b05 kontrola projektow

Łódzka AkademiaPO KL

Kontrola w ramach PO KLB05

Urząd Marszałkowski w Łodzi

Departament ds. PO Kapitał Ludzki

Instytucja Pośrednicząca

2

Kontrola projektu

Wizyta monitoringowa

Taryfikator

Zasada konkurencyjności

Procedura przeprowadzania kontroli

Informacja pokontrolna

Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli

Plan prezentacji

Instytucje mogące przeprowadzić kontrolę Związane wprost z PO KL– Instytucja Zarządzająca– Instytucja Pośrednicząca

Pozostałe– Urząd Kontroli Skarbowej– Prezes Urzędu Zamówień Publicznych– Najwyższa Izba Kontroli– inne organy np. Prokuratura

Unijne– Komisja Europejska– Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)– Europejski Trybunał Obrachunkowy

3

Rodzaje kontrolikontrola systemowa

kontrola projektów

kontrola Pomocy Technicznej

kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej tj. weryfikacja wniosków o płatność

kontrola na miejscu

4

Kontrola projektuKontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z umową oraz wnioskiem o dofinansowanie.

Celem kontroli jest sprawdzenie:

informacji dotyczących postępu realizacji

poniesionych wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu,

harmonogramem płatności, budżetem projektu

5

kontrole doraźne

– podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony Beneficjenta

– otrzymanie przez Instytucję Kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie

kontrole planowane

Kontrola obejmuje kontrolę w miejscu realizacji usługi (tzw. wizyta monitoringowa) oraz w siedzibie beneficjenta.

Kontrola na miejscu

6

Wizyta monitoringowa Celem wizyty jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego.

Wizyta monitoringowa obligatoryjnie przeprowadzana jest przy kontrolach planowanych, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter projektu lub stopień zaawansowania projektu.

7

czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie oraz umową na realizację usługi

czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem projektu

czy zakres tematyczny szkolenia/konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie

sprawdzenie dokumentów związanych z usługą

wywiad/ankieta z uczestnikami projektu

sprawdzenie czy pomieszczenia są prawidłowo oznakowane

sprawdzenie czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe i czy są one prawidłowo oznakowane

Wizyta monitoringowa

8

Kontrola w siedzibie Beneficjenta1. prawidłowość rozliczeń finansowych

weryfikacja oryginałów dokumentów księgowych, które zostały ujęte w zatwierdzonych wnioskach o płatność (wyjątek: projekty z jednym wnioskiem o płatność-wniosek końcowy)

weryfikacja dokumentów potwierdzających fakt zakupu towarów i usług

sprawdzenie czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu

sprawdzenie czy wkład własny jest wniesiony (gdy przewidziano)

sprawdzenie statusu podatkowego

9

2. dokumentacja dotycząca personelu projektu

weryfikacja umów

weryfikacja dokumentowania wydatków pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy (zakresy czynności, opisy stanowisk pracy)

sposób wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu

Kontrola w siedzibie Beneficjenta

10

3. zamówienia publiczne

weryfikacja przesłanek wyboru trybu zamówienia

weryfikacja prawidłowości ustalenia wartości zamówienia

weryfikacja kompletności protokołu postępowania o udzielenie zamówienia

weryfikacja kompletności SIWZ – czy zawiera wszystkie elementy przewidziane ustawą

weryfikacja czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego są przekazywane do publikacji zgodnie z przepisami

weryfikacja czy zawarta umowa została przygotowana zgodnie z warunkami z SIWZ


11

TaryfikatorW sytuacji stwierdzenia naruszenia przepisów Prawa Zamówień Publicznych, jednostka kontrolująca dokonuje kwalifikacji naruszenia w oparciu o dokument

„Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. taryfikator).

Wyliczona kwota wydatków niekwalifikowanych (zgodnie z wartościami wskazanymi w „taryfikatorze”) powinna zostać odzyskana od Beneficjenta poprzez pomniejszenie kwoty wydatków rozliczanych w kolejnym wniosku o płatność lub poprzez dokonanie zwrotu przez Beneficjenta.

12

Zasada konkurencyjności

Beneficjenci, którzy nie podlegają systemowi zamówień publicznych zobowiązani są do stosowania zasady konkurencyjności oraz prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków.

13


4. pomoc de minimis

sprawdzenie czy Beneficjent posiada kopię oświadczenia beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat (do wysokości 200 tys. EURO w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych)

sprawdzenie czy Beneficjent będący jednocześnie beneficjentem pomocy posiada zaświadczenia o kwocie udzielonej mu pomocy

14


5. pomoc publiczna

sprawdzenie zgodności udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności określonymi w przepisach

sprawdzenie czy udzielona pomoc i wymagany wkład prywatny zostały prawidłowo wyliczone

sprawdzenie czy beneficjent pomocy nie prowadzi działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia

15


6. promocja i informacja

sposób informowania o realizację projektu i dofinansowaniu z EFS

prawidłowość oznaczania dokumentacji

sposób oznakowania pomieszczeń

sposób oznakowania wyposażenia i sprzętu

sposób informowania uczestników projektu o udziale w projekcie współfinansowanym z EFS

16

Kontrola na zakończenie realizacji projektu

Przeprowadzana jest po złożeniu wniosku o płatność końcową.

Celem jest potwierdzenie, iż zakres rzeczowy projektu określony w umowie został wykonany, a cele projektu osiągnięte.

Polega na weryfikacji złożonego wniosku o płatność końcową, sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji dostępnej w siedzibie jednostki kontrolującej.

Może również obejmować kontrolę na miejscu. Kontrola taka przeprowadzana jest po złożeniu, ale przed zatwierdzeniem wniosku. W takim wypadku weryfikacja wniosku ulega wstrzymaniu do czasu zakończenia postępowania kontrolnego.

17

Procedura przeprowadzania kontroli1. wszczęcie kontroli – przygotowanie dokumentacji

2. przeprowadzenie kontroli

3. informacja pokontrolna

4. zalecenia pokontrolne (gdy zachodzi potrzeba ich wydania)

5. monitorowanie wykonania zaleceń (gdy wydano)

18

Wszczęcie kontroliw trybie kontroli doraźnej

Bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem

w trybie kontroli planowanej

Zawiadomienie o kontroli przekazywane jest co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli

Czas trwania kontroli – od 1 do 4 dni, chyba że instytucja kontrolująca uzna, że kontrola trwać będzie dłużej.

19

Zespół kontrolującyskłada się z co najmniej 2 osób (w tym jedna jest kierownikiem Zespołu)

członkowie Zespołu posiadają pisemne Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, w którym znajduje się m.in. termin kontroli, zakres kontroli

upoważnienie może obejmować jednocześnie kontrolę na miejscu i wizytę monitoringową

wizyta monitoringowa może być przeprowadzona także w oparciu o odrębne upoważnienie

kontrolujący posiadają również legitymacje służbowe

każdy członek Zespołu przed przystąpieniem do czynności kontrolnych podpisuje Oświadczenie o bezstronności

20

Uprawnienia kontrolującychswoboda poruszania się po terenie jednostki

wgląd i tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki oraz dokumentów podlegających weryfikacji

tworzenie dokumentacji fotograficznej

przeprowadzanie oględzin obiektów i składników majątkowych

odbieranie ustnych i pisemnych wyjaśnień i oświadczeń od pracowników jednostki

zabezpieczanie materiału dowodowego

21

Informacja pokontrolna

sporządzana i przekazywana jednostce kontrolowanej w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli

zawiera m.in. zakres kontroli, informacje o sposobie wyboru dokumentów (próbie), ustalenia kontroli, wnioski z kontroli, informacje o wykrytych uchybieniach/nieprawidłowościach

jednostka kontrolowana ma 14 dni kalendarzowych na podpisanie informacji lub zgłoszenie w formie pisemnej uzasadnionych zastrzeżeń do treści informacji.

22

Informacja pokontrolnaW przypadku zgłoszenia zastrzeżeń:

jednostka kontrolująca stwierdza zasadność zastrzeżeń w całości lub części i odpowiednio zmienia informację pokontrolną i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje zmienioną informację do podpisu Beneficjenta

jednostka kontrolująca nie uwzględnia zastrzeżeń i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje niezmienioną informację do podpisu Beneficjenta

23

Informacja pokontrolnaPo otrzymaniu kolejnej informacji pokontrolnej, Beneficjent w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania:

przesyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej

przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem nie

podpisanej informacji pokontrolnej

Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia zaleceń pokontrolnych.

24

Zalecenia pokontrolnewydawane gdy w wyniku kontroli stwierdzono uchybienia bądź nieprawidłowości

zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień/nieprawidłowości oraz termin ich wdrożenia przez jednostkę kontrolowaną

wydawane są w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania

25

Weryfikacja zaleceń pokontrolnychJednostka, która otrzymała zalecenia pokontrolne zobowiązana jest do ich wdrożenia oraz przekazania informacji o sposobie wykorzystania uwag w terminie wskazanym w zaleceniach.

Organ, który wydał zalecenia weryfikuje ich wykonanie poprzez:

sprawdzenie przesłanych dokumentów dotyczących wdrożenia zaleceń

kontrolę sprawdzającą na miejscu

26

„Garść porad”Dokumenty projektu powinny być wydzielone z innych dokumentów jednostki

Warto dokumentować czynności, które mogą mieć wpływ na ustalenia kontroli (np. e-maile z dostawcami, rozeznanie rynku itp.)

Warto śledzić na bieżąco strony www dotyczące PO KL – zmiany wytycznych, nowe regulacje

W przypadku otrzymania informacji o kontroli należy przygotować dokumentację wprost związaną z projektem oraz dokumenty jednostki takie jak statut, aktualny KRS, Zakładowy Plan Kontr, politykę rachunkowości czyli dokumenty „statutowe” jednostki

Kontrola pracuje na oryginałach dokumentów !!

W przypadku prowadzenia księgowości przez jednostkę zewnętrzną (biuro rachunkowe) podmiot kontrolowany powinien zapewnić wgląd do dokumentów księgowych projektu

27


Dokumenty finansowe:

umowa rachunku bankowego

polityka rachunkowości, zakładowy plan kont

zaświadczenie podatnika VAT

informacje o programie komputerowym, w którym prowadzona jest ewidencja

przelewy i wyciągi bankowe

wydruki obrotów i sald z rachunku projektu

metodologia wyliczenia kosztów pośrednich oraz dokumenty źródłowe (gdy rozliczane są ryczałtem)

28

Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroliDokumenty dot. realizacji projektu:

umowy z personelem projektu

ewidencje czasu pracy personelu projektu

dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników projektu

deklaracje uczestnictwa

listy obecności

umowy najmu pomieszczeń

29


Dokumenty dot. udzielania zamówień

ogłoszenia o przetargu

SIWZ

dokumentacja komisji przetargowej (powołanie, zakres działania, oświadczenia o bezstronności)

protokół z postępowania

oferty

umowa

rozeznanie rynku – przy zasadzie konkurencyjności

30


Dokumenty dot. ochrony danych osobowych:

rejestr upoważnień do przetwarzania d.o.

oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich d.o.

imienne upoważnienia do przetwarzania d.o.

Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym

PEFS

31

Dziękuję za uwagę

b05 kontrola projektow

Business