automação comercial - loja de materiais de construção
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Automação comercial em uma loja de materiais de construção: Benefícios, Pontos importantes, Adoção do sistema para automatização, Planejamento, Etapas de planejamento e implementaçãoTRANSCRIPT
AUTOMAÇÃO COMERCIAL
MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO
EM UMA LOJA DE
Igor Botani Gonçalves - UNITAU - 2009
LojasEm geral são parecidas
Problemas Similares• Milhares de items parecidos;• Falta de identificação;• Falta de controle dos produtos vendidos; • Grande diversidade de medida
(metro/quadrado/ cubico, sacos, milheiros, etc)
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BENEFÍCIOS
AUTOMAÇÃO
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BENEFÍCIOS
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• Tabela única de preços com detalhes que auxiliam a disposição dos produtos na loja.
• Facilidade para fazer orçamentos;
• Controle e reposição do estoque programados;
• Disponibilidade de informações em tempo real (de estoque a relatórios).
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PONTOS IMPORTANTES
Considerar antes da automação:
• Comunicação
• Depósito
• Administração
• Caixa
• Área de Vendas
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COMUNICAÇÃO
Compreende toda a transmissão e recepção de dados entre os diversos dispositivos da loja, Ligados a uma rede (cabo ou radiofrequência)
Matriz (meios eletronicos - Electronic Data Interchange (EDI) e Internet)
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DEPÓSITO
Operações de recebimento, armazenagem e distribuição dos produtos.
Entrada e saída: por scanners ou digitados.
A entrada dos produtos em granel pode ser feita de acordo com sua unidade de medida padrão.
Os Scanners registram a entrada e saída de produtos, ou então deverá ser digitada a nota fiscal ou recebida por meio eletrônico.
O registro de entrada/saída dos produtos deve ser feita no momento em que são movimentados.
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ADMINISTRAÇÃO
Na administração é possível recuperar:• Quais produtos foram os mais vendidos • Em qual época do ano que houve as melhores
vendas.
Outros pontos: • Quais vendedores que fizeram mais vendas• Quais foram realmente efetivados• Possibilidade de criar estratégias de reposição de
estoque, maximização de lucros e desempenho de funcionários.
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CAIXA
O vendedor da loja gera um cupom que é entregue ao cliente, especificando os produtos que o cliente deseja comprar.
O caixa recebe este cupom, registrando no PDV a venda, atualizando instantaneamente os produtos que foram vendidos.
Caso o PDV esteja conectado a uma impressora fiscal, a internet, a máquinas de cartão de créditos/débito, o cliente possui diversas opções e pagamento e a nota fiscal eletrônica pode ser gerada automaticamente, atendendo a legislação.
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Vendas
É importante a existência de microcomputadores ou de outro tipo de terminal de venda, e de impressoras;
Assim, os vendedores podem:• Fazer uma consulta ao estoque; • Criar uma cotação dos produtos ;• e finalmente fazer a pré-venda.
Quando a venda é concluída, o vendedor registra pelo leitor de código de barras os produtos que foram vendidos.
Quando os mesmo são a granel, o ideal é possuir uma tabela no próprio computador.
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Deve atender alguns casos específicos:
Quando a loja decide fazer uma promoção de algum tipo de kit.
É necessário saber o preço individual de cada produto para que a loja não saia com prejuízo.
Outro ponto:
É o controle exato sobre produtos
(como por exemplo areia, pedra e cimento)
visto que são produtos difíceis de se contar a saída e entrada.
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Adoção do sistema para automatização
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ADOÇÃO DO SISTEMA
É bom escolher um sistema que tenha sido desenvolvido especificamente para o setor de materiais de construção.
Durante a adoção, mas antes de entrar em uso efetivo, todos os produtos devem ser codificados.
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ETAPAS
Para que a implantação seja concretizada de forma correta e sem empecilhos, não pode haver pressa, sendo necessário seguir passo-a-passo, sendo eles:
1ª Etapa: Planejamento2ª Etapa: Uma fundação segura3ª Etapa: Prepare a massa4ª Etapa: Levantando a primeira parede5ª Etapa: Acerte na escolha6ª Etapa: Bloco por bloco7ª Etapa: O software8ª Etapa: Escolha dos equipamentos9ª Etapa: Mão na massa10ª Etapa: Pende no acabamento11ª Etapa: Treinamento12ª Etapa: Prepare a coluna13ª Etapa: Segurança14ª Etapa: Comece a pintura15ª Etapa: De casa nova
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1ª Etapa: Planejamento
É preciso saber quais metas que são pretendidas e qual o valor disponível para ser investido na automação.
No Planejamento é preciso descrever as metas de trabalho e os objetivos pretendidos com a implantação da automação.
Um profissional deve ser responsável pela supervisão pela implantação, sendo que deve ser um funcionário ou alguma outra pessoa que entenda como a loja funciona.
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2ª Etapa: Uma fundação segura
Deverá ser feito uma descrição completa de como que a loja funciona.( a parte de vendas, o estoque, etc ), servindo para identificar os pontos mais críticos do negócio e que precisam de atenção redobrada.
Após tudo ser definido, é preciso escolher por ordem de importância as áreas a serem atendidas primeiro.
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3ª Etapa: Prepare a massa
Para que o processo de implantação da automação comercial tenha sucesso, os profissionais da empresa precisam estar envolvidos, eles deverão receber orientação e treinamento sobre a automação e como podem colaborar no processo.
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4ª Etapa: Levantando a primeira parede
O dever do contratante é ficar responsável por como que a loja funciona e orientar o a pessoa contratada quanto a isso, e não orientar como que a automação deverá ser feita, pois para isso existe o profissional da automação.
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5ª Etapa: Acerte na escolha
A escolha de qual sistema a ser adotado.
Antes de fazer a escolha, visite outros estabelecimentos que utilizam alguma das soluções apresentadas, tire referencias no mercado e acompanhe a demonstração de funcionamento do sistema desejado.
Leve em conta os serviços prestados, a manutenção e o suporte, não apenas o preço.
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6ª Etapa: Bloco por bloco
Após a escolha do sistema, é necessário fazer um cronograma das atividades a serem seguidas, onde será definido quais as primeiras áreas a serem adotadas. Crie um cronograma em que as áreas possam ser automatizadas gradativamente, não criando a dependência de uma área com a outra.
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7ª Etapa: O software
O software escolhido deve ser desenvolvido especificamente para a área de atuação a loja.
Ele deve suportar o orçamento de produtos baseados em sacos, em milheiros, etc.,
Caso a loja seja apenas uma entre outras da mesma rede, é interessante suportar o controle de diversas lojas simultaneamente.
Deve possuir o recurso de consulta de clientes em instituições de cobranças.
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8ª Etapa: Escolha dos equipamentos
Após a escolha do software, é necessário a escolha do hardware que se adeque ao software. Alguns hardwares disponíveis são:
• Microterminais, • impressoras fiscais e não-fiscais, • PinPad's, emissor de cupom fiscal, • leitor de código de barras, • PDV's ou caixas registradoras, • impressora de cheques, etc.
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9ª Etapa: Mão na massa
Seguindo o planejamento e o cronograma previamente elaborados, agora é a hora de iniciar a implantação do sistema. Faça apenas o que estiver dentro do prazo e orçamento estipulado, dê prioridade às áreas mais críticas da loja.
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10ª Etapa: Pende no acabamento
Com a automação sendo implantada, talvez seja necessário alguma mudança física na loja, como disposição dos balcões de vendas, instalação elétrica para os equipamentos, etc.
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11ª Etapa: Treinamento
De nada adianta um sistema que consiga gerencias a loja completamente se seus funcionários não souberem opera-lo. Reserve um pouco do prazo e do orçamento para treina-los.
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12ª Etapa: Prepare a coluna
Nesta parte é feita a preparação da loja para a utilização do sistema, como:
• codificação dos produtos, • instalação dos microtermianis
e demais hardwares, • levantamento do inventário, • a montagem inicial do banco de dados, • cadastros gerais ( de funcionários,
fornecedores, clientes, custos, etc. ).
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13ª Etapa: Segurança
Como prevensão, utilize alguma medida de segurança para seu sistema, como backup's do banco de dados e microterminais redundantes e no-breaks para quedas de energia.
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14ª Etapa: Comece a pintura
Primeiramente a implantação da automação devera atender o estoque, controlando os códigos dos produtos e suas quantidades.
Após, deverá ser implantado a parte administrativa ( contas a pagar e receber, compras de fornecedores, relatório de vendas, etc ).
E finalmente, deverá ser implantado a automação no caixa, onde será instalado as máquians registradoras e seus periféricos.
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15ª Etapa: De casa nova
Mesmo com o sistema de automação implantado, não dispense o profissional responsável.
Componentes dão problemas e alterações no sistema acontecerão, portanto esta pessoa ainda o ajudará bastante.
É importante manter um relacionamento de parceria com o seu fornecedor.
E lembre-se, processos de acompanhamento, assistência técnica, manutenção e atualização do sistema precisam estar previstos no contrato.
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