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Aula 02

A Natureza de um Projeto

• Definição adotada pelo PMI — Project Management Institute (Instituto de Administração de Projetos):

“Um esforço temporário empreendido para criar um produto ou um serviço único”;

Implica um prazo limitado, uma data estipulada para conclusão e um resultado diferente daquele produzido no curso da rotina operacional.

O que constitui um projeto?

• A maioria dos projetos das civilizações antigas era relacionada ao poder, religião ou construção de grandes monumentos;

• O custo, significava muito pouco para os déspotas do passado, e o tempo, agora tão valioso e estreitamente ligado ao custo do projeto, era de importância secundária;

• Os projetos contemporâneos apresentam-se em muitas formas e tamanhos. Alguns são:

de curta duração, empreendimentos baratos que duram apenas alguns dias e necessitam de recursos mínimos;

Os projetos de hoje (1/2)

de médio ou longo prazo, podem apresentar empreendimentos ambiciosos que se estendem por muitos anos e exigem grandes recursos financeiros e materiais, altos níveis de habilidade técnica e científica e estruturas de administração complexas;

Os projetos de hoje (2/2)

• Todos os projetos apresentam as seguintes características comuns:

são empreendimentos independentes;

características comuns (1/3)

possuem propósito e objetivos distintos;


são de duração limitada.


• A maioria dos projetos também tem:

datas determinadas para início e conclusão;

recursos próprios incluindo financeiros e humanos;

administração e estrutura administrativa próprias.

• O trabalho em um projeto permanece separado das operações rotineiras embora seu resultado possa ser uma contribuição direta ao plano de longo prazo;

Perspectivas e objetivos

• A perspectiva do projeto é rigidamente definida, limitada por tempo e recursos, e os objetivos do projeto são mais específicos;

• A maioria das operações em curso é atrelada a objetivos em função do retorno sobre o investimento e a sobrevivência de longo prazo;

Os projetos de hoje


PROJETO ATIVIDADES CONTÍNUAS

Estabelecer um novo projeto Administrar um negócio consolidado

Instalar um sistema de plataforma de microondas

Fornecer instalações de controle de tráfego aéreo

Construir um novo porto marítimo Operar um terminal oceânico

Introdução de controle de estoques computadorizados

Administração rotineira de estoque

Desenvolver uma concessão para exploração de minério

Produção lucrativa de minério

Construir uma usina nuclear Fornecer suprimento constante de energia elétrica

Comparação entre as características das atividades em curso e as dos projetos


Rotinas contínuas, de longo prazo

Perspectivas e objetivos amplos relacionados à sobrevivência e/ou RSI delongo prazo

Planejamento de longo prazo dominante, estratégias e funções de longo prazo

Flexibilidade de estratégias, táticas e utilização de recursos

Decisões estruturadas, poucas restrições, perspectiva ampla

Projeto

Duração fixa

Perspectiva limitada/Objetivos precisos

Resultados de planejamento previsíveis e precisos

Controle dominante

Rotinas contínuas, de longo prazo

Perspectivas e objetivos amplos relacionados à sobrevivência e/ou RSI delongo prazo

Planejamento de longo prazo dominante, estratégias e funções de longo prazo

Flexibilidade de estratégias, táticas e utilização de recursos

Decisões estruturadas, poucas restrições, perspectiva ampla

Projeto

Duração fixa

Perspectiva limitada/Objetivos precisos

Resultados de planejamento previsíveis e precisos

Controle dominante

• Algumas características da Gestão de Projetos:

Simplicidade de projetos. O projeto possui metas e objetivos facilmente entendidos;

Clareza de propósito e escopo. O projeto pode ser descrito claramente em poucos termos: seus objetivos, escopo, limitações , recursos, administração, qualidade de resultados e etc;

Controle independente. O projeto pode ser protegido do mercado ou de outras flutuações que afetam operações rotineiras;

Facilidade de medição. O andamento do projeto pode ser medido por meio de sua comparação com metas e padrões definidos de desempenho;

Características e benefícios da gestão de projetos

Flexibilidade de emprego. A administração do projeto pode empregar ou cooptar especialistas e peritos de alto padrão por períodos limitados, sem prejudicar os arranjos de longo prazo na lotação de cargos;

Conduz à motivação e moral da equipe. A novidade e o interesse específico do trabalho do projeto é atraente às pessoas e leva à formação de equipes entusiásticas e automotivadas;

Sensibilidade ao estilo de administração e liderança. Embora às vezes capazes de autogestão, as equipes de especialistas automotivados reagem criticamente a certos estilos de liderança;


Útil ao desenvolvimento individual. Trabalhar com uma equipe de projeto eficiente favorece o desenvolvimento acelerado e a capacitação pessoal;

Favorece a descrição e a segurança. Os projetos podem ser protegidos de ação hostil ou atividade de informação para defesa, pesquisa, desenvolvimento de produtos sensíveis ao mercado ou de alto valor;

Mobilidade. Como entidades independentes, os projetos podem ser executados em locais remotos, países estrangeiros e assim por diante;

Facilidade de distribuição. A administração ou a condução de um projeto inteiro pode ficar livre de contrato, por exemplo, em um acordo BOT de construção, operação e transferência;


• Por conveniência, muitas vezes os projetos são classificados em termos de duração. As três mais comuns são:

Duração do projeto

Curto prazo Médio prazo Longo prazo

1 mês a 1 ano Até 2 anos Mais de 2 anos

Curto prazo Médio prazo Longo prazo

1 mês a 1 ano Até 2 anos Mais de 2 anos

Anos 0 1 2 3 4 5.......... 10

Projeto de capital, projetos comerciais e governamentais

• Os projetos de capital são empreendimentos normalmente grandes, com uma estrutura de administração formal que exige pesado investimento (normalmente mais de 10 milhões de dólares);

• Grandes projetos comerciais e governamentais geralmente são entregues a um ou mais empreiteiros que realizam pesquisas, desenvolvem e fornecem produtos ou serviços segundo especificações não rotineiras;

• Muitas organizações administram programas de projetos afins para realizar amplos objetivos gerais ou de longo alcance em um determinado campo;

• Certos programas apresentam-se na forma de uma série de projetos; outros podem ser projetos modulares autônomos;

Programas

Série de projetos

• Em setores diversos como comércio, aeronáutica, indústria farmacêutica, entre outros, as organizações administrarão uma série de projetos, cada um como uma etapa independente da realização de determinado objetivo final;

• Organizações que administram operações contínuas estão cada vez mais recorrendo ao uso de projetos para alcançar mudanças técnicas ou organizacionais;

Projetos múltiplos dentro das organizações

Transferência de tecnologia e projetos de administração do conhecimento

• Um rápido incremento na soma de conhecimentos, sua complexidade e valor resultaram em trabalho de projeto relacionado à administração do conhecimento em lugar de informações e dados;

Organizações de projetos múltiplos• Consultores e empreiteiros especializados no trabalho com projetos,

geralmente são estruturados como organizações de projetos múltiplos com um conjunto de know-how e recursos disponíveis para fornecer atendimento a proprietários de patrocinadores de projetos;

• A natureza de curto prazo da gestão de projetos exige aplicação especial, disciplina e técnica;

• A liderança e o desenvolvimento de equipes são ingredientes vitais da administração de projetos, mas, em termos da atividade do dia-a-dia, o planejamento e o controle ainda são dominantes;

Foco gerencial

Gestão de projetos na era da globalização

• A extensão e transferência de muitas operações para áreas com abundância de mão-de-obra barata têm resultado em projetos que envolvem uma combinação entre investimento, infra-estrutura, estabelecimento de novas instalações, transporte e treinamento de mão-de-obra sem experiência;

As características de um gerente de projetos

• O gerente é:

1. o centro em torno do qual gira toda a atividade;

2. o elo entre stakeholders internos e externos e as organizações;

3. regulador do progresso, velocidade, qualidade e custo;

4. líder e motivador pessoal do projeto;

5. comunicador e negociador em todas as coisas relacionadas ao projeto;

6. controlador de finanças e outros recursos.

As características de um gerente de projetos

• Principais habilidades empresariais — Turner (1997)

personalidade forte, enérgica, mas tolerante — diplomacia e defesa de causa devem ser traços marcantes;

inteligência com espírito independente;

habilidade comprovada em pelo menos um ramo de trabalho essencial ao projeto;

preferência por áreas de trabalho que estejam fora da sua experiência e habilidade para ver as coisas como um todo;

interesse e preocupação vitais em ver o projeto concluído;

habilidade para dirigir e delegar trabalho técnico;

tino comercial — procedimentos financeiros, contratuais/legais etc. — e dinamismo empreendedor;

energia e persistência.

• A fraude pode ser encontrada em uma diversidade de circunstâncias que resultam em ganho ilícito, como por exemplo:

o fracasso deliberado em cumprir a programação para aumentar a renda ou incorrer em pagamentos de multas;

a adulteração da quantidade ou qualidade de trabalho ou de materiais;

a sabotagem que conduz a taxas de multas para trabalho adicional;

exigências de propinas para evitar ações trabalhistas e etc.

• Um objetivo adicional do acompanhamento e avaliação cotidianos da atividade e qualidade é a prevenção da fraude;

• Mecanismos de controle devem ser concebidos e entendidos para salvaguardar tanto projeto como a integridade de seus participantes;

• Os controles não devem inibir a liberdade de ação do gerente;

Vulnerabilidade à fraude

• Especialistas em projetos não são limitados por idade, sexo ou nacionalidade;

• Homens e mulheres de todas as nacionalidades, alguns bem além da idade habitual para aposentadoria, têm sido recrutados quando se procura visão, talento e habilidade;

O ciclo de vida do projeto

• À medida que o projeto passa por uma série de fases, o montante cumulativo de recursos e tempo despendidos aumentará, e o prazo e recursos restantes diminuirão;

• A compreensão do ciclo de vida é importante para o sucesso na gestão de projetos, porque acontecimentos significativos ocorrem em progressão lógica e cada fase deve ser devidamente planejada e administrada;

A atividade de projeto e a igualdade de oportunidades

• O ciclo de vida também se torna um instrumento da qualidade.

• Isso se aplica à condução do projeto em si, já que as expectativas de qualidade são estabelecidas entre uma fase e outra, e aos seus deliverables ou produtos, onde o ciclo de vida fornece pontos de referência para confirmação da qualidade do produto;

• A correção de falhas de qualidade torna-se progressivamente dispendiosa à medida que o ciclo de vida avança;

Fases (estágios) do ciclo de vida do projeto

• As fases são:

1. conceituação;

2. planejamento;

3. implementação (execução);

4. conclusão.

O ciclo de vida e a qualidade do projeto

• Conceituação: É o ponto de partida, começando com a semente de uma idéia, uma consciência da necessidade ou um desejo de algum movimento ou melhoria importantes;

A proposta de projeto — A medida que a idéia se consolida, pode ser necessário buscar a aprovação de diretores ou outros grupos que de algum modo possam se afetados pelo projeto;

Em tais casos será preparada uma proposta de projeto, definindo justificativas, métodos propostos, custos e benefícios estimados e outros detalhes;

O estudo de viabilidade — Quando se obtém uma decisão favorável à ação, utilidade, viabilidade e risco são reexaminados mais minuciosamente, em geral com auxílio de um estudo de viabilidade estruturado;

Oferecerá recomendações sobre como o projeto deve continuar, a escala a forma que deverá assumir, seu escopo, duração, objetivo etc;


• Planejamento: As idéias sobre objetivos e alguns aspectos do plano devem agora ser revistos e os objetivos do projeto devem ser esclarecidos;

• A estrutura e a administração do projeto serão planejadas e, provavelmente, serão selecionados um gerente e uma equipe de especialistas;

Análises de progresso no ciclo de vida — Planos mestres proverão análises periódicas de progresso, estruturas de subordinação e a possibilidade de revisão;

Os programas de análise normalmente são baseados em: tempo e pontos estratégicos:

1. conclusão da fase de planejamento e, sendo o projeto executado por um consórcio ou empreiteiro, antes da assinatura do contrato;

2. durante a fase de implementação;3. próximo ao começo da fase de conclusão.


• Implementação: Este é um período de atividade concentrada, quando os planos são postos em operação. Cada atividade é monitorada, controlada e coordenada para alcançar os objetivos do projeto;

• A eficiência do trabalho estará diretamente associada à qualidade dos planos já formulados, à eficácia da administração, tecnologia, liderança e controle;

• Conclusão: Esta fase inclui a preparação para a conclusão e para entrega, atribuição de deveres e responsabilidades de acompanhamento;

• Em alguns casos pode haver uma avaliação posterior para calcular a continuidade dos efeitos do projeto depois que seus resultados estiverem em prática por um período razoável de tempo;


O ciclo de vida do projeto em relação ao tempo

O ciclo de vida do projeto, gastos cumulativos e recursosfinanceiros restantes

C P E T

Gastos cumulativos

Recursos não gastos

Tempo gasto

Tempo remanescente


• Todo projeto passa pelas quatro fases do ciclo de vida, mas projetos diferentes possuem curvas de ciclos de vida um pouco diferentes;

Comparações entre as características do ciclo de vida do projeto — desenvolvimento e construção no ramo farmacêutico

Comparação entre as características do ciclo de vida

• Seqüência típica de eventos durante o ciclo de vida do projeto

Proposta inicial

Estudo de viabilidade e risco

Conceito

Objetivos e plano mestre

Conclusão

Aceitação

Plano de atividades e de recursos

Exames dos contratos de recursos

Monitoração e controle da implementação

Análise e revisão do projeto

Entrega Avaliação e acompanha - mento

Fase de planejamento

Fase de implementação

Fase de conclusão

Fase conceitual

Comparação entre as características do ciclo de vida

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