El Auditor Interno

Comprenda las responsabilidades del auditor interno

Antes de comenzar

Esta lección dura unos 25 minutos.

Tenga a mano una libreta y un lápiz. Los necesitará en ciertas partes de la lección.

Considere lo siguiente

¿Por qué son importantes las auditorías de calidad para la empresa?

¿Cuándo se me pedirá que lleve a cabo una auditoría?

¿Cómo se lleva a cabo una auditoría?

¿Qué debo hacer si encuentro que un requisito de la norma no se ha tenido en cuenta?

Al concluir esta lección, usted podrá responder a cada una de estas preguntas.

¿Qué es la auditoría?

Es un proceso sistemático y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Políticas

Normas

LeyesManuales y

Procedimientos

Requisitos

Clasificación de las auditorías

Primera parte

Segunda parte

Tercera parte

Las experiencias del auditor interno

Soy Alberto López, funcionario de la gobernación de Córdoba. He sido auditor interno durante dos años. Cuando llevé a cabo las primeras auditorías, no estaba seguro de cuáles eran mis responsabilidades. Me apresuré a hacer las auditorías y no presté la atención necesaria a los detalles. Como no me sentí a gusto con las auditorías que había hecho, pedí la ayuda del comité de auditoría.

Las experiencias del auditor interno

Antes de las auditorías siguientes, recibimos la capacitación de nuestro comité de auditoría. Nos enseñaron nuestras responsabilidades y nos ayudaron a entender cómo utilizar los diferentes formatos de auditoría.

Las experiencias del auditor interno

Las siguientes auditorías las hice con mucho más cuidado. Me di cuenta de que algunas áreas no estaban siguiendo los procedimientos establecidos en los manuales. Por motivo de que no había sido lo suficientemente cuidadoso con las auditorías anteriores, esas situaciones habían continuado durante los últimos seis meses.

Las experiencias del auditor interno

Hacer la auditoría a los procesos de la empresa se ha convertido en una oportunidad importante en la que yo puedo identificar las situaciones donde no se esté siguiendo la política y los objetivos generales de calidad fijados por la gerencia.

Esta información es importante ya que ayuda a la alta dirección a corregir los problemas antes de que empeoren. Me di cuenta de que el llevar a cabo una auditoría detallada y de calidad, contribuye a incrementar la productividad y la eficacia, optimizando los recursos disponibles.

Los objetivos de la auditoría interna

Evaluar el grado de adecuación entre los objetivos que se pretenden, las disposiciones adoptadas y los resultados obtenidos.

Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con las disposiciones planificadas.

Proveer oportunidades de mejoramiento.

Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada.

Responsabilidades del auditor

Seguir el plan y los procedimientos de auditoría.

Permanecer dentro del alcance de la auditoría.

Planear y ejecutar las labores individuales efectivamente.

Recolectar y analizar evidencias con exactitud.

Mantener la confidencialidad.

Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.

Verificar las acciones correctivas.

Actuar de manera ética.

Examen de comprensión

Falso

La auditoría interna tiene entre sus objetivos determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con las disposiciones planificadas.

Haga clic en verdadero o falso

Verdadero

Examen de comprensión

Seguir el plan y los procedimientos de auditoría.

Determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto.

Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.

Mantener la confidencialidad.

No es una responsabilidad del auditor interno:

Haga clic en la respuesta correcta.

Correcto

Seguir el plan y los procedimientos de auditoría.

Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.

Mantener la confidencialidad.

El auditor siempre tiene la responsabilidad de:

Incorrecto

Seguir el plan y los procedimientos de auditoría.

Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.

Mantener la confidencialidad.

El auditor siempre tiene la responsabilidad de:

Correcto

La auditoría interna tiene dentro de sus objetivos determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con las disposiciones planificadas.

Incorrecto

La auditoría interna tiene dentro de sus objetivos determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con las disposiciones planificadas.

Actividades de auditoría

•Determinación de la factibilidad de la auditoría.

•Establecimiento del equipo de la auditoría.

Programación

•Definición de objetivos y criterios.

•Planificación de las actividades de la auditoría.

Planeación

•Estudio de documentos.

•Elaboración de listas de verificación.

Preparación

•Reunión de apertura

•Recopilación y verificación de información

Ejecución

•Conclusiones de la reunión de cierre

•Puntos fuertes de la actividad auditada

Informe

•Revisión de las acciones correctivas

•Evalúa eficacia

Seguimiento

Los temas que están a continuación proporcionan más detalles en cuanto a las etapas de la auditoría. Haga clic en el tema que le gustaría estudiar.

¿Cómo programar auditorías internas?

La importancia de la actividad

Estado de la actividad

Resultado de auditorías previas

Disponibilidad de los auditados

Considere…

Programa de auditoría Formato de Programación

El plan de auditoría debe ser

Aprobado por el cliente.

Comunicado a los auditores y al auditado.

Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que puede.

Cualquier revisión debe ser aprobado entre las partes involucradas.

Planeación

Preparación Documentos de trabajo.

Son los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos pueden ser

Procedimientos de auditoría.

Listas de verificación.

Formatos de No conformidad.

Actas de reunión.

Formatos de informe de auditorías.

Preparación Revisión de la documentación.

Hace referencia a los documentos del SGC tales como

Registros.

Normas.

Guías.

Procesos.

Procedimientos.

Preparación La lista de verificación.

Es una herramienta para relacionar los resultados y ayudar a hacer una síntesis. Su contenido depende de la situación a examinar permitiendo estructurar la auditoría.

Ayudar a la memoria.

Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control.

Asegurar que la interacción entre procesos sea cubierta.

Ayuda al manejo del tiempo.

Es parte del reporte de auditoria.

Preparación Formato lista de verificación.

Ejecución

Reunión de apertura.

Recopilación y verificación de información.

Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace.

Comunicación con el cliente y el responsable del proceso auditado.

Preparación de la reunión de cierre.

Reunión de cierre.

Ejecución Aspectos a tener en cuenta.

Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control.

No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar también, si los procesos tienen la capacidad para producir los resultados deseados.

Identificar el propósito de cada proceso.

Identificar las entradas y salidas.

Establecer el flujo o secuencia de actividades.

Identificar los recursos usados.

Identificar qué controles están implementados.

Debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua.

Ejecución Desarrollo de la auditoría.

La técnica o la metodología para ejecutar la auditoría consta de tres elementos:

La entrevista La observación La revisión de documentos

Ejecución La entrevista.

Datos de entrada

ObjetivosInformación

ProcesosEtapas: preguntar

Escuchar,Reformular,

Tomar notas,Agradecer.

Datos de salidaConclusiones:

Resultados,Riesgos y

consecuencias

Ejecución Los siete amigos del auditor

¿Qué?

¿Quién?

¿Dónde?

¿Por qué?

¿Cuándo?

¿Cómo?

¿Qué hace usted?

¿Quién lo autoriza?

¿Dónde lo almacena?

¿Por qué se firma?

¿Cuándo lo envía?

¿Cómo lo recibe?

Muéstreme!

Ejecución La observación

Productos

Equipos

Instrumentos

Condiciones

Operaciones

Manténgase observando la evidencia física!

Ejecución Cuáles documentos revisar

Manual de calidad

Procesos.

Procedimientos.

Instrucciones de trabajo.

Registros.

Certificados.

Contratos.

Pedidos.

Listado de documentos

Ejecución Los siete amigos del auditor

¿Qué?

¿Quién?

¿Dónde?

¿Por qué?

Cuándo?

¿Cómo?

Muéstreme!