automatización de la colaboración

2018

AutomatizacióndelaColaboraciónSESIÓN3–EJERCICIOSPRÁCTICOSSALESFORCE.COM

AutomatizacióndelaColaboraciónEjerciciosprácticos–Sesión3/3

Automatización de Procesos con Chatter

Generando los grupos necesarios (Pre – requisitos) Por favor, revisa la guía de la sesión dos para recordar cómo crear un Grupo Público de Transmisión (Broadcast) y un Grupo Público abierto.

Caso de uso 1: Agregar a un usuario nuevo a un Grupo de Chatter por defecto Imaginemos que tenemos grupos de Chatter donde se publican anuncios e información relevante para todos los usuarios. Estar registrando de forma manual a todos los usuarios nuevos resultaría poco eficiente, además del alto riesgo de olvidar agregar a algunas personas. Utilizaremos Process Builder para resolver este problema de negocio. Recuerden que Process Builder es una de las opciones de automatización disponibles en Salesforce.

1. Genere un Grupo de Chatter Público de Transmisión (Broadcast). Si no recuerda cómo hacer esto, consulte la Guía de la sesión dos.

2. Para iniciar Process Builder vaya a Configuración > Automatización de Procesos > Process Builder

3. Al iniciar el Process Builder, si no se tienen ningún proceso construido, se deberá ver una pantalla similar a esta:


4. Dar clic en el botón “Nueva”, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla:

5. Especifique valores para el nombre del proceso, así como el nombre API. Para la opción “El proceso se inicia cuando” seleccionaremos <Un registro cambia>.

6. Ya que estemos en el lienzo, que es la pantalla donde construiremos nuestro proceso, debemos seleccionar el objeto para el cual este proceso se activará. Seleccionar “Usuario”. Para los criterios de inicio del proceso, seleccionemos “Solo cuando se crea el registro”


7. Dar clic en el botón “Guardar”

8. Ahora debemos agregar los criterios de entrada para ejecutar las acciones que requerimos. Dar clic en el rombo “Agregar criterios” para especificar las condiciones de entrada:

9. Ahora debemos especificar los siguientes criterios a la derecha de la pantalla: a. Nombre del criterio: El usuario se genera activo b. Criterios para las acciones de ejecución: Se han cumplido todas las condiciones c. Condiciones: [User].IsActive Es igual a Booleano True d. Condiciones: Se han cumplido todas las condiciones (AND) e. Dar clic en Guardar


10. Ahora damos clic en la siguiente caja dentro del flujo, que es “Acciones Programadas > Definir programación”. Llenamos el formato con la siguiente información:

a. “0” (cero) “Días” “Después” “Fecha de creación”

11. Dar clic en Guardar, lo que resulta en la visualización del lienzo de nuevo:


12. Ahora debemos especificar las acciones a ejecutar cuando la regla de tiempo se cumpla. Demos clic en “Acciones Programadas > + Agregar Acción” que es la misma caja donde programamos la regla del tiempo (ver imagen anterior):

a. Tipo de acción: Acciones rápidas b. Nombre de la acción: Asociar nuevo usuario a Grupo c. Filtrar búsqueda por: Tipo d. Tipo: Crear un registro e. Acción: NewGroupMember f. Campo: Id. de registro relacionado – Tipo: Id. – Valor: [Id del grupo de Chatter que se haya

generado para este ejercicio] g. Campo: Id. de miembro – Tipo: Referencia de campo – Valor: [User].Id

13. Dar clic en Guardar. El lienzo se debe ver como se muestra a continuación:


14. Ahora solo debemos Activar el proceso y estamos listos para probarlo. Si no lo activamos, no entrara en acción cuando generemos un usuario nuevo. Esto se hace dando clic en el botón de la esquina superior derecha:

15. Para confirmar que el proceso está activo, podemos ir a la pantalla inicial de Process Builder y comprobar la lista de procesos existentes y su estado:

Para probar nuestro proceso, lo único que debemos hacer es generar un nuevo usuario. Cuando el usuario haya sido creado, notaremos que fue agregado al grupo de manera automática. Puede que el usuario tarde en ser parte del grupo unos minutos.

Caso de uso 2: Publicar en el Chatter de una Oportunidad un aviso al Manager del propietario cuando el monto del registro es alto Imaginemos que a los supervisores de una empresa les interesa saber cuándo se registra una oportunidad comercial de alto valor. Podemos generar publicaciones de forma automática al “Feed” de Chatter asociado a la oportunidad. También utilizaremos el Process Builder para resolver este problema de automatización.

1. Generar un Grupo Público abierto en Chatter. Si no recuerda cómo hacer esto, consulte la Guía de la sesión dos


2. Abramos de nuevo el Process Builder. Revise el paso 2 del ejercicio anterior:

3. Dar clic en el botón “Nueva”, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla:

4. Especifique valores para el nombre del proceso, así como el nombre API. Para la opción “El proceso se inicia cuando” seleccionaremos <Un registro cambia>.


5. Dar clic en “Save” 6. Ahora debemos de estar visualizando el lienzo para poder comenzar a trabajar nuestro proceso:

7. En el cuadro con la leyenda “+ Agregar objeto” dar clic y seleccionar el objeto “Oportunidad”, que es con el que trabajaremos este ejercicio. Seleccionar también la opción “Cuando se crea o modifica un registro”

8. Ahora debemos especificar las condiciones de entrada en la primera caja del flujo: a. Nombre del criterio: El monto es alto b. Criterios para las acciones de ejecución: Se han cumplido todas las condiciones c. Establecer condiciones:

i. Campo: “[Opportunity].Amount” ii. Operador: “Mayor o igual que” iii. Tipo: “Divisa” iv. Valor: 10000000

d. Condiciones: Se han cumplido todas las condiciones (AND)


9. Dar clic en Guardar

10. Ahora, en la caja de Acciones inmediatas, Agreguemos un acción dando clic en “+ Agregar acción” y especifiquemos los siguientes valores:

a. Tipo de acción: Publicar en Chatter b. Nombre de la acción: Aviso a Supervisor c. Publicar en: Este registro d. Mensaje: Estoy trabajando una Oportunidad de monto Alto! No dudes en contactarme en

caso de tener alguna pregunta @[{![Opportunity].Owner.ManagerId}]


11. Dar clic en Guardar 12. Ahora solo debemos activar el proceso dando clic en el botón “Activar” ubicado en la esquina

superior derecha:

13. Ahora solo debemos dar clic en el botón “Ver todos los procesos” para regresar a la lista de procesos que hemos construido en Process Builder:

Para que la prueba de nuestro proceso sea exitosa, debemos asegurarnos que el usuario con el que ejecutemos la prueba tenga información en el campo “Gestor”:


Este ejercicio fue diseñado para utilizar ese campo. En realidad, puede utilizarse cualquier campo disponible dentro del objeto. El paso final de la prueba será generar una Oportunidad con un importe mayor o igual a diez millones (o el monto que se haya especificado en las condiciones dentro del Process Builder).

automatización de la colaboración

Documents