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Ayuntamiento de Eivissa

MANUAL DE ACCESO Y TRAMITACIÓN EN LA SEDE ELECTRÓNICA

1 – ACCESO A LA SEDE ELECTRÓNICA. Para acceder a la sede electrónica del Ayuntamiento de Eivissa, se debe introducir en el navegador de Internet la dirección http://eivissa.sedelectronica.es, y se abrirá una Web como la de la imagen inferior.

En el menú principal tenemos tres pestañas:

INFORMACIÓN GENERAL CATÁLOGO DE TRÁMITES CARPETA CIUDADANA Desde esta pestaña podemos acceder a todos los trámites clasificados por materias, al tablón de anuncios, al perfil del contratante, a la factura electrónica, a validar cualquier documento firmado electrónicamente en el municipio, e incluso, de manera destacada, a la Instancia General y a Quejas y sugerencias. También podrás acceder desde aquí mediante tu certificado digital, en tarjeta o software.

En esta pestaña aparecerán todos los trámites que el ayuntamiento pone para su tramitación electrónica, con tres opciones:

Información del trámite

Descarga de formulario

Tramitación electrónica

En esta pestaña aparecerá la relación que el ciudadano tiene con su ayuntamiento

Consulta de expedientes

Consulta de registro

Buzón electrónico


2 – TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA Para realizar cualquier trámite electrónico, se debe acceder a la Pestaña de Catálogo de trámites, donde tenemos todos los disponibles, clasificados por áreas.

Se deberá buscar el trámite concreto que se quiera realizar, accediendo al área e introduciendo en el cafetín de búsqueda alguna palabra relacionada. Por ejemplo “alegaciones”. En caso de no conocer el área concreta, existe la opción de “ver todos” los trámites, para poder buscar en todo el catálogo de procedimientos activo. Vamos a hacer un ejemplo, con un trámite de solicitud de un duplicado de un recibo pagado. 1 – Se accedería al área correspondiente, en este caso servicios económicos:


Al entrar, podemos seleccionar directamente el trámite o si no lo encontramos, buscarlo poniendo alguna palabra clave en el buscador:


Nos saldrán aquellos trámites que tengan la palabra seleccionada en su nombre. En caso de no encontrarse con esta búsqueda, se pueden consultar todos los disponibles (“ver todos”), y si no se encuentra ninguno que se adapte a nuestras necesidades, existe la opción de la instancia general, que se tiene disponible en la pestaña de “INFORMACIÓN GENERAL” o en el apartado de “OTROS TRÁMITES” del catálogo. Una vez encontrado y seleccionado el trámite que se desea realizar, puede tener relacionados los campos “información”, “descargar instancia” y “tramitación electrónica”. Antes de iniciar la tramitación, deberíamos ver en la “información” los requisitos del trámite y si hay documentación obligatoria a aportar, y en caso de que se especifique que se requiere una instancia concreta cumplimentada, el primer paso será “descargar la instancia” a cumplimentar, rellenarla y guardarla en nuestro ordenador, para adjuntarla en el momento que corresponda. Realizado esto, iniciaríamos la tramitación electrónica pinchando sobre el apartado de “tramitación electrónica”. En ese momento, nos pedirá que nos identifiquemos con nuestro certificado (DNI electrónico, FMNT, ACCV, o cualquier otro certificado software aceptado e instalado en nuestro navegador).


Elegimos el certificado con el que queremos tramitar, pulsamos ACEPTAR, y comenzaremos la tramitación. Aquí se nos abrirá una pantalla con el asistente o guía a seguir, donde nos aparecerán 6 pasos, con los que iremos completando los distintos datos que nos va pidiendo la plataforma. Paso 1 – Aviso legal. El primer paso es aceptar el aviso legal que incluye la política de privacidad, y que nos indica el procedimiento que hemos elegido y la oficina municipal en la que se va a registrar.

Paso 2 – Datos del interesado. En este paso se realiza la comprobación del certificado digital indicado, con el que se está realizando la tramitación.


Introducción de datos del solicitante y representante (en caso de ser distinto del solicitante, por ejemplo una empresa y su apoderado, o una persona sin certificado, que realiza su trámite con el certificado de otra persona, actuando la última como representante):

Por último indicaremos el modo en el que queremos ser notificados (papel o electrónica), así como el resto de datos que nos solicita. Pulsaremos SIGUIENTE:


Paso 3 – Contenidos. Con los datos completados, pasamos al paso siguiente en el que, en función del trámite elegido, nos pedirá una serie de datos. Estos datos suelen coincidir en su mayoría con los de la instancia a adjuntar, por lo que si se presenta el otro documento adjunto, no es necesario su cumplimentación completa, y basta con rellenar los principales.

pmlopez

Rectángulo


Paso 4 – Documentos. Aquí la plataforma nos pregunta si queremos adjuntar algún documento o documentos que acompañen nuestra solicitud. Si queremos hacerlo, pulsaremos en CARGAR DOCUMENTO, y del mismo modo que adjuntamos un documento en un correo electrónico, indicaremos la ruta y cargaremos el documento o documentos que tengamos que adjuntar. Hay que adjuntar la instancia del trámite (siempre que tenga y sea obligatoria) y en caso de que en dicha instancia o en la información se indique otra documentación, también debería aportarse.

Paso 5 – Confirmación. Aquí se muestran todos los datos introducidos para que confirmemos que son los que queremos aportar para nuestro trámite y los confirmemos. En caso de necesitar modificar alguna cosa, la plataforma permite volver a los pasos anteriores.


Paso 6 – Acuse de recibo. Si todo está conforme, pulsaremos en CONFIRMAR para finalizar nuestro trámite. En ese momento la plataforma nos indicará que el trámite se ha realizado, y nos permitirá descargar un recibo del mismo, donde aparece el número de registro de entrada y el resumen de los datos relacionados que justifica la presentación de nuestro documento.


3 - CARPETA CIUDADANA La carpeta ciudadana es el lugar en el que el ciudadano conserva y puede acceder a todos sus trámites con la administración local que se han realizado desde la implantación de la administración electrónica en el mismo.

Consta de tres secciones*:

CONSULTA DE EXPEDIENTES

BUZÓN ELECTRÓNICO CONSULTA DE REGISTRO

Aquí podremos consultar los expedientes que tenemos abiertos con el ayuntamiento por distintos trámites, así como su estado y acceso a los documentos que hemos aportado o que nos ha notificado el Ayuntamiento (de forma electrónica).

En esta pestaña recogeremos aquellas notificaciones que nos envíe el Ayuntamiento, siempre y cuando nosotros en la solicitud hayamos indicado que queremos notificación electrónica, o que en una solicitud genérica hayamos pedido al Ayuntamiento que todas nuestras notificaciones sean telemáticas.

En este apartado podemos consultar todos los registros que tenemos en el Ayuntamiento, tanto de entrada, aportados por nosotros, como de salida, comunicados por el Ayuntamiento.


* Existe una cuarta sección de “consulta de facturas”, que el Ayuntamiento no utiliza, ya que para registrar o conocer el estado de las facturas electrónicas presentadas por los acreedores/proveedores a este ayuntamiento, se debe acceder al portal del FACE: https://eivissa.face.gob.es/es/ CONSULTA DE EXPEDIENTES

BUZON ELECTRÓNICO En caso de tener alguna notificación electrónica nos aparecerá relacionada en este apartado, y nos permitirá identificarnos y recoger la misma (ver punto 4 de este manual)


CONSULTA DE REGISTROS Aquí tendremos disponibles todos los registros electrónicos que hemos realizado en el Ayuntamiento.

4 - ¿CÓMO RECOGER UNA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA? Si el ayuntamiento nos notifica de manera electrónica cualquier documento, recibiremos un correo electrónico que nos indicará que debemos pasarnos por la Sede Electrónica a recibir una notificación.

Una vez que nos identifiquemos en la Sede Electrónica con nuestro certificado, y vayamos a la pestaña de notificaciones electrónicas, nos aparecerá la siguiente imagen, donde se puede observar que tenemos una notificación “pendiente” de recepción.


Si pulsamos sobre el número de registro, nos pedirá una autentificación de datos, en la que pulsaremos el check de aceptación de condiciones, y posteriormente ACCEDER.

Al acceder, nos va a permitir recoger el documento o documentos que nuestro Ayuntamiento nos está notificando.

Y pulsando sobre el nombre del documento (en nuestro ejemplo, NOTIFICACIÓN) podremos acceder al mismo.

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