auditorÍas de segunda parte - edubasc.orgedubasc.org/cursos/auditorias de segunda...

CICAB WBOBusiness Alliance for Secure CommerceInstructor WBO Ing. Luis Guillermo Barreto Botero

AUDITORÍAS DE SEGUNDA

PARTE


OBJETIVO

Asegurar la cadena de suministros a través

de la verificación de condiciones de seguridad

de los asociados de negocio.


DEFINICIÓN

AUDITORIAS DE SEGUNDA PARTE

Son auditorias externas que se llevan a cabo por partes que tienen un

interés en la organización (clientes, proveedores).

AUDITORIA

El examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de

una empresa y de sus métodos de control, medios de operación y

empleo que dé a sus recursos humanos y materiales (Actividades

seguras).


Cadena de

Suministros

Norma Basc Versión 5 de 2017


QUIENES INTERVIENEN EN LA

CADENA DE SUMINISTROS

Clientes

Proveedores

Terceras partes

Recibe un producto o servicio. Beneficiado de la

actividad

Provee un servicio o un producto

(material de empaque, embalaje, materia prima,

transporte, vigilancia, entre otros)

Actores involucrados que no tienen una relación

directa con la empresa

Los asociados de negocio serán identificados con base al riesgo


SEGURIDAD EN LA CADENA DE

SUMINISTROS

Identifique el riesgo

Evalué el riesgo

Defina el tratamiento

Realice seguimiento

Qué, cómo, donde puede suceder,

Quién lo genera

Definir el nivel de riesgo (bajo, medio, alto)

Acuerdos de seguridad

Auditorias de segunda parte


AUDITORIAS DE SEGUNDA PARTE

ANTES

• Programación de las visitas

• Asociado de negocio a visitar

• Auditor

• Conocimiento del asociado de

negocio

• Requisitos a cumplir el asociado de

negocio

• Riesgos del asociado de negocio

• Acuerdo de seguridad

• Metodología para la realización de

la auditoria

• Visita a las instalaciones del

asociado de negocio

DURANTE

• Condiciones de seguridad física

• Personal confiable y competente

• Documentación disponible

• Preparación y respuesta a eventos

VERIFICACIÓN ACUERDOS DE SEGURIDAD

DESPUÉS

• Informe de auditoria

• Recomendaciones

• Concepto final


POSIBLES RIESGOS CON

ASOCIADOS DE NEGOCIO

Transporte Terrestre

• Contaminación de la carga

• Fuga de información

• Robo de la mercancía

Vigilancia y Seg Privada

• Conspiración Interna


• Contaminación de la

carga

Proveedores manejo Logo


• Mal uso imagen Corporativa

Auxiliares de Cargue



Agentes Aduanales y Carga


• Empresa Fachadas e ilegales

• Lavado de activos

• Contrabando

Sistemas de Información


• Perdida de Información

Expo - Impo

• Contaminación de

la carga

• Terrorismo

• Empresas Fachada

• Lavado de activos

Terminales Portuarias

Depósitos




INTERNAS EXTERNAS

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE

ORGANIZACIÓN PROVEEDOR/CLIENTE ENTE CERTIFICADOR

Objetivos:

Determinar si el SGCS:

Es conforme con los requisitos

planificados.

Se ha implementado y se

mantiene de manera eficaz.

Objetivos:

Evaluar la adecuación para

cumplir eficazmente los

requisitos del sistema de

gestión del desarrollo del

proveedor.

Verificar la aplicación de

disposiciones contractuales.

Objetivos:

Evaluar la capacidad para

cumplir los requisitos mínimos

de la norma.

Disminuir la necesidad de

efectuar auditoria por los

clientes.

Para:

Evaluar la eficacia del sistema

de gestión.

Identificar oportunidades de

mejora.

Para:

Evaluar la eficacia del sistema

de gestión.

Identificar oportunidades de

mejora.

Para:

Certificación o acreditación de

una norma.

1.GENERALIDADES


Requisitos de Asociados de

Negocio

Seguridad de las unidades de carga y

Unidades de Transporte

Seguridad en los procesos

de manejo de carga

Seguridad enlos procesos relaciónanos

con el personal

Control de acceso y Seguridad

Física

Seguridad en los procesos relacionados

contecnología y la

información

Anillos de Seguridad Ctpat

Estándar 5.0.1

V5:2017


ESTÁNDAR

INTERNACIONAL DE

SEGURIDADBASC

5.0.1EMPRESAS CON RELACIÓN DIRECTA CON LA CARGA Y CON LAS UNIDADES

DE TRANSPORTE DE CARGA

VERSIÓN 5 – 2017

FECHA DE APROBACIÓN: 10 DE AGOSTO DE 2017


Por Ejemplo:


1. REQUISITOS DE

ASOCIADOS DENEGOCIO


Los Asociados

de Negocio

Partes interesadas de la

empresa, vinculados a la

cadena de suministro, que se

consideran con algún nivel de

criticidad de acuerdo a la

gestión de riesgos de la

empresa.


G E S T I Ó N D E

• A S O C I A D O S D E N E G O C I O

• La empresa DEBE establecer un

procedimiento documentado que defina la

metodología para laselección y revisión

periódica de sus asociados de negocio.


Este debe

incluir


PREVENCIÓN DEL LAVADO DE

ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO


Factoresparalaidentificaciónde operacionessospechosas:


2 . S E G U R I D A D D E L A S U N I D A D E S

D E C A R G A Y U N I D A D E S D E

T R A N S P O R T E D E C A R G A


Unidadde

Carga

Unidades de transporte de carga (ULD)


Inspecciones a las unidades de carga y unidades de

transporte de carga (ULD)

Se Debe contar con un procedimiento documentado


EST EREQUI SI T OSEINCORPORÓA L

EST Á NDA RI NT ERNA CI ONA L DESEGURI DAD, COMOUN ESFUERZOPA RA EVI T A RLA

I NT RODUCCI ÓN DECONT A MI NA NTES EN L A

CA DENA DESUMI NI STRO

Prevencióndecontaminacióncruzada

Limpiar

Lavar

Inspeccionar


Integridad de las unidades de carga

y unidades de transporte de carga

Proteccióncontralaintroduccióndemateriales

ypersonasnoautorizadas


SEGURIDAD EN EL PROCESO DE

MANEJO DE LA CARGA

La empresa debe:


SELLOS DE SEGURIDAD

La empresa debe:


C o n t r o ld e

r u t a

La empresa debe:


3. SEGURIDAD EN LOS PROCESOSDE

MANEJO DELACARGA


Son Actividades aplicadas por la

empresa para mantener la

integridad de la carga durante la

producción, fabricación,

empaque, embalaje, manejo de

la documentación y verificación

de la mercancía.


CONTROL DE MATERIA

PRIMA, MATERIAL DE

EMPAQUE Y EMBALAJE

Se DEBE contar con

procedimientos

documentados para el

manejo, control y

revisión de materia

prima, material de

empaque y embalaje,

incluyendo palé/pallets

C


Se DEBE contar con

procedimientos

documentados para el

manejo y control de

precursores químicos y

sustancias controladas,de

conformidad con los

requisitos legales y la

gestión deriesgos.

Precursores Químicas y

Sustancias controladas


PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS DE LA CARGA


DISCREPANCIAS

EN

L A

C A R G A

Debe existir un procedimiento

documentado para investigar y solucionar todos los casos de faltantes o sobrantes y

otras discrepancias o anomalías de la carga .


4.0 S E G U R I D A D E N L O S

P R O C E S O S

R E LA C I O N A D O S C O N E L

P E R S O N A L


SE ENTIENDE COMO PERSONAL A

LOS COLABORADORES DIRECTOS,

EL PERSONAL SUBCONTRATADO Y

EL PERSONALTEMPORAL.


Terminación de la

vinculación Laboral

Mantenimiento del

del persona

Verificación Antes

de la contratación

Selección y

Contratación

Se DEBE contar con un procedimiento

documentado, conforme a la legislación, para:

Gestión del Personal


Programa de Capacitación

La empresa debe

contar con un

programa anual de

capacitación


5.0

CONTROLES

DE ACCESO Y

SEGURDAD

FÍSICA


El control de acceso a las instalaciones

impide laentrada no autorizada,

mantiene control de los

colaboradores, visitantes y

protege losbienes de la empresa


CONTROL DE ACCESO Y PERMANENCIA EN LAS INSTALACIONES


Segur ida d Física

• Medidas de protección de l a s

i ns ta lac iones en donde se l l e v a n a

cabo procesos cr í t icos.


GESTIÓN DEL RIESGO

IMPLEMENTA R ESTABLECER MANTENER DOCUMENTAR

LA EMPRESA DEBE

Elementos de Seguridad

Conformea:


6.0 SEGURIDAD EN

LOS PROCESOS

RELACIONADOS CON

LA TECNOLOGÍA Y LA

INFORMACIÓN


Medidas y controles

establecidos por la

empresa para mantener

la integridad,

cofidencialidad y

disponibilidad de la

documentacion,

registros y evidencias

relacionadas con el

SGCS.


La empresa DEBEestablecer

Política o procedimiento

documentado para:

Identificar

Proteger

Recuperar

Información y Seguridad

en la tecnología de la

información

LA

INFORMACIÓN


2. ETAPAS DE LA AUDITORIA

Ejecución


• Suministra

información

necesaria.

• Facilita la

programación y

coordinación de

actividades

P 2. ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLAN AUDITORIA


Fechas y lugares donde se conducirá la auditoria

y las actividades de la auditoria de campo

Unidades organizacionales y los

procesos a ser auditados.

Tiempo y duración

esperados de las

actividades.



Equipo auditor y auditado.

Metodología de comunicación.

Arreglos logísticos

Confidencial

P2. ETAPAS DE LA AUDITORIA


CLIENTE

REVISA

AUDITADOAPRUEBA



Identificar

Verificar

REQUISITOS APLICABLES DOCUMENTOSPROCESOS.

INTERRELACIONES RECURSOS

IMPLEMENTACION, EFICACIASGCS

MEJORA SGCS

Herramienta


LISTA CHEQUEO


Que Vamos a Auditar?

Auditoria a Empresa

De escoltaje

Que riesgos me genera

este Asociado de negocio?

Cuestionario de PreguntasHacer preguntas con Base

En los estandares

Inicio

Taller.

Construya mínimo dospreguntas por estándar

Conclusiones


Modelo de evaluación


2. Evaluación del sistema

3. Generación de hallazgos

4. Cierre auditoria

1. Reunión de apertura



establecer ambiente deconfianza y consolidarlocuando no exista

Aclarar desde el comienzo,si es necesario, losconceptos básicos de laauditoria (Criterios).

Confirmar la logística.

H





4. Cierre auditoria




EVIDENCIA OBJETIVA

Información cualitativa ócuantitativa, registros oinformes de hechospertinentes a lo que se estáauditando, el cual está basadoen la observación, medida óprueba y el cual pueda serverificado.

Documentación (registros,procedimientos, diseños, etc.)y los resultados de lasmedidas físicas.



MÉTODO DE EVALUACIÓN

Seguir el plan de auditoria.

Entrevista.

Permanecer con disposiciónamable y profesional.

Examine suficiente evidenciaobjetiva en todas las etapas.

Considere el impacto de laobservación.

Seguimiento natural.

Tomar nota y registrar laevidencia.

Enlaces con el equipo auditor.



Tipos de preguntas

Abiertas

Sondeo

Cerradas

Capciosas

Agresivas

Múltiples

Respuesta Ok?

Inicio

Respuesta Ok?

Abierta

Sondeo

Respuesta Ok? Más información?

Cerrada

Final

SI

NO

SI

SI

NO

NOSI

NO Dónde

Qué

Cuándo

Cómo

Por qué

Quién

?



Preguntas Abiertas

Usualmente comienzan con:

Cómo, Qué, Cuando, Por qué,

Descríbame, Permítame…

• ¿De donde viene este

formato?

• ¿Qué control lleva Usted

para…?

• Descríbame por favor el

procedimiento que realiza

para…



Preguntas de Sondeo

• Se emplean para aclarar temas a

los que se ha referido el auditado.

• Confirman la comprensión del

significado de palabras y

afirmaciones

• Ayudan a evitar malos entendidos

¿Qué quiere decir cuando

menciona…?

¿A que se debe que estas cajas no

estén de acuerdo al procedimiento?

¿Cómo funciona éste sistema?



Preguntas Cerradas

Son útiles tanto con auditados comunicativos como con los

reservados

Permiten al auditor confirmar que su resumen de los temas

es exacto

• ¿Qué color de etiqueta va pegada a las cajas de

exportación…?

• ¿El auxiliar de bodega es cargo crítico?

• ¿Ese control lo deben aplicar todos los almacenistas?



Preguntas Capciosas

Sugieren al auditado la respuesta “correcta”.

• ¿Esto no debería estar en el área estéril?

• Siempre diligencia el formato en cada despacho,

¿verdad?

• “Por supuesto, para usted es obvio que esa cinta

no debe estar ahí”



Preguntas Agresivas

¿Finalmente pudieron solucionar sus

problemas y sacar adelante el

proyecto?

¿A Usted no se le facilita controlar

esta documentación?

¿En el tiempo que lleva en este

cargo no se ha molestado en

leer el procedimiento?

¿ Usted cree que con eso cumple

con el control de…?





4. Cierre auditoria




Resultado de la

evaluación de la auditoria

recopilada frente a los

criterios de la auditoria

Los hallazgos no se

pueden sacar de la nada.


POBRECITO!

No pudo encontrar

ninguna no

conformidad

H

SOLICITUD ACCION CORRECTIVA




4. Cierre auditoria



H


REUNIÓN DE CIERRE

Asegura que la organización auditada comprende todos loshallazgos, las no-conformidades y otros comentarios

1. Agradecimientos

2. Objetivo y alcance de la auditoria.

3. Fortalezas de lo encontrado.

4. Presentación de hallazgos.

5. Aceptación de hallazgos.


H


Contenido

Objetivo, alcance y criterios

Fechas y lugares de realización de las actividades de la auditoria

Procesos auditados

Responsables de las actividades

Personal entrevistado

Auditor líder y equipo

Solicitud de acciones correctivas

Aspectos favorables y débiles de la actividad auditada

Conclusiones de la auditoria

Debe ser aprobado y distribuido


INFORME DE AUDITORIA


Verificar las respuestas a lassolicitudes de acciones correctivas ypreventivas

Verificar la eficacia de lasacciones implementadas

Elaborar programa de seguimiento a hallazgos de la auditoria

V

3. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA A


Gracias

¿Preguntas?

auditorÍas de segunda parte - edubasc.orgedubasc.org/cursos/auditorias de segunda...

Documents