aula4 comunicação aula_5_relatórios_atas_ctb_adm

• AULA 4• 4. Comunicação interna e interpessoal nas

organizações• 4.1 O que é comunicação organizacional? • 4.2 Tipos de comunicação• 4.3 - Objetivos da comunicação nas empresas• 4.4- Comunicação Interpessoal • 4.5 – Formas de comunicação • 4.6 - Uma comunicação nada eficaz• 4.7 - A informação com meio facilitador da

comunicação Blog:programamaranhaoprofissional.blogspot.com.br

COORDENAÇÃO URE SÃO JOÃO DOS PATOS: WALTER ALENCAR DE SOUSAUNIVIMA - QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL

Professor Aldeir Lopes

UNIVIMA - QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL


COORDENAÇÃO URE SÃO JOÃO DOS PATOS: WALTER ALENCAR DE SOUSA

Blog:programamaranhaoprofissional.blogspot.com.br

COMUNICAÇÃO INTERNA E INTERPESSOAL NAS ORGANIZAÇÕES

• Dentro das empresas a comunicação toma várias direções de acordo com os objetivos que se quer alcançar, estes objetivos determinam que ferramentas serão utilizadas.





TIPOS DE COMUNICAÇÃO•A comunicação se divide em: comunicação

verbal e comunicação não verbal.•A COMUNICAÇÃO VERBAL

envolve participação, transmissão e trocas de conhecimento e experiências.





• A comunicação verbal pode ser: INTERNA, quando o processo acontece dentro da empresa e EXTERNA, quando o processo ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo entre a própria empresa e funcionários ou instituições e pessoas de fora da empresa





Quanto à transmissão da mensagem, a comunicação ocorre de duas formas: ORAL e ESCRITA.





COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL

O propósito deste tipo de informação é exprimir sentimentos sem usar a palavra. Exemplo: balançar a cabeça para indicar um “sim”, levantar o polegar para indicar que está tudo bem.





Muitas vezes, a comunicação não acontece de forma eficaz em virtude da falta de habilidade do emissor e/ou receptor, constituindo-se verdadeiras barreiras.


Professor Aldeir Lopes Blog:programamaranhaoprofissional.blogspot.com.br


COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL•É a maneira como você se comunica e se

relaciona com as pessoas à sua volta.•A forma como você reage às pessoas, como

você interage com elas, suas emoções, ações e atitudes




• A comunicação interpessoal é o processo de criação de relações sociais entre pelo menos duas pessoas que participam num processo de interação.





•A comunicação interpessoal, pode ser definida como o processo pelo qual a informação é trocada e entendida por duas ou mais pessoas, normalmente com o intuito de motivar ou influenciar o comportamento





FORMAS DE COMUNICAÇÃO

Veículos utilizados pela comunicação interna

Relatórios – Circulares – Boletins – Atas – Ofício – Memorando – Carta - E-mail





ATIVIDADES

1 - Comente cada afirmativa abaixo, destacando se as mesmas são verdadeiras ou falsas.

(a) A comunicação interpessoal é o processo de criação de relações sociais onde uma pessoa sozinha é responsável pelo bom andamento dos processos da empresa.

(b) Nos processos de relações interpessoais que acontecem no interior das organizações, a comunicação figura como uma importante estratégia de gestão




programamaranhaoprofissional.blogspot.com.br

1 - Comente cada afirmativa abaixo, destacando se as mesmas são verdadeiras ou falsas.

(c) Comunicação interpessoal é a maneira como você se comunica e se relaciona com as pessoas à sua volta.

(d) Não basta uma equipe ser formada de ótimos profissionais, estar motivada se não houver uma boa comunicação interpessoal





2 - O que pode fazer a comunicação não ser eficaz?

3 - Qual o principal objetivos da comunicação?

4 - No processo de comunicação, qual a etapa da mesma que revela que de fato a comunicação aconteceu? É a mensagem, o receptor, o canal ou o feedback?





5 - Qual é o emissor, código, mensagem, canal e receptor ...





Emissor:local privado. Receptor: fumantes de cigarroCanal: método visual Código: linguagem verbalMensagem: advertência contra o uso de cigarro em local privado





Aula 5

FORMAS DE COMUNICAÇÃO

Veículos utilizados pela comunicação interna dentro de uma empresa

Relatórios – Circulares – Boletins – Atas – Ofício – Memorando – Carta - E-mail





Veículos utilizados pela comunicação interna dentro de uma empresa.

•Relatórios- são utilizados para o acompanhamento de alguns processos organizacionais, tendo uma certa periodicidade para sua elaboração, sendo necessária a avaliação de seus dados.





• É uma maneira eficaz de manter o público interno bem informado. É um instrumento flexível, que oferece amplas possibilidades de exposição, tanto pelo volume, quanto pela apresentação gráfica, com a possibilidade do uso de imagens, gráficos e tabelas, o que facilita a compreensão.

• Tem a finalidade de “prestar contas”, de maneira simples, das atividades realizadas pela instituição.





• Atas - É o registro dos assuntos que foram tratados em uma reunião.

• Normalmente após a redação da ata a mesma é copiada em um livro apropriado, só para esse fim, porque ela será lida no início da próxima reunião e deverá ser assinada por todos os membros nela citados como presentes.





• Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes





• Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página.





• As características básicas da formatação de atas são:

• Texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens - ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;





• Números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;

• Sem emprego de abreviaturas ou siglas;• Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;• Todos os verbos descritivos de ações da

reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu...);





• Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o "digo", como no exemplo: "(...) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (...)".





• Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: "Em tempo: onde consta 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de matéria-prima‘.”

• Veja a seguir um modelo de texto de ata.





•Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou 'vinte mil unidades de matéria-prima', leia-se 'trinta mil unidades de matéria-prima'. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.





• ATENÇÃO• O essencial é lembrar que a ata não é uma

transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião.





• Circulares– Tem um formato e tamanho menor que os relatórios, as circulares são utilizadas para comunicar resultados de pesquisas, relatórios, ações que devem ser acompanhadas por seus respectivos responsáveis.







SECRETARIA DA FAZENDATESOURO DO ESTADO

São Luís, 17 de dezembro de 1998. CIRCULAR GERAL N° 58

Prorroga o prazo para pagamento da Taxa de Cooperação sobre Bovinos. O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, transmite as seguintes instruções: 1.0 - O prazo para pagamento da Taxa de Cooperação sobre Bovinos, fixado na Lei n° 4.948, de 28 de maio de 1998, fica prorrogado, no corrente exercício, até 30 de dezembro, nos termos da Lei n° 7.034, de 10 de dezembro de 1998, publicada no Diário Oficial da mesma data. 2.0 - Expirado o prazo estabelecido no item anterior, o pagamento só será admitido com os acréscimos previstos nos artigos 71 e 73 da Lei n° 6.537, de 27 de fevereiro de 1995, alterada pela de n° 7.027, de 25 de novembro de 1998.

Fulano de talDiretor-Geral

Publicado no D.O. de 21/12/98

MODELO DE CIRCULAR



Boletins– Os boletins podem conter matérias de interesse do público externo, dependendo do objetivo estabelecido para o mesmo.





• Memorando - É uma comunicação escrita, rápida e interna, somente para funcionários e operários. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício.

• É uma comunicação interna das empresas, utilizada entre os vários setores para encaminhar, solicitar, pedir, distribuir ora informações ou documentos, ora material ou relatórios etc.





• Carta - É um documento simples, pois nela podem aparecer a narração, a descrição, a reflexão ou o parecer dissertativo.

• O que determina a abordagem, a linguagem e os aspectos formais de uma carta é o m a que ela se destina: um amigo, um negócio, um interesse pessoal, uma pessoa amada, um familiar, um seção de jornal ou revista.





• Ofício - O ofício é uma correspondência oficial enviada a alguém, normalmente funcionário ou autoridade pública.

• E-mail – sistema de transmissão de informações que permite a comunicação entre pessoas por meio de serviço de correio eletrônico.





Vejamos Alguns modelos





1) Qual a finalidade do requerimento?

a) Encaminhar documentos.

b) Pedir empréstimos.

c) Efetuar solicitação a um órgão público.

d) Firmar contrato de prestação de serviços





2) Assinale a alternativa que corresponde corretamente às regras de como redigir um email:

a) Escrever tudo em negrito, redigir textos curtos.

b) Redigir textos curtos, evitar negrito e exagerar nas abreviações.

c) Evitar negrito e letras maiúsculas, nunca anexar arquivos.

d) Evitar usar abreviaturas que não estejam de acordo com a norma gramatical brasileira.


COORDENAÇÃO URE SÃO JOÃO DOS PATOS: WALTER ALENCAR DE SOUSAUNIVIMA - QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL


3) No caso de uma procuração o outorgante representa a pessoa que:

a) passa a procuração.

b) que recebe a procuração.

c) que reconhece a firma.

d) que pratica atos em nome de outros.





4) Indique a alternativa na qual os três instrumentos são considerados correspondência comercial:

a) Ofício, requerimento, telegrama.

b) Carta, memorando, e-mail de negócio.

c) Recibo, ofício, cartão postal.

d) E-mail, procuração, convite para bodas de ouro.


Blog:programamaranhaoprofissional.blogspot.com.brProfessor Aldeir Lopes


5) É uma comunicação escrita, rápida e interna, somente para funcionários e operários. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício.

a) ata

b) relatório

c) memorando

d) ofício





aula4 comunicação aula_5_relatórios_atas_ctb_adm

Education