CATALOGACIONDESCRIPTIVA

Aurea Valencia, 2012

CONTROL BIBLIOGRAFICO y

ORGANIZACIÓN BIBLIOGRAFICA El control bibliográfico se define como el conjunto de operaciones por las cuales la información representada en

cualquier medio es organizada y arreglada para que pueda ser rápidamente recuperada de acuerdo a estándares establecidos, los cuales facilitan la identificación y recuperación de la información. La catalogación, la clasificación y la indización son algunos de los

medios para lograr el control bibliográfico.

Gloria Escamilla, especialista en el área de la organización bibliográfica en México señala que la “función primordial de la organización bibliográfica es lograr que todo documento sea

adecuadamente publicado, almacenado y registrado; en tanto que su objetivo es permitir la identificación, selección y localización de

esos documentos según las necesidades de los usuarios”

ANÁLISIS DOCUMENTAL Conjunto de operaciones destinadas a representar la forma y el contenido de un

documento para facilitar su consulta o recuperación. El análisis que se efectúa sobre el soporte del documento será el análisis externo y el que se ocupa del contenido, el análisis

interno.Análisis externo

Descripción bibliográfica - Asiento bibliográfico - Catalogación - CatálogosAnálisis interno

Indización - Índice – Resumen

DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA

Es la operación encargada de escoger todos aquellos elementos que posibiliten la identificación precisa y formal de cada documento en una colección determinada. (Clausó García,

2005).Este proceso se compone de varias etapas.

Examen previo del documento para conocerlo.Determinar el tipo de documento para saber las normas que

hay que aplicar.Decidir el nivel de descripción que se va a utilizar.

Identificar los elementos que interesen del documento siguiendo el orden de áreas que indican las normas.

Transcribir los datos con exactitud.Trasladar dichos datos al soporte documental elegido, donde

se completan con la catalogación.

Descripción Bibliográfica

CATALOGACION

La catalogación es el proceso de descripción de los elementos informativos que permiten identificar un documento y establecer los puntos de acceso que van a permitir su recuperación. Por tanto, su fin

es facilitar la identificación física de los documentos y su producto final, el catálogo, actuará de intermediario entre los usuarios y el

fondo bibliográfico. 

El proceso de catalogación tiene dos momentos fundamentales:

La descripción bibliográfica, conjunto de datos bibliográficos con que se registra o identifica un documento de acuerdo con unas reglas

y Normas internacionales  La elección de puntos de acceso, que consiste en dotar al

documento de las entradas necesarias (principal y secundarias) que permitan ordenarlo adecuadamente dentro de la colección, para

poder recuperarlo dentro del catálogo.

CATALOGACION DESCRIPTIVA

La catalogación descriptiva es la parte de la catalogación que tiene como finalidad la identificación y descripción

de un libro u otro tipo de material, la determinación de los puntos de acceso o encabezamientos (excepto los de

materia) por medio de los cuales el usuario podrá encontrar la información que busca y la elaboración de un

registro que contiene esta información, ya sea en forma manual o automatizada.

Además de la descripción de las características físicas de un material, la catalogación descriptiva también involucra el identificar la responsabilidad del contenido intelectual

o artístico de una obra

…. Catalogación descriptiva

Por otro lado, la identificación y la descripción de un material son dos aspectos que están estrechamente interrelacionados. El primer paso requerido en el proceso de catalogación es la identificación de

todos aquellos elementos o características que distinguen a un material de otro, aún cuando existan otros con características

similares, como es el caso de las diferentes ediciones de un mismo libro.

Una vez que todos los elementos distintivos han sido identificados, estos deberán de ser representados en una forma simple y

consistente para lograr una descripción única de cada material. Algunos de los elementos incluidos en la descripción de un material

son el título, la responsabilidad del contenido intelectual, datos sobre la edición e información relativa a su publicación, entre otros.

El tipo y orden de los datos que conforman la descripción de los materiales son establecidos por las normas o reglas de catalogación.

…. Catalogación descriptiva La catalogación debe ajustarse a los principios de uniformidad, unificación e identificación, de manera que la descripción de los

documentos se presente en la misma forma y orden, así como ajustadas al mismo formato, unificando las distintas fuentes donde

obtener los datos dentro del documento, y el lenguaje a utilizar para la descripción de los diferentes elementos, evitando

ambigüedades.Para realizar una verdadera normalización se necesitan pautas y mecanismos que permitan unificar el proceso. Estos mecanismos

se rigen a través de códigos, los cuales deben seguir normas internacionales que los avalen.

En la actualidad al describir formalmente los documentos utilizamos las Reglas de Catalogación Angloamericana Segunda

edición, revisión de 2002, actualización 2003, que se basan en un estándar, las ISBD (Internacional Standard Bibliographic

Description, en español: Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada)

…. Catalogación descriptiva Distintas instituciones y organismos internacionales (FID, UNESCO, ISO,

etc.) han emitido normas relativas al vocabulario, terminología, formatos, etc.:

Las fichas de los catálogos MARC: El formato normalizado de intercambio internacional de datos

bibliográficos legibles por ordenador.ISBD: Normas para la descripción bibliográfica de los diferentes tipos de

materiales. AACR2: Reglas de Catalogación angloamericanas que adoptaron e

incorporaron la norma ISBD. Esta norma da prioridad a la descripción de los documentos, para a continuación elegir los puntos de acceso,

seleccionar la forma apropiada de encabezamiento y elaborar las fichas secundarias y de referencia necesarias.

Reglas de Catalogación Españolas, basadas en las AACR2, recogen las normas de descripción bibliográfica y las completan con el estudio de los

puntos de acceso de los asientos bibliográficos y con las instrucciones para confeccionar los registros de fichas secundarias.

…. Catalogación descriptiva * Descripción: Presentación de los datos del documento en forma simple y segura con base a normas internacionales: RCA2, ISBD, MARC.RCA2 (2002): publicadas originalmente como RCA (1967) y son resultado de la unión de las Reglas para la Catalogación Descriptiva de la Biblioteca del Congreso (1947) y las elaboradas por la ALA (1949).ISBD (): herramienta para normalizar la forma y contenido de la descripción bibliográfica. Conjunto invariable en el orden de los elementos para la descripción (agrupados por áreas) y el uso único e invariable de la puntuación entre los elementos.MARC: Registro bibliográfico legible por computadora.

* A partir de abril de 2005, se implementan las Resource, Description and acces (RDA).

RDA Aplicable a recursos de todo tipo de contenido y soporteAdecuado a recursos electrónicos Adecuado a las nuevas tecnologías de información

RCAA2.. estructuraLa parte I consiste en 13 capítulos que tratan de las instrucciones relativas a la información

que describe el ítem que se está catalogando.

Capítulo 1. Reglas generales para la descripción. Contiene disposiciones amplias que se aplican a más de un tipo de materiales.

Capítulo 2. Libros, folletos y pliegos impresosCapítulo 3. Materiales cartográficos

Capítulo 4. ManuscritosCapítulo 5. Música

Capítulo 6. Grabaciones sonorasCapítulo 7. Películas y videograbaciones

Capítulo 8. Materiales gráficosCapítulo 9. Archivos de computador

Capítulo 10. Artefactos tridimensionales y realiaCapítulo 11. Micro formas

Capítulo 12. Publicaciones seriadasCapítulo 13. Análisis. Las reglas de este capítulo ofrecen varias maneras de llevar a cabo el

análisis para preparar un registro bibliográfico. 

Cada uno de estos capítulos debe ser usado junto con el capítulo 1, puesto que generalmente contienen sólo las disposiciones que son adiciones o excepciones a dicho

capítulo general.

RCAA2.. estructuraLa Parte II contiene los capítulos que se relacionan con la determinación y

establecimiento de los encabezamientos (puntos de acceso) bajo los cuales la información descriptiva se presenta a los usuarios del catálogo; y de la

elaboración de las referencias que se hacen a esos encabezamientos. 

Capítulo 21. Elección de los puntos de acceso.Capítulo 22. Encabezamientos de personas.

Capítulo 23. Nombres geográficos.Capítulo 24. Encabezamientos de entidades corporativas.

Capítulo 25. Títulos uniformesCapítulo 26. Referencias.

 El sistema de numeración de las AACR2 es de la siguiente manera: cada

capítulo comienza una nueva secuencia de números desde “1”. En esta forma las reglas aparecen citadas con el número del capítulo, por ejemplo, “21.27 A”

para la cita del inciso A de la regla 27 del capítulo 21. Los capítulo 1-13 integran la Parte I y los capítulos 21-26 la Parte II. Los números 14-20 han

sido omitidos con objeto de dejar espacio para la expansión de las reglas (por ejemplo, otro capítulo para alguna forma nueva de material no impreso).

…. RCAA2Las RCAA2 contienen especificación relativa a tres niveles de

descripción, los cuales permiten tener flexibilidad en la realización de la catalogación, puesto que prescriben un asiento acorde con los estándares bibliográficos, pero al mismo tiempo permiten que

algunos materiales sean descritos con mayor detalle que otros, según la necesidad de la biblioteca.

Al recomendar tres niveles de descripción incluyen en cada uno de ellos, los elementos que las bibliotecas deben registrar como mínimo al escoger un nivel de descripción determinado. La elección del nivel

de descripción se basa en el propósito del catálogo para el cual se elabora el asiento.

* El segundo nivel de descripción es pertinente para las bibliotecas escolares y especializadas

Los tres niveles de descripción dentro de las reglas de catalogación RCAA2:

Primer nivel: Título propiamente dicho /primera mención de responsabilidad, si es diferente del encabezado de entrada principal en forma o en número o si no hubiera entrada principal. - Mención de edición. - Detalles específicos del material. - Primera editorial, fecha de publicación. - Extensión del material. - Nota(s). - Número estándar.

Segundo nivel: Título propiamente dicho [designación general del material] - Título paralelo : otra información sobre el título / Primera mención de responsabilidad ; cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. - Mención de edición - primera mención de responsabilidad relacionada con la edición. - Detalles específicos del material. - Primer lugar de publicación : Primera editorial, fecha de publicación. - Extensión del material : otros detalles físicos ; dimensiones. - (Título propiamente dicho de la serie / Mención de responsabilidad relacionada con la serie, ISSN de la serie ; numeración dentro de la serie. Título de la serie, ISSN de la subserie ; numeración dentro de la subserie). - Nota(s). - Número estándar.

Tercer nivel : No existe representación esquemática. Se deben incluir todos los elementos descritos en las reglas de catalogación que puedan ser aplicados a la obra que está siendo catalogada

Segundo nivel de descripción Título propiamente dicho [designación general del material] = Título Paralelo : otra información del título / primera mención de responsabilidad ; cada mención subsiguiente de responsabilidad. -- Mención de Edición / primera mención de responsabilidad relacionada a la edición. -- Detalles específicos del material (o tipo de publicación). -- Primer lugar de publicación, etc. : primera casa publicadora , etc., fecha de publicación, etc. Número de páginas : otros detalles físicos ; dimensiones. -- (Título de la serie / mención de responsabilidad relacionada a la serie, ISSN de la serie ; numeración dentro de la serie. Título de la subserie, ISSN de las subserie ; numeración dentro de la subserie). Nota(s). Número Normalizado : términos de disponibilidad

Tipos de materiales no libros

Fuentes de información para la descripción

Las fuentes son las partes del documento de donde se toman los elementos para hacer la descripción del mismo

 El documento que más habitualmente se describe es la monografía, la figura muestra las partes en la que se estructura y que desde el punto de vista del

análisis formal, son necesarias para extraer la información para su descripción.

Fuentes de información para la descripción

La Fuente principal de información es la portada o la parte de la publicación que la sustituya. Si la publicación carece de portada se sustituirá por aquella parte de la publicación que contenga más información. Puede ser la cubierta,

la anteportada, la cabecera del texto o el colofón.Si un dato se toma de fuera de la fuente de información prescrita para el área

se indica entre corchetes […]

Documento Fuente principal de información

Libros, manuscritos, música impresa Portada

Discos Etiqueta

Materiales gráficos y cartográficos

tridimensionales, realia.

Objeto en si, incluyendo etiquetas fijas o cajas

que los contienen.

Título del recuadro

Películas o videograbaciones, cintas de casete El documento en sí

Archivos de computador Título de pantalla

Gracias!!

Selección de puntos de acceso Los puntos de acceso son nombres, términos o signos por los que

se identifica y se localiza un asiento o registro bibliográfico. 

Con el fin de localizar el asiento o el registro bibliográfico correspondientes a la descripción de un documento (en entornos manuales o automatizados), se determinan los puntos de acceso. En los entornos manuales a la descripción bibliográfica, se le ha

llamado encabezamiento (principal o secundario). El encabezamiento sería, por lo tanto, la forma normalizada, entre

todas las posibles, en la que pueden presentarse un mismo punto de acceso.

 En la actualidad, con el uso generalizado de los entornos

automatizados, no tiene ya sentido hablar de encabezamiento, sino de entrada (o asiento) principal o secundaria

Selección de puntos de acceso Asiento principal: Punto de acceso que se le asigna a un documento para

identificarlo (autor, título)Asientos secundarios, otros puntos de acceso que permiten localizar el

documento en el catálogo (coautores, traductores, compiladores, descriptores, etc)

Registro Bibliográfico El registro bibliográfico es la representación de un documento mediante una serie de datos descriptivos establecidos por normas internacionales. Estos datos permiten identificar el documento y establecer puntos de acceso para su posterior recuperación de entre un conjunto de registros del mismo tipo.

Registro BibliográficoEl registro es el conjunto de datos, integrado por los elementos, las áreas, la

puntuación que dan información sobre la descripción bibliográfica y el contenido intelectual de un documento.

Un registro bibliográfico es la unidad de un catálogo o de una base de datos que describe e identifica un documento. El registro cuenta según las reglas de

catalogación con 8 áreas: 

1) Área del título y de la mención de responsabilidad2) Área de la edición

3) Área de los detalles específicos del material (o tipo de publicación)4) Área de la publicación, distribución, etc.

5) Área de la descripción física6) Área de la serie

7) Área de las notas8) Área del número normalizado y de las condiciones de disponibilidad

Registro BibliográficoUn registro puede tener una descripción del ítem, el asiento principal y los asientos

secundarios, los encabezamientos de materia y la clasificación o signatura topográfica.

1) Descripción:.: descripción bibliográfica de los materiales mediante la aplicación de las Reglas de Catalogación Angloamericanas :el título, la mención de responsabilidad,

la mención de edición, los detalles específicos del material, la información sobre la publicación, la descripción física, la serie, las notas y los números normalizados.

2) Asiento principal y asientos secundarios: Las RCAA2 contienen también reglas para determinar cuáles serán los "puntos de acceso" a la información del registro (a

los cuales llamamos habitualmente "asientos principales" y "asientos secundarios"); y para establecer la forma que éstos adoptarán. Los puntos de acceso son los puntos de

recuperación de datos en el catálogo de la biblioteca que los usuarios necesitarán buscar para localizar los materiales.

3) Encabezamientos de materia (asientos secundarios temáticos): Se usa la lista de Sears (Sears List of Subject Headings), la Lista de Encabezamientos de la Biblioteca del Congreso (LCSH) u otras listas normalizadas de encabezamientos de materia, para

seleccionar los encabezamientos bajo los cuales se asienta cada ítem. 4) Signatura topográfica: Se utiliza los esquemas de clasificación del Sistema

Decimal de Dewey o de la Biblioteca del Congreso (LC) para seleccionar la signatura topográfica de un ítem. El propósito de dicha signatura es colocar juntos en los

estantes los materiales sobre un mismo tema.

Pasos para describir un documento

1. Reconocimiento del documento realizando un estudio analítico descriptivo

2. Elección de la norma correcta que ha de aplicarse según el tipo de documento a describir

3. Identificación de los elementos que lo componen según las fuentes de información del soporte analizado. Comprobar que el documento conste

de todas las áreas que deben describirse4. Decidir el nivel (profundidad) de la descripción a realizar que va a depender de la unidad de información, de las necesidades de los usuarios

y el criterio del analista según el documento descripto. Como resultado se pueden obtener tres niveles de descripción, del más simple que tendrá únicamente en sus áreas los elementos imprescindibles para identificar

el documento; al más complejo, en el cual se amplia el nivel de profundidad del análisis al añadir elementos a cada área dentro de los

permitidos para ella. 5. Realizar la descripción de acuerdo a la norma para el soporte que se

analiza y según el nivel elegido6. Verificar la descripción obtenida

Pasos para describir un documento

Para el catalogador, el registro bibliográfico ha de contener suficiente información como para saber si el documento que tiene en sus manos ya ha

sido descrito o si se encuentra ante uno distinto.

El nivel de detalle, es decir, la información que se va a incluir en un registro bibliográfico para permitir su identificación e informar sobre su contenido,

vendrá determinado por la política de gestión de la colección, el tratamiento y las normas (AACR2, REC, etc.) seguidas en las organizaciones.

En cuanto al formato, destacamos los más utilizados a escala internacional:el ISBD, para la generación de catálogos manuales o en papel y en formato

legible por máquina, y el MARC 21, para la generación de catálogos automatizados.

Catalogación automatizadaSupone la aceptación del formato MARC, cuyo propósito es ofrecer un formato normalizado para la comunicación e intercambio de información, que permite

importar registros de bases de datos en cd-rom, compartir la catalogación, acceder a catálogos colectivos.

Cada asiento bibliográfico de un catálogo automatizado está compuesto por campos y subcampos. Cada formato utiliza etiquetas de campo, que a su vez, se

dividen en varios subcampos de manera que se pueden identificar muchos elementos de información.

Las etiquetas que preceden cada campo son los elementos que permiten recuperar registros. El número de campos contenido en cada registro varía en

función de las necesidades de cada biblioteca.

MARC 21Un registro MARC es un registro catalográfico legible por máquina (MAchine-

Readable Cataloging). 

MARC 21: La Biblioteca del Congreso de Washington sirve como repositorio oficial de las publicaciones de los Estados Unidos de América y constituye una fuente

primaria de registros catalográficos de publicaciones de los Estados Unidos y de publicaciones internacionales. Cuando la Biblioteca del Congreso comenzó a usar computadoras en la década de los sesenta, desarrolló el Formato LC MARC, como un sistema de aplicación de números, letras y símbolos en registros catalográficos que permitiera marcar diversos tipos de información. El formato original LCMARC se transformó en MARC 21 y ha llegado a ser la norma utilizada por la mayoría de los sistemas bibliotecarios automatizados. El formato bibliográfico MARC 21 (asi

como su documentación oficial) es preservado por la Biblioteca del Congreso; y se publica bajo el título MARC 21 Format for Bibliographic Data.

 La decisión de utilizar MARC hace posible que las bibliotecas obtengan información

catalográfica previsible y confiable. Permiten también que las bibliotecas reemplacen un sistema por otro con la seguridad de que sus datos continuarán

siendo compatibles. 

ISBD (International Standard Bibliographic Description).

La ISO (Organización Internacional para la Normalización); FID (Federación Internacional de Documentación) y en 1966 la LC (Biblioteca del Congreso)

desarrolló un paquete (proyecto MARC)para automatizar la catalogación.

La ISBD surgió ante la necesidad de normalizar la descripción bibliográfica. La primera que se publicó fue en 1971 y a lo largo del tiempo han ido apareciendo

otras normas en función de cada tipología documental.

Las diferentes ISBD han servido como marco de referencia para los redactores de las diferentes normas de catalogación elaboradas por las agencias nacionales de

cada país.

La ISBD determina la forma y el contenido de la descripción bibliográfica, especifica los elementos que debe contener, su orden de presentación y la

puntuación que los delimita.

ISBDLos elementos descriptivos, según la ISBD, se agrupan en

ocho zonas o áreas:

• Área 1: Título y mención de responsabilidad.• Área 2: Edición.

• Área 3: Datos específicos del material o del tipo de publicación.

• Área 4: Publicación, distribución, etc.• Área 5: Descripción física.

• Área 6: Colección.• Área 7. Notas.

• Área 8. Número normalizado (ISBN, ISSN).

ISBDISBD ( claves por grupos especializados:

ISBD (M) : librosISBD (S) : seriadas

ISBD (NBM) : material no libroISBD (CM) : material cartográfico

ISBD (G) : normas generalesISBD (PM) : música impresaISBD (OB) : libros antiguos

MARC y ISBD

Para entender la correspondencia de formatos, puesto que el MARC 21 está basado en las normas ISBD, se

muestra la tabla siguiente: 

Gracias!!