auditorÍa gubernamental

Mariano Mucha Paitán Auditoría Gubernamental________________________________________________________________________________

SISTEMA DE UNIVERSIDADABIERTA

DOCENTE : Mg. CPC. Mariano Mucha Paitán.

E-MAIL : [email protected]

ATENCIÓN AL ALUMNO: [email protected]

TELEFAX : 043-342698

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

Ciclo X

__________________________________________________________________________ 1 Universidad Los Ángeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta


Edición:Manuel Antonio Cardoza Sernaqué.

Universidad Los Ángeles de ChimboteLeoncio Prado 443Chimbote (Perú) [email protected]

Reservados todos los derechos. No se permite reproducir, almacenar en los sistemas de recuperación de la información ni trasmitir alguna parte de esta publicación, cualquiera que sea el medio empleado-electrónico, mecánico- fotocopia, grabación, etc., sin el permiso previo de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual.


Mucha Paitán, Carlos. Auditoría Gubernamental, 1a edición, Ediciones de la Universidad Los Ángeles de Chimbote, Chimbote, 2007, 366 p.

http://www.uladech.edu.pe/


ÍNDICE

Introducción

CAPÍTULO I

ASPECTOS DOCTRINARIOS Y NORMATIVOS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

AUDITORÍA FINANCIERA: FASES DE PLANEAMIENTO, EJECUCIÓN E INFORME

Pág.1) Definición, características, tipos, objetivos, clases y postulados de la AuditorÍa Gubernamental………………………………………………………………08

2) Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República – Ley Nº 27785…………..………………………………...16

3) Presentación de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGUS, NAGAS,NIAS, NCI Y SAS)……....……..…..…..……….......................................................36

4) Definición de control, control interno, componentes de la estructura del control interno………………... ……..……………..………………………………….100

5) Auditoría Financiera – Fase de Planeamiento, programas, cuestionarios de control interno…………………………………………….……….........................106

6) Fase de Ejecución de la Auditoría, diagrama y proceso a ejecutar .……………..142

7) Fase de Elaboración de Informes de Auditoría de acuerdo a las Normas de Auditoría Gubernamental…...............……..……………………..………... …….166

8) Modelo de informe de Auditoría Financiera……………………..….......................190

CAPÍTULO II

AUDITORÍA DE GESTIÓN Y EL EXAMEN ESPECIALPág.

1) Auditoría de Gestión: concepto, estructura y características….…………………2302) Deslinde de campos y áreas de aplicación de la Auditoria de Gestión.………...312

3) Análisis FODA en la Auditoría de Gestión…………………………………………312 4) Casos Prácticos de Auditoría de Gestión………………………….……...……….331 5) Examen especial: concepto y campo de aplicación. …..……………………...…334 6) Esquema del proceso del examen especial……………………….……………....343



7) Identificación de áreas críticas y significativas…………………………………….344 8) Modelo de informe de examen especial………….……………….……………….346

BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................366

INTRODUCCIÓN



Las organizaciones de vanguardia, con visión y misión claramente definidas y con estilos de gestión basados en el conocimiento, le han asignado un valor agregado a la auditoría, por su importancia dentro de la empresa y su contribución en la minimización de riesgos y en la toma de decisiones en un mundo globalizado cada vez más competitivo. Ello ha comprometido a las universidades a satisfacer con calidad la demanda de profesionales contadores públicos especializados en auditoría.

Es por esto que el curso de Auditoría Gubernamental tiene por finalidad la evaluación sistemática, periódica y objetiva del adecuado manejo y utilización de los recursos y fondos públicos, así como de la efectividad de la organización y la gerencia, mediante un mejor control de las operaciones administrativas, contables y financieras y el cumplimiento de las políticas gubernamentales por parte de las empresas. Luego, se estudian las normas, principios y aplicaciones prácticas en las fases de planeamiento, ejecución e informe, para culminar con la formulación del informe final.

En el desarrollo de los contenidos se emplea un lenguaje sencillo y de fácil comprensión, logrando motivar a que los alumnos continúen estudiando e investigando.

Asimismo, los casos prácticos son extraídos de la realidad de las empresas lo que les permitirá una excelente combinación de teoría y práctica.

Creemos que la estructuración, organización del libro y la guía didáctica le permitirán seguir avanzando en el importante ámbito de la Auditoría Gubernamental.

El autor.



C A P Í T U L O I

Aspectos Doctrinarios y Normativos de la

Auditoría Gubernamental AUDITORÍA FINANCIERA: FASES DE PLANEAMIENTO, EJECUCIÓN E INFORME

1. DEFINICIÓN, CARACTERÍSTICAS, TIPOS, OBJETIVOS, CLASES Y POSTULADOS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL.

1.1. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL



La auditoría gubernamental se define de la siguiente manera: Es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y

selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y si éstos fueron administrados con racionalidad, eficiencia económica y transparencia en el cumplimiento de la normativa legal.

1.2. CARACTERÍSTICAS

La auditoría gubernamental tiene las características siguientes:

* Es objetiva en la medida en que considera que el auditor debe mantener una actitud mental independiente respecto de las actividades a examinar en la entidad:

* Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado y porque es desarrollada por contadores públicos y otros profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas profesionales y al código de ética profesional:

* Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido se presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y recomendaciones.

1.3. TIPOS DE AUDITORÍA SEGÚN EL SUJETO QUE LA REALIZA

La auditoría gubernamental es externa cuando se efectúa directamente por la Contraloría General y sus oficinas regionales de auditoría en las entidades del sector público, y por las Sociedades de Auditoría independiente debidamente designadas. La auditoría gubernamental es interna cuando es efectuada por los órganos de auditoría interna de las propias entidades públicas comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control. La auditoría verifica operaciones financieras y administrativas y evalúa en términos de razonabilidad con un marco integral contable y en base a criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economía, aplicables según cada caso.

1.4. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos:

* Opinar sobre si los estados financieros de las entidades públicas presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

* Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referidas a la gestión y uso de los recursos públicos.

* Establecer si los objetivos y metas o beneficios previstos se están logrando.* Precisar si el sector público adquiere y protege sus recursos en forma

económica y eficiente.* Establecer si la información financiera y gerencial elaborada por la entidad es

correcta, confiable y oportuna.* Identificar las causas de ineficiencias en la gestión o prácticas antieconómicas.* Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y eficientes.



* Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de evaluación para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su ejecución.

1.5. CLASES DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La auditoría gubernamental está definida por sus objetivos y se clasifica en:

a) AUDITORÍA FINANCIERAb) AUDITORÍA DE GESTIÓNc) EXAMEN ESPECIAL

a) AUDITORÍA FINANCIERA

La auditoría de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen. (Ver sección 100, Parte II).

La auditoría de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades o segmentos, con el propósito de determinar si estos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.

b) AUDITORÍA DE GESTIÓN

Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público. (Ver sección 400, Parte III).

La auditoría de gestión puede tener entre otros objetivos:* Determinar si están lográndose los resultados o beneficios previstos por la

normativa, por la propia entidad, el programa o actividad pertinente.* Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente

y económica.* Comprobar si la entidad, programa o actividad ha cumplido con las leyes y

reglamentos aplicables en materia de efectividad, eficiencia o economía.* Determinar si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son

efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

c) EXAMEN ESPECIAL

Comprende la revisión y análisis de una parte de las operaciones o transacciones, efectuadas con posterioridad a su ejecución, con el objeto de verificar aspectos presupuestales o de gestión, el cumplimiento de los dispositivos legales y reglamentarios aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya observaciones, conclusiones y recomendaciones. El Examen Especial puede incluir una combinación de objetivos financieros y operativos o, restringirse a sólo uno de ellos, dentro de un área limitada o asunto específico de las operaciones. (Ver sección 710, Parte IV).



También se efectúan exámenes especiales para investigar denuncias de diversa índole y ejercer el control de las donaciones recibidas, así como de los procesos licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros. El examen especial se sustenta en métodos, procedimientos y técnicas de auditoría y se adecúan a las políticas y normas de auditoría gubernamental.

El desarrollo del examen especial sigue las mismas fases que la práctica de una auditoría de gestión, es decir: a) planeamiento, b) ejecución, c) informe, excepto en lo que se refiere a la fase de planeamiento, dado que sus procedimientos son más simplificados que en una auditoría de alcance amplio.

1.6. POSTULADOS BÁSICOS DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

A continuación se describen doce postulados básicos aplicables al campo de la auditoría gubernamental.

Postulado 1: Autoridad legal para ejercer las actividades de auditoría gubernamental.

Este postulado plantea que la institución superior de auditoría, en el caso del Perú, la Contraloría General de la República, es creada por ley, la cual debe determinar las condiciones de actuación, ámbito de competencia, funciones y responsabilidades generales para el ejercicio de la auditoría gubernamental. Cualquiera sea la normativa, la función esencial de la institución superior de auditoría es sostener y fomentar la obligación de rendir cuentas (responsabilidad) de los funcionarios y servidores del sector público, lo cual incluye el promover buenas prácticas de gestión económico- financiero. Esta función exige que las personas que administren fondos o bienes públicos sin excepción estén sujetas a la jurisdicción de la institución superior de auditoría.

La auditoría gubernamental debe llevarse a cabo de acuerdo con disposiciones legales establecidas para regular su funcionamiento, las mismas que deben prevalecer sobre las normas de auditoría gubernamental en caso de conflicto. En tal caso, el auditor gubernamental tiene la responsabilidad profesional de recomendar la modificación de aquella disposición que no le permite llevar a cabo una auditoría gubernamental efectiva y eficiente.

La ley del Sistema Nacional de Control, Decreto Ley Nº 26162, establece el mandato y atribuciones de la Contraloría General de la República-CGR y los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control. Su ámbito de actuación abarca la auditoría financiera, la auditoría de gestión, la auditoría gubernamental con enfoque integral y los exámenes especiales.

Postulado 2: Aplicabilidad de las normas de auditoría gubernamental

Las normas de auditoría gubernamental-NAGU son criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, y se orientan a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.Las NAGU deben ser cumplidas obligatoriamente por el personal integrante de la Contraloría General de la República y Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control; así como por el personal de las Sociedades de Auditoría Independiente cuando son designadas para efectuar auditorías



gubernamentales. El incumplimiento de las NAGU conlleva responsabilidad administrativa, sin perjuicio de las responsabilidades de distinta naturaleza que pudieran derivarse. (Ver apéndice 3).

Para garantizar la efectividad del trabajo de auditoría, debe promoverse el establecimiento de un programa de control de calidad, con el objeto de verificar el cabal cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental y las disposiciones contempladas en el MAGU, garantizándose con ello la bondad de los servicios de auditoría.

Postulado 3: Importancia relativa

Se considera importancia relativa a la magnitud o naturaleza de un monto erróneo, incluyendo una omisión en la información financiera que, ya sea individualmente o en total, a la luz de las circunstancias hace probable que se vea influido el juicio de una persona razonable que confía en la información o que su decisión sea afectada como resultado de tales errores u omisiones.

Un asunto es de importancia relativa si su conocimiento puede tener consecuencias para el destinatario del informe de auditoría gubernamental. La importancia relativa, frecuentemente, se estima en términos de valor cuantitativo, pero la naturaleza o las características inherentes a una transacción o actividad o, grupo de ellas puede determinar que un asunto se convierta en algo esencial.

Además de su valor o su naturaleza, un asunto puede tener importancia relativa por el contexto en que aparezca. Por ejemplo, la relación que guarda una transacción con:* La impresión general originada por la información financiera.* El total, del que forma parte.* Los elementos relacionados con ella.* El valor de esa misma operación o transacción en años anteriores.

Postulado 4: La auditoría gubernamental se dirige a la mejora de las operaciones de las entidades.

La auditoría gubernamental tiene como propósito principal proporcionar la base informativa que justifica la implementación de recomendaciones que posibiliten mejoras administrativas y financieras por parte de la dirección de la entidad auditada, que además se encuentra obligada a aplicar, cuando sea necesario, las sanciones pertinentes. Para la ejecución de la auditoría deben diseñarse acciones y procedimientos que ofrezcan la garantía razonable para la detección de los errores, irregularidades y los actos ilícitos que pudieran repercutir directa y sustancialmente sobre los valores que figuran en los estados financieros o sobre los objetivos de la auditoría, así como debe prestarse atención a las situaciones o transacciones susceptibles de entrañar actos ilícitos que pudieran afectar indirectamente los resultados de la auditoría. Cualquier elemento que permita al auditor advertir la existencia de irregularidades, fraude o algún error que pueda tener efectos materiales sobre la auditoría en curso debe motivar su revelación suficiente y adecuar los procedimientos para verificar o disipar tal situación.

La auditoría gubernamental es una fuerza positiva que busca mejorar la administración pública, dirigiéndose a encontrar medidas más efectivas, eficientes y económicas que eleven el desempeño (rendimiento) y la calidad de los servicios del gobierno y las funciones públicas, evitando la reiteración de circunstancias adversas



reveladas por la auditoría. La auditoría gubernamental se dirige a la mejora de las operaciones futuras, más que a exclusiva crítica del pasado, a la sola revelación de irregularidades o a la aplicación de sanciones.

Los auditores gubernamentales desarrollan un servicio útil para el público, Congreso de la República, gobierno como un conjunto y alta dirección de la entidad sujeta a examen, a través de la evaluación y verificación de las operaciones, actividades y contratos gubernamentales, dando fe de su grado de conformidad con criterios establecidos y formulando recomendaciones para mejoras futuras.

Postulado 5: Juicio imparcial de los auditores

Este postulado se refiere a la objetividad con que deben actuar los auditores gubernamentales en el ejercicio de sus funciones. Ello implica que la auditoría debe efectuarse sobre la base de una evaluación objetiva de los hechos rodeados de imparcialidad y libres de influencias que pudieran deteriorar las conclusiones derivadas de las evidencias obtenidas. La Institución Superior de Auditoría debe aplicar su propio criterio en situaciones particulares que surgen en el curso de las auditorías gubernamentales.

Los auditores gubernamentales no deben ejercer ninguna función, con excepción de la auditoría. En algunas circunstancias, por mandato de la ley u otras normas reglamentarias, los auditores pueden ser obligados a realizar funciones que no son pertinentes con sus deberes principales, acciones que al ejercitarse comprometen su independencia y a la propia entidad.

Cuando el auditor gubernamental es llamado a participar en comités o comisiones de asesoramiento para fines específicos, debe mantener una actitud mental de independencia para que posteriormente efectúe la auditoría. Por ello, es preferible cuando sea pertinente, evitar cualquier posible actividad que podría dar la impresión a otras personas que el auditor no es completamente independiente.Este postulado igualmente es aplicable para los auditores de los órganos de auditoría interna conformantes del Sistema Nacional de Control, quienes deben mantener el máximo grado de independencia posible como empleados de la entidad a la que deben auditar, a pesar de circunstancias de amistad y relaciones personales con otros funcionarios o trabajadores.

La Ley del Sistema Nacional de Control, Decreto Ley Nº 26162, indica que uno de los principios que guía el ejercicio de la auditoría gubernamental es la "objetividad". Este concepto se refiere a que las auditorías deben realizarse sobre la base de una evaluación de los hechos rodeados de imparcialidad.

Postulado 6: El ejercicio de la auditoría gubernamental impone obligacionesprofesionales a los auditores

Este postulado indica que la Contraloría General de la República cumple su función auditando a las entidades públicas e informando los resultados de sus auditorías. Para cumplir esta función los auditores deben conservar su independencia y objetividad.La posición del auditor gubernamental impone obligaciones profesionales proporcionales, en la medida que adquiere responsabilidad ante el público, el Congreso de la República, el gobierno, la entidad auditada y su propia institución auditora.



El código de ética profesional constituye un grupo de reglas heterónomas, es decir, son obligatorias en función del vínculo jurídico que las une; sin embargo, este conjunto de normas sólo son guías mínimas de orientación, puesto que el deber concreto en situaciones particulares que afronta cada auditor gubernamental reside en los principios generales de los propios códigos y en los principios de la ética inscritos al interior del hombre.

Las áreas de obligación profesional son cubiertas por la Ley del Sistema Nacional de Control, las normas de auditoría gubernamental y directivas emitidas por la Contraloría General de la República-CGR. El establecimiento y mantenimiento de un Código de Ética para los auditores es promovido por el órgano rector del Sistema Nacional de Control.

Postulado 7: Acceso a todo tipo de información pública

Para cumplir efectivamente con sus funciones, los auditores deben tener acceso tanto a las fuentes de información como a la documentación que elaboran los funcionarios y empleados de la entidad auditada, aspecto que se encuadra dentro del precepto de universalidad. La atribución de la institución superior de auditoría en cuanto a acceder a todo tipo de información y sin limitación alguna a los registros, operaciones y transacciones de toda índole celebrados por entidades públicas, contribuye a reducir al mínimo los futuros problemas en su ámbito de competencia.

La administración pública determina que se lleven registros y archivos de todas las operaciones, actividades y contratos. Las disposiciones legales exigen la retención y protección de documentos y archivos por períodos de tiempos largos para los propósitos de la auditoría. Los auditores gubernamentales tienen la autoridad para exigir la presentación de evidencias y tomar declaraciones, así como tienen un mecanismo de coordinación con funcionarios de la entidad auditada en caso necesario.Según la Ley del Sistema Nacional de Control, la Contraloría General de la República tiene la facultad de acceder en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e información de las entidades del sector público, aun cuando sean secretos.

Postulado 8: Aplicación de la materialidad en la auditoría gubernamental

Este postulado precisa que la Contraloría General de la República debe establecer políticas generales para dirigir sus recursos disponibles hacia áreas, operaciones y transacciones de mayor significación, en las cuales pueden ser utilizados sus esfuerzos para promover mejoras en el desempeño (rendimiento) de las entidades públicas.

En la auditoría gubernamental el auditor debe tener cuidado en utilizar el tiempo disponible para el examen de una entidad específica, a fin de evaluar y ayudarla a solucionar sus problemas más importantes, aun cuando esto involucre descuidar la atención de los problemas menores que se encuentren.

Las operaciones, actividades y contratos por montos sin importancia no merecen la inversión del tiempo del auditor. La determinación de que es material y que no lo es, constituye un asunto de juicio profesional para el auditor gubernamental. La materialidad es una de las áreas más difíciles de la auditoría gubernamental porque



raramente las disposiciones legales toman en cuenta este concepto, a pesar que desde el punto de vista legal un faltante de caja por un monto menor puede ser tan serio como un caso de fraude de grado mayor.

La Ley del Sistema Nacional de Control considera que uno de los principios que guía la auditoría gubernamental es la materialidad o significación económica, es decir, la concentración del control en las transacciones u operaciones de más significación en la entidad examinada.

Postulado 9:Perfeccionamiento de los métodos y técnicas de auditoría

La Contraloría General de la República debe contribuir al perfeccionamiento de los métodos y técnicas que se aplican para controlar la validez de los criterios utilizados en la evaluación del desempeño (rendimiento) de la entidad auditada.

La importancia del rol que vienen adquiriendo los auditores exige de ellos el perfeccionamiento y la elaboración de nuevas metodologías, así como las técnicas para determinar si la entidad auditada aplica criterios razonables en la evaluación de su desempeño operativo. Los auditores deben servirse de métodos y técnicas modernas utilizadas por otras disciplinas profesionales. La Ley del Sistema Nacional de Control, Decreto Ley Nº 26162, establece como uno de los criterios que orientan el ejercicio de la auditoría gubernamental la especialización, que considera la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de la entidad en la que incide.

Postulado 10:Existencia de controles internos apropiados

La gerencia de cada entidad pública es responsable de implementar y mantener un sistema de control interno sólido, con el propósito de proteger los recursos, determinar la veracidad y confiabilidad de la información financiera y gerencial, promover eficiencia en las operaciones, alentar la adhesión a las políticas prescritas y lograr las metas y objetivos programados. La existencia de un satisfactorio sistema de control interno no elimina irregularidades, ni la posibilidad de su ocurrencia, pero sí lo minimiza. El auditor gubernamental tiene la responsabilidad de encontrar y revelar debilidades en el sistema de control interno y formular las recomendaciones necesarias para su fortalecimiento.

La exactitud y la corrección de los informes y estados financieros son la expresión de la situación financiera y del resultado de las operaciones de una entidad. La dirección es responsable de que los informes financieros o de cualquier otro tipo, en su forma y contenido, sean correctos y adecuados. Es también responsabilidad de cada entidad pública establecer un sistema que suministre información financiera oportuna y confiable.

Es obligación de la entidad auditada y no de la Institución Superior de Auditoría establecer sistemas adecuados de control interno para proteger sus recursos. Es también obligación de la entidad auditada asegurarse de que dichos controles se apliquen y funcionen de manera que garanticen el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables y que las decisiones se adopten con probidad y corrección. En cualquier caso, esto no exime al auditor, cuando descubra controles inadecuados o inexistentes, de presentar a la entidad auditada las correspondientes observaciones, conclusiones y recomendaciones.



La Ley del Sistema Nacional de Control precisa que el titular y los directores de la entidad son responsables de supervisar la confiabilidad del control interno previo y del control interno posterior para la evaluación de la gestión.

Postulado 11: Las operaciones y contratos gubernamentales están libres de irregularidades y actos de colusión

El Estado asume como premisa que sus servidores son honestos en ausencia de evidencia en contrario. Si los servidores públicos fueran deshonestos o de fácil colusión entre ellos con fines de incurrir en irregularidades, el gobierno podría únicamente mantenerse mediante la aplicación del temor o la fuerza. El Estado tiene que inculcar valores éticos y honestidad a sus servidores. Tiene que asegurar que su remuneración esté de acuerdo con sus responsabilidades y que no trabajen dentro de ambientes que conducen a la tentación. En este contexto, se considera que en caso de una posible colusión, por lo menos uno de los servidores involucrados tendrá la suficiente integridad para rechazar la participación que se le ofrece y revelará tal situación a sus superiores.

La aplicación de este postulado depende de la cultura, objetividad e integridad y valores éticos de los servidores públicos. Si la cultura acepta el desempeño de un cargo público como una licencia para obtener beneficios personales o en favor de terceros y, si asociaciones colusivas son aceptadas y protegidas por leyes no escritas contra la revelación de irregularidades cometidas por servidores públicos; la auditoría puede dejar de tener valor y otros métodos extremos tendrían que utilizarse. La Ley del Sistema Nacional de Control, establece como uno de los criterios para orientar el ejercicio de la auditoría gubernamental, la presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que los servidores y funcionarios sujetos a control han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas.

Postulado 12: Responsabilidad y Auditoría Gubernamental

Las normas de auditoría aprobadas en el XI INTOSAI en 1992, establecen que:La obligación de rendir cuenta, por parte de las personas o entidades que manejan recursos públicos, está cada vez más en la conciencia de todos, por lo que hay una mayor necesidad de que dicha obligación se cumpla en forma correcta y eficaz.

Las Normas de Control Interno para el sector público definen el concepto responsabilidad (traducción del inglés Accountability) de la siguiente forma:Es el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relación directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos adquiridos durante su existencia.Toda persona u oficina pública que maneja recursos del Estado es responsable. La gerencia de cada entidad es responsable de cautelar que los fondos sean utilizados en el logro de los objetivos en forma eficiente, efectiva y económica. También son responsables aquellas personas que se encargan de registrar y documentar los valores de las operaciones o transacciones que involucran recursos y preparan los estados financieros de cada entidad pública.Los sistemas modernos gerenciales en las áreas de procesamiento de información, personal, logística, presupuesto, contabilidad, gerencia de caja, recaudación de impuestos y otras modalidades de recaudación de ingresos,



promueven aumentos en la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones. Es esencial para el funcionamiento adecuado de tales sistemas la existencia de personal idóneo, competente y apropiadamente capacitado. La implementación en la administración pública de sistemas modernos de obtención de datos, control, evaluación y de presentación de informes, facilita el proceso de responsabilidad.

Al incrementarse los niveles de conciencia en el público sobre la responsabilidad de las personas o entidades que administran fondos públicos, tal exigencia convierte a la auditoría en uno de los factores que fortalece su aplicación.

2. LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL Y DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA – LEY Nº 27785.

LEY Nº 27785

TÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

ALCANCE, OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA LEY

Artículo 1º. Alcance de la ley. La presente ley establece las normas que regulan el ámbito, organización, atribuciones y funcionamiento del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República como ente técnico rector de dicho sistema.Cuando en ella se mencione los vocablos sistema, Contraloría General y Ley, se entenderán referidos al Sistema Nacional de Control, a la Contraloría General de la República y a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, respectivamente.

Artículo 2º. Objeto de la leyEs objeto de la ley propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como el cumplimiento de metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la nación.

Artículo 3º. Ámbito de aplicaciónLas normas contenidas en la presente ley y aquéllas que emita la Contraloría General son aplicables a todas las entidades sujetas a control por el Sistema, independientemente del régimen legal o fuente de financiamiento bajo el cual operen.Dichas entidades sujetas a control por el sistema, que en adelante se designan con el nombre genérico de entidades, son las siguientes:a) El Gobierno Central, sus entidades y órganos que, bajo cualquier denominación,

formen parte del Poder Ejecutivo, incluyendo las Fuerzas Armadas y la Policía Nacional, y sus respectivas instituciones.



b) Los Gobiernos Regionales y Locales e instituciones y empresas pertenecientes a los mismos, por los recursos y bienes materia de su participación accionaria.

c) Las unidades administrativas del Poder Legislativo, del Poder Judicial y del Ministerio Público.

d) Los Organismos Autónomos creados por la Constitución Política del Estado y por ley, e instituciones y personas de derecho público.

e) Los organismos reguladores de los servicios públicos y las entidades a cargo de supervisar el cumplimiento de los compromisos de inversión provenientes de contratos de privatización.

f) Las empresas del Estado, así como aquellas empresas en las que éste participe en el accionariado, cualquiera sea la forma societaria que adopten por los recursos y bienes materia de dicha participación.

g) Las entidades privadas, las entidades no gubernamentales y las entidades internacionales, exclusivamente por los recursos y bienes del Estado que perciban o administren.

En estos casos, la entidad sujeta a control deberá prever los mecanismos necesarios que permitan el control detallado por parte del sistema.

Artículo 4º. Control de recursos y bienes del Estado fuera del ámbito del sistema.

Las entidades que, en uso de sus facultades, destinen recursos y bienes del Estado, incluyendo donaciones provenientes de fuentes extranjeras cooperantes, a entidades no gubernamentales nacionales o internacionales no sujetas a control, se encuentran obligadas a informar a la Contraloría General sobre la inversión y sus resultados derivados de la evaluación permanente que debe practicarse sobre tales recursos.Dichos recursos y bienes serán administrados por los beneficiarios de acuerdo a la finalidad o condición de su asignación, para cuyo efecto se utilizarán registros y/o cuentas especiales que permitan su análisis específico, asimismo, en sus convenios o contratos se establecerá la obligación de exhibir dichos registros ante la Contraloría General cuando ésta lo requiera.Los órganos del sistema deberán prever los mecanismos necesarios que permitan un control detallado, pudiendo disponer las acciones de verificación que correspondan.

Artículo 5º. Especialidad de la normaLas disposiciones de esta ley y aquéllas que expide la Contraloría General en uso de sus atribuciones como ente técnico rector del sistema prevalecen en materia de control gubernamental sobre las que, en oposición o menoscabo de éstas, puedan dictarse por las entidades.

CAPÍTULO IICONTROL GUBERNAMENTAL

Artículo 6º. ConceptoEl control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.



Artículo 7º. Control InternoEl control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.El control interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos.Es responsabilidad del titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo.El titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones a que se refiere esta ley.

Artículo 8º. Control ExternoSe entiende por control externo el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior.En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo cuando se determine taxativamente por la presente ley o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda.Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada.Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.

Artículo 9º.- Principios del control gubernamentalSon principios que rigen el ejercicio del control gubernamental:a) La universalidad, entendida como la potestad de los órganos de control para

efectuar, con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de la respectiva entidad, así como de todos sus funcionarios y servidores, cualquiera fuere su jerarquía.

b) El carácter integral, en virtud del cual el ejercicio del control consta de un conjunto de acciones y técnicas orientadas a evaluar, de manera cabal y completa, los procesos y operaciones materia de examen en la entidad y sus beneficios económicos y/o sociales obtenidos, en relación con el gasto generado, las metas



cualitativas y cuantitativas establecidas, su vinculación con políticas gubernamentales, variables exógenas no previsibles o controlables e índices históricos de eficiencia.

c) La autonomía funcional, expresada en la potestad de los órganos de control para organizarse y ejercer sus funciones con independencia técnica y libre de influencias. Ninguna entidad o autoridad, funcionario o servidor público, ni terceros, pueden oponerse, interferir o dificultar el ejercicio de sus funciones y atribuciones de control.

d) El carácter permanente, que define la naturaleza continua y perdurable del control como instrumento de vigilancia de los procesos y operaciones de la entidad.

e) El carácter técnico y especializado del control, como sustento esencial de su operatividad, bajo exigencias de calidad, consistencia y razonabilidad en su ejercicio considerando la necesidad de efectuar el control en función de la naturaleza de la entidad en la que se incide.

f) La legalidad, que supone la plena sujeción del proceso de control a la normativa constitucional, legal y reglamentaria aplicable a su actuación.

g) El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos.

h) La eficiencia, eficacia y economía, a través de los cuales el proceso de control logra sus objetivos con un nivel apropiado de calidad y óptima utilización de recursos.

i) La oportunidad, consistente en que las acciones de control se lleven a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido.

j) La objetividad, en razón de la cual las acciones de control se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas.

k) La materialidad, que implica la potestad del control para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada.

l) El carácter selectivo del control, entendido como el que ejerce el sistema en las entidades, sus órganos y actividades críticas de los mismos, que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa.

ll) La presunción de licitud, según la cual, salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes.

m) El acceso a la información, referido a la potestad de los órganos de control de requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de la entidad, aunque sea secreta, necesaria para su función.

n) La reserva, por cuyo mérito se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele información que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al sistema, o dificulte la tarea de este último.

o) La continuidad de las actividades o funcionamiento de la entidad al efectuar una acción de control.

p) La publicidad, consistente en la difusión oportuna de los resultados de las acciones de control u otras realizadas por los órganos de control, mediante los mecanismos que la Contraloría General considere pertinentes.

q) La participación ciudadana, que permita la contribución de la ciudadanía en el ejercicio del control gubernamental.

r) La flexibilidad, según la cual, al realizarse el control, ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final.



Los citados principios son de observancia obligatoria por los órganos de control y pueden ser ampliados o modificados por la Contraloría General, a quien compete su interpretación.

Artículo 10º. Acción de controlLa acción de control es la herramienta esencial del sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales.Las acciones de control se realizan con sujeción al Plan Nacional de Control y a los planes aprobados para cada órgano del sistema de acuerdo a su programación de actividades y requerimientos de la Contraloría General.Dichos planes deberán contar con la correspondiente asignación de recursos presupuestales para su ejecución, aprobada por el titular de la entidad, encontrándose protegidos por el principio de reserva.Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes correspondientes, los mismos que se formularán para el mejoramiento de la gestión de la entidad, incluyendo el señalamiento de responsabilidades que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto responsable civil y/o penal.

Artículo 11º.- Responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de controlLas acciones de control que efectúen los órganos del sistema no serán concluidas sin que se otorgue al personal responsable comprendido en ellas la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran incursos, salvo en los casos justificados señalados en las normas reglamentarias.Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean éstas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquéllas competentes de acuerdo a ley, adoptarán inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicación de la respectiva sanción, e iniciarán, ante el fuero respectivo, aquéllas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad señalada.Las sanciones se imponen por el titular de la entidad y, respecto de éste en su caso, por el organismo o sector jerárquico superior o el llamado por ley.

TÍTULO IISISTEMA NACIONAL DE CONTROL

CAPÍTULO ICONCEPTO Y CONFORMACIÓN DEL SISTEMA

Artículo 12º. DefiniciónEl Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regule.

Artículo 13º. Conformación



El Sistema está conformado por los siguientes órganos de control:a) La Contraloría General, como ente técnico rector.b) Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control

gubernamental de las entidades que se mencionan en el artículo 3º de la presente ley, sean éstas de carácter sectorial, regional, institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional.

c) Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.

Artículo 14º. Regulación del controlEl ejercicio del control gubernamental por el sistema en las entidades se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución.Dicha regulación permitirá la evaluación, por los órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados.La Contraloría General, en su calidad de ente técnico rector, organiza y desarrolla el control gubernamental en forma descentralizada y permanente, el cual se expresa con la presencia y accionar de los órganos a que se refiere el literal b) del artículo precedente en cada una de las entidades públicas de los niveles central, regional y local, que ejercen su función con independencia técnica.

CAPÍTULO IIATRIBUCIONES DEL SISTEMA

Artículo 15º. Atribuciones del sistemaSon atribuciones del sistema:a) Efectuar la supervisión, vigilancia y verificación de la correcta gestión y utilización

de los recursos y bienes del Estado, el cual también comprende supervisar la legalidad de los actos de las instituciones sujetas a control en la ejecución de los lineamientos para una mejor gestión de las finanzas públicas, con prudencia y transparencia fiscal, conforme a los objetivos y planes de las entidades, así como de la ejecución de los presupuestos del sector público y de las operaciones de la deuda pública.

b) Formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno.

c) Impulsar la modernización y el mejoramiento de la gestión pública, a través de la optimización de los sistemas de gestión y ejerciendo el control gubernamental con especial énfasis en las áreas críticas sensibles a actos de corrupción administrativa.

d) Propugnar la capacitación permanente de los funcionarios y servidores públicos en materias de administración y control gubernamental. Los objetivos de la capacitación estarán orientados a consolidar, actualizar y especializar su formación técnica, profesional y ética. Para dicho efecto, la Contraloría General, a través de la Escuela Nacional de Control, o mediante convenios celebrados con entidades públicas o privadas ejerce un rol tutelar en el desarrollo de programas y eventos de esta naturaleza. Los titulares de las entidades están obligados a disponer que el



personal que labora en los sistemas administrativos participe en los eventos de capacitación que organiza la Escuela Nacional de Control, debiendo tales funcionarios y servidores acreditar cada dos años dicha participación.

Dicha obligación se hace extensiva a las sociedades de auditoría que forman parte del sistema, respecto al personal que empleen para el desarrollo de las auditorías externas.

e) Exigir a los funcionarios y servidores públicos la plena responsabilidad por sus actos en la función que desempeñan, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal y recomendando la adopción de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementación. Para la adecuada identificación de la responsabilidad en que hubieren incurrido funcionarios y servidores públicos, se deberá tener en cuenta cuando menos las pautas de: identificación del deber incumplido, reserva, presunción de licitud, relación causal, las cuales serán desarrolladas por la Contraloría General.

f) Emitir, como resultado de las acciones de control efectuadas, los Informes respectivos con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales que sean recomendadas en dichos informes.

En el caso de que los informes generados de una acción de control cuenten con la participación del Ministerio Público y/o la Policía Nacional, no corresponderá abrir investigación policial o indagatoria previa, así como solicitar u ordenar de oficio la actuación de pericias contables.

g) Brindar apoyo técnico al procurador público o al representante legal de la entidad en los casos en que deban iniciarse acciones judiciales derivadas de una acción de control, prestando las facilidades y/o aclaraciones del caso y alcanzando la documentación probatoria de la responsabilidad incurrida.

Los diversos órganos del sistema ejercen estas atribuciones y las que expresamente les señala esta ley y sus normas reglamentarias.

CAPÍTULO IIIÓRGANOS DEL SISTEMA

Artículo 16º. Contraloría GeneralLa Contraloría General es el ente técnico rector del Sistema Nacional de Control, dotado de autonomía administrativa, funcional, económica y financiera, que tiene por misión dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestión de las entidades, la promoción de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos, así como contribuir con los poderes del Estado en la toma de decisiones y con la ciudadanía para su adecuada participación en el control social.No puede ejercer atribuciones o funciones distintas a las establecidas en la Constitución Política, en esta ley, las disposiciones reglamentarias y las normas técnicas especializadas que emita en uso de sus atribuciones.

Artículo 17º. Órgano de Auditoría InternaLas entidades comprendidas en los incisos a), b), c) y d) del artículo 3º de la presente Ley, así como las empresas en las que el Estado tenga una participación accionaria total o mayoritaria, tendrán necesariamente un órgano de auditoría interna ubicado en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad, el cual constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad.El titular de la entidad tiene la obligación de cautelar la adecuada implementación del órgano de auditoría interna y la asignación de recursos suficientes para la normal ejecución de sus actividades de control.



El citado órgano mantiene una relación funcional con la Contraloría General, efectuando su labor de conformidad con los lineamientos y políticas que para tal efecto establezca el organismo superior de control.

Artículo 18º. Vinculación del jefe del órgano de auditoría interna con la Contraloría GeneralEl jefe del órgano de auditoría interna mantiene una vinculación de dependencia funcional y administrativa con la Contraloría General, en su condición de ente técnico rector del sistema, sujetándose a sus lineamientos y disposiciones.En el desempeño de sus labores, actúa con independencia técnica dentro del ámbito de su competencia.

Artículo 19º.- Designación y separación del jefe del órgano de auditoría internaLa designación y separación definitiva de los jefes de los órganos de auditoría interna se efectúa por la Contraloría General de acuerdo a los requisitos, procedimientos, incompatibilidades y excepciones que establecerá para el efecto.Las entidades sujetas a control proporcionarán personal, recursos y los medios necesarios para el ejercicio de la función de control en dichas entidades, de acuerdo con las disposiciones que sobre el particular dicte la Contraloría General.

Artículo 20º. Sociedades de auditoríaLas sociedades de auditoría, para efectos de esta ley, son las personas jurídicas calificadas e independientes en la realización de labores de control posterior externo, que son designadas por la Contraloría General, previo concurso público de méritos, y contratadas por las entidades para examinar las actividades y operaciones de las mismas, opinar sobre la razonabilidad de sus estados financieros, así como evaluar la gestión, captación y uso de los recursos asignados.El proceso de designación y contratación de las sociedades de auditoría, el seguimiento y evaluación de informes, las responsabilidades, así como su registro, es regulado por la Contraloría General.

Artículo 21º. Ejercicio funcionalLos órganos del sistema ejercen su función de control gubernamental con arreglo a lo establecido en la presente ley y las disposiciones que emite la Contraloría General para normar sus actividades, obligaciones y responsabilidades, siendo su cumplimiento objeto de supervisión permanente por el ente técnico rector del Sistema.

TÍTULO IIICONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CAPÍTULO IATRIBUCIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 22º. AtribucionesSon atribuciones de la Contraloría General las siguientes:a) Tener acceso en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e

información de las entidades, aun cuando sean secretos, así como requerir información a particulares que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades, siempre y cuando no violen la libertad individual.

b) Ordenar que los órganos del sistema realicen las acciones de control que a su juicio sean necesarios o ejercer en forma directa el control externo posterior sobre los actos de las entidades.



c) Supervisar y garantizar el cumplimiento de las recomendaciones que se deriven de los informes de control emanados de cualquiera de los órganos del sistema.

d) Disponer el inicio de las acciones legales pertinentes en forma inmediata por el procurador público de la Contraloría General o el procurador del sector o el representante legal de la entidad examinada, en los casos en que en la ejecución directa de una acción de control se encuentre daño económico o presunción de ilícito penal.

e) Normar y velar por la adecuada implantación de los órganos de auditoría interna, requiriendo a las entidades el fortalecimiento de dichos órganos con personal calificado e infraestructura moderna necesaria para el cumplimiento de sus fines.

f) Presentar anualmente al Congreso de la República el Informe de Evaluación a la Cuenta General de la República, para cuya formulación la Contraloría General dictará las disposiciones pertinentes.

g) Absolver consultas, emitir pronunciamientos institucionales e interpretar la normativa del control gubernamental con carácter vinculante, y de ser el caso, orientador. Asimismo establecerá mecanismos de orientación para los sujetos de control respecto a sus derechos, obligaciones, prohibiciones e incompatibilidades previstos en la normativa de control.

h) Aprobar el Plan Nacional de Control y los planes anuales de control de las entidades.

i) Efectuar las acciones de control ambiental sobre los recursos naturales, así como sobre los bienes que constituyen el Patrimonio Cultural de la Nación, informando periódicamente a la Comisión competente del Congreso de la República.

j) Emitir opinión previa vinculante sobre adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios u obras que, conforme a ley, tengan el carácter de secreto militar o de orden interno exonerados de licitación pública, concurso público o adjudicación directa.

k) Otorgar autorización previa a la ejecución y al pago de los presupuestos adicionales de obra pública, y de las mayores prestaciones de supervisión en los casos distintos a los adicionales de obras, cuyos montos excedan a los previstos en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y su reglamento, respectivamente, cualquiera sea la fuente de financiamiento.

l) Informar previamente sobre las operaciones, fianzas, avales y otras garantías que otorgue el Estado, inclusive los proyectos de contrato que en cualquier forma comprometa su crédito o capacidad financiera, sea que se trate de negociaciones en el país o en el exterior.

ll) Designar de manera exclusiva sociedades de auditoría que se requieran, a través de concurso público de méritos, para efectuar auditorías en las entidades, supervisando sus labores con arreglo a las disposiciones de designación de sociedades de auditoría que para el efecto se emitan.

m) Requerir el apoyo y/o destaque de funcionarios y servidores de las entidades para la ejecución de actividades de control gubernamental.

n) Recibir y atender denuncias y sugerencias de la ciudadanía relacionadas con las funciones de la administración pública, otorgándoles el trámite correspondiente sea en el ámbito interno o derivándolas ante la autoridad competente, estando la identidad de los denunciantes y el contenido de la denuncia protegidos por el principio de reserva.

ñ) Promover la participación ciudadana mediante audiencias públicas y/o sistemas de vigilancia en las entidades, con el fin de coadyuvar en el control gubernamental.

o) Participar directamente y/o en coordinación con las entidades en los procesos judiciales, administrativos, arbitrales u otros para la adecuada defensa de los



intereses del Estado cuando tales procesos incidan sobre recursos y bienes de éste.

p) Recibir, registrar, examinar y fiscalizar las declaraciones juradas de ingresos y de bienes y rentas que deben presentar los funcionarios y servidores públicos obligados de acuerdo a ley.

q) Verificar y supervisar el cumplimiento de las disposiciones sobre prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos y otros, así como de las referidas a la prohibición de ejercer la facultad de nombramiento de personal en el sector público en casos de nepotismo, sin perjuicio de las funciones conferidas a los órganos de control.

r) Citar y tomar declaraciones a cualquier persona cuyo testimonio pueda resultar útil para el esclarecimiento de los hechos materia de verificación durante una acción de control, bajo los apremios legales señalados para los testigos.

s) Dictar las disposiciones necesarias para articular los procesos de control con los planes y programas nacionales, a efecto de visualizar de forma integral su cumplimiento, generando la información pertinente para emitir recomendaciones generales a los Poderes Ejecutivo y Legislativo sobre la administración de los recursos del Estado en función de las metas previstas y las alcanzadas, así como brindar asistencia técnica al Congreso de la República en asuntos vinculados a su competencia funcional.

t) Emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupción administrativa a través del control gubernamental, promoviendo una cultura de honestidad y probidad de la gestión pública, así como la adopción de mecanismos de transparencia e integridad al interior de las entidades, considerándose el concurso de la ciudadanía y organizaciones de la sociedad civil.

u) Establecer los procedimientos para que los titulares de las entidades rindan cuenta oportuna ante el órgano rector por los fondos o bienes del Estado a su cargo, así como de los resultados de su gestión.

v) Asumir la defensa del personal de la institución a cargo de las labores de control cuando se encuentre incurso en acciones legales derivadas del debido cumplimiento de la labor funcional, aun cuando al momento de iniciarse la acción el vínculo laboral con el personal haya terminado.

w) Establecer el procedimiento selectivo de control sobre las entidades públicas beneficiarias por las mercancías donadas provenientes del extranjero.

x) Ejercer el control de desempeño de la ejecución presupuestal, formulando recomendaciones que promuevan reformas sobre los sistemas administrativos de las entidades sujetas al sistema.

y) Regular el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para el ejercicio del control previo externo a que aluden los literales j), k) y l) del presente artículo, así como otros encargos que se confiera al organismo Contralor, emitiendo la normativa pertinente que contemple los principios que rigen el control gubernamental.

z) Celebrar convenios de cooperación interinstitucional con entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras.

Las atribuciones antes señaladas no son taxativas, comprendiendo las demás que señale esta ley y otros dispositivos legales.

Artículo 23º. Inaplicabilidad del arbitrajeLas decisiones que emita la Contraloría General en el ejercicio de las atribuciones de autorización previa a la ejecución y pago de presupuestos adicionales de obra y a la aprobación de mayores gastos de supervisión no podrá ser objeto de arbitraje, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 1º de la Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje.



Asimismo, tampoco se podrá someter a arbitraje las controversias que versan sobre materias comprendidas en los alcances de las atribuciones previstas en el literal k) del artículo 22º de la ley, las que no pueden ser sustraídas al pronunciamiento que compete a la Contraloría General.

Artículo 24º. Carácter y revisión de oficio de los Informes de ControlLos informes de control emitidos por el sistema constituyen actos de la administración interna de los órganos conformantes de éste, y pueden ser revisados de oficio por la Contraloría General, quien podrá disponer su reformulación cuando su elaboración no se haya sujetado a la normativa de control, dando las instrucciones precisas para superar las deficiencias, sin perjuicio de la adopción de las medidas correctivas que correspondan.

Artículo 25º.- Fiscalización por el Poder LegislativoEl Congreso de la República fiscaliza la gestión de la Contraloría General.

CAPÍTULO IIORGANIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 26º.- Designación del Contralor GeneralEl Contralor General de la República es designado por un período de siete años, y removido por el Congreso de la República de acuerdo a la Constitución Política.El Contralor General de la República está prohibido de ejercer actividad lucrativa e intervenir, directa o indirectamente en la dirección y/o gestión de cualquier actividad pública o privada, excepto las de carácter docente.

Artículo 27º.- Jerarquía del Contralor GeneralEl Contralor General de la República es el funcionario de mayor rango del sistema y goza de los mismos derechos, prerrogativas y preeminencias propias de un ministro de Estado. No está sujeto a subordinación, a autoridad o dependencia alguna en ejercicio de la función.En el ejercicio de sus funciones, sólo puede ser enjuiciado, previa autorización del Congreso de la República.

Artículo 28º.- Requisitos para ser Contralor General.Son requisitos para ser Contralor General de la República:a) Ser peruano de nacimiento.b) Gozar del pleno ejercicio de los derechos civiles.c) Tener al tiempo de la designación, no menos de 40 años de edad.d) Tener título profesional universitario y estar habilitado por el colegio profesional

correspondiente.e) Tener un ejercicio profesional no menor a 10 años.f) Tener conducta intachable y reconocida solvencia e idoneidad moral.

Artículo 29º.- Impedimentos para ser Contralor General.Son impedimentos para ser Contralor General de la República:a) Adolecer de incapacidad física o mental, grave y permanente debidamente

comprobada.b) Haber sufrido condena por la comisión de delito doloso, tener mandato de

detención definitiva en instrucción en la que se le impute dicha comisión o haber incurrido en delito flagrante.



c) Haber sido declarado en quiebra, aunque se hubiese sobreseído el procedimiento respectivo.

d) Haber sido destituido por sanción disciplinaria de cargo público, cesado en él por falta grave o inhabilitado para el ejercicio de la función pública.

e) Tener cuentas pendientes de rendición con la administración pública o con empresas que integran la actividad empresarial del Estado.

f) Tener juicio pendiente con las entidades sujetas a control, cualquiera sea su naturaleza.

g) Haber sido durante los últimos cinco años Presidente de la República, ministro de Estado, Congresista de la República y/o titular de organismos autónomos, entidades descentralizadas o de los gobiernos regionales y/o locales.

Artículo 30º.- Vacancia en el cargo de Contralor General.El cargo de Contralor General de la República vaca por:a) Muerte.b) Sobrevenir cualquiera de los impedimentos a que se refiere el Artículo 29º de esta

ley.c) Renuncia.d) Cumplir 70 años de edad.e) Incurrir en falta grave prevista en la ley y debidamente comprobada.

Corresponde al Congreso de la República declarar la vacancia.

Artículo 31º.- Faltas graves del Contralor GeneralA los fines del inciso e) del artículo 30º se considera falta grave del Contralor General de la República:a) La acción u omisión dolosa en que incurra en el ejercicio del cargo y que haya

ocasionado daño al patrimonio del Estado.b) El abandono del cargo, que se configura por la inasistencia continuada e

injustificada a su despacho por más de quince días útiles.c) La infracción de las prohibiciones e incompatibilidades que la ley señala.Artículo 32º.- Facultades del Contralor GeneralEn el desempeño de su gestión, el Contralor General de la República se encuentra facultado para:a) Determinar la organización interna, el cuadro de asignación de personal y la escala

salarial de la Contraloría General.b) Planear, aprobar, dirigir, coordinar y supervisar las acciones de la Contraloría

General y de los órganos del sistema.c) Dictar las normas y las disposiciones especializadas que aseguren el

funcionamiento del proceso integral de control, en función de los principios de especialización y flexibilidad.

d) Ejercer e impulsar directamente o, en caso de incumplimiento, a través de la autoridad llamada por ley, las acciones pertinentes para asegurar la implementación de las recomendaciones y acciones legales derivadas del proceso de control a cargo del sistema.

e) Solicitar información y documentación a las autoridades de las entidades encargadas de cautelar la reserva tributaria, secreto bancario, reserva de identidad u otras establecidas legalmente, respecto a las entidades, su personal, y personas jurídicas y naturales comprendidas o vinculadas a acciones de control, así como cualquier información que considere pertinente para el cabal cumplimiento de sus funciones, conforme lo establece la presente ley.

El personal de la Contraloría General tendrá acceso restringido a la información y documentación a que se refiere el párrafo precedente, encontrándose, quienes



accedan a los mismos, impedidos de revelarlos, bajo responsabilidad administrativa, civil y/o penal, salvo que la misma sirva para sustentar el inicio de acciones legales por parte de la Contraloría General o para atender requerimientos formulados por autoridades conforme a la Constitución Política y/o la ley.

f) Representar a la Contraloría General en los actos y contratos relativos a sus funciones, frente a todo tipo de autoridades y entes nacionales o extranjeros.

g) Establecer las políticas, normas laborales y procedimientos de administración de personal de la institución, incluyendo las disposiciones sobre el secreto profesional que deberá guardar dicho personal respecto a la información a que hubiere accedido por la naturaleza y extensión de labor desempeñada.

h) Presentar u opinar sobre proyectos de normas legales que conciernan al control y a las atribuciones de los órganos de auditoría interna.

i) Requerir los documentos que sustenten los informes de los órganos de auditoría interna o sociedades de auditorías designadas, los cuales están en obligación de guardar por un período de 10 años, bajo responsabilidad.

j) Expedir el Reglamento de Infracciones y Sanciones, con facultades coactivas. Asimismo podrá nombrar a los ejecutores coactivos que para tal efecto sean necesarios.

k) Presentar ante el Congreso de la República un informe anual sobre su gestión, proponiendo recomendaciones para la mejora de la gestión pública, así como para la lucha contra la corrupción.

l) Emitir resoluciones de Contraloría, que constituyen precedente de observancia obligatoria y de cumplimiento inexcusable.

m) Establecer políticas y procedimientos de control de calidad, conducentes a brindar confiabilidad sobre los resultados de la auditoría gubernamental.

n) Las demás que le señala esta ley y otros dispositivos legales.

Las facultades enumeradas en este artículo son delegables en servidores y funcionarios o auditores contratados por la Contraloría General, con excepción de las indicadas en los incisos a), c), d), e), f), g), h), j) y k) de este artículo.

Artículo 33º.- Designación y funciones del Vicecontralor General: El Vicecontralor General de la República es el segundo funcionario en rango del Sistema. Es designado por el Contralor General de la República, estando prohibido de ejercer actividad lucrativa e intervenir directa o indirectamente en la dirección y/o gestión de cualquier actividad pública o privada, excepto las de carácter docente.

Reemplaza al Contralor General en caso de ausencia o impedimento temporal y ejerce las funciones que éste le delega. En caso de vacancia queda interinamente a cargo del despacho mientras se nombra al titular. Las normas reglamentarias establecen sus funciones, así como los requisitos e impedimentos para ocupar dicho cargo.

CAPÍTULO IIIRÉGIMEN ECONÓMICO DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 34º.- Autonomía económicaLa Contraloría General goza de autonomía económica, administrativa y financiera para el cumplimiento eficaz de sus funciones, en cuya virtud, elabora, aprueba y ejecuta su presupuesto anual en el monto que corresponda a sus necesidades institucionales, para su aprobación por el Congreso de la República.La atención de requerimientos de acciones de control no programadas que deban ejecutarse por razones de interés nacional demandará la asignación de los correspondientes recursos presupuestales adicionales.



Para garantizar el cumplimiento de sus objetivos institucionales, la Contraloría General se encuentra exonerada de la aplicación de las normas que establezcan restricciones y/o prohibiciones a la ejecución presupuestaria.La modificación de lo dispuesto en este párrafo requerirá de expresa mención en una norma de similar rango a la presente ley.

Artículo 35º.- Financiamiento del presupuestoEl presupuesto de la Contraloría General se financia con recursos del Tesoro Público y demás fuentes de financiamiento, incorporados al mismo por el titular del pliego, estableciendo mediante Resolución de Contraloría la normativa relativa a la administración de sus recursos.

Son recursos de la Contraloría General:

a) Los que genere como consecuencia de la prestación de servicios de capacitación técnica, venta de publicaciones y otros compatibles con su función.

b) Los que reciba en donación o en virtud de convenios de cooperación técnica nacional y/o internacional.

c) Los ingresos que genere la inscripción, designación y supervisión de sociedades de auditoría, cuyos montos serán fijados por la Contraloría General.

d) Los montos recaudados por concepto de aplicación de sanciones impuestas por la Contraloría General.

e) Los ingresos que genere el cobro de los derechos de tramitación y evaluación por el ejercicio del control previo establecido por Ley.

f) Otros que se establezcan por Ley.

CAPÍTULO IVRÉGIMEN DE PERSONAL DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 36º.- Régimen laboralEl personal de la Contraloría General se encuentra sujeto al régimen laboral de la actividad privada. La administración de personal se regirá por lo normado en la presente Ley, el Reglamento Interno de Trabajo y demás disposiciones dictadas por el Contralor General de la República.

Artículo 37º.- Política remunerativaLa política remunerativa y beneficios de toda índole de la Contraloría General serán aprobados por el Contralor General conforme al artículo 34º de la presente Ley.

CAPÍTULO VDESCONCENTRACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 38º.- Órganos desconcentradosLa Contraloría General cuenta con Oficinas Regionales de Control como órganos desconcentrados en el ámbito nacional, con el objeto de optimizar la labor de control gubernamental y cuyo accionar contribuirá activamente con el cumplimiento de los objetivos del proceso de descentralización del país, encontrándose facultada para establecer oficinas adicionales, en ejercicio de su autonomía administrativa y de acuerdo con el avance gradual del referido proceso.Dichos órganos desconcentrados tienen como finalidad planear, organizar, dirigir, ejecutar y evaluar las acciones de control en las entidades descentralizadas bajo su ámbito de control. Las competencias funcionales y su ámbito de acción serán establecidos en las disposiciones que para el efecto emita la Contraloría General.



CAPÍTULO VICONTROL DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLÍCIA NACIONAL

Artículo 39º.- Órganos de auditoría internaSin perjuicio de las Inspectorías Generales del Ejército, Marina de Guerra, Fuerza Aérea, y de la Policía Nacional, cuyas competencias se circunscriben a asuntos netamente castrenses y disciplinarios, dichas Instituciones contarán dentro de su estructura organizativa con un Órgano de Auditoría Interna encargado de efectuar exclusivamente el control de la gestión administrativa, económica y financiera de los recursos y bienes del Estado asignados, de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control.

Artículo 40º.- Designación y funciones de las Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna de las Fuerzas Armadas y Polícia Nacional.Las Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional son designadas por el Contralor General de la República. Las Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna para el cumplimiento de sus funciones de control, responden directamente al Contralor General de la República, con arreglo a las normas del Sistema Nacional de Control.Debiendo, para su separación del cargo, sujetarse a lo previsto en el artículo 19º de la Ley.

CAPÍTULO VIIPOTESTAD SANCIONADORA DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 41º.- Facultad sancionadoraEn cumplimiento de su misión y atribuciones, la Contraloría General tiene la facultad de aplicar directamente sanciones por la comisión de las infracciones que hubieren cometido las entidades sujetas a control, sus funcionarios y servidores públicos, las sociedades de auditoría y las personas jurídicas y naturales que manejen recursos y bienes del Estado, o a quienes haya requerido información o su presencia con relación a su vinculación jurídica con las entidades.Dicha facultad se ejerce con observancia de los principios de legalidad y debido procedimiento.

Artículo 42º.- InfraccionesConstituyen infracciones sujetas a la potestad sancionadora de la Contraloría General:a) La obstaculización o dilatación para el inicio de una acción de control.b) La omisión o incumplimiento para la implantación e implementación de los

órganos de auditoría interna o la afectación de su autonomía.c) La interferencia o impedimento para el cumplimiento de las funciones inspectivas

inherentes al control gubernamental.d) La omisión en la implantación de las medidas correctivas recomendadas en los

informes realizados por los órganos del sistema.e) La omisión o deficiencia en el ejercicio del control gubernamental o en el

seguimiento de medidas correctivas.f) La omisión en la presentación de la información solicitada o su ejecución en forma

deficiente o inoportuna, según el requerimiento efectuado.g) El incumplimiento en la remisión de documentos e información en los plazos que

señalen las leyes y reglamentos.h) Cuando las personas naturales o jurídicas privadas que mantengan relaciones con

entidades sujetas al sistema no acudan a un requerimiento o no proporcionen



información y documentación a los representantes de la Contraloría General, a efecto de permitir la verificación de operaciones y transacciones efectuadas con la entidad auditada, con excepción de aquéllas cuya relación se derive de operaciones propias realizadas con las entidades asociadas.

i) Incumplir con mantener al día sus libros, registros y documentos, ordenados de acuerdo a lo establecido por la normativa, por un período no menor de 10 años.

j) Incumplimiento de los requisitos para la designación de sociedad de auditoría.k) Cuando el personal de las sociedades de auditoría incurra en manifiesto conflicto

de intereses con los deberes que le impone las normas de auditoría.l) La pérdida temporal o definitiva de la condición de hábil de la Sociedad de

Auditoría o de alguno de los socios, en el Colegio de Contadores Públicos y otros Organismos conexos a labores de auditoría en los que se encuentren inscritos.

m) El incumplimiento, resolución o rescisión de contrato celebrado con una Sociedad de Auditoría.

n) La suscripción directa de contratos con entidades comprendidas en el ámbito del Sistema por servicios de auditoría y otros con infracción del Reglamento de

Designación de Sociedades.o) Cuando la Sociedad de Auditoría incurra en incompatibilidad sobreviniente que la

inhabilite para continuar con el contrato celebrado con la entidad y no lo informe a ésta.

p) La presentación de documentación de procedencia ilícita para lograr el registro y/o la participación en los Concursos Públicos de Méritos.

q) La contratación de Sociedades de Auditoría cuando éstas estén incursas en incompatibilidad permanente para contratar con el Estado.

Artículo 43º.- SancionesLa Contraloría General aplicará, según la gravedad de la infracción cometida, las siguientes sanciones:a) Amonestación.b) Multa.c) Suspensión del Registro de Sociedades de Auditoría.d) Exclusión definitiva del Registro de Sociedades de Auditoría.

El Reglamento de Infracciones y Sanciones establece el procedimiento, formalidades, escalas y criterios de gradualidad y demás requisitos de aplicación.La imposición de las sanciones no exime a los infractores de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar.

Artículo 44º.- Carácter de exigibilidad de la multaLa sanción de multa se impone a los obligados cuando incurran en las infracciones establecidas en esta ley, conforme a la escala y criterios que determine la Contraloría General, teniendo por finalidad propender a que las obligaciones inherentes a la gestión pública y al control gubernamental, sean cumplidas por los obligados de modo correcto, oportuno, eficiente, económico y transparente. Su cobro se efectúa a través del procedimiento de ejecución coactiva.Las multas impuestas, si fuera el caso, serán descontadas en planilla por la entidad, hasta el 30% de la remuneración o pensión devengada por el infractor, con base a la obligación exigible coactivamente, establecida mediante acto administrativo emitido conforme a ley, el cual tiene mérito ejecutivo.

DISPOSICIONES TRANSITORIASPrimera.- Vigencia de la ley



La presente ley entra en vigencia al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.

Segunda.- Regulación transitoriaEl proceso integral de control iniciado antes de la entrada en vigor de la presente ley se regirá por la normativa anterior hasta su conclusión.

Tercera.- Designación de jefaturas de órganos de auditoría internaLa aplicación de las disposiciones contenidas en los artículos 19º y 40º de la ley, se efectuará en forma progresiva, en función a la disponibilidad presupuestal asignada a la Contraloría General, con arreglo a los procedimientos y requisitos que para el efecto dictará el órgano contralor.

DISPOSICIONES FINALESPrimera.- Arancel de gastos y costas procesales.La Contraloría General aprobará el arancel de gastos y costas procesales de los procedimientos coactivos.

Segunda.- Derogación normativaDeróganse el Decreto Ley Nº 26162, la Ley Nº 27066, el Decreto Legislativo Nº 850 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 137-96-EF, y los Artículos 22º y 23º de la Ley Nº 27312.

Tercera.- Escuela Nacional de ControlLa Escuela Nacional de Control, en su condición de entidad educativa, está facultada para otorgar grados académicos de magíster y de segunda especialización en control gubernamental, para lo cual queda comprendida en el Artículo 99º de la Ley Nº 23733, Ley Universitaria.La Contraloría General definirá su funcionamiento académico, administrativo y económico.

Cuarta.- Reserva tributaria y secreto bancarioLa Contraloría General de la República formulará ante el juez competente, el pedido de levantamiento de la reserva tributaria y del secreto bancario.El juez con resolución motivada, siempre que se refiera al caso investigado, resuelve el pedido formulado, en un plazo no mayor a los 15 días de formulada la solicitud; bajo responsabilidad.

Quinta.- Reserva de identidadInclúyase dentro de los alcances del literal a) del Artículo 47º del Decreto Legislativo Nº 861, Ley de Mercado de Valores, los pedidos formulados por la Contraloría General en el ejercicio regular de sus funciones y con específica referencia a un proceso de control determinado.

Sexta.- Apoyo de entidades en el ejercicio del controlLa Policía Nacional asignará personal a fin de conformar la Policía Adscrita a la Contraloría General y el Ministerio Público asignará una Fiscalía Provincial Ad Hoc, para que en forma conjunta participen coadyuvando al mejor cumplimiento del control gubernamental.Asimismo, cualquier entidad sujeta a control por el Sistema deberá prestar la ayuda requerida por la Contraloría General, bajo responsabilidad del Titular.



Sétima.- Control gubernamental en gobiernos locales y entidades públicas en función al presupuesto asignado:La Contraloría General regulará el ejercicio del control gubernamental en los Gobiernos Locales y entidades públicas, cuyo presupuesto asignado no exceda el importe que será establecido anualmente, en función a parámetros objetivos tales como: índices de pobreza, situación geográfica, capacidad de generar ingresos propios, entre otros.

Octava.- Acogimiento a régimen de excepción para establecimiento de derechosLa Contraloría General se encuentra acogida al régimen de excepción para el establecimiento de derechos de tramitación superiores a una UIT para el ejercicio del control previo establecido por Ley.

Novena.- Definiciones básicasConstituyen definiciones básicas para efectos de esta Ley, las siguientes:Autonomía Administrativa.- Es la atribución conferida para el dictado de la normativa que regula el funcionamiento de la institución, en cuanto a la elaboración de su estructura organizativa y sobre aspectos logísticos y de recursos humanos.

Autonomía Funcional.- Potestad para el ejercicio de las funciones que le asigna la Constitución y la Ley, que implica disposición de la facultad de elaborar sus informes y programas de auditoría, elección de los entes auditados, libertad para definir sus puntos más esenciales de auditoría y de aplicar las técnicas y métodos de auditoría que considere pertinentes.

Autonomía Económica.- La seguridad de contar con una asignación presupuestal suficiente que le permita el cumplimiento eficaz de las funciones que le encomienda la Constitución y la Ley.

Autonomía Financiera.- Facultad de solicitar directamente al organismo competente los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo al presupuesto anual aprobado por el Congreso de la República, ante quien rendirá cuenta de su ejecución.

Control de Legalidad.- Es la revisión y comprobación de la aplicación de las normas legales, reglamentarias y estatutarias y su evaluación desde el punto de vista jurídico.

Control de Gestión.- Es la evaluación de la gestión en función de los objetivos trazados y los resultados obtenidos con relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los programas y planes de la entidad examinada.

Control Social.- Consiste en la participación activa de la ciudadanía en el proceso de gestión y control público, como fuente de información calificada y permanente sobre áreas críticas de la administración pública y detección de actos de corrupción.

Contribución.- Las contribuciones constituyen los aportes de las entidades sujetas a control, destinados a coadyuvar al ejercicio del control gubernamental por parte de la Contraloría General, posibilitando la mayor cobertura de sus actividades de control.Debido Proceso de Control.- Consiste en la garantía que tiene cualquier entidad o persona, durante el proceso integral de control, al respeto y observancia de los procedimientos que aseguren el análisis de sus pretensiones y permitan, luego de escuchar todas las consideraciones que resulten pertinentes, resolver conforme la normativa vigente.



Economía.- Es la relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales se adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o de sistemas computarizados, obteniendo la cantidad y el nivel apropiado de calidad, al menor costo, en la oportunidad y en el lugar requerido.

Efectividad.- Es la referida al grado en el cual un programa o actividad gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad.

Eficiencia.- Es la referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, en comparación con un estándar de desempeño establecido.

Ética.- Consiste en el conjunto de valores morales que permite a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad.

Gestión Pública.- Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo.

Identificación del Deber Incumplido.- Identificación, durante la evaluación de responsabilidades, de la normativa expresa que concretamente prohíbe, impide o establece como incompatible la conducta que se hace reprochable o que exija el deber positivo que el auditado ha omitido.

Proceso integral de control.- Es el conjunto de fases del control gubernamental, que comprende las etapas de planificación, ejecución, elaboración y emisión del informe y medidas correctivas.

Recursos y bienes del Estado.- Son los recursos y bienes sobre los cuales el Estado ejerce directa o indirectamente cualquiera de los atributos de la propiedad, incluyendo los recursos fiscales y de endeudamiento público contraídos según las leyes de la República.

Relación causal.- Consiste en la vinculación de causa adecuada al efecto entre la conducta activa u omisiva que importe un incumplimiento de las funciones y obligaciones por parte del funcionario o servidor público y el efecto dañoso irrogado o la configuración del hecho previsto como sancionable.

Responsabilidad Administrativa Funcional.- Es aquélla en la que incurren los servidores y funcionarios por haber contravenido el ordenamiento jurídico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o extinguido el vínculo laboral o contractual al momento de su identificación durante el desarrollo de la acción de control.Incurren también en responsabilidad administrativa funcional los servidores y funcionarios públicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestión deficiente, para cuya configuración se requiere la existencia, previa a la asunción de la función pública que corresponda o durante el desempeño de la misma, de mecanismos objetivos o indicadores de medición de eficiencia.



Responsabilidad Civil.- Es aquélla en la que incurren los servidores y funcionarios públicos, que por su acción u omisión, en el ejercicio de sus funciones, hayan ocasionado un daño económico a su Entidad o al Estado. Es necesario que el daño económico sea ocasionado incumpliendo el funcionario o servidor público sus funciones, por dolo o culpa, sea ésta inexcusable o leve. La obligación del resarcimiento a la Entidad o al Estado es de carácter contractual y solidaria, y la acción correspondiente prescribe a los diez (10) años de ocurridos los hechos que generan el daño económico.

Responsabilidad Penal.- Es aquella en la que incurren los servidores o funcionarios públicos que en ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito.

Reserva.- En el ámbito del control, constituye la prohibición de revelar información o entregar documentación relacionada con la ejecución del proceso integral de control, que pueda causar daño a la entidad, a su personal o al sistema, o dificulte la tarea de este último.

Servidor o Funcionario Público.- Es para los efectos de esta ley, todo aquél que independientemente del régimen laboral en que se encuentra mantiene vínculo laboral, contractual o relación de cualquier naturaleza con alguna de las entidades y que en virtud de ello ejerce funciones en tales entidades.

Sistema de Control Descentralizado.- Constituye el ejercicio del control gubernamental con autonomía técnica, que se desarrolla mediante la presencia y accionar de los órganos de auditoría interna en cada una de las entidades públicas de los niveles central, regional y local.

Transparencia.- Es el deber de los funcionarios y servidores públicos de permitir que sus actos de gestión puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a la ciudadanía en general, a fin de que éstos puedan conocer y evaluar cómo se desarrolla la gestión con relación a los objetivos y metas institucionales y cómo se invierten los recursos públicos.Comuníquese al señor Presidente de la República para su promulgación.

En Lima, a los trece días del mes de julio de dos mil dos.CARLOS FERREROPresidente del Congreso de la RepúblicaHENRY PEASE GARCÍAPrimer Vicepresidente del Congreso de la República

AL SEÑOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICAPOR TANTO:Mando se publique y cumpla.Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintidós días del mes de julio del año dos mil dos.ALEJANDRO TOLEDOPresidente Constitucional de la RepúblicaLUIS SOLARI DE LA FUENTEPresidente del Consejo de Ministros3. PRESENTACIÓN DE LAS NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

(NIAS, NAGAS, SAS, NAGUS Y NCI).

3.1. NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL (NAGU’S).



La normatividad que rige el desarrollo de la auditoría en el sector público se encuentra dada por las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República y aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 26 de setiembre de 1995.

Las NAGU son de aplicación y cumplimiento obligatorio por parte del personal de la Contraloría General de la República y de los órganos de auditoría interna de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control. Asimismo, son aplicables al personal de las sociedades de auditoría cuando sean designadas por el Organismo superior de control para efectuar auditoría gubernamental.

Corresponde a los auditores gubernamentales aplicar las normas de auditoría generalmente aceptadas -NAGA, las normas internacionales de auditoría -NIA y las normas de auditoría gubernamental-NAGU.Las normas de auditoría gubernamental corresponden a las materias siguientes:

Normas generalesNormas relativas a la planificación de la auditoría gubernamental.Normas relativas a la ejecución de la auditoría gubernamental.Normas relativas al informe de auditoría gubernamental.

I. INTRODUCCIÓN

Las normas de auditoría gubernamental -NAGU son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.

Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía, eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada.

Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su reglamento y en las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las NAGA son aplicables en su totalidad cuando se trata de una auditoría financiera y en lo aplicable en una auditoría de asuntos financieros en particular y otros exámenes especiales. La auditoria de gestión requiere, sin embargo, normas complementarias y específicas para satisfacer las necesidades propias de los citados exámenes.

Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás procedimientos de auditoría que, según su criterio profesional, sean apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se formulen en relación con los objetivos de la auditoria.

Las normas de auditoría gubernamental son de cumplimiento obligatorio, bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la República, de los órganos de auditoría interna y de las entidades sujetas al sistema y de las sociedades de auditoría designadas por el Organismo superior de control. Asimismo, son de



observancia por los profesionales y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la auditoría gubernamental.

Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y actualización, de ser necesario, así como servir de estándares para ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría. Su estructura es la siguiente:a) Código, en el numeral que referencia al grupo de las normas y el orden que tienen

dentro de cada grupo.b) Título, es la denominación de la norma.c) Enunciado, es la exposición breve de la normas.d) Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su interpretación y

correcta aplicación.e) Limitación al alcance, es la parte de la norma que precisa las excepciones a su

cumplimiento.

II. MARCO CONCEPTUAL

1. Auditoría gubernamental

La auditoría gubernamental es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuado con posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe.

Se debe efectuar de acuerdo a las normas de auditoría gubernamental y disposiciones especializadas emitidas por la Contraloría General, aplicando las técnicas, métodos y procedimientos establecidos por la profesión del contador público.

Tiene por objetivos:

a. Evaluar la correcta utilización de los recursos públicos, verificando el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

b. Determinar la razonabilidad de la información financiera.c. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos y los resultados

obtenidos en relación a los recursos asignados y al cumplimiento de los planes y programas aprobados de la entidad examinada.

d. Recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública.e. Fortalecer el sistema de control interno de la entidad auditada.

Corresponde ejercer la auditoría gubernamental a los auditores de la Contraloría General de la República, de los órganos de auditoría interna -OAI de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control y de las Sociedades de Auditoría designadas.

El auditor gubernamental es el profesional que reúne los requisitos necesarios para el ejercicio del trabajo de auditoría en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, aplicando las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas -NAGA, las Normas Internacionales de Auditoría -NIA y las presentes Normas de Auditoría Gubernamental -NAGU.

La auditoría gubernamental es externa cuando es realizada directamente por la Contraloría General, por los órganos de auditoría interna en otras entidades del Sistema y por las Sociedades de Auditoría debidamente autorizada y designada, respectivamente.



Es interna cuando es ejercida por los Órganos de Auditoria Interna de las propias entidades sujetas al Sistema Nacional de Control.

El proceso de la auditoria gubernamental comprende las etapas de: i) planificación, ii) ejecución y iii) elaboración del informe. Se inicia con la formulación del respectivo plan y culmina con la remisión del informe al titular de la entidad examinada y, un ejemplar a la Contraloría General de la República.

La elaboración y presentación del informe de auditoría o examen especial es de responsabilidad conjunta del auditor encargado y del supervisor.

2. Tipos de auditoría gubernamental

La auditoría gubernamental, cuyo tipo se define por sus objetivos, se clasifica en auditoría financiera y auditoría de gestión o de desempeño.

a. AUDITORÍA FINANCIERALa auditoría financiera, a su vez, comprende a la auditoría de estados financieros y la auditoría de asuntos financieros en particular.La auditoría de estados financieros tiene por objetivo determinar si los estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Este tipo de auditoría es efectuada usualmente en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control por sociedades de auditoria designadas por la Contraloría General de la República.La auditoría de asuntos financieros en particular se aplica a programas, actividades, funciones o segmentos, con el propósito de determinar si éstos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente.Las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas internacionales de auditoría que rigen a la profesión contable en el país son aplicables a todos los aspectos de la auditoría financiera.

b. AUDITORÍA DE GESTIÓNSu objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios del Estado respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado con que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente. La auditoría de gestión puede tener, entre otros, los siguientes propósitos:1. Determinar si la entidad requiere, protege y emplea sus recursos de manera

económica y eficiente.2. Establecer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.3. Evaluar si los objetivos de un programa son apropiados, suficientes o pertinentes y

el grado en que produce los resultados deseados.

Generalmente, al término de una auditoría de gestión el auditor no expresa una opinión sobre el nivel integral de dicha gestión o el desempeño de los funcionarios. Por tanto, estas normas no prevén que se exija al auditor una opinión de esa naturaleza. Sin embargo, el auditor deberá presentar en su informe, hallazgos y conclusiones respecto a la magnitud y calidad de la gestión y desempeño, así como en relación con los procesos, métodos y controles internos específicos, cuya eficiencia y eficacia



considera susceptible de mejorarse. Si estima que existen posibilidades de mejoría, el auditor deberá recomendar las medidas correctivas apropiadas.

c. EXAMEN ESPECIALSe denomina examen especial a la auditoría que puede comprender o combinar la auditoría financiera -de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas- con la auditoría de gestión- destinada, sean en forma genérica o específica, a la verificación del manejo de los recursos presupuestarios de un período dado-, así como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables.

También tiene como objetivos específicos, entre otros, determinar si la programación y formulación presupuestaria se ha efectuado en función de las metas establecidas en los planes de trabajo de la entidad, evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de la ejecución del presupuesto en relación a las disposiciones que lo regulan y al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, así como determinar la eficiencia, confiabilidad y la oportunidad con que se evalúa el presupuesto de las entidades.Asimismo, se efectúan exámenes especiales para investigar denuncias de diversa índole y ejercer el control de las donaciones recibidas, así como de los procesos licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros.El examen especial es efectuado por la Contraloría General de la República y por los órganos de auditoria interna del sistema, como parte del alcance del trabajo necesario para emitir el informe anual sobre la Cuenta General de la República preparada por la Contaduría Pública de la Nación.

NORMAS GENERALES 1.10 Entrenamiento técnico y capacidad profesional. 1.20 Independencia. 1.30 Cuidado y esmero profesional. 1.40 Confidencialidad. 1.50 Participación de profesionales y/o especialistas. 1.60 Control de calidad.

NAGU. 1.10 Entrenamiento técnico y capacidad profesional (*)El auditor gubernamental debe poseer un adecuado entrenamiento técnico, la experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de su trabajo.(*) Normas de auditoría generalmente aceptada.El entrenamiento técnico constituye la preparación en las técnicas de auditoría y la constante actualización profesional, así como el desarrollo de habilidades necesarias para asegurar la calidad del trabajo de auditoría.A fin de lograr el cumplimiento de esta norma, losórganos conformantes del Sistema Nacional de Control deben promover y realizar programas de capacitación en técnicas necesarias para garantizar la capacidad e idoneidad profesional del personal que participa en el proceso de la auditoría gubernamental.La competencia profesional es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con los requerimientos y exigencias que demanda el trabajo de auditoría.

NAGU.1.20 Independencia (*)



El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto de la entidad examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad.(*) Norma de auditoría generalmente aceptada.La independencia de criterio es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados.El auditor deberá considerar no solamente si es independiente y sus actividades le permiten proceder de acuerdo a ello, sino también si existe motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionaran su independencia.Deberá abstenerse de participar en la realización de una auditoría en caso de incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos.El auditor estará libre de impedimentos personales y profesionales para garantizar una labor imparcial y objetiva en la entidad examinada. Se halla impedido de participar en la ejecución de acciones de control en la entidad donde haya laborado anteriormente y que comprendan áreas y/o aspectos en los cuales intervino o participó directa o indirectamente.El auditor gubernamental se encuentra impedido de recibir beneficios en cualquier forma, para sí o para otro, proveniente de personas naturales o jurídicas vinculadas a la entidad en la cual se efectúa la acción de control.Tampoco deberá realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad donde realice su examen.En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán los mecanismos adecuados que cautelen debidamente la independencia del auditor, que incluyan la presentación de una manifestación personal de independencia.

NAGU.1.30 Cuidado y esmero profesional (*)El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de auditoría durante la ejecución de su trabajo y en la elaboración del informe.(*) Norma de auditoría generalmente aceptada.El debido cuidado y esmero profesional significa emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse en ella.Implica también que basándose en su buen juicio aplique correctamente las pruebas y demás procedimientos de auditoría y evalúe los resultados para la preparación del informe correspondiente.El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la práctica constante, bajo supervisión adecuada y entrenamiento permanente.Los niveles jerárquicos superiores cautelarán que el personal a su cargo mantenga un desempeño y conducta funcional acorde con las normas que rigen el Sistema Nacional de Control. En caso de apreciar un incumplimiento o transgresión deberán informar a los funcionarios competentes sobre dichos actos a fin que se apliquen las correspondientes medidas correctivas.

NAGU.1.40 ConfidencialidadEl auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo.La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoría, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.Solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoría.



En los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control se establecerán políticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad.Esta obligación subsistirá aún después de cesar en sus funciones.

El auditor gubernamental debe desarrollar su actividad profesional de acuerdo a los correspondientes Códigos de Ética Profesional.

NAGU. 1.50 Participación de profesionales y/o especialistasIntegrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirán en el Informe o como anexos al mismo.Los profesionales y/o especialistas, son personas naturales o jurídicas, que poseen idoneidad, conocimiento y experiencia en determinado campo técnico distinto al ejercicio de la auditoría gubernamental, cuyos servicios podrán ser utilizados de acuerdo a los objetivos y alcance del examen.Cuando se requiera el trabajo del indicado personal de apoyo especializado, el auditor, previamente a su incorporación, debe cerciorarse de su competencia y habilidad en sus respectivas especialidades.Ejercerán su labor bajo la dirección del auditor encargado, estando obligados, bajo responsabilidad, a sujetar su accionar a las normas de auditoría gubernamental en lo que resulte aplicable.Periódicamente presentarán avances de su trabajo, debiendo al término del mismo alcanzar un informe documentado que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normativa vigente.

NAGU. 1.60 Control de calidadLa Contraloría General de la República, los órganos de auditoría interna conformantes del Sistema Nacional de Control y las sociedades de auditoría designadas deben establecer y mantener un adecuado sistema interno de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable de que la auditoría se ejecuta en concordancia con los objetivos, políticas, normas y procedimientos de auditoría gubernamental.El control de calidad es el conjunto de políticas y procedimientos, así como los recursos técnicos especializados para cerciorarse que las auditorías se realizan de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental.

Un apropiado sistema interno de control de calidad debe permitir obtener una razonable seguridad de que: i) se cumplen las normas de auditoría gubernamental, ii) se han establecido políticas y procedimientos de auditoría adecuados, iii) se cumplen con requisitos de calidad profesional y. iv) se lleva a cabo una capacitación y supervisión documentada.Un sistema interno de control de calidad comprende el establecimiento de políticas y procedimientos respecto a:a) Controles generales de calidad, relativos al desarrollo de instrumentos técnicos

normativos básicos para la ejecución de la auditoría gubernamental; selección, capacitación y entrenamiento de los auditores; y cualidades personales.

b) Controles durante el desarrollo de la auditoría, relativos a la supervisión sobre el trabajo delegado en personal idóneo; dirección sobre el trabajo, con instrucciones adecuadas; e inspección respecto al grado de aplicación de los procedimientos diseñados para mantener la calidad de los trabajos de auditoría.



c) Controles después de culminada la auditoría, relativos al establecimiento de políticas y procedimientos para confirmar que los procedimientos de control de calidad han funcionado en forma satisfactoria y asegurar la calidad de los informes.

NORMAS PARA LA PLANIFICACIÓN (PLANEAMIENTO) DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

2.10 Planificación general 2.20 Planificación específica 2.30 Programas de auditoría 2.40 Archivo permanente

NAGU. 2.10 Planificación generalLa Contraloría General de la República y los órganos de auditoria interna conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarán sus actividades de auditoría a través de sus planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes.El Plan Anual de Auditoría Gubernamental es el documento que contiene el conjunto de actividades de auditoría y el universo de entidades y/o áreas, según corresponda, a examinar durante el periodo de un año y será elaborado en concordancia con las políticas y disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República.El citado plan es de naturaleza reservada, para cuyo efecto los niveles pertinentes adoptarán medidas cautelatorias siendo obligación del personal vinculado con las acciones de auditoría mantener una absoluta confidencialidad de su contenido.El contralor general, en uso de las atribuciones conferidas por la Ley del Sistema Nacional de Control, dicta los lineamientos de política que rigen la planificación de la Auditoría Gubernamental en armonía con los planes y programas de desarrollo nacional y aprueba los planes anuales de auditoría de las entidades sujetas al sistema.En la Contraloría General cada unidad orgánica de línea planificará anualmente sus acciones.En el caso de las entidades sujetas al sistema lo efectuará el jefe del órgano de auditoría interna, de acuerdo a las prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas institucionales o sectoriales según sea el caso.Los planes anuales de auditoría serán flexibles a fin de permitir cambios que previa autorización considere necesario efectuar de acuerdo a las circunstancias.Los citados planes serán objeto de consolidación en el denominado Plan Nacional Anual de Auditoría Gubernamental y serán elaborados de conformidad con los objetivos y lineamientos de política institucional aprobados por la Contraloría General.La estructura del contenido de los planes guardará armonía con los objetivos y lineamientos de Política Institucional del Plan Nacional que apruebe la Contraloría General de la República.La Contraloría General y los órganos de auditoría interna conformantes del sistema evaluarán periódicamente la ejecución de los planes anuales de auditoría, formulando el correspondiente informe.

LIMITACIONES AL ALCANCELas sociedades de auditoría están exceptuadas del cumplimiento de la presente norma debido a la naturaleza de su designación por la Contraloría General de la República.

NAGU. 2.20 Planificación específica (*)El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una auditoría de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las disposiciones legales que la afectan.



La planificación de una auditoría implica desarrollar una estrategia general para su conducción a fin de asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento y comprensión de las actividades, sistemas de control e información y disposiciones legales aplicables a la entidad que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.La planificación de la auditoría debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad a examinar en relación a los objetivos, metas y programas previstos.La información que necesita para planificar la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen. En determinados casos se puede realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizarse en la planificación. Es un proceso que permite conseguir rápidamente información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la entidad, aunque sin someterla a una verificación detallada.

Al concluir la recolección y estudio de información el auditor documentará su trabajo mediante:a. Descripción de las actividades de la entidad resumidas en los papeles de trabajo,

sustentadas con la documentación obtenida de la entidad, como flujogramas sobre los procedimientos de las áreas más significativas, etc.

b. Emisión de un memorándum de planificación cuya estructura básica contendrá:

* Objetivos del examen, que son los resultados que se espera alcanzar.* Alcance del examen, es decir, el grado de extensión de las labores de auditoría que incluye áreas, aspectos y períodos a examinar.

* Descripción de las actividades de la entidad.* Normativa aplicable a la entidad, especialmente relacionada con las áreas materia de evaluación.

* Informes a emitir y fecha de entrega.* Identificación de áreas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar. Se efectúa en los casos de objetivos predeterminados.

* Puntos de atención, situaciones importantes a tener en cuenta durante la conducción del examen, incluyendo denuncias que se hubieran recibido.

* Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia.

* Funcionarios de la entidad a examinar.* Presupuesto de tiempo, por categorías, áreas y visitas.* Participación de otros profesionales y/o especialistas, de acuerdo a las áreas materia de evaluación.

* Aspectos denunciados, referidos a hechos de importancia relacionados con la entidad a examinar.

La responsabilidad por la preparación del memorando de planificación corresponde al auditor encargado y al supervisor; la revisión y aprobación a los niveles gerenciales competentes.En el caso de las entidades sujetas al sistema, el jefe del órgano de auditoría interna aprobará el memorando de planificación.



NAGU. 2.30 Programas de auditoríaPara cada auditoría gubernamental deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el personal encargado de su desarrollo.Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos.Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de la auditoría.Los programas de auditoría guían la acción del auditor y sirven como elemento para el control de la labor realizada. Deben también permitir la evaluación del avance del examen y la correcta aplicación de los procedimientos, cautelando que la consecución de los resultados esté de acuerdo con los objetivos propuestos.El programa de auditoría debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía y como medio para controlar la adecuada ejecución del trabajo.La responsabilidad de la elaboración de los respectivos programas corresponde al auditor encargado y supervisor.

NAGU. 2.40 Archivo permanentePara cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.El archivo permanente está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionado con: * Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento. * Organigrama aprobado. * Reglamento de Organización y Funciones - ROF aprobado. * Manual de Organización y Funciones - MOF aprobado. * Flujogramas de las principales actividades de la entidad. * Plan Operativo Institucional. * Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones. * Estados financieros. * Informes de auditoría. * Denuncias. * Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones. * Informe de evaluación del Plan Anual. * Resumen de las decisiones más importantes adoptadas por la Alta Dirección. * Resoluciones y Directivas emitidas por la entidad. * Convenios y Contratos trascendentes.Se actualizará periódicamente a fin de permitir su fácil utilización, especialmente en la fase de planificación de las auditorías.

La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde:a) A las Gerencias de Línea de la Contraloría General.b) A las Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al

Sistema Nacional de Control.

LIMITACIONES AL ALCANCEEl cumplimiento de esta norma no es de aplicación a las Sociedades de Auditoría debido a que sus exámenes se supeditan a la designación de la Contraloría General,



debiendo limitarse a mantener el archivo correspondiente a las auditorías que hayan realizado en armonía con la normativa vigente.

NORMAS PARA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL 3.10 Estudio y evaluación del control interno. 3.20 Evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias. 3.30 Supervisión del trabajo de auditoría. 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante. 3.50 Papeles de trabajo. 3.60 Comunicación de hallazgos de auditoría. 3.70 Carta de representación.

NAGU. 3.10 Estudio y evaluación del control interno (*)Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad de la aplicación de procedimientos de auditoría.(*) Norma de auditoría generalmente aceptada.El sistema de control interno comprende el plan de organización, los métodos, procedimientos y la función de auditoría interna establecidos dentro de una entidad pública para salvaguardar su patrimonio contra el malgasto, pérdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos y políticas institucionales, así como de la normativa aplicable. Un apropiado sistema de control interno también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de delitos, de ser el caso.

La administración de la entidad es responsable de implantar y mantener un sistema eficaz de control interno, cuya estructura comprende:a) Ambiente de control, que se refiere a la disposición general, actitud vigente y

acciones adoptadas por parte de la administración con respecto al control y su importancia para la entidad.

b) Sistemas de información y registro, que consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad.

c) Procedimientos de control, que consisten en las políticas y procedimientos adicionales establecidos por la administración para lograr una razonable seguridad de que los objetivos específicos de la entidad serán alcanzados.

El estudio y evaluación del sistema de control interno tiene por objeto conocer con mayor precisión aquellos aspectos de importancia de la organización y funcionamiento de la entidad, así como efectuar los ajustes de los programas y la aplicación detallada de procedimientos de auditoría, especialmente en las áreas críticas que servirán como base para el establecimiento de los objetivos y alcance de la auditoría, la formulación de recomendaciones a considerarse en el informe y la determinación del grado de confianza de los controles implantados por la entidad.El estudio y evaluación del sistema de control interno debe ser llevado a cabo de acuerdo al tipo de auditoría que se ejecute, sea financiera, de gestión o se trate de exámenes especiales.Los auditores podrán evaluar, hasta donde sea necesario para cumplir los objetivos de la auditoría, aquellas políticas, procedimientos, prácticas y controles que sean aplicables a los programas, funciones y actividades que sean materia de la auditoría.



El relevamiento de información del sistema de control interno debe documentarse adecuadamente, teniendo en cuenta la forma en que se presente la información y el criterio del auditor.

La evaluación del sistema de control interno comprende dos etapas:

1. Obtención de información acerca de su funcionamiento.2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran

sus objetivos.

En caso de encontrarse computarizados los sistemas de información y registro, el auditor debe establecer si los controles internos están funcionando apropiadamente, a fin de brindarle confianza respecto a la integridad de los datos procesados mediante medios informáticos.Al término de esta evaluación el auditor emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, el cual estará dirigido al titular de la entidad.

NAGU. 3.20 Evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentariasEn la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría.En el desarrollo de la auditoría gubernamental, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos es también importante debido a que los organismos, programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales se crean generalmente por ley y están sujetos a disposiciones legales y reglamentarias más específicas que las que rigen en el sector privado. Dicha normativa establece, entre otros aspectos, qué debe hacer, quién debe hacerlo, las metas y objetivos por alcanzar, la población que se va a beneficiar, cuánto y en qué deberá gastarse.Las fuentes de información sobre las disposiciones legales son diversas. Una adecuada fuente primaria constituye la entidad auditada, dado que conoce la legislación aplicable. Cuando la citada entidad reciba financiamiento de otro nivel gubernamental y se conozca su fuente, los auditores podrán recurrir a la organización que suministre los fondos para obtener y/o verificar información relacionada con las normas pertinentes.Cuando sea necesario evaluar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, el auditor debe planificar la auditoría en tal forma que tenga una razonable seguridad de que se descubrirán posibles abusos o actos ilícitos que puedan influir significativamente en los resultados de la auditoría.El auditor no necesariamente está capacitado para investigar actos ilícitos de ciertos tipos que por su especialización o complejidad competen a las autoridades responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes correspondientes. No obstante, está obligado a conocer las características y tipos de riesgos potenciales del área auditada y de los actos ilícitos que puedan ocurrir en ella para que esté en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos puedan haber ocurrido.La ejecución de una auditoría de conformidad con las normas de auditoría gubernamental no será garantía que habrán de descubrirse todos los abusos o actos ilícitos. El descubrimiento posterior de tales actos ocurridos durante el período que haya sido objeto de la auditoría, tampoco significará, necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental establecidas.

NAGU. 3.30 Supervisión del trabajo de auditoría (*)



El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado para mejorar su calidad y cumplir los objetivos propuestos.(*) Norma de auditoría generalmente aceptada.La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel competente.En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso del examen.La supervisión se aplicará al planificar, ejecutar y elaborar el correspondiente informe de auditoría. Se debe dejar evidencia de la labor de supervisión que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.La cantidad de trabajos de auditoría a supervisar dependerá de los objetivos y alcance de la auditoría, complejidad del trabajo y condiciones externas, como la distancia de las entidades a examinar.

NAGU. 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante (*)El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.(*) Norma de auditoría generalmente aceptada.La evidencia deberá someterse a prueba para asegurarse que cumpla los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia.Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

CARACTERÍSTICAS DE LA EVIDENCIA

a. SuficienciaEs suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor podrá adquirir certeza razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. Para determinar si la evidencia es suficiente, se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrá emplear métodos estadísticos con ese propósito.

b. CompetenciaPara que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe.Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente, si bien no deberán considerarse suficientes para determinar la competencia.La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado.La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquélla que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta.Los documentos originales son más confiables que sus copias.



La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquélla que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

c. RelevanciaSe refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.Cuando lo estime conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

CLASIFICACIÓN DE LA EVIDENCIA

a. Evidencia físicaSe obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos.La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorándum (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotografías, gráficos, mapas o muestras materiales.

b. Evidencia documentalConsiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.

c. Evidencia testimonialSe obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoría deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran solo un conocimiento parcial del área auditada.

d. Evidencia analíticaComprende cálculos, comparaciones, razonamientos y separación de la información en sus componentes.

CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA PROVENIENTE DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS.

Cuando la información procesada por medios electrónicos constituye una parte importante o integral de la auditoría y su confiabilidad sea esencial para cumplir los objetivos del examen, el auditor deberá cerciorarse de la relevancia y de la confiabilidad de esa información.Para determinar la confiabilidad de la información, el auditor:

a) Podrá efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas computarizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas; o



b) Si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos.

Cuando el auditor utilice datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditoría, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos para cumplir las normas relacionadas con la exactitud e integridad de su informe.

NAGU. 3.50 Papeles de trabajo

El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución, y el informe de auditoría. Por tanto, deberán contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten en el informe. Podrán incluir cintas, fotos, películas y discos.No hay nada que sustituya a una comprensión adecuada de los objetivos de la auditoría, las razones por las cuales se emprenderá determinada tarea y la forma en que esa tarea contribuirá al cumplimiento de los objetivos. Esa comprensión se logra cuando el auditor dispone de papeles de trabajo debidamente planificados y organizados y reciben instrucciones idóneas de sus supervisores.La práctica de indicar claramente en los papeles de trabajo los fines que se persigan será muy útil para asegurarse que la información obtenida estará relacionada directamente con los objetivos de la auditoría y del informe correspondiente.

PROPÓSITOa. Contribuir a la planificación y realización de la auditoría.b. Proporcionar el principal sustento del informe del auditor.c. Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de auditoría.d. Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones,

comentarios y recomendaciones incluidas en el informe.e. Permitir las revisiones de calidad de la auditoría.

REQUISITOSa. Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los

hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no deberá sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.

b. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones mediante su revisión. No deben requerir de explicaciones orales.

c. Ser legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia.

d. Deben contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

CONTENIDOLa forma y contenido de los papeles de trabajo se ven afectados por factores tales como:a. La naturaleza de la auditoría.b. El tipo de informe a emitir.



c. La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad.

Como regla general, los papeles de trabajo deben contener:a. El memorando de planificación y los programas de auditoría, que deben estar

debidamente referenciados a los papeles de trabajo.b. Objetivos, alcance y metodología, incluyendo los criterios usados para la selección

de las muestras.c. Indicación de la manera cómo se ha obtenido la información, con referencia a los

documentos base y las personas que la facilitaron (fuentes).d. Documentación del trabajo que sustente las conclusiones y juicios significativos.e. Índices, referencias, cédulas y resúmenes adecuados.f. Conclusiones sobre cada uno de los componentes en que se divida el examen.g. Fecha y firma de la persona que los preparó.h. Evidencia de las revisiones efectuadas al supervisar el trabajo realizado.

PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo son propiedad de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y de las Sociedades de Auditoría cuyos exámenes practicados contaron con la autorización de la Contraloría General.El auditor cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia el carácter secreto de la información contenida en los mismos.

NAGU. 3.60 Comunicación de hallazgos de auditoríaDurante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin de que en un plazo fijado presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente para su evaluación y consideración en el informe correspondiente.(Modificada por Resolución de Contraloría Nº 112-97-CG del 20.06.97)Para los efectos de estas normas los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría.El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos de auditoría y constarán en los papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.En los hallazgos de auditoría a ser comunicados se deberá considerar: condición y criterio.La comunicación de los hallazgos de auditoría es el proceso mediante el cual el auditor, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, cumple en forma oportuna con dar a conocer a las personas comprendidas en las mismas, estén o no prestando servicios en la entidad examinada para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados.En la redacción de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.La comunicación se efectúa por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su recepción. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán notificadas a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada.

La responsabilidad de la comunicación de hallazgos de auditoría y la oportuna evaluación de las aclaraciones o comentarios recibidos competen al auditor encargado y al supervisor de auditoría.



El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios será establecido a juicio del auditor encargado, de acuerdo a las disposiciones correspondientes.En la parte introductoria del informe se consignará un párrafo sobre el cumplimiento de la presente NAGU, bajo el rubro de "COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA". Para los efectos de la NAGU 4.40- CONTENIDO DEL INFORME, en su numeral A.4) se tendrá presente lo establecido en este párrafo.

NAGU 3.70 Carta de representaciónEl auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada.La carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.Si el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situación se revelará en el informe de auditoría.

NORMAS PARA EL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL 4.10 Forma escrita. 4.20 Oportunidad del informe. 4.30 Presentación del informe. 4.40 Contenido del informe. 4.50 Informe especial.

NAGU. 4.10 Forma escritaLos auditores deben preparar informes de auditoría por escrito para comunicar los resultados de cada examen.No es propósito de esta norma limitar o evitar la discusión de los hallazgos, juicios, conclusiones y recomendaciones con personas responsables de la entidad o del área auditada.Por el contrario, se recomiendan las discusiones de esa naturaleza. Sin embargo, deberá prepararse un informe por escrito independientemente de que se hayan llevado a cabo esas discusiones.Los informes por escrito son necesarios para:a. Comunicar los resultados de la auditoría a funcionarios de los niveles apropiados de

gobierno.b. Reducir el riesgo de que los resultados sean erróneamente interpretados.c. Poner a disposición de las autoridades pertinentes los resultados del examen.d. Facilitar el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones para verificar que se

hayan adoptado las medidas correctivas apropiadas.

NAGU. 4.20 Oportunidad del informeLos informes de auditoría deben emitirse lo más pronto posible a fin de que su información pueda ser utilizada oportunamente por el titular de la entidad examinada y/o funcionarios de los niveles apropiados del gobierno.A fin de que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno, para lo cual es importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la auditoría. Un informe preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar las decisiones si se recibe demasiado tarde. El auditor debe prever la emisión oportuna del informe y tener presente ese propósito al ejecutar la auditoría.

NAGU. 4.30 Presentación del informe



El informe debe ser preparado en lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma concreta y concisa, los que deben coincidir de manera exacta y objetiva con los hechos observados.El auditor no debe suponer que el usuario del informe posee conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo.

Para que un informe sea conciso no debe ser más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje, por tanto requiere:a. Un adecuado uso de las palabras, según su significado, excluyendo las

innecesarias.b. La inclusión de detalles específicos cuando fuere necesario a juicio del auditor.

En el informe no deben omitirse asuntos importantes, ni utilizarse palabras ni conceptos superfluos que lleven a interpretaciones erradas. Es importante que el auditor tenga en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso ocultar el objetivo principal del informe.La exactitud requiere que la evidencia presentada sea verdadera y que los hallazgos sean correctamente expuestos. Se basa en la necesidad de asegurarse que la información que se presente sea confiable a fin de evitar errores que podrían restar credibilidad y generar el cuestionamiento y validez sustancial del informe.Los hechos deben ser presentados de manera objetiva y ponderada, es decir, con la suficiente información que permita al usuario una adecuada interpretación de los asuntos mencionados.

NAGU. 4.40 Contenido del informeAl finalizar el trabajo, el auditor debe elaborar un informe en el cual expondrá apropiadamente los resultados del examen, señalando que se realizó de acuerdo a las normas de auditoría gubernamental.Esta norma tiene por finalidad regular el contenido de los informes de auditoría financiera (informe largo), de gestión y de otros tipos que se deriven de las mismas, tales como exámenes especiales, asegurando la uniformidad en su denominación y estructura, así como una exposición clara y precisa de los resultados del examen.Adicionalmente, se emitirá una síntesis gerencial del informe.

CONTENIDO DEL INFORMEEl informe deberá presentar la siguiente estructura:

I. IntroducciónComprenderá la información general concerniente al examen y a la entidad examinada.

A. Información relativa al examen1. Motivo del examen

Estará referido a las causas que originan la acción de control, así como la referencia al documento de acreditación. Deberán exponerse las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría.2. Naturaleza y objetivosEn este rubro se precisará la naturaleza o tipo de examen a efectuar, ya sea que se trate de una Auditoría de Gestión, Financiera o Examen Especial.Los objetivos están referidos a lo que espera lograrse como resultado del examen. Al exponerlos se darán a conocer los límites de la auditoría, a fin de evitar



interpretaciones erróneas en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente limitados o puntuales sobre determinados aspectos de la gestión.

3. AlcanceSe dejará constancia que el trabajo se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y las Normas de Auditoría Gubernamental.Deberá indicarse claramente la cobertura y profundidad del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos de la auditoría, precisándose el período examinado, el ámbito geográfico donde se haya practicado la auditoría y las áreas materia de examen.De ser el caso, el auditor revelará las limitaciones al alcance que se presenten en el proceso del trabajo. Si se emplean datos que no hayan sido verificados, ese hecho deberá manifestarse. También deberán revelarse las modificaciones efectuadas al enfoque de la auditoría, como consecuencia de las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría.

4. Comunicación de ObservacionesSe dará a conocer el cumplimiento de la comunicación de observaciones efectuada a los funcionarios de la entidad comprendidos en las mismas.

B. INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTIDAD EXAMINADA

1. Antecedentes y Base LegalSe deberá hacer una breve referencia en torno a la creación de la entidad, su estructura organizativa, las principales actividades que desarrolla y al área examinada.En la base legal se precisará la referencia a las disposiciones legales que la regulan.

2. Relación de las personas comprendidas en las observacionesEstá referido al personal de la entidad auditada comprendido en las observaciones, el cual se consignará en un anexo del informe, con indicación de nombres y apellidos, cargo, período de gestión, condición laboral y dirección domiciliaria.

3. Posición financiera, económica y presupuestariaTeniendo en cuenta el tipo de examen que se realice, a criterio del auditor se incluirán el balance general, estado de pérdidas y ganancias, balance de ejecución presupuestal u otros, según corresponda.

II. Conclusiones

En este rubro el auditor deberá expresar sus conclusiones, que son juicios de carácter profesional basados en las observaciones resultantes del examen efectuado. Las conclusiones estarán referidas a la evaluación de los resultados de gestión de la entidad examinada, en cuanto al logro de los objetivos, metas y programas, así como a la utilización de los recursos públicos, en términos de economía, eficiencia y eficacia.Asimismo, en las conclusiones se deberá indicar la determinación de la naturaleza de la responsabilidad en la que incurran los funcionarios o servidores públicos, sea administrativa, civil o penal. De acuerdo a la competencia funcional de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, cuando la responsabilidad es de carácter penal, ésta debe ser revelada en términos de presunción de delito.Al final de cada conclusión se hará referencia al número correspondiente a la observación en la cual se expone el hecho con todos los detalles.

III. Observaciones



En esta parte del informe se debe revelar:

Toda aquella información que, a juicio del auditor, permita conocer hechos o circunstancias que incidan significativamente en la gestión de la entidad auditada, tales como el reconocimiento de las dificultades o circunstancias en las que se desenvolvieron los responsables de dicha gestión, en los supuestos en que esto suceda, sin perjuicio de la observancia de los requisitos de objetividad e imparcialidad que deben guiar al auditor en la elaboración de su informe.

Las observaciones principales que deben tenerse en cuenta al redactar las observaciones serán:1. Las observaciones estarán referidas a asuntos significativos e incluirán información

suficiente y competente relacionada con los resultados de la evaluación efectuada a la gestión de la entidad examinada, así como el uso de los recursos públicos, en términos de economía, eficiencia y eficacia.

2. Igualmente, deberá incluir la información necesaria respecto a los antecedentes a fin de facilitar la comprensión de las observaciones.

3. El término observación está referido a cualquier situación deficiente y relevante que se determine de la aplicación de procedimientos de auditoría y estará estructurada de acuerdo con los atributos (condición, criterio, causa y efecto) que se considere de interés para la entidad examinada.

Cada observación deberá redactarse en forma narrativa, teniendo en cuenta para su presentación los aspectos siguientes:

a. SumillaSe refiere al título que utiliza el hecho observado.

b. CondiciónEste término se refiere a la descripción de la situación irregular o deficiencia hallada, cuyo grado de desviación debe ser demostrada.

c. CriterioSon las normas transgredidas de carácter legal, operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

d. CausaEs la razón fundamental por la cual ocurrió la condición o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

e. EfectoEs la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.4. Al término del desarrollo de cada observación, se indicarán de modo sucinto los

descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, así como la opinión del auditor después de evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.



5. Si durante el examen el auditor aprecia logros notables en la entidad auditada y que tengan relación con el alcance y objetivos de la auditoría, a su juicio podrá decidir su inclusión en los comentarios del informe.

6. Tratándose de la existencia de posibles delitos el auditor debe deslindar y determinar el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con una adecuada coordinación con la asesoría legal.

IV. RecomendacionesLas recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la administración de la entidad examinada, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluación de la gestión. Serán dirigidas a los funcionarios públicos que tengan competencia para disponer su aplicación.El informe debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopción de correctivos que posibiliten mejorar significativamente la gestión y/o el desempeño de los funcionarios y servidores públicos, con énfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la entidad auditada dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia.Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde emprender esas acciones. Además, es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados. Las recomendaciones deberán contener la descripción de cursos de acción para optimizar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, sectoriales y nacionales.Al formular las recomendaciones se enfatizará en precisar las medidas necesarias para la acción correctiva, aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo a la naturaleza de las observaciones.Se incluirán recomendaciones para que se cumplan las leyes y reglamentos aplicables y se mejoren los controles internos cuando sean significativos los casos de incumplimiento y las deficiencias de control observadas.También se deberán incluir en ese rubro las recomendaciones significativas determinadas en auditorías anteriores que no se hayan corregido y estén relacionadas con los objetivos del examen.

ANEXOSA fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el informe, se utilizarán los anexos indispensables que complementen o amplíen la información de importancia contenida en el mismo.Pueden estar referidos, entre otros aspectos, a los fundamentos de los descargos presentados por las personas comprendidas en los hechos observados, a los informes técnicos y legales, según la naturaleza de los hallazgos, y a los estados financieros consolidados, en caso de no haber sido auditados.

FIRMAEl informe deberá ser firmado por el auditor encargado, el supervisor y el nivel gerencial correspondiente de la Contraloría General de la República; en el caso de los órganos de auditoría interna del Sistema Nacional de Control, por el auditor encargado, el supervisor y el jefe del respectivo órgano. De ameritarlo, el informe también será suscrito por el asesor legal u otro profesional y/o especialista.

NAGU. 4.50 Informe EspecialCuando en la ejecución del trabajo de auditoría, se evidencien faltas graves y/o indicios razonables de comisión de delito, en cautela de los intereses del Estado, el



auditor, sin perjuicio de la continuidad del respectivo examen, debe emitir con la celeridad del caso un informe especial con el respectivo sustento técnico y legal, para que se efectúen las acciones pertinentes en forma inmediata en las instancias correspondientes. (Modificado por Resolución de Contraloría N°246-95-CG del 28.12.95)La aplicación de esta norma permitirá al auditor que con base en su juicio profesional y en observancia de las normas legales aplicables ejerza su labor en los casos de evidenciarse faltas graves y/o indicios razonables de comisión de delito durante el desarrollo de su trabajo en la entidad auditada. En el caso de faltas graves se comunicará al titular de la entidad para su deslindamiento respectivo y correcciones pertinentes.

Para el caso de indicios razonables de comisión de delito, la instancia correspondiente será la Procuraduría, en el caso que la auditoría sea realizada por la Contraloría General de la República; las Fiscalías y/o Procuraduría adscrita al sector respectivo, cuando los exámenes sean efectuados por los Órganos de auditoría interna conformantes del Sistema y Sociedades de Auditoría designadas.En la misma fecha de iniciados los trámites en la Procuraduría y/o Fiscalía, según corresponda, los citados órganos de auditoría y las Sociedades de Auditoría, remitirán un ejemplar del informe especial a la Contraloría General y, a juicio del auditor, al titular de la entidad, siempre que este último no se encuentre comprendido en los indicios razonables de comisión de delito.

La emisión del informe especial no exime al auditor de su obligación de recomendar medidas inmediatas, en cautela de la recuperación del patrimonio del Estado.En la preparación del informe especial se tendrá en cuenta básicamente la estructura que tiene el informe de auditoría gubernamental.

3.2. NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS (NAGA)

Se codificaron en 1995. Comprenden 36 secciones sobre normas. Emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) Comprenden 10 secciones sobre prácticas. Constituye un esfuerzo para la armonización mundial de la auditoría. Estas normas tienen que ver con la calidad y el juicio profesional del auditor

independiente y en la emisión del informe.

NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS Son guías generales utilizadas por los auditores, cuyos lineamientos se encuentran relacionados con las cualidades profesionales con el juicio ejercido por ellos y con la ejecución del trabajo con la preparación del informe de auditoria a fin de valorar los niveles de rendimiento.

Estas normas están autorizadas para asegurar la calidad de las investigaciones que realizan los auditores.

CLASIFICACIÓN

Normas personales1. El examen será tomado por una persona o personas que poseen adecuado

entrenamiento y pericia como auditor.



2. En todos los asuntos relacionados con la asignación una independencia en la actitud mental deberá ser mantenida por el auditor o auditores.

3. Se deberá ejercitar el adecuado cuidado profesional en el desarrollo del examen y en la preparación del reporte.

Normas relativas a la ejecución del trabajo de campo1. El trabajo deberá ser planeado adecuadamente y los asistentes, si es que los hay,

deberán ser supervisados apropiadamente.2. Debe haber un apropiado estudio y evaluación del control interno existentes como

una base de confianza y para la determinación de la extensión resultante de las pruebas a las cuales los procedimientos de auditoría deben de limitarse.

3. Se deberá obtener suficiente materia evidencia competente a través de la inspección, observación, interrogación y confirmaciones para tener los medios de una base razonable para dar una opinión referente a los estados de cuentas financieros que se examinan.

Normas de preparación del dictamenLa independencia de auditor es quizás el concepto más importante en que se funda la auditoria Por ejemplo, si a los auditores les fuera permitido poseer capitales de los clientes auditados o si a sus esposas (os) les fuera permitido trabajar como directores de las compañías, ellos podrían subconscientemente ser desviados en el desempeño de la función de auditor. Los auditores no solamente deben de ser independientes sino también parecer independientes. Los CPC por eso deberían evitar cualquier relación con un cliente; lo contrario ocasionará que un profano que tenga conocimiento de todos los hechos dude de su independencia.

NORMAS CONTRA PROCEDIMIENTOSLas normas de auditoría no deben ser confundidas con los procedimientos de auditoría. Las normas de auditoría son los conceptos básicos que gobiernan la naturaleza y calidad del trabajo de los auditores en cada compromiso los procedimientos de auditoria, por otro lado, son los pasos detallados que comprenden una auditoría. Un ejemplo de un procedimiento de auditoría es la inspección y conteo del efectivo, las notas por pagar y valores negociables. Los procedimientos de auditoria variarán de un compromiso a otro; sin embargo, las normas de auditoría se aplican a todos los compromisos.

a) Normas personales Entrenamiento Técnico Adecuado y Pericia como Auditor. Independencia mental. Cuidado y diligencia profesional.

b) Normas relativas a la ejecución del trabajo de ampo Planeamiento y supervisión adecuados. Estudio y evaluación del Control Interno. Obtención de evidencias suficientes y componentes.

c) Normas de preparación del dictamen Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Observación consistente de principios. Información necesaria y revelación suficiente. Expresión de opinión sobre los EE.FF. indicando la naturaleza del examen y

grado de responsabilidad asumida por el auditor.

3.3 NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA (NIA)



Contiene los principios básicos, los procedimientos esenciales y los lineamientos generales reaccionados con el examen de auditoría que deben ser aplicados en los exámenes a los EE.FF. de otra información y de servicios relacionados.

Es emitido por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoria (IAPC) aprobado por el Consejo de la Federación Internacional de Contadores (IAFC).

En el Perú, la Federación de Colegios de Contadores Públicos y jonia de decanos miembros del IAPC ha desarrollado y emitidos las NIAS y servicios relacionados en su versión revisada a través de la Resolución Nº 27 del Congreso Nacional de Contadores Públicos del Perú autorizo a la federación poner en vigencia las NIA’s mediante el acuerdo Nº 001-99-CTENA (Comisión Técnica Especializada de Normas de Auditoría).

Las Declaraciones Internacionales de Auditoría se emiten con la finalidad de proporcionar ayuda práctica a los auditores en la instrumentación de las normas o para promover la buena práctica.

Por otro lado debemos de señalar que las NIA no prevalecen sobre las regulaciones locales en un país en particular (NAGU) al grado tal que en que las NIA concuerdan con las regulaciones locales sobre un asunto en particular.

CLASIFICACIÓN

A. Asuntos generales Objetivos y principios básicos que rigen la auditoría de EE. FF. Objetivos y alcance en la realización de una auditoría, la norma describe la

responsabilidad de la gerencia sobre los EE. FF., así como el objetivo y el alcance general de la auditoria de los EE. FF. de la entidad que lleva a cabo el auditor.

Compromiso de Auditoría Cartas de compromiso en auditoría, describe la carta – compromiso que el

auditor dirige al cliente, documentando y confirmando la aceptación del auditor a la designación que se le ha hecho, así como el alcance del trabajo por realizar, el alcance de sus responsabilidades y el tipo de dictamen que va a emitir.

Control de calidad del trabajo de auditoría. Documentación. Fraude y error. Las leyes y reglamentos en la auditoría a los EE. FF.

B. Planeamiento Planeamiento Conocimiento del negocio Conocimiento del giro o actividad de la entidad por auditar. La materialidad en la auditoría.

C. Control interno Evaluación del riesgo y control interno. Auditoría en ambientes de sistemas de información computarizadas (SIC) Consideraciones de auditoría relacionadas con compañías que usan los

servicios de otras organizaciones.



D. Evidencia de auditoría Evidencia de auditoría Evidencia de auditoría: consideraciones adicionales Para partidas adicionales Trabajos iniciales- balance de apertura Procedimientos analíticos Muestreo Muestreo de auditoría Auditoría de estimaciones contables Partes vinculadas (filiales) Hechos subsecuentes Empresa en marcha Representaciones o manifestaciones de la administración

E. Utilización del trabajo de otros Utilización del trabajo de otro auditor Consideraciones del trabajo de auditoría interna Utilización del trabajo de un experto

F. El dictamen de auditoría El dictamen del auditor independiente sobre EE. FF. Comparativos Información adicional de documentos que contienen EE. FF. Auditados

G. Áreas especializadas Dictamen del auditor sobre compromisos de auditoría con fines especiales Examen de información finananciera proyectada.

H. Servicios relacionados Compromisos de revisión de EE. FF. Compromisos para realizar procedimientos convenidos en relación con

información financiera. Compromiso de compilación de información financiera.

I. Declaraciones internacionales de prácticas de auditoría Ambiente PED – Micro computadoras independientes. Ambiente de PED – Sistemas de computadoras en línea. Sistemas de base de datos. Comunicaciones con la administración. Evaluación de riesgo y control interno – características y consideraciones

PED. Técnicas de auditoría con ayuda de computadora. Consideraciones del factor ambiental en la auditoría de EE. FF.

3.4 NORMAS DE CONTROL INTERNO (NCI).

I. INTRODUCCIÓN

Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG



Contralor General (e) aprueba Normas de Control Interno.

Publicado 3/11/2006

Lima, 30 de octubre de 2006.

VISTO; la Hoja de Recomendación Nº 001-2006-CG/GR, de laGerencia de Control de Gestión y Riesgos, mediante la cual se propone la aprobación de las Normas de Control Interno; y,

CONSIDERANDO:

Que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 82º de la Constitución Política del Perú, la Contraloría General de la República goza de autonomía conforme a su Ley Orgánica, y tiene como atribución supervisar la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control;

Que, la Ley Nº 27785 –Ley Orgánica del Sistema Nacional deControl y de la Contraloría General de la República-, tiene como objeto propender al apropiado y oportunoejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar la correcta utilización y gestión de los recursos del Estado, el desarrollo probo de las funciones de los funcionarios públicos, así como el cumplimiento de las metas de las instituciones sujetas a control; estableciéndose en su artículo 6º que el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes; disponiendo, asimismo, dicha norma, que el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente; Que, en ese contexto, la división del control gubernamental eninterno y externo propugna responder adecuadamente a los requerimientos y necesidades del Estado, entendiendo que resulta básica la relación entre la administración y el control para la mejora de la gestión pública, al involucrar expresamente a las propias entidades en la cautela del patrimonio público, prescribiéndose en el artículo 7º de la Ley Nº 27785 que el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente;

Que, en concordancia con lo antes señalado, a propuesta deeste Organismo Superior de Control, se emitió la Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado- que regula el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno en todas las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer sus sistemas administrativos y operativos con actividades de control previo, simultáneo y posterior, para el debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales así como contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción;

Que, la citada Ley de Control Interno establece en su artículo 10º que corresponde a la Contraloría General de la República dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación y funcionamiento del control



interno en las entidades del Estado, así como su respectiva evaluación, constituyendo dichas normas, lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y/o regulación del control interno en las principales áreas de su actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas computarizados y de valores éticos, entre otras, siendo que a partir de dicho marco normativo los titulares de las entidades están obligados a emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones, las que deben ser concordantes con la normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la República;

Que, mediante el documento de visto se propone la aprobación de las normas de control interno que han sido elaboradas en armonía con los conceptos y enfoques modernos esbozados por las principales organizaciones mundiales especializadas sobre la materia, habiendo recibido asimismo los aportes de instituciones y de personas vinculadas al tema como resultado de su prepublicación en la página web institucional, resaltándose de las mismas su carácter orientador, técnico, integral y dinámico, su estructura basada en los componentes de control reconocidosInternacionalmente, así como la competencia directa que asiste a las entidades del Estado para aprobar, mantener y perfeccionar la implantación, organización y funcionamiento de su correspondiente sistema de control interno: Que, en consecuencia, a fin de cumplir con el encargo legalconferido, resulta necesario que la Contraloría General de la Republica apruebe las normas de control interno, las cuales tienen como objetivo principal propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales; En uso de las atribuciones establecidas por el artículo 32º y 33º de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y la Resolución de Contraloría Nº 309-2006-CG;

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- Aprobar las Normas de Control Interno, cuyo texto forma parte integrante de la presente Resolución, las mismas que son de aplicación a las Entidades del Estado de conformidad con lo establecido por la Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

ARTÍCULO SEGUNDO.- En concordancia con lo dispuesto por el segundo párrafo de la Primera Disposición Transitoria, Complementaria y Final de la Ley Nº 28716, dejar sin efecto la Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG que aprobó las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, sus modificatorias y demás normas que se opongan a lo dispuesto en la presente Resolución.

ARTÍCULO TERCERO.- Las Unidades Orgánicas de la Contraloría General de la República, de acuerdo a su correspondiente competencia funcional, elaborarán y propondrán las Directivas que complementariamente consideren necesarias para la adecuada regulación de materias vinculadas al control interno de sus respectivos ámbitos de actuación.

ARTÍCULO CUARTO.- La Gerencia Central de Desarrollo y la Escuela Nacional de Control serán responsables de las actividades de sensibilización, capacitación y difusión necesarias de las Normas de Control Interno.



ARTÍCULO QUINTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial El Peruano.

Regístrese, comuníquese y publíquese.

ROSA URBINA MANCILLAVicecontralora General de la República

Contralora General (e)

I. INTRODUCCIÓN

1. ANTECEDENTES

La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores- INTOSAI, fundada en el año 1953, y que reúne entre sus miembros a más de ciento setenta (170) Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS), entre ellas la Contraloría General de la República de Perú (CGR), aprobó en el año 1992 las “Directrices para las normas de control interno”. Este documento establece los siguientes lineamientos generales para la formulación de las normas de control interno:• Se define al control interno como un instrumento de gestión que se utiliza para

proporcionar una garantía razonable del cumplimiento de los objetivos establecidos por el titular o funcionario designado

• Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de dirección que posee una institución para ofrecer una garantía razonable de que se cumplen los siguientes objetivos:

(i) Promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces así como los productos y servicios con calidad, de acuerdo con la misión de la institución.

(ii) Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, error y fraude.

(iii) Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la dirección (iv) Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables presentados correcta

y oportunamente en los informes.• Debe formularse y promulgarse una definición amplia de la estructura de control

interno, de los objetivos a alcanzar y de las normas a seguir en la concepción de tales estructuras

• La necesidad de hacer una clara distinción entre dichas normas y los procedimientos específicos a ser implantados por cada institución

• La responsabilidad de la dirección por la aplicación y vigilancia de los controles internos específicos necesarios para sus operaciones, por ser éstos un instrumento de gestión, para los cuales se debe disponer de planes de evaluación periódica.

• La competencia de la EFS en la evaluación de los controles internos existentes en las entidades fiscalizadas.

Asimismo, dos años antes, en 1990 se había publicado el documento “Control Interno – Marco Integrado” (Internal Control – Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión, 1990) elaborado por la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta -conocida como la Comisión Treadway. Los



miembros de dicho grupo fueron: (i) el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, (ii) la Asociación Americana de Profesores de Contabilidad, (iii) el Instituto de Ejecutivos de Finanzas, (iv) el Instituto de Auditores Internos, y (v) el Instituto de Contadores Gerenciales. El conjunto de sus representantes adoptó el nombre de Comité de Organismos Patrocinadores-COSO.

El Informe COSO incorporó en una sola estructura conceptual los distintos enfoques existentes en el ámbito mundial y actualizó los procesos de diseño, implantación y evaluación del control interno. Asimismo, define al control interno como un proceso que constituye un medio para lograr un fin, y no un fin en sí mismo. También señala que es ejecutado por personas en cada nivel de una organización y proporciona seguridad razonable para la consecución de los siguientes objetivos: (i) eficacia y eficiencia en las operaciones, (ii) confiabilidad en la información financiera, y (iii) cumplimiento de las leyes y regulaciones. Este control debe ser construido dentro de la infraestructura de la entidad y debe estar entrelazado con sus actividades de operación.

Se indica que el control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados: (i) ambiente de control, (ii) evaluación de riesgos, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación, y (v) monitoreo (supervisión).

En julio de 1998, la CGR emitió las normas técnicas de control interno para el sector público, aprobadas mediante R. C. N° 072-98-CG del 26 de junio de 1998, con los siguientes objetivos: (i) servir de marco de referencia en materia de control interno, (ii) orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial, (iii) proteger y conservar los recursos de la entidad, (iv) controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones como parte de los programas y presupuestos autorizados, (v) permitir la evaluación posterior de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones, y (vi) orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades públicas. Dichas normas tuvieron inicialmente el siguiente contenido:

• Normas generales de control interno.• Normas de control interno para la administración financiera gubernamental.• Normas de control interno para el área de abastecimiento y activos fijos.• Normas de control interno para el área de administración de personal.• Normas de control interno para sistemas computarizados.• Normas de control interno para el área de obras públicas.

Posteriormente, la CGR incorporó mediante R.C. N° 123-2000-CG del 23 de junio de 2000 y R.C. N° 155-2005-CG del 30 de marzo de 2005, respectivamente, las normas siguientes:• Normas de control interno para una cultura de integridad, transparencia y

responsabilidad en la función pública• Normas de control interno ambiental.

Cabe señalar que las dos últimas partes fueron incorporadas en junio del 2000 y marzo del 2005, respectivamente.

En septiembre del 2004, el COSO emite el documento “Gestión de Riesgos Corporativos - Marco Integrado”, promoviendo un enfoque amplio e integral en empresas y organizaciones gubernamentales. Asimismo este enfoque amplía los componentes propuestos en el Control Interno – Marco Integrado a ocho componentes a saber: (i) ambiente interno, (ii) establecimiento de objetivos, (iii) identificación de



eventos, (iv) evaluación de riesgos, (v) respuesta a los riesgos, (vi) actividades de control, (vii) información y comunicación, y (viii) supervisión.

Igualmente, en el XVIII INCOSAI, realizado el 2004 en Budapest, se aprobó la “Guía para las normas de control interno del sector público”, que define el control interno como “un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y esta diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:• Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones.• Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad.• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.• Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño.

En Perú, el marco más reciente para el control gubernamental lo proporciona la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, vigente a partir del 24.JUL.2002, que establece las normas que regulan el 24 de julio de 2002 ámbito, organización y atribuciones del Sistema Nacional de Control (SNC) y de la CGR.Acorde con los nuevos enfoques del control gubernamental, la Ley Nº 27785, (artículo 6º) establece que el mismo “consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes”. Asimismo, dicha norma precisa que “el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente”.

La Ley Nº 27785 procura responder a los requerimientos y necesidades del sector público, entendiendo que resulta básica la priorización del control dentro de la administración, para su mejora, Para ello se involucra a las propias entidades en la cautela del patrimonio público, tal como señala el artículo 7º: “El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente”

La CGR de acuerdo a ello, consideró de trascendental importancia la emisión de una ley de control interno que regulara específicamente el establecimiento, funcionamiento,mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno en las entidades del Estado en la Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado, aprobada por el Congreso de la República y publicada el 18.ABR.2006, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra los actos y prácticas indebidos o de corrupción, buscando el debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.

Esta Ley establece en su artículo 10º que corresponde a la CGR dictar la normativa técnica de control que oriente la efectiva implantación, funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado. Dichas normas constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación o regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de



sistemas computarizados y de valores éticos, entre otras, correspondiendo, a partir de dicho marco normativo, a los titulares de las entidades emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza, estructura y funciones.

2. BASE LEGAL Y DOCUMENTALLas normas de control interno tienen como base legal y documental la siguiente normativa y documentos internacionales:

• Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado• Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

• Manual de Auditoría Gubernamental, aprobado mediante R.C. N° 152-98-CG• Internal Control – Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comision, 1990

• Guía para las normas de control interno del sector público, INTOSAI, 1994.

3. CONCEPTO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Las normas de control interno, constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas de información y de valores éticos, entre otras. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las entidades del Estado.

Los titulares, funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia, son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Asimismo, es obligación de los titulares la emisión de las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo con su naturaleza, estructura, funciones y procesos en armonía con lo establecido en el presente documento.Las Normas de Control Interno se fundamentan en criterios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos lineamientos y estándares de control. Estas se describen en el capítulo “Marco conceptual de la estructura de control interno” que forma parte de este documento.

4. OBJETIVOS DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Las normas de control interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales.En este contexto, los objetivos de las normas de control interno son:• Servir de marco de referencia en materia de control interno para la emisión de la

respectiva normativa institucional, así como para la regulación de los procedimientos administrativos y operativos derivados de la misma

• Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades

• Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades.

5. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las Normas de Control Interno se aplican a todas las entidades comprendidas en el ámbito de competencia del SNC, bajo la supervisión de los titulares de las entidades y



de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces.

En el supuesto que las Normas de Control Interno no resulten aplicables en determinadas situaciones, corresponderá mencionarse específicamente en el rubro limitaciones el alcance de cada norma. La CGR establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar.

Las citadas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas que se encuentren vigentes. La aplicación de estas normas contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.

6. EMISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

La CGR, en su calidad de organismo rector del SNC, es la competente para la emisión o modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector público sujetas a su ámbito, con el fin de que orienten la efectiva implantación, funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado.

7. ESTRUCTURA

Las Normas de Control Interno tienen la siguiente estructura:• Código: es la numeración correlativa que se le asigna a cada norma• Título: es la denominación breve de la norma• Sumilla: es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada entidad

• Comentario: es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantación en las entidades públicas.

8. CARACTERÍSTICAS

Las Normas de Control Interno tienen como características principales ser:• Concordantes con el marco legal vigente, directivas y normas emitidas por los

sistemas administrativos, así como con otras disposiciones relacionadas con el control interno.

• Compatibles con los principios del control interno, principios de administración y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la CGR

• Sencillas y claras en su redacción y en la explicación sobre asuntos específicos• Flexibles, permitiendo su adecuación institucional y actualización periódica, según

los avances en la modernización de la administración gubernamental.

II. MARCO CONCEPTUAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

Es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:(i) Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de

la entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.



(ii) Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.

(iii) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.(iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.(v) Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales(vi) Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir

cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de la Entidades del Estado, define como sistema de control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura. Asimismo, la Ley refiere que sus componentes están constituidos por:(i) El ambiente de control, entendido como el entorno organizacional favorable al

ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa.

(ii) La evaluación de riesgos, que deben identificar, analizar y administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales.

(iii) Las actividades de control gerencial, que son las políticas y procedimientos de control que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

(iv) Las actividades de prevención y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas con el fin de cuidar y asegurar, respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno

(v) Los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional.

(vi) El seguimiento de resultados, consistente en la revisión y verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del SNC.

(vii) Los compromisos de mejoramiento, por cuyo mérito los órganos y personal de la administración institucional efectúan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviación o deficiencia susceptible de corrección, obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimización de sus labores.

La administración y el órgano de control institucional forman parte del sistema de control interno de conformidad con sus respectivos ámbitos de competencia.

3. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO



La adecuada implantación y funcionamiento sistémico del control interno en las entidades del Estado exige que la administración institucional prevea y diseñe apropiadamente una debida organización para el efecto, y promueva niveles de ordenamiento, racionalidad y la aplicación de criterios uniformes que contribuyan a una mejor implementación y evaluación integral.En tal sentido, se considera que son principios aplicables al sistema de control interno: (i) el autocontrol, en cuya virtud todo funcionario y servidor del Estado debe controlar su trabajo, detectar deficiencias o desviaciones y efectuar correctivos para el mejoramiento de sus labores y el logro de los resultados esperados; (ii) la autorregulación, como la capacidad institucional para desarrollar las disposiciones, métodos y procedimientos que le permitan cautelar, realizar y asegurar la eficacia, eficiencia, transparencia y legalidad en los resultados de sus procesos, actividades u operaciones, y (iii) la autogestión, por la cual compete a cada entidad conducir, planificar, ejecutar, coordinar y evaluar las funciones a su cargo con sujeción a la normativa aplicable y objetivos previstos para su cumplimiento.

La organización sistémica del control interno se diseña y establece institucionalmente teniendo en cuenta las responsabilidades de dirección, administración y supervisión de sus componentes funcionales, para lo cual en su estructura se preverán niveles de control estratégico, operativo y de evaluación. El enfoque moderno establecido por el COSO, la Guía de INTOSAI y la Ley Nº 28716 señala que los componentes de la estructura de control interno se interrelacionan entre sí y comprenden diversos elementos que se integran en el proceso de gestión. Por ello en el presente documento, para fines de la adecuada formalización e implementación de la estructura de control interno en todas las entidades del Estado, se concibe que ésta se organice con base en los siguientes cinco componentes:a. Ambiente de controlb. Evaluación de riesgosc. Actividades de control gerenciald. Información y comunicacióne. Supervisión, que agrupa a las actividades de prevención y monitoreo, seguimiento

de resultados y compromisos de mejoramiento.

Dichos componentes son los reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones mundiales especializadas en materia de control interno y, si bien su denominación y elementos conformantes pueden admitir variantes, su utilización facilita la implantación estandarizada de la estructura de control interno en las entidades del Estado, contribuyendo igualmente a su ordenada, uniforme e integral evaluación por los órganos de control competentes.

En tal sentido, las actividades de prevención y monitoreo, seguimiento de resultados ycompromisos de mejoramiento, previstas en los incisos d), f) y g) del artículo 3º de la Ley 28716, en consonancia con su respectivo contenido, se encuentran incorporadas en el componente supervisión, denominado comúnmente también como seguimiento o monitoreo.

4. ROLES Y RESPONSABILIDADES

El control interno es efectuado por diversos niveles jerárquicos. Los funcionarios, auditores internos y personal de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con eficacia, eficiencia y economía.



El titular, funcionarios y todo el personal de la entidad son responsables de la aplicación y supervisión del control interno, así como en mantener una estructura sólida de control interno que promueva el logro de sus objetivos, así como la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones.Para contribuir al fortalecimiento del control interno en las entidades, el titular o funcionario que se designe debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se describen a continuación:• Apoyo institucional a los controles internos: El titular, los funcionarios y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo al funcionamiento adecuado de los controles internos. La actitud es una característica de cada entidad y se refleja en todos los aspectos relativos a su actuación. Su participación y apoyo favorece la existencia de una actitud positiva.

• Responsabilidad sobre la gestión: Todo funcionario público tiene el deber de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

• Clima de confianza en el trabajo: El titular y los funcionarios deben fomentar un apropiado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de información entre los empleados de la entidad. La confianza permite promover una atmósfera laboral propicia para el funcionamiento de los controles internos, teniendo como base la seguridad y cooperación recíprocas entre las personas así como su integridad y competencia, cuyo entorno retroalimenta el cumplimiento de los deberes y los aspectos de la responsabilidad.

• Transparencia en la gestión gubernamental: La transparencia en la gestión de los recursos y bienes del Estado, con arreglo a la normativa respectiva vigente, comprende tanto la obligación de la entidad pública de divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines así como la facultad del público de acceder a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.

• Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno. La estructura de control interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el logro de los objetivos trazados. El titular o funcionario designado de cada entidad debe identificar los riesgos que implican las operaciones y estimar sus márgenes aceptables en términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias.

5. LIMITACIONES A LA EFICACIA DE CONTROL INTERNO

Una estructura de control interno no puede garantizar por sí misma una gestión eficaz y eficiente, con registros e información financiera íntegra, precisa y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes.La eficacia del control interno puede verse afectada por causas asociadas a los recursos humanos y materiales, tanto como a cambios en el ambiente externo e interno.El funcionamiento del sistema de control interno depende del factor humano, pudiendo verse afectado por un error de concepción, criterio, negligencia o corrupción. Por ello, aun cuando pueda controlarse la competencia e integridad del personal que aplica el control interno mediante un adecuado proceso de selección y entrenamiento, estas cualidades pueden ceder a presiones externas o internas dentro de la entidad. Es más, si el personal que realiza el control interno no entiende cuál es su función en el proceso o decide ignorarlo, el control interno resultará ineficaz.



Otro factor limitante son las restricciones que, en términos de recursos materiales, pueden enfrentar las entidades. En consecuencia, deben considerarse los costos de los controles en relación con su beneficio. Mantener un sistema de control interno con el objetivo de eliminar el riesgo de pérdida no es realista y conllevaría a costos elevados que no justificarían los beneficios derivados. Por ello, al determinar el diseño e implantación de un control en particular, la probabilidad de que exista un riesgo y el efecto potencial de éste en la entidad deben ser considerados junto con los costos relacionados a la implantación del nuevo control.

Los cambios en el ambiente externo e interno de la entidad, tales como los cambiosorganizacionales y en la actitud del titular y funcionarios pueden tener impacto sobre la eficacia del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, el titular o funcionario designado debe evaluar periódicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se implementen y respetar el cumplimiento de los controles dando un buen ejemplo a todos.

III. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

1. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROLEl componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.

Estas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de los objetivos institucionales y la cultura institucional de control.El titular, funcionarios y demás miembros de la entidad deben considerar como fundamental la actitud asumida respecto al control interno. La naturaleza de esa actitud fija el clima organizacional y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.Contenido:1.1. Filosofía de la dirección.1.2. Integridad y los valores éticos.1.3. Administración estratégica.1.4. Estructura organizacional.1.5. Administración de recursos humanos.1.6. Competencia profesional.1.7. Asignación de autoridad y responsabilidades.1.8. Órgano de Control Institucional.

La calidad del ambiente de control es el resultado de la combinación de los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo de éstos fortalecerá o debilitará el ambiente y la cultura de control, influyendo también en la calidad del desempeño de la entidad.NORMAS BÁSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL

1.1. Filosofía de la direcciónLa filosofía y estilo de la dirección comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia



en la toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la ética, así como una clara determinación hacia la medición objetiva del desempeño, entre otros.Comentarios:

1 La filosofía de la dirección refleja una actitud de apoyo permanente hacia el control interno y el logro de sus objetivos, actuando con independencia, competencia y liderazgo, y estableciendo un código de ética y criterios de evaluación del desempeño.

2 El titular o funcionario designado debe evaluar y supervisar continuamente el funcionamiento adecuado del control interno en la entidad y transmitir a todos los niveles de la entidad, de manera explícita y permanente, su compromiso con el mismo.

3 El titular o funcionario designado debe hacer entender al personal la importancia de la responsabilidad de ejercer y ejecutar los controles internos, ya que cada miembro cumple un rol importante dentro de la entidad. También debe lograr que éstas sean asumidas con seriedad e incentivar una actitud positiva hacia el control interno.

4 El titular o funcionario designado debe propiciar un ambiente que motive la propuesta de medidas que contribuyan al perfeccionamiento del control interno y al desarrollo de la cultura de control institucional.

5 El titular o funcionario designado debe facilitar, promover, reconocer y valorar los portes del personal estimulando la mejora continua en los procesos de la entidad.

6 El titular o funcionario designado debe integrar el control interno a todos los procesos, actividades y tareas de la entidad. A este propósito contribuye el ambiente de confianza entre el personal, derivado de la difusión de la información necesaria, la adecuada comunicación y las técnicas de trabajo participativo y en equipo.

7 El ambiente de confianza incluye la existencia de mecanismos que favorezcan la retroalimentación permanente para la mejora continua. Esto implica que todo asunto que interfiera con el desempeño organizacional, de los procesos, actividades y tareas pueda ser detectado y transmitido oportunamente para su corrección oportuna.

8 El titular y funcionarios de la entidad, a través de sus actitudes y acciones, debenpromover las condiciones necesarias para el establecimiento de un ambiente de confianza.

1.2. Integridad y valores éticosLa integridad y valores éticos del titular, funcionarios y servidores determinan sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y estilos de gestión. El titular o funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la integridad y valores éticos establecidos en la entidad.Comentarios:1 Los principios y valores éticos son fundamentales para el ambiente de control de

las entidades. Debido a que éstos rigen la conducta de los individuos, sus acciones deben ir más allá del solo cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos y otras disposiciones normativas.

2 El titular o funcionario designado debe incorporar estos principios y valores como parte de la cultura organizacional, de manera que subsistan a los cambios de las personas que ocupan temporalmente los cargos en una entidad. También debe contribuir a su fortalecimiento en el marco de la vida institucional y su entorno.



3 El titular o funcionario designado juega un rol determinante en el establecimiento de una cultura basada en valores, pues con su ejemplo, contribuirá a fortalecer el ambiente de control.

4 La demostración y la persistencia en un comportamiento ético por parte del titular y los funcionarios es de vital importancia para los objetivos del control interno.

1.3. Administración estratégicaLas entidades del Estado requieren la formulación sistemática y positivamente correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo, de los cuales se derivan la programación de operaciones y sus metas asociadas, así como su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual.Comentarios:1 Se entiende por administración estratégica al proceso de planificar, con

componentes de visión, misión, metas y objetivos estratégicos. En tal sentido, toda entidad debe buscar tender a la elaboración de sus planes estratégicos y operativos gestionándolos. En una entidad sin administración estratégica, el control interno carecería de sus fundamentos más importantes y sólo se limitaría a la verificación del cumplimiento de ciertos aspectos formales.

2 El análisis de la situación y del entorno debe considerar, entre otros elementos de análisis, los resultados alcanzados, las causas que explican los desvíos con respecto de lo programado, la identificación de las demandas actuales y futuras de la ciudadanía.

3 Los productos de las actividades de formulación, cumplimiento, seguimiento y evaluación deben estar formalizadas en documentos debidamente aprobados y autorizados, con arreglo a la normativa vigente respectiva. El titular o funcionario designado debe difundir estos documentos tanto dentro de la entidad como a la ciudadanía en general.

1.4. Estructura organizacionalEl titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión.

Comentarios:

1 La determinación de la estructura organizativa debe estar precedida de un análisis que permita elegir la que mejor contribuya al logro de los objetivos estratégicos y los objetivos de los planes operativos anuales. Para ello debe analizarse, entre otros: (i) la eficacia de los procesos operativos, (ii) la velocidad de respuesta de la entidad frente a cambios internos y externos, (iii) la calidad y naturaleza de los productos o servicios brindados, (iv) la satisfacción de los clientes, usuarios o ciudadanía, (v) la identificación de necesidades y recursos para las operaciones futuras, (vi) las unidades orgánicas o áreas existentes, y (vii) los canales de comunicación y coordinación, informales, formales y multidireccionales que contribuyen a los ajustes necesarios de la estructura organizativa.

2 La determinación de la estructura organizativa debe traducirse en definiciones acerca de normas, procesos de programación de puestos y contratación del personal necesario para cubrir dichos puestos Con respecto de los recursos materiales debe programarse la adquisición de bienes y contratación de servicios requeridos, así como la estructura de soporte para su administración, incluyendo la programación y administración de los recursos financieros.



3 Las entidades públicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por los organismos competentes, deben diseñar su estructura orgánica, la misma que no solo debe contener unidades sino también considerar los procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad en relación con los niveles jerárquicos, canales y medios de comunicación, así como las instancias de coordinación interna e interinstitucional que resulten apropiadas. El resultado de toda esta labor debe formalizarse en manuales de procesos, de organización y funciones y organigramas.

4 La dimensión de la estructura organizativa estará en función de la naturaleza, complejidad y extensión de los procesos, actividades y tareas, en concordancia con la misión establecida en su ley de creación.

1.5. Administración de los recursos humanosEs necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad.

Comentarios:

1 La eficacia del funcionamiento de los sistemas de control interno radica en el elemento humano. De allí la importancia del desempeño de cada uno de los miembros de la entidad y de cuán claro comprendan su rol en el cumplimiento de los objetivos. En efecto, la aplicación exitosa de las medidas, mecanismos y procedimientos de control implantados por la administración está sujeta, en gran parte, a la calidad del potencial del recurso humano con que se cuente.

2 El titular o funcionario designado debe definir políticas y procedimientos adecuados que garanticen la correcta selección, inducción y desarrollo del personal. Las actividades de reclutamiento y contratación, que forman parte de la selección, deben llevarse a cabo de manera ética. En la inducción deben considerarse actividades de integración del recurso humano en relación con el nuevo puesto tanto en términos generales como específicos.

En el desarrollo de personal se debe considerar la creación de condiciones laborales adecuadas, la promoción de actividades de capacitación y formación que permitan al personal aumentar y perfeccionar sus capacidades y habilidades, la existencia de un sistema de evaluación del desempeño objetivo, rendición de cuentas e incentivos que motiven la adhesión a los valores y controles institucionales.

1.6. Competencia profesionalEl titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.Comentarios:

1 La competencia incluye el conocimiento, capacidades y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ética, ordenada, económica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.

2 El titular o funcionario designado debe especificar, en los requerimientos de personal, el nivel de competencia requerido para los distintos niveles y puestos de la entidad, así como para las distintas tareas requeridas por los procesos que desarrolla la entidad.



3 El titular, funcionarios y demás servidores de la entidad deben mantener el nivel de competencia que les permita entender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de un buen control interno, y practicar sus deberes para poder alcanzar los objetivos de éste y la misión de la entidad.

1.7. Asignación de autoridad y responsabilidadEs necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad.

Comentarios:

1 El titular o funcionario designado debe tomar las acciones necesarias para garantizar que el personal que labora en la entidad tome conocimiento de las funciones y autoridad asignadas al cargo que ocupan. Los funcionarios y servidores públicos tienen la responsabilidad de mantenerse actualizados en sus deberes y responsabilidades demostrando preocupación e interés en el desempeño de su labor.

2 La asignación de autoridad y responsabilidad debe estar definida y contenida en los documentos normativos de la entidad, los cuales deben ser de conocimiento del personal en general.

3 Todo el personal que labora en las entidades del Estado debe asumir sus responsabilidades en relación con las funciones y autoridad asignadas al cargo que ocupa. En este sentido, cada funcionario o servidor público es responsable de sus actos y debe rendir cuenta de los mismos.

4 El titular o funcionario designado debe establecer los límites para la delegación de autoridad hacia niveles operativos de los procesos y actividades propias de la entidad, en la medida en que ésta favorezca el cumplimiento de sus objetivos.

5 Toda delegación incluye la necesidad de autorizar y aprobar, cuando sea necesario, los resultados obtenidos como producto de la autoridad asignada.

6 Es necesario considerar que la delegación de autoridad no exime a los funcionarios y servidores públicos de la responsabilidad conferida como consecuencia de dicha delegación. Es decir, la autoridad se delega, en tanto que la responsabilidad se comparte.

1.8. Órgano de Control InstitucionalLa existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional, que debe estar debidamente implementada, contribuye de manera significativa al buen ambiente de control.

Comentarios:1 Los Órganos de Control Institucional realizan sus funciones de control

gubernamental con arreglo a la normativa del SNC y sujetos a la supervisión de la CGR.

2 Los productos generados por el Órgano de Control Institucional no deben limitarse a evaluar los procesos de control vigentes, sino que deben extenderse a la identificación de necesidades u oportunidades de mejora en los demás procesos de la entidad, tales como aquéllos relacionados con la confiabilidad de los registros



y estados financieros, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia de las operaciones, entre otros.

3 Cualquiera sea la conformación de los equipos de trabajo responsables de la evaluación del control interno, deben integrarse con miembros de comprobada competencia e idoneidad profesional.

2. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS

El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso de administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación, valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad.

La administración de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecución a un área o unidad orgánica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el área o unidad orgánica designada deben definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para el proceso de administración de riesgos. Adicionalmente, ello no exime a que las demás áreas o unidades orgánicas, de acuerdo con la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos definidos, deban identificar los eventos potenciales que pudieran afectar la adecuada ejecución de sus procesos, así como el logro de sus objetivos y los de la entidad, con el propósito de mantenerlos dentro de margen de tolerancia que permita proporcionar seguridad razonable sobre su cumplimiento.

A través de la identificación y la valoración de los riesgos se puede evaluar la vulnerabilidad del sistema, identificando el grado en que el control vigente maneja los riesgos. Para lograr esto, se debe adquirir un conocimiento de la entidad, de manera que se logre identificar los procesos y puntos críticos, así como los eventos que pueden afectar las actividades de la entidad.

Dado que las condiciones gubernamentales, económicas, tecnológicas, regulatorias y operacionales están en constante cambio, la administración de los riesgos debe ser un proceso continuo.

Establecer los objetivos institucionales es una condición previa para la evaluación de riesgos.

Los objetivos deben estar definidos antes que el titular o funcionario designado comience a identificar los riesgos que pueden afectar el logro de las metas y antes de ejecutar las acciones para administrarlos. Estos se fijan en el nivel estratégico, táctico y operativo de la entidad, que se asocian a decisiones de largo, mediano y corto plazo respectivamente.Se debe poner en marcha un proceso de evaluación de riesgos donde previamente se encuentren definidos de forma adecuada las metas de la entidad, así como los métodos, técnicas y herramientas que se usarán para el proceso de administración de riesgos y el tipo de informes, documentos y comunicaciones que se deben generar e intercambiar.

También deben establecerse los roles, responsabilidades y el ambiente laboral para una efectiva administración de riesgos. Esto significa que se debe contar con personal competente para identificar y valorar los riesgos potenciales.



El control interno sólo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad sean cumplidos. La evaluación del riesgo es un componente del control interno y juega un rol esencial en la selección de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo.

La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de negocio de la entidad, más que ser vista o practicada como una actividad separada. Cuando esto se logra, todos en la entidad pasan a estar involucrados en la administración de riesgos.

Contenido

2.1. Planeamiento de la gestión de riesgos2.2. Identificación de los riesgos2.3. Valoración de los riesgos2.4. Respuesta al riesgo.

NORMAS BÁSICAS PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS

2.1. Planeamiento de la administración de riesgosEs el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a riesgos.

Comentarios:

1 Un evento es un incidente o acontecimiento derivado de fuentes internas o externas que afecta la implementación de la estrategia o la consecución de objetivos. Los eventos pueden tener un impacto positivo, negativo o de ambos tipos a la vez. Cuando el impacto es positivo se le conoce como oportunidad, en tanto que si es negativo se le conoce como riesgo.

2 El riesgo se define como la posibilidad de que un evento ocurra y afecte de manera adversa el logro de los objetivos de la entidad, impidiendo la creación de valor o erosionando el valor existente. El riesgo combina la probabilidad de que ocurra un evento negativo con cuánto daño causaría (impacto).

3 El planeamiento de la administración de riesgos es un proceso continuo. Incluye actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos.

4 En el planeamiento de los riesgos se desarrolla una estrategia de gestión, que incluye su proceso e implementación. Se establecen objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificando conocimientos técnicos adicionales necesarios, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo métricas para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarios.

5 El planeamiento de la administración de riesgos puede ser específico en algunas áreas, como en la asignación de responsabilidades y en la definición del entrenamiento necesario que el personal debe tener para un mejor manejo y monitoreo de los riesgos, entre otros.



6 La administración apropiada de los riesgos tiende a reducir la probabilidad de la ocurrencia y del impacto negativo de éstos y muestra a la entidad cómo debe ir adaptándose a los cambios.

2.2. Identificación de los riesgosEn la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos, medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología.

Comentarios:

1 La metodología de identificación de riesgos de una entidad puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo. Las técnicas de identificación de riesgos deben tomar como base eventos y tendencias pasados así como técnicas de prospectiva en general.

2 Es útil agrupar en categorías los riesgos potenciales mediante la acumulación de los eventos que ocurren en una entidad en los procesos claves (estratégicos y operativos), en las actividades críticas, en las fuentes de información, en los ciclos de vida de diferentes procesos, en juicios de expertos, por contexto, entre otros. El titular y funcionarios deben desarrollar un entendimiento de las interrelaciones que existen entre los riesgos, no sólo consiguiendo información detallada como base para su valoración, sino también realizando ejercicios de prospectiva, de manera que se vea plasmado en su gestión.

3 El proceso de identificación de riesgos debe tener como entradas tanto la experiencia de la entidad en materia de impactos derivados de hechos ocurridos como futuros.

4 La técnica denominada Juicio de Expertos no solo es aplicable a la identificación de riesgos, sino también a la ejecución de pronósticos y a la toma de decisiones. Las más usadas son el método Delphi y la técnica del Grupo Nominal.

5 Se debe identificar los eventos externos e internos que afectan o puedan afectar a la entidad. Dichos eventos, si ocurren, tienen un impacto positivo, negativo o una combinación de ambos. Por lo tanto, los eventos con signo negativo representan riesgos y requieren de evaluación y respuesta por parte del órgano competente de la entidad. De otro lado, los eventos con signo positivo representan oportunidades y compensan los impactos negativos de los riesgos. En términos generales, una fuente de identificación son los análisis de fortalezas-oportunidades-debilidades-amenazas que realizan las entidades como parte del proceso de planeamiento estratégico, en tanto éstos hayan sido correctamente elaborados.

2.3. Valoración de los riesgosEl análisis o valoración del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.

Comentarios:

1 La administración debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas: probabilidad e impacto. Probabilidad representa la posibilidad de ocurrencia,



mientras que el impacto representa el efecto debido a su ocurrencia. Estos estimados se determinan usando tanto datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con los estimados subjetivos, como técnicas prospectivas.

2 La metodología de análisis o valoración del riesgo de una entidad debe normalmente comprender una combinación de técnicas cualitativas y cuantitativas. Las técnicas cualitativas consisten en la evaluación de la prioridad de los riesgos identificados usando como criterios la probabilidad de ocurrencia, el impacto de la materialización de los riesgos sobre los objetivos, además de otros factores tales como la tolerancia al riesgo y costos, entre otros. La administración a menudo usa técnicas cualitativas de valoración cuando los riesgos no son cuantificables o cuando el uso de datos no son verificables.

Las técnicas cuantitativas son usadas para analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos. La selección de las técnicas debe reflejar el nivel de precisión requerido y la cultura de la unidad de negocios.

3 La administración debe usar métricas de desempeño para determinar en qué medida se están logrando los objetivos. Puede ser útil usar la misma unidad de medida cuando se considera el impacto potencial de un riesgo para el logro de un objetivo específico. La entidad puede valorar la manera cómo los riesgos se correlacionan positivamente, combinan e interactúan para crear probabilidades o impactos significativamente diferentes. Si bien el impacto individual puede ser bajo, una correlación positiva de éstos puede tener impacto mayor. Cuando los riesgos no están positivamente correlacionados, la administración los valora individualmente; cuando es probable que éstos ocurran en múltiples unidades de negocio, la gestión puede valorarlos y agruparlos en categorías comunes.

Usualmente existe un rango de resultados posibles que se asocian con un riesgo, y la gestión los considera como base para desarrollar una respuesta.

4 Se debe estimar la frecuencia con que se presentarán los riesgos identificados, cuantificar la probable pérdida que pueden ocasionar y calcular el impacto que pueden tener en la satisfacción de los usuarios del servicio. De este análisis, se derivarán los objetivos específicos de control y las actividades asociadas para minimizar los efectos de los riesgos identificados como relevantes.

5 Los métodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos, debiendo considerar al menos una estimación de su frecuencia, probabilidad de ocurrencia y una cuantificación de los efectos resultantes o impacto.

2.4. Respuesta al riesgoLa administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costobeneficio.

La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos.

Comentarios:

1 Una parte crítica de esta etapa es la estrategia de respuesta a los riesgos. Este proceso consiste en la selección de la opción más apropiada en su manejo (evitarlos, reducirlos, compartirlos y aceptarlos) y su debida implementación (a menudo aquellos con niveles de medio y alto riesgo).

2 Las respuestas al riesgo son evitar, reducir, compartir y aceptar. Evitar el riesgo implica el prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los



métodos y técnicas específicas para lidiar con ellos, identificándolos y proveyendo una acción para la reducción de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad o el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptación no realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el impacto. Como parte de la administración de riesgos, la entidad considera para cada riesgo significativo las respuestas potenciales a partir del rango de respuestas. Esto da profundidad suficiente para seleccionar la respuesta y modificar su “status quo”.

3 La administración de la entidad considera el riesgo como un todo y puede asumir un enfoque mediante el cual el responsable de cada unidad desarrolla una valoración compuesta de los riesgos y de las respuestas para esa unidad. Este punto de vista refleja el perfil de la unidad en relación con sus objetivos y sus tolerancias al riesgo.

4 La administración, luego de seleccionar una respuesta, vuelve a medir el riesgo sobre una base residual. Asimismo, debe reconocer que siempre existirá algún nivel de riesgo residual no solo porque los recursos son limitados, sino también por causa de la incertidumbre futura inherente y las limitaciones propias de todas las actividades.

3. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

El componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos.

El titular o funcionario designado debe establecer una política de control que se traduzca en un conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control.Los procedimientos son el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento sistémico de las tareas requeridas para cumplir con las actividades y procesos de la entidad. Los procedimientos establecen los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.Las actividades de control gerencial tienen como propósito posibilitar una adecuada respuesta a los riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este propósito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administración de aquellos riesgos que puedan causar perjuicios a la entidad.Las actividades de control gerencial se dan en todos los procesos, operaciones, niveles y funciones de la entidad. Incluyen un rango de actividades de control de detección y prevención tan diversas como: procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades, revisión de procesos y supervisión.Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio.Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.

Contenido

3.1. Procedimientos de autorización y aprobación



3.2. Segregación de funciones3.3. Evaluación costo-beneficio3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos3.5. Verificaciones y conciliaciones3.6. Evaluación de desempeño3.7. Rendición de cuentas3.8. Revisión de procesos, actividades y tareas3.9. Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC).

NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Procedimientos de autorización y aprobaciónLa responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.

Comentarios:

1 La autorización para la ejecución de procesos, actividades o tareas debe ser realizada sólo por personas que tengan el rango de autoridad competente. Las instrucciones que se imparten a todos los funcionarios de la institución deben darse principalmente por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido. La autorización es el principal medio para asegurar que las actividades válidas sean ejecutadas según las intenciones del titular o funcionario designado. Los procedimientos de autorización deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores públicos. Asimismo, deben incluir condiciones y términos, de tal manera que los empleados actúen en concordancia con dichos términos y dentro de las limitaciones establecidas por el titular o funcionario designado o normativa respectiva.

2 La aprobación consiste en el acto de dar conformidad o calificar positivamente, por escrito u otro medio susceptible de ser verificado y formalmente establecido, los resultados de los procesos, actividades o tareas con el propósito que éstos puedan ser emitidos como productos finales o ser usados como entradas en otros procesos. Los procedimientos de aprobación deben estar documentados y ser claramente comunicados a los funcionarios y servidores públicos.

Segregación de funcionesLa segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso, actividad o tarea.

Comentarios:

1 Las funciones deben establecerse sistemáticamente a un cierto número de cargos para asegurar la existencia de revisiones efectivas. Las funciones asignadas deben incluir autorización, procesamiento, revisión, control, custodia, registro de operaciones y archivo de la documentación.

2 La segregación de funciones debe estar asignada en función de la naturaleza y volumen de operaciones de la entidad.



3 La rotación de funcionarios o servidores públicos puede ayudar a evitar la colusión ya que impide que una persona sea responsable de aspectos claves por un excesivo período de tiempo.

Evaluación costo-beneficioEl diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos de una evaluación de costo-beneficio considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de los objetivos, entre otros.

Comentarios:

1 Debe considerarse como premisa básica que el costo de establecer un control no supere el beneficio que de él se pueda obtener. Para ello la evaluación de los controles debe hacerse a través de dos criterios: factibilidad y conveniencia.

2 La factibilidad tiene que ver con la capacidad de la entidad de implantar y aplicar el control eficazmente, lo que está determinado, fundamentalmente, por su disponibilidad de recursos, incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos y medidas del caso y obtener los objetivos de control pretendidos.

3 La conveniencia se relaciona con los beneficios esperados en comparación con los recursos invertidos, y con la necesidad de que los controles se acoplen de manera natural a los procesos, actividades y tareas de los empleados y se conviertan en parte de ellos.

4 Revisar y actualizar periódicamente los controles existentes de manera que satisfagan los criterios de factibilidad y conveniencia.

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos

El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos, inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo sobre los recursos o archivos.

Comentarios:

1 El acceso a los recursos y archivos se da de dos maneras: (i) autorización para uso y (ii) autorización de custodia.

2 La restricción de acceso a los recursos reduce el riesgo de la utilización no autorizada o pérdida. El grado de restricción depende de la vulnerabilidad de los recursos y el riesgo percibido de pérdida o utilización indebida. Asimismo, deben evaluarse periódicamente estos riesgos. Por otro lado, para determinar la vulnerabilidad de un recurso se debe considerar su costo, portabilidad y posibilidad de cambio.

Verificaciones y conciliacionesLos procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior.

Comentarios:



1 Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas deben realizarse periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos.

2 Deben también realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad, entre éstos y los de distintas unidades, así como contra los registros generales de la institución y los de terceros ajenos a ésta, con la finalidad de establecer la veracidad de la información contenida en los mismos. Dichos registros están referidos a la información operativa, financiera, administrativa y estratégica propia de la institución.

Evaluación de desempeñoSe debe efectuar una evaluación permanente de la gestión tomando como base regular los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables.

Comentarios:

1 La administración, independientemente del nivel jerárquico o funcional, debe vigilar y evaluar la ejecución de los procesos, actividades, tareas y operaciones, asegurándose que se observen los requisitos aplicables (jurídicos, técnicos y administrativos, de origen interno y externo) para prevenir o corregir desviaciones. Durante la evaluación del desempeño, los indicadores establecidos en los planes estratégicos y operativos deben aplicarse como puntos de referencia.

2 La evaluación del desempeño permite generar conciencia sobre los objetivos y beneficios derivados del logro de los resultados organizacionales, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. Asimismo, la retroalimentación obtenida con respecto al cumplimiento de los planes permite conocer si es necesario modificarlos. Esto último con el objetivo de fortalecer a la entidad y enfrentar cualquier riesgo existente, así como prever cualquier otro que pueda presentarse en el futuro.

3 La evaluación de desempeño de la gestión debe constituir una herramienta necesaria que requiere ser formalizada a través de regulaciones internas, debiendo definirse y formalizarse en documentos de carácter institucional.

4 Una medida de evaluación del desempeño en cuanto a procesos u operaciones lo pueden brindar los indicadores. Estos constituyen una herramienta para evaluar el logro de los objetivos y metas y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema a través de la aplicación de las actividades de control de control gerencial destinadas a minimizar los riesgos de la entidad. A partir de estos indicadores se puede diseñar un sistema de alerta temprano que permita identificar con anticipación los factores que pueden afectar el logro de objetivos y metas, cuantificando su incidencia.

Rendición de cuentasLa entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos institucionales, así como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control interno establecido deberá brindar la información y el apoyo pertinente.

Comentarios:



1 En cumplimiento de la normativa establecida y como correlato a sus responsabilidades por la administración y uso de recursos y bienes de la entidad, los funcionarios y servidores públicos deben estar preparados en todo momento para cumplir con su obligación periódica de rendir cuentas ante la instancia correspondiente, respecto al uso de los recursos y bienes del Estado.

2 El sistema de control interno debe servir como fuente y respaldo de la información necesaria, que refuerza y apoya el compromiso por la oportuna rendición de cuentas mediante la implementación de medidas y procedimientos de control.

Documentación de procesos, actividades y tareasLos procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.

1 Los procesos, actividades y tareas que toda entidad desarrolla deben ser claramente entendidos y estar correctamente definidos de acuerdo con los estándares establecidos por el titular o funcionario designado, para así garantizar su adecuada documentación.Dicha documentación comprende también los registros generados por los controles establecidos como consecuencia de hechos significativos que se produzcan en los procesos, actividades y tareas, debiendo considerarse como mínimo la descripción de los hechos sucedidos, el efecto o impacto, las medidas adoptadas para su corrección y los responsables en cada caso.

2 Cualquier modificación en los procesos, actividades y tareas producto de mejoras o cambios en las normativas y estándares debe reflejarse en una actualización de la documentación respectiva.

3 La documentación correspondiente a los procesos, actividades y tareas de la entidad deben estar disponibles para facilitar la revisión de los mismos.

4 La documentación de los procesos, actividades y tareas debe garantizar una adecuada transparencia en la ejecución de los mismos, así como asegurar el rastreo de las fuentes de defectos o errores en los productos o servicios generados (trazabilidad).

Revisión de procesos, actividades y tareasLos procesos, actividades y tareas deben ser periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y demás requisitos. Este tipo de revisión en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control interno.

Comentarios:

1 Las revisiones periódicas de los procesos, actividades y tareas deben proporcionar seguridad de que éstos se estén desarrollando de acuerdo con lo establecido en los reglamentos, políticas y procedimientos, así como asegurar la calidad de los productos y servicios entregados por las entidades. Caso contrario, se debe detectar y corregir oportunamente cualquier desviación con respecto a lo planeado.

2 Las revisiones periódicas de los procesos, actividades y tareas deben brindar la oportunidad de realizar propuestas de mejora en éstos con la finalidad de obtener una mayor eficacia y eficiencia, y así contribuir a la mejora continua en la entidad.

Controles para las Tecnologías de la Información y ComunicacionesLa información de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologías de la



Información y Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de información, tecnología asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles que garantizan el procesamiento de la información para el cumplimiento misional y de los objetivos de la entidad, debiendo estar diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras la información fluye a través de los sistemas.

Comentarios:

1 Los controles generales los conforman la estructura, políticas y procedimientos que se aplican a las TIC de la entidad y que contribuyen a asegurar su correcta operatividad. Los principales controles deben establecerse en:

• Sistemas de seguridad de planificación y gestión de la entidad en los cuales los controles de los sistemas de información deben aplicarse en las secciones de desarrollo, producción y soporte técnico.

• Segregación de funciones• Controles de acceso general, es decir, seguridad física y lógica de los equipos centrales

• Continuidad en el servicio.

2 Para la puesta en funcionamiento de las TIC, la entidad debe diseñar controles en las siguientes etapas:

(i) Definición de los recursos.(ii) Planificación y organización.(iii) Requerimiento y salida de datos o información.(iv) Adquisición e implementación.(v) Servicios y soporte.(vi) Seguimiento y monitoreo.

3 La segregación de funciones implica que las políticas, procedimientos y estructura organizacional estén establecidos para prevenir que una persona controle los aspectos clave de las operaciones de los sistemas, pudiendo así conducir a acciones no autorizadas u obtener acceso indebido a los recursos de información.

4 El control del desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información provee la estructura para el desarrollo seguro de nuevos sistemas y la modificación de los existentes, incluyendo las carpetas de documentación de éstos. Se requiere definir mecanismos de autorización para la realización de proyectos, revisiones, pruebas y aprobaciones para actividades de desarrollo y modificaciones previas a la puesta en operación de los sistemas. Las decisiones sobre desarrollo propio o adquisición de software deben considerar la satisfacción de las necesidades y requerimientos de los usuarios así como el aseguramiento de su operabilidad.

5 Los controles de aplicación incluyen la implementación de controles para el ingreso de datos, proceso de transformación y salida de información, ya sea por medios físicos o electrónicos. Los controles deben estar implementados en los siguientes procesos:• Controles para el área de desarrollo:

- En el requerimiento, análisis, desarrollo, pruebas, pase a producción, mantenimiento y cambio en la aplicación del software

- En el aseguramiento de datos fuente por medio de accesos a usuarios internos del área de sistemas



- En la salida interna y externa de datos, por medio de documentación en soporte físico o electrónico o por medio de comunicaciones a través de publicidad y página Web.

• Controles para el área de producción:- En la seguridad física, por medio de restricciones de acceso a la sala de cómputo y procesamiento de datos, a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup)

- En la seguridad lógica, por medio de la creación de perfiles de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente.

• Controles para el área de soporte técnico, en el mantenimiento de máquinas (hardware), licencias (software), sistemas operativos, utilitarios (antivirus) y bases de datos. Los controles de seguridad deben proteger al sistema en general y las comunicaciones cuando aplique, como por ejemplo redes instaladas, intranet y correos electrónicos.

6 El control específico de las actividades incluye el cambio frecuente de contraseñas y demás mecanismos de acceso que deben limitarse según niveles predeterminados de autorización en función de las responsabilidades de los usuarios. Es importante el control sobre el uso de contraseñas, cuidando la anulación de las asignadas a personal que se desvincule de las funciones.

7 Para el adecuado ambiente de control en los sistemas informáticos, se requiere que éstos sean preparados y programados con anticipación para mantener la continuidad del servicio. Para ello se debe elaborar, mantener y actualizar periódicamente un plan de contingencia debidamente autorizado y aprobado por el titular o funcionario designado donde se estipule procedimientos previstos para la recuperación de datos con el fin de afrontar situaciones de emergencia.

8 El programa de planificación y administración de seguridad provee el marco y establece el ciclo continuo de la administración de riesgos para las TIC, desarrollando políticas de seguridad, asignando responsabilidades y realizando el seguimiento de la correcta operación de los controles.

4. NORMA GENERAL PARA EL COMPONENTE DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Se entiende por el componente de información y comunicación los métodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con las responsabilidades individuales y grupales.

La información no solo se relaciona con los datos generados internamente, sino también con sucesos, actividades y condiciones externas que deben traducirse a la forma de datos o información para la toma de decisiones. Asimismo, debe existir una comunicación efectiva en sentido amplio a través de los procesos y niveles jerárquicos de la entidad.La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades.

Contenido:



4.1. Funciones y características de la información4.2. Información y responsabilidad4.3. Calidad y suficiencia de la información4.4. Sistemas de información4.5. Flexibilidad al cambio4.6. Archivo institucional4.7. Comunicación interna4.8. Comunicación externa4.9. Canales de comunicación.

NORMAS BÁSICAS PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4.1. Funciones y características de la informaciónLa información es resultado de las actividades operativas, financieras y de control provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad de que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de gestión.

Comentarios:

1 La información debe ser fidedigna con los hechos que describe. En este sentido, para que la información resulte representativa debe satisfacer requisitos de oportunidad, accesibilidad, integridad, precisión, certidumbre, racionalidad, actualización y objetividad.

2 Los flujos de información deben ser coherentes con la naturaleza de las operaciones y decisiones que se adopten en cada nivel organizacional. Por ello debe distinguirse que en los niveles inferiores generalmente se realizan actividades programadas que requieren información de carácter operacional. En cambio, en la medida que se asciende en los niveles, se requiere disponer de otro tipo de información orientada al logro de los objetivos estratégicos y de gestión. Por ello requiere ser seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para reducir los grados de incertidumbre que caracterizan a la actividad gerencial en la toma de decisiones, reflejada en la elección de diversas alternativas posibles.

3 La información debe ser usada para la creación de conocimiento en la entidad, siendo necesario el establecimiento de un sistema de gestión del conocimiento que permita el aprendizaje organizacional y la mejora continua.

4.2. Información y responsabilidadLa información debe permitir a los funcionarios y servidores públicos cumplir con sus obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados, seleccionados, registrados, estructurados en información y comunicados en tiempo y forma oportuna.

Comentarios:

1 El titular y funcionarios deben entender la importancia del rol que desempeñan los sistemas de información para el correcto desarrollo de sus deberes, mostrando una actitud comprometida hacia éstos. Esta actitud debe traducirse en acciones concretas como la asignación de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz y otras que evidencien la atención que se le otorga.

2 La obtención y clasificación de la información deben operarse de manera que garanticen la adecuada oportunidad de su divulgación a las personas competentes



de la entidad, propiciando que las acciones o decisiones que se sustenten en la misma cumplan apropiadamente su finalidad.

4.3. Calidad y suficiencia de la informaciónEl titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que se genere y comunique. Para ello se debe diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios que aseguren las características con las que debe contar toda información útil como parte del sistema de control interno.

Comentarios:

1 La información es fundamental para la toma de decisiones como parte de la administración de cualquier entidad. Por esa razón, en el sistema de información se debe considerar mecanismos y procedimientos coherentes que aseguren que la información procesada presente un alto grado de calidad. También debe contener el detalle adecuado según las necesidades de los distintos niveles organizacionales, poseer valor para la toma de decisiones, así como ser oportuna, actual y fácilmente accesible para las personas que la requieran.

2 La información debe ser generada en cantidad suficiente y conveniente. Es decir, debe disponerse de la información necesaria para la toma de decisiones, evitando manejar volúmenes que superen lo requerido.

4.4. Sistemas de informaciónLos sistemas de información diseñados e implementados por la entidad constituyen un instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las características, necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de información provee la información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.

Comentarios:

1 La entidad debe implementar sistemas de información que se adecuen a la estrategia global y a la naturaleza de las operaciones de la entidad, pudiendo ser informáticos, manuales o una combinación de ambos.

2 Pueden orientarse al manejo, preparación y presentación de la información económica, financiera, contable, presupuestaria y operacional, entre otras, de manera imparcial y objetiva. Deben estar en posibilidad de brindar información con respecto a:• Misión, planes, objetivos, normas y metas institucionales• Programación, ejecución y evaluación de actividades, con expresiones

monetarias y físicas.• Niveles alcanzados en el logro de los objetivos estratégicos y operativos• Estados de situación económica, contable y financiera por períodos y

expuestos comparativamente • Gestión administrativa, presupuestal y logística de la entidad, en consonancia

con la normativa sobre transparencia fiscal y acceso público a la información.• Otros requerimientos específicos de orden legal, técnico u operativo.

3 Los sistemas de información deben estar orientados a integrar las operaciones de la entidad, de preferencia y dependiendo del caso en tiempo real. La calidad de los



sistemas de información debe asegurarse por medio de la elaboración de procedimientos documentados.

4.5. Flexibilidad al cambioLos sistemas de información deben ser revisados periódicamente y, de ser necesario, rediseñados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la entidad cambie objetivos, metas, estrategia, políticas y programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto en los sistemas de información para adoptar las acciones necesarias.

Comentarios:

01 La revisión de los sistemas de información debe llevarse a cabo periódicamente con el fin de detectar deficiencias en sus procesos y productos y cuando ocurren cambios drásticos en el entorno o en el ambiente interno de la entidad. En consecuencia, producto de la evaluación realizada se debe decidir por efectuar cambios en sus partes u optar por el rediseño del sistema.

02 La flexibilidad al cambio debe considerar en forma oportuna situaciones referentes a:

• Cambios en la normativa que alcance a la entidad• Opiniones, reclamos, necesidades e inquietudes de los clientes o usuarios sobre el servicio que se les proporciona.

4.6. Archivo institucionalEl titular o funcionario designado debe establecer y aplicar políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información de acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, tales como los informes y registros contables, administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las fuentes de sustento.

Comentarios:

1 La importancia del mantenimiento de archivos institucionales se pone de manifiesto en la necesidad de contar con evidencia sobre la gestión para una adecuada rendición de cuentas.

2 Corresponde a la administración establecer los procedimientos y las políticas que deben observarse en la conservación y mantenimiento de archivos electrónicos, magnéticos y físicos según el caso, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas que emiten los órganos competentes y que apoyen los elementos del sistema de control interno.

4.7. Comunicación internaLa comunicación interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y hacia arriba de la estructura de la entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de control, motivación y expresión de los usuarios.

Comentarios:

1 La comunicación interna debe estar orientada a establecer un conjunto de técnicas y actividades para facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la



entidad y su entorno o influir en las opiniones, actitudes y conductas de los clientes o usuarios internos de la entidad, todo ello con el fin de que se cumplan los objetivos.

2 Es importante establecer buenas relaciones entre el personal de las áreas que componen la entidad, definiendo misiones, responsabilidades y roles con la finalidad de emitir un mensaje adecuado y claro.

3 La política de comunicaciones debe permitir las diferentes interacciones entre los funcionarios y servidores públicos, cualesquiera sean los roles que desempeñen, así como entre las áreas y unidades orgánicas en general.

4.8. Comunicación externaLa comunicación externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de información con los clientes, usuarios y ciudadanía en general se lleve a cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positiva a la entidad.

Comentarios:

1 Se debe disponer de líneas abiertas de comunicación donde los usuarios puedan aportar información de gran valor sobre el diseño y la calidad de los productos y servicios brindados, permitiendo que la entidad responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios.

2 Las quejas o consultas que se reciben sobre las actividades, productos o servicios de la entidad pueden revelar la existencia de deficiencias de control y problemas operativos.Estas deficiencias deben ser revisadas y el personal encontrarse preparado para reconocer sus implicancias y adoptar las acciones correctivas que resulten necesarias.

3 Los mensajes hacia el exterior deben considerar la imagen que la institución debe proyectar con respecto de la lucha contra la corrupción.

4 Las comunicaciones con los grupos de interés de la entidad y ciudadanía en general deben contener información acorde con sus necesidades, de modo que puedan entender el entorno y los riesgos de la entidad.

5 Deben aplicarse controles efectivos para la comunicación externa de forma que se prevenga flujos de información que no hayan sido debidamente autorizados. Sin embargo, debe garantizarse la transparencia y el derecho de acceso a la información pública, de acuerdo con la normativa respectiva vigente.

4.9. Canales de comunicaciónLos canales de comunicación son medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que consideran una mecánica de distribución formal, informal y multidireccional para la difusión de la información. Los canales de comunicación deben asegurar que la información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor ejecución de los procesos, actividades y tareas.

Comentarios:

1 Los canales no sólo deben considerar la recepción de información (mensajes apropiadamente transmitidos y entendidos), sino también líneas de entrega que permitan la retroalimentación y distribución para coordinar las diferentes actividades.



2 El diseño de los canales de comunicación debe contribuir al control del cumplimiento de los planes estratégico y operativo, al control del personal de la entidad y a la ejecución de procesos, actividades y tareas en la entidad.

3 El diseño de los canales de comunicación debe contemplar, al menos, los siguientes aspectos:

• Ajustar los recursos a las necesidades de información y en concordancia con la dimensión organizacional.

• Mejorar la capacidad de procesamiento de la información, aplicando la tecnología informática.

• Coordinar las oportunidades de información entre los diferentes usuarios de la entidad para evitar duplicidad de tareas o superposición entre las mismas.

• Generar formas de relaciones participativas en el ámbito de trabajo, tales como: contactos directos entre gerentes para lograr la continua transferencia de información entre los mismos, o roles de enlace entre sectores, unidades y departamentos que coadyuven al involucramiento general de los miembros de la entidad en sus diversas áreas de competencia y respectivas problemáticas o Equipos de trabajo en relación con tareas ocasionales o periódicas permitiendo ahorros en el uso de canales de comunicación, o roles integradores para ayudar a la supervisión de los trabajos, a las relaciones interdisciplinarias y a la mejora de la visión y logro de los objetivos institucionales.

4 Los canales de comunicación deben permitir la circulación expedita de la información, de modo que sea trasladada al funcionario o servidor competente en un formato adecuado para su análisis y dentro de un lapso conveniente que haga posible la toma oportuna de decisiones. Como medida preventiva, estos canales deben ser usados por el personal de manera uniforme y constante. Ello no implica que deba desestimarse por completo la posibilidad de que, para efectos internos, en determinadas circunstancias y condiciones previamente definidas, algunos canales informales resulten ser el medio requerido.

5. NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.

Siendo el control interno un sistema que promueve una actitud proactiva y de autocontrol de los niveles organizacionales con el fin de asegurar la apropiada ejecución de los procesos, procedimientos y operaciones, el componente supervisión o seguimiento permite establecer y evaluar si el sistema funciona de manera adecuada o es necesaria la introducción de cambios.

En tal sentido, el proceso de supervisión implica la vigilancia y evaluación, por los niveles adecuados, del diseño, funcionamiento y modo cómo se adoptan las medidas de control interno para su correspondiente actualización y perfeccionamiento.Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de



una cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.

Contenido:

5.1. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO5.1.1. Prevención y monitoreo5.1.2. Monitoreo oportuno del control interno

5.2. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS5.2.1. Reporte de deficiencias5.2.2. Seguimiento e implantación de medidas correctivas

5.3. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO5.3.1. Autoevaluación5.3.2. Evaluaciones independientes.

5.1. NORMAS BÁSICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO

5.1.1. Prevención y monitoreoEl monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.

Comentarios:

1 La supervisión constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de los procesos y operaciones que lleva a cabo la entidad, sean de gestión, operativas o de control. En su desarrollo intervienen actividades de prevención y monitoreo por cuanto, dada la naturaleza integral del control interno, resulta conveniente vigilar y evaluar sobre la marcha, es decir, conforme transcurre la gestión de la entidad, para la adopción de las acciones preventivas o correctivas que oportunamente correspondan.

2 La prevención implica desarrollar y mantener una actitud permanente de cautela e interés por anticipar, contrarrestar, mitigar y evitar errores, deficiencias, desviaciones y demás situaciones adversas para la entidad. Se fundamenta sobre la base de la observación y análisis de sus procesos y operaciones, efectuados de manera diligente, oportuna y comprometida con la buena marcha institucional. En tal sentido, está estrechamente relacionada y opera como resultado de las actividades de monitoreo.

3 El ejercicio de la supervisión a través del monitoreo comprende integralmente el desempeño de la entidad. Por ello actúa en la planificación, ejecución y evaluación de la gestión y sus resultados, retroalimentando permanentemente su accionar y proponiendo correcciones o ajustes en las etapas pertinentes, contribuyendo así a mejorar el proceso de toma de decisiones.



4 El resultado del monitoreo también provee las bases necesarias para estrategias adicionales de manejo de riesgos, actualiza las existentes y vuelve a analizar los riesgos ya conocidos. Asimismo, facilita y asegura el cabal cumplimiento de la normativa legal o administrativa aplicable a las operaciones de la entidad, de acuerdo con su finalidad y formalidades, brindando seguridad razonable con respecto de potenciales objeciones e inconformidades.

5.1.2. Monitoreo oportuno del control internoLa implementación de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad debe ser objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su vigencia, consistencia y calidad, así como para efectuar las modificaciones que sean pertinentes para mantener su eficacia. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento continuo o evaluaciones puntuales.

Comentarios:

1 El desarrollo del monitoreo sobre el sistema y las actividades de control interno debe proveer a la entidad seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos, la confiabilidad de la información, el empleo de los criterios de eficacia y eficiencia, el cumplimiento de políticas y normas internas vigentes, así como el logro de estándares de calidad cada vez mejores.

2 Mediante el monitoreo, la supervisión busca asegurar que los controles operen y sean modificados apropiadamente de acuerdo con los cambios en el entorno organizacional.

Asimismo, se debe valorar si, en el cumplimiento de la misión de la entidad, se alcanzan los objetivos generales del control interno y si se contribuye al aseguramiento de la calidad.

3 El monitoreo oportuno del sistema de control interno y las medidas puestas en aplicación se realiza a través del seguimiento continuo de su funcionamiento y a través de evaluaciones puntuales, o una combinación de ambas modalidades.

4 Las actividades de seguimiento continuo se despliegan sobre el conjunto de componentes de control interno, orientándose a minimizar los riesgos y evitar efectos ineficientes, ineficaces o antieconómicos. Regularmente este tipo de monitoreo se construye, implementa y ejecuta dentro de las operaciones normales y recurrentes de la entidad, incluyendo las acciones o funciones que el personal debe realizar al cumplir con sus obligaciones.

5 Las evaluaciones puntuales se realizan para determinar la calidad y eficacia de los controles en una etapa predefinida de los procesos y operaciones de la entidad. El rango y la frecuencia de las evaluaciones puntuales dependerán de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos permanentes de seguimiento. Ambas modalidades se correlacionan, respectivamente, con las categorizaciones del control gubernamental previstas en la Ley N° 27785 (artículos 7° y 8°) que diferencian el control previo, simultáneo y posterior.

6 El desarrollo del monitoreo sigue un orden jerárquico descendente desde el nivel gerencial, pasando por los niveles ejecutivos intermedios y llegando hasta los operativos.

En cualquier caso, tiene como propósito contribuir a la minimización de los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, incrementando la eficiencia del desempeño y preservando su calidad, en una relación interactiva con los demás componentes del proceso de control.

7 Los órganos del SNC contribuyen con la labor de supervisión, aportando su opinión sobre la razonabilidad del control interno, emitiendo observaciones,



comentarios y recomendaciones como resultado de la evaluación del control interno.

5.2. NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS

5.2.1. Reporte de deficienciasLas debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección.

Comentarios:

1 El término “deficiencia” constituye la materialización de un riesgo. Es decir, se refiere a la condición que afecta la habilidad de la entidad para lograr sus objetivos. Por lo tanto, una deficiencia puede representar un defecto percibido o real, que debe conducir a fortalecer el control interno.

2 Deben establecerse requerimientos para obtener la información necesaria sobre las deficiencias de control interno.

3 La información generada en el curso de las operaciones es usualmente reportada a través de canales formales a los responsables por su funcionamiento, así como a los demás niveles jerárquicos de los cuales dependen. Para ello se debe contar con canales alternativos de comunicación para reportar actos ilegales o incorrectos.

5.2.2. Implantación y seguimiento de medidas correctivasCuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora, la entidad deberá adoptar las medidas que resulten más adecuadas para los objetivos y recursos institucionales, efectuándose el seguimiento correspondiente a su implantación y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.

Comentarios:

1 La efectividad del sistema de control interno depende, en buena parte, de que los errores, deficiencias o desviaciones en la gestión sean identificadas y comunicadas oportunamente a quien corresponda en la entidad para que determine la solución correspondiente que favorezca la consecución de los objetivos institucionales del control interno.

Cuando la persona que descubra una oportunidad de mejora no disponga de autoridad suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas necesarias, deberá comunicar inmediatamente al funcionario superior competente para que éste tome la decisión pertinente con el fin de que establezca la acción o solución respectiva.

2 El seguimiento del control interno debe incluir políticas y procedimientos que busquen asegurar que las oportunidades de mejora que sean resultado de las actividades de supervisión, así como los hallazgos u observaciones producto de las acciones de control u otras revisiones, sean adecuada y oportunamente resueltas. Para ello se debe determinar las alternativas de solución y adoptar la más adecuada, teniendo en cuenta en su caso las recomendaciones formuladas por los organismos competentes de control, en armonía con sus atribuciones funcionales y lo establecido por la normativa del SNC.



3 La implantación de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno como resultado del monitoreo, así como la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.

4 Los titulares y funcionarios deben:• Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores, deficiencias y

hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o acciones de control

• Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemática detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas

• Completar, dentro de su ámbito de competencia funcional, todas las acciones que corrijan o resuelvan los asuntos que han llamado su atención.

5 El proceso de implementación de recomendaciones y el seguimiento de medidas correctivas derivadas de acciones o actividades de control gubernamental son regulados por la Contraloría General de la República.

5.3. NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO

5.3.1. AutoevaluaciónSe debe promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad, por cuyo mérito podrá verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas.

Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación mediante compromisos de mejoramiento institucional.

Comentarios:

1 La autoevaluación constituye una herramienta diseñada como parte del sistema de control interno. Se define como el conjunto de elementos de control que actúan coordinadamente permitiendo en cada área o nivel organizacional medir la eficacia y calidad de los controles en los procesos, productos y resultados de su gestión.

2 Responde a la necesidad de establecer las fortalezas y debilidades de la entidad con respecto al control, propiciar una mayor eficacia de todos los componentes de control, y asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización.Asimismo, les permite adecuar constantemente sus objetivos a los cambios en el entorno.

3 La autoevaluación facilita la medición oportuna de los efectos de la gestión y del comportamiento del sistema de control, con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos y tomar las medidas correctivas necesarias, a través de los siguientes elementos:• Autoevaluación del control interno: permite establecer el grado de avance en la

implementación del sistema de control interno y la efectividad de su operación en toda la entidad

• Autoevaluación de la gestión: establece el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos.

4 La autoevaluación genera mayor responsabilidad en los empleados al involucrarlos en el análisis de fortalezas y debilidades del Sistema de Control, los compromete con la recolección de la información que soporta el juicio sobre el estado del



sistema y les permite proponer planes de mejoramiento que contribuyan al logro del objetivo del sistema de control, y por ende al de la organización.

5 La autoevaluación del control interno favorece el autocontrol y la autogestión en toda la organización porque permite que cada persona y dependencia que participa en ella puede determinar las deficiencias en una escala personal como organizacional. Esto permite la toma de conciencia frente a los cambios que se requieren y estimula la toma de acciones necesarias con el fin de mejorar la calidad del sistema.

5.3.2. Evaluaciones independientesSe deben realizar evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su mejoramiento.

Comentarios:

1 El sistema de control interno y las medidas implementadas por la entidad requieren una evaluación objetiva, imparcial y externa a las áreas u órganos responsables de su implantación y funcionamiento, con el fin de verificar y garantizar tanto su conformidad respecto de los planes, programas, normativa, proyectos, entre otros, como la forma en que han sido realizados. En tal sentido, dicha evaluación debe ser realizada por los órganos de control competentes del SNC, de conformidad con la normativa emitida por la CGR.

2 Como resultado de las evaluaciones independientes, se dará cumplimiento a las recomendaciones que formulen los órganos de control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento que institucionalmente también serán objeto del correspondiente registro, seguimiento y verificación de su cumplimiento.

IV. ANEXO: GLOSARIO DE TÉRMINOS

Actividades de controlPolíticas y procedimientos que son establecidos y ejecutados para ayudar a asegurar que la selección de la administración de respuestas al riesgo sean llevados a cabo de manera efectiva.

Administración estratégicaProceso de administración por el que la entidad prepara planes estratégicos y, después, actúa conforme a ellos.

ConocimientoMezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información (aprendizaje organizativo). En las organizaciones, con frecuencia queda registrado no solo en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales.

Controles de accesoControles referidos a la práctica de restringir la entrada a un bien o propiedad a personas autorizadas.



COSOCommittee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

Cultura de controlConjunto de costumbres, conocimientos y actitudes con respecto del grado de desarrollo de los controles dirigidos a dar respuesta a los riesgos.

Enfoque sistémicoEnfoque por el cual el modo de abordar los objetos y fenómenos no puede ser aislado, sino que tiene que verse como parte de un todo. Así, el sistema es un conjunto de elementos que se encuentran en interacción, de forma integral, que produce nuevas cualidades con características diferentes, cuyo resultado es superior al de los componentes que lo forman.

Estructura organizacionalDistribución y orden con que está compuesta una entidad (cargos, funciones, unidades orgánicas y niveles de autoridad), incluyendo el conjunto de relaciones entre todos los miembros.

Evaluación costo – beneficioProcedimiento para evaluar programas o proyectos, que consiste en la comparación de costos y beneficios con el propósito de que estos últimos excedan a los primeros, pudiendo ser de tipo monetario o social, directo o indirecto.

Evaluación de desempeñoProceso por el cual se valora el rendimiento laboral de un trabajador.

EventoUn incidente o acontecimiento, derivado de fuentes internas o externas de la entidad, que afecta la consecución de los objetivos.

FunciónConjunto de actividades o tareas asignadas a un cargo.

Gestión del conocimientoComprende el conjunto de procesos y sistemas que permiten que el conocimiento de la entidad (capital intelectual) aumente de forma significativa mediante la gestión de las capacidades del personal y el aprendizaje producto de la solución de problemas. El propósito final es generar ventajas competitivas sostenibles que coadyuven al cumplimiento de los objetivos y metas y al adecuado uso de los recursos y bienes del Estado. Se entiende por ventaja competitiva a la característica o atributo que da cierta superioridad a algo o alguien sobre sus competidores inmediatos.

ImpactoEl resultado o efecto de un evento. Puede existir una gama de posibles impactos asociados a un evento. El impacto de un evento puede ser positivo o negativo sobre los objetivos relacionados de la entidad.

INCOSAIInternational Congress of Supreme Audit Institutions, Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores.



INTOSAIInternational Organization of Supreme Audit Institutions, Organización Internacional deEntidades Fiscalizadoras Superiores.

InducciónProceso mediante el cual se orienta al nuevo empleado sobre distintos aspectos de la entidad.

Juicio de ExpertosOpinión o parecer que brinda un conjunto de personas sobre la base del conocimiento y experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, entre otros, según resulte apropiado para la actividad que se esta llevando a cabo. Dicha opinión puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.

Mejora continuaActividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en términos de eficacia, eficiencia y economía, y por ende mejorar su competitividad.

Método DelphiTécnica usada para recabar información y lograr el consenso de expertos en un tema. Los expertos en el tema participan en esta técnica en forma anónima. Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes del proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas, mediante este proceso se puede lograr el consenso. Este método ayuda a reducir sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el resultado.

Métricas de desempeñoHerramientas que entregan información cuantitativa respecto al logro de los objetivos o resultados en la entrega de productos o servicios, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de dicho logro. Es una expresión que establece una relación entre dos o más variables, la que comparada con periodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar desempeño.

MultidireccionalManejo de la comunicación que se da de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa, entre otras.

ProbabilidadLa posibilidad de que un evento dado ocurra.

ProspectivaEs una herramienta para observar a largo plazo el futuro de la ciencia, la tecnología, la economía y la sociedad con el propósito de identificar las tecnologías emergentes que probablemente produzcan los mayores beneficios económicos y sociales, es decir nos permite, partiendo de un conocimiento experto del presente, vislumbrar cómo será el futuro que nos espera y trazar los posibles caminos para alcanzarlo. Se basa en dos pilares: incertidumbre e información de calidad.



Recursos y bienes del EstadoRecursos y bienes sobre los cuales el Estado ejerce directa o indirectamente cualquiera de los atributos de la propiedad, incluyendo los recursos fiscales y de endeudamiento público contraídos según las leyes de la República.

RediseñoProceso mediante el cual se usa diversas técnicas para conseguir mejoras en el diseño de un proceso.

Relaciones interdisciplinariasSon las conexiones o correspondencias entre varias disciplinas que contribuyen a lasrelaciones mutuas del sistema de conceptos, leyes y teorías.

Rendición de cuentasLa obligación de los funcionarios y servidores públicos de dar cuenta ante las autoridades competentes y ante la ciudadanía por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misión u objetivo encomendado.

RiesgoLa posibilidad de que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos.

Riesgo residualRiesgo remanente después de haber aplicado una respuesta al riesgo.

Segregación de funcionesSeparación de funciones entre los servidores en todos los niveles de la entidad, de manera que ninguna persona tenga bajo su responsabilidad, en forma completa, una operación financiera o administrativa.

Status quoEs la posición en la que se encuentra algo en determinado momento.Técnicas de pronósticoMétodos con bases estadísticas utilizados para disminuir la incertidumbre sobre el futuro, permitiendo estructurar planes y acciones congruentes con los objetivos de la entidad y permiten también tomar acciones correctivas apropiadas y a tiempo cuando ocurren situaciones fuera de lo pronosticado.

Técnicas del grupo nominalTécnica empleada para aprovechar la riqueza de los procesos en grupo y facilitar la generación de ideas y el análisis de problemas. El análisis se lleva a cabo de un modo altamente estructurado con reuniones que combinan el trabajo individual con el trabajo en grupo, buscando alcanzar un buen número de conclusiones sobre las cuestiones planteadas, y evitando que determinados participantes en particular dominen e influencien a los demás miembros de la reunión. Esto último se logra haciendo que cada participante exprese su idea en forma secreta, luego el facilitador o líder de la reunión resume todas las ideas y expone al grupo las conclusiones. Si es necesario, el proceso se repite hasta obtener la convergencia necesaria de las ideas expuestas. En resumen, las técnicas de grupo nominal tratan de guiar el proceso de decisión asegurando una participación por igual de los miembros, una ponderación equilibrada de las ideas e incorporando un procedimiento de agregación para ordenar las alternativas.

Tecnologías de información y comunicación



Conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro y presentación de información, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o electromagnética.

TendenciasPropensiones o inclinaciones en los hombres y en las cosas hacia determinados fines.

Tolerancia al riesgoNivel de aceptación en la variación de los objetivos.

Transparencia de la gestiónDeber de los funcionarios y servidores públicos de permitir que sus actos de gestión puedan ser informados y evidenciados con claridad a las autoridades de gobierno y a la ciudadanía en general, a fin de que éstos puedan conocer y evaluar cómo se desarrolla la gestión con relación a los objetivos y metas institucionales y cómo se invierten los recursos públicos.

TrazabilidadEs un conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar cada producto o servicio desde su origen hasta su destino final.

Vulnerabilidad del sistemaGrado en el que el sistema puede ser afectado adversamente por los riesgos a los que está expuesto.

3.3 DECLARACIONES SOBRE NORMAS DE AUDITORÍAS (SAS).

“SAS”. “Declaraciones de Normas de Auditoría (Statements of Auditing Standards)” se emiten interpretaciones de las normas de auditoría generalmente aceptadas.

SAS 01: codificación de normas y procedimientos de auditoría.

SAS 02: dictamen sobre estados financieros auditados.

SAS 03: los efectos del procesamiento electrónico de datos sobre el estudio y evaluación del Control Interno, hechos por el auditor.

SAS 04: consideraciones relativas al control de calidad de una firma de auditores independientes.

SAS 05: significado de “presenta … razonablemente de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados” en el dictamen del auditor independiente

SAS 06: transacciones entre parte relacionadas.

SAS 07: comunicaciones entre el auditor predecesor y el sucesor.

SAS 08: otra información en documentos, estados financieros auditados.

SAS 09: el efecto de la función de auditoria interna en el alcance del examen del auditor independiente.



SAS 10: revisión limitada de información financiera intermedia.

SAS 11: declaraciones sobre el uso del trabajo de un especialista.

4. DEFINICIÓN DE CONTROL, CONTROL INTERNO, COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO.

DEFINICIÓN DE CONTROLEl Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia considera que el término control tiene dos acepciones:* Inspección, fiscalización, intervención; y,* Dominio, mando, preponderancia.

Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría, la segunda acepción sobre dominio o mando define con mayor precisión al control interno gerencial. Por ello, tratar de discutir sobre el tema del control o materializar su existencia es tan difícil como pretender hacerlo con el alma del ser humano que, a pesar de ser un ente de carácter abstracto, su existencia no es negada.

Controlar es una acción, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente, el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano, el control lo es a la entidad como ente concreto y, específicamente, a la administración, personificada en sus órganos de dirección y gerencia.

En auditoría, el término control interno comprende la organización, políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados.

El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y economía. Una estructura de control interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad.

Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar por sí misma una gestión eficiente y registros e información financiera íntegra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello, mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo puede resultar un objetivo imposible y, es probable que, más costoso que los beneficios que se considere obtener de su implementación.

Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se implementen y dar un buen ejemplo a todos respetándolos.



EL CONTROL INTERNO EN EL SECTOR PÚBLICO

Desde la primera definición del control interno establecida por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados-AICPA en 1949 y hasta su modificación efectuada por el SAS Nº 55 en 1988, este concepto no sufrió cambios importantes hasta 1992, cuando la Comisión Nacional sobre Información Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la Comisión Treadway, establecida en 1985 como uno de los múltiples actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno (Framework Internal Control Integrated), el cual desarrolla con mayor amplitud el enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

El informe COSO brinda el enfoque de una estructura común para comprender al control interno, el cual puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en su desempeño y en su economía, prevenir pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes financieros confiables, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas como en públicas. El concepto de control interno discurre por cinco componentes: 1) ambiente de control, 2) evaluación del riesgo, 3) actividades de control 4) información y comunicación, y 5) supervisión.

Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia, los que permiten que los directores se ubiquen en el nivel de evaluadores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los propietarios del sistema de control interno a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos.

En el ámbito público, después de haber sido materia de discusión el tema del control interno en sucesivos congresos internacionales, en 1971 se define su concepto. Ello ocurre en el Seminario Internacional de Auditoría Gubernamental realizado en Austria en 1971, bajo el patrocinio de la Organización de Naciones Unidas e INTOSAI (siglas en inglés de la Organización Internacional de Instituciones Superiores de Auditoría), definiéndose el control interno de la siguiente manera:

Es el plan de organización y el conjunto de medidas y métodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pública para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observación de la política...

El interés por este tema en la década de los 70' respondía a dos hechos importantes: en primer lugar, el sector público había crecido de manera significativa en los países en desarrollo, tanto en magnitud como en volumen de operaciones, y, en segundo lugar, las entidades públicas eran muy reacias a efectuar cambios para disponer de una administración moderna y eficaz, a pesar que se encontraban en un escenario distinto.

Con ocasión del XII Congreso Mundial de Entidades Superiores de Auditoría realizado en Washington, en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron elaboradas por la Comisión de Normas de Control interno integrada por diversas Instituciones Superiores de Auditoría-ISA. Estas directrices fueron instituidas con el propósito de fortalecer la gestión financiera en el sector público mediante la



implementación de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad los objetivos del control interno en el ámbito público, así como las responsabilidades de cada entidad en la creación, mantenimiento y actualización de su estructura de control interno.

INTOSAI establece que la estructura de control interno es el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección que dispone una institución para ofrecer una garantía razonable de que han sido cumplidos los siguientes objetivos: a) preservar las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir; b) preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraude e irregularidades; c) respetar las leyes, reglamentos y directivas de la dirección, y d) elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en informes oportunos.

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO

Control interno es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. Por ello, a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y alcance, a continuación se define el término control interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector público:

Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes:* Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la Calidad en los servicios.* Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro,

uso indebido, irregularidad o acto ilegal.* Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.* Elaborar información financiera válida y confiable presentada con oportunidad.Promoción de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios.

Este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los programas, así como sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas.

La efectividad tiene relación directa con el logro de los objetivos y metas programados, en tanto que la eficiencia se refiere a la relación existente entre los bienes y servicios producidos y recursos utilizados para producirlos (productividad) y su comparación con un estándar de desempeño establecido. La economía se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y oportuna entrega al mínimo costo posible.

La evaluación de los programas de control de calidad en el sector público debe permitir apreciar si los esfuerzos desarrollados para obtener mejoras incrementales en las actividades que desarrollan las entidades son razonables y tienen un impacto directo en el público beneficiario, así como es factible medir el incremento de la



productividad en el trabajo y la disminución en los costos de los servicios que brinda el Estado.

Protección y conservación de los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, acto irregular o ilegal

Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos públicos.

Los controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios.

Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales

Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, así como concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental.

Elaboración de información financiera válida y confiable presentada con oportunidad

Este objetivo tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es válida y confiable, al igual que se revela razonablemente en los informes. Una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como tales, en tanto que una información confiable es aquella que merece la confianza de quien la utiliza.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad.

COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (también sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes:• Ambiente de control interno

* Evaluación del riesgo



* Actividades de control gerencial* Sistema de información y comunicación.* Actividades de monitoreo

Ambiente de control interno

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades, lo que también se conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo.Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes:* Integridad y valores éticos.* Autoridad y responsabilidad.* Estructura organizacional.* Políticas de personal.

Evaluación del riesgo.

El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de autoevaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:* Los objetivos deben ser establecidos y comunicados.* Identificación de los riesgos internos y externos.* Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.* Evaluación del medio ambiente interno y externo.

Actividades de control gerencial

Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías: controles de operación, controles de información financiera y controles de cumplimiento. Comprenden también las actividades de protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos.

Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son:



* Políticas para el logro de objetivos.* Coordinación entre las dependencias de la entidad.* Diseño de las actividades de control.

Sistema de información y comunicaciónEstá constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes financieros confiables.

Los elementos que conforman el sistema de información son:* Identificación de información suficiente* Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma

oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.* Revisión de los sistemas de información* Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser

revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de formulación de información.

Actividades de monitoreoEs el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades.

Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son:* Monitoreo del rendimiento;* Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno;* Aplicación de procedimientos de seguimiento; y,* Evaluación de la calidad del control interno

CONTROL INTERNO GERENCIALEl concepto de control interno tradicionalmente estuvo vinculado con aspectos contables y financieros. Desde hace algunos años se considera que su alcance va más allá de los asuntos que tienen relación con las funciones de los departamentos de contabilidad, dado que incluye también en el mismo concepto aspectos de carácter gerencial o administrativo. Aun cuando es difícil delimitar tales áreas, siempre es apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del:* Control interno financiero.* Control interno gerencial.

Control interno financieroEl control interno financiero comprende, en un sentido amplio, el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y



aprobación y segregación de funciones entre las operaciones de registro e información contable.

Control interno gerencialComprende en un sentido amplio el plan de organización, política, procedimientos y prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Incluye también las actividades de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones de la entidad o programa, así como el sistema para presentar informes, medir y monitorear el desarrollo de las actividades. Los métodos y procedimientos utilizados para ejercer el control interno de las operaciones pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud y complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control gerencial efectivo comprende los siguientes pasos:

* Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas.* Monitoreo del progreso y avance de las actividades.* Evaluación de los resultados logrados.* Acción correctiva, en los casos que sean requeridos.

En el ámbito público, el control interno gerencial se extiende más allá de las operaciones de las entidades. Esto se refiere en su integridad a todos los controles ejecutados para determinar en qué forma se desarrollan las actividades públicas, es decir, comprende desde la Constitución Política (asignación de mandato, autoridad y responsabilidad), leyes y reglamentos (autorización de fondos públicos y establecimiento de limitaciones y/o restricciones), política presidencial o sectorial y normas de menor jerarquía, su cumplimiento y aplicación, hasta las normas de los sistemas administrativos (presupuesto, tesorería y contabilidad pública) y de control de entidades específicas (controles gerenciales).

5. AUDITORÍA FINANCIERA – FASE DE PLANEAMIENTO, PROGRAMAS, CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO.

Planeamiento general de la auditoríaEl planeamiento de la auditoría financiera comprende el desarrollo de una estrategia global para su conducción, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse. El planeamiento también debe permitir que el equipo de auditoría pueda hacer uso apropiado del potencial humano disponible.

El proceso de planeamiento permite al auditor identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para dictaminar los estados financieros de la entidad auditada. El auditor realiza el planeamiento para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de los estados financieros de la entidad. La naturaleza y alcance del planeamiento, puede variar según el tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones.

El éxito de una auditoría de calidad radica en que el planeamiento es efectuado por miembros experimentados del equipo de auditoría, que posean especialización que requiera las circunstancias del encargo.



El planeamiento permite identificar lo que debe hacerse durante una auditoría, por quién y cuándo. Generalmente, el planeamiento es visto como una secuencia de pasos que conducen a la ejecución de procedimientos sustantivos de auditoría; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditoría. Por ejemplo, los resultados de la comprensión de la estructura del control interno tienen un impacto directo al planear los procedimientos sustantivos de auditoría.

El objetivo de la auditoría financiera es permitir que el auditor exprese su opinión acerca de si los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o el marco establecido para la presentación de información financiera.El alcance de la auditoría está referido a los procedimientos que son considerados necesarios para alcanzar el objetivo programado.

Si bien el auditor es responsable del examen de los estados financieros y de expresar opinión acerca de los mismos, la preparación y presentación de tales estados es responsabilidad de la administración. La realización de la auditoría de estados financieros no exonera a la administración de sus responsabilidades de acuerdo a ley.

Cuando se trata de una auditoría inicial el planeamiento debe ser más amplio. En el caso de una auditoría recurrente, los papeles de trabajo y archivos de la auditoría anterior facilitan el planeamiento del encargo actual.

PROCESO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

PLANEAMIENTO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

El planeamiento general de la auditoría financiera comprende los siguientes pasos:

* Comprensión de las operaciones de la entidad.* Aplicación de procedimientos de revisión analítica.* Diseño de pruebas de materialidad.* Comprensión del sistema de control interno.* Ambiente de control interno.* Comprensión del sistema de contabilidad.* Identificación de procedimientos de control.* Efectividad de los controles en el ambiente SIC.* Evaluación del órgano de auditoría interna.* Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control.* Documentos del planeamiento de la auditoría.

FASE: PLANEAMIENTO



COMPRENSIÓN DE OPERACIONES

DE LA ENTIDAD EXAMINADA

COMPRENSIÓN DE LA

ESTRUCTURA DE CONTROL

INTERNO

EVALUACIÓN DEL RIESGO

Conocimiento de las actividades de la entidad por auditarAl desarrollar un trabajo de auditoría de estados financieros, el auditor debe obtener conocimiento suficiente de las actividades de la entidad como para permitirle identificar


COMPRENSIÓN DE LAS OPERACIONESDE LA ENTIDAD

PROCEDIMIENTOS DE REVISIÓN ANALÍTICA

COMPRENSIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL

COMPRENSIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

COMPRENSIÓN DEL AMBIENTE SIC(SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADA)

EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

COMPRENSIÓN DE LA FUNCION DEAUDITORÍA INTERNA

ELABORACIÓN DEL MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO Y EL PROGRAMA DE AUDITORÍA

EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE Y EL RIESGO DE CONTROL


y entender los hechos, transacciones y prácticas que, a su juicio, pueden tener un efecto significativo en los estados financieros en el examen o dictamen.

La comprensión de las operaciones de la entidad por auditar constituye un requisito fundamental para facilitar el desempeño de una auditoría efectiva y eficiente, así como para brindar apoyo apropiado a la gestión de la entidad. Esta comprensión se refiere al entendimiento de las operaciones de la entidad por examinar, sus procesos y los riesgos propios del desarrollo de sus actividades que sea suficiente como para establecer la estrategia de auditoría.

El auditor debe obtener una comprensión suficiente de la entidad o programa gubernamental para planear y realizar la auditoría, de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental-NAGU y otros requerimientos. Al planear la auditoría, el auditor reúne información para obtener un cabal entendimiento de la entidad, programa o actividad, su naturaleza, antecedentes, tamaño, organización, objetivos, función principal, estrategias, riesgos inherentes, ambiente de control y controles internos.

Para lograr la comprensión de las operaciones de la entidad se debe tener en cuenta:. Entendimiento sobre la entidad.. Ambiente SIC.. Obtención de información.

Entendimiento sobre la entidadEl entendimiento a obtener sobre la entidad y sus operaciones no necesita ser amplio pero debe incluir:. Administración de la entidad y organización.. Factores internos y externos que afectan las operaciones.. Políticas contables.

El auditor debe identificar los elementos clave de la administración (principales funcionarios que ejercen autoridad y dirigen la entidad), a fin de obtener una comprensión general de la estructura organizacional. El principal objetivo del auditor es comprender cómo se administra la entidad y cual es el estilo gerencial de la organización.

El auditor debe identificar aquellos hechos, transacciones y prácticas que, a su juicio, puedan tener un efecto significativo en las operaciones y en los estados financieros de la entidad, en el examen o en el dictamen. Tal conocimiento es utilizado por el auditor, cuando evalúa el riesgo inherente y el riesgo de control y, cuando tiene que determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.

Los factores externos a considerar son los siguientes a) origen de fondos (variaciones del nivel de ingresos por concepto de ventas, ampliaciones o restricciones de las fuentes de financiamiento: interna o externa), b) fluctuaciones temporales (cambios climatológicos, eventos inusuales u otros que podrían incidir en los ingresos; cambios en las fuentes de abastecimiento que podrían incidir en la producción de bienes) c) el clima político actual y los, asuntos de interés para la entidad; y d) legislación importante.Los factores internos podrían incluir a) tamaño de la entidad (en términos de activos netos, ingresos, número de empleados, montos significativos de transacciones, importancia en el sector), b) locales donde realiza sus actividades la entidad; c)



estructura de la entidad (centralizada o descentralizada), d) complejidad de las operaciones, e) calificaciones y competencia del personal clave, y f) su nivel de rotación.

Al identificar las políticas contables, el auditor debe considerar:. Principios de contabilidad generalmente aceptados y prácticas contables establecidas

por la entidad.. Cambios en los principios de contabilidad generalmente aceptados que afecten los

estados financieros de la entidad, los que son realizados si la administración sigue políticas contables agresivas.

Ambiente SIC (Sistema de Información Computarizada)El auditor debe documentar la comprensión de cómo la entidad utiliza el Sistema de Información Computarizada-SIC y cómo afecta la preparación de los estados financieros. Un especialista en auditoría del ambiente SIC puede asistir al auditor para su comprensión en la entidad.La documentación de esta tarea debe incluir lo siguiente:. El hardware y software específico, comprendiendo la configuración de la

computadora, incluyendo el tipo, número, y ubicación de unidades y/o estaciones de trabajo, y si tales unidades están interconectadas a una red local.

. Si el procesamiento está fundamentalmente centralizado o descentralizado y si la información es ingresada sólo en zonas de procesamiento o también en zonas remotas.

. La naturaleza general de los utilitarios del software usado en zonas de procesamiento computarizado provee la habilidad de añadir, alterar o borrar información almacenada en archivos de datos, bases de datos y programas para bibliotecas.

. La naturaleza general del software usado para restringir el acceso a programas e información en zonas de procesamiento computarizado.

. Redes de comunicación computarizada, interfases para otros sistemas computarizados y la habilidad de mantenimiento de la información.

. El impacto de las microcomputadoras sobre la entidad, incluyendo el:- Alcance integral de las microcomputadoras en los sistemas de contabilidad (tal

como si las microcomputadoras fueran usadas para generar o procesar datos para informes financieros).

- Número relativo de microcomputadoras en uso.- Naturaleza general de uso del microcomputador (tal como procesamiento de

datos, hojas de cálculo o bases de datos).- Adecuación de políticas y procedimientos para controlar el acceso a

microcomputadoras y uso de software.. Los cambios significativos que procedan de la auditoría previa necesitarán revisiones.. El método de ingreso de datos (interactivo o no interactivo);. Las clases de procesamiento computarizado realizado (a nivel de usuario,

distribuido, en red o en grupo).. El número aproximado de transacciones procesadas por cada sistema.

Obtención de informaciónEl auditor reúne información para el planeamiento mediante diferentes métodos (observación, entrevistas, visita a las instalaciones y principales unidades operativas, revisión de políticas y manuales de procedimientos, etc.) y desde una variedad de fuentes, incluyendo:. La administración de la entidad.. Administración responsable para los programas más importantes.



. Auditor Interno, según los casos.

. Representante legal de la entidad.El auditor reúne información sobre documentos importantes emitidos por o acerca de la entidad, incluyendo:. Estados financieros y sus notas.. Plan operativo y presupuesto de la entidad e informes de la evaluación presupuestal.. Informes de auditoría emitido por la Contraloría General de la República.. Informes de auditoría interna. . Informes de consultoría. . Memoria anual de la entidad. . Archivo de correspondencia gerencial. . Material publicado acerca de la entidad en periódicos, revistas, y otras publicaciones.

El conocimiento de las operaciones de la entidad o programa gubernamental por examinar ayudará al auditor a identificar las áreas significativas y de riesgo potencial, formular el memorándum de planeamiento, proporcionar sugerencias constructivas al ente auditado.

El plan operativo institucional y el presupuesto autorizado son los documentos a través de los cuales el auditor toma conocimiento de los objetivos de la entidad y de las políticas establecidas para alcanzarlos. Su revisión constituye un elemento importante para la comprensión de los estados financieros, los programas y actividades de la entidad.

Aplicación de procedimientos de revisión analítica

Procedimientos analíticosEl auditor debe aplicar procedimientos analíticos en la etapa de planeamiento para ayudar al conocimiento de las actividades de la entidad y la identificación de áreas de riesgo potencial.

Los procedimientos de revisión analítica comprenden la aplicación de comparaciones, cálculos, indagaciones, inspecciones y observaciones para efectuar el análisis y desarrollo de expectativas respecto a las relaciones entre los datos financieros y de operación con el objeto de compararlos con los saldos de cuentas o clases de transacciones que se hayan registrado.Los procedimientos de revisión analítica se basan en el supuesto de que existen relaciones entre los datos y que continuarán existiendo en ausencia de información que evidencie lo contrario. Si las relaciones esperadas se mantienen, éstas proporcionan la evidencia de que los estados financieros representan los hechos y transacciones pertinentes.

Los procedimientos analíticos se utilizan comúnmente para examinar y comparar la información financiera y no financiera relevante del año, incluyendo presupuestos e información real. También se realizan comparaciones similares sobre la relación existente entre la información seleccionada con ejercicios anteriores y con entidades del mismo giro de actividad. Los procedimientos analíticos incluyen pruebas de razonabilidad, análisis de tendencias o análisis de relación.Durante la fase de planeamiento, los procedimientos analíticos se ejecutan para

ayudar al auditor a:. Comprender las operaciones de la entidad y las transacciones y eventos inusuales que hayan ocurrido en el período bajo examen.



. Identificar los estados financieros o transacciones que pueden señalar riesgos inherentes o riesgos de control.

. Identificar y comprender las políticas contables más significativas.

. Determinar el planeamiento, diseño, materialidad de las pruebas y alcance de los procedimientos de auditoría a ser realizados.

Para lograr los objetivos de los procedimientos de revisión analítica, el auditor debe realizar los pasos siguientes:. Comparación de la información financiera.. Identificación e indagación acerca de fluctuaciones significativas.

Comparación de la información financieraSe compara la información financiera reciente con la información financiera del año anterior. Una clave para ejecutar un procedimiento analítico efectivo es utilizar información que sea comparable en términos de períodos de tiempo. El auditor puede realizar el análisis de razones sobre la información del año presente y comparar éstas con aquellas derivadas de período anterior. El auditor hace esto para estudiar las relaciones entre los componentes de los estados financieros e incrementar su conocimiento sobre las actividades de la entidad.La comparación de información financiera tiene como objetivo identificar las condiciones que puedan indicar la existencia de riesgos específicos de cifras erróneas materiales, debiendo considerarse: a) cambios excepcionales en los saldos b) cambios excepcionales o la ausencia de cambios esperados en las relaciones financieras clave c) relaciones clave financieras/no financieras. A continuación se plantean dos ejemplos:

. Saldo excepcional o inesperado que puede indicar un riesgo específico: El saldo del rubro ingresos financieros ha aumentado en forma significativa y el auditor no ha identificado ninguna fuente de ingresos nueva o excepcional.Esto suscita dudas sobre la validez o el registro de operaciones en esta cuenta.

. Relaciones financieras excepcionales o inesperadas que pueden indicar riesgos específicos:El saldo de cuentas por cobrar se ha incrementado significativamente, pero las ventas no han aumentado en la misma forma. Esto podría indicar la presencia de errores potenciales sobre la validez, registro o valuación de dicha cuenta.

Identificación de fluctuaciones significativasLas fluctuaciones son diferencias entre los montos registrados y los esperados por el auditor, basados en información comparativa financiera y el conocimiento de la entidad. Las fluctuaciones se refieren a ambas diferencias entre montos del presente año e información del año anterior. La identificación de fluctuaciones es un asunto que está determinado por el criterio del auditor. El auditor establece criterios para seleccionar fluctuaciones significativas. Al considerar estos parámetros, el auditor considera el monto de la fluctuación en términos de tamaño absoluto y/o la diferencia del porcentaje.

Indagación acerca de fluctuaciones significativasEl auditor debe discutir las fluctuaciones significativas identificadas con el personal apropiado de la entidad. Los procedimientos de revisión analítica no necesitan ser corroborados con explicaciones adicionales porque el resultado de su ejecución será



evaluado posteriormente. Sin embargo, las explicaciones podrían ser razonables y consistentes para el auditor. La falta de explicación del personal de la entidad sobre la causa de una fluctuación puede indicar la existencia de riesgos inherentes o riesgos de control.

Diseñado de los procedimientos de revisión analíticaPara llevar a cabo el proceso de revisión analítica deben desarrollarse las fases siguientes:. Definir los montos contables que serán revisados: el auditor debe definir el nivel de

los datos acumulados y si la frecuencia con éstos han sido evaluados.. Definir los objetivos de los procedimientos de revisión: los objetivos deben

establecerse en relación al nivel de aseveración, en vista que éste es el nivel en el cual acumulamos más evidencia.

. Establecer los procedimientos de revisión analítica que resulten más apropiados con respecto a las aseveraciones en los estados financieros y las relaciones a ser analizadas.

. Análisis de los datos: los auditores deben identificar, acumular y/o analizar los datos a ser utilizados en la revisión analítica.

. Establecer el tipo de seguridad a obtenerse de la aplicación de los procedimientos de revisión analítica: éste es el paso de mayor dificultad para los auditores, puesto que requiere que los auditores apliquen el juicio profesional en relación a los diversos factores cualitativos planeados.

. Obtener aprobación sobre la revisión efectuada: puede ser que el efecto de la revisión analítica sea potencial para fines de obtener seguridad de auditoría, por ello es importante que el producto de la revisión analítica sea documentado y aprobado por el nivel gerencial de auditoría correspondiente.

Comprender los montos o relaciones identificadas por la revisiónEste proceso se ejecuta siguiendo los pasos que se indican:. Asegurar que el control de auditoría se mantiene: los auditores deben documentar

cómo efectúan la revisión analítica, donde el personal de la entidad examinada reúne los datos y obtiene explicación de las variaciones más significativas.

. Realizar las comparaciones: esto refleja la aplicación de los procedimientos de análisis planeados en los pasos anteriores. Debe tenerse cuidado de que la persona que efectúa las comparaciones comprenda todo lo relativo a los pasos anteriores.

. Examen e identificación de las variaciones significativas: el auditor debe identificar todas las variaciones, incluyendo aquéllas que van. Tales variaciones pueden estar originadas por:

- Circunstancias que el auditor conoce que han ocurrido, pero que no fueron consideradas al llevar a cabo la revisión analítica.

- Circunstancias que el auditor desconocía cuando diseñó la revisión analítica.

El auditor debe iniciar el análisis de las variaciones más significativas mediante su discusión con la administración de la entidad examinada. Las explicaciones efectuadas por la administración no necesariamente deben aceptarse; sin embargo, ellas deben ser sustentadas con evidencia proporcionada a través de otros procedimientos utilizados. Los papeles de trabajo deben proporcionar evidencia que denote que el auditor ha realizado el análisis de las variaciones más significativas.

Evaluación de los resultadosPreparar la conclusión del trabajo realizado: como consecuencia de la revisión analítica. Generalmente, se obtiene lo siguiente:. Existencia de variaciones no significativas.



. Todas las variaciones significativas han sido analizadas y explicadas convenientemente.

. Se han proporcionado explicaciones por cada variación significativa, pero el costo de obtener evidencia adicional requiere la corroboración de la administración, lo que no puede garantizarse en las circunstancias.

. Algunas de las variaciones significativas no pueden ser adecuadamente explicadas por el auditor.

Diseño de pruebas de materialidad

Materialidad en auditoríaLa materialidad es definida en los siguientes términos:”La información es material si su omisión o distorsión puede influir en las decisiones económicas que adopten los usuarios basándose en los estados financieros. La materialidad depende de la dimensión de la partida o del error considerado en las particulares circunstancias en que se haya producido la omisión o distorsión. De ese modo la materialidad proporciona el umbral o punto de corte, antes que constituir una característica cualitativa básica de la información calificada.La materialidad representa la magnitud de una omisión o error de una partida en un estado financiero que, a la luz de las circunstancias que la rodean, hacen probable que el juicio de una persona razonable basado en la información, podría haber sido cambiado o ser influenciado por la inclusión o corrección de éstas. Es una de las herramientas que el auditor utiliza para determinar que la naturaleza, oportunidad, y alcance de los procedimientos planeados son apropiados.La definición de materialidad se refiere al juicio de una persona razonable. Es lógico suponer que una persona razonable que puede confiar en estados financieros es una persona conocedora de ellos, cuando menos hasta el punto de entender su significado y limitaciones. Las características y limitaciones de los estados financieros que podemos suponer que entiende un usuario razonable incluyen:. Los estados financieros generalmente son resultado de mediciones aproximadas

que, a menudo, se basan en reglas y convenciones, más que en medidas exactas.. Los estados financieros reflejan una combinación de información conocida,

reportada sobre una base histórica, juicios relativos a valores corrientes y estimaciones de los efectos de futuros sucesos registrados en el presente.

La materialidad está basada en el concepto que partidas de poca importancia, las cuales no afectan el juicio de un usuario razonable, no requieren ser examinadas por el auditor. La materialidad tiene aspectos cuantitativos y cualitativos. Aún cuando en forma cuantitativa son inmateriales, cierto tipo de aseveración errónea podría tener un impacto material sobre revelaciones confiables en los estados financieros por razones cualitativas.

Por ejemplo, aseveraciones erróneas intencionales u omisiones o irregularidades usualmente son más críticas para los usuarios de los estados financieros que los errores involuntarios de igual importe. Esto es porque los usuarios, generalmente, consideran una declaración errónea intencional más seriamente que errores rutinarios del mismo corte.

Las normas de auditoría gubernamental - NAGU, las Normas de auditoría generalmente aceptadas-NAGA y las normas internacionales de Auditoría-NIA, requieren al auditor considerar la materialidad al planear, diseñar procedimientos y considerar circunstancias para su revelación en el informe de auditoría. La materialidad es un asunto de juicio profesional que está influenciado por las necesidades de una



persona razonable que confía en los estados financieros. Los juicios de materialidad son efectuados a la luz de las circunstancias que lo rodean e involucran consideraciones cuantitativas y cualitativas, tal como la responsabilidad pública del auditado y la importancia de las entidades, programas o proyectos gubernamentales.

El término materialidad puede tener varios significados. Durante su examen, el auditor usa diferentes términos relacionados con la materialidad como:

. Materialidad planeada:es un estimado preliminar de materialidad, en relación a los estados financieros tomados en su conjunto. Es utilizada para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos de auditoría, y para identificar leyes y regulaciones significativas para las pruebas de cumplimiento.

. Materialidad diseñada: es la porción de materialidad planeada que ha sido asignada a partidas o cuentas. Esta cantidad será la misma para todos los casos.

. Materialidad evaluada: es la materialidad realmente utilizada por el auditor al examinar una partida o cuenta específica. La materialidad probada puede ser igual o menor que la materialidad diseñada, de acuerdo al juicio del auditor”.

Los otros usos del término materialidad se relacionan con la fase del informe:

. Materialidad en la revelación: es el comienzo para determinar si una partida debe ser informada o presentada separadamente en los estados financieros o en las notas. Este valor podría ser diferente de la materialidad planeada.

. Materialidad en el informe: es el comienzo para determinar si una opinión no calificada puede ser emitida. En la fase de informe el auditor considera si las aseveraciones erróneas no ajustadas son materiales cuantitativa o cualitativamente. Si es considerada material, el auditor debe ser cauto al emitir una opinión no calificada sobre los estados financieros.

Las siguientes pautas proveen al auditor de un marco básico para determinar el planeamiento de la materialidad. Sin embargo, este marco no sustituye al criterio profesional. El auditor tiene la flexibilidad de determinar la materialidad del planeamiento fuera de estas pautas. En tales circunstancias, el supervisor debería discutir las bases para su determinación con el gerente de auditoría designado. El planeamiento de la materialidad y el método determinado debe ser documentado y aprobado por el supervisor.

El auditor debe estimar la materialidad en relación a los elementos de los estados financieros básicos o consolidados, el que sea más significativo. El auditor aplica su criterio al determinar el elemento apropiado de los estados financieros y lo utiliza como base material. También, desde que la base material normalmente está sustentada en información preliminar no auditada determinada en la fase de planeamiento, el auditor tiene que estimar el balance de fin de año de la base material. Para tener la certeza que los procedimientos de auditoría son desarrollados adecuadamente, cualquier estimado de la base material debería ser conservador.

Para entidades de activos totales significativos, puede ser una base material apropiada. Para entidades que tienen desembolsos por montos significativos, los



gastos totales deben ser la base material. De acuerdo con estos conceptos, la base material debe ser el mayor importe de los activos totales o gastos.

Dentro del planeamiento debe considerarse el porcentaje apropiado para la base material. El auditor debe usar su criterio al evaluar si el nivel es el apropiado. También debe considerar el ajuste de la base material por el impacto de detalles, tales como, deudas u obligaciones no registradas, contingencias, y otros detalles que no son incorporados en los estados financieros de la entidad, pero que pueden ser importantes para los usuarios de los estados financieros.

El diseño de la base material para la auditoría debe ser establecido como un porcentaje de la materialidad sobre los estados financieros para permitir la precisión de los procedimientos de auditoría. Esta pauta reconoce las interpretaciones erróneas que puedan ocurrir sobre todas las cuentas de la entidad. El diseño del material representa la materialidad usada como un punto de inicio para diseñar procedimientos de auditoría de detalle, cuyo material agregado pero malinterpretado en los estados financieros puede ser detectado por un nivel dado de certeza en la auditoría.

La base material de prueba utilizada para un examen específico es el mismo que se requiere para el diseño de la base material de un examen más amplio. Sin embargo, el auditor puede usar material de prueba inferior que el diseño de material, para realizar una prueba sustantiva de detalle que amplíe el alcance del examen cuando:

. La auditoría está siendo realizada en parte, pero no en todos, los locales de la entidad (requiriendo una certeza mayor en la auditoría para aquellos locales visitados).

. El área evaluada es considerada sensible para los usuarios de los estados financieros.

. El auditor espera encontrar una cantidad significativa de errores o irregularidades.

El auditor debe llevar a cabo procedimientos de auditoría que se considere necesarios para obtener una seguridad razonable que le permita detectar errores materiales en los estados financieros. Para cuando termine la auditoría, debe haber obtenido suficiente evidencia para soportar una conclusión de que es improbable que existan errores importantes en los estados financieros.

Si el auditor descubre montos erróneos durante la auditoría, y la entidad no los corrige, debe considerar la materialidad para determinar el impacto de tales montos en el dictamen de auditoría.

Interesa no sólo las montos erróneos individuales que son materiales, sino también una acumulación de montos erróneos menores, que, tomados en conjunto, pueden tener un efecto material sobre los estados financieros. El concepto de importancia relativa o materialidad se aplica no sólo a montos erróneos monetarios, sino también a los requisitos de revelación y adhesión, propios de los principios de contabilidad generalmente aceptados.Identificación de cuentas y aseveraciones significativas de la administración

El auditor debe identificar las partidas, cuentas y aseveraciones significativas relacionadas con los estados financieros. En la comprensión del control interno y la fase de ejecución, el auditor realiza el control y pruebas sustantivas por cada



aseveración significativa y por cada cuenta importante. Mediante la identificación de partidas significativas, cuentas y aseveraciones relacionadas con el planeamiento, el auditor tiene mayor probabilidad de diseñar procedimientos eficientes de auditoría. Algunas partidas de poca importancia, cuentas y aseveraciones no pueden garantizar pruebas de auditoría importantes en su alcance porque ellas no son significativas en su valor acumulado.

Las aseveraciones sobre los estados financieros son declaraciones de la gerencia que están incorporadas en los componentes de los estados financieros. El trabajo del auditor para formarse una opinión sobre los estados financieros consiste en obtener y evaluar cuestiones evidentes que corresponden a aseveraciones en tales estados. Las aseveraciones pueden ser explícitas o implícitas y clasificarse dentro de las siguientes categorías:. Existencia: los activos de una entidad u obligaciones existen en una fecha dada y se

registraron transacciones ocurridas durante un periodo determinado.. Integridad: todas las transacciones y cuentas que deben ser presentadas se

incluyen en los estados financieros.. Propiedad: los activos son los derechos de la entidad y los pasivos son las deudas u obligaciones a una fecha determinada.. Valuación:los activos y pasivos han sido incluidos en los estados financieros en

montos apropiados en libros.. Presentación y revelación se revela, clasifica y describe la información de

conformidad con las políticas contables y marco legal pertinente.. Exactitud los detalles de activos, pasivos y transacciones se han registrado y

procesado apropiadamente y fueron emitidos correctamente en informes.

Una partida o cuenta debe ser considerada significativa si tiene una o más de las siguientes características:

. Su saldo es material (excede el diseño de la base material) o incluye una significativa porción de una cantidad material de un estado financiero.

. Un riesgo alto en el riesgo inherente y riesgo de control o de error material, ya sea sobrevaluado o subestimado, es asociado con una o más aseveraciones relacionadas con la partida o cuenta.

El auditor debe determinar que cualquier cuenta considerada sin importancia no es significativa en su valor acumulado.

Una aseveración es importante si los errores en su declaración pudieran exceder la prueba material para la partida o cuenta. Ciertas aseveraciones tales como integridad y exactitud podrían ser significativas aun si el saldo registrado en la partida relacionada o cuenta no es material. Por ejemplo: a) la aseveración integral podría ser significativa para una planilla de pago devengada con un alto riesgo de material subestimado, aun si su saldo registrado es cero, y b) la explicación de la aseveración podría ser importante para una obligación eventual, aun si ningún monto fuera registrado.Las aseveraciones están predispuestas a variar en grado de importancia y algunas pueden ser no significativas o irrelevantes. Por ejemplo:

. La aseveración integral para obligaciones por pagar puede ser de mayor importancia que la aseveración de existencia para el pasivo.

. Todas las aseveraciones relacionadas con una cuenta que no es importante son consideradas sin importancia.



Las partidas significativas, cuentas y aseveraciones deben ser identificadas en el planeamiento de la auditoría.

Los objetivos de auditoría consisten en obtener satisfacción suficiente de auditoría con respecto a la validez de tales aseveraciones. Las aseveraciones son consideradas en todas las etapas de la auditoría. Durante el planeamiento, se evalúan factores de riesgo inherente y riesgo de control, se identifican controles y seleccionan procedimientos de auditoría en relación con las aseveraciones. Durante la ejecución, se consideran los procedimientos de auditoría en relación con las aseveraciones para comprender el propósito del trabajo. Por último, en la fase de informe se evalúan los hallazgos y la satisfacción obtenida respecto de las aseveraciones.

Ciclos de operaciones más importantesEn el proceso de comprensión de la estructura de control interno, el auditor evalúa los controles para cada ciclo de operaciones más importantes. El ciclo de una aplicación contable debe ser considerado importante si procesa una cantidad de transacciones en exceso del nivel de materialidad establecido o si se apoya en un saldo de cuenta importante. El auditor puede identificar otros ciclos contables como importantes, basado en otras consideraciones.

El sistema contable de la entidad está conformado por grupos de transacciones y actividades relacionadas. Cada cuenta importante es afectada por el ingreso desde una o más aplicaciones contables (fuente de débitos o créditos). Las aplicaciones contables relacionadas pueden ser agrupadas dentro de ciclos por el auditor.

Las cuentas más importantes de los estados financieros, generalmente, son obvias dado que su conocimiento emerge de las entrevistas con los funcionarios de la entidad y la comprensión de sus operaciones. El concepto significativo constituye algo más que el monto del saldo en una cuenta, en vista que el saldo es el resultado neto de las operaciones que se incluyen en la cuenta. Por ejemplo, una cuenta que tenga un saldo menor, tal como la cuenta de efectivo, puede ser importante dado que en el resultado neto de dos clases de operaciones: ingresos de efectivo y pagos de efectivo.

Los saldos de las cuentas incluyen todas las operaciones reconocidas durante el período materia de examen. Estos incluyen:. Operaciones rutinarias.. Operaciones no rutinarias.. Estimaciones contables.

El auditor debe documentar los ciclos de transacciones más importantes y las cuentas que las afectan. Por ejemplo, el auditor podría determinar que las existencias, cuentas por pagar y gastos diversos de gestión son aplicaciones contables importantes que afectan el rubro compras. El auditor debe diseñar procedimientos de auditoría que sean eficientes para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas más importantes puedan agruparse dentro de ciclos, para facilitar la preparación de papeles de trabajo.

Como resultado de las entrevistas realizadas con el personal de la entidad, el auditor debe determinar las cuentas y las clases de transacciones que proporcionan la mayor información de los estados financieros. Cuando un detalle importante tiene más de un origen o fuente de datos financieros, el auditor debe considerar la diversidad de fuentes y determinar cuál es la mejor para los propósitos de la auditoría financiera. Para propósitos de la auditoría, la mejor fuente de información financiera, algunas



veces, puede ser la información operacional preparada fuera del sistema contable de la entidad.

Los ciclos de transacciones que se presentan en la contabilidad de las entidades gubernamentales son los siguientes

CICLO SISTEMA CONTABLE/CUENTAS 1) Ingresos transferencias corrientes recibidas/Ingresos no tributarios/Caja-

bancos. 2) Compras existencias/cuentas por pagar/Gastos diversos de gestión. 3) Remuneraciones caja-bancos/gastos de personal. 4) Activo fijo Inmuebles, maquinaria y equipo/cuentas por pagar/depreciación acumulada.Los ciclos de transacciones que se presentan y pueden aplicarse a entidades que forman parte de la actividad empresarial del Estado son:

CICLO SISTEMA CONTABLE /CUENTAS

1) Ventas ventas/ cuentas por cobrar/caja-bancos. 2) Compras existencias/cuentas por pagar/costos/gastos. 3) Remuneraciones caja-bancos/ gastos de operación. 4) Activo fijo inmuebles/ maquinaria y equipo/ cuentas por pagar/depreciación

acumulada.

FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD

Durante la fase de planeamiento el auditor debe obtener una comprensión total del proceso de formulación del presupuesto. El auditor hace esto para comprender mejor cómo los errores y debilidades del control interno afecten el proceso de formulación del presupuesto y, posiblemente, su ejecución y control. En base a las entrevistas con la administración de la entidad y revisión de documentos presupuestarios, el auditor debe comprender:. El proceso en la entidad para elaborar el presupuesto.. Las responsabilidades de los funcionarios que están involucrados en la solicitud de calendarios de compromisos y autorizaciones de giro.

. Mecanismos de integración de la formulación del presupuesto en el sistema de ejecución del presupuesto.

. La relación existente entre la información proveniente del proceso de formulación del presupuesto y su ejecución.

Las normas emitidas por la Contraloría General de la República regulan el examen de la información financiera e información presupuestaria que deben efectuar los Órganos de Auditoría Interna(OAI) del sector público, así como las sociedades de auditoría independiente designadas y contratadas para tal fin. Dicha directiva también es de aplicación en el caso de auditorías que sobre el particular efectúe la Contraloría General de la República.Dentro de este marco normativo, el alcance de la auditoría comprenderá la información financiera (estados financieros y anexos) e información presupuestaria requerida a las entidades por la Contaduría Pública de la Nación para la formulación de la Cuenta General de la República en cada ejercicio.



Para identificar los controles presupuestarios y para diseñar procedimientos de auditoría relacionados con las restricciones presupuestarias establecidas por ley, el auditor debe considerar para el período materia de auditoría la siguiente información:. Legislación autoritativa (Ley de Gestión Presupuestaria del Estado, Ley Nº

26703, Ley Anual de Presupuesto para el Sector Público - niveles de autorización para adquisición de bienes y servicios, normas de austeridad y disposiciones relativas a la aprobación del Presupuesto Institucional mediante resolución emitida por el Titular del Pliego Presupuestario).

. Legislación presupuestaria específica aplicable a la entidad (concerniente a: asignaciones presupuestales, exoneraciones de procesos licitarios, transferencias de programas presupuestales entre pliegos y créditos suplementarios).

. Normatividad emitida por la Dirección Nacional del Presupuesto Público y la Contaduría Pública de la Nación relativa a formulación, aprobación, ejecución, evaluación y presentación de información.

. Normatividad propia de la entidad para la ejecución del presupuesto en cuanto a los montos a que se sujetan las licitaciones públicas, concursos públicos de precios, concurso público de méritos y adjudicaciones directas para la adquisición de bienes o prestación de servicios, ejecución de obras y contratación de servicios no personales.

. La naturaleza y el alcance de la información a ser reportada o revelada en los estados financieros anuales.

La legislación general o específica aplicable a la entidad puede incluir disposiciones que limitan la naturaleza y el monto de gastos que puede ejecutar y, por lo tanto, tiene un efecto directo. Si el efecto de una disposición sobre los estados financieros está limitada a pasivos contingentes como resultado de un incumplimiento (multas, penalidades e intereses), esta disposición no tiene un efecto directo al determinar los montos de los estados financieros.

El auditor no es responsable de probar los controles sobre el cumplimiento de cualquier ley o reglamento no identificado por la entidad. Sin embargo, el auditor debe efectuar indagaciones acerca de las políticas y procedimientos establecidos por la administración para prevenir su incumplimiento. A menos que situaciones sobre posibles incumplimientos sean informadas durante la auditoría, el auditor no debe tener necesidad de efectuar ningún procedimiento adicional con respecto a este aspecto.

El auditor podría elegir probar el cumplimiento con las leyes y reglamento. Por ejemplo, si el auditor se alerta que la entidad tiene operaciones similares a las de otra entidad que estuvo recientemente en incumplimiento, el auditor podría elegir probar el cumplimiento de tales normas. El auditor también podría elegir probar las disposiciones que no alcanzan los criterios de materialidad requeridos anteriormente, pero que parecen ser significativas.

Las disposiciones significativas identificadas por los procedimientos arriba indicados, se entienden que se refieren a todas las leyes y reglamentos que tienen un efecto directo y material en la determinación de los estados financieros y, por ende, cumplen con las normas de auditoría generalmente aceptadas, normas de auditoría gubernamental y normas internacionales de auditoría-NIA

Comprensión del sistema de control interno

Estudio y evaluación del control interno



Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad en la aplicación de procedimientos de auditoría.

La administración de las entidades tiene la responsabilidad legal de velar porque los registros contables se lleven en forma correcta y presenten estados financieros válidos y confiables a los niveles gubernamentales competentes (accionistas en caso de empresas estatales y a la Contaduría Pública de la Nación para la elaboración de la Cuenta General de la República).La administración puede habitualmente comprometer su responsabilidad mediante la implementación de un sistema de control interno que asegure que los empleados de la entidad lleven a cabo su trabajo de manera correcta. Asimismo, puede depositar su confianza en dicho sistema con el fin de obtener información fidedigna para el desarrollo de su gestión y de los estados financieros, así como para evitar errores e irregularidades u otras pérdidas de activos de la entidad. Dentro de este contexto, el auditor deposita su confianza en el sistema de control interno para llevar a cabo la auditoría financiera.

El concepto de control interno no sólo se refiere a temas financieros, contables y a la custodia de los activos, sino que incluye controles destinados a mejorar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de las políticas de la organización. El control interno es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los titulares, administradores o gerentes para dirigir y controlar las operaciones en las entidades a su cargo.

La esencia del control interno está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y mejorar las operaciones para que estén de conformidad con las normas prescritas o con los objetivos deseados. Para las actividades gubernamentales, el concepto de control interno se extiende más allá de las operaciones de las entidades. Se refiere a todos los controles existentes y son ejercidos para conocer la forma en que se llevan a cabo los asuntos públicos. Estos controles abarcan desde las disposiciones legales y su observancia, hasta los sistemas administrativos y su acción en las entidades públicas.

Auditoría internaUna característica común en las entidades públicas es la existencia de un Órgano de Auditoría Interna-OAI cuya responsabilidad consiste en revisar e informar a la dirección sobre el diseño y funcionamiento de los controles internos, y sobre la confiabilidad de la información suministrada por la gerencia a la dirección. El auditor debe obtener una adecuada comprensión de la función de auditoría interna para identificar aquellos aspectos de su accionar que pudieran ser relevantes para el planeamiento de la auditoría. Generalmente, la comprensión de la función de auditoría interna involucra el conocimiento de:. El nivel y ubicación del Órgano de Auditoría Interna en la entidad.. La aplicación de las normas de auditoría gubernamental.. El plan de auditoría, incluyendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los

trabajos realizados.. El acceso a los registros de la entidad, así como las limitaciones con respecto al

alcance de sus actividades.

Documentar la comprensión de la estructura de control internoEl auditor debe llevar a cabo y documentar los siguientes procedimientos:



. Entender la estructura del control interno de la entidad para llevar la contabilidad financiera y gubernamental; cumplimiento de leyes y regulaciones, y operaciones relevantes.

. Identificar los objetivos de control.

. Identificar y entender políticas y procedimientos relevantes de control que efectivamente alcancen los objetivos establecidos por la entidad.

. Determinar la naturaleza, oportunidad, y extensión de las pruebas de control (no es necesario para controles de evaluación del rendimiento).

. En una base preliminar, basada en la evidencia obtenida, evaluar a) la efectividad de los controles de información financiera, presupuesto, cumplimiento, y operaciones relevantes (para controles de evaluación de rendimiento, evaluar el diseño de los controles y si ellos han sido puestos en operación) y b) riesgo inherente y riesgo de control.

Métodos de evaluación del control interno

Los métodos de evaluación del control interno se clasifican en tres:. Descriptivo. Cuestionario. Gráficos o flujogramas

DescriptivoEl método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados.

CuestionariosConsiste en usar como instrumento para la investigación cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo; la forma en que fluyen las operaciones a través de los puestos o lugares donde se definen o se determinan los procedimientos de control para la conducción de las operaciones.

Utilización de cuestionariosComo parte de la preparación para el examen de estados financieros, el auditor debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre control interno. Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus observaciones.

Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar durante el curso de la auditoría la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar completamente en las obtenidas. La aplicación correcta de los cuestionarios sobre control interno, consiste en una combinación de entrevistas y observaciones. Es esencial que el auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del cuestionario.

Flujogramas



El método de flujogramas es aquél que se expone por medio de cuadros o gráficos. Si el auditor diseña un flujograma del sistema será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quienes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el flujograma.

Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el método de gráficos, en otros puede ser conveniente usar el método de cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el método descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres métodos, es decir, el relevamiento, específicamente la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando tanto gráficos o flujogramas, como cuestionarios o narrativos.

Comprensión del sistema de contabilidadEl auditor debe estudiar el sistema de contabilidad en grado suficiente para identificar y entender:a) Las principales clases de transacciones de las actividades de la entidad.b) El modo como se inician tales transacciones.

c) Los registros contables importantes, los documentos sustentatorios y las cuentas de los estados financieros.

d) El proceso de contabilización y preparación de la información, desde el inicio de las transacciones importantes y otros significativos hasta su inclusión en los estados financieros.

El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos.

El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad (incluyendo métodos y registros) para procesar y elaborar información financiera. La comprensión de los sistemas debe ser documentada en narrativas y flujogramas; sin embargo, si el auditor ya tiene un entendimiento suficiente de los sistemas contables, presupuestales, de cumplimiento u operaciones, como resultado de los procedimientos ejecutados el año anterior, las discusiones sobre cualquier cambio podrían ser sustituidas por otro sistema.

En la comprensión del sistema de contabilidad, el auditor sigue una o más transacciones desde su inicio a través del proceso hasta su inclusión en el Mayor General, observando el procesamiento en operación y examinando los documentos relacionados. La comprensión es importante para entender el proceso de cada transacción y determinar los procedimientos de auditoría más apropiados, los cuales deben llevarse a cabo sobre todas las aplicaciones contables significativas. Los aspectos relacionados con el ambiente SIC deben ser incorporados en los papeles de trabajo de la auditoría, complementado por flujogramas adicionales y narrativas que se consideren necesarias.

Para que sea eficaz un sistema de contabilidad, debe proporcionar a la gerencia información suficiente, válida y oportuna que apoye a la gestión de la entidad, así como debe proporcionar a terceros información apropiada acerca de la situación



financiera, resultados de operaciones, flujos de efectivo o cambios en el patrimonio neto cuando sea aplicable, además de otra información relevante de la entidad.

El objetivo de implementar un sistema de control interno contable no es únicamente el mantenimiento de un método adecuado para procesar la información, sino también para proteger a la entidad de posibles pérdidas financieras debido a errores o irregularidades. Los controles que se implementen deben diseñarse para garantizar que.a) La entidad percibe y anota en sus libros de contabilidad todos los ingresos que le

corresponden;b) Todos los gastos estén debidamente autorizados.c) Todos los activos estén debidamente registrados y protegidos.d) Todos los pasivos estén debidamente registrados y se hayan efectuado las

provisiones correspondientes.e) Todas las transacciones poco usuales y no recurrentes significativas se

identifiquen, informe a la gerencia y se revelen, de ser apropiado, en los estados financieros.

f) Los registros contables sean una base apropiada para la preparación de los estados financieros.

g) Los errores e irregularidades cometidos al procesar la información contable sean detectados.

h) Se consideran oportunamente los pronunciamientos sobre asuntos de contabilidad financiera, impuestos y otros emitidos por entidades gubernamentales y por organismos profesionales que afecten a la entidad.

i) Se protejan los documentos de contabilidad y finanzas contra destrucción, daño, uso indebido o robo.

El auditor debe obtener un apropiado entendimiento y documentar cada ciclo significativo de aplicación contable, en torno a:

. La manera en la cual las transacciones son iniciadas.

. La naturaleza y tipo de registros, diario y mayor, y documentos fuente y cuentas involucradas.

. El proceso involucrado desde la iniciación de las transacciones hasta su incorporación en los estados financieros, incluyendo la naturaleza de los archivos del computador y la manera en que son accesados, actualizados y borrados.

. El proceso usado para preparar los estados financieros de la entidad, incluyendo estimados significativos de contabilidad, revelaciones, y procesamiento computarizado.

Sistema de contabilidad presupuestalA través de entrevistas con funcionarios responsables de la contabilidad presupuestal, el auditor debe entender y documentar este proceso en la entidad para:. Conocer acerca de las aprobaciones de los calendarios de compromiso

efectuadas por la Dirección Nacional del Presupuesto Público.. Establecer y distribuir asignaciones presupuestales dentro de la entidad,

incluyendo la reprogramación de asignaciones presupuestales.. Establecer y registrar compromisos si resulta aplicable y obligaciones.. Establecer y registrar gastos.. Registrar transacciones y ajustes en cuentas liquidadas.. Monitorear cuentas cerradas.

Sistema de cumplimiento



El sistema de cumplimiento en una entidad, está constituido por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para monitorear el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Mediante entrevistas con la administración de la entidad, el auditor debe comprender y documentar este proceso para:. Identificar y documentar todas las leyes y regulaciones aplicables a la entidad;. Monitorear las modificaciones en leyes y regulaciones en forma oportuna;. Establecer políticas y procedimientos para cumplir con leyes y regulaciones específicas y documentar y comunicar claramente esas políticas y

procedimientos al personal apropiado;. Asegurar que un número apropiado de empleados competentes dentro de la entidad vigilen el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables; e,

. Investigar, resolver, comunicar, y reportar cualquier incumplimiento de leyes o normas reglamentarias.

Sistema de operacionesA través de entrevistas con los funcionarios de la entidad, el auditor debe entender y documentar cualquier sistema que elabore información que es utilizada para la evaluación del rendimiento. Aunque el auditor no es requerido para probar los controles sobre tal sistema, debe entenderlo, así como los controles internos relativos a las aseveraciones de existencia e integridad, evaluando el diseño de los controles y si ellos han sido puestos en operación. Por lo tanto, el auditor debe entender y documentar lo siguiente:. Cómo la entidad determina las medidas de rendimiento a informar, incluyendo su

relación con la misión de la entidad.. La fuente de información utilizada en las evaluaciones de rendimiento.. El proceso usado para preparar la evaluación del rendimiento en base a la información producida por el sistema computarizado.

Identificación de los procedimientos de control

Procedimientos de controlSon aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema de contabilidad, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.El auditor debe identificar los objetivos de control para cada tipo de control que, si es alcanzado, proveerá a la entidad seguridad razonable que las pérdidas, incumplimiento o errores materiales en relación con los estados financieros serían detectados. Tales objetivos cubren las áreas siguientes:Controles de información previenen o detectan errores en las aseveracionesfinancieras significativas de los estados financieros.Controles de presupuesto ejecutan transacciones de acuerdo con las normaspresupuestales.Controles de cumplimiento cumplen con las disposiciones de las leyes yregulaciones aplicables.Controles de operaciones mejoran el planeamiento, economía, eficiencia oefectividad de las operaciones de la entidad.

CONTROLES DE INFORMACIÓN FINANCIERA

El auditor debe evaluar y probar los controles de información financiera para cada aseveración en cada partida o cuenta significativa de los estados financieros. El primer paso es desarrollar objetivos de control para controles de información financiera con el



fin de establecer los tipos de errores que pudieran ocurrir en cada aseveración significativa en cada cuenta o partida significativa. Uno o más errores potenciales pueden ocurrir en cada aseveración de los estados financieros. Por ejemplo, en el caso de la aseveración de existencia u ocurrencia los errores potenciales pueden ocurrir en las áreas siguientes:. Validez: informaciones registradas no representan eventos económicos que

realmente ocurrieron.. Corte: las transacciones son registradas en un período distinto en el cual los

eventos económicos ocurrieron.. Sumarización: las transacciones son sumarizadas inadecuadamente, resultando

en un total sobrevaluado.. Verificación: los activos y pasivos registrados de una entidad no existen a una

fecha dada.

Para cada error potencial, hay uno o más objetivos de control que, de ser logrados, pueden prever o detectar los errores potenciales. Estos errores y objetivos de control si son alcanzados podrían prevenir o detectar el error potencial. Estos errores potenciales y objetivos de control proveen al auditor de la base primaria para evaluar la efectividad de los controles de una entidad.

Identificando errores potenciales y objetivos de controlEl auditor debe entender cómo los errores potenciales en las aplicaciones contables significativas podrían afectar las partidas o cuentas relacionadas con una aseveración. Por ejemplo, una sobrevaluación de los ingresos de efectivo puede resultar en:. Una sobreestimación de la cuenta caja (al sobreestimar el débito a caja).. Una subestimación de las cuentas por cobrar (al sobreestimar el crédito a cuentas

por cobrar). Para ilustrar este concepto, un error en la aseveración de existencia u ocurrencia por ingresos de caja resulta típicamente en errores en: (a) la aseveración de existencia u ocurrencia para la cuenta caja y (b) la aseveración de integridad o totalidad para las cuentas por cobrar.

Las siguientes reglas generales podrían ser usadas para determinar el efecto de una transacción relacionada a aplicaciones contables sobre una partida o cuenta:Declaración transacciones relacionadas con aplicaciones contables partida afectada/aseveración cuenta. Existencia u ocurrencia si la aplicación incrementa el saldo de la partida o cuenta.Si la aplicación disminuye el saldo de la partida o cuenta valuación.Si la valuación disminuye o aumenta el saldo de la partida o cuenta.

Para cada error potencial en el registro contable, el auditor debe identificar los objetivos de control relativos para prevenir o detectar el error potencial. El auditor debe aplicar su criterio para determinar cuál error potencial y objetivo de control usar.

Si los procedimientos son ejecutados y documentados por partida o cuenta, una aplicación dada podría ser establecida dos o más veces. Por ejemplo, la aplicación contable de las compras podría ser establecida al evaluar controles relativos a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, pasivos y cuentas de gastos. Para evitar tal duplicación, el auditor debe usar una hoja de evaluación de controles específica para documentar los procedimientos ejecutados.

Necesidad de probar los controles de protección, incluyendo segregación de funciones



Los controles de protección (salvaguarda), incluyendo controles de segregación de funciones, son a menudo críticos para la efectividad de los controles sobre activos líquidos, tales como caja-bancos y existencias e inmuebles, maquinaria y equipo que son altamente susceptibles a robos, pérdidas o apropiación indebida en montos significativos. Antes de seleccionar las técnicas específicas de control a probar, el auditor debe determinar si los controles de protección son relevantes. Si el auditor determina que a) el activo es altamente líquido y (b) montos materiales son susceptibles de robo, pérdida o apropiación indebida, entonces debe identificar objetivos de control para proteger tales activos y evaluar y probar sus controles. Por el contrario, si los activos no son líquidos o si los montos materiales no son fácilmente susceptibles de robo, pérdida, o apropiación indebida, la necesidad de probar los controles podría ser disminuida.

CONTROLES DE PRESUPUESTO

El objetivo general de los controles de presupuesto es proveer seguridad razonable de que la entidad ejecuta transacciones de acuerdo con las normas presupuestales. Los objetivos de control presupuestal podrían ser documentados en una hoja de trabajo separada para los controles presupuestales o incorporada en una hoja de trabajo.

En base a las pruebas de controles de presupuesto y otros procedimientos de auditoría que realice, el auditor debe:. Determinar si los controles internos proveen seguridad razonable que la entidad

ejecuta las transacciones de acuerdo con la normatividad presupuestal vigente al término del período y si es necesario para probar el cumplimiento.

. Identificar las debilidades en los controles de presupuesto.

Cuando se preparen conclusiones sobre los controles internos relativos a la ejecución presupuestal, el auditor debe considerar el efecto de cualquier aseveración errónea en las cuentas financieras y cualquier incidencia en las cuentas presupuestarias. Si las cuentas presupuestarias están también erradas, el auditor debe considerar si estas aseveraciones erróneas son indicativas de debilidades en los controles internos relacionados con la ejecución presupuestal.

CONTROLES DE CUMPLIMIENTO

El objetivo de los controles de cumplimiento es proveer seguridad razonable de que la entidad cumple con las disposiciones establecidas en las leyes y regulaciones aplicables. Los objetivos del control de cumplimiento deben ser ajustados y podrían ser documentados en una hoja de trabajo separada para controles de cumplimiento.

En base a los resultados de las pruebas de control de cumplimiento y otros procedimientos de auditoría, el auditor debe:. Determinar si los controles internos proveen seguridad razonable que la entidad

cumplió con las disposiciones de las leyes y regulaciones presupuestarias en el período, para apoyar la opinión sobre la aseveración gerencial acerca de la efectividad de los controles internos y durante el período.

. Identificar las debilidades en los controles de cumplimiento.

Si los controles de cumplimiento son efectivos en prevenir o detectar el incumplimiento de disposiciones legales o reglamentarias durante el período, el



alcance de la pruebas de cumplimiento puede ser menor que si tales controles no fueron efectivos.

CONTROLES DE OPERACIONES

El objetivo de los controles de operaciones es proveer seguridad razonable que la entidad alcanza sus objetivos eficiente y efectivamente. Los controles sobre evaluación del rendimiento tienen por objetivo brindar seguridad razonable que la información que apoya la evaluación de rendimiento informada a la gerencia está apropiadamente registrada y contabilizada. Los objetivos del control de operaciones podrían ser documentados en una hoja de trabajo separada para el control de operaciones o incorporada en la hoja de trabajo de los controles de información financiera.

Si los resultados de las pruebas de control indican que los controles de operaciones no fueron efectivos durante el período, el auditor no debe confiar en ellos cuando lleva a cabo otros procedimientos de auditoría. Para obtener un entendimiento del sistema de evaluación de rendimiento y otros procedimientos que se relacionan con aseveraciones de existencia e integridad, el auditor debe:. Determinar si las políticas y procedimientos de control interno están diseñadas

apropiadamente y puestas en operación; e,. Informar sobre debilidades en los controles de operación que llamen su

atención.

Evaluación del órgano de auditoría interna (OAI)El auditor externo debe compenetrarse en grado suficiente de las actividades de auditoría interna para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz enfoque del mismo. En el curso del planeamiento del examen el auditor externo debe hacer una evaluación preliminar de la gestión de la auditoría interna si existe la posibilidad de que ésta tenga significación para áreas específicas de la auditoría de estados financieros.

Si la entidad cuenta con un órgano de auditoría interna-OAI, el auditor debe obtener un adecuado entendimiento de las actividades que realiza, con el propósito de identificar aquellos aspectos que sean pertinentes para el planeamiento de la auditoría. Para obtener un apropiado entendimiento del OAI es necesario considerar, entre otros aspectos, los siguientes:. Considerar su posición dentro de la estructura orgánica de la entidad. Indagar con el personal del OAI para conocer su misión, el plan de actividades anual, el acceso a registros, si existen restricciones sobre su trabajo y la

aplicación de las normas de auditoría gubernamental dentro de su trabajo.

El auditor es responsable de obtener suficiente evidencia de auditoría para formular su opinión sobre los estados financieros de la entidad. Esto incluye, por cierto, efectuar juicios sobre las evaluaciones de riegos de que ocurran errores o irregularidades significativas en base a la evidencia de auditoría que obtenga. El trabajo del órgano de auditoría interna, por sí solo, no puede reducir el riesgo de auditoría a un nivel bajo que sea aceptablemente para eliminar la necesidad de que el auditor desarrolle la pruebas pertinentes.

Los siguientes procedimientos pueden ser útiles para evaluar la importancia de las actividades que desarrolla el órgano de auditoría interna:. Considerar los conocimientos que se derivan de la auditoría del ejercicio anterior;



. Revisar la manera en que los auditores internos asignan recursos de auditoría a las áreas financieras, como resultado de la evaluación de riesgos;

. Revisar los informes elaborados por el órgano de auditoría interna, con el objeto de obtener información sobre el alcance de sus actividades.

La evaluación de los aspectos de competencia del órgano de auditoría interna, tienen relación con las políticas establecidas por la entidad para su entrenamiento profesional permanente, evaluación del desempeño, nivel académico y experiencia y calidad de los programas de auditoría y papeles de trabajo. Esta consideración debe ser realizada si se llega a la conclusión de que sería apropiado utilizar el trabajo de auditoría interna para modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a ejecutar.

Deben desarrollarse procedimientos de auditoría para evaluar la calidad y efectividad de las labores cumplidas por el órgano de auditoría interna. Al seleccionar los procedimientos de auditoría es pertinente considerar si:. El alcance del trabajo del órgano de auditoría interna es apropiado para

satisfacer sus objetivos;. Los programas de trabajo del órgano de auditoría interna son adecuados y

pertinentes;. Los papeles de trabajo documentan apropiadamente la labor realizada;. Las conclusiones son apropiadas según las circunstancias.. Los informes del órgano de auditoría interna guardan concordancia con los

resultados del trabajo realizado.

Si después de obtener un apropiado conocimiento de la función de auditoría interna el auditor determina que las actividades realizadas por esta son irrelevantes para la auditoría de estados financieros, no debe considerar más a esta función, excepto que se requiera el apoyo de los auditores internos. Si el auditor decide considerar el trabajo de auditoría interna, ello podría incidir en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, por lo que debe tomar en cuenta la competencia y objetividad del órgano de auditoría interna con relación al efecto que dicho trabajo podría tener en la propia auditoría.

Efectividad de los controles sobre el ambiente SIC (sistema de información computarizada)Al planear las áreas del examen a las que puede afectar el ambiente SIC de la entidad, el auditor debe tomar conocimiento de la importancia y complejidad de las actividades SIC y la disponibilidad de los datos a utilizar en el examen. Para fines de esta norma, existe un ambiente SIC cuando en el procedimiento de la información financiera de la entidad, que tiene importancia para efectos de la auditoría, interviene un computador cualquiera que sea su tipo o capacidad y sea operado por la misma entidad o terceros.

En la fase de planeamiento, el auditor, con la asistencia de los especialistas en SIC, deben determinar si los controles relativos al ambiente SIC son efectivos y deberían ser considerados en la comprensión del control interno. Los procedimientos a ser realizados son los mismos que se ejecutan para la comprensión de las operaciones de la entidad y al evaluar los efectos de los riesgos inherentes y el ambiente de control.

Las normas internacionales de auditoría requieren que el auditor tenga una comprensión adecuada de cada uno de los cinco elementos del control interno: el ambiente de control, el sistema de contabilidad, los procedimientos de control, el ambiente SIC y la función de auditoría interna para planear la auditoría.



Los sistemas computarizados de administración financiera son usados ampliamente en entidades gubernamentales. Muchos de estos sistemas están basados en una computadora con memoria RAM, disco duro de alta capacidad de almacenamiento gran velocidad de procesamiento y estaciones de trabajo que operan en redes locales o microcomputadoras independientes. Adicionalmente, al producir información financiera y contable, tales sistemas típicamente generan información que es utilizada para la toma de decisiones gerencial.

El examen de los controles relativos al ambiente SIC, debe ser realizado por el auditor con el apoyo de un especialista. El especialista puede asistir al equipo de auditoría evaluando los controles del ambiente SIC, los que pueden ser clasificados en:. Controles generales, . Controles de aplicación; y,. Controles del usuario.

En la fase de planeamiento, el auditor y el especialista en el ambiente SIC deben comprender cada uno de los controles relativos, a fin de concluir tentativamente si los controles relativos al ambiente SIC tienen posibilidad de ser efectivos. Si existe tal posibilidad, el auditor debe considerar controles específicos para determinar si los objetivos de control son logrados.

Si los controles relativos al ambiente SIC no tienen probabilidad de ser efectivos, el auditor (con la asistencia del especialista), debe obtener una comprensión suficiente de los controles que le permitan planear el desarrollo de un examen sustantivo. Si esta probabilidad es originada por deficientes controles generales, el auditor debe identificar y evaluar, pero no probar, cualquier control relativo al ambiente SIC que sea necesario para el logro de los objetivos del control.

En la fase de planeamiento, el auditor y el especialista en el ambiente SIC, generalmente, limitan la comprensión de controles generales a un nivel total de la entidad. Sin embargo, el obtener esta comprensión requiere visitas a instalaciones seleccionadas. Los controles generales relacionados a un nivel de la instalación y a las aplicaciones específicas serán considerados en mayor detalle en la fase de control interno. Al avaluar los controles generales, el auditor y el especialista deben considerar los resultados de revisiones pasadas internas y externas.

Naturaleza del hardware y software en el ambiente SICLa naturaleza del hardware y software puede afectar el riesgo inherente, como se ilustra a continuación:. El tipo de procesamiento en computadora (en línea, por lote o carga o

distribuido) presenta diferentes niveles de riesgo inherente. Por ejemplo, el riesgo inherente de una transacción no autorizada o errores en el ingreso de información podría ser mayor para el procesamiento en línea que para el procesamiento orientado por lote.

. Dispositivos de acceso periférico o sistemas de interfases que pueden aumentar el riesgo inherente. Por ejemplo, facilitar el acceso de un sistema aumenta la accesibilidad del sistema a personas adicionales y, en consecuencia, incrementa el riesgo de acceso no autorizado a los recursos de la computadora.

. Redesdistribuidas permiten múltiples unidades de procesamiento de computación para comunicarse entre sí, incrementando el riesgo de acceso no autorizado a los recursos de la computadora y posible alteración de información. Por



el contrario, redes distribuidas pueden disminuir el riesgo de información conflictiva en el ambiente SIC entre las múltiples unidades de procesamiento.

. Aplicaciones de software desarrollado por la entidad podrían tener un mayor riesgo inherente al software suministrado por proveedores que ha sido probado y está en uso en la entidad.

Transacciones no usuales o no rutinariasComo en los sistemas manuales, las transacciones no rutinarias aumentan el riesgo inherente. Los programas desarrollados para procesar tales transacciones podrían no estar sujetos a los mismos procedimientos, como los programas desarrollados para procesar transacciones rutinarias. Por ejemplo, la entidad podría usar un programa utilitario para extraer información especificada para sustentar una decisión gerencial no rutinaria.

Basado en los procedimientos ejecutados, el especialista en el ambiente SIC debe discutir las conclusiones sobre efectividad de los controles con el equipo de auditoría. El auditor debe:. Incorporar las conclusiones del especialista en los papeles de trabajo de auditoría por cada control probado.. Ejecutar pruebas de controles de aplicación o controles de la entidad identificados por el especialista para ser probados por el equipo de auditoría.

Si los controles relativos al ambiente SIC resultan ser efectivos, el auditor podría también recurrir a un especialista para identificar los controles de las aplicaciones que no fueron previamente identificados por el auditor. Por ejemplo, tales controles podrían alcanzar objetivos de control no logrados de otra manera por medio de controles manuales. El especialista puede asistir al auditor en determinar el costo/beneficio de evaluar controles adicionales relacionados con el ambiente SIC. Las decisiones efectuadas en respuesta a estas consideraciones deben ser documentadas. En el apéndice Nº 5 se incluye información sobre los controles generales, controles de aplicaciones y controles de usuarios.

Evaluación del riesgo inherente y riesgo de controlEl auditor debe obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque efectivo. El auditor debe hacer uso de su criterio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos adecuados para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.

RIESGO DE AUDITORÍA

Se define riesgo de auditoría como la posibilidad de que el auditor exprese una opinión inapropiada por estar los estados financieros afectados por una distorsión material. El riesgo de auditoría tiene tres componentes:. Riesgo inherente.. Riesgo de control.. Riesgo de no detección.

Las dos primeras categorías de riesgo se encuentran fuera de control por parte del auditor y son propias de los sistemas y actividades de la entidad, en cambio, el riesgo de detección está directamente relacionado con la labor del auditor.



Lo más importante dentro de la fase de planeamiento de una auditoría de estados financieros es detectar los factores que producen el riesgo. Identificados los factores de riesgo, corresponde efectuar su evaluación. Esta tarea de evaluación se realiza en dos niveles:. En primer lugar, referida a la auditoría en su conjunto. En este nivel se identifica el

riesgo global de que existan errores o irregularidades no detectados por los procedimientos de auditoría y que en definitiva lleven a emitir un informe de auditoría incorrecto.

. En segundo lugar, se evalúa el riesgo de auditoría específico para cada componente en particular.

RIESGO INHERENTE

Definición de riesgo inherenteEs la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no estar implementados los correspondientes controles internos.

En la fase de planeamiento, el auditor evalúa el riesgo. Para ello el auditor debe a) identificar condiciones que aumentan significativamente el riesgo inherente y el riesgo de control (basado en las debilidades identificadas en el ambiente de control); y, b) concluir si el ambiente de control excluye la efectividad de controles técnicos específicos en aplicaciones significativas. El auditor identifica los riesgos inherentes y las debilidades del ambiente de control basado en información obtenida anteriormente en la fase de planeamiento, principalmente, entendiendo las operaciones de la entidad y los procedimientos preliminares analíticos.

Estos factores son generales por naturaleza y requieren el juicio del auditor para determinar a) el alcance de los procedimientos para identificar los riesgos y debilidades; y, b) el impacto de estos riesgos y debilidades en la entidad y sus estados financieros. En vista de que la evaluación de este riesgo requiere el ejercicio de un criterio de auditoría significativo, debe ser ejecutado por un equipo experimentado de auditoría.

El auditor considera las implicaciones de estos riesgos inherentes y las debilidades del ambiente de control en los controles operativos relacionados. Por ejemplo, el riesgo inherente puede estar asociado con un gasto material porque está sujeto a criterios administrativos importantes. A la luz de estos riesgos inherentes, la entidad debe tener controles operativos fuertes para manejar la exposición de la entidad a pérdidas. Debilidades potenciales en los controles de operaciones pueden afectar significativamente el costo final del programa. Por ende, la necesidad de controles de operaciones en un área particular o el conocimiento de las debilidades relativas al riesgo inherente o al ambiente de control deben ser identificadas y consideradas para una revisión posterior.

El auditor identifica y documenta cualquier riesgo significativo inherente y debilidad del ambiente de control después de considerar a) su conocimiento de la entidad (obtenida en pasos previos en la fase de planeamiento); b) el riesgo inherente y los factores del ambiente de control; c) el riesgo potencial inherente de las condiciones y debilidades del ambiente de control, respectivamente, y d) otros factores relevantes. Estos riesgos y debilidades y su impacto en los procedimientos de auditoría deben ser documentados.



Para cualquier riesgo inherente o debilidad del ambiente de control identificado, el auditor documenta la naturaleza y el alcance del riesgo o debilidad, las condiciones que dieron lugar a ese riesgo o debilidad, y los ciclos específicos, cuentas, partidas y aseveraciones relacionadas que se encuentran afectadas.

Por ejemplo, el auditor podría identificar un riesgo significativo en la valuación de las partidas de cuentas por cobrar, que podrían contener una declaración errónea material debido a: (a) la materialidad de las cuentas por cobrar, y (b) la subjetividad del juicio de la administración, relacionada con la provisión para cuentas por cobrar dudosas (riesgo inherente) y, (c) la actitud de la administración para confrontar agresivamente cualquier ajuste a la valuación de cuentas por cobrar (debilidad del ambiente de control).

Factores del riesgo inherenteLa evaluación del riesgo inherente, generalmente, debe estar limitada a programas, transacciones o cuentas significativas. Para cada factor específico a continuación se detallan las condiciones que podrían indicar la existencia de un riesgo inherente:. Naturaleza de los programas de la entidad.. Antecedentes previos de ajustes de auditoría significativos.. Naturaleza de transacciones y cuentas importantes.

Naturaleza de los programas de la entidad. La misión de una entidad incluye la implementación de varios programas o servicios. Las características de estos programas o servicios afectan la susceptibilidad de la entidad a incurrir en errores e irregularidades.

Antecedentes previos de ajustes de auditoría significativos. Ajustes de auditoría significativos identificados en auditorías de estados financieros anteriores, auditorías internas, u otras auditorías a menudo identifican áreas problema que podrían resultar en interpretaciones erróneas en los estados financieros. El auditor entonces podría enfatizar en:. Determinar si condiciones similares continúan existiendo.. Comprender la respuesta de la gerencia a esa condición.. Evaluando la naturaleza y extensión del riesgo inherente relativo.

Naturaleza de transacciones y cuentas importantes. La naturaleza de las transacciones y cuentas de una entidad tiene una relación directa al riesgo de errores e irregularidades. Por ejemplo, las cuentas que involucran juicios subjetivos de la administración, tal como provisión para cuentas por cobrar dudosas, son usualmente de mayor riesgo que aquéllas que involucran determinaciones objetivas.

RIESGO DE CONTROL

Definición de riesgo de controlEs la posibilidad de que un saldo de una cuenta o una clase de transacciones hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber sido



prevenidas o detectadas y corregidas oportunamente por los sistemas de contabilidad y control interno.

La evaluación preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad para prevenir o detectar y corregir distorsiones materiales. Después de estudiar tales aspectos, el auditor debe efectuar una evaluación del riesgo de control, a nivel de aseveración, por cada saldo de cuenta o clase de transacciones que sea material.

Generalmente, el auditor evalúa el riesgo de control a un nivel alto en relación con una aseveración o con todas ellas, en los siguientes casos:. Si los sistemas de contabilidad y control interno no son efectivos; o. Si no resulta útil evaluar la efectividad de dichos sistemas.

Evaluación del riesgo de controlLa evaluación del riesgo de control es el proceso de evaluar la eficacia de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad, con el objeto de prevenir, detectar y corregir las distorsiones materiales identificadas. Generalmente, el auditor evalúa el riesgo de control a un nivel alto en relación con una aseveración o con todas ellas en los siguientes casos:. Si los sistemas de contabilidad y control interno son efectivos; y,. Si no resulta útil evaluar la efectividad de tales sistemas.

Por cada aseveración significativa sobre cada saldo de cuenta o clases de transacciones que sea material, el auditor debe evaluar el riesgo de control en uno de los tres niveles siguientes:

NIVELES DEL RIESGO DE CONTROL

. Riesgo bajo. El auditor considera que los controles preverán o detectarán cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.

. Riesgo medio. El auditor considera que es más probable que los controles no prevean o detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.

. Riesgo alto. El auditor considera que es más probable que los controles no prevean o detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada. Generalmente, el auditor no podrá expresar una opinión sin salvedades en torno a la aseveración gerencial sobre la efectividad de los controles internos, a menos que la administración la reconozca como una debilidad de control.

Al evaluar el riesgo de control en aseveraciones, el auditor debe considerar la magnitud de aquéllas que siendo erróneas no podrían ser prevenidas o detectadas en cada saldo de cuenta o clase de transacciones significativas. Por ejemplo: los ingresos y desembolsos de caja, así como las aplicaciones contables sobre planillas afectan la cuenta caja-bancos. Por lo tanto, el auditor debe considerar el riesgo que las aseveraciones erróneas podrían formar una combinación en esas aplicaciones contables y no ser prevenidas o detectadas por controles.

Documentación de la evaluación del riesgo de controlEl auditor debe documentar con papeles de trabajo el estudio de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad y la evaluación del riesgo de control



mediante las técnicas mas comunes, como son narrativas, cuestionarios o flujogramas. La amplitud de la documentación se encuentra afectada por la complejidad de la entidad y por la naturaleza de sus sistemas de contabilidad y control interno.

RIESGO DE NO DETECCIÓN

Definición de riesgo de no detección

Es la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales, individualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, sin que hayan podido ser detectadas por los procedimientos sustantivos del auditor.

Se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La evaluación del riesgo de control, junto con la del riesgo inherente, afecta la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos por aplicar para reducir el riesgo de no detección y, por tanto, el riesgo de auditoría a un bajo nivel aceptable. Siempre existirá cierto riesgo de no detección, aun cuando el auditor examine el 100% del saldo de cuenta o clase de transacciones.

El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable. Al respecto el auditor debe considerar:. La naturaleza de los procedimientos sustantivos.. La oportunidad de los procedimientos sustantivos.. El alcance de los procedimientos sustantivos.

Hay una relación inversa entre el riesgo de detección y el nivel combinado del riesgo inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando estos dos últimos presentan niveles altos, el riesgo de no detección aceptable necesita ser bajo para reducir el riesgo de auditoría a un bajo nivel aceptable. Por otra parte, cuando dichos niveles son bajos, el auditor puede aceptar un riesgo de no detección alto-medio y aun reducir el riesgo de auditoría a un bajo nivel aceptable.

Los niveles evaluados del riesgo inherente y el riesgo de control no pueden ser lo suficientemente bajos como para eliminar la necesidad de que el auditor aplique procedimientos sustantivos. Sin tomar en cuenta los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de control, el auditor debe aplicar algunos procedimientos sustantivos a los saldos de cuenta y clases de transacciones que sean materiales.

Cuanto más alto sea el nivel evaluado del riesgo inherente y el riesgo de control, mayor será la evidencia que el auditor debe obtener en la aplicación de sus procedimientos sustantivos. Cuando tales riesgos son evaluados en un nivel alto, el auditor necesita considerar si sus procedimientos sustantivos pueden o no proporcionarle evidencia suficiente para reducir el riesgo de no detección y, por lo tanto, el riesgo de auditoría a un nivel bajo aceptable. A continuación se presenta una ilustración sobre la interrelación de los componentes del riesgo de auditoría:Interrelación entre los componentes del riesgo de auditoría

La tabla siguiente muestra cómo el nivel aceptable del riesgo de no detección puede variar en base a la evaluación del riesgo inherente y del riesgo de control. Las áreas sombreadas de la tabla se refieren al riesgo de no detección.



Existe una relación inversa entre el riesgo de no detección y el nivel del riesgo inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando el riesgo inherente y riesgo de control tienen un nivel alto, los niveles aceptables del riesgo de no detección necesitan ser bajos para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, si el riesgo inherente y el riesgo de control son bajos, el auditor puede aceptar un riesgo de no detección alto-medio y aun reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo.

Otros procedimientos de auditoría

El auditor debe considerar las siguientes áreas durante la fase de planeamiento, aun cuando los procedimientos de auditoría relacionados sean aplicados durante las fases de ejecución e informe.

INDAGACIONES CON ABOGADOS

El auditor debe efectuar indagaciones con los asesores legales de la entidad auditada y realizar otros procedimientos de auditoría para la obtención de información sobre posibles litigios, reclamos o gravámenes. El auditor debe planear los siguientes procedimientos:. Efectuar averiguaciones con la administración con referencia a las políticas y

procedimientos utilizados para identificar, evaluar y contabilizar los litigios, reclamos y gravámenes.

. Obtener una descripción y evaluación de tales materias existentes a la fecha de los estados financieros y durante la fecha de respuesta de la gerencia (que deberá ser cercana al final del trabajo de campo).

. Obtener evidencia en relación a los abogados empleados por la entidad y problemas tratados.

CARTA DE REPRESENTACIÓN DE LA GERENCIA

Conforme lo indica la NAGU 3.70, la carta de representación es el documento por el cual el titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo. Durante la auditoría del primer año, el auditor puede desear discutir estas representaciones con la administración para identificar y resolver cualesquier dificultad relacionada con la obtención de tales representaciones.

MEMORANDUM DE PLANEAMIENTO

El memorando de planeamiento resume las decisiones más significativas del proceso de planeamiento de la auditoría. La información que obtenga el auditor en la fase de planeamiento debe conservarse en el archivo permanente (NAGU 2.40). Generalmente, el archivo permanente contiene copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para otros exámenes.

El auditor debe documentar la información reunida para obtener una adecuada comprensión de la entidad. El memorándum de planeamiento incluye elementos importantes, tales como antecedentes de la entidad, tamaño y ubicación, organización, misión, resultados de auditorías anteriores y actuales, y aspectos contables y de auditoría. El auditor debe limitar la información que es necesaria para el memorándum



de planeamiento, exclusivamente a aquélla que es relevante para el planeamiento general de la auditoría.

Al concluir la recolección y estudio de la información el auditor debe documentar su trabajo mediante a) descripción de las actividades resumidas en los papeles de trabajo, sustentadas con la documentación obtenida de la entidad, como flujogramas sobre los procedimientos de las áreas más significativas, y b) emisión del memorándum de planeamiento.

El memorándum de planeamiento es elaborado como resultado del proceso de planeamiento de la auditoría, dentro del cual se resumen los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque y su alcance. Registra lo que debe hacerse, la razón por la cual se hace, dónde, cuándo y quién lo debe hacer.

ESTRUCTURA DEL MEMORANDUM DE PLANEAMIENTOEl memorándum de planeamiento tiene la siguiente estructura básica:

. Objetivos del examen, que son los resultados que se esperan alcanzar.

. Alcance del examen, que es el grado de extensión de las labores de auditoría que incluye áreas, aspectos y períodos a examinar.

. Descripción de las actividades de la entidad. . Normatividad aplicable a la entidad, especialmente relacionadas con las áreas

materia de evaluación.. Informes a emitir y fecha de entrega.. Identificación de áreas críticas definiendo el tipo de pruebas a aplicar.. Puntos de atención, situaciones importantes a tener en cuenta durante la

conducción del examen, incluyendo denuncias que se hubieran recibido.. Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de

auditoría. Asimismo, las tareas asignadas a cada uno, de acuerdo a su capacidad y experiencia.

. Funcionarios de la entidad a examinar.

. Presupuesto de tiempo por categorías, áreas y visitas. . Participación de otros profesionales y/o especialistas de acuerdo a las áreas

materia de evaluación. . Aspectos denunciados referidos a hechos de importancia relacionados con la entidad

a examinar.

La preparación del memorándum de planeamiento es responsabilidad del auditor encargado y del supervisor; la revisión y aprobación es responsabilidad de los niveles gerenciales competentes de la Contraloría General. En el caso de las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, el jefe del órgano de auditoría Interna aprueba el memorándum de planeamiento.

Programa de auditoría

PlaneamientoEl auditor debe desarrollar y documentar su programa de auditoría estableciendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para implementar el plan general de auditoría.



El programa de auditoría proporciona al auditor una lista detallada del trabajo a realizar y ofrece un registro permanente de las pruebas de auditoría llevadas a cabo, así como muestra qué personas ejecutaron las labores encomendadas. Asimismo, mediante referencia cruzada asegura que todos los aspectos significativos del sistema de control interno de la entidad han sido cubiertos, con el objeto de determinar si está funcionando de conformidad con lo establecido.

El programa de auditoría tiene diversos propósitos: a) identifica los procedimientos planeados de auditoría al nivel de detalle que se consideran apropiados para orientar con efectividad y eficiencia al equipo de auditoría; b) facilita la delegación, supervisión y revisión; c) coordina el desempeño de los procedimientos de auditoría planeados, y d) documenta la ejecución de los procedimientos de auditoría aplicados.

Usualmente el programa de auditoría incluye las evaluaciones del riesgo inherente y el riesgo de control en cuanto a que ocurran errores o irregularidades significativas las pruebas de control planeadas y los procedimientos sustantivos de auditoría, dentro de los cuales pueden identificarse los procedimientos analíticos y pruebas de detalle.

Una vez finalizada la elaboración de los papeles de trabajo, el auditor debe firmarlos en el apartado pertinente, como evidencia de la labor realizada.

APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

El memorándum de planeamiento es elaborado por el auditor encargado y el supervisor, debiendo ser aprobado por el nivel gerencial correspondiente antes del comienzo del trabajo de campo. Las modificaciones a las decisiones de planeamiento de auditoría deben documentarse y el nivel gerencial pertinente los aprueba. Tales cambios, si los hubiere, deben documentarse en el memorándum de conclusiones.El programa de auditoría debe ser aprobado por el supervisor antes del inicio del trabajo de campo. En caso que el programa de auditoría sufra modificaciones en el curso de la fase de ejecución, tales cambios deben ser aprobados por el supervisor. Generalmente, las modificaciones aprobadas se adicionan en el programa de auditoría en ejecución

PROGRAMA DE AUDITORíA

OBJETIVO

Verificar las consistencias del saldo en caja reflejado en el balance general; así como la consistencia de las transacciones efectuadas y registradas en el libro caja.

PROCEDIMIENTOSREF.P/T

HECHOPOR

FECHA DE TÉRMINO

HORASTOTALES

1. Aplique el cuestionario de control interno de caja, a fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa.



2. Prepare una cédula que muestre los saldos en caja y fondos fijos existentes a la fecha del examen.

3. Obtenga de la dirección la nómina de los funcionarios que bajo examen están facultados para autorizar desembolsos de caja y fondos fijos de caja chica.

4. Determine el monto de las cobranzas pendientes de depósito sumando: los recibos de ingresos emitidos en el día y las cobranzas anteriores, tomando nota del último número utilizado

5. Revise las cobranzas y los ingresos con asientos en el libro caja – bancos y registrados en los libros de contabilidad.

6. Verifique que los comprobantes de gastos de caja chica y FPPE sean posteriormente reembolsados, aprobados y con sello de pagado.

7. Determine la presentación adecuada de este rubro en el balance de comprobación bajo examen.

8. Revise la sección relativa de los controles internos y los procedimientos de los manejos de caja por la entidad.

9. Investigue los montos de los fondos de caja (incluyendo los fondos ajenos a la entidad bajo control del personal) y los ingresos no depositados.

10. Investigue los fondos sujetos a restricción.

11. Efectúe arqueos de todas las partidas en efectivo en poder de las personas que las tienen a su cuidado, incluyendo:

- Fondos de caja chica y de trabajo (FPPE)

- Fondos generales de caja

- Cobranzas no depositadas

- Sueldos no reclamados

- Cheques devueltos

- Fondos ajenos a la entidad

- Otros fondos en efectivo si lo hubiera

CUESTIONARIO DE CONTROL

Entidad:......................................................Fecha:....................



PREGUNTAS RESPUESTA REF.SI NO N/A P/T

1. ¿Cuenta la unidad de contabilidad con los siguientes documentos?1. ¿Manual de Organización y Funciones?

Indique la fecha de aprobación y el Nº de resolución?.....................................................................................

2. ¿Un flujo de actividades? 3. ¿Un plan de cuentas actualizado? 4. ¿Un manual de procedimientos contables?

2. ¿Los jefes responsables supervisan que los trabajadores bajo su dependencia tomen conocimiento de sus funciones y deberes asegurando su adecuado cumplimiento?

3. En la unidad de contabilidad independiente de las unidades de :1. ¿Adquisiciones? 2. ¿Almacenes? 3. ¿Rentas o Ingresos? 4. ¿Presupuesto? 5. ¿Cobranzas? 6. ¿Caja?

4. Se basa el Sistema Contable en:1. ¿Principios de contabilidad generalmente aceptados? 2. ¿Plan contable general? 3. ¿Plan contable gubernamental? 4. ¿Se cumple con el principio contable de simultaneidad y

paralelismo contable?

5. ¿El sistema contable prevé la obtención de costos por actividades o servicios prestados?1. ¿Se basa el sistema contable en las normas generales del sistema

de contabilidad? 2. ¿La entidad registra a sus operaciones aplicando la contabilidad

financiera y contabilidad presupuestal?

6. La unidad de contabilidad de la principal centraliza toda la información contable?1. Las Oficinas perisfericas o sucursales remiten oportunamente a la

principal la información contable?

7. Existe una adecuada separación de funciones entre los Auxiliares de Contabilidad, que asegure que una operación o transacción completa no recaiga en una sola operación?

8. ¿Se cumple en todas las transacciones formularios prenumerales?1. ¿Recepciona copia la unidad de contabilidad?

9. La unidad de contabilidad de la entidad está a cargo de un contador público colegiado?

10. Se formula estados de:1. Situación Financiera (Balance General) (F-1) 2. Situación Económica (Estado de Gestión) (F-2) 3. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto (F-3) 4. Estado de Flujos de Efectivo (F-4) 5. Balance de Ejecución de Ingresos y Gastos (AP1) 6. Estado de origen y aplicación de fondos (AP2)

11.¿Se emite oportunamente tales estados, de acuerdo a la normas y/o directivas? (según sea el caso).1. Indicar a qué periodos corresponden los últimos estados emitidos:

a) ...................................................................................b) ...................................................................................



2. Indicar la fecha de aprobación de tales estados y precisar el nivel que autoriza. a) ...................................................................................b) ...................................................................................

3. Se elaboran informes de movimiento 12. Se remiten dichos estados a los organismos o entidades en los plazos

establecidos en la legislación, norma y/o directiva (según sea el caso).

13. ¿Son analizados o interpretados los estados financieros en la unidad de contabilidad?

14. ¿En la información económica (estado de gestión), es posible distinguir los ingresos y gastos de operación de los que no son de esta naturaleza?

15. Reciben oportunamente los funcionarios responsables de la administración los estados financieros y presupuestales para la toma de decisiones.1. Indicar a qué periodo corresponde los últimos estados recibidos2. Indicar las fechas de remisión

16. Registros de Contabilidad:1. ¿Están debidamente legalizados ante autoridades competentes

los libros principales? 2. ¿Están autorizados por el director general de Administración o

quien haga sus veces los libros y registros auxiliares? 3. ¿Están al día los libros principales? 4. ¿Están al día los registros principales?

17.¿Están los asientos de Contabilidad debidamente sustentados por documentos originales?1. ¿Se utilizan formularios prenumerados? 2. ¿Son firmados por el contador general?

18.¿Están archivados en orden lógico los documentos sustentatorios?1. ¿De los ingresos? 2. ¿De los egresos? 3. ¿De los compromisos diarios? 4. ¿Son de fácil acceso?5. ¿Facilita las labores de auditoría?

19. Son los mayores auxiliares conciliados mensualmente con la cuenta control?1. Indique el mes al que corresponde al última conciliación 2. ¿Se ajustan las diferencias?3. ¿Están los asientos de ajustes de contabilidad debidamente

autorizados, además del contador general, por los funcionarios competentes?

20.¿Se preparan los anexos demostrativos de los saldos del mayor general?

21.Incluye el balance general todo el activo, pasivo y patrimonio de la Entidad?

22. Son debidamente registrados los diversos valores recibidos en garantía?

23.Se lleva un registro y/o control de los préstamos otorgados a funcionarios y empleados de la entidad?1. ¿Está al día? 2. Indique la fecha del último registro

24. Potencial humano1. ¿Tiene el área de contabilidad la cantidad de personal suficiente

para cumplir sus actividades? 2. ¿Tiene el área de contabilidad cubierto el CAP autorizado? 3. ¿El personal que labora en la unidad contable tiene formación



universitaria? 4. ¿El personal que labora en la unidad contable ha sido capacitado

en relación al sistema contable que se aplica en la entidad? 25. Recursos materiales:

1. Son atendidos oportunamente los requisitos de material y equipos que formula la Unidad Contable para el cumplimiento de sus actividades?

2. ¿El equipo de cómputo es suficiente para atender las necesidades de la unidad contable?

3. ¿Las computadoras y los equipos adicionales están en buen estado de funcionamiento?

Observaciones

Preparado por: FECHA Fallas que afectan al alcance del examen

Revisado por: FECHA Cédula Nº

6. FASE DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA, ESTADOS FINANCIEROS A EXAMINAR.

Aspectos generales

Durante esta fase el auditor reúne la evidencia para informar sobre los estados financieros de la entidad, las aseveraciones de la administración relacionadas con la efectividad de los controles internos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que tienen incidencia en la presentación de los estados financieros. Las pruebas a realizar son:

- Prueba de controles: son efectuadas para obtener seguridad de control, mediante la confirmación de que los controles han operado efectivamente durante el período examinado.

- Pruebas de controles de cumplimiento: son realizadas para obtener evidencia y sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

- Pruebas sustantivas: son realizadas para obtener evidencia de auditoría, con respecto a si las aseveraciones de los estados financieros carecen de errores significativos. Dentro de ellas, se aplican las pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos sustantivos.

En el desarrollo de la auditoría financiera el auditor obtiene evidencia sobre si los estados financieros carecen de errores significativos, para lo cual considera las leyes y reglamentos aplicables. En caso de evidenciarse situaciones que denotan la existencia de actos ilegales, de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental emitidas por



la Contraloría General de la República, el auditor debe emitir un informe especial, sin perjuicio de continuar con su examen.

Durante la fase de ejecución el auditor lleva a cabo las siguientes actividades:. Considera la naturaleza y alcance de las pruebas. Diseña pruebas efectivas y eficientes.. Realiza las pruebas.. Identifica los errores o irregularidades de importancia relativa y las debilidades en la estructura de control interno ( hallazgos de auditoría).. Evalúa los resultados.


FASE: EJECUCIÓN

Evidencias y procedimientos de auditoría

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan


APLICACIÓN DE PRUEBAS DE CONTROLES

APLICACIÓN DE PRUEBAS SUSTANTIVAS

EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LAS PRUEBAS

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS


fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría. . Se denomina evidencia de auditoría a la información que obtiene el auditor para

extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinión. La evidencia de auditoría comprende los documentos fuente (originales) y los registros contables que soportan los estados financieros y la información que proviene de otras fuentes. La evidencia de auditoría se obtiene mediante la apropiada combinación de pruebas de controles y procedimientos sustantivos. Esta sección tiene los contenidos siguientes:

. Tipos de evidencia . Atributos de la evidencia . Procedimientos de auditoría

Tipos de evidenciaLa evidencia de auditoría puede clasificarse en los tipos siguientes: . Evidencia física. . Evidencia documental. . Evidencia testimonial. . Evidencia analítica.

Evidencia física. Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificación de saldos de activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuación del activo.Evidencia documental. Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos de directorio. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. La forma más común de evidencia consiste en clasificar los documentos en:. Externos: aquéllos que se originan fuera de la entidad.. Internos: aquéllos que se originan dentro de la entidad.Evidencia testimonial. Es la información obtenida de terceros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas. Evidencia analítica. Se obtiene al analizar o verificar la información. Esta evidencia proporciona una base de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida específica de un estado financiero.La confiabilidad de evidencia analítica depende en gran parte de la importancia de la información comparable.

Atributos de la evidenciaLa realización de procedimientos de auditoría es la principal actividad en la ejecución de un examen. Estos se efectúan con el objeto de obtener evidencia que permita al auditor formarse una opinión sobre los estados financieros. La características de la evidencia de auditoría son:. Suficiencia: es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refiere al

alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.. Competencia: es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su

aplicabilidad respecto a una aseveración en particular y su confiabilidad.. Relevancia (pertinencia): se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su

uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante



si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.

La calidad de la evidencia de auditoría está referida a la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría a ejecutarse. El considerar la naturaleza de los procedimientos de auditoría puede ser útil para el auditor considerar que: . La evidencia de auditoría obtenida de fuentes externas es más confiable que la

proveniente de fuentes internas. . La evidencia de auditoría que se obtenga de terceros no relacionados o creada

por ellos es más convincente que aquella que es obtenida de entes relacionados. . La evidencia de auditoría que se obtenga dentro de la entidad es más

convincente cuando el control interno es efectivo. . La evidencia de auditoría que se obtenga directamente mediante comparación,

inspección, observación o examen físico es más convincente que aquélla que es obtenida indirectamente mediante indagaciones con otros.

. La evidencia de auditoría que se obtenga de varias fuentes que sugieran la misma conclusión es más convincente que aquélla conseguida de una sola fuente.

. La evidencia de auditoría bajo la forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que bajo la forma de declaraciones orales.

Generalmente, el auditor necesita apoyarse en evidencias que son más persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes o distinta naturaleza para sustentar una misma aseveración. El auditor no examina, por lo general, toda información disponible, pues es posible establecer conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un tipo de transacción mediante el uso del criterio o procedimientos de muestreo estadístico.

Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el auditor puede considerar los siguientes factores: . La evaluación del auditor sobre la naturaleza y nivel del riesgo inherente, en

relación con los estados financieros y los saldos de cuenta o tipos de transacciones.

. La naturaleza de los sistemas de contabilidad y control interno y la evaluación del riesgo de control y sus aspectos de diseño y funcionamiento.

. La materialidad de la partida que examina. . La fuente y confiabilidad de la información disponible.

La evidencia de auditoría es más persuasiva cuando consiste en elementos de evidencia que provienen de diferentes fuentes o son de distinta naturaleza, pero guardan coherencia entre ellas. En estas circunstancias, el auditor puede obtener un grado mayor de confiabilidad que considerando individualmente tales elementos de evidencia. En un sentido contrario, cuando la evidencia obtenida de una fuente es incongruente con la obtenida de otra, el auditor debe determinar qué procedimientos adicionales son necesarios para resolver dicha situación.

El auditor obtiene evidencia de auditoría por uno o más de los siguientes procedimientos de auditoría: inspección, observación, indagación, confirmación, cálculo y procedimientos analíticos. La oportunidad de estos procedimientos depende, en parte, de los períodos en que la evidencia buscada se encuentre disponible.Procedimientos de auditoríaLos procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en el desarrollo de una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:



. Pruebas de control. . Procedimientos analíticos. . Pruebas sustantivas de detalle.

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y pruebas que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas más utilizadas al realizar pruebas de transacciones y saldos son: . Técnicas de verificación ocular. . Técnicas de verificación oral. . Técnicas de verificación escrita. . Técnicas de verificación documental. . Técnicas de verificación física.

Técnicas de verificación ocular

Comparación. Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Observación. Es el examen ocular realizado para cerciorarse cómo se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, cómo el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

Indagación. Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor comprende una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sí pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión cuando se examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por sí solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

Las Entrevistas. Pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada.

Las Encuestas. Pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe



ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.

Técnicas de verificación escrita

Analizar. Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.

Confirmación. Es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada (terceros) información de interés que sólo ella puede suministrar.

Tabulación. Es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una fecha determinada.

Conciliación. Implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades respecto de una misma operación o actividad con el objeto de establecer su concordancia entre sí y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados.

Técnicas de verificación documental

Comprobación. Técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.

Computación. Es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.

Rastreo. Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensión de la estructura de control interno, se seleccionan determinadas operaciones relativas a cada partida o grupo para darles seguimiento desde el inicio hasta el final dentro de



sus procesos normales de ejecución, para con esto asegurarse de su regularidad y corrección. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta, y b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.

Revisión selectiva. Consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.

Técnicas de verificación física

Inspección. Es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente se acostumbra calificarla como una técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación, comparación, rastreo, tabulación y comprobación.

Pruebas de controles

Se denominan pruebas de controles a los procedimientos de auditoría que realizan los auditores para obtener seguridad de control mediante la confirmación de que los controles en que confiamos han operado efectiva y continuamente durante todo el período concerniente a la auditoría.

PROPÓSITOLas pruebas de controles deben proporcionar suficiente evidencia que permita concluir que los controles en que tiene que confiarse han estado operando en forma efectiva y continua durante el ejercicio. Para asegurarse que los procedimientos de control vienen cumpliéndose, la administración efectúa actividades de monitoreo, debido a lo cual las pruebas de controles deben considerar tanto pruebas sobre las actividades de monitoreo, como pruebas de procedimientos de control específicos.

Para cada objetivo de control el auditor debe: . Identificar los procedimientos de control importantes, . Ejecutar pruebas para asegurar el funcionamiento de los controles, . Documentar los controles a ser probados. . Determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de controles.

Para los controles sobre evaluación del desempeño reportado internamente a la administración, el auditor no necesita probar los controles, pero sí debe identificar aquéllos que están orientados al logro de los objetivos con el fin de estar satisfecho de que fueron puestos en operación.

IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES IMPORTANTESPara cada objetivo de control el auditor debe identificar los controles, o la combinación de ellos, que tenga posibilidades de: a) lograr los objetivos de control y b) optimizar la eficiencia de las pruebas de control. Al hacerlo, el auditor debe tomar en cuenta el alcance de cualquier riesgo inherente (las aseveraciones tienen un alto



riesgo inherente que requiere controles más fuertes o extensos para prevenir o detectar errores) y debilidades en el ambiente de control.

Las debilidades en el ambiente de control pueden ser consecuencia de controles ineficientes. De ser así, el auditor debe identificar y probar los controles específicos, pero el alcance de tal prueba debe estar limitado, incluyendo aquéllas relativas al ambiente SIC.El auditor únicamente debe probar los controles que son necesarios para lograr su objetivo. Por ejemplo, la entidad puede tener varios controles que son efectivos para alcanzar un objetivo. En tal caso, el auditor selecciona y prueba el control que sea más eficiente, considerando factores como:

a) La extensión o grado en el que un control logra varios objetivos de control y, de tal modo reduce el número de errores que no necesitarían probarse.

b) El tiempo que será requerido para probar el control.

Para aquellos casos en que el auditor determine que existen controles efectivos o tienen probabilidad de existir, el auditor debe probar los procedimientos de control seleccionados.

El auditor puede elegir no renunciar a las pruebas de controles solamente porque es más eficiente ampliar los procedimientos sustantivos de auditoría. Si el auditor determina que los controles seleccionados para probar son ineficientes en su diseño u operación, descontinuará la prueba de controles e informará sobre las debilidades resultantes, por cuyo motivo necesitará ejecutar procedimientos sustantivos para soportar tal conclusión.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LAS PRUEBAS

Si probamos un procedimiento de control que tiene por característica atenuar un riesgo identificado y concluimos que éste es efectivo, entonces deben realizarse pruebas sustantivas limitadas. En cambio, si probamos un procedimiento de control de la misma clasificación y concluimos en que no es efectivo, entonces al no confiarse en tal control deben realizarse pruebas sustantivas detalladas. Si fuera posible identificar un procedimiento de control alternativo que atenúe el riesgo identificado, puede ser más conveniente utilizarlo que efectuar pruebas sustantivas detalladas.

Si al probar los controles que tienen relación con la confiabilidad de los sistemas de contabilidad concluimos que son efectivos, debemos realizar pruebas sustantivas limitadas. Si probamos esos controles y se concluye que uno o más de ellos no son efectivos, deben considerarse los aspectos siguientes:. Identificar y probar controles alternativos que se dirijan al error potencial.. Considerar si la debilidad en el control indica que el sistema de contabilidad no es confiable y, por lo tanto, ha sido identificado un riesgo específico.

Al terminar las pruebas de controles el auditor debe documentarlas con la evidencia que obtenga, los resultados de las pruebas realizadas y las conclusiones preliminares.

PRUEBAS DE CONTROLES DE CUMPLIMIENTO

En la ejecución de la auditoría gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables cuando sea necesario para los objetivos de la auditoría.



Las disposiciones legales o reglamentarias de carácter presupuestal y la evaluación de la efectividad de controles de cumplimiento afectan la naturaleza y alcance de la prueba de cumplimiento. En este contexto, las pruebas de cumplimiento que deben realizarse son:

Transacciones realizadas en base a disposiciones legales

Para probar las transacciones ejecutadas de acuerdo a disposiciones legales, el auditor utiliza el muestreo representativo para seleccionar transacciones específicas relacionadas con la prueba de cumplimiento. La selección de las transacciones a probar puede ser combinada con las pruebas de información financiera, operaciones o controles de cumplimiento y/o con pruebas sustantivas, como sea apropiado. Si la selección es solamente para la prueba de cumplimiento, el auditor utilizará la muestra de atributos aleatorio.

Verificación de las disposiciones legales más importantes

Usualmente, los controles de cumplimiento efectivos deben proveer la seguridad razonable de que la información es precisa y completa. Si los controles de cumplimiento no suministran tal certeza razonable, el auditor evaluará la información directamente para su existencia e integridad.

Las pruebas pueden ser de muestreo o no muestreo en su naturaleza y generalmente deben diseñarse para detectar errores que excedan el 5% de la cantidad total de la información. Dichas pruebas pueden ser descontinuadas si los errores significativos observados evitarían su cumplimiento. La prueba de cumplimiento es la comparación de la información con cualquier restricción existente en la disposición legal pertinente.

Si las disposiciones legales relativas al presupuesto son consideradas relevantes, el auditor examinará la información para determinar los errores en la información sobre la ejecución del presupuesto de acuerdo a lo siguiente:

Validación:las cantidades registradas no son válidas.Integridad: no todas las cantidades son registradas.Cierre de libros: las obligaciones y desembolsos no son registrados en el período adecuado.Registro: las obligaciones y desembolsos no son registrados en las cantidadesapropiadas.Clasificación: los desembolsos y obligaciones no son registrados en la cuentaapropiada por programa y, de ser aplicable, incluyendo la asignación apropiada.Sumarización: las transacciones no son adecuadamente resumidas en los respectivos totales de cuentas.

Los procedimientos de auditoría para probar la información sobre la ejecución del presupuesto deben diseñarse para detectar errores empleando una prueba de materialidad calculada en base a un porcentaje del presupuesto total.

Muestreo de auditoría en pruebas de controles

Normas Internacionales de Auditoría Sección 530 "Muestreo de auditoría"Al hacer uso de un método de muestreo estadístico o no estadístico el auditor debe diseñar y seleccionar una muestra, aplicar en ella sus procedimientos y evaluar los



resultados a fin de proporcionar evidencia suficiente y competente. Al diseñar una muestra de auditoría, el auditor tendrá en consideración los objetivos específicos del examen, la población de la cual desea obtener la muestra y el tamaño de ella.

La tercera norma de auditoría sobre trabajo de campo requiere que el auditor reúna suficiente evidencia material como base para la formulación de una opinión sobre los estados financieros. Como el examen de la documentación de cada transacción implica un costo por el uso del tiempo, el auditor puede obtener evidencia suficiente y competente utilizando procedimientos y técnicas de muestreo. Sin embargo, existen otras razones ajenas al muestreo por las cuales el auditor examina una menor cantidad de partidas de una población, siendo éstas: . El buen conocimiento de las operaciones. . La comprensión de la estructura de control interno de la entidad.

DEFINICIÓN DE MUESTREO DE AUDITORÍASe denomina muestreo de auditoría a la aplicación de un procedimiento a menos del cien por ciento de las partidas incluidas en un saldo de una cuenta o clase de transacciones con el fin de obtener y evaluar evidencias sobre alguna característica de las partidas seleccionadas y extraer conclusiones sobre el conjunto de las partidas de dicho saldo o clase de transacciones. El muestreo en auditoría puede ser aplicable. tanto a las pruebas de controles como a las pruebas sustantivas. El muestreo puede aplicarse sobre una base estadística o no estadística, siendo sus ventajas: . Facilita el diseño de una muestra eficiente. . Calcula la cantidad suficiente del material de evidencia. . Facilita la evaluación de los resultados de la muestra. . Permite la cuantificación del riesgo de muestreo.

RIESGO DE MUESTREOEl riesgo de muestreo se refiere a la posibilidad de que una muestra debidamente extraída pueda no ser representativa del universo. En consecuencia, la conclusión del auditor respecto a los controles internos o saldos de transacciones determinados con base a la muestra podría ser diferente de la conclusión que pudiera surgir del examen de todo el universo. Al realizar las pruebas pueden presentarse los siguientes tipos de riesgo de muestreo:

. Pruebas de controles: la muestra respalda el riesgo de control planeado por el auditor cuando la tasa real de desviación no justifica tal evaluación (riesgo de sobreestimar) la muestra no respalda el riesgo de control planeado, cuando la tasa real de desviación justifica tal evaluación (riesgo de subestimar).

. Pruebas sustantivas: la muestra respalda la conclusión de que el saldo registrado de la cuenta no esté significativamente equivocado, cuando en realidad si lo esta (Riesgo de aceptación incorrecta) la muestra respalda la conclusión de que el saldo registrado de la cuenta no esté significativamente equivocado, cuando en realidad no es así.

El riesgo por no muestrear está referido a la parte del riesgo de auditoría que no se origina por examinar sólo una porción de los datos. Este riesgo se origina por errores humanos, como por ejemplo no reconocer errores en la documentación de una muestra, aplicación de procedimientos inapropiados con el objetivo de auditoría o, simplemente, malinterpretar los resultados de una muestra.

Papeles de trabajo



El auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.

Los asuntos que ocurren durante una auditoría deben documentarse en papeles de trabajo, puesto que ayudan al auditor a cumplir con su labor. Los siguientes aspectos de la auditoría deben ser debidamente documentados en papeles de trabajo: . Planeamiento . Comprensión del sistema de control interno y evaluación de riesgos . Procedimientos de auditoría realizados y evidencias obtenidas . Conclusiones obtenidasLos papeles de trabajo debe ser completos y exactos con el objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones, a fin de demostrar la naturaleza y alcance del trabajo realizado. La concisión es importante pero no debe sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel. Los papeles de trabajo igualmente, deben ser claros, comprensibles, detallados, legibles y ordenados (ver NAGU 3.30). Los papeles de trabajo no deben incluir asuntos ajenos al examen o irrelevantes.

Los papeles de trabajo tienen como objetivos: . Proveer un registro adecuado de que los auditores gubernamentales han

cumplido las normas de auditoría generalmente aceptadas, normas internacionales de auditoría y normas de auditoría gubernamental.

. Proveer un registro de los principales aspectos de la auditoría y de la evidencia obtenida para formar la opinión del auditor.

. Asistir en el proceso de planeación y supervisión de la auditoría. . Asistir a la supervisión en la comprensión del trabajo realizado.

Los requisitos básicos que deben reunir los papeles de trabajo son: . Nombre de la entidad auditada . Descripción del tipo de examen practicado . Codificación del papel de trabajo . Iniciales del personal que los preparó . Fecha de elaboración del papel de trabajo

NAGU 2.40 Archivo permanentePara cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente.

Los archivos de papeles de trabajo en una auditoría financiera son los siguientes: Ref. Archivo P Archivo permanente. L Archivo de planeamiento. F Archivo corriente auditoría financiera. E Archivo corriente examen especial. CO Archivo de comunicación de hallazgos de auditoría. R Archivo resumen de auditoría. C Archivo de correspondencia. O Archivo opcional. P Archivo varios.Archivos permanentesLos archivos permanentes tienen por objetivo mantener la disponibilidad de la información de importancia, sin necesidad de reproducirla cada año. Este archivo debe implementarse por cada entidad comprendida en el ámbito de competencia del



Sistema Nacional de Control, el cual está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés. El contenido de los archivos debe revisarse anualmente para asegurarse que esté completo y contenga la información actual. Estos archivos deben arreglarse en forma ordenada con índices apropiados y mantener la información siguiente:

Código contenido del archivo permanente

P1 Información sobre los antecedentes y organización de la entidad auditada . Estructura orgánica de la entidad. . Reglamento de organización y funciones. . Manuales de organización y funciones de las áreas clave. . Manual de procedimientos aprobado.P2 ³ Extractos o copias de acuerdos importantes y otros documentos legales importantes . Leyes de creación, modificatorias y otros documentos relacionados. . Estatuto social. . Plan operativo institucional. . Presupuesto autorizado. . Memoria institucional. . Acuerdos de directorio o decisiones importantes adoptadas por la alta dirección. . Resoluciones y directivas emitidas por la entidad. . Donaciones.P3 Extractos sobre el sistema de contabilidad . Registro de quien mantiene y procesa los asientos contables. . Empleados clave autorizados para firmar y aprobar las operaciones. . Políticas contables vigentes en la entidad. . Flujogramas de las principales actividades de la entidad. . Estados financieros.P4 Documentos de auditoría externa . Informe de auditoría. , Plan anual de auditoría. . Informe de evaluación del plan de auditoría. . Denuncias.

Los archivos corrientesDan respaldo a la opinión del auditor. Generalmente, incluyen la documentación sobre la manera como el auditor comprende el sistema de control interno de la entidad, los procedimientos de auditoría realizados y las evidencias que se han obtenido durante la fase de planeamiento y trabajo de campo. Este archivo contiene las cédulas matrices y submatrices elaboradas por el auditor en base al balance de comprobación y los estados financieros a la fecha del período examinado. Este archivo se codifica con la letra F, habiéndose establecido la codificación alfanumérica secuencial para las diversas cédulas indicadas en el reverso de la tapa del correspondiente archivo. Tales archivos están conformados por el archivo de planeamiento, archivo corriente, archivo resumen, archivo de comunicación de hallazgos de auditoría y archivo de correspondencia.

Código Contenido de archivo corriente

F1 Balance de comprobación y asientos de reclasificación y ajuste. Estados financieros.



Saldos de caja-banco y equivalentes de efectivo. Valores negociables. Existencias. Gastos pagados por adelantado. Inversiones en valores. Inmuebles, maquinaria y equipo. Bienes agropecuarios. Bienes culturales Infraestructura física. Otros activos. Proveedores. Tributos por pagar. Otras cuentas por pagar. Provisión para beneficios sociales. Deudas a largo plazo. Ingresos y costos diferidos. Patrimonio. Estado de gestión. Cuentas de orden. Cuentas presupuestarias.

Archivo de planeamientoEl archivo de planeamiento incluye la documentación relacionada con el proceso de planeamiento de la auditoría financiera, sobre la cual se sustenta dicha etapa y el plan general de auditoría. Este archivo debe contener criterios y herramientas técnicas utilizadas para el planeamiento de la auditoría, así como información sobre la comprensión de las actividades y operaciones de la entidad por examinar. El archivo de planeamiento se codificará con la letra L, habiéndose establecido la codificación alfanumérica secuencial para las diversas cédulas indicadas en el reverso de la tapa de cada archivo. El siguiente índice puede utilizarse y adaptarse según las circunstancias:

Código Contenido de archivo de planeamiento

L1 Memorándum de planeamiento (plan general de auditoría).L2 Programa de auditoría.L3 Decisiones sobre el planeamiento: enfoque y análisis.L4 Registros de actividades para obtener información sobre la entidad por examinar.L5 Evaluación del riesgo de auditoría.L6 Criterios de materialidad.L7 Compensación de las actividades y operaciones de la entidad.

Archivo de comunicación de hallazgos de auditoría

En este archivo se incluyen los papeles de trabajo, documentos relacionados con la ejecución de la auditoría. Además, se incluyen los oficios remitidos por el equipo de auditoría respecto a los hallazgos de auditoría resultantes del trabajo realizado. Se codifica este documento con las siglas: OC. Igualmente, este archivo contiene los comentarios y aclaraciones presentadas por los funcionarios y servidores comprendidos en los hallazgos de auditoría. Estos documentos se codifican con la sigla: DR.



Archivo resumen de auditoría

Este archivo incluye los papeles de trabajo y documentos referidos a los temas claves o aspectos importantes ocurridos durante el curso de la auditoría. Este archivo se codifica con la letra R, habiéndose establecido la codificación alfanumérica correlativa para los diversos documentos indicados en el reverso de la tapa de cada archivo.

Código Contenido de archivo resumen de auditoría

R1 Puntos pendientes-superados.Copia del informe de auditoría.Memorándum de control interno.Resumen de acontecimientos significativos.Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditoría.Posteriores a la aprobación del plan general de auditoría.Carta de representación.Carta de abogados.Puntos de atenciónComentarios sobre eventos subsecuentes.Memorándum de conclusiones.Lista de verificación de conclusión de auditoría.Control del tiempo.Relación total de archivos utilizados.

Archivo de correspondencia

Este archivo incluye todos los documentos administrativos remitidos o recibidos por el equipo de auditoría durante el curso de la auditoría. El archivo de correspondencia se codifica con la letra C, habiéndose establecido la codificación alfanumérica para los diversos documentos: c.1 correspondencia remitida y, c.2 correspondencia recibida. Es conveniente preparar un índice de toda la documentación remitida y recibida, consignándose la referencia y el contenido en forma breve.

Cédulas de trabajo

Los papeles de trabajo incluyen las siguientes cédulas: . Cédula matriz: Presenta en forma global los montos que son objeto de examen,

a partir de la cual se generan las cédulas sumarias. Se referencian al documento fuente, que puede ser el balance general.

. Cédula sumaria: Son papeles de trabajo que desagregan la información proveniente de la cédula matriz.

. Cédulas analíticas: Son aquellas que desagregan cada cédula sumaria.

Marcas de auditoría

Son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditoría ejecutados. Toda cédula de trabajo debe servir a un propósito por lo tanto, debe contar con marcas del trabajo realizado. Las marcas de auditoría son de dos tipos: . Con significado uniforme: se emplean frecuentemente en la auditoría. . Con leyenda a criterio del auditor: se emplean describiendo su significado en la

cédula correspondiente.



Las reglas que deben observarse para la aplicación de las marcas de auditoría son: . Se escriben con lápiz o lapicero rojo. . El supervisor debe emplear un color distinto de lápiz o lapicero. . Se incluyen en la última cédula de cada rubro, indicando al lado derecho la

leyenda y marcas utilizadas.

Aplicación de TAAC -Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador

Cuando se planea la auditoría, el auditor debe considerar una combinación apropiada de técnicas de auditoría manuales y con ayuda del computador. La efectividad y los procedimientos de auditoría pueden ser mejorados mediante el uso de TAAC.

Muchos sistemas contables computarizados realizan tareas que no dejan evidencia visible y, en tales circunstancias, puede ser para el auditor impracticable realizar pruebas manuales. La carencia de evidencia visible puede ocurrir en diferentes etapas del procesamiento contable como por ejemplo: . Es posible que no existan documentos de ingreso cuando las órdenes de ventas

se trabajan en línea. . Los cálculos de intereses, pueden ser generados por programas de cómputo

sin autorización visible de transacciones individuales. . No se producen reportes de salida mediante el sistema.Las Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador-TAAC, están diseñadas para examinar los controles de procesamiento computarizado. El objetivo del auditor es estar en capacidad de confiar en tales controles en un cierto grado para reducir la extensión de procedimientos de auditoría sustantivos, necesarios para verificar la información procesada por el sistema.

Las Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC), son herramientas que permiten al auditor aumentar el alcance de la auditoría y su eficiencia con procedimientos de auditoría automatizados, que de otro modo habrían sido efectuados manualmente -por ejemplo, la selección de la muestra o las sumas o asientos de los saldos de cuenta. TAAC también puede ser empleada cuando no pueda obtenerse evidencia adecuada y suficiente, por ejemplo, al seleccionar transacciones que son mantenidas solamente en los registros del computador.

TAAC deben ser desarrolladas en situaciones donde existe interés por aumentar la eficiencia o efectividad de la auditoría. Los objetivos podrían ser:

a. Oportunidad para aplicar los métodos del muestreo. Las rutinas de auditoría de muestreo precodificado están disponibles y permiten a

los auditores implementarlos fácilmente. Estas rutinas ayudan a los auditores a determinar el tamaño adecuado de la muestra, a seleccionarlas y evaluarlas.

b. Verificación de la integridad de la población. Cuando se selecciona las muestras de poblaciones, es crítico para los auditores

asegurar que todas las partidas en la población hayan estado sujetas a selección. Los auditores pueden emplear las TAAC para agregarlas a todas las transacciones o saldos de cuenta en la población y conciliar el total con los registros de la entidad. Esto es muy difícil de hacerlo manualmente debido a los grandes volúmenes de las transacciones procesadas.

c. Aumento en la extensión de los procedimientos de auditoría. Los computadores pueden realizar cálculos a velocidades muy altas, haciendo



practicable probar poblaciones enteras y eliminar el riesgo de seleccionar una muestra no representativa.

d. Eliminación del trabajo tedioso. Muchos procedimientos de auditoría manuales requieren que los auditores realicen

cálculos tediosos. En algunos casos, es posible emplear las TAAC, para automatizar estos procedimientos, permitiendo a los auditores enfocar su trabajo en áreas que requieran su preocupación.

e. Reducción en el tiempo de la auditoría El tiempo necesario para desarrollar las TAAC puede variar de 25 a 500 horas. La

rutina de computación, generalmente, varía de 20 a 75 horas, dependiendo del número de cambios requerido.

f. Flexibilidad Utilizar las TAAC en computadores, permite a los auditores analizar las

transacciones contables en forma rápida, económica y eficiente, efectuar cálculos matemáticos, muestreos estadísticos y producir reportes financieros.

Las TAAC pueden ser clasificadas dentro de tres grupos: . Técnicas orientadas a los sistemas. . Técnicas orientadas a los datos. . Información y herramientas automatizadas.

Papeles de trabajo de TAAC

El auditor encargado debe revisar y completar toda la documentación TAAC y sus resultados. Debe prepararse un archivo de documentación por cada TAAC y actualizarlo cada vez que se ejecute. La documentación debe contener los objetivos de la auditoría, especificaciones del informe y otros papeles de trabajo relativos. El equipo de auditoría es responsable de asegurar que las TAAC se encuentren debidamente documentadas, de acuerdo con los procedimientos que para tal efecto emita la Contraloría General de la República. Puede ser conveniente mantener los papeles técnicos relacionados con el uso de las TAAC separados de otros papeles de trabajo de la auditoría.

Los papeles de trabajo deben contener suficiente documentación para describir la aplicación de la TAAC, como por ejemplo:

a) Planeamiento: . Objetivos de la TAAC. . La TAAC específica a ser usada. . Controles a ser ejecutados. . Personal, oportunidad y costo. b) Ejecución: . Preparación de la TAAC y prueba de procedimientos y controles. . Detalles de las pruebas efectuadas por la TAAC. . Detalles sobre ingreso, procesamiento y salida. . Información técnica importante acerca del sistema contable de la entidad.

c) Evidencia de auditoría: . Salida de información obtenida.



. Descripción del trabajo de auditoría realizado. . Conclusiones de auditoría.

Utilización de las TAACLas TAAC pueden emplearse en la realización de diversos procedimientos de auditoría incluyendo: . Pruebas de detalle de transacciones y de saldos -por ejemplo: probar todas (o

una muestra de) las transacciones de un archivo de cómputo. . Procedimientos de revisión analítica – por ejemplo: identificar fluctuaciones o

partidas inusuales. . Pruebas de cumplimiento de controles generales del ambiente SIC(Sistemas de

Información Computarizada), como por ejemplo: el uso de datos de pruebas para verificar los procedimientos de acceso a las bibliotecas de programas.

Técnicas orientadas a la InformaciónLas técnicas orientadas a la información están diseñadas para seleccionar las transacciones que los auditores pueden emplear para el cumplimiento y/o los controles internos de la prueba, ya sea manual o aplicación computarizada.

Un ejemplo de una técnica orientada a la información, diseñada para examinar un control del cumplimiento del procesamiento computarizado, es la selección de datos del registro principal que contiene condiciones de error, que deberían haber sido previstas por el programa de corrección por computadora y rutinas de validación.

La principal preocupación del auditor al emplear las técnicas orientadas a la información es verificar la integridad de la población. Esto se cumple normalmente utilizando una TAAC para computar un control total que pueda estar en contra de los registros de la entidad. Un ejemplo de dicho cálculo es la computación del saldo de cuentas por cobrar como parte de una muestra de confirmación de préstamos. El saldo de cuentas por cobrar computado por la TAAC estaría dispuesto en contra de los registros de la entidad para verificar la integridad de la población.

En algunos casos, el principal objetivo de una TAAC es calcular una población total. En estos casos, la TAAC debería incluir una selección de la muestra de los registros totalizados. Esto se hace para asegurar que los registros representen transacciones apropiadas.

Aplicación de la TAACLos principales pasos que debe seguir el auditor en aplicación TAAC son: . Establecer el objetivo de la aplicación de la TAAC. . Determinar el contenido y la accesibilidad de los archivos en la entidad. . Definir los tipos de transacciones a ser probadas. . Definir los procedimientos a ser realizados con la información. . Definir los requerimientos de salida. . Identificar al personal de auditoría y de cómputo que puede participar en el diseño

y aplicación de la TAAC. . Perfeccionar las estimaciones de los costos y beneficios. . Asegurar que el uso de la TAAC es apropiadamente controlado y documentado. . Ejecutar la aplicación de la TAAC. . Evaluar los resultados.

Control de aplicación de la TAAC



La utilización de una TAAC debe ser controlada por el auditor encargado, para asegurar razonablemente que los objetivos de auditoría y procedimientos específicos de la TAAC han sido alcanzados y que no ha sido manipulada por el personal de la entidad. Los procedimientos específicos necesarios para controlar el uso de una TAAC dependerá de su aplicación particular. Al establecer el control de auditoría, el auditor debe considerar la necesidad de: . Aprobar las especificaciones técnicas y efectuar una revisión del trabajo que

involucra el uso de la TAAC. . Revisar los controles generales SIC de la entidad que pueden contribuir a la

integridad de la TAAC. . Asegurar la integración apropiada de la información de salida dentro del proceso

de auditoría.

Desarrollo y comunicación de hallazgos de auditoríaDurante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente para su evaluación y consideración en el informe correspondiente.(Modificada por Resolución de Contraloría Nº 112-97-CG del 20.06.97).

Para realizar una auditoría eficiente y efectiva, el auditor debe obtener un apropiado entendimiento de la estructura de control interno de la entidad examinada. El grado de confianza que pueda tener el auditor sobre el sistema de control interno de una entidad depende de muchos factores, dentro de los cuales se incluye al ambiente de control, el diseño y operación del sistema de contabilidad y los procedimientos de control.

Durante el desarrollo de la auditoría financiera el auditor puede detectar asuntos importantes relativos a la estructura de control interno de la entidad que deberían ser informados. Tales asuntos se denominan "hallazgos de auditoría" aunque, generalmente, se les identifica como debilidades materiales o importantes, errores o irregularidades y también como condiciones reportables.

DEFINICIÓN DE HALLAZGO

Los hallazgos de auditoría en la auditoría financiera se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que, en su opinión, deben comunicarse a la entidad ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera confiable y consistente, en relación con las aseveraciones efectuadas por la administración en los estados financieros.

Los hallazgos de auditoría pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad o procedimientos de control. Los siguientes son ejemplos de asuntos que pueden considerarse como hallazgos:

DEFICIENCIAS EN EL DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

Estas pueden estar referidas a:



. Inadecuada segregación de funciones en relación con los objetivos de control establecidos.

. Ausencia de revisiones y aprobaciones apropiadas de transacciones, registros contables o informes.

. Inadecuados procedimientos para evaluar la aplicación correcta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

. Evidencia de errores en el sistema para suministrar información completa y correcta, debido a deficiencias en su diseño.

. Inadecuadas normas internas para salvaguardar los activos de la entidad.

Errores o irregularidades en la operación de la estructura de control internoEstos pueden estar referidos específicamente a:. Errores en los controles identificados para prevenir o detectar omisiones en la

información contable.. Errores en el sistema para suministrar información completa, correcta y consistente,

de acuerdo con los objetivos de control de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de procedimientos de control interno;

. Errores en la protección de activos, de pérdidas, daños o sub-valuaciones.

. Errores intencionales, tanto de empleados como de la gerencia o, en la evidencia sustentatoria.

. Errores en la realización de tareas propias de la estructura de control interno;

. Errores consistentes en la omisión intencional en la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

. Incorrectas representaciones de la gerencia.

. Falta de entrenamiento y capacidad de los empleados o la gerencia para el cumplimiento de sus funciones.

. Manipulación, falsificación o alteración de los registros contables o documentación sustentatoria (irregularidades).

Una auditoría financiera no está diseñada para identificar todos los hallazgos posibles; sin embargo, una vez detectados deben ser comunicados a la entidad. Al efectuar la evaluación de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad, como son: su tamaño, complejidad, diversidad de actividades, estructura orgánica y otras características.

En la auditoría financiera realizada a una entidad pública, la responsabilidad del auditor se extiende más allá de aquéllas señaladas en las normas de auditoría generalmente aceptadas. El auditor debe emitir una opinión sobre las aseveraciones de la gerencia acerca de si los controles internos vigentes al final del período son suficientes en relación con los estados financieros y permiten alcanzar los siguientes objetivos: . Si los activos están protegidos contra pérdidas provenientes de adquisición, uso

o disposición no autorizada. . Si las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la normatividad legal

vigente que podrían tener un efecto directo e importante sobre los estados financieros.

. Si las transacciones están apropiadamente registradas, procesadas y sumarizadas para permitir la preparación de estados financieros confiables.

La evaluación del auditor sobre los controles internos de la entidad y los resultados de otros procedimientos de auditoría forman la base de la opinión del auditor respecto de las aseveraciones de la gerencia acerca de la efectividad de los controles internos. El auditor debe comunicar cualquier debilidad de control interno y considerar los efectos



de tales debilidades sobre los informes preparados o las autoevaluaciones practicadas por la propia entidad.

Si el auditor determina que una opinión puede ser expresada sobre la aseveración de la gerencia acerca de algunos o todos los objetivos de control, el tipo de opinión a emitirse dependerá si la aseveración de la gerencia acerca de la efectividad de los controles internos está razonablemente presentada y si están identificados los hallazgos de auditoría pertinentes.

En la auditoría financiera los hallazgos pueden clasificarse en el siguiente orden: a) Debilidades materiales. b) Situaciones que no son consideradas debilidades importantes (condiciones

reportables). c) Otras debilidades menos significativas.

Una debilidad material representa una situación que debe ser comunicada, en la cual el diseño u operación de uno o más elementos de la estructura de control interno no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de errores o irregularidades en montos que podrían ser importantes en relación a los estados financieros que están siendo examinados, que puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los empleados en el curso normal de sus tareas asignadas dentro del período.

Si existen o no debilidades materiales al final del período auditado, el auditor debe concluir que los controles de la entidad son inefectivos o efectivos. La existencia de una debilidad importante impide opinar en el sentido de que la estructura de control interno es efectiva en relación con sus objetivos. Si una debilidad material se relaciona sólo con un objetivo de control, el auditor debe determinar si los otros controles son efectivos en alcanzar el resto de objetivos.

Lo expuesto anteriormente no exime al auditor de la responsabilidad de informar a la entidad distintas situaciones y sugerencias con relación a las actividades que por su naturaleza van más allá que los asuntos propios de la estructura de control interno. Tales asuntos podrían estar referidos a la eficiencia operacional en algunas áreas administrativas o en otras partidas importantes de la entidad.

Las debilidades materiales identificadas en una auditoría financiera son consideradas como hallazgos. En la parte III de este manual se describen con mayor amplitud los elementos de un hallazgo de auditoría, cuya naturaleza y presentación es algo distinto de la estructura fijada para desarrollar un hallazgo en la auditoría financiera y que se muestra a continuación:

ELEMENTOS DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA . Condición: constituida por la situación actual o "lo que es" . Criterio:representado por la norma o la unidad de medida que se compara con

la condición o "lo que debe ser" . Causa: razón (o las razones) por la que ocurrió la condición. . Efecto: consecuencia o impacto posible pasado o futuro (cuando sea aplicable).

Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría financiera no siempre podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio profesional para decidir como informar determinada debilidad importante identificada en la estructura de control interno. La extensión mínima de



cada hallazgo de auditoría dependerá de como éste debe ser informado, aunque por lo menos el auditor debe identificar la condición, el criterio, la causa y el posible efecto (como naturaleza, no necesariamente el monto) a fin de permitir que los funcionarios responsables determinen el efecto y adopten la acción correctiva apropiada y oportuna.

REVISIÓN GENERAL DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, incluso aquéllos que pueden mantenerse exclusivamente por medios electrónicos, son revisados por el jefe de equipo de manera continua durante la auditoría y tan pronto como se culmine el trabajo de auditoría. El revisor de los papeles de trabajo debe considerar diversos aspectos, entre otros, si: . El trabajo se ha realizado de acuerdo con las políticas y normas de auditoría

gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. . Los objetivos de los procedimientos de auditoría fueron logrados y si las

conclusiones son coherentes con los resultados de la auditoría y respaldan la opinión del auditor sobre los estados financieros.

. Los papeles de trabajo de auditoría son pertinentes, documentan debidamente la evidencia obtenida y guardan coherencia internamente.

. Se identificaron los problemas durante la auditoría y fueron solucionados con conocimiento de los niveles superiores.

El propósito de llevar a cabo la revisión de los papeles de trabajo es llegar a la conclusión afirmativa de que éstos respaldan la opinión sobre los estados financieros y muestran que la auditoría cumple con los requisitos establecidos por la Contraloría General de la República. La revisión que efectúe el supervisor de los papeles de trabajo que el auditor encargado haya revisado previamente, puede estar limitada por la confianza que se tenga en este último. La revisión que efectúe el supervisor se documenta mediante la inscripción de sus iniciales en los papeles de trabajo, su firma en los programas de trabajo y memorándum de conclusiones.

EVALUANDO SI LOS ESTADOS FINANCIEROS CARECEN DE ERRORES O IRREGULARIDADES DE IMPORTANCIA RELATIVA

Si consideramos que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para formarse una opinión, evaluamos si los estados financieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa. Una conclusión en el sentido que los estados financieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa, soportada con evidencia suficiente, significa que el auditor está seguro de que el riesgo de que ocurran tales circunstancias en los estados financieros se ha reducido a un nivel bajo.

Si existieran diferencias de auditoría no ajustadas, el supervisor debe considerarlas en forma individual y en conjunto con el objeto de establecer sí éstas denotan la existencia de errores o irregularidades de importancia relativa en los estados financieros. Ello implica considerar. . Las circunstancias relacionadas con diferencias significativas no ajustadas de

auditoría y los aspectos cualitativos de éstas, incluso su efecto sobre la presentación y revelación en los estados financieros.

. Si en el período anterior existieron diferencias no ajustadas de auditoría y, si fuera así, su naturaleza y efecto en la presentación de los estados financieros del año actual.

. La posibilidad de que puedan existir errores e irregularidades que no fueron descubiertos en vista de la falta de precisión de los procedimientos de auditoría ejecutados.



Si el supervisor establece que las diferencias no ajustadas de auditoría indican la existencia de errores o irregularidades de importancia relativa en los estados financieros, debe disponer la realización de procedimientos adicionales de auditoría hasta quedar convencido de que los estados financieros de la entidad auditada carecen de errores e irregularidades de importancia, o que éstas realmente existen.

EVALUANDO LOS ASUNTOS RELATIVOS CON LA EMPRESA EN MARCHA

La presunción de empresa en marcha es definida de la siguiente forma:De no existir información que indique lo contrario, la entidad continua operando durante un período razonable en el futuro y no tiene la intención, ni tampoco la necesidad de liquidar ni reducir sustancialmente la magnitud de sus operaciones.

El auditor es responsable de evaluar si existe una duda sustancial sobre la capacidad de la entidad para continuar como empresa en marcha durante un período razonable, después de la fecha del balance general; se considera que es razonable un período de tiempo que no exceda de un año (aplicable para empresas estatales).

El auditor no es responsable de predecir las condiciones o eventos futuros. El hecho de que una entidad pueda dejar de existir como empresa en marcha con posterioridad al informe de auditoría se refiere a una duda sustancial, aun dentro de un año a partir de la fecha de los estados financieros, lo que no indica, de por sí, un desempeño inadecuado por parte del auditor. El hecho de no revelarse a una duda razonable en un informe de auditoría no se considera como que provea certeza con respecto a la capacidad de la entidad para continuar como empresa en marcha.

Los procedimientos de auditoría pueden incluir lo siguiente: discusiones con la gerencia, indagaciones, examen de documentos y consideración de los eventos después de la fecha del balance general con respecto a partidas que afecten la capacidad de la entidad para continuar como empresa en marcha.

EVALUANDO LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LAS REVELACIONES CORRESPONDIENTESEn concordancia con la evaluación de la evidencia de auditoría con relación a los objetivos de auditoría, deben leerse los estados financieros después de efectuar los correspondientes ajustes y considerar si: . Los estados financieros han sido elaborados de conformidad con principios de

contabilidad generalmente aceptados y políticas contables aceptables aplicadas consistentemente, o si las modificaciones se presentan razonablemente.

. Se ha revelado, clasificado y descrito la información apropiada, de acuerdo con principios políticas contables, así como fueron aplicadas las leyes y regulaciones pertinentes;

. La información financiera guarda coherencia con nuestros conocimientos sobre la entidad auditada.

Deben desarrollarse procedimientos analíticos para comparar las relaciones y tendencias observadas en los estados financieros con aquéllas que anticipamos. Los resultados de los procedimientos analíticos pueden orientarnos a recomendar cambios en la presentación, efectuar indagaciones adicionales o efectuar otros procedimientos de auditoría que podrían modificar nuestra opinión.



COMUNICACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA

La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso mediante el cual el auditor encargado hace conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada a fin de que en un plazo previamente fijado presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas para su evaluación oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad.

Los hallazgos de auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas como consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Tan pronto como sea desarrollado un hallazgo de auditoría, el auditor encargado debe comunicar a los funcionarios responsables de la entidad examinada con el objeto de: . Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados. . Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.

Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor encargado procederá a formular los hallazgos de auditoría. En base a ellos, cursará los respectivos oficios de comunicación teniendo en consideración lo siguiente: a) reserva b)materialidad o importancia, c) hallazgos vinculados a la participación y competencia personal de su destinatario y d)recepción acreditada.

Plazos para la recepción de comentarios de la entidadEl plazo para la recepción de las aclaraciones o comentarios requiere ser establecido teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditoría, tales como: a) la naturaleza de la materia bajo análisis, b) el alcance del examen, y. c) si la persona a la que debe dirigirse la comunicación no labora en la entidad auditada, entre otros aspectos.

Para la presentación de las aclaraciones o comentarios, en el oficio de comunicación de los hallazgos de auditoría el auditor encargado indicará un plazo de respuesta de hasta cinco (5) días hábiles. Para las ampliaciones de plazo que soliciten los funcionarios debe considerarse los aspectos siguientes: . Procede su otorgamiento por una sola vez, siempre y cuando lo solicite la

persona receptora de la comunicación sustentadamente por escrito, antes del vencimiento del plazo.

. Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada, el auditor encargado, en coordinación con el supervisor y el nivel gerencial correspondiente, pueden otorgar una ampliación extraordinaria de diez (10) días útiles.

. Se entiende que la solicitud de prórroga ordinaria ha sido aceptada a su recepción, salvo denegación expresa, contándose el término en días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

. Los límites al plazo para la presentación de aclaraciones o comentarios no excederán de diez (10) o quince (15) días hábiles, respectivamente.

Comunicación de resultados a exfuncionariosCuando el equipo de auditoría haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicación, procederá a citarla mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada. La publicación debe ser efectuada por tres días hábiles consecutivos. Cuando la persona que debe recibir una comunicación se



encuentra en el extranjero, se procederá a efectuar la notificación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusión en el informe, pero que el auditor considera que pueden ser de interés para la entidad auditada, deben ser informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significación deben ser comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la corrección pertinente.

Entrevistas preliminares con funcionarios responsablesLa comunicación escrita sobre hallazgos de auditoría con funcionarios responsables de la entidad auditada es parte sustancial de los procedimientos de auditoría. La comunicación mediante oficio, incluyendo la información sobre los hallazgos de auditoría, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajos, especialmente en cuanto se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un número importante de hallazgos de auditoría para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad.

La discusión de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe debe dar como resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares sobre aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su preparación, de manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos previstos.

Conferencia final con la alta dirección de la entidad auditadaLa conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo de auditoría al término del trabajo para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada, en forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo. El propósito de esta conferencia final es informar a la alta dirección sobre los hallazgos de auditoría que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables de las situaciones identificadas.La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, cual es el informe de auditoría.

MEMORÁNDUM DE CONCLUSIONES

Los hallazgos de auditoría deben documentarse en el memorándum de conclusiones. Este documento reúne los aspectos más significativos de la auditoría. Es una buena práctica iniciar la preparación del memorándum de conclusiones al desarrollarse las primeras decisiones, debido a lo cual al concluir la auditoría estará terminado.

El memorándum de conclusiones es un documento interno que describe los asuntos siguientes: . La confirmación de que los papeles de trabajo fueron revisados.



. Las conclusiones con respecto a si los estados financieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa.

. El tratamiento y solución de asuntos contables y de auditoría que sean significativos y extraordinarios.

. La discusión de los hallazgos de auditoría con relación a los objetivos de la auditoría.

. Las conclusiones sobre si la evidencia de auditoría obtenida es suficiente y apropiada para formarse una opinión de auditoría.

. Una evaluación de la presentación de los estados financieros.

El memorándum de conclusiones también debe revelar si las responsabilidades de todos los miembros del equipo de auditoría se han cumplido. Asimismo, es necesario incluir una conclusión con relación a lo adecuado de los papeles de trabajo para sustentar el informe de auditoría sobre los estados financieros y, su adherencia a las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General. Este documento debe ser firmado por el supervisor y el jefe de equipo, y fechado antes de la emisión del informe de auditoría.

Antes de retirarse de la entidad examinada el auditor debe asegurarse de que ha cumplido todos los aspectos procedimentales prescritos por la normatividad vigente. Entre ellos, deberá prestar especial atención a la obtención de la "carta de representación" y asegurarse de que los archivos de papeles de trabajo de la auditoría estén completos.

El retiro del equipo de auditoría de la entidad debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dará por terminado el trabajo. El término de la auditoría debe darse a conocer por escrito.

7. FASE DE ELABORACIÓN DE INFORMES DE AUDITORÍA DE ACUERDO A LAS NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL.

Aspectos generalesEl proceso de auditoría financiera tal como se ha considerado en este manual comprende su desarrollo en tres fases. La primera es la fase de planeamiento, donde se define la estrategia de auditoría a seguir y luego de completar diversas tareas propias de este proceso se formula el memorándum de planeamiento y los programas de auditoría a aplicar en la fase siguiente. La fase de ejecución está referida al momento en que se ejecutan los programas de auditoría (o pruebas para obtener evidencia de auditoría). La tercera fase se denomina Informe de auditoría y está referida a la finalización o conclusión del trabajo, donde se realizan las tareas orientadas a reunir las evidencias de auditoría para sustentar la opinión sobre los estados financieros de la entidad objeto de examen.

El auditor debe formar su opinión sobre los estados financieros cuando haya ejecutado los pasos siguientes: . Evaluación de los resultados de todas las pruebas aplicadas. . Aplicación de procedimientos analíticos generales. . Revisión de eventos subsecuentes. . Revisión de las aseveraciones erróneas. . Evaluación de la carta de los abogados de la entidad. . Obtención de la carta de representación. . Elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre control interno financiero.



Las secciones siguientes contienen lineamientos para asistir al auditor en la preparación del informe y dictamen de auditoría sobre los estados financieros de la entidad, así como también respecto de otros procedimientos que deben ser ejecutados por el auditor (ver gráfico 6).


FASE: INFORME

Procedimientos analíticos al final de la auditoría

Propósito de los procedimientos analíticosAl finalizar la auditoría o cerca de su terminación, el auditor puede ejecutar procedimientos analíticos a fin de evaluar si los estados financieros tomados en su conjunto son congruentes con el conocimiento obtenido de la entidad bajo examen.


REVISIÓN DE EVENTOS SUBSECUENTES

OBTENCIÓN DE CARTA DE REPRESENTACIÓN

DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

INFORME SOBRE ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

DICTAMEN SOBRE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA

RECOMENDACIONES SOBRE EL CONTROL INTERNO FINANCIERO EN LA ENTIDAD


Estos procedimientos no están diseñados para proporcionar seguridad sustantiva acerca de cuentas específicas o errores potenciales; por lo tanto, no se necesita llevarlos a cabo al mismo nivel de detalle que cuando ejecutamos procedimientos analíticos sustantivos.

Estos procedimientos tienen los propósitos siguientes: . Determinar sI se ha obtenido un entendimiento adecuado sobre todas las

fluctuaciones y relaciones en los estados financieros mediante otros procedimientos de auditoría.

. Determinar si otra evidencia de auditoría es consistente con las explicaciones obtenidas por las diferencias significativas documentadas durante la aplicación de procedimientos analíticos.

. Asistir al auditor a formarse una opinión que sea consistente con las conclusiones alcanzadas durante las pruebas de saldos de cuentas y clases de transacciones de los estados financieros.

Los procedimientos analíticos son ejecutados con el propósito de resaltar y explicar los cambios significativos ocurridos con relación al ejercicio anterior en rubros materiales de los estados financieros y para satisfacernos que la información presentada en los estados financieros es consistente con el conocimiento adquirido de la entidad y nuestra evidencia de auditoría. El contenido específico del análisis puede variar, dependiendo de factores tales como la naturaleza de la entidad, el tamaño, complejidad de sus operaciones y el nivel de detalle en los estados financieros.

Si los procedimientos analíticos indican que no ha sido obtenido un entendimiento adecuado sobre las relaciones y diferencias o si existe inconsistencias en la evidencia de auditoría reunida mediante otros procedimientos de auditoría, será necesario una mayor investigación y pruebas para lograr un entendimiento apropiado o para resolver las inconsistencias. Si el auditor considera efectivo y eficiente ejecutar procedimientos analíticos en más detalle a nivel de estados financieros, entonces podrá utilizar sus resultados para acumularlos y apoyar los procedimientos anteriormente realizados.

Ejecución de procedimientos analíticosPara alcanzar los propósitos de los procedimientos analíticos el auditor debe: . Comparar los montos del año actual con la información financiera comparativa. . Identificar diferencias significativas. . Entender las diferencias identificadas. . Considerar los resultados de los procedimientos analíticos.

Comparar los montos del año actual con la información financiera comparativaLa información financiera debe estar resumida como en los estados financieros. Si está disponible la información auditada el año anterior que sea comparable con la información del año actual, debe ser usada para efectos de comparación. Si la información auditada del año anterior no está disponible, el auditor debe usar cualquier otra información que provea una base razonable para comparación. El auditor podría también ejecutar análisis de ratios sobre la información del año actual y compararla con los ratios derivados de años anteriores.Identificar diferencias significativasEl auditor debe establecer parámetros para determinar si una diferencia es significativa. Las diferencias identificadas son un asunto sujeto al juicio del auditor. El auditor debe también considerar la ausencia de diferencias esperadas cuando se encuentre identificando aquéllas que son significativas.



Entender las diferencias identificadasEl auditor debe entender todas las diferencias significativas identificadas. Las causas deben ser descritas brevemente y referenciadas para corroborar la evidencia en los papeles de trabajo. Si el auditor no entiende la causa de una diferencia significativa o si entendiendo no es consistente con la evidencia de los papeles de trabajo, debe ejecutar procedimientos suplementarios apropiados para obtener un entendimiento o para resolver cualquier incongruencia.

Considerar los resultados de los procedimientos analíticos El auditor debe considerar estos resultados para determinar si un entendimiento adecuado de las diferencias significativas fue obtenido y la evidencia es consistente y adecuada para sustentar la opinión sobre los estados financieros.

La ejecución de procedimientos analíticos puede permitir tomar conocimiento de cambios significativos en la razón de activos corrientes a pasivos corrientes o en la rotación de cuentas por cobrar e inventarios, aspectos que en el caso de una empresa estatal constituye una información útil para la administración.

Evaluación de erroresCon el objeto de formarse una opinión sobre los estados financieros, el auditor debe concluir si el enfoque de la auditoría fue suficiente y los estados financieros no tienen errores importantes. Estos errores existen si no estamos de acuerdo con el monto, clasificación, presentación o revelación de las partidas o sus totales en los estados financieros. En base a su evaluación el auditor debe determinar el tipo de informe a emitir sobre los estados financieros examinados.

Adicionalmente, el auditor necesita considerar las implicaciones de los errores sobre: . La evaluación de los controles internos. . El cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes.

Los errores pueden clasificarse en las siguientes categorías: . Errores conocidos u otros errores e irregularidades. . Errores probables.

Errores conocidos u otros errores e irregularidades. Constituyen las diferencias de auditoría que el auditor ha cuantificado como resultado de aplicar procedimientos de auditoría. Por ejemplo, al realizar pruebas sustantivas de detalle se determina que la evidencia indica que una adquisición reciente de activo fijo debió ser registrada en S/. 400,000, pero en realidad se registró en S/. 30,000. En consecuencia las cuentas de activo fijo y cuentas por pagar están subvaluadas en S/. 100,000.

Errores probables. Corresponden a los errores que no pueden ser cuantificados con precisión, basándose en la evidencia disponible. Estos errores, generalmente, incluyen:. Mejores estimados de los errores e irregularidades, detectados mediante

procedimientos analíticos sustantivos.. Errores proyectados en poblaciones probadas mediante muestreo representativo.. Errores en las estimaciones contables que, a juicio del auditor, no son razonables.

Investigación de errores conocidos. Después de determinar y cuantificar los ajustes, el auditor solicita a la gerencia que regularice los errores conocidos, a menos que sean muy pequeños en relación con su importancia relativa. Aun cuando pueda juzgarse



que los errores conocidos no son importantes en el año examinado, éstos pueden originar errores importantes al sumarse a errores probables y a los efectos arrastrados de errores conocidos que se originaron en períodos anteriores.

Si un error es identificado, debe investigarse su naturaleza y causa, con un grado razonable de escepticismo profesional. Tales errores pueden ser originados por: . Errores, que son equivocaciones no intencionales en los estados financieros;

como por ejemplo, inexactitudes matemáticas o aplicación errónea de normas contables

. Irregularidades, que son errores intencionales en los estados financieros; como por ejemplo la manipulación, falsificación de registros o documentos o registro de transacciones sin sustento.

Desacuerdo de la administración en relación a errores identificadosSi la administración está en desacuerdo con los errores identificados por el auditor y si este es importante, el auditor puede considerar las opciones siguientes:

. La entidad podría ejecutar procedimientos, tal como revisar todos o la mayoría de las partidas de la población relevante para refinar la cantidad estimada de la declaración errónea. En esta situación, el auditor debe probar los procedimientos y conclusiones de la administración;

. El auditor podría creer que ha obtenido suficiente evidencia y podría formarse una opinión de los estados financieros en base a sus estimados.

. El auditor podría desear incrementar la seguridad en los errores probables para convencer a la administración de la entidad o para apoyar su opinión sobre los estados financieros. Por ejemplo, el auditor podría escoger incrementar su seguridad probando partidas adicionales. Estos procedimientos mayormente incrementarán la seguridad del auditor en los hallazgos previos, pero no afectarán materialmente el monto de los errores posibles.

Errores no ajustadosSi la administración de la entidad declina efectuar ajustes sobre cualquier error identificado, el auditor debe considerar su efecto potencial en el dictamen en términos cuantitativos y cualitativos. Si el total no ajustado es importante, el auditor debe modificar su opinión sobre los estados financieros. Los errores en forma individual o en total son importantes si, a la luz de las circunstancias que las rodean, es probable que el juicio de una persona razonable confiando en la información pudiera haber sido cambiado o influenciado por la corrección de las partidas. La modificación de la opinión basada en la materialidad del total no ajustado de errores es un asunto de juicio del auditor. La base para ello debe ser documentada en el memorándum de conclusiones.

Consideraciones cuantitativasCuando los errores no ajustados son considerados importantes, no existe un sólo monto que pueda ser utilizado para modificar la opinión del auditor. En vez de ello, el auditor debe seguir un proceso que considera un determinado número de factores cuantitativos para alcanzar esta decisión.

Mientras que el auditor podría comparar el total de errores no ajustados con asuntos importantes de los estados financieros, tomados en su conjunto, el auditor reconoce que los errores son un estimado y que, por lo tanto, existe un riesgo de errores adicionales. El riesgo incluye la provisión para el riesgo de muestreo en virtud de la imprecisión de los procedimientos sustantivos de auditoría y los saldos de las cuentas inmateriales no auditadas.



El informe del auditor enfatiza la presentación apropiada de los estados financieros en su conjunto. Cuando se considera los efectos de cualquier error no ajustado sobre los estados financieros, el auditor debe tener en cuenta que él está tomando menos responsabilidad por las partidas individuales en los estados financieros e información complementaria que por todas en su conjunto.

Consideraciones cualitativasEl auditor debe considerar numerosos factores cualitativos cuando determine los efectos de errores no ajustados en el informe de auditoría. El auditor podría escoger modificar o calificar el informe sobre los estados financieros, aun si los montos de cualquier error no ajustado no sean cuantitativamente importantes. Ejemplos de errores por los cuales el auditor podría considerar emitir un dictamen modificado, incluye: . Errores en saldos de cuentas o transacciones que son consideradas sensitivos

a los usuarios de los estados financieros. . Errores que se compensan uno a otro en total, pero que son significativos

individualmente. . Errores que tienen un efecto significativo en la aseveración presentada por la

administración.

Errores no ajustados detectados en años anterioresEl auditor debe considerar los efectos sobre los estados financieros del año actual de los errores detectados en años anteriores. Si son corregidos en el año actual, el auditor debe registrar el efecto en los estados financieros del año actual. Por ejemplo, los gastos subestimados de ejercicios anteriores corregidos en el período actual podrían resultar en gastos sobreestimados en el período actual. Si no fuera corregido, el auditor debe considerar el error en combinación con los errores del período actual.

Errores provenientes de ejercicios anteriores detectados en el período actualSi durante la auditoría del período actual el auditor detecta un error que proviene de un período anterior pero no fue detectado previamente, debe determinar si este es importante para los estados financieros del período anterior o actual. Si el error es considerado importante, el auditor debe determinar los efectos, si los hubiera, sobre los estados financieros del período actual y su dictamen.

Culminación de los procedimientos de auditoríaAntes de emitir su informe el auditor debe concluir la realización de los procedimientos siguientes: . Evaluación de la carta de los abogados de la entidad. . Eventos subsecuentes. . Representaciones de la administración.

Evaluación de la carta de abogadoLos litigios son contingencias que pueden involucrar la posibilidad de que ocurra una pérdida importante que debe ser revelada en los estados financieros de la entidad. Los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas internacionales de contabilidad especifican los criterios para el registro y revelación de contingencias que se derivan de tales circunstancias.

El motivo para requerir las cartas de los abogados obedece a la necesidad de obtener evidencia de auditoría para corroborar las representaciones de la administración en torno al proceso en litigio, sean éstos pendientes o proyectados,



reclamos o gravámenes no ejecutados. Tales asuntos pueden detectarse mediante procedimientos de auditoría que se ejecutan durante el examen, como leer las actas de sesiones de directorio,contratos y correspondencia en general.

Consecuentemente, al considerar cualquier pasivo contingente o incertidumbre que pudiera afectar a la entidad o sus estados financieros, el auditor debe efectuar indagaciones con su asesor legal en torno a litigios, reclamos y gravámenes. La evidencia de auditoría que proporcione el asesor legal de la entidad puede proveer la corroboración necesaria de las representaciones de la administración; sin embargo, siempre será apropiado remitir cartas al asesor legal externo.

Las indagaciones y las respuestas deben cubrir el período bajo examen y el período subsecuente a la terminación del trabajo de campo. La respuesta del asesor legal de la entidad debe ser obtenida aproximadamente al finalizar el trabajo de campo. Si un período largo transcurre desde el fin del trabajo de campo a la emisión del informe, una actualización subsecuente debe ser obtenida en forma escrita y documentada en los papeles de trabajo para la emisión del informe.

Las respuestas de los abogados en el sentido de que no respaldan la conclusión sobre la posibilidad de que una pérdida importante sea remota, generalmente indica que es probable que dicha pérdida ocurra. Como ejemplos pueden plantearse los casos siguientes cuando los abogados: . Restringen excesivamente su opinión. . Expresan una opinión débil o restringida en exceso. . Expresan que el resultado de la acción legal es imposible de predecir. . Expresan que la entidad tiene una adecuada defensa. . No expresan una gran probabilidad de que la entidad prevalezca en el litigio.

Carta de representaciónLas manifestaciones vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito, al concluirse, a través de una carta de representación. Es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar este documento.

El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada.

La carta de representación constituye una confirmación escrita acerca de las manifestaciones significativas realizadas por la gerencia y otros empleados durante la auditoría. Permite asegurar que no existan malas interpretaciones sobre la información u opiniones que han sido proporcionadas; concentra la atención de la gerencia en declaraciones específicas y recuerda a los firmantes de la carta que consideren seriamente si han proporcionado toda la información importante y necesaria para la auditoría.El alcance y contenido de la carta de representación de la administración ogerencia debe reflejar las circunstancias específicas de cada auditoría. Por lo generaldebe cubrir aspectos tales como: . Cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limita a la

administración.



. Cuestiones que requieren criterio u opinión cuya corroboración no se puede obtener razonablemente por otro medio.

. Planes o actitudes de la gerencia que puedan afectar los estados financieros. . Falta de cumplimiento de asuntos contractuales o legales que puedan afectar los

estados financieros. . Existencia de irregularidades que involucren a la gerencia o aquellos empleados

que poseen cargos claves en la administración. . Ausencia de actos irregulares o ilegales por si hubieran ocurrido. . El reconocimiento explícito de la gerencia de su responsabilidad por la

presentación razonable de los estados financieros preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptadas o los que fueran apropiados.

. La disponibilidad de los registros financieros y datos vinculados con el trabajo. . La disponibilidad de actas de las reuniones de junta de accionistas y directorio.

La carta de representación complementa los otros procedimientos de auditoría ejecutados por el auditor, pero no es un sustituto de ellos. Representaciones escritas evitan cualquier malentendido que podría producirse si sólo declaraciones orales fueran recibidas de la administración. En algunas circunstancias evidencia corroborativa para las declaraciones podría no estar disponible fácilmente, tal como aquélla que involucra la intención de la administración con relación a una transacción futura.

Si la administración rehusa proporcionar la carta de representación requerida, el auditor debe considerar esto como una limitación al alcance de la auditoría. En esta situación, el auditor debe evaluar la confiabilidad de otras declaraciones recibidas de la administración durante la auditoría.La carta de representación debe ser firmada por los funcionarios responsables de la administración, quienes, en opinión del auditor, son conocedores directamente o a través de otros acerca de los asuntos propios de la carta de representación.

La carta de representación debe tener la misma fecha del informe del auditor. Si hay una demora significativa entre la fecha del informe y su emisión, el auditor debe considerar obtener una carta de representación actualizada de la administración.

Revisión de papeles de trabajo y estados financierosA medida que avanza la auditoría hay una continua revisión de papeles de trabajo y una evaluación de los resultados de las pruebas de auditoría. La planeación y la supervisión se mantienen durante todo el trabajo. Al terminar cada fase de la auditoría, aumenta el conocimiento del auditor sobre el respaldo de los estados financieros y se hacen modificaciones a los procedimientos, según los resultados de las pruebas confirmen o cuestionen el conocimiento previo obtenido.

La revisión de papeles de trabajo y estados financieros que se realizan al final del trabajo es la última verificación para cerciorarse de que todos los asuntos y problemas importantes han sido identificados, analizados y solucionados convenientemente. Aunque las etapas de la revisión final se mezclan entre sí, para fines de exposición se pueden dividir en: a) Evaluación de los resultados de la auditoría, b) revisión de los estados financieros y, c) complementación administrativa de los papeles de trabajo.Evaluación de los resultados de la auditoría. A medida que se terminan las pruebas para cada uno de los rubros incluidos en los estados financieros, el auditor encargado firma con sus iniciales el renglón correspondiente del programa de auditoría, anota los errores monetarios en los estados financieros y sugiere los ajustes pertinentes. Este trabajo debe ser revisado por el supervisor de auditoría.



Deben estudiarse las causas de los errores y las implicancias por decisiones previas acerca de la confiabilidad de los registros y controles contables, y el alcance de las pruebas de auditoría. Una parte importante de la revisión es la evaluación de los procedimientos de auditoría a la luz de los resultados de las pruebas.

Revisión de los estados financieros. La revisión final de los estados financieros y de los papeles de trabajo están estrechamente relacionadas; algunas partes se realizan simultáneamente. Por ejemplo, cuando se completan los papeles de trabajo para un rubro particular en los estados financieros, normalmente se estudia la presentación de la cuenta correspondiente. La información de las notas a los estados financieros, generalmente, se verifica al mismo tiempo que los montos correspondientes a tales estados.

La participación del auditor depende en la revisión final de los estados financieros, incluye también la revisión del borrador del informe de auditoría que acompañará a tales estados.

Terminación de los papeles de trabajoEl objetivo principal de la revisión de papeles de trabajo es obtener certeza razonable de que la auditoría a los estados financieros está completa y que se ha documentado apropiadamente. La documentación es importante dado que los papeles de trabajo serán utilizados en la planeación de auditorías futuras.A medida que se revisan los papeles de trabajo, el equipo de auditoría los codifica y archiva sistemáticamente, así como determina cuáles pueden eliminarse, de manera que el archivo sea tan integrado y conciso como sea posible.

Elaboración del informe de auditoría

Normas Internacionales de Auditoría Sección 700. El dictamen del auditor sobre los estados financieros.El auditor debe revisar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida como base para expresar su opinión sobre los estados financieros. El dictamen del auditor debe contener la clara expresión escrita de su opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto. La revisión y evaluación implica considerar si los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos importantes, de conformidad con un marco para la presentación de información financiera, identificado que puede estar constituido por las normas internacionales de contabilidad o las normas locales.

Aspectos conceptualesEl informe de auditoría es el medio a través del cual el auditor emite su juicio profesional sobre los estados financieros que ha examinado. El informe es la expresión escrita donde el auditor expone su conclusión sobre la tarea que realizó. Cada una de las distintas fases de una auditoría tiene como objetivo final la emisión del informe.En su informe el auditor expresa que ha examinado los estados financieros de una entidad, identificando cómo llevó a cabo su examen aplicando las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas de auditoría gubernamental, indicando además si dichos estados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el año terminado, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.



Es común que al informe del auditor sobre los estados financieros se le denomine dictamen del auditor. Ésta fue la expresión usada por algunos organismos profesionales en el pasado. Hoy en día la profesión del contador público ha generalizado su denominación bajo el nombre de informe de auditoría que es la expresión más apropiada. Es también de uso general denominar dictamen al documento del informe donde el auditor emite su opinión.

Preparar un buen informe de auditoría requiere algo más que tener conocimientos profundos de auditoría financiera. Requiere una gran destreza para ordenar correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.

Antes de elaborar el informe, el auditor efectúa una revisión minuciosa de los papeles de trabajo para asegurarse de que se cumplieron satisfactoriamente los objetivos de la auditoría, se han atado todos los cabos sueltos, se han considerado todos los asuntos de importancia y todas las cuestiones planteadas han sido resueltas.

El informe de auditoría financiera es el medio a través del cual el contador público expresa su opinión sobre la situación financiera, resultado de las operaciones y flujos de efectivo de la entidad examinada, así como sobre su control interno financiero.

El informe de auditoría financiera tiene la estructura siguiente:

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA

Parte I . Dictamen. . Estados financieros y notas a los estados financieros. . Informe sobre la información financiera para la Cuenta General de la República. . Información financiera sobre la Cuenta General de la República. . Informe sobre la estructura de control interno.

Parte II . Síntesis gerencial. . Introducción. . Conclusiones. . Observaciones y recomendaciones. . Anexos.

En el ámbito de la auditoría gubernamental, usualmente son emitidos informes de auditoría financiera relativos a: . Información financiera para la Cuenta General de la República. . Información financiera requerida por organismos internacionales: - Banco Interamericano de Desarrollo - BID - Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos de América -

USAID. - Banco Internacional para la Reconstrucción y Fomento - BIRF - (Banco Mundial)

La información financiera para la Cuenta General de la República y el informe de auditoría sobre la misma están regulados por la normatividad emitida por la Contaduría Pública de la Nación y la Contraloría General de la República, respectivamente.



Tratándose de programas financiados por organismos internacionales, el informe de auditoría financiera puede adoptar distintas formas, según lo estipulado en los requisitos específicamente convenidos entre el prestatario y la entidad financiera. Tales requisitos se encuentran contenidos en los documentos siguientes: . BID : AF-100 y AF-300 . BIRF : FM-100, FM-200, FM-300 y FM-600 . AID : Guía de auditoría financiera contratadas por beneficiarios en el exterior

emitida por el inspector general.

Elementos básicos del dictamen del auditorLos elementos básicos del dictamen se presentan generalmente esquematizados como sigue:

ELEMENTOS DEL DICTAMEN DEL AUDITORa) Título.b) Destinatario.

c) Párrafo introductorio(i) Identificación de los estados financieros auditados.(ii) Expresión de la responsabilidad de la administración de la entidad y

de la responsabilidad del auditor.d) Párrafo de alcance (que describe la naturaleza de la auditoría) (i) Referencia a las normas de auditoría generalmente aceptadas. (ii) Descripción del trabajo realizado por el auditor.

e) Párrafo de opinión (que contiene la expresión de la opinión del auditor sobre los estados financieros).

f) Lugar y fecha del dictamen.g) Firma e identificación del auditor.

Es recomendable guardar uniformidad en la forma y contenido del dictamen del auditor porque así se contribuye a promover el entendimiento de parte de los usuarios, así como identificar circunstancias inusuales cuando ellas ocurran.

Titulo. El dictamen del auditor debe tener el título “Dictamen de los auditores independientes” para distinguirlo de informes que podrían ser emitidos por otros, como por ejemplo, funcionarios de la entidad, directores o informes de otro tipo de auditoría.

Destinatario. El dictamen del auditor debe estar dirigido apropiadamente conforme lo requieran las circunstancias. Normalmente, el dictamen se dirige al titular de la entidad, miembros de la junta general de accionistas y/o directorio, según los casos, cuyos estados financieros han sido examinados.

Párrafo introductorio. El dictamen del auditor debe identificar los estados financieros de la entidad que han sido auditados, incluyendo el período cubierto por tales estados. El dictamen debe incluir una declaración en el sentido de que la preparación de los estados financieros es responsabilidad de la administración de la entidad, y una declaración de que la responsabilidad del auditor es expresar su opinión sobre los estados financieros en base a su examen.Los estados financieros son las representaciones de la administración. La preparación de tales estados requiere que la administración haga estimaciones y juicios contables significativos, y determine los métodos y principios contables apropiados para su preparación. Por el contrario, la responsabilidad del auditor es expresar una opinión sobre si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la



entidad, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Cuando se efectúa la auditoría a una empresa estatal, debe incluirse en el párrafo introductorio el estado de cambios en el patrimonio.

La presentación de tales asuntos en el párrafo introductorio es la siguiente:Hemos auditado el balance general del Ministerio de la Producción al 31 de diciembre de 1916 y los correspondientes estados de ganancias y pérdidas (estados de gestión) y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha. La preparación de dichos estados financieros es responsabilidad de la administración del ministerio y nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre ellos basada en la auditoría que efectuamos.

Párrafo de alcanceEl dictamen del auditor debe describir el alcance de la auditoría declarando que fue realizada de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. El alcance se refiere a los procedimientos de auditoría considerados necesarios para la ejecución del examen de acuerdo con las circunstancias. El usuario del dictamen necesita esta expresión como una garantía de que la auditoría ha sido practicada de conformidad con las normas o prácticas establecidas. A menos que se declare algo distinto, se entiende que las normas de auditoría seguidas son las aceptadas por la práctica profesional en el Perú.

El dictamen debe incluir la expresión del auditor de que el examen proporciona una base razonable para la opinión emitida. El dictamen debe incluir una declaración de que la auditoría fue planeada y efectuada para obtener seguridad razonable de que los estados no presentan errores importantes. Por lo tanto, el dictamen debe describir que la auditoría comprende: . Examinar sobre una base de comprobaciones selectivas, las evidencias que

respaldan la información y los importes presentados en los estados financieros; . Evaluar los principios contables usados en la preparación de los estados

financieros; . Evaluar las principales estimaciones efectuadas por la gerencia; . Evaluar la presentación general de los estados financieros.

La presentación de tales asuntos en el párrafo del alcance es la siguiente:Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con la finalidad de obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no presentan errores importantes. Una auditoría comprende el examen, basado en comprobaciones selectivas de evidencias que respaldan la información y los importes presentados en los estados financieros. También comprende la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y de las principales estimaciones efectuadas por la gerencia, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinión.

Párrafo de opiniónEn el dictamen el auditor debe expresar claramente su opinión respecto a si los estados financieros auditados presentan razonablemente la situación financiera, los



resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de la entidad, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los términos utilizados para expresar la opinión del auditor se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes. Esta terminología indica que el auditor considera sólo aquellos asuntos que son materiales respecto a los estados financieros. El marco conceptual para la determinación de los estados financieros es determinado por los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas aplicables y el desarrollo de la práctica profesional. Una ilustración del párrafo de opinión es la siguiente:En nuestra opinión, los estados financieros antes indicados presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes la situación financiera del Ministerio de la Producción al 31 de diciembre de 1916, así como los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

El tema de la uniformidad en el párrafo de la opinión, fue modificado por el Pronunciamiento Nº 2 del Comité de Auditoría del Colegio de Contadores Públicos de Lima, y aprobado en el Congreso Nacional de Contadores Públicos de 1993, en el sentido de que la uniformidad se encuentra implícita en la opinión del auditor y, consecuentemente, no debe mencionarse, salvo que el auditor determine que no existe, o se ha producido un cambio en la aplicación de los principios de contabilidad, entre diversos períodos.

Lugar y fecha del dictamenLa fecha del dictamen debe ser aquella que coincide con la finalización de la auditoría. Esto indica al usuario que el auditor ha considerado el efecto sobre los estados financieros auditados y su opinión, en torno a los acontecimientos y transacciones importantes que ocurrieron desde la fecha de los estados financieros hasta la fecha de su dictamen. El dictamen debe indicar la localidad donde el auditor está domiciliado.

Puesto que la responsabilidad del auditor es informar sobre los estados financieros conforme fueron preparados y presentados por la administración, no debe fechar el dictamen antes que los estados financieros sean aprobados y firmados por la gerencia.

Firma e identificación del auditorEl dictamen debe ser firmado por los auditores responsables de la auditoría, indicando su nombre completo y número de matrícula; en los casos siguientes: . Dictámenes emitidos por la Contraloría General de la República, por el auditor

encargado y el supervisor; . Dictámenes emitidos por las Sociedades de Auditoría Independiente, por el socio

responsable en representación de la firma.

Clases de dictámenesLos dictámenes de auditoría se clasifican de la siguiente forma:

CLASIFICACIÓN DEL DICTAMEN DEL AUDITORDictamen sin modificaciones (estándar)



Dictámenes modificados Asuntos que no afectan la opinión . Énfasis de un asunto . Falta de uniformidad Asuntos que sí afectan la opinión . Opinión con salvedades . Abstención de opinión. . Opinión adversa.

Dictamen sin modificaciones o estándarDebe expresarse una opinión sin salvedades cuando el auditor concluya que los estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, la situación financiera de la entidad. Una opinión sin salvedades también indica implícitamente que han sido determinados y expuestos en forma apropiada, en los estados financieros, cualquier cambio significativo en la aplicación de los principios contables o en estimaciones realizadas por la gerencia y sus efectos correspondientes. A continuación se presenta el modelo de dictamen sin modificaciones.

Modelo dictamen sin modificaciones (estándar)

Dictamen de los auditores independientes

A los señores...

1. Hemos auditado el balance general de entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1 y los correspondientes estados de gestión, de cambios en el patrimonio neto y de flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas. La preparación de dichos estados financieros es responsabilidad de la gerencia de la empresa y nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinión sobre ellos basada en la auditoría que efectuamos.

2. Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados financieros no presentan errores importantes. Una auditoría comprende el examen basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la información y los importes presentados en los estados financieros. También comprende la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y de las principales estimaciones efectuadas por la gerencia, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinión.

3. En nuestra opinión, los estados financieros antes indicados presentan razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la situación financiera de entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X2 y 19X1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo, por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Lima, 3 de marzo de 19X3 Refrendado por:

---------------------- ---------- -----------------------



FIRMA FIRMA SUPERVISOR AUDITOR ENCARGADO

Dictámenes modificados

En ciertas circunstancias, el dictamen del auditor puede modificarse incorporando uno o más párrafos para indicar las razones por las cuales se llegó a dicha conclusión. Estas modificaciones en algunos casos originan dictámenes con salvedades, en otros casos conllevan a una abstención de opinión o a expresar una opinión adversa. En otros, la opinión no es afectada debido a que la incorporación de dicho párrafo o párrafos tiene como objeto resaltar un hecho para enfatizarlo.

Existen circunstancias en que el auditor puede o no estar de acuerdo con la gerencia respecto a políticas y métodos contables utilizados para su aplicación o la suficiencia de las aseveraciones realizadas en los estados financieros. Si tales discrepancias son importantes para los estados financieros en su conjunto, el auditor debe expresar una opinión modificada.

Cuando el auditor decide incorporar un párrafo de énfasis de un asunto para resaltar una situación que afecta a los estados financieros, la inclusión de dicho párrafo no afecta su opinión. Los asuntos que pueden incluirse en el párrafo de énfasis son: . Cuando han ocurrido sucesos posteriores extraordinariamente importantes. . Sobre asuntos contables, excluyendo aquellos relacionados a un cambio de

principios contables que afectan la comparación de los estados financieros con los del período anterior.

. El informe del auditor predecesor no fue presentado para efectos comparativos con los estados financieros.

. Ciertas circunstancias relativas a información sobre los estados financieros comparativos.

Las incertidumbres y dictámenes que se deriven de una auditoría a los estados financieros no deben incluirse como párrafo de énfasis, sino que deben tratarse como un dictamen modificado o no, de acuerdo con la evaluación que realice el auditor.

Situaciones que afectan la opinión del auditor

En ciertos casos el auditor no puede expresar una opinión sin salvedades, sobre todo cuando alguna de las siguientes circunstancias existe y, a su juicio, su efecto es o puede ser importante para los estados financieros en su conjunto: . Cuando existe una limitación en el alcance del trabajo. . Cuando existe un desacuerdo con la gerencia respecto de la razonabilidad de

las políticas contables seleccionadas, el método para su aplicación o la suficiencia de las aseveraciones efectuadas en los estados financieros.

Cada vez que el auditor exprese una opinión con salvedades, debe incluir en su dictamen una descripción clara de todas las razones sustantivas y si es factible cuantificar posibles efectos sobre los estados financieros. Esta información se expondrá en un párrafo separado precediendo al párrafo de opinión y puede hacerse una mayor explicación en una nota a los estados financieros.

Opinión con salvedades



Una opinión con salvedades deberá expresarse cuando el auditor concluye que no puede expresar una opinión sin modificación, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la gerencia o limitación en el alcance de su trabajo no es tan importante como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Una opinión modificada debe expresarse como excepto por los efectos del asunto a que se refiere la calificación. Seguidamente se presenta un ejemplo de dictamen con salvedades.

Modelo de dictamen con salvedades


A los señores

1. Hemos auditado el balance general del Instituto Nacional de Promoción Agraria al 31 de diciembre de 19X1 y los correspondientes estados de gestión y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha. La preparación de dichos estados financieros es responsabilidad de la administración del instituto y nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinión sobre ellos basada en la auditoría que efectuamos.

2. Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados financieros no presentan errores importantes. Una auditoría comprende el examen basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la información y los importes presentados en los estados financieros. También comprende la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinión.

3. Al 31 de diciembre de 19X1, el instituto no ha efectuado provisiones para cuentas de cobranza dudosa por los créditos de promoción agraria otorgados por S/.250, 420. La administración ha establecido un plan para registrar estas provisiones durante el ejercicio de 19X2; sin embargo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, la entidad debió efectuar esta provisión en el ejercicio 19X1 disminuyendo el activo, el resultado del ejercicio y el patrimonio en dicho importe.

4. En nuestra opinión, excepto por el efecto de los ajustes del asunto indicado en el párrafo anterior, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la situación financiera entidad XYZ al 31 de diciembre de 19X1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo, por el año terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Lima, 3 de marzo de 1912 Refrendado por:

-------------------- ------------------------- FIRMA FIRMA Supervisor Auditor encargado

Dictamen con abstención de opinión



Una abstención de opinión debe expresarse cuando el posible efecto de una limitación en el alcance es tan importante que el auditor no ha podido obtener suficiente evidencia de auditoría y, en consecuencia, no puede expresar una opinión sin salvedades sobre los estados financieros.

La abstención de opinión se hace necesaria cuando el auditor no ha podido realizar una auditoría suficiente que le permita formarse una opinión sobre los estados financieros. La abstención de opinión no debe expresarse cuando el auditor considera que, como resultado de su auditoría, existen desviaciones importantes a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Cuando se expresa una abstención de opinión por limitaciones al alcance, el auditor debe indicar en un párrafo por separado las razones por las cuales su auditoría no cumple con las normas de auditoría generalmente aceptadas, y debe indicar que su trabajo no fue suficiente para poder expresar una opinión. A continuación se incluye un ejemplo de dictamen con abstención de opinión por limitaciones al alcance.

Modelo dictamen con abstención de opinión


A los Señores…

1. Fuimos designados para auditar el balance general de Instituto Nacional Geográfico al 31 de diciembre de 1911 y los correspondientes estados de gestión y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha. La preparación de dichos estados financieros es responsabilidad de la gerencia de la entidad (en estos casos se debe omitir la referencia a la responsabilidad del auditor).

2. La entidad no practicó el inventario físico de activos fijos, el cual asciende a S/.1´252,380 al 31 de diciembre de 1911. Asimismo, no nos fue posible comprobar el valor de los ítems que comprende el rubro maquinaria y equipo debido a que la entidad no dispone de registros auxiliares adecuados.

3. Teniendo en cuenta que la entidad no practicó el inventario físico del rubro inmuebles, maquinaria y equipos, y no fue posible aplicar otros procedimientos de auditoría que nos hubiesen permitido satisfacernos acerca del saldo al 31 de diciembre de 1911 y la ausencia de registros auxiliares no permitió asegurarnos del valor de los activos incluidos en el indicado rubro, consideramos que el alcance de nuestra revisión no fue lo suficientemente amplia para permitirnos expresar, y no expresamos opinión sobre los estados financieros arriba indicados.

Lima, 03 de Marzo de 1912

Refrendado por:

----------------- -------------------------- FIRMA FIRMA Supervisor Auditor encargado

Dictamen con Opinión adversa



Una opinión adversa debe expresarse cuando el efecto de un desacuerdo es tan importante para los estados financieros que el auditor concluye que una salvedad al dictamen no es adecuada para revelar la naturaleza equívoca o incompleta de los estados financieros. Por lo tanto, el auditor concluye que tales estados en su conjunto no presentan razonablemente la situación financiera de la entidad auditada, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Cuando el auditor expresa una opinión adversa, debe declarar en su dictamen en un párrafo por separado que preceda a su opinión todas las razones sustantivas que fundamentan su opinión y los efectos principales del motivo de la opinión adversa con respecto a la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, si fuera práctico. A continuación se incluye un ejemplo de dictamen con opinión adversa por inadecuada aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Modelo dictamen con opinión adversa


A los señores…

1. Hemos auditado el balance general de Empresa de la Sal al 31 de diciembre de 19X1 y a los correspondientes estados de ganancias y pérdidas y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha. La preparación de dichos estados financieros es responsabilidad de la gerencia de la empresa y nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinión sobre estos estados financieros en base a la auditoría que efectuamos.

2. Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifiquemos y realicemos nuestro trabajo con la finalidad de obtener seguridad razonable de que los estados financieros no presentan errores importantes. Una auditoría comprende el examen basado en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la información y los importes presentados en los estados financieros. También comprende la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y de las principales estimaciones efectuadas por la gerencia, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría que hemos efectuado constituye una base razonable para nuestra opinión.

3. Al 31 de diciembre de 1911 la entidad no ha registrado U.S. $ 400,125 de intereses devengados sobre pasivos a largo plazo. Asimismo, las cuentas por cobrar corrientes a esa fecha están sobreestimadas en U.S. $ 241,112 al haberse considerado en 1911 intereses que se devengarán en ejercicios futuros. Estas prácticas no son concordantes con principios de contabilidad generalmente aceptados y han tenido el efecto de incrementar inapropiadamente los resultados de las operaciones del ejercicio 1911 en U.S. $ 821,210 y distorsionar la situación financiera de la empresa al término de dicho año.

4. En nuestra opinión, debido al efecto del asunto indicado en el párrafo precedente, los estados financieros adjuntos no presentan razonablemente la situación financiera de la Empresa de la Sal al 31 de diciembre de 1911, ni los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.

Lima, 3 de marzo de 1912



Refrendado por:

Informe sobre la estructura de control interno de la entidadEn años recientes las entidades gubernamentales vienen prestando especial atención al control interno debido a que entienden que la información confiable constituye un recurso indispensable para llevarlo a cabo. Como consecuencia de ello se han elaborado sistemas para mejorar la confiabilidad y utilidad de la información financiera y no financiera, necesaria para controlar las operaciones y actividades en las entidades, al igual que la responsabilidad de los funcionarios públicos.

Si bien el mantenimiento de un sistema de control interno siempre ha sido una responsabilidad inherente a la administración, se reconoce que la información sobre la efectividad de un sistema de control interno es necesaria para que las autoridades y funcionarios responsables del Estado puedan evaluar el desempeño de los administradores gubernamentales, así como la confiabilidad de la información financiera que reciben. Por lo tanto, es una buena práctica de gerencia que cada entidad adjunte a sus estados financieros un reporte sobre la efectividad de sus controles internos.

Una forma de incrementar la credibilidad de la administración gubernamental, puede lograrse mediante la expedición de un informe sobre la efectividad del control interno en cada entidad. Esto es importante, dado que constituye un interés legitimo de los niveles superiores conocer el alcance de las responsabilidades de la gerencia por el control interno y también la forma en que descargan sus responsabilidades. Este informe de la administración debe incluir: * Identificación de los controles internos pertinentes. * Declaración acerca de las limitaciones inherentes a los sistemas de controles internos. * Declaración acerca de la existencia de mecanismos de monitoreo del sistema y evaluación de las deficiencias encontradas. * Identificación de los criterios contra los cuales se mide el sistema de control interno. * Conclusión sobre la efectividad del control interno e identificación de las debilidades materiales si existen. * Fecha en la que se presenta la conclusión. * Nombre de quien firma el informe.

Los conceptos básicos de la estructura de control interno y su evaluación fueron discutidos en las secciones 150 al 175 de este manual. El auditor debe informar sobre las aseveraciones de la administración acerca de su estructura de control interno si las siguientes condiciones están satisfechas: * La administración acepta su responsabilidad para lograr la efectividad de la

estructura de control interno. * La administración evalúa la efectividad de su estructura de control interno

basado en el criterio de control. * La evidencia comprobatoria suficiente está disponible para verificar la evaluación

efectuada por la administración sobre su estructura de control interno. * La administración presenta una aseveración por escrito acerca de la efectividad

de su estructura de control interno.

Informe sobre la estructura de control interno. Es el documento mediante el cual el auditor comunica a la entidad los hallazgos (condiciones reportables) más importantes



detectados en una auditoría financiera referidas al diseño u operación de su estructura de control interno.

RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

Aunque el auditor está comprometido para informar sobre la aseveración gerencial acerca de su estructura de control interno, la administración es responsable por su diseño y mantenimiento efectivo. Por lo tanto, la administración es libre de evaluar su estructura de control interno sin perjuicio de la realizada por el auditor.

Como la administración es responsable de evaluar la efectividad de su estructura de control interno, ésta debe basarse en "criterios de control" que son considerados esenciales para el diseño e implementación de una estructura de control interno efectiva. La efectividad de una estructura de control interno puede determinarse sólo cuando la evidencia adecuada está disponible para ser evaluada (o la evidencia puede ser creada) por el auditor.Por ejemplo: cuando la estructura de control interno no está bien documentada o la documentación sustentatoría no se mantiene físicamente en la entidad, el auditor no puede formarse una opinión sobre la aseveración relativa a la efectividad de su estructura de control interno.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

El auditor puede examinar e informar sobre la estructura de control interno sólo cuando la administración presente una aseveración por escrito (basado en los criterios de control referidos en el informe de la administración) acerca de la efectividad de su estructura. De esta forma, el auditor no está formándose una opinión sobre la efectividad de su estructura de control interno, sino más bien en torno a la aseveración efectuada por la entidad sobre su estructura de control interno.

La aseveración de la gerencia acerca de la efectividad de la estructura de control interno en la entidad puede ser presentada en: * Un reporte separado que incluya la aseveración de la administración sobre

su estructura de control interno. * Una carta de representación para el auditor.

ELEMENTOS BÁSICOS DEL INFORME

Los elementos básicos del informe sobre la estructura de control interno se presentan como sigue:

ELEMENTOS DEL INFORME SOBRE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

a) Título.b) Destinatario.c) Párrafo introductorio: i) Identificación de los estados financieros examinados. ii) Expresión de la responsabilidad de la administración de la entidad sobre la estructura de control interno.d) Párrafo de alcance: i) Referencia a las normas de auditoría generalmente aceptadas y normas de

auditoría gubernamental.



ii) Descripción del trabajo realizado por el auditor para estudiar la estructura de control interno y evaluar el riesgo correspondiente.

iii) Descripción de los objetivos de la estructura de control interno.e) Párrafo de identificación de los hallazgos de auditoría (contiene las debilidades

más importantes detectadas al examinar y evaluar los riesgos).f) Párrafo de salvaguarda sobre la consideración de la estructura de control

interno.g) Lugar y fecha del informe.h) Firma del auditor.

TítuloEl informe del auditor debe tener como título “Informe de los auditores independientes” para distinguirlo de aquéllos que podrían ser emitidos por los auditores internos de la propia entidad. En el caso de que el informe sea emitido por el órgano de auditoría interna, el título será: “Informe de los auditores internos.

DestinatarioEl informe del auditor debe estar dirigido al titular de la entidad, miembros del directorio de la empresa, según los casos, cuyos estados financieros han sido materia de examen.

Párrafo introductorioEl informe del auditor debe identificar los estados financieros que han sido materia de examen, incluyendo la fecha y el período cubierto por tales estados. El informe debe incluir la expresión de que el establecimiento y mantenimiento de la estructura de control interno es responsabilidad de la administración de la entidad. La presentación de tales asuntos en el párrafo introductorio es la siguiente:Hemos auditado el balance general y los estados de gestión y de flujos de efectivo de entidad ABC por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 1915 y hemos emitido nuestro informe sobre el mismo con fecha 10 de febrero de 1916. La administración de la entidad es responsable de establecer y mantener una estructura de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad se requiere de estimaciones y opiniones de la dirección de la entidad para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos relacionados de las políticas y procedimientos de la estructura del control interno.

Párrafo del alcanceEl informe del auditor debe describir el alcance de la auditoría declarando que fue realizada de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. Las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas de auditoría gubernamental exigen que para planear la auditoría financiera el auditor debe adquirir una apropiada comprensión del funcionamiento de la estructura de control interno de la entidad, la que está constituida por el ambiente de control, el sistema de contabilidad, los procedimientos de control, el ambiente SIC y la función de auditoría interna. En el informe debe indicarse los controles internos significativos de la entidad o los elementos específicos de la estructura de control interno, incluyendo los controles que haya establecido para garantizar el cumplimiento de leyes y reglamentos cuya inobservancia pueda tener un efecto importante en los estados financieros.

El alcance se refiere a los procedimientos de auditoría considerados necesarios para la ejecución del examen de acuerdo con las circunstancias. A menos que se declare algo distinto, se entiende que las normas de auditoría seguidas son las



aceptadas por la práctica profesional en el Perú. La presentación del párrafo del alcance es la siguiente:

En el planeamiento y realización de la auditoría a los estados financieros de entidad ABC, por el año terminado el 31 de diciembre de 19X5, consideramos su estructura de control interno para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de expresar una opinión sobre tales estados, mas no para proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento de dicha estructura que consideramos deben ser incluidos en este informe por estar de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructura de control interno, en nuestra opinión, podrían afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las aseveraciones de la administración en los estados financieros. Los objetivos de una estructura de control interno son proporcionar a la administración de la entidad con razonable, pero no absoluta seguridad, que los activos están protegidos contra pérdidas debido al uso o a disposiciones no autorizadas, y que las transacciones son ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administración de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier estructura de control interno, errores o irregularidades pueden, sin embargo, ocurrir y no ser detectados. También la proyección de alguna evaluación de la estructura para períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos lleguen a ser inadecuados debido a cambios en condiciones o que el grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado.

Para fines de este informe, hemos clasificado las políticas y procedimientos significativos de la estructura de control interno en las siguientes categorías: i) aspectos generales, ii) aspectos contables, financieros y operativos, iii) tesorería(recepción, custodia y pago de fondos), iv) adquisición de bienes y servicios, v) gastos de personal, vi) activos fijos y vii) otros gastos e ingresos extraordinarios. Para todas las categorías antes descritas obtuvimos un entendimiento de las políticas y procedimientos relevantes y si es que han sido puestas en operación, y evaluamos los riesgos de control.

El alcance de la evaluación del auditor podrá variar de una auditoría a otra y dentro de los diferentes elementos de la estructura de control interno de una entidad, dependiendo tanto de la comprensión que tenga de la estructura como de su criterio respecto a formas alternativas de evidencia. Esa comprensión y evaluación en sí mismo no son suficientes para expresar una opinión sobre el diseño y la operación de la estructura de control interno de una entidad en su conjunto o de sus distintos elementos.

Definición e identificación de hallazgos de auditoríaEl término hallazgo de auditoría debe definirse en forma precisa. Asimismo, deben describirse en forma clara y concisa las debilidades más importantes que hayan sido detectadas al examinar y evaluar los riesgos de control, especialmente, respecto del sistema de contabilidad, procedimientos de control y ambiente de control. La presentación de tales aspectos en este párrafo se aprecia a continuación:



Una debilidad material es una condición en la cual el diseño y operación de los elementos específicos de la estructura de control interno no reducen a un nivel relativamente bajo el riesgo que errores o irregularidades, en montos que podrían ser importantes en relación con los estados financieros auditados, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones asignadas.

Notamos ciertos aspectos que involucran la estructura de control interno y sus operaciones, que consideramos como hallazgos de auditoría bajo las normas de auditoría establecidas en el Perú. Los hallazgos de auditoría comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño y operación de la estructura de control interno que, a nuestro juicio, podrían afectar en forma negativa la habilidad de entidad ABC para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las aseveraciones de la administración de la entidad sobre el contenido de los estados financieros por el período comprendido entre el 1 de enero y diciembre de 1915. Los hallazgos de auditoría están descritos con mayor detalle en las siguientes páginas y se resumen a continuación.

Párrafo de salvaguarda El auditor debe indicar que el propósito de la auditoría fue informar sobre los estados financieros, mas no proporcionar una seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno de la entidad. Igualmente, debe incluir en este párrafo que la comunicación es sólo para uso de la gerencia o de otros funcionarios responsables de la entidad. La presentación de tales aspectos es como sigue:

Nuestra consideración sobre la estructura de control interno no revela necesariamente todos los aspectos de la estructura de control interno que podrían ser situaciones reportables y, consecuentemente, no revelará todos los hallazgos de auditoría que también sean considerados como debilidades materiales como se definió antes. Sin embargo, creemos que los hallazgos de auditoría descritos constituyen debilidades materiales.El presente informe está destinado sólo para el uso de la administración de entidad ABC. Esta restricción no pretende limitar la distribución de este informe que, con autorización de la propia entidad, se considere un asunto de interés público.

En ciertos casos el auditor puede hacer referencia en el informe sobre la estructura de control interno sobre hallazgos de auditoría que no han sido considerados como debilidades importantes. Un ejemplo de esta situación se presenta seguidamente:Nuestra consideración de la estructura de control interno no revela necesariamente todos los aspectos de la estructura de control interno que podrían ser deficiencias importantes y, consecuentemente, no revela todos los hallazgos de auditoría que también podrían ser consideradas deficiencias importantes, como se definió anteriormente. Sin embargo, no observamos ningún asunto relacionado con la estructura de control interno y su operación que consideramos sea una deficiencia importante.

Lugar y fecha del informeLa fecha del informe debe ser aquélla que coincide con la finalización de la auditoría. El informe debe indicar la localidad donde el auditor está domiciliado.



Firma e identificación del auditorEl informe debe ser firmado por los contadores públicos colegiados responsables de la auditoría, indicando su nombre completo y número de matrícula en los casos siguientes: * Informes emitidos por la Contraloría General de la República, por el auditor

encargado y el supervisor. * Informes emitidos por los órganos de auditoría interna del Sistema Nacional de

Control, por el auditor encargado y el jefe de dicho órgano. * Informes emitidos por las sociedades de auditoría independiente, por el socio

responsable en representación de la firma.

Observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno financiero de la entidadEn base a las deficiencias importantes detectadas durante el desarrollo de la auditoría financiera (ver sección 290), desarrollo y comunicación de hallazgos de auditoría, el auditor debe elaborar las observaciones, conclusiones y recomendaciones de conformidad con las disposiciones establecidas en la NAGU 4.30 presentación del informe.

Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administración de la entidad examinada, orientadas a promover la superación de las observaciones emergentes de la evaluación de los controles internos financieros. Son dirigidas a los funcionarios públicos que tengan competencia para disponer su aplicación.

El informe debe contener recomendaciones que, fundamentadas en las observaciones y conclusiones, propicien la adopción de correctivos que posibiliten mejorar la gestión y/o el desempeño de los funcionarios y servidores públicos, con énfasis en el logro de los objetivos del sistema de control interno de la entidad auditada.

Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados. Se referirán a acciones especificas y estarán dirigidas a quienes corresponde emprender tales acciones. Es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implementar.

Las recomendaciones deberán contener la descripción de los cursos de acción a seguir para fortalecer los controles internos institucionales. Al formular las recomendaciones deben precisarse las medidas correctivas que deben efectuarse, aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo con la naturaleza de las observaciones.

Se incluirán recomendaciones para que los funcionarios públicos cumplan las leyes y reglamentos aplicables y mejoren los controles cuando sean significativos los casos de incumplimiento y deficiencias de control interno observadas. También se deberán incluir en este rubro las recomendaciones significativas determinadas en auditorías anteriores que no se hayan corregido y estén relacionadas con los objetivos del examen.



8. MODELO DE INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA.

SÍNTESIS GERENCIAL

HALLAZGOS Y CONCLUSIONES MÁS IMPORTANTES

El presente Informe de Auditoría a la Información Financiera de la Municipalidad Provincial del Santa, Periodo 2004, se ha realizado en cumplimiento a la Acción de Control Posterior N° 2-0344-2005-002, y como resultado de la Auditoría se ha arribado a lo siguiente:

1. Se comprobó, al 31 de diciembre del 2004, una deuda pendiente de sincerar por retenciones de leyes sociales de los trabajadores municipales, que asciende a S/. 15’704,282.63 nuevos soles, motivado por la falta de previsión de los funcionarios municipales, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y Finanzas, afectando a la entidad con S/. 6’381,275.35 por concepto de intereses, recargos y moras.

Resultan con responsabilidad administrativa por estos hechos los señores: econ. Luis Luna Villarreal, en su condición de ex gerente municipal, y Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva, en calidad de gerente de administración y Finanzas; al no haber generado documentos y no haber tomado acciones durante su periodo para refinanciar la deuda de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales. (0bservación N° 1).

2. Se ha comprobado que el rubro 333 Construcciones en Curso, al 31 de diciembre del ejercicio 2004, presenta un saldo de S/. 68’542,233.34 nuevos soles, al no haberse realizado oportunamente proceso de liquidación de obras para integrarlas a la propiedad municipal por parte de la Gerencia de Infraestructura Urbana.

Les asiste responsabilidad administrativa por estos hechos al Arq. Roberto Briceño Franco; en su condición de Gerente de Infraestructura Urbana, de la Municipalidad Provincial del Santa; por no haber dispuesto se proceda de manera oportuna con la Liquidación de las obras ejecutadas por la Entidad; Ing. Enrique Miranda Caldas, en su condición de Ex Encargado del Departamento de Liquidación de Obras de la Municipalidad Provincial del Santa- Chimbote, al no haber cumplido con las liquidaciones de las obras efectuadas por la entidad; como parte de sus funciones que le fueron asignadas.

Para el caso Ing. Javier Menacho Méndez , en su calidad de Sub Gerente de Obras, al no haber adoptado acciones de coordinación con su Superior Jerárquico que permita la liquidación de las obras municipales. . (Observación N° 2).

3. Se comprobó, al 31 de diciembre del ejercicio 2004, una diferencia sustancial de S/. 40,487.51 Nuevos Soles, establecido en el saldo de la Cta. Cte. N° 310-10756313-054 Banco de Crédito-Convenio, y compulsado entre el Balance de Comprobación, Libro Mayor y Libro Bancos.

Asistiéndole responsabilidad administrativa por este hecho al Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; en su condición de Gerente de Administración y



Finanzas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote al haber infringido el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad Provincial del Santa en su Art.45° inciso a) Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de los sistemas de contabilidad...Tesorería... asimismo por no prever adecuados controles internos para realización de las conciliaciones de los saldos que maneja la Entidad; CPC. Antolino Samamés Solano, en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, por no haber tomado en cuenta el Art. 47° del Reglamento de Organización y Funciones en sus incisos a) y b) “ Programar, Dirigir, Coordinar y Controlar las actividades del sistema de contabilidad Gubernamental; llevar el control y mantener actualizada la Contabilidad Municipal según las normas vigente; asimismo al no efectuar adecuados controles internos a las conciliaciones que permitan verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables proporcionando confiabilidad sobre la información financiera registrada; permitiendo de esta manera detectar diferencias. (Observación Nº 3).

4. Se ha comprobado que al 31 de diciembre de 2004 se otorgaron anticipos a personal de la municipalidad y a terceros ascendente a un importe de S/. 7’462,602.01 nuevos soles., asimismo no fueron provisionados ni castigados a pesar de tener una antigüedad mayor a un año.

Asistiéndole responsabilidad administrativa por los hechos observados a los siguientes señores: sr. Alffierri Rodríguez Brown Villanueva y CPC. Antolino Samamés Solano, en su condición de gerente de Administración y Sub Gerente de Contabilidad, respectivamente, por no haber efectuado adecuados controles internos para disponer en forma oportuna la regularización de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente. (Observación Nº 4).

RECOMENDACIONES MÁS IMPORTANTESEn mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente Informe, y en concordancia con lo establecido en el artículo 15° inciso b) de la Ley N° 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y con el propósito de coadyuvar con la gestión municipal de la Municipalidad Provincial del Santa, se formulan las siguientes recomendaciones:

Que el titular de la entidad disponga la implementación de las siguientes recomendaciones.

1. Disponer que la Gerencia Municipal en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas adopten las medidas necesarias para refinanciar la deuda por el pago de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales, con el fin de salvaguardar la integridad física de los servidores por las atenciones con EsSALUD, y los derechos de jubilación a través del Sistema Nacional de Pensiones y AFPs. (Ref. Conclusión Nº 01).

2. Que el gerente de Infraestructura Urbana en coordinación con el Sub Gerente de Contabilidad procedan a realizar las liquidaciones de Obras que se hallan



pendientes a fin de poder mostrar el saldo real actualizado de la Divisionaria 333 Construcciones en Curso. (Ref. Conclusion Nº 02).

3. Disponer que el Sub Gerente de Contabilidad General proceda a poner en práctica la Norma de Control Interno Nº 280-03 CONCILIACION DE SALDOS, que indica: “Cada Entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área contable, con la situación real”, de tal manera que la información contenida en los estados financieros que se reporta a la Contaduría Pública de la Nación para la elaboración de la cuenta General de la Republica sea veraz y exacta. (Ref. Conclusión Nº 03).

4. Que el subgerente de Contabilidad proceda de manera oportuna a disponer la regularización de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente de tal manera que la información contenida en los estados financieros que se reporta a la Contaduría Pública de la Nación para la elaboración de la Cuenta General de la República sea veraz y exacta. (Ref. Conclusión Nº 4).

5. Recomendamos que el presente informe sea elevado a la Comisión de Procesos Administrativos para que sea ésta quien de acuerdo a su autonomía y/o atribuciones que la ley le confiere la indicada de evaluar y merituar el grado de sanción a aplicar a los comprendidos en la presente investigación. (Ref. Conclusión Nº 01, 02, 03, y 04 ).

INFORME Nº 010-2005-2-0344AUDITORÍA A LA INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA MUNICIPALIDAD

PROVINCIAL DEL SANTA EJERCICIO FISCAL -2004

I.- INTRODUCCIÓN

1. ORIGEN DEL EXAMEN

La auditoría a la información financiera de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, correspondiente al ejercicio fiscal 2004, ha sido programada dentro del Plan Anual de Auditoría Gubernamental para el periodo 2005, considerado como Acción de Control Posterior Nº 2-0344-2005-002 y ejecutada en cumplimiento de la Resolución de Contraloría General Nº 117-2001-CG, que aprueba la Directiva Nº 013-2001-CG/340 del 27 de julio 2001.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN

La presente acción de control posterior por su naturaleza corresponde a una auditoria a la información financiera de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote, y se ejecutó en cumplimiento al Plan de Auditoria Gubernamental para el ejercicio 2005, siendo sus objetivos los siguientes:



2.1 OBJETIVOS GENERALES

a.Emitir opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros preparado por la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa al 31 de diciembre de 2004, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes. (Informe corto).

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a. Determinar si los estados financieros preparados por la entidad presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

b. Evaluar la implementación de funcionamiento, efectividad de la estructura y sistema de control interno de la Unidad de Contabilidad durante el ejercicio económico 2005, a efecto de determinar el grado de efectividad, eficiencia y eficacia en su aprobación y si éstos realizan sus actividades en concordancia con las normas técnicas de control interno y demás dispositivos legales vigentes.

c. Determinar si la Unidad de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa ha cumplido con remitir a los órganos pertinentes los estados financieros correspondientes.

d. Determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los funcionarios responsables de las recomendaciones formuladas en los informes de auditorías anteriores.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

La auditoría a la información financiera de la Municipalidad Provincial del Santa, Chimbote, abarca el ejercicio fiscal 2004 y está orientada a la revisión selectiva de las operaciones financieras, así como otros procedimientos de Auditoría que hemos considerado necesarios de acuerdo a las circunstancias.

El ámbito geográfico donde se desarrolló la auditoría a la información financiera – ejercicio 2004, es la provincia del Santa, departamento de Ancash, distrito de Chimbote - Región Ancash.

Se deja constancia que la presente Auditoría, se ha efectuado de acuerdo a las Normas de auditoría Gubernamental (NAGU) aprobado por R.C. N° 162-95-CG, modificada por Resolución de Contraloría N° 114-99-CG y modificada con Res. Contraloría N° 259-2000-CG del 07-12-00, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y Ley Nº 27785- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y el Manual de Auditoría Gubernamental “MAGU”, publicado el 23.12.98 y las Guías de Auditoría emitidas por el Órgano Superior de Control.



4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD

Mediante Ley Nº 417 del 6 de diciembre de 1906 la entonces Villa de Chimbote es elevada a la categoría de distrito, procediendo de inmediato a nombrar el Primer concejo municipal.

La Municipalidad Provincial del Santa, se convirtió en Provincia mediante la Ley N° 11326 del 14 de abril de 1950, instalándose en el año 1906 el primer Concejo Municipal que a la fecha tiene 9 distritos: Santa, Coishco, Nepeña, Moro, Cáceres del Perú, Macate, Samanco, Chimbote y Nuevo Chimbote; es un organismo del Sector de Gobiernos Locales, tiene personería Jurídica de derecho público, con autonomía económica y administrativa en los asuntos de su competencia, le son aplicables las leyes y demás dispositivos de manera general y de conformidad con las actividades y funcionamiento del Sector Público Nacional.

La organización y funcionamiento de la Municipalidad provincial del Santa se encuentra normado por la Nueva Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972, que tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar a través de sus unidades un conjunto de acciones con el objeto de representar al vecindario, promover la adecuada prestación de los servicios públicos locales, fomentar el bienestar de los vecinos, el desarrollo integral y armónico de las circunstancias de su jurisdicción.

Le es aplicable las siguientes Normas Legales:

- Ley Nº 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República

- Ley 24680 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad.

- Ley 27209 - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado

- Ley Nº 28128 Ley de Presupuesto para el Año Fiscal 2004.

- Ley N° 27972- Nueva Ley Orgánica de Municipalidades

- Directiva N° 010-2004-EF/76.01 – Directiva para la programación, formulación y aprobación de los presupuestos institucionales para los gobiernos locales año fiscal 2004.

- Directiva N° 003-2004-EF/76.01 – Directiva para la Aprobación, Ejecución y Control de los Gobiernos Locales para el año 2004.

- Directiva N° 017 -2004-EF/76.01 – Directiva para la Evaluación Presupuestaria de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Primer Semestre del año 2004.

- Resolución de Contaduría N° 154-2002-EF/93.01 Precisan conceptos, anexos y notas a los Estados Financiero, para la presentación de la Información Financiera y presupuestaria que deben remitir los usuarios del Sistema de Contabilidad Gubernamental del 09. dic. 02

- Decreto Legislativo Nº 276 del 6.MAR.84 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento aprobado por D.S. Nº 005-90-PCM del 15.ENE.90.

- Resolución de Contaduría No 010-91-EF/93.01- Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU)- Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS)



- Normas Internacionales de Auditoría (NIA)

- Instructivos Contables.- Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)- Directiva No 013-2001-CE/B.3.40. Disposiciones para la Auditoria a la

Información Financiera y el Examen Especial a la Información Presupuestaria preparada para la Cuenta General de la República.

- Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG.

- Modificatoria de las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 123-00-CG

- Instructivos Contables.

- ROF y MOF.

5. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOSEn estricta aplicación de las Normas de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”, aprobado con Resolución de Contraloría N° 162-95-CG y modificada por la Directiva N° 006-97-CG/INT y Resolución de Contraloría N° 141-99-CG del 25.06.99 y modificada con Res. Contraloría N° 259-2000-del 07.12.00, los hallazgos de auditoría que emergieron de la presente acción de Control fueron puestos en conocimiento por escrito a los funcionarios y servidores para que, en ejercicio de su derecho de defensa, cumplan con realizar los comentarios aclaratorios debidamente documentados, los mismos que fueron evaluados y se tomaron en consideración en la elaboración del presente informe.

Asimismo se incluye un anexo con la relación del personal comprendido en los hallazgos de auditoría. (ANEXO Nº 01)

4. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO

Durante la Acción de Control efectuada a la información Financiera de la Municipalidad Provincial del Santa se ha evaluado la Estructura de Control Interno de las unidades orgánicas conformantes de la Gerencia de Administración y Finanzas y de las Subgerencias de Contabilidad y Tesorería, en cumplimiento a la NAGU 3.10 “Evaluación de la Estructura de control interno” y como resultado se ha remitido el Oficio Nº 103-2005-OCI-MPS de fecha 8 de abril del 2005, elevándose al titular de la entidad el Memorándum de Control Interno N° 004-2005-OCI-MPS; en el cual se da a conocer al titular las debilidades de control, así como las acciones correctivas a implementarse pese a las recomendaciones impartidas en auditorías anteriores. (ANEXO N° 02)

5. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

5.1. COMENTARIOS EN RELACIÓN A LA UTILIZACIÓN DE RECURSOS DEL FONDO DE COMPENSACIÓN MUNICIPAL (FONCOMUN) AÑO 2004

De la evaluación y análisis a los Estados Financieros Ejercicio 2004, se ha podido advertir que el importe total de Enero a Diciembre 2004, percibidos como ingresos correspondientes al Fondo de



Compensación Municipal (Foncomun), ascienden a un total de S/.9’037,569.22 Nuevos Soles. Según los parámetros establecidos por el Pleno Municipal, la distribución y/o utilización de dichos recursos, debe darse en el orden de; 50% para Gastos de Inversiones y 50% para gastos corrientes; sin embrago según análisis se ha determinado que al término del ejercicio anterior, la utilización de dichos recursos no se dio en el orden debido; habiéndose llegado a afectar con el importe de S/. 3’040,446.79 nuevos soles de los recursos destinados para gastos corrientes para cubrir el pago de las amortizaciones mensuales provenientes del préstamo de los S/11’ 500,000.00 Nuevos Soles otorgado por el Banco de la Nación en el año 2003 para la obra de los Ejes Viales de Chimbote, así como las amortizaciones mensuales por préstamo para adquisición de maquinarias que corresponden a gestiones anteriores. El movimiento mensualizado de dicho fondo se detalla a continuación:

CUADRO DEMOSTRATIVO DEL MOVIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DEL FONDO DE COMPENSACIÓN MUNICIPAL (FONCOMUN) AL 31 DE DICIEMBRE 2004

Mes Día

Monto FONCOMUN

Recibido

Distribución 50% para

Inversiones (a)

Retención Cargo Préstamo Ejes

Viales

Retención Cargo Maquinaría. y

Otros

Retención Efectuadas

(b)

Variación (sobregiro)

(a-b)

Varia. % x 100

Ene 30 933 723,49 466 861,75 405 645,16 152 423,66 558 068,82 -91 207,07 -19,5Feb 31 714 308,94 357 154,47 264 551,20 269 80,50 291 531,70 65 622,77 18,4Mar 31 679 243,36 339 621,68 546 739,14 444 481,30 991 220,44 -651 598,76 -191,9Abr 30 666 372,06 333 186,03 405 645,16 435 597,46 841 242,62 -508 056,59 -152,5May 31 720 216,47 360 108,24 405 645,20 357 50,33 441 395,53 -81 287,29 -22,6Jun 30 735 266,72 367 633,36 405 645,20 115 725,05 521 370,25 -153 736,89 -41,8Jul 30 772 551,63 386 275,82 405 645,20 42 130,50 447 775,70 -61 499,88 -15,9Ago 31 737 337,77 368 668,89 670 196,37 418 043,82 108 8240,19 -719 571,30 -195,2Sep 30 775 616,34 387 808,17 405 645,20 622 314,91 1’027 960,11 -640 151,94 -165,1Oct 29 756 527,68 378 263,84 405 645,16 34 276,81 439 921,97 -61 658,13 -16,3Nov 30 784 232,25 392 116,13 405 645,16 65 409,54 471 054,70 -78 938,57 -20,1Dic 03 762 172,51 381 086,26 405 645,16 33 804,24 439 449,40 -58 363,14 -15,3

Total 9’037 569,22 4’518 784,64 5’132 293,31 2’426 938,12 7’559 231,43 -3’040 446,79FUENTE: Sub-Gerencia de Tesorería.

Como es de observarse en el cuadro que antecede, el Fondo de Compensación Municipal, durante el período 2004, ha rebasado el porcentaje programado mes a mes por inversiones, comprometiendo dichos recursos, para el pago de amortizaciones y deudas anteriores con el Banco de la Nación, entidad que al recibir los fondos de la fuente del Foncomun, se cobra las cuotas que se le adeuda, sin tener en cuenta la distribución hecha por la Municipalidad de 50% para Inversiones y 50% para gasto corriente, generando que parte de los gastos corrientes de la Municipalidad, sean utilizados para los pagos de la deuda, hecho que creó dificultades para atender los compromisos programados anticipadamente por la Municipalidad



Provincial del Santa. Mayores detalles se pueden apreciar en el Examen especial sobre endeudamiento al Foncomun, realizado en el II trimestre 2005.

7.2 SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN AUDITORIAS ANTERIORES.

En relación con el proceso de implementación y seguimiento de medidas correctivas de las recomendaciones impartidas por el Órgano de Control Institucional con respecto a las Auditorias a los Estados Financieros y exámenes especiales a la información presupuestaria de la Municipalidad Provincial del Santa, periodos 2000, 2001, 2002 y 2003 se advierte el siguiente detalle de acuerdo a la Información emitida por el Sistema SAGU

Como es de apreciarse en el cuadro anterior, a la fecha existe un total de 352 recomendaciones, de las cuales se encuentran pendientes de Implementación (03) Tres recomendaciones; (147) ciento cuarenta y siete Implementadas y (192) ciento noventa y dos recomendaciones en proceso de Implementación.

7.3 NOTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EJERCICIO 2004 REFRENDAN SU EXPOSICIÓN Y/O REVELACIÓN, A EXCEPCIÓN DE LAS NOTAS 14 Y 22 CORRESPONDIENTE A LOS RUBROS AMORTIZACIÓN ACUMULADA INVERSIONES INTANGIBLES Y RESULTADOS ACUMULADOS, RESPECTIVAMENTE

Efectuado el análisis y evaluación a las notas que sustentan los Estados Financieros del Ejercicio 2004, se ha podido determinar que éstas refrendan su exposición y/o revelación en grado suficiente a excepción de la Notas 14 y 22 correspondiente a los rubros Amortización Acumulada Inversiones Intangibles y Resultados Acumulados, respectivamente, que presentan saldos diferentes a los reflejados en los formatos F-1 Balance General, pero que sin embargo no afectan su presentación por cuanto se ha determinado que existe concordancia en la exposición de los Estados Financieros en su integridad.

Al respecto, este Órgano de Control Institucional, ha solicitado mediante Memorándum N° 271-2005-OCI-MPS de fecha 28.06.05 al subgerente de Contabilidad efectué las correcciones del caso y que para que los próximos


SAGU RECOMENDACIONES2003 2002 2001 2000 TOTAL

PENDIENTES 1 1 0 1 3

IMPLEMENTADAS 16 18 55 58 147

EN PROCESO 117 34 7 34 192

RECONSIDERADAS 0 0 0 0 0

NO APLICABLES 0 0 7 3 10

TOTAL 134 53 69 96 352


ejercicios las notas de los estados financieros sean más explicativas en su presentación.

7.4 CON RELACIÓN A LA OBSERVACIÓN N° 03: “AL MES DE ABRIL 2004, CTA. CTE. N° 310-1140292-FONCOMUN BANCO DE CREDITO EN LIBRO MAYOR Y BALANCE DE COMPROBACIÓN PRESENTA UN SALDO S/.22,358.35 NUEVOS SOLES, SIN EMBARGO SEGÚN LIBRO BANCOS Y EXTRACTOS BANCARIOS DICHA CUENTA SE HALLA SALDADA”

De acuerdo a los comentarios aclaratorios presentados por el Sub Gerente de Contabilidad, mediante Informe Nº 023-2005-SGC-GAF-MPS del 10 de mayo del 2005, y nota de Contabilidad Adjunta, ha demostrado que la diferencia de saldo de la Cta. Cte. Nº 310-1140292-FONCOMUN BANCO DE CREDITO de S/.22,358.35 nuevos soles, que mantenía con la Sub Gerencia de Tesorería, al mes de abril 2004, ha sido regularizado al 31.12.04, y que ello se debió a un error de codificación de partidas lo cual dio lugar que contabilidad efectuara los cargos en partidas distintas.

En tal sentido las atingencias formuladas mediante Oficio N° 285-2005- CG/ORHZ; con relación a la Observación N° 3 ; puntos 14 y 15 ; se dan por superadas, debido a que la citada observación ya no ha sido considerada.

II.- OBSERVACIONES

Como resultado de la auditoría a la información financiera de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote por el periodo Enero a Diciembre del 2004, se han determinado las siguientes observaciones:

1.- AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2004, DEUDA PENDIENTE DE SINCERAR POR RETENCIONES DE LEYES SOCIALES DE LOS TRABAJADORES MUNICIPALES ASCENDENTE A S/. 15’704,282.63 NUEVOS SOLES, AFECTO A LA ENTIDAD CON S/. 6’381,275.35 POR CONCEPTO DE INTERESES, RECARGOS Y MORAS.

De la evaluación y análisis a la estructura de los estados financieros 2004, como de la documentación sustentatoria agenciada por la subgerencia de Contabilidad mediante memorándum N° 471-2005-SGC-GAF-MPS, de fecha 13 de abril 2005, se determina que a pesar de haberse efectuado las retenciones sociales a los trabajadores municipales, existe al 31 de diciembre 2004 obligaciones pendientes de pago por un importe de S/. 15’704,282.63 nuevos soles, que con respecto al ejercicio 2003 tales obligaciones se han visto incrementadas en un 29% aproximadamente; tal es así que en la cuenta 40. Tributos por Pagar se tiene una deuda de S/. 10’317,356.73 nuevos soles, y en la cuenta 42. Cuentas por Pagar, Sub Divisionaria 429. Ctas. Por Pagos Diversos una deuda de S/. 5’386,925.90 nuevos soles, conforme se detalla a continuación:



DEUDA ACUMULADA AL 31 DE DIC. 2004

IMPORTE

CTA. 40 TRIBUTOS POR PAGAR EJERCICIO 2003 EJERCICIO 2004 INCREMENTO %Sist. Nac. De Pensiones 1’830,702.83 2’356,478.42 28.72%ESSALUD 1’964,843.69 3’352,893.52 70.64%Imp. Renta 5ta. Categ. 23,362.26 151,084.90 546.70%

Imp. Renta 4ta. Categ. 205,058.32 330,513.70 61.18%

Seguro de Vida 0.00 260.00 Seguro Riesgo de Trabajo 174,319.42 179,818.83 3.15% IES – Retención Terceros 0.00 80,761.46

IES – Cuenta de Terceros 0.00 740,744.67

Imp. Extraord. Solidaridad 3’671,918.70 3’076,321.19 (19.36)%

CONAFOVICER 36,442.86 48,480.24 33.03%

Sub Total 7’906,648.08 10’317,356.73 30.49%

CTA. 42 CUENTAS POR PAGAR429. CTAS. POR PAGOS DIVERSOS

EJERCICIO 2003 EJERCICIO 2004 INCREMENTO %

AFP Integra 2’749,107.47 3’343,421.47 21.61%AFP Profuturo 701,762.11 936,462.79 33.44%AFP Horizonte 304,136.38 397,671.66 30.75%

AFP El Roble 0.00 7,823.13

AFP Unión Vida 508,753.05 701,546.85 37.89%

Sub Total 4’263,759.01| 5’386,925.90 26.34%

TOTAL 12’170,407.09 15’704,282.63 29.04%

Fuente: Sub. Gerencia de Contabilidad

Como es de apreciarse del cuadro anterior, se determina que al 31 de diciembre 2004, la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote mantiene una deuda pendiente de sincerar por la suma de S/.15’704,282.63 nuevos soles. Sin embargo la Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y Finanzas y subgerencia de Recursos Humanos, no adoptaron acciones de coordinación a efectos de atender la deuda, no obstante haberse realizado las retenciones efectuadas a los trabajadores en las planillas mensuales de remuneraciones; viéndose incrementada la deuda en un 29% en comparación con el ejercicio 2003, que ascendía a S/. 12’170,407.09 nuevos soles.

Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe, por el jefe de la Oficina de Control de Huaraz, mediante Oficio Nº 285-2005- CG/ORHZ, éstas han sido absueltas en el orden siguiente:

a) El enfoque de la observación no ha sido el adecuado por cuanto el Auditor se ha limitado a observar el incremento de la deuda tributaria, respecto al año anterior :

Con relación a ello es de indicarse que, efectivamente, se ha observado el incremento de la deuda por obligaciones sociales de los trabajadores, que se ha visto incrementada en relación a los ejercicios 2003-2004.



Sin embargo para absolver el presente punto se ha cumplido con establecer las coordinaciones pertinentes mediante documentos formales a las respectivas Administradoras de Fondo de Pensiones, así como con la SUNAT – Chimbote, determinándose lo siguiente:

RESUMEN DE INTERESES Y RECARGOS

DETALLE MONTO DE TRIBUTO

INTERESES RECARGOS MORAS TOTAL

AFP HORIZONTE

255,179.12 146,875.11 0.00 0.00 402,054.23

AFP PROFUTURO

969,445.00 2,875,022.24 0.00 0.00 3,844,467.24

SUNAT 14,076,333.00 1,921,894.00 1,437,484.00 0.00 17,435,711.00

TOTAL 15,300,957.12 4,943,791.35 1,437,484.00 0.00 21,682,232.47

Fuente: AFP Horizonte, Profuturo y Sunat

Tal es así que al 31 de diciembre 2004 la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote mantiene una deuda de S/. 15’300,957.12 nuevos soles, sin considerar las deudas con las AFP Integra y Unión Vida, por cuanto se han presentado limitaciones con la obtención de la información requerida, al no haber cumplido con dar atención a nuestras comunicaciones cursadas mediante Oficio Nº 151-2005-OCI-MPS y Nº 156-2005-OCI-MPS del 01 y 03 de junio 2005, respectivamente.

b) No se ha cuantificado adecuadamente el perjuicio económico originado por la falta de pago oportuno de las leyes sociales, el mismo que deberá establecerse a partir de la compulsa entre lo confirmado por las entidades administradoras de los tributos y lo registrado por la entidad, debiendo establecerse los montos que corresponden a tributos, moras, intereses y recargos, lo cual permita también conocer el importe de la deuda tributaria no registrada por la entidad y valorar su efecto en los estados Financieros al 31.12.04

Al respecto y de acuerdo a las informaciones recogidas por las Administradoras de Fondos de Pensiones y Sunat – Chimbote, se ha determinado que por incumplimiento de pago oportuno de las leyes sociales de los trabajadores municipales la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote al 31.12.04 se ha visto afectada con un importe de S/. 6’381,275.35 nuevos soles por concepto de intereses, recargos y moras, sin considerar las deudas con las AFP Integra y Unión Vida por cuanto se han presentado limitaciones con la obtención de la información requerida al no haber cumplido con dar atención a nuestras comunicaciones cursadas mediante Oficio Nº 151-2005-OCI-MPS y Nº 156-2005-OCI-MPS del 1 y 03 de junio 2005, respectivamente. Al respecto apréciese el cuadro siguiente:



RESUMEN DE INTERESES Y RECARGOS

DETALLE MONTO DE TRIBUTO

INTERESES RECARGOS MORAS TOTAL

AFP HORIZONTE

255,179.12 146,875.11 0.00 0.00 146,875.11

AFP PROFUTURO

969,445.00 2,875,022.24 0.00 0.00 2,875,022.24

SUNAT 14,076,333.00 1,921,894.00 1,437,484.00 0.00 3,359,378.00TOTAL 15,300,957.12 4,943,791.35 1,437,484.00 0.00 6,381,275.35

Fuente: AFP Horizonte, Profuturo y Sunat

c) En el efecto se señala la imposición de multas a la entidad, motivo por el

cual deberá establecerse el perjuicio económico y la determinación de los responsables, presentando los resultados mediante un informe Especial Correspondiente, de acuerdo a la normativa establecida en la NAGU 4.50 informe especial.

Como es de indicarse en el punto anterior, por incumplimiento oportuno de las leyes sociales la entidad al 31.12.04 se ha visto afectada con un importe de S/. 6’381,275.35 nuevos soles por concepto de intereses, recargos y moras; sin considerar las deudas con las AFP Integra y Unión Vida, por cuanto se han presentado limitaciones con la obtención de la información requerida al no haber cumplido con dar atención a nuestras comunicaciones cursadas mediante Oficio Nº 151-2005-OCI-MPS y Nº 156-2005-OCI-MPS del 01 y 03 de junio 2005, respectivamente. Con relación a la determinación de los responsables es de indicarse que solamente se esta considerando a los funcionarios que ejercieron cargos durante el periodo 2004, alcance al que se circunscribe la auditoría a los estados financieros de la Municipalidad Provincial del santa – Chimbote. Asimismo, considerándose que la deuda de leyes sociales data de ejercicios anteriores (Noviembre 1994) la responsabilidad por los incumplimiento de pago ya se ha visto observada e informada en anteriores informes de auditoría evacuados por el órgano de control y sociedades de auditoría externa.

d) Debe establecerse, si a la fecha de vencimiento de la obligación tributaria la entidad contaba o no con las disponibilidades financieras correspondientes, mediante un cuadro explicativo que refleje los saldos bancarios a esa fecha.

Al respecto, el subgerente de Contabilidad mediante Informe N° 023-2005-SGC-GAF-MPS del 10 de mayo del 2005, textualmente indica: “...indico que si las declaraciones de las referidas declaraciones, no se han llegado a cancelar, es debido a la falta de liquidez en los ingresos de recursos propios...Es preciso señalar que para efectuar los pagos de planillas de los trabajadores cesantes y activos de esta municipalidad, se trata de recaudar lo máximo, llegando a cumplirse con el neto a pagar, dejando pendiente las aportaciones generadas, pero aun así se esta tratando de cumplir con algunos pagos, como a



ESSALUD, que han tenido embargadas los pagos que deberían efectuar las empresas de SIDER PERU, PESCA PERU, entre otras.

Asimismo, el Subgerente de Tesorería, mediante Informe N° 057-2005-SGT-GAF-MPS, de fecha 28.06.05, corrobora dicha situación manifestando: “Que el pago de las aportaciones como son ESSALUD, SNP, IES y Renta de 4ta. Categoría y AFP se ha descontado de los trabajadores y las cuotas patronales dichos tributos no se han cancelado en su totalidad debido a la falta de liquidez que ha existido y existe dentro de la entidad, toda vez que la superioridad solamente ha provisionado el pago de las planillas netas sin incluir las aportaciones... sin embargo en forma extemporanea se ha venido cancelando en parte lo correspondiente a ESSALUD, para la atención a los trabajadores... Asimismo, cabe mencionar que la deuda no solamente es lo actual sino que se ha venido acumulando desde años anteriores, aun acogiéndonos a un programa llamado RESIT, cuyas cuotas eran de S/. 65,000.00 nuevos soles mensuales...”

e) En casos de adeudos a ESSALUD, debe además determinarse los importes pagados por la Municipalidad, por las atenciones a sus trabajadores en otros Centros de Salud, y agregarse al perjuicio económico resultante.

Con relación a las atenciones de los trabajadores municipales en otros centros de salud; es de indicarse que de acuerdo a lo manifestado en el Informe N° 029-2005-SGC-GAF-MPS y Informe Social N° 86-05-DBS-OPER-MPS del 03.06.05 y 07.06.05 respectivamente; la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote durante el periodo 2004, no ha reconocido gastos por atenciones de salud de los trabajadores municipalidades, en centros médicos distintos a ESSALUD.

f) Se señala como causa la falta de previsión de los funcionarios municipales, el incumplimiento de dispositivos relacionados al pago de obligaciones tributarias, lo cual debe ser adecuadamente determinado indagando sobre el desvío de los fondos y el destino que tuvieron las retenciones efectuadas y no canceladas .

Con relación a este punto se debe manifestar que efectuado el análisis, no se ha determinado desvío de los fondos por incumplimiento de las obligaciones tributarias. De los comentarios prestados por el contador general de la entidad, mediante Informe N° 023-2005-SGC-GAF-MPS del 10 de mayo del 2005, textualmente se determina: “...indico que si las declaraciones de las referidas declaraciones no se han llegado a cancelar, es debido a la falta de liquidez en los ingresos de recursos propios...Es preciso señalar que para efectuar los pagos de planillas de los trabajadores cesantes y activos de esta municipalidad se trata de recaudar lo máximo, llegando a cumplirse con el neto a pagar, dejando pendiente las aportaciones generadas, pero aun así se está tratando de cumplir con algunos pagos, como a ESSALUD, quienes han tenido embargadas los pagos que deberían efectuar las empresas de SIDER PERÚ, PESCA PERÚ, entre otras.

g) El efecto de la observación no es el perjuicio económico de la entidad por la suma de S/.15 704 282.63, sino los montos que corresponden a los recargos, moras intereses y multas afectados a la entidad, conforme a la



determinación mediante acotaciones o autoliquidaciones efectuadas por las entidades administradoras de tributos, menos las sumas contabilizadas por la entidad sin incluir el monto del tributo insoluto.

Al respecto es de indicarse que según como se refiere en el punto Nº 2 por incumplimiento de pago oportuno de las leyes sociales la municipalidad se ha visto afectada con un importe de S/. 6’381,275.35 Nuevos Soles por concepto de intereses, recargos y moras, sin considerar las deudas con las AFP Integra y Unión Vida, por cuanto se han presentado limitaciones con la obtención de la información requerida al no haber cumplido con dar atención a nuestras comunicaciones cursadas mediante Oficio Nº 151-2005-OCI-MPS y Nº 156-2005-OCI-MPS del 1 y 3 de junio 2005, respectivamente

h) No se incluye a los responsables de la generación de dicha deuda, debiendo para ello cursarse pliego de descargos a cada uno de los responsables desde la generación de dicha deuda y no limitase solamente a quienes en el ejercicio de sus funciones no efectuaron los pagos correspondientes en el año 2004.

Con relación a la determinación de los responsables, es de indicarse que solamente se está considerando a los funcionarios que ejercieron cargos durante el periodo 2004, alcance al que se circunscribe la auditoría a los estados financieros de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote. asimismo considerándose que la deuda de leyes sociales data de ejercicios anteriores (noviembre 1994) la responsabilidad por los incumplimiento de pago ya se ha visto observada e informada en anteriores informes de Auditoría, evacuados por el órgano de control y sociedades de auditoría externa.

i) Debe verificarse lo afirmado por el Eco. Luis Luna Villarreal, ex Gerente municipal, en el sentido que en los seis meses de gestión no fue autorizado por el pleno edil para visar gastos o firmar cheques, debiendo verificar si existen acuerdos limitando su trabajo y, si lo hubiere, determinar las responsabilidades a los funcionarios que presuntamente abusaron del ejercicio de su cargo de ser el caso.

Al respecto, es de indicarse que con referencia a este punto, y de acuerdo con lo verificado en el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, aprobado por Ordenanza Municipal N° 025-2003-MPS de fecha 14.ago.2003, se ha determinado que dentro de las funciones que le competían al eco. Luis Luna Villarreal, en su condición de ex gerente municipal, no se encuentra estipulado la de visar gastos y firmar cheques. Sin embargo, es de referirse que el citado funcionario ha sido comprendido por no haber cumplido en su condición de Gerente Municipal de aquel entonces y como órgano de dirección técnico administrativo, le correspondía coordinar y supervisar las actividades de los Órganos Administrativos de apoyo, asesoramiento y de línea de la municipalidad que están bajo su mando; debiendo presentar trimestralmente un informe situacional de la gestión administrativa económica y financiera de la entidad, según Art. 20°, inc. h) del Reglamento de Organización y Funciones de la entidad.

Lo expuesto anteriormente inobserva las siguientes normas:



CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ (partes pertinentes a los regímenes laborales) publicada en 1993.

Artículo 24°…El pago de las remuneraciones y de los beneficios sociales del Trabajador tiene prioridad sobre cualquiera otra obligación del empleador”

LEY 27209 – LEY DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA DEL ESTADO (03.12.99) , en su siguiente artículo:

Artículo 40.- Responsabilidad en el compromiso y el pago

Los funcionarios y servidores públicos realizan compromisos, disponen y/o efectúan pagos dentro del marco de las asignaciones autorizadas en el Presupuesto para el año fiscal y de los niveles aprobados en los calendarios de compromisos. La correcta realización de compromisos no exime de la responsabilidad a que hubiere lugar, en caso se inobserven las formalidades requeridas para las posteriores fases que implica la utilización financiera de los recursos a que se encuentre referido.

En caso no se verifique lo prescrito en el primer párrafo o no se cumpla con las formalidades a que se refiere el segundo párrafo, asumen responsabilidad solidaria los funcionarios y/o servidores que incurran en las acciones antes señaladas.

DECRETO LEGISLATIVO N° 933 QUE ESTABLECE SANCIONES A FUNCIONARIOS QUE NO CUMPLEN CON REALIZAR LA DECLARACIÓN Y PAGO DE LAS RETENCIONES Y CONTRIBUCIONES SOCIALES, publicado el 10 de octubre de 2003.

Artículo 1° Definiciones.-

Para efectos del presente Decreto Legislativo se tendrá en consideración las siguientes definiciones:

a) Entidades: las comprendidas en el Sector Público Nacional, inclusive aquellas bajo el ámbito del Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado.

b) Funcionarios: al Jefe de la Oficina de Administración o de la dependencia que haga sus veces de las entidades.

Artículo 2° De la obligación de declarar y pagar las retenciones y las contribuciones sociales

Las entidades, bajo responsabilidad del funcionario, deberán cumplir con la obligación de:

a) Declarar mensualmente

a.1 A través del Programa de Declaración Telemática, Remuneraciones (PDT), el registro del total de trabajadores y la información



correspondiente a las retenciones y las contribuciones Sociales contendidas en la planilla del personal activo, cesante y/o pensionistas, la misma que será obtenida de la planilla única de pagos - PUP de cada Entidad.

a.2 A través del PDT IGV – Renta Mensual, las Retenciones del Impuesto a la Renta de 4ta. Categoría y los sujetos que perciben dicha renta, los mismos que serán obtenidos de la partida denominada “Orden de Servicios”.

b) Realizar el pago total de las Retenciones y las Contribuciones Sociales, a que hace referencia el Inciso a) del presente articulo, conforme lo establecen las normas que regulan la materia.

Artículo 3° De las sanciones administrativas a los funcionarios

Serán sancionados, previo procedimiento administrativo, los funcionarios que incumplan con:

a) La declaración del registro del total de trabajadores y las retenciones y contribuciones sociales del total del personal activo, cesante y/o pensionista de las entidades, conforme lo previsto en el artículo 2°, y/o declaren como tales a sujetos que no tienen dicha calidad, y/o que teniendo los fondos expeditos para cumplir con el pago total de las mismas, no lo efectuaran o demoraran injustificadamente su pago; y,

b) La declaración de las retenciones del impuesto a la renta de 4ta. categoría de los sujetos preceptores de dicho impuesto, conforme a lo previsto en el Articulo 2°, y/o declaren como tales a sujetos que no tienen dicha calidad, y/o que teniendo los fondos expeditos para cumplir con el pago total de las mismas no lo efectuaran o demoraran injustificadamente su pago.

DIRECTIVA Nº 010-2003-EF/76.01 DIRECTIVA PARA LA PROGRAMACIÓN, FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES DE LOS GOBIERNOS LOCALES PARA EL AÑO FISCAL 2004 (Publicada el 20 May. 2003)

Articulo 19° Pautas generales para la previsión de gastos

Literal iii “La Oficina de Personal o la haga sus veces debe informar a la Oficina de Planificación y Presupuesto del Pliego, bajo responsabilidad de su Titular Orgánico, el monto que se prevé ejecutar por concepto de Gastos de Personal y Obligaciones Sociales (que incluye los gastos por cargas sociales del pliego presupuestario en su condición de empleador), las Obligaciones Provisionales,...”

Directiva Nº 003-2004 – EF/76.01 Directiva para la aprobación, ejecución y Control del proceso presupuestario de los gobiernos locales (28.12.03) , en sus artículos:

Articulo 15º Responsabilidad en la Programación de los Gastos

15.1 La programación de Gastos es responsabilidad solidaria de la Oficina de Administración y de la Oficina de Planificación y Presupuesto o la que



haga sus veces, a fin de garantizar la consistencia técnica de la programación mensual de gastos que permita facilitar las acciones de carácter operativo orientadas al cumplimiento oportuno de las metas presupuestarias establecidas para el año fiscal 2004.

Artículo 178º del Decreto Legislativo Nº 816: Modificaciones, Ley del Nuevo Código Tributario, el cual establece que constituyen infracciones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones tributarias no pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos.

Artículo 103º de la Ley 23853 Ley Orgánica de Municipalidades – de los Presupuestos Municipales y de la Contabilidad, que establece: “Las municipalidades se rigen por presupuestos anuales como instrumento de administración y gestión. Los presupuestos contienen provisiones de ingresos y presupuestos de gastos, los presupuestos de gastos corrientes contienen partidas de egresos para atención de las funciones, actividades y servicios municipales...”

Ley 25897 y modificaciones, que crea el Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones, que en sus artículos 34º y 35º concordante con su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 206-92-EF, en sus artículos 51º y 52º, los cuales establecen que los aportes de los trabajadores dependientes deben ser declarados, retenidos y pagados por el empleador a la AFP en la que se encuentre afiliado, dentro de los primeros 5 días del mes siguiente en que se devengaron las remuneraciones afectas, sin perjuicio de las sanciones, multas o recargos que puedan recaer sobre el empleador por la demora o el incumplimiento de su obligación de retención y pago, además de las acciones penales que corresponde.

Como consecuencia de estos hechoS se ha determinado que el incumplimiento reiterado del pago de las aportaciones al mes siguiente de haber sido devengado los tributos enunciados, en particular las retenciones al empleador, afectó a la entidad con el importe S/. 6’381,275.35 nuevos soles por concepto de gastos derivados de multas, moras e intereses.Además, generándose el riesgo de no permitir la atención de los asegurados que por ley les corresponde.

Las causas que han motivado el no haber depositado en forma oportuna los tributos son las siguientes:

- Falta de previsión de los funcionarios municipales, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y Finanzas y Subgerencia de Recursos Humanos, al no haber tomado acciones oportunas para fraccionar la deuda, a fin de no afectar a los trabajadores municipales con la atención de salud que les corresponde.

- Incumplimiento a dispositivos relacionados al pago de obligaciones tributarias, no actuando prudente y diligentemente, ocasionando excesivo retraso en el pago de los tributos.

Dando cumplimiento a lo especificado en la NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”, la presente observación fue puesta en conocimiento a los siguientes Señores; Econ. Luis Luna Villarreal, sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva,



mediante memorándums, N° 0158-2005-OCI-MPS y N° 0159-2005-OCI-MPS, de fecha 03.05.2005, respectivamente.

En uso de su derecho de defensa, formuló sus aclaraciones en el siguiente detalle:

Econ. Luis Luna Villarreal, en su condición de exgerente municipal, mediante memorándum N° 359-2005-G-PYP-MPS de fecha 11.05.05, recepcionada el 12.05.05, alcanza sus comentarios aclaratorios en el siguiente sentido: “El cargo de gerente municipal lo asumí el 05.01.04 hasta el 31.06.04, es decir, aproximadamente 7 meses. Durante los 6 primeros meses se desarrolló la peor institución interna en el Pleno Edil... en ese escenario se hacía imposible realizar coordinaciones de trabajo; sin embargo ,debo manifestar que de acuerdo al ROF de la Municipalidad del Santa esta función le corresponde a la Gerencia de Administración y Finanzas, conjuntamente con sus Subgerencias... en el corto tiempo que estuve en el cargo de gerente municipal no fui autorizado por el pleno edil para visar gastos ni firmar cheques, motivo por el cual no tuve acceso a dicha información referida a la retención de leyes sociales de los trabajadores municipales, siendo de entera competencia de la Gerencia de Administración y Finanzas.

De los comentarios vertidos por el referido exgerente Municipal, se tiene que si bien es cierto asumió el cargo el 05.01.04 hasta el 31.06.04, es decir aproximadamente 7 meses, y que durante los 6 primeros meses se desarrolló la peor institución interna en el Pleno Edil... en ese escenario se hacía imposible realizar coordinaciones de trabajo, y que dichas funciones corresponden a la Gerencia de Administración y Finanzas, sin embargo, es de referirse que en su condición de Gerente Municipal de aquel entonces y como Órgano de Dirección Técnico Administrativo le correspondía coordinar y supervisar las actividades de los Órganos Administrativos de Apoyo, Asesoramiento y de Línea de la Municipalidad que están bajo su mando; debiendo presentar trimestralmente un informe situacional de la gestión administrativa económica y financiera de la entidad. En tal sentido, y al no haber cumplido con presentar prueba documentaria que demuestre haber tomado acciones respecto al hecho observado, la observación subsiste y no ha sido levantada.

Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; en su Calidad de Gerente de Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote alcanza sus comentarios aclaratorios mediante Informe N° 010-2005-GAF-MPS, recepcionado el 13.05.05, en el siguiente sentido: “... esta Gerencia ha cumplido con hacer las declaraciones de todos los tributos... no se ha llegado a cumplir con la cancelación, debido a la falta de liquidez en los ingresos correspondientes... para los pagos de planillas de los trabajadores cesantes y activos, se trata de recaudar lo máximo, llegando a cumplir con el pago; dejando pendiente los aportes generados, pero aún así se está tratando de cumplir con algunos pagos( ESSALUD), habiendo tenido embargados los pagos que deberían ejecutarse a las empresas Sider Perú , Pesca Perú , entre otros”

De los comentarios vertidos por el referido gerente de Administración y Finanzas, se tiene que si bien es cierto se realizó las declaraciones de los



tributos a los organismos pertinentes y que por falta de liquidez no se ha podido efectuar la cancelación respectiva, del mismo modo para los pagos de planillas de los trabajadores cesantes y activos se trata de recaudar lo máximo, llegando a cumplir con el pago, dejando pendiente los aportes generados, sin embargo en su condición de Gerente de Administración y Finanzas ha infringido lo establecido en el Artículo 178º del Decreto Legislativo Nº 816: Modificaciones, Ley del Nuevo Código Tributario, el cual establece que constituye infracción relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones tributarias no pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos; Decreto Legislativo N° 933 que establece sanciones a funcionarios que no cumplen con realizar la declaración y pago de las retenciones y contribuciones sociales; (artículo 2° De la Obligación de Declarar y Pagar las Retenciones y las Contribuciones Sociales b) Realizar el pago total de las Retenciones y las Contribuciones Sociales a que hace referencia el Inciso a) del presente artículo, conforme lo establecen las normas que regulan la materia). En tal sentido, y al no haber cumplido con presentar prueba documentaria que demuestre haber tomado acciones respecto al hecho observado, la observación subsiste y no ha sido levantada.

De lo expuesto, se determina que le asiste responsabilidad administrativa al Econ. Luis Luna Villarreal, en su condición de exgerente municipal, y Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva, en calidad de gerente de Administración y Finanzas; al no haber generado documentos y no haber tomado acciones durante su periodo para refinanciar la deuda de las leyes sociales de los trabajadores municipales.

El accionar desarrollado por los referidos funcionarios municipales, indica haber infringido de esta manera el art. 21° Inc. a), b) y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”, concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley, configurando en consecuencia la naturaleza del hecho negligencia de funciones, previsto en el art. 28 inc. d) de la citada ley, concordante con el Art. 150 del mencionado reglamento.

2. RUBRO 333 CONSTRUCCIONES EN CURSO, AL 31 DE DICIEMBRE DEL EJERCICIO 2004 PRESENTA UN SALDO DE S/. 68’542,233.34 NUEVOS SOLES AL NO HABERSE REALIZADO OPORTUNAMENTE PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE OBRAS PARA INTEGRARLAS A LA PROPIEDAD MUNICIPAL POR PARTE DE LA GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA URBANA.

De la evaluación y análisis a los estados financieros de la Municipalidad Provincial del Santa-Chimbote, elaborados por la Subgerencia de Contabilidad, al 31 de diciembre 2004, y agenciados al Órgano de Control Institucional mediante memorándum N° 484-2004-SGC-GAF-MPS, de fecha 15 de abril 2005,se ha determinado que la Divisionaria 333 Construcciones en Curso, presenta un saldo de S/. 68’542,233.34 Nuevos Soles. Es de significarse que esta cuenta ha tenido un incremento del 34.09%, en razón de que al 31 de diciembre 2003, ascendía a un importe de S/. 51’116,855.79 nuevos soles.



Al respecto, es de referirse que la Gerencia Municipal, Gerencia de Infraestructura Urbana y Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, no tomaron las previsiones debidas con el objeto de disponer de manera oportuna se efectúe el proceso de liquidación de obras ejecutadas por la entidad en la modalidad de Administración Directa, Contrata y encargo; no habiendo cumplido tampoco la Gerencia de Infraestructura Urbana, con solicitar se nombre una Comisión mediante Resolución de Alcaldía, para fines de efectuar al término de cada obra, las Liquidaciones correspondientes. y, una vez realizadas dichas Liquidaciones informar a la Sub Gerencia de Contabilidad, para efectos contables y, ser considerada como parte de los Activos de esta Municipalidad; tal como se corrobora con el informe N° 051-2005-DLO-MPS, emitido por el Departamento de Liquidación de Obras; en la cual informa textualmente al Sub. Gerente de Obras: “...Se ha empezado una ardua labor a fin de liquidar las obras ejecutadas en los años 2003 y 2004... Se viene conciliando con la Subgerencia de Contabilidad, las liquidaciones de carácter financiero,... por lo que pongo en su conocimiento para que su despacho tome cartas en el asunto, así como deslindar cualquier responsabilidad que pueda surgir por no haberse cumplido en liquidar las diferentes obras ejecutadas en los años 2003 y 2004”.

Tal es así que hasta el 31-12-2004, las obras ejecutadas por administración directa representaron aproximadamente el 86.13% del total de las obras ejecutadas pendientes de liquidación final, conforme se puede apreciar en el cuadro siguiente:

CONTENIDO EJERCICIO 2004

EJERCICIO 2003

VARIACIÓN INCREMENTO

333. CONSTRUCC. EN CURSO

333.01 Por Adminis. Directa

333.02 Por Encargo

333.03 Por Contrata

68’542,233.34

59’034,829.35

2’197,292.72

7’310,171.27

51’116,855.79

51’106,117.88

10,737.91

0.00

17’425,377.55

7’928,711.47

2’186,554.81

7’310,171.27

34.09%

15.51%

20,363%

0.00%

Fuente: Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote 2004, Nota: 9Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el Jefe de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N° 285-2005- CG/ORHZ,; éstas han sido absueltas en el orden siguiente:

a) No se ha cuantificado el posible efecto que pueda originarse por concepto de depreciación de las obras que contablemente se encuentran en proceso, pero que están en funcionamiento. Se debe identificar del total de las obras que se encuentran en construcciones en curso por S/. 68 542 233.34, cuales son las que han entrado en funcionamiento y la fecha, a fin de calcular la depreciación correspondiente que afectaría los resultados del ejercicio. Al respecto, es de indicarse que al 31.12.04, la Subgerencia de Contabilidad no ha realizado la depreciación de las obras que se encontraban en el rubro construcciones en curso, toda vez que de acuerdo al Informe Nº 012-2005-SGC-GAF-MPS del 15 de marzo 2005, se establece textualmente: “... la



gerencia de Infraestructura Urbana, sobre el reporte de información relacionada a liquidación de obras durante el periodo 2004 para ser consideradas en los estados financieros... a pesar de tiempo transcurrido hasta fecha dicha gerencia no ha cumplido con tal remisión.Y con Informe Nº 113-2005-DLO-MPS de fecha 16.06.05, se determina que al 31 de diciembre 2004 no se encontró ninguna liquidación de obra.

b) Debe meritarse observar la falta de reclasificación de los activos.No se ha efectuado la reclasificación de los activos, porque, como se explicara anteriormente, al 31.12.04 la Gerencia de Infraestructura Urbana no ha cumplido con remitir el reporte de información relacionada con la liquidación de obras durante el periodo 2004 para ser consideradas en los estados financieros, asimismo con Informe Nº 113-2005-DLO-MPS de fecha 16.06.05, emitido por el actual Jefe del Departamento de Liquidaciones, se determina que al 31 de diciembre 2004 no se encontró ninguna liquidación de obra

c) No se ha definido la causa de la observación apropiadamente, la misma que está relacionada con la falta de realización de los ajustes correspondientes para reflejar los activos con sus consiguientes depreciaciones.

Habiendo quedado plenamente corroborado que al 31.12.04 la Gerencia de Infraestructura Urbana no alcanzó a la Subgerencia de Contabilidad la relación de las obras liquidadas, motivo por el cual no se realizaron las depreciaciones y los ajustes correspondientes para ser reflejados en los estados financieros, se considera que la causa se debe a:- Deficiente coordinación entre la Sub Gerencia de Contabilidad y la Sub

Gerencia de Obras, para disponer acciones oportunas en la liquidación de obras y obtener cifras reales en la Divisionaria 333 Construcciones en Curso, para su mejor presentación en los Estados Financieros que se remite a Contaduría Pública de la Nación.

d) No se incluyen como responsables a los funcionarios del área contable que debieron efectuar los ajustes contables con la finalidad de presentar adecuadamente la situación contable y financiera de esta cuenta.

No se ha incluido como responsables a los funcionarios del área contable toda vez que ha quedado determinado que la Gerencia de Infraestructura Urbana es la que incumplió con remitir la relación de las obras liquidadas al 31.12.04, pese a las reiteradas comunicaciones que le fueron solicitadas; conforme se puede apreciar a través de los Memorandums N° 004-05-SGC-GAF-MPS del 04.01.05; N° 226-05-SGC-GAF-MPS del 18.02.05 remitidos por la Sub Gerencia de Contabilidad.

La observación que se expone ha contravenido las normativas que tienen por objeto propender la correcta ejecución de las obras y su respectiva liquidación final, así como la recepción de estas en los plazos establecidos por norma.

• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 195 – 88 - CG - Normas que regulan la Ejecución de Obras por administración directa.

Artículo 1º.- Numeral 11. “Concluida la obra, la Entidad designará una Comisión para que formule el acta de recepción de los trabajos y se encargue de la liquidación técnica y financiera en un plazo de 30 días de suscrita la referida Acta, la misma comisión revisará la memoria descriptiva elaborada por el ingeniero residente y/o Inspector de la obra,



que servirá de base para la tramitación de la Declaratoria de fábrica por parte de la entidad de ser el caso.

Numeral 12° “Posteriormente a la liquidación, se procederá a la entrega de la obra a la entidad respectiva o unidad orgánica especializada, la cual se encargará de su operación y mantenimiento asegurando el adecuado funcionamiento de las instalaciones”.

• NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PÚBLICAS, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG.

Ejecución de obras por contrataNTC 600-15 Participación de los Miembros Designados para la Recepción de Obras, que señala: “Los miembros de la comisión designada para la recepción de obras, deben participar directamente en el acto de recepción, bajo responsabilidad a fin de formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento”.

La presente observación que se expone ha ocasionado que la entidad desconozca el costo real y costo de valorización de las obras ejecutadas por la modalidad de administración directa, por encargo y por contrato, así como el destino de los materiales sobrantes, calidad de obra conforme a especificaciones técnicas, entre otros, habiéndose determinado en el presente examen la existencia de un saldo en libros de S/. 68’542,233.34 nuevos soles, pendiente de liquidación final al 31 de diciembre del 2004.

A nuestro criterio las causas que originaron que no se efectúe la liquidación final de las obras municipales dentro de los plazos previstos serían las siguientes:

- Deficiente coordinación entre la Sub Gerencia de Contabilidad y la Subgerencia de Obras para disponer acciones oportunas en la liquidación de obras y obtener cifras reales en la Divisionaria 333 Construcciones en curso, para su mejor presentación en los estados financieros que se remite a Contaduría Pública de la Nación.

En cumplimiento a lo especificado en la NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”; la presente observación fue puesta en conocimiento a los siguientes señores: arq. Roberto Briceño Franco; Ing. Javier Menacho Méndez, Ing. Enrique Miranda Caldas, mediante Memorándums N° 0161-2005-OCI-MPS, N° 162-2005-OCI-MPS y Oficio N° 0117-205-OCI-MPS de fecha 03.05.2005, respectivamente. En uso de su derecho de defensa, formuló sus aclaraciones en el siguiente detalle:

Arq. Roberto Briceño Franco e Ing. Javier Menacho Méndez, en su condición de Gerente de Infraestructura Urbana y Subgerente de Obras de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, mediante Memorándum N° 0808-05-GIU-MPS, de fecha 12.05.05, y Carta N° 119-2005-SGO-GIU-MPS de fecha 12.05.05, de manera colegiada alcanzan sus comentarios aclaratorios en el siguiente sentido: “... Le manifiesto que efectivamente existen obras por liquidar pero básicamente se debe tener en cuenta que los S/. 17’425,377.55 nuevos soles corresponden a la obra por contrata denominada: “Construcción y Rehabilitación de Pavimentos, veredas y saneamiento de ejes viales en el Distrito de Chimbote, cuyo monto de contrato ascendió a la suma de S/. 11’574,000.00 nuevos soles, y que ha sido materia de un proceso arbitral por



controversias justamente por la liquidación del contrato de obras y por lo tanto tal liquidación no se encuentra aprobada o consentida en forma definitiva, con respecto a las demás obras, se encuentra en el plazo para proceder a la liquidación correspondiente incumplida. Con relación a que la Gerencia de Infraestructura Urbana ha incumplido con solicitar se nombre una comisión de recepción y liquidación de obras, al respecto manifiesto que mediante Resolución de Alcaldía N° 0558-A del 21.12.04 se conformo la comisión de recepción de obras...”

De los comentarios vertidos por los referidos profesionales, se tiene que reconocen que efectivamente existen obras por liquidar, y con respecto a las demás obras se encuentran en el plazo para proceder a la liquidación correspondiente incumplida. En tal sentido, y al no haber cumplido con presentar prueba documentaria que demuestre haber tomado acciones respecto al hecho observado, la observación subsiste y no ha sido levantada.

Ing. Enrique Miranda Caldas, en su condición de exencargado del Departamento de Liquidación de Obras de la Municipalidad Provincial del Santa, y en cumplimiento a lo establecido en la NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”, se procedió a comunicar mediante Oficio 117-2005-OCI-MPS del 5 de mayo de 2005 para que realice sus comentarios aclaratorios; habiéndose vencido el plazo otorgado, se da por agotado el procedimiento de comunicación del mismo, por consiguiente se considera que asume su responsabilidad con relación a la observación planteada.

De lo expuesto, se determina que le asiste responsabilidad administrativa al Arq. Roberto Briceño Franco, en su condición de Gerente de Infraestructura Urbana, de la Municipalidad Provincial del Santa, con mayor grado de responsabilidad por no haber dispuesto se proceda de manera oportuna con la liquidación de las obras ejecutadas por la entidad; Ing. Enrique Miranda Caldas, en su condición de ex encargado del Departamento de Liquidación de Obras de la Municipalidad Provincial del Santa- Chimbote, al no haber cumplido con las liquidaciones de las obras efectuadas por la entidad; como parte de las funciones que le fueron asignadas.

Infringiéndose de esta manera el Art. 21° Inc a), b) y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”, Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. Nº 005-90-PCM, Reglamento de la Ley, configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carácter disciplinario tipificado en el Art. 28° Inc. d) “Negligencia en el desempeño de las funciones” del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” que se gradúa en armonía con lo prescrito en el Art. 150° del DS. Nº 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa

Al Ing. Javier Menacho Méndez, en su calidad de Subgerente de Obras, al no haber adoptado acciones de coordinación con su superior jerárquico que permita la liquidación de las obras municipales. . El accionar desarrollado por el referido funcionario municipal, indica haber Infringiendo de esta manera el Art. 21° Inc a), b) y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor



desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; concordante con el art. 126° y 132° del DS. Nº 005-90-PCM, Reglamento de la Ley

3. AL 31 DE DICIEMBRE DEL EJERCICIO 2004 SE DETERMINA DIFERENCIA SUSTANCIAL DE S/. 40,487.51 NUEVOS SOLES, ESTABLECIDO EN EL SALDO DE LA CTA. CTE. N° 310-10756313-054 BANCO DE CREDITO-CONVENIO, COMPULSADO ENTRE EL BALANCE DE COMPROBACIÓN, LIBRO MAYOR Y LIBRO BANCOS

Como parte de la evaluación y análisis a los Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, ejercicio 2004, se procedió a analizar los Libros Bancos de las distintas Cuentas Corrientes y de Ahorros en moneda nacional y extranjera que mantiene nuestra Entidad en las diferentes Instituciones Financieras del medio, realizándose para ello la compulsa y/o comprobación documental respectiva entre los saldos reflejados en Libros y los saldos mostrados en el Balance de Comprobación como en el Libro Mayor, advirtiéndose en el análisis conciliatorio que la Cuenta Corriente Nº 310-10756313-054 – Banco de Crédito – Convenio, según Balance de Comprobación y Libro Mayor, mantiene al 31 de Diciembre del 2004, un saldo de S/. 40,487.51 Nuevos Soles, mientras que en Libro Bancos, folio N° 39, Se aprecia que dicha cuenta muestra un Saldo al mes de abril de 2004; de S/. 0.00 Nuevos Soles.

De ello se establece una diferencia de S/. 40,487.51 nuevos soles, que repercute en la presentación de los Estados Financieros. Significando que el saldo que mantiene la Unidad de Tesorería, en Libro Bancos de la referida Cuenta Corriente data de abril de 2004.

La diferencia establecida en dicha cuenta se presenta a continuación:

CONCEPTO BALANCE DE COMPROBACIÓN

LIBRO MAYOR LIBRO BANCOS

DIFERENCIA

CTA. CTE. N° 310-10756313-054- BCO. CREDITO - CONVENIO

S/.

40,487.51

S/.

40,487.51

S/.

0.00

S/.

40,487.51

Fuente: Estados Financieros 2004 – Balance de Comprobación, Libro Mayor y Libro Bancos.

Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe por el jefe de la Oficina de Control de Huaraz mediante Oficio N° 285-2005- CG/ORHZ, éstas han sido absueltas en el orden siguiente:

a) Se señala que el monto registrado en libros es mayor que el saldo bancario, debiendo establecer si la diferencia existe por la falta de contabilización de gastos, debiéndose merituar por la materialidad, si estos afectarían la adecuada presentación de los estados financieros y considerarse como una salvedad en el Dictamen.



Respecto a la diferencia de S/. 40,487.51 nuevos soles establecido en el saldo de la cta. cte. Nº 310-10756313-054 Banco de Crédito-Convenio, entre Tesorería y Contabilidad, se debe a un cambio de código del Plan Contable y de Cuenta Bancaria, ello debido a que la Subgerencia de Tesorería deriva los reportes con fecha posterior al 31.12.04; situación esta que ha sido regularizada según se refleja en el asiento de apertura del Ejercicio 2005 de la Subgerencia de Contabilidad, sustentado en su Informe Nº 031-205-SGC-GAF-MPS del 07.06.05.

El hecho que se expone revela trasgresión a la siguiente normativa:

INSTRUCTIVO Nº 7 CIERRE CONTABLE INFORMACIÓN CONTABLE QUE DEBERÁN PRESENTAR LAS ENTIDADES PÚBLICAS A LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Instrucciones para cierre contable y formulación de la Información contable para la cuenta general de la República

1.- Verificación de los saldos de las cuentas

Las Oficinas de Contabilidad son las responsables de efectuar las conciliaciones de saldos y pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.

La conciliación de saldos, es la demostración analítica para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los Registros Contables de los Organismos que intervienen en una misma operación o de los registros con lo realmente disponible o existente. Dicha conciliación se constituirá en el respaldo de los saldos que se informan.

Los procedimientos de comprobación y conciliación de saldos están referidos a: Arqueos de Fondos y Valores, Conciliaciones Bancarias, Conciliación de las Cuentas por Cobrar, Inventarios Físicos de todos los Bienes Materiales, Conciliación de las Cuentas de enlace, Conciliación del Marco Legal del Presupuesto.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, aprobadas por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad Pública, específicamente la norma Nº 280-03 CONCILIACION DE SALDOS, que indica: “Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área contable con la situación real”.

Comentario:

02. “Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituye pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada, permite detectar diferencias y explicarlas, efectuar ajustes o regularizaciones cuando son necesarios”.



NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, aprobadas por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad Pública, Nº 280-07 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA, que señala: “Las operaciones deben ser clasificadas registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisión pertinente”.

Comentarios:

01. “Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la dirección de la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones”.

02. “El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los registros contables pertinentes”.

Principio de Contabilidad de EXPOSICIÓN que establece: “Los estados financieros deben exponer toda la información básica y complementaria necesaria para una adecuada interpretación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refieren”.

La situación que se expone ha traído consigo inconsistencia en la presentación de los Estados Financieros preparados para la Cuenta General de la República ejercicio 2004, no prestando seguridad razonable las cifras que en él muestran al evidenciarse una diferencia de S/. 40,487.51 Nuevos Soles, establecido en el saldo de la Cuenta Corriente N° 310-10756313-054 – Banco de Crédito – Convenio, que según Balance de Comprobación y Libro Mayor, mantiene al 31 de Diciembre del 2004, un saldo de S/. 40,487.51 Nuevos Soles, mientras que en Libro Bancos, muestra un Saldo de S/. 0.00 Nuevos Soles.

Este hecho a nuestro criterio se motiva por la falta de aplicación de ordenados controles internos previos y simultáneos de la Unidad de Contabilidad General, restándole importancia debida a la preparación de la información financiera que se remite a la Contaduría Pública de la Nación para la preparación de la Cuenta General de la República,la misma que debe ser sustentada con la evidencia documental que lo respalde.

En estricto cumplimiento a lo estipulado en la NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”; la presente observación fue puesta en conocimiento a los siguientes Señores; Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; CPC. Antolino Samames Solano, mediante Memorándums, N° 0159-2005-OCI-MPS; N° 160-2005-OCI-MPS de fecha 03.05.2005, respectivamente. En uso de su derecho de defensa, formuló sus aclaraciones en el siguiente detalle:

Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva, en su condición de gerente de Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, alcanza sus comentarios aclaratorios mediante Informe N° 010-2005-GAF-MPS, recepcionada el 13.05.05, en el siguiente sentido: “ ... la Subgerencia de Contabilidad ha tenido que adecuarlo en el presente ejercicio con el Nuevo Plan



Contable, para lo cual ha realizado una codificación interna de cuentas en el Plan Contable y de acuerdo a la Fuente de Financiamiento”

De los comentarios vertidos por el referido Funcionario Municipal Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; se tiene que indica: que se ha realizado una codificación interna de cuentas en el Plan Contable y de acuerdo a la Fuente de Financiamiento” . Sin embargo en su condición de Gerente de Administración y Finanzas; tiene como funciones y atribuciones: Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de los sistemas de contabilidad...Tesorería... asimismo por no prever adecuados controles internos para la realización de las conciliaciones de los saldos que maneja la Entidad. En tal sentido y al no haber cumplido con presentar prueba documentaria que demuestre haber tomado acciones respecto al hecho observado, la observación subsiste y no ha sido levantada.

CPC. Antolino Samames Solano, en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, mediante Informe N° 023-2005-SGC-GAF-MPS, recepcionada el 12.05.05, alcanza sus comentarios aclaratorios en el sentido siguiente: “... La Sub Gerencia de Tesorería no dio a conocer en su momento oportuno los movimientos bancarios realizados. En esta oportunidad dicha Sub gerencia hizo cambio de cuenta corriente y, de Entidad Financiera, es decir que el importe que su despacho indica como diferencia sustancial, fue trasladada por la Sub Gerencia de Tesorería a otro banco y, que a la fecha continua con el mismo monto que se indica...”

De los comentarios vertidos por el referido profesional CPC. Antolino Samames Solano, En calidad de Sub Gerente de Contabilidad; se tiene que establece que la Sub Gerencia de Tesorería no dio a conocer en su momento oportuno los movimientos bancarios realizados., efectuando el cambio de cuenta corriente y, de Entidad Financiera, indicando además que a la fecha continua con el mismo monto. Sin embargo en su condición de Contador General, no efectuó adecuados controles internos a las conciliaciones que permitan verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables proporcionando confiabilidad sobre la información financiera registrada; permitiendo de esta manera detectar diferencias y explicarlas, efectuar ajustes o regularizaciones cuando son necesarias, en tal sentido la observación subsiste y no ha sido levantada.

De lo expuesto se determina que le asiste responsabilidad administrativa al Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; en su condición de Gerente de Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote al haber infringido el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad Provincial del Santa en su Art.45° inciso a) Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de los sistemas de contabilidad...Tesorería... asimismo por no prever adecuados controles internos para realización de las conciliaciones de los saldos que maneja la Entidad; CPC. Antolino Samames Solano, en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, por no haber tomado en cuenta el Art. 47° del Reglamento de Organización y Funciones en sus incisos a) y b) “ Programar, Dirigir, Coordinar y Controlar las actividades del sistema de contabilidad Gubernamental; Llevar el control y mantener actualizada la Contabilidad Municipal según las normas vigente; asimismo al no efectuar adecuados controles internos a las conciliaciones que permitan verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables proporcionando confiabilidad sobre la información financiera registrada; permitiendo de esta manera detectar diferencias.



Infringiendo de esta manera los señores: Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva y CPC. Antolino Samames Solano; en su condición de Gerente de Administración y Finanzas y Sub Gerente de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa; el Art. 21° Inc a), y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carácter disciplinario tipificado en el Art. 28° Inc. d) “Negligencia en el desempeño de las funciones” del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” que se gradúa en armonía con lo prescrito en el Art. 150° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa

4. ANTICIPOS OTORGADOS A PERSONAL DE LA MUNICIPALIDAD Y A TERCEROS ASCENDENTE A UN IMPORTE DE S/. 7’462,602.01 NUEVOS SOLES, AL 31 DE DICIEMBRE DE 2004,LOS MISMOS QUE NO FUERON PROVISIONADOS NI CASTIGADOS AUN CUANDO DATAN DE GESTIONES ANTERIORES

Como parte de la evaluación y análisis a los Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, ejercicio 2004, se procedió a analizar la cuenta 38 Cargas Diferidas, en la cual se considera los gastos pagados por anticipado con cargo a rendir cuenta por diferentes conceptos; determinándose que dicha cuenta al 31 de diciembre 2004, asciende a un importe de S/.7’462,602.01 Nuevos Soles, habiéndose incrementado en S/.2’267,326.48 Nuevos Soles, con relación al ejercicio 2003, que ascendía al importe de S/. 5’195,275.53 Nuevos Soles.

El detalle de la referida cuenta se encuentra conformado por el siguiente rubro:

Contenido 2004 2003 Variación

383 INTERESES X DEVENGAR 383.09 Otros intereses por devengar

667,137.84 667,137.84

2’099,433.192’099,433.19

(1’432,295.35) (1’432,295.35)

384 ANTICIPOS CONCEDIDOS 384.01 Contratistas 384.02 Proveedores

5’818,944.205’276,479.40 542,464.80

2’410,482.172’256,012.43

154,469.74

(3’408,462.03)(3’020,466.97)

(387,995.06)385 ENCARGOS OTORGADOS 385.04 Encargos Internos

17,289.1417,289.14

10,284.5410,284.54

(7,004.60)(7,004.60)

389 CARGAS DIVERSAS 959,230.83 675,075.63 (284,155.20)

TOTAL 7’462,602.01 5’195,275.53 (2’267,326.48)

Fuente: Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote 2004, Nota: 13

Como es de apreciarse en el cuadro anterior se observa que existen anticipos concedidos a Contratistas y a Proveedores por un importe de S/.5’818,944.20 Nuevos Soles, significándose que la considerable suma se vio incrementada en S/. 3’408,462.03 Nuevos Soles, de diciembre 2003 a diciembre 2004.

De igual manera se observa que a diciembre 2004, existe encargos internos otorgados a personal de la Municipalidad por un importe de s/. 17,289.14 Nuevos Soles.



Lo reparable de ello es que al termino del ejercicio próximo pasado no se adoptaron acciones para realizar un análisis minucioso de los saldos que presenta esta cuenta, toda vez que a la fecha no se ha cumplido con efectuar la Provisión y Castigo de Cuentas Incobrables, que datan de ejercicios anteriores como es el caso, que algunas de ellas corresponden al ejercicio contable de 1994. Tal como se muestra a continuación:

CUADRO DEMOSTRATIVO DE ANTIGÜEDAD DE ANTICIPOS OTORGADOS

384.01 CONTRATISTASDETALLE IMPORTE AÑO

VICTOR DELFIN RAMIREZ 34,674.70 1998P y Q CONTRATISTAS GENERALES 5,000.00 1996COBASA - BAZO 950,124.01 1999ROAYA 26,798.02 1997CIDELPA 73,627.40 1999ANCAJIMA CONTRATISTAS GENERALES 20,295.75 1998PRODEOBRAS 86,430.43 1998CONSTRUCTORA GUTIERREZ SRL 17,637.47 2000CASAS S.A.C. Y SICON S.R.L. CONT. GNRLES. 419,149.19 2000ROLICSA 4,463.88 2000CONSTRUCTORA Y CONSULTORA CHANG S.R.L. 90,756.30 2003J & E INGENIEROS CONSULTORES Y CONTRATISTAS GENERALES SRL. 251,594.29 2003FR CONSTRUCCIONES SAC 25,210.08 2003SALDO AL 31-12-03 2,005,761.52

384.02 PROVEEDORES

DETALLE IMPORTE AÑOTRANSPORTES Y SERVICIOS ACUARIO 7,312.00 2000EDITORIAL E IMPRENTA DESARROLLO 8,000.00 2000SALDO AL 31-12-03 15,312.00

385.04 ENCARGOS INTERNOSDETALLE IMPORTE AÑO

SILVIA PAREDES GOICOCHEA 1,124.00 1999CONATA 1,354.64 2001WILIAM TORRES CARRASCO 50.00 2003ESTUARDO DIAZ DELGADO 717.50 2003SANTIAGO BARREDA ARIAS 150.00 2003GUILLERMO SANCHEZ CORDOVA 212.00 2003HUGO SIFUENTES PONTE 786.00 2003SALDO AL 31-12-03 4,394.14



389.01 CARGAS DIVERSASDETALLE CANTIDAD AÑO

REGULARIZACION VALES DE CAJA 60,457.32 1995MERCADOS DEL PUEBLO 10,000.00 1994REMUNERACIONES 50,220.00 2003UNIVERSIDAD RICARDO PALMA 6,630.00 1995EDITORA PERU 2,973.60 1998FIDE 1,736.00 1995ENRIQUE FERREYROS 2,046.15 1998CONFECCIONES CHAVIN 2,437.55 1998REPUESTOS Y FERRETERIA ENASE 600.00 1998SERVICIOS ROMEGA 7,220.00 1995CEDEL 19,358.40 1994SERCOPAC S.A. 25,187.85 1996JUAN CHAMBORGO 10,800.00 1996CONSORCIO SERVI EDIL 28,000.00 1994JOSE RAMOS LEDESMA 31,537.74 1995FONCODES 16,007.98 1996JOSE BERNABE PULIDO 63,449.30 1995ANTONIO ROMERO SIFUENTES 3,430.29 1996JULIO DAVALOS QUISPE 8,000.00 1995ESCONSA 63,649.00 1996MARCO SILVA 1,200.00 1995ABRAHAM VILCHES CASTRO 1,100.00 1996UMG ASOCIADOS 801.00 1997AUTOPARTES VIMAPA 3,000.00 1998RESERLY 1,900.00 1996SYMONS ADOLFO NIQUE 6,470.00 1996FABRINCE INGENIEROS 24,500.00 1994SERVIDATA S.R.L. 10,400.00 1994REPUESTOS SAN ANTONIO 900.00 1995JUAN C. ORTEGA REYNA 704.00 1997EMPAQUETADURAS Y ELEMEN. INDUST. 1,069.19 1997GLOBAL TELEVISION (JOSE VERGARAY) 500.00 1996FERSON VIDEO FILMS 708.00 1996ROSARIO RAMOS CERNA 500.00 1996VICTOR HUGO VILLANUEVA 3,648.00 1996REPARACIONES NAVALES RINSA 6,200.00 1996ALEJANDRO ROQUE 2,050.00 1996CONFECCIONES Y SASTRERIA CHIMBOTE 4,300.00 1996IMP. SAN PEDRO - CARLOS LUZA A. 6,900.00 1996CARLOS GAVIDIA 1,000.00 1996MARTHA SALGADO 500.00 1996CABILDO ABIERTO 1,241.00 1996SERVICE S.A. 7,900.00 1996EMPR. PESQUERA SAMANCO 1,250.00 1996COSSESMAR 3,928.00 1996CISNEROS S.R.L. 1,300.00 1996JESUS REQUENA 1,000.00 1996VICENTE BEDON 8,100.00 1996IPSS 1,500.00 1998COGERSA S.R.LTDA. 3,000.00 1998



CONSTRUCTORA Y SERVICIOS MADECH 3,650.00 1999CONATA 11,647.86 1999ADELANTOS DIVERSOS 42,919.39 SUBSIDIO POR FALLECIMIENTO 57,993.30 SALDO AL 31-12-04 637,520.92

ADELANTOS DIVERSOS ANEXO CTA 389.01DETALLE CANTIDAD AÑO

VICTOR LAGUNAS 2,000.00 1998JACINTO MONTENEGRO 653.80 1998FERNANDO FERNANDEZ SEDANO 780.50 1998AUTOPARTES MECANICA EIRLTDA 2,000.00 1998ANTONIO PINEDO CACERES 1,000.00 1998ESTAMPADOS "EL TIGRE" 4,000.00 1999GRAFICA MARPED EIRL 1,048.00 1999HIDRANDINA (CAMAL MUNICIPAL) 7,203.85 1999INC TRUJILLO 1,400.00 1999IRIS DIOSES BURGOS 7.50 1999JUAN C. LECLERE PINEDA 2,000.00 1999SAMUEL HOOKER NOGUEIRA 500.00 1999Catalina Maldonado Medina 528.70 2003SALDO AL 31-12-04 23,122.35

SUBSIDIOS POR FALLECIMIENTO ANEXO CTA 389.01

DETALLE CANTIDAD AÑOBAZALAR CASTILLO MARIA DEL CARMEN 370.00 1999CACEDA ZAMORA JUANA 1,500.00 1999CHAMOCHUMBI APONTE CARLOS 1,500.00 1999CHAVARRIA RODRIGUEZ TEODOCIO 1,500.00 1998CRUZ ZEGARRA LUIS 1,500.00 1998CUBAS GADEA JORGE HERMER 1,500.00 1998HURTADO RETUERTO ROMAN 3,900.00 1999LORENZA LOPEZ DE MOORE 1,000.00 1998MENDOZA QUINUA ROSAS 2,500.00 1998MORALES SANCHEZ SEGUNDO 2,500.00 1999SEPULVEDA FLORES LADISLAO 1,500.00 1998TOMAS GABINO SANTOS 2,500.00 1998ULLOA QUIROZ LUCIANO 223.30 1998SALDO AL 31-12-04 21,993.30

TOTAL GENERAL 2,708,104.23 Fuente : Memorándum N° 618-2005-SGC-GAF-MPS Nota: El Saldo que se considera al 31.12.04, ha sido tomado en cuenta considerando la antigüedad de los anticipos otorgados y no regularizados

Por lo que existe la necesidad que la administración municipal disponga la adopción de las acciones correspondientes con el fin de provisionar y castigar estos saldos que por su antigüedad se han tornado como cuentas incobrables, y que repercuten en la presentación de los Estados Financieros de la Entidad.Con respecto a las atingencias que se han formulado al presente informe, por la Jefe de la Oficina de Control de Huaraz, mediante Oficio N° 285-2005- CG/ORHZ; estas han sido absueltas, en el orden siguiente:



Los Anticipos otorgados a personal de la municipalidad y a terceros por 7’462 602.01 Nuevos Soles, no es una observación, si los mismos se encuentran bien contabilizados, lo que constituye una salvedad que afectaría la opinión del auditor, es el efecto que produciría en los estados financieros , la falta de provisión de Cobranza Dudosa por cada una de los anticipos otorgados y que tiene una antigüedad mayor a un año, la misma que afectaría a los resultados del ejercicio, constituyendo por su materialidad una salvedad en el Dictamen. En efecto y según como se expone en la observación al 31.12.04, la municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, presenta un saldo de S/. 7 462, 602.01 Nuevos soles , conformado por: Intereses por Devengar, Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, y Cargas Diversas. Considerando que los Anticipos Otorgados tiene una antigüedad mayor a un año el efecto que ha producido en los estados Financieros se debe a que no se ha realizado la provisión de cobranza dudosa; tal es así que al 31.12.03 debería haberse provisionado el importe de S/. 2,708,104.23 Nuevos Soles. Sin embargo de la solicitud de los comentarios aclaratorios a la Sub Gerencia de Contabilidad se determina que mediante informe N° 032-2005-2005-SGC-GAF-MPS del 13.06.05, no se ha realizado el castigo contable respectivo.

b) Debe analizarse la cobrabilidad de las Sub Cuentas que conforman este rubro, con la finalidad de determinar y estimar adecuadamente la Provisión para Cuentas de Cobranza Dudosa.

Con relación a este punto se manifiesta que el Órgano de Control Institucional, mediante Memorándum N° 199-2005-OCI-MPS del 03.06.05, solicito a la Sub Gerencia de Contabilidad información sobre la cobrabilidad de las Sub cuentas que conforman este rubro y sobre la provisión de las cuentas de cobranza dudosa, y mediante Informe N° 032-2005-2005-SGC-GAF-MPS del 13.06.05, la Sub Gerencia de Contabilidad refiere que con informe N° 064-02-UC-OA-MPS, del 14.11.02, se solicito al Director Municipal de aquel entonces se adopten acciones y se determine el castigo contable bajo su autorización; situación esta que a la fecha no ha sido cumplida.

c) Si existiera deudas por anticipos otorgados al personal que ya no laboran en la entidad con la celeridad del caso se servirá preparar el informe especial correspondiente determinando, las responsabilidades correspondientes, conforme los documentos de autorización cursados por los responsables de la entidad.Respecto a los anticipos otorgados a personal que ya no labora en la entidad, mediante Informe N° 038-2005-SGC-GAF-MPS del 23.06.05, el sub Gerente de contabilidad y a través de documentos formales ha demostrado haber tomado acciones para la regularización de estos anticipos; por lo que ya no daría lugar a la preparación del Informe Especial. d) Solamente se ha responsabilizado a los funcionarios municipales que laboran en el ejercicio 2004, sin embargo conviene efectuar el análisis por antigüedad de saldos, a efecto de evidenciar si en el ejercicio de sus funciones en años anteriores se ha causado perjuicio económico a la entidad, siendo asi deberá prepararse el informe especial conforme a los requerimientos de la NAGU 4.50 Informe Especial.Al respecto es de significarse que la Auditoría a los Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa se circunscribe al periodo comprendido de Enero a Diciembre 2004. Respecto a la responsabilidad de los funcionarios municipales por la antigüedad de los saldos de los anticipos otorgados se



manifiesta que esto ya ha sido tratado en anteriores informes de auditoria evacuados por Órgano de Control Institucional y Sociedades de Auditoría Externa.

e) El análisis que se muestra en el contexto de la observación muestra la suma de S/. 667 137.84 Nuevos Soles por Intereses por devengar, significándose que se hace referencia solamente a una disminución con relación al año 2003, sin embargo no se señala si los intereses han sido contabilizados apropiadamente.Efectuado el análisis respectivo con relación a este punto se manifiesta que el importe de los S/.667 137.84 Nuevos Soles por Intereses por devengar, si se encuentran debidamente contabilizados en los meses de Junio, Setiembre y Diciembre del ejercicio 2004, según lo verificado en el Libro Diario de la Sub Gerencia de Contabilidad.

f) Se hace mención a adelantos otorgados a contratistas y proveedores por la suma de S/. 5 818,944.20 Nuevos soles, sin embargo no se comenta por cada uno de ellos su situación contractual, si las mercaderías ingresaron o no a los almacenes de la Entidad y si fueron utilizados en los fines para los que fueron adquiridos, o si se trata de un error contable de regularización, evidenciándose que algunas deudas datan desde 1997.Realizado el análisis pertinente con relación a este rubro y de acuerdo al Informe N° 032-2005-2005-SGC-GAF-MPS de fecha 13.06.05, la Sub Gerencia de Contabilidad refiere que del importe de los S/. 5 818,944.20 Nuevos Soles; la suma de 3 270,717.88 Nuevos Soles, como anticipos otorgados a la firma ICCGSA – Ingenieros Civiles por la ejecución de la Obra Ejes Viales de Chimbote a la fecha se halla pendiente de regularización por encontrarse en el Tribunal Arbitral, y el saldo que corresponde a Contratista y Proveedores se halla en revisión de la Gerencia de Infraestructura Urbana para proceder a su posterior regularización.

g) De igual manera, no se comenta los requerimientos efectuados por los encargos internos, a los fines de determinar se recuperabilidad y realización de cada una de las partidas que conforman este rubro.Según análisis y de la Información solicitada; se ha determinado que mediante Informe N° 038-2005-2005-SGC-GAF-MPS de fecha 27.06.05, la Sub Gerencia de Contabilidad v ha demostrado haber tomado acciones a través de documentos formales y mediante emisión de notas de contabilidad la regulación de encargos internos otorgados a personal de la entidad.

h) Finalmente debe coordinarse con la entidad a efecto a que solicite la documentación sustentatoria correspondiente a cada una de las partidas que conforman este rubro, debiendo dicha documentación ser evaluada por la comisión de Auditoría al efecto de pronunciarse sobre la razonabilidad de dicho saldo.Es de indicarse que mediante Memorándum N° 199-2005-OCI-MPS , se solicito a la Sub Gerencia de Contabilidad, la documentación sustentatoria correspondiente a cada una de las partidas que conforman el rubro de Cargas Diferidas; y efectuado el análisis respectivo se determino la razonabilidad de dichos saldos, que al 31.12.04 asciende a S/. 7 462, 602.01 Nuevos Soles. El mismo que a la fecha y a través de emisión de documentos formales , la sub gerencia de contabilidad demuestra haber tomado acciones para su regularización.

Los hechos descritos demuestran que se han incumplido las normas siguientes:



INSTRUCTIVO N° 3 PROVISIÓN Y CASTIGO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

5.- Provisión De Las Cuentas De Cobranza Dudosa De Procedencia Tributaria Y No Tributariaa) “El funcionario responsable de la cartera de cobranza, comunicara cada mes

al Contador General o a quien haga sus veces, respecto a las Cuentas por Cobrar que vencida la fecha de pago no se hallan hecho efectivas durante este período, para su reclasificación como cuentas de Cobranza Dudosa en las divisionarias 19, 139 y 179, según sea el caso.

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

• D) El que establece los Requisitos Mínimos De Revelación EXPOSICIÓN: “Los Estados Financieros deben exponer toda la información

básica y complementaria y necesaria para una adecuada interpretación de la situación presupuestaria, patrimonial y financiera del ente a que se refiere”

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO , aprobadas con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG.

• Normas de Control Interno para el Área de Contabilidad Pública

280.04 Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuenta y/o Devolución Las cuentas que representan anticipos de fondos para Gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de cautelar la propiedad de rendición documentada o, devolución de montos no utilizados.

Comentario 03 “El área contable debe implementar procedimientos de control y de información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de fondos a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente”.

280.06 DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA Las Entidades Públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde para su verificación posterior

Comentario 02 La documentación sobre operaciones y contrato y otros actos de gestión importante debe ser integra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores internos y externos.

El hecho de mantenerse al 31 Dic. 2004, anticipos otorgados a Contratistas, Proveedores y Personal de la Municipalidad, en un importe de S/. 7’462,602.01 Nuevos Soles, tal situación ha traído consigo la distorsión de los saldos de la Cuenta 38 Cargas Diferidas impidiendo utilizarlos razonablemente en bienes y servicios de mayor prioridad dentro de la Institución.



A nuestro criterio, el hecho se motiva por la carencia de adecuados controles internos, que permitan realizar la recuperación oportuna de los anticipos otorgados, ya sea a los proveedores, contratistas y personal. Repercutiendo en la presentación de los Estados Financieros, al no haberse elaborado de manera detallada y analítica los correspondientes anexos que sustentan las cifras mostradas en el Balance.

En estricto cumplimiento a lo estipulado en la NAGU 3.60 “Comunicación de Hallazgos”; la presente observación fue puesta en conocimiento a los siguientes Señores; Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; CPC. Antolino Samames Solano, mediante Memorándums, N° 0159-2005-OCI-MPS; N° 160-2005-OCI-MPS de fecha 03.05.2005, respectivamente.

En uso de su derecho de defensa, formuló sus aclaraciones en el siguiente detalle:

Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva y CPC. Antolino Samames Solano, en su condición de Gerente de Administración y Finanzas y en calidad de Sub Gerente de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, respectivamente y en uso de su derechos de defensa alcanza sus comentarios aclaratorios mediante Informe N° 010-2005-GAF-MPS, recepcionada el 13.05.05, y Informe N° 023-2005-SGC-GAF-MPS, recepcionada el 12.05.05, respectivamente; de manera colegiada expresan lo siguiente:” ...384.01 Contratista, indico que son gastos efectuados como pagos a cuenta de diversos contratistas, los mismos que a la fecha no han hecho sus regularizaciones, los cuales corresponden a años anteriores y a pesar se haberse notificado en su debido tiempo no se obtuvo respuesta alguna. Con relación al adelanto... a la Empresa ICCGSA- Ingenieros y Contratistas Generales S.A., se hace conocer que el encargado de efectuar el control Presupuestal de Inversiones, realiza los pagos a la referida empresa, considerando dicho adelanto dentro de la partida presupuestal 6.5.11.717...pero por error el encargado del control presupuestal, al momento de efectuar los pagos patrimonialmente no realizo la reversión de la cuenta 384.02 Proveedores, está referida a los pagos efectuados a la Empresa Jel Servicentro tales pagos, se realizaron como pago a cuenta de las facturas pendientes de pagos, que no se había proseguido con el tramité regular... estos hechos materia de observación, se estarán regularizando en el presente ejercicio... 385.04 se genera por los encargos efectuados a diversos funcionarios, quienes realizaron gastos por concepto de viáticos y, no cumplieron con presentar su rendición de gastos en su debida oportunidad ...”

De los comentarios vertidos por los servidores municipales en su condición de Gerente de Administración y Finanzas y Sub Gerente de Contabilidad, se tiene que establecen que la cuenta 38 Cargas Diferidas, son gastos efectuados por pagos a cuenta a diversos contratistas, los mismos que a la fecha no han hecho sus regularizaciones, y reconocen que estos hechos materia de observación, se estarán regularizando en el presente ejercicio.

Asimismo el Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva en su condición de Gerente de Administración y Finanzas, no cumplió con sus funciones y atribuciones: programar, organizar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de los sistemas de contabilidad...Tesorería... asimismo por no prever adecuados controles internos para disponer oportunamente la regularización de los anticipos otorgados y el



CPC. Antolino Samames Solano; en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, por no haber tomado en cuenta el Art. 47° del Reglamento de Organización y Funciones en sus incisos a) y b) “ Programar, dirigir, coordinar y controlas las actividades del sistema de contabilidad Gubernamental; Llevar el control y mantener actualizada la Contabilidad Municipal según las normas vigente; asimismo al no efectuar adecuados controles internos para disponer en forma oportuna la regularización de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente; En tal sentido no levantan la observación.

De lo expuesto se determina que le asiste responsabilidad administrativa a los siguientes señores: Sr. Allfierri Rodríguez Brown Villanueva y C.P.C. Antolino Samames Solano, en su condición de Gerente de Administración y Sub Gerente de Contabilidad, respectivamente; por no haber efectuado adecuados controles internos para disponer en forma oportuna la regularización de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente. Infringiéndose de esta manera el Art. 21° Inc a), y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “ salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carácter disciplinario tipificado en el Art. 28° Inc. d) “Negligencia en el desempeño de las funciones” del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” que se gradúa en armonía con lo prescrito en el Art. 150° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa.

III.- CONCLUSIONES

Como resultado de la Auditoría a los Estados Financieros de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote, período de gestión 2004, se arriba a las conclusiones siguientes:

1. Se comprobó, al 31 de diciembre del 2004, una deuda pendiente de sincerar por retenciones de leyes sociales de los trabajadores municipales, que asciende a s/. 15’704,282.63 nuevos soles, afectando a la entidad con s/. 6’3811,275.35 por concepto de intereses, recargos y moras; motivado por la falta de previsión de los funcionarios municipales, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y Finanzas y Sub Gerencia de Recursos Humanos, al no haber tomado acciones oportunas para fraccionar la deuda, de tal manera de no afectar a los trabajadores municipales con la atención de salud que les corresponde.Resultan con responsabilidad administrativa por estos hechos los señores : Econ. LUIS LUNA VILLARREAL, En su condición de Ex Gerente Municipal, y Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva, en calidad de Gerente de Administración y Finanzas; al no haber generado documentos y no haber tomado acciones durante su periodo para refinanciar la deuda de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales.

El accionar desarrollado por los referidos funcionarios municipales, indica haber Infringido de esta manera el Art. 21° Inc a), b) y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”,



del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley configurando en consecuencia la naturaleza del hecho, Negligencia de Funciones; previsto en el Art. 28 Inc. d) de la citada ley, concordante con el Art. 150 del mencionado Reglamento. (0bservación N° 1).

2. Se ha comprobado que el rubro 333 construcciones en curso, al 31 de diciembre del ejercicio 2004, presenta un saldo de s/. 68’542,233.34 nuevos soles, al no haberse realizado oportunamente proceso de liquidación de obras para integrarlas a la propiedad municipal, hecho que se motiva por el inadecuado manejo Administrativo–Financiero, de la Gerencia de Infraestructura Urbana, al incumplir las disposiciones de las normas que existen sobre la materia

Les asiste responsabilidad administrativa por estos hechos al Arq. Roberto Briceño Franco; En su condición de Gerente de Infraestructura Urbana, de la Municipalidad Provincial del Santa; por tener mayor grado de responsabilidad, y por no haber dispuesto se proceda de manera oportuna con la Liquidación de las obras ejecutadas por la Entidad Ing. Enrique Miranda Caldas, En su condición ex encargado del Departamento de Liquidación de Obras de la Municipalidad Provincial del Santa- Chimbote, al no haber cumplido con las liquidaciones de las obras efectuadas por la entidad; como parte de sus funciones que le fueron asignadas.

Infringiéndose de esta manera el Art. 21° Inc a), b) y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carácter disciplinario tipificado en el Art. 28° Inc. d) “Negligencia en el desempeño de las funciones” del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” que se gradúa en armonía con lo prescrito en el Art. 150° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa

Para el caso Ing. Javier Menacho Méndez , en su calidad de Sub Gerente de Obras, al no haber adoptado acciones de coordinación con su Superior Jerárquico que permita la liquidación de las obras municipales. . El accionar desarrollado por los referido funcionario municipal, indica haber Infringiendo de esta manera el Art. 21° Inc a), b) y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “Salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 (Observación N° 2).

3. Se comprobó, al 31 de diciembre del ejercicio 2004, una diferencia sustancial de S/. 40,487.51 Nuevos Soles, establecido en el saldo de la Cta. Cte. N° 310-10756313-054 Banco de Crédito-Convenio, y compulsado entre el Balance de Comprobación, Libro Mayor y Libro Bancos; hecho que se ha producido por falta de aplicación de ordenados controles internos previos y simultáneos de la Unidad de Contabilidad General, restándole importancia debida a la preparación de la información financiera que se remite a la Contaduría Pública de la Nación para la preparación de la Cuenta General de la República la misma que debe ser sustentada con la evidencia documental que lo respalde.



Asistiéndole responsabilidad administrativa por este hecho al Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva; en su condición de Gerente de Administración y Finanzas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote al haber infringido el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Municipalidad Provincial del Santa en su Art.45° inciso a) Programar, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar las actividades de los sistemas de contabilidad...Tesorería... asimismo por no prever adecuados controles internos para realización de las conciliaciones de los saldos que maneja la Entidad; CPC. Antolino Samames Solano, en calidad de Sub Gerente de Contabilidad, por no haber tomado en cuenta el Art. 47° del Reglamento de Organización y Funciones en sus incisos a) y b) “ Programar, Dirigir, Coordinar y Controlar las actividades del sistema de contabilidad Gubernamental; Llevar el control y mantener actualizada la Contabilidad Municipal según las normas vigente; asimismo al no efectuar adecuados controles internos a las conciliaciones que permitan verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables proporcionando confiabilidad sobre la información financiera registrada; permitiendo de esta manera detectar diferencias.

Infringiendo de esta manera los señores: Sr. Alffieri Rodríguez Brown Villanueva y CPC. Antolino Samames Solano; En su condición de Gerente de Administración y Finanzas y Sub Gerente de Contabilidad de la Municipalidad Provincial del Santa; el Art. 21° Inc a), y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, y “Conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carácter disciplinario tipificado en el Art. 28° Inc. d) “Negligencia en el desempeño de las funciones” del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” que se gradúa en armonía con lo prescrito en el Art. 150° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa (Observación N° 3).

4. Se ha comprobado, que al 31 de diciembre de 2004, se otorgaron anticipos a personal de la Municipalidad y a terceros ascendente a un importe de S/. 7’462,602.01 Nuevos Soles; así mismo no fueron provisionados ni castigados; hecho motivado por la carencia de adecuados controles internos, que permitan realizar la recuperación oportuna de los anticipos otorgados, ya sea a los proveedores, contratistas y personal. Repercutiendo en la presentación de los Estados Financieros, al no haberse elaborado de manera detallada y analítica los correspondientes anexos que sustentan las cifras mostradas en el Balance.

Asistiéndole responsabilidad administrativa por los hechos observados a los siguientes señores: SR. ALLFIERRI RODRÍGUEZ BROWN VILLANUEVA y CPC. ANTOLINO SAMAMES SOLANO, en su condición de Gerente de Administración y Sub Gerente de Contabilidad, respectivamente; por no haber efectuado adecuados controles internos para disponer en forma oportuna la regularización de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente. Infringiéndose de esta manera el Art. 21° Inc a), y d) “Cumplir personal y diligentemente los deberes que impone el servicio público”, “ salvaguardar los intereses del Estado y emplear austeramente los recursos públicos” y “Conocer



exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño”, del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa”; Concordante con el Art. 126° y 132° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la Ley; configurando en consecuencia la naturaleza del hecho falta de carácter disciplinario tipificado en el Art. 28° Inc. d) “Negligencia en el desempeño de las funciones” del Decreto Legislativo 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa” que se gradúa en armonía con lo prescrito en el Art. 150° del DS. N° 005-90-PCM, Reglamento de la referida normativa (Observación N° 4).

IV.- RECOMENDACIONESEn mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente informe, y con el fin de contribuir a una eficiente gestión municipal, se considera necesario formular las siguientes Recomendaciones:

AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA – CHIMBOTE:1. Disponer que la Gerencia Municipal en coordinación con la Gerencia de

Administración y Finanzas, adopten las medidas necesarias con el fin de refinanciar la deuda por el pago de las Leyes Sociales de los trabajadores municipales, con el fin de salvaguardar la integridad física de los servidores por las atenciones con ESSALUD, y los derechos de jubilación a través del Sistema Nacional de Pensiones y AFPs. (Ref. Conclusión Nº 1).

2. Que el Gerente de Infraestructura Urbana en coordinación con el Sub Gerente de Contabilidad, procedan a realizar las liquidaciones de Obras que se hallan pendientes, de liquidar a fin de poder mostrar el saldo real actualizado de la Divisionaria 333 Construcciones en Curso. (Ref. Conclusion Nº 2).

3. Disponer que el Sub Gerente de Contabilidad, proceda a poner en práctica la Norma de Control Interno N° Nº 280-03 CONCILIACION DE SALDOS, que indica: “Cada Entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área contable, con la situación real”, de tal manera que la información contenida en los estados Financieros que se reporta a la Contaduría Pública de la Nación para la Elaboración de la cuenta General de la Republica sea veraz y exacta. (Ref. Conclusión Nº 3 ).

4. Que el Sub Gerente de Contabilidad, proceda de manera oportuna, a disponer la regularización de los anticipos otorgados a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan en una gestión eficiente de tal manera que la información contenida en los estados Financieros que se reporta a la Contaduría Pública de la Nación para la Elaboración de la Cuenta General de la República sea veraz y exacta. (Ref. Conclusión Nº 4).

5. Recomendamos que el presente informe sea elevado a la Comisión de Procesos Administrativos, para que sea esta quien de acuerdo a su autonomía y/o atribuciones que la ley le confiere, sea la indicada de evaluar y merituar el grado de sanción ha aplicar a los comprendidos en la presente investigación. (Ref. Conclusión Nº 1, 2, 3, y 4 ).

Chimbote, 28 de Junio de 2005.

-------------------------------------------- --------------------------------------------- CPC. Oswaldo Rodríguez Chuyo CPC. Roberto A. Moreno Pérez Jefe de Comisión Auditor Interno



C A P Í T U L O II

AUDITORÍA DE GESTIÓN Y EL EXAMEN ESPECIAL



1. AUDITORÍA DE GESTIÓN–CONCEPTO, IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICAS.

CONCEPTO

Es el examen objetivo y sistemático de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre la gestión de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, así como el cumplimiento de las leyes y reglamentos.

AUDITORIA DE GESTIÓN

Visión General

PLANEAMIENTO

Aspectos generales.Programación de la auditoría de gestión.Conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad.Análisis preliminar de la entidad y plan de revisión estratégica.Ejecución del plan de revisión estratégica.Preparación del reporte de revisión estratégica.Elaboración del plan de auditoría.

EJECUCIÓN

Aspectos generales.Programa de la auditoría.Procedimientos y técnicas de auditoría.Evidencia de auditoría y métodos de obtención de información.Evaluación de la efectividad de la programas.Evaluación de la eficiencia y economía de los programas.Evaluación del control interno gerencial.Papeles de trabajo.Desarrollo de hallazgos de auditoría.Comunicación de hallazgos de auditoría.Terminación de la fase de ejecución.

ELABORACIÓN DEL INFORME

Aspectos generales.Características del informe.Redacción y revisión del informe.Envío del borrador del informe a la entidad auditada.Evaluación de los comentarios de la entidad.Estructura y contenido del informe.Introducción del informe.Conclusiones.Observaciones y recomendaciones.Elevación y revisión del informe.Seguimiento de medidas.

Glosario de términos.



AUDITORÍA DE GESTIÓN

Visión General

La administración de los recursos públicos en el Perú descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a las entidades gubernamentales entre si, quienes para el cumplimiento de sus fines interactúan a todo nivel en el Estado. Las autoridades y funcionarios a cargo de la administración de recursos en las entidades, tienen la obligación de realizar una efectiva rendición de cuentas de sus actividades a sus superiores y ante el público. El ejercicio de esta obligación es denominada respondabilidad por las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público es inherente al proceso gubernamental.

La obligación de rendir cuenta de la gestión gubernamental, por su propia naturaleza, genera una mayor demanda de información sobre el funcionamiento de las entidades y programas gubernamentales. Ello es importante, dado que el Congreso de la República, las autoridades y funcionarios públicos y el público en general, necesitan conocer, no sólo si los recursos públicos se administran correctamente, sino también si están cumpliéndose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran con efectividad, eficiencia y economía.

Los funcionarios públicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos en forma apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios están obligados a establecer, mantener y evaluar periódicamente el sistema de control interno sólido en su entidad, programa y/o proyecto para:* Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos,* Proteger apropiadamente los recursos.* Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y.* Preparar, conservar y revelar información financiera confiable.

El término auditoría se aplica en este Manual, tanto para referirse a las auditorías financieras, como a las auditorías de gestión. La auditoría financiera forma parte del proceso de rendición de cuentas (Responsabilidad), por cuanto permite emitir una opinión profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto, presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base contable aceptada. La auditoría de gestión, constituye también parte importante del proceso de rendición de cuentas, en vista que conduce a una opinión independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen sus responsabilidades con efectividad, eficiencia y economía. Su definición puede encontrarse en el numeral 06 de esta sección.

Existen diferencias conceptuales entre la auditoría de gestión y la auditoría financiera; éstas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:



CARACTERÍSTICAS AUDITORÍA FINANCIERA AUDITORÍA DE GESTIÓN1. Objetivo

2. Alcance

3. Habilidades

4. Orientación

5. Certeza 6. Usuarios

7. Normas

8. Dictamen

9. Resultado de la Auditoria.

10. Énfasis

11. Enfoque

12. Criterio de éxito

Expresar una opinión sobre los estados.

Sistema contable y libros principales y registros contables.

Contadores Públicos

El pasado

Absoluta

Poderes del estado y público.

PCGA, NICS, NAGU, NIAS

Si requiere Dictamen sobre los estados financieros

Los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, resultados de las operaciones y flujos de efectivo de la entidad.

Financiero

Opinión sin salvedades

Promover mejoras en la efectividad, eficiencia y financieros economía en las operaciones y en los controles gerenciales de las entidades.

Efectividad y eficiencia y economía en las operaciones.

Interdisciplinario con entrenamiento continúo.

Presente y futuro.

Relativa

Poderes del Estado, Poder Ejecutivo, y público.

NAGU, Principios de Administración y prácticas de buena gerencia.

No requiere

Informe conteniendo, observaciones, Conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada.

Mejoras positivas en la gestión, resultados y controlesgerenciales.

Gerencial-operativo y de resultados.

La entidad examinada implementa las recomendaciones.

La auditoría de gestión en el sector público



Está relacionada con la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones de una entidad, así como con la maximización de la relación costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados. Su definición es como sigue:

DEFINICIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓNEs un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.

La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Su propósito general puede verse seguidamente:* Evaluación del desempeño (rendimiento)* Identificación de las oportunidades de mejoras; y.* Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

Evaluación del desempeñoSe refiere a la evaluación del desempeño obtenido por una entidad. Esta evaluación implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con: a) los objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislación o por la propia entidad, y; b) otros criterios razonables de evaluación.

Identificación de oportunidades de mejorasEl incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economía, constituyen las categorías bajo las cuales pueden clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante análisis de información, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera de ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes.

Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivasLa naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso de la auditoría de gestión es variable. En algunos casos, pueden formularse recomendaciones sobre asuntos específicos; sin embargo, en otros casos, después de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio más profundo del área específica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias.

Los criterios referidos al carácter integral de la auditoría, orientada a evaluar los beneficios económicos/sociales obtenidos en relación con el gasto ejecutado y su vinculación con las políticas gubernamentales, así como la flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de las metas previstas, constituyen postulados que guíen el ejercicio de la auditoría de gestión.



ENFOQUE DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

AUDITORíA ORIENTADA HACIA LAEFECTIVIDAD

Plan o Programa

AUDITORÍA ORIENTADA HACIA LA EFICIENCIA Y ECONOMÍA

Los objetivos de la auditoría de gestión son:

Objetivos de la auditoría de gestión

* Determinar el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto, según sea el caso.


INSUMOS:Recursos,

FinancierosHumanos, Físicos

Tecnológico

IMPACTO:En

beneficiarios, medio

ambiente público

PROCESOS:Operaciones

y Actividades

PRODUCTOS:Bienes y Servicios

Análisisde Causas

en controles gerenciales y

Examen de controles

gerenciales y procedimiento

s

Examende

resultados logrados

Determinaruso eficiente

de los recursos e

implicancia en los

resultados


* Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.

* Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.

* Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

Tradicionalmente, la literatura técnica ha utilizado una amplia gama de términos para describir aquel examen cuyo alcance, se extiende más allá de la auditoría financiera. Dentro de la terminología de común uso puede citarse:* Auditoría operacional (operational auditing).* Auditoría del desempeño (performance auditing).* Auditoría del rendimiento.* Auditoría del valor a cambio del dinero (value for money audit).* Auditoría operativa.

En este Manual se utiliza el término "auditoría de gestión", por considerarse que es el vocablo más apropiado que refleja con mayor aproximación los resultados que se estima obtener de este examen de alcance amplio; cuyo enfoque excede el marco estrictamente financiero, al evaluar las operaciones (eficiencia y economía), el logro de objetivos y metas establecidos (efectividad), así como los controles gerenciales. En el gráfico Nº 7 se ilustra el proceso de desarrollo de la auditoría de gestión.

La auditoría de gestión comprende cuatro componentes principales como son: * Efectividad.* Eficiencia.* Economía.* Financiero y de cumplimiento.

Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad.

Eficiencia: la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido.

Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.

Financiero: El componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una auditoría de gestión el componente financiero puede constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas en la entidad examinada.

Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables y políticas y procedimientos internos.



Dentro de su alcance, la auditoría gubernamental puede incorporar elementos de carácter financiero, de cumplimiento, efectividad, eficiencia y economía, cuya visualización se aprecia en el siguiente cuadro:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Auditoria Financiera Auditoria de Gestión

Financiero Cumplimiento Eficiencia Efectividad Y Economía

Enfoque

Orientación Pasado Presente y futuroDe resultadosDel informe

Normas de Auditoría GubernamentalLas normas de auditoría gubernamental-NAGU emitidas por la Contraloría General de la República son aplicables para el desarrollo de la auditoría de gestión, dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan su ejercicio, así como permiten evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos realizados. Sin embargo tales guías no contienen toda la información que necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia


Tradicional

EstadosFinancieros

Leyes y regulaciones que pueden tener efecto directo en la presentación de los estados financieros

- Adquisición económica.

- Utilización de recursos con eficiencia.

Activo fijo, materiales, personal, recursos tecnológicos.

- Logro de objetivos y metas.

- Beneficios esperados.

Programa o actividades

Leyes y regulaciones relacionadas con objetivos que afectan la eficiencia y economía en las entidades, programas y proyectos.

Opinión sobre EE.FF Observaciones, Conclusiones y Recomendaciones


necesaria para sustentar una observación; dado que muchos aspectos tienen que ver con el buen juicio y criterio del auditor.

Metodología para la realización de la auditoría de gestión.Para el mejor entendimiento de la práctica de la auditoría de gestión se ha considerado dividir ésta en tres fases:* Planeamiento;* Ejecución; e,* Informe.

PlaneamientoSi bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen, ellas continúan durante la ejecución y aún en la formulación del informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarán a afinar el planeamiento aún en la fase del informe. La formulación del informe no se inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento. Durante el planeamiento el equipo de auditoría se dedica, básicamente, a obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisión, en base a lo previsto en el plan de revisión estratégica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, así como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la estrategia que utilizará en el caso de la auditoría.

EjecuciónEsta fase involucra la recopilación de documentos, realización de pruebas y análisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulación de observaciones, conclusiones y recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estándares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecución se aplican procedimientos y técnicas de auditoría y comprende: pruebas y evaluación de controles, identificación de hallazgos (condición y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condición, criterio, causa, efecto y evaluación de comentarios de la entidad) y comunicación de resultados a los funcionarios de la entidad, programa y/o proyecto examinada.

InformeDurante la tercera fase, el equipo de auditoría formaliza sus observaciones en el informe de auditoría. Este documento, que es producto final del examen deberá detallar, además de los elementos de la observación (condición, criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluación final de tales comentarios, así como las conclusiones y recomendaciones. Después del control de calidad, mediante el que se confirman los estándares de calidad utilizados en la preparación del informe, finalmente este es aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecidos por la Contraloría General de la República.

FASE DE PLANEAMIENTO

Aspectos GeneralesEl planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen



cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en las entidades, o proyectos gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, este proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoría.

La fase de planeamiento de la auditoría de gestión comprende dos etapas: revisión general y revisión estratégica, cuyos elementos se muestran en el siguiente cuadro:

ETAPAS DE LA FASE DE PLANEAMIENTO

Revisión General* Conocimiento inicial de la entidad examinar * Análisis preliminar de la entidad* Formulación del plan de revisión estratégica

Revisión Estratégica* Ejecución del plan * Aplicación de pruebas preliminares e identificación de criterios de auditoría * Identificación de los asuntos más importantes* Formulación del reporte de revisión estratégica.

Preparación del plan de auditoría La etapa de revisión general se inicia con la obtención de información sobre la entidad, programa o proyecto por examinar. El equipo de auditoría debe adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como: fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales clave. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos tales como: a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programa sobre el desarrollo de sus actividades; b) normas de administración financiera y requisitos estipulados en la ley de presupuesto; c) información sobre seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes anteriores; y, d) documentación sobre la entidad en el archivo permanente de la Contraloría General de la República o el Órgano de Auditoría Interna, en el caso que sea aplicable.

La etapa de revisión estratégica enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o proyecto a examinar, mediante la recopilación de información y observación de la forma como llevar a cabo sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos: ambiente de control interno, factores externos e internos, áreas generales de revisión y fuentes de criterio de auditoría. En el gráfico Nº 8 se ilustra la fase de planeamiento en la auditoría de gestión.

Las etapas de revisión general y revisión estratégica forman parte de la fase de planeamiento de la auditoría de gestión y, son obligatorias para los equipos de auditoría de la Contraloría General. En el caso de los Órganos de Auditoría Interna de



las entidades del sector público la fase de planeamiento de los exámenes que programe debe desarrollarse, de acuerdo con cada circunstancia en particular.

La fase de planeamiento en la auditoría de gestión diseñada para promocer significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado por el organo auditor por cuanto permite con un número reducido de personal altamente calificado, identificar los asuntos más importantes de la entidad, programa o actividad que serán examinados. Después de prepararse el informe de revisión estratégica y el plan de auditoría, podrán incorporarse los miembros del equipo de auditoría, obteniéndose mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de auditoría.

Programación de la auditoría de gestión

El planeamiento se inicia cuando la entidad, programa o proyecto es seleccionada, al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoría Gubernamental. La entidad a examinar puede formar parte del gobierno central, actividad empresarial del Estado, gobierno regional o local o cualquier organismo autónomo. También puede ser objeto de la auditoría de gestión un programa o proyecto específico de cualquier entidad del Estado.

NAGU 2.10 Planificación general

La Contraloría General de la República y los Órganos de Auditoría Interna conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarán sus actividades de auditoría a través de su planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluarán periódicamente la ejecución de sus planes.

Para la selección de la entidad por auditar pueden adoptarse varios enfoques, dentro de los cuales pueden considerarse las características peculiares de la entidad, su ambiente y la política general adoptada por el Organismo Superior de Control. Los enfoques que pueden utilizarse para la selección de una entidad son: consideración de los problemas y debilidades conocidas e identificación de áreas importantes no auditadas anteriormente.

Consideración de problemas y debilidades conocidasLa identificación de los problemas específicos en determinada entidad constituye el punto de partida de cualquier proceso de selección. La ocurrencia de actos irregulares en la administración de fondos o contratación de personal, así como la detección de gastos presupuestales , en apariencia excesivos, o la sospecha de áreas improductivas o menos eficientes, pueden generar la necesidad de examinar tales problemas; máxime si algunos de ellos pueden agudizarse al ser expuestos en los medios de opinión pública. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellos: a) medios de comunicación; b) organismos reguladores y, c) indicadores de rendimiento.

Identificación de áreas importantes no auditadasOtra de las razones para seleccionar una entidad, se encuentra dado por el interés de evaluar un programa o actividad gubernamental que no ha recibido atención en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones. Dentro de este enfoque también puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.



Revisión de informes de otros auditoresLos informes elaborados, tanto por los Órganos de Auditoría Interna o Sociedades de Auditoría Independiente, representan una fuente adecuada para la identificación de problemas potenciales en las entidades programas y/o proyectos. Esto es importante porque adicionalmente permite conocer, no sólo la metodología utilizada y los resultados de la labor ejecutada, sino también otros métodos para enfocar la auditoría a realizar.Comprensión del encargoAl recibir el encargo de examinar una entidad gubernamental, programa o proyecto el auditor debe, en primer término, orientar sus actividades hacia el conocimiento de la organización y el medio ambiente en el cual desarrolla sus actividades.

Conocimiento inicial de la entidad, programa o actividadEl conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad, implica el diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de auditoría probables y la factibilidad de lograrlos. Durante la etapa de revisión general deben obtenerse información sobre los aspectos siguientes:* Fines, objetivos y metas.* Recursos presupuestales autorizados.* Sistemas y controles gerenciales.* Importancia de la auditoría y necesidades de los usuarios del informe,.* Seguimiento de medidas correctivas de auditorías anteriores,* Fuentes de información para el planeamiento; y,* Información proveniente del Organo de Auditoría Interna.

Fines, Objetivos y MetasLos fines representan el resultado o efecto que se desea obtener, los cuales pueden existir sin haber sido expresados en forma concreta. Las leyes de creación u otras normas legales definen en el sector público la autoridad y/o mandato de cada entidad, su propósito, al igual que los programas o proyectos que desarrollan; no obstante, se espera que la alta administración fije los objetivos y a nivel de operaciones.

Recursos autorizadosEstán referidos a la asignación de fondos autorizados para la entidad, programa o proyecto para el cumplimiento de sus fines, siendo éstos: autorizaciones presupuestales, fondos de endeudamiento externo y/o donaciones. Tales recursos pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerencialesLos sistemas son cruciales para el éxito de los programas o actividades, incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos, por cuanto éstos tienen un gran impacto en su desempeño y en las operaciones. Sin ellos un error material podría ocurrir y no ser detectado. Los controles gerenciales constituyen los medios a través de los cuales, la administración se asegura que el sistema es efectivo y manejado en función de los criterios de eficiencia y economía y en armonía con las leyes y reglamentos vigentes. Uno de los pasos más importantes de la etapa de revisión general, es descripción de las actividades clave de la administración.

El auditor relaciona su importancia con el rol que desempeña la entidad, programa o proyecto. Debe describir las actividades clave de la administración establecidas para el cumplimiento de sus actividades y aquellas relativas a las funciones de carácter administrativo (personal, presupuesto y otras), que sirven de apoyo para la ejecución



de operaciones. La utilización de flujogramas, apoyados con narrativas apropiadas, constituye un medio razonable de síntesis y registro del conocimiento logrado.

Importancia de la auditoría y necesidades de los usuarios del informeLa importancia es un asunto que guarda relación con los objetivos de la auditoría y los usuarios potenciales del informe. Las consideraciones sobre cantidad y calidad representan factores claves para identificar su importancia. Como factores relativos a la calidad pueden identificarse: * Exposición pública y sensibilidad del programa o actividad a examinar; * Programa o actividad a examinar de reciente inicio o cambios que haya sufrido en sus condiciones de operación,* Rol de la auditoría como medio para suministrar información capaz de facilitar la rendición de cuentas de la gestión(respondabilidad) y la toma de decisiones; y,* Alcance del examen a practicar.

Dentro de los usuarios del informe de auditoría de gestión se incluyen: Comisiones del Congreso de la República, Ministros, Titulares de Región, Presidentes de Directorio de empresas estatales, Jefes de Instituciones Públicas, Alcaldes de Municipalidades. Otro usuario importante es la entidad auditada, quien es responsable de adoptar los correctivos necesarios en base a las recomendaciones formuladas por el auditor. También son usuarios potenciales del informe los medios de comunicación y el público en general.

Es posible que tales usuarios tengan interés en el programa o proyecto gubernamental a examinar, en vista de su capacidad para influir en su conducción. Así, el conocimiento de los intereses e influencias de los usuarios potenciales puede ayudar al auditor a efectuar un planeamiento más efectivo de la auditoría.

Seguimiento de medidas correctivas de la auditoría anteriorLos informes de auditoría anteriores constituyen una fuente de consulta importante dentro del planeamiento de la auditoría de gestión. El seguimiento de medidas correctivas sobre tales documentos , suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administración y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores. Por lo tanto, esta actividad tiene tres propósitos: a) ayudar a evaluar la necesidad de reexaminar en profundidad áreas o actividades que fueron auditadas anteriormente; b) apreciar la razonabilidad y oportunidad de las acciones correctivas adoptadas por la administración y, c) conocer las situaciones no superadas por la entidad, lo que podría determinar su inclusión en el examen.

Es probable que en el caso de realizarse por primera vez una auditoría de gestión, no se disponga de la información anterior; sin embargo, para las auditorías posteriores, el trabajo de seguimiento de recomendaciones que se realice será de mayor importancia.

Información proveniente del Órgano de Auditoría Interna-OAIResulta una buena práctica remitirse al trabajo realizado por los auditores internos de la entidad o informes de auditoría emitidos por auditores externos, lo cual puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminándose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos. Sin embargo, para confiar en el trabajo realizado por otros auditores, es necesario tener en cuenta los factores siguientes:competencia y objetividad, alcance del examen realizado y la razonabilidad de los criterios utilizados. Por esta razón, la evaluación del funcionamiento operativo del Órgano de Auditoría Interna de la entidad a examinar, constituye un pre-requisito para definir el grado de



confianza que pueda depositarse en su trabajo. La obtención de información debe comprender:* Asuntos importantes incluidos en informes de auditoría anteriores.* Áreas importantes examinadas por el OAI.* Oportunidad en la adopción de medidas correctivas.* Recomendaciones importantes pendientes de implementación por la entidad, programa y/o proyecto.Fuentes de información para el planeamientoOtra fuente importante de información para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto. El archivo permanente, esta constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de información de utilidad para el planeamiento de futuros exámenes(NAGU 2.40). En términos generales, el auditor debe obtener y documentar los aspectos siguientes de la entidad por auditar:* Leyes y regulaciones aplicables: Ley de creación y Reglamento, ley anual del

presupuesto y directivas aplicables, presupuesto autorizado y otras normas que afecten la operatividad de la entidad.

* Planeamiento: Plan operativos institucional, informes de evaluación anual, Memoria anual de la entidad u otros documentos relativos al planeamiento institucional.

* Sistema de información gerencial: Estados financieros, informes sobre resultados de gestión, informes de auditoría, funcionarios responsables de su formulación, aprobación y distribución.

* Normatividad interna: reglamento de organización y funciones, manual de organización y funciones, manuales de procedimientos y otra normatividad interna emitida por la entidad.

* Organización: Organigrama, identificando los principales centros de responsabilidad, en relación con las actividades que cumple la entidad y personal en actividades clave.• Actividades que lleva a cabo la entidad: componentes del programa y

proyecto más significativas, procedimientos de control, procedimientos utilizados para la entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios, naturaleza de la demanda de los bienes y/o servicios, grado de aceptación de parte de los usuarios (a través de diarios, denuncias, investigaciones parlamentarias, otros) así como los procedimientos adoptados para medir e informar sobre la efectividad de la entidad, programa y/o proyecto.

* Recursos utilizados en las actividades: presupuesto autorizado inicial y presupuesto autorizado final, bienes de activo fijo, equipos de procesamiento automático de datos, detalle de centros de producción, distribución y administración, a nivel nacional, recursos de personal y procedimientos utilizados para administrar y controlar el uso apropiado de los recursos.

La obtención de conocimiento inicial de la entidad o actividad a examinar, es una actividad que ejecutan los equipos de auditoría designados por la Contraloría General de la República, no siendo de aplicación para los Órganos de Auditoría Interna, salvo que lo consideren necesario para soportar el proceso de planeamiento de sus actividades.

Análisis preliminar de la entidad y plan de revisión estratégicaEn base a la información recopilada en la etapa de revisión general, el auditor encargado del examen debe elaborar el análisis preliminar de la entidad y considerar:



* Ambiente de control interno.* Factores externos e internos.* Áreas generales de revisión.* Fuentes de criterio aplicables

Esta información debe ser incluida en el plan de revisión estratégica a desarrollar en la entidad, programa o proyecto a examinar.

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

El ambiente de control interno sirve de base a una entidad, influyendo en la conciencia de control del personal; provee disciplina y estructura e influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella. Los factores del ambiente de control interno están referidos a:

Factores del ambiente del control interno* Integridad y valores éticos.* Asignación de autoridad y responsabilidad.* Estructura organizacional. * Políticas de administración de recursos humanos.El auditor debe tener suficiente conocimiento del ambiente de control interno para comprender la actitud y las acciones adoptadas por la gerencia y alta dirección de la entidad, con respecto a los controles y su efecto colectivo. El auditor debe concentrarse en la esencia de los controles, más no en su forma por cuanto éstos pueden ser establecidos por la entidad, pero en la práctica podrían no funcionar por deficiencias en su diseño o implementación.

Integridad y Valores ÉticosLa integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos y vive en un marco de valores. La ética está conformada por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad. Los objetivos de una entidad y la forma en que son recogidos están basados en preferencias, juicio de valores, que son trasladados a estándares de comportamiento.

La opinión sobre el ambiente de control interno en la entidad puede influir en el juicio del auditor al llevar a cabo el planeamiento de la auditoría. La existencia de información que indique que el ambiente no es efectivo, puede obligar al auditor a conducir en forma más cuidadosa la búsqueda de información sobre los sistemas y controles gerenciales en la entidad a examinar.

Aún cuando la apreciación del ambiente de control interno, presenta una carga alta de subjetividad, el auditor debe estar alerta para considerar aquellas situaciones que brindan fuertes tentaciones a los empleados para comprometerse en actos irregulares, tales como las siguientes:* Controles existentes o no existentes, por una pobre segregación de funciones en

áreas importantes,* Alta desconcentración de las operaciones que deja a la alta dirección sin

conocimiento de las acciones tomadas en los niveles inferiores de la entidad,* Función de auditoría interna débil que no tiene capacidad para detectar y reportar

comportamientos no ajustados a la normatividad vigente.



* Medidas disciplinarias benignas adoptadas por la alta dirección de la entidad para sancionar comportamientos irregulares, perdiéndose con ello su efecto disuasivo frente al resto de empleados.

Estructura organizacionalLa estructura organizacional de una entidad proporciona el marco dentro de la cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. Esta estructura organizacional incluye la consideración de áreas claves de autoridad y responsabilidad y líneas de información.

La obtención de información sobre la estructura orgánica, debe partir de la consideración de:* Lo apropiado de la estructura organizacional y su capacidad para proveer la

información necesaria para el desarrollo de las actividades.* La definición adecuada de las responsabilidades de las áreas clave y su adecuada

comprensión.* La experiencia y el conocimiento de los funcionarios a cargo áreas clave para

asumir sus responsabilidades.

Asignación de autoridad y responsabilidadEste factor se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las actividades operativas. En torno a este factor, el auditor debe considerar en su apreciación lo siguiente:

Asignación de responsabilidad y delegación de autoridad para ejecutar sus actividades, tales como cumplimiento de metas, funciones operativas y otros.* Descripción de los cargos clave, definiendo sus funciones específicas.* Procedimientos para autorizar operaciones.* Datos sobre el sistema de información computarizada-SIC.* Políticas de administración de recursos humanos.

Las políticas y prácticas de recursos humanos se relacionan con la contratación, orientación, capacitación, evaluación, asesoría, promoción, remuneración del personal de la entidad. El auditor debe considerar, entre otros puntos:* Normas para contratar al personal más calificado (dando énfasis a los antecedentes,

experiencia previa de trabajo), logros anteriores y evidencia de integridad y comportamiento ético.

* Políticas de capacitación para el perfeccionamiento del personal en las áreas de mayor importancia.

* Promoción del personal en base a la evaluación periódica de su desempeño.

FACTORES EXTERNOS E INTERNOSLos factores externos e internos pueden incidir en la entidad y en el logro de sus objetivos y metas, así como en la eficiencia y economía requerida para la desarrollo de sus actividades. Por ello, el auditor debe adquirir una adecuada comprensión de como éstos factores pueden influir en la entidad o programa bajo examen.Los factores externos a considerar son los siguientes:* Origen de fondos (ampliaciones o restricciones en las fuentes de financiamiento).* Eventos temporales (cambios climatológicos, hechos inusuales u otros que podrían

incidir en la asignación de fondos).* Situación política actual de la entidad o programa.* Grupos de interés ajenos a la entidad.



* Modificaciones legales en trámite de aprobación.

Los factores externos también pueden influir en la operación de los programas o actividades que ejecuta la entidad. Algunas veces podrían determinarse programas complementarios o en conflicto llevados a cabo por otras entidades gubernamentales. Por ejemplo, las disposiciones gubernamentales establecidas para los programas de protección del medio ambiente, influyen en el costo de las operaciones de empresas petroleras y/o mineras por cuanto éstas tendrían que asumir obligaciones para reparar daños ambientales ocasionados con anterioridad.

Consideración de los factores internos

El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades e incluso, en el logro de los objetivos y metas establecidos. Los factores internos se refieren a:Tamaño de la entidad (en términos de activos netos, ingresos, trabajadores, montos significativos de transacciones).Importancia de las actividades ejecutadas por la entidad o programa.Locales donde la entidad o el programa realizan sus actividadesEstructura de la entidad (centralizada o descentralizada), Complejidad de las operaciones,Calificaciones y competencia del personal clave, yNivel de rotación del personal gerencial y de contabilidad.

ÁREAS GENERALES DE REVISIÓN

Las áreas generales de revisión son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de la auditoría y están referidas a:* Procesamiento y control del sistema de administración financiera y el sistema de

información computarizada-SIC,* Protección y control de recursos públicos,* Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones aplicables,* Economía y eficiencia,* Procedimientos para medir e informar sobre la efectividad del programa o proyecto.* Evaluación de resultados del programa o proyecto.* Auditoría interna.* Servicios prestados al público.* Otros aspectos, de acuerdo a la naturaleza de la entidad, experiencias anteriores,

evaluación preliminar de la información y controles internos.

La significación de cada uno de los puntos anteriores debe variar varía en función de la entidad, programa o actividad.

Fuentes de información para la Revisión Estratégica

La información que pueda recopilarse durante el proceso de Revisión Estratégica debe orientarse a determinar, cuales son las áreas generales de revisión que se consideran de mayor importancia. La búsqueda de fuentes informativas debe tener en cuenta lo siguiente:



Preguntas Informaciones requeridas Producto

Qué?

¿Por qué?

¿Cómo?

¿Quién?

¿Dónde?

¿Cuándo?

Normas, políticas y procedimientos aplicables a sistemas y controles clave

Autoridad legal, antecedentes de la entidad,programa o actividad, presupuesto e informes financieros.

Fuentes de criterio identificadas

Objetivos, metas y dirección estratégica.

Entrevista con funcionarios

Principales procesos, métodos de operación ysistemas.

Documentos internos

División de funciones y responsabilidades.

Observaciones del medio ambiente

Ámbito de actuación de la entidad, programa o actividad, medio ambiente, cuadros gerenciales y trabajadores.

Estudios de evaluación interna o externa

Fechas y eventos importantes, variaciones en el tiempo y vida útil de programas o actividades.

Identificación de la entidad

Línea de responsabilidad funcional

Sistemas gerenciales

Organización

Localización, factores internos y externos.

Situaciones importantes en el tiempo

FUENTES DE CRITERIO Y DE EVIDENCIAS

Las fuentes de criterio de auditoría son establecidas por el auditor, mediante la revisión de la naturaleza de la entidad, programa o actividad a examinar, así como respecto de las características operativas y procesos más importantes de la gestión administrativa. Esta información básica permite tener una visión global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposición del equipo de auditoría designado.

Las fuentes de criterios incluyen, sin estar limitadas a:* Legislación específica de la entidad, o aplicable a ella.* Normatividad y disposiciones emitidas por la entidad y/o sistemas administrativos.* Indicadores de rendimiento utilizados por la entidad u otras entidades que lleven a

cabo actividades similares y tengan usuarios similares (Ej. hospitales o postas médicas).

* Informes de auditoría anteriores.

Cuando el auditor considere utilizar criterios de entidades ajenas a la que será examinada, éstos deben ser reformulados, de modo que resulten apropiados a las nuevas condiciones donde serán aplicados.



DOCUMENTACIÓN DE LA ETAPA DE REVISIÓN GENERAL

La documentación de las actividades desarrolladas durante la etapa de revisión general se efectúa mediante el uso de la hoja de trabajo correspondiente. Esta hoja debe prepararse en las oficinas de los auditores, aún cuando en ciertos casos, podría completarse con visitas a la entidad examinada. La información obtenida proporciona la base suficiente para la elaboración del plan de revisión estratégica.

FORMULACIÓN DEL PLAN DE REVISIÓN ESTRATÉGICA.

Después de estudiada y analizada la información a su disposición, el auditor encargado debe abocarse a la tarea de determinar el énfasis y estrategia de la auditoría, así como identificar las áreas de trabajo que se incluirán en el plan de revisión estratégica. Este documento es elaborado por el auditor encargado y el supervisor de la auditoría al finalizar la etapa de revisión general y, aprobado por el nivel gerencial pertinente.

El plan de revisión estratégica, como cualquier otra actividad de la auditoría, debe ser programado apropiadamente para su ejecución, de manera que el documento que se formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relación de las áreas de revisión seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluación y objetivos, funciones más importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de actividades.

Objetivos y alcance de la revisión estratégicaEsta etapa tiene como objetivo explorar en forma efectiva y eficiente las áreas de trabajo de auditoría establecidas durante la revisión general y profundizar el conocimiento inicial de los asuntos más importantes. Por lo tanto, el equipo de auditoría debe:* Completar la comprensión de la naturaleza de la entidad, sus sistemas y

operaciones, así como los controles gerenciales más importantes implementados por la entidad, mediante la ejecución de pruebas preliminares.

* Permitir al equipo encargado definir los objetivos de auditoría, adoptar decisiones acerca de las áreas de revisión más apropiadas y organizar y coordinar los esfuerzos necesarios para llevar a cabo el plan de revisión estratégica en forma efectiva, eficiente y oportuna.

* Facilitar la toma de decisiones en cuanto a la aprobación del plan de revisión estratégica y la asignación de recursos solicitados para su ejecución.

* Identificar los criterios de auditoría más apropiados, en las circunstancias,* Identificar las líneas generales de revisión en base a su materialidad, interés y

actividad de ser auditable.* Identificar los asuntos más importantes para la formulación del informe* Establecer el grado de confianza que puede depositarse en la información que

brinda el Órgano de Auditoría Interna,* Preparar el borrador del Plan de Auditoría

El producto final de esta etapa es un reporte que contiene los resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servirá de base para la formulación de los programas de auditoría en la fase ejecución.

Componentes del plan de revisión estratégicaLos elementos del plan de revisión estratégica son: origen de la revisión, objetivos y alcance, enfoque a utilizar, comprensión de la entidad, programa o actividad, análisis



preliminar, áreas generales de revisión, personal asignado, presupuesto de tiempo y procedimientos para la revisión estratégica. En el cuadro siguiente se presenta una ilustración del plan de revisión estratégica.

Estructura del Plan de Revisión Estratégica

A. Origen de la revisiónB. Objetivos y alcance de la revisiónC. Enfoque a utilizarD. Ejecución de la revisión estratégica (1) Comprensión de la entidad, programa o actividad. a. Naturaleza de las actividades y operaciones. b. Sistemas y controles gerenciales importantes. c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados. d. Comprensión del ambiente de control interno. e. Factores externos e internos. f. Identificación de las fuentes de criterio aplicables. g. Revisión de informes de auditoría anteriores (2) Áreas generales de revisión a. Áreas generales de revisión y criterios de selección. b. Criterios para excluir del examen áreas consideradas típicasE. Personal asignado.F. Presupuesto de tiempo.G. Procedimientos para la revisión estratégica.

El plan de revisión estratégica debe ser elaborados obligatoriamente por los equipos de auditoría de la Contraloría General de la República que sean designados para la realización de una auditoría de gestión en cualquier entidad del Estado. Asimismo, son obligatorias para los Órganos de Auditoría Interna, en la medida que sus exámenes programados comprendan áreas importantes de la entidad que revisten complejidad y manejan un volumen significativo de recursos financieros, materiales o humanos.

Ejecución del plan de revisión estratégicaUna vez que haya sido aprobado el Plan de revisión estratégica, el auditor encargadodebe reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a ser examinada, para presentar a los miembros del equipo de auditoría que tendrán a su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:* Aplicación de pruebas preliminares.* Comprensión del ambiente de control interno.* Identificación de factores externos e internos.* Definición de criterios de auditoría.* Descripción de los sistemas y controles gerenciales.* Identificación de los asuntos más importantes.

Las tareas principales que debe llevar a cabo el auditor en esta etapa son:* Confirmación y análisis de la información obtenida en la etapa anterior. Debe

comprobarse la veracidad de la información acumulada en torno a la entidad, así como su aplicación efectiva, utilizando procedimientos tales como:

- Confirmación de programas o sistemas. - Confrontación entre los propósitos de la entidad, según la normatividad aplicable y

la práctica de las operaciones. - Confirmación de la utilización de los recursos en actividades propias de la entidad,



* Protección de activos y recursos.* Confirmación del entendimiento de las estrategias y los procedimientos operativos,

así como de los sistemas y controles gerenciales más importantes.* Identificación de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.* Revisión de los sistemas e informes sobre medición de rendimiento, incluyendo

los informes de evaluación de resultados del programa.

La aplicación de pruebas preliminares permite en la acumulación de evidencia suficiente y necesaria para llevar a cabo evaluaciones y adoptar decisiones preliminares, en relación a cualquier problema significativo que la entidad esté experimentando, en cuanto al cumplimiento de sus objetivos, sistemas y/o controles gerenciales más importantes . También deben llevarse a cabo pruebas en torno de los sistemas y controles gerenciales en vigor en la entidad, como una forma de comprobar su funcionamiento. Es conveniente llevar a cabo reuniones con el Órgano de Auditoría Interna de la entidad o programa, a efecto de minimizar la duplicidad de esfuerzos en la ejecución de la auditoría.

Mediante esta revisión, el auditor debe estar en condiciones de decidir acerca de los siguientes aspectos:* Controles diseñados que aparentemente funcionan bien, así como aquellos que

adolecen de deficiencias en su diseño y/o operación.* Controles que resultan necesarios pero, no existen.* Grado en que las operaciones de la entidad corresponden a los sistemas diseñados.* Cumplimiento de la entidad en torno a las leyes, normas y regulaciones aplicables.* Validez y confiabilidad de los informes formulados por el sistema de información

gerencial, en especial, aquel referido al cumplimiento de objetivos y metas.* La naturaleza y extensión de problemas determinados en la entrega de los bienes o

servicios proporcionados.* Los procedimientos adoptados por la entidad para medir e informar sobre la

efectividad del programa o actividad gubernamental.

COMPRENSIÓN DEL AMBIENTE DE CONTROL INTERNOEn base a los aspectos descritos en la sección 430, el auditor debe profundizar sus conocimientos sobre los elementos que forman parte del ambiente de control interno de la entidad o programa bajo examen, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta dirección y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno, especialmente en cuanto. * Integridad y valores éticos.* Asignación de autoridad y responsabilidad.* Estructura organizacional.* Políticas de administración de recursos humanos.* Clima de confianza en el trabajo.* Respondabilidad.

La descripción de tales elementos es desarrollada en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República.

IDENTIFICACIÓN DE FACTORES EXTERNOS E INTERNOSEn base a los aspectos descritos en la sección 430, el auditor debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad, programa y/o proyecto bajo examen, en especial, en cuanto a:



* Origen de fondos (fuente de financiamiento, ampliaciones de presupuesto o restricciones)

* Eventos temporales (hechos inusuales, cambios importantes, etc.).* Situación política actual de la entidad o programa.* Grupos de interés ajenos a la entidad.* Modificaciones legales en trámite.

Los factores internos constituyen situaciones que acontecen dentro de una entidad o programa y/o proyecto, lo que por su naturaleza pueden tener un efecto negativo en el desarrollo de sus actividades y operaciones. Dentro de tales factores pueden enumerarse los siguientes (Ver sección 230 de la Guía de Planeamiento para la auditoría gubernamental):* Tamaño de la entidad, programa o proyecto.* Importancia de las actividades ejecutadas.* Estructura de operaciones.* Grado de complejidad de las operaciones.* Calificaciones y competencia del personal clave.* Nivel de rotación del personal gerencial, contable y de auditoría interna.

DEFINICIÓN DE CRITERIOS DE AUDITORÍA Los criterios son normas para la evaluación del diseño y el desempeño de los sistemas y controles gerenciales. Usualmente, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente específicos para determinar su adherencia a ellos. Asimismo, deben ser aplicables a entidades de diversos tamaños, variando sólo los medios apropiados en las circunstancias. Por ejemplo, los mecanismos de control ambiental aplicados en un yacimiento minero de una empresa estatal, serán mucho más sofisticados que en una instalación minera artesanal, de una empresa de menor volumen de operaciones.

El auditor evalúa las condiciones existentes contra los criterios. La utilización de los criterios varían según la etapa de la auditoría. Considerando que en la Revisión Estratégica, sólo se llevan a cabo pruebas preliminares, los criterios establecidos pueden ser más genéricos; por el contrario, durante la fase ejecución, en razón que el objetivo será llegar a juicios detallados de auditoría, el criterio deberá ser mas específico. En este sentido, el nivel de detalle del criterio de auditoría utilizado determinará el nivel de detalle de los hallazgos y observaciones de auditoría.

Los criterios de auditoría deben tener las siguientes características:* Brindar pautas útiles para evaluar el manejo de los recursos físicos, humanos,

financieros y tecnológicos y determinar si están siendo logrados los resultados o beneficios previstos;

* Constituirse en una herramienta para la administración al desarrollar o comparar sus propios procedimientos operativos;y,

* Ser la base de evaluación de los sistemas y procedimientos que practiquen los administradores gubernamentales.

Los criterios de auditoría pueden derivarse de diversas fuentes, dentro de ellas, pueden referirse: disposiciones legales y normas gubernamentales, opinión de expertos, sentido común, buenas prácticas gerenciales y de administración. Para que el criterio sea más efectivo debe ser aceptado por las partes involucradas en la auditoría de gestión (auditores y funcionarios gerenciales de la entidad examinada).



En ausencia de criterios expresos, el auditor debe aplicar sus conocimientos para desarrollar los criterios que serían aplicables en circunstancias específicas. Esto puede efectuarse en el curso de la auditoría, a partir de considerar que el desarrollo del criterio corresponde a lo que una persona bien informada y razonable esperaría que hiciera la administración en determinada situación.

En situaciones específicas el auditor puede seleccionar o desarrollar los criterios generales pertinentes. Dada la importancia de los criterios en la ejecución de la auditoría de gestión en tales casos, el auditor encargado y el supervisor deben revisar con el nivel gerencial correspondiente, los criterios a ser utilizados en el examen.

Durante el planeamiento inicial de la auditoría, el auditor debe discutir los criterios con los funcionarios responsables de la entidad, programa o proyectos a ser examinada, a efecto de conocer su percepción sobre si los consideran apropiados y razonables.

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS Y CONTROLES GERENCIALESUn sistema puede definirse como un conjunto de elementos que están relacionados en forma dinámica para lograr un objetivo común. Ello incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso.

Dentro de la entidad los sistemas son importantes para asegurar el logro de los resultados, por cuanto tienen un gran impacto en el desempeño de las actividades y operaciones; ellos incluyen controles gerenciales a través de los cuales se cautela el cumplimiento de lo planeado. Mediante los controles gerenciales la administración asegura que los sistemas sean efectivos y manejados en función de los criterios de eficiencia y economía, en armonía con las leyes y reglamentos vigentes. La utilización de flujogramas, apoyados con narrativas adecuadas, constituye un medio razonable de sintetizar el registro del conocimiento logrado sobre los sistemas y controles gerenciales identificados. (Ver sección 230 de la Guía de planeamiento para la auditoría gubernamental).

Los controles gerenciales incluyen los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en las entidades, programas o proyectos, así como los criterios para medir, presentar reportes y monitorear su ejecución. Los controles gerenciales se clasifican en:* Controles de actividades y operaciones.* Controles de confiabilidad y validez de la información.* Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos.* Controles de protección de recursos.

Contenido del informe de revisión estratégicaEl reporte de la revisión estratégica, como mínimo debe contener:* Información introductoria.* Comprensión de las actividades y operaciones.* Criterios de auditoría identificados.* Asuntos más importantes examinados.* Conclusiones.* Recomendaciones.

A modo de ilustración, a continuación se presenta la estructura del reporte de revisión estratégica:



Estructura del reporte de revisión estratégica

Información introductoria

a. Origen de la revisiónb. Objetivos y alcance de la revisiónc. Funcionarios a cargo de las áreas a ser examinadas

Comprensión de las actividades y operaciones

a. Naturaleza de las actividades y operaciones. * Antecedentes y fines de la entidad,programa o actividad. * Marco legal aplicable. * Información sobre metas programadas y ejecutadas. * Aspectos financieros-presupuestales . * Sistemas y controles gerenciales identificados.b. Comprensión del Ambiente de control interno. * Aspectos, integridad y valores. * Estructura orgánica. * Líneas de autoridad y responsabilidad. * Políticas de personal.c. Evaluación de factores externos e internosd. Principales logros obtenidos en el período.e. Recomendaciones de auditorías anteriores pendientes.

Criterios de Auditoría

a. Criterios de auditoría identificados.b. Comentarios de la entidad sobre los criterios de auditoría.

Asuntos más importantes examinadosa. Áreas importantes de operación.b. En cuanto al cumplimiento de objetivos y metas.c. En cuanto a la eficiencia y economía en la administración de recursos.

Conclusiones.

Recomendaciones.

Introducción

Describe el motivo que genera la realización de la etapa de revisión estratégica, los objetivos y alcance de la revisión, el enfoque de trabajo que será utilizado durante la visita a la entidad o programa y la relación de los funcionarios responsables.

Comprensión de las actividades y operaciones

Incluye la descripción de información general sobre diversos aspectos, tales como: antecedentes, fines, objetivos, metas, marco legal aplicable, información financiera y logros obtenidos en el desarrollo de actividades. Igualmente, incluye la apreciación del auditor sobre el ambiente de control interno, factores internos y externos identificados, sistemas y controles gerenciales y las recomendaciones pendientes de implementación de auditorías anteriores.



Criterios de auditoría

Comprende la descripción de las normas de rendimiento y control a través de las cuales pueden ser evaluados los sistemas y controles gerenciales, así como el nivel de efectividad, eficiencia y economía de las operaciones. Asimismo, se incluyen los comentarios de la entidad, respecto a los criterios de auditoría expuestos por los auditores.

Asuntos más importantes examinadosComprenden los aspectos más importantes de los sistemas y controles gerenciales de la entidad o programa que, a criterio del auditor deben tomarse en cuenta para asegurar el éxito de la auditoría. Tales aspectos pueden estar referidos a controles de actividades y operaciones (cumplimiento de objetivos y metas y evaluación de resultados), controles sobre protección de recursos evaluación de la eficiencia y economía en la administración de recursos), aspectos importantes de las operaciones y otras áreas en que podría existir despilfarro, ineficiencia o debilidades en los controles gerenciales.

ConclusionesRepresentan el resultado obtenido de la ejecución de la etapa de revisión estratégica dentro del planeamiento.

RecomendacionesDescriben los asuntos más importantes, han sido seleccionados para su inclusión en el plan de auditoría.

El reporte de revisión estratégica debe estar adecuadamente sustentado en los papeles de trabajo correspondientes, ser corto, pero a la vez suficientemente claro para permitir la toma de decisiones y la continuación del examen.

Aprobación del reporte de revisión estratégica

El reporte de revisión estratégica debe ser presentado, en forma conjunta, por el auditor encargado y el supervisor y aprobado por el nivel gerencial correspondiente en el caso de la Contraloría General de la República y, en tanto sea aplicable, por la jefatura del Órgano de Auditoría Interna. Sin esta aprobación no podrá continuarse la ejecución del examen.

En el caso de los Órganos de Auditoría Interna, la preparación del reporte de revisión estratégica deberá elaborarse por una sola vez en relación a las actividades comprendidas en sus respectivos planes anuales de auditoría. En adelante, tales documentos sólo requerirán ser actualizados cuando se programe el examen recurrente de las mismas áreas. Las comisiones de auditoría de la Contraloría General de la República, podrán requerir tales documentos para mejorar su comprensión en torno a las áreas o actividades a ser examinadas.

Elaboración del plan de auditoría

La etapa final de la revisión estratégica es la formulación del proyecto de plan de auditoría que debe ser elaborado por el auditor encargado y supervisor y presentado, conjuntamente con el reporte de revisión estratégica. Este documento constituye el instrumento de conducción del proceso de auditoría.



El plan de auditoría es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoría de gestión. Determina, entre otros aspectos, los objetivos y alcance de la auditoría, las áreas a examinarse y el potencial humano necesario para su ejecución.Estructura del Plan de Auditoría

El Plan de auditoría tiene por propósito definir el alcance global de la auditoría de gestión, en términos de objetivos generales y objetivos específicos por áreas que serán materia de examen. Este documento debe incluir:* Origen de la auditoría.* Resultado de la revisión estratégica.* Objetivos de la auditoría.* Alcance de la auditoría, metodología.* Criterios de auditoría a utilizarse.* Recursos de personal.* Áreas a ser examinadas. a) Objetivos y alcance de la auditoría. b) Criterios de auditoría a utilizar. c) Fuentes de obtención de evidencia de auditoría. d) Equipo de trabajo.* Información administrativa. a) Informes a emitir y fechas de entrega. b) Estructura del informe a emitir. c) Presupuesto de tiempo. d) Cronograma de actividades.

Origen de la auditoríaDescribe el motivo que genera la programación de la auditoría. Su origen puede obedecer al planeamiento general anual o a la atención de una solicitud específica efectuada por el Congreso de la República u otra actividad del Poder Ejecutivo.

Resultados de la revisión estratégicaDescribe los antecedentes, autoridad legal y fines de la entidad o programa, estructura orgánica y funciones, infraestructura, sistemas y controles gerenciales, recursos financieros autorizados, así como cualquier otra información importante.

Objetivos de auditoríaLos objetivos establecidos en el plan de auditoría se sustentan en las apreciaciones generales resultantes de la revisión estratégica. Describe en términos globales lo que desea lograrse como resultado de la ejecución de la auditoría. Una vez que se efectúen las pruebas de campo y se recopilen las evidencias necesarias en el curso de la fase de ejecución, puede ser necesario introducir modificaciones en el plan de auditoría, incluso en algunos de sus objetivos, de acuerdo con las circunstancias.

Alcance de la auditoría y metodologíaLos resultados alcanzados en la fase de planeamiento deben evaluarse cuidadosamente para seleccionar aquellas áreas o asuntos que serán revisados a profundidad en la fase ejecución. Esta decisión debe ser adoptada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo, auditabilidad y costo, así como la trascendencia de los posibles resultados a informarse. La descripción de la metodología a utilizar permite conocer los procedimientos generales que serán aplicados para obtener y analizar la evidencia requerida para cumplir con los objetivos de la auditoría.



Criterios de auditoríaDescriben las normas que serán utilizadas para determinar si la entidad, programa o proyecto satisface las expectativas en términos de efectividad, eficiencia y economía en la ejecución de operaciones, las que deben ser razonables y alcanzables, así como en cuanto a la efectividad de sus controles gerenciales.

Recursos de personalDescribe el nombre y apellidos, cargo y profesión de los auditores que integran el equipo de auditoría, así como los especialistas para trabajos específicos, en el caso que sea necesario.

Áreas seleccionadas para la auditoría Describen los asuntos específicos más importantes establecidos en el reporte de revisión estratégica, incluso aquellos hallazgos de auditoría que se hubiera identificado en la fase de planeamiento. Por cada área seleccionada, se deben definir los objetivos específicos del examen, su alcance, las fuentes de obtención de evidencia y el personal requerido para su examen.

Elaboración y aprobación del plan de auditoríaEl plan de auditoría debe ser preparado en forma conjunta por el auditor encargado y el supervisor y, presentado al nivel gerencial correspondiente de la Contraloría General de la República para su aprobación. En el caso de los Órganos de Auditoría Interna, es responsabilidad de su jefatura su aprobación, sin cuyo requisito no podrá iniciarse la fase de ejecución del examen.



PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

FASE: PLANEAMIENTO

FASE DE EJECUCIÓN

Aspectos generalesLa fase ejecución de la auditoría de gestión está focalizada, básicamente, en la obtención de evidencias suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos más


PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD, PROGRAMA O ACTIVIDAD

ANÁLISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD Y PLAN DE REVISIÓN ESTRATÉGICA

EJECUCIÓN DEL PLAN DE REVISIÓN ESTRATÉGICA

PREPARACIÓN DEL REPORTE DE REVISIÓN ESTRATÉGICA

ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA


importantes (áreas de auditoría) aprobados en el plan de auditoría. No obstante, algunas veces, como consecuencia de este proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar, lo que implicará la modificación del plan de auditoría.

Toda labor en la auditoría debe ser controlada a través de programas de trabajo. Tales programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse durante el curso de la auditoría y se sustentan en objetivos incluidos en el plan de auditoría y en la información disponible sobre las actividades y operaciones de la entidad consignada en el Informe de revisión estratégica.

Una de las actividades más importantes de la fase de ejecución, es el desarrollo de hallazgos. El término hallazgo en auditoría tiene un sentido de recopilación y síntesis de información específica sobre una actividad u operación, que ha sido analizada y evaluada y, que se considera de interés para los funcionarios a cargo de la entidad examinada. Usualmente, se utiliza en un sentido crítico, dado que se refiere a deficiencias que son presentadas en el informe de auditoría.

Dentro del proceso de ejecución de la auditoría, el auditor brinda a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, que están o podrían estar afectados por el informe, la oportunidad de efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u oral) sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe. Estos comentarios y cualquier revelación importante que se presenten, deben reconocerse y discutirse en el informe en forma apropiada y objetiva. Ningún informe de auditoría debe emitirse sin escuchar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, quienes tienen la oportunidad de presentar sus comentarios sobre los hechos que se observan.

Un aspecto importante del desarrollo de las observaciones que en esencia, involucran los elementos propios del hallazgo de auditoría (Condición y Criterio), es la identificación de las causas y efectos actuales o posibles de las deficiencias detectadas durante la fase de ejecución. La identificación oportuna de las razones que ocasionaron la situación negativa y porqué se mantiene (Causa), así como la cuantificación de las consecuencias reales o potenciales (Efecto) en términos financieros, constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios de la entidad responsables de adoptar correctivos en forma oportuna.

En base a la evidencia de auditoría reunida y a través de la evaluación de las opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas durante la fase de ejecución. Las observaciones y conclusiones, deben estar acompañadas de recomendaciones para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repetición.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecución, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe. Los papeles de trabajo son revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable, con el objeto de establecer si son pertinentes a la auditoría, documentan en forma adecuada la evidencia obtenida y guardan consistencia internamente.




FASE: EJECUCIÓN

Programas de AuditoríaUn programa de auditoría es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea posible el trabajo a ser ejecutado. También es un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los sistemas y controles


ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA

APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORÍA Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIA

DESARROLLO Y COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

DESARROLLO DE OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

REQUERIMIENTO Y OBTENCIÓN DE LA CARTA DE REPRESENTACIÓN


existentes con criterios de auditoría y, recolectar evidencia para sustentar las observaciones de auditoría.Los programas de auditoría proporcionan una base para la asignación de tiempo y recursos. Los estimados de tiempo son más fáciles de preparar cuando los procedimientos de auditoría han sido identificados.El programa de auditoría es preparado por el auditor encargado y el supervisor, el que señala las tareas específicas que deben ser cumplidas por el equipo de auditoría para llevar a cabo el examen, los responsables de su ejecución, así como los plazos fijados para cada actividad.

Los programas de auditoría correctamente elaborados resultan fundamentales para cumplir con las responsabilidades en forma eficiente. Su preparación, proporciona lo siguiente:* Un plan sistemático para cada fase del trabajo, el que puede comunicarse a todo el

personal involucrado en la auditoría.* Una base apropiada para la asignación de labores para el supervisor, auditor

encargado, auditores y asistentes.* Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditoría con relación a los

planes aprobados y normas complementarías establecidas.* Ayuda para el entrenamiento de personal sin experiencia en auditoría.* Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo sobre el personal de auditoría en forma

directa.

Los programas de trabajo escritos son fundamentales para una dirección eficiente de los esfuerzos de auditoría; por ello no deben utilizarse como una lista de comprobación para desarrollar los pasos de trabajo necesarios, de manera que suprima la iniciativa, imaginación y recursos en el logro de los objetivos previstos.

Contenido del programa de trabajoEl programa de trabajo debe ser formulado por áreas de auditoría, especificando:a) sub-objetivos de auditoría; b) criterios de auditoría; c) evidencia a ser obtenida; d) procedimientos para la obtención de evidencia; e) fuentes para la obtención de evidencia; f) instrucciones específica; y, g) cronograma tentativo de actividades. Para todas las demás áreas por examinar, el auditor debe desarrollar programas de auditoría específicos, que detallen las pruebas a realizar. El nivel de detalle, al igual que la supervisión ejercida por el auditor encargado, podrá variar en atención a la experiencia del personal que conforma el equipo.

La práctica de sucesivas auditorías permitirá la formulación de programas estandarizados en aspectos tales como efectividad, eficiencia y economía, planeamiento, administración de recursos humanos y otros. Al prepararse programas de auditoría se debe tener en consideración el costo de la obtención de la evidencia y su utilidad en cuanto a los objetivos de auditoría establecidos. Asimismo, los programas deben ser lo suficientemente flexibles para permitir efectuar cambios, según resulte apropiado en las circunstancias. Sin embargo, cualquier cambio dispuesto después de la aprobación de estos programas deberá estar debidamente documentado.

Programa de auditoría detalladoEl programa de auditoría incluye procedimientos específicos, de manera que el supervisor de este documento tenga una mejor descripción del trabajo a realizarse. Es conveniente utilizar un programa detallado por las siguientes razones:



* Sirven mejor a todos los propósitos de la auditoría; sin embargo, con auditores experimentados, el auditor encargado puede encontrar aceptable la utilización de programas simplificados.

* Proveen mejores pistas de auditoría y documentan con mayor propiedad el trabajo realizado.

* Cuando se utilizan programas simplificados, puede ser fácil resaltar los procedimientos más importantes que han sido cubiertos; en cambio, cuando se usan procedimientos detallados es más difícil distinguir entre procedimientos importantes y procedimientos de rutina.

En el cuadro siguiente se presenta un ejemplo de programa detallado de auditoría para el área de abastecimiento. En este programa es fácil apreciar la naturaleza del procedimiento a ejecutar y su relación con el criterio y objetivo de auditoría establecido.

PROGRAMA DE DETALLADO DE AUDITORÍANombre de la entidad..............................................................................................Fecha de auditoría................................................................................................



Acceso a los programas de auditoríaLos programas forman parte de los papeles de trabajo de la auditoría, en cuyo contenido se describen las tareas que deben efectuar los auditores, así como los objetivos y alcance de las pruebas a realizar. La responsabilidad de custodia y conservación de los programas de trabajo corresponde al auditor encargado y al resto del equipo de auditoría. Por su naturaleza, los programas de auditoría, al igual que el plan de auditoría son reservados, siendo necesario mantener la debida confidencialidad durante y después del trabajo. Ninguna persona no relacionada o autorizada por la supervisión o nivel gerencial correspondiente, debe tener acceso a los programas de trabajo de la auditoría.

Procedimientos y técnicas de auditoríaDurante la fase ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión. Las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen.Las técnicas de auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:

Técnicas de Verificación

ocular

Técnicas de verificación

oral


escrita



físicaComparación Indagación Análisis Comprobación Inspección

Observación Entrevista Confirmación Computación

Encuesta Tabulación Rastreo

Conciliación Revisión selectiva

Técnicas de verificación ocular

Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o mas elementos. Dentro de la fase de ejecución se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorará de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

Técnicas de verificación oral

Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios de la entidad. La



respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente.

Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada.

Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.

Técnicas de verificación escrita

Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.

Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen(confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada(terceros), información de interés que sólo ella puede suministrar.

Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos como consecuencia de las respuestas efectuadas en una encuesta por los beneficios de algún programa o proyecto.



Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados , separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados.


Comprobación, se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.

Computación, se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de los datos que forman parte de una operación.

Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.

Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar un análisis profundo.

Técnicas de verificación física

Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación, comparación, rastreo, tabulación y comprobación.

Otras prácticas de auditoría

Las prácticas de auditoría son las operaciones o labores específicas que se realizan como parte del examen y no son consideradas como técnicas. Sirven a las labores de auditoría como elemento de apoyo muy importantes. Existen también otros elementos que contribuyen efectivamente a seleccionar las técnicas o prácticas de auditoría que deben aplicarse; éstos son: los síntomas y la intuición.

Síntomas

Son definidos como los indicios de una cosa que está sucediendo o va a suceder. En el campo de la auditoría constituyen las señales de alerta temprana que se detectan en



el curso del examen. En su ejemplo más elemental, es el humo que presagia la presencia del fuego. La identificación de síntomas como práctica de auditoría puede ser de mucha entidad para el auditor experto que está en capacidad de percibirlos, por cuanto le permite seleccionar las técnicas más apropiadas para obtener evidencia o para profundizar el análisis de algún asunto.

IntuiciónLa intuición es entendida como la facultad para comprender las cosas en forma instantánea, tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la auditoría gubernamental, la intuición puede ser aplicada en algunas situaciones, sin que ésta deba considerarse como una práctica común a utilizarse. A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar un "sexto sentido" que es la intuición, la que viene a ser el resultado de su capacidad de reacción ante señales que otros auditores con menos experiencia podrían no detectar.

Evidencias de auditoría y métodos de obtención de informaciónSe denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observación, inspección, entrevistas y examen de los registros. La actividad de auditoría se dedica a la obtención de la evidencia, dado que ésta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados. Los contenidos de esta sección son los siguientes: * Tipos de evidencia.* Atributos de la evidencia.* Confiabilidad de la evidencia.* Características de la evidencia documental.* Obtención de información a través de entrevistas.* Utilización de fotografías y otros medios visuales.* Obtención de información mediante encuestas.

Tipos de evidencia

En términos generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos:

TIPOS DE EVIDENCIA* Evidencia física.* Evidencia testimonial.* Evidencia documental.* Evidencia analítica.

Evidencia física. Se obtiene la evidencia física por medio de una inspección u observación directa de:* Actividades ejecutadas por las personas.* Documentos y registros.* Hechos relativos al objetivo del examen.

La evidencia física se documenta en un memorándum que resume los asuntos revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la verificación practicada, pudiendo ser el resultado de una inspección y estar representada por fotografías, cuadros, mapas u otras representaciones gráficas. El obtener y utilizar



evidencia gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una situación en un informe. Por ejemplo, una fotografía clara de un almacén que ilustra prácticas ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien palabras.

El auditor debe obtener evidencia física, como por ejemplo "muestras" en respaldo de sus hallazgos. La efectividad de la labor de auditoría varía según se adquiera familiaridad con la naturaleza física de las operaciones, bienes y otros recursos de la entidad. La habilidad de informar acerca de una condición identificada es mucho más convincente que declaraciones basadas en otros tipos de evidencia.

Es una buena práctica que dos miembros del equipo de auditoría efectúen la inspección física. Igualmente, deben efectuarse las coordinaciones necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad, para que éstos les acompañen y corroborar los hallazgos. Es práctico firmar el memorándum o acta de inspección, según sea el caso, a fin de evitar cualquier controversia acerca de la precisión de los hallazgos de auditoría, los cuales deben formar parte de los papeles de trabajo.

El adecuado uso de la técnica de observación, incluyendo el reconocimiento del valor de la evidencia física depende, en gran parte, del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si éste se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los inventarios, las condiciones de las estructuras y equipo y las actividades del personal de la entidad.

Evidencia testimonial. Es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. El resultado de las entrevistas pueden expresarse en un memorándum basado en notas tomadas durante ellas. Es conveniente que tales declaraciones estén firmadas por los funcionarios o empleados entrevistados. La declaración verbal o escrita de un funcionario acerca de, por ejemplo, la cantidad y condiciones de las existencias en almacén, tiene un valor limitado como evidencia. Las declaraciones se tornan más importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones de los registros y las pruebas físicas de inventario.

Las declaraciones de funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de información (explicaciones, justificaciones o líneas de razonamiento) y proporcionan elementos de juicio que no serían fáciles de obtener a través de una prueba de auditoría.

Evidencia documental. Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos, contratos y otros. La forma más común de evidencia en la auditoría consiste de documentos clasificados como:* Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de

vendedores y correspondencia que se recibe).* Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo, registros

contables, correspondencia que se envía, guías de recepción y comunicación interna).

El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoría. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más confiable que el mismo documento obtenido en la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración importante debe investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son apropiadas, sería conveniente efectuar una verificación de la fuente de origen.



Los factores que aseguran la confiabilidad de la evidencia interna son:* Si los documentos han circulado fuera de la entidad.* Si los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para asumir

que la evidencia es precisa y confiable.* Si la evidencia está sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia.

La evidencia interna que circula fuera de la entidad puede tener la misma confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos de documentos están sujetos a revisión y aprobación externa. Algunos ejemplos son órdenes de compra devueltas con el visto bueno del proveedor y guías de remisión debidamente aceptadas.

Los procedimientos internos tienen un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia documental que se origina en la entidad y que circula sólo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de control de asistencia sería evidencia confiable de la labor efectuada si:* El empleado registra su hora de ingreso a la oficina en el reloj de control;* El área de personal verifica la tarjeta de control, comparándola con la información

del área de trabajo; y,* Los auditores internos o la administración efectúan revisiones sorpresivas de

asistencia.

Evidencia Analítica. Se obtiene al analizar o verificar la información. El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia orienta y facilita el análisis. La evidencia analítica puede originarse de:* Computaciones.* Comparaciones con: - Normas establecidas; - Operaciones anteriores; - Otras operaciones, transacciones o rendimiento; - Leyes o reglamentos; * Raciocinio. * Análisis de la información dividida en sus componentes.

Atributos de la evidencia

Los atributos de la evidencia pueden referirse a:* Suficiencia* Competencia* Pertinencia (Relevancia)

Suficiencia de la evidencia. Evidencia suficiente es aquella tan veraz, adecuada y convincente que al ser informada a una persona prudente, que no es un auditor y no tiene conocimiento específico del asunto, arribe a la misma conclusión del auditor.

Suficiencia se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como a sus cualidades de pertinencia y competencia. La norma general básica de evidencia en respaldo de los hallazgos de auditoría manifiesta que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles de trabajo requieren que sean claros y comprensibles, sin explicaciones verbales innecesarias.

La complejidad de la actividad de auditoría y el tipo de hallazgos identificados es tan grande, que no es factible percibir en términos específicos la naturaleza de toda la información de respaldo que debe incluirse en los papeles de trabajo. Para que un



hallazgo tenga un soporte apropiado en los papeles de trabajo, es necesario que se efectúen todos los pasos de su desarrollo. Además, los papeles de trabajo deben contener, para cada paso requerido en el proceso, resúmenes claros o extractos de documentos necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos.

Un paso importante es identificar los efectos de una deficiencia. El efecto puede visualizarse por ejemplo, al incurrirse en un mayor costo; no lograr los objetivos y metas previstos o, provocar reacciones adversas en las operaciones de la entidad. Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma más específica posible, basándose en computaciones, comparaciones, declaraciones, documentación de la entidad, informes de auditoría interna u otras fuentes.

Competencia. Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad. De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente:* La evidencia obtenida de fuentes independientes es más confiable que la obtenida

del propio ente auditado.* La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno

apropiado, es más confiable que aquella obtenida cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.

* La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o inspección es más confiable que la que se obtiene en forma indirecta.

* Los documentos originales son más confiables que sus copias.* La evidencia testimonial que obtenida en circunstancias que permite a los

informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

NAGU 3.40 Evidencia suficiente, competente y relevante

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la auditoría.

Pertinencia (Relevancia). La evidencia pertinente es aquella que es válida y se relaciona con el hallazgo específico. Los papeles de trabajo e información acumulada al desarrollar un hallazgo específico deben tener una relación directa con el mismo y las recomendaciones. Este requerimiento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer observaciones que serán consideradas para otras áreas problema a examinar. Debe evitarse la acumulación indiscriminada de papeles y documentos referidos al tema que no tienen relación directa con el hallazgo de auditoría.

CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA

Al obtener evidencia y evaluarla el auditor gubernamental debe considerar lo siguiente:* Conocimientos obtenidos directamente a través de la percepción sensorial del

auditor, son más persuasivos que aquellos conocimientos logrados indirectamente (Por ejemplo, en un examen físico el auditor mira, toca, gusta, percibe, etc.)



* La evidencia obtenida directamente por el auditor de fuentes ajenas e independientes a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad. (Por ejemplo: confirmación directa de saldos bancarios, préstamos, actividades de contratistas, etc.)

* La evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de control interno tiende a ser más confiable. (Por ejemplo: pruebas de que una transacción no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y registrada exclusivamente por una sola persona).

* Los originales de documentos son más confiables que sus copias.* El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtención de la evidencia más confiable y

deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría obligatoriamente que aceptar evidencia de menor calidad, pero que considere satisfactoria dentro de las circunstancias.

* Lo más importante del asunto a ser verificado ( hallazgo de auditoría), requiere la obtención de la evidencia más sólida y consistente y, consecuentemente, puede justificar la obtención de evidencia más costosa.

* Los indicios de riesgo relativos más elevados de lo normal exigen al auditor obtener más y mejor evidencia que aquella requerida en circunstancias normales.

* La evidencia corroborativa constituye aquella que permite al auditor llegar a conclusiones a través de un proceso válido de raciocinio, pero que en si misma no es concluyente. Sirve únicamente para fortalecer o apoyar la confiabilidad de la evidencia obtenida.

* Una cantidad pequeña de evidencia de calidad excelente puede ser más confiable que una gran cantidad de evidencia de menor calidad.

CARACTERISTICAS DE LA EVIDENCIA DOCUMENTAL

La evidencia documental está constituida, generalmente, por documentos, registros, contratos, comunicaciones originales; sin embargo, su presentación puede estar planteada en copias, extractos de documentos, material gráfico o artículos en diarios y revistas. Deberá considerarse, además, lo siguiente:* Copia de documentos.* Extractos frente a copias.* Material gráfico.* Artículos en diarios y revistas

Copias de documentos. Generalmente, debe aceptarse como confiables las copias de documentos de los archivos de la entidad si son necesarios para respaldar un hallazgo. Una copia autenticada por el funcionario fedatario de la entidad que es fiel del original, puede ser conveniente en algunas circunstancias, pero debe limitarse sólo a documentos importantes, como cuando se considera utilizarlos en procesos judiciales. La importancia de un hallazgo de auditoría, determinará a menudo el tipo de evidencia que debe retenerse en los papeles de trabajo. Por ejemplo, si el hallazgo implica un compromiso por una compra específica, una copia de la orden de compra puede ser la evidencia básica a retener en los papeles de trabajo.

Extractos frente a copias. Los extractos preparados a mano por el equipo de auditores de los documentos de la entidad son, generalmente, un respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es preferible tener copias de los documentos de mayor importancia. A veces los errores se introducen en forma inadvertida en los extractos. El respaldo para un hallazgo de importancia será más conveniente si es copia exacta del documento original. El auditor debe aplicar su buen juicio y prudencia al determinar que documentos requieren ser fotocopiados.



Material gráfico. A menudo el mejor registro de una condición física existente en el momento del examen es una serie de fotografías. La entidad puede tener un archivo de fotografías que debe revisarse para su posible utilización. La utilización apropiada de fotografías y otro tipo de material visual, hacen que los informes de auditoría tengan un mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera más enérgica y enfática.

Artículos en diarios y revistas. Los diarios y revistas son a menudo una fuente útil de información general, antecedentes y hechos actuales relacionados con las actividades bajo examen. Sin embargo, se les debe considerar solamente como fuente colateral y no principal de información sustentativa.

OBTENCION DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE ENTREVISTAS

En el curso de la auditoría siempre es necesario que se obtenga información sustancial durante entrevistas y discusiones con funcionarios de la entidad y con otras personas. Es importante que el auditor reconozca y aproveche los beneficios que se obtienen al entrevistar a personas entendidas durante su labor. La información obtenida durante las entrevistas también puede utilizarse para complementar, explicar, interpretar o contradecir, la información obtenida por otras fuentes.

Utilización de información verbalPuede utilizarse información verbal en el informe de auditoría si:* Se obtiene la información de una fuente que el auditor confía es entendida y

responsable; y,* Se identifica adecuadamente su naturaleza verbal, por ejemplo, indicando que es lo

que se dijo al auditor.

Debe precisarse en los papeles de trabajo la fuente de información verbal. Por ejemplo, El Director General de Administración del Ministerio de la Producción informó verbalmente que ........Esto ayudará a indicar el grado de responsabilidad de la persona entrevistada y su relación con el tema. Si la información verbal acerca de hechos, y no una opinión, es de importancia clave y no puede corroborarse, generalmente, será conveniente indicar en el informe que no se pudo ratificarla y porque. Si no se puede verificar la información verbal por medio de otra evidencia, debe admitirse la incertidumbre de cualquier conclusión que se base en ella. En estas circunstancias, se debe tener mucho cuidado al preparar el informe para evitar conclusiones o implicaciones no respaldados por la validez de dicha información.

La información obtenida por medio de entrevistas, aunque esté confirmada por escrito por la persona entrevistada, representa solamente el entendimiento, opinión o palabra de la persona entrevistada y no una información que se ha verificado como correcta. La utilidad y confiabilidad de la información verbal, por lo tanto, depende de gran parte de su naturaleza, de la fuente de origen y de la posibilidad que existan otros medios de establecer o verificar en forma más terminante lo manifestado en las entrevistas.

Fuentes de información para entrevistasDebido a que el objetivo del auditor es obtener una información completa y correcta sobre los asuntos a ser examinados, las entrevistas deben ir dirigidas a una exploración total de esos asuntos. Las personas responsables de las actividades normalmente tienen información acerca del grado en que han sido considerados



dichos asuntos, los motivos de las prácticas existentes e información u opiniones útiles en cuanto a la necesidad de efectuar mejoras y posibles formas de ejecutarlas.

Si la persona se encuentra en un cargo de alta dirección, ello no asegura la validez de la información proporcionada. Puede ser nuevo en el cargo o no tener el conocimiento detallado que tiene un subordinado. No se debe perder tiempo en entrevistar a una persona que no tiene la información deseada, aunque se crea que debe tenerla debido a su cargo. Al informar con anticipación a un posible entrevistado de los asuntos que serán discutidos, a menudo se indica a la persona más entendida con la cual se deben entrevistar.

Debe discutirse los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los funcionarios en un nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para relacionarlos con los objetivos y políticas de la entidad. También puede entrevistarse a un informante, como por ejemplo la persona que hizo notar un asunto. Se le considera un informante si proporciona información sabiendo que su identidad no será dada a conocer o si debido a la naturaleza del caso o de la información proporcionada, es conveniente o necesario proteger su identidad.

Planeamiento y preparación de entrevistas importantesDeben planearse las entrevistas en forma apropiada. El auditor debe conocer el propósito de la entrevista y la información que busca, así como estar familiarizado con los hechos previamente revelados sobre el problema para conducirla en forma apropiada. Esto es especialmente valioso ya que permite al auditor reconocer y seguir diferencias entre la información obtenida durante la entrevista y previamente de otras fuentes.

Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la selección del auditor que la conducirá, según quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su mismo nivel en la Contraloría General de la República o el órgano de auditoría interna. Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditoría, que recién está entrenándose, a entrevistar al Director de Administración y/o Gerente de una entidad. Debe aplicarse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y el entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista importante.

Conducta durante una entrevistaEl auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamente no ha sido presentado. La utilización de credenciales oficiales para este propósito dependerá del objetivo de la entrevista y de la relación entre los participantes. El paso inicial es importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar de hacerle sentirse cómodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el hielo" y establecer una relación cordial.

Discusión del asunto específicoDespués de la introducción, el auditor debe explicar el propósito de la entrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Según las circunstancias, se puede permitir que cuente su propia versión o hacerle preguntas específicas sobre los asuntos de los cuales se desea información.



La discusión debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como para que se mantenga encaminada hacia la obtención de los datos u otra información pertinente a propósito de la entrevista. Un auditor hábil estará alerta para que el entrevistado no comente asuntos sin importancia y así evitar contestar las preguntas o proporcionar información sobre temas diferentes al objetivo de la entrevista. La actitud debe ser la de buscar información y no la de entrar en debate. Algunas sugerencias que deben tenerse en cuenta son:* Conseguir toda la información necesaria durante la entrevista. Evitar al máximo

posible la necesidad de una segunda entrevista.* Al término de la entrevista debe resumirse brevemente la información considerada

más importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos relacionados.

* No extender la entrevista más allá de un tiempo razonable que se aproximaría al tiempo fijado cuando se hizo la cita.

Utilización de grabadoras durante las entrevistas Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por medio de este método contiene gran cantidad de información que no es importante y su utilización no eliminaría la necesidad de una confirmación de declaraciones obtenidas durante una entrevista. Asimismo, este procedimiento no permite al entrevistado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante.Sin embargo, si se va a entregar al entrevistado una transcripción de la entrevista para que pueda corregirla, éste método puede ser adecuado para obtener un registro completo de la discusión de un asunto muy delicado o crítico.

Cuando se utilice una grabadora, las cintas de grabación se convierten en parte de los papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Cómo y cuando tomar notas, dependerá frecuentemente de las circunstancias del caso, la complejidad de los temas discutidos y la personalidad del entrevistado. En algunos casos, el tomar notas al igual que la grabación podrá ocasionar que el entrevistado no se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reacción adversa al hecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el tomar notas no será objetado ya que demuestra el interés del auditor en registrar con precisión lo que se dice.

No debe utilizarse un formato especial para un memorándum sobre la entrevista. Puede escribirse a máquina, a mano o a través de un procesador de texto electrónico pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los detalles apropiados de la discusión, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de todas las personas involucradas, así como las firmas de los auditores presentes. El registro de una entrevista no debe consistir en la anotación sin explicaciones, ni declaraciones o notas al pie de la página, sin respaldo alguno en los papeles de trabajo.

Confirmación escrita del entrevistadoGeneralmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la información verbal aportada, a no ser que dicha información esté respaldada y se considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmación escrita sobre información verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperación del entrevistado.



Una confirmación escrita es importante, especialmente, si no hay evidencia que corrobore la información obtenida verbalmente. Los propósitos principales de la confirmación son:* Asegurar que el registro de la información verbal sea completo y preciso.* Hacer saber al entrevistado la importancia que se da a sus declaraciones; y,* Proteger al auditor en el caso de una controversia futura sobre la información

obtenida.

A veces puede ser recomendable solicitar confirmación de la información verbal, aunque ésta no sea esencial para un posible hallazgo en el informe. Por ejemplo, la información obtenida durante las discusiones sobre un asunto altamente técnico o que incluye muchas fechas, cifras estadísticas o asuntos técnicos, normalmente debe ser confirmada por el entrevistado, aunque la información sea utilizada solo como datos acerca de los antecedentes en el informe. En tales casos, debido al riesgo de error al tomar nota de la información, puede ser necesario una confirmación.

La confirmación verbal o escrita efectuada por un entrevistado no anula la necesidad de verificar la información por otros medios, tales como: observación, discusiones con otras personas y/o revisión de la documentación disponible. Una confirmación por parte del entrevistado es, principalmente, un medio para ratificar lo que ha sacado en claro el auditor de lo manifestado y no constituye una verificación de su validez.

Forma de confirmación

Cuando se solicite a los entrevistados, éstos confirmarán por escrito la precisión y totalidad de la información contenida en un memorándum sobre la entrevista. Los auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorándum escrito, indicando que está de acuerdo con él. Si lo solicita el entrevistado se podrá entregarle copia.

UTILIZACIÓN DE FOTOGRAFÍAS Y OTROS MEDIOS VISUALESUna forma de soporte adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones del informe es utilizar fotografías a color, mapas y ayudas visuales y con las cuales el mensaje que se presenta resulta más claro y potente que las propias palabras.

El jefe de equipo de auditoría es responsable de identificar, obtener y seleccionar las muestras fotográficas o medios visuales que serán utilizados en el informe. Para ello, debe identificar a los miembros del equipo de auditoría que reúnan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo el indicado trabajo.

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN MEDIANTE ENCUESTAS

Las encuestas pueden ser útiles para recopilar información pertinente en todas las auditorías. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas que se supone conocen del programa o área a examinar o pueden ser aplicadas a través de visitas individuales por asistentes de auditoría. Las personas que contestan las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoría directa o indirectamente, como beneficiarios o simplemente como posibles fuentes de información.

Las ventajas principales de la utilización de encuestas son: su conveniencia y economía en términos de costo y tiempo, comparándolas con entrevistas formales de



los auditores con muchas personas. La información obtenida puede ser tabulada mas fácilmente a su especialidad y uniformidad total. Son mas ventajosas cuando el grupo a ser cubierto es más numeroso.

Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene más de lo que se pide, sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal recolectada a base de entrevistas efectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sería un respaldo adecuado para las conclusiones y recomendaciones sobre asuntos importantes.

Planeamiento y diseñoSe debe considerar el posible valor y utilización de las encuestas al desarrollar el plan de auditoría. En la fase del planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este método. Una encuesta es sólo una forma de recopilar información que, generalmente, no será la única. Algunos lineamientos básicos que se deben tomar en cuenta al diseñar las encuestas son los siguientes:* Considerar el nivel de educación y la experiencia de las personas a las cuales

posiblemente se les enviarán las encuestas. Unas preguntas sencillas y directas relacionadas con el tema generalmente producirán los mejores resultados, evitando que se sientan incómodos con la entrevista.

* Prepararla de un tamaño conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la encuesta para asegurarse de que todas las preguntas están encadenadas con el tema.

* Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las respuestas.

* Las preguntas deben ser fáciles de contestar. Algunos tipos de preguntas serán difíciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de éstas, en lo posible especificando su importancia.

* Agrupar las preguntas en forma lógica. La respuesta a una pregunta puede requerir una decisión acerca de cual otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que responde indicándole el camino a seguir.

* Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas, dejando un espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas narrativas son menos convenientes, pero no pueden evitarse cuando la información necesaria represente la experiencia de la persona que responde. No debe utilizarse preguntas negativas, tales como: (¿No cree que ...........?).

* Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto será útil, no sólo para la personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para "cualquier comentario adicional" que la persona que contesta quiera añadir.

* Es aconsejable probar la encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas las personas.

Selección de las personas que recibirán la encuestaLa utilización de un método estadístico de muestreo para seleccionar las personas a las cuales se les enviarán las encuestas es importante, si la información obtenida debe dar como resultado proyecciones y conclusiones válidas. El plan de muestreo debe diseñarse por adelantado con la asesoría de un estadístico. Se deben controlar las respuestas e investigar a las personas que se demoren en responder.



Tabulación de respuestas y resultadosEl método de tabulación manual o por procesamiento electrónico de datos debe escogerse antes de terminar el diseño de la encuesta. De acuerdo al objetivo de la auditoría y al tipo de respuestas que se espera recibir, debe establecerse un plan por medio del cual será posible tabular las encuestas conforme se vayan recibiendo, en lugar de esperar hasta tenerlas todas.

Debe evitarse interpretar las respuestas. Si éstas en alguna de las encuestas son contradictorias, sepárelas para realizar una confirmación directa. Una confirmación personal directa también puede ser conveniente para unas cuantas respuestas limitadas, como una forma de verificar su validez. Considerando que es posible llegar a determinar conclusiones basándose en las respuestas tabuladas, se deben establecer controles para asegurarse de la precisión de tales tabulaciones.

La aplicación de encuestas tiene una utilidad especial, cuando el auditor gubernamental desea evaluar los beneficios efectivos de un servicio ofrecido al público o a grupos específicos. Permite reunir datos de diversos beneficiarios y llegar a conclusiones al evaluarlos. La utilización de técnicas de muestreo estadístico hacen posible al auditor obtener datos globales de un grupo representativo relativamente pequeño y arribar a conclusiones basado en éstas.

Evaluación de la efectividad de los programas

Ley del Sistema Nacional de Control- Decreto Ley Nº 26162Artículo 5º.- El control (se refiere a la auditoría) gubernamental consiste en la verificación periódica del resultado de la gestión pública, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los recursos públicos, así como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción.

La evaluación de la efectividad de programas es realizada por el auditor gubernamental, con la finalidad de informar a los Organismos conformantes de los Poderes del Estado y a las autoridades de la administración pública responsables de la conducción, autorización, financiamiento y ejecución de los programas o actividades, en torno a su desempeño (rendimiento) obtenido por los programas en comparación con lo planeado. Este enfoque evalúa los resultados o beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las metas previstas, así como identifica los problemas que requieren corregirse para mejorar su efectividad.

Algunos de los aspectos a considerar en una auditoría con enfoque de efectividad son los siguientes:* Establecimiento de objetivos del programa en forma clara y precisa.* Identificación de todos los objetivos del programa que sean materia de evaluación. * Razonabilidad de los procedimientos para la evaluación de la efectividad del

programa en cuanto su realización y costo.* Retroalimentación de la efectividad del programa

La evaluación de la efectividad de los programas o actividades, tiene relación directa con la evaluación de la eficiencia y economía en la aplicación de los recursos; por este motivo el auditor puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoría, en vista que una entidad puede alcanzar sus objetivos y metas en un período determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de economía en la aplicación de



los recursos; o también, la misma entidad podría obtener niveles adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin que por ello logre sus objetivos y metas planeados.

Los auditores asignados para realizar una auditoría de gestión que incluya el enfoque de efectividad, deben contar con cierta experiencia en la evaluación de programas, así como determinados conocimientos respecto del ente que será materia de examen. Además, tales profesionales deben haber recibido entrenamiento o tener experiencia en la ejecución de la auditoría de gestión.

Aspectos a considerar en la fase de Ejecución

Cuando el enfoque de la auditoría de gestión se orienta a la eficiencia y economía puede examinarse, si la entidad, programa o actividad auditada:* Tiene implementadas políticas razonables para efectuar la adquisición de bienes o

contratación de servicios;* Protege y conserva apropiadamente sus recursos* Evita la duplicidad de esfuerzos de su personal y el trabajo sin utilidad práctica;* Utiliza procedimientos operativos eficientes.

Dispone de controles gerenciales adecuados para medir su desempeño en términos de eficiencia y economía y para informar sobre este asunto.Cumple las leyes y reglamentos que regulan la adquisición, uso y protección de los recursos;

Criterios de auditoríaLos criterios de auditoría aplicables son los siguientes:* Las medidas del desempeño deben ser apropiadas y exactas;* El desempeño debe ser apropiado en comparación con el estándar establecido; los

informes debe adaptarse a las necesidades de la gerencia;* La información del desempeño debe utilizarse para lograr mejoras en la

productividad; y,* Las medidas e informes sobre productividad deben mantenerse actualizados.

Las medidas del desempeño deben ser apropiadas y exactas: Con este propósito los productos deben estar adecuadamente definidos y correctamente medidos. Las definiciones y medidas deben modificarse para reflejar los cambios que se presenten en los resultados. Las características del producto, tales como calidad y nivel de servicios, deben especificarse con claridad y estar relacionados apropiadamente, así como cuando sea posible, los resultados de la producción o rendimiento deben incluir indicadores de éstas características.

El desempeño debe ser adecuado en comparación con el estándar. Como el estándar es la base de la comparación, cuando sea posible debe establecerse aplicando técnicas de medición del trabajo que sean aceptadas. Cuando el estándar ha sido establecido mediante la medición del trabajo, el objetivo para una persona debe ser el 100% del estándar.

Los informes deben adaptarse a las necesidades de la gerencia: Los reportes que contengan información sobre indicadores de rendimiento o resultados deben presentarse en forma oportuna a la administración, identificando los aspectos significativos.



La información sobre el desempeño debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad: La información sobre el desempeño debe indicar si los objetivos fueron logrados y en que aspectos se requiere correctivos. El aumento de la eficiencia debe ser identificado y evaluado en forma sistemática, con el apoyo de técnicas para la organización y medición del trabajo. La información sobre el desempeño debe utilizarse para estimular a la administración y empleados para incrementar su productividad; por lo tanto, la comunicación de los niveles de desempeño esperados, pueden promover la presentación de iniciativas como por ejemplo, revisar la calidad del ambiente de trabajo, cuyos resultados pueden ser útiles para mejorar la productividad en la entidad.

Las medidas e informes sobre la productividad deben mantenerse actualizados. Los procedimientos para la captura de información y análisis de las rutinas del trabajo deben modificarse para corregir los defectos que se hubieran previamente identificado.

Evaluación del control interno gerencial

Desde hace algunas décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las entidades gubernamentales. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener las entidades hacia el logro de sus objetivos y metas. El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas mensurables e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, será imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica. En esta sección se desarrollan los aspectos siguientes:

CONTROL INTERNO GERENCIAL * Antecedentes del control interno. * Definición de control interno. * Estructura del control interno. * Componentes del sistema de control Interno. * Evaluación de controles gerenciales.

DEFINICION DE CONTROL INTERNO

Control interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones. Por ello, a fin de lograr una adecuada comprensión de su naturaleza y alcance, a continuación se define el término Control Interno, tal como se precisa en las normas técnicas de control interno aprobadas por la Contraloría General de la República.

Definición de control interno

Es un proceso continuo realizado por la dirección, administración y otros empleados de cada entidad gubernamental, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes:* Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los

servicios; * Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida,despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal;* Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales,



* Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad; y,* Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y calidad en los

servicios.

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES

Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos y procedimientos, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.

Los componentes del sistema de control interno pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para evaluar el control interno y determinar su efectividad. La estructura (también denominado sistema) de control interno en el sector gubernamental tiene los siguientes componentes:

AMBIENTE DE CONTROL INTERNOSe refiere al establecimiento de un entorno que estimula e influencia las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este escenario, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales, constituyendo el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, así como tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo.

Los elementos que conforman el ambiente de control interno son los siguientes: * integridad y valores éticos; * autoridad y responsabilidad; * estructura organizacional; y * políticas de personal;

Integridad y valores éticos - Son factores esenciales del ambiente de control. Se pueden promover a través de decisiones adoptadas por la alta gerencia para comunicar al personal los valores y las normas de comportamiento institucional, mediante políticas generales o la aprobación de un código de ética. Ello permite eliminar o reducir los incentivos y tentaciones que podrían incitar al personal a comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no éticos.

Autoridad y responsabilidad - Se refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad para la ejecución de actividades en la entidad. Ello implica igualmente, definir en forma clara los objetivos de la entidad de manera que las decisiones sean adoptadas por el personal apropiado. Incluye las políticas dirigidas a asegurar que el personal entienda los objetivos de la entidad.

Estructura organizacional - Se refiere a la estructura dentro de la cual una entidad planea, dirige, ejecuta, controla y supervisa sus actividades para el logro de sus objetivos.

Políticas de personal - El personal de la entidad debe tener el conocimiento, habilidades y herramientas necesarias para apoyar el logro de los objetivos. Este



aspecto tiene relación con la contratación, capacitación, evaluación, promoción y retribución por el trabajo. Las políticas y prácticas sobre personal deben ser consistentes con los valores éticos de la entidad, con el reconocimiento de la competencia técnica para realizar determinadas actividades, orientadas al logro de sus objetivos.

EVALUACION DEL RIESGOEs una actividad que debe practicar la dirección en cada entidad gubernamental. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo del riesgo relacionado con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. El riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la administración en los estados financieros.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

* Identificación de los objetivos del control interno; * Identificación de los riesgos internos y externos; * Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y, * Evaluación del medio ambiente interno y externo. * Identificación de los objetivos del control interno.

Identificación de los objetivos de control internoPara que cualquier entidad gubernamental tenga controles efectivos debe establecer sus objetivos. Estos deben estar sustentados en planes y presupuestos adecuados. El establecimiento de los objetivos representa el camino para identificar los factores críticos de éxito y los criterios para medirlos, como condición previa para la evaluación del riesgo. Los objetivos pueden categorizarse desde el siguiente punto de vista:

* Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad.

* Objetivos de información Financiera. Están referidos a la obtención de información financiera confiable.

* Objetivos de cumplimiento. Están dirigidos al cumplimiento de leyes y regulaciones, así como también a políticas dictadas por la gerencia.

Identificación de los riesgos internos y externosLos riesgos internos y externos significativos encarados por una organización que tienen incidencia en el logro de sus objetivos deben ser identificados y evaluados. La identificación de los factores de riesgo más importantes pueden involucrar por ejemplo: los errores en decisiones por utilizar información incorrecta o desactualizada, registros contables no confiables, negligencia en la protección de activos, desinterés por el cumplimiento de planes, políticas y procedimientos establecidos, adquisición de recursos en base a prácticas anti-económicas o utilizarlos en forma ineficiente, así como actitudes manifiestas de incumplimiento de leyes y regulaciones.

Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimientoLas entidades pueden utilizar una variedad de elementos cuantitativos sobre rendimiento, tales como el presupuesto o rendimiento cualitativo, como el grado de satisfacción del público. Si los indicadores de rendimiento son mensurables pueden ser utilizados como unidad de medida para brindar una alerta temprana sobre si tales elementos han sido excedidos o no han sido satisfechos.



ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Se refieren a las acciones que realiza la administración de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de políticas y procedimientos. Las actividades de control pueden clasificarse en: controles de operación, controles de información financiera y controles de cumplimiento. Incluyen también las actividades de protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son: * Políticas para el logro de objetivos; * Coordinación entre las dependencias de la entidad; y, * Diseño de las actividades de control

Políticas para el logro de objetivos. Las políticas diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de una organización y la administración de sus riesgos deben ser implementadas, comunicadas y practicadas de manera que el personal entienda que se espera de ellos y el alcance de sus responsabilidades.

Coordinación entre las dependencias de la entidad. Las decisiones y acciones de las diferentes partes de la organización deben ser coordinadas. Las acciones y decisiones que deben adoptarse siempre requieren de coordinación. El control es más efectivo en una entidad cuando las personas trabajan coordinadamente para lograr sus objetivos. La coordinación proporciona integración, consistencia y responsabilidad.

Diseño de las actividades de control. Las actividades de control deben ser diseñadas como un aspecto importante de la entidad, tomando en consideración sus objetivos, los riesgos existentes y las interrelaciones de los elementos de control. Estas actividades incluyen, entre otras acciones: aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores de rendimiento, protección de recursos, segregación de funciones; supervisión y entrenamiento adecuados.

Algunas actividades de control se encuentran integradas con sistemas computarizados que se establecen para asegurar la confiabilidad de la información financiera y gerencial, sistemas de alarma y contraseñas de acceso. Tales controles comprenden:

Controles Generales, tienen el propósito asegurar su operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico, administración de base de datos, contingencias y otros; y,

Controles de Aplicación, están dirigidos hacia el "interior" de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad de la información, mediante la autorización y validación correspondiente.

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓNEstá constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.



En el sector público el sistema integrado de información financiera debe pretender el uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento y contabilidad.

La comunicación implica proporcionar un apropiado conocimiento sobre los soles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera.

ACTIVIDADES DEL MONITOREOEs el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; de manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control), o mediante la combinación de ambas modalidades. Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son:

Elementos del Monitoreo * Monitoreo del rendimiento; * Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno; * Aplicación de procedimientos de seguimiento; y, * Evaluación de la calidad del control interno.

Monitoreo del rendimiento- El rendimiento debe ser monitoreado comparando los indicadores verificables con los objetivos y metas de la entidad. El monitoreo del rendimiento de las operaciones ofrece una oportunidad para aprender de la experiencia. El logro de los objetivos y metas en forma rápida o lenta en relación a lo planeado, puede indicar la necesidad de revisarlos o modificarlos por la propia entidad.

Revisión de los supuestos que soportan los objetivos - Los objetivos de la entidad y los elementos del control interno necesarios para obtener su logro apropiado, descansan en supuestos fundamentales acerca de como se realiza el trabajo. Si los supuestos de la entidad son incorrectos, el control puede ser inefectivo. Por ello, tales supuestos que sustentan los objetivos de una entidad deben revisarse periódicamente.

Aplicación de procedimientos de seguimiento - Los procedimientos de seguimiento deben ser establecidos y ejecutados para asegurar que cambios o acciones apropiadas ocurren.

Evaluación de la calidad del control interno - La administración debe monitorear periódicamente la efectividad del control interno en su entidad para retroalimentar su proceso de gestión. Adicionalmente, utiliza los Informes de Auditoría Interna como un insumo que le permite disponer la corrección de las desviaciones que afectan el logro de los objetivos y metas del control interno.

Papeles de trabajoEl auditor gubernamental debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.



Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra la información obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la auditoría y sirve de soporte al informe. Constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecución e informe de auditoría; por lo tanto, deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. El contenido de esta sección es el siguiente:

* Propósito de los papeles de trabajo.* Requisitos de los papeles de trabajo.* Criterios para elaborar los papeles de trabajo.* Planeamiento y uso de los papeles de trabajo.* Resúmenes de auditoría.* Notas del auditor.* Marcas del auditor.* Ordenamiento, revisión y aprobación de papeles de trabajo.* Revisión y aprobación de los papeles de trabajo.* Confidencialidad y protección de los papeles de trabajo.

PROPÓSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo son elaborados por el auditor con el objeto de:* Registrar las labores: proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor

efectuada al llevar a cabo una auditoría.* Registrar los resultados: proporcionar un registro de la información y evidencia

obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.

* Respaldar el informe del auditor: el contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditoría. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos no respaldados por los papeles de trabajo.

* Indicar el grado de confianza del sistema de control interno: los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno, así como los comentarios sobre el mismo.

* Servir como fuente de información: los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos.

* Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan que se de atención adecuada a los asuntos mas significativos.

* Facilitar la revisión y supervisión: los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten a una persona ajena al equipo (el auditor supervisor u otro funcionario) revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para responderles o aclararlas.

El auditor gubernamental no solo debe saber planear y efectuar la auditoría, así como redactar el informe correspondiente, sino que también debe entender que la naturaleza de su trabajo exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de una documentación completa de sus procedimientos, hallazgos, observaciones y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe.



REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo referentes a una auditoría de gestión deben cumplir los mismos requisitos exigidos para los correspondientes a una auditoría financiera; por lo tanto, deben ser:

REQUISITOS DE LOS PLANES DE TRABAJO * Completos y exactos. * Claros, comprensibles y detallados. * Legibles y ordenados. * Información relevante.

Completos y exactos - Permiten sustentar debidamente los hallazgos, observaciones, opiniones y conclusiones, así como demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no debe sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel.

Claros, comprensibles y detallados - Para que mediante la revisión por un auditor experimentado que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones. No deben requerir de explicaciones orales.

Legibles y ordenados - Requisito básico, puesto que podrían perder su valor como evidencia.

Información relevante - Deben limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. 05. Cuando los papeles de trabajo están elaborados en la forma debida, en orden y son legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de verificación llevados a cabo, crean en la supervisión o niveles superiores una confianza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no están en orden, son ilegibles, están mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros funcionarios, no tendrán confianza en el auditor ni en el contenido de su informe.

CRITERIOS PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJOAlgunos de los criterios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los siguientes:- Son preparados partiendo del punto de vista de la inclusión de todos los datos

necesarios y pertinentes.- Incluyen los datos que sustenten alguna afirmación o concepto expresado.- Presentan todos los datos necesarios que respaldan la razonabilidad de los registros exactos.

- Los papeles de trabajo deben elaborarse con limpieza y ser matemáticamente exactos.

- Contienen un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexión con su preparación.

- Son claros y explican en forma completa el asunto que trata. El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, título de su contenido y el período o la fecha correspondiente.

ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJOLa elaboración de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditoría. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una



manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se elaboren con apresuramiento puede dar como resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentación no sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles de trabajo para incluir toda la información.

En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El auditor debe revisar la cédula empleada en la auditoría anterior, si la hubo, y determinar si el formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse. Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaños. En general las hojas de tamaño estándar de siete columnas, son las mas adecuadas para la mayoría de los trabajos de análisis. También puede utilizarse hojas de doble tamaño estándar (catorce columnas). Para los papeles que documentan entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativa, debe utilizarse hojas rayadas de tamaño estándar.

El auditor que prepara una cédula de trabajo debe incluir sus iniciales y la fecha en que la confección en una parte de dicha hoja. El contenido de cada hoja debe incluir fechas, datos completos o los montos y explicaciones suficientes, de modo que cualquier otro auditor que pueda leerlo lo entienda, sin tener que recurrir a otra fuente de información.

Los papeles de trabajo y signos que se utilizan en ellos durante el curso de una auditoría de gestión están constituidos fundamentalmente por: * Resúmenes de auditoría. * Notas del auditor * Extractos y copias de documentos * Marcas de auditoría

NOTAS DEL AUDITORUn grupo especial de papeles de trabajo son las notas del auditor. Este tipo de papeles de trabajo sirven al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para beneficio propio y del examen. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estén contenidos en otros papeles de trabajo. Existen tres clases distintas de notas: * Notas recordatorias * Notas sobre observaciones * Notas para el informe

EXTRACTOS Y COPIAS DE DOCUMENTOSLas notas recordatorias se refieren a asuntos que están pendientes de examinar o requieren investigación adicional. También comprenden asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redacción del informe.

Las notas sobre observaciones o hallazgos, se refieren a las deficiencias que serán incluidas en el informe como conclusiones. Las notas para el informe incluyen información que será incluida como recomendaciones. Algunos auditores prefieren elaborar una sola lista de notas; sin embargo, la manera más ordenada es preparar varias listas separadas e ir registrando en ellas el tipo de información que corresponda.

MARCAS DEL AUDITORLas marcas del auditor son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuada. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas.



Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases: de significado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor. Las marcas de significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente. En cambio, las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para expresar conceptos o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cédula en donde se utilice.

El empleo de las marcas en los registros de la entidad es útil, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicidad en su trabajo.

El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la información futura del mismo auditor, para fines de revisión y supervisión y para usarlas como posibles referencias en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho significado, aún en el futuros.

ORDENAMIENTO, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJODebido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lógico es importante durante el curso de las labores de auditoría y después de haberlas terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo.

En la auditoría financiera el orden lógico usado por los auditores es aquel que sigue la secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y gastos. En la auditoría de gestión el orden lógico está dado por las actividades o áreas más importantes examinadas, según el esquema establecido por la Contraloría General de la República.

Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relación existente entre ellos sea cruzada. El propósito de la referenciación cruzada es mostrar en forma objetiva, a través de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe de auditoría.

ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJOLos archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos:

Archivo permanenteEstá conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionada con:

* Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento.* Organigrama vigente.* Reglamento de organización y funciones - ROF.* Manual de organización y funciones - MOF.* Manual de procedimientos operativos* Plan operativo Institucional.* Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones.* Estados financieros.* Informes de auditoría.



* Denuncias.* Plan anual de control, incluyendo reprogramaciones.* Informe de evaluación del plan anual de control.

* Resoluciones y directivas emitidas por la entidad. * Convenios y contratos importantes. * Memoria Anual o Informe de Gestión * Relación de funcionarios de la entidad

El archivo permanente debe revisarse y actualizar periódicamente, Para que los archivos no se tornen demasiado voluminosos, se debe retirar el material que no es de uso corriente, pero tiene que retenerse y trasladarlo a los archivo inactivos identificando y registrando los motivos de dicho traslado. El archivo permanente debe actualizarse periódicamente a fin de permitir su fácil utilización, especialmente, en la fase de planeamiento de la auditoría. La responsabilidad de organizar el Archivo Permanente corresponde a las: * Gerencias de Línea de la Contraloría General de la República; y, * Jefaturas de los Órganos de Auditoría Interna-OAI.

Archivo corriente de auditoría de gestiónEn este archivo se incluyen los papeles de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la auditoría, así como también los criterios utilizados por los responsables de la fase de ejecución. El archivo corriente en la auditoría de gestión se codifica con la letra "G", habiéndose establecido la codificación alfanumérica secuencial, para las diversas áreas examinadas. Para la codificación adecuada y organización de los papeles de trabajo de una auditoría, la Contraloría General de la República ha establecido lo siguiente:

ARCHIVO CORRELATIVOREFERENCIA CONTENIDO

I BORRADOR DEL INFORMEII RESUMEN DE AUDITORIA * Puntos pendientes y superados * Resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones * Carta de representación, cuando sea aplicable. * Puntos de atención para el Supervisor * Lista de verificación de conclusión de la auditoría * Control de tiempoIII PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORIA Y MODIFICACIONESIV REVISIÓN ESTRATÉGICA * Plan de revisión estratégica * Reporte de revisión estratégica

V CORRESPONDENCIA

1 AREA "A" PRUEBAS DE AUDITORIA2 AREA "B" PRUEBAS DE AUDITORIA3 AREA "C" PRUEBAS DE AUDITORIA

100 COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES200 EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y ACLARACIONES DE ENTIDAD EXAMINADA



El auditor debe utilizar su buen juicio y criterio para definir el material significativo a ser incluido en los papeles de trabajo, con el fin de evitar que éstos lleguen a ser una transcripción completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un resumen de las labores de auditoría.

REVISION Y APROBACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para lograr la máxima utilidad y eficiencia y garantizar la calidad de la auditoría, es necesaria una revisión completa de los papeles de trabajo. El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo.

La revisión final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del supervisor. Durante el curso de la auditoría, este debe haber revisado los papeles de trabajo elaborados; sin embargo, es necesario una revisión final del juego completo, dentro de las oficinas de la entidad bajo examen.

El supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en señal de aprobación. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida en ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinión, tal como están expresadas en el borrador del informe.

La aprobación final del informe es una responsabilidad del supervisor e implica también la aprobación de los papeles de trabajo relacionados y la suficiencia de su contenido para respaldarlo. La revisión es importante y no debe efectuarse de manera superficial o a la ligera. Su importancia se basa en la necesidad de cerciorarse de que el informe cuente con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de las labores de auditoría.

Al revisar los papeles de trabajo, el supervisor debe considerar los factores siguientes:* Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier instrucción especifica.* Precisión, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de

trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados.* Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.* Naturaleza y alcance de la discusión con funcionarios de la entidad, así como la

consideración dada a los hallazgos.* Conformidad con las normas para la presentación de papeles de trabajo fijadas por

el Organismo Superior de Control.

El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez que se haya realizado las tareas encomendadas a los miembros del equipo. Una revisión oportuna hace posible la continuación de la labor y aclarar cualquier asunto, evitando la interrupción originada por una revisión de los problemas, cuando el personal involucrado ha sido asignado a otras tareas.

CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condición de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoría y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de realizada esta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos.



En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrárselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados con la seguridad debida, cuando no estén en su poder.

Todos los papeles de trabajo deben protegerse para asegurarse de que son accesibles solo a personas autorizadas. No debe dejarse los papeles de trabajo durante el día en lugares donde pueden ser accesibles al publico, personal de la entidad u otras personas que no están autorizadas a examinarlos. El material confidencial, como por ejemplo los planes de la entidad e informes de naturaleza delicada, deben guardarse con las seguridades necesarias cuando no se utilizan, para evitar una revelación no autorizada.

Desarrollo de hallazgos de auditoría

El Diccionario de la Lengua Española publicado por la Real Academia Españolaconsidera que el término hallazgo tiene tres acepciones: a)cosa hallada; b) acción y efecto de hallar; y c) encuentro casual de cosa mueble ajena que no sea tesoro o cuotas; propio del campo del derecho. Aún cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría; la segunda acepción sobre acción y efecto de hallar, define con mayor precisión la naturaleza del hallazgo que se refiere al efecto de detectar algo importante; sin embargo, este término tiene muchos significados y transmite uno diferente a distintas personas.

Generalmente, el término hallazgo es empleado en un sentido crítico y se refiere a debilidades en el sistema control interno detectadas por el auditor. Por lo tanto, abarca hechos y otra información obtenida por el auditor que merecen ser comunicados a los funcionarios de la entidad auditada y a otras personas interesadas.

Definición de hallazgo de auditoría

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a una área, actividad u operación. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.

De acuerdo con la NAGU 3.60 los elementos del hallazgo de auditoría son:* Condición: Situación actual encontrada lo que es (Ver párrafo 17).* Criterio : Norma aplicable lo que debe ser (Ver párrafo 20).

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:* Importancia relativa que amerite ser comunicado.* Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.* Objetivo.* Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

Factores que afectan el desarrollo de hallazgosEl auditor debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes:

* Condiciones al momento de ocurrir el hecho.* Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.

* Análisis crítico de cada hallazgo importante.



* Integralidad del trabajo de auditoría. * Autoridad legal. * Diferencias de opinión.

Condiciones al momento de ocurrir el hecho. El auditor debe tener en cuenta al realizar su trabajo las circunstancias que rodearon al hecho o transacción analizada, más no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. Para obrar con objetividad y equidad y realismo, el auditor debe evitar emitir juicios sobre el desempeño de la entidad, soportado en percepciones tardías; así como asumir el peso de la prueba si su evaluación le conduce a plantear que la decisión adoptada por la entidad, fue incorrecta o inapropiada, de acuerdo con la situación examinada.

Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas. El auditor siempre debe estar interesado en mejorar la eficiencia y el desempeño de la entidad en el desarrollo de sus actividades; sin embargo, es inconveniente criticar cualquier asunto que no es perfecto. El informar a la entidad acerca de asuntos importantes, debe obligar a una evaluación seria de los asuntos, de manera que la información que se comunica refleje un juicio maduro y realista, de lo que en términos razonables es posible esperar, de acuerdo con las circunstancias.

Análisis crítico de cada hallazgo importante. Es necesario que el auditor someta todo hallazgo potencial a un análisis crítico, con el objeto de localizar fallas posibles o un razonamiento ilógico al relacionar los hechos y situaciones encontradas con el criterio que se desea comparar. La aplicación de las técnicas para mejorar la toma de decisiones y contrarrestar el pensamiento de grupo y predisposiciones del conocimiento conocidas como: el abogado del diablo puede ser útil para la identificación de puntos débiles en la estructura de los hallazgos y observaciones.

El abogado del diablo involucra la generación de un plan, como el análisis crítico de uno mismo; un miembro del grupo actúa como tal y presenta todos los argumentos que podrían hacer inaceptable la propuesta del hallazgo. Este ejercicio permite al auditor estar alerta contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones análogas, dejando de considerar la información contraria.

Integralidad del trabajo de auditoría. Si las tareas que desarrolla el auditor y la obtención de evidencia se realiza en forma suficiente y completa, ello permitirá, no sólo soportar adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones, sino también demostrará ante terceros su propiedad y racionalidad en términos convincentes. No obstante, que la labor de auditoría puede realizarse en áreas en las cuales los auditores no son especialistas, a menudo es de utilidad solicitar los servicios de consultores expertos para resolver temas técnicos, sobre todo cuando no se cuenta con auditores especialistas en ciertos campos.

Autoridad legal. La legislación vigente confiere un grado de discrecionalidad a las operaciones de una entidad, con la cual el auditor no puede ni debe interferir. Es responsabilidad del auditor interno o externo informar sobre los casos en que la entidad no está cumpliendo con las leyes o normas reglamentarias, así como también recomendar las medidas necesarias para evitar la ocurrencia de tales datos.

Diferencias de opinión. En el ejercicio de su facultad discrecional, los funcionarios de la entidad pueden adoptar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo. Tales decisiones no deben criticarse si fueron tomadas en base a una consideración adecuada de los hechos en el momento oportuno. El auditor no debe criticar las



decisiones tomadas por los funcionarios, por el sólo hecho de tener una opinión distinta acerca de su naturaleza y circunstancias en que debió ser adoptada. Al elaborar los hallazgos el auditor no debe sustituir el juicio de los funcionarios de la entidad examinada por el suyo.

Al elaborar los hallazgos de auditoría debe tenerse en cuenta lo siguiente:* Estar referidos a asuntos significativos e incluyen información suficiente y competente

relacionada con la evaluación efectuada a la gestión de la entidad examinada, así como respecto del uso de los recursos públicos, en términos de efectividad, eficiencia y economía;

* Incluir la información necesaria respecto a los antecedentes, a fin de facilitar su comprensión y,

* Estar referidos a cualquier situación deficiente y relevante que se determine de la aplicación de procedimientos de auditoría.

Los elementos del hallazgo de auditoría son los siguientes:* Condición * Criterio* Efecto* Causa

CondiciónComprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar una área, actividad u transacción. La condición, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio está siendo logrado. Es importante que la condición haga referencia directa al criterio, en vista que su propósito es describir el comportamiento de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como criterios. La condición puede adoptar tres formas:

* Los criterios no vienen lográndose en forma satisfactoria;* Los criterios no se logran;* Los criterios se están logrando parcialmente.

Las pruebas de auditoría deben ser suficientes como para evidenciar si la "condición' se encuentra muy difundida y es probable que vuelva a ocurrir. En tal caso, el auditor debe recomendar que la propia entidad adopte las acciones correctivas correspondientes para establecer la dimensión total de la deficiencia; después de lo cual la labor de auditoría consistirá en verificar en forma sucesiva si los esfuerzos desarrollados han corregido los errores y eliminado las deficiencias en forma apropiada.

Los casos individuales que se refieren a un tipo de deficiencia específica que no está muy difundida, en ocasiones pueden ser importantes en vista de su naturaleza, magnitud o riesgo potencial, como para requerir un tratamiento especial en el informe de auditoría. Una condición negativa detectada en un programa o actividad que recién inicia sus operaciones, puede no estar muy difundida; sin embargo, podría tener implicancias mayores si no se corrige oportunamente.

CriterioComprende la norma con la cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada. El plan de auditoría debe señalar los criterios que se van a utilizar.



El auditor tiene la responsabilidad de seleccionar criterios que sean razonables, factibles y aplicables a las cuestiones sometidas a examen. Si alguno de los criterios fijados durante la fase de planeamiento ha sido reformulado, el auditor debe efectuar las coordinaciones del caso con la administración de la entidad, antes de utilizarlo en el examen.

El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable. Los criterios pueden ser los siguientes:

Disposiciones aplicables a la entidad- Leyes.- Reglamentos.- Políticas internas.- Planes: objetivos y metas mensuales.- Normas.- Manuales de organizaciones y funciones.- Directivas, procedimientos.- Otras disposiciones.

Desarrollados por el auditor- Sentido común, lógico y convincente.- Experiencia del auditor.- Desempeño de entidades similares.- Prácticas prudentes.

En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por el auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios efectivos con que evaluar y comparar la condición, el auditor puede considerar los aspectos siguientes:

- Análisis comparativo.- Uso de estadísticas o normas técnicas apropiadas; y,- Opinión de expertos independientes.

El análisis comparativo constituye la técnica que puede emplearse, cuando no existen normas específicas para llevar a cabo la comparación de las circunstancias auditadas con situaciones similares. Esto puede lograrse de dos formas: a) comparando el desempeño actual con el pasado, lo cual tiene la ventaja de revelar las tendencias obtenidas en la evaluación del desempeño; y, b) el desempeño actual puede compararse con el obtenido por una entidad similar, lo cual ofrece la oportunidad de evaluar desde distintos puntos de vista, las operaciones ejecutadas por la administración.Las estadísticas o normas uniformes que sean comparables, son factibles de utilizar para evaluar el desempeño de entidades similares. Aunque ello puede permitir una evaluación rápida del desempeño, la desventaja de utilizar indicadores basados en estadísticas, es que ellas difícilmente se relacionan con situaciones específicas y, por lo tanto, no pueden ser usadas como medidas precisas para la evaluación. Cuando no existen normas internas y las comparaciones entre entidades no sea posible o las estadísticas no estén disponibles, el auditor puede evaluar el desempeño, aplicando la prueba de racionalidad que no es otra cosa que, la experiencia adquirida por quienes se han familiarizado con la forma como es efectuado el trabajo para que sea efectivo, eficiente y económico en otras entidades.



Cuando los servicios de expertos son necesarios para el trabajo, deben integrarse como apoyo al equipo de auditoría(NAGU 1.50). Tales especialistas ejercen su labor bajo la dirección del auditor encargado, estando obligados a sujetarse a las normas de auditoría gubernamental, en cuanto sean aplicables. Las opiniones y comentarios efectuados por expertos, representan una contribución potencial para una auditoría específica, dadas sus capacidades, conocimientos y experiencias. Por lo tanto, puede resultar un elemento favorable para persuadir a los funcionarios de la entidad para adoptar acciones correctivas, en relación a áreas que por su especialidad no son auditadas en forma corriente.

NAGU 1.50 Participación de profesionales y/o especialistasIntegrarán el equipo de auditoría, en calidad de apoyo, los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría gubernamental, cuando sus servicios se consideren necesarios para el desarrollo del examen. De ser pertinente, los resultados de sus labores se incluirán en el Informe o como anexos al mismo.

Comparación de la condición con el criterioLa mayoría de hallazgos de auditoría son originados como resultado de la comparación de la Condición y el Criterio. Cuando el auditor identifica una diferencia entre los dos, ha dado el primer paso para el desarrollo de un hallazgo. Un hallazgo específico denota la existencia de un problema y, resulta ser necesario para convencer al funcionario de la entidad auditada sobre la necesidad de adoptar una acción correctiva. El hecho de que no exista alguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser", muestra la presencia de un hallazgo positivo, en especial, cuando se evalúa e informa en torno a la efectividad de un programa o actividad.

EfectoConstituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta. La identificación del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar una acción correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la meta. Cuando sea posible, el auditor debe incluir en cada observación, su efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida. El efecto puede tener dos significados que guardan relación con los objetivos de la auditoría, los que se describen seguidamente:

RELACIÓN EFECTO/OBJETIVOS DE LA AUDITORÍACuando los objetivos de la auditoría incluyen la identificación: el efecto mide las consecuencias de las consecuencias reales de una condición.Cuando los objetivos de la auditoría comprenden a: el efecto que mide el grado de Estimación del impacto provocado por el programa o de cambio provocado por Actividad en las condiciones sociales o económicas de el programa o actividad los beneficiarios.

Los efectos pueden tener la característica siguiente:* Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros;* Pérdida de ingresos potenciales;* Transgresión de disposiciones aplicables a la entidad;* Gastos indebidos;* Control deficiente de actividades o recursos* Informes financieros inexactos o sin significación.



Cuando el informe del auditor no incluye información sobre el efecto potencial de la observación, el usuario del Informe puede concluir de que la aparente falta de preocupación del auditor, determina que la observación no sea realmente importante. Si el efecto de la observación es insignificante, el auditor no debe incluir en el Informe la observación correspondiente.

CausaRepresenta la razón básica (o las razones) por la cual ocurrió la condición, o tambiénel motivo del incumplimiento del criterio o norma. La simple expresión en el informe de que el problema existe, porque alguien no cumplió apropiadamente con las normas, es insuficiente para convencer al usuario del informe. Su identificación requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la recurrencia de la condición.

Puesto que pueden surgir problemas debido a una serie de factores, la recomendación será más persuasiva si el auditor puede demostrar y explicar con evidencia y razonamiento, la conexión entre los problemas y el factor o factores identificados como causa. En algunos casos, puede ser necesario que el auditor explique la forma en que aisló la causa o causas de otros factores posibles; esto no es un requisito para demostrar la existencia de una relación causal, sino una condición para que los argumentos planteados resulten razonables y convincentes.

Dentro de las causas posibles identificadas pueden referirse las siguientes: * Inadecuada segregación de funciones * Normas internas inadecuadas, inexistentes u obsoletas * Carencia de personal o de recursos financieros o materiales * Falta de honestidad en los empleados * Insuficiente capacitación de personal clave * Falta de conocimiento de las normas * Decisión consciente de desviarse de las normas * Negligencia o descuido en el desarrollo de tareas * Insuficiente supervisión del trabajo * Funcionamiento deficiente del órgano de auditoría interna

Evaluación de la importancia de los hallazgos de auditoríaLa atención que la administración de la entidad auditada preste a un hallazgo, depende de la demostración que efectúe el auditor acerca de su importancia. Un aspecto a considerar es la indicación sobre si la situación negativa detectada es un caso aislado o se encuentra extendido, así como también su proporción y la frecuencia con que ocurre. La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente, por su efecto. Los efectos sean actuales o potenciales en el futuro, en la medida de lo posible, deben exponerse en términos monetarios o en número de transacciones.

El auditor debe identificar y explicar las razones por las cuales existe una desviación en el control interno gerencial. Cuando se tiene una idea clara respecto de porque sucedió el problema, puede ser más fácil identificar la causa y prevenir su reiterancia en el futuro. Es importante también que, en todos los casos exista una relación lógica entre la causa detectada y la recomendación que formule el auditor.

A continuación se presentan ejemplos de los atributos de una Observación:



Ejemplo Nº 1Condición: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el período 19X6, sin realizar una efectiva evaluación de ofertas de proveedores locales.

Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren los órganos de línea de la entidad, para lo cual debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida.Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economía en su ejecución.

Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en S/.525,000

Ejemplo Nº 2

Condición: Se ha detectado en los meses de enero, junio y setiembre de 19X6, errores en la aplicación de descuentos en las remuneraciones del personal de la entidad.

Criterio: Según las normas internas de la entidad, los especialistas que tienen bajo su responsabilidad el desarrollo de las actividades en el Área de Personal, deben reunir los conocimientos y experiencia acreditada para el cumplimiento de las funciones encomendadas.

Causa : El personal que reemplaza a los empleados que elaboran la planilla de remuneraciones cuando éstos salen de vacaciones, no tiene suficiente conocimiento ni experiencia en la aplicación de los procedimientos administrativos establecidos en el Área de Personal.

Efecto: Se efectuaron descuentos no justificados en las remuneraciones de los empleados por un monto total ascendente a S/. 50,080

Presentación de los hallazgos de auditoríaUn adecuado desarrollo de los hallazgos, no sólo debe incluir cada uno de los atributos tratados con anterioridad, sino que también deben redactarse para que cada uno de sea distinguido de los demás. El usuario del informe no debe tener dificultad para entender lo que se ha encontrado, el criterio establecido, el porque sucedió y que es lo que debe hacerse para corregir el problema. El enfoque en su presentación en el informe puede variar, dependiendo ello de los factores siguientes:* Objetivo específico del informe;* Complejidad de los asuntos evaluados;* Comentarios iniciales y reacciones de los funcionarios involucrados en las observaciones;

* Magnitud de las desviaciones detectadas; y,* Usuarios a quien va dirigido el informe.

Comunicación de hallazgos de auditoríaNAGU. 3.60 Comunicación de hallazgos de auditoríaDurante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que



en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluación y consideración en el informe correspondiente. (Modificada por Resolución de Contraloría Nº 112-97-CG del 20.06.97)

La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso mediante el cual, el auditor encargado una vez evidenciados éstos, cumple en forma inmediata con darlos a conocer a los funcionarios y servidores de la entidad examinada, a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentados, para su evaluación oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, tanto oral, como escrita, en torno a asuntos importantes que posibiliten recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las actividades y operaciones de la entidades.

Los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas, como consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Tan pronto como sea elaborado un hallazgo de auditoría, el auditor encargado debe comunicar a los funcionarios de la entidad examinada, con el objeto de:

* Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados; y,* Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.

Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor encargado procederá a elaborar los hallazgos de auditoría. En base a ellos, cursará las respectivas comunicaciones teniendo en consideración lo siguiente:

* Reserva.* Materialidad o Importancia.* Hallazgos vinculados a la participación y competencia personal de su destinatario.* Recepción acreditada.* Plazo para la recepción de comentarios de la entidad.

El plazo para la recepción de las aclaraciones o comentarios, debe ser establecido teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditoría, especialmente, en base a:

* Naturaleza de la materia bajo análisis;* Alcance del examen;* Si la persona a la que debe dirigirse la comunicación no labora en la entidad

auditada, entre otros aspectos.Para la presentación de las aclaraciones o comentarios, en la comunicación de los hallazgos de auditoría, el auditor encargado indicará un plazo de respuesta de hasta cinco (5) días hábiles. Para las ampliaciones de plazo que soliciten los funcionarios deben considerarse los aspectos siguientes:* Procede su otorgamiento por una sola vez, siempre y cuando lo solicite la persona

receptora de la comunicación por escrito; * Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la

persona comunicada, el auditor encargado, en coordinación con el supervisor otorgará una ampliación de diez (10) días hábiles adicionales.

* Se entiende que la solicitud de prórroga ordinaria ha sido aceptada a su recepción, salvo denegación expresa, contándose el término en días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Comunicación de resultados a ex-funcionariosCuando el equipo de auditoría haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicación, procederá a citarla mediante aviso



publicado en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada. La publicación debe ser efectuada por tres días hábiles consecutivos. Cuando la persona que debe recibir una comunicación se encuentra en el extranjero, se procederá a efectuar la notificación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.

La responsabilidad del acto de comunicación de hallazgos de auditoría y la oportuna evaluación de las aclaraciones y comentarios, compete al auditor encargado y al supervisor de auditoría.

Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusión en el informe, pero que el auditor considera que pueden ser de interés para la entidad auditada, deben ser informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significación, deben ser comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la corrección pertinente.

Entrevistas preliminares con funcionarios

La comunicación escrita sobre hallazgos de auditoría con funcionarios de la entidad auditada, son parte sustancial de los procedimientos de auditoría. La comunicación escrita incluyendo la información sobre los hallazgos de auditoría, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajos, especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un número importante de hallazgos de auditoría para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad.

La discusión de las observaciones antes de elaborar el borrador del informe, deben dar como resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares sobre aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su preparación, de manera que el informe final se encuentre listo oportunamente.

Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que parezcan dignas de ser consideradas para conocer la opinión de personas entendidas. Sin embargo, se debe aclarar que el auditor busca información y asistencia para comprender mejor la situación y para determinar las posibles mejoras que puedan efectuarse. También debe aclararse que las soluciones o mejoras discutidas no son necesariamente la posición final de los auditores.Conferencia final con la alta dirección de la entidad auditada

La conferencia final es realizada por el Auditor encargado y el Supervisor del equipo de auditoría, para hacer conocer a los funcionarios de la entidad examinada, en forma oral la totalidad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo. El propósito de esta conferencia final es informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de auditoría que durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados involucrados de las situaciones identificadas.

Adicionalmente, la conferencia final tiene el propósito de persuadir a los funcionarios involucrados en las observaciones a adoptar acciones correctivas. Para tal efecto, debe considerarse:



* Evitar conflictos y/o respuestas posteriores con argumentos no analizados antes de emitir el borrador del informe.

* Convencer a los directivos de la entidad examinada sobre la importancia de su participación en las propuestas de solución.

* Planteamiento de alternativas de solución con los encargados de las operaciones o actividades observadas.

* Análisis de las ventajas y desventajas, costo/beneficio y tiempo requerido para la implementación de correctivos.

Terminación de la fase ejecuciónLa comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditoría.

Antes de retirarse de la entidad examinada o de culminar su trabajo en el caso del Órgano de Auditoría Interna, el auditor debe asegurarse que ha cumplido todos los aspectos procedimentales prescritos por la normatividad vigente. Entre ellos, deberá prestar especial atención a la obtención de la carta de representación y asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de la auditoría estén completos(NAGU 3.70).

NAGU 3.70 Carta de Representación

El auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o del nivel gerencial competente de la entidad auditada.

La Carta de representación es el documento mediante el cual el nivel competente de la entidad examinada reconoce haber puesto a disposición del auditor toda la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen. Si se ha examinado varias áreas de la entidad, debe solicitarse una carta de representación por área. Por su naturaleza, la carta de representación es más aplicable en la auditoría financiera; motivo por el cual en el caso de la auditoría de gestión, su requerimiento a la entidad, programa y/o proyecto debe quedar sujeto al buen juicio del auditor encargado y el supervisor, en la medida que consideren que es necesario obtenerla por la naturaleza del examen realizado. Los auditores deben adoptar todas la providencias necesarias para asegurarse, de la totalidad, propiedad y suficiencia de los archivos de papeles de trabajo.

El retiro del equipo de auditoría debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dará por terminado el trabajo. El término de la auditoría debe darse a conocer por escrito.

FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME

El informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la auditoría financiera, el correspondiente dictamen. El informe de auditoría debe contener la expresión de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas.

En la fase de Elaboración del Informe, el equipo de auditoría comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante la fase de ejecución. Los principales objetivos de un informe de auditoría de gestión son:



* Brindar suficiente información sobre las deficiencias (desviaciones) más significativas.

* Recomendar mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las operaciones

El informe de una auditoría de gestión constituye una oportunidad para poder captar la atención de los niveles gerenciales de la entidad auditada, así como para mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece. Por esta razón el informe de auditoría cubre dos funciones básicas:* Comunica los resultados de la auditoría de gestión; y,* Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

Cada auditoría de gestión culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada. Por ello, la aceptación del informe por parte de los funcionarios de la entidad examinada dependerá de su calidad. Los objetivos del informe para cada auditoría deben estar definidos apropiadamente, tan pronto como sea posible, al igual que su estructura. Para ahorrar tiempo, el Supervisor debe adquirir un rápido entendimiento sobre el contenido del informe, por cuanto es quien finalmente debe revisarlo y aprobarlo. Una vez que el enfoque general y las observaciones más importantes han sido aceptadas, será menos probable que ocurran problemas de revisión. En relación a los informes de auditoría de gestión debe tenerse en cuenta lo siguiente:La auditoría mejor planeada, con procedimientos apropiados aplicados por los mejores auditores, con evidencias suficientes en términos de cantidad y calidad, no está completa, ni resulta útil, en tanto no se apruebe y remita el informe a la entidad examinada.

La NAGU 4.40 Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoría de gestión es la siguiente:

* Síntesis gerencial. * Introducción. * Conclusiones.• Observaciones.• Recomendaciones.




FASE: ELABORACIÓN DEL INFORME

Características del informeLos informes que emiten, tanto la Contraloría General de la República, como los Órganos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad. Para mantener estos niveles en la preparación de informes y lograr que se cumplan los objetivos previstos en las auditorías, es necesario que en su formulación


ELABORACION DEL BORRADOR DEL INFORME Y SUPERVISIÓN

REMISIÓN DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA

EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD AUDITADA

REVISIÓN DEL COMITÉ DE CONTROL DE CALIDAD (COCO)

APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA Y REMISIÓN A LA ENTIDAD AUDITADA

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS


se tengan en cuenta determinadas consideraciones técnicas. La elaboración de un informe de manera superficial, sin la responsabilidad y diligencia profesional debida, podría ocasionar un perjuicio en la imagen del Sistema Nacional de Control que debemos preservar.

Las características del informe de auditoría de gestión son:

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

* Significación . * Utilidad y oportunidad. * Exactitud y beneficios de la información sustentatoria. * Calidad de convincente. * Objetividad y perspectiva. * Concisión. * Claridad y simplicidad. * Tono constructivo.* Organización de los contenidos del informe. * Positivismo.

SignificaciónLa significación o importancia es un término relativo que no puede ser definido con precisión para cubrir todas las situaciones. Los asuntos incluidos en el informe de auditoría de gestión deben ser de la suficiente significación como para justificar que sean informados y, para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos. La efectividad o utilidad de los informes decrece con la inclusión de asuntos no significativos o intranscendentes, dado que éstos tienden a distraer la atención de los usuarios de aquellos aspectos que son realmente importantes.

Las decisiones que se adopten en torno a la significación de los asuntos examinados, deben representar el juicio integral de todos los factores involucrados. Por lo tanto, debe considerarse:* El interés de los poderes públicos en los programas o actividades sensibles que

fueron examinadas;* Importancia de los programas o actividades gubernamentales por el volumen de

recursos financieros, físicos o materiales autorizados para su ejecución;* La oportunidad de contribuir en forma constructiva a mejorar la efectividad,

eficiencia o economía en las actividades y operaciones, mediante la adopción de correctivos por los funcionarios de la entidad examinada;

* Oportunidad para proporcionar información útil y oportuna a los niveles de decisión del Estado;

* La frecuencia con que ocurren situaciones negativas, la posibilidad de que éstas se presenten en otras entidades y, los montos de las pérdidas potenciales o actuales;

* La inacción de los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de adoptar acciones para fortalecer áreas con controles internos débiles o mejorar sus actividades y operaciones.

Utilidad y oportunidadLa formulación de los informes de auditoría debe estar antecedida del análisis minucioso de los objetivos establecidos, los usuarios del informe y el tipo de información que se desea comunicar, para que ellos puedan cumplir con sus atribuciones y responsabilidades. El auditor encargado debe efectuar el estudio apropiado de la información a proporcionar, teniendo en consideración la perspectiva



de los receptores del informe. Como el objetivo del informe es promover la adopción de acciones correctivas en la entidad auditada, entonces, su preparación debe considerar el interés y las necesidades de los usuarios.

La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informar con efectividad. Un informe elaborado apropiadamente puede ser de escaso valor para los usuarios, si llega demasiado tarde al nivel de decisión responsable de adoptar las acciones que promuevan, por ejemplo, mejoras importantes en las operaciones de determinada entidad pública.

Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de las fases de planeamiento, ejecución y revisión de los trabajos efectuados. Las demoras en el proceso de revisión del informe, pueden conducir a la detección de problemas no resueltos o analizados en forma insuficiente que, debieron ser tratados durante la fase de ejecución. La integración del informe con los trabajos que se realizan durante los procesos de planeamiento y ejecución, pueden ayudar a revelar oportunamente estos problemas y facilitar su solución.

Exactitud y beneficios de la información sustentatoriaLa aplicación de los procedimientos establecidos para la elaboración, revisión, control de calidad y procesamiento constituye un medio para garantizar que los informes de auditoría no contengan errores en la presentación de los hechos o en el significado de los mismos, es decir, errores de lógica o razonamiento. La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es digno de crédito. Una falta de exactitud puede ocasionar dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atención del usuario hacia puntos que no son significativos.

Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditoría, deben estar apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados, su exactitud y razonabilidad. No es necesario incluir en los informes documentación sustentatoria, excepto la que sea necesaria para una presentación apropiada de los hechos.

Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en evidencias de auditoría que las respalden. La presentación de una sola deficiencia de control interno no puede respaldar la formulación de una conclusión general y la consecuente recomendación de acción correctiva; dado que lo que sustenta la observación es el hecho que existió un sólo error o desviación en los controles.

Calidad de convincenteLas observaciones deben presentarse de una manera convincente y, las conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lógica de los hechos examinados. Los elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus usuarios sobre la importancia de las observaciones. El informe debe contener información suficiente sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un apropiado entendimiento de los asuntos informados. Cuando los informes se preparan correctamente, ayudan a los funcionarios responsables de la entidad auditada a concentrar su atención en los asuntos del informe que merezcan su atención.



Objetividad y perspectivaCada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e incluir suficiente información sobre el asunto principal, de manera que proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. Uno de los objetivos del Sistema Nacional de Control es entregar informes que respondan a la realidad, que no conduzcan a error y, que a la vez, pongan especial énfasis en los asuntos que necesitan atención. La información necesaria para lograr una perspectiva adecuada del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir:* Definición clara de la naturaleza y alcance de la auditoría. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar que el énfasis del examen fueron los asuntos que, de acuerdo a nuestro criterio, requerían atención; por lo que no fue realizada una evaluación completa de las actividades y operaciones.

* Información sobre la naturaleza y volumen de operaciones del programa o la actividad a que se refieren las observaciones, de manera que sirvan para brindar una perspectiva contra la cual pueda medirse su importancia.

* Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar erróneas interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada, así como la identificación de todos los factores relevantes, aun cuando algunos de ellos puedan ser contrarios a las observaciones.

* Información de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros notables de la administración) de las operaciones examinadas, cuando ésta sea importante y justificada, de acuerdo con el alcance de la auditoría. Ello no significa que, cada vez que tenga que informarse sobre deficiencias importantes, deba al mismo tiempo expresarse algo satisfactorio para equilibrar el informe.

ConcisiónEl informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redacción claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, párrafos o secciones demasiado detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Al determinarse el contenido del informe, aunque exista suficiente espacio para juicios extensos, el auditor debe tener presente que los informes que son completos y, a la vez, concisos tienen mayores posibilidades de recibir atención por los funcionarios responsables de la entidad auditada. Para ser más efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente después de la conclusión del trabajo de campo.

Claridad y simplicidadPara que el informe se comunique con efectividad, debe presentarse en forma clara y simple, tanto como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, por cuanto éste puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditoría que participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboración o revisión del informe. Contribuye a la claridad del informe considerar los aspectos siguientes:* No debe presuponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos técnicos en relación con la actividad que se informa;

* Cuando se utilicen términos no familiares, éstos deben definirse con claridad; y,* El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro; evitándose el lenguaje florido, estilizado o pretencioso.

Tono constructivoSiendo el objetivo fundamental del informe mejorar las operaciones y eficiencia de las actividades gubernamentales, el "tono del informe", debe estar dirigido a provocar una



reacción favorable y la aceptación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los criterios que se indican:* Las sumillas y contenido del informe deben enunciarse en términos constructivos; y,* Debe evitarse la utilización de frases que generen una actitud defensiva o de oposición de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada.

A menudo es necesario formular críticas a la ejecución pasada para mejorar la administración gubernamental; sin embargo, todo énfasis en el informe debe concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras, más que en la crítica de la gestión que corresponde al pasado.

Organización de los contenidos del InformeUno de los problemas más significativos que afrontan los auditores encargados de elaborar los informes es cómo organizar su material para que la información sea presentada en un orden lógico y el usuario no pueda confundirse. Ellos deben captar la atención del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto, deben estimular su interés comenzando con los resultados más importantes, no estancando sus comentarios importantes a mitad del informe.

PositivismoLos auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es ayudar a la administración a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena cantidad de concentración para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores, ineficiencia, negligencia para describir las prácticas y procedimientos de operación en la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administración en guardia y a la defensiva; cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situación por la que se sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas serán más cooperadoras si los auditores expresan sus opiniones positivamente.

Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, mejoras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea más difícil que la administración(gerencia) esté en desacuerdo con sus observaciones, conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoría practicada. Muchos administradores serán más receptivos si los auditores son capaces de describir o explicar cómo sus sugerencias ayudarán a alcanzar los objetivos y metas. Tenga en mente que el auditor es un agente de cambio y, el informe de auditoría es la herramienta de comunicación para convencer y persuadir a la administración para tomar la acción correctiva adecuada.

Redacción y revisión del informeLa responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor encargado aunque también comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditoría que intervienen en el borrador del informe, hasta llegar a la consideración de la autoridad superior de la Contraloría General de la República para su aprobación. En los Órganos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable del contenido del informe.

Para lograr que la revisión del informe de auditoría de gestión sea efectivo y propenda a la preparación de documentos de alta calidad, se establece dos niveles de revisión en este proceso:

* revisión por el Supervisor responsable; y,



* revisión por el Comité de Control de Calidad COCO.

Revisión por el supervisor responsableEl supervisor responsable de la dirección del equipo de auditoría, como parte de su función, revisa el borrador del informe, preferentemente, en las oficinas de la entidad auditada. Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones que emerjan como consecuencia de su revisión; la misma que, no sólo se limita a la redacción del informe, sino también se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentación documentaria de los juicios emitidos por el auditor.

Como en el curso de la auditoría el supervisor ha estado revisando el trabajo de los auditores, es lógico suponer que se ha satisfecho de que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes, competentes y pertinentes (relevantes), en respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe. Por lo tanto, el supervisor es responsable que el informe revele, todos los aspectos de interés que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoría efectuada. Su revisión debe estar dirigida a que el informe convenza a los funcionarios responsables de adoptar acciones en base a las situaciones observadas; dependiendo ello del tono que adopte para la redacción de los hechos presentados, las conclusiones derivadas de su análisis y recomendaciones para promover mejoras importantes

Estructura y contenido del informeEl contenido del informe de auditoría de gestión está regulado por la NAGU 4.40. Su estructura es como sigue:

Síntesis gerencial

I. INTRODUCCIÓN

Información relativa al examen 1. Motivo del examen 2. Objetivos, alcance y naturaleza del examen 3. Antecedentes y base legal de la entidad 4. Comunicación de hallazgos de auditoría

II. CONCLUSIONES

III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES Anexos

* Relación de las personas comprendidas en las observaciones* Situación financiera, económica y presupuestaría

Título del InformeEl título transmite al usuario en forma directa el mensaje que desea comunicarse en el Informe, al mismo tiempo que sintetiza las características más importantes de la auditoría practicada. El título debe indicar el resultado positivo que desea lograrse, como consecuencia de las acciones correctivas que adopte la entidad sobre las observaciones incluidas en el informe, aunque a veces es inevitable utilizar términos críticos. Para elaborar los títulos de los Informes debe considerarse los aspectos siguientes:



* Ser breves, de manera que su contenido no exceda de tres o cuatro líneas.* Sea específico e informativo, tanto como sea posible; un título debe ser algo más que la identificación de la entidad o las actividades materia de examen;

* Utilizar términos constructivos cuando sea necesario. A veces la referencia a deficiencias en los controles gerenciales son inevitables; sin embargo, deben evitarse dado que generan resistencias en los funcionarios responsables de la entidad por su inasistente señalamiento; y,

* No incluir fechas o períodos, con excepción de los informes de auditoría a los estados financieros.

Los informes de auditoría de gestión pueden ser identificados con los títulos siguientes:

Oportunidades para mejorar los procedimientos de adquisición en el Fondo Nacional ...Mejoras requeridas en el proceso de fabricación de monedas metálicas en el Banco ...Necesidad de incrementar la capacidad de atención de la consulta externa en el Hospital ...Lentos progresos en la aplicación del programa de sustitución de cultivos en ...

La Síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios. Como la mayoría de los receptores de los informes sólo leerán la síntesis, es importante que ésta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa. La síntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación. Del mismo modo, no deben presentarse hechos u opiniones que no se encuentren incluidos en el informe. Por lo tanto, es recomendable que la extensión de la síntesis no excede de cuatro páginas.

Una estructura recomendable para la síntesis gerencial es la siguiente:* Título.* Observaciones y conclusiones más significativas.* Recomendaciones más importantes.* Comentarios de la entidad o acciones adoptadas.* Asuntos de importancia pendientes de solución.

Título

La forma a utilizar en el título de la síntesis es la siguiente:

En el caso que el nombre de la entidad pública a cargo del programa o proyecto no se encuentre incluido en el título del informe, puede adicionarse debajo de este su nombre o siglas, según convenga y referirse en forma completa en el primer párrafo de la síntesis.


INFORME DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

LENTOS PROGRESOS EN LA APLICACION DEL PROGRAMA ESPECIAL DESUSTITUCION DE CULTIVOS EN EL ALTO HUALLAGA

Informe Nº 001-9X-CG/GO


* Observaciones y conclusiones más significativasEn este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y conclusiones más significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u operaciones, incluyendo referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados. Este resumen debe ser escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan reconocer rápidamente y apreciar la validez y significación de las recomendaciones que se muestren a continuación. Este resumen debe revelar, entre otros aspectos, fallas importantes y su efecto en la entidad examinada.

* Recomendaciones más importantesEn este rubro se incluyen las recomendaciones más importantes dirigidas a los funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para corregir las deficiencias identificadas o lograr mejoras en las actividades u operaciones. Cuando las recomendaciones están dirigidas a otras entidades o funcionarios, debe precisarse con claridad a quien está dirigida para indicar quien es responsable de adoptar acciones. Asimismo, deben delinearse las propuestas de solución para mejorar la efectividad, eficiencia y economía en la entidad.

* Comentarios de la entidad o acciones adoptadasEn este rubro debe resumirse las reacciones de la entidad frente a las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluyendo las acciones más importantes adoptadas y la evaluación del auditor sobre tales comentarios. Si la entidad no ha tomado ninguna acción o si la entidad no está de acuerdo con las recomendaciones, deben incluirse los comentarios pertinentes sobre la posición de la entidad. Para los detalles debe utilizarse la referencia de las páginas del informe siguientes:

Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen: documento autoritativo del mismo, así como la especificación de si éste se llevó a cabo en cumplimiento de la programación anual de control, de acuerdo a cláusulas contractuales, atención de una denuncia o pedido específico del Congreso de la República u otra autoridad gubernamental.

Objetivos: están referidos a lo que se espera alcanzar como resultado del examen, cuya respuesta debe estar plasmada en las correspondientes observaciones y conclusiones.Debe prestarse especial cuidado al exponer los objetivos programados, tratando de ser específicos antes que genéricos, de modo de no crear falsas expectativas o interpretaciones erróneas de parte de los futuros usuarios de los informes, especialmente en los casos en que los objetivos hayan sido particularmente específicos sobre aspectos limitados o puntuales de la gestión.

Alcance: debe especificar que el examen se llevó a cabo, en todos los casos, de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental -NAGU-, con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas aplicables así como con las Normas específicas que correspondan al examen (BID, BIRF, AID u otras). De no haberse considerado alguna NAGU, debe detallarse en esta parte del informe las razones por las cuales se produjo este alejamiento y su efecto en los resultados de la auditoría.

Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea éste auditoría de gestión, de tipo combinado financiero- de gestión o se trate de un examen especial.



Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace referencia a la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales, como la estructura orgánica, las principales actividades a cargo de la entidad y del área examinada. Estos aspectos ayudarán a situar en escena al usuario del informe para apreciar en forma apropiada los aspectos mencionados en el informe. - La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las

operaciones examinadas, entre ellas: - Ley de creación - Reglamento de la ley de creación - Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia - Reglamentación de organismos reguladores - Normatividad interna aplicable

Comunicación de hallazgos : llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60, debe consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicación no mereció respuesta, total o parcial, debe hacerse mención de este hecho.

Declaraciones sobre logros notables de la entidadLa Contraloría General de la República considera que puede ser importante transmitir a los usuarios del informe la imagen más imparcial posible, efectuando un esfuerzo consciente orientado a que éste mantenga el equilibrio y la perspectiva adecuada.

Los logros alcanzados por la entidad durante el examen, relacionados con el alcance y objetivos de la auditoría, deben ser evaluados apropiadamente por el auditor para decidir su inclusión en el informe.

Para incluir comentarios de carácter positivo en el informe, éstos deben reunir las características siguientes: * Haber sido constatados durante el examen. * Estar suficientemente documentados. * Ser significativos. * Estar comprendidos en el alcance de la auditoría. * Ser necesarios para el cumplimiento de los objetivos. * Estar referidas a situaciones de comunes o extendidas dentro de la entidad.

Entre los logros que pueden merecer comentarios positivos en el informe se señala: * Esfuerzos para medir el desempeño.* Cumplimiento de los objetivos y metas previstos. * Implementación oportuna y apropiada de recomendaciones contenidas en

informes de auditoría anteriores.* Idoneidad del control interno.

Es recomendable el empleo de comentarios positivos cuando se trate de resaltar esfuerzos extraordinarios efectuados por la entidad, para superar problemas que requieren períodos mayores de tiempo o, cuando se trata de presentar dichos esfuerzos como acciones ejemplarizadoras o se busca generar un efecto multiplicador frente a entidades de gestión similar (ejemplos: hospitales, instituciones educativas y otros.)

Relación de funcionarios a cargo de la entidadCada informe debe incluir la relación de las personas responsables de las actividades examinadas y comprendidas en las observaciones. Esta relación debe incluirse como



anexo, haciendo referencia en la Introducción del informe, su codificación interior, para que permita su adecuada localización. La información básica que debe tener esta relación es la siguiente:

Nombres y Apellidos Cargo desempeñado

PeríodoDesde Hasta

Condición laboral

Dirección domiciliaria

El último dato (dirección) podrá reservarse, previa autorización del nivel gerencial correspondiente de la Contraloría General de la República. Esta información no es aplicable para los informes de auditoría que emitan los Órganos de Auditoría Interna y Sociedades de Auditoría Independiente designadas por el Organismo Superior de Control, (CGR).

ConclusionesLas Conclusiones, son juicios del auditor, de carácter profesional, basados en las observaciones formuladas como resultado del examen. Están referidas a la evaluación de la gestión en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilización de los recursos públicos, en términos de eficiencia y economía y cumplimiento de la normativa legal.

Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indicar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores públicos (administrativa, civil o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carácter penal, ésta deberá ser revelada en términos de presunción de delito. Para este fin el auditor debe obtener la asesoría legal necesaria.

Cada conclusión debe estar referenciada con la observación correspondiente, que expondrá los detalles del hecho u operación examinada. (Ver sección 220 de la Guía para la elaboración del informe de auditoría gubernamental).

Observaciones y recomendaciones

La parte más extensa e informativa del informe y, que en oportunidades puede comprender varios capítulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de auditoría. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar, mediante la presentación del informe.

Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos de la auditoría de gestión, están referidas a cualquier situación deficiente e importante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el desarrollo de la fase de ejecución se identifican hechos o circunstancias que afectan en forma significativa la gestión de la entidad auditada, tales como deficiencias en el control gerencial que inciden en la eficiencia y economía de las operaciones o en el logro de los objetivos y metas programados; en tales casos, el resultado obtenido adquiere la denominación de hallazgo de auditoría. Sin embargo, para su presentación en el informe, tales hallazgos conjuntamente con la evaluación de los comentarios de



la entidad se convierten en Observaciones. Se connota que el término observación está reservado para el informe de auditoría y se refiere a asuntos tales como:

* inefectividad en el logro de objetivos y metas;* ineficiencia en las operaciones;* desperdicio de recursos; e* incumplimiento de leyes, reglamentos o políticas internas.

Las observaciones deben incluir evidencia suficiente, competente y pertinente, relacionada con los resultados de la evaluación practicada en la entidad, así como respecto al uso de recursos públicos en términos de efectividad, eficiencia y economía. El informe de auditoría presenta únicamente los comentarios sobre observaciones significativas. Los asuntos de menor importancia son comunicados por el auditor encargado a los funcionarios responsables de la entidad mediante un memorándum o documento equivalente.

Las observaciones también deben incluir la información necesaria respecto de los antecedentes, así como toda información que, a juicio del auditor, permita apreciar mejor las circunstancias que incidieron significativamente en los hechos observados, tal como las dificultades encaradas por los funcionarios para tomar decisiones.

Presentación de las observacionesPara su presentación cada observación debe tener en cuenta los aspectos siguientes:

* Sumilla * Punto básico de la observación * Elementos de la observación * Comentarios de la entidad * Recomendaciones

SumillaSe refiere al título que utiliza el asunto observado, el cual debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias que se encontraron. La sumilla busca identificar el problema principal que será desarrollado. Existen dos formas para presentar la sumilla:* En la medida de lo posible, la sumilla debe ser positiva. Por ejemplo podría indicar: Necesidad de fortalecer los controles internos en el Área de Abastecimientos.

* Cuando se considere necesario, la sumilla podría también adoptar un tono negativo.

Por ejemplo : Deficiencias en la construcción de la Carretera Corredor Vial del Sur.

* En otras circunstancias, la sumilla podría igualmente incluir el efecto cuantificado.

Por ejemplo, podría indicar: " Posibilidad de obtener ahorros de S/. 250,000 anuales mediante una efectiva gestión del proceso de adquisiciones.

Punto básico de la observaciónEl punto básico de cada observación debe ser resumido en forma breve, al comenzar su desarrollo. Este resumen, el cual en extensión no debe exceder un párrafo, establece el tono de los contenidos que siguen y proporciona al usuario del informe una breve sinopsis de la observación y una adecuada perspectiva. Esta forma de presentación le dice al usuario del informe que espere una descripción sustentada que le permitirá tener una visión integral del asunto examinado.



Elementos de la observaciónDespués de ello el auditor debe presentar los elementos de cada observación con la información suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una acción. Debe señalarse la deficiencia que hemos encontrado (condición), la norma aplicable(criterio), el efecto que tuvo (o que podría tener en el futuro) y, lo que la originó (causa). Sin repetirse los datos consignados en la Introducción del informe deben incluirse aquellos aspectos generales sobre el área o actividad a que se refiere la observación; esto es importante para ubicar apropiadamente al usuario del informe en la escena de los hechos.

Condición: párrafo(s) en los cuales el auditor describe la situación deficiente determinada en el examen. De considerarse conveniente se presentarán algunos ejemplos, inclusive fotografías o gráficos para la mejor descripción de los hechos observados. Lo que es.

Criterio: párrafo(s) donde el auditor detalla el estándar contra el cual ha medido o comparado la condición. Tratándose de normas (legales, operativas o de control); debe citarse en forma expresa la parte de la norma no aplicada. Lo que debe o debió ser.

Causa: párrafo(s) donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio, ocurrió la condición observada; el motivo por el cual no se cumplió el criterio especificado. El auditor debe emplear al máximo de su habilidad y juicio profesional para identificar la causa de cada observación y recomendar lo pertinente. Por qué ocurrió la condición.

Efecto: es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condición descrita. La descripción apropiada del efecto es indispensable para apreciar la importancia de la condición y lograr que la administración de la entidad acoja positivamente la recomendación presentada. La diferencia entre lo que es y lo que debió ser. Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelarlo en términos cuantitativos, detallando las pérdidas o ahorros potenciales de recursos calculados por la auditoría. Cuando esto sea posible, debido a la naturaleza de la condición, los efectos, reales o potenciales, deben ser descritos.

Comentarios de la EntidadEl informe de auditoría debe incluir, además de la observación, los comentarios y/o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad comprendidos en las observaciones. Esta información debe ser incluida en forma breve pero, sin dejar de reflejar el sentido de la misma. También debe incluirse a continuación la opinión del auditor resultante de la evaluación practicada sobre tal información. Es importante que en un informe que incluya diversas observaciones, los comentarios de la entidad y la evaluación del auditor se muestren en forma individual, conjuntamente con la observación correspondiente.

RecomendacionesLas recomendaciones, constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administración de la entidad examinada para la superación de las observaciones identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer su adopción y estar encaminadas a superar la condición y las causas de los problemas.

Las recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y fluir de la conclusión correspondiente, teniendo en consideración que las medidas



recomendadas sean lo mas específicas posibles, factibles de implementar y tengan una relación costo/ beneficio apropiada. Este rubro también debe incluir las recomendaciones significativas determinadas en auditorías anteriores, no superadas y que estén relacionadas con los objetivos de la auditoría.

Al desarrollar recomendaciones el auditor debe considerar:* Las circunstancias que ayuden o estorben a la entidad para alcanzar los criterios

especificados;* Cursos alternativos de acción para la recomendación;* Efectos positivos y negativos, que pudieran derivarse de la aplicación de la

recomendación;* Factibilidad y costo de implementar la recomendación; y,* Impacto en la normatividad vigente.

Anexos del InformeLos anexos podrán ser utilizados a fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el informe, de modo que complementen o amplíen los datos contenidos en él. Los anexos pueden estar referidos, entre otros aspectos a:* Comentarios o aclaraciones presentadas por los funcionarios comprendidos en las

observaciones;* Documentos adicionales para el mejor sustento de la observación, tales como:

cuadros, informes técnicos y/o legales necesarios; y,* Fotografías a color, gráficos o mapas, según la naturaleza de la observación.

Utilización de fotografías y otros medios visualesLa información financiera y presupuestaria que corresponda al período examinado y sea de interés o tenga relación con las observaciones formuladas, deberá incluirse como anexo al informe. Para tal efecto, la naturaleza de la información y su grado de detalle debe ser determinada por el auditor encargado.

Las fotografías a color u otros medios visuales, dibujos o mapas, pueden ser más efectivas si son utilizadas como parte del informe para sustentar las observaciones identificadas o, en la evaluación de los comentarios de la entidad, en lugar de considerarlas como anexos. Cuando se incluya tales ayudas en el informe debe utilizarse un título que describa en forma breve lo que muestra, por ejemplo cada fotografía. Si tales elementos son adecuadamente utilizados, ellos pueden enfatizar los puntos claves del informe y reducir la cantidad de detalles que sería necesario revelar en el texto.

Las fotografías y otros medios visuales deben incluirse en el borrador del informe. Ellas serán revisadas por el jefe de equipo encargado y el supervisor como parte del proceso de elaboración del informe con el objeto de asegurarse que son apropiadas antes de aprobar su inclusión en el informe.

Elevación y remisión del informeConcluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente y al Despacho del Contralor General para su aprobación final y remisión a los funcionarios de la entidad auditada responsables de adoptar acciones correctivas, respecto a sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, a las demás personas autorizadas para recibir los informes. De acuerdo a las políticas la Contraloría General de la República sobre distribución de informes, se podrá remitir copia de ellos a otros funcionarios de la entidad auditada que estén en capacidad de adoptar acciones correctivas, así como también ponerlos a disposición



del público. Al término de esta sección se presenta el flujograma de la fase de elaboración del informe para una mejor ilustración de este proceso.

Los Órganos de Auditoría Interna que lleven a cabo auditorías en las entidades a la que pertenecen, deben remitir los informes resultantes a la autoridad de mayor jerarquía institucional, y simultáneamente a la Contraloría General de la República.

En el caso de informes elaborados por Sociedades de Auditoría Independiente designadas por la Contraloría General de la República para auditar entidades del Estado, su remisión se realizará directamente a la entidad contratante y simultáneamente al Organismo Superior de Control.

Seguimiento de Medidas CorrectivasEl trabajo de la auditoría de gestión no sería de utilidad, si no se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas en el informe, las mismas que deben traducirse en mejoras en los niveles de efectividad, eficiencia y economía en las operaciones que realizan las entidades, así como en el fortalecimiento del control gerencial inherente a los funcionarios que tienen a su cargo los procesos de dirección y gerencia.

El seguimiento de medidas correctivas es una actividad que desarrollan los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, con el objeto de establecer el grado de superación de las observaciones efectuadas por los auditores, así como evaluar las acciones adoptadas por la administración de la entidad para implementar las recomendaciones incluidas en el informe de auditoría.

El acto de implementación de recomendaciones debe ser dirigido por la alta dirección de la entidad auditada, con el apoyo de un consultor externo, si fuera el caso, a fin de establecer mecanismos de evaluación contínua, metódica y detallada del aludido proceso.

El seguimiento de medidas correctivas que realicen los órganos del Sistema Nacional de Control, deben incluir los resultados de las acciones adoptadas por la entidad que fuera examinada con anterioridad, a efecto de establecer en que medidas fueron implementadas las recomendaciones y superadas las observaciones consignadas en el informe de auditoría. Este trabajo puede formar parte del examen que se efectúa a la misma entidad, o ser preparado en forma independiente, según las circunstancias.

Los resultados de la evaluación de medidas correctivas, deben presentarse a través de un cuadro resumen que incluya:

* Detalle de las observaciones y recomendaciones comprendidas en el informe anterior.

* Acciones adoptadas por la entidad.

* Evaluación del auditor sobre las acciones adoptadas por la entidad.

* Consideración si la recomendación fue implementada y la observación superada.



2. DESLINDE DE CAMPOS Y ÁREAS DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

CARACTERISTICAS AUDITORÍA FINANCIERA AUDITORÍA DE GESTIÓN1. Objetivo

2. Alcance

3. Habilidades

4. Orientación

5. Certeza

6. Usuarios

7. Normas

8. Dictamen

9. Resultado de la Auditoria

10. Énfasis

11. Enfoque

12. Criterio de éxito

Expresar una opinión sobre los estados financieros.

Sistema contable y libros principales y registros contables.

Contadores Públicos

El pasado

Absoluta

Poderes del Estado y público.

PCGA, NICS, NAGU, NIAS.

Si requiere

Dictamen sobre los estados financieros.

Los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, resultados de las operaciones y flujos de efectivo de la entidad.

Financiero

Opinión sin salvedades

Promover mejoras en la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y en los controles gerenciales de las entidades.

Efectividad y eficiencia y economía en las operaciones y en los controles gerenciales de las entidades.

Interdisciplinario con entrenamiento continúo.

Presente y futuro.

Relativa

Poderes del Estado, Poder Ejecutivo y público.

NAGU, Principios de Administración y prácticas de buena gerencia.

No requiere

Informe conteniendo, observaciones, Conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada.

Mejoras positivas en la gestión, resultados y controles gerenciales.

Gerencial-operativo y de resultados.

La entidad examinada implementa las recomendaciones.

3. ANÁLISIS FODA EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Análisis FODAAntes de tomar cualquier decisión estratégica, es imprescindible realizar un diagnóstico de nuestra empresa. El análisis FODA es el método más sencillo y eficaz para decidir sobre el futuro. Ésta es una estructura conceptual para realizar un análisis sistemático, que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas, con



las fortalezas y debilidades internas de una organización. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz de la misión y las necesidades, determinando qué elementos constituyen un apoyo y cuáles una desventaja en relación con los propósitos de la empresa.



“Pese a su simplicidad, este método de análisis está considerado como el abecé de cualquier estrategia empresarial”

Tomar decisiones o adoptar estrategias en el cambiante mundo en que vivimos puede resultar como jugar a la ruleta rusa, si no lo hacemos basándonos en datos objetivos. Un ejemplo; el caso de las empresas propietarias de los sistemas de reproducción de videos Betamax y 2000, hoy fuera del mercado, aunque tenían una mayor calidad técnica que su competencia directa, el VHS, no analizaron a fondo y objetivamente la situación y hoy están pagando royalties a la propietaria de VHS para producir cintas con un formato de calidad inferior a las que ellas ofrecían. Su error fue no contar con que, para mantenerse en el mercado, era necesario que las productoras y las películas optasen por su sistema. Ésa fue la fortaleza que VHS detectó y aprovechó para dominar totalmente el mercado.

Para no caer en el error de actuar desde la experiencia previa, que no suele servir indefinidamente, podemos usar el análisis DAFO (FODA), que estudia las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de una situación concreta. Esta técnica fue ideada por Kenneth Andrews y Roland Christensen hace más de 20 años. También conocida como SWOT – sus siglas en inglés -, es “una de las herramientas más antiguas para elaborar estrategias con éxito, pero vigente por que combina la orientación al mercado – cómo puedo aprovechar sus oportunidades gracias a mis fortalezas - con la orientación a la competencia, al aprovechar las debilidades del mercado con mis fortalezas”, opina Gildo Seisdedos, director del máster de dirección comercial y marketing del Instituto de empresa.

Se puede aplicar en toda situación de gestión, área de negocio y empresa de cualquier tamaño y sector de actividad. Y si colaboran los empleados, se pueden descubrir debilidades o fortalezas que a los directivos les cuesta ver.Para aplicar la técnica hay que descubrir la situación actual e identificar nuestra estrategia, los cambios que se están produciendo en el entorno, y las capacidades y debilidades de la empresa o área. Estos factores nos servirán para hacer un análisis histórico, causal y proyectivo hacia el futuro. Los resultados se plasmarán en la matriz DAFO y podremos elegir los objetivos y la estrategia más adecuada para alcanzarlos.Los factores que se incluyen en el análisis son:



Análisis interno; consiste en detectar las fortalezas y debilidades de la empresa que origine ventajas o desventajas competitivas. Para llevarlo a cabo se estudian los siguientes factores; Producción; capacidad de producción, costos de fabricación, calidad e innovación tecnológica.Marketing; línea y gama de productos, imagen, posicionamiento y cuota en el mercado, precios, publicidad, distribución, equipo de ventas, promociones y servicio al cliente.Organización; estructura, proceso de dirección y control, y cultura de la empresa.Personal; selección, formación, motivación, remuneración y rotación.Finanzas; recursos financieros disponibles, nivel de endeudamiento, rentabilidad y liquidez.Investigación y desarrollo; nuevos productos, patentes y ausencia de innovación.

Debilidades (D); son los recursos y situaciones que representan una actual desventaja diferencial, constituyéndose así en obstáculos y limitaciones que coartan el desarrollo de la empresa para alcanzar sus objetivos, y que es necesario eliminar. Algunos ejemplos;- No hay una dirección estratégica clara- Incapacidad de financiar los cambios necesarios en la estrategia- Falta de algunas habilidades o capacidades clave- Atraso en investigación y desarrollo- Costos unitarios más altos respecto a los competidores directos- Rentabilidad inferior a la media- Exceso de problemas operativos internos- Instalaciones obsoletas- Falta de experiencia y de talento gerencial- Otros

Fortalezas (F); son los aspectos (recursos) internos de la empresa (recursos humanos, económicos, áreas de negocio, mercado, productos, etc.) que representan puntos fuertes, es decir, una auténtica ventaja diferencial para la empresa y que hay que explotar al máximo. Su característica principal es que son controlables, porque dependen únicamente de nosotros y forman parte positiva de la empresa. Algunos ejemplos;- Capacidades fundamentales en actividades clave- Habilidades y recursos tecnológicos superiores- Propiedad de la tecnología principal- Mejor capacidad de fabricación- Ventajas en costos- Acceso a las economías de escala- Habilidades para la innovación de productos- Buena imagen entre los consumidores- Productos (marcas) bien diferenciados y valorados en el mercado- Mejores campañas de publicidad- Estrategias especificas o funcionales bien ideadas y diseñadas- Capacidad directiva- Flexibilidad organizativa- Otros

Análisis externo; se trata de identificar y analizar las amenazas y oportunidades de nuestro mercado. Abarca diversas áreas;Mercado; definir nuestro segmento y sus características. También los aspectos generales (tamaño y segmento de mercado, evolución de la demanda, deseos del



consumidor), y otros de comportamiento (tipos de compra, conducta a la hora de comprar).Sector; detectar las tendencias del mercado para averiguar posibles oportunidades de éxito, estudiando las empresas, fabricantes, distribuidores y clientes.Competencia; identificar y evaluar a la competencia actual y potencial. Analizar sus productos, precios, distribución, publicidad, etc.Entorno; son los factores que no podemos controlar, como los económicos, políticos, legales, sociológicos, tecnológicos, etc.

Amenazas (A); son riesgos, hechos y situaciones externas a la empresa que están presentes en el medio que, siendo previsibles, sí ocurrieran pueden dificultar el logro de los objetivos, producir un impacto negativo o una dificultad substancial en su desarrollo. Algunos ejemplos;- Entrada de nuevos competidores- Incremento en venta de productos sustitutos- Crecimiento lento del mercado- Cambio en las necesidades y gustos de los consumidores- Creciente poder de negociación de clientes y/o proveedores- Cambios adversos en los tipos de cambio y en políticas comerciales de otros países- Cambios demográficos adversos- Otros

Oportunidades (O); son las posibilidades (hechos o situaciones) que la empresa es capaz de aprovechar para sí, o bien las del exterior a la que pueda acceder y obtener ventajas (beneficios).Algunos ejemplos;- Entrar en nuevos mercados o segmentos- Atender a grupos adicionales de clientes- Ampliación de la cartera de productos para satisfacer las nuevas necesidades de los clientes - Crecimiento rápido del mercado

- Diversificación de productos relacionados- Integración vertical- Eliminación de barreras comerciales en los mercados exteriores atractivos- Complacencia entre las empresas rivales- OtrosEsta metodología se aplica también de manera participativa, con toda la riqueza que esto revierte en el análisis. En algunos casos, y sobre todo para el desarrollo de fortalecimiento institucional, se combina el método FODA con la definición de la visión y misión, así como sus objetivos estratégicos, estrategias y actividades.

Para qué sirve un FODA?; el análisis foda es una técnica imprescindible y eficaz en el diagnostico de la situación de una empresa, tanto desde el punto de vista interno como externo.Fundamentalmente, esta herramienta sirve para;- Identificar nuestros objetivos estratégicos- Como base para un buen plan de marketing y una adecuada y eficaz campaña de publicidad

- Identificar las amenazas del entorno a fin de prevenirlas y/o corregirlas- Ver la capacidad de respuesta de la empresa ante una situación determinada- Identificar las fortalezas de la empresa y aprovecharlas- Descubrir nuevas oportunidades de negocio para las que se está preparado- Identificar las debilidades de la empresa, ser conscientes de ellas e intentar mejorarlas.



Ejemplo; la comunicación y el trabajo en equipo, el ambiente laboral, el proceso productivo, la imagen ante los consumidores, el precio de los productos, etc.- Determinar la rentabilidad de montar un negocio, o bien lanzar otro producto, iniciar una campaña, etc.

- Evitar errores previsibles e inversiones innecesarias- Decidir si es conveniente hacer una alianza estratégica con nuestra competencia para mantener la competitividad

- Decidir si se debe reorientar la campaña para buscar mejores oportunidades, aunque se tengan que adquirir o desarrollar determinados puntos fuertes de la empresa

Definir la estrategia; el enfrentamiento entre las oportunidades de la empresa, con el propósito de formular las estrategias más convenientes, implica un proceso reflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una información objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organización podría desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.

Fijados los objetivos que deben ser jerarquizados, cuantificados, reales y consistentes,elegiremos la estrategia para llegar a ellos mediante acciones de marketing.

La estrategia FO; se basa en el uso de fortalezas internas de la organización con el propósito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el más recomendado. La organización podría compartir de sus fortalezas y a través de la utilización de sus capacidades positivas, aprovechar el mercado para ofrecer sus bienes o servicios.

Ejemplo; la empresa debe adoptar estrategias de crecimiento. Cuando tus fortalezas son reconocidas por los clientes, puedes atacar a la competencia para exaltar tus ventajas. Cuando el mercado está maduro, puede tratar de robar clientes lanzando nuevos modelos.

La estrategia FA; trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del entorno, valiéndose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar más problemático para la organización.



Ejemplo; la empresa está preparada para enfrentarse a las amenazas. Si tu producto ya no se considera líder, resalta lo que te diferencia de la competencia. Cuando baje la cuota de mercado, busca clientes que te sean más rentables y protégelos.

La estrategia DA; tiene como propósito disminuir las debilidades y neutralizar las amenazas, a través de acciones de carácter defensivo. Generalmente este tipo de estrategia se utiliza sólo cuando la organización se encuentra en una posición altamente amenazada y posee muchas debilidades, aquí la estrategia va dirigida a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegar incluso al cierre de la institución o a un cambio estructural y de misión.

Ejemplo; te enfrentas a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para luchar contra la competencia. Deja las cosas como están hasta que se asienten los cambios que se producen.

La estrategia DO; tiene la finalidad de mejorar las debilidades internas, aprovechando las oportunidades externas, esto lo puede realizar una organización a la cual el entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar dado sus graves debilidades, pero podría invertir recursos para desarrollar el área deficiente y así poder aprovechar la oportunidad.

Ejemplo; se te abren oportunidades que puedes aprovechar, pero careces de la preparación adecuada. Cambia de política o de productos porque loa actuales no están dando los resultados deseados.

Una de las ventajas de este modelo de análisis es que puede ser aplicado en cualquier situación de gestión, tipo de empresa (independientemente de su tamaño y actividad) o área de negocio. El primer paso que se debe hacer, es describir la situación actual de la empresa o de la unidad en cuestión, identificar las estrategias, los cambios que se producen en el mercado y nuestras capacidades y limitaciones. Esto nos servirá de base para hacer un análisis histórico, casual y proyectivo.

Las fases del FODA; básicamente, es un ciclo de planeas, haces y mides, que se concretaría en:decisión del asunto objeto de análisis; recolección de datos del mercado (opinión de clientes y de potenciales clientes), de la competencia (que sean objetivos) y del entorno (marco legal, demográfico, tendencias, etc.); elaboración preliminar del FODA por parte del equipo directivo y su posterior contraste con la opinión e información de los empleados; diseño de los objetivos y elaboración de la estrategia para corregir debilidades y aprovechar las fortalezas, y puesta en marcha del plan de acción, auditando los progresos.

Para determinar hasta qué punto la estrategia mantenida en cada una de las unidades de negocio, así como sus fortalezas y debilidades, son relevantes y capaces de afrontar los cambios que tienen lugar en el entorno, es necesario seleccionar bien la información que se necesita buscar.

Los factores aplicables a cualquier empresa son;Identificar las habilidades especiales de la empresa; aquellas que nos hacen destacar. Por ejemplo, cuando los clientes perciben que uno de nuestros productos tiene tal nivel de calidad que no le importa pagar más por él.



Buscar el hueco del mercado; ni los productos ni los mercados son todos iguales, por lo que se podrá entrar e incidir en él, abriéndose un hueco.

Identificar las ventajas sostenibles; aquellas que no sean transitorias, que duren al menos medio plazo y que no sean copiables inmediatamente por los competidores. En este sentido, no vale tener en cuanta la suspensión de pagos del competidor.Adaptarse al entorno; percibir las oportunidades de la situación del mercado y las amenazas de la competencia.

El momento y la persona adecuados; “todo lo que implica decisión y creación debe partir del conocimiento para que pueda tener éxito”, comenta Mario Santos, de CESMA. En su opinión, un FODA debe hacerlo cualquiera que tenga la necesidad de planificar. Javier Fernández, de Soluziona, apuesta por que lo que haga “el equipo directivo con la información de los empleados. Es una técnica denominada de grupo nominal o de creatividad inducida, en la que la dirección realiza el FODA previo y luego sin darlo a conocer, contrasta con los empleados lo que sé esta haciendo en la empresa y como se debería hacer, ya que ellos están más en contacto con el cliente”La frecuencia utilizada para hacer este análisis dependerá de las situaciones del mercado y de la empresa. Normalmente, se aborda con un horizonte de 4 a 5 años, aunque hay expertos que consideran conveniente realizar al menos uno al año.

Misión; es el sentido y fin del negocio. La misión es la definición de la empresa en el momento presente, es la razón de ser como organización. Como empresa nos debemos preguntar: ¿Quiénes somos?, ¿Cuáles son nuestros talentos y componentes distintivos?, ¿Qué hacemos?, identificando nuestros productos, clientes, socios y ámbitos geográficos, es decir, es un juicio general que identifica el propósito fundamental para el cual fue creada la organización y la naturaleza de su negocio.La definición de una misión delimita el campo de actividades posibles con el fin de concentrar los recursos de la empresa en un campo general o dirigirlos hacia un objetivo permanente.La determinación de la misión y visión ayuda a modelar sólidamente la cultura empresarial eficaz, ofrecen un panorama completo de los valores, filosofía y aspiración que orientan la acción de la organización y tienen potencial para lograr la motivación de los miembros que participan en esta. Se mencionan algunos de los errores más comunes en los cuales incurren las PYMES;

Desconocimiento de la matriz FODA; con la matriz de análisis estratégico se evalúan las fuerzas y debilidades internas de una organización, así como las oportunidades y amenazas de su ambiente externo.Estructura organizacional deficiente; el empresario conoce las funciones y actividades a desarrollar en la empresa, además de quienes deben realizarlas; sin embargo por no estar documentados, la mayoría de las veces, existe duplicidad de funciones e intervención de más de una persona en girar instrucciones a los empleados y trabajadores.

Centralización del poder; se dice que el 98% de las empresas son familiares, por lo que los puestos directivos están a cargo de la misma familia, cuestión que en ocasiones no beneficia la consolidación y crecimiento de la empresa ya que sé prioriza, intereses personales y sentimentales.

Carencia de establecimiento de objetivos; el empresario se forma mentalmente cual es el objetivo de su empresa sin embargo no lo establece de manera escrita ni formal por



lo que el personal que colabora con él no los conoce y por lo tanto las actividades que realiza muchas veces no se encaminan a la consecución del objetivo.

Falta de políticas y procedimientos; las empresas por lo general establecen sus bases de operación de manera verbal e informal lo cual origina falta de uniformidad al realizar las actividades. Regularmente no se tienen por escrito los manuales de políticas y procedimientos que proporcionen la información sobre el orden cronológico y secuencial de las operaciones que se realizan en la empresa.

Falta de evaluación y seguimiento; la mayoría de las empresas carecen de sistemas de evaluación de desempeño del personal. Cuando se establecen políticas en las empresas no se supervisan que esta sea cumplida por el personal, incluso el primero en romper las políticas de procedimientos es el dueño del negocio lo cual trae como consecuencia que el personal minimice la importancia de las mismas.

Comunicación deficiente; el no tener definidas las líneas de autoridad genera una comunicación deficiente entre los miembros de la organización ya que estos no saben con certeza a quien acudir o no se generan vínculos de confianza para que se puedan comunicar los problemas que surgen en la operación cotidiana del negocio.

Falta de controles administrativos; los empresarios en su mayoría desconocen las situaciones financiera exacta de su negocio, debido a que no llevan los controles ni registros necesarios para conocer sus ingresos, egresos, rotación de inventarios, porcentaje de ventas a crédito, etc. La contabilidad solo se utiliza con fines fiscales y no para la toma de decisiones de las empresas.

Desinterés por los aspectos jurídicos - corporativos; tomando en consideración que la mayoría de las empresas son familiares se les da poca importancia a los aspectos jurídicos – corporativos de los negocios ya que se considera que el único requisito que se debe cumplir es concurrir al notario para estar legalmente como sociedad.

Utilizar un estilo de administración reactiva y no preventiva; no perder de vista aspectos de planeación, organización, dirección y control, para esto se deben de agrupar en áreas las diversas actividades que se llevan a cabo como: ventas, servicios, personal, finanzas. Identificando con lo que hace en cada una con la finalidad de delegar autoridad y responsabilidad.

No utilizar principios de manejo de personal; la correcta selección y contratación, evitando tomar decisiones con ligereza, mediante el reforzamiento de las técnicas. Partir de un buen conocimiento del ambiente laboral y sus elementos como son: salarios, sistemas de pago, formas de contratación, horarios de trabajo, seguridad social, asociaciones y sindicatos.

No existir un contacto directo y abierto con nuestros clientes; es tan simple, aunque sencillo, para conocer a nuestros clientes, independientemente si han utilizado o no nuestros servicios, debemos generar un sistema de monitoreo mediante el cual podamos obtener un panorama general de la relación que tenemos con cada uno de ellos, dicho sistema debe ser periódico u sistemático, para poder así registrar datos representativos.



Planificación Estratégica

Es un proceso continuo y sistémico a través del cual una organización toma susdecisiones estratégicas, con un conocimiento lo más amplio y completo posible del entorno del futuro, organizando de forma racional los medios disponibles ($, Hombres, Etc.) para poder alcanzar las decisiones adoptadas y midiendo periódicamente los resultados alcanzados para compararlos con los previstos a través de un proceso adecuado de retroalimentación. La planificación debe tener tres principios básicos como son flexibilidad, compromiso y contribución. Entonces nos preguntamos: ¿Qué hacer?, ¿Qué rumbo tomar?, ¿Qué actividad iniciar primero?, ¿Qué es lo que queremos lograr o realizar?, ¿Cómo y qué objetivos alcanzar?, ¿Cómo anticiparce a los problemas futuros?.La planificación estratégica (PE) es una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión, y toma de decisiones colectivas, en torno al que hacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las empresas o instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones. El concepto de estrategia, vinculado a la planificación, se considera en varias dimensiones con las cuales se puede conformar una definición global. Así por ejemplo, la definición de los objetivos y sus correspondientes estrategias permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento del servicio u organización y aprovechar las ventajas que aparezcan relacionadas con su actividad.Entonces debemos entender el concepto de PE como un factor que está referido principalmente a la capacidad de observación y anticipación frente a desafíos y oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organización, como de su realidad interna. La PE no es una enumeración de acciones y programas, detallados en costos y tiempos, sino que involucra la capacidad de determinar un objetivo, asociar recursos y acciones destinados a acercarse a él y examinar los resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo como referencia el logro de metas predefinidas.Como ya hemos dichos antes la PE, es un proceso continuo de evaluar sistemáticamente la naturaleza del negocio, la definición de objetivos a mediano y largo plazo, la identificación de objetivos medibles y el desarrollo de acciones estratégicas para alcanzar los objetivos, así como la asignación de los recursos para desarrollar dichas estrategias. Es decir, es un proceso que da sentido de dirección y continuidad a las actividades diarias de la empresa, permitiéndole visualizar el futuro e identificar los recursos, principios y valores requeridos para transitar desde el presente hacia una visión de futuro.

La PE debe; estar compuesta de herramientas flexibles, efectivas, económicas y eficientes, que permitan una respuesta oportuna y adecuada, teniendo en cuenta el contexto y las posibilidades internas. Dado que hoy en día, la única constante es el cambio, y el cambio se acelera cada vez con mayor intensidad.

Focalizar y administrar eficientemente los recursos de una empresa y/o institución, apuntando a la eficacia. Es decir, al logro de objetivos a largo, mediano y corto plazo, con una visión sistémica y la participación de los actores involucrados.Minimizar el tiempo entre la toma de decisiones y la acción correspondiente, para poder hacer ajustes y obtener resultados.

Acortar el ciclo de vida de los negocios, de forma tal de colocar los productos y servicios en el mercado lo antes posible.



Satisfacer requerimientos múltiples; de accionistas, trabajadores, clientes, comunidad y por sobre todas las cosas, los de la preservación del medio ambiente.Reconocer que el recurso humano es la primera prioridad y que debe ser motivado, retribuido y entrenado, para recibir dosis muy fuertes de delegación y autonomía; para cambiar su enfoque del mero hecho de ser administrador de algunas funciones, al hecho de ser un buscador de soluciones integrado y comprometido con el éxito.

Este proceso de planificación estratégica se puede analizar de dos modos:

Como un proceso; que trata un conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la empresa en la búsqueda de claridades respecto al que hacer y estrategias adecuadas para su perfeccionamiento.

Como un instrumento; en cual se debe constituir un marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminada a implementar los cambios que se sean necesarios.

Ejes y características de una PE;

Eficacia; es el grado de cumplimiento de una meta, la que se puede expresar en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, ect. Es fundamental entonces que la empresa tenga una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.

Eficiencia; es la relación entre los bienes y servicios producidos, y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de “productos”, con una cantidad mínima de “insumos”, para una calidad y cantidad de “productos” determinados. El objetivo es incrementar la productividad.

Economía; evalúa si los resultados se están obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Se refiere a los términos y condiciones como se adquieren los recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenidos en la cantidad y la calidad adecuada, de la manera más oportuna y al más bajo costo.

Equidad; en el caso de proyectos de carácter o con componentes sociales se incluye el factor equidad. Se basa en la igualdad de oportunidades, por lo tanto prioriza a los carenciados y excluidos, en la búsqueda esa igualdad.

Transparencia; rendición de cuentas sobre lo actuado, los recursos utilizados y el logro (o no) de los resultados esperados y los objetivos. El instrumento de la PE para la transparencia son el monitoreo y la evaluación, no solo desde el punto de vista administrativo, sino sobre todo de la gestión (logro de objetivos).

La visión holística; constituye la visión de conjunto, donde se ven las partes en función al todo.Esto permite un análisis mucho más enriquecedor y una herramienta fundamental para la priorización adecuada de objetivos y actividades. Además, el trabajo de equipo pasa por el concepto de cuerpo y las partes no funcionan adecuadamente si no tienen una visión compartida.



La visión a largo plazo; constituye una de las principales características de la PE. Define todos los objetivos específicos necesarios para el logro de un objetivo general. Si se tiene un problema central que resolver, se analizan todas las causas, eliminando la idea que existe una sola causa sino una suma de ellas, y por lo tanto la solución pasa por la suma de soluciones.

Permite lograr objetivos de mayor impacto y duraderos en el tiempo; consolidación de la empresa y la aproximación a objetivos superiores y no limitados como son las metas u objetivos a corto plazo, si bien está compuesta de ellas. Contribuye a la aproximación de la visión, es decir a la proyección que se tiene de la empresa a largo plazo.

El arte y la ciencia de la PE residen en la capacidad de encontrar un equilibrio entre las diversas dimensiones del proceso de formación de la estrategia, las que apuntan en direcciones contrapuestas; estrategia explícita versus estrategia implícita; procesos analíticos – formales versus planes que miran al futuro. El proceso de PE es un esfuerzo organizacional bien definido y disciplinado, que apunta a la total especificación de la estrategia de una empresa y la asignación de responsabilidades para su ejecución.

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa.

Es decir, su tamaño implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar en cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores. Ha de destacarse que el presupuesto refleja el resultado obtenido de la aplicación de los planes estratégicos, es de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los objetivos para poder lograr las metas trazadas por las empresas. También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misión que se va regir la empresa, la misión es fundamental, ya que esta representa las funciones operativas que va ha ejecutar en el mercado y va ha suministrar a los consumidores.



Planificación; prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. El proceso de planificación así entendido, debe comprometer a la mayoría de los miembros de una empresa, ya que su participación y grado de adhesión que se logre en ellos, dependerá el logro de los objetivos que se deseen implementar.

Un proceso planificación formal debe reconocer los diferentes papeles que deben desempeñar los diversos ejecutivos en la formulación y ejecución de las estrategias de su organización. Hay tres niveles jerárquicos conceptuales básicos que han sido identificados desde siempre como los estratos esenciales de cualquier proceso de planificación formal; los niveles corporativos, de negocio y funcional.

A nivel corporativo residen las decisiones que, por su naturaleza, han de ser enfrentadas considerando la entidad como un todo. Estas son decisiones que no pueden ser descentralizadas sin correr riesgo de cometer graves errores de suboptimización. Aquellos que operar a niveles inferiores de una organización no tienen perspectiva adecuada para resolver las difíciles soluciones de compromiso requeridas para maximizar los beneficios de la empresa como un todo, en especial cuando se encuentran ante situaciones que afectan adversamente a su propia unidad en la organización. Cabe hacer notar que quienes toman las decisiones a nivel corporativo no tiene por qué ser tan sólo el gerente general. Entre otros factores, dependiendo del estilo de gestión de este gerente, las estrategias corporativas pueden ser conformadas e implementadas por el grupo de ejecutivos superiores de la empresa.

A nivel del negocio están los principales esfuerzos que apuntan a asegurar una ventaja competitiva a largo plazo en cada uno de los negocios de la empresa. Por cierto, los gerentes de negocios deben considerar cuidadosamente las directrices corporativas generales en su formulación y puesta en marcha de las acciones estratégicas, ateniéndose a los recursos totales asignados a su unidad particular de negocio.

Finalmente, las estrategias funcionales no sólo consolidan los requerimientos funcionales exigidos por el conjunto de negocios de la empresa, sino que deben incluir de un modo preferente los argumentos competitivos para desarrollar sus competencias distintivas en los mercados en que la empresa participa.

La carencia de una visión corporativa priva a la empresa del liderazgo que se necesita para consolidar sus actividades generales y para guiar las difíciles soluciones de compromiso entre desarrollo a largo plazo y rentabilidad a corto plazo. Similarmente, el abordar las funciones claves de gestión estrictamente con el sesgo operacional de corto plazo debilitan la competitividad de la organización. Está claro que todas las funciones claves (finanzas, recursos humanos, tecnología, adquisiciones, producción, marketing logística, y servicios) necesitan ser abordadas estratégicamente. Esto significa que debemos hacer esfuerzos para conseguir información externa, a fin de entender cómo los competidores están aprovechando sus recursos funcionales para desarrollar las habilidades orientadas a mejorar su posición competitiva.

Estrategia; del vocablo strategos que inicialmente se refería a un nombramiento del general en jefe del ejercito. Más tarde pasó a significar el arte del general, esto es, las habilidades psicológicas y el carácter con los que asumía el papel asignado. En época de Pericles (450 a. c.) se vino a explicar habilidades administrativas (administración, liderazgo, oratoria,, poder). Y ya en tiempos de Alejandro de Macedonia (330 a. c.) el



término hacía referencia a la habilidad para aplicar la fuerza, vencer al enemigo y crear un sistema unificado de gobierno global.

Obviamente en este caso se la relaciona, más bien, con un conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organización se orienta hacia la obtención de determinados objetivos, además, involucra el propósito general de una organización y establece un marco conceptual básico por medio del cual, ésta se transforma y se adapta al medio en que se encuentra, usualmente afectado por rápidos y continuos cambios.

El modelo o plan que integra las principales metas, políticas y cadenas de acciones de una organización dentro de una totalidad coherente (James B. Quinn).Plan unificado, amplio e integrado diseñado para asegurar que se logren los objetivos básicos de la empresa (William F. Glueck).

La determinación de las metas y objetivos básicos a largo plazo en una empresa, junto con la adopción de cursos de acción y la distribución de los recursos necesarios para lograr este propósito (Alfred Chandler).

Plan estratégico;

Un plan estratégico conlleva cambios en distintas áreas de la empresa, los cuales implican un trabajo paralelo al trabajo cotidiano que viene desarrollando cada funcionario. Por otro lado, al tratarse de cambio, implica vencer la resistencia al mismo, que se da de manera natural en todas las personas y ante todas las circunstancias de la vida.A pesar de que el plan tendrá como resultado una empresa más eficiente, que responda a las necesidades del mercado, con una orientación al cliente, y con un



concepto de calidad total introducido en todos sus procesos, es decir, fortalecida estructuralmente, los cambios además implican un cierto grado de temor, inestabilidad y mayor esfuerzo.

Es fundamental generar una mística que responda a una visión compartida a través de un liderazgo que sepa conciliar intereses individuales y colectivos, crear un ambiente de confianza mutua y trabajo positivo mediante una adecuada y fluida comunicación y la delegación necesaria de responsabilidades y recursos, y considerar tan importante la labor de apoyo como la de control, desarrollando un fuerte sentido de trabajo en equipo.

Cabe destacar que uno de los roles principales del líder de un proceso de ejecución de una plan estratégico es la constante evaluación del logro de las actividades, resultados y objetivos según el plan. Esto se da gracias a que el plan estratégico parte, desde su génesis, con la definición del sistema de evaluación permanente a través de la matriz de planificación.

Factores críticos o claves de éxito; es el conjunto mínimo de áreas claves en las cuales, sí se obtienen resultados satisfactorios, se asegura un desempeño exitoso para un individuo, un departamento o una empresa.

Metas; son puntos de referencia, aspiraciones o resultados que la empresa debe lograr en un corto plazo, con el objeto de alcanzar en el futuro los objetivos de largo plazo. Deben ser: prioritaria, medibles, cuantitativas, realistas, estimuladoras, y coherentes.

¡Que es un objetivo?; es la guía que nos permite concentrar y dirigir nuestros esfuerzos, son el punto de referencia que nos muestra el grado de acierto en nuestro desempeño, son una base clara para el entendimiento y colaboración del equipo humano que forma la empresa, descripción de los resultados que deben ser alcanzados y lo queremos lograr. Los objetivos deben ser específicos y con resultados medibles, alcanzables y a la vez difíciles, motivador de tal forma que comprometa a todos para alcanzarlos, aceptados o asumirlos plenamente por los funcionariosde la empresa.

Visión; hablar de visión es hablar de futuro deseado. La visión es la imagen de realidad futura que tiene tanto la institución como nosotros - como personas particulares - en función de los deseos, sueños, ideales, valores y creencias. En conclusión es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta. Los elementos que ayudan a una visión exitosa son: empleados integrados, procesos de calidad, abierto a la comunidad, controles de calidad, empleados comprometidos, liderazgo en la gestión, ect. Es decir, el futuro deseado regulara y guiara las acciones y la toma de decisiones de la empresa al confirmar el alcance del negocio a largo plazo y los elementos estratégicos.

Valores; son los principios que regulan el accionar de la empresa. Son aquellos que establecen los limites entre los cuales se puede mover las acciones de la empresa y sus restricciones.

Algunos valores que ayudan al éxito de la organización que los aplica son: respeto, libertad, justicia, alegría, responsabilidad, creatividad, sabiduría, honestidad, amor y solidaridad.



Necesidades; se expresan como las acciones que hay que realizar para superar la brecha entre la situación actual y el futuro deseado.

Cuadro de mando integral

Entre los años 1850 y 1975, periodo de la era industrial, las empresas conseguían el éxito, en buena parte, a través del aprovechamiento de las economías de escala, apoyándose de la tecnología disponible, las empresas exitosas transformaban en forma eficiente las materias primas mediante el uso de sus activos físicos, con el propósito de ofrecer al mercado su producción masiva. Es durante esta época que las grandes corporaciones, como General Motors, Dupont, y General Electric, desarrollaron sistemas de control financiero, para monitorear la utilización eficiente del capital financiero y físico. De aquí surgió el roce (retorno sobre el capital financiero), para controlar el uso en forma productiva del capital interno de la empresa y monitorear la eficiencia con que las áreas trasforman el capital en valor para los accionistas.

Sin embargo, todos los avances que se han experimentado en el proceso de planificación de actividades, no han tenido la misma dimensión en otras importantes funciones directivas como lo son la organización, la dirección y el control de la gestión de estos objetivos organizacionales. El impacto de la era de la información es mucho más revolucionario para las empresas de servicios que para las manufactureras, muchas empresas de servicios especialmente aquellas en los sectores de transporte, servicios básicos, comunicaciones y salud, existieron por décadas en ambientes regulados no competitivos, sin embargo, las ultimas dos décadas han sido testigos de una mayor apertura y desregulación, en conjunto a las iniciativas de privatizaciones, lo cual ha llevado a las empresas a una profunda transformación, motivando el mayor desarrollo de habilidades relacionadas con los activos intangibles (relación con clientes, sistemas de información, habilidades del personal, conocimiento, etc.). El medio ambiente de esta era, tanto para las empresas de servicio como de manufacturas, requiere de nuevas cualidades para el éxito, la habilidad de una compañía para movilizar y explotar sus activos tangibles e intangibles, se ha vuelto más decisiva que invertir y administrar los activo físicos. Las empresas de hoy mantienen sistemas de gestión basados e indicadores financieros tradicionales, los que solo entregan información de eventos pasados, esto podría haber sido adecuado para una empresa de la era industrial, donde la relación con el cliente no era crítica para el éxito, pero no permiten guiar, evaluar y controlar el desempeño que en la actualidad se debe alcanzar, para crear valor, a través de la inversión en clientes, proveedores, procesos, tecnología e innovación.

Es así como a principios de la década de los 90 Robert Kaplan y David Norton encabezan un estudio motivado por la creencia que las metodologías utilizadas para la medición del desempeño en las organizaciones, basadas en indicadores financieros, se estaban volviendo obsoletos, de este estudio surge la metodología del cuadro de mando integral (The Balanced Scorecard), la cual está organizada alrededor de cuatro perspectiva; financiera, cliente, procesos internos y crecimiento y aprendizaje.

Para cada objetivo la metodología propone la incorporación de indicadores que puedan ser medidos a través del proceso de logro de los objetivos. La idea es establecer una cadena causa efecto de objetivos e indicadores que permita tomar las iniciativas necesarias a cada nivel.Conociendo como se enlazan los objetivos de las diferentes perspectivas, los resultados de los indicadores que se van obteniendo progresivamente, permiten ver si



hay que hacer ajustes en la cadena, realizar iniciativas u otro tipo de modificación, para asegurar que se cumplan las metas a niveles superiores de la secuencia.

Perspectiva financiera; el cuadro de mando retiene la perspectiva financiera debido a que las mediciones financieras permiten resumir las consecuencias económicas de las acciones ya tomadas. Los indicadores de desempeño financiero señalan cómo la estrategia, implementación y ejecución de la compañía contribuyen a los resultados. Los objetivos financieros están típicamente relacionados con la rentabilidad, medida



por ejemplo, a través de ingresos operacionales, retorno sobre el capital empleado, o valor económico añadido. Además, deben considerarse que los objetivos difieren considerablemente en relación con la madurez organizacional de la empresa. Típicamente se identifican tres etapas en el ciclo de vida de un negocio; crecimiento, operación sostenida y cosecha.

Perspectiva clientes; desde la perspectiva del cliente, los ejecutivos deben identificar los segmentos de mercado y clientes donde competirá la organización y/o sus unidades de negocios, y los indicadores que utilizará para medir el desempeño en los segmentos objetivos. Esta perspectiva típicamente incluye varias mediciones de núcleo, o genéricas, de los resultados exitosos de una buena formulación e implementación estrategia. Los indicadores de resultados de núcleo incluyen satisfacción de clientes, retención, adquisición, rentabilidad de clientes, y participación de mercado en los segmentos objetivos. Sin embargo, la perspectiva de clientes debe centrarse en incluir también indicadores específicos respecto a la proposición de valor que la compañía entregará a los clientes en los mercados elegidos. Estos indicadores específicos representan aquellos factores que son críticos para atraer nuevos clientes o mantener su lealtad.Por ejemplo, los clientes podrían valorar tiempos de espera cortos y entrega a tiempo; o un constante flujo de nuevos productos y servicios innovadores. La perspectiva del cliente permite a los ejecutivos de la unidad de negocios articular la estrategia basada en los clientes, que proporcionará los retornos financieros esperados.

Perspectiva clientes; en la perspectiva de los procesos de negocios internos, los ejecutivos deben identificar los procesos internos críticos de los cuales la organización debe alcanzar la excelencia. Estos procedimientos le permitirán a la unidad de negocios;- Entregar la proposición de valor que atraerá y retendrá a los clientes en los

segmentos de mercado objetivo, y- Satisfacer las expectativas de los accionistas de retornos financieros.

Las mediciones de los procesos internos se enfocan en las actividades para que la organización deba alcanzar la excelencia. Por ejemplo, una compañía puede darse cuenta que tiene que desarrollar un proceso para anticipar las necesidades de los clientes o para entregar nuevos servicios que entregan valor al cliente. Cada negocio tiene un grupo único de procesos que le permiten crear valor para los clientes y que son parte de la cadena de valor. Kaplan y Norton han segmentado esta cadena en cuatro grupos, que además corresponden a lo que ellos dominan “temas estratégicos”.

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento; la cuarta perspectiva, crecimiento y aprendizaje, identifica la infraestructura o motor que la organización debe construir para alcanzar el crecimiento y mejoramiento en el largo plazo. Las perspectivas de clientes y procesos internos identifican los factores más críticos para el éxito actual y futuro. La perspectiva de crecimiento y aprendizaje define los activos intangibles necesarios, que le permitirán a la empresa desempeñarse a los niveles requeridos para satisfacer los requerimientos expresados en las perspectivas de los clientes y de procesos internos. Este aprendizaje y crecimiento, se obtiene de tres fuentes principales;Competencias estratégicas; habilidades y conocimientos estratégicos requeridos por la fuerza de trabajo para apoyar a la estrategia.

Tecnologías estratégicas; sistemas de información, bases de datos, herramientas y redes requeridas para apoyar a la estrategia.



Clima para la acción; cambios culturales necesarios para motivar y alinear a la fuerza de trabajo con la estrategia.

Sistema de control de gestión; un sistema de control de gestión se compone de una serie de elementos que están unidos orgánicamente. En cuanto a su calidad, debe ser un coordinador de sub - conjuntos y brindar un resultado claro ante lo dinámico de los elementos que lo componen.



Por lo tanto, es más importante la riqueza de las relaciones que enlaza que la cantidad de elementos que lo componen. Una de las herramientas básicas de un sistema de control de gestión es el cuadro de mando integral, en el que se sintetiza, mediante el empleo de indicadores y ratios, el comportamiento de los centros más relevante de la empresa.

4. CASOS PRÁCTICOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN.

Caso 1

En otoño de 1980, el señor Luis Hernández volvía de un viaje de negocios por Europa y Estados Unidos. Durante su viaje se había encontrado a algunos de sus antiguos socios: uno de ellos era responsable de la Planificación Estratégica y Control de Gestión de una gran empresa textil europea. Una vez terminada la conversación el señor Hernández se planteó la pregunta de saber si, en su empresa, se era suficientemente consciente de la importancia de la Gestión.

El suegro de Luis Hernández, el señor Barnech, un destacado hombre de negocios, fundo en 1947, en Chillan, una sociedad de tejidos de algodón. La empresa se mantiene en manos de la familia hasta 1960, fecha en la que se organiza una sociedad anónima con la finalidad de encontrar los capitales necesarios para la expansión de la empresa. En el transcurso de los años setenta, la sociedad presenta un notable crecimiento. En 1980, el numero de empleados alcanzaba los 4.000, el numero de colores utilizados superaban los 100.000 y los telares eran 4.200. Las inversiones en edificios y en equipamientos se multiplican por diez durante este periodo de quince años. A finales de los setenta y comienzos de los ochenta.

Luis Hernández amplio el campo de actividades de la empresa con una integración vertical hacia arriba y hacia abajo, esto da como resultado una diversificación de productos. La integración hacia arriba fue llevada a cabo con la introducción de la sociedad en las actividades de hilado, asegurándose así sus propios aprovisionamientos de hilos de algodón. La integración hacia abajo se realizo con la extensión de sus actividades hacia la impresión, la terminación y el teñido, lo que permite a la empresa controlar la totalidad del ciclo de producción de sus productos.

La sociedad vende una parte de sus productos por intermedio de 46 distribuidores independientes. Los tejidos se reparten a estos distribuidores, quienes los tienen en consignación hasta el momento de su venta, a los detallistas o a los pequeños fabricantes que producen gamas limitadas de chalecos. Los bienes en consignación se venden generalmente en los treinta días siguientes a su entrega a los distribuidores. El otro grupo de clientes está constituido por 72 importantes fabricantes de ropa, que compran directamente en la fabrica. El amigo del señor Hernández lo había sorprendido mucho con su visión sobre el concepto de Gestión:

Fundamentalmente - le dijo -, este concepto implica que la Planificación Estratégica y el Control de Gestión es una de las actividades más importantes de la empresa. Vosotros estáis en este mercado para vender, y la mejor manera de hacerlo es comprender los deseos y necesidades de los trabajadores y consumidor final de vuestros productos. Una vez comprendido esto, todas vuestras acciones y sobre todo vuestras decisiones deberían estar orientadas hacia la búsqueda de los medios para satisfacer estas necesidades. Cada persona en la empresa debería tener una “orientación – mercado”, centrarse en el cliente y luchar continuamente por encontrar nuevos y mejores medios de satisfacerle.



Si bien pensaba que había comprendido bien la idea de base, Hernández no veía muy bien cómo este concepto podría ser aplicado en su propia sociedad.Su amigo también le había señalado que la sociedad Barnech no tenia un verdadero departamento de Planificación de Procesos y de Control de Gestión y que su gama de productos era, de hecho, la obra de sus diseñadores y de los que conseguían el colorido, personas que realmente no tenían contacto directo con los clientes, los cuales son los consumidores finales. Le señalo asimismo que Hernández no tenía un servicio de control de satisfacción, estudios de mercado, en definitiva que la empresa no hacia nada para ayudar a sus clientes (distribuidores y fabricantes) a vender las prendas fabricadas con sus tejidos.

Intento entonces introducir en concepto de Control de Gestión en la sociedad Barnech, el señor Hernández consideraba la creación de una sociedad distinta de la ya existente, que tendría un rol similar a la una empresa de auditoría. Esencialmente, esta nueva sociedad funcionaria únicamente como unidad de control de la gestión empresarial y seria responsable de controlar y dirigir las acciones estratégicas propuestas por la autoridad máxima de la empresa. Con esta nueva formula, la fuerza de ventas actual de la sociedad (cinco personas) debía mejorar sus servicios.

El señor Hernández reconocía que este cambio en la organización de la sociedad encontraría una fuerte resistencia en el interior de la misma, pero cuanto más lo pensaba, más convencido estaba de que era una buena idea.

Se pide:

¿Qué piensa usted de la estructura de organización propuesta por el señor Hernández? En caso de rechazarla, proponga otra solución.

Realice una evaluación de la situación actual de la sociedad utilizando la matriz FODA, y,- Identifique el problema principal de la sociedad- Proponga alternativas de solución- Indique los resultados esperados.

¿Cómo ve usted la implementación de un departamento de Planificación Estratégica y Control de Gestión en la sociedad Barnech, teniendo en cuenta la estructura actual?

Caso 2

Usted recién se ha incorporado como auditor a “RVT Auditores” empresa que se dedica a realizar auditorias de gestión empresarial, a dicha empresa la han contratado para realizar una evaluación de la empresa “Aguas Limpias Ltda.” que se dedica a la distribución y cobro del agua potable de la comuna de El Carmen.

A usted se le ha encargado la misión de llevar a cabo dicha evaluación, se le informa que la empresa a ser evaluada le interesa saber que actividades de control podrían aplicar a sus objetivos empresariales que se ha propuesto en el plan estratégico.Por lo tanto, usted deberá confeccionar una matriz que especifique las Actividades de Control y las Pruebas de Auditoría, que aplicaría a dicha empresa, de acuerdo a los objetivos propuestos y dar una opinión como auditor de gestión si dichos objetivos son suficientes en una empresa para lograr una eficiente gestión empresarial.



- Objetivos; están dados por la empresa y con ellos se estima dar cumplimiento al plan estratégico.

- Actividades de control; son las acciones necesarias que se deben desarrollar para dar cumplimiento a los objetivos.

- Pruebas de auditoría; son acciones detalladas que usted debe realizar para verificar que las actividades de control se están desarrollando como se dice que se están desarrollando.

Actividad; Gestión de la empresa.

Preguntas Largas;

1. El proceso formal de la planificación tiene tres niveles jerárquicos, explique brevemente cada uno de ellos.

2. Comente los principales contenidos del informe COSO, ciñéndose a los siguientes puntos; principales objetivos del informe, definición y componentes del control interno según el informe y herramientas de evaluación del control interno.

3. Desde el enfoque del informe COSO, indique los componentes del control interno explicando brevemente cada uno de ellos.

4. Comente, ¿puede ser un auditor absolutamente independiente de otra persona de la cual depende económicamente?, explique el porqué de su respuesta.

5. Indique algunas razones de porque son importantes los informes de auditoría interna.

6. Nombre y defina las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral.



5. EXAMEN ESPECIAL-CONCEPTO Y CAMPO DE APLICACIÓN.

CONCEPTO

Se denomina examen especial a la Auditoria que se realiza combinando la auditoria financiera de un alcance menor al requerido para la emisión de un dictamen de acuerdo con normas de Auditoria generalmente aceptadas con la auditoria de gestión, sea en forma genérica o especifica, a la verificación del manejo de los recursos presupuestarios de un periodo dado, así como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables.

CAMPO DE APLICACIÓN

EXAMEN ESPECIAL

Visión general.Planeamiento.Fase de ejecución.Elaboración del informe.

Visión generalEl examen especial es una auditoría de alcance limitado que puede comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede incluir también una combinación de objetivos financieros, operativos y de cumplimiento o, restringirse sólo a uno de ellos, dentro de una área o asunto específico.Mediante el examen especial se verifica en forma específica el:• Manejo financiero de recursos por una entidad durante un período determinado, en

relación a la normativa legal y normas reglamentarias aplicables a la gestión examinada.

• Cumplimiento de la ejecución del presupuesto en relación a la normativa legal y normas reglamentarias.

• Denuncias de diversa índole.• Cumplimiento de la normativa legal en relación a donaciones recibidas.• Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratación de

obras o adquisición de bienes o servicios.• Cumplimiento de operaciones de endeudamiento público.• Cumplimiento de contratos para la adquisición de bienes y/o servicios u obras

públicas celebrados por las entidades.

Las fases para llevar a cabo un examen especial son similares al de una auditoría de gestión, es decir, comprende: planeamiento; ejecución y elaboración del informe; sin embargo, existen algunos matices de diferencia en cada una de las etapas del proceso. Las normas de auditoría Gubernamental-NAGU son aplicables para el planeamiento, ejecución e informe del examen especial. El examen especial es efectuado por los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, como parte del trabajo necesario para emitir el informe sobre la Cuenta General de la República.

Como el desarrollo del examen especial se encuentra focalizada en una área o asunto específico, las actividades que se cumplen durante la fase de planeamiento consisten, básicamente, en la obtención de un adecuado entendimiento sobre los aspectos



identificados que serán materia de examen, identificación de las líneas de autoridad y responsabilidad involucradas, el marco legal y normas reglamentarias aplicables.

En la fase de ejecución del examen especial el auditor aplica las pruebas de auditoría que considere apropiadas en las circunstancias, para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente que soporte los hallazgos identificados. Si en el transcurso de la fase de ejecución el auditor determina situaciones que se refieren a indicios razonables de comisión de delito, debe establecer el tipo de responsabilidad que corresponde a los presuntos implicados, de conformidad con las disposiciones establecidas en las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.

La estructura del informe del examen especial es la misma utilizada para el informe de auditoría de gestión. Como las observaciones se refieren a situaciones de incumplimiento de la normativa legal o normas o reglamentarias, según corresponda, éstas son planteadas, generalmente, en un sentido negativo. En el gráfico siguiente se describe el proceso del examen especial.

Planeamiento

La fase de planeamiento del examen especial se inicia con la programación de la entidad a ser examinada y, dentro de ella, el área o asuntos específicos objeto de examen. El planeamiento provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de auditoría. La programación de un examen especial puede originarse por:

* planeamiento general de los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, * pedido efectuado por los Poderes del Estado* solicitudes de entidades gubernamentales o,* denuncias formuladas en los medios de comunicación.

La fase de planeamiento de un examen especial comprende las siguientes actividades: * Comprensión del área o actividad a ser examinada * Examen preliminar * Definición de criterios de auditoría * Elaboración del memorándum de programación; y, * Elaboración del plan de examen especial * Comprensión del área o actividad a examinarse

La comprensión de la entidad o área a examinar constituye la tarea inicial del equipo de auditoría designado para llevar a cabo el examen especial e implica la obtención de información básica para adquirir un apropiado entendimiento de los aspectos a ser auditados. Esta información puede obtenerse del archivo permanente de la entidad, informes de auditoría interna y/o externa y, en el caso de una denuncia escrita, las personas que la plantearon. Podría ser necesario dentro de la fase de planeamiento, de acuerdo con las circunstancias y la complejidad de los asuntos a examinar, incluir una etapa de investigación preliminar y obtención de información en la propia entidad para completar la preparación del plan de examen especial, en el caso que los trabajos sean ejecutados por auditores de la Contraloría General.

La tarea de comprensión de la entidad o área objeto de examen incluye la obtención de información sobre:

* Naturaleza y base legal de la entidad.



* Estructura orgánica y líneas de autoridad y responsabilidad en la entidad o área a examinar.

* Rol en la actividad gubernamental. * Influencias externas y internas, en relación al asunto por examinar.

Examen preliminarEn caso que el archivo permanente de la entidad no contenga información suficiente en torno a los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la organización y funciones y criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación preliminar, orientada a la obtención de información básica directamente de la entidad a ser examinada (Ver sección 435, parte III).

Identificación de criterios de auditoríaLos criterios a utilizarse en el examen tienen relación, generalmente, con la normativa legal y disposiciones de carácter reglamentario. La identificación de dicho marco debe llevarse a cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos que serán materia de examen, debiéndose solicitarse el apoyo del área legal correspondiente. Por esta razón, deben identificarse los funcionarios y empleados que tuvieron que ver, en una u otra forma, con el asunto o actividad sujeta a examen es indispensable, para estar en condiciones de establecer las responsabilidades a que hubiere lugar, de ser el caso.

Memorándum de programación y plan de examen especialComo resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorándum de programación que es el documento de soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de planeamiento concluye con la formulación del plan del examen.

El plan de examen especial contiene algunos de los elementos establecidos en el plan de auditoría para la ejecución de una auditoría de gestión. Su estructura es la siguiente:

* Origen delexamen* Antecedentes de la entidad y de los asuntos que serán examinados.* Objetivos y alcance del examen* Criterios de auditoría a utilizar* Programa de procedimientos a ejecutar en el examen* Recursos de personal y especialistas en caso necesario* Información administrativa* Presupuesto de tiempo* Informes a emitir y fecha de entrega

• Formato tentativo del informe

El origen del examen se refiere a los motivos que han generado su ejecución, cuyas razones principales se explican en el párrafo 1º. En el rubro antecedentes de la entidad o asuntos que serán examinados, se describe en resumen aquellos elementos que denotarían la existencia de situaciones problemáticas en las áreas objeto de examen.

Los objetivos del examen se refiere a lo que desea lograrse, como consecuencia de la ejecución del examen. El entendimiento de los objetivos del examen por parte del equipo de auditoría, es esencial para que éste tenga éxito. En caso de duda, es conveniente que el auditor recurra a otros niveles de decisión para obtener una



apropiada explicación sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identificar las características específicas del asunto o actividad por examinar y las particularidades del medio ambiente en que ocurrieron los hechos. La identificación del período a examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para establecer el alcance del examen, en función al asunto por evaluar.

Los criterios de auditoría identifican las normas legales y reglamentarias o normas de los sistemas administrativos que la entidad se encuentra obligada a cumplir para el desarrollo de sus actividades y operaciones. Este marco debe corresponder a la normatividad que se encontraba vigente a la fecha en que ocurrieron los asuntos que serán examinados por el equipo de auditoría.

El rubro recursos de personal del plan debe describir las características profesionales de los miembros del equipo auditor y sus cargo, así como los especialistas que fueran necesarios para el desarrollo de los trabajos. La información administrativa constituye el punto final del plan de examen, en cuyo contenido debe describirse el número de horas programadas(presupuesto de tiempo), los informes a emitir y el formato del informe.

El memorándum de programación y el plan de examen especial son preparados por el auditor encargado y supervisor en forma conjunta. Tales documentos deben ser aprobados por el nivel gerencial para el caso de la Contraloría General de la República, como paso previo al inicio de la fase de ejecución. En los Órganos de Auditoría Interna, la aprobación de tales documentos es responsabilidad del funcionario a cargo de su jefatura.

El programa de procedimientos describe los pasos a seguir durante la fase de ejecución del examen especial, a fin de dar cumplimiento a los objetivos programados, y al mismo tiempo proporcionar una base apropiada para la asignación de tareas al equipo de auditoría responsable.

Fase de Ejecución Con el desarrollo de los programas de auditoría se inicia la fase ejecución del examen especial, cuyo propósito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en relación a los asuntos o hechos evaluados.

Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de índole repetitiva en varias entidades. En estos casos, podría adaptarse un programa modelo o pre establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada entidad. Ejemplo: verificación del cumplimiento de las disposiciones que regulan la adquisición de bienes y servicios bajo las modalidades establecidas por la ley de presupuesto general de la República.

En otras oportunidades durante el desarrollo de una auditoría financiera o de gestión en una entidad puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto específico. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de integrar los procedimientos de auditoría y, de ser posible, que las evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los inconvenientes a la entidad auditada, tales como duplicidad en las solicitudes de información y ejecución de pruebas de auditoría, así como la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna.



El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditoría en determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecución del examen, por situaciones tales como que un control en el cual nos apoyamos para reducir el alcance de nuestras pruebas, resultó apropiado sólo durante una parte del período o, un posible hallazgo de auditoría que no resulta de significación frente a otros, detectados durante la búsqueda de evidencias.

Como se especifica la formulación de un programa involucra:* Establecer objetivos de la auditoría y los criterios consiguientes, de ser necesario.* Especificar la evidencia a ser obtenida.* Definir los procedimientos para obtener y probar la evidencia.* Ajustar los requerimientos de personal y otros recursos para el examen.

Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el programa de procedimientos. El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el informe.

Entre los procedimientos de auditoría mas utilizados en los exámenes especiales figuran:

* Declaraciones de funcionarios.* Confirmaciones.* Inspecciones físicas.* Revisión documentaría.

Declaraciones de funcionarios o empleadosLas declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de la entidad, en el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Debe considerarse la expresión libre de los declarantes, a quienes debe permitírseles la revisión del borrador del texto de su declaración y su firma a continuación del párrafo final siguiente: "He leído íntegramente el contenido del presente documento, considerando que el mismo refleja fielmente mis declaraciones en relación al....... (asunto, entidad) y firmo la presente en señal de conformidad".Las declaraciones deben siempre corroborar los resultados de otros procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto evaluado.

Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con ilegales o irregulares debe solicitarse la asesoría legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones. Los Organos de Auditoría Interna son responsables de obtener la operación legal correspondiente, como paso previo a la emisión del informe especial que hubieren elaborado en el cumplimiento de su trabajo.

ConfirmacionesLas confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la información obtenida de la entidad, a través de aquella obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida. En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos sobre el tema:



Rubro Confirmar de:

* Cuentas por cobrar• Cuentas por pagar• * Bancos * Bienes o valores en custodia• Donaciones recibidas• * Donaciones concedidas* Saldos presupuestarios * Propiedad inmueble

ClientesProveedoresEntidad bancariaEntidad examinadaDonanteDonatarioDirección general PresupuestoRegistros públicos

Al requerir la confirmación, el auditor debe adoptar las precauciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alternativos para asegurarse de la validez de la información proporcionada por la entidad.

Si los procedimientos alternativos no confirman la información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como punto especial de atención y ahondar su investigación hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe.

Inspección físicaLa inspección física es empleada por el auditor para cerciorarse mediante percepción sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de una entidad. El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de bienes en almacén y/o de activo fijo, constituyen la aplicación práctica de esta técnica.

Debe siempre tenerse en cuenta que la percepción sensorial está referida a los cinco (5) sentidos con que está dotado el ser humano.

Por ejemplo: la determinación de la existencia de ciertas sustancias requerirán una combinación de percepción visual (color), olfativa (olor), gustativa (sabor), táctil (textura) mas las pruebas de laboratorio que se estime necesarias.

Revisión documentariaLa revisión documentaría es, probablemente, el procedimiento mas utilizado en un examen especial. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción debe dejar siempre una huella documental -bien sea por la emisión de un documento o por anotaciones en el mismo (V°B°, afectaciones a cuentas, pases a otros departamentos, informes, etc.), es posible reconstruir una transacción en base a la documentación disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad vigente y otros.

La revisión documentaría constituye un complemento excelente de la inspección física, pues ésta última aporta evidencia en torno a la existencia física de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a través del primer procedimiento.

Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relación a los objetivos del examen. Para este propósito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y suficiencia, conforme a lo tratado en las partes II y III de este Manual.



A continuación, el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado para cada objetivo, teniendo en consideración:* La necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase planeamiento.* El desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditoría.* El sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones formuladas.

Desarrollo de hallazgos de auditoríaSe denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación realizado entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de los recursos en la entidad bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe (Ver sección 560, Parte II).

Los hallazgos de auditoría están relacionados con asuntos significativos e incluyen información (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la evaluación practicada en la entidad bajo examen. Generalmente, los hallazgos corresponden a cualquier situación deficiente que se determina como consecuencia de la aplicación de procedimientos de auditoría. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto (Ver sección 560 de la parte III).

Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando que:* Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente.* Los cambios a la programación inicial están plenamente identificados y autorizados.* Están plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas.

Tratándose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones, señalando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su análisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta:* La factibilidad y costo de adoptar la recomendación (relación costo-beneficio).* Cursos alternativos de acción.* Efectos positivos y negativos que podrían resultar de la implementación de la recomendación.

Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de la entidad tendentes a dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 "Comunicación de hallazgos".

La comunicación de los hallazgos debe ser por escrito, guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legítima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo aún a aquellos que ya no laboran en la entidad. En caso de no ser posible su ubicación, deberá emplearse el Diario Oficial "El Peruano" u otro de mayor circulación en la ciudad donde esté ubicada la entidad.

Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad y señalarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados de la entidad involucrados en las observaciones para la recepción de descargos documentados, de



conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos presentados deben ser debidamente evaluados, poniéndose énfasis en los juicios formulados y en la documentación alcanzada no vista durante el examen. La no presentación de descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.

La NAGU 4.40, III (Observaciones) 5, estipula que si durante el examen el auditor determina la existencia de indicios razonables de comisión de delito, de proceder a deslindar (señalar) el tipo de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con la opinión de la asesoría legal. La ley del Sistema Nacional de Control (Ley 27785) precisa que existen tres tipos de responsabilidades:

* Responsabilidad administrativa: es aquella en la que incurren los servidores y funcionarios públicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestión deficiente o negligente. La calificación de gestión deficiente o negligente se adopta teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Que no se hayan logrado resultados razonables en términos de eficiencia, eficacia o economía teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculación con las políticas del sector a que pertenecen.

b. Que no realicen una gestión transparente y no hayan vigilado que los sistemas operativos, administrativos y de control estén funcionando adecuadamente.

c. Que no respeten la independencia de la auditoría interna.d. Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y recursos de

la entidad a que pertenecen.Incurren en responsabilidad administrativa igualmente, los que han contravenido el ordenamiento jurídico-administrativo y las normas internas de la entidad a que pertenecen.

* Responsabilidad civil: es la que incurren los servidores y funcionarios públicos que en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un daño económico a su entidad o al Estado.* Responsabilidad penal: es la que incurren los servidores o funcionarios públicos que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito o falta.

Según la NAGU 4.60, cuando durante la fase de ejecución se evidencien indicios razonables de comisión de delito en los asuntos materia de examen, en cautela de los intereses del Estado, el auditor sin perjuicio de la continuidad de su trabajo, debe emitir con la celeridad del caso, un informe especial, con el sustento técnico y legal correspondiente, para que se efectúen en forma inmediata las acciones pertinentes en las respectivas instancias. Las instancias a las que debe informarse son las siguientes:* Procuraduría : auditorías realizadas por la Contraloría General de la República.* Fiscalías y/o Procuraduría: exámenes efectuados por los Órganos de Auditoría

adscrita al sector Interna y Sociedades de Auditoría designadas.* Contraloría General: copia del informe especial de la República elaborado por el

Órgano Auditoría Interna o Sociedad de Auditoría designada.* Titular de la entidad: copia del informe especial, siempre que no se encuentre

comprendido en los indicios razonables de comisión de delito.

La carta de representación (NAGU 3.70) constituye una mutua salvaguarda, para el auditor y el auditado, por cuanto este último reconoce haber puesto a disposición la documentación requerida para el examen, así como cualquier hecho significativo ocurrido hasta la terminación de la fase ejecución. La negativa de la entidad para otorgar la carta de representación deber revelarse en el informe.



Elaboración del informeEl informe representa el producto final del trabajo del auditor y en él se presentan sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados como consecuencia del análisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.

En esta fase el auditor comunica a los funcionarios de la entidad objeto de la auditoría, los resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en la ejecución de las operaciones, a fin que la administración adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro.

Las características y la estructura del informe, básicamente, se encuentra establecida por la NAGU 4.40 Contenido del informe y por la sección 650, parte III de este Manual. Por lo tanto, el contenido de un informe de examen especial es el siguiente:

* * Introducción, * Conclusiones, * Observaciones y Recomendaciones, * Anexos

- La síntesis gerencial tiene como objetivo hacer que el informe de examen especial sea de mayor utilidad para los usuarios del informe. En su contenido la síntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación.

- La introducción del informe proporciona al usuario de éste datos importantes relativos a la entidad bajo examen, los que brindan una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del examen, Objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la entidad y comunicación de hallazgos de auditoría.

- La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación formulado como resultado del examen practicado. En caso necesario, la conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores públicos en el ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter penal, el auditor debe revelar los hechos detectados en términos de presunción de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que corresponda.

- Las observaciones están constituidas por las deficiencias o incumplimientos a la normativa legal y otras normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución.

El informe de examen especial debe reflejar solamente los comentarios sobre observaciones significativas, debiendo los asuntos de menor importancia ser comunicados por el auditor mediante un memorándum para que la entidad adopte las medidas que considere pertinente. Debe ponerse especial cuidado en la presentación de la relación de funcionarios comprendidos en las observaciones, a fin de evitar errores en la identificación de las responsabilidades que les compete por su gestión.

El informe de examen especial debe incluir los comentarios y aclaraciones por escrito presentados por los funcionarios de la entidad comprendidos en las observaciones. Esta información debe ser evaluada por el auditor e incluida en forma breve en el informe, sin dejar de reflejar el sentido de los comentarios o aclaraciones. También debe incluirse la opinión del auditor que resulte de la evaluación de tales argumentos.



Las recomendaciones se refieren a las acciones correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir la deficiencia identificada. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer la adopción de correctivos y encaminadas a superar la causa del problema detectado.

6. ESQUEMA DEL PROCESO DEL EXAMEN ESPECIAL.


COMPRENSIÓN DEL ÁREAO ACTIVIDAD A SER

EXAMINADA

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

BÁSICA

EXAMEN PRELIMINAR

RECOPILACIÓN NORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS

DEFINICIÓN DE CRITERIOS A

UTILIZAR

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS A

EXAMINAR

DESARROLLO DE HALLAZGOS

MEMORANDUM DE PROGRAMACIÓN Y PLAN

DE EXAMEN

APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN

DE EVIDENCIAS

IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE

IRREGULARIDADES

ASUNTOS REFERIDOS A RESPONSABILIDAD

ADMINISTRATIVA

ASUNTOS REFERIDOS A RESPONSABILIDAD

CIVIL Y/O PENAL

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES


7. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Y SIGNIFICATIVAS.

CUENTA %TOTAL

FACTORES DE RIESGO

RIESGO ENFOQUE DE AUDITORÍA

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA A

APLICAR1.Caja Bancos Bancos/cuentas Corrientes Sobregiro

2. Ventas.

Cuentas por cobrar Comerciales

Valores

3.Inmuebles, Maquinaria y Equipo Depreciación

9

4

0

72

Transacciones numerosas

No Ocurrieron cambios importantes en los procedimientos de comercialización.

Son determinadas en base a cotizaciones y están sujetas a variaciones en precios.

Rubro importante en relación con los EEFF tomados en su conjunto.Desde hace varios años no se realiza inventarios de activos fijos.

Moderado

Moderado

Moderado

Bajo

Bajo

Pruebas analíticas con énfasis en partidas conciliadas al cierre del año.

Enfoque sustantivoEnfoque sustantivo

Pruebas detalladas para incidir en el corte de operaciones.

Enfoque sustantivo

Enfoque sustantivo

Circularización de saldos Revisión limitada de conciliaciones bancarias al cierre del año.

Circulación de saldos al cierre del ejercicio.

Revisión analítica sobre total de ventas anuales verificación de la razonabilidad del control presupuestal sobre ventasCircularización de saldos al cierre del año.Revisión de cobros posteriores.Revisión limitado de adiciones significativas en el año.

Revisión de saldos iniciales movimiento anual de cuentas de activo fijo verificación de valores de tasación.

Efectuar pruebas detalladas de las adiciones y retiros más importantes al cierre del año.



Adiciones y Retiros

Depreciación

4.Existencias/costo de Producción.

Préstamo/Patrimonio Deuda a Largo Plazo

Patrimonio

Ganancias y pérdidas

12

59

58

ValuaciónEl proceso de producción consta de dos etapas, en las que existe una asignación significativa de costo.

La empresa tiene un alto índice de endeudamiento con bancos del exterior este es un rubro significativo en relación a los EEFF en su conjunto.

La estructura del accionariado es variable.

Este rubro es significativo en relación a los EEFF en su conjunto.

Bajo

Alto

Alto

Alto

Moderado

Moderado

Satisfacción de control con procedimientos sustantivos limitados.

Satisfacción de control bajo y enfoque sustantivos limitados.

Enfoque sustantivo

Satisfacción de control alto y procedimientos sustantivos.

Enfoque sustantivo

Enfoque sustantivo

Cálculo global de la depreciación.

Observación inventarios, revisión de evaluación.

Pruebas detalladas del costo de producción sobre un mes, incluyendo la revisión de la imputación contable de los elementos del costo.Revisión analítica del costo de producción.

Cruce del análisis de la deuda con los controles circularización de saldos al cierre del año.Revisión de documentación sustentatoria de las amortizaciones.

Cruce de los movimientos del año con los acuerdos adoptados por el Directorio y los accionistas.

Realizar pruebas de revisión analítica, en coordinación con las cuentas relacionadas



Satisfacción moderada de control Revisión analítica de fluctuaciones principales en el año

8. CASO PRÁCTICO DE EXAMEN ESPECIAL.

INFORME N° 02-2003-02-0344

EXAMEN ESPECIAL A LA OFICINA DE RENTAS

I.- INTRODUCCIÓN

La Oficina de Auditoría Interna de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote, como Órgano encargado de realizar el Control Posterior Institucional, se relaciona estrictamente por el Principio de Universalidad el mismo que establece la potestad de los Órganos de Control para efectuar con arreglo a su competencia y atribuciones, el control sobre todas las actividades de la respectiva Entidad, así como de los funcionarios y servidores cualquiera fuere su jerarquía.

En este sentido y dando cumplimiento a las Acciones de control No Programadas estipuladas en el Plan Anual de Auditoría Gubernamental para el año 2003, se procedió a ejecutar el Examen Especial a la Oficina de Rentas, con la finalidad de evaluar el comportamiento de la recaudación tributaria, analizando el grado de optimización de los recursos en función a las proyecciones presupuestarias, evaluar los mecanismos implementados por la Oficina de Rentas para lograr mayor recaudación en cumplimiento de las normativas tributarias.

2. ORIGEN DEL EXAMEN

El presente Examen Especial a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote, ha sido considerado dentro del Plan Anual de Control para el año 2003, como Acción de Control No Programada N° 02-0344-2003-002.

3. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN

La acción de control a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote, por su naturaleza constituye un Examen Especial; el mismo que contempla los objetivos siguientes:



• Evaluar el comportamiento de la recaudación tributaria, analizando el grado de

optimización de los recursos públicos en función a las proyecciones presupuestarias.

• Analizar los procedimientos y mecanismos implementados por la Oficina de Rentas, para el logro de una mayor recaudación por parte de los contribuyentes.

• Evaluar las acciones de Fiscalización tributaria con la finalidad de determinar la correcta aplicación de los dispositivos legales en materia Tributaria.

4. ALCANCE DEL EXAMEN

El presente Examen Especial, comprende la evaluación a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, para el ejercicio 2001.

El ámbito geográfico donde se desarrolló el referido Examen Especial es la Provincia del Santa, Departamento de Ancash, Distrito de Chimbote – Región Ancash.

Se deja constancia que el citado Examen Especial se ha realizado de acuerdo a las Normas de Auditoría Gubernamental “NAGU”, aprobadas con Resolución Contraloría N° 162-95-CG del 22-09-95, modificadas con R.C. N° 141-99-CG del 25-11-99 y con Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG del 07-12-00 y el Manual de Auditoría Gubernamental “MAGU”, Publicado el 23-12-98 en el Diario Oficial “El Peruano”.

5. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD

El pueblo de Chimbote se convirtió en capital de la Provincia del Santa mediante Ley N° 11326 de fecha 14 de abril de 1950, instalándose en el año 1906 su primer Consejo Municipal conducido por el Sr. Rosalino Bernardi, como Gobierno Local Provincial en la actualidad cuenta con 08 distritos: Santa, Coishco, Nepeña, Moro, Jimbe, Macate, Samanco y Nuevo Chimbote. Tiene personería jurídica de derecho público, con autonomía económica y administrativa en los asuntos de su competencia, le son aplicables las leyes y demás disposiciones que de manera general y de conformidad con la Constitución Política del Perú de 1993, regulan las actividades y funcionamiento del Sector Público Nacional.

La organización y funcionamiento de la Municipalidad Provincial del Santa se encuentra normado por la Ley Nº 23853 - Ley Orgánica de Municipalidades y su Modificatoria Ley N° 23854, Tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar a través de sus unidades, un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar a la comunidad una adecuada prestación de servicios públicos, fomentar el bienestar de los vecinos, así como propender al desarrollo integral y armónico de su jurisdicción.

Le son aplicables las siguientes normativas:

- Constitución Política del Perú año 1993- Ley N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades.- Ley N° 27785 Nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República.- Decreto Legislativo N° 776 Ley de Tributación Municipal



- Decreto Legislativo N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público.

- D.S. N° 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Publico”

- Normas de Control Interno, aprobadas con R.C. N° 320-2006-CG.- Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU)- Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU)

6. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

En estricto cumplimiento de las Normas de Auditoría Gubernamental NAGU 3.60 "Comunicación de Hallazgos", aprobado con Resolución de Contraloría N° 162-95-CG, modificada por la Directiva N° 006-97-CG /INT y la Resolución de Contraloría N° 141-99-CG del 25-06-99, modificada con Resolución de Contraloría N° 259-00-CG del 07-12-00. Los hallazgos de Auditoría emergentes de la presente Acción de Control fueron puestos en conocimiento por escrito a los Funcionarios y Servidores, para que en ejercicio de su derecho de defensa cumplan con realizar sus comentarios aclaratorios debidamente documentados, los mismos que fueron evaluados y tomados en consideración en la elaboración del presente informe.

Así mismo se incluye un anexo con la relación del personal considerado en los hallazgos de Auditoría (Anexo N° 01).

7. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

Durante el Examen Especial a la Oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa - Chimbote, cuyo alcance cobertura el ejercicio 2001, se ha evaluado la Estructura de Control Interno de la Oficina de Rentas y demás Unidades Orgánicas pertinentes, en cumplimiento a la NAGU 3.10 "Evaluación de la Estructura de Control Interno", y como resultado del mismo se ha emitido el Oficio N° 019-2002-OAI-MPS de fecha 19 de Diciembre del 2002, elevándose el Memorándum de Control Interno N° 005-2002-OAI-MPS; en el que se da a conocer al Titular de la Entidad, las debilidades de control; así como las acciones correctivas que deberán ser implementadas. (Anexo N° 02)

8. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Con relación a Otros Aspectos de Importancia se debe expresar lo siguiente:

8.1 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL SANTA NO CUENTA CON UN CATASTRO INTEGRAL DEBIDAMENTE ACTUALIZADO



Del Examen Especial practicado a la Oficina de Rentas ejercicio 2001, se ha podido observar que la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, no cuenta con un catastro integral debidamente actualizado, el cual permitiría a la Oficina de Rentas renovar su base de datos con relación a la recaudación del impuesto predial y diversos tributos municipales, el mismo que data desde el ejercicio 1973.

La Ley Orgánica de Municipalidades N° 23853, en su Capitulo II DE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS, en su Art. 65° “ Son funciones de las Municipalidades en materia de acondicionamiento territorial, Vivienda y Seguridad colectiva: indica en su Inc. 8° : “ Elaborar el Catastro Municipal ”.

El Art. 20° del Decreto Legislativo N° 776 – Ley de Tributación Municipal, indica “... Él 5% (cinco por ciento) del rendimiento del impuesto, se destina exclusivamente a financiar el desarrollo y mantenimiento del Catastro Distrital, así como a las acciones que realice la administración tributaria, destinadas a reforzar su gestión y mejorar la recaudación.

El 3/1000 (tres por mil) del rendimiento del impuesto será transferido por la

Municipalidad Distrital al Concejo Nacional de Tasaciones, para el cumplimiento de las funciones que le corresponde como organismo técnico nacional encargado de la formulación periódica de los aranceles de terrenos y valores unitarios oficiales de edificación,...”.

El hecho de no contar la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, desde 1973 con un Catastro Integral debidamente actualizado, conlleva a una recaudación del impuesto predial y tributos diversos muy por debajo de los índices reales.

Sin embargo existe evidencia que mediante Resolución de Alcaldía N° 0202 de fecha 04 de abril del 2003, se resuelve aprobar el Proyecto integral del Catastro Urbano – Distrito de Chimbote, de acuerdo al Plan Operativo de la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural de la Municipalidad Provincial del Santa, con un costo de ejecución por la suma de S/. 553 434,61 (Quinientos Cincuenta y Tres Mil Cuatrocientos Treinta y Cuatro con 61/100 Nuevos Soles).

8.2 NECESIDADES DE ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS QUE

REGISTRA EL UNIVERSO DE CONTRIBUYENTES DE LA POBLACIÓN DE CHIMBOTE

De los desplazamientos de campo selectivos realizados por el Órgano de Auditoría Interna, a los predios urbanos e industriales que registra la base de datos de la Oficina de Rentas, se ha podido observar que existen predios cuya dirección no es ubicada; que las numeraciones no coinciden con los datos que se consignan en la data de dicha oficina.

Esta situación indica que la Oficina de Rentas no ha cumplido con ejercitar el control con fines de verificar la conformidad de la información declarada por el administrado con el objeto de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.



La causa de este hecho se motiva porque no existe la debida coordinación entre las áreas pertinentes de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, como son la División de Valuaciones y Catastro, División de Obras Publicas y la Oficina de Rentas, por cuanto todas ellas conocen de Predios con nuevas áreas construidas, además dicha coordinación sirve para uniformizar criterios de trabajo en cuanto a la inspección y medición de predios urbanos; esto hace que cuenten con datos diferentes,

Así mismo no se pueden desarrollar planes y evitar duplicidad de predios, predios subvaluados, predios omisos que conllevan a afectar económicamente las arcas municipales.

II.- OBSERVACIONES

1. COMPORTAMIENTO DE RECAUDACIÓN TRIBUTARIA EN EJERCICIO 2001 NO LOGRO ALCANZAR LAS METAS PROYECTADAS EN EL PRESUPUESTO MUNICIPAL

Que, en atención al objetivo del presente Examen Especial consistente en: “ Evaluar el comportamiento de la recaudación tributaria, que ha tenido la Oficina de Rentas durante el ejercicio 2001, se ha efectuado el análisis comparativo entre la meta anual proyectada por la Oficina de Planificación y Presupuesto con la ejecución real de los ingresos captados por la Oficina de Rentas al término del referido ejercicio, tomando como base el análisis de los rubros más significativos, como son Impuesto Predial y Arbitrios Municipales; pudiéndose determinar que la meta anual proyectada para el primero de los indicados fue de S/. 7 900 831,00 (siete millones novecientos mil ochocientos treinta y uno y 00/100 nuevos soles) y la ejecución real de los ingresos solamente alcanzó un importe de S/. 4 227 136,01 (Cuatro millones doscientos veintisiete mil ciento treinta y seis con 01/100 nuevos soles) lo cual representa un índice del 53,50% con relación a la meta anual proyectada en el Presupuesto Municipal. En igual forma para el rubro de los Arbitrios Municipales se fijó como meta anual proyectada el importe de S/. 3 640 135,00 ( tres millones seiscientos cuarenta mil ciento treinta y cinco con 00/100) y la recaudación real de los ingresos logró tan sólo los S/ 2 231 100,03 ( Dos millones doscientos treinta y un mil cien con 03/100) representando un índice del 61,29% con relación a la meta anual proyectada. Al respecto apréciese en detalle el siguiente cuadro comparativo:

DETALLE COMPORTAMIENTO DE RECAUDACIÓN TRIBUTARIA 2001 EN

FUNCIÓN A LA META ANUAL PROYECTADA EN EL PRESUPUESTO MUNICIPAL

Proyectado Presupuesto Municipal

Ejecutado Según Oficina

de Rentas

Diferencia %

Eficiencia

IMPUESTO PREDIAL

7 900 831,00

4 227 136,01 3 663 694,99

53,5053,50 0,5

ARBITRIOS MUNICIPALES

3 640 135,00 2 231 100,03 1 409 034,97 61,29 61,29 0,6



Como puede apreciarse en el cuadro anterior el comportamiento de la Recaudación Tributaria durante el ejercicio 2001 no ha sido óptimo y/o alcanzado los niveles aceptables de Eficiencia en función de la meta anual proyectada en el Presupuesto Municipal.

El comentario que se expone, indica que se ha incumplido con lo siguiente:

Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial del Santa, aprobado mediante Resolución Jefatural N° 01-2000-OR-MPS de fecha 10 de Octubre del 2000:

UNIDAD DE COBRANZAS (FUNCIONES GENERALES – Incisos. a y j)

Inc. a): Programar, normar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades de recaudación de tributos y derechos municipales

Inc. j): Dar estricto cumplimiento a las normas municipales tributarias, relacionadas con la recaudación. La situación que se repara generaría el riesgo, de que al no lograr la Oficina de Rentas alcanzar las metas de recaudación reflejadas en el presupuesto institucional, esto repercutiría a que la entidad no pudiera cubrir ciertos compromisos y obligaciones que en función a sus prioridades de gastos se generen.

La causa de esto hecho se debe a que la Oficina de Rentas y Finanzas, durante el ejercicio 2001 no aplico una política adecuada de Recaudación, incluyéndose programas y procedimientos tributarios orientados a lograr las metas de recaudación reflejadas en el presupuesto institucional

En mérito a lo dispuesto en la NAGU 3.60 Comunicación De Hallazgos, se puso de conocimiento a los Señores: Lic. Adm. JOSÉ CHAVARRIA REVILLA en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 29-2003-OAI-MPS de fecha 20 de Enero del 2003, Abog. NELLY QUEVEDO SERRANO, en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 30-2003-OAI-MPS de fecha 17 de Enero del 2003; asimismo al Señor FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, en su calidad de Jefe de la Unidad de Cobranzas, mediante Memorándum N° 31-2003-OAI-MPS de fecha 17 de Enero del 2003; formulando sus aclaraciones en el siguiente orden:

JOSÉ CHAVARRIA REVILLA, como Ex Jefe de la Oficina de Rentas con Carta N° 01-03-JCHR-MPS de fecha 23 ENERO 2003, manifiesta: “En nuestro plan operativo 2001 alcanzado a la oficina de Planificación en ningún momento se señala como meta de captación por Impuesto Predial el monto de 7 900 831,00 sino más bien el monto de 5 004 752,81 y por concepto de Arbitrios municipales se alcanzó el monto de 2 595 813,05 y no los 3 640 135,00(.....) Desconocemos porque la Oficina de Planificación y presupuesto haya tomado otros montos diferentes a lo alcanzado por la oficina de Rentas en el ejercicio 2001”; Asimismo dicho Funcionario indica “que los montos de la Oficina de Rentas no son una estimación o proyección de captación, sino son los montos reales que resulta de aplicar los valores arancelarios al número total de contribuyentes que son en un número aproximado de 32,000.”



NELLY QUEVEDO SERRANO, como Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de fecha 22 ENERO 2003, manifiesta: “..... Queda demostrado que la proyección de meta recaudatoria que sustenta la presente observación deviene de diferente órgano, es decir de la Oficina de Planificación y presupuesto y No de la Oficina de Rentas”, y que “La Oficina de Rentas para los doce meses de año 2001 realizó una proyección de ingresos a recaudar de S/ 5 004 752,81 nuevos soles (impuesto predial) y de S/ 2 595 813,05 nuevos soles (Arbitrios Municipales)... ”

FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con Informe N° 012-03-UC-OR-MPS de fecha 21 Enero 2003, manifiesta que: “ ....De conformidad al requerimiento por parte de la Oficina de Planificación y presupuesto y oficina de rentas (Memo Circular N° 05-01-OR), con fecha 23 ENERO 2001, se presentó el Plan operativo Institucional de la Unidad de Cobranzas / Oficina de Rentas para el ejercicio 2001, en el cual se establecían las metas a ejecutarse; esencialmente la recaudación tributaria en forma mensual, por trimestre y por tributo...” Asimismo mostrando la recaudación histórica de los últimos 04 años indica que “sobre dicha base y teniendo en cuenta ciertos factores como modernización, sistematización de datos, calendario tributario, ratio de liquidez inmediata así como ciertos beneficios tributarios (amnistía) y el plan de desarrollo de actividades para el ejercicio 2001, se efectuó la proyección de recaudación anual operativo en S/ 5 004 752,81 – impuesto predial y S/ 2 595 813,05 como Arbitrios Municipales”, finalizando que “La ejecución de ingresos promedio en comparación a la proyección de ingresos ha significado un 85% de EFICACIA, porcentaje que si bien no es el optimo se concluye que es una recaudación BUENA...”

Evaluados y analizados los descargos vertidos por los Funcionarios comprendidos en la presente observación, ésta Comisión Auditora concluye que dichas aclaraciones convalidan la misma; por cuanto en el Proceso investigatorio se ha determinado la existencia del Plan Operativo Institucional remitido por la Oficina de Rentas (Unidad de Cobranzas) en el que se establecen las metas recaudatorias para el ejercicio fiscal 2001 ascendentes a 5 004 752,81 por Impuesto Predial y 2 595 813,05 por concepto de arbitrios municipales; metas que han logrado cumplirse en un 85% y que permiten establecer una buena recaudación; en este sentido el hecho se atribuye a que no ha existido una coordinación debida entre la oficina de Rentas y la Oficina de Planificación y Presupuesto, con la finalidad que esta ultima realice las Proyecciones en función a la recaudación real captada por la oficina de Rentas en ejercicios anteriores.

2. REPORTES DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR DE LA UNIDAD DE COBRANZAS NO CONCILIA CON SALDOS DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD.

Como parte del Examen Especial practicado a la oficina de Rentas de la Municipalidad Provincial del Santa – Chimbote, ejercicio 2001; se procedió a efectuar la verificación y análisis al reporte de saldos de las cuentas por cobrar que mantiene la Unidad de Cobranzas al 31.12.01, estableciéndose un importe total de S/. 32 932 674,10 (Treinta y Dos Millones Novecientos treinta y dos mil Seiscientos sesenta y cuatro y 10/100 Nuevos Soles), en deudas tributarias por la vía ordinaria y por la vía coactiva. Sin embargo al establecerse la conciliación de saldos con la Unidad de Contabilidad se tiene que está a diciembre del referido ejercicio mantiene un saldo de S/. 39 060 042,54 (Treinta y Nueve Millones Sesenta Mil cuarenta y dos y 54/100 Nuevos Soles), lo cual representa una diferencia de S/. 6 127 368,44 (Seis Millones



ciento veintisiete mil trescientos sesenta y ocho y 44/100 Nuevos Soles), que se reflejan en el rubro Cuentas por cobrar de acuerdo al auxiliar estándar del mes de diciembre manejado por la Unidad de Contabilidad. Al respecto se confirma que no se ha establecido acciones de coordinación a efectos de que los saldos de las cuentas por cobrar se mantengan con datos y cifras conciliadas entre ambas oficinas.

La situación expuesta revela que no se ha tenido en cuenta la siguiente normativa:

• Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG; N° 280-03 ”CONCILIACIÓN DE SALDOS”, que establece: “Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información financiera preparada por el área contable, con la situación real “

• COMENTARIO N° 01 . -“ Se define la conciliación como el procedimiento de contrastación de información que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro trámite.

• COMENTARIO N° 02 . -“ Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarias”.

El hecho expuesto trae consigo que la información revelada en los Estados Financieros no resulte válida y confiable, con relación a la cuenta 12. Cuentas por Cobrar, debido a que el saldo de dicho rubro es irreal.

La causa de éste hecho se motiva por la falta de una coordinación adecuada y las debilidades de un sistema de control interno no establecido por la Oficina de Rentas y la Unidad de Contabilidad a efectos de realizar un trabajo organizado de manera que la información tributaria de los saldos manejados por la Oficina de Rentas se vean también reflejados en contabilidad.

En mérito a lo dispuesto en la NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos, se puso de conocimiento a los Señores: Lic. Adm. JOSÉ CHAVARRIA REVILLA en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 469-2002-OAI-MPS de fecha 22 de Noviembre del 2002, Abog. NELLY QUEVEDO SERRANO, en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 467-2002-OAI-MPS de fecha 22 de Noviembre del 2002, Señor FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, en su calidad de Jefe de la Unidad de Cobranzas, mediante Memorándum N° 461-2002-OAI-MPS de fecha 20 de Noviembre del 2002; asimismo a la CPC FANNY ANGELES SANCHEZ en su Condición de Ex – Jefe de la Unidad de Contabilidad, mediante Memorándum N° 32-2003-OAI-MPS de fecha 23 de Enero del 2003; formulando sus aclaraciones en el siguiente orden:

JOSÉ CHAVARRIA REVILLA como Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, con Cartas S/n de fecha 27 Noviembre del 2002, manifiesta que: “ ... a los pocos días de asumir el cargo con Memorándum N° 734-99-OR-MPS de fecha 06.10.99 indico a la Jefa de



ejecutoría coactiva, Abog. Jenny Castillo Alva que al no estar actualizada la base de datos de informática; dicha dependencia determine los saldos reales a cobrar por los valores que obran en su Jefatura... asimismo con informe 029-99-OR-MPS de fecha 16.11.99 dirigido al ex - Director Municipal, C.P.C Juan Silva Arenas se hizo de conocimiento el estado situacional de los valores en cobranza coactiva; en el cual se establecen los montos en nuevos soles que mantenía cada auxiliar coactivo bajo su custodia sin establecerse el tributo, periodo, etc. Motivo por el que se solicito se determine en forma precisa a fin de poder realizar un efectivo control... a la vez se disponga se procese la información de las deudas correspondientes a los ejercicios 1995,1996,1997 y otros, a fin de tener la base de deudores y reiniciar las acciones de cobranza; por cuanto, la información del sistema de computo WANG no fue posible su recuperación (informe N° 030-99-UI-MPS de fecha 29.10.99)... como conclusión final se puede establecer que las acciones de mi Jefatura se demuestran con copia de los informes adjuntos siempre han estado dirigidos a establecer los saldos reales y por consiguiente: la conciliación de los mismos con los estados financieros, no obstante la situación real encontrada...”

De los comentarios expuestos por el citado profesional en su condición de Jefe de la Oficina de Rentas en el periodo bajo examen, se tiene de que efectivamente con pruebas documentarias que adjunta, demuestra haber adoptado acciones de coordinación con la Dirección Municipal y la Oficina de ejecutoría coactiva a efectos de que ésta última procese la información de los ejercicios 95,96,97 y otros para reiniciar las acciones de cobranza; por cuanto la recuperación de la información del sistema de computo Wang no fue posible; en tal sentido Subsana el hecho observado.

NELLY QUEVEDO SERRANO, como Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de fecha 25 NOV. 2002, señala en primer lugar que: “ ...su accionar se circunscribió sólo entre el 05 Setiembre al 31 Diciembre del 2001...” y sobre el caso sub - análisis explica “... Aproximadamente entre Marzo al mes de Abril del año 1999, el sistema informático (WANG) conteniendo la base de datos en general de las diversas cuentas por cobrar de la Municipalidad provincial del Santa sufrió un desperfecto... Anterior a ese periodo (años 98,97,96,95, etc.) los Registros se hacían en forma manual (padrones y listados) en coordinación con la antes denominada unidad de informática. Los equipos de computo... con problemas de deficiencias para recuperar la información de su disco duro... conteniendo toda la información de las cuentas por cobrar, fueron trasladados a la ciudad de Lima, para su total reparación y recuperación de base de datos. En efecto se logró recuperar la información, data, cuentas por cobrar etc. desde el año 1997 –mas no de los periodos anteriores – esto por desperfecto de un disco averiado... “

“.... que, al 31 Diciembre del 2001 la oficina de Rentas alcanza a la Unidad de Contabilidad los saldos por Cobrar según el sistema integral de Rentas –entendiéndose como tal – que esos saldos, son los registrados a partir del año 1997 (información recuperada por los técnicos de Lima al repararse los equipos deteriorados) y no se incluye en dicha información los años anteriores por cuanto todos los datos de los SALDOS POR COBRAR ANTERIOR A 1997 SE PERDIERON POR EL DESPERFECTO DE LA WANG...”

“.... como apreciará señorita Auditora la falta de conciliación de datos de tales cuentas no deviene de la data del año 2001 sino de gestiones pasadas por caso fortuito -averías técnicas; siendo imposible una concordancia plena entre las dos fuentes propuestas. En conclusión al 31 Diciembre del 2001 los saldos por cobrar se arrastran en la data desde antes a 1997 y (la información recuperada es solo desde ese año) lo



cual lógicamente genera el impase financiero observado, ya que desde dicho periodo hasta el 2001 existe coincidencia con la Unidad de Contabilidad, en tanto periódicamente han existido niveles de coordinación, parte de la información anual de saldos por cobrar, etc.,... “Concluye dicha Funcionaria sugiriendo que “En su defecto debe proponerse tal inconveniente de información física irrecuperable con la finalidad que se emita la Resolución de Alcaldía de nulidad de saldos irreales por cobrar – en el monto observado por su Despacho – con lo cual se equidistaría la información en forma exacta, pudiendo incluso invocarse en forma adicional que tales deudas por espacio del tipo; devienen a su vez en causal de prescripción, por lo tanto son incobrables. Pretender hacer lo contrario sería un trabajo inoperante e innecesario”.

De los comentarios, vertidos por la citada Profesional, se advierte que en su calidad de Ex - Jefa de la Oficina de Rentas, atribuye como causa de la observación a hechos fortuitos - como averías técnicas-suscitados en las gestiones anteriores que motivó la pérdida de información en el sistema informático Wang, lo cual determinaría que no se establezcan saldos por cobrar totales, dado que no se puede tomar en cuenta la información anterior a 1997; sentenciando que la falta de conciliación de datos de tales cuentas no deviene de la data del año 2001 sino de gestiones pasadas, en la que también se apreciaron otros factores como la existencia de estado de cuenta corriente mecanizado desactualizado, falta de control de ingreso y saldos, emisiones de valores incompletas, pagos irregulares no regularizados, etc. ; dichos argumentos Convalidan el hecho reparado toda vez que su antecesor ya había plasmado de manera formal las sugerencias orientadas a corregir dicha situación, para lo cual según como se refiere sería necesario la conformación de una Comisión especial integrada por la Oficina de Rentas, Unidad de Contabilidad, Ejecutoría Coactiva y la Unidad de Informática.

FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con Informe N° 237-02-AFCV-UC-OR-MPS de fecha 25 de Noviembre del 2002, manifiesta que: “... En el ejercicio 2000 y estando en calidad de Asistente de la oficina de Rentas se cursaron una serie de documentos a fin de establecer los saldos reales por cobrar como se detalla: ... Migrar la data de deudas tributarias que obra en la vía coactiva correspondiente a los ejercicios 1992 a 1996, así mismo se hace mención sobre la deficiencia del disco duro del sistema Wang que no permitió recuperar las deudas registradas anteriores a 1997; Asimismo... se da cuenta a la oficina de Auditoría Interna sobre la Gestión Administrativa Tributaria de la oficina de Rentas y la situación de determinación de saldos y las causas y sus efectos por no haber previsto oportunamente por parte de los responsables del manejo administrativo de la Oficina de Rentas de: Registros, operatividad, mantenimiento y registros deudas tributarias y que dificultaba los saldos reales a cobrar.

En éste sentido dicho servidor continúa manifestando que al asumir nuevamente las funciones de Jefe de la Unidad de Cobranzas tuvo como prioridad establecer los saldos reales a fin de conciliar las deudas, entonces ”... migró toda la información vía ordinaria más no así las deudas registradas en expedientes coactivos de los ejercicios anteriores a 1997 por no estar dentro de mi competencia funcional...... De las labores propias de ésta unidad... se dispuso una notificación masiva de deudas mediante valores, cedulas de notificación, cartas y requerimientos, obteniéndose como respuesta la cancelación, pagos totales, parciales, fraccionamientos...... de dichas acciones se ha ido actualizando las deudas en forma gradual más no total.

Asimismo, indica que: “ De la confrontación de saldos registrados en el sistema de rentas con los saldos registrados en los Estados Financieros por la Unidad de Contabilidad existen diferencias considerables en los rubros de impuesto predial y



Arbitrios Municipales, por lo que con la finalidad de poder conciliar establecer los saldos reales se ha aprobado la Ordenanza Municipal N° 023-02-MPS “PROGRAMA ESPECIAL DE REGULARIZACION Y ORDENAMIENTO TRIBUTARIO” la cual se está aplicando en las unidades orgánicas de la Oficina de Rentas y el cual será elevado oportunamente para bajar los saldos...”

De los comentarios, vertidos por el Jefe de la Unidad de Cobranzas, se puede advertir que dicho Servidor, mediante generación de documentos formales adoptó las medidas tendentes a establecer los saldos reales a fin de conciliar las deudas, disponiendo para ello la notificación masiva de deudas mediante valores, cédulas de notificación, cartas y requerimientos, lo cual permitió establecer efectivamente las cancelaciones, pagos parciales, fraccionamientos; en tal sentido subsana la observación con relación a este punto.

FANNY ANGELES SANCHEZ como Ex – Jefe de la Unidad de Contabilidad, con Informe N° 001-2003-F.A.S. de fecha 27 Enero del 2003, textualmente indica que: “ ... Se informó de esto en la exposición de los Estados Financieros del ejercicio 2001 ante el pleno del Concejo Municipal, donde se incidió que debía revisarse y analizarse dicha cuenta 12 por tener una diferencia considerable... tengo conocimiento que el Ex - Director Municipal envió el Memorándum Circular N° 014-02-DM.MPS para la depuración de valores y, llegar a una conciliación total... por no encontrarse la suscrita en el cargo, esto compete al actual contador Sr. Antolino Samames Solano....... con la finalidad de superar las observaciones en los Estados Financieros del 2002... existe la Resolución de alcaldía N° 477 del 15/08/02 en la que designa al CPC Antolino Samames Solano como Responsable de la Implementación de Medidas correctivas a los Estados Financieros del 2001...” indicándose también que adjunta prueba documentaria de sus acciones adoptadas.

Los comentarios vertidos por dicha funcionaria, revelan también haber adoptado formalmente acciones tendentes a subsanar dicha situación, advirtiéndose que mediante emisión del Memorándum N°1623-2001-UC.OA.MPS, solicita a la Oficina de Rentas, remita el saldo de la cuenta N° 12 cuentas por cobrar al 31 de DIC 2001, para fines de sustento contable; en tal sentido la observación queda Convalidada con relación a éste extremo.

De todo lo expuesto se determina que en éste extremo no se atribuye Responsabilidad Administrativa, debido a que la no Conciliación de los saldos de las cuentas por cobrar entre la Oficina de Rentas y la Unidad de Contabilidad se debió a la obsolescencia del sistema Wang, al no poderse transferir la información al nuevo sistema integral de Rentas.

3. DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO EN COBRANZA DE SISA AMBULATORIA NO DEPOSITADA POR UN IMPORTE DE S/. 650.00 NUEVOS SOLES.

De la evaluación y análisis a la documentación sustentatoria idónea de la Oficina de Rentas, se ha podido advertir que mediante Informe N° 016-00-FVL-UDAT-OR-MPS, el encargado de Control de Comisionista, Sr. Fidel VEGA Lara, informa que luego de practicarse un arqueo de valores a los comisionistas que prestan sus servicios para la Unidad de Cobranzas, se detecto un faltante de S/. 650.00 ( Seiscientos Cincuenta y 00/100 Nuevos Soles), a la Sra. ARLITA SOLÓRZANO VILLANUEVA, que de acuerdo al aludido informe de ref1erencia le fue entregada las siguientes series:



A.- VALORES ENTREGADOS:

Serie APrecio: S/. 0.50Cantidad de Recibos: 400 ( Importe S/. 200.00 )

Fecha de Entrega N° de Serie de Boletaje

05 Oct. 2000 108700 - 108800108801 - 108900108901 - 109000109001 - 109100

B.- VALORES ENTREGADOS:

Serie APrecio: S/. 0,50Cantidad de Recibos: 300 ( Importe S/. 150,00 )Fecha de Entrega N° de Serie de Boletaje20 Oct. 2000 116701 - 116800

116801 - 116900116901 - 117000

C.- VALORES ENTREGADOS:

Serie BPrecio: S/. 1,00Cantidad de Recibos: 300 ( Importe S/. 300,00 )Fecha de Entrega N° de Serie de Boletaje04 Oct. 2000 019901 - 02000017 Oct. 2000 020901 - 02100024 Oct. 2000 023401 - 023500

Como puede apreciarse y de acuerdo a las series entregadas el importe en valores que fuera recepcionado para su cobranza por la comisionista, Sra. Arlita SOLÓRZANO Villanueva, suma el importe de S/. 650.00 (seiscientos Cincuenta y 00/100 Nuevos Soles); sin embargo de ello no existe sustento documentario idóneo que dé seguridad razonable de haber ingresado a las arcas de la Municipalidad.

Este hecho deja en evidencia la contravención a las Normas de Control Interno Para una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la función pública, aprobada por Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG, específicamente la Norma N° 700-01: INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS, comentario No 01: “ La integridad constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales sólidos y vive en un marco de valores. La ética está conformada por valores morales que permite a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponden cumplir en la Entidad(...)”.

Norma N°700-02: RESPONDABILIDAD, que indica: “El titular, los funcionarios y servidores deben rendir cuenta ante las autoridades competentes y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encomendado, Comentario No 01: “ El titular, los funcionarios y los servidores públicos, tienen el deber



de desempeñar sus funciones con eficacia, economía, eficiencia, transparencia y licitud. Los titulares, servidores y funcionarios públicos tienen el deber permanente, personal e intransferible de dar cuenta del ejercicio de sus funciones, del cumplimiento de sus objetivos y de los bienes y recursos recibidos..”

Asimismo se ha incumplido con la Norma de Control Interno N° 100-08 MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS, aprobada con Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, que textualmente expresa: “ La dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad “.

COMENTARIO

02. “ Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar, cuando proceda, el trabajo en puntos críticos, debiendo proporcionar las directrices y la capacitación necesaria para minimizar errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos, así como asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas por la dirección “.

El hecho expuesto ha traído consigo un perjuicio económico hasta por la suma de S/ 650,00 nuevos soles a las Arcas de la Municipalidad, determinado mediante arqueo de valores - Sisa Ambulantes – a la comisionista Sra. Arlita Solórzano Villanueva. La causa de éste hecho se motiva por la inaplicación de adecuados controles internos a los comisionistas encargados de la cobranza de valores –Sisa Ambulantes; políticas que de haberse adoptado de manera acertada no hubiesen permitido la ocurrencia del reparo que se expone.

En mérito a lo dispuesto en la NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos, se puso de conocimiento a los Señores: Lic. Adm. JOSÉ CHAVARRIA REVILLA en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 048-2003-OAI-MPS de fecha 06 de Febrero del 2003, Sra. ARLITA SOLÓRZANO VILLANUEVA, en su calidad de Comisionista de cobro de sisa, mediante Memorándum N° 052-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del 2003, señor FIDEL VEGA LARA, en su calidad de encargado de control de Comisionistas, mediante Memorándum N° 050-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del 2003, Señor JORGE PUMAYALLA MORALES, en su calidad de Ex (e) de Control de Comisionistas, mediante Memorándum N° 053-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del 2003, así como al Señor FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, en su calidad de Jefe de la Unidad de Cobranzas, mediante Memorándum N° 049-2003-OAI-MPS de fecha 28 de Enero del 2003; formulando sus aclaraciones en el siguiente orden:

JOSÉ CHAVARRIA REVILLA como Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, con Cartas N° 02-03-JCHR-MPS de fecha 11 Febrero 2003, manifiesta que: “ ... dentro de la política de modernización que mi jefatura dispuso fue la de sistematizar la Oficina de Rentas mediante una Red integral y, dentro de ella migrar y registrar el boletaje de sisas ambulatoria dentro del sistema..... Es así que la Unidad de cobranzas dentro de los arqueos habituales encontró un faltante en el registro a cargo de la comisionista Arlita Solórzano Villanueva, por la suma de S/ 650,00 nuevos soles”; Asimismo advierte que en el proceso investigatorio que dispuso observó contradicciones entre el Responsable de la entrega de valores Sr. Fidel Vega Lara, y la Comisionista Arlita Solórzano Villanueva, y que por ello...” su Jefatura proyectó una Resolución Directoral por



encontrar Responsabilidad mancomunada.... para el descuento respectivo del 50% de sus remuneraciones; la misma que no fue aceptada por la comisionista” Concluyendo el mencionado funcionario que “... He podido comprobar que el servidor Fidel Vega Lara... solicita el descuento voluntario de S/.50,00 nuevos soles...... firmándose Acta de compromiso de Descuento, el mismo que a la fecha ya ha sido cancelado” De los descargos vertidos por dicho Profesional en su condición de Jefe de la Oficina de Rentas al momento de ocurridos los hechos, se puede apreciar que al haberse detectado el faltante de los S/ 650,00 nuevos soles en valores –Sisa ambulantes; tomó acciones a fin de que los responsables directos asuman su responsabilidad y revierta dicha suma a las arcas de la comuna; en tal sentido convalida la observación en éste extremo.

ARLITA SOLÓRZANO VILLANUEVA, como Comisionista de cobro de sisa, con Informe S/N de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que:”... en el informe N° 01 el Señor Fidel Vega, menciona que los números de talonarios me hacen entrega, en la cual yo he informado al Director de Comercialización que los boletos son de la señora María Teresa Villa de Herrera.... con Informe N° 001-01 hago saber al señor Director Municipal Lic. Adm. José Chavarria, que he encontrado unos recibos y que verifica las firmas porque con ellos se sabía que eran boletos de la señora María Teresa por su firma.... también presento Carta N° 001-01-ASV al Señor Alcalde Julio Villanueva Ferrero, indicándole que yo nunca he recibido los valores que señala el Sr. Fidel Vega... Con informe N° 016-00, el señor Fidel Vega presenta un informe en el cual dice que el boleto N° 20901al 21000 es dado a mi persona, caso que nunca recibí nada... carta N° 299-2002-OR, el señor Javier López Alvarez, me otorga un documento que Registro un saldo de S/ 350,00 y no es S/ 650,00, más bien adjunta el informe N° 150-2002-VR-OPER-MPS con descuento de S/ 350,00 nuevos soles, al Sr. Fidel Vega Lara, porque le encontraron culpable de los S/ 650,00 nuevos soles que falta y que quería que yo lo pagara...”

De los descargos vertidos por dicha comisionista y de las pruebas documentarias que adjunta se determina que subsana la observación, por cuanto el encargado de los comisionistas, Sr. Fidel VEGA Lara, por voluntad propia ha asumido su responsabilidad al decidir el descuento mensual de S/. 50,00 (Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles), que a la fecha dicha suma de S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles), ya ha sido cancelada. FIDEL VEGA LARA, como encargado de control de Comisionistas, con Informe N° 03-03-FVL-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: “A la Comisionista Arlita Solórzano Villanueva, se le habilitó Valores / sisa... pero ha negado haberlos recibido alegando que no había firmado ningún cargo alguno, esto por haber contado con la buena fe de los comisionistas, ha pesar de ello se llega a determinar que los valores han sido distribuidos a los comerciantes en las diversas zonas donde le correspondía efectuar la cobranza respectiva...” concluyendo dicho servidor que “.. adjunta Acta de Compromiso de descuento voluntario... que dio por finalizado dicho hecho al descontarme la cantidad de S/650,00...”

De los comentarios vertidos por dicho servidor municipal, se tiene que acepta su responsabilidad al no acreditar mediante documento formal alguno, haber hecho la entrega de valores – Sisa Ambulantes, a la comisionista, Sra. Arlita SOLÓRZANO



Villanueva, por ende el descuento voluntario de los S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles.

JORGE PUMAYALLA MORALES, como Ex (e) de control de Comisionistas, con Informe N° 001-03-JEPM-UC-OR-MPS de fecha 31 Enero 2003, manifiesta que: “...se le encargó de manera verbal efectué el arqueo correspondiente... detectando un faltante en la comisionista Arlita SOLÓRZANO Villanueva...” afirmando que dicha comisionista se negó a recibir la copia del resultado del arqueo efectuado, manifestando que esperaría a la persona encargada para que se someta al respectivo arqueo”.

De los comentarios vertidos por dicho servidor se advierte que luego de haber efectuado el arqueo de valores determinó un faltante a la comisionista Arlita SOLÓRZANO Villanueva, del cual dio cuenta a su inmediato superior, por lo tanto Convalida la observación.

FRANCISCO CASAMAYOR VILLANUEVA, como Jefe de la Unidad de Cobranzas, con Informe N° 020-03-UC-OR-MPS de fecha 29 Enero del 2003, manifiesta que: “ ..... Una de las primeras acciones adoptadas y dispuestas en coordinación con la Jefatura de Rentas, fue migrar y registrar todo cargo y/o generación de deudas (cargos) en el sistema de Rentas (Red)... ” sigue narrando dicho servidor que al disponerse el arqueo correspondiente sobre custodia y cobranza de Sisa se detecto un faltante a nombre de Arlita SOLÓRZANO Villanueva, por la suma de S/ 650,00, sin embargo indica que... recibidos los descargos del señor Fidel Vega Lara, y de la Sra. Arlita SOLÓRZANO Villanueva, a fin de solucionar dicho faltante..... el servidor Fidel VEGA Lara, suscribió un acta de compromiso de descuento voluntarios de S/50,00 mensuales mediante retención de planillas. De los argumentos comentados por dicho empleado municipal se tiene que adoptó acciones de coordinación con el Jefe de la Oficina de Rentas a fin de determinar a los Responsables de estos hechos y lograr la reversión del faltante dinerario a las arcas de la Municipalidad, en consecuencia subsana la observación en éste extremo.

De todo lo expuesto se determina que a pesar de haber sido revertida la suma de S/.650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos soles) por el servidor Fidel VEGA Lara, sin embargo le asiste Responsabilidad Administrativa al haber incurrido en transgresión del Art. 21 Obligaciones de los servidores, Inc. d) “ conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño” del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa, concordante con el Art. 132 del D.S N° 005-90-PCM Reglamento del referido cuerpo legal; al haber sido negligente en entregar valores sin preparar el debido cargo que acredite la entrega.

4. CONCESIÓN DE SERVICIOS HIGIÉNICOS DEL TERMINAL TERRESTRE EN PERIODO 2001 NO FUE DESARROLLADO MEDIANTE PROCESO DE SUBASTA PÚBLICA

Del Examen Especial practicado a la Oficina de Rentas, periodo de gestión 2001; mediante evaluación de expedientes administrativos y contratos suscritos por dicha oficina, se ha podido advertir que al finiquitar la concesión de los servicios higiénicos del Terminal Terrestre, a Enero del 2002 se suscribe un nuevo contrato N° 01-2002-OR-MPS, entre la Municipalidad y el Señor: José HUARIZ Zegarra, para la concesión y/o conducción de dichos servicios, con un plazo de 12 meses, computados a partir del



01 Enero al 31 Diciembre del 2002, con una renta de S/2 000,00. (Dos mil y 00/100 nuevos soles) mensuales; reparándose que para el otorgamiento de la Buena Pro y/o suscripción del mismo, no se desarrolló el proceso de Subasta Pública, así como tampoco un estudio técnico que permita determinar de manera razonada cual sería el costo de la renta mensual por la concesión de dichos servicios; por cuanto no existe sustento documentario idóneo que acredite el desarrollo de dicho proceso; así como tampoco de un estudio técnico realizado; Habiéndose otorgado la concesión de dichos servicios de manera unilateral y suscrito el contrato por la Oficina de Rentas en representación de la Municipalidad.

El comentario que se expone transgrede la siguiente normativa:

- Capítulo VI de la Gestión Municipal, Art. 54 concesiones de la Ley N° 23853 - Ley Orgánica de Municipalidades, que a la letra indica:

"La concesión de los servicios municipales se sujeta a las siguientes reglas y condiciones humanas”:

1. Subasta Pública 2. Garantía suficiente que asegure la eficiencia del servicio, y el cumplimiento de las obligaciones correspondientes a la naturaleza, calidad o características de los servicios a prestar.

3. Rescisión de la concesión por incumplimiento de Contrato.4. Tarifa de los servicios, entre otros.

Lo expuesto ha traído consigo de que al no haberse desarrollado un Proceso Regular y/o normado para la concesión de los Servicios Higiénicos del Terminal Terrestre, ha generado el riesgo de que la Municipalidad se vea afectada con la captación de mayores recursos que por dichos servicios hubiesen ofertado otros postores.

La causa de éstos hechos se motiva por la informalidad en que se han manejado el otorgamiento de la concesión de los Servicios higiénicos del terminal terrestre, sin cautelar el desarrollo de un Proceso formal que resguarde los intereses de la Municipalidad por las ofertas económicas que bien podrían haber presentado, de haber participado varios postores.

En mérito a lo dispuesto en la NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos, se puso de conocimiento a la Señora: Abog. Nelly QUEVEDO Serrano, en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 39-2003-OAI-MPS de fecha 21.01.03 a fin que formule sus aclaraciones; la misma que se realizó en el siguiente sentido:

NELLY QUEVEDO SERRANO como Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de fecha 23 y 31 de Enero del 2003, manifiesta que: “ ... ha quedado plenamente e idóneamente establecido que, el contrato N° 17-2001 (vigente del 1° Agosto al 31 Diciembre 2001) y el contrato N° 01-2002 (vigente desde el 1° Enero al 31 Diciembre 2002) suscrito por la gestión de Rentas 2001-2002 ambos, es la continuidad del acto de subasta pública N° 001-2000-MPS teniendo como ganador de la buena pro al señor José HUARIZ Zegarra, para la concesión de los servicios higiénicos del Terminal terrestre. El Art. 54 de la Ley 23853- Ley Orgánica de Municipalidades, entre otros establece legalmente que la rescisión de la concesión sólo se da por incumplimiento del contrato, situación que no se ha dado por parte de dicho



concesionario ni ésta Municipalidad, ya que durante la gestión de la suscrita se han cumplido las cláusulas del contrato.

También se adiciona a dicha situación y para la renovación de ambos contratos la autorización del Sr. Alcalde, Julio VILLANUEVA Ferrero, quien por convenir a los intereses de la Municipalidad dispuso que de S/1000,00 (Mil Y 00/100 Nuevos Soles), mensuales aproximadamente que se recaudaba por la concesión de tales servicios a mediados del año 2000 (tomando en cuenta que la subasta pública que se llevó a cabo el 07.06.2000), en las postrimerías del año 2001 asciende a 60% más (Agosto a Diciembre del 2001), es decir la renta mensual subió a S/ 1 600,00 nuevos soles y para el inicio del 2002 aumentó en 100% con relación al costo inicial ( 42% del monto bruto recaudado según subasta pública del 07.06.2000), o sea a S/ 2 000,00 (Dos Mil y 00/100 Nuevos Soles), mensuales...en ambos casos las propuestas fueron dispuestas en forma directa, personal por el Sr. Alcalde y por consiguiente su ejecución comunicada a dicho titular...”

De los comentarios vertidos por dicha Funcionaria, se tiene de que para la renovación del contrato N° 01-2002-OR-MPS de los SS.HH del Terminal Terrestre al Sr. HUARIZ Zegarra, textualmente indica que la propuesta fue dispuesta en forma directa y personal por el Sr. Alcalde (Ex Alcalde) y que su persona solamente se limitó a ejecutar la renovación del Contrato; en consecuencia se puede decir que la citada funcionaria ha incurrido en incumplimiento del Art. 21 Obligaciones de los servidores, Inc. d) “ conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño” del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa, concordante con el Art. 132 del D.S N° 005-90-PCM Reglamento del referido cuerpo legal; al haber acatado una orden superior Jerárquica, sin contar con documento formal alguno y limitado a recibir una orden verbal.

5. - RENTAS MENSUALES POR ARRENDAMIENTOS DE MODULOS DEL TERMINAL TERRESTRE NO SE HAYAN JUSTIFICADOS DEBIDO A CARENCIA DE TASACION TÉCNICA

Evaluada y analizada la documentación sustentatoria idónea de la gestión administrativa desarrollada por la Oficina de Rentas correspondiente al ejercicio 2001, se ha podido observar que para otorgar en arrendamiento los módulos y/o tiendas a los usuarios del Terminal Terrestre, no se ha realizado una tasación técnica en la que se pueda determinar el valor referencial y permita sanear el costo real del Alquiler mensual a los usuarios de las mismas; situación esta que motivó la expedición del Acuerdo de Concejo N° 100-2001-MPS, en la que en su artículo segundo se acuerda: "Rebajar la merced conductiva de los módulos y/o tiendas del Terminal Terrestre en un 50% del alquiler inicial".

El hecho expuesto revela inobservancia a la siguiente normatividad:

- Decreto Supremo N° 154-01-EF- "Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal", que en su Art. N° 65° Renta, indica: "El Comité de gestión patrimonial deberá encargar la realización de una tasación del valor del mercado de las rentas de predios del lugar en el que se encuentra ubicado el predio a arrendar, según el uso para el que se le dará en arrendamiento. Tratándose de arrendamiento directo, la renta a pactarse no podrá ser inferior al 80% del valor de la tasación.



En los casos de arrendamiento por Subasta Pública, el precio base no podrá ser inferior al 80% de la tasación. Para la segunda convocatoria y las ulteriores, el precio base se castigará en un 10%".

- Artículo cuarto de los contratos de alquiler con los usuarios del Terminal Terrestre, que indica: "Si la arrendataria dejase de abonar dos mensualidades se dará por resuelto el contrato y se dispondrá la desocupación de la tienda..."

El hecho expuesto ha traído consigo de que al no desarrollarse una tasación técnica de las tiendas del terminal terrestre a efectos de conocer los costos reales que por arrendamiento deberían pagar los usuarios, ello a limitado a la Municipalidad a poder obtener una mejor rentabilidad por dichas transacciones.

La causa de estos hechos se ha motivado a nuestro criterio por la informalidad en que se han manejado los contratos de arrendamiento a los usuarios del terminal terrestre, sin antes haberse premunido de un estudio técnico que garantice los intereses de la entidad.

En mérito a lo dispuesto en la NAGU 3.60 Comunicación De Hallazgos, se puso de conocimiento a la Señora: Abog. Nelly QUEVEDO Serrano, en su calidad de Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, mediante Memorándum N° 39-2003-OAI-MPS de fecha 21.01.03, a fin que formule sus aclaraciones; la misma que se realizó en el siguiente sentido:

NELLY QUEVEDO SERRANO como Ex – Jefe de la Oficina de Rentas, con Carta S/n de fecha 23 y 31 de Enero del 2003, manifiesta que: “ ... El Acuerdo de Concejo N° 100-2001-MPS, sobre rebaja del 50% de la merced conductiva fue promulgado el 24. Agosto del 2001, es decir antes que la suscrita sea asignada al cargo de Jefe de Rentas mediante Resolución de Alcaldía N° 0493-01-MPS del 31 Agosto del 2001 oficializándolo recién a partir del mes 05 Setiembre del 2001, en consecuencia ni se puede atribuir que,.... Para otorgar en arrendamiento los módulos y/o tiendas del terminal terrestre no se ha realizado una tasación técnica en la que se pueda determinar el valor referencial y permita sanear el costo del alquiler mensual a los usuarios de las mismas; situación ésta que motivo la expedición del Acuerdo de Concejo N° 100-2001-MPS... ”

Más aún que dicha norma es de rango superior, dictada por el pleno edil (Asamblea Municipal) en uso de sus funciones y criterios que pudiesen haber tenido para su aprobación y tomando como fuente al Acuerdo de Concejo N° 001-2001 y ninguno de ellos ha considerado como base legal al Decreto Supremo N° 154-2001-EF publicado el 18 de Julio del 2001.

De otro lado, cabe mencionar que para los bienes de propiedad municipal sólo existe el Acuerdo de Concejo N° 016-99-MPS del 16 de Febrero del año1999 que conforma el comité de subastas empero para la venta de tales bienes, más no existe similar norma dictada antes, ni durante mi gestión, para el arrendamiento de aquellos, por lo tanto no hay obligación de cumplir una norma municipal inexistente, máxime que los alquileres en mención no devienen a partir y/o con mi gestión (fines año 2001-inicios 2002), sino desde el año 2000 aproximadamente con ocasión que, al termino de la construcción del Terminal Terrestre (1999) se tuvo como finalidad exclusiva el reordenamiento de la informalidad del transporte interprovincial, etc.



... El Decreto Supremo 154-2001-EF publicado el 18 de Julio del 2001 no le es aplicable ( año 2000), por el principio de irretroactividad de las leyes. Igual manera el dispositivo solo se aplica de manera supletoria a las referidas municipalidades a tenor de lo dispuesto en la tercera disposición complementaria de la misma, por cuanto en el articulo segundo del indicado Decreto Supremo, no consigna a dicha legislación como ámbito de aplicación y competencia de las municipalidades.

De los comentarios vertidos por la citada Profesional, se tiene que la rebaja del 50% de la Merced Conductiva fue promulgada con fecha 24 Agosto del 2001, es decir antes de que la referida Profesional se haga cargo de la Oficina de Rentas, mediante Resolución de Alcaldía N° 0493-2001-MPS del 31 de Agosto del 2001, lo cual denota que en su calidad de Jefa de dicha Oficina, en el periodo sub examen, sólo se limitó a cumplir con el Acuerdo de Concejo N° 100-2001; en consecuencia Subsana la observación en éste extremo.

De lo expuesto se establece que el hecho reparado no se traduce como Responsabilidad Administrativa; por cuanto la comprendida en el hallazgo de Auditoría a demostrado mediante evidencia documentaria de que los costos de los arrendamientos de las tiendas a los usuarios del Terminal Terrestre ya estaban establecidos mediante Acuerdo de Concejo N° 100-2001.

III. CONCLUSIONES:

a) Se comprobó que las Recaudaciones efectuadas por la Oficina de Rentas en los rubros Impuesto Predial y Arbitrios Municipales durante el ejercicio 2001, no alcanzaron las estimaciones fijadas en el Presupuesto Institucional, concluyéndose que las proyecciones de recaudación realizadas por la Oficina de Rentas se calculan en función a los ingresos captados durante el ejercicio anterior; en consecuencia no se determina Responsabilidad a los involucrados en ésta observación; por cuanto la Oficina de Planificación y Presupuesto debe realizar las estimaciones de recaudación en función a las cifras alcanzadas por la oficina de Rentas.

b) Se comprobó que los saldos de las cuentas por cobrar que mantiene la Oficina

de Rentas al 31 de Diciembre del 2001, ascienden a la suma S/. 32 932 674,10 (Treinta y Dos Millones Novecientos treinta y dos mil Seiscientos sesenta y cuatro y 10/100 Nuevos Soles) y los saldos que mantiene la unidad de Contabilidad ascienden a la suma de S/. 39 060 042,54 (Treinta y Nueve Millones Sesenta Mil cuarenta y dos y 54/100 Nuevos Soles); estableciéndose que la falta conciliación de estos se motivó por la obsolescencia del sistema Wang, al no poderse transferirse la información al nuevo sistema integral de Rentas.

c) Se comprobó mediante arqueo de valores – Sisa Ambulantes, a la comisionista, Sra. Carlita Soza Villa, un faltante de S/. 650,00 (Seiscientos

Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles), resultando responsable de este hecho el Sr. Jorge Zamudio Lara, al haber sido negligente y/o no acreditar con documento formal alguno él debido cargo que revele la entrega de los valores a la citada comisionista; Asumiendo su responsabilidad dicho servidor al disponer a voluntad personal el descuento de S/. 50,00 (Cincuenta Y 00/1 00 Nuevos Soles) para saldar la suma determinada de S/. 650,00 (Seiscientos Cincuenta Y 00/100 Nuevos Soles), habiendo ya a la fecha

saldado dicha suma. Sin embargo le asiste Responsabilidad Administrativa al referido servidor por haber incurrido en transgresión del Art. 21 Obligaciones de



los servidores, Inc. d) “ conocer exhaustivamente las labores del cargo y capacitarse para un mejor desempeño” del Decreto Legislativo 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa, concordante con el Art. 132 del D.S N° 005-90-PCM Reglamento del referido cuerpo legal.

d) Se comprobó Incumplimiento de Deberes y Obligaciones en la concesión de los Servicios Higiénicos del terminal terrestre, concedidas al Sr. José Huapaya

Solís, mediante Contrato N° 01-2002-OR-MPS; resultando responsable de éste hecho la Jefe de la Oficina de Rentas de aquel entonces, Abog. Nerón Corrales

Serrano, al no cumplir con los procedimientos regulares para estos casos, como es el de haber desarrollado un proceso formal de subasta pública, limitándose

únicamente a obedecer una orden verbal superior el cual tampoco acredita con prueba documentaría alguna que la exima de responsabilidad.

e) Se comprobó que los costos de arrendamientos a los usuarios de las tiendas el Terminal terrestre no se determinaron en función a una tasación técnica previa

que permita conocer los costos reales de la infraestructura para que en función a ello se efectúen los arrendamientos; excluyéndose de responsabilidad a la comprendida; por cuanto los costos ya se encontraban fijados, mediante Acuerdo de Concejo N° 100-2001-MPS.

IV RECOMENDACIONES:

1. - Se Recomienda que la Oficina de Planificación y Presupuesto en la preparación de su Presupuesto Institucional, en la parte competente a las proyecciones estimadas a los ingresos a recaudarse por el rubro de impuestos municipales, tome acciones de coordinación anteladas con la Oficina de Rentas, con el fin de realizar las estimaciones en función a las cifras reales anuales que por ingresos capte dicho ente recaudador y/o las estimaciones que éste mismo proyecte, cuando se trate de un nuevo ejercicio anual. (CONCLUSIÓN N ° 01)

2. - Se Recomienda que mediante Acuerdo de concejo se disponga el nombramiento de una Comisión integrada por la Oficina de Rentas, Oficina de Ejecutoría Coactiva, Unidad de Informática y la Unidad de Contabilidad; dicha comisión en forma mancomunada y en un periodo de corto plazo debe establecer los saldos reales de la cuenta 12 – Cuentas por Cobrar - en función de los registros computarizados (Sistema Integral de Rentas), balances históricos, de tal manera que la información que se vea reflejada en los Estados financieros y que se remiten a los Estamentos pertinentes sea real y/o tan igual como la que mantiene la Oficina de Rentas. (CONCLUSION N° 02)

3.- Con fines de no recaer en casos similares se Recomienda que todos los valores que son entregados a los comisionistas para su cobranza, deben ser obligatoriamente extendidos mediante cargos debidamente especificados e incluidos en el sistema integral de Rentas, con el número de serie que se les entrega, y asimismo contar con las respectivas firmas de los comisionistas como señal de conformidad y de haber recibido los mismos. Medida ésta que permitiría evitar fraudes o apropiaciones de dinero. (CONCLUSION N° 03)

4. - Se Recomienda que en cautela de los intereses municipales la próxima concesión de los servicios higiénicos del Terminal Terrestre, sea adjudicada mediante



subasta pública y el desarrollo del Proceso contemple los procedimientos regulares para estos casos. (CONCLUSION N° 04)

5. - Se Recomienda que la Dirección de Desarrollo Urbano, a través de su División Orgánica competente, disponga se efectué la tasación técnica de la infraestructura del Terminal Terrestre, con fines de conocer los costos reales que por los arrendamientos mensualmente deberían pagar los usuarios de las tiendas, de igual modo ello también permitiría obtener un costo razonado en caso de tomar decisiones de una subasta pública para su venta (CONCLUSIÓN N° 05).

6.- Que el presente informe sea elevado a la Comisión de Procesos administrativos Disciplinarios, para que sea este quien de acuerdo a sus atribuciones y autonomía que la ley le confiere miritue el grado de sanción a aplicar a los comprendidos en el presente examen especial. (CONCLUSION N° 01 AL 05).

Chimbote, Marzo 20 de 2003

----------------------------------------- CPC. JUAN MATTOS REYNA

Jefe Comisión de Auditoría

BIBLIOGRAFÍA

► Constitución Política del Perú.

► Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control – Ley Nº 27785.

► Normas de Auditoría Gubernamental, aprobadas por la Resolución de Contraloría N° 162-95-CG.

► Normas de Auditoría Generalmente aceptadas, aprobadas en el III Congreso Nacional de Contadores Públicos en 1997.

► Normas Internacionales de Auditoria (Versión 1992), aprobadas por el INTOSAL. ► Normas Internacionales de Auditoria-NIA, aprobadas por el Comité Internacional de

Prácticas de Auditoría de la Federación Internacional de Contadores-IFAC.

► Declaraciones sobre Normas de Auditoria-SAS publicadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos-AICPA.

► Pronunciamientos vigentes del Colegio de Contadores Públicos de Lima aprobados y ratificados en los Congresos Nacionales de Contadores Públicos del Perú.

► Normas de Auditoría Gubernamental publicadas y aprobadas por la Contraloría General de los Estados Unidos de América-GAO, (revisión 1994).

► Directrices de control interno (versión 1992) aprobadas por el INTOSAL.



► Normas de Control Interno para el sector público emitidas por la Contraloría General de la República, aprobadas con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG de fecha 03-11-2006.

► Revistas de investigación de la OLACEFS, Auditoría Gubernamental.

► www.monografias.com/

► www.contraloria.gob.pe


auditorÍa gubernamental

Documents