AUGUST 2012 BOARD MEETING MINUTES AUSTIN CHAPTER OF THE ASSOCIATION OF LEGAL ADMINISTRATORS 

 August 14, 2012 at 12:00 PM 

Bowman and Brooke, LLP  

 1)  Members  Present:    Chris  Sims, Amanda  Koplos,  Shary Gonzalez,  Tina  Terrian, Ann  Jacobson, 

Elaine Nielsen, and Elaine Burr.  

Members Not Present: Chrissie Eastin, Karie Rivkin, Andrew Molnau, Michele Floyd, Debbie Roan 

2)  Approval of July Board Meeting Minutes:  The July Board meeting minutes were approved and submitted to the Board.   

3)  Treasurer’s Report:    (Elaine N.) – The Chapter checking account balance as of  July 31, 2012  is $11,516.08 and the Money Market account balance  is $52,353.55 for a total Checking/Savings balance of $63,869.63.   

The check from ILTA for their share of the Spring 2011 seminar was received and deposited.   

Upcoming  expenses  include  stipends  for  the  Financial  Management  seminar  and  Region  4 Conference  expenses.    The  Board  voted  to  purchase  a  door  prize  for  the  conference  in  the amount of $200 ‐ $250.   

 Treasurer’s Notes:  A Balance Sheet and Income Statement for the period ending July 31, 2012 are attached hereto and made a part of these minutes.  (Attachment A) 

4)  Upcoming Due Dates & Responsibilities:  

a. August  and  (early)  September  blog  assignments  – Amanda  Koplos will write  a  Board meeting summary; Michele Floyd will write a summary on  the Legal Expo; Chris Sims, President’s message; Shary Gonzales, Summer Educational seminar summary. 

b. August 31, Submit Minutes to RMT Communications Officer – Elaine Burr, Secretary c. August 31, Submit Educational Summary Report to RMT Education Officer – Karie Rivkin, 

Chair, Education and Programs. d. September 1, Submit Chapter highlights for ALA News to RMT Communications Officer – 

Chris Sims, President. 

ALA Board Meeting Minutes Page 2 of 3

e. September 15, File Chapter tax return – Elaine Nielsen, Treasurer.  5)  Upcoming Educational Opportunities  

a. August 15, ALA Webinar – Records Management:  The Bermuda  Triangle, Graves Dougherty Hearon & Moody, PC. 

b. August 16, Austin Chapter Summer Educational Seminar and Legal Expo, Hilton Hotel. c. September 19, ALA Webinar – Of Foxes, Hedgehogs and Law Firm Profitability, location 

to be determined d. September 20‐22, ALA Large Firm Principal Administrators Retreat, Miami, FL. e. September 27, Austin Chapter Lunch and Learn with Steve Wingert. f. October 4‐6, Region 4 Conference, Denver, CO.  

  

6)  Old Business   

a. Chapter Bylaws must be updated by December 31, 2012. b. President’s Award of Excellence and Chapter Award Submissions. – Chris will track our 

points status on the President’s Award,  and he will assign sections as appropriate.  Tina Terrien  assembled  notebooks  for  the  committee  chairs  to  use  as  a  guide  to  start preparing  early  for  their  award  submissions.    It  is  advisable  to  start  early  on  the submissions.  

c. ILTA reimbursement has been received and deposited. d. Safesite file storage status – Elaine N. and Elaine B. are to check their  login credentials 

on the Safesite website.  Tina will request an inventory of the boxes. e. Consideration  of  business  development  statement  for  general  use  to  identify  and 

market the Chapter to potential business partners.  This has been tabled until after the Legal Expo. 

f. Newsletter  format – Debbie Roan provided a sample of the new electronic newsletter format.  All were pleased with the progress.  See Attachment B. 

 7)  New Business:  

a. Member updates – The Chapter has three new members:  Teresa Walker, Teresa Tipton, and Barbara Anderson‐Carr. 

b. Downtown post office closing – Amanda offered to make contact with the Postmaster and  invite him/her  to  a breakfast  to discuss  the  changes  that  the  closing of  the post office will bring.  Elaine B. will help to organize the event. 

c. Upcoming visit  from Steve Wingert, President of ALA – Chris would  like  to schedule a dinner with Steve on September 26, prior to the Lunch and Learn on the 27th. 

d. Changes to CLM program – The tests for CLM will be offered on October 26, 2012 at a list of different locations.  See Attachment C. 

e. 2013  Region  4  Conference will  be  held  in Albuquerque  on October  3‐5,  2013  at  the Hyatt Regency. 

f. The Fidelity bond insurance has been renewed.   

ALA Board Meeting Minutes Page 3 of 3

g. Region 4 Outstanding Volunteer – Chris requested that the Board consider nominating a chapter member for the Region 4 Outstanding Volunteer award.   See Attachment D.  He will follow up with an email.  

  

8)  Committee Reports are attached and made a part of these minutes (Attachment E)  

Additional Discussion regarding committee Reports: none at this time  

 9)  Open Business ‐ none 

    

10)  Announcements & Adjourn   

The meeting was adjourned at 1:30 p.m.    

11)  Next Board Meeting   The September Board Meeting will be held Tuesday, September 11, 2012 at 12 Noon.  Location:  

Chamberlain McHaney Elaine Burr 

301 Congress Ave, Suite 2100 Austin, TX 78701