Auditoria administrativa en la UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA en el área de archivo

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Practica de auditoria.

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<ul><li> 1. UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA. INTEGRANTES: Karina Alegria Prez Liliana Snchez Ramrez Mariela Gmez Snchez CATEDRTICO: LIC. Carmen Moreno Tala MATERIA: Auditora Administrativa II TEMA: Auditora Administrativa en el Departamento de Servicios Escolares en el REA DE ARCHIVO. CARRERA: Administracin de Empresas. SEMESTRE: 6to. TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS. </li></ul><p> 2. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 2 INTRODUCCIN. .................................................................................................................................. 3 ANTECEDENTES................................................................................................................................... 4 ORGANIGRAMA ESPECFICO............................................................................................................ 7 PLANEACIN ........................................................................................................................................ 8 FUENTES DE ESTUDIO...................................................................................................................... 10 INVESTIGACION PRELIMINAR. ...................................................................................................... 11 NOMBRE DEL REA.......................................................................................................................... 11 PROPUESTA TECNICA....................................................................................................................... 12 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES................................................................................................. 13 PLAN DE TRABAJO............................................................................................................................ 15 FODA..................................................................................................................................................... 17 FORMATERIA...................................................................................................................................... 18 CUESTIONARIOS, ENCUESTAS O ENTREVISTAS. ...................................................................... 20 UBICACION GEOGRFICA DIRECCIN O MAPA DE LA EMPRESA....................................... 23 ESCALA DE MEDICION..................................................................................................................... 24 Herramientas de evaluacin. .............................................................................................................. 24 EXAMEN............................................................................................................................................... 28 TECNICAS Y ANALISIS. .................................................................................................................... 29 INFORME.............................................................................................................................................. 35 ANEXOS.... 36 3. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 3 INTRODUCCIN. El presente trabajo contiene la informacin que se obtuvo al aplicar una auditoria administrativa en la UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA en el departamento de SERVICIOS ESCOLARES en el rea de ARCHIVO, as como el fundamento terico de los procedimientos que se llevaron a cabo en dicha auditoria. Se llevo a cabo una revisin integral, sistemtica y evaluatoria de la empresa con el propsito de determinar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora, as mismo la realizacin de la auditoria permiti localizar deficiencias dentro de la organizacin que de cierta forma entorpecan el buen funcionamiento de la misma. La auditoria administrativa abarca el anlisis total de la organizacin, con la finalidad de detectar oportunidades de crecimiento que se traduzcan en una administracin eficaz y eficiente, logrando as, brindar las herramientas necesarias para alcanzar una mayor competitividad en el mercado. 4. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 4 ANTECEDENTES. Los antecedentes de la universidad valle del Grijalva se remontan al da 13 de septiembre del ao 1989, fecha en que, como respuesta a la demanda de educacin superior que los jvenes bachilleres del estado reclamaban, inicia clases, en el entonces Centro de Estudios Profesionales del Grijalva A. C. (CEPROG). La oferta educativa inicial se origino con 4 carreras: Contadura Pblica. Ciencias de la Educacin. Administracin Financiera y Bancaria. Administracin Pblica. Al ao siguiente (1990), los directivos de la institucin, (CEPROG) todava advierten que existen sectores de la poblacin a los que la educacin tradicional no atiende, toda vez que estn conformadas por personas econmicamente activas o con responsabilidades familiares que no les permiten acudir al nivel superior de estudios de forma regular, por ello estructuran el modelo semi-escolarizado, mismo que combina elementos pedaggicos que permiten al alumno la consecucin de los objetivos educacionales planeados en los programas de estudio. Las primeras carreras que se ofrecen bajo esta modalidad son: Contadura Pblica. Ciencias de la Educacin. Continuando con su expansin, en 1992 la Secretara de Educacin, autoriza a la universidad la apertura de la Licenciatura en Informtica. 5. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 5 Un ao importante para la universidad es 1993, en el que adquiere su actual denominacin: Universidad Valle del Grijalva, adems que obtiene de la Secretaria de Educacin del estado, previo cumplimiento de los trmites exigidos la autorizacin para las siguientes carreras: Negocios Internacionales. Ingeniera en Sistemas Computacionales. Ingeniero Arquitecto. As mismo, en este ao, se actualizan los planes de estudio de las Licenciaturas de Administracin Pblica y Ciencias de la Educacin, para quedar conformados de la siguiente forma: Ciencias Polticas y Administracin Pblica. Ciencias de la Educacin con terminales en: Psicologa Educativa, Ciencias Sociales y Fsico Matemtico. Para 1997, continuando con el crecimiento sostenido que la Universidad Valle del Grijalva mantiene, se registra el Plan de Estudios de Ingeniera Civil y se adiciona a la modalidad semi-escolarizada la carrera de Derecho. En 1998 la UVG instala su primer campus con sede en Cintalapa y adiciona su oferta Educativa en el campus Zona Norte con sede en Pichucalco iniciando sus funciones en el mes de septiembre. Adems se autorizan las licenciaturas de: Arquitectura. Psicologa del Factor Humano. Mercadotecnia. Administracin de Empresas Tursticas. Pedagoga. 6. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 6 Psicologa Social. Para el ao 2000, se inician las clases en el campus fronterizo de la ciudad de Comitn de Domnguez, siendo este el cuarto campus de la Universidad Valle del Grijalva. As mismo en el mes de febrero del mismo ao se inician los siguientes programas de postgrado: Maestras en Finanzas Estratgicas. Especial en Derecho Penal. Especialidad en Derecho Civil. Especialidad en Procuracin y Administracin de la Justicia. Especialidad en Formacin Docente. Especialidad en Problemas del Aprendizaje. En Julio de este mismo ao se adiciona la maestra en Ingeniera del Medio Ambiente. 1989 CEPROG 1990 SE CREA EL MODELO SEMIESCOLARIZADO 1993 UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA 1998 SE INSTALA EL CAMPUS CINTALAPA 1999 NACE EL CAMPUS PICHUCALCO 2000 INICIA EL CAMPUS COMITN 2003 SE APERTURA EL CAMPUS TAPACHULA 2006 INICIA EL CAMPUS COATZACOALCOS 2008 PASA A FORMAR PARTE DE LA RED DE FORMACION DE GRAN ALCANCE, ALIAT UNIVERSIDADES. 7. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 7 ORGANIGRAMA ESPECFICO. ARCHIVO 8. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 8 PLANEACIN FILOSOFA: El hombre es un ser racional, sociable, creativo, capaz de enfrentar el futuro. La verdadera educacin, abarca todo el ser y todo el periodo de la existencia accesible al hombre, reconociendo las realidades y los valores superiores. La verdadera educacin es el desarrollo armonioso de las facultades fsicas, mentales y espirituales. La educacin integral es un factor fundamental para cambiar nuestra realidad econmica, social, cultural, moral y espiritual. Mantenemos nuestra fe en Dios y el hombre, como principio y fin de nuestra misin histrica. Pertenecer a nuestro sistema educativo exige ser: LUX LUCIS HUMANITATE (LUZ DE LUCES PARA LA HUMANIDAD). VALORES: C ompromiso H onestidad I ntegridad A mor P erseverancia A rmona S ervicio U nidad V eracidad G ratitud 9. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 9 MISIN: Formacin de profesionistas con alta calidad acadmica, humanstica, con niveles de excelencia en el campo de su profesin. que garanticen el xito de las organizaciones y promuevan la cultura de calidad a travs de la filosofa del mejoramiento continuo. Propiciaremos en los estudiantes el espritu de servicio, la vocacin de lderes emprendedores. Comprometerse con la comunidad y el respeto a la dignidad de la persona humana. Teniendo el aprecio por los valores morales, culturales, histricos y sociales de nuestro estado y del pas. Seremos la institucin educativa que ofrezca las mejores opciones y servicios educativos de calidad para satisfacer las expectativas de clientes regionales y nacionales. 10. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 10 FUENTES DE ESTUDIO. En esta etapa consiste en la familiarizacin con la funcin del rea sujeto a revisin, lo cual conlleva a una recoleccin de datos y algunas tcnicas mas utilizadas son las siguientes: Observacin. Esta es una de las tcnicas ms utilizadas e importante en el campo investigativo por su objetividad al captar los hechos, ser empleada los das que sean necesarios. Entrevista: si bien es cierto la entrevista es una de las tcnicas, que permite obtener informacin rpida y eficiente proporcionada por la misma fuente. Por ende de acuerdo a la exigencia del estudio se precisara utilizarla puesto que es ms flexible y permitir profundizar en la temtica, con la finalidad de que d lugar a ms informacin y ser dirigida a la Lic. Adriana Snchez Villafuerte, encargada del rea de archivo. Encuestas este instrumento ser empleado con la finalidad de adquirir respuesta escrita por parte de los encuestados. Ser dirigida a los clientes consumidores de la farmacia, sus alrededores y se utilizaran preguntas cerradas, algunas con opcin a elegir. 11. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 11 INVESTIGACION PRELIMINAR. Para poder recabar informacin fue necesario realizar oficios para la autorizacin de esta prctica, as como tambin se elaboro un plan de trabajo para indicar los tiempos en que se acudir al rea de archivo para solicitar informacin o supervisin y por consiguiente el cronograma de actividades en el cual se dan a conocer en qu tiempo se harn cada actividades de dicha prctica. NOMBRE DEL REA. La auditoria administrativa se aplicar en la UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA campus Tuxtla Gutirrez Chispas, en el departamento de SERVICIOS ESCOLARES en el rea de ARCHIVO. 12. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 12 PROPUESTA TECNICA. CRITERIOS DE EVALUACIN FECHA: NOMBRE DEL EMPLEADO: MEDIANTE ESTE FORMATOSE DECEA CONOCER EL NIVEL DE DESEMPEO DEL PERSONAL DE STA REA, PARA AS PODER IMPLEMENTAR UN MEJOR SERVICIO DE ATENCIN AL ALUMNO. TOMANDO EN CUENTA LOS SIGUIENTES INDICADORES: 4= EXCELENTE 3=BUENO 2=REGULAR 1=DEFICIENTE FACTORES DE EVALUACIN CALIFICACIN Servicio Capacidad de respuesta Atencin Aspectos que debera mejorar: Observaciones: Totales: Firma 13. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 13 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. NO. ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 1 INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO. 2 INVESTIGAR LA EMPRESA. 3 ADQUISICIN DE MATERIALES PARA LA ELABORACIN DE LA AUDITORIA. 4 ELABORAR OFICIOS DE SOLICITUDES. 5 GESTIONAR LOS OFICIOS. 6 ENTREVISTA CON LOS ADMINISTRADORES. 7 SOLICITAR LA INFORMACIN. 8 HACER UN PLAN DE TRABAJO. 9 DISEAR FORMATEARA. 10 ANALIZAR Y CLASIFICAR LA INFORMACIN. 11 ELABORAR ENCUESTAS Y APLICARLAS. 14. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 14 12 HACER ENTREVISTA. 13 HACER AUDITORA. 14 TABULAR LA INFORMACIN. 15 ELABORARA EL INFORME. 16 ELABORAR DIAPOSITIVAS. 17 ELABORAR LAS RECOMENDACIONES. 18 ELABORAR LAS DIAPOSITIVAS. 19 PRESENTAR EL TRABAJO FINAL EN EL SALN DE CLASES. 20 SUBIR EL TRABAJO FINAL AL INTERNET. 15. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 15 PLAN DE TRABAJO UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA DEPARTAMENTO: Servicios Escolares. AREA: Archivo. ETAPA FECHA HORA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES MATERIAL A UTILIZAR OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD RESULTADOS I 20/02/2 014 10:00 am Bienvenida de la Lic.Fany Papelera y grabadoras. Acordar los lineamientos de Auditoria Administrativa. Firma de convenio de la confiabilidad. 24/02/2 014 10:30 am Entrevista de trabajo con la Lic. Adriana Snchez Villafuerte. Can- informacin de la empresa. Concientizar la auditoria administrativa. Minuta concentrada de acuerdos. 25/02/2 014 10:00 am Platica dirigida al personal del rea de archivo. Can Dar a conocer al rea de archivo de la prctica a realizar. Conocer ampliamente el rea de archivo. 26/02/2 014 9:30 am Conocer los horarios de trabajo de alimentos o descanso. Papelera Tener en cuenta los horarios accesibles a ejecutar. Saber los horarios para no tener inconvenientes al obtener informacin II 27/02/2 014 11:00 am Recepcin de planeaciones, lineamientos y resultados de trabajo operativo de la empresa. Archivos magnticos. Archivos fsicos. Conocer y analizar la normatividad de la empresa. Documentos. 04/03/2 014 10:30 am Elaboracin de papeles de trabajo. Papelera. Saber elaborar los documentos necesarios para el acceso de informacin. Documentos. 16. JUNIO DEL 2014 AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EN REA DE ARCHIVO. 16 11/03/2 014 11:00 am Revisin de los instrumentos de evaluacin. Archivo fsico. Conocer las herramientas que utiliza el rea auditada. Expedientes, formatos III 25/03/2 014 12:00 am Elaboracin de encuestas. Papelera. Conocer la opinin de los alumnos. Conocer la opinin de los involucrados. 26/03/2 014 12:30 am Aplicacin de encuestas. Papelera. Saber qu opinin tienen los alumnos acerca del rea de archivo. Conocer el servicio que ofrece el personal hacia los alumnos. 22/04/2 014 11:00 am Anlisis e interpretacin de los resultados. Papelera. Analizar y compararla opinin de los alumnos con la informacin que nos facilitaron. Conocer ms ampliamente la opinin de los alumnos hacia el servicio que ofrece. IV 23/04/2 014 12:30 am Elaboracin del informe y recomendacions Papelera. Dar a conocer la informacin recopilada y buscar alternativas Llegar a la conclusin y que alternativas de solucin se tomaran en cuenta. 25/05/2 014 10:00 am Presentacin de la a...</p>

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