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LA CONSULTORÍA AMBIENTAL Unidad Didáctica Nº 7

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AUDITORÍA AMBIENTAL


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AUDITORÍA AMBIENTAL

7.1 CONCEPTO Y DEFINICIÓN

Etimológicamente el término auditoría proviene de la palabra latina audire, que significa oír. La auditoría ambiental es “una herramienta de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la organización de una empresa y la gestión de sus operaciones y procesos con la finalidad de minimizar los efectos ambientales, así como la minimización de recursos y energía, con criterios de desarrollo sostenible”. La Ley de Gestión Ambiental en el Ecuador define a la Auditoría Ambiental como: “el conjunto de métodos y procedimientos de carácter técnico que tienen por objeto verificar el cumplimiento de las normas de protección del medio ambiente en obras y proyectos de desarrollo y en el manejo sustentable de los recursos naturales”. Forma parte de la auditoría gubernamental. La razón básica para realizar una auditoría ambiental, es la supervivencia. Si bien cualquier otro tipo de auditoría es necesaria para conocer el estado de la empresa, la auditoría ambiental es, además, imprescindible por otros motivos: cumplir la legislación vigente, apaciguar la presión pública y evitar sanciones. La auditoría ambiental es una herramienta de la gestión ambiental que debe hacerse de manera sistemática, documentada, periódica y objetiva.

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7.2 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL

Históricamente, las auditorías han pertenecido exclusivamente al ámbito de la contabilidad y han sido fiscalizadas bajo la autoridad de la Dirección General de Rentas. Su régimen de funcionamiento se basa en la búsqueda de errores empleando métodos de enfrentamiento.

La idea de una auditoría específicamente ambiental parece haber surgido a lo largo de los años sesenta, periodo de gestación y desarrollo de varios instrumentos de planificación y de gestión ambiental. Su concepción y modalidades de aplicación fueron bastante modificadas desde entonces, haciendo de la auditoría una herramienta en continua evolución; de hecho, su etimología la podemos encontrar en el término latino audire, que significa oir.

En cuanto a las auditorías de sistemas de gestión ambiental, éstas se desarrollaron en EE. UU. a finales de los años 70 como consecuencia del rápido incremento de la legislación ambiental, del aumento de la complejidad de la misma y de la mayor gravedad de las sanciones impuestas. En Europa las auditorías ambientales, como tales, se introdujeron algo más tarde, si bien hay que señalar que, anteriormente, empresas subsidiarias de compañías americanas ya habían adoptado esta técnica.

Esta tendencia fue más nítida a partir del 1980, cuando el Congreso Americano aprobó una ley denominada “Comprehensive Environment Response Compensation and Liability Act” (más conocida como ley del Superfund), que responsabilizaba civilmente a los propietarios de inmuebles en los cuales se encontrasen sustancias tóxicas en situación tal que pudiesen causar daños ambientales...

Los años ochenta, vieron el primer desarrollo metodológico de la auditoría

ambiental y el inicio del cúmulo de experiencias prácticas. Un marco de ese período es la publicación por la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos de America (EPA- Environmental Protection Agency), el 5 de noviembre de 1985, de su Environmental Auditing Policy Statement que anima al uso voluntario y presenta las directrices sobre la auditoría ambiental. No se trata de una ley o reglamento que hace obligatoria la auditoría ambiental sino, apenas, un documento oficial que recomienda la utilización de este instrumento y presenta directrices para ello.

En1988 la Cámara de Comercio Internacional, una organización volcada a

la ampliación del comercio mundial publica su Position Paper on Environmental Audit, que recomienda la adopción voluntaria de la auditoría ambiental.

Ya en los años noventa se ven algunas iniciativas internacionales con el

objetivo de estimular y difundir el uso de la auditoría ambiental, destacándose tres de ellas.


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En 1992 fue publicada en Gran Bretaña la norma BS 7750 sobre sistemas de gestión ambiental, que incorporó la auditoría ambiental como componente esencial de ese sistema. En el año siguiente la Actual Unión Europea publicó su Directiva 1836, de 29 de junio de 1993, sobre la participación voluntaria de las compañías del sector industrial en un “Esquema comunitario de eco-gestión y auditoria”, mejor conocido internacionalmente por su sigla en inglés EMAS - “Eco-Management and Audit Scheme”.

La adhesión es voluntaria pero, una vez dentro de este esquema, las empresas tienen que cumplir una serie de exigencias, entre ellas la de realizar periódicamente una auditoría con una tercera parte, debidamente acreditada. Los resultados de la auditoría deben ser divulgados según las reglas previstas por esa Directiva.

Finalmente en 1996 fueron publicadas las primeras normas de la serie ISO

14.000 sobre los Sistemas de Gestión Ambiental que, a semejanza de la norma británica, adoptan la auditoría ambiental como elemento indispensable del sistema. Desde esta perspectiva, la auditoría es una herramienta usada principalmente para verificar si la política ambiental de la organización viene siendo cumplida e implementada satisfactoriamente. Este hecho culminó en octubre de 2002 con la integración de la norma de auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y la norma de auditoría de los sistemas de gestión ambiental en un documento único: ISO 19011:2002 “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental”. Actualmente en el 2011 esta norma ha sido modificada y sirve para la realización de auditorías de cualquier Sistema de Gestión.

NORMA ISO 19011:2011


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7.3 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL El objetivo general de una auditoría ambiental es la identificación de cualquier problema existente relacionado con el medio ambiente, tomando siempre como base de partida la normativa ambiental vigente. Sin embargo dependiendo de la situación de la empresa, los objetivos de la auditoría ambiental pueden ser más o menos precisos o pueden estar limitados con respecto a la política ambiental que se desee aplicar. Una auditoría ambiental se realiza generalmente para conseguir uno o varios de los siguientes objetivos:

Determinar la idoneidad y efectividad ambiental de su organización,

procesos e instalaciones. Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de

gestión ambiental y con ello contribuir a la mejora continua de su comportamiento medioambiental.

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente. Dar transparencia a la gestión ambiental de la empresa y facilitar la

comunicación externa e interna a todos los niveles. Proporcionar ventajas frente a la competencia, tales como el prestigio y

una buena imagen. Evaluar inicialmente a una organización cuando se desee establecer

con ella una relación contractual. Incentivar a la innovación tecnológica, y proporcionar a la empresa una

base de datos disponibles.

El alcance y los objetivos de la auditoría ambiental deben fijarse claramente antes de su inicio. Se debe cumplir con la reglamentación y normativa ambiental vigente, tanto a nivel local como a nivel nacional e internacional, para conseguir preservar todo el patrimonio natural.

Al definir el alcance de una auditoría se deberá tener en cuenta el tipo de instalación que se pretende auditar, los elementos de la misma que se van a auditar y la profundidad con que se debe realizar la auditoría; ya que, según lo que se quiera conocer, se pueden realizar diferentes tipos de auditoría.

En cualquier caso, el alcance de cada auditoría debe quedar claramente definido, determinándose de manera explícita: 1º) Los temas que abarca.

2º) Las actividades que son objeto de la auditoría.


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3º) Las normas de calidad y comportamiento ambiental.

4º) El período que abarca la auditoría. La auditoría se convierte por tanto en un elemento importante dentro de un amplio programa para conocer primero el balance de la calidad y del medio ambiente de la empresa, y después actuar en consecuencia. No debe ser considerada como una obligación y una forma de evitar sanciones, multas o retirada de licencias. Debe tener otras finalidades y otros alcances, y por tanto un sentido más amplio, pues una correcta gestión beneficia a la calidad, al medio ambiente y a la empresa. 7.4 RELACIONES ENTRE LA AUDITORÍA AMBIENTAL

Y LA EVALUACIÓN DEL IMPACTO AMBIENTAL A pesar que la evaluación del impacto ambiental posee mucha similitud con la auditoría ambiental, ambas tienen, sin embargo, notables diferencias. En este sentido, la evaluación de impacto ambiental es obligatoria para la obtención de la autorización administrativa necesaria para la puesta en marcha de ciertas actividades indicadas en la normativa legal correspondiente. Las diferencias entre una auditoría ambiental y una evaluación de impacto ambiental son esencialmente las siguientes:

a) La evaluación de impacto ambiental es un trámite obligatorio para la obtención de una serie de autorizaciones administrativas, mientras que la auditoría ambiental está relacionada con la vida administrativa de la empresa.

b) Los estudios de impacto ambiental son, por tanto, previa a la construcción,

instalación y puesta en marcha del proyecto en cuestión, más limitados temporalmente, lo cual es, por otro lado, una ventaja. La auditoría, sin embargo, debe realizarse periódicamente durante el funcionamiento de la empresa, y es un informe sobre la situación ambiental de la actividad auditada en un momento dado.

c) La evaluación de impacto ambiental es un estudio encargado por la

empresa para detectar todos los efectos generados por el proyecto y reducirlos. Por el contrario, la auditoría, al ser un estudio de interés para la propia empresa, debe cubrir totalmente sus objetivos, detectando todos los fallos, deficiencias y riesgos.

d) Tanto la auditoría ambiental, como la evaluación de impacto ambiental

tiene un contenido reglamentario y constituyen una obligación legal. Sin embargo, el objetivo principal de ambos estudios es el mismo: conocer el impacto ambiental generado por una determinada actividad empresarial


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7.5 VENTAJAS DE LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES

Las empresas que desean conocer y analizar su situación respecto al medio ambiente realizan auditorias, ya sean internas, efectuadas por la propia empresa o externas, solicitadas organizaciones especializadas.

La auditoría ambiental se convierte entonces en un instrumento de gestión

que garantiza el correcto funcionamiento de las políticas adoptadas sobre el medio ambiente, proporcionando ventajas tanto a la propia empresa como al entorno natural en que esta se desenvuelve.

Como herramienta, resulta cada vez más imprescindible dentro de la

gestión empresarial si se quiere asegurar que las actividades puestas en práctica por las empresas no contribuyan al deterioro sobre el medio ambiente. En muchos casos, la auditoría ambiental resulta incluso de obligado cumplimiento dependiendo de la legislación vigente.

La auditoria debe saber conjugar el objetivo prioritario de la empresa, el de

la obtención de beneficios, con el de protección del medio ambiente. Por tanto, la auditoría ambiental proporciona grandes ventajas y

posibilidades a las empresas como:

− La mejora del rendimiento y la utilización de los recursos, con lo cual se produce un incremento en el ahorro.

− La posibilidad de utilizar una valiosa información ambiental en la toma de decisiones continua que permita, ante cualquier cambio, efectuar las mediciones de impacto ambiental que provocaría la nueva estrategia a poner en práctica.

− La facilidad que proporciona para obtener seguros que cubren riesgos ambientales, así como para la obtención de licencias, permisos, ayudas o subvenciones, contratos públicos, etc.

− Ayuda tanto a directivos como a empleados en el conocimiento de la situación y política ambiental de la empresa, facilitando además el intercambio de información entre los diversos sectores productivos.

− Aumento de la credibilidad externa, sobre todo ante sus clientes, socios, fuentes de financiamiento.

− Fiel cumplimiento de la legislación ambiental vigente que competa a la empresa y mayor información acerca de la legislación de aplicación.

− Establecer criterios de urgencia para el control de la contaminación.


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− Reducciones en la generación de productos residuales.

− Ahorrar costos de producción y en la mejora de la planificación.

− Detectar y corregir inmediatamente malos hábitos de mantenimiento realizados en forma rutinaria.

− Prevenir consecuencias graves para el medio en caso de grandes accidentes y facilitar la toma de decisiones en materia de mitigación.

− Aumento del valor de las acciones de la empresa.

− Logro de una buena imagen pública y mejora del nivel de satisfacción de

los clientes preocupados por el respeto hacia el medio ambiente. 7.6 TIPOS DE AUDITORÍAS AMBIENTALES

Existen tantos tipos de auditorías ambientales como situaciones ambientales de las empresas. Según los distintos criterios que utilicemos para la clasificación, tendremos: AUDITORÍAS EN FUNCIÓN DEL ORIGEN

Las auditorías pueden ser externas o internas. Las auditorías internas son las realizadas, con fines internos, por la organización o en su nombre. En cambio, las auditorías externas son las realizadas por entes que tienen interés en la organización o por organizaciones auditoras independientes.


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Auditorías internas o de primera parte

Auditoría realizada por la organización a sus propios sistemas y procedimientos.

Sus objetivos son:

- Asegurar que se cumplen los planes para la gestión ambiental, y que el Sistema de Gestión Ambiental, SGA, ha sido adecuadamente implantado y mantenido.

- Informar a la dirección de la situación del SGA.

- Realizadas por personal de la empresa, o subcontratado por ésta, pero siempre a iniciativa de la propia empresa y siguiendo su metodología.

- En este tipo de auditorías, la figura del auditor, auditado y cliente pertenecen, o actúan,

bajo las directrices de una misma empresa. Auditorías externas

De Segunda Parte De Tercera Parte • Realizadas por la organización a sus

proveedores y subcontratistas.

• Poseen como objetivos:

- Determinar la adecuación de los proveedores.

- Evaluar la validez de los proveedores o subcontratistas.

• Evaluación realizada por un organismo

independiente de la organización, de sus proveedores y de sus clientes, tales como los organismos certificadores.

• Generalmente, realizada por un organismo de certificación conforme a una norma de Sistemas de Gestión Ambiental.

• Posee como objetivos:

- Determinar que el SGA de una organización

ha sido documentado e implementado conforme a una norma específica.

- Obtener una certificación

• En este tipo de auditorías, el auditado y el cliente pertenecen a una misma empresa, la empresa que solicita el certificado. En cambio, el auditor pertenece a otra empresa que es, además, un organismo evaluador de conformidad.


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Ventajas y Desventajas de las Auditorías Internas y Externas

Procedencia del

auditor Ventajas Desventajas

Interna

• Conocimiento de la actividad. • Operación en la ejecución. • Permiten aumentar los

intervalos de realización de auditorías externas.

• Carencia de metodología. • Falta de expertos. • Desconocimiento de normas

(Desactualización). • Sesgos de abordar

problemas (Subjetividad).

Externa

• Profesionalidad. • Objetividad. • Independencia. • Metodología. • Conocimiento exhaustivo de

la legislación. • El auditor externo suele

colaborar en la preparación del auditor interno, en la sistematización de sus formas y periodicidad.

• Desconocimiento de las particularidades de la actividad.

• Alto costo económico. • Interfieren la marcha normal

de la actividad. • Los datos de entrada son

aportados por el solicitante pudiendo no incorporarse su verificación o investigación.

AUDITORÍAS EN FUNCIÓN DE SU OBJETIVO

Dependiendo de los objetivos perseguidos, es posible distinguir diferentes clases de auditorías ambientales: • Auditorías de conformidad.- Evaluaciones que permiten comprobar que el

funcionamiento de la empresa se adapta y cumple la normativa vigente en materia de medio ambiente. Este tipo de auditorías sirve de instrumento para cubrir responsabilidades:

- Pasadas: Auditorías de siniestros o accidentes.

- Presentes: Auditorías de situación administrativa o de responsabilidad.

- Futuras: Auditorías de riesgos.

Entre estas auditorías podemos citar las siguientes:


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Auditorías de siniestros o accidentes

• Se inicia como consecuencia de una circunstancia específica, un siniestro, catástrofe o accidente, con el propósito de:

- Hallar las causas.

- Determinar responsabilidades, penales o civiles.

- Buscar soluciones que permitan evitar su repetición en el futuro, independientemente del proceso judicial, penal o civil que, paralelamente, sigan las autoridades correspondientes.

• Se emplea la auditoría como instrumento de defensa.

Auditorías de situación

administrativa

• Consiste en un simple trámite para asegurar la conformidad administrativa o legal de la empresa.

• Se trata de una apreciación de la conformidad administrativa del funcionamiento de la empresa en relación con el medio ambiente.

Auditorías de responsabilidad

Estudio de las responsabilidades civiles o penales del funcionamiento de la empresa en relación con el medio ambiente

Auditorías de riesgo

• Tienen por objetivo perseguir, conocer y limitar todos los riesgos ambientales.

• Puede traducirse en una atenuación de los posibles riesgos jurídicos y económicos que pudieran amenazar a la empresa.

• Carácter más dinámico que el de las anteriores, debido a que

se convierte en una herramienta de evaluación de los riesgos potenciales y de decisión del tipo de gestión o estrategia para prevenir dichos riesgos.

• Auditorías operacionales.- Presentan una mayor dinámica que las anteriores, ya que, además de considerar la responsabilidad potencial, tienen en cuenta las soluciones técnicas y jurídicas de protección ambiental, sus costos e inversiones y sus ventajas. Relacionan, por tanto, responsabilidad con decisión de gestión.

Se trata de auditorías destinadas a preparar una operación, una actividad o una inversión. Entre estas auditorías tenemos:


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Auditorías de proveedores

Tienen como fin, auditar la capacidad de los proveedores para cumplir los requisitos ambientales establecidos en el contrato.

Auditorías para la compra de

empresas

Evaluación de los efectos ambientales, reales y potenciales, de la empresa que va a ser absorbida, adquirida o fusionada por otra, a requerimiento de ésta última.

Auditorías por ubicación y localización

• Empleada en el caso de creación y construcción de una

empresa.

• Auditoría centrada en el análisis de situaciones geográficas, hidrológicas y económicas, entre otras, intentando detectar la incidencia del proyecto en el medio ambiente.

• Trata de minimizar el impacto ambiental y adecuar la empresa respecto a los aspectos legales concernientes.

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Auditorías de impacto

ambiental de productos fabricados

• Diagnóstico de un aspecto de la actividad industrial o comercial en relación con el medio ambiente.

• Algunos de estos aspectos son:

- Análisis de los riesgos que conlleva para el medio el uso de una determinada materia o residuo.

- Efectos del lanzamiento de un nuevo producto o de la realización de una determinada actividad.

- Impacto causado, en el medio ambiente, por la producción o comercialización de un producto específico.

Auditoría de gestión integral

• Comprende el desarrollo general del tema ambiental dentro de la empresa.

• Permite conocer y medir los efectos de la variable ambiental, con objeto de desarrollar una verdadera política sobre la materia, acorde con el resto de los principios que rigen la actividad empresarial.

• Política ambiental evaluada de forma continua y sometida a

los cambios que pudieran ser necesarios.


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OTROS TIPOS DE AUDITORÍAS Existen, además de los establecidos con anterioridad, otros criterios de clasificación, que dan lugar, entre otros, a los siguientes tipos de auditorías:

Auditorías sectoriales

• Analizan, tan sólo, la problemática derivada de una variable

ambiental.

• En este caso se pueden distinguir auditorías de aguas, de residuos, de vertidos, de emisiones atmosféricas, etc.

Auditorías combinadas

En las que se audita, simultáneamente, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental de una organización

Auditorías conjuntas

Evaluación, de un único Sistema de Gestión Ambiental, por parte de dos o más organizaciones.

AUDITORÍAS SEGÚN EL ENTORNO AMBIENTAL AUDITADO

• Auditoría exterior.- Su objeto de estudio son los impactos que la actividad de la empresa provoca en el entorno.

• Auditoría interior.- Su objeto de estudio es el proceso industrial y el medio ambiente laboral.

• Auditoría mixta.- Un diagnóstico medioambiental completo.

AUDITORÍAS SEGÚN SU PERIODICIDAD

• Auditoría permanente.- Evaluación de forma continua en el tiempo.

• Auditoría cíclica o periódica.- A intervalos determinados en el tiempo.

• Auditoría discontinua.- De manera intermitente.

• Auditoría única.- Se realiza una sola vez.


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7.7 LOS PROTAGONISTAS DE LA AUDITORÍA

La auditoría es un proceso que implica a tres partes:

1. El cliente 2. El auditor 3. El auditado.

1. El cliente

El cliente es la organización (persona jurídica) o el individuo (persona física) que solicita y se somete a la realización de una auditoría.

Cuando formula la solicitud, el cliente debe especificar cuál es el objeto de la auditoría y cuál es la norma contra la que deben compararse las evidencias objetivas halladas por el auditor. El objeto debe estar claramente definido en cuanto al ámbito geográfico (centro, delegación, fábrica, etc.) y funcional (departamentos, áreas, procesos o funciones) que se desea se auditen; con relación a la norma debe especificarse cuál es la norma que contiene el modelo adoptado: de calidad ISO 9001 y ambiental ISO 14001. Las siguientes figuras pueden actuar como clientes:

a) Un comprador, actual o potencial, con el objeto de evaluar la capacidad de un suministrador para proporcionar productos o servicios que cumplan determinados requisitos especificados. Este comprador será cliente cuando encargue la realización de la auditoría del suministrador a un tercero.

b) Una organización, con el objeto de que su personal interno evalúe el

cumplimiento de sus objetivos y verifique la eficacia del sistema, o bien con la finalidad de que sea un tercero el que ejecute la auditoría a fin de recibir un certificado y/o ser incluido en un registro de empresas certificadas.

c) La Administración, cuando es un organismo oficial el que requiere a

empresas suministradoras de ciertos productos o servicios especiales se sometan a auditoría a cargo de entidades de certificación acreditadas, a organismos de control o a otros entes concesionarios.

Entre las funciones y responsabilidades que le corresponden al cliente, podemos destacar las siguientes:


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− Definir el propósito y objetivo de la auditoría.

− Determinar la norma de referencia.

− Contratar/seleccionar al personal auditor.

− Acordar, junto con el auditor, el período de transcurso de la auditoría.

− Decidir quiénes serán los destinatarios de copias del informe final.

− Realizar las acciones correctoras necesarias según el informe.

− Colaborar positivamente con las tareas del auditor.

2. El auditor

El auditor es la persona calificada para realizar la auditoría. Debemos distinguir entre auditores externos y auditores internos:

a) Auditores externos.- Son los auditores que no son miembros de la organización del auditado. Nos estamos refiriendo a entidades o a individuos que son contratados por el cliente como una tercera parte para realizar la auditoría en su propia organización, o bien en la organización de uno de sus proveedores o subcontratistas en representación suya.

b) Auditores internos.- Son los auditores que forman parte del personal

interno de la organización auditada; se trata de empleados que, con independencia de otras funciones habituales que pueden tener en la organización, asumen el cargo de auditores internos respecto de aquellas funciones, áreas y departamentos en los que no tienen interés o responsabilidad alguna.

Las funciones y responsabilidades del auditor son las siguientes:

− Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoría.

− Planificar y ejecutar la auditoría.

− Informar con antelación suficiente al auditado acerca del plan de auditoría.

− Elaborar el informe final de no conformidades.

− Verificar la eficacia de las acciones correctoras adoptadas.

− Conservar los documentos y registros de la auditoría.


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− Respetar en todo momento las notas de independencia y objetividad.

− Mantener la confidencialidad con el auditado.

Según el número de auditores que participan en una auditoría, éstas

pueden ser realizadas en: solitario, en parejas o en equipo, sin embargo pueden sumarse a los auditores, otros colaboradores tales como: auditores en prácticas, traductores e intérpretes, o incluso observadores.

3. El auditado

El auditado es la organización sobre la cual se realiza la auditoría, independientemente de cual sea su relación con el cliente o con el auditor.

Puede tratarse de una organización completa o sólo de unos centros de fabricación o delegaciones comerciales; de todo el sistema de gestión de la calidad o ambiental, o sólo de algunas áreas, departamentos o funciones.

La figura del cliente y del auditado coinciden en la misma organización o persona cuando es ésta la que encarga a un tercero (una entidad de certificación, por ejemplo) la realización de la auditoría de su propio sistema de calidad o ambiental, a fin de recibir un certificado y/o ser incluido en un registro de empresas certificadas).

Las funciones del auditado son las siguientes: − Nombrar a un interlocutor entre el auditor y el cliente.

− Disponer de los medios suficientes para la ejecución de la auditoría y ponerlas al alcance del auditor.

− Proponer, implantar y dar fe de las acciones correctoras adecuadas a las no conformidades registradas en el informe final.


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7.8 ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN UNA AUDITORÍA Una vez visto lo que es una AA y sus objetivos, el siguiente paso es la

realización de la propia auditoría ambiental. Llegados a este punto, será necesario considerar y analizar detenidamente varios aspectos importantes a la hora de llegar al proceso.

La decisión de realizar una auditoría ambiental, podrá generarse por propia

voluntad de la empresa (voluntaria) o cuando la Autoridad Ambiental Competente solicite su ejecución para cumplir con la legislación ambiental vigente y realizar el control de la Calidad Ambiental (forzosa).

Dependiendo de los objetivos, los alcances y el tamaño de las instalaciones

por auditar, en la mayoría de los casos, es necesario integrar un equipo auditor. El personal que conforme este equipo debe tener la formación, experiencia y cualidades personales necesarias para poder llevar a cabo la auditoría.

En una auditoría se realiza las siguientes actividades:

1. Reunión inicial

2. Ejecución de la auditoría

3. Reunión final

Actividades a realizar

Reunión Inicial Ejecución de la Auditoría Reunión Final

- Presentación - Lista de asistentes - Autorización, alcance y

finalidad de la auditoría - Copia de la revisión actual de la

política y los procedimientos - Áreas generales de la auditoría - Lugar reservado para el equipo

auditor. - Horario de inicio, descanso - Reuniones informales y

reunión final - Situación actual

- El auditor comenzará a visitar las áreas funcionales (departamentos, centros, plantas,...).

- Siguiendo lo establecido en el plan de auditoría, pasará de un área a otra hasta visitar todas las que integran el Sistema de Gestión Ambiental.

- El auditor trabajará en base a los cuestionarios previos de que dispone.

- Agradecimientos a la organización.

- Distribución de la lista de asistentes.

- Cláusula relativa al derecho de impugnación.

- Presentaciones por parte del equipo.

- Resumen de los resultados - Preguntas del auditado. - Borradores del informe. - Elaborar el informe final. - Proporcionar el plan de

acción. - Seguimiento del plan de

acción y cierre.


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7.9 PROCESO DE EJECUCIÓN DE UNA AUDITORÍA AMBIENTAL

El proceso de auditoría consiste en una búsqueda de evidencias objetivas,

primero de que existe una documentación en vigor acorde con los requisitos

de la norma y, segundo, de que los registros demuestren que los trabajos se

hacen de acuerdo a lo documentado, siguiendo pautas de actuación

adecuadas y del mejor modo posible. De esta manera se verificará que existe

un sistema de gestión implantado y en plena vigencia.

En toda auditoría, existen tres etapas claramente diferenciadas. Cada una de

estas etapas básicas se constituye en una serie de pasos a realizar:

1. Pre-auditoría, o sistemática de preparación de la auditoría.

2. Auditoría, o análisis detallado de la organización, procesos e

instalaciones. Es la fase de ejecución de la auditoría propiamente dicha.

3. Post-auditoría, o fase de elaboración y presentación de las conclusiones

obtenidas.


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Pasos a seguir en el proceso de una auditoría


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7.9.1 PRE-AUDITORÍA (FASE DE PREPARACIÓN) Las actividades previas a la realización de una auditoría, lo que se ha venido en denominar como Pre-auditoría, son de una importancia capital, ya que supone estudiar la planificación de la auditoría, programándose las fechas del primer contacto, envío de cuestionarios, visita a las instalaciones, y entrega del informe final; contemplándose los tiempos aceptables para el desarrollo de cada actividad programada, así como los posibles tiempos muertos por razones de fuerza mayor.

Aunque la planificación de una auditoría debe realizarse desde el principio, englobando tanto las fases de Pre-auditoría, Auditoría “in situ” como de Post-auditoría, con frecuencia ésta no se podrá concretar hasta que no se haya realizado la primera visita a la instalación y se haya recopilado la información solicitada. Con estos datos se podrá tener una idea más aproximada del tiempo y los medios necesarios para realizar la auditoría.

El programa deberá estar consensuado con la Dirección de la compañía,

por ejemplo para evitar que las visitas a planta coincidan con las paradas previstas para mantenimiento, temporadas de menor actividad, épocas de vacaciones, etc. entre otras razones porque impedirían una comprobación "in situ" de los procedimientos de operación de la compañía, de las cantidades de efluentes y emisiones producidas, y de poder realizar consultas directas a los principales responsables de cada área.

Un modelo orientativo de cronograma se recoge en el presente esquema típico de planificación de auditorías ambientales:

Cronograma orientativo de una Auditoría Ambiental


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ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN LA PREPARACIÓN

DE UNA AUDITORÍA (FASE DE PREAUDITORÍA) Los aspectos básicos que deben tenerse en cuenta, en la fase de

preparación de la auditoría, o Pre-auditoría son: • Establecer contacto con la empresa auditar.

• Fijar el objetivo u objetivos de la auditoría, así como su ámbito de actuación.

• Fijar los recursos necesarios, tanto humanos como técnicos.

• Elegir una autoridad en el equipo auditor (líder), así como establecer las normas y un protocolo a seguir.

• Establecer la metodología y la planificación adecuada.

• Establecer las actividades en base a un orden cronológico, estableciendo un calendario de actuación.

• Diseñar el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas con el personal.

• Llevar a cabo el proceso de obtención y tratamiento de la información.

• Revisar el proceso productivo de cada uno de los artículos fabricados por la empresa, incluyendo un análisis del producto final.

Aspectos que debe cubrir la etapa de Pre-auditoría

Planificación de la auditoría. Tratamiento de la información.

Alcance del estudio. Sectores a auditar.

Equipo auditor. Proceso de mentalización interna.

Planificación de la auditoría. Comienzo de la auditoría. Calendario de actividades.

Análisis teórico de la actividad. Diseño del sistema de muestreo. Diseño del soporte documental.


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Previo a la realización de la auditoría y con el fin de facilitar y organizar las actuaciones a llevar a cabo, se deben clarificar, definir y planificar todos y cada uno de los siguientes aspectos:

a) Líder del equipo auditor.

b) Alcance, objetivos y criterios de la auditoría.

c) Viabilidad de la auditoría.

d) Periodicidad.

e) Selección del equipo auditor.

f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado.

REVISIÓN Y PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Para comenzar a familiarizarse con las áreas y procesos de la empresa a auditar, o del Sistema de Gestión Ambiental del auditado, es necesario revisar la documentación básica. En este sentido, el auditor deberá revisar de manera general su contenido con el fin de:

• Comprobar que la documentación está completa.

• Verificar que los requisitos de la Norma fueron bien interpretados y aplicados.

• Evaluar que las medidas correctivas y preventivas de un Plan de Manejo Ambiental hayan sido cumplimentadas.

Si el auditor encuentra anomalías, o considera que la norma ha sido

incorrectamente interpretada o aplicada, podrá rehusar ejecutar la auditoría, debiendo avisar al auditado para que complete o modifique su SGA ó el PMA.

En ocasiones, durante la preparación de la auditoría, puede que no existan

procedimientos formales para el proceso que se va a auditar. En este caso, el auditor tendrá que preparar muchas preguntas que formulará durante la auditoría.

El formato y cantidad de tales documentos, depende de los requisitos de procedimiento de la empresa y de la preferencia del auditor. Normalmente incluirán:

• Cuestionarios. • Lista de verificación. • Formato de registros de hallazgos. • Otros documentos.

Entre la documentación a solicitar tenemos:


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• Manual del Sistema de Gestión Ambiental. • Procedimientos de las áreas que se van a auditar. • Instrucciones técnicas y registros pertinentes. • Información sobre el estado tecnológico del proceso. • Informe de auditorías previas. • Documentación de los departamentos a auditar. • Organigrama de los niveles, cargos y personas de la empresa. • Diagramas de flujo, folletos de la empresa, etc. • Plan de Manejo Ambiental que haya sido implementado. • Otros planes implantados: seguridad, formación, etc. • Certificados legales, licencias y permisos ambientales, etc.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

El líder del equipo auditor, deberá preparar un Plan de Auditoría que proporcione la programación y las características básicas de la misma. Éste, deberá ser conocido previamente por los auditores, el cliente de la auditoría y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las auditorías.

De manera general, un Plan de Auditoría deberá incluir:

Contenido

Generales

• Objetivos de la auditoría. • Criterios de la auditoría. • Documentación de referencia. • Alcance de la auditoría. • Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades

de auditoría • Hora y duración estimadas, incluyendo reuniones con la

dirección del auditado y del equipo. • Funciones y responsabilidades del equipo auditor y sus

acompañantes. • Asignación de recursos necesarios.

Específicos

• Identificación del representante del auditado en la auditoría.

• Idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado.

• Asuntos del informe de auditoría. • Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles, etc.). • Puntos relacionados con la confidencialidad. • Acciones de seguimiento de la auditoría.


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El Plan de Auditoría se subdivide en tres etapas:

1. Elaboración, que es en la que se planean los trabajos a realizar en campo para el propósito de la auditoria.

2. Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los trabajos

asignados a los auditores. 3. Solución a comentarios, que llevan el cumplimiento adecuado del

trabajo asignado por el coordinador de la auditoria. El nivel de detalle del plan puede diferir en función del tipo de auditorías, bien sea: inicial, o posterior, interna o externa.

Plan de Auditoría Ambiental

ASIGNACIÓN DE FUNCIONES AL EQUIPO AUDITOR El líder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deberá asignar, a cada miembro, las responsabilidades, funciones, lugares, áreas y actividades a auditar. Para ello deberá tener en cuenta lo siguiente:

• La independencia y competencia de los auditores. • El uso eficaz de los recursos.


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• Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos.

En cualquier caso, la asignación de tareas debe diseñarse de manera flexible para permitir cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría.

CARGO DE AUDITOR NOMBRE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Jefe

- Relaciones con la dirección de la empresa. - Coordinación del equipo auditor. - Realización del programa de actuaciones. - Aprobación del informe final.

Legislación - Recopilación de la legislación vigente.

- Antecedentes de incumplimiento y denuncias - Gestión de permisos de vertido….

Procesos - División del proceso principal en unitarios.

- Balance energético y de materias primas. - Detección de posibles fugas y pérdidas.

Residuos - Elaboración de planes de minimización. - Gestión e inventario de residuos.

Riesgos - Información de accidentes ocurridos.

- Evaluación de posibles riesgos ambientales. - Elaboración de planes de emergencias.

Financiero - Relación de costos y beneficios ambientales.

- Gestión de ayudas y subvenciones públicas. - Reducción de impuestos, bonificaciones, etc.

Funciones y responsabilidades de un Equipo de Auditoría

7.9.2 AUDITORÍA “in situ” (FASE DE EJECUCIÓN) Una vez recogida y estudiada la información solicitada en la fase de pre-auditoría, puede realizarse la verdadera auditoría “in situ”, que se llevará a cabo en las propias instalaciones objeto de la misma.

El auditor trabajará en base a los cuestionarios previos de que dispone. Su función ahora será la de verificar cual es la situación existente, mediante la observación de las instalaciones y dependencias de la planta, el chequeo de documentos, la solicitud de pruebas o ensayos y la realización de entrevistas al personal.

Todas las comprobaciones y verificaciones que realice el auditor deberán ir recogiéndose en un informe "diario". En cuanto concierne a la estructura y contenido de tales informes, debe tenerse presente que los mismos puedan ser chequeados y contrastados por los diferentes miembros del equipo facilitando la


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corroboración de los datos o el descubrimiento de inconsistencias (por ejemplo, las cantidades reflejadas como productos acabados, efluentes generados y residuos que salen de fabricación, deben coincidir con las entradas en almacén, emisiones al exterior o llegadas a plantas de tratamiento de efluentes y retiradas de residuos o basuras). Esta labor de chequeo y contraste de los datos que se hayan recogido en la consulta de documentos, deberá hacerse también planteando las mismas preguntas al personal que realiza diferentes funciones y comprobando registros "in situ". Otras labores de chequeo se harán también contrastando los registros de los vertidos producidos o de los residuos destruidos (certificados de destrucción) con los informes de las Normas de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente y otros organismos reguladores. También deberá comprobarse que los registros de compras de materiales peligrosos son compatibles con los consumos en fabricación y con la generación de residuos. Gestión de tiempo

Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia. Un método apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las distintas actividades que se van a revisar. El auditor deberá estudiar y establecer la ruta lógica y conveniente a través del proceso, que le ayudará a controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones irrelevantes.

Muestreo

El auditor deberá tener claro cuántos documentos, y de qué tipo, es necesario muestrear. Este muestreo se puede realizar por métodos diferentes:

• Aleatorio. • Estadístico. • Por objetivos. • Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los métodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido común. Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad que está bajo revisión, debiendo aumentar su número si se encuentra una no conformidad o información que pueda dar lugar a posibles problemas.


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Entrevistas

Una técnica muy útil a la hora de recopilar información es la entrevista. El auditor deberá preguntar a la gente cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información reciben, que información transmiten, etc. Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de documentación, con poca aportación por parte de las personas que desempeñan las tareas. Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda conseguir la máxima información por parte del entrevistado, en el menor período de tiempo posible y recuerde el carácter de confidencialidad. El jefe del equipo auditor planificará las entrevistas y seleccionará las personas a entrevistar. Dependiendo del tema elegirá a directivos, jefes de proyectos, responsables de mantenimiento, personal de producción, etc. Para preparar la entrevista se recomienda analizar previamente si la información deseada no está disponible por otros medios, identificar a las personas a entrevistar, seleccionar un listado de preguntas y planificar el tiempo y lugar.

Proceso para realizar la auditoría “in situ” El proceso para realizar la auditoría “in situ” conviene estructurarlo en etapas para asegurar la realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. Estas etapas pueden variar de forma considerable de una empresa a otra, y en función del organismo certificador, en el caso de auditorías externas. En general, una buena distribución es la que se muestra a continuación:

REUNIÓN DE APERTURA

COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

REUNIÓN DE CIERRE

Recopilación y Verificación de la información

Búsqueda de evidencias

Evaluación y Generación de Hallazgos

Preparación de las Conclusiones

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor.


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REUNIÓN DE APERTURA

En auditorías externas, la reunión de apertura es una actividad especialmente importante, ya que, en muchos casos, es la primera vez que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Resulta especialmente importante, durante esta reunión, recordar los objetivos y el alcance del proceso de auditoría, de manera que se eviten posteriores confusiones.

• En una auditoría interna, la reunión de apertura es necesaria para iniciar el proceso, aunque suele ser algo menos formal. La empresa auditada deberá establecer un lugar en la propia planta donde pueda reunirse el equipo auditor durante sus visitas.

Características:

• Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta

dirección de la organización y los representantes de las áreas que van a ser auditadas.

• Moderada por el líder del equipo auditor, quien debe asegurar que todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditoría

• No deben aportar nueva información a la entidad auditada, el

objetivo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anteriormente.

Puntos a tratar:

• Presentación de los miembros del equipo auditor a la dirección del auditado.

• Recordar los objetivos y alcance de la auditoría.

• Presentar un resumen de métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditoría.

• Establecer la forma oficial de comunicación entre el equipo auditor y

el auditado.

• Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el equipo auditor.

• Confirmar la hora y fecha para la reunión final y para cualquier otra reunión intermedia.

• Clarificar puntos oscuros del Plan de Auditoría.

Como constancia, se levanta una Acta de la Reunión de Apertura. Después de la reunión, los auditores pueden efectuar una breve visita a las instalaciones para familiarizarse con la disposición de la organización.


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COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

Durante el proceso de auditoría, debe mantenerse en todo momento una comunicación fluida a todos los niveles:

• Entre los miembros del equipo auditor: Deberán informarse y

consultarse periódicamente con el fin de intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.

• Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: El líder del equipo deberá comunicar periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.

• Entre los miembros del equipo auditor y el cliente: Cuando se

considere necesario.

Las no conformidades críticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se descubran, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunión diaria de información y en ese momento, se pueden repartir copias del asunto en cuestión.

En caso de que las evidencias disponibles de la auditoría, indiquen

que los objetivos de la misma no son alcanzables, el líder del equipo auditor deberá informar de las razones al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:

• La modificación del Plan de Auditoría. • Cambios en los objetivos de la auditoría o en su alcance. • La finalización de la auditoría.

Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones, estará examinando y registrando hechos de evidencias objetivas, que serán traducidos a observaciones, que pueden clasificarse como “buenas” o “malas” según indiquen conformidad con los objetivos del cliente, o no.

La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de forma que garanticen que se ha informado de ello y que el auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:

• La parte de la norma, especificación o plan de auditoría que es

cuestionado por la evidencia descubierta. • La evidencia y fuente que respalda la no conformidad. • Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la

evidencia. • Receptor de la información de parte del auditado.


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EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Una vez concluida la reunión de apertura, y en compañía de un representante del auditado, el auditor deberá visitar todas y cada una de las áreas funcionales establecidas en el plan de auditoría.

El examen y visita de un área de trabajo, significa realizar las

siguientes actuaciones:

• Entrevistas con el personal del área a auditar. • Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y

servicios. • Observación de los procesos, operaciones y actividades. • Consulta de la documentación.

La investigación se efectuará teniendo en cuenta los requisitos

correspondientes al área en curso. Para ello, el auditor se podrá ayudar de la Lista de Verificación que previamente ha realizado.

Con el objeto de facilitar esta fase de la auditoría, es conveniente

dividirla en varias Sub-Auditorías Ambientales, las cuales deben presentar una fase de campo y otra de gabinete.

En la siguiente figura se muestra una forma gráfica de la división de

una Auditoría Medioambiental en diferentes subAMA´s


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El proceso a seguir es el siguiente:

─ Recopilación y verificación de la Información Durante el proceso de auditoría, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la información pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su análisis, se extraerán una serie de evidencias objetivas. Las fuentes de información a recurrir, pueden variar en función del alcance y complejidad de la auditoría, pudiendo incluir:

• Entrevistas con empleados u otras personas.

• Observación de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.

• Documentos, tales como objetivos, política, procedimientos,

normas, plan de manejo, instrucciones, especificaciones, etc.

• Registros, tales como actas de reunión, informes de auditorías, resultados de mediciones, etc.

• Análisis e indicadores del desempeño.

• Informes de otras fuentes, como por ejemplo retroalimentación

del cliente, calificación de proveedores, información externa y en general de todas las partes interesadas.

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS

EVALUACIÓN Y GENERACIÓN DE HALLAZGOS

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA


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─ Búsqueda de evidencias

Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del Sistema de Gestión Ambiental, o de un Plan de Manejo Ambiental, es necesario realizar una búsqueda de evidencias objetivas. Las evidencias de la auditoría se refieren a hechos y condiciones que, en principio, pueden llegar a ser fáciles de identificar. Sin embargo, su demostración resulta compleja si no se puede probar de una forma tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias deberán ser evaluadas siguiendo criterios de auditoría, previamente definidos, hasta llegar a obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditoría. Las evidencias de la auditoría, se basan en muestras de la información disponible. Por tanto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actúan sobre las conclusiones de la auditoría. Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan, deberán revisarse junto con el auditado, para obtener reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido debiendo mantener un registro de ello.

─ Evaluación y generación de hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Plan de Manejo Ambiental, en el Sistema o Norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de no conformidad o desviación. Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable de medio ambiente o con el responsable del área involucrada, con el fin de obtener su conformidad. Una vez identificados los hallazgos, se procederá a su valoración. Para ello es necesario haber establecido, previamente, una clasificación. En general existen tres categorías distintas de no cumplimiento:

1) No conformidades 2) Desviaciones 3) Observaciones

• No conformidades: Incumplimiento sistemático de un requisito

de la norma, del Sistema de Gestión Ambiental o del PMA. Debe ser solucionado inmediatamente.


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• Desviaciones: Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del SGA, del PMA, de la legislación u otro tipo de reglamentos. Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inmediatamente.

• Observaciones: Situaciones que, no incumpliendo ningún punto

del SGA, del PMA o de la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos.

La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de forma que sirvan para:

- Informar de los incumplimientos a la organización.

- Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.

- Establecer, en posteriores auditorías, si las no conformidades han sido solucionadas.

Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una persona que no estuviese presente durante el proceso de auditoría, pueda llegar a las mismas conclusiones que las establecidas durante su desarrollo.

─ Preparación de las conclusiones de la auditoría

Una vez auditadas todas las áreas, y antes de la reunión de cierre, el equipo auditor deberá realizar una puesta en común de la información obtenida con el fin de:

- Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la auditoría.

- Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del proceso de auditoría.

- Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera

especificado en la auditoría.

- Comentar el seguimiento de la auditoría, si se ha definido en el plan de auditoría.


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REUNIÓN DE CIERRE

La reunión de cierre, formaliza la clausura de la auditoría en las dependencias de la empresa auditada. Deberá ser presidida por el líder del equipo auditor y a ella asistirán, en principio los mismos miembros que fueron convocados a la reunión de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los representantes de la empresa y áreas auditadas.

Los objetivos de esta reunión son:

• Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes

interesadas con el fin de asegurar la correcta comprensión y aceptación de los resultados.

• Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas (Plan de Manejo Ambiental).

• Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar

posibles equívocos, aunque en ningún caso puede convertirse en un foro de discusión y debate.

En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas de pequeñas organizaciones, la reunión de cierre puede consistir únicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Sin embargo en otras situaciones, la reunión de cierre debería ser formal, debiendo conservarse las actas y registros de asistencia. En ocasiones, como por ejemplo en auditorías de certificación, durante la reunión de cierre, se suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditoría. No obstante, en otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes implicadas. Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoría, entre el equipo auditor y el auditado, deberá resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso contrario, dejar constancia de ello mediante un registro. En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditoría, se deberán presentar recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.


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7.9.3 POST-AUDITORIA (FASE DE INFORMACIÓN O DE INFORME)

El informe es el producto final de la auditoría; su elaboración refleja los resultados de la fase de ejecución.

Abarca la recopilación de las conclusiones del equipo auditor sobre un

producto tangible, así como la reunión final con el auditado y la realización y presentación del informe final de la auditoría.

El informe de la auditoría constituye la documentación de todo lo que se ha

observado y se ha ido escuchando a través de las etapas descritas anteriormente, por lo que debe quedar finalmente por escrito en un documento que deberán leer los demás. Por ese motivo, debe ser congruente y redactarse con un lenguaje sencillo, claro y directo, de forma que una persona normal pueda comprenderlo sin necesidad de tener que hacer preguntas sobre el mismo.

El informe debe ser verificable, y es aconsejable que se incluyan anexos

sobre los documentos y temas que se traten. También es conveniente hacer referencia a los lugares concretos dónde se han observado los elementos que se citan, facilitando así su posible verificación.

Por lo tanto, los objetivos del informe final deben ser:

a) Proporcionar la documentación necesaria para poder valorar el alcance de la auditoría ambiental.

b) Proporcionar la dirección de las informaciones sobre los resultados de la auditoría y sus conclusiones.

c) Demostrar las necesidades de acciones correctivas.

PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA

Los modos de realización del informe de auditoría, pueden ser muy

diversos y dependen del estilo que adopte cada empresa o, en su caso, el Organismo Certificador.

El responsable de esta tarea es el líder del equipo auditor, aunque

cuando se realiza una auditoría “extensa” es inevitable la participación de otros miembros del equipo.

Cada informe debe identificarse de manera única, de forma que se

pueda relacionar fácilmente con el programa de auditoría. Por ello es conveniente establecer la trazabilidad de partes del informe con la auditoría, como por las notas de hallazgo.

Los informes deberán cumplir ciertos requisitos como:


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• Escrito y firmado, lo que facilita su difusión y seguimiento.

• Exacto en lo que concierne a hechos, datos y problemas.

• Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y conclusiones.

• Conciso, expresado con brevedad y exactitud, categorizando y ordenando las conclusiones en orden de importancia.

• Oportuno, con respuestas adecuadas y útiles en tiempo y forma.

• Objetivo respecto a los hechos observados.

• Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones, conclusiones y recomendaciones.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

En el informe de auditoría, las deficiencias se pueden presentar siguiendo dos criterios de exposición distintos:

• Por orden de importancia, de la más grave a la más leve.

• Según el orden de los requisitos de la norma.

Dentro del propio informe de auditoría, se suelen incluir, en forma de anexos, los siguientes documentos:

• Informe resumen.

• Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones correctivas/preventivas.

─ Informe resumen: Se utiliza para indicar los resultados globales de la

auditoría. Normalmente contienen la siguiente información:

- Nº identificativo. - Fecha de auditoría. - Ámbito de la auditoría. - Componente del equipo auditor. - Resumen de resultados y conclusiones.

─ Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones correctivas/preventivas: Este informe debe contener la información suficiente para que alguien que no estuviera presente en la auditoría sea capaz de juzgar la influencia de la deficiencia.

El propósito de este documento es:


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- Emitir los resultados de forma rigurosa para que se puedan identificar las acciones correctivas correspondientes.

- Transmitir los resultados para que se puedan identificar las acciones de seguimiento necesarias.

- Presentar un informe que se pueda entender claramente cuando se revise fuera del lugar de auditoría.

Una secuencia seguida en la fase del informe puede ser la siguiente:

El informe final deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

- Introducción.

- Objetivos y motivos.

- Alcance de la auditoría ambiental.

- Grado de cumplimiento de la política ambiental de la empresa y del programa de auditoría.

- Métodos empleados en la realización de la auditoría.

- Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditoría.

- Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar el grado de cumplimiento técnico y las repercusiones ambientales.

- Cumplimiento de los procesos productivos.

- Áreas de riesgo.

- Medidas correctoras.

- Seguimiento del plan de medidas correctoras y establecimiento de su periodicidad.


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- Grado de cumplimiento de la legislación vigente.

- Aspectos económico-financieros.

- Aspectos de organización y administración.

- Recomendaciones.

- Anexos al informe.

Concluido el informe sobre la auditoría, una reunión final permitirá al equipo auditor exponerlo a la directiva de la empresa auditada. Para dicha exposición se seguirá el orden del informe escrito. Por tanto, las diferentes etapas por las que una reunión final debe pasar son:

• Llevar a cabo un resumen de la auditoría.

• Explicar cualquier tipo de hallazgo, observación o práctica ejemplar que haya sido encontrada en la auditoría.

• Dar cabida a que hayan posibles correcciones y explicaciones.

• Intentar apuntar los diferentes procesos de respuesta sobre los problemas que puedan haber sido identificados, indicando su seguimiento posible.

La presentación del informe la llevará a cabo la autoridad del equipo auditor, que entablará un contacto conversacional directo con el máximo representante de la empresa auditada. Durante la exposición, no debe entrarse en detalles que la alarguen, por el contrario, los aspectos relevantes deben ser tratados de forma breve y distendida, pues paralelamente el equipo auditado estará leyendo el informe y tendrá, por tanto, su capacidad de escucha mermada. Una vez expuesto el informe de la auditoría en la reunión final, se presentará el que se ha dado en llamar Informe Formal, del cual da fe el equipo auditor responsable mediante una carta firmada. Conclusiones Las conclusiones que se obtengan en la realización de la auditoría, deben quedar reflejadas en el informe, al que anteriormente nos referimos. Las conclusiones aparecerán como resultado de la interpretación de los datos manejados y las evidencias obtenidas durante la realización de la auditoría. Estas conclusiones aparecerán recogidas en un primer informe, o borrador, que se entregará a la Dirección de la empresa auditada y que servirán a su vez para establecer los planes de seguimiento y control de las actividades correctivas.


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APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

El informe de la auditoría deberá emitirse en el periodo de tiempo acordado. En caso de que no fuera posible, se deberán comunicar las razones del retraso al cliente de la auditoría, y acodar una nueva fecha de emisión.

Dicho informe deberá:

• Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los proce-dimientos del programa de auditoría.

• Ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la auditoría, En ese sentido, el informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y por tanto, los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberán respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.

Revisión y aprobación

Antes de la presentación del informe de auditoría, resulta conveniente revisarlo con el fin de verificar si: • Proporciona una visión clara de la situación, en el momento de

terminar la fase de investigación.

• No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto durante la reunión de cierre.

• No contiene nada que no pueda ser apoyado por medio de una evidencia real y objetiva.

• Engloba todas las consideraciones claves que la norma exige.

La supervisión del informe corresponderá al líder del equipo auditor, quien deberá firmarlo y fecharlo en el día de su elaboración.

Distribución

Puesto que ha sido el cliente el que ha solicitado y contratado la auditoría, le corresponde a él las decisiones sobre la distribución del informe de auditoría. En aquellas auditorías en las que las figuras del cliente y del auditado no coincidan, auditorías de proveedor, el auditor debe cuidarse mucho de entregar un ejemplar del informe al auditado sin autorización expresa del cliente.


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Inclusive en las auditorías internas, donde se puede considerar que el cliente es la propia Dirección, el informe no debe ser entregado a nadie más que a la Dirección.

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORIA

La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría, una vez aprobado, se haya distribuido.

En relación con la conservación de los documentos pertenecientes

a la auditoría, deberá actuarse conforme establezcan las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditoría y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.

Salvo que sea requerido por la ley, el equipo auditor y los

responsables de la gestión del programa de auditoría, no deberán revelar, sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría, y cuando sea apropiado, del auditado:

• El contenido de los documentos.

• Cualquier otra información obtenida durante la auditoría.

• El informe de auditoría.

7.10 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL

Las conclusiones de la auditoría, pueden indicar la necesidad de realizar acciones correctivas, preventivas o de mejora, según sea aplicable. Generalmente, estas acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado por todas las partes interesadas, y no se consideran como parte de la auditoría.

Deberá verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta

verificación puede formar parte de una auditoría posterior.

El seguimiento de la acción correctiva es necesario para asegurarse de que:

• Las deficiencias encontradas se han solucionado, es decir, se ha aplicado la corrección.

• Se ha eliminado la no conformidad, es decir:

─ La causa generadora del problema se ha identificado.


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─ Se ha implantado la acción correctiva adecuada y resulta eficaz para evitar la reaparición del problema.

El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido

corregidas en el plazo estipulado y según consta en el informe final. Estas evidencias deberán ir acompañadas del informe de solicitud de acción correctiva/preventiva que en su día se acordó.

Los modos de establecer la evidencia consistirán en documentos que

certifiquen que la acción requerida ha sido implantada, o en pruebas físicas del tipo de muestras ejemplares o fotografías, que puedan demostrar que se han llevado a cabo las acciones requeridas.

Plan de seguimiento

Con las conclusiones de la auditoría, recogidas en el informe, y las recomendaciones dadas acerca de las prioridades que deben establecerse para corregir las deficiencias detectadas, la empresa auditada puede comenzar a aplicar las acciones correctivas. Estas acciones correctivas serán por cuenta de la empresa auditada, ya que la responsabilidad del auditor queda limitada a la identificación de las deficiencias.

Si así se acuerda, la compañía auditora puede confeccionar un plan de

seguimiento que permita comprobar la adopción y ejecución de tales acciones correctivas. Para ello se establece un programa donde se marcan objetivos y plazos que, con la periodicidad que se establezca, deberán ser verificables por el auditor, quien realizará un informe de cada seguimiento. Estas labores de seguimiento pueden quedar enmarcadas en el establecimiento de un ciclo periódico de auditorías. AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

Puede involucrar o no a los auditores iniciales, en función de lo establecido por las partes interesadas, y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditoría, así como los requisitos legales. Reglamentos y contractuales aplicables.

En el caso de las auditorías de certificación, una vez obtenida la

Certificación, y de manera periódica (cada 6 meses o cada año, según lo establezca cada Organismo Certificador) se establecerán auditorías de seguimiento continuadas, hasta la realización (antes de 3 años desde la obtención del certificado) de la auditoría de recertificación.

Durante las auditorías de seguimiento, se debe verificar, entre otras cosas,

el estado de las acciones llevadas a cabo. Esta tarea debe llevarse a cabo de manera controlada y sistemática, siendo de gran utilidad el uso de hojas de seguimiento de la acción.


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ETAPAS BÁSICAS DE UN PROCESO DE AUDITORÍA AMBIENTAL

ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

DEFINICIÓN DEL ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

CRONOGRAMA

CONFIRMAR/COMPROBAR LA COHERENCIA DE LOS

DATOS OBTENIDOS

COMPROBACIÓN DE LA POLÍTICA Y PROGRAMA

AMBIENTAL

ESTUDIO DE INSTALACIONES Y

ÁREAS REQUERIDAS

ENTREVISTAS

EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

DE DATOS

FIJACIÓN DE CRITERIOS Y ASIGNACIÓN DE TAREAS A LOS

AUDITORES

PREPARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y

METODOLOGÍA

1ª VISITA Y ENTREGA DE CUESTIONARIOS

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA

COMPROBACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA

NORMA EXISTENTE

OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS Y DOCUMENTACIÓN DE LOS

RESULTADOS

REVISIÓN DE LOS RESULTADOS E IDENTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES

DOCUMENTACIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Y LAS EVIDENCIAS EN QUE SE

OBTENCIÓN DEL RECONOCIMIENTO DE CADA

UNA DE LAS NO CONFORMIDADES

REUNIÓN FINAL

PROPUESTA DE ACCIONES

PLAN DE SEGUIMIENTO

CONCLUSIONES

ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL


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7.11 LOS HALLAZGOS Y LAS NO CONFORMIDADES Definición de hallazgo

Son debilidades o deficiencias de control interno detectadas por el auditor en el desarrollo de la auditoría, las cuales deben ser comunicados a los funcionarios de la entidad o área, auditada, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa el desarrollo normal de las operaciones. Los hallazgos permiten identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el informe, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información de acuerdo con las aseveraciones. Los hallazgos pueden ser: Observaciones, Conformidades y No Conformidades, mismas que son determinadas por los mecanismos de control y seguimiento establecidos en la normativa ambiental.

Tipos de Hallazgos

• Observación: Se entiende como observación a un aspecto de un requisito que podría mejorarse y que no se quiere que se haga de manera inmediata.

• Conformidades: Cumplen con los requisitos.

• No Conformidades: Incumplimiento con los requisitos especificados.


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Identificación de hallazgos

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad. Los hallazgos de auditoría pueden conducir a la identificación de oportunidades de mejora o registro de buenas prácticas. Si los criterios de auditoria se seleccionan de entre los requisitos, el hallazgo de la auditoría se denomina cumplimiento o no cumplimiento. Características más relevantes de un hallazgo

Las principales características de un hallazgo son:

1. Importante o significativo. 2. Basado y sustentado en hechos. 3. Con evidencias documentadas. 4. Objetivo y completo 5. Convincente y fiable 6. Asegure la recolección del mayor número de evidencias.

Estructura de un hallazgo Describe brevemente y de forma objetiva el asunto a que se refiere el hallazgo. Deberá expresar en forma concisa y precisa la situación encontrada para que motive la atención del lector. Comunicación de hallazgos El auditor encargado es el responsable de comunicar oportunamente los hallazgos a los funcionarios y servidores involucrados en las deficiencias detectadas, a fin de que puedan presentar sus comentarios y aclaraciones sustentados documentadamente en un plazo fijado, para su oportuna evaluación y consideración en el informe final correspondiente.

Instructivo para la elaboración de una hoja de hallazgos/evidencias

Con el fin de identificar y definir las actividades a seguir para diligenciar la hoja de verificación de hallazgos, siga los siguientes pasos:

Paso 1: Definir el proceso a evaluar, fecha y responsable. Paso 2: Se registra lo que se encontró durante la realización de la auditoría y de una forma detallada se dice el dónde y quién encontró dicho


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hallazgo o evidencia. Paso 3: Diseñar el formato sencillo y fácil de trabajar. NOTA: Las evidencias o hallazgos que se generen durante la auditoría, no se identifican como no conformidades, es información analizada por el equipo auditor durante la reunión de cierre y la generación del informe de auditoría.

Elementos para la redacción de un hallazgo de auditoría

Recomendaciones para la redacción de hallazgos

• No olvidar el Por qué en la redacción del hallazgo, para conocer el incumplimiento de la no conformidad.

• Al momento de auditar no sólo debe tenerse como objetivo encontrar aspectos negativos sino también oportunidades de mejora o las fortalezas del proceso.

• No emitir juzgamientos, opiniones o suposiciones a la hora de

redactar los hallazgos.

• Revisar posterior a la redacción del hallazgo los 5W+2H.

• Agrupar los hallazgos que tengan que ver con un mismo incumplimiento.


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Modelo de una Nota de Hallazgo

NOTA DE HALLAZGO

AUDITORÍA INTERNA CERTIFICACIÓN SEGUIMIENTO RENOVACIÓN

EMPRESA: MUEBLE HOGAR, S.L.

DEPARTAMENTO AUDITADO: Taller FECHA: 9/04/2011 NOTA Nº: 15

NORMA DE APLICACIÓN: Norma ISO 14001

Requisito de incumplimiento: 4.4.5 Control de documentos Deficiencias encontradas: Se ha observado que el Jefe de Taller no tiene en su poder la Instrucción Técnica: ¨Gestión de Envases de Producto Terminado¨. No todos los documentos disponibles en su punto de uso corresponden a la versión que se encuentra, actualmente, en vigor. El documento entregado por el Jefe de Taller es de la Edición 1, en vez de la Edición 2. Se encontraron documentos obsoletos de años anteriores.

Categorización: No conformidad Desviación Observación

Firma del Auditor: Firma del Auditado:

Acciones a tomar para los hallazgos negativos Las acciones a tomar según el hallazgo detectado se definen a continuación:

HALLAZGO ACCIÓN A TOMAR

Observación Acción de Mejora

No conformidad menor potencial Acción Preventiva

No conformidad menor real Acción Correctiva

No conformidad mayor Corrección y acción correctiva inmediata


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¿Qué es una No Conformidad? Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.

Si no hay evidencia – no hay no conformidad.

Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.). Es importante documentar una no conformidad, que es el escribir una declaración. El enunciado de la no conformidad debería: − Ser autoexplicable y relacionado con el punto del sistema.

− No ser ambiguo con una correcta lingüística y tan concisa como sea posible.

− El enunciado de la no conformidad no debe ser una repetición de la

evidencia de la auditoría o usado en lugar de la evidencia de auditoría. Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:

1. La evidencia de la auditoría,

2. El requisito y

3. El enunciado de la no conformidad.

Las no conformidades pueden ser: No conformidad mayor (NC+).- Esta calificación implica una falta grave frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificación de NC+ puede ser aplicada también cuando se produzcan repeticiones periódicas de no conformidades menores. Los criterios de calificación son los siguientes:

− Corrección o remediación de carácter difícil. − Corrección o remediación que requiere mayor tiempo y recursos,

humanos y económicos. − El evento es de magnitud moderada a grande − Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales. − Evidente despreocupación, falta de recursos o negligencia en la

corrección de un problema menor. No conformidad menor (nc-).- Esta calificación implica una falta leve frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:


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− Fácil corrección o remediación.

− Rápida corrección o remediación.

− Bajo costo de corrección o remediación.

− Evento de Magnitud Pequeña, Extensión puntual, Poco Riesgo e

Impactos menores, sean directos y/o indirectos.

Redacción de no conformidades El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:

• El problema (reportar lo que está mal).

• El área (donde está lo que está mal).

• El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad. Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias. (Ver más abajo hoja de informe de una No Conformidad) La correcta redacción de una No Conformidad consta de 3 partes:

1. Requisito / Criterio El auditor deberá tener claro cuál es el requisito o criterio que no se está cumpliendo; éstos se encuentran en normas internacionales, procedimientos internos, leyes, requerimientos específicos del cliente, políticas de trabajo, reglamentos, etc. Si el auditor no especifica cuál es el criterio que se está incumpliendo, no se puede levantar la No Conformidad, pues ésta no puede basarse en suposiciones, corazonadas o criterios personales.

2. Evidencia / Hallazgo Es importante anotar lo más detallado posible qué fue lo que se encontró durante la auditoría, pues la evidencia es la base para que el dueño del proceso pueda implementar las acciones más adecuadas. La evidencia debe estar apegada a la verdad, basada en documentos, entrevistas o en la observación y además ser verificable. Si la evidencia no es sólida, no se puede redactar la No Conformidad. La evidencia no puede estar basada en la percepción, suposición ni ideas propias del auditor.

3. Redacción / Enunciado


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La redacción de la No Conformidad debe ser clara, concisa, auto explicativa, y no prestarse a la ambigüedad. Es importante que el auditor busque la mejor forma de redactar la No Conformidad para que sea completamente entendida.

Revisión y cierre de no conformidades Antes de decidir cerrar una no conformidad, se debe revisar que la organización realizó la corrección / análisis de la causa, y los resultados se lograron a través de la acción correctiva, se necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyendo documentación de soporte) para demostrar que la acción correctiva propuesta ha sido totalmente implementada y es eficaz en prevenir la recurrencia de la no conformidad. Una vez que la situación es satisfactoria, debería ser cerrada la no conformidad. Los auditores de sistemas de gestión son responsables de revisar la respuesta a las no conformidades y verificar la eficacia de las acciones tomadas. Debe haber tres partes en la respuesta de la organización a una no conformidad: Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad. Al revisar la respuesta de una organización a una no conformidad, el auditor debe confirmar que la documentación y la evidencia objetiva para las tres partes – corrección, causa y acción correctiva - se proporcionan por la organización, y son apropiadas, antes de aceptar la respuesta. La definición de "acción correctiva" es la "acción para eliminar la causa de la no conformidad detectada". La acción correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinación de la causa de la no conformidad. La “acción preventiva” es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. La acción preventiva por la naturaleza de su definición no es aplicable a una no conformidad ya detectada, es decir a un problema que ya se nos haya presentado. Por concepto implica prevenir un problema POTENCIAL. A continuación, se presenta una hoja de informe de No Conformidad, llamadas también Solicitud de Acciones Correctivas/Preventivas (SACP).

• corrección, ó • análisis de causa, • análisis de la

causa, y

• corrección, y

• acción correctiva. • acción correctiva


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INFORME DE NO CONFORMIDAD/DESVIACIÓN

EMPRESA:

DEPARTAMENTO:

NO CONFORMIDAD DESVIACIÓN

FECHA: CÓDIGO:

NORMA DE REFERENCIA:

DESCRIPCIÓN:

APARTADO NORMA FECHA Y FIRMA AUDITOR FIRMA DE LA EMPRESA

ACCIÓN CORRECTIVA (a rellenar por la empresa)

ANÁLISIS DE CAUSA:

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN:

APROBADA POR: RESPONSABLE/S DE EJECUCIÓN PLAZO DE EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y COMPROBACIÓN DE LA EFICACIA (Adjuntar las evidencias de la implantación de la acción) VALORACIÓN DEL AUDITOR: ACEPTABLE NO ACEPTABLE EVIDENCIAS APORTADAS:

CERRADA PENDIENTE DE EVIDENCIAR

FIRMA AUDITOR


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SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA (SACP)

NUMERAL NO-CONFORMIDAD Nº NCM:___________ NCm:___________ OBSERVACIÓN Nº:

A U D I T O R

HALLAZGO ____________________________ ______________________ ___________________________ Firma de Auditor Fecha Firma Jefe del Proceso

A U D I T A D O

CAUSA (S) ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA: _________________________________ _____________________________ Fecha prevista de implementación Firma Jefe del Proceso

A U D I T O R

VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA: NO CONFORMIDAD SOLUCIONADA: FECHA: ___________________________ AUDITOR: __________________________ _____________________________ Nombre Firma


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7.12 EL MANUAL DE AUDITORÍA

Para llevar a cabo una Auditoría Ambiental, es necesario conocer, manejar y analizar una gran cantidad de datos.

Para esta recopilación de información, se hace necesario elaborar un Manual de Auditoría que contiene un sinnúmero de fichas y cuadros de recopilación de datos que le ayudarán al auditor en su tarea de recabar información. Estas fichas deberán ser adaptadas a las necesidades concretas del sistema auditado.

Existen muchas opciones para recopilar estos datos, pero lo más aconsejable es la elaboración de un cuestionario, adaptado a la auditoría que se va a realizar y diseñado para detectar:

- Los datos necesarios, para llevar a cabo el diagnóstico y proponer las medidas correctoras, que incluyen los datos de la instalación auditada, de la actividad auditada y de la legislación aplicable.

- Los datos existentes (registros, listados, planos, permisos,

reglamentos, directivas, política de empresa, objetivos, etc.) y,

- Las lagunas de datos que el auditor debe recabar del auditado o conseguir mediante consultas, muestreos y/o análisis.

¿Qué son los Protocolos? Son formatos, estándares, matrices o fichas de recopilación de datos modelos que se aplican para especificar en detalle una formalidad de un asunto referente a una gestión documental (Cuestionarios). En las Auditorías Ambientales los protocolos se utilizan para determinar el cumplimiento de normativas, medidas aplicadas, límites permisibles, estándares ambientales, etc. de una EIA o de un Plan de Manejo Ambiental.


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7.13 PERFIL DEL AUDITOR AMBIENTAL

El campo de actuación del auditor ambiental es particularmente extenso, y las funciones que debe desempeñar en cada empresa, varían. De ahí que sólo se puedan hacer referencias generales en este aspecto.

Independientemente de que se precisen o no sus funciones específicas, el auditor ambiental debe reunir unos requisitos básicos que comprenden una formación sólida y una metodología de trabajo sustentada por la experiencia práctica. La formación del auditor comprende varios aspectos específicos en los que su dominio debe estar bien consolidado. Un primer paso es la adquisición de los conocimientos técnicos necesarios. Esta formación técnica debe dar al auditor una visión precisa tanto de las técnicas que va a aplicar a la hora de desarrollar su labor, como del significado y del alcance de la auditoría. Tampoco se deben dejar de lado unos conocimientos generales y las técnicas de funcionamiento de una consultoría. Aunque el carácter de esta parte sea teórico, se debe apoyar en todo momento con aplicaciones prácticas. Una segunda faceta de la formación del auditor debe ser la adquisición de experiencia práctica. El objetivo de esta etapa es relacionar al auditor con los campos que le van a ser afines en el cumplimiento de sus funciones, que podrían ser, a modo de ejemplo, práctica de laboratorio, estancias en centros de producción, actividades que familiaricen al auditor con controles de calidad, etc. Paralelamente a este proceso de formación, el profesional debe poseer una serie de nociones que habrá de tener claras en cualquier situación. En este apartado nos estamos refiriendo a temas como el trabajo en equipo, al contacto con profesionales afines, el asociacionismo y la formación constante, así como al desarrollo de nuevas tecnologías. En el caso de los auditores ambientales, estos contactos podrían ser, a título orientativo, profesionales altamente calificados en cuestiones científicas y técnicas (producción, control de calidad, impacto ambiental, tratamiento de residuos, sistemas de gestión ambiental, etc.).


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El Equipo Auditor La confección y el diseño del equipo de auditores revisten una importancia radical, ya que de éste depende que se consiga un máximo rendimiento en las actividades desarrolladas por la auditoría. El papel fundamental del equipo de auditores será la planificación de la auditoría y la distribución de funciones al resto del personal. Una vez constituido el equipo auditor, lo primero que se debe realizar es la distribución de tareas y responsabilidades entre sus miembros.

En buena lógica, a cada auditor le corresponderá la tarea más afín posible a su especialidad, aunque la asignación ha de llevarse a cabo con gran precisión, de manera que se evite dejar posibles responsabilidades sin un encargado concreto, o que por el contrario, la tarea de dos miembros distintos tenga tantos puntos comunes que con lo que hace uno sea suficiente, con la pérdida de tiempo y de productividad que supone una situación de este tipo.

Organigrama de un Equipo Auditor

ATRIBUTOS PERSONALES

Los auditores deberían poseer atributos personales que les permita actuar de acuerdo con los principios de la auditoría, debiendo ser personas libres de prejuicios e imparciales.

Un auditor puede ser:

a) Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto.

Auditor de Procesos

Auditor Jefe

Auditor de Riesgos

Auditor de Residuos

Auditor de Legislación

Auditor Financiero


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b) De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.

c) Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas.

d) Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades.

e) Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones.

f) Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones.

g) Tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos.

h) Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógico; y

i) Seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Es básico que los auditores estén formados en diversas áreas. ISO 19011 establece, al respecto, una serie de conocimientos y habilidades que debe poseer el auditor para poder llevar a cabo sus tareas de auditoría.

Los auditores deben tener conocimientos y habilidades en las siguientes

áreas:

- Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría.

- Planificar y organizar el trabajo eficazmente.

SEGURO DE

SI MISMO

DECIDIDO

TENAZ

VERSATIL

PERCEPTIVO

OBSERVADOR

DIPLOMATICO

MENTE ABIERTA

ETICO

ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR


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- Llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado.

- Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia.

- Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos.

- Entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría.

- Verificar la exactitud de la información recopilada.

- Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.

- Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría.

- Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría.

- Preparar informes de auditoría.

- Mantener la confidencialidad y la seguridad de información.

- Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete.

- Aplicación del Sistema de Gestión Ambiental y su documentación.

- Leyes, reglamentos, normas y otros requisitos.

CÓDIGO DE CONDUCTA DE LOS AUDITORES AMBIENTALES La credibilidad, la eficacia, y por tanto el éxito de una auditoría dependen de las características y cualidades del equipo de auditores. No existe ninguna normativa ni código aplicable a la figura del auditor, aunque ya sabemos las condiciones que debe tener un buen auditor: Objetividad, honestidad, ética personal, credibilidad técnica, experiencia, competencia profesional, etc. La calidad del equipo auditor, es naturalmente un elemento básico para el éxito de una auditoría, y para que la credibilidad de la auditoría sea profunda los auditores deben tener las siguientes cualidades:

− Capacidad de diálogo y comunicación.

− Calificación personal.

− Conocimientos técnicos suficientes.

− Honestidad.

− Objetividad


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Por tanto, el equipo auditor debe tener un Código de Conducta, que ha de ser común a todos los profesionales implicados. Toda la información recogida y del informe realizado son datos confidenciales. Tanto es así que los consultores y auditores profesionales ambientales, especialmente en Estados Unidos, decidieron adoptar el siguiente decálogo (extraído del Código de Ética de los auditores ambientales, adoptado en EE.UU. el 16 de junio de 1987. Artículo I.- Los consultores ambientales trabajarán honesta, objetiva y diligentemente en el desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades profesionales. Artículo II.- Los consultores no participarán en acto alguno de naturaleza deshonesta, falsa y fraudulenta. Artículo III.- Los consultores procurarán mantener y mejorar sus conocimientos técnicos, pericia y competencia. Artículo IV.- Los consultores no tergiversarán conscientemente las situaciones y, cuando emitan una opinión, tendrán que poseer razones suficientes que soporten el jjuicio expresado. Artículo V.- Los consultores evitarán cualquier actividad que pueda perjudicar su capacidad para cumplir sus obligaciones y asumir sus responsabilidades profesionales de forma objetiva. Artículo VI.- Los consultores no utilizarán en beneficio propio, información alguna confidencial obtenida en el curso de una auditoría. Tampoco descubrirán ningún tipo de información, salvo que ésta sea exigida por la Ley.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR AMBIENTAL Los auditores como parte del personal de la empresa (auditoría interna), o bien de una empresa especializada (auditoría externa), deben tener unas amplias facilidades, como pueden ser el acceso a toda la información que consideren necesaria, o la posibilidad de entrevistarse con los directivos, con el personal técnico o con los trabajadores, para poder llevar a cabo su tarea sin interferir en exceso en el proceso de producción y poder elaborar así un eficaz informe auditor. Es ésta precisamente la gran responsabilidad del auditor: realizar una auditoría eficaz, objetiva y completa.

Las responsabilidades de un auditor externo, es decir, ajeno a la propia empresa son:

a) Responsabilidad del auditor frente al ordenante o cliente de la auditoría b) Responsabilidad del auditor frente a terceros c) Responsabilidad penal d) Responsabilidad civil e) Responsabilidad administrativa


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7.14 LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES EN EL ECUADOR

En el Ecuador el Ministerio del Ambiente y las instituciones legales identifican el papel preponderante que tienen que realizar como organismos de control, y utilizan las Auditorías Ambientales como una herramienta de gestión ambiental.

Según el Art. 264 del Acuerdo Nº 061 de la Reforma del Libro VI del Texto Unificado de Legislación Secundaria del Ecuador se define a:

Auditoría Ambiental.- Es una herramienta de gestión que abarca conjuntos de métodos y procedimientos de carácter fiscalizador, que son usados por la Autoridad Ambiental Competente para evaluar el desempeño ambiental de un proyecto, obra o actividad.

Las Auditorías Ambientales serán elaboradas por un consultor calificado y en base a los respectivos términos de referencia correspondientes al tipo de auditoría. Las auditorías no podrán ser ejecutadas por las mismas empresas consultoras que realizaron los estudios ambientales para la regularización de la actividad auditada. AUDITORÍA AMBIENTAL A LOS SUJETOS DE CONTROL Es la determinación del estado actual del área donde se ejecuta un proyecto, obra o actividad y donde se evalúa el cumplimiento a la normativa ambiental aplicable y/o al sistema de gestión, en base a los términos de referencia definidos previamente.

Entre los principales objetivos de las auditorías se especifican los siguientes:

a) Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, obligaciones de

la Licencia Ambiental, planes acción de anterior auditoría ambiental, de ser el caso, así como de la legislación ambiental vigente;

b) Determinar si las actividades auditadas cumplen con los requisitos operacionales ambientales vigentes, incluyendo una evaluación de la tecnología aplicada; y,

c) Determinar los riesgos, impactos y daños ambientales que las

actividades auditadas representan o han generado en el medio ambiente, la comunidad local y el personal involucrado en la operación.

Es obligación de los regulados poner en conocimiento de la Autoridad Ambiental Distrital, a través de una Declaración Juramentada, la fecha a partir de la cual una actividad entra en fase de construcción, y en fase de operación.


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LAS AUDITORIAS AMBIENTALES DE CUMPLIMIENTO (AAC)

Para evaluar el cumplimiento de los Planes de Manejo Ambiental y de las

normativas ambientales vigentes, así como la incidencia de los impactos ambientales, el Sujeto de Control deberá presentar una Auditoría Ambiental de Cumplimiento. El alcance y los contenidos de la auditoría se establecen en los términos de referencia correspondientes.

El costo de la auditoría será asumido por el Sujeto de Control y la empresa

consultora deberá estar calificada ante la Autoridad Ambiental Competente. Las Auditorías Ambientales incluirán la actualización del Plan de Manejo

Ambiental, la evaluación del avance y cumplimiento de los programas de reparación, restauración y/o remediación ambiental si fuera el caso, y los Planes de Acción, lo cual será verificado por la Autoridad Ambiental Competente.

Periodicidad de la auditoría ambiental de cumplimiento

Sin perjuicio de que la Autoridad Ambiental Competente pueda disponer

que se realice una auditoría ambiental de cumplimiento en cualquier momento, una vez cumplido el año de otorgado el permiso ambiental a las actividades, se deberá presentar el primer informe de auditoría ambiental de cumplimento; en lo posterior, el Sujeto de Control, deberá presentar los informes de las auditorías ambientales de cumplimiento cada dos (2) años.

En el caso de actividades reguladas por cuerpos normativos sectoriales, el

regulado presentará la auditoría ambiental en los plazos establecidos en dichas normas.

Planes de acción de auditorías ambientales

De identificarse durante las auditorías ambientales incumplimientos al Plan

de Manejo Ambiental y/o a la normativa ambiental aplicable, presencia de fuentes de contaminación, daños o pasivos ambientales, el Sujeto de Control responsable deberá tomar las medidas pertinentes para su corrección y reparación ambiental integral (ambiental), mediante un plan de acción, sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiera lugar.

El plan de acción detallará las actividades a ser ejecutadas por el Sujeto de

Control con los respectivos cronogramas, responsables, presupuestos y medios de verificación, para corregir los incumplimientos identificados; de ser el caso, se incorporarán las actividades de reparación, restauración y/o remediación ambiental que correspondan.


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Revisión de auditorías ambientales de cumplimiento

La Autoridad Ambiental Competente una vez que analice la documentación

e información remitida por el Sujeto de Control, deberá aprobar, observar o rechazar el informe de auditoría.

En caso de que existan observaciones al informe de auditoría, estas

deberán ser notificadas al promotor, quien deberá absolverlas en el término máximo de treinta (30) días contados a partir de la fecha de notificación.

En caso de que las observaciones no sean absueltas, la Autoridad

Ambiental Competente, notificará al proponente, para que en el término máximo de veinte (20) días remita las respectivas respuestas, sin perjuicio de las acciones legales a las que hubiera lugar.

Se rechazará el informe de auditoría en el caso de inconsistencias

metodológicas técnicas o legales que deslegitimen los resultados del mismo y que no se puedan corregir.

La Autoridad Ambiental podrá realizar inspecciones y toma de muestras para verificar los resultados del informe de auditoría ambiental, la correcta identificación y determinación de los hallazgos y la coherencia del plan de acción establecido.

En caso de aprobación de auditorías ambientales, el Sujeto de Control

deberá obligarse a la aplicación de las medidas ambientales que se encuentran incluidas en el cronograma de implementación del Plan de Manejo Ambiental modificado, con la correspondiente actualización de la garantía o póliza de fiel cumplimiento al Plan de Manejo Ambiental respectiva de ser el caso.

Previamente a la aprobación de las auditorías ambientales de

cumplimiento, los Sujetos de Control deberán cancelar los valores por servicios administrativos para aprobación del informe de auditoría, así como para el control y seguimiento del periodo siguiente a ser auditado. Inspecciones

La entidad ambiental de control podrá realizar inspecciones para verificar los resultados del informe de auditoría ambiental y la validez del mismo, y que el nivel de cumplimiento del plan de manejo es consistente con lo informado. Cuando la entidad ambiental de control considere pertinente, deberá solicitar, la realización de una nueva auditoría ambiental para verificar el cumplimiento del regulado con el plan de manejo ambiental y con las normativas ambientales vigentes. Esta auditoría será adicional a la que el regulado está obligado a realizar, según el artículo 60 o por cuerpos normativos especiales.


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Términos de Referencia de las Auditorías Ambientales de Cumplimiento

− Previa la realización de la Auditoría Ambiental de cumplimiento, el proponente del proyecto deberá presentar al Ministerio del Ambiente los Términos de Referencia de la Auditoría, cuya aprobación permitirá dar inicio a la misma.

− Para la realización de la AA de Cumplimiento, el proponente del proyecto deberá contratar un Consultor/a calificada en el Ministerio del Ambiente, la cual debe ser diferente a la que realizó el EsIA.

El Sujeto de Control, previamente a la realización de las auditorías

ambientales deberá presentar los correspondientes términos de referencia para la aprobación de la Autoridad Ambiental Competente, siguiendo los formatos establecidos por la autoridad ambiental de existirlos.

En los términos de referencia se determinará y focalizará el alcance de la

auditoría ambiental, según sea el caso.

Para el caso de Auditorías Ambientales de Cumplimiento, el Sujeto de Control remitirá los términos de referencia a la Autoridad Ambiental Competente, en un término perentorio de tres (3) meses, previo a cumplirse el período auditado, para la revisión y aprobación correspondiente.

En caso de que existan observaciones a los términos de referencia, estas

deberán ser notificadas al promotor, quien deberá acogerlas en el término máximo de diez (10) días contados a partir de la fecha de notificación.

En caso de que las observaciones no sean absueltas, la Autoridad Ambiental

Competente, lo notificará y otorgará un término máximo de diez (10) días para que el Sujeto de Control absuelva las observaciones, sin perjuicio del inicio del procedimiento administrativo de ser el caso.

A continuación se presenta los lineamientos para la formulación de Términos de Referencia para Auditorías Ambientales de Cumplimiento descritos en el “Instructivo para el Subsistema de Evaluación de Impactos Ambientales” de la Subsecretaria de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente:


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Lineamientos para la formulación de Términos de Referencia para Auditorías Ambientales de Cumplimiento

Criterios Sub-criterios 1. Formales y

Administrati vos

1.1. Se presentará con el formato, estilo y se entregará las copias en papel y en versión digital 1.2. Se presentará la ficha técnica en donde se identificará al Promotor, Firma Consultora e

integrantes del equipo que preparará la AA 1.3. Se cumplirá con los requisitos básicos exigidos en el SUMA y en el Manual de

Procedimientos, para la presentación de TDR’s al Subsistema de AA del MAE 1.4. Estarán presentes todos los contenidos de los TDR’s (Objetivos, marco legal, alcance,

metodología: planificación del programa auditor, auditoría in – situ, fase de cierre, el PMA y el formato para la presentación del informe auditor

1.5. Los TDR’s serán de fácil lectura para el público 1.6. Estarán identificados y ubicados los criterios de la AA: Leyes y estándares locales,

nacionales e internacionales, permisos y concesiones, especificaciones internas de manejo, estándares corporativos, convenios y otros

1.7. Se presentará la matriz lógica de todas las medidas ambientales que constan en el Plan de Manejo Ambiental del EIA.

2. Técnicos y

de contenidos

2.1. Estarán claramente descritos los objetivos general y específicos del proyecto y de la AA 2.2. Se señalará cuál será el alcance de la AA 2.3. Se enunciarán y ubicarán Leyes y estándares locales, nacionales e internacionales, las

medidas propuestas en el Plan de Manejo Ambiental (Matriz lógica del EIA), condicionantes de la Licencia Ambiental, permisos y concesiones, especificaciones internas de manejo, estándares corporativos, convenios, informes de seguimiento y monitoreo de la autoridad de control y otros, sobre la cual se realiza la AA

2.4. Estará claramente descrita la metodología de la AA en aspectos como la Preauditoría, Auditoría de campo (revisión documental, inspecciones, evaluación de emisiones, reporte de hallazgos y otros en función del tipo de proyecto, determinando la profundidad de análisis, número de verificaciones y otros

2.5. Se presentará el formato de los protocolos a ser aplicados y la ficha de reporte de no conformidades

2.6. Se presentará el cronograma de las fases de la Auditoría y en el trabajo de campo (in – situ) se realizará una descripción diaria

2.7. Para las emisiones y descargas al suelo, agua y aire se propondrán los tipos de muestreos, lugares y número de muestreos en función del tipo de proyecto y de la fase de implementación

2.8. Se presentarán los protocolos para toma de muestra de agua, suelos y aire en caso de ser necesario

2.9. Se identificarán los parámetros que serán analizados en las muestras de suelo, agua y aire y la normativa de la cual se utilizarán los estándares con los cuales se definirán los límites permisibles

2.10. Se presentará una tabla de contenido mínimo de la AA y del PMA, en el que constan los, objetivos, alcance, especificaciones técnicas detalladas, incluyendo diseños, formatos, guías y otros que faciliten la verificación.

3. Criterios

para la metodología y contenidos del Plan de Manejo Ambiental

3.1. Se deberá señalar que en el PMA, se identificará la responsabilidad y verificación de la ejecución del PMA

3.2. Se indicará que el PMA planteará medidas, equipos tecnológicos, diseños y otros aspectos para el manejo, tratamiento y recuperación de efluentes líquidos domésticos, industriales, aguas lluvia y otros

3.3. Se enunciará que en el caso de descargas al suelo, agua y aire, las medidas ambientales estarán encaminadas mínimo al cumplimiento de los estándares ambientales

3.4. Se propondrá desarrollar una matriz lógica en el programa Excel, en la cual consten todas las medidas propuestas en el Plan de Manejo Ambiental, que permita identificar los indicadores, los medios de verificación, responsables y otros

3.5. Se mencionará que todas las medidas ambientales propuestas en el Plan de Manejo Ambiental tendrán tiempos perentorios de implementación

3.6. Se planteará incluir un cronograma de implementación de obras, en el cual consten las actividades valoradas

3.7. Se indica que se anexarán los formatos de reporte de ficha de no conformidades y de protocolos


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ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE AUDITORÍAS AMBIENTALES

Con la aprobación de los TDR’s, el proponente del proyecto está autorizado a realizar la Auditoría Ambiental de Cumplimiento.

(Ver en la siguiente página los Lineamientos para la formulación de

Auditorías Ambientales de Cumplimiento, elaborados por la Subsecretaría de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente y que constan en el Manual de Usuarios del Instructivo para el Subsistema de Evaluación de Impactos Ambientales.

Una vez elaborada la AA de cumplimiento, será presentada al Ministerio del Ambiente para su revisión, emisión de criterio y aprobación del Plan de Acción o Plan de Manejo Ambiental.

Emitido el pronunciamiento favorable a la AA de cumplimiento, el

proponente del proyecto deberá cancelar las tasas por revisión de la Auditoría Ambiental (10 % del valor de la AAc) y por monitoreo y seguimiento y mantener vigentes la garantía de fiel cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental y la Póliza de responsabilidad civil.

Recuerde que en la elaboración y presentación de Auditorías Ambientales,

éstas se realizan en base al tipo de auditoría, y pueden ser:

• De cumplimiento

- A cargo del regulado. - Un año después de aprobado el EsIA. - Basado en PMA y normas técnicas. - Incluye actualización de PMA. - Mínimo cada dos años después de la primera AA. - Requisito para permiso de descarga, emisión y vertido.

• De control

- Verifica resultados de AA. - Consistencia de la AA con el PMA.

• Inicial de cumplimiento

- Si no cuenta un regulado con EsIA en operación ya existente.

Estos son los EsIA Ex Post. A continuación se presenta los lineamientos para la elaboración y presentación

de Auditorías Ambientales de Cumplimiento descritos en el “Instructivo para el Subsistema de Evaluación de Impactos Ambientales” de la Subsecretaria de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente:


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Lineamientos para la elaboración de la Auditoría Ambiental de Cumplimiento

Criterios Sub-criterios 1. Formales y

Administrati vos

1.1. Cumplirá con el formato, estilo y se entregará las copias en papel y en versión digital 1.2. Se presentará la ficha técnica en donde se identifica el Promotor, Firma Consultora e

integrantes del equipo que elaboró la AA 1.3. Se cumplirá con los requisitos básicos exigidos en el SUMA y en el Manual de

Procedimientos, para la presentación al Subsistema de AA del MAE 1.4. Estarán presentes todos los contenidos de la AA (Planificación del programa auditor,

auditoría in – situ y el informe auditor 1.5. El documento de AA debe ser de fácil lectura para el público 1.6. Estarán identificados, ubicados y desarrollados los criterios de la AA: Leyes y estándares

locales, nacionales e internacionales, permisos y concesiones, especificaciones internas de manejo, estándares corporativos, convenios y otros

1.7. Se adjuntará la matriz lógica de todas las medidas ambientales propuestas en el Plan de Acción o PMA en el programa Excel.

2. Técnicos y

de contenidos

2.1. Estarán claramente descritos los objetivos general y específicos del proyecto y de la AA 2.2. Se detallará el alcance de la AA 2.3. Se describirán las Leyes y estándares locales, nacionales e internacionales, las medidas

propuestas en el Plan de Manejo Ambiental (Matriz lógica del EIA), condicionantes de la Licencia Ambiental, permisos y concesiones, especificaciones internas de manejo, estándares corporativos, convenios, informes de seguimiento y monitoreo de la autoridad de control y otros, sobre la cual se realizó la AA

2.4. Estará claramente descrito el proyecto, los procesos unitarios, entrada y salida de materiales, balance de materiales y de las medidas ambientales aplicadas

2.5. Estará claramente descrita la metodología de la AA: fases de la AA (Preauditoría, Auditoría de campo, post auditoría), profundidad de análisis, número de verificaciones y otros

2.6. Para los componentes suelo, agua y aire se describirán y justificarán los tipos de muestreos, lugares y número de muestreos realizados en función del tipo de proyecto y de la fase de implementación

2.7. Se presentará la evaluación de resultados de la revisión documental, las inspecciones, el manejo de aspectos físicos (desechos sólidos, líquidos y emisiones), bióticos y socioeconómicos

2.8. Se realizarán las comparaciones respectivas de los resultados de las muestras de suelo, agua y aire, con los estándares de la normativa y los resultados del EIA

2.9. Se presentarán los hallazgos de la Auditoría: síntesis de no conformidades encontradas, síntesis de observaciones y otros

2.10. Se anexarán los protocolos aplicados y la ficha de reporte de no conformidades 2.11. Se anexará el cronograma de las fases de la Auditoría y en el trabajo de campo (in – situ) 2.12. Se anexarán los protocolos para toma de muestra de agua, suelos y aire en caso de

haberse realizado, así como todos los documentos de respaldo de la AA. 3. Criterios

para la calificación del Plan de Manejo Ambiental

3.1. El Plan de Manejo estará diseñado en función de las no conformidades identificadas 3.2. El Plan de Acción o PMA presentará una definición de los contenidos mínimos, objetivos,

alcance, especificaciones técnicas detalladas, incluyendo diseños, formatos, guías y otros que faciliten la verificación

3.3. En el PMA, se identificará la responsabilidad y verificación de la ejecución de las medidas ambientales

3.4. El PMA planteará medidas, equipos tecnológicos, diseños y otros aspectos para el manejo, tratamiento y recuperación de efluentes líquidos domésticos, industriales, aguas lluvia

3.5. En el caso de descargas al suelo, agua y aire, las medidas ambientales estarán encaminadas mínimo al cumplimiento de los estándares ambientales de la normativa aplicada en cada caso.

3.6. Todas las medidas propuestas en el Plan de Manejo Ambiental constarán en una matriz lógica en el programa Excel, que permita identificar los indicadores, los medios de verificación, responsables y otros

3.7. Todas las medidas propuestas en el Plan de Manejo Ambiental tendrán tiempos perentorios de implementación con un límite de 5 años

3.8. Se incluirá un cronograma de implementación de obras, en el cual consten las actividades valoradas

3.9. Se anexarán a la AA y PMA: planos, mapas, fotografías y otra información que apoye la AA 3.10. Se presentarán conclusiones y recomendaciones de la AA


RECAI

401

PAGO DE TASAS POR SERVICIOS DE AUDITORÍA

Una vez emitido el pronunciamiento favorable a la Auditoría Ambiental de Cumplimiento, el proponente del proyecto deberá cancelar las tasas por monitoreo y seguimiento y mantener vigentes las garantías de fiel cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental y la póliza de responsabilidad civil.

En lo posterior se presentará informes de AAC y PMA al menos cada 2 años, contados a partir de la aprobación de la primera AAI, en la que se pagarán las tasas correspondientes.

En el LIBRO IX del Texto Unificado de la Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente, se exponen las Tasas y Tarifas por los servicios que presta el Ministerio del Ambiente y otros valores que recauda este Ministerio.

Mediante Acuerdo Ministerial Nro. 083-B del 8 de junio de 2015, el

Ministerio del Ambiente reformó las Tasas por servicios administrativos de regularización, control y seguimiento, quedando derogados los siguientes Acuerdos Ministeriales: 068 del 4 de junio de 2010; 052 del 6 de abril de 2011; 067 del 16 de julio de 2013; 391 del 9 de diciembre de 2014, y el 051 del 10 de marzo de 2015.

SERVICIO COSTO USD

Pronunciamientos respecto a Auditorías Ambientales, Examen Especial Ambiental Planes de Manejo Ambiental (para casos en que no esté incluido en AA)

10% costo de

Auditoría y PMA

Mínimo US$ 200,00

La falta de pago de las tasas y demás valores establecidos en el presente

Acuerdo Ministerial o en otros instrumentos jurídicos vigentes, impedirá la

prestación del servicio, la autorización de ingreso o la obtención de los permisos y

licencias de aprovechamiento respectivo.

Únicamente el comprobante de depósito, el recibo de pago o la especie valorada

adquirida, dará lugar a la prestación del servicio o emisión de patentes y licencias.


RECAI

402

Formato para el Reporte de los Hallazgos en Auditoría

Este formato es sugerido. De requerirse se podrá hacer cambios en base a las características del proyecto u otros que indique la Autoridad Ambiental.

No. Actividad planteada Calificación Descripción del Hallazgo

Evidencia de cumplimiento Comentarios adicionales

C NC+ nc- N/A

C = Conformidad NC+ = No Conformidad Mayor nc- = no conformidad menor N/A = No Aplica


RECAI

403

7.15 NUEVA NORMA ISO 19011: 2018 PARA LAS AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión

La nueva actualización proporciona orientación sobre sistemas de gestión de

auditoría, incluidos los principios de auditoría, la gestión de un programa de

auditoría y la realización de auditorías del sistema de gestión, así como

orientación sobre la evaluación de la competencia de las personas involucradas

en el proceso de auditoría. Estas actividades incluyen las personas que

administran el programa de auditoría, los auditores y los equipos de auditoría.

El propósito de la norma ISO 19011:2018 es actualizar el estándar para asegurar

que siga orientando de manera efectiva los cambios del mercado, la dirección de

evolución de la tecnología, y que mantenga un enfoque coherente y armonizado

para auditar sistemas de gestión de procesos.

La norma es aplicable a todas las organizaciones que necesitan planear y llevar a

cabo auditorías internas o externas de sistemas de gestión o administrar un

programa de auditoría, ya sea para mantenimiento o para certificación. En este

último caso, también se deben considerar los requisitos de ISO IEC 17021.

Esta tercera edición cancela y reemplaza la segunda edición (ISO 19011: 2011),

que ha sido revisada técnicamente.

Las principales diferencias en comparación con la segunda edición son las siguientes:

Adición del enfoque basado en el riesgo a los principios de auditoría;

Ampliación de la orientación sobre la gestión de un programa de auditoría,

incluido el riesgo del programa de auditoría;

Ampliación de los requisitos genéricos de competencia para los auditores;


RECAI

404

Ajuste de la terminología para reflejar el proceso y no el objeto (“cosa”);

Eliminación del anexo que contiene los requisitos de competencia para

auditar disciplinas específicas del sistema de gestión (debido al gran

número de normas de sistemas de gestión individuales, no sería práctico

incluir requisitos de competencia para todas las disciplinas);

Ampliación del Anexo A para proporcionar orientación sobre conceptos de

auditoría (nuevos) tales como contexto de organización, liderazgo y

compromiso, auditorías virtuales, cumplimiento y cadena de suministro.

Debemos recordar que la misión de la auditoría y de quienes lo realizan no es

encontrar fallos sin más a la organización, sino detectar sus debilidades para

solventarlos y seguir en su mejora continua, así como aportar valor a la

organización. Se trata de un proceso que ayuda a cualquier organización, tenga

el tamaño que tenga y sector al que pertenezca

ISO 19011:2018 vs ISO 19011:2011 nueva terminología Acabamos de hablar de la existencia de nueva terminología. Aquí la definimos brevemente. Requerimiento: necesidad establecida obligatoria. Proceso: es el conjunto de actividades relacionadas para conseguir un objetivo establecido. Eficacia: indicador que sirve para medir si las actividades que se han realizado han sido útiles o no Auditoría combinada: es la auditoría que se produce cuando se auditan al mismo tiempo más de un sistema gestión, pero a una sola organización. Auditoría conjunta: se produce cuando dos o más organizaciones auditoras trabajan para auditar a una sola organización. Desempeño: son los resultados que se pueden medir. Evidencia objetiva: este término se refiere a cuando existen datos que demuestran la existencia o veracidad de algo.


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405

ESTRUCTURA DE LA NORMA ISO 19011:2018

1. Introducción 2. Objeto y campo de aplicación

3. Referencias normativas 4. Términos y definiciones

5. Principios de auditoría

6. Gestión de un programa de auditoría

5.1 Generalidades 5.2 Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría 5.3 Determinar y evaluar los riesgos y oportunidades del programa de auditoria 5.4 Establecimiento del programa de auditoría 5.4.1 Roles y responsabilidades de las personas que gestionan el programa de auditoría 5.4.2 Competencia de los individuos que gestionan el programa de auditoría 5.4.3 Establecer el alcance del programa de auditoría 5.4.4 Determinar los recursos del programa de auditoría 5.5 Implementación del programa de auditoría 5.5.1 Generalidades 5.5.2 Definir los objetivos, el alcance y los criterios para una auditoria individual 5.5.3 Selección y determinación de los métodos de auditoría 5.5.4 Selección de miembros del equipo de auditoría 5.5.5 Asignación de la responsabilidad de una auditoría individual al líder del equipo de auditoría 5.5.6 Gestión de los resultados del programa de auditoría 5.5.7 Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoría 5.6 Monitoreo del programa de auditoría

5.7 Revisión y mejora del programa de auditoría

6. Realización de una auditoría 6.1 Generalidades 6.2 Inicio de la auditoría 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Establecer contacto con el auditado 6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría 6.3 Preparación de actividades de auditoría 6.3.1 Realizar revisión de información documentada 6.3.2 Planificación de auditoría 6.3.3 Asignación de trabajos al equipo de auditoría


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406

6.3.4 Preparación de la información documentada para auditoría 6.4 Realización de actividades de auditoría 6.4.1 Generalidades 6.4.2 Asignación de funciones y responsabilidades de guías y observadores 6.4.3 Realización de la reunión de apertura 6.4.4 Comunicación durante la auditoría 6.4.5 Disponibilidad y acceso a la información de auditoría 6.4.6 Revisión de información documentada durante la realización de la auditoría 6.4.7 Recopilación y verificación de información 6.4.8 Generación de hallazgos de auditoría 6.4.9 Determinación de conclusiones de auditoría 6.4.10 Realización de la reunión de cierre 6.5 Preparación y distribución del informe de auditoría 6.5.1 Preparación del informe de auditoría 6.5.2 Distribución del informe de auditoría 6.6 Completando la auditoría

6.7. Realización de seguimiento de la auditoría 7. Competencia y evaluación de los auditores

7.1. Generalidades 7.2. Determinación de la competencia del auditor

7.2.1 Generalidades 7.2.2 Comportamiento personal 7.2.3 Conocimiento y habilidades 7.2.4 Lograr la competencia del auditor 7.2.5 Lograr la competencia del líder del equipo de auditoria

7.3. Establecimiento de criterios de evaluación del auditor 7.4. Selección del método apropiado de evaluación del auditor 7.5. Realización de la evaluación del auditor 7.6. Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor

7.6.1 Realizar revisión de información documentada ANEXOS Anexo A (informativo) Orientación adicional para los auditores que planifican y realizan auditorías Bibliografía

NOTA: Revisar la Norma completa en los anexos del curso.

auditorÍa ambiental€¦ · la consultorÍa ambiental unidad didáctica nº 7 . recai 338...

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