan dari perusahaan tersebut. Antara lain modal yang

ditetapkan oleh perusahaan, atau budget yang memang sudah

ditentukan dari masing-masing departemen.

2.1.4 Biaya-biaya Dalam Persediaan

Ada beberapa biaya dalam persediaan yang menjadi faktor yang perlu

diperhitungkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

1.Biaya pembelian (purchase cost)

Adalah harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya

produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya

perunit akan selalu menjadi bagian dari biaya item persediaan. Untuk

pembelian item dari luar, biaya perunit adalah harga beli ditambah

biaya pengangkutan.Untuk item yang diproduksi di dalam

perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenga kerja, bahan

baku dan biaya overhead pabrik.

2.Biaya pemesanan (order cost/setup cost)

Adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari suplier atau

biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam

perusahaan. Biaya ini disumsikan tidak akan berubah secara

langsung dengan jumlah pemesanan. Contoh : biaya membuat daftar

permintaan, menganalisis suplier, membuat pesanan pembelian,

penerimaan bahan, inspeksi bahan dan pelaksanaan proses transaksi.

Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya akibat perubahan

proses produksi, persiapan sebelum proses produksi.

a.Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost/setup cost)

- Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

- Biaya pengiriman pemesanan

- Biaya transportasi

- Biaya penerimaan (Receiving cost)

- Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set

up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan

perlengkapan dan peralatan.

3.Biaya simpan (carrying cost/holding cost)

Biaya yang dikeluarkan ata sinvestasi dalam persediaan dan

pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan

persediaan. Biaya simpan dapat berupa biaya modal, pajak, asuransi,

pemindahan persediaan, keusangan dan semua biaya yang

dikeluarkan untuk memelihara persediaan.

b.Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost/holding cost)

- Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang

hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi

(Cost of capital).

- Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost

of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

4.Biaya kekurangan persediaan (shortage cost)

Konsekuesi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam

perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen

tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi

apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen

yang lain. Biaya kekurangan dari luar dapat berupa biaya backorder,

biaya kehilangan kesepatan penjualan dan biaya kehilangan

kesempatan menerima keuntungan.

2.2 Jenis Persediaan

Persediaan terbagi atas dua macam yakni:

1.Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar

(independent demand inventory.)

• Permintaan independen adalah permintaan untuk suatu

produk yang akan dibeli tidak tergantung pada rencana

pembelian produk lain, seperti; permintaan untuk kulkas

tidak tergantung kepada permintaan untuk oven

pemanggangan roti.

2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan

oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar

(dependent demand inventory).

• sedangkan permintaan dependen adalah permintaan untuk

satu produk berkaitan dengan permintaan untuk produk

lainnya. Misalnya permintaan untuk produsen mobil terhadap

ban mobil akan tergantung pada produksi mobil itu sendiri.

2.2.1 Jenis Persediaan Menurut Fisiknya

Berikut jenis-jenis persediaan berdasarkan fisiknya antara lain:

a.Bahan baku (material)

Bahan yang akan diproses menjadi barang jadi dan merupakan

bagian dari barang jadi. Persediaan bisa berasal dari sumber

kekayaan alam atau buatan pabrik yang masih harus diolah lebih

lanjut, misalnya kain dalam produksi garment. Adapun persediaan

yang sudah diap olah kebanyakan dari supplier.

b. Bahan pembantu (Supplier)

Bahan yang digunakan untuk membantu proses produksi dan bukan

merupakan bagian dari barang jadi. Persediaan yang dibutuhkan

dalam proses produksi tetapi bukan merupakan bagian dari barang

jadi. Bahan baku pembnatu atau biasa disebut bahan baku

pendukung ini digunakan juga untuk keperluan memproduksi barnag

yang akan dihasilkan. Sebagai contoh untuk membuat baju

komponen utamanya ialah kain dan benang, namun masih ada

pewarna yang terkadang masih digunakan sebagai pelengkap dalam

baju.

c.Komponen ( Component parts)

Barang jadi dari perusahaan asal yang merupakan bahan baku dari

perusahaan perakitan (assembly) Persediaan yang diperoleh dari

perusahaan lain, yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu

produk, misalnya komponen komputer yang dapat dirakit menjadi

sebuah computer.

d.Persediaan barang dalam proses (work in process)

Persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap

bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu

produk, tetapi masih perlu diolah lebih lanjut menjadi barang jadi.

e.Persediaan barang jadi (finished good)

Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah

dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.

2.3 Metode Pemesanan Ekonomis

Economical Order Quantity (EOQ) adalah jumlah kuantitas barang

yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal atau sering dikatakan sebagai

jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah

pembelian yang optimal ini yang perlu diperhatikan adalah biaya variabel dari

penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang sifat perubahannya

searah dengan penambahan jumlah persediaan, maupun biaya variabel yang

sifat perubahannya berlawanan dengan jumlah persediaan tersebut.

Adapun biaya-biaya itu adalah :

1.Procurement atau set up costProcurement atau set up cost adalah

biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan,

artinya biaya semakin besar apabila order quantity semakin kecil,

terdiri dari :

a) Biaya selama proses persiapan

b) Biaya pengiriman pesanan

c) Biaya penerimaan barang yang dipesan

d) Biaya-biaya processing pembayaran

2.Storage atau carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai

dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost

didasarkan pada average inventory. Carrying cost akan semakin

kecil apabila jumlah material yang dipesan semakin kecil, terdiri dari

a)Biaya penggunaan/sewa gudang

b)Biaya pemeliharaan material dan allowances dari kemungkinan

rusak

c)Biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibeli

d)Biaya asuransi

e)Biaya absolescence

f)Biaya modal

g)Pajak dari persediaan yang ada dalam gudang

adapun perhitungan EOQ ialah dengan menggunakan rumus:

EOQ=HRC2

Dimana:

EOQ: jumlah pesanan ekonomis

H: biaya penyimpanan bahan baku per periode

R: biaya pesan

C: biaya permintaan

2.3.1 Model EOQ

Ada beberapa macam model EOQ. Dilihat dari sudut pandang

permintaan EOQ terdiri atas dua model, yakni:

• EOQ Model Deterministik

EOQ deterministik disebabkan adanya permintaan yang tetap

dari para konsumen. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah

meramalkan permintaan-permintaan selanjutnya. Untuk dijadikan

tolak ukur untuk menentukan perencanaan produksi, pembelian

bahan baku, penyimpanan bahan baku, hingga biaya-biaya yang

harus dikeluarkan oleh perusahaan. EOQ dengan model

deterministik ini biasanya terjadi pada perusahaan-perusahaan yang

produksinya make to stock, seperti makanan ringan, minuman

kaleng, dan lain-lain. Jadi ada atau tidak adanya pesanan dari

pelanggan perusahaan akan tetap melakukan kegiatan produksi

seperti biasa. Itu semua dikarenakan adanya pertimbangan barang

produksi yang dibuat olah perusahaan tahan lama atau kuat disimpan

dalam kurun waktu yang lama.

Adapun ketentuan dalam EOQ dengan model deterministik ialah:

1. Kecepatan permintaan tetap/berubah namun secara

terus-menerus.

2. Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan

dating (lead time) harus tetap.

3. Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau stock

out.

4. Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan

diterima bentuk paket.

5. Harga per unit tetap dan tidak ada penguranagan.

6. Besar carrying cost tergantung secara garis lurus

dengan rata-rata jumlah persediaan.

7. Besar ordering cost tetap untuk setiap lot yang dipesan

dan tidak tergantung pada jumlah item.

8. Item adalah produk satu macam dan tidak ada

hubungan dengan produk lain.

Berikut contoh grafik EOQ dengan model deterministik:

Sumber:MCL Bina Nusantara

Gambar 2.1 Model EOQ

B

Q

Inve

ntor

y

a b c d e f

Time

Berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada di dalam EOQ

dengan model deterministik, dapat disimpulkan di dalam EOQ

deterministik EOQ detrministik ini lebih efektif digunakan untuk

menghitung perencanan produksi dalam sebuah industri. Dalam EOQ

deterministik juga diterapkan persediaan cadangan atau yang biasa

disebut dengan safety stock, namun persediaan cadangan itu

diasumsikan sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan selama waktu

tunggu bahan yang dipesan akan diteriman. Berikut contoh gambar

safety stock model EOQ deterministik:

Qua

ntity

Sumber : pengolahan data microsoft visio

Gambar 2.2 Ideal Model EOQ dengan Safety Stock

• EOQ dengan model probabilistik

EOQ model probabilistik berbeda dengan model EOQ

deterministik. EOQ model probabilistik biasa terjadi di perusahaan

yang kegiatan produksinya make to order, atau membuat produk

berdasarkan pesanan. Jadi perusahaan tersebut memproduksi barang

jika ada pesanan, tetapi jika tidak ada pesanan maka perusahaan

tidak melakukan kegiatan produksi sepert yang dilakukan

perusahaan pada umumnya. Dapat dikatakan EOQ probabilistik

berlawanan dengan EOQ deterministik. Dikarenakan memiliki cirri-

ciri dan ketentuan-ketentuan yang berbeda. Berikut ketentuan EOQ

probabilistik:

1.Kecepatan permintaan tetap/berubah meskipun tidak

secara terus-menerus.

2.Waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan dating

(lead time) tetap.

3.Mungkin terjadi persediaan habis atau stock out.

Berikut perhitungan-perhitungan yang ada di dalam EOQ

probailistik, antara lain:

- Frekuensi Pemesanan

Frekuensi pemesanan ialah banyaknya pemesanan yang

dilakukan dalam satu periode tertentu dengan

pertimbangan jumlah ekonomis setiap pemesanan yang

dilakukan. Dimana banayaknya demand dalam satu

periode dibagi dengan ukuran lot daripada ekonomis

pesanan tersebut. Adapun rumus perhitungan untuk

frekuensi pemesanan ialah:

*QD

N =

Dimana:

N: frekuensi pemesanan

D: demand dalam periode tertentu

Q*: jumlah pesanan ekonomis

- Interval Pemesanan

Interval pemesanan ialah selang waktu antara pemesanan

sebelumnya ke pesanan selanjutnya, dimana terjadi

selisih jumlah waktu pemesanan sebelumnya ke

pemesanan berikutnya. Interval pemesanan juga berguna

sebagai acuan untuk melakukan pemesanan berikutnya,

sehingga pemesanan selanjutnya dapat dilkukan dengan

efektif.

Adapun rumus perhitungan interval pemesanan ialah:

Ntahunjahari

T/ker

=

Dimana:

T: interval pemesanan

Hari kerja/tahun: jumlah hari kerja ditetapkan oleh

perusahaan

N: frekuensi pemesanan

- Safety Stock

Resiko dan ketidakpastian memasuki analisa persediaan

melalui banyak variable, tetapi sebagian besar biasanya

adalah variasi dalam permintaan dan waktu tunggu atau

biasa disebut lead time. Variasi semacam itu tertahan

oleh persediaan cadangan(safety stock), yang bisa disebut

juga dengan nama buffer stock atau fluctuation stock.

Persediaan cadangan adalah persediaan tambahan yang

disimpan sebagai perlindungan terhadap maslah-masalah

yang di luar dugaan atau mendadak yang menjadi

lingkungan tersebut.

Persediaan cadangan tersebut diperlukan untuk

menutupi permintaan selama lead time dalam proses

penyediaan barang kembali apabila permintaan

sebenarnya melebihi permintaan yang diramalkan oleh

perusahaan. Safety stock memiliki dua efek dalam hal

biaya, yakni mengurangi cost of stock out dan

menambah holding cost (biaya simpan). Berikut contoh

grafik safety stock:

Qua

ntity

Sumber : pengolahan data microsoft visio

Gambar 2.3 Realistic Model EOQ dengan Safety Stock

Adapun perhitungan safety stock ialah:

Safety Stock = S Ma M= − , dimana nilai Ma adalah titik

re-order point yang didapat dari rumus:

ROP (B) = Ma = M + z σ⋅

- Service Level

Service level merupakan sebuah kemampuan perusahaan

untuk memenuhi permintaan-permintaan dari pelanggan.

Biasanya service level antar perusahaan yang satu dan

yang lain berbeda-beda. Hal ini disebabkan oleh tingkat

produktivitas perusahaan yang berbeda-beda dan masing-

masing perusahaan mempunyai permintaan yang

berbeda-beda pula. Sehingga timgkat pemenuhan

permintaannya pun berbeda-beda. Data service level ini

digunakan untuk perhitungan safety stock yakni apabila

data yang diolah normal maka z yang menunjukan

service level dari perusahaan dapat dilihat dengan

menggunakan table normal pada buku Ronald. E.

Walpole.

- Re-order Point (ROP)

Re-order point (ROP) adalah titik dimana dilakukan

pemesanan kembali, agar tidak terjadi kekurangan bahan

baku disaat proses produksi berlangsung. Selain berguna

untuk mengetahui pada saat kapan harus melakukan

pemesanan kembali, re-order point juga berguna untuk

membuat persediaan tetap stabil. Dengan kata lain pada

saat persediaan sudah menipis, bahan baku yang telah

dipesan akan segera diterima sesuai dengan perhitungan

selama waktu tunggu (lead time). Sehingga tidak terjadi

penumpukan bahan dalam sebuah pabrik. Dengan begitu

efektifitas persediaan lebih terjaga, sehingga perusahaan

dapat meminimasi biaya simpan dalam sebuah pabrik.

Adapun rumus re-order point adalah:

ROP (B)= σ.zMa +Μ=

Dimana:

B: titik re-order point

Μ : hasil probability stock out dikalikan nilai tengah.

z: service level (ditetapkan oleh perusahaan).

σ : standar deviasi

- Total Cost

Total cost ialah jumlah biaya secara keseluruhan yang

dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatan produksi.

Semua biaya yang menjadi pengeluaran perusahaan,

mulai dari biaya pesan hingga biaya penyimpanan bahan

termasuk ke dalam total cost. Adapun rumus perhitungan

total cost ialah:

( ) ⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ ×

+⎟⎟⎠

⎞⎜⎜⎝

⎛ ×+×=

2H EOQ

EOQ

S D C DTC

Dimana:

TC: total cost

D: demand dalam periode tertentu

C: harga bahan baku per ton

EOQ: jumlah pesanan ekonomis

S: biaya pesan (ordering cost)

H: biaya simpan (holding cost)