Recursos humanos Ventas PED CobranzaPr

opós

ito

o Establecer el concepto básico de la Administración de Recursos Humanos y el alcance

o Definir el objetivo de la auditoria operacional de recursos humanos

o Señalar la metodología aplicable a esta revisión

o Ilustrar ejemplos de utilidad al informar de resultados.

o Establecer el concepto básico de la Operación de ventas y alcance

o Definir el objetivo de la auditoria operacional ventas, considerando el objetivo de la empresa y el enfoque de incrementar la eficiencia

o Señalar la metodología aplicable a esta revisión de ventas

o Ilustrar ejemplos de utilidad al informar de resultados.

o Establecer el concepto básico de

la Operación de PED y alcance o Definir el objetivo de la auditoria

operacional PED, considerando el objetivo de la empresa y el enfoque de incrementar la eficiencia

o Señalar la metodología aplicable a esta revisión de PED

o Ilustrar ejemplos de utilidad al informar de resultados.

o Establece el concepto básico y alcance de la operación de cobranza.

o Definir los objetivoso Señalar la metodología.o Resaltar aspectos importantes

que se deben considerar cuando se lleva a cabo el informe de la auditoria operacional de cobranzas

Conc

epto

y A

lcan

ce

Conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneración más adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados y de estos entre sí;Entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa.

Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos.

Es la unidad organizacional dentro de una empresa, se realizan actividades de proceso de datos, para producir información para la toma de decisiones y ejercer control de las operaciones de una empresa y se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso.

Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso de su crédito.Incluye la coordinación con los objetivos, políticas y actividades de la operación de otorgamiento de crédito.

Activ

idad

es1.- Contratación y despido del personal 2.- Administración de sueldos y salarios de sueldos y salarios 3.- Relaciones industriales 4.- Organización, capacitación y desarrollo5.- Servicio a empleados6.- Vigilancia del régimen legal

1. Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidos para ventas

2. Identificar las necesidades de los clientes

3. Conocer las características de sus competidores

4. Vigilar la correcta secuencia de ventas

5. Realizar promociones de ventas6. Preparar el pronóstico de ventas

1. La recepción y control de los documentos verificando que cumplan con requisitos.

2. El proceso de los datos mediante la operación, programación y control.

3. El manejo y control de archivos y programas de datos grabados en un medio legible por el equipo de PED y su actualización;

4. Conciliación de los datos incluidos en los reportes

5. La identificación y control de las transacciones erróneas detectadas y el seguimiento de su corrección y reincorporación al proceso;

6. El establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo y recuperación del equipo de PED, los archivos de datos, los programas y la documentación;

7. Conversión de sistemas manuales o mecánicos, el diseño, la preparación y prueba de programas;

8. El mantenimiento a los sistemas y programas existentes y el desarrollo, establecimiento y documentación de políticas, procedimientos y estándares relacionados con las actividades del centro

1. Adecuada coordinación con las operaciones afines.

2. La repercusión de las políticas de la cobranzas en otras de la empresa

3. El periodo de cobro sea el mínimo.

4. La cobranza se realice al menor costo posible.

5. Las cuentas incobrables sean las mínimas.

6. Promover las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes

7. La rotación de las CxC se aproxime al promedio de crédito concedido a los clientes.

Obj

etivo

Examinar críticamente, las actividades, subactividades para definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo

Examinar aspectos administrativos de las operaciones de ventas para detectar problemas o deficiencias en los controles o en su realización

Examinar cada una de las actividades con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo la operación.

Promover la eficiencia de las actividades que integran esta operación

Fam

iliar

izac

ión

Con la administración de RH a través del estudio de :o Los problemas especiales

inherentes al ramo de la actividades económica

o La infraestructura establecida o Los antecedentes respecto de

deficiencias habidas, a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores externos o consultores.

ESTUDIO AMBIENTAL Importancia en materia de costos, representa el personal de la empresa. Manejo del personal Programas del establecidos Políticas por la alta gerencia Filosofía de la gerencia Administración de recursos

humanos.

VISITA A LAS INSTALACIONES Relaciones entre jefes y

subordinados. El visitante deberá ser

imparcial y no tener conflicto de interese

Debe haber una planificación previa

Mantener una postura de respeto, pero abierta al dialogo con las autoridades.

Portar consigo la orden de visita

Apariencia de la salubridad de las instalaciones.

Con el entorno político, económico, social y legal, sus objetivos, políticas, estructura orgánica, sistemas, procedimientos.Investigando:o Los productos que vende,

mercados que surte, competidores, porción del mercado que absorbe, etc.

o Las características de los productos

o La política para la determinación de precios

o La política de créditoo La política de publicidado Los clientes importantes

VISITA A LAS INSTALACIONES Inspección de las instalaciones del departamento y de los demás vinculados:ComprasProducciónPublicidadFacturaciónAlmacenajeCrédito y cobranza

Familiarización con el estudio de:

La estructura de la organización del centro de PED y su ubicación dentro de la organización general.

Los planes a corto y largo plazo y su coordinación con los planes y objetivos generales de la empresa;

Los manuales de políticas y procedimientos de las actividades desarrolladas en el centro de PED;

Los informes de revisiones efectuadas por auditores internos y externos;

Los antecedentes del centro de PED en relación a su origen, desarrollo, equipo de proceso de datos original y sus modificaciones.

Los estados financieros de la empresa y el impacto que tienen los costos y gastos.

VISITA A LAS INSTALACIONESHacer observaciones sobre: Los controles y aparatos para

conservar la temperatura y el grado de humedad del equipo de cómputo

Lo adecuado de su ubicación y de la distribución de las áreas de trabajo

Las medidas establecidas para la detección y contención de incendios

Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados.

Las condiciones ambientales El orden y limpieza del equipo y

de la documentación.

Familiarización con el estudio de:

Estructura y organización del Depto. de Cobranzas

Ubicación organizacional de las áreas de crédito, embarques y caja.

Relaciones de Ventas y Contabilidad

Objetivos, políticas y sistemas de las áreas relacionadas.

VISITAS A LAS INSTALACIONES

De los departamentos de Crédito y Cobranzas, facturación, embarques y caja.

Anál

isis

Se analiza la información y examina la documentación relativa para evaluar su efectividad.

El auditor deben cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen en el menor tiempo necesario, obtenga información trascendental para su opinión

Analizar la información sobre ventas: interna y externaTipos de análisis

o Por productoso Por áreaso Por canales de distribucióno Por clienteso Por tipo de consumidor

El auditor deberá obtener y analizar objetivamente la siguiente información:• Presupuesto de gastos del PED

contra los gastos reales.• Estadísticas del tiempo extra

trabajado.• Reportes de recepción de

documentos fuente que incluyan información.

• Estadísticas sobre la captura de datos fuente.

• Estadísticas de uso de unidad central de proceso y del equipo periférico.

• Reportes de tiempo incurrido y grado de avance comparados contra presupuestos.

• Estadísticas de ocupación del personal, mostrando tiempo productivo, de entrenamiento, rotación, etc.

Análisis de la información financiera y operativa.

• Obtención de la información que se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situación operacional.

• La utilización de cuadros comparativos con ejercicios anteriores o empresas similares.

Entr

evis

tas

o Planear las entrevistas necesarias

o Desarrollar cuestionarios y seleccionar técnicas de encuesta apropiadas

o Efectuar las entrevistas a todos los niveles de la organización.

Consiste en la elaboración de guías de entrevista y cuestionarios que permitan conocer cómo se realiza la operación del ares de ventas.Interna a:

Responsables de la ejecución de ventas

Departamentos relacionados a ventas

Para verificar la correcta aplicación de las políticas de la empresa.

Externa: Clientes Agencias de publicidad Otros relacionados con el área de

ventas Comisionistas.

• Planear las entrevistas para obtener información de políticas y procedimientos.

• Usar cuestionarios como guía para obtener información sobre el PED

• Efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente.

Abarcando los siguientes grupos:• Personal que trabaja en el centro

de PED • Directivos de la empresa • Usuarios de los servicios de PED• Auditores internos y externos • Personal de organización y

métodos manuales

• Elaboración de guías de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer cómo se realiza la operación de cobranza.

• Deben ser efectuadas al personal que efectúala operación de cobranza: VENTASAl responsable del área y a los agentes vendedores EMBARQUESConocer la oportunidad con que se realizan los embarques y los controles establecidos. CONTABILIDADControles de las cuentas de clientes SERVICIO AL CLIENTEConocer quejas que afecten la cobranza

Met

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1.- Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su funcionalidad2.- Precisar los responsables de la operación de ventas tienen presentes los objetivos a lograr3.- Verificación de la existencia de presupuestos detallados de ventas que sirvan de base para preparar los demás presupuestos4.- Verificación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos les informen sobre las causas de desviaciones, su justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto.5.- Determinación del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importantes seleccionar un periodo a analizar

1. Descripción de puestos.2. Evaluaciones periódicas a la

actuación del personal del centro de PED.

3. Programas de entrenamiento para el personal del centro de PED y los usuarios.

4. Estudios de viabilidad para 5. Manuales de estándares de

análisis, diseño y documentación de sistemas, de programación y de operación.

6. Documentación de algunos sistemas importantes.

7. Registros de flujo de documentación y datos dentro del PED.

8. Registro de datos erróneos y datos sobre su corrección

Deberá analizar: Formatos Archivos Registros Informes

Es conveniente elaborar un diagrama general de la operación y diagramas detallados de las actividades:

- Control de documentos- Cobranza local- Cobranza foránea- Notas de cargo y crédito- Informes de cobranzas- Actividades conexas

Dia

gnos

tico

Dis

cusi

ón d

el b

orra

dor Discutir el borrador con los

implicados para asegurarse de que sean hallazgos reales, que los involucrados coincidan con su existencia.

Discusión de las recomendaciones con los interesados.

Debe discutirse con los involucrados el informe con el objeto de:1- Asegurarse de que se tratan de hallazgos reales.2-Que coincidan con la existencia.3-Con el fin de que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnostico con la alta dirección.

Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar la interpretación del auditor y hacer partícipe a los afectados en la labor creativa

Info

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• No se encuentra con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad) del personal.

• La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.

• Existe un grave problema de comunicación entre jefes y subordinados que hace peligrar la productividad y buena marcha de la empresa.

• La capacitación y desarrollo de la gerencia media prácticamente no existe.

• La filosofía para manejar personal, dada la alta rotación habida, es inadecuada.

Ejemplos de resultadosFalta de definición de objetivos para la operación y carencia de políticas; incumplimiento con objetivos y políticas ; falta de vigenciaFallasen la estructura orgánica del departamento de ventasDescoordinación con otros departamentosDesconocimiento del mercado y de la competenciaAusencia de estudios de mercado en el lanzamiento de nuevos productos.

No se prepara un programa diario para la utilización del computador.

No existen estándares para la documentación del desarrollo de sistemas y sus modificaciones.

Falta de metodología para la administración del desarrollo de sistemas.

Tiempo de reproceso excesivos.

Reportes no utilizados

• Sugerencias para motivación personal

• Observaciones para reducir los riesgos de la operación de cobranza

• Comentarios sobre estudios realizar

• Recomendación de carácter fiscal

INFORME

a) Discusión del borrador con los involucrados: Se trata de hallazgos reales y los involucrados coinciden con su existencia como se describe en el borrador.b) Informe definitivo

Importancia y conceptoMostrar objetivamente, los problemas detectados de la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales establecidos. El informe debe ser ágil y orientado a la acción.Cuantificarse el efecto de los problemas existentes.

Estructura

a) Alcance y limitaciones del trabajo: breve e identificarse los objetivos, operaciones sujetas a examen; criterio de prioridades establecido, limitaciones, participación de otros profesionales

b) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional: Resumen jerarquizado donde se resalten los hallazgos más significativos, destacando efectos de ellos

c) Sugerencias para mejorar la eficiencia: Cuantificando los resultados previsibles de un cambio

Conveniencia de utilizar recursos audiovisuales:

Pizarrones, láminas, proyecciones, etc. Elegirse el tipo de presentación y equipos tomando en consideración cuál será el auditorio, área de que se dispone y tiempo con el que se cuenta

Ventajas:

Se centra la atención Se obliga a leerlo Se logra cambio de impresiones El auditor se percata de las reacciones Invita a la inmediata solución de los problemas

Recomendaciones para elaborar el informe:

Definir propósito del informe (final, parcial, de detalle, etc.), A quien se dirige, Que le interesa a los lectores, Seccionar y utilizar índices, utilización de subtítulos, Jerarquizarse los comentarios.

Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio. Omitir partidas o hechos poco significativos Limitar el informe al mínimo indispensable. Escribir el informe en lenguaje al que el funcionario está acostumbrado No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugerencias constructivas Discutir el informe con los responsables que se vean afectados En la medida de lo posible obtener el acuerdo de los funcionarios afectados y presentar sugerencias conjuntas Enviar copia o síntesis del informe final a todos los encargados de los departamentos operativos que se vean afectados