avrupa birliği metodolojisine göre proje hazırlama · ab komisyonu 1992 yılında, proje...

AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI

Avrupa Birliği Metodolojisine Göre

Proje Hazırlama

Bülent ÖZCAN

Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanı

Proje Uygulama Başkanlığı

13-14 Haziran 2013 AB Uzmanlık Eğitimi

Sunumun İçeriği

Bu Sunumda Neler Aktarılacak?

Projeler Nasıl Finanse Edilir?

Proje Nedir?

Proje Döngüsü Yönetimi Aşamaları

Proje Aşamaları

AB Projesi Hazırlanırken Nasıl Bir Strateji İzlenmeli?

Proje Planlama Aşamaları


Ulusal veya uluslararası mali yardımlarda istenilen zamanda finansman

sağlayan bir destek modeli bulunmamaktadır

Proje finansmanı PROGRAMLARA bağlıdır; destek alabilmek için

PROGRAMLARIN takip edilmesi gerekir

Proje finansmanı destek sağlayan PROGRAM öncelikleri ve kriterleri

çerçevesinde sağlanır

Proje finansmanı uzun soluklu bir süreçtir; kapsamlı, sabırlı ve planlı

çalışma gerektir

Proje finansmanında kabul görmüş metodoloji/yöntem Proje Döngüsü

Yönetimi (PDY-PCM)’dir

Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir?


PROJE NEDİR?


PROJE NEDİR?

Belirli bir süre içinde [Zaman] Belli hedeflere ulaşmak için [Kapsam]


Sınırlı kaynaklar ile yürütülen [Maliyet] Planlanmış faaliyetler topluluğudur.

6

• Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir • Zaman ve kaynak planlamasına olanak sağlar • İzleme ve değerlendirmeye olanak sağlar • Kaynak bulunmasına yardımcı olur • Hedeflere ulaşmasının önündeki risklere ve engellere ilişkin

bilgi sahibi olunmasını ve önlem alınabilmesine olanak sağlar

• Fikrin anlatımını ve faaliyetlere katılımcılığı kolaylaştırır • Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır


PROJE NEDİR?


Proje

Proje Döngüsü Yönetimi (PDY)

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

PROJE HAZIRLAMA METODOLOJİSİ

Proje Döngüsü Yönetimi

PROJE DÖNGÜSÜ: Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanması, analizi, onaylanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesine kadar geçen süreç PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ: Proje Döngüsü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününü kapsayan süreç


Tarihsel Arka Plan: 1960’ların sonunda ABD Uluslararası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir.

AB Boyutu: AB Komisyonu 1992 yılında, proje tasarımı ve yönetiminde kullanılan bir dizi araç içeren “Proje Döngüsü Yönetimi” ni benimsemiştir.

Amaç: Projelerin tasarım ve uygulanmasında hedef ve sonuç odaklı bir yaklaşımın geliştirilmesine katkıda bulunmak.


Proje Döngüsü Yönetimi

AB’de Proje Döngüsü Yönetimi PMBoK Proje Döngüsü Yönetimi

Uluslararası Proje Döngüsü Örnekleri



Uluslararası Proje Döngüsü Örnekleri



AB ve UNDP’de Uygulanan Proje Döngüsü (Detaylı)

Proje Döngüsü Yönetiminin Aşamaları

Proje Döngüsü Yönetimi İlkeleri • Proje döngüsünün her aşaması yapılandırılmış

ve bilgiye dayalı bir karar oluşturma sürecine dayalı olmak

• Paydaşların karar verme mekanizmasına katılımını gözeten bir yönelimde olmak (hedef grup yönelimli)

• Proje tasarımı ve yönetiminde tutarlı ve analitik bir yaklaşım içermek

• Yararların sürekli kılınmasını sağlayacak mekanizmalara sahip olmak

• Entegre bir yaklaşıma ve dokümanların standartlaştırılmasına dayanmak

• Bu ilkelerin gerçekleşmesi için proje planlaması ve yönetiminde kullanılan yöntem ise Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı’dır.



Proje Döngüsünün Aşamaları


Programming Proje Fikrini Belirleme (Tanımlama)

Finansman sağlayan kurum ve kuruluşun öncelikleri ve amaçları ile uyumlu bir şekilde gerçekleştirilecek sorun analizi sonucunda proje fikrinin yöneleceği öncelik alanlarının belirlenmesi süreci. Sektörel ya da ulusal strateji dokümanları, planlar, program rehberleri gibi çeşitli dokümanlar programlama aşamasında dikkat edilmesi gereken temel bilgi kaynaklarıdır.

Identification Proje Fikrinin Analizi (Tasarlama)

Temel belgelerdeki öncelikler doğrultusunda olası proje fikirlerinin ön fizibilitelerinin yapıldığı ve uygun görülen fikirler için detaylı projelendirme kararının verildiği süreç. Bu aşamada proje teknik ve operasyonel açıdan detaylı olarak tasarlanır.

Appraisal Öndeğerlendirme

Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal ve çevresel perspektifler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje belgeleri formatına dönüştürülerek, detaylı projelendirme çalışmalarının yapıldığı süreç

Financing Finansman Ulusal veya Dış Finansör kuruluşun proje önerisine finans sağlama kararı verdiği, bu çerçevede faydalanıcı ile finansman sağlayan kuruluş arasında gerekli anlaşmanın/sözleşmenin imzalandığı süreç Implementation Uygulama Finansman kaynaklarının tahsis edilip, projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması.


Evaluation İzleme-Değerlendirme Proje uygulamaları devam ederken (ara değerlendirme), proje tamamlandığında (nihai değerlendirme) ve projenin tamamlanmasından sonra hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının değerlendirildiği süreç. Finansmanı sağlayan kuruluşa sonraki yıllar için programlama aşamalarına geri besleme sağlanır. Finansmandan faydalanan kuruluşa ise yeni proje tanımlanması için imkan yaratır.


Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, 1970’lerde proje tasarımının niteliğini ve açıklığını

iyileştirmek üzere geliştirilmiş bir yaklaşımdır.

• Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, birincil paydaşlar dahil olmak üzere anahtar paydaşların katılımına dayalı bir süreçtir. MÇY sürecinin sonucunda ortaya çıkan proje tasarımı, Logframe (Mantıksal Çerçeve Matrisi) olarak adlandırılan bir tabloda özetlenir.

• Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, aşağıdaki konularda proje tasarımı yapan ve proje yönetenlere yardımcı olur:

Proje hazırlama süreci içinde mevcut durumun analiz edilmesine Hedeflere ulaşmada araçların mantıksal hiyerarşisini kurmaya; Hedeflere ulaşmanın önündeki potansiyel risklerin tanımlanmasına ve

sürdürülebilir sonuçların tanımlanmasına; Çıktıların ve sonuçların en iyi nasıl izleneceği ve değerlendirileceğine; Projenin özetinin standart bir formatta sunulmasına; Uygulama sırasında projenin izlenmesi ve gözden geçirilmesine



Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Analiz Aşaması Planlama Aşaması

Sorun Analizi: Mevcut durumun, ana sorunların, kısıtlılıklar ve fırsatların, nedenler ve sonuçlar arasındaki ilişkilerin tanımlanması

Paydaş Analizi: Proje sürecinin farklı aşamalarında farklı düzeylerde katılımların tespiti

Hedef Analizi: Tanımlanmış sorunlara yönelik hedeflerin geliştirilmesi, araç-etki ilişkisinin Tanımlanması

Strateji Analizi: Hedeflere ulaşmak için farklı stratejilerin tanımlanması, genel hedeflere ve proje amacının belirlenmesi

Mantıksal çerçeve: Projenin yapısının tanımlanması, iç mantığının kontrol edilmesi ve hedeflerin ölçülebilir terimlerle formülasyonu, dışsal koşulların belirlenmesi ve risk yönetimi

Faaliyet Planlama: Faaliyetlerin sırasının ve birbirleri arasındaki ilişkinin tanımlanması: zamanın, değerlendirme aralıklarının ve sorumluluk paylaşımlarının belirlenmesi

Kaynakların Planlaması: Faaliyet planlaması temelinde gereksinilen girdilerin ve bütçenin belirlenmesi

Yaklaşım, iki temel aşamadan oluşur. Bu aşamalar:



Tanımlama

Formülasyon

PROJE GELİŞTİRME VE

HAZIRLAMA


Finansman Arayanlar Kuruluşlar ve Proje Döngüsü Yönetimi

Proje Nasıl Hazırlanır?


Başlamadan Önce…

Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi

Finansman desteği sağlayan Programın Rehberinin/tebliğinin/yönetmeliğinin/ planının incelenmesi çok önemlidir. Program öncelikleri geliştirilmek istenilen proje ile örtüşüyor mu? Proje uygulama takvimi sizin takviminizle uyuşuyor mu? Finansman sağlanacak miktar sizin proje bütçe tahmininize uyuyor mu?

Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi Proje finansmanı sağlayan Programlarda başvuran tüm projelerin aynı temelde

değerlendirilmesi amacıyla, birbirini tamamlayan alt başlıklardan oluşan standart bir proje belgesi kullanılır. Bazıları zorunlu olmak üzere tamamlayıcı belgeler bu standart belgeye eklenir.


Mevcut bir problemin, ondan etkilenen paydaşlarla analizi sonucunda ortaya bir PROJE KURGUSU konulması

1. AŞAMA: ANALİZ 2. AŞAMA: PLANLAMA

PROJE KURGUSUNUN tüm unsurlarıyla birlikte düşünülerek standart mantıksal çerçeve tablosu hazırlanması

Proje Kurgusu Nasıl Yapılmalı?


1. Sorun Analizi

2. Paydaş Analizi

3. Hedef Analizi

4. Strateji Analizi

Analiz Aşaması



Neden Proje Yapıyorum?

Kırsal Alanda Genç Kızlar Aile Geçimine Katkı Sağlayamıyorlar

Arıcılık, halı-kilim dokuma/yöresel mutfak

gibi gelir getirici faaliyetler yapılabilir ancak

yönlendirme ve bilinç eksikliği bulunmakta

Kadınların kırsal aile

yaşamındaki rolünün

olumsuz etkisi

Kızların çalışması yönünde

önyargılar bulunmakta

Genç kızların mesleki vasıfları

yeterli değil

Genç kızların çalışabileceği iş

imkanı bulunmuyor

Ev işleri ve çocuk bakımı

Ücretsiz aile işçiliği (tarla,

bahçe vs.)

Mesleki vasıf kazandıracak

okul veya kurslar

bulunmamakta Gelir getirici faaliyetlere model olabilecek başarılı

uygulamaların bulunmaması

Gelir getirici faaliyetler için gerekli eğitim

imkanının olmaması

Neden

Sonuç

Gelir getirici faaliyetler için

gerekli yönlendirme ve

danışmanlık imkanının olmaması

Problem Ağacı

Projem Kimlerle İlgili?

2. Paydaş Analizi • projenin sonuçlarından doğrudan ya da dolaylı olarak, olumlu ve olumsuz etkilenecek

olan, kişi, grup ve kuruluşların belirlenmesine yarar.

• Farklı paydaşlar arasında oluşabilecek çatışmaları da öngörmemize yarar.

• Ayrıca, çözüme katkıda bulunabilecek olan paydaşları da belirlememize katkısı olur.

• Paydaşların proje sürecinin farklı aşamalarına, farklı düzeylerde katılımlarını görmemize yardımcı olur.


KILAVUZ SORU • Bu sorun kimin sorunu?

• Bu sorunun çözümünden en çok (olumlu

ya da olumsuz) kim etkilenecek?

• Bu çözüme en çok kim katkıda bulunabilir, kim karşı çıkabilir?

Projem Kimlerle İlgili?

2. Paydaş Analizi

Temel Paydaşlar

Projeden kimler olumlu/olumsuz etkilenmektedir?

Projeden kimler doğrudan/dolaylı etkilenmektedir?

Proje üzerinde etkisi olan, projeye katkı sağlayabilecek kimlerdir?

Hedef Kitle kimlerden oluşmaktadır?

Nihai Faydalanıcılar kimlerdir?

Projede ortak/iştirakçi var mıdır? Önemli Not: Sağlıklı bir projelendirme sürecinde tüm paydaşların görüşlerinin – en azından problem analizine – projeye yansıtılması gerekir.


Diğer paydaşlar

Dolaylı olarak etkilenecek olanlar

(Fon veren kuruluşlar resmi kuruluşlar, diğer

STK’lar…)

Doğrudan etkilenenler

(Hedef gruplar,

doğrudan yararlanıcılar)

İkincil paydaşlar

Birincil paydaşlar

Neye Ulaşmak İstiyorum?


Kırsal Alanda Genç Kızlar Aile Geçimine Katkı Sağlıyorlar


gibi gelir getirici faaliyetler yapılıyor


yaşamındaki rolü çalışmaya

uygun


önyargılar bulunmuyor


yeterli


imkanı bulunuyor

Ev işleri ve çocuk

bakımında kadın-erkek paylaşımı

var

Ücretsiz aile işçisi olarak kullanılmıyor


okul veya kurslar yeterli

Gelir getirici faaliyetlere model olabilecek başarılı

uygulamalar mevcut

Gelir getirici faaliyetler için gerekli eğitim imkanı mevcut

Araç

Etki



danışmanlık imkanının bulunuyor

Hedef Ağacı

Ana Amaç

Alt Amaç

Alt Amaç Alt Amaç

Alt Amaç Alt Amaç

Genel Hedef

Proje amacı

Beklenen sonuçlar

Faaliyetler

HEDEFLER HİYERARŞİSİ

Hedeflerin hiyerarşisindeki her düzeyi olabildiğince SMART hale getirmek yararlıdır.

(SMART: Açık, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Amaca uygun ve Zamanı belirlenmiş)


4. Strateji Analizi

• Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemi tanımlamaktır.

• Strateji analizi, hangi hedeflerin proje içinde kullanılacağına ve hangi hedeflerin dışarıda kalacağına karar verme sürecidir.,

• Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedefleri ve Proje amacı da tanımlanır. Temel kriterlere örnek:


Hedefime Nasıl Ulaşacağım?

Strateji Analizi






yaşamındaki rolü çalışmaya

uygun




yeterli


imkanı bulunuyor

Ev işleri ve çocuk

bakımında kadın-erkek paylaşımı

var

Ücretsiz aile işçisi olarak kullanılmıyor




uygulamalar mevcut


Araç

Etki





Strateji Analizi








yeterli




uygulamalar mevcut


Araç

Etki





Stratejimiz Ne Olmalı?

S - (Specific) Özgül-Belirli-Özel: Amaç özel, belirli veya somut olmalıdır.

M - (Measurable) Ölçülebilir: Nitelik veya nicelik içermelidir.

A - (Achievable) Ulaşılabilir-Gerçekleştirilebilir: Kabul edilebilir bir maliyete gerçekleştirilebilmelidir.

R - (Realistic) Gerçekçi-Uygun: Proje, yöneticilerinin yönetebilecekleri uygunlukta olmalıdır.

T - (Timely) Süreli: Amaca, sonuca ne zaman ulaşmamız gerektiğini belirtmelidir.

• Buraya kadar oluşturduğunuz proje amacınız, çok genel bir ifade şeklindedir. Projenin amacı projenin süresi, yararlanacak olanların sayısı gibi daha ayrıntılı bilgileri de içermelidir.

• Bunun için projenin amacını SMART hale getirmek gerekir. Amacın SMART olması için aşağıdaki niteliklere sahip olması gerekir:


Planlama Aşaması

Uygulama Araçları/Yöntemleri

Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır.

Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır.

Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeflerdir.

Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır.

Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale,

eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.)


Planlama Aşaması

FAALİYETLER

SONUÇLAR

PROJENİN AMACI

GENEL HEDEFLER Kırsal alanda kadının ekonomik ve sosyal hayata kazandırılmasının sağlanması

Gelir getirici faaliyetler ile kadının aile geçimine katkı sağlaması

Meslek eğitimi ile kadının işgücüne katılımının teşvik edilmesi

Kadının çalışması ve ailesine gelir getirmesi önündeki önyargıların giderilmesi


Planlama Aşaması

Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır.

Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır.

Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeflerdir.

Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır.


Uygulama Araçları/Yöntemleri

Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale,

eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.)

Planlama Aşaması

FAALİYETLER

SONUÇLAR

PROJENİN AMACI

GENEL HEDEFLER

• Kadınların aile ekonomisine katkı sağlamaya başladı

• Kadının çalışması veya gelir getirecek çalışma yapmasının önündeki engeller kısmen de olsa giderildi

• Mesleki eğitim sağlanması ile kadınların işgücüne katılımı teşvik edildi

1. Hazırlık faaliyetleri

2. Proje için gerekli eğitim ekipmanının temin edilmesi

3. Tanıtım ve bilgilendirme çalışmaları

4. Meslek eğitimi kurslarının düzenlenmesi

5. Arıcılık/halı-kilim/yöresel mutfak gibi konularda eğitimler düzenlenmesi

6. Eğitim alan kızların pazarlama eğitimleri ve danışmanlığı

7. Kooperatif kurulması için teknik destek sağlanması

8. İyi uygulamaları görmek için Beypazarı ve Safranbolu’ya çalışma gezisi

9. Önyargıların kırılması için topluma yönelik bilgilendirme faaliyetleri


Mantıksal Çerçeve Matrisinin hazırlanması:

Genel hedef, özel hedefler, sonuçlar ve faaliyetlerin doğrulanabilir göstergeler, doğrulama kaynakları, riskler ve varsayımlarla birlikte matrisin ilgili bölümlerine yerleştirilmesi

Faaliyet planlaması:

Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi, sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların dağıtılmasıdır. Mantıksal Çerçevenin amaç odaklı olabilmesi ve operasyonel ayrıntıların belirlenmesi için önemlidir.

Bütçeleme:

Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

Planlama Aşaması


AB Hibelerinde Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Matrisi



PMBoK Bilgi Alanları



Yatay Mantık

Düşey Mantık


Mantıksal Çerçeve Tablosu

Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar

Riskler:

Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür.

Varsayımlar:

Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir.

Önkoşullar:

Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır.



Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar

Başarı Göstergeleri Projem Bittiğinde Neye Ulaşmış Olacağım?

Nedir? Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm

olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir.

Ne İşe Yararlar? Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa

kavuştururlar Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar


Doğrulama Kaynakları Sonuçları nasıl ispatlarım?

Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır.

Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir.

Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir:

Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.),

Bilgiyi kimin sağlayacağı,

Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.)




Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım?

Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır.

Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir.

Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje

hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık

vs.)


MANTIKSAL ÇERÇEVE

Proje Kurgusu Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları Riskler-Varsayımlar

Genel Hedefler Kırsal alanda kadının ekonomik ve sosyal hayata kazandırılmasının sağlanması

•Çalışan ve ailesine gelir getiren faaliyetler bulunan kadın sayısında artış sağlandı •İşsizlik oranı azaldı •Ailelerin gelir seviyelerin artış

•Hane başına milli gelir rakamı •Resmi ekonomik veriler •İşsizlik verileri

Özel Amaç Gelir getirici faaliyetler ile kadının aile geçimine katkı sağlaması Meslek eğitimi ile kadının işgücüne katılımının teşvik edilmesi Kadının çalışması ve ailesine gelir getirmesi önündeki önyargıların giderilmesi

•20 kadın arıcılık ile gelir etmeye başladı •20 kadın halı-kilim dokuma ile gelir elde etmeye başladı •20 kadın yöresel mutfak ürünlerini satarak kazanç elde ediyor •20 kadın mesleki eğitim alarak istihdam edildi •Kadının çalışmasına karşı çıkanlarda azalma (çalışan kadınların aileleri)

•Aracılıktan eldi edilen geliri gösteren resmi veriler •Kayıtlı kadın istihdamı •Kadın işletmecilerin gelir beyanı •Kooperatif gelir beyanı

Varsayımlar-Riskler: •Hedef grubun projeye ilgi göstermesi •Genç kızların ailelerinin desteği •Arıcılığın yapılmasına destek olan doğal dengenin sürmesi •Ekonomik istikrarın sürmesi

Sonuçlar Kadınların aile ekonomisine katkı sağlamaya başladı Kadının çalışması veya gelir getirecek çalışma yapmasının önündeki engeller kısmen de olsa giderildi Mesleki eğitim sağlanması ile kadınların işgücüne katılımı teşvik edildi

•20 kadına arıcılık eğitimi verildi •20 kadına halı-kilim dokuma eğitimi sağlandı •20 kadına pazarlanabilir yöresel mutfak ürünlerini eğitimi sağlandı •60 kadına pazarlama eğitimi ve danışmanlığı verildi •Kadın kooperatifi kuruldu •İki çalışma gezisi yapıldı •20 kadın istihdam edildi

•Eğitim tutanakları •Toplantı kayıtları •Danışmanlık faturaları •Proje raporları •Çalışma gezisi raporu

Varsayımlar-Riskler: •Hedef grubun projeye ilgi göstermesi •Genç kızların ailelerinin desteği •Arıcılığın yapılmasına destek olan doğal dengenin sürmesi •Ekonomik istikrarın sürmesi


MANTIKSAL ÇERÇEVE

Proje Kurgusu Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları Riskler-Varsayımlar

Faaliyet Bileşenleri 1. Hazırlık faaliyetleri 2. Proje için gerekli eğitim

ekipmanının temin edilmesi 3. Tanıtım ve bilgilendirme

çalışmaları 4. Meslek eğitimi kurslarının

düzenlenmesi 5. Arıcılık/halı-kilim/yöresel

mutfak gibi konularda eğitimler düzenlenmesi

6. Eğitim alan kızların pazarlama eğitimleri ve danışmanlığı

7. Kooperatif kurulması için teknik destek sağlanması

8. İyi uygulamaları görmek için Beypazarı ve Safranbolu’ya çalışma gezisi

9. Önyargıların kırılması için topluma yönelik bilgilendirme faaliyetleri

Araçlar: 1. Eğitimler 2. Danışmanlık

hizmeti 3. Satın alma ihalesi 4. Çalışma gezileri 5. Tanıtım ve

görünürlük aktiviteleri

Maliyetler: Faaliyetin maliyetleri nelerdir? Bunlar nasıl sınıflandırılır? İnsan kaynakları Seyahat Ekipman alımı Ofis giderleri Hizmetler Diğer harcamalar Yedek akçe İdari giderler TOPLAM BÜTÇE: 240.000

ön-koşullar: Proje kapsamında herhangi bir önkoşul bulunmamaktadır.

Mantıksal Çerçeve Matrisinin Yararları Paydaşların uzlaşmasını ve fikirlerin organize edilmesini sağlar. Durum analizinin, hedef ve amaçların sistematikleştirilmesine yardım eder. Faaliyet-çıktı-amaç ve hedefler arasındaki hiyerarşik ilişkiyi kesin olarak ortaya koyar. Hedeflere nasıl-ne zaman ulaşılabileceğini gösterir. Başarı göstergelerini, riskleri, kalite kriterlerini açık olarak tanımlar. Sorumluluklar. ve kaynaklar. belirler, bunlarla faaliyetleri ilişkilendirir. Proje donörleri ve projeyi yürütenler arasındaki iletişime yardımcı olur. Projenin durum analizi ve planlamayla ilgili tüm adımlarını bir araya toplar. Mantıksal çerçeve bir urun olarak yapılamaz, bir sürecin yansıması ya da özetidir. Projedeki tüm bilgiyi öz olarak ifade eder. HATA OLASILIĞINI EN AZA İNDİRİR.

Mantıksal çerçeve matrisi, sorun analiziyle ilgili bilgilerin kısıtlı olması ya da belirsizlikler durumunda iyi sonuç vermez.

Temel sorun üzerinde fikir birliğinin olmaması, farklı çıkar gruplarının olması durumunda sorun yaratabilir.

Ekip çalışması, iyi iletişim ve kolaylaştırıcılık yöntemlerinin uygun olmaması durumunda içinden çıkılamayabilir.

Genellikle ne faaliyet yapılacağı konusunda karar verilir. Sonra bir matris yapılıverir. Bu yaklaşımda mantıksal çerçeve bürokratik bir gereklilik olarak algılanabilir ve iyi sonuç vermeyebilir.

Mantıksal Çerçeve Matrisinin Sınırları



5500 1750 4250 750 400 1100 3100

Bütçet

5500 1750 4250 750 400 1100 3100

Bütçe

Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre

5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100

Bütçe

Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı

Faaliyet PLanı

Faaliyet Planı ve Bütçe

Mantıksal Çerçeve

Planlama Aşaması


FAALİYET PLANI



FAALİYET PLANI

Faaliyet planlamasının ana adımları 1. Ana faaliyetlerin oluşturulması: Faaliyetin adı, amacı ve hangi sonuçla ilişkili olduğu belirlenir 2. Alt faaliyetlerin oluşturulması: Her bir faaliyetin ögeleri ayrıntılı olarak tanımlanır 3. Faaliyetlerin sıralandırılması ve faaliyetler arasındaki bağlantıların tanımlanması 4. Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması 5. Toplam sürenin ve kritik faaliyetlerin belirlenmesi 6. Faaliyet sorumlularının saptanması Kritik faaliyetler projenin dönüm noktalarıdır; proje süresinin belirli bir noktasında mutlaka

tamamlanması gereken anahtar faaliyetlerdir.

• Bu faaliyetler yine başvuru formu kapsamında detaylı (ne, ne amaçla, ne zaman, kim tarafından) olarak anlatılır.

• En önemli güçlük alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması derecesidir. Yapılan en genel yanlış, faaliyetlerin çok ayrıntıya indirilmesidir.

• Eğer alt faaliyetler yeterince ayrıntılandırılmamışsa bu kez proje için gerekli olacak insan ve diğer kaynakların neler olabileceği, buna bağlı olarak da bütçenin gerçekçiliği riske girer. Bu nedenle, alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması işi, planlama ekibi, projenin süresini, kaynaklarını ve bütçesini etkileyecek tüm ayrıntılara hakim oluncaya dek sürdürülmelidir.


Gannt Şeması 1. Dönem 2. Dönem

Faaliyet Ay 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12 Sorumlu Kuruluş(lar)

Hazırlık Aşaması…. ---

Başlangıç Uygulamaları…

--

Temel Uygulamalar…. --

……. --

Faaliyetler Hazırlık Aşaması Başlangıç Uygulamaları Temel Uygulamalar Sürdürülebilirlik Faaliyetleri Görünürlük Çalışmaları

Faaliyet Planı > Yol Haritası


Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği, projeyi ilginç ve etkin kılabilir.

Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği ve kullanılan yöntemin sağlaması beklenen yararlar düşünülmelidir.

Yöntemlerin elde edilmek istenen sonuçlara ulaşmak için izlenen yollar olduğu unutulmamalı, seçilen yöntemlerin proje üzerindeki etkililiği ve maliyeti göz önünde bulundurulmalıdır.

Adım adım yöntem geliştirme Adım 1: Kararlaştırılan ana faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceğini anlatın.

Adım 2: Kullanılacak olan yöntemin sağlayacağı düşünülen yararlarını, nedenlerini belirterek anlatın.

Adım 3: Proje yönteminin daha önce benzeri amaçlara yönelik olarak uygulanmış projelerden farkını anlatın ve katkısını belirtin.

Faaliyetlerin gerçekleşmesinde başvurulacak yöntem (Metodoloji)


PROJE BÜTÇESİ


BÜTÇE HAZIRLAMA PRENSİPLERİ

Proje Bütçesi Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarını, bu kaynakların nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağılacağını gösteren tahmini bir tablodur. Üç ekten oluşur:

• Uygun maliyetler, AB Hibe Programı kapsamında desteklenmesi uygun görülen, projenin yürütülmesi için gerekli olan, yararlanıcı veya ortağı tarafından gerçekleştirilen ve gerçek tutarlar üzerinden hesaplanan maliyetlerdir.

• Uygun doğrudan maliyetler, Proje faaliyetleriyle doğrudan ilgili olan ve bütçede belirtilen kalemlerin altında gösterilebilen maliyetleri ifade etmektedir.

• Uygun dolaylı maliyetler ise genel idari giderler gibi proje faaliyetleriyle dolaylı olarak ilgili olan ve başka bir bütçe kalemi altında gösterilemeyen maliyetlerdir.


Bütçe formatına kesinlikle sadık kalınmalıdır.

Bütçe formlarının tamamı doldurulmalıdır.

Piyasa araştırması yapılmalı, maliyet etkin ve gerçekçi bütçe hazırlanmalıdır.

Fayda-maliyet analizi gözetilmeli, Faaliyetten elde edilecek sonuç ile bu faaliyetin maliyeti kıyaslanmalıdır.

Faaliyetlerden yola çıkılarak hazırlanmalıdır.

Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan ana faaliyet gruplarının detaylandırıldığı Faaliyet Planı hazırlanmadan yapılacak bütçenin doğru olması olasılığı neredeyse yoktur.


BÜTÇE HAZIRLAMA PRENSİPLERİ

Planlama Aşaması > Bütçe

BÜTÇE BAŞLIKLARI

1. İnsan Kaynakları

Bu bütçe başlığı altında bütçelendirilmiş miktarlar, yararlanıcı ve ortaklarının proje kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin ödenmesi için kullanılır.

Alt-yüklenici hizmetleri (yaptığınız ihalelerle satın aldığınız hizmetler için şirketlere yapılan ödemeler) için yapılan ödemeler bu bütçe başlığı altında talep edilemez.

Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta ödemeleri ve diğer istihkakları içerir.

2. Seyahat

Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına çıkması gereken projede görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır.

Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki şehirlerarası seyahat harcamaları karşılanabilir.


BÜTÇE BAŞLIKLARI

3. Ekipman ve Malzeme

Ekipman ve malzeme alım maliyetleri, bütçeye dahil edilmeleri ve piyasa oranları ile uyuşmaları durumunda uygun maliyetlerdir.

Yararlanıcı para ve maliyet etkinliğini garanti etmekle ve bu satın alma rehberinde tanımlanan ihale usullerini uygulamakla yükümlüdür.

4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri

Bu maliyetler, yararlanıcının ve ortaklarının ana ofis maliyetleri için kullanılamaz.

Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim merkezi açılmış ise uygun maliyet olur.


BÜTÇE BAŞLIKLARI

5-6. Diğer Maliyetler, Hizmetler /Diğer

5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar, bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb. taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir.

Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir.

8. İdari Maliyetler

Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartı taşıması gerekmektedir:

Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır.


Sürdürülebilirlik ve Çarpan etkisi

Sürdürülebilirlik

Proje süresi tamamlandık sonra, projede öngörülen

sonuçların sosyal, politik, mali, çevresel ve kurumsal

devamlılığıdır.

Çarpan Etkisi

Proje sonuçlarının ve etkilerinin çoğaltılması,

yaygınlaştırılması ve proje ile katma değer

yaratılmasıdır.



Proje değerlendirmesinde dikkat edilen diğer hususlar

Proje Başvuru Formu Nasıl Doldurulur?

Doğru başvuru formlarının ve şablonlarının kullanılması Tüm başvuru belgelerinin istenilen formatta ve eksiksiz hazırlanması. Proje oluşturma ve planlama süreçlerinde elde edilen bilgilerin başvuru formuna doğru

ve yeterli olarak yansıtılması Başvuru formunda belirtilen kısıtlara uyulması (sayfa sayısı, punto, yazı karakter vs.) Başvuru koşullarına riayet edilmesi

Proje Başvuru Formu ve Proje Başvurusu

• Ön Başvuru • Ön Teklif (5 sf.) • Ön Teklif Kontrol

Rehberi • Başvuru Sahibinin

Beyanı • Kontrol Listesi

1. Aşama

• Tam Başvuru • Tam Başvuru Formu (20-30

sf.) • Bütçe Tablosu • Mantıksal Çerçeve Tablosu • Projede Çalışacak Kişilerin

Özgeçmişleri • Başvuru Sahibinin Beyanı • Kontrol Listesi

2. Aşama

• Değerlendirme • Projenin bağımsız

değerlendiriciler tarafından hibe rehberindeki değerlendirme tablosuna göre değerlendirilmesi

3. Aşama

• Finansman Kararı • Taraflar arasında

hibe sözleşmesinin imzalanarak proje metninin hukuki bağlayıcılık kazanması

4.Aşama


PROJE HAZIRLAMADA SIK YAPILAN HATALAR



Başvuru rehberinin iyi okunmaması (amaç, öncelik, uygunluk kriterleri) Başvuru formunun ve eklerinin standart formata uygun olmayan bir

şekilde ve eksik doldurulması Faaliyetler için öngörülen tutarların bütçe ile uyumlu olmaması Zaman planlamasında ihale süreçlerinin dikkate alınmaması Başvuru Rehberinin ekinde yer alan Kontrol Listesinin dikkatli bir şekilde

incelenerek herhangi bir eksiklik olup olmadığının kontrol edilmemesi Başvurunun son güne bırakılması

Proje Hazırlamada Sık Yapılan Hatalar


Bütçeleme esaslarına uyulmaması (min-maks

hibe miktarları, yüzde ve eşik değerler) İngilizce ve Türkçe bütçelerin aynı olmaması Standart dokümanların İngilizce çevirisinin

yapılmaması Ortaklarla proje aşamasında mutabakata

varılmaması Beyannamelerde imza kaşe mühür eksikleri Projede çalışacak uzmanlarla mutabakata

varılmamış olması Projeye ilişkin alınması gereken karar ve

onayların zamanında alınmaması Ek belge ve bilgilerin zamanında hazırlanmaması



Proje ekibinin özgeçmişlerinin düzgün ve tam olmaması Başvuru sahibinin benzer proje tecrübesinin başvuru formuna

yansıtılmaması Proje hazırlık aşamasında problem ve paydaş analizinin yapılmaması Proje faaliyetlerinin projenin hedef kitlesi, amaçları ve beklenen

sonuçlar ile ilişkilendirilmemesi ve detaylı bir şekilde anlatılmaması İrtibat kurulacak kişilerin projeyle bağlantısının olmaması ya da irtibat

bilgilerinin yanlış verilmesi



Bülent ÖZCAN Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanı

Tel: 0 312 218 14 58 E-posta: [email protected]

İlginiz için teşekkürler…



avrupa birliği metodolojisine göre proje hazırlama · ab komisyonu 1992 yılında, proje...

Documents