autorizzazione di spesa - eprocurement

Autorizzazione di

spesa

1 Copyright RHD Software 2013

L'acquisto è una fase del processo di scambio dei beni. Con questo termine s'indica l'azione mediante la quale un soggetto entra in possesso di un determinato bene o servizio, che può essere: •materiale o immateriale •durevole, semidurevole o di consumo •di utilità immediata o differita. La contropartita del bene o servizio si definisce corrispettivo o, più comunemente, pagamento: questo può corrispondere a una certa somma di denaro contante, o all'impegno di pagare, o far pagare da terzi, entro un certo termine e a condizioni di fornitura predeterminate.

DEFINIZIONE DI ACQUISTO

Fonte Wikipedia

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RHD 4 è un sistema di Business Process Management che può gestire i processi di acquisto di beni o servizi. Comprare diviene più semplice, sicuro, razionale e rapido.

RHD 4 rende il tuo business più efficiente. La velocità del business

è aumentata determinando un time to market notevolmente ridotto. In questo scenario assume grande importanza la capacità di acquistare beni e servizi con la stessa velocità, per dare un supporto concreto al proprio business.

RHD 4 cambia lo schema di gestione degli acquisti: si passa da uno

schema in cui il responsabile acquisti deve gestire tutti gli elementi organizzativi preposti agli acquisti, ad una modalità operativa che vede coinvolta tutta l’ azienda con le sue diverse funzioni

RHD 4 è un sistema che permette di adattare il processo alle

esigenze di ogni tipo di azienda. Dalla grande azienda caratterizzata da più sedi e da una polverizzazione delle funzioni, sino alle realtà aziendali più piccole, è possibile costruire un processo di acquisto coerente con la dimensione organizzativa dell’ impresa e il suo business.

COSA FA PER VOI RHD – PROCESSO ACQUISTI


PERCHE’ SCEGLIERE RHD – PROCESSO ACQUISTI

Permette di configurare un procedura completamente personalizzata e in coerenza con la propria struttura organizzativa e con la dimensione del proprio business.

Ogni figura autorizzata può formulare una richiesta di offerta che può subire un processo di validazione comunque articolato.

In ogni momento è possibile conoscere chi ha in carico la pratica.

Si riducono i costi di gestione delle spese.

Si verifica costantemente la rispondenza delle spese al budget ed è possibile attivare processi di approvazione di extrabudget.

Nel processo si integrano: il processo di gestione, i dati e i documenti.

Si offre la possibilità di interfaccia verso i sistemi gestionali più diffusi.


Gli acquisti sono un processo autorizzativo caratterizzato da una serie di passaggi logici che tendono a definire in maniera precisa «cosa comprare», «da chi comprare», «in che modo comprare», « in che modo verificare la correttezza dell’ acquisto»

GLI ELEMENTI DEL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DI SPESA

Definizione delle tipologie prodotto, servizi da

sottoporre al processo approvazione

•L’azienda deve definire la tipologia di prodotti o servizi da sottoporre al processo approvativo. Normalmente si sottopone al processo quanto ha significativo impatto sul budget

Raccolta e decodifica delle richieste

•Una richiesta deve essere formulata da un soggetto proponente e, in alcuni ambiti è necessario decodificare la richiesta non essendo immediatamente fruibile per la redazione della richiesta di offerta al fornitore

•Verifica di rispondenza alla normativa

Accorpamento dei dati per generare ordini

cumulativi

•Gli ordini possono provenire anche da un numero elevato di reparti. Una delle attività del responsabile acquisti, è raccogliere le richieste per prodotti omogenei per poi formulare richieste di preventivo coerenti con la quantità complessiva e il budget concordato.

RICHIESTA DI ACQUISTO

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Modalità di acquisto e Redazione richiesta di

offerta

•Durante la redazione della richiesta di offerta è necessario definire la modalità di acquisto (cambia per legge se l’ azienda è privata o pubblica). Normalmente si procede secondo gara di appalto, richiesta di offerte multiple, chiamata diretta.

Conformità con il budget

•Durante la redazione della richiesta di offerta è necessario definire la modalità di acquisto (cambia per legge se l’ azienda è privata o pubblica). Normalmente si procede secondo gara di appalto, richiesta di offerte multiple, chiamata diretta.

•Il budget comanda l’ autorizzazione e nel caso di Extrabudget si deve accedere a autorizzazioni siperiori

Invio offerta

•L’ offerta, opportunamente redatta, viene inviata ai fornitori qualificati per poter valutare la fornitura


VALUTAZIONE

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Valutazione Offerte

•Le offerte devono essere valutate secondo criteri legate a procedure interne di autorizzazione gerarchica

•Il budget è un criterio di valutazione che può richiedere la gestione dell’ Extra budget in casi particolari.

Scelta offerta migliore

•Devono essere identificati chiaramente i criteri che determinano «l’offerta migliore»

•I parametri tipici sono: storia del fornitore, prezzo, data consegna, tipologia di prodotto, forma di pagamento

Invio aggiudicazione

•Sulla base dell’ aggiudicazione il cliente procede all’ assegnazione della fornitura


APPROVAZIONE


Arrivo della merce

•La merce arriva secondo le modalità di spedizione concordate.

•Si procede al controllo fisico e formale affinchè il materiale arrivato sia sicuramente quello ordinato.

Controllo in ingresso - -cespite

•La merce in ingresso viene trasformata in cespite se l’ azienda decide di portarlo a capitale.

Controllo contabile

•La quadratura contabile permette di verificare, automaticamente, la congruenza tra ordine->bolle->fatture


CONTROLLO FORMALE


Per appalto pubblico sono necessari

specifici adempimenti

•Assegnazione del numero CIG

•Gestione del prcedimento attraveros o un RUP


Processo di qualificazione dei fornitori


Gli attori tipici del processo di autorizzazione concorrono, progressivamente, alla definizione della tipologia di spesa da sostenere e alla sua corretta formulazione da un punto d i vista tecnico che economico.

GLI ATTORI DEL PROCESSO

PROPOSTA DI ACQUISTO

PROPONENTE

VALUTAZIONE

RESPONSABILE FUNZIONE

AUTORIZZAZIONE

PROPONENTE

PROPOSTA DI ACQUISTO

PROPONENTE

?


SISTEMA AMMINISTRATIVO

RHD SISTEMA DI

BUDGET

Il sistema gestionale aziendale e il sistema di gestione del budget sono collegati attraverso apposita interfaccia con RHD. Questo permette di allineare i dati tra i sistemi per avere una corretta gestione delle autorizzazioni vincolate al valore di budget.

GESTIONE DEI DATI

Aggiornamento dati budget

Aggiornamento righe ordine e extra budget


Accettata

Richiesta Acquisto

Scelta Offerta

Vidimazione Responsabile Rifiuto

Decodifica della richiesta

Accettata? Accodamento

Redazione Richiesta Offerta

(modello)

Alimentazione lista offerte conformi

Valutazione Conformità

tecnica

Richiesta integrazione

Emissione Ordine

Invio offerta

Re

sp. S

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U

ten

te

Res

p.A

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sp.t

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D

ire

zio

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Fo

rnit

ori

Ricezione Offerte

INPUT Lista offerte

Invio Ordine Fax,Pec, Email

(nr. Ordine)

Invio Richiesta offerta

a fornitori

STOP

no

si

no

positiva

negativa

Offerta non conforme

Approvazione Dir.generale

Entro soglia

Approvazione Presidente

Fuori soglia

STOP

STOP

rifiuto

rifiuto

Consegna merce conforme

Pubblicazione Ordine Su EDI

STOP no

si

STOP

Redazione ordine diretto

Valutazione Conformità economica si


Offerta non conforme

ESEMPIO – ACQUISTO BENI


Pubblicazione EDI In area riservata

Ordini Beni

FOR

NIT

OR

E

SIST

EMA

A

MM

INIS

TRA

ZIO

NE

Upload Bolla

Upload Fattura

Abbinamento fattura>bolla

Abbinamento Bolla->ordine

accettazione no si

accettazione

Contabilizzazione In Sigla

si

no

Res

p..

aac

qu

isti

Chiusura procedura manuale

ESEMPIO QUADRATURA CONTABILE


Accettata

Richiesta Prestazione

Autorizzazione Responsabile

Rifiuto

Redazione Lettera Incarico

Alimentazione lista Accettazioni conformi

Valutazione Conformità

Accettazione


Invio accettazione

incarico

Res

p. S

ervi

zio

P

roge

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Res

p.A

cqu

isti

Fo

rnit

ori

Ricezione Accettazione

Incarico

INPUT Lista Accettazione

Incarico

Invio Lettera Incarico

STOP no

si

positiva negativa

Accettazione non conforme

Pubblicazione Accettazione

Su EDI

STOP

Definizione Posizione lavoro

STOP

ESEMPIO ACQUISTO CONSULENTI


ESEMPIO - ACQUISTI ENTE PUBBLICO

Acquisto

strumentazione

informatica

Controllo contabile

ESEMPIO – ACQUISTI ENTE PUBBLICO


ESEMPIO APPLICATIVO


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – acquisizione richiesta

Attraverso l’ apposito modulo si attiva il comando per l’ immissione della richiesta di acquisto da parte del personale. Questa può avvenire attraverso un elenco di articoli generico caricato a sistema.

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ESEMPIO ENTE PUBBLICO – generazione ordine

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Il RUP avanza nel procedimento accorpando le righe di ordine in documenti dove si trovano articoli omogenei.


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – modalità di gestione


Il RUP definisce la modalità di gestione del procedimento. Nel caso specifico di procede all’ ”AFFIDAMENTO DIRETTO GARA”


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – redazione capitolato


Il RUP definisce i dati principali del capitolato


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – scelta dei fornitori


Si procede alla qualifica di tre fornitori per inviare la richiesta di offerta


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – attivazione pratiche per offerte


L’ ufficio appalti manda la richiesta di offerta a tre fornitori


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ricezione offerta


Il fornitore procede a notificare l’ offerta


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – valutazione ente tecnico


L’ ente tecnico procede alla valutazione dell’offerta che è prevenuta dal fornitore


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – inoltro alla direzione


L’ offerta viene inoltrata alla direzione per una successiva approvazione


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – approvazione direzione


La direzione procede all’ approvazione dell’ offerta


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ordine


Si procede alla redazione dell’ ordine per l’ aggiudicatario


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – ordine


L’ invio avviene in maniera digitale


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – avanzamento


Attraverso questo evento è possibile registrare l’avanzamento del l’ oridine


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – contratto


Conferma dell’ ordine attraverso il contratto di cui si può gestire l’ avanzamento e la chiiusura


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – riconciliazione delle fatture


Si procede alla riconciliazione delle fatture caricando i dati a sistema


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – approvazione fattura


Si procede all’ invio del modulo contabile all’ amministrazione per la successica autorizzzione al pagamento


ESEMPIO ENTE PUBBLICO – Getione CIG


È possibile fare la gestione dei numeri CIG attaverso una apposita procedura che garantisce l’ unicità di utilizzo.


Direttore generale

Amministrazione e finanza

Fornitori

Amministratore Responsabili spesa

Richiedente

Ufficio Acquisti

GESTIONE SINERGICA E INTEGRATA Rhd determina in coordinamento di tutti gli enti coinvolti nella procedura acquisti. La modalità operativa di RHD permette di gestire ogni acquisto come singla attività di Project Management in maniera indipendente dalla complessità del flusso, dal numero di attori e dalla loro dislocazione

Tutti gli attori sono attivi in un processo organizzato secondo criteri di coordinamento tipici del project management senza i costi determinanti dalla struttura di coordinamento

Ente tecnico

OBIETTIVI RAGGIUNTI


RHD software Via fiume giallo 3 - 00144 Roma Tel 06 52244040 www. rhd.it www.alfagroup.it

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