MAKALAH MANAJEMEN FARMASI

PERENCANAAN OBAT

DI RUMAH SAKIT

OLEH:

NAMA: AYU TRY SARTIKA

NIM

: 70100111016

KELAS: FARMASI A1DOSEN: H. TRIMAYA CAHYA MULAT

JURUSAN FARMASI

FAKULTAS ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDINMAKASSAR

SAMATA-GOWA

2013

KATA PENGANTAR

Penulis memanjatkan puji serta syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga makalah yang berjudul Perencanaan Obat di Rumah Sakit dapat diselesaikan, Alhamdulillah dengan tepat waktu.

Penulis mengucapkan terimakasih atas segala bantuan teman-teman dan dosen pembimbing mata kuliah Manajemen Farmasi yang telah memberikan arahan, sehingga makalah ini dapat kami susun dan selesaikan dengan baik.

Penulis menyadari bahwa penyusunan makalah ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu kami sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat positif, guna penyusunan makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Kami berharap, semoga makalah yang sederhana ini dapat memberi sumbangan pemikiran tersendiri bagi para pembaca khususnya bagi mahasiswa Farmasi UIN Alauddin Makassar.

Samata, 18 Juni 2013

PenulisDAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL 1

KATA PENGANTAR 2

DAFTAR ISI 3

BAB I Pendahuluan 4A.Latar Belakang 4

B.Rumusan Masalah 5

C.Tujuan 6

BAB II Pembahasan 7A.Instalasi Farmasi Rumah Sakit 8

B.Perencanaan Obat 11

C.Pengadaan Obat 14

D.Penerimaan, Penyimpanan, dan Pendistribusian Obat 20

BAB III Kesimpulan 24DAFTAR PUSTAKA 25BAB IPENDAHULUANA. Latar Belakang

Sebagai suatu Negara yang berasaskan atas Pancasila, Indonesia memiliki tujuan untuk membangun bangsanya. Tujuan pembangunan nasional negara Indonesia adalah untuk mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur. Pengertian pembangunan nasional tersebut tidak hanya ditujukan kepada pembangunan dalam bidang ekonomi saja melainkan juga pembangunan dibidang lainnya. Salah satunya yaitu bidang kesehatan. Untuk mencapai pembangunan tersebut dapat diperoleh melalui pendirian rumah sakit.Rumah sakit dapat dikategorikan kedalam dua jenis kepemilikan, yaitu rumah sakit pemerintah dan rumah sakit swasta.rumah sakit merupakan suatu organisasi yang tujuan utamanya bukan untuk mencari laba, melainkan lebih mementingkan fungsi sosialnya, yaitu untuk memberikan pelayanan kesehatan dalam bentuk perawatan, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis, dan tindakan diagnostik lainnya yang dibutuhkan oleh tiap pasien dalam batas kemampuan teknologi dan sarana yang disediakan oleh rumah sakit tersebut.

Dalam menjalankan aktivitasnya, rumah sakit memerlukan bermacam-macam sumber daya. Salah satu sumber daya yang penting adalah persediaan obat-obatan. Persediaan obat-obatan harus disesuaikan dengan besarnya kebutuhan pengobatan. Karena persediaan obat-obatanyang tidak lancar akan menghambat layanan kesehatan, hal ini disebabkan karena obat tidak tersedia pada saat dibutuhkan. Tetapi sebaliknya, bila obat yang tersedia berlebihan maka dapat mengakibatkan penyimpangan, pemborosan atau menurunnya kualitas obat karena obat yang disimpan menjadi kadarluarsa. Hal ini tentu saja akan mengurangi fungsi obat, bahkan dapat membahayakan jika diberikan kepada pasien.

Mengingat bahwa persediaan obat melibatkan jumlah barang dan nilai yang sangat besar, dapat dimengerti mengapa persediaan obat merupakan aspek yang penting dan memerlukan perhatian yang sangat besar dari manajer rumah sakit. Sehingga manajer dalam hal ini bagian logistik harus mengatur komposisi pembelian tiap jenis obat agar diperoleh hasil yang optimal. Hal ini dilakukan melalui pengelolaan persediaan obat-obatan yang efektif, sehingga tujuan awal rumah sakit dapat tercapai.Pengelolaan persediaan obat-obatan yang baik akan menjamin tersedianya obat dalam jumlah yang optimal dan penggunaan persediaan obat-obatan tersebut akan sesuai dengan yang direncanakan, sehingga akan menjamin kontinuitas dan efektivitas pengobatan, yang berarti pula akan mempengaruhi kesinambungan usaha operasional rumah sakit.Dalam menjalankan pengelolaan persediaan obat-obatan, pihak manajemen tidak terlepas dari fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengedalian. Perencanaan menjadi dasar bagi fungsi-fungsi lainnya. Untuk melaksanakan fungsi-fungsi tersebut manajemen memerlukan suatu sistem yang dapat menyediakan informasi mengenai kegiatan pengelolaan persediaan obat-obatan secara keseluruhan dan dapat menjamin bahwa kebijakan manajemen ditetapkan telah dilaksanakan dengan semestinya. Sehingga hal-hal yang mengganggu kelancaran operasi rumah sakit dapat dihindari dan upaya perbaikan dapat dilakukan sedini mungkin.B. Rumusan MasalahRumusan masalah yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini adalah:

1. Apa pengertian, tujuan, tugas dan fungsi IFRS?2. Bagaimana perencanaan obat di rumah sakit?3. Bagaimana pengadaan obat di rumah sakit?

4. Bagaimana penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat di rumah sakit?

C. TujuanAdapun tujuan penulisan makalah ini adalah:

1. Memahami pengertian, tujuan, tugas dan fungsi IFRS.

2. Mengetahui tatalaksana perencanaan obat di rumah sakit.

3. Mengetahui cara pengadaan obat di rumah sakit.

4. Mengetahui proses penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat di rumah sakit.BAB II

PEMBAHASANRumah sakit adalah lembaga pemberi jasa pelayanan kesehatan dan seiring dengan perkembangan teknologi kedokteran. Apapun teknologi kedokterannya hampir selalu memerlukan obat. Obat merupakan komponen yang penting dalam upaya pelayanan kesehatan, baik di pusat pelayanan kesehatan primer maupun ditingkat pelayanan kesehatan yang lebih tinggi. Keberadaan obat merupakan kondisi pokok yang harus terjaga ketersediaannya karena ketersediaan obat merupakan salah satu hal yang mempengaruhi pelayanan kesehatan.Menurut Depkes RI dan Andayaningsih, biaya pembelian obat sebesar 40%-50% dari jumlah operasional pelayanan kesehatan dan berbagai penelitian dirumah sakit melaporkan bahwa keuntungan dari obat yang dijual di rumah sakit merupakan hal yang lebih mudah dilakukan dibandingkan dengan keuntungan dari jasa yang lain, misalnya pelayanan laboratorium, radiologi, pelayanan rawat inap ataupun pelayanan gizi. Dengan demikian obat tidak hanya sebagai barang medis tetapi juga merupakan barang ekonomi strategis sehingga obat memiliki kedudukan yang cukup penting di rumah sakit.Manajemen obat di rumah sakit dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Instalasi farmasi rumah sakit adalah satu-satunya bagian di rumah sakit yang bertanggunga jawab penuh atas peneglolaan obat, hal ini diperjelas dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit. Tujuan dari manajemen obat di rumah sakit yaitu agar obat yang diperlukan tersedia setiap saat, dalam jumlah yang cukup untuk mendukung pelayanan serta memberikan manfaat bagi pasien dan rumah sakit.

Manjemen obat dimulai dengan suatu tahap perencanaan yang merupakan dasar dari pengelolaan obat untuk menentukan kebutuhan obat. Untuk itu diperlukan data-data yang akurat, maka dalam proses pengolahannya sebaiknya didukung oleh suatu sistem informasi manajemen rumah sakit. Perencanaan ini disesuaikan dengan anggaran dan juga harus sesuai formularium yang telah ditetapkan oleh organisasi yang disebut Panitia Farmasi dan Terapi Rumah sakit. Untuk mewujudkan perencanaan tersebut adanya kegiatan pelaksanaan pada tahap ini dilakukan pengadaan obat untuk memenuhi kebutuhan obat yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Kemudian dilakukan pengawasan untuk mengatur persediaan obat serta menjamin ketersediaan obat. Tahapan ini berlangsung seperti siklus yang saling terkait. Siklus ini harus dijaga agar semua tahap didalamnya sama kuat dan segala kegiatan tersebut harus selalu selaras, serasi dan seimbang. Apabila terjadi kesalahan pada suatu tahap akibatnya akan mengacaukan siklus secara keseluruhan yang menimbulkan dampak seperti pemborosan, tidak tersedianya obat, tidak tersalurnya obat, obat rusak, dan lain sebagainya.Pertimbangan lain yang menjadi penentu manajemen obat adalah komponen input meliputi visi, misi, struktur organisasi yang jelas, ketenagaan yang cukup, prosedur yang tepat dan fasilitas yang memadai yang diproses melelui penyimpanan, pendidtribusian, pengemasan, dan evaluasi untuk menghasilkan keluaran yang diharapkan.

A. Instalasi Farmasi Rumah Sakit1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah SakitIFRS adalah fasilitas pelayanan penunjang medis di bawah pimpinan seorang apoteker dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional, yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang terdiri atas paripurna, mencakup perencanaan; pengadaan; produksi; penyimpanan perbekalan kesehatan/sediaan farmasi; dispensing obat berdasarkan resep bagi pnederita rawat tinggal dan rawat jalan; pengendalian mutu; dan pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit; serta peayanan farmasi klinis.2. Visi, Misi dan Tujuan Instalasi Rumah Sakit Visi IFRS adalah terselenggaranya pelaksanaan dan pengelolaan dalam pelayanan, pekerjaan kefarmasian di rumah sakit termasuk pelayanan farmasi klinik. Misi pelayanan kefarmasian di rumah sakit adalah mengadakan terapi obat yang optimal bagi semua penderita, menjamin mutu tertinggi dan pelayanan dengan biaya yang paling efektif serta memberikan pendidikan dan pengetahuan baru di bidang kefarmasian melalui penelitian bagi staf medik, mahasiswa, dan masyarakat.Tujuan IFRS adalah: a. Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat profesi kesehatan, dan kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan memenuhi syarat. b. Membantu dalam penyediaan perbekalan yang memadai oleh apoteker rumah sakit yang memenuhi syarat. c. Menjamin praktik profesional yang bermutu tinggi melalui penetapan dan pemeliharaan standar etika profesional, pendidikan dan pencapaian, dan melalui peningkatan kesejahteraan ekonomi. d. Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan dalam ilmu farmasetik pada umumnya. e. Menyebarkan pengetahuan farmasi dengan mengadakan pertukaran informasi antara para apoteker rumah sakit, anggota profesi, dan spesialisasi yang serumpun. f. Memperluas dan memperkuat kemampuan apoteker rumah sakit untuk: 1) Secara efektif mengelola suatu pelayanan farmasi yang terorganisasi

2) Mengembangkan dan memberikan pelayanan farmasi klinik

3) Melakukan dan berfartisifasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam program edukasi untuk praktisi kesehatan, penderita, mahasiswa, dan masyarakat. g. Meningkatkan pengetahuan dan pengertian praktik farmasi rumah sakit kontemporer bagi masyarakat, pemerintah, industri farmasi, dan profesional kesehatan lainnya.h. Membantu menyediakan personel pendukung yang bermutu untuk IFRSi. Membantu dalam pengembangan dan kemajuan profesi kefarmasian. 3. Tugas dan Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Tugas utama IFRS adalah bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian, yang terdiri atas pelayanan paripurna, mencakup perencanaan; pengadaan; produksi; penyimpanan perbekalan kesehatan/sediaan farmasi; dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat tinggal dan rawat jalan; pengendalian mutu; dan pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit; serta pelayanan farmasi klinis. (Siregar, 2004).

Fungsi IFRS adalah memberikan pelayanan yang bermutu dan berorientasi pada kepentingan masyarakat meliputi 2 fungsi yaitu:

a. Pelayanan farmasi yang berorientasi pada produk/farmasi nonklinik yaitu mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien mulai dari perencanaan,pengadaan, penerimaan, penyimpanan, produksi, pendistribusian dan evaluasi penggunaan perbekalan farmasi.b. Pelayanan farmasi yang berorientasi pada pasien/farmasi klinik, meliputi:1) Mewujudkan perilaku sehat melalui penggunaan obat rasional termasuk pencegahan dan rehabilitasinya.2) Mengidentifikasikan permasalahan yang berhubungan dengan obat melalui kerjasama dengan pasien dan tenaga kesehatan lain.3) Memonitor penggunaan obat dan melakukan pengkajian terhadap penggunaan obat yang diberikan kepada pasien. 4) Memberi informasi mengenai hal yang berhubungan dengan obat. 5) Melakukan konseling kepada pasien/keluarga pasien maupun kepada tenaga kesehatan untuk mendapatkan terapi yang rasional. 6) Melakukan pelayanan TPN (Total Parenteral Nutrition), IV admixture dan pelayanan pencampuran obat sitostatik (Handling Sitostatika). 7) Berperan serta dalam kepanitiaan seperti Panitia Farmasi dan Terapi (PFT).4. Pengelolaan Perbekalan FarmasiDalam KepMenKes No. 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan.

Tujuan pengelolaan perbekalan farmasi adalah sebagai berikut:

a. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.b. Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan.

c. Meningkatkan kompetensi tenaga farmasi.

d. Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna.

e. Melaksanakn pengendalian mutu pelayanan.

B. Perencanaan ObatPerencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

1. Tujuan Perencanaan ObatBeberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien.Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran.b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.2. Prinsip Perencanaan Pengadaan ObatAda 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan, yaitu berdasarkan :a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut.b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit.Data kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi.3. Tahap Perencanaan Kebutuhan ObatTahap perencanaan kebutuhan obat meliputi :a. Tahap Persiapan1) Perencanaan dan PengadaanPerencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat.

Perencanaan dan pengadaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Pedoman perencanaan yang biasa digunakan dalam perencanaan pengadaan adalah:

DOEN (daftar Obat Esensial Nasional), Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit, ketentuan setempat yang berlaku. Data catatan medik.

Anggaran yang tersedia.

Penetapan prioritas.

Siklus penyakit.

Sisa persediaan.

Data pemakaian periode yang lalu. Rencana pengembangan.b. Tahap Perencanaan1) Tahap pemilihan obatTahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli.2) Tahap perhitungan kebutuhan obatTahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu : Metode konsumsiSecara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.

Metode morbiditasMemperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada. Metode penyesuaian konsumsiMetode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi penggunaan obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan. Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaranMetode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam level dalam sistem kesehatan yang sama.C. Pengadaan ObatPengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.

1. Siklus Pengadaan ObatPada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.2. Jenis Pengadaan Obat di Rumah SakitJenis pengadaan obat di rumah sakit dibagi menjadi:a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu:1) Pengadaan barang dan farmasi2) Pengadaan bahan dan makanan

3) Pengadaan barang-barang dan logistik

b. Berdasarkan sifat penggunaannya :1) Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep

2) Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer

3) Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin

4) Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus

c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :1) Pembelian tahunan (Annual Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun

2) Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)

Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan

3) Pembelian tiap bulan

Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan.Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:a. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

b. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin

c. Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

d. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan

e. Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas

f. Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.3. Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu:

a. Pembelianb. Pelelangan (tender)c. Pemilihan langsungd. Penunjukan langsunge. Swakelola

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui:

a. Pembelian secara tender yang dilakukan oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi ataupun secara langsung dari rekanan (pabrik, distributor, pedagang besar farmasi)

b. Produksi (pembuatan), meliputi produksi steril dan produksi non steril

c. Donasi, sumbangan, atau hibahDalam pengadaan obat dibutuhkan pemasok obat yang menyiapkan segala kebutuhan obat rumah sakit. Penentuan pemasok harus diseleksi dengan kriteria khusus sehingga dibutuhkan seleksi pemasok.

Pemasok adalah suatu organisasi yang mneyediakan/memasok produk atau pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya adalah industri farmasi dan pedagang besar farmasi. Untuk memperoleh pemasok yang baik dan produk obat yang bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan/seleksi pemasok yang baik dan produk obat yang memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu.

Adapun kegiatan dari proses seleksi pemasok yang harus dilakukan di rumah sakit adalah sebagai berikut:

a. Rumah sakit membuat kriteria/persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pemasok.

b. Rumah sakit melakukan penawaran.

c. Pilih yang paling mendekati persyaratan yang telah rumah sakit tetapkan.

Dalam hal pemilihan pemasok, instalasi farmasi harus menetapkan kriteria untuk rumah sakit. Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit adalah, tetapi tidak terbatas pada hal berikut:

a. Telah memenuhi persyaratan yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar).

b. Telah diakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) dan ISO 9000.

c. Mempunyai reputasi yang baik. Artinya tidak pernah:

1) Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku.

2) Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat.

3) Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena mutu yang buruk.

d. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat yang tersedian dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang terendah.

Kriteria lain yang patut menjadi acuan instalasi farmasi dalam seleksi pemaok, di antaranya:

a. Harga terjangkau dan diskon besar.

b. Kualitas barang (expired date minimal satu tahun, terdapat label yang mencantumkan dengan jelas nama obat, tanggal produksi, cara penyimpanan, nama dan alamat pabrik).

c. Pelayanan (garansi, pengiriman tidak terlambat, pengalaman konsumen lain).4. Produksi

merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Beberapa kriteria obat yang dapat diproduksi di rumah sakit:

a. Sediaan farmasi dengan formula khusus

b. Sediaan farmasi dengan harga murah

c. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil

d. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran

e. Sediaan farmasi untuk penelitian

f. Sediaan nutrisi untuk parentera

g. Rekonstruksi sediaan obat kanker

5. Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan

Beberapa prinsip praktek pengadaan obat dan perbekalan kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek:a. Pengadaan obat merujuk kepada obat generikb. Pengadaan obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium rumah sakit

c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga

d. Pengadaan secara kompetitif

Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti.

e. Adanya komitmen pengadaan

Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani

f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata

Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan

Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired

Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia

g. Lakukan manajemen keuangan yang baik dan pembayaran pasti

Kembangkan kepastian pembayaran

Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga

h. Prosedur tertulis dan transparan

Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres Nomor 18 tahun 2000

Umumkan hasil pelelangan kepada publik

i. Pembagian Fungsi Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu

Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelanganj. Program jaminan mutu produk Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen Jaminan mutu produk termasuk: sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syaratk. Lakukan audit tahunan dan publikasikan hasilnya

Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan

Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal

l. Buat laporan periodik terhadap kinerja pengadaan

Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali

Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasiD. Penerimaan, Penyimpanan, dan Pendistribusian Obat1. PenerimaanMerupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

Beberapa pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:

a. Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa

b. Barang harus dari distributor utama

c. Harus mempunyai Material Safety Dta Sheet (MSDS)

d. Khusus untuk alat kesehatan atau kedokteran harus mempunyai certificate of origine. Tanggal daluarsa minimal 2 tahun2. Penyimpanan Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan: a. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya b. Dibedakan menurut suhu dan kestabilannya

c. Mudah tidaknya meledak atau terbakar d. Tahan atau tidaknya terhadap cahaya

disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Penyimpanan perbekalan farmasi bertujuan untuk menjamin kualitas dan kuantitas perbekalan farmasi serta memudahkan pengambilan. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan alfabet, jenis perbekalan farmasi, kestabilan, farmakologi, keamanan dan sistem First In First Out (FIFO) atau First Expired First Out (FEFO). Pengendalian yang dilakukan adalah pengendalian terhadap lingkungan (suhu, cahaya, kelembaban, kondisi sanitasi, dan ventilasi) untuk mempertahankan obat dan alat kesehatan dalam kondisi dan persyaratan yang tepat. Sistem pencatatan keluar masuknya barang juga perlu diperhatikan dengan penerapan penggunaan kartu stok serta sistem penyimpanan yang digunakan untuk mencegah tertimbunnya barang-barang lama yang dapat mengakibatkan terlewatnya waktu daluarsa obat atau sediaan lainnya untuk mempertahankan obat dan alat kesehatan dalam kondisi dan persyaratan yang tepat. Sistem pencatatan keluar masuknya barang juga perlu diperhatikan dengan penerapan penggunaan kartu stok serta sistem penyimpanan yang digunakan untuk mencegah tertimbunnya barang-barang lama yang dapat mengakibatkan terlewatnya waktu daluarsa obat atau sediaan lainnya.3. Pendistribusian Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Pendistribusian perbekalan farmasi bertujuan untuk memastikan pemberian obat yang tepat dan benar kepada pasien dengan dosis dan jumlah yang sesuai dengan yang diresepkan dan instruksi yang jelas serta dalam kemasan yang menjamin potensi obat serta menjamin tersedianya perbekalan farmasi saat dibutuhkan dengan kualitas yang baik sesuai yang dibutuhkan.Sistem distribusi obat dibagi menjadi tiga sistem, yaitu:

a. Sistem Pelayanan Terpusat (Sentralisasi)

Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada satu tempat Instalasi Farmasi. Pada sentralisasi seluruh perbekalan farmasi setiap unit pemakai, baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan barang dasar ruangan, disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut.

b. Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi)

Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai cabang didekat unit perawatan penderita di suatu rumah sakit tempat personel IFRS bekerja memberikan pelayanan farmasi klinik dan non klinik. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi atau satelit farmasi. Dengan meningkatnya besar dan luas rumah sakit serta jumlah tempat tidur terjadi kecenderungan bahwa IFRS semakin jauh dari daerah perawatan penderita rawat inap. Oleh karena itu pengadaan IFRS desentralisasi merupakan suatu metode efektif utuk membawa pelayanan farmasi lebih dekat pada penderita dan staf profesional. Pada sistem desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi Farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi atau satelit farmasi.

c. Sistem Pelayanan Terbagi (Desentralisasi)Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai cabang didekat unit perawatan penderita di suatu rumah sakit tempat personel IFRS bekerja memberikan pelayanan farmasi klinik dan non klinik. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi atau satelit farmasi. Dengan meningkatnya besar dan luas rumah sakit serta jumlah tempat tidur terjadi kecenderungan bahwa IFRS semakin jauh dari daerah perawatan penderita rawat inap. Oleh karena itu pengadaan IFRS desentralisasi merupakan suatu metode efektif utuk membawa pelayanan farmasi lebih dekat pada penderita dan staf profesional. Pada sistem desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi Farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi atau satelit farmasi.BAB III

KESIMPULANBerdasarkan pembahasan yang telah dituliskan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan IFRS (Instalasi Farmasi Rumah Sakit) adalah fasilitas pelayanan penunjang medis di bawah pimpinan seorang apoteker dibantu oleh beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian termasuk perencanaan dan pengadaan obat di rumah sakit. Manajemen obat di rumah sakit meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian.

Perencanaan obat adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. Kedua kegiatan ini harus diatur dengan baik dan sematang mungkin agar pengadaan obat berjalan dengan lancer dan segala kebutuhan obat dapat terpenuhi. Siklus pengadaan dilaksanakan berdasarkan kebutuhan, dapat berlangsung setiap bulan ataupun setiap tahun.

Penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian adlah tahap akhir setelah perencanaan dan pengadaan obat terlaksana. Penyimpanan harus sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ada, dan pendistribusian dapat berlangsung berdasarkan sistem pelayanan rumah sakit, yaitu terpusat (sentralisasi), terbagi (desentralisasi), atau keduanya.

DAFTAR PUSTAKA

http://buletinfarmasi.blogspot.com/2011/11/perencanaan-pengadaan-dan-distribusi.htmlPancaningrum Dyah Ayu. 2008. Gambaran Perencanaan Pengadaan Obat-Obatan di Instalasi Farmasi RSU Zahirah Jakarta Tahun 2008. Bogor: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.