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APOSTILA N° 1 -

REDAÇÃO DE RELATÓRIOS E PARECERES AUDITORIA INTERNA

Basicamente existem dois tipos de Auditoria: a Interna e a Externa (Independentes) no que se refere à Auditoria Interna, ela é disciplinada tomando-se por base: 1) As Normas Brasileiras de Contabilidade Técnica de Auditoria Interna

NBC T I–– Resolução CFC 986,de 21/11/03 aprova a NBCT 12 – Da Auditoria Interna

2) Normas Brasileiras de Contabilidade Profissionais do Auditor Interno –

NBC P I Resolução CFC 781 de 24/03/95 . Aprova a NBC P 3 - Normas Profissionais do Auditor Interno .

Nos endereços da Internet abaixo citadas, voces podem conseguir cópias das normas acima citadas : http://www.audibra.org.br/ e http://www.crcrs.org.br 3) AUDITORIA INTERNA Funções: Assessoramento e Consultoria Avaliação de Processos Organizacionais Avaliação e Controle de Riscos Empresariais Aplicação de Técnicas e Metodologias para Execução da Auditoria (planejamento – extensão , horas necessárias p/ execução e programas de trabalho, quem faz o que,manuais,etc . 4) Modalidades de Auditoria:

a) Operacional b) CumprimentoNormativo(ComplianceAudit– exame conform/vulnerab/integr/seg c) Gestão de TI ) d) Sistemas Informatizados e) Fiscal e Tributária f) Ambiental g) Trabalhista Previdenciária h) Processos Organizacionais i) Contábil Financeira j) Pericial k) Outras

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5) Diferenças Básicas entre a Auditoria Interna e a Auditoria Externa De forma global, o trabalho executado pela Auditoria Interna é idêntico aquele executado pela Auditoria externa. Ambas realizam seus trabalhos utilizando-se das mesmas técnicas de auditoria; ambas têm sua atenção voltada para o controle interno como ponto de partida de seu exame e formulam sugestões de melhorias para as deficiências encontradas, ambas modificam a extensão de seu trabalho de acordo com as suas observações e a eficiência dos sistemas contábeis e de controles internos existentes. Entretanto, os trabalhos executados pelos Auditores Internos e Externos têm suas diferenças básicas caracterizadas por:

Auditoria Interna

Auditoria Externa FUNC PROPRIO

. A auditoria é realizada por um funcionário da empresa

CONTRATAÇÃO DE PROF. INDEPENDENTE

. A auditoria é realizada através de contratação de um profissional independente

ATENDER NECESS. DA ADMINISTRAÇÃO

. O objetivo principal é atender as necessidades da administração

ATENDER NEC. TERC. E FIDEDIG. INFORMAÇÃO

. O objetivo principal é atender as necessidades de terceiros no que diz respeito à fidedignidade das informações financeiras

REVISÃO GERAL CONTROLE INTERNO P/ APERFEICOAR ORGANIZ

. A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para desenvolver aperfeiçoamento e para induzir ao cumprimento de políticas e normas, sem estar restrito aos assuntos financeiros

REVISÃO CONTR. INTERNO P/ DET. EXTENSÃODO EXAME E FIDEDIG.DEMONS.FIN

. A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para determinar a extensão do exame e a fidedignidade das demonstrações financeiras

TRAB. BASEIA-SE NA DIV. DE ÁREAS E RESP. ADMINISTRATIVA

. O trabalho é subdividido em relação às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade administrativa

TRAB. DIVIDIDO CONF. CTAS DO BAL.PATRIM E DEM.RESULTADOS

. O trabalho é subdividido em relação às contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado

AUDITOR PREOCUPA-SE C/ FRAUDES

. O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de fraude

PREOC. INCIDENTAL DE FRAUDES AFETAR DEM.FINANCEIRAS

. O auditor incidentalmente se preocupa com a detecção e prevenção fraudes, a não ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstrações financeiras

AUDIT. INDEPENDENTE ÀS PESSOAS MAS SUBORDINADO AOS DESEJOS DA CUPULA

. O auditor deve ser independente em relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém subordinado às necessidades e desejos da alta administração

AUDIT INDEP. À ADM DE FATO E DE ATITUDE MENTAL

auditor deve ser independente em relação à administração, de fato e de atitude mental

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REVISÃO É CONTÍNUA

A revisão das atividades da empresa é contínua

REVISÃO SEMESTRAL OU ANUAL P/ COMPROVAR DEM.FINANCEIRAS

O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódica, geralmente semestral ou anual.

MODELO DE AVALIAÇÃO DE AUDITOR INTERNO - EMPRESA DEKA

DATA: REFERENTE AO PERÍODO:

NOME DO AUDITOR:

NOTA/CONCEITO

5 Ótimo 4 Muito Bom 3 Bom 2 Regular 1 Ruim

Item Questão Nota

01 Facilidade de expressão/comunicação com os auditados.

02 Clareza da descrição e registro dos resultados da auditoria.

03 Atendimento aos objetivos planejados para a auditoria.

04 Cordialidade no tratamento com os auditados.

05 Reação demonstrada nas situações de tensão durante a auditoria.

06 Conhecimento da norma e requisitos do sistema da qualidade.

07 Conhecimento dos métodos e procedimentos de auditoria.

08 Pontualidade no cumprimento dos horários estabelecidos no programa de auditoria.

09 Registro das evidências objetivas na descrição das não conformidades.

10 Representatividade das observações identificadas e registradas durante a auditoria.

11 Representatividade das não conformidades detectadas e registradas durante a auditoria.

12 Disciplina no cumprimento dos itens da lista de verificação.

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NOTA MÉDIA

RESULTADO

APROVADO REPROVADO

VISTO

Coordenador da Qualidade

( AUTOR : Prof. Paulo Henrique Teixeira )

INTRODUÇÃO AO RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA O Relatório do Auditor é a peça mais importante da Auditoria realizada. Ele representa fase principal do trabalho do Auditor que é a comunicação dos resultados. Um Relatório mal apresentado e que permita a contestação do Auditado ou possibilita à direção da empresa fazer uma má avaliação de todo um trabalho efetuado, significa a desmoralização do valor da Auditoria e, por fim, a desmoralização do próprio profissional. Já vimos situação em que, durante a fase de apuração dos fatos, o auditor era exímio conhecedor das técnicas e procedimentos da área onde atuava e, no entanto, na apresentação do relatório, conseguiu desmerecer todos os seus atributos técnicos, levando ao fracasso um excelente trabalho de campo. Nosso objetivo é verificarmos a legislação pertinente e lançarmos conhecimentos que permitam a voces fazer relatórios. Buscamos, através de conceitos já consagrados e pela própria experiência, trazer aos acadêmicos e profissionais de auditoria, subsídios, que, em nosso entender, são abrangentes e podem ser enquadrados e observados na elaboração dos relatórios de auditoria, qualquer que seja a empresa. É através do relatório que o auditor vai mostrar o que foi examinado. É nesse momento que a direção da empresa e os envolvidos na execução das tarefas vão ser informados sobre o que pode ser melhorado. É fundamental, portanto, que todo o trabalho de auditoria seja previamente planejado e estruturado, com conclusões lógicas e eficientes. Essa responsabilidade cabe única e exclusivamente ao auditor, que deve ter a prudência de dizer as coisas certas, no momento certo.

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Muitas vezes, porém, o Auditor desperdiça relatórios, apresentando os fatos de maneira desordenada e apresentando sugestões incompatíveis às soluções esperadas. Se o Auditor conseguir fazer com que seu relatório seja facilmente compreendido por quem quer que leia, com toda certeza poderá assegurar-se de que o seu “produto” vai ser aceito e que a alta direção da empresa saberá valorizar e apreciar o seu trabalho. FINALIDADE

• Meio de informar o resultado de nossos trabalhos. • “Produto” fornecido pelo auditor.

DEVE SER

• Cuidadosamente imaginado; • Adequadamente planejado; • Bem escrito.

DEVE CONTER

• Fatos constatados e de relevância; • Sugestões e recomendações para melhoras efetivas; • Procedimentos não observados; • Comentários do auditado.

PARA O AUDITOR SERÁ

• O atestado de que notou a anormalidade e a comunicou. • Uma imposição à gerência para que corrija a situação ou explique por que

não a corrige. • O relatório bem escrito reduz o tempo de estudo, entendimento e discussão

pela gerência. • O contato do auditor com a alta administração deve causar boa impressão.

TIPOS DE RELATÓRIOS Existem várias formas para se definir os tipos de relatórios. No entanto, devemos considerar que o relatório já é, por si só, bastante complexo e que a designação de um tipo ou nomenclatura correta de nada vale se o conteúdo não estiver à altura das necessidades da empresa. Porém, o Auditor deve ter estabelecido um sistema de emissão de relatórios que seja adequado ao momento ou situação, em que os fatos estejam ocorrendo ou forem apurados. Assim sendo, podemos dividir os relatórios em 5 tipos:

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1) RELATÓRIOS FINAIS SINTÉTICOS

São os que se resumem em uma simples e rápida forma de transmissão de fatos e exigem maior capacidade do auditor. Como o próprio nome já diz, o Relatório Sintético é aquele que deve ser utilizado para informar a alta direção da empresa, de forma rápida e sucinta, sobre o que não vai bem ou necessita correção. Os gerentes dos departamentos de empresas são homens habituados às rápidas decisões, possuindo grande capacidade de resolver problemas em poucas palavras. Por essa razão, somos da opinião de que os Relatórios Sintéticos são os de mais difícil elaboração, pois devem ter a propriedade de informar os fatos com poucas palavras e da forma mais abrangente possível, sem que a omissão de um pequeno detalhe prejudique o objetivo principal.

2) RELATÓRIOS FINAIS ANALÍTICOS São os relatórios que devem levar aos setores auditados todas as informações e detalhes permissíveis à boa solução dos problemas, sem longas e infindáveis relações numéricas e cifras que não levam a nada. Os fatos de menor relevância podem ser encontrados nos papéis de trabalhos, os quais podem ser gentilmente oferecidos pelo auditor , ou relacionados à parte quando houver necessidade. O Relatório Analítico é o meio de comunicação que o auditor possui para se relacionar com todos os setores envolvidos nos trabalhos realizados. É a forma de se comunicar com os funcionários em nível de execução. Portanto, devem ser apresentados de maneira clara e simples.

3) RELATÓRIOS ESPECIAIS O próprio nome diz tudo. Em nosso entender, os Relatórios Especiais são aqueles que fogem do cotidiano. Podem ser também considerados Relatórios Confidenciais. Entende-se por Relatório Confidencial aquele que é solicitado exclusivamente pelo diretor da empresa, e que tem interesse exclusivo sobre um determinado assunto. Exemplo: o diretor da empresa chama o gerente de auditoria (no qual deposita toda confiança) e pede para que seja observado um item ou um assunto que só a ele interessa. Os Relatórios Especiais são também aqueles que reportam as indesejáveis fraudes de maneira reservada.

4) RELATÓRIOS PARCIAIS

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Durante as verificações, o auditor muitas vezes se depara com fatos ou ocorrências que devem ser levadas de imediato ao conhecimento da gerência ou direção da empresa. É bastante comum que durante os exames surjam problemas que exijam correções imediatas para que se evite a continuidade de falhas e haja tempo suficiente para elaboração do relatório final. O Relatório Parcial é o recurso disponível para essa finalidade. Ao efetuar uma auditoria no departamento de pessoal, por exemplo, o auditor constata que uma determinada alíquota da GRPS- Guia de Recolhimento da Previdência Social, vem sendo calculada erroneamente. Ele deve imediatamente elaborar um Relatório Parcial comunicando a situação existente e que deve ser corrigida. É evidente que esse relatório não terá a sobriedade e a mesma apresentação de um relatório completo sobre a extensão do ocorrido, porém, atende a necessidade de solucionar o problema. O Relatório Parcial pode ser apresentado em uma simples folha de papel de trabalho, devidamente identificada. O Relatório Parcial também serve para comunicar alguma dificuldade ou qualquer tipo de ocorrência que interfira diretamente no trabalho em execução ou, que de uma forma ou de outra, possa estar relacionado com a atividade do auditor.

5) RELATÓRIOS VERBAIS Os mesmos conceitos dos relatórios escritos são aplicáveis aos Relatórios Verbais, porém com uma fundamental diferença: não existe rascunho para ser corrigido antes da redação final. Em um relatório escrito, o auditor pode reescrever parágrafos, mudar orações e períodos, enfim, aprimorar o texto antes que esteja nas mãos do destinatário. No Relatório Verbal, quando não há uma boa preparação, o auditor torna-se mais vulnerável e sujeito a expor condições desfavoráveis a ele. É muito importante considerar a diferença entre o que se fala e o que se escreve. O Relatório Verbal possui uma característica que os distingue dos outros tipos de relatórios: é muito mais rápido. O aspecto de maior importância a ser considerado pela apresentação de um Relatório Verbal, refere-se à conduta do auditor para executar a tarefa. O auditor deve ser muito claro e objetivo, fazendo com que sua fala seja facilmente compreendida e assimilada, pois ao término de um Relatório Verbal não existem fontes para serem consultadas sobre o que não ficou claro.

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Assim sendo, o Relatório Verbal também deve ser previamente planejado e estruturado, pois o auditor tem que estar preparado para “prender” a atenção dos seus ouvintes, apresentando os fatos, recomendações ou sugestões, devidamente fundamentadas para que haja o interesse comum em solucionar problemas.

A QUEM ENVIAR O RELATÓRIO A distribuição de um relatório varia em função do tipo de auditoria e da organização da empresa. EM GERAL É ENDEREÇADO:

1) Ao diretor geral ou gerente geral. 2) Ao gerente responsável pelas atividades sujeitas à auditoria. 3) À pessoa diretamente ligada às atividades que estão sendo examinadas.

A cada nível da administração deve ser enviado um relatório apontando as falhas das seções examinadas. Por exemplo: no exame da folha de pagamento são notadas as seguintes deficiências:

1) Constantemente são feitos pagamentos que excedem o valor líquido da folha; 2) Faltavam algumas declarações de dependentes; 3) Para três funcionários selecionados, as deduções foram calculadas de forma

incorreta; 4) Foram pagas gratificações sem autorização.

ENVIAR RELATÓRIOS DISTINTOS AOS SEGUINTES SETORES:

1) Alta Administração Pagamentos em excesso Gratificações sem autorização

2) Chefe do Departamento de Pessoal Falta de declaração de dependentes Deduções calculadas incorretamente FEED-BACK se pontos comentados foram corrigidos. Princípio Básico CONHEÇA QUEM IRÁ LER O RELATÓRIO E A UTILIDADE DO RELATÓRIO PARA ELE. IDEALIZE E ESCREVA O RELATÓRIO EM FUNÇÃO DESTES PRINCÍPIOS.

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CONTEÚDO BÁSICO DO RELATÓRIO OBJETIVOS

a. Identificação das áreas auditadas. b. Perfil dos exames realizados. c. Data-base ou período auditado. d. Período em que foram realizados os exames.

RESULTADOS DOS EXAMES

e. Fatos constatados e de relevância. f. Informações relativas aos fatos constatados. g. Descrição dos procedimentos estabelecidos e dos pontos não seguidos.

CONCLUSÕES

h. Opinião clara e concisa do auditor, suportada em fatos; i. Comentários do auditado.

RECOMENDAÇÕES

j. Sugestões para melhorias efetivas. k. Informações adicionais à administração. l. Reduções de custos e/ou despesas.

ORGANIZAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E PLANEJAMENTO DO

RELATÓRIO

a. Relatório deve ser uniforme; b. Os assuntos devem ser reunidos dando-se ênfase aos aspectos principais; c. A exposição deve ser coerente e contínua, sem sofrer interrupções nos

parágrafos e sem alterar os assuntos. Como planejar um relatório com uniformidade, coerência e ênfase

Através de um esboço, listando os tópicos ou itens que devam ser incluídos no relatório, decida a ordem dos itens listados. Geralmente os principais itens são listados no inicio do relatório. Revisão de esboço

• Foram incluídos todos os pontos importantes? • Foram eliminados os pontos sem importância? • O agrupamento dos assuntos é lógico?

Quando e como preparar o esboço QUANDO?

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• O mais próximo da data em que os serviços foram feitos. COMO?

• Escreva sentenças curtas e objetivas; • Separe as seções com letras de destaque; • Use subtítulos entre as seções; • Deixe espaço entre os parágrafos; • A primeira sentença de cada parágrafo deve ser informativa; • Use terminologia familiar; • Evite parágrafos com excesso de números; • Use gráficos, mapas ou quadros quando há muitos números.

Os 3 “C”s do Relatório

• CLARO • CONCISO • CORRETO

O melhor meio de escrever relatórios pode ser sumarizado pelos 3 “C”s

a) Seja “Claro” – use palavras que possam ser entendidas, evitando interpretações erradas.

b) Seja “Conciso” – diga tudo que for importante, eliminando palavras desnecessárias.

c) Seja “Correto” – não somente as informações, mas a escrita também deve ser correta.

OBSERVAÇÕES AO CONFECIONAR O RELATÓRIO DE AUDITORIA

No relatório de auditoria são mencionadas apenas as incorreções, deficiências, erros e possíveis fraudes. Não é utilizado com o intuito de parabenizar ninguém. Caso na visita, o Auditor não constatou ponto que merecesse destaque será emitido um relatório chamado de “Carta de Visita”, mencionando nesta que não houve nenhum comentário. Portanto, o relatório de auditoria, aos desavisados (maioria) soa como uma avaliação negativa ao seu trabalho, uma crítica, mas tem como objetivo salvaguarda das operações da empresa e tem utilidade na maioria das vezes de tirar a responsabilidade do próprio setor pelo fato a Diretoria tem conhecimento e nada fez. 1 – Discutir com o responsável pelo setor auditado, os pontos que irão constar no relatório Acabou o trabalho de auditoria, agora posso ir embora?

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Não, depois de encerrados os procedimentos de auditoria, os pontos de atenção que irão constar no relatório devem ser discutidos um a um com o responsável do setor que está sendo auditado. É uma questão psicológica e muito importante, além de dar ciência ao responsável das incorreções, estas poderão ser previamente ajustadas tornando a auditoria dinâmica, Também se avalia o comportamento, sua concordância ou não:

a) se concordar com a incorreção relatada pelo auditor, a incorreção pode ser relatada tranquilamente; b) havendo discordâncias, colocar as “barbas de molho” sobre os pontos controversos, ponderar as colocações e verificar sua razoabilidade, mas manter a posição se o Auditor julgar necessário e tiver firmeza (não pode relatar incorreção se no fundo não acredita se realmente houve) .

Às vezes um ponto não analisado e não considerado muito bem tira a credibilidade de outros pontos importantes. Quando o responsável pelo setor auditado nos presta esclarecimentos sobre as incorreções encontradas, estaremos também avaliando o seu comportamento e certamente a discordância será reclamada. A partir daí, poderemos fazer um novo juízo sobre o ocorrido. Por isso é importante a presente análise face à discussão dos erros antes da emissão do relatório. 2 – Dúvidas ao relatar determinado assunto Havendo dúvidas se deve relatar ou não determinado assunto, trocar idéia com um colega ou com seu gerente de auditoria. Cada ponto, por mais que irrelevante deverá constar no relatório desde que o Auditor tenha convicção em sobre o assunto. Caso 1: Não nos foram apresentadas as folhas originais do extrato de conta corrente do Banco X. Ocorreu que o responsável pelas transações financeiras montava os extratos de conta corrente no Excel e vinha reiteradamente transferindo valores para a sua conta corrente. Caso 2 - Não vem sendo conciliada a conta contábil diversos clientes (12110001-10). O pessoal do faturamento vinha a tempos fazendo festa (“cachorro’”.) e desviando valores. O faturamento entrava em contato com os clientes, para depositarem o valor em outras contas correntes (metade do valor), o Contas a Receber baixava os valores, porém na Contabilidade não fechava com os relatórios. Como a conta não era conciliada contabilmente, apenas se descobriu o “furo” por suspeitas que o pessoal vinha trabalhar com carro importado e ganhava na época 2 a 3 salários mínimos. Ao Auditor cabe relatar as incorreções e não resolver a situação comentada. Nesse sentido, as mínimas coisas devem ser relatadas, pois é ela a ponta do “iceberg”, mesmo quando reiteradamente vêem sendo relatadas e a administração nada faz. O relatório isenta toda a responsabilidade do Auditor sobre o assunto, desde que esteja relatado.

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3 – Iniciar e fazer o relatório na empresa auditada O relatório pode ser iniciado na empresa, pois nessa ocasião o assunto está “fresco na cabeça” e haverá maior facilidade em escrevê-lo. Ocorre muitas vezes que o Auditor realiza trabalhos em outras empresas e só depois de 20 ou 30 dias fará o relatório, fato que prejudica a qualidade do mesmo. 4 – Documento solicitado e não entregue Quando o Auditor solicita determinado documento e o mesmo não entregue. * usar : Não nos foi apresentado tal documento. * não usar: Não existe tal documento. * motivo: Se ele for apresentado em uma fase posterior pelo responsável pelo setor, fica uma situação delicada para o auditor que afirmou que o contrato não existia. O Auditor será chamado a explicar o ocorrido e poderá dizer: “na ocasião da auditoria, o documento foi solicitado e não foi apresentado, aí pode-se remeter a situação na desorganização da empresa, qual o motivo da ocultação do documento", etc. Aqui cabe, também, um comentário quanto aos papéis de trabalho. O Auditor deve se munir de todas as provas possíveis do que for constar no relatório. Em uma visita de auditoria, foi constatado que um contrato envolvendo altos valores não estava devidamente assinado e já havia sido pago quase todas as parcelas a ele inerente. O Auditor tirou cópia do documento que estava sem assinatura. Porém, na reunião de apresentação do Gerente de Auditoria com a alta direção da empresa, o contrato foi apresentado assinado e ainda o responsável pelo setor culpou o Auditor pelo mau serviço. Como foi um assunto expressivo, o Auditor posteriormente verificando nos seus papéis de trabalho apresentou o contrato sem assinatura. Houve uma desconfiança, foi instaurado um processo interno para averiguar o assunto e descobriu-se que o responsável pelo setor já havia desviado milhões de reais. Por isso o que relatar deve ser feito com base em provas, principalmente em documentos que podem ser alterados, desde a saída do Auditor até a leitura do relatório. 5 – Descrever, detalhar, qualificar e identificar as incorreções Exemplo 1: Não foi retido o IRRF sobre a NF do fornecedor X. Recomendamos efetua a retenção. Exemplo 2: Não foi retido o IRRF sobre a NF 10, emitida pela empresa X, em 10/11/2008, no valor de R$ 2.000.00. Recomendamos que o setor de contas a pagar, antes de liberar o pagamento ao fornecedor, verifique se há incidência dos impostos retidos, pois após o pagamento não

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será mais possível a retenção, assumindo assim o ônus do recolhimento sem a retenção conforme determina o art. 10, do Decreto 3.000/99. Considerações No exemplo 1 ficam as perguntas: Qual nota fiscal? Qual a data? Qual o valor? Qual dispositivo legal que devo seguir? Se alguém quiser checar o relato não vai ser possível; lembre-se que na hora em que o relatório é lido não estará presente o auditor para explicar o que escreveu. Havendo dúvida quanto à clareza e concisão do relatório, uma dica é pedir para alguém ler e verificar se o mesmo está inteligível. O Diretor vai tomar uma providência em função do relatório; ele deverá ter subsídios claros para isso. O ponto poderia ficar assim: Não é procedimento a retenção do IRRF sobre as notas fiscais de serviços de vigilância, a título de exemplo citamos: Data NF Fornecedor Valor NF Vlr não retido 05/06/08 10 A 2.000,00 30,00 08/06/08 11110 B 5.000,00 75,00 10/07/08 180 C 2.000,00 30,00 Recomendamos que o setor de contas a pagar, antes de liberar o pagamento ao fornecedor, verifique se há incidência dos impostos retidos, pois após o pagamento não será mais possível a retenção, assumindo assim o ônus do recolhimento sem a retenção conforme determina o art. 10, do Decreto 3.000/99. O Auditor não precisa mencionar todas as notas fiscais que não houve retenção, basta mencionar o procedimento incorreto, citar alguns exemplos e fazer as recomendações. 6 – O Auditor apenas audita, não é de sua competência efetuar a conciliação das contas Não cabe ao auditor conciliar as contas, deve mencionar em relatório que as contas contábeis não estão conciliadas Exemplo: Observamos divergência entre saldo contábil da conta de fornecedores, em 31/12/2008 e o saldo do relatório do contas a pagar , como demonstramos abaixo Descrição Valor R$ Saldo Contábil Fornecedor X 1.510.000,00 Saldo Relatório Contas a Pagar Fornecedor X 1.450.000,00 Diferença 60.000,00

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Recomendamos conciliar os respectivos demonstrativos a fim de apurar as divergências. 7- O relatório não aponta pessoas culpadas mas sim procedimentos incorretos Não mencionar nomes das pessoas nas incorreções. * usar: A DCTF relativa ao mês de janeiro/2008 foi preenchida incorretamente nos campos... * não usar: João dos Santos preencheu incorretamente a DCTF... Deve constar nomes para identificar a incorreção e não dizer de quem foi o erro: - A ficha de salário-família do funcionário João dos Santos não estava preenchida quando aos dados de seu filho. E não no seguinte caso: O responsável pelo preenchimento das fichas de salário-família, Tiago Martins, não está preenchido as fichas de salário-família... 8- Citar o dispositivo legal quando possível Exemplo 1: Não foi retido o imposto de renda relativo às notas fiscais de serviço de limpeza. A título de exemplo citamos a NF 10, da empresa X, emitida em 30/06/2008, no valor de R$ 2.000,00 De acordo com o art..... da Lei nº. ......../2002, deve ser retido o IRRF relativo aos serviço de limpeza. Recomendamos reter o IRRF, conforme determina a Lei nº. ......../2002, com o intuito de evitar multas e não assumir o ônus do recolhimento pela falta da retenção. Exemplo 2: Constatamos que a empresa não efetuou o recolhimento sobre a NF 10, da empresa X, emitida e 30/06/2008, no valor de R$ 2.000,00, relativo a serviços de limpeza. Salientamos que a empresa deverá reter o IRRF sobre serviços de limpeza, no percentual de 1,5%, conforme determina o art..... da Lei nº ......../2002, sendo dispensada a retenção de valores iguais ou inferiores a R$ 10,00. Exemplo 3: A empresa não vem retendo o IRRF sobre os serviços de limpeza e conservação, como exemplo citamos notas fiscais sem a devida retenção: - NF 10, da empresa X, emitida e 30/06/2008, no valor de R$ 2.000,00; -........... Ressaltamos que o IRRF sobre serviços de limpeza e conservação deve ser retido à alíquota de 1,5% sobre a nota fiscal conforme determina o art..... da Lei nº ......../2002.

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9- Auditor “sabonete”, quando o assunto não está pacificado pelos tribunais O Auditor não é obrigado a saber de tudo, mas não pode ficar com o ônus da responsabilidade pelo fato de não relatar determinado assunto que poderá gerar uma contingência passiva, mesmo que não se configura necessariamente uma incorreção. Muitas vezes, os Auditores são contratados para dizer o que está errado, não significa que necessariamente a empresa tome providências. Não cabe ao Auditor resolver os problemas, mas mencioná-los no Relatório de Auditoria. Ocorrem situações em que o Auditor deve ser “sabonete”, ou seja, não dizer nem que sim nem que não, não omite o assunto da Diretoria mas “joga”a responsabilidade para a própria empresa . Exemplo1: Constamos que a empresa vem excluindo o ICMS da base de cálculo do PIS e da COFINS. Alertamos que o referido assunto ainda não está totalmente pacificado pelos tribunais, inclusive a votação está em andamento e não há uma definição da Suprema Corte. Recomendamos manter (viabilizar) um estudo jurídico específico sobre o assunto, destacando quais os riscos em caso de fiscalização, bem como o impacto presente e futuro no fluxo de caixa, com o intuito de criar um plano de contingência em caso de autuações fiscais. Cabe à administração decidir sobre os riscos de sua atividade, porém esses ricos não devem comprometer a saúde financeira da empresa a longo prazo. Estudo do caso: É comum o setor tributário consultar o Auditor sobre o assuntos controvertidos ou não pacificados, o Auditor por sua vez também detecta tal posição da empresa em suas revisões tributárias, pois em uma autuação fiscal o valor será significativo. Posicionar-se contra não é o caminho (a não ser que seja uma aberração), pode ser que a jurisprudência torne-se favorável. Omitir-se significa manter posição a favor. Pelo sim e pelo não, o Auditor menciona a possível contingência, assim quem na administração que não sabia do risco ficou sabendo, e a auditoria não assume responsabilidade por omissão do assunto, deixando todos os riscos a cargo da empresa. Exemplo 2: A empresa não vem recolhendo o INSS sobre os prêmios pagos aos funcionários, por entender que é uma verba indenizatória, como exemplo citamos a folha de pagamento do mês de junho de 2008, do funcionário X . Pelo fato de haver controvérsia jurisprudencial sobre o exposto, recomendamos realizar, por escrito, uma consulta aos órgãos da Receita Federal do Brasil sobre o assunto em tela.

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Estudo do caso: Em uma autuação do INSS, a empresa auditada em nada pode reclamar que a auditoria não avisou sobre o assunto, por outro lado joga toda a responsabilidade para a Diretoria. É uma forma de tirar a pressão do Auditor e passá-la para a própria empresa. Considerações:

• Se o Auditor não mencionar em relatório, assume meia culpa por não ter alertado. Quando as coisas estouram, alguém deve levar a culpa. A auditoria, através do relatório fez o seu papel e informou a existência de uma possível contingência que poderá afetar a empresa.

• O Auditor não pode ser totalmente contrário ao entendimento tributário ou de

qualquer área da empresa, pois faz parte de qualquer atividade econômica assumir riscos. Porém, cabe ao Auditor alertar sobre a possibilidade da contingência.

• Ao mencionar o fato, em relatório, não toma posição nem contra nem a favor,

mas não se omite, emite sua opinião alertando a alta Diretoria sobre o que está acontecendo (este é seu dever). A empresa tem a liberdade para administrar seus riscos e contingências. Fato que a empresa não pode reclamar que nunca foi avisado.

10 – Justificar as recomendações mediante idéias lógicas Constatamos que as contas contábeis abaixo não estavam conciliadas até a data de nossa visita. - Cheques devolvidos - Duplicatas a receber Recomendamos manter conciliadas as contas contábeis. A conciliação contábil é um procedimento de controle interno com a finalidade de evitar fraudes, erros e ineficiências, bem como impedir a ocultação de incorreções e falcatruas. 11- Jargões de Auditoria Introdução ao ponto:

• Constatamos • Examinamos • Verificamos • Averiguamos • Observamos • Analisamos

Observação: utilizar os jargões acima apenas quando não for possível ir direto ao assunto. Recomendações:

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• Recomendamos • Salientamos • Sugerimos • Ressaltamos • Alertamos • Lembramos

Para justificar as recomendações:

• A fim de que • Com o intuito • Com o objetivo • Objetivando • Com vistas • No sentido de • De forma a • Em função de • Visando

12- Usar sinônimos Não repetir palavras no mesmo parágrafo. Para isso é necessário usar sinônimos: recorrer ao Aurélio ou até mesmo dicionário do próprio Word, desde que a nova palavra não altere o sentido. 13 – Revisão do Relatório O relatório deve ser revisado por pessoa que não o elaborou, exemplo: concordância gramatical, ortografia, bem como o sentido geral do texto. Não é aconselhável o relatório ser revisado por quem o elaborou.

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PADRÃO GERAL PARA RELATÓRIOS DE AUDITORIA (Apenas exemplo, cada empresa deve estipular o seu padrão)

INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem por finalidade melhor orientar o auditor na elaboração do RELATÓRIO DE AUDITORIA, considerando, principalmente, a necessidade presente que estamos vivenciando de qualificar, desde o auditor, esse processo. Tem por objetivo, também, o de atribuir responsabilidades de forma mais adequada a quem de direito na execução desses trabalhos e reduzir a ocorrência de erros nas minutas dos relatórios de auditoria, as quais DEVEM SER CONSIDERADAS PELOS AUDITORES COMO PEÇAS DEFINITIVAS DOS TRABALHOS, E NÃO COMO RASCUNHOS SUJEITOS A REVISÕES E ACERTOS POSTERIORES por pessoal técnico e não técnico. O que nos levou à elaboração desse material de forma escrita, cujo tema é bastante salientado em nossa empresa (no dia-a-dia), foi a percepção de que o auditor tem esquecido, ou não está entendendo, que o relatório é o ELO DE COMUNICAÇÃO ENTRE A AUDITORIA E O CLIENTE E REPRESENTA O RESULTADO DOS TRABALHOS REALIZADOS. Portanto, deve ser bom e ter agilidade. Antes de iniciar a leitura dessa apostila e a redação de um relatório, memorize:

“UM BOM TRABALHO DE AUDITORIA PODE SER PREJUDICADO POR UM MAU RELATÓRIO DE AUDITORIA, AO PASSO QUE, EM CERTAS CIRCUNSTÂNCIAS, UM TRABALHO RAZOÁVEL DE AUDITORIA PODE

SER VALORIZADO POR UM BOM RELATÓRIO DE AUDITORIA.” 1. ESTRUTURA DO RELATÓRIO A estrutura do Relatório de Auditoria, evidentemente, é padrão para todos os nossos escritórios, qual seja: 1.1 CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES

Todo o item “1” do relatório será dedicado às considerações preliminares, as quais já são previamente formatadas. Existem dois tipos de considerações preliminares pré-escritas: uma para trabalhos normais e outra para trabalhos especiais, conforme citamos: I - CAPA PADRONIZADA PARA AUDITORIA NORMAL

( razão social do cliente, de forma completa )

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(Cidade - UF )

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº XX / (ano)

(síntese do trabalho efetuado) Ex.: Acompanhamento Inventário Físico

1. CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES Este relatório abrange ......(citar a abrangência do exame, ex: o acompanhamento do inventário físico......ou....a revisão das bases de cálculo, informação e recolhimento do Imposto de Renda e Contribuição Social. Em cumprimento ao nosso contrato de auditoria independente nossas visitas foram realizadas durante o mês de .............de ............, no escritório administrativo/contábil da entidade. Conduzimos os trabalhos segundo os padrões usuais de auditoria aplicáveis no Brasil, incluindo, sempre que necessários, testes e exames sobre operações, livros, registros, documentos, posições contábeis e controles subsidiários, na extensão e profundidade julgadas necessárias. Nossos exames foram realizados por critérios de amostragem, não sendo nossa pretensão apontar todas as circunstâncias de um evento similar, estendendo-se nossas considerações aos demais casos semelhantes não contemplados neste relatório. Relacionamos, a seguir, os itens julgados necessários às circunstâncias, os quais podem referir-se, de forma atualizada, a situações constatadas e reportadas em relatórios anteriores.

II- CAPA PADRONIZADA PARA AUDITORIA ESPECIAL

( razão social do cliente, de forma completa )

(Cidade - UF )

RELATÓRIO ESPECIAL DE AUDITORIA Nº XX / (ano)

(síntese do trabalho efetuado) Ex.: “Due Dilinge Cia Y”

1. CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES

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Em atendimento à solicitação especial da administração dessa empresa, a mesma foi visitada em.....(mês/ano aaaa).... para realização de trabalhos especiais no ........(indicar o setor/departamento) , relativamente a ......(indicar o trabalho executado). Os trabalhos mencionados, por terem sido executados exclusivamente em atendimento à solicitação especial referida, não devem ser vinculados aos serviços de auditoria independente mantidos contratualmente com essa empresa. A execução dos mesmos foi efetuada numa base de testes, compreendendo o exame das operações e dos registros e posições contábeis e auxiliares respectivos, bem como as condições de controles internos existentes na ocasião. A seguir, apontamos os aspectos e situações observadas e anotadas durante a execução dos referidos trabalhos, os quais julgamos conveniente destacar, para informação e providências julgadas necessárias.

1.2 NUMERAÇÃO DOS PONTOS

Conforme mencionado anteriormente, todo o número “1” do relatório será dedicado às considerações preliminares, variando a continuação (nº 2 em diante) de acordo com a programação. Exemplo:

PROGRAMAÇÃO: Ativo Circulante 2. ATIVO CIRCULANTE 2.1 INSPEÇÃO FÍSICA DO CAIXA 2.2 DOCUMENTOS DE CAIXA 2.3 SALDO FICTÍCIO DE CAIXA 2.4 DIFERENÇAS DE ESTOQUE 2.5 CRITÉRIOS PARA APROPRIAÇÃO DESPESAS DIFERIDAS 2.6 ETC........................

As letras de cada tópico são escritas apenas em maiúsculo, NUNCA usando-se aspas, sublinhar ou alguma outra saliência. Sempre que possível, o item 2 deve ter a mesma identificação contida na “capa do

relatório” logo abaixo do seu número. Para manter o padrão, tem-se procurado não estender muito o número de tópicos do

relatório.

Numeração dos comentários (pontos) de relatório acompanhará a seqüência de

cada tópico, nunca com mais de dois números, separados por um ponto; o primeiro

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número será, sempre, o do tópico onde o ponto estiver inserido e o outro o do ponto

propriamente dito. Exemplo:

2.1 CARIMBO DE PAGO 2.2 VALES EM CAIXA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.20 DOCUMENTOS NO COFRE Nunca utilize numeração do tipo: 2.1.1, 2.1.2, 2.2.1

1.3 PONTOS DE RELATÓRIO - APRESENTAÇÃO

Os pontos de relatório deverão ter sempre, obrigatoriamente, títulos escritos apenas em letras maiúsculas, chamando a idéia principal do comentário. Iniciar com um parágrafo descrevendo o problema, após citar exemplos (sempre que possível) do fato e, por último, conter recomendações ou sugestões para aprimorar. NOTE-SE QUE, PARA ESCREVER O ÚLTIMO PARÁGRAFO, O AUDITOR DEVE CONHECER A ORIGEM DE CADA PROBLEMA. Todos os itens do relatório deverão possibilitar a localização posterior nos registros da empresa. Exemplos:

X.x SALDO DE CAIXA

Em 31/mai./xxxx, o boletim de caixa apresentava-se com um saldo de R$ 6.827,40, o qual estava correspondido contabilmente. Todavia, R$ 6.300,00 deste saldo estavam representados por vales concedidos aos diretores, conforme relacionamos:

DATA DA

CONCESSÃO

NOME DO BENEFICIÁRIO

VALOR EM R$

02/JAN/xx

LUIZ CARLOS SILVA

1.900,00

07/JAN/xx ANTONIO COSTA 2.300,00 10/FEV/xx JOSÉ APARECIDO COSTA 2.100,00

Face ao exposto, é recomendável evitar a manutenção de saldo

elevado de numerário em caixa, isto é, manter na composição do referido saldo exclusivamente numerário em espécie, contabilizando nas contas apropriadas quaisquer outros valores ou documentos.

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Esta recomendação tem por objetivo garantir a manutenção

adequada dos fundos de caixa, bem como resguardar a empresa de

eventuais implicações fiscais (Lei nº _____ e artigos _____ e ______,

do Regulamento do Imposto de Renda).

X.x ASSEMBLÉIAS GERAIS A assembléia geral que aprovou as demonstrações contábeis referentes

ao exercício encerrado em 31/dez./xx, bem como a eleição dos membros do Conselho de Administração não está transcrita no livro próprio.

A assembléia foi realizada, estando pendente apenas a transcrição. Face ao tempo decorrido e em atenção ao disposto no artigo 130, da

Lei nº 6.404/76, sugerimos a agilização do processo de transcrição. X.x LOCAL DE INSTALAÇÃO DO CAIXA

Durante nossos trabalhos, observamos que a atual localização do caixa não oferece a proteção necessária no que diz respeito a guarda, trânsito de numerário (interna e externamente) e inacessibilidade de terceiros.

Assim sendo, é recomendável que seja providenciado local adequado

para instalação do caixa, propiciando, desse modo, maior segurança e proteção aos ativos disponíveis da empresa.

1.4 FORMATAÇÃO DO RELATÓRIO

Considerando a necessidade de padronização dos nossos relatórios e adequações ao nosso papel timbrado, alguns cuidados são necessários na formatação das fontes, margens e espaçamentos, conforme segue:

Margem Superior = 3,5 Margem inferior = 2,00 Margem Esquerda = 2,00 Margem Direita = 2,00 Medianização= 0 cm Posição Medianização = Esquerda Cabeçalho =2,5 Rodapé = 1,00 Tipo de impressão será normal

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A fonte padrão é arial, medida 12. Estilo simples, sem itálico Espaçamento simples entre linhas

2. ASPECTOS GERAIS

A seguir, destacamos alguns tópicos para os quais julgamos conveniente chamar a ATENÇÃO dos auditores: 2.1 QUALIDADE TÉCNICA

A responsabilidade pela qualidade técnica dos relatórios é de competência exclusiva dos auditores e gerentes que os elaboraram e/ou revisaram, compreendendo-se como tal:

a) Propriedade dos assuntos e sua fundamentação; b) Objetividade, clareza e concisão técnica na exposição dos assuntos; c) Clareza na apresentação, em termos de perfeita legibilidade e

compreensão; d) Cuidados com os aspectos gramaticais, evitando-se a má interpretação por

erros de concordância, acentuação, pontuação, etc.; e) Somas, cálculos e valores devidamente conferidos e fechados entre si,

nos casos de cruzamento dos mesmos entre as várias peças dos relatórios; f) Correção das intitulações e da numeração dos itens nos relatórios; e g) Outros aspectos que devam ser considerados quanto à mais perfeita

qualidade dos relatórios. 2.2 REVISÃO NÃO-TÉCNICA

Os trabalhos de revisão dos relatórios são realizados única e exclusivamente tendo em vista os aspectos de controle de qualidade da digitação e a revisão gramatical e sintática do texto (acentuação, concordância, pontuação, etc.). Portanto, não é de responsabilidade do executor desses serviços a revisão e eventuais correções, nos relatórios, de aspectos técnicos de auditoria que, nas mesmas, venham a sair com incorreções, tais como:

a) Aspectos envolvendo o conteúdo dos relatórios. b) Aspectos relativos a somas, cruzamentos ou fechamentos de valores.

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c) Aspectos que digam respeito à estrutura dos relatórios (títulos, numeração

de itens, etc.). d) Quaisquer outros aspectos técnicos que devam ser considerados.

Em resumo, somente pode ser atribuída responsabilidade ao pessoal de revisão pelas incorreções que possam ser caracterizadas, inequivocamente, como não provenientes de aspectos técnicos de auditoria.

ASSIM SENDO, SEJA AUDITOR CONSIGO MESMO, CONFIRA SEMPRE O QUE FIZER.

2.3 EVITANDO O ERRO

Para efeito de cumprir um provérbio certo de nossa profissão “O AUDITOR NÃO ERRA”, citamos algumas dicas para serem observadas por ocasião da elaboração dos relatórios:

a) Ter o cuidado de abordar no relatório somente assuntos que possam ser

adequadamente evidenciados. Sempre que possível exemplificar nos pontos as situações descritas;

b) Evitar descrever no relatório situações e fatos obtidos verbalmente, cuja

falta de comprovação posterior venha a colocar em dúvida o trabalho do auditor;

c) Conferir todas as somas e cálculos constantes nos relatórios mesmo que

se trate de informações transportadas de planilhas eletrônicas; d) Efetuar cruzamentos e fechamentos de valores contidos nos relatórios. e) Ser prático, coerente e objetivo, não ENFEITANDO seu relatório.

Pontos muito extensos tendem a ser cansativos e não serão proveitosos para o leitor. Lembremos que estamos apenas fazendo relatos e não um manual detalhado. Por outro lado, pontos muito curtos, mal elaborados, normalmente são pobres no tocante a caracterização do assunto, deixando o leitor em dúvida quanto a real extensão dos problemas abordados. O grande desafio é saber estabelecer um equilíbrio no desenvolvimento do ponto, normalmente um ponto padrão tem 3 fases distintas: introdução do assunto, descrição das causas e efeitos e, se necessária, as recomendações para a solução da questão.

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f) Nunca abrevie nada, não coloque “etc” nem escreva nomes de pessoas ou empresas incompletos.

2.4 ERROS A SEREM EVITADOS

Mencionamos, a seguir, algumas observações que foram feitas nas revisões dos relatórios: a) Existe uma tendência de apenas apontar o fato, sem maiores comentários

e/ou evidências, e recomendar a regularização sem expor qualquer fundamento técnico ou legal. Por exemplo:

“Verificamos que a empresa não está apresentando Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Recomendamos providenciar”. “Constatamos que existem contas de fornecedores com saldos devedores. Recomendamos regularizar”. No primeiro caso, existe a necessidade de expor as exigências legais, inclusive o

fato de que existe penalidade para tal omissão, e citar os fundamentos legais. Tal procedimento tem sido constatado com maior freqüência nos relatórios sobre

os exames na área contábil. Acreditamos que estas situações sejam fruto dos trabalhos que estão sendo

executados, pois, com raras exceções, os exames têm se limitado aos aspectos dos documentos e/ou livros, descuidando-se do mais importante que são os procedimentos.

No segundo caso, deveriam ser evidenciados os saldos, inclusive com a análise

dos motivos que causaram a anomalia citada, e fundamentada tecnicamente a recomendação.

b) A sugestão “recomendamos analisar e regularizar” está se tornando muito comum.

Esta expressão não deve ser utilizada, considerando os seguintes aspectos:

• Se não foi analisada, não há como sugerir a regularização, uma vez que não se pode afirmar que tal se faz necessário.

• O Auditor deve atentar para a análise. Este procedimento lhe possibilitará

identificar os motivos que estão causando as distorções e/ou divergências e, assim, tendo o registro dos fatos, ter um melhor embasamento para fazer recomendações.

Por vezes, por qualquer razão, não é possível proceder à análise, mas a sugestão é

de grande valia. Neste caso, deverão ser expostos no relatório, e bem fundamentados, os motivos que a impossibilitaram, ficando o auditor resguardado.

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c) Da mesma forma como mencionado no item precedente, existem muitos apontes

de diferenças sem que se faça uma análise dos procedimentos que as estão causando, limitando-se apenas a recomendar “regularização” ou “análise e regularização”.

Quanto à recomendação de “analisar e regularizar”, já foi devidamente abordada

em parágrafo anterior. Quanto a recomendar a regularização, gostaríamos de alertar que o simples fato de

existir uma diferença, num confronto de registros ou sistemas, não quer dizer que a empresa tenha que efetuar algum acerto.

Alertamos, também, que é mais importante atentar para os procedimentos que estão causando a diferença do que para o seu valor.

d) Outras chavões que vêm sendo utilizados com muita freqüência são: Constatamos que..., Observamos que..., Evidenciamos que..., Recomendamos que... Desta forma, devemos evitar o uso exagerado dessas expressões.

Por exemplo: Constatamos que o livro Registro de Inventário não se encontra escriturado para a

data base..... Poderíamos fazer diferente: O livro Registro de Inventário não se encontra escriturado para a data base......... e) Evitar de colocar a entidade como sujeito da frase, conforme exemplificamos:

“A empresa não está recolhendo o Imposto de Renda Retido na Fonte...” Neste ponto temos que salientar que a empresa não executa nada, é inerte. Nesse sentido temos que ter o cuidado de relatar de uma forma diferente, pode ser assim: “Não está sendo efetuado o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte.....”

NÃO ESQUEÇA! O RELATÓRIO DE AUDITORIA É “A TUA CARA” DENTRO DA EMPRESA, POIS ELE REPRESENTA O RESULTADO DO TEU TRABALHO.