audit interne

Audit Interne

Session de formation assure par l'IGF au profit des cadres de la TGR15 au 18 juillet 2008 Ministre de lconomie et des Finances Inspection Gnrale des Finances

PLAN

Dfinition de laudit interne ;

Principes fondamentaux de la mthodologie;

Dfintion de la mission d'audit ;

Phases de la mission daudit interne ;

Normes professionnelles d'audit.

DEFINITION DE LAUDIT INTERNELa dfinition officielle de lIntitute of Internal Auditors (IIA):

lAI est une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute.

DEFINITION DE LAUDIT INTERNELa dfinition officielle de lIntitute of Internal Auditors (IIA):

..Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle et de gouvernement dentreprise et en faisant des propositions pour renforcer son efficacit

PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA METHODOLOGIESimplicitRigueurRelativit du vocabulaireadaptabilit

Principes fondamentaux de la mthodologie

Simplicit

Une bonne mthode est une mthode simple ;


Rigueur :

Le droulement dune mission daudit exige une grande rigueur en obissant des rgles;La fonction daudit interne devrait respecter les Normes professionnels, ces normes ne dfinissant pas de mthodologie prcise mais imposent den avoir une;Ds que les objectifs de laudit interne avaient t clairement dfinis et que la notion du CI tait sortie du brouillard, une mthode daudit sest dgage.


Relativit du vocabulaire :

Le vocable est lexpression et le vhicule de la culture;Lignorer serait se condamner lincomprhension et au refus;De ce fait, dcrire une mthode cest donc accepter que les diffrentes phases puissent tre nommes de faon diffrentes;Limportant est que la mthode existe et que les normes fondamentales soient respectes.

Adaptabilit :

La mthode est unique mais elle nest pas identique;Lauditeur interne opre dans un milieu et une culture propre lorganisation;Il doit respecter les rgles fondamentaux daudit mais, il doit galement faire preuve dun esprit dadaptation.


CHAMP D'APPLICATION DE LA MISSION DAUDIT

Objet ;Fonction ;Dure.


Objet de la mission :

Missions spcifiques portant sur un point prcis en un lieu dtermin;

Missions gnrales sans prcision gographique.


La fonction :

Missions unifonctionnelles (S ou G) qui portent sur une seule fonction;

Missions plurifonctionnelles o lauditeur est concern par plusieurs fonctions au cours dune mme mission.

CHAMP D'APPLICATION LA MISSION DAUDITLa dure :

Une mission daudit peut durer 10 jours ou 10 semaines, il ny a pas de rgle en la matire et tout est fonction de limportance du sujet audit;

Il faut retenir ce niveau de calcul le nombre dauditeurs affects la mission;

Missions courtes et missions longues;La dure de la mission influe sur :lorganisation de la mission, sa logistique et son budget;la mthodologie adopter.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de prparation

Lordre de mission;Ltape de familiarisation;Lidentification et lvaluation des risques;La dfinition des objectifs.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT

Phase de prparationPhase de ralisation Phase de conclusion

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de prparationLordre de mission:

Il ne sagit pas de la lettre de mission;LOM formalise le mandat donn par la hirarchie laudit interne;Il rpond trois principes essentiels:Lauditeur ne peut se saisir lui-mme de ses missions. Il ralise celles quon lui confie;LOM doit maner dune autorit comptente ;Il permet linformation de tous les responsables concerns.

A partir de ces 3 principes se dgagent donc 2 fonctions : une fonction de mandat et une fonction dinformation


Le contenu :

Les mentions obligatoires (dsignation et signature du mandat, destinataires, auditeur (s), objet..);Les mentions facultatives;lOM peut tre court ou long.


Caractristiques :

LOM gnral;LOM spcifique.


Ltape de familiarisation:

Cest la partie la plus importante de la mission;Elle permet :Davoir une vision densemble de lorganisation objet de la mission et des CI mis en place en son sein;Didentifier les risques;De dfinir les objectifs;De donner une image professionnelle la mission toute entire.



La prise de connaissance apprendre son sujet ;Cet apprentissage sorganise autour de 6 objectifs:Bonne vision des CI;Identifier les objectifs de la mission;Identifier les problmes du sujet ou de la fonction;Eviter domettre des aspects importants; Ne pas tomber dans le pige de labstrait;Permettre lorganisation des oprations daudit.



La dure dapprentissage peut tre trs variable;Elle varie selon trois facteurs:La complexit du sujet;Le profil de lauditeur;La qualit des dossiers daudit.



Cette prise de connaissance doit tre bien planifie et organise;Elle doit porter essentiellement sur les 3 aspects suivants:Lorganisation de lentit auditer; Les objectifs et lenvironnement dans lesquels ils sinscrivent;Les techniques de travail utiliss



Les moyens utiliss pendant cette tape:

Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) qui permet:De dfinir le champ dapplication de la mission;Prvoir lorganisation du travail et en mesurer limportance;Prparer llaboration des questionnaires du CI.

Ces donnes se trouvent normalement dans le dossier permanent daudit condition quil existe et quil soit mis jour

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de prparationLtape de familiarisation:


Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) doit comprendre 3 parties allant du gnral au particulier;Il se prsente comme suit:Connaissance du contexte socio-conomique (secteur dactivit, situations budgtaire et financire, effectifs et environnement du travail.);Connaissance du contexte organisationnel de lunit (org et structure, organigrammes, environnement informatique.);Connaissance du fonctionnement de lentit audite (mthodes & procdures, rglementation, organisation spcifique, SI, problmes passs ou en cours, rformes en cours ou prvues.).

Ces deux dernires rubriques sont trs importantes en cas de problmes constates ou de rformes entames.



Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) est complt par les questionnaires Volumes et Types de Transaction (VTT);Ces VTT mesurent les lments statistiques de lunit en volume et en valeurs;Ils permettent :De mesurer les volutions et faire des comparaisons (soldes de comptabilit, evolution du budget.......);De mettre en vidence les carts;De rcuprer par anticipation des prsomptions danomalies.



Les documents sur les mthodes et procdures de travail;Les rapports et comptes rendus du service auditer;Les notes relatives des modifications rcentes ou venir dans lorganisation;Les responsabilits;La 1re prise de contact et les 1rs interviews.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de prparationLidentification et lvaluation des risques:

Norme 2210.A1: en planifiant la mission, lauditeur interne doit relever et valuer les risques lis lactivit soumise laudit ;

On dit aussi identification des zones risques ;

Cette phase conditionne la suite de la mission;

Elle permet de construire le programme en fonction:

Des menaces;De ce qui a t mis en place pour faire face aux risques.


Le principe de la micro-valuation:

Le but de lvaluation des risques pendant la phase de planification de laudit est didentifier les secteurs importants de lactivit auditer;

La dmarche retenue doit permettre lauditeur dorganiser sa mission en identifiant les points approfondir;


La diversit des pratiques:

Une approche in abstracto qui dfinit les risques partir de considrations gnrales;

Une approche in concreto qui tente identifier les risques spcifiques partir dexamens qui constituent eux seuls une sorte de praudit.

La vrit rside en fait entre ces deux extrmes, sans oublier que lobjectif de cette tape est ltablissement du programme de la mission et rien de plus.


La mthode prconise: le tableau de risques qui doit prendre en considration:Lexposition aux risques (les biens);Lenvironnement (les risques lis aux oprations);La menace (danger de fraude, catastrophes.);

La construction du TR consiste en 1er lieu dcouper lactivit en tches lmentaires et les objectifs auxquels sont rattachs;Voir le tableau:

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de prparationLa dfinition des objectifs :

A partir du tableau de risques lauditeur prcise les objectifs de sa mission;La dfinition de ces objectifs prend la forme dun document plan de mission , note dorientation , termes de rfrence ;Ce document est un contrat pass avec laudit qui prcise les objectifs et le champ daction de la mission daudit;Il sagit dun contrat dadhsion qui doit tre port la connaissance de laudit.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de prparationLa dfinition des objectifs :

Le contenu du document daudit:

Objectifs gnraux (rappel des 4 objectifs permanents);Objectifs spcifiques tester par lauditeur;Champ daction tant fonctionnel que gographique.

Ce document doit galement prendre en compte la suite donne aux recommandations formules par les audits antrieurs.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisation

Runion douverture;Programme daudit;Le questionnaire du CI;Le travail sur le terrain;La preuve en audit interne;Cohrences et validations.


Runion douverture:

Organisation :

Elle doit se faire chez laudit;

Elle doit tre effectue avec le responsable de la fonction audite;

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationRunion douverture:

Ordre du jour (Cet O.J a t indiqu dans la convocation accompagnant le rapport dorientation), doit comporter:

Prsentation des auditeurs;Rappel sur laudit interne;Rapport dorientation;Rendez-vous et contacts;Logistique de la mission;Rappel de la procdure daudit.

A la suite de cette runion on apporte au rapport dorientation les modifications ou retouches dcides en commun et on tablit sa version contractuelle dfinitive.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationProgramme daudit :

Appel aussi programme de vrification , planning de ralisation ;Cest un document interne au service daudit et dans lequel on procde la dtermination et la rpartition des tches;Ce document doit rpondre 6 objectifs:Cest un contrat entre lquipe daudit et sa hirarchie;Cest un planning de travail;Cest un fil conducteur;Cest le point de dpart du QCI;Cest loutil de suivi du travail;Cest un outil documentaire prcieux.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationProgramme daudit :

Le contenu du PA:

Lindication des travaux prliminaires accomplir pour mettre en uvre les techniques et outils daudit (inventaire, documentation, donnes informatiques..);

Lindication de la technique et de loutil utiliser pour chaque tche (diagramme de circulation, sondage, suivi d'une piste daudit, interview, observation).

Ainsi lauditeur sait quelles tches il doit accomplir (quoi?), selon quel planning (quand?) et avec quels outils (comment?)

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationLe questionnaire du CI:

Cest un document que lauditeur a commenc dlaborer avec le dcoupage des tches lmentaires;Il existe donc autant de QCI que de missions daudit raliser;Dans les services daudit ayant une certaine anciennet ces QCI sont dans les dossiers daudit pour les missions rcurrentes;Il ny a qu les complter et les mettre jour;Sinon, il faut les crer de toutes pices.


Il sagit dun document qui doit se composer de toutes les bonnes questions se poser pour raliser une observation complte;

Cest le guide de lauditeur dans sa dmarche pour raliser son programme;

Ce document appel aussi check list , en cas des missions rcurrentes, prsente autant davantages, mais prsente les risques de manque de cration et de rigidit.


Llaboration du QCI doit chercher rpondre aux cinq questions suivantes;Qui?Quoi?O?Quand?Comment?


Le travail sur le terrain:

Rappel de la dmarche logique;Les observations;La Feuille de Rvlation et dAnalyse des Problmes (FRAP);

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationLe travail sur le terrain:

Rappel de la dmarche logique:Dcoupage des oprations et identification des risques;Dfinition des objectifs (rapport dorientation) et laboration du programme de travail;Etablissement dun QCI pour chaque point de ce programme;Pour chaque point de contrle on pose les questions: qui, quoi, o, quand et comment?Affinement du QCI;Puis la rponse ces questions en ralisant des tests;Chaque anomalie constate doit faire lobjet dune FRAP;


Les observations:Lobservation immdiate (sur place) qui doit tre rationnelle et objective;Les observations spcifiques :Choix dun certain nombre doprations sur la base des risques constats;Procder des tests (programme de tests) qui font lobjet dune feuille de couverture de test ;Cette feuille comporte lobjectif du test, la mthode et le rsultat;Choisir les outils adquats;Prvoir des questions non envisages;Interprter le rsultat du test.

Les tests ayant permis de relever des anomalies font lobjet de FRAP (s)


La Feuille de Rvlation et dAnalyse des Problmes (FRAP):Appele aussi Feuille de fait , Feuille danalyse ;Cest la mise en forme de la norme 2320 selon laquelle les auditeurs internes doivent fonder leurs conclusions et les rsultats de leur mission sur des analyses et valuations appropries ;


La forme de la FRAP:Elle comporte cinq parties;Problme, constat, causes, consquences et recommandations.

Le raisonnement des FRAP:Elles sont produites au fur et mesure des constats de dysfonctionnements ou danomalies;Les constats doivent tre valids par lauditeur;Chaque FRAP est supervise par le chef hirarchique de lauditeur.


La mise en uvre de la FRAP:Constat : un seul fait est la rgle plus un nonc bref aucun dossier na t mis jour depuis ;Causes:Ne pas sarrter la cause premire;Procder lanalyse causale qui situe les causes dun phnomne dans : main duvre, milieu, matire, matriel, mthode;Cette analyse doit passer en revue le dispositif du CI mis en place.


La mise en uvre de la FRAP:Consquences:Les drives possibles tant quantitatives que qualitatives ;Les impasses logiques (fraude ou erreur dommageable);Les consquences sont classes selon leur nature (financires, juridiques, conomiques, techniques).


La mise en uvre de la FRAP:Recommandation:Cest lexacte contrepartie de la cause;Cest la raison dtre de laudit interne;Elle vise viter que le phnomne constat ne se reproduise ;Cest une simple remise en ordre qui tend vers une amlioration du dispositif du CI;Elle donne la FRAP toute son efficacit et son dynamisme.

La formulation de la recommandation doit alors tre prcise et significative.


La mise en uvre de la FRAP:Problme:Aprs avoir mis le point final la recommandation lauditeur nonce le problme;Il doit tre nonc en synthtisant le constat, ses causes et ses consquences;Exemple : les conditions de la tenue des fiches du personnel gnrent des risques graves en matire de paie .


La mise en uvre de la FRAP:Avantages de la FRAP:Contribution de laudit interne l'amlioration de la qualit du CI (outil de travail, de pilotage, dorganisation et de supervision );Qualit de la communication;Outil dterminant pour llaboration du Rapport daudit.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationLa preuve en audit interne:

La norme 2310 prcise quun constat peut tre considr comme prouv et donc valable ds que les informations runies prsentent les 4 caractristiques suivantes:Ncessit ;Fiabilit; Pertinence et conformit aux objectifs de la mission;Utilit.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationLa preuve en audit interne:

La preuve peut tre classe en 4 catgories:

La preuve physique (observe et vue);La preuve testimoniale (tmoignage dautrui);La preuve documentaire (pices comptables, manuels, notes..);La preuve analytique (calculs, rapprochements, comparaisons).

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de ralisationCohrences et validations:Cohrences:Cohrence horizontaleCohrence verticale

Validations:Individuellegnrale

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de conclusionLe projet de rapport daudit;La runion de clture;Le rapport daudit interne;Rponses aux recommandations et suivi du rapport.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de conclusionLe projet de rapport daudit:

Cest un projet parce quil ne comporte pas :les rponses des audits;La validation gnrale;le plan daction des recommandations.

Ce document constitue lordre du jour de la runion de clture.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de conclusionLa runion de clture:

Principes fondamentaux: Livre ouvert (tout doit tre valid avec les audits); File dattente (laudit est le premier inform); Ranking (classement des constats selon leur degr de gravit, aller lessentiel); Laction immdiate (amliorer et redresser immdiatement les aspects sur lesquels on peut agir immdiatement); La connaissance commune (mutualisation et transferts de comptences entre les auditeurs et les audits).

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de conclusionLa runion de clture:

Organisation et droulement:Prsentation synthtique des oprations de la mission:

Illustrations par des constats prcis (FRAP);Faire participer les audits;Etre outill du dossier daudit bien organis.

Prsentation des recommandations et provocation des contestations ventuelles:

Une bonne concertation de lauditeur avec les audits au cours de la mission rduit ces contestations.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de conclusionLe rapport daudit interne:

Principes;Forme;Normes.


Principes:

Il doit apprcier les CI de la fonction audite;Cest un document final;Linformation pralable des audits;Droit de rponse;Information de la hirarchie;Outil de travail pour laudit.


Forme:

Page de garde et lettre denvoi;Sommaire introduction et synthse;Corps du rapport ou rapport dtaill;Conclusion Plan daction Annexes.


Normes:

La norme 2420 Rdaction du rapport daudit:

Exact;Objectif;Clair;Concis;Constructif;Complet;tabli en temps utile.

Lauditeur doit toujours prendre position et viter de juger les hommes.


Normes:

La norme 2440 Diffusion du rapport daudit:

Le rapport doit tre diffus aux personnes appropries ;La hirarchie doit tre informe;Les personnes non concernes ne doivent pas recevoir ce document.


Normes:

La norme 1330 Rfrence aux pratiques professionnelles daudit :

Le rapport doit indiquer que la mission a t conduite selon les normes et les pratiques professionnelles daudit interne ;Si tel est le cas bien videmment.

LES PHASES DE LA MISSION DAUDITPhase de conclusionRponses aux recommandations et suivi du rapport:

Rponses aux recommandations:Dans un dlai qui ne doit pas dpasser 3 semaines, les audits doivent prsenter les rponses aux recommandations des auditeurs;Ces rponses doivent pousser les audits prendre position (acceptation ou refus);Permettent de finaliser le plan daction.


Suivi du rapport daudit: Lauditeur ne participe pas la mise en uvre de ses propres recommandations ; Lauditeur ne fait pas les choses, il regarde comment les choses sont faites ;Mais lauditeur a le droit dtre inform de la suite donne ses recommandations;Norme 2500.A1 le responsable de laudit doit mettre en place un processus de suivi .


Suivi du rapport daudit:La mthode orthodoxe : le suivi des recommandations par laudit interne est essentiel (mini audit, questionnaire sur ltat davancement des actions.);La mthode interprtative : le travail de laudit sachve une fois le rapport final est tabli, et cest la hirarchie de prendre ses responsabilits;La mthode hors normes : le suivi peut tre confi un service spcialis qui ne fait que a.

NORMES PROFESSIONNELLES D'AUDIT

Les Normes ont pour objet:

de dfinir les principes de base que la pratique de laudit internedoit suivre ;

de fournir un cadre de rfrence pour la ralisation et la promotion dun large ventail dactivits daudit interne apportant une valeur ajoute;

dtablir les critres dapprciation du fonctionnement de laudit interne;

de favoriser l'amlioration des processus organisationnels et des oprations.


Les Normes se composent principalement des Normes de Qualification et des Normes de Fonctionnement ;

Les Normes de Qualification noncent les caractristiques que doivent prsenter les organisations et les personnes accomplissant des activits daudit interne : Indpendance, objectivit, comptence, assurance qualit...


Les Normes de Fonctionnement dcrivent la nature des activits daudit interne et dfinissent des critres de qualit permettant d'valuer les services fournis : gestion de l'audit interne, planification et accomplissement des missions, tablissement des rapports........

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