aula 5 - a energia vital de um projeto

5/28/2018 Aula 5 - A Energia Vital de Um Projeto

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Gesto de Projetos

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A energia

Vital

de um projeto


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A energia vital de um projeto

Sumrio

A energia vital de um projeto Listando os recursosos sete grupos de recurso

A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno eaprovisionamento de recursos

Calculando as necessidades de recursos Quantidade? Quanto custar?

O recurso financeirouma estimativa aproximada

Planejamento concorrencial de recursos

O cronograma dos recursos

Controle de estoque

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Sumrio

Controle de estoque

Segurana e contabilidade do estoque

O custo do atraso na entrega

Tempo de resposta, ciclos do pedido e tempos de espera

Hedging Estudo de caso: o projeto de navegao area

Preciso das especificaes

Contratos para o fornecimento de recursos

Condies de pagamento

Equilibrando as alternativas

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Aula 5A energia vital de um projeto

Sumrio

Aprovisionamento de maquinrio e equipamentos

Decises sobre aluguel ou compra

Prevendo as necessidades da fora de trabalho

Etapas iniciais do planejamento da fora de trabalho

Balanceando as necessidades da fora de trabalho Assistncia do computador na programao da fora de

trabalho e outras necessidades de recursos

Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades de

mo-de-obra Levando em conta as condies locais e as caractersticas

da fora de trabalho

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Sucesso do projeto >> Recursos

>> Seu fornecimento > Sua administrao

Projeto >> Algo novo

Combinao nica de tipo, qualidade e volume de recursos

Projetos >> Precisam de/ou >> Energia vital > Recursos Recursos >> Capital, tecnologia, equipamentos, mo-de-

obra qualificada

Recursos necessrios >

Cuidadosamente escolhidos, aquisio planejada ecorretamente especificada

Disponvel quando necessrio >> Ser bem controlado

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Sucesso do projeto >> Recursos

Base da Adm Pjt >> Preciso, direo, tempo limitado

Importante prever e especificar necessidades do Pjt: corretos

Excesso de recursos > Prejudicial e provoca:

Desequilbrio, excesso de gastos, controle deficiente e fraude Recursos subdimensionados

Estrangulamento. Item essencial? >> Fracasso

Eficcia na administrao dos recursos

Prever itens menos bvios >>Podem ser aspectos cruciais noprocesso

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Andamento do projeto >> Decises de controle

Influenciadas pela disponibilidade e utilizao derecursos face a aspectos de custo, tempo e qualidade.

Etapa de planejamento

Definio das necessidades de recursos

Eliminar dificuldades possveis de ocorrncia no

desenrolar do projeto

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Listando os recursosGrupos de recursos

Dinheiro

Financiamento do projeto e atividades de apoio

Materiais

MP e produtos manufaturados

Mercadorias Bens manufaturados de diversos tipos

Maquinrio

Inclui equipamento >> Do projeto ou para o Pjt

Fora de trabalho Pessoas habilitadas >> Trabalhos especficos

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Administrao, profissionais e especialistas

Para administrao do projeto

Movimento Transporte de pessoal e material

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Projetos podem necessitar: De itens nicos

Recursos dominantes >> Devido a sua quantidade oucomplexidade tcnica

Escassez ou atraso na entrega >> Itens que sofundamentais resultar em atraso do projeto, aumento dosseus custos ou at em seu fracasso

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Funes de obteno de recursos incluem

Clculo das necessidades, quantidades e datas de entregasrequeridas pelo projeto

O que, quando e onde

Definio e confirmao de especificaes e qualidadestcnicas

Conferir / Confirmar os pedidos

Verificao da melhor forma de fornecimento, mtodo econdies de compra

Buscar a melhor opo para o projeto

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Contratao e acordo, preos e prazos

Entrega no momento certo

Organizao de transporte e armazenamento Receber e controlar

Confirmao de entregas

Quantidades, qualidade, condio etc

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Autorizaes de pagamento

Aps recebimento do produto / servio

Controle de uso, contabilidade e segurana dos depsitos Prevenir desvios

Eliminao de excedentes

Itens desnecessrios > Sem mais uso

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Calculando as necessidades de recursos

Qual a quantidade e quanto custar

Preldio: avaliar o escopo e os objetivos do projeto

Estudo da viabilidade >> Informaes sobre

Custos > Primeiros estudos > $$

Mtodos de operao, disponibilidade e fontes deabastecimento

Possveis vantagens de maquinrio X Mo-de-obra

Potenciais fornecedores

Possibilidade de oferta de cotaes Especificaes iniciais de equipamentos, bens e outros

servios

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O recurso financeirouma estimativa aproximada

Estimativa aproximada do custo total do projeto s seravaliada aps a disponibilidade de preos dos itensessenciais adicionada acrescida da fora de trabalho

Trabalhar com uma margem de capital

Adicionar ao projeto recurso a mais >> Cobrireventuais despesas

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Quando o projeto comea

Obteno da aprovao? Aps aprovao:

Atividades de planejamento

Conduo dos detalhes sobre cada necessidade de recurso

Os detalhes de especificaes Qualidade, disponibilidade, tempo de entrega,

transporte e armazenamento sero esclarecidos

Seleo dos fornecedores:

Convidados a participar >> Avaliados e oscontratos negociados

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Finanas e fluxo de caixa

Definio do quadro de material, maquinrio, mercadoriase mo-de-obra >> Necessidades financeiras passam a terum contorno mais ntido

Um exame das atividades do projeto >> Confirma asdespesas maiores e estimativas de finanas

Detalhamento >> Aumento da preciso dos custos

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O cronograma dos recursos

Conhecendo necessidades >> Definio de cronograma

Abordar cada item

Seu custo e data de entrega esperado

Cronograma ser atualizado medida que cada item requisitado, seu pedido encaminhado, entregue e pago.

Se custos subestimados >>

Compensados por economias realizadas em outros itens

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Controle de estoques

Possibilitar abastecimento eficiente

Objetivo: atender as necessidades de recursos materiais

Necessita saber:

Onde, quando e como fazer um pedido

Levantamento de necessidades Existe histrico? Possibilidade de uso de ferramentas?

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Controle de estoques >> Abastecimento eficiente

Grandes estoques: difcil controle > Envolvem variveis

Diversos usurios >> Alguns temporrios

Importante:

Regular os nveis de estoque

Conhecer o tempo de resposta operacional entre opedido

Garantir itens que so regularmente utilizados

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Segurana e contabilidade de estoques

Ativos fixos do projeto

Sujeitos perda e roubos

Efeitos

Perda de tempo administrativo na investigao

Substituio dos itens Possveis atrasos no cronograma

Administrao frouxa >> Conseqncias

Influncia no moral da equipe

Desmotivao

Desconfiana

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Segurana e contabilidade de estoques

Corrupo ou nepotismo

Desconfianas atraindo suspeitas

Incio da implementao do projeto

Definio clara sobre autoridade do gestor

Em relao a desembolsar fundos e firmar contratos decompra

Auditagens promovem

Transparncia da administrao

Benefcio aos funcionrios do projeto

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Atraso na entrega

Conseqncias

Quebra do cronograma

Fornecedores de recursos fundamentais

Cuidadosamente analisados

Observar Aspecto tcnico

Confiabilidade

Capacidade financeira e de desempenho

Responsabilidade s dos fornecedores?

rea financeira fez o pagamento previsto?

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Tempos de resposta

Tempo de resposta

Tempo total entre a transmisso do pedido original e omomento em que os bens so recebidos

Tempo de resposta administrativo

bens Tempo entre a definio da necessidade e orecebimento

Tempo de ciclo

Tempo que o fornecedor leva para obter ou produzir

Gerente do projeto Confirmar a capacidade do fornecedor em cumprir

contratos

Recesso X Aquecimento da economia

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Hedging

Aes desenvolvidas com o intuito minimizar riscos defixao de preos Negociao de padro monetrio

Compra a preos futuros

Tempo de resposta longo Pesados riscos nos custos >> Afetando projeto

Diminuio dos riscos dos preos:

Comprar os bens e armazen-los at que sejam

necessrios Contratar por um preo fixo

Contratar a compra em dlares norte-americanos ououtra unidade monetria estvel

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Especificao dos materiais >> Atender as necessidades

Qualidade

Preo

Prazo

Para os itens criticos do projeto prever Clusulas de penalidade

Obs: Proteo real contra atraso ou falha

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Para:

Os itens principais

Qualidade, local e data de entrega, especificaotcnica, preo, condio de pagamento

Todo o trabalho do contrato Qualidade, extenso, data de concluso e custo

Todo o suporte tcnico

Natureza extenso, qualidade e custo

Todos os postos-chave Durao do trabalho, responsabilidades, capacidade,

qualificaes, experincias e remunerao

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Para

Todo o treinamento para os funcionrios do projeto

Nmero de treinandos e padres mnimos dedesempenho

Padres de atendimento na manuteno para maquinrio eequipamento alugado ou com garantia de assistncia nocontrato

Especificao das condies de permanncia doequipamento

Padres mnimos de manuteno a serem fornecidos paramaquinrio ou equipamento comprado

Idem ao alugado

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Contrato para o fornecimento de recursos

Efetivados aps

Convite, tomada de preo ou concorrncia

Recomendvel buscar especialista em Direito

Prtica contratual em legislao alfandegria

Critrios para contratao Manifestao de inteno

Oferta e aceitao

Considerao

Forma de pagamento ou remunerao

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Critrios para contratao

Capacidade para contratar

Representante legal da empresa?

Realidade da inteno

Inexistencia de erros ou de coero Legalidade do propsito

Contrato destinado ao legal

Formalidades

Acordo deve seguir todos os requisitos formais legais

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Administrao Pblica

Seguir preceitos da Lei 8.666 que regula a aquisiopara o fornecimento de bens e servios para rgospblicos

Os contratos para fornecimento dos projetos se baseiam emduas proposies:

Preo global >> Por empreitada

Preo global com incentivo

Cost-plus >> Por administrao (Lei 8666 >> Veta)

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Caractersticas dos contratos

Contratos por preo global com incentivo

Variante do preo global

Partes concordam com:

Custo-alvo Lucro-alvo do contratado

Se custo for menor que o previsto

Contratato recebe bonificao

Se o custo extrapola o previsto

Diferena bancada pelo contratante e contratado

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Caractersticas dos contratos

Contratos por administrao

Reembolsa o contratado pelo trabalho efetuado

Lucro do contratado

Percentagem do custo total Concorrncia pode tomar menos tempo

Necessidades do projeto vagamente definidas

Evitar aumento de preos >> Monitoramento eficaz

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Equilibrando as alternativas

Avaliao das necessidades >> Atividade complexa

Possibilidades oferecidas

Mo de obra X Maquinrio

Aplicao de prticas em outros locais

Atividades que vislubram economia podem ser revestidasde mais gasto e perda de tempo

Analisar / estudar todas as variveis que envolvem oprojeto

Cultura, economia Poltica, seguranaetc

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Maquinrio e equipamentos

Decises entre custos de maquinrio e mo-de-obra exigem

informaes sobre: Custo inicial do equipamento

Durao da vida til

Valor estimado de revenda Custos de manuteno e reparo

Custos de operao de mquinas

Custos de mo-de-obra para a atividade

Custo de treinamento especial relativo mquina ou aomtodo

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Maquinrio e equipamentos

Decises entre custos de maquinrio e mo-de-obra exigem

informaes Estudos devem considerar

Qualidade do trabalho produzido pelas mquinas

Valor de revenda da mquina Diminuio de impostos >> Depreciao

Incentivos fiscais

Verificar ainda

Custo ao longo do ciclo de vida Utilizao do maquinrio em outros projetos

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Aluguel ou compra?

Aluguel pode ser atraente se a aquisio do equipamento

for muito cara Essas decises sero basedas:

Disponibilidade de fundos para compra

Custo do financiamentoda compra Aplicar $ ou adquirir equipamento

Vida til da mquina

Custo de possvel quebra e/ou manuteno

Valores atuais de pagamentos futuros Valor provvel de revenda do ativo quando o projeto

for concludo

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Prevendo as necessidades da fora de trabalho

Mo de obra >> Avaliar

Disponibilidade, qualidade e custo da fora de trabalho

Variaes entre regies

Objetivo do Gerente

Buscar melhor qualidade com a menor quantidade defora de trabalho

Prever tempo e dificuldades para

Recrutamento, testes, seleo e treinamento

Atentar para possveis acordos sindicais Tudo deve estar previsto no oramento do projeto

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Balanceando as necessidades da fora de trabalho

Reprogramar atividades >> Tarefas sequenciadas

Alocar mo-de-obra de acordo com a capacidade tcnica

Aproveitar os recursos humanos em outras frentes do

projeto Trocar tempo por mo de obra

Evitar a rotatividade da mo-de-obra

Diminuio de despesas adicionais ao projeto

Diminuio da necessidade de treinamento Diminuio da rotatividade >> Aumento da satisfao

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Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades demo-de-obra

Baseia-se na Lei de Wright ilustra a relao entrerepetio, velocidade e o modo pelo qual a produoaumenta com a prticaela aplicada para situaes onde

a velocidade de resultados fator importante.Seus efeitos podem ser observados em uma gama de tarefascientficas, escriturais e administrativas, em que afamiliaridade e a prtica resultam em reduo do tempo

exigido para uma atividade ou operao

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Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades demo-de-obra

Durao da aprendizagemTempo

Durao

daatividade

Produo

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Levando em conta as condies locais e caractersticas dafora de trabalho

Recrutamento apressado Sinnimo de dificuldades para o projeto

Conforme as caractersticas da localidade dever serformulado plano alternativo de modo a propiciar aosfuncionrios do projeto melhores condies de ambientao Habitao, assistncia mdica

Adiantamentos, recreao...etc

Se uma determinada especialidade ou categoria de fora detrabalho for empregada dever ser observada legislaoespecfica de maneira a preservar a integridade e preverseus custos

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Concluso

Recursos

Responsabilidades do gerente

Clculo das necessidades

Provimento dos meios

Cuidados com estoques

Caractersticas da localidade

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