aula 13 – 31/10/2013 antónio albano baptista moreira construÇao da cultura organizacional
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Aula 13 – 31/10/2013
António Albano Baptista Moreira
CONSTRUÇAO DA CULTURA
ORGANIZACIONAL
Aula 10 – 02/05/2011
Origens, aplicações da estrutura organizacional Evoluções da estrutura organizacionalMetodologia para o desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional Metodologia para avaliação da estrutura
organizacional
OBJETIVOS
Aula 10 – 02/05/2011
Origens, aplicações da estrutura organizacional Evoluções da estrutura organizacionalMetodologia para o desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional Metodologia para avaliação da estrutura
organizacional
OBJETIVOS
Ao final o que levaremos ?
ESTRUTURAORGANIZACIONAL
METODOLOGIA
Na internet ...
• Trabalho sobre estruturação do caso da Empresas de Informática
Deve fazer três análises para determinar a estrutura organizacional.
Análise da atividades;
Análise de decisões e
Análise das relações.
Estrutura Organizacional ideal :Qual é, qual será o negócio de nossa empresa?Etapas da definição da Estrutura Organizacional ideal:Etapa 1- Análise das AtividadesEtapa 2- Análise das DecisõesEtapa 3- Análise das RelaçõesAnálise das AtividadesProcura identificar as principais áreas de uma empresa, a saber:-Produção -Marketing-Engenharia -Contabilidade-Compras -Pessoal
Análise das DecisõesProcura identificar o modo como as decisões são tomadas:-Quais são as chances de sucesso?-Quem toma as decisões?-Quais áreas afetadas?-Quais os prazos possíveis?Análise das RelaçõesProcura identificar o Conteúdo das Informações envolvidas nas decisões e a inter-relação entre os diversos níveis afetados quando da tomada de decisões.
Etapas do processo de organização
Análise dos objetivos
Divisão do trabalho
Definição das responsabilidades
Definição dos níveis de autoridade
Desenho da estrutura organizacional
1 Análise dos objetivos, através da missão e estratégia 2 Divisão do trabalho
2.1 Identificação das Unidades de trabalho 2.2 Denominação das unidades de trabalho
3 Definição das responsabilidades Cargo, título descrição do cargo, perfil do ocupante
4 Autoridade 4.1 Hierarquia 4.2 Amplitude de controle 5 Estrutura organizacional e organograma 5.1 Desenho 5.2 Linha e assessoria 5.3 Critérios de departamentalização
Análise de Processos
Introdução
• Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização– Assegurar a fluidez
• Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário– Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia
• Objetivos:– Identificar a utilidade de cada etapa do processo– Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações
(passos)– Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam– Identificar necessidade de treinamento específico
• Utilizada ao definir novos sistemas para a organização
Estratégia para estudo de processos
• Escolha do processo a estudar– Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.)– Simples identificação não é suficiente (várias unidades)
• Coleta dos dados e representação gráfica– Uso de gráficos (fluxogramas)
• Análise dos métodos usados no processamento atual– Interação com outros processos (inclusive outras unidades)– Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)– Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação)
• Implantação do novo processo ou sistema• Manualização (confecção de manuais) do novo
processo
Processo visto como:um conjunto articulado de atividades para gerar
um resultado denominado produto (mercadoria ou serviço).
uma cadeia de atividades que produz um serviço.uma linha de produção para fabricar uma
mercadoria.
Usaremos para representarprocesso-chave de negócio
IMPORTANTE:Representa apenas as atividades realizadas PELA
EMPRESA.
NÃO DEVE REPRESENTAR:Atividade de ClienteAtividade de Fornecedor de Mercadoria (componentes)Atividade de Fornecedor de Serviço (terceirizado)Qualquer outra atividade externa à empresa (fiscal,
consultor, vizinho, etc.)
Processo-chave de negócio
IntroduçãoMovimentação de pessoas, papéis e informação na
organizaçãoAssegurar a fluidez
Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionárioManter dentro dos padrões de eficiência e eficácia
Objetivos:Identificar a utilidade de cada etapa do processoVerificar as vantagens em alterar a seqüência das
operações (passos)Adequar as operações (passos) às pessoas que as executamIdentificar necessidade de treinamento específico
Utilizada ao definir novos sistemas para a organização
Estratégia para estudo de processos
Escolha do processo a estudarIndicadores de problemas (queixas, filas, etc.)Simples identificação não é suficiente (várias unidades)
Coleta dos dados e representação gráficaUso de gráficos (fluxogramas)
Análise dos métodos usados no processamento atualInteração com outros processos (inclusive outras
unidades)Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)Modificações na seqüência dos passos (criação e
eliminação)Implantação do novo processo ou sistemaManualização (confecção de manuais) do novo processo
Importância da Análise Processos
Fluxograma (Flowchart)“Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.”
(OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)
Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operações e os envolvidos.
Também conhecido como:Carta de fluxo do processoGráfico de processamentoGráfico de seqüência
Fluxograma - Objetivos e VantagensObjetivos:
Padronizar a representação de métodos administrativosPermitir maior rapidez da descrição de métodos
administrativosFacilitar leitura e entendimentoMelhorar a análiseFacilitar localização e identificação dos pontos mais
importantesVantagens:
Levantamento e análise de qualquer método administrativoApresentação real do funcionamentoVisualização integrada de um método administrativo
RepercussõesUso de convenções e símbolos (facilita a leitura)
Fluxograma - AnáliseAlgumas perguntas que permitem analisar o processo:
Por que esta fase é necessária?Tem influência no resultado final da rotina analisada?
O que é feito nesta fase?Para que serve esta fase?
Onde esta fase deve ser feita?Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?
Quando esta fase deve ser feita?A seqüência está na ordem correta?
Quanto tempo dura a execução desta fase?Quem deve executar esta fase?
Há alguém mais bem qualificado para executá-la?Seria mais lógico que outra pessoa a executasse?
Como esta fase está sendo executada?
Técnicas e Tipos de FluxogramasRegra geral:
De cima para baixo, da esquerda para direitaObservar o cruzamento das linhas de fluxoRecomendável o papel quadriculadoAs operações podem ser numeradas de
forma seqüencial, para permitir referências ou comentários
Existem diversos tipos de fluxogramas:Fluxograma VerticalFluxograma SintéticoFluxograma de BlocosFluxograma EsqueletoFluxograma de Procedimentos
1. Início
2. Processo
3. Decisão 4
5
Fluxograma Vertical (Michael Addison)Também chamado de:
Folha de AnáliseFolha de Simplificação do TrabalhoDiagrama de Processo
É padronizado, pode ser usado formulário pré-impressoASME (American Society of Mechanical Engineers)
Preenchimento simplificado (não exige desenhos)Facilita o entendimentoMais utilizado em levantamentos de processos
Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor)Pode apresentar colunas extras com informações
adicionais (distância, tempo decorrido, etc.)
(CR
UZ,
Tad
eu -
2002
)
Fluxograma SintéticoRepresentação da seqüência dos vários passos (ou grupos
de passos) de um determinado processoRepresenta genericamente o processoNão há preocupação em identificar cargos, unidades ou
localização de cada atividadeIndicado quando:
É necessário o esboço do processo a ser estudadoÉ necessário apresentar o processo a pessoas pouco
acostumadas com fluxogramasO propósito é fazer apenas uma análise superficial do
processoPara decidir se vale a pena detalhá-loPara apresentar a pessoas que não o conhecem
profundamente
Fluxograma Sintético – Exemplo 1Processo de Recebimento de Matéria-prima
Recebe Transportadora
Testes de Qualidade no Laboratório
Devolve lote ao Fornecedor
Envia lote ao Depósito
Consulta Pedido de Compra
Fluxograma Sintético – Exemplo 2Processo de Adiantamento de Salário
Funcionário preenche a SAS
Verifica data-limite da SAS (dia
20)
Recusa SAS
Registra valor solicitado
Efetua pagamento
Envia SAS ao Setor de Pagamento
Legenda:SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário
Fluxograma de BlocosParecido com o Fluxograma Sintético, permite
maior detalhamento:É capaz de exibir os fluxos alternativosPermite estabelecer se o processo é positivo ou
negativoPossui uma maior variedade de símbolos (mais
versátil)É o mais utilizado pelas empresas
Usado no levantamento de processos existentesUsado na descrição de novos processos
Símbolos mais utilizados
(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002)
Fluxograma de Blocos – Exemplo 1Processo de Recebimento de Matéria-prima
Início
Recebe Notas Fiscais
Confere com o
Pedido de Compra
OK?
Envia amostras para o
Laboratório
Efetua Testes de Qualidade
Devolve lote ao Fornecedor
Envia lote ao Depósito
Aguarda novas entregas
OK?
Sim Sim
Não Não
Fluxograma de Blocos – Exemplo 2Processo de Adiantamento de Salário
Verifica data da SAS
2 anos
Antes do dia 20?
2
SAS1
Sim
Não
SAS1
SAS2
2
SAS1
SAS1
Registra valor
solicitado
SAS1
2 anos
Cheque
2Solicitação de Adiantamento
(SAS)
1
SAS2
SAS1
Cheque
Fim
Início
Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro
RecomendaçõesIdentifique, no início, que técnica de fluxograma irá utilizarSimplificar processos não é somente eliminar passosSeja detalhista no levantamento (cuide para não omitir nada)Os processos não são isolados, identifique os reflexosÉ útil vincular a Análise de Processos ao Estudo de LayoutManuais são decorrência da Análise de ProcessosExistem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas
MS-WindowsVisio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-
OfficeLinux
Kivio, DIA, OpenOffice.Org
O Fluxograma deve ser utilizado quando:
da implantação e/ou revisão de um sistema, de uma rotina, de formulários, de um método de trabalho;
do planejamento e análise de rotinas de trabalho, objetivando sua racionalização; do desenvolvimento de um estudo de lay-out;
do estudo de criação, racionalização e/ou extinção de formulários.
Recomendações Procurar eliminar passos para
simplificação da rotina.
A omissão do registro de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo.
Não esquecer que uma rotina não existe de forma compartimentada.
É conveniente vincular o estudo de rotina a um estudo de arranjo físico (lay-out) .
Simbologia a ser utilizada
EMISSÃO DE DOCUMENTO
12 3 DOCUMENTO COM MAIS DOCUMENTO COM MAIS
DE 1 VIADE 1 VIA
SETAIndica a direção do Fluxo
DOCUMENTODOCUMENTORepresenta a utilização
do documento.
OPERAÇÃO/AÇÃORepresenta as variedades de funções,
execução de uma ação específica.
Simbologia a ser utilizadaSimbologia a ser utilizada
DECISÃODECISÃOOperação de decisão.
Determina o caminho a seguir, entre os vários apresentados.
ARQUIVAMENTO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
CONECTORCONECTORRepresenta uma entrada ou saída em direção a outra entrada, em
outra parte do fluxo.
INÍCIO E FIM DO FLUXOINÍCIO E FIM DO FLUXO
Nome da atividade
Nome do executante
Indicador de executante da atividade (OPCIONAL)
Subprocesso:Nome do
subprocesso
Consideração prática:cada página deve conter
no máximo 7±2 símbolos gráficos
Caso contrário a legibilidade do fluxograma (flowchart) ou de qualquer outro modelo gráfico fica prejudicada.
Não
Sim
INÍCIO
DEFINIR O PROBLEMA
ANALISAR O PROBLEMA
DÁ PARA RESOL-VER
ACHAR SOLUÇÃO POSSÍVEL
RESOLVE
PLANEJAR SOLUÇÃO
IMPLANTAR
AVALIAR
FIM
REUNIR MAIS DADOS
GERAR ALTERNATIVA
Não
Sim
Fluxo - processo de compra
Efetua estudo de rotatividade dos produtos e comportamento do mercado.
Início
Relatório de disponibilidade
Contato com fornece-dores
Emite
Tomada de Preços
Pedido
Fim
Comprador
1
INÍCIO
FIM
Recebe Pedido
Vendedor
Fazer Produto
Recebe PagamentoTesouraria
Entrega Produto
Cliente recebeu
?SIM
NÃO1
1
não
Registrando Pedido
Obrigado
