1

Audit Report & Feedback Management System (AReF) Jabatan Akauntan Negara Malaysia

1. PENGENALAN 1.1 Bahagian Pengurusan Audit Dalam (BPAD) Jabatan Akauntan Negara

Malaysia (JANM) berperanan untuk membantu JANM mencapai

matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk

menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan

dalaman dan tadbir urus;

1.2 Dalam proses memperkukuhkan tadbir urus, BPAD memainkan

peranan yang mustahak melalui pengauditan yang dijalankan. Hasil

pengauditan dan penemuan yang dibangkitkan serta syor

penambahbaikan hendaklah diberi perhatian serius dan diambil

tindakan oleh pihak pengurusan bagi meningkatkan prestasi sistem

penyampaian perkhidmatan awam;

1.3 Selain itu, pengauditan yang dijalankan adalah untuk memastikan

kawalan dalaman ke atas pengurusan kewangan dan perakaunan

Kerajaan Persekutuan adalah mencukupi dan berkesan serta memberi

khidmat nasihat berkaitan dengan pengurusan kewangan dan

perakaunan.

1.4 Sebelum ini, BPAD menguruskan pelaporan dan maklum balas

pengauditan secara manual. Laporan pengauditan bermula daripada

penyediaan, penyemakan, kelulusan dan penghantaran laporan

pengauditan secara manual serta pemantauan maklum balas yang

dikemukakan oleh auditi juga dilakukan secara manual.

1.5 Cadangan pembangunan Audit Report and Feedback Management

System (AREF) merupakan satu inisiatif BPAD dalam mentransformasi

pelaporan dan maklum balas pengauditan secara atas talian (online)

bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengauditan.

2

1.6 Projek ini selaras dengan Pelan Strategik ICT JANM di bawah program

ICT Audit bagi menambahbaik dan memperkemaskan pelaporan dan

pengurusan maklum balas pengauditan di BPAD.

2. LAPORAN INOVASI 1.1 Tujuan Projek Inovasi

1.1.1 Tujuan utama AReF dibangun dan dilaksanakan adalah untuk

memantau maklum balas oleh auditi dengan cara yang lebih

cepat dan tepat melalui paparan dashboard. BPAD dan

Pengurusan Tertinggi JANM boleh melihat status penemuan yang

telah atau belum diberi maklum balas oleh auditi pada bila-bila

masa melalui AReF.

1.1.2 Memberi akses yang pantas kepada pengguna berhubung

dengan maklum balas / tindakan yang telah, sedang atau yang

akan diambil terhadap isu / penemuan yang dibangkitkan oleh

juruaudit (BPAD) dalam laporan pengauditan. Auditi dapat

mengambil langkah penambahbaikan dengan segera dan

berterusan melalui status yang dipaparkan;

1.1.3 Memberi akses secara atas talian kepada pihak pengurusan

tertinggi JANM dalam menilai dan memantau prestasi tadbir urus

pihak pengurusan di Pusat Tanggungjawab (PTJ), Pejabat

Perakaunan (AO), Bahagian Akaun Kementerian, Bahagian

JANM, Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Jabatan Kastam DiRaja

Malaysia; dan

1.1.4 Membantu juruaudit untuk merangka dan melaksanakan program

pemantauan yang lebih efektif bagi mengurangkan penemuan

3

yang berulang berdasarkan analisis data penemuan di dalam

AReF.

1.1.5 AReF dibangunkan bagi mengautomasikan pelaporan

pengauditan sedia ada supaya lebih sistematik, efektif dan

efisyen.

1.1.6 Sistem ini dipautkan kepada laman sesawang Jabatan Akauntan

Negara Malaysia bagi memudahkan capaian oleh pengguna;

1.2 Proses Pelaksanaan Inovasi 1.2.1 Sistem ini dibangunkan secara in-house dengan kerjasama

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM).

Memandangkan BPAD tiada perjawatan dari skim Teknologi

Maklumat maka, BPAD telah mengadakan kerjasama dengan

pihak BPTM di mana, empat (4) pegawai ICT dari Unit Aplikasi

Gunasama, BPTM terlibat di dalam pembangunan projek ini.

1.2.2 Pembangunan aplikasi, penyediaan perkakasan dan

penyenggaraan akan dilakukan sepenuhnya oleh BPTM, JANM.

1.2.3 Perkakasan, dan perisian bagi pembangunan aplikasi ini

menggunakan sumber sedia ada di BPTM, JANM tiada kos yang

terlibat bagi perolehan perkakasan/ perisian seperti berikut:

PERKARA ITEM SPESIFIKASI

Perkakasan Application and

Database Server

IBM blade server, 2

processors, 4GB RAM,

53.7GB HDD

Perisian Operating

System Centos Linux 6.7

4

PERKARA ITEM SPESIFIKASI

Database MySQL 5.5.46

Language

PHP 5.5.9-1ubuntu4.14

(cli) (built: Oct 28 2015

01:34:46)

1.3 Proses Sebelum Inovasi 1.3.1 Sebelum ini, BPAD menguruskan pelaporan dan maklum balas

pengauditan secara manual. Laporan pengauditan bermula

daripada penyediaan, penyemakan, kelulusan dan penghantaran

laporan pengauditan secara manual serta pemantauan maklum

balas yang dikemukakan oleh auditi juga dilakukan secara

manual.

1.3.2 Tiada program pemantauan yang lebih efisien digunakan oleh

BPAD untuk memantau maklum balas dan tindakan pembetulan

yang diambil oleh auditi terhadap penemuan yang dibangkitkan.

1.3.3 Bilangan pengauditan sebanyak 140 setahun yang melibatkan

pelbagai Kementerian/Jabatan dan jenis pengauditan

menyukarkan BPAD memantau Kementerian/Jabatan yang belum

mengemukakan maklum balas mengikut tempoh yang ditetapkan

dan tindakan pembetulan yang telah diambil oleh auditi.

Pemantauan perlu dibuat secara manual berdasarkan jadual yang

perlu dikemaskini setiap hari oleh pegawai BPAD.

1.4 Proses Selepas Inovasi

5

1.4.1 Cadangan pembangunan sistem AREF ini merupakan satu

inisiatif BPAD dalam mentransformasi pelaporan dan maklum

balas pengauditan secara atas talian (online) bagi meningkatkan

kecekapan dan keberkesanan dalam pengauditan;

1.4.2 AREF dibangunkan bagi menguruskan laporan dan maklum balas

pengauditan secara atas talian (online). Proses penyediaan,

semakan, kelulusan dan penghantaran laporan pengauditan

dilakukan secara atas talian bagi mempercepatkan proses kerja

harian juruaudit agar lebih efektif dan efisyen.

1.4.3 Auditi akan menjawab maklum balas terhadap penemuan yang

dikemukakan secara atas talian dengan cepat dan tepat.

1.4.4 Tujuan utama AREF juga dibangunkan untuk memantau maklum

balas oleh auditi dengan cara yang lebih cepat dan tepat. Sistem

AREF ini akan menunjukkan status maklum balas dengan

indikator seperti lampu isyarat iaitu;

• Merah – Tiada Maklum balas / Tindakan;

• Kuning – Dalam Tindakan; dan

• Hijau – Selesai

1.4.5 Indikator Merah, Kuning dan Hijau membantu juruaudit memantau

Kementerian/Jabatan yang belum atau telah memberikan maklum

balas berdasarkan penemuan yang dibangkitkan serta tindakan

penambahbaikan dan pembetulan yang dilaksanakan. Rajah 1 di

bawah menunjukkan untuk tempoh pengauditan tahun 2018,

sebanyak 30 daripada 354 penemuan belum diambil tindakan

oleh auditi.

6

1.4.6 Rajah 2 pula menunjukkan pecahan jenis pengauditan

berdasarkan status tindakan.

1.4.7 Pemantauan maklum balas yang efektif dan tindakan susulan

yang perlu diambil oleh auditi terhadap penemuan yang

dibangkitkan oleh juruaudit dapat mengurangkan isu penemuan

yang berulang dan membantu BPAD merangka perancangan

pengauditan tahunan dengan memfokuskan kepada auditi yang

tidak mencapai sasaran yang ditetapkan dan penemuan berulang

berdasarkan statistik yang dikeluarkan daripada AReF.

7

1.5 Impak Inovasi Kepada Kumpulan Sasaran 1.5.1 Sistem AREF membantu dalam memberi nilai tambah (value

added) ke atas proses kerja sedia ada dengan:

i. Memudahkan proses pemantauan

Dengan adanya paparan dashboard, pemantauan status

tindakan oleh auditi terhadap penemuan / isu yang dibangkitkan

oleh juruaudit adalah mudah. AReF dapat memaparkan auditi

mana yang masih belum mengemukakan maklum balas dan

auditi mana yang perlu memberikan maklum balas lanjut bagi

penyelesaian isu.

ii. Format pelaporan yang standard

Format laporan pengauditan yang standard (seragam)

dihasilkan melalui AReF membolehkan maklumat disampaikan

secara berkesan kepada pengguna.

iii. Menjimatkan tempoh masa dalam penghantaran laporan

pengauditan

Dengan pelaksanaan AReF, laporan dan maklum balas

pengauditan dihantar secara atas talian. Notifikasi

penghantaran laporan dan maklum balas pengauditan akan

8

dikemukakan melalui email juruaudit dan auditi. Laporan

pengauditan yang telah diluluskan akan dikemukakan kepada

auditi secara real time dan pemakluman melalui email

dilaksanakan. Ini dapat menjimatkan masa penghantaran

laporan kepada audit.

iv. Penjimatan kos dan tenaga kerana tiada lagi penghantaran

laporan secara hardcopy kepada auditi. Dengan pelaksanaan

AReF, laporan pengauditan akan dihantar secara atas talian.

Auditi juga mengemukakan maklum balas secara atas talian.

v. Perkongsian maklumat yang lebih strategik kepada juruaudit

dan auditi dalam memantau dan memastikan peraturan dan

prosedur kewangan semasa yang berkuatkuasa dipatuhi kerana

AReF dijadikan sebagai bank rujukan berdasarkan penemuan

dan laporan pengauditan yang dihasilkan.

vi. Membantu pengurusan tertinggi JANM memantau prestasi

tadbir urus pejabat-pejabat di bawah seliaannya dengan cepat,

tepat dan cekap dengan memberi capaian AReF kepada

Pengurusan tertinggi JANM.

vii. Membantu BPAD dalam merangka Pelan Pengauditan Tahunan

dan melaksanakan program pemantauan yang lebih efektif bagi

mengurangkan penemuan berulang berdasarkan analisa dan

statistik yang dikeluarkan daripada AReF.

viii. Mencapai Piagam Pelanggan

AReF akan memantau tempoh masa bagi penyediaan, semakan

dan kelulusan laporan melalui tempoh yang telah ditetapkan di

dalam sistem. Sistem akan memberi notifikasi tempoh yang

perlu diselesaikan bagi setiap peranan.

9

Notifikasi tempoh masa penyediaan laporan pengauditan

3. PENUTUP

Perkongsian maklumat yang lebih strategik dapat memudahkan perancangan

pengauditan yang lebih fokus supaya impak yang lebih tinggi terhadap

pengauditan yang dilaksanakan terhadap Kementerian/Jabatan menyumbang

kepada pengurusan kewangan yang baik keseluruhannya.